Microsoft Project e seu Funcionamento

Introduo
O MS PROJECT O MS Project um software da Microsoft, desenvolvido para gerenciamento de projetos. Sua primeira verso foi lanada em 1985. Desde ento, alm de contar com interface grfica e amigvel, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos.

Geral
Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedncias); Utiliza tabelas no processo de entrada de dados.

Aceita relaes de precedncias entre tarefas tipo FimIncio, Incio-Incio, Fim-Fim, e IncioFim; Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva).

Permite estabelecer nveis hierrquicos atravs de tarefas de resumo. Permite uso de subprojetos;

Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas; Possui um conjunto padro de relatrios e o usurio pode criar seus prprios relatrios; Permite a incluso de campos do usurio, que aceitam diversos tipos de operao;

Tempo (Datas e Folgas) O clculo da rede feito automaticamente com a entrada de dados. Permite definio de semana de trabalho, expediente de trabalho e feriados;

O clculo da rede pode ser feito do incio para o fim ou do fim para o incio; Permite o uso de datas programadas para as tarefas; Permite o uso do modelo probabilstico

Recursos Os recursos so ligados diretamente s tarefas; Permite redistribuio de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automtica.

Custos Os custos so ligados diretamente s tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos alocados.

Visualizao do Programa A tela inicial do MS Project tem a aparncia apresentada a seguir.

CRIANDO UM PROJETO SIMPLES Vamos criar um projeto simples para apresentar como usar o MS Project. O exemplo abaixo refere-se s etapas de construo de uma pequena casa, sua durao (est apresentada em semanas, mas poderia ser em horas, dias, meses etc) e as tarefas que precedem cada uma delas.

Cdigo

Atividade

Precedncia Imediata

Tempo (Horas)

Verificar partes com defeito (com a mquina em operao)

Desmontar a mquina deixando as partes sobre a fundao

10

Transportar partes da mquina at a oficina de reparo

D E F G H I

Desmontar fundao antiga Consertar as partes da mquina na oficina Construir nova fundao Transportar partes reformadas at a fbrica Montar a mquina Posicionar mquina montada sobre a nova fundao

C C D E G H, F

6 18 15

4 15 3

Efetuar os teste finais

Graficamente, poderamos representar o projeto da seguinte forma:

E A
B C

H I J

Criando um Novo Projeto

Aps preenchida esta tela inicial, ser apresentada a tela de entrada de dados. Aumente a parte visvel da planilha, de modo que a coluna de predecessoras fique mostra (coloque o ponteiro do mouse sobre a Barra Separadora Vertical, clique, segurando o boto do mouse e arraste para a direita.

Feito isso, agora s digitar os dados do projeto. Clique na coluna Task Name (Nome da Tarefa), na rea para Tabelas, e digite o nome da primeira atividade. Depois clique na coluna Duration (Durao) ou pressione a tecla TAB, e digite a durao da tarefa, que deve ser informada por um nmero seguido de uma letra. A letra indica a unidade de tempo a ser considerada, de acordo com a tabela a seguir:

Unidade de tempo

Letra a utilizar

Minutos

Horas

Dias

Semanas

Meses

me

Anos

an

Aps digitar todos os dados, sua planilha ter a aparncia:

O Grfico de Gantt do projeto ter a seguinte aparncia:

O Diagrama da Rede Alm do Grfico de Gantt, podemos visualizar o projeto atravs do Diagrama da Rede, que nos mostra a precedncia entre as tarefas (este diagrama tambm chamado Diagrama de Precedncias). Para isso, na Barra de Modos clique no boto Network Diagram (Diagrama da Rede).

A Visualizao Calendrio

Salvando o Projeto Aps clicar no boto Save (Salvar), o MS Project apresentar a seguinte janela:

A linha de base uma base para comparao. Caso voc salve o projeto com uma linha de base, as informaes iniciais de tempo, recursos e custos sero armazenadas em campos especiais, de modo a possibilitar futuras comparaes do tipo previsto/realizado quando o projeto estiver em andamento ou sofrer alteraes. Aps fazer a sua escolha, clique no boto OK.

A DURAO DO PROJETO Aps fornecer os dados de um projeto, desejamos saber qual a sua durao total. Esta informao est disponvel na tela Estatsticas. Para acess-la, clique em Project (Projeto), no Menu Principal, selecione a opo Project Information (Informaes sobre o projeto) observe que esta a tela apresentada ao iniciarse um projeto e clique no boto Statistics... (Estatsticas...). a Figura apresenta a tela de Estatsticas.

Calendrio de Trabalho

Modelo Probabilstico O MS Project permite a entrada de dados no chamado modelo probabilstico. Nesta opo, voc informa a durao otimista, a esperada e a pessimista para cada tarefa.

CUSTOS O custo um importante aspecto no gerenciamento de projetos. No MS Project os custos devem ser definidos diretamente nas tarefas, nas seguintes modalidades: Custo fixo da tarefa; Custo dos recursos que esto alocados s tarefas

Custos Fixos Chama-se Custo Fixo de uma tarefa ao valor que fornecido independentemente de sua durao ou dos recursos que a tarefa vai utilizar. Para utilizar custos em tarefas no MS Project, deve-se inicialmente defini-los na tabela Custo

Um Exemplo de Custo Fixo Vamos acrescentar ao nosso projeto exemplo informaes de custo, como mostra a tabela a seguir:

Cdigo

Atividade

Precedncia Imediata

Tempo (Horas ) 8

Custos (R$)

Verificar partes com defeito (com a mquina em operao) Desmontar a mquina deixando as partes sobre a fundao Transportar partes da mquina at a oficina de reparo Desmontar fundao antiga Consertar as partes da mquina na oficina Construir nova fundao Transportar partes reformadas at a fbrica Montar a mquina Posicionar mquina montada sobre a nova fundao

40

10

300

90

D E F G H I

C C D E G H, F

6 18 15 4 15 3

180 500 930 90 600 150

Efetuar os teste finais

10

RELATRIOS Diversos relatrios podem ser emitidos pelo MS Project. Eles contm uma srie de informaes sobre o projeto que no aparecem nos diagramas. Para acessar as opes de relatrios, clique em View (Exibir) no Menu Principal e depois selecione a opo Reports... (Relatrios...). Aparecer uma janela como a mostrada na Figura

Voc poder ver as opes de relatrio propriamente ditas clicando no boto Select (Selecione). So as seguintes as categorias e respectivos relatrios disponveis:

. Overview (Viso Geral) fornecem uma viso geral do projeto . Project summary (Resumo do projeto) . Top-Level Tasks (Tarefas de nvel superior) . Critical Tasks (Tarefas crticas) . Milestones (Etapas)

. Working Days (Dias teis) . Current Activities (Tarefas Atuais) . Unstarted Tasks (Tarefas no iniciadas) . Tasks started soon (Tarefas com incio breve) . Tasks in Progress (Tarefas em andamento)

. Completed Tasks (Tarefas concludas) . Should Have Started Tasks (Tarefas que deveriam ter iniciado) . Slipping Tasks (Tarefas adiadas): tarefas que foram empurradas para a frente devido a um atraso de outras tarefas . Costs (Custos) . Cash Flow (Fluxo de Caixa): mostra os custos de forma distribuda no tempo

. Budget (Oramento): listagem das tarefas, atribuies, seus custos, datas etc. . Overbudget Tasks (Tarefas com oramento estourado) . Overbudget Resources (Recursos com oramento estourado) . Earned Value (Valor Acumulado): mostra o desempenho do projeto . Assignments (Atribuies) . Who Does What (Quem faz o que)

. Who Does What When (Quem faz o que quando) . To-do List . Overallocated Resources . Workload (Carga de Trabalho) . Task Usage . Resource Usage . Custom (Personalizados)

Faculdade Cenecista da Ilha do Governador

Alunos: Alan Cardoso Ferraz Daniel Dias Pires Leonardo Guimares

Professor: Rafael Targino Curso: Sistemas de Informao