INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL REGION CAPITAL

ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO CON RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (O.C.R) PARA LA EMPRESA PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A..
Trabajo presentado como requisito para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la Especialidad de Informtica

Autores Galindo Wendy Toro Javier Caracas, Junio de 2011

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL REGION CAPITAL

ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO CON RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (O.C.R) PARA LA EMPRESA PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A..
Trabajo presentado como requisito para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la Especialidad de Informtica

Autores Galindo Wendy Toro Javier II

Caracas, Junio de 2011 INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL REGION CAPITAL

ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO CON RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (O.C.R) PARA LA EMPRESA PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A..

Por: Wendy Galindo y Javier Toro. Trabajo Especial de Grado para optar al ttulo de Tcnico Superior en INFORMTICA Aprobado, en nombre del Instituto Universitario de Tecnologa de Administracion Industrial (IUTA), por el siguiente Jurado, en la ciudad de Caracas a los _____ das del mes de Julio de 2011.

_________________ Nombre: C.I.: _________________ Nombre:

_________________ Nombre: C.I.:

III

C.I.: DEDICATORIA

En primer lugar a Dios por haberme dado la oportunidad de existir, por ayudarme y protegerme en cada uno de los momentos de mi vida y en este particularmente, en uno de mis logros que he alcanzado. A mi madre por apoyarme y orientarme en mi vida en general, por entenderme, por darme fortaleza para mejorar mis debilidades, por entender mis tristezas y alegras, por ser mi madre. A mi Tutora Bulisu Albo por orientarme siempre durante el desarrollo de este trabajo especial de grado.

Javier Toro

IV

INDICE

DEDICATORIA CAPITULO I Problema de Investigacin 1.1 Plantemiento del Problema de la Investigacin 1.2 Objetivo de la Investigacin 1.2.1 1.2.2 Objetivo General de la Investigacin Objetivos Especificos de la Investigacin

1.3 Justificacin de la Investigacin 1.4 Alcance y Delimitacin 1.4.1 1.4.2 Alcance Delimitacin

CAPITULO II Marco Terico de la Investigacin 2.1 Contexto donde se realizo la Investigacin 2.2 Antecedentes de la Investigacin 2.3 Bases Tericas de la Investigacin 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 Sistemas de Informacin Diagramas de Flujo Tipos de Diagramas de Flujo Base de Datos Tipo de Base de Datos

2.3.5.1 Segn la Variabilidad de los Datos Almacenados 2.3.5.2 Segn el Contenido 2.3.6 Modelo Entidad Relaci

2.3.7 Cardenalidad de las Relaiones 2.3.8 Atributo 2.3.9 Identificador 2.3.10 Estructura de una Base de Datos 2.3.11 Normalizacion de Base de Datos 2.3.12 Dependencia 2.3.13 Formas Normales 2.3.14 Lxico y Programacin 2.3.15 Compilacin 2.3.16 Microsoft Visual Basic 6.0 2.3.17 Contabilidad 2.3.18 Inventario 2.3.19 Tipos de Inventarios 2.3.20 Metodos de Evaluacin de Inventarios 2.3.21 Control 2.3.22 Importancia del Control 2.3.23 Control Interno de Inventario 2.3.24 Objetivo del Control Interno de Inventario 2.3.25 Importancia del Control Interno de Inventario 2.4 Base Legales 2.5 Definin de Trminos Bsicos CAPITULO III Metodologa de la Invesztigacin 3.1 Modalidad de la Investigacin 3.2 Nivel de la Investigacin 3.3 Poblacin y Muestra 3.4 Tcnica e Instrumentos de Recoleccin de Datos 3.5 Tcnica y Herramienta de Procesamiento de Anlisis de Datos

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CAPITULO IV Resultadps de la Investigacin 4.1 Anlisis y Presentacion de Resultados 4.2 Aplicacin de la Metodologa Utilizada 4.2.1 Fases de Anlisis 4.2.2 Definicin de Requerimientos de Informacin 4.2.3 Modelo de la Propuesta 4.2.4 Diseo de la Base de Datos 4.2.5 Carta Estructurada 4.2.6 Manual de Usuario CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ANEXOS FUENTES CONSULTADAS

VII

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA

Un sistema de control de inventarios diseado especialmente para las necesidades de la empresa debe constituir un factor esencial en las polticas de produccin y venta, pues permite garantizar el adecuado suministro de recursos manejados en la institucin para disponer la totalidad de la produccin empresarial. Segn Render, (2004). Establece que control de inventario es crucial en la organizacin (P.78) Toda Institucin pblica o privada donde se manejen grandes cantidades de productos y materiales, de acuerdo al ramo en que se desenvuelve debe tener como meta clara que los inventarios son herramientas que controlan la entrada y salida de los productos disponibles la cual permite mantener un conocimiento exacto de existencia. En este sentido Keith, (1980). Seala que: El inventario es una variable significativa que se debe observar y controlar, especficamente en los procesos de produccin, lo cual ocasiona un costo muy elevado cuando no se dispone del material adecuado en un lugar preciso, momento oportuno y en la cantidad necesaria. (p.53). Dentro del contexto latinoamericano, la mayora de las empresas buscan principalmente el incremento de su productividad y la prestacin de un servicio de ptima calidad, el cual es posible solo con una buena administracin y combinacin de los Recursos Materiales, Humanos y Financieros, aunado a los sistemas automatizados; los cuales contribuyen a brindar respuestas reales y oportunas. El buen

Considerando que el uso de la tecnologa contribuye en gran medida en la capacidad para la captura, almacenamiento, de informacin, se puede decir que en los procesos de control de inventarios es necesario la aplicacin de sistemas automatizados capaces de proporcionar un mayor grado de efectividad en el manejo de datos as como la reduccin de tiempo y costos de operacin. Esto debido a que el nuevo estilo de direccin de la economa de las empresas presupone el perfeccionamiento organizacional y ha creado las bases para que las organizaciones desarrollen de forma organizada todas las transformaciones necesarias que permitan lograr una gestin econmica, eficiente y eficaz sobre sus productos. En este sentido el entorno en que se desenvuelven hoy las empresas de productos comestibles, se caracteriza por una mayor necesidad de mejora continua y flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios, requirindose de un esfuerzo de creatividad e innovacin. La ciencia y la tecnologa avanza diariamente a pasos agigantados, proporcionando a la sociedad un gran nmero de herramientas que le ayudan a realizar de forma rpida, simple y efectiva actividades de la vida diaria tanto laboral como personal. La informtica a unido muchas de las tcnicas, procesos y mquinas que el hombre ha desarrollado a lo largo de la historia para apoyar y potenciar su capacidad de memoria, de pensamiento y de comunicacin mediante el uso de ordenadores o computadoras, con el fin de procesar y transmitir informacin y datos utilizando redes de conexin entre organizaciones y personas a nivel mundial para garantizar un eficaz funcionamiento y obtener un mejor desempeo en todas las reas de los distintos sectores econmicos, sociales, polticos, educativos entre otros. Si bien en Venezuela encontramos organizaciones que van a la par con estas tecnologas hay otras que van quedando obsoletas ya que, realizan procesos de forma manual cuando pueden ser ejecutados por

sistemas automatizados, Segn Loyola, (1995), seala que "un Sistema Automatizado es la automatizacin de un sistema donde se trasfieren tareas de produccin, realizadas manualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnolgicos". (p.40) o por el contrario poseen sistemas muy primitivos y limitados que dificultan el buen desempeo de las actividades ejecutadas. Como es el caso de la empresa Proatlethic`s Production 2021 C.A. que se dedica a la comercializacin de productos de natacin, esta empresa posee un sistema de control de inventario que se lleva de manera manual, al momento de ingresar mercanca esta es anotada en un libro de Excel donde se registra nombre precio y cantidad, cuando se genera una venta se registra en un cuaderno sin tomar en cuenta el libro de Excel donde est registrada toda la mercanca. De esta manera no se tiene un control de la mercanca existente porque nunca esta actualizada la cantidad de mercanca restante en stock, por ejemplo si su producto mas vendido no tiene un control en la cantidad restante en stock en cualquier momento cuando haya una gran demanda del mismo no se podr hacer nada sino esperar a que el proveedor envi un nuevo pedido trayndole perdidas a la empresa ya que esa mercanca debera estar en stock, esto no debera ser as ya que si es su producto mas vendido este tiene que tener un control exacto, tiene que tener un Stock mnimo para que as alerte al departamento de compras y agilice un rpido pedido de mercanca, su sistema manual le fue til en sus comienzos pero hoy en da posee un stock demasiado alto de esta manera el sistema de control de inventario manual es completamente ineficiente porque no permite tener un control exacto de la mercanca en stock, tampoco se puede saber cual es la mercanca que mas se vende ni cual es la que se necesita pedir al proveedor para abastecer la mercanca en stock.

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Esto trae como consecuencia la prdida de mercanca, un descontrol y manejo inadecuado en la entrada y salida de mercanca. De continuar esta situacin el departamento de inventario ser siempre un punto dbil de la empresa y no podr ejecutar sus actividades de manera coordinada haciendo el proceso de entrada y salida lento y tedioso, Por lo tanto es indispensable establecer un sistema automatizado de control de inventario que permita establecer el manejo adecuado de entrada y salida de mercanca para as mantener un equilibrio dentro de la empresa Partiendo de lo antes expuesto se establecen las siguientes interrogantes de la investigacin: Cmo seria el sistema automatizado de control de inventario de la empresa Proatlethic`s Production 2021 C.A.? Cual sera el impacto que tendra un sistema automatizado de control de inventario dentro de la empresa? OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN Objetivo General Elaborar un Sistema de Control de Inventario con reconocimiento ptico de caracteres (O.C.R) para la empresa Proatlethic`s Production 2021 C.A.. Ubicada en el complejo deportivo de las Naciones Unidas, Caracas. Objetivos Especficos

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Detectar las fallas y debilidades del proceso en el departamento de inventario en la empresa Proatlethic`s Production 2021 C.A..

Establecer Requerimientos de informacin para la Elaboracin del Sistema.

Disear Base de datos con campos correspondientes al sistema de control de inventario

Programar el sistema de control de inventario para la empresa Proatlethic`s Production 2021 C.A..

Asegurar la perfecta puesta en marcha del sistema de control de inventario

JUSTIFICACIN El mundo empresarial se hace cada vez ms competitivo dentro de su ramo y constantemente adoptan cambios tanto administrativos como tecnolgicos que cubran sus necesidades a fin de garantizar el logro de sus metas, debido a esto es necesario que las organizaciones que ofrecen servicios de distribucin y venta sean ms confiables a la hora de realizar sus operaciones, ya que de esto depende los altos niveles de disponibilidad; esto se logra manteniendo una buena administracin y un buen control sobre el manejo de su informacin. Una empresa que se dedica a las ventas debera apoyarse en un sistema de informacin que genere datos precisos para ayudar a la toma de decisiones y la resolucin de problemas de forma oportuna e inteligente. Las tecnologas informticas estn estrechamente relacionadas a los procesos administrativos dentro de las organizaciones, ya que gracias a estas la

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computacin ha tenido grandes avances en el desarrollo de software que permiten llevar acabo procesos manuales de una forma automatizada reduciendo altos costos y retrasos en los proceso. Por esta razn la empresa PROATLETHICS PRUDUCTION C.A., se ve en la necesidad de realizar cambios en la forma de realizar el proceso que se lleva a cabo para el control de inventario, ya que este proceso es realizado de manera manual arrojando como resultado un control inexacto de la mercanca existente en su depsito . Debido a esto es necesario implantar un sistema automatizado de inventario que facilite la entrada, salida y almacenamiento de datos que describan las caractersticas de los productos y as obtener un reporte inmediato y exacto de la mercanca con la que cuenta la empresa y poder realizar las compras necesarias para abastecer el depsito, este reporte proporcionara informacin referente a la mercanca existente disponible para las ventas, el anlisis de esta informacin permitir conocer el estado econmico real de la empresa y los elementos involucrados que son necesarios para el crecimiento de sta. Su mayor beneficio radica en la posibilidad de mantener un orden en cuanto a la solicitud y registro de los productos que se distribuyen en el local, evitando la compra de material de poca demanda y surtiendo de forma oportuna con la mercanca ms vendida cumpliendo con las necesidades de los clientes. Al implementar el sistema se estima que la empresa tenga una mejora al momento de consultar la existencia de algn producto. La funcin de este sistema ser la de ser una herramienta para agilizar todos los procesos relacionados con la inclusin, exclusin, consulta y modificacin de productos.

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Permitir reconocer de forma rpida y confiable toda la informacin que requiere el usuario sobre la existencia de mercanca, productos ms vendidos para requerir el abastecimiento por parte de los proveedores. De manera que el principal objetivo en la elaboracin del proyecto en cuestin es la de la optimizacin en general del sistema de inventario que se utiliza en la empresa PROATLETHICS PRUDUCTION C.A., que siendo manual tiende a tener fallas por lo largo y complejo, debido a que la introduccin de los productos puede ser muy repetitiva y redundante esperamos que con la implementacin del nuevo sistema estos problemas sean minimizados en un cierto porcentaje. ALCANCE Y DELIMITACIN Alcance Dadas las observaciones realizadas, se puede inferir que gracias a la implantacin del proyecto de control de inventario, los vendedores se vern beneficiados mediante el uso de un inventario adecuado, proporcionndoles as las condiciones ptimas a la hora de realizar sus despachos, influyendo positivamente en el logro de un buen rendimiento a la hora de verificar cualquier articulo o producto de ventas. Delimitacin El estudio ser realizado en el departamento de control de inventario de la empresa PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A. en el complejo deportivo parque naciones unidas ubicado en la Av. Pez El ParasoCaracas durante el perodo Enero Junio de 2011.

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CAPITULO II MARCO TEORICO Contexto donde se realiz la investigacin. PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A., nace de la idea de un negocio que brindara a la comunidad soluciones de servicios de venta de artculos confeccin de uniformes deportivos. Dicha empresa comienza labores un 1 de febrero de 1996, junto a sus dueos Marco. A Cardier y Jaime .A Duran, en aquel momento la empresa solo contaba con ellos como colaboradores del negocio los cuales se turnaban para cubrir las horas de trabajo, poco a poco el negocio fue creciendo y se vio la necesidad de integrando jvenes brindndoles una oportunidad de trabajo. Das tras PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A. sigue actualizndose en vas de mejorar y poder ofrecer un mejor servicio a sus clientes y estos se sientan satisfechos, por lo que en estos momentos se ha ampliado el local y el tipo de mercanca. PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A., ubicado en la Av. Jos Antonio Pez del Paraso, ms all de ser una empresa de servicios, la misma tambin es un apoyo a la comunidad ya que les da la oportunidad a personas a tener una oportunidad de trabajo y tomar experiencia que es tan importante en el desarrollo personal.

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Misin PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A., tiene como misin satisfacer la demanda de productos para la industria, el comercio y pblico en general a travs de la distribucin de productos de las marcas lderes en el mercado, siguiendo el protocolo de nuestro servicio personalizado a clientes y de igual manera fomentando el desarrollo integral de nuestros empleados. En una bsqueda constante de nuevos productos as como la eleccin de proveedores con los precios ms competitivos que nos permitir satisfacer las necesidades ms exigentes a nuestros clientes ofreciendo la mejor alternativa de compra en cuanto a calidad y precio. Visin Ser un proveedor con solidez en el mercado, que brinde los elementos principales como honestidad y confiabilidad respaldando a nuestros clientes en todas las necesidades del ramo deportivo, siempre en una constante evolucin y actualizacin de todas nuestras reas. Ser rentables abriendo la oportunidad de negocio dentro de un marco de beneficio mutuo con nuestros proveedores y clientes a travs del profesionalismo, respeto y capacitacin. Apegados a nuestras filosofas de organizacin estableciendo estndares de productividad y calidad afianzando nuestro compromiso con el desarrollo econmico y social como lderes en la comercializacin deportiva.

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Organigrama

Gerente General Director Ejecutivo Asistente

Gerente Comercial

Gerente Administrativo

Encargado del Depsito Vendedora

Cajero

Fuente: Elaboracin Propia

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Antecedentes de la Investigacin Las bases tericas constituyen la informacin en la que la investigacin se sustenta, definicin de trminos bsicos y los antecedentes de la investigacin. Una vez planteado el tema de estudio y conocida su relevancia se procede a sustentar tericamente la presente investigacin. Para el desarrollo de este proyecto se consultaron diferentes trabajos de grado que sirvieron de apoyo para su complementacin, para lo cual tomamos en consideracin los siguientes trabajos de grado similares a este estudio de investigacin: Autor: Delgado Liseth y Loviza Jessica Fecha: (2009) Institucin: Instituto Universitario de Tecnologa Dr. Federico Rivero Palacios (CAPROFUIT-FRP) Nombre: Optimizacin del Sistema de Control de Inventario para la Proveedura de la Caja de ahorro de los profesores del Instituto Universitario de Tecnologa Dr. Federico Rivero Palacios (CAPROFUIT-FRP) Objetivo General: Diseo de un sistema de control de inventario para la proveedura de la caja da ahorro de los profesores del Instituto Universitario de Tecnologa Dr. Federico Rivero Palacios (CAPROFUIT-FRP). Vinculacin: El propsito de la investigacin tuvo como objetivo optimizar el sistema de control de inventario con el cual se manejaba la proveedura, sta presentaba un alto flujo dentro del mismo y hubo la necesidad de llevar un control sobre la venta y compra de mercanca para conocer la realidad de lo que se procesaba en contabilidad. Es por esta razn que el trabajo se toma como antecedente ya que nos proporciona de una manera clara y precisa como abordar el tema de inventarios dentro de una organizacin, para as tener un anlisis de resultados y determinar las diferentes fortalezas y debilidades que tiene el sistema compra venta de la empresa Proatlethics Production 2021 C.A.

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Autor: Gonzles, Jessica y Martnez Rosangela Fecha: (2007) Institucin: Instituto Universitario de Tecnologa Industrial Rodolfo Loero Arismendi (IUTIRLA) El paraso. Nombre: Diseo de un Sistema Automatizado de compras, ventas y control de inventarios de productos derivados del plstico para la empresa SASTOQUE C.A. Objetivo: Disear un sistema automatizado de compras, ventas y control de inventarios de productos derivados del plstico para la empresa inversiones Sastoque C.A., basndose en una metodologa de proyecto factible e investigacin de campo trayendo como conclusin con el desarrollo del sistema automatizado la empresa logr obtener un beneficio y un gran cambio que mejor de forma efectiva las funciones operativas, de logstica, de trabajo y econmico. Autor: Rabat T y Franco, M Fecha: (2008) Institucin: Instituto Universitario de Tecnologa Dr. Federico Rivero Palacios (CAPROFUIT-FRP) Nombre: Elaboracin del control de inventario de mercancas para la compaa MINI BAZAR TABAR C.A. Ubicada en los Teques Estado Miranda Objetivo General: Diseo de un sistema de control de inventario para la compaa MINI BAZAR TABAR C.A. Ubicada en los Teques Estado Miranda. Vinculacin: Esta fue una investigacin de campo, a nivel explicativa, y as se detect carencia en el control de inventarios. Proponiendo as un control de los mismos mediante una codificacin de datos. As los accionistas se mantendrn informados de todas las observaciones que genera la compaa, de este modo se obtendr un mejor funcionamiento con respecto a sus inventarios, y eliminara la prdida de tiempo que se toma la bsqueda de los mismos. Esta investigacin nos facilita el trabajo en la codificacin de la mercanca que va entrar dentro del inventario de la empresa ya que utilizan una codificacin de 10 nmeros0000000000esto nos deja claro que hay que pensar que el inventario de

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la empresa est en constante crecimiento con la asignacin de un formato de codificacin de diez nmeros los campos de la base de datos del sistema de control de inventario siempre tendrn espacio disponible para agregar mercanca al mismo. Autor: Bustamante Yuri y Finol Elsis Fecha: (2010) Institucin: Instituto Universitario de Tecnologa Venezuela Nombre: Evaluacin del sistema de control interno de inventario en la cadena de tiendas Supermart Objetivo General: Diseo de un sistema de control interno de inventario en la cadena de tiendas Supermart. Vinculacin: El propsito que tuvo esta investigacin fue de una evaluacin de cmo la empresa Supermat llevaba su control interno con respecto a sus inventarios, la misma fue de tipo evaluativa, descriptiva y de campo. Esta investigacin nos proporciona datos muy tiles para evaluar a la empresa Proatlethics Production 2021 C.A. y as ver las debilidades y fortalezas que tienes su sistema de inventario actual. Autor: Gonzles, Eduardo Fecha: (2007) Institucin: Instituto Universitario de Tecnologa Jos Mara Carreo Nombre: Propuesta de Automatizacin del Sistema de Facturacin e Inventario de Impresiones Barra Objetivo: Analizar los productos que se venden en el local que no tienen verificacin, para as llevar el control de la mercanca. Vinculacin: Generalmente, con la automatizacin y el mejoramiento del inventario de mercanca se organizara y mejorara el funcionamiento, rendimiento y productividad de los insumos de la empresa. Esta tesis aporto ideas en la

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elaboracin de los objetivos, tanto especficos como generales, debido a que el desarrollo de la investigacin es sumamente parecido. Autor: Luis Pernia, Joselyn Gutirrez Ao: Julio 2008 Institucin: Instituto Universitario de Tecnologa de Administracin Industrial IUTA Regin Capital. Nombre: Sistema Automatizado de Facturacin y control de Materiales en el empresa Inversiones Prisma C.A. Objetivo del Trabajo: El objetivo es implementar un sistema de informacin automatizado que facilite el registro y el control de la mercanca vendida y la mercanca recibida, por la empresa Inversiones Prisma C.A. el mismo permitir a los gerentes generar los reportes requeridos por los usuarios, adems almacenar informacin rpida y segura, como tambin facilitara el acceso a la informacin, por ende hacer que los empleados tengan un mejor desenvolvimiento. Vinculacin: El trabajo especial de Grado se vincula con este antecedente ya que se busca implantar un sistema automatizado el cual garantiza agilidad en las operaciones relacionadas con los productos que distribuye la empresa Inversiones Soles C.A. as como la seguridad en el control de entrada y salida de la mercanca, por otra parte genera una mayor productividad en el personal que labora, y por ende ayuda alcanzar a plenitud los objetivos de la empresa, adems de optimizar el proceso manual que actualmente se lleva a cabo en la misma. Autor: Quevedo Cecilia. Ao: Julio 2009 Institucin: Instituto Universitario de Tecnologa Industrial Rodolfo Loero Arismendi. Nombre del Trabajo: Diseo de un sistema automatizado para el registro y control de inventario de productos existentes en la empresa sistema de diagnostico universal de Venezuela, C.A.

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Objetivo del Trabajo: Disear un sistema automatizado para el registro y el control de inventario de la empresa sistema de diagnostico universal de Venezuela que facilite la distribucin de material en los bancos de sangre, laboratorios clnicos y mdicos quirrgicos, el mismo permitir a los administradores a d generar los reportes requeridos por el usuario de forma rpida y segura. Vinculacin: El trabajo especial de grado se vincula con este antecedente ya que se implementara un sistema automatizado en el que se garantiza la agilidad en las operaciones relacionadas con los productos que distribuye la empresa sistema de diagnostico universal Venezuela C.A., as como la seguridad en el control de inventario de la mercanca y generar mayor productividad en el personal que labora.

Bases Tericas Para la realizacin de la investigacin, se tomaron en consideracin distintas definiciones que sirven como soporte para el desarrollo de ste estudio. Sistemas de Informacin Un sistema de informacin es el conjunto organizado de datos, personas actividades o tcnicas de trabajo y recursos materiales informticos y de comunicacin que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Todo ese conjunto de elementos procesa los datos y la informacin (incluyendo procesos manuales y automticos) para distribuirla de la manera ms adecuada posible en una determinada organizacin en funcin de sus objetivos.

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La tarea de los sistemas de informacin consiste en procesar la entrada de datos, mantener los archivos de datos en relacin con la organizacin y producir informacin a travs de informes y otras salidas. Los sistemas de informacin gerencial permiten un mayor grado de control centralizado porque los altos cargos pueden recibir informacin de de departamentos dispersos a tiempo, para decidir cul es la accin apropiada. La definicin de sistemas de informacin, va orientada en el criterio fundamental del desarrollo de esta investigacin. Una de las definiciones ms conocidas y aceptadas es segn: Gordon, D. (1979) el cual conceptualiza un sistema de informacin como un sistema hombre - mquina integrado que provee informacin para el apoyo de las funciones de operaciones, gerencia y toma de decisiones en una organizacin.(130). La siguiente investigacin ser desarrollada cumpliendo con las fases del ciclo de vida de los sistemas que plantea MEDSI. FASE 1 Definicin del proyecto Determinar la factibilidad de desarrollar un nuevo sistema de informacin y estimar los costos, tiempos y recursos requeridos de tal manera que las unidades interesadas puedan decidir si se ha de emprender o no el proyecto. Si se decide realizarlo se elabora el plan del proyecto. Dentro de esta fase encontramos los siguientes pasos:

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Estudio Preliminar del proyecto Este estudio muestra de manera general si se justifica o no desarrollar un sistema de informacin para satisfacer las necesidades de las unidades interesadas. Para ello, el gerente realiza las siguientes actividades: Reconocer el problema Implica efectuar las acciones necesarias para reconocer que existe un problema. Las tareas que este debe realizar en esta actividad son:

Recopila y analizar aquellos elementos que indiquen la necesidad de un nuevo sistema. Realizar reuniones preliminares con el personal de las unidades involucradas para definir la necesidad de un cambio. Formular el problema Esta actividad busca diagnosticar, de modo muy general, el sistema actual, si es que existe, tratando de responder entre otras cosas, las siguientes interrogantes:

Qu hace este sistema actual?

Qu objetivo persigue? Los logra actualmente? Por qu? Qu dificultades o inconvenientes presenta? Qu reas de la organizacin se ven afectadas? Es parte de un problema mayor?

As mismo se busca determinar las necesidades preliminares que puedan o no justificar el desarrollo del nuevo sistema. Alguna de las interrogantes que se han de responder son:

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 Qu argumentos justifican un cambio? Por qu es importante un cambio? Por qu se cree que un nuevo sistema resolver el problema? Qu funciones generales debera ejecutar el nuevo sistema? Para esta actividad el gerente del proyecto debe llevar a cabo las siguientes tareas Realizar entrevistas con las personas que sientan la necesidad de un cambio. Recopilar y archivar documentos, notas de las entrevistas y datos relevantes del sistema actual, sus inconvenientes y la necesidad de cambio. Analizar la documentacin archivada.

FASE II Anlisis De Contexto En esta fase se busca ganar un slido conocimiento del sistema ampliado dentro del cual se ubicar el nuevo sistema de informacin y determinar las deficiencias y problemas que presenta el actual sistema de informacin (Si existe). Dentro de esta fase encontramos los siguientes pasos: Anlisis documental Este paso le permite al grupo de desarrollo disponer de una biblioteca organizada de documentos relativos al proyecto. Una vez constituida la biblioteca, el grupo se ocupa de estudiar la documentacin propia del sistema con iras a obtener una primera aproximacin al conocimiento del citado sistema y sobre todo al contexto que lo contiene. Las actividades que el grupo desarrollo debe llevar a efecto durante ese paso son: Recopilar documentos

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Con la colaboracin de los diferentes usuarios del sistema actual, el grupo recopila toda la documentacin posible a tal sistema. Organizar documentacin Al finalizar la recopilacin de documentos el gerente del proyecto asigna a una o ms personas del grupo para que se encarguen de organizar la biblioteca, estas personas son denominadas bibliotecarios del proyecto. Estudiar documentos Despus de haberse organizado la biblioteca el grupo se dedica a estudiar a documentacin. El gerente programa reuniones de discusin, distribuye el material para lecturas individuales y conduce las discusiones en equipo sobre algunos documentos en particular el objetivo de este estudio es familiarizarse con el sistema actual antes de iniciar su anlisis formal Anlisis del Contexto Este paso constituye un estudio formal de todo el sistema, con un nivel de detalle ms profundo que aquellos realizados anteriormente. Su objetivo es permitirle al grupo de desarrollo conocer el sistema actual y su contexto para luego modelarlo y sobre el modelo identificare las situaciones problemticas que el sistema presenta. El modelo del sistema actual se elabora utilizando la tcnica conocida como Anlisis Estructurado de Sistema. El modelo general esta integrado por dos sus modelos. Analizar el contexto del sistema Durante esta actividad el grupo de desarrollo estudia el sistema de actividades (sistema empleado) dentro del cual est enmarcado el sistema de informacin. Ello debe llevar a determinar los objetivos de ese sistema, definir su estructura, establecer sus procesos y determinar su comportamiento. FASE III Definicin de requerimientos

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Esta fase busca definir los requerimientos de los usuarios y establecer las funciones, restricciones y atributos que el nuevo sistema de informacin debe satisfacer. Especificacin de Requerimientos de Informacin El grupo de desarrollo se encarga de especificar junto con el usuario del nuevo sistema las salidas, las entradas y las estructuras necesarias de datos. Las actividades que realizas el grupo de desarrollo durante este paso son las siguientes: Determinar los requerimientos de informacin En conjunto con los usuarios, el grupo de desarrollo determina las necesidades actuales y futuras de informacin que el nuevo sistema de informacin debe satisfacer. Dichos requerimientos son: Requerimientos de entrada. Requerimientos de salida. Requerimientos de almacenamiento. Construir el libro de requerimientos de informacin Este libro contiene una entrada para cada requerimiento de informacin nuevo o viejo. Los requerimientos se agrupan e divisiones de acuerdo al tipo sealado en la actividad anterior. La divisin de requerimientos de salida se organiza por sesiones. Cada sesin contiene los requerimientos de informacin de una unidad funcional que esta involucrada en el sistema. Especificacin Funcional del Nuevo sistema Tomando como elemento de entrada el informe del sistema actual y el libro de requerimiento, el grupo, a lo largo de este paso, especifica con los usuarios las funciones que el nuevo sistema debe realizar. Determinar requerimientos funcionales Este tipo de requerimiento constituye las funciones que el nuevo sistema debe ejecutar para lograr la consecucin de los objetivos identificados en el estudio de

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factibilidad. Utilizando el informe del sistema actual, el grupo determina con los usuarios, aquellas funciones que deben continuar, las que se han de modificare o eliminar y las que se han de incorporar al nuevo sistema. Construccin del modelo lgico del nuevo sistema Este modelo es constituido utilizando la tcnica Anlisis Estructurado de Sistema, y constituye un medio grfico de valioso apoyo descriptivo y documentado de cada una de las funciones del sistema en desarrollo debe realizar. Elaborar el informe del nuevo sistema Bajo el nombre de especificacin funcional del nuevo sistema se almacena en la biblioteca del proyecto el modelo lgico y la lista de restricciones y atributos y a partir de ellos se elabora un resumen que denominaremos informe del nuevo sistema. Discutir el informe del nuevo sistema Especificacin de Restricciones y Atributos. En este paso, el grupo de desarrollo establece junto con los usuarios las restricciones bajo las cuales se deben desarrollar y debe operar el sistema de informacin. As mismo se establece tambin, la interaccin que debe haber entre el hombre, el computador y los atributos de calidad que se la van a imponer al mencionado sistema de informacin Determinar Restricciones Estas restricciones se pueden agrupar tal como se muestra a continuacin: Econmica: de qu cantidad de dinero se dispone para mantener el sistema. Tcnicas: que equipo debe o puede utilizarse. De personal: de que personal se dispone para mantener y operar el sistema.

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Legales: que polticas, reglamentos, normas, leyes, etc, tanto internas como externas deben acatarse.

Determinar interaccin hombre mquina Esta actividad es esencial pues define la comunicacin que debe haber entre los usuarios y el computador a travs del subsistema programado. Determinar atributos de calidad Entre las interrogantes que se deben responder para algunos de los atributos de calidad se destacan las siguientes: FASE IV Diseo Preliminar Esta fase se encarga de elaborar un diseo preliminar del sistema de informacin que satisfaga los requerimientos, restricciones y atributos establecidos en la fase III. El diseo preliminar consta de un prototipo o modelo fsico que delinea la interaccin hombre- mquina del sistema de informacin y describe, en forma general sus procesos automatizados. Dentro de esta fase encontramos: Definicin de prototipos En este paso el grupo de desarrollo elabora diferentes prototipos que puedan satisfacer la especificacin funcional, las restricciones y los atributos identificados 30 Confiabilidad. Grado de prueba. Movilidad Adaptabilidad Mantenimiento requerido. Seguridad y privacidad. Eficiencia y rendimiento. Documentacin.

en la fase anterior. se solicitan precios y especificaciones tcnicas de los equipos o programas que hagan falta, a los diferentes vendedores del mercado.

La definicin de prototipo est regida por la estructura o configuracin global del sistema de informacin, en ella se indica si el diseo del sistema ha de ser independiente, centralizado o distribuido. Partiendo de este enfoque, se establecen diferentes configuraciones para el procesamiento y para la interaccin que existir entre el hombre y la maquina. Elaborar diferentes prototipos alternativos A partir del modelo lgico del nuevo sistema y de las restricciones y atributos establecidos anteriormente, el grupo desarrolla diferentes prototipos. Un prototipo es un modelo construido sobre el modelo lgico que muestra claramente la interaccin hombre-maquina, esto indica que procesos son manuales y cuales automticos. El prototipo muestra tambin los procedimientos de activacin del subsistema programado, los de respaldo y recuperacin de fallas y los de seguridad de la base de datos Evaluar configuracin tcnica existente Tomando como datos las configuraciones de equipos existentes en la organizacin, que puedan ser utilizados por el nuevo sistema, se procede luego a evaluar estas configuraciones y a determinar que prototipos se pueden desarrollar con ellos en forma parcial o total. Determinar configuracin tcnica necesaria Para aquellos prototipos que no puedan ser desarrollados totalmente con la tecnologa disponible en la organizacin actualmente, se elaboran las configuraciones tcnicas adicionales que ellos requieran y se solicitan las cotizaciones respectivas a los vendedores del mercado. Seleccin de prototipos

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En este paso el grupo de desarrollo realiza un anlisis de costo beneficio para los diferentes prototipos definidos en el paso anterior. De los resultados de este anlisis se presenta y discute con la comisin de planificacin, quin decide posteriormente el prototipo ms conveniente y da las instrucciones necesarias para la adquisicin de la tecnologa que haga falta. Realizar un anlisis costo beneficio Para cada prototipo se determina sus costos de desarrollo y operaciones y se estima los beneficios que puedan obtenerse. Se comparan los diferentes prototipos bajo un criterio econmico pre-establecido. Los resultados obtenidos se resumen en un informe tcnico denominado informe de prototipo. Discutir informe de prototipos El informe producido en la actividad anterior se presenta a la comisin de planificacin, quien lo discute y finalmente selecciona el prototipo que considere ms conveniente para la organizacin. Adquirir tecnologa necesaria De ser necesario el grupo de desarrollo, o en su defecto, el que designe la comisin de planificaciones, se encarga de adquirir, instalar y probar el equipo y los programas que el prototipo seleccionado requiera para su desarrollo u operacin. Refinamiento de Prototipo Finalmente, el grupo se dedica a refinar el prototipo escogido, es decir, se describen con mayor detalle aquellos procesos del prototipo que sean automticos, siguiendo la tcnica de anlisis estructurado de sistema. Refinar prototipo Cada proceso automtico describirse utilizando del prototipo se refina mediante la descomposicin de las tcnicas siguientes: algoritmos

funcional establecida por la tcnica AES. Cada proceso del mas bajo nivel debe cualquier estructurados, tablas de decisin o rboles de decisin. Los entes del diccionario

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de datos que se vean afectados por la automatizacin deben ser actualizados durante esta actividad Revisar Prototipo El modelo o prototipo obtenido en la actividad anterior se somete a una revisin estructurada o a una inspeccin de diseo. FASE V Diseado Detallado Esta fase busca elaborar un diseo detallado del sistema de informacin que muestre como se construirn los subsistemas de datos y el subsistema programado. Esta fase produce el paquete de diseo, el cual contiene todas las especificaciones para la construccin del sistema, y el plan de pruebas que regirn las diferentes pruebas del sistema de informacin durante las fases de construccin, pruebas e implantacin. Dentro de esta encontramos los siguientes pasos: Diseo de Entradas y Salidas En este paso se elabora minuciosamente el diseo de la interaccin entre el hombre y la mquina, la cual ha sido delineada en el prototipo del sistema. Disear dialogo hombre mquina Dependiendo del tipo de interaccin hombre-mquina seleccionada, en esta actividad se debe: Determinar el medio de comunicacin (terminal, teleimpresor, lectora ptica, tc), estableciendo adems sus caractersticas capacidades y especificaciones tcnicas que afecten al diseo de los programas. Determinar el tipo de dilogo hombre-mquina y disearlo completamente. Describir la accin que debe realizar el computador ante cada comando o selector que del usuario.

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 Disear las pantallas de entrada salida Esta actividad consiste en disear la estructura o formato de cada pantalla de entrada de datos al sistema y de salida de informacin a los usuarios. Disear los reportes En esta actividad el grupo disea aquellos reportes que no fueron especificados en la actividad anterior. Estos son bsicamente, los listados de papel, los grficos y los diagramas. Para cada uno de ellos se debe especificar su estructura o formato, su contenido (registro de datos ) y el medio de produccin o salida. Diseo de Datos El diseo del subsistema de datos del sistema de informacin gira en torno a el diseo de la (s) base (s) de datos necesaria (s) para almacenar los datos de dicho sistema y el diseo de los programas que permitirn crear y cargar la (s) base (s) de datos. Realizar el diseo lgico de la base de datos En este proceso de diseo se elabora un modelo de datos que representa las entidades, sus atributos y las relaciones existentes entre esas entidades. Las tareas que realiza el grupo para elaborar un modelo de datos son: Analizar los flujos de datos que entran y salen de cada archivo del prototipo del sistema. Derivar la (s) estructura (s) de datos contenida (s) en cada archivo, identificando las entidades que representa y los atributos que poseen. Establecer las relaciones que existan entidades y construir el modelo correspondiente. Si el SMBD (sistema manejador de base de datos) que se valla a utilizar manipula base de datos relacionales, entonces entre las diferentes de entidad-relacin

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cada

entidad

del

modelo

entidad-relacin

debe

ser

normalizada hasta por lo menos la tercera forma normal. Verificar si el modelo de datos obtenido satisface todos y cada uno de los requerimientos detallados en el libro de requerimientos. Realizar el diseo fsico de la base de datos Dependiendo del tipo y caracterstica del sistema de manejo de bases de datos que se halla dispuesto a utilizar, el grupo traduce el modelo de datos a un esquema, esto es, un programa que describe las estructuras lgicas de los datos y sus correspondientes estructuras de almacenamiento e indica los mtodos de acceso que se utilizaran, en trminos de lenguaje de descripcin de datos del SMBD. Disear los programas de inicializacin y mantenimiento de la base de datos En esta actividad el grupo disea aquellos programas que no forman parte del subsistema programado y que permiten iniciar o cargar la base de datos con los datos provenientes de fuentes de volumen considerable. Estos programas sern operados y mantenidos por el administrador de la base de datos y por lo tanto se consideran parte integrante del subsistema de datos en lugar del subsistema programado. Diseo de programas y procedimientos Luego que se ha elaborado el diseo de entrada-salida y el de datos, el grupo de desarrollo puede proceder a disear los programas y procedimientos del subsistema programado. El prototipo del nuevo sistema de informacin, su correspondiente especificacin funcional y la lista de restricciones y atributos le imprimen una forma nica a la estructura del sistema programado. Disear la estructura del subsistema programado

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El subsistema programado se disea como una estructura jerrquica compuesta por una o mas programas, cada uno de estos se compone a su vez de mdulos un modulo se define como una unidad de programa que se caracteriza por lo siguiente: Posee un nombre propio y nico. Ejecuta una funcin claramente especificable. Puede compilarse y catalogarse en forma catalogada. Puede definir y mantener un conjunto propio de variables locales se llama o invoca de otro modulo.

Disear cada modulo de la estructura Durante la presente actividad el grupo elabora el diseo de cada uno de los mdulos que configuran la estructura del subsistema programado. Este diseo consiste en establecer la lgica general de cada modulo, esto es, describir los pasos necesarios para llevar a cabo la funcin asignada al modulo. La lgica de un modulo se puede representar mediante el uso de algoritmos o diagramas de flujo. El algoritmo o diagrama de flujos del modulo, en si, no es suficiente como para que un programador empiece su codificacin, pues se requiere de una informacin adicional sobre las caractersticas del modulo, su funcin, su ubicacin, sus argumentos, etc. Toda esta informacin se condensa en un formulario elaborado para tal fin y que se denomina especificacin de programa. Disear la documentacin y los procedimientos manuales En esta actividad el grupo se ocupa a determinar el formato y contenido de cada uno de los manuales que forman la documentacin del sistema de informacin de acuerdo a lo que se ha establecido en el plan de documentacin. De igual modo se disean los formatos, formularios, instructivos, planillas y dems procedimientos manuales que se mencionan en el prototipo del sistema, y que se

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requieren como elemento de los flujos de datos de los procesos manuales del sistema de informacin. La estructura del sistema programado, las especificaciones del programa asociadas a cad modulo de esa estructura y el diseo de la documentacin y de los procedimientos manuales, constituyen lo que se denomina como la especificacin del subsistema programado. Ensamblaje del paquete de diseo Este paso se basa en revisar y ensamblar el conjunto de especificaciones de diseos producidas en los anteriores, con el propsito de garantizar la consistencia, calidad y exactitud del diseo e integrar lo que hemos denominado como paquete de diseo. Para cada una de las especificaciones antes mencionadas se realiza una revisin estructurada (o una inspeccin de diseo) siguiendo los lineamientos dados para esas tcnicas. Los objetivos de estas revisiones son : Determinar las inconsistencias de diseo. Determinar las fallas y errores cometidos en las diferentes especificaciones. Medir y corregir las desviaciones del diseo con respecto a las normas y procedimientos de diseo establecidos en el plan metodolgico. Asegurar que las restricciones y atributos establecidos satisfagan plenamente con el diseo elaborado. Asegurar que cada requerimiento contenido en el libro de requerimiento Ensamblar el paquete de diseo Las especificaciones de diseo, una vez revisadas y corregidas, se ensamblan para producir el paquete de diseo. Este documento contiene todo el material y cada especificacin funcional del prototipo se cubran o satisfagan con el diseo producido. se

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descriptivo necesario para conducir la construccin del sistema. Por consiguiente, contiene: El prototipo del sistema. La configuracin y documentacin del equipo que se va a emplear. Las especificaciones de entrada y salida. La especificacin del subsistema programado. La especificacin del subsistema de datos. Cualquier otro material que fuese necesario

Elaborar y discutir el informe del diseo detallado Haciendo uso del paquete de diseo, el gerente del proyecto elabora un informe descriptivo de las caractersticas, ventajas, desventajas, y los ajustes de costos y tiempos de desarrollo, que el diseo elaborado involucra.

Planificacin de pruebas Las actividades concernientes a esta fase se desarrolla a lo largo de esta metodologa, por otro lado es evidente que muchas de las actividades de prueba se pueden realizar en paralelo con actividades de fase tales como las de diseo y construccin del sistema. Bajo este criterio, podemos dividir las actividades generales de las pruebas en :

Planificacin de las pruebas. Diseo y construccin de las pruebas. Ejecucin de las pruebas.

La primera de ellas se realiza durante esta fase de diseo; la segunda durante la fase de construccin y la ltima se distribuye durante la fase de construccin y pruebas previamente dichas.

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Para representar grficamente el sistema a desarrollar se har uso de los diagramas de flujo que son una herramienta vital dentro de el desarrollo de sistema automatizados. Diagramas de Flujo Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un algoritmo proceso. Se utiliza en disciplinas como la programacin, la economa, los procesos industriales y la psicologa cognitiva. Estos diagramas utilizan smbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecucin mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de trmino. Caractersticas Un diagrama de flujo siempre tiene un nico punto de inicio y un nico punto de trmino. Adems, todo camino de ejecucin debe permitir llegar desde el inicio hasta el trmino. Las siguientes son acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo: Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueo o responsable del proceso, los dueos o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas. Definir qu se espera obtener del diagrama de flujo. Identificar quin lo emplear y cmo. Establecer el nivel de detalle requerido. Determinar los lmites del proceso a describir. Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son: Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

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Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a describir y su orden cronolgico. Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin. Identificar y listar los puntos de decisin. Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos. Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso elegido. Tipos de Diagrama de Flujo Formato vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito. Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. Formato panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos. valo: Inicio y trmino (Abre y/o cierra el diagrama). Rectngulo: Actividad (Representa la ejecucin de una o ms actividades o procedimientos). Rombo: Decisin (Formula una pregunta o cuestin).

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Crculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento). Triangulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente). Triangulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento). Toda la informacin ingresada en el sistema ser guardada en una base de datos que se define de la siguiente manera. Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o con la abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de las bases de datos estn en formato digital (electrnico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rpida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, as como su utilizacin y administracin, se estudian dentro del mbito de la informtica. Las aplicaciones ms usuales son para la gestin de empresas e instituciones pblicas. Tambin son ampliamente utilizadas en entornos cientficos con el objeto de almacenar la informacin experimental. Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios pases. Por ejemplo, en Espaa los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgnica de Proteccin de Datos de Carcter Personal (LOPD).

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Tipos de Base de Datos Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto que se est manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades que satisfagan. Segn la variabilidad de los datos almacenados Bases de datos estticas stas son bases de datos de slo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos histricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a travs del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones. Bases de datos dinmicas stas son bases de datos donde la informacin almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualizacin, borrado y adicin de datos, adems de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de informacin de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa; Bases de datos jerrquicas stas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su informacin en una estructura jerrquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un rbol (visto al revs), en donde un nodo padre de informacin puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas. Las bases de datos jerrquicas son especialmente tiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de informacin y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento.

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Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la redundancia de datos. Base de datos de red ste es un modelo ligeramente distinto del jerrquico; su diferencia fundamental es la modificacin del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerrquico). Fue una gran mejora con respecto al modelo jerrquico, ya que ofreca una solucin eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun as, la dificultad que significa administrar la informacin en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayora por programadores ms que por usuarios finales. Bases de datos transaccionales Son bases de datos cuyo nico fin es el envo y recepcin de datos a grandes velocidades, estas bases son muy poco comunes y estn dirigidas por lo general al entorno de anlisis de calidad, datos de produccin e industrial, es importante entender que su fin nico es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad posible, por lo tanto la redundancia y duplicacin de informacin no es un problema como con las dems bases de datos, por lo general para poderlas aprovechar al mximo permiten algn tipo de conectividad a bases de datos relacionales.

Bases de datos relacionales ste es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinmicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San Jos (California), no tard en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podran

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considerarse en forma lgica como conjuntos de datos llamados "tuplas". Pese a que sta es la teora de las bases de datos relacionales creadas por Codd, la mayora de las veces se conceptualiza de una manera ms fcil de imaginar. Esto es pensando en cada relacin como si fuese una tabla que est compuesta por registros (las filas de una tabla), que representaran las tuplas, y campos (las columnas de una tabla). En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerrquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es ms fcil de entender y de utilizar para un usuario espordico de la base de datos. La informacin puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la informacin. El lenguaje ms habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estndar implementado por los principales motores o sistemas de gestin de bases de datos relacionales. Durante su diseo, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como normalizacin de una base de datos.

Gestin de bases de datos distribuida (SGBD) La base de datos y el software SGBD pueden estar distribuidos en mltiples sitios conectados por una red. Hay de dos tipos: 1. Distribuidos homogneos: utilizan el mismo SGBD en mltiples sitios. 2. Distribuidos heterogneos: Da lugar a los SGBD federados o sistemas multibase de datos en los que los SGBD participantes tienen cierto grado de autonoma local y tienen acceso a varias bases de datos autnomas preexistentes

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almacenados en los SGBD, muchos de estos emplean una arquitectura clienteservidor. Estas surgen debido a la existencia fsica de organismos descentralizados. Esto les da la capacidad de unir las bases de datos de cada localidad y acceder as a distintas universidades, sucursales de tiendas, etctera. En el diseo de bases de datos se usan primero los modelos conceptuales para lograr una descripcin de alto nivel de la realidad para ello se har uso del modelo entidad relacin que se describe a continuacin. Modelo entidad-relacin Los diagramas o modelos entidad-relacin (denominado por su

siglas, ERD Diagram Entity relationship) son una herramienta para el modelado de datos de un sistema de informacin. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de informacin, sus inter-relaciones y propiedades. Entidad Cualquier tipo de objeto o concepto sobre el que se recoge informacin: cosa, persona, concepto abstracto o suceso. Por ejemplo: coches, casas, empleados, clientes, empresas, oficios, diseos de productos, conciertos, excursiones, etc. Las entidades se representan grficamente mediante rectngulos y su nombre aparece en el interior. Un nombre de entidad slo puede aparecer una vez en el esquema conceptual. Hay dos tipos de entidades: fuertes y dbiles. Una entidad dbil es una entidad cuya existencia depende de la existencia de otra entidad. Una entidad fuertes una entidad que no es dbil.

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Relacin (interrelacin) Es una correspondencia o asociacin entre dos o ms entidades. Cada relacin tiene un nombre que describe su funcin. Las relaciones se representan grficamente mediante rombos y su nombre aparece en el interior. Las entidades que estn involucradas en una determinada relacin se denominan entidades participantes. El nmero de participantes en una relacin es lo que se denomina grado de la relacin. Por lo tanto, una relacin en la que participan dos entidades es una relacin binaria; si son tres las entidades participantes, la relacin es ternaria; etc. Una relacin recursiva es una relacin donde la misma entidad participa ms de una vez en la relacin con distintos papeles. El nombre de estos papeles es importante para determinar la funcin de cada participacin. Cardinalidad de las Relaciones El diseo de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la siguiente: Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamente una de la entidad B. Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona con varias instancias de la entidad B. Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se relaciona con cualquier instancia de la entidad B. La cardinalidad con la que una entidad participa en una relacin especifica el nmero mnimo y el nmero mximo de correspondencias en las que puede tomar parte cada ocurrencia de dicha entidad. La participacin de una entidad en una relacin es obligatoria (total) si la existencia de cada una de sus ocurrencias requiere la existencia de, al menos, una ocurrencia de la otra entidad participante. Si no, la participacin es opcional (parcial). Las reglas que definen la cardinalidad de las relaciones son las reglas de negocio.

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A veces, surgen problemas cuando se est diseado un esquema conceptual. Estos problemas, denominados trampas, suelen producirse a causa de una mala interpretacin en el significado de alguna relacin, por lo que es importante comprobar que el esquema conceptual carece de dichas trampas. En general, para encontrar las trampas, hay que asegurarse de que se entiende completamente el significado de cada relacin. Si no se entienden las relaciones, se puede crear un esquema que no represente fielmente la realidad. Una de las trampas que pueden encontrarse ocurre cuando el esquema representa una relacin entre entidades, pero el camino entre algunas de sus ocurrencias es ambiguo. El modo de resolverla es reestructurando el esquema para representar la asociacin entre las entidades correctamente. Otra de las trampas sucede cuando un esquema sugiere la existencia de una relacin entre entidades, pero el camino entre una y otra no existe para algunas de sus ocurrencias. En este caso, se produce una prdida de informacin que se puede subsanar introduciendo la relacin que sugera el esquema y que no estaba representada. Atributo Es una caracterstica de inters o un hecho sobre una entidad o sobre una relacin. Los atributos representan las propiedades bsicas de las entidades y de las relaciones. Toda la informacin extensiva es portada por los atributos. Grficamente, se representan mediante bolitas que cuelgan de las entidades o relaciones a las que pertenecen. Cada atributo tiene un conjunto de valores asociados denominado dominio. El dominio define todos los valores posibles que puede tomar un atributo. Puede haber varios atributos definidos sobre un mismo dominio.

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os atributos pueden ser simples o compuestos. Un atributo simple es un

atributo que tiene un solo componente, que no se puede dividir en partes ms pequeas que tengan un significado propio. Un atributo compuesto es un atributo con varios componentes, cada uno con un significado por s mismo. Un grupo de atributos se representa mediante un atributo compuesto cuando tienen afinidad en cuanto a su significado, o en cuanto a su uso. Un atributo compuesto se representa grficamente mediante un valo. Los atributos tambin pueden clasificarse en monovalentes o polivalentes. Un atributo monovalente es aquel que tiene un solo valor para cada ocurrencia de la entidad o relacin a la que pertenece. Un atributo polivalente es aquel que tiene varios valores para cada ocurrencia de la entidad o relacin a la que pertenece. A estos atributos tambin se les denomina multivaluados, y pueden tener un nmero mximo y un nmero mnimo de valores. La cardinalidad de un atributo indica el nmero mnimo y el nmero mximo de valores que puede tomar para cada ocurrencia de la entidad o relacin a la que pertenece. El valor por omisin es. Por ltimo, los atributos pueden ser derivados. Un atributo derivado es aquel que representa un valor que se puede obtener a partir del valor de uno o varios atributos, que no necesariamente deben pertenecer a la misma entidad o relacin. Identificador Un identificador de una entidad es un atributo o conjunto de atributos que determina de modo nico cada ocurrencia de esa entidad. Un identificador de una entidad debe cumplir dos condiciones: 1. 2. No pueden existir dos ocurrencias de la entidad con el mismo valor del Si se omite cualquier atributo del identificador, la condicin anterior deja de identificador. cumplirse. Toda entidad tiene al menos un identificador y puede tener varios identificadores alternativos. Las relaciones no tienen identificadores.

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A los esquemas conceptuales correspondientes a cada vista de usuario se les denomina esquemas conceptuales locales. Cada uno de estos esquemas se compone de entidades, relaciones, atributos, dominios de atributos e identificadores. El esquema conceptual tambin tendr una documentacin, que se ir produciendo durante su desarrollo. Las tareas a realizar en el diseo conceptual son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Identificar las entidades. Identificar las relaciones. Identificar los atributos y asociarlos a entidades y relaciones. Determinar los dominios de los atributos. Determinar los identificadores. Determinar las jerarquas de generalizacin (si las hay). Dibujar el diagrama entidad-relacin. Revisar el esquema conceptual local con el usuario. En primer lugar hay que definir los principales objetos que interesan al usuario. Estos objetos sern las entidades. Una forma de identificar las entidades es examinar las especificaciones de requisitos de usuario. En estas especificaciones se buscan los nombres o los sintagmas nominales que se mencionan (por ejemplo: nmero de empleado, nombre de empleado, nmero de inmueble, direccin del inmueble, alquiler, nmero de habitaciones). Tambin se buscan objetos importantes como personas, lugares o conceptos de inters, excluyendo aquellos nombres que slo son propiedades de otros objetos. Por ejemplo, se pueden agrupar el nmero de empleado y el nombre de empleado en una entidad denominada empleado, y agrupar nmero de inmueble, direccin del inmueble, alquiler y nmero de habitaciones en otra entidad denominada inmueble.

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Otra forma de identificar las entidades es buscar aquellos objetos que existen por s mismos. Por ejemplo, empleado es una entidad porque los empleados existen, sepamos o no sus nombres, direcciones y telfonos. Siempre que sea posible, el usuario debe colaborar en la identificacin de las entidades. A veces, es difcil identificar las entidades por la forma en que aparecen en las especificaciones de requisitos. Los usuarios, a veces, hablan utilizando ejemplos o analogas. En lugar de hablar de empleados en general, hablan de personas concretas, o bien, hablan de los puestos que ocupan esas personas. Para liarlo an ms, los usuarios usan, muchas veces, sinnimos y homnimos. Dos palabras son sinnimos cuando tienen el mismo significado. Los homnimos ocurren cuando la misma palabra puede tener distintos significados dependiendo del contexto. No siempre es obvio saber si un objeto es una entidad, una relacin o un atributo. Por ejemplo cmo se podra clasificar matrimonio? Pues de cualquiera de las tres formas. El anlisis es subjetivo, por lo que distintos diseadores pueden hacer distintas interpretaciones, aunque todas igualmente vlidas. Todo depende de la opinin y la experiencia de cada uno. Los diseadores de bases de datos deben tener una visin selectiva y clasificar las cosas que observan dentro del contexto de la empresa u organizacin. A partir de unas especificaciones de usuario es posible que no se pueda deducir un conjunto nico de entidades, pero despus de varias iteraciones del proceso de anlisis, se llegar a obtener un conjunto de entidades que sean adecuadas para el sistema que se ha de construir. Conforme se van identificando las entidades, se les dan nombres que tengan un significado y que sean obvias para el usuario. Los nombres de las entidades y sus descripciones se anotan en el diccionario de datos. Cuando sea posible, se debe anotar tambin el nmero aproximado de ocurrencias de cada entidad. Si una

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entidad se conoce por varios nombres, stos se deben anotar en el diccionario de datos como alias o sinnimos. 2. Identificar las relaciones Una vez definidas las entidades, se deben definir las relaciones existentes entre ellas. Del mismo modo que para identificar las entidades se buscaban nombres en las especificaciones de requisitos, para identificar las relaciones se suelen buscar las expresiones verbales (por ejemplo: oficina tiene empleados, empleado gestiona inmueble, cliente visita inmueble). Si las especificaciones de requisitos reflejan estas relaciones es porque son importantes para la empresa y, por lo tanto, se deben reflejar en el esquema conceptual. Pero slo interesan las relaciones que son necesarias. En el ejemplo anterior, se han identificado las relaciones empleado gestiona inmueble y cliente visita inmueble. Se podra pensar en incluir una relacin entre empleado y cliente: empleado atiende a cliente, pero observando las especificaciones de requisitos no parece que haya inters en modelar tal relacin. La mayora de las relaciones son binarias (entre dos entidades), pero no hay que olvidar que tambin puede haber relaciones en las que participen ms de dos entidades, as como relaciones recursivas. Es muy importante repasar las especificaciones para comprobar que todas las relaciones, explcitas o implcitas, se han encontrado. Si se tienen pocas entidades, se puede comprobar por parejas si hay alguna relacin entre ellas. De todos modos, las relaciones que no se identifican ahora se suelen encontrar cuando se valida el esquema con las transacciones que debe soportar. Una vez identificadas todas las relaciones, hay que determinar la cardinalidad mnima y mxima con la que participa cada entidad en cada una de ellas. De este modo, el esquema representa de un modo ms explcito la semntica de las

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relaciones. La cardinalidad es un tipo de restriccin que se utiliza para comprobar y mantener la calidad de los datos. Estas restricciones son aserciones sobre las entidades que se pueden aplicar cuando se actualiza la base de datos para determinar si las actualizaciones violan o no las reglas establecidas sobre la semntica de los datos. Conforme se van identificando las relaciones, se les van asignando nombres que tengan significado para el usuario. En el diccionario de datos se anotan los nombres de las relaciones, su descripcin y las cardinalidades con las que participan las entidades en ellas. 3. Identificar los atributos y asociarlos a entidades y relaciones Al igual que con las entidades, se buscan nombres en las especificaciones de requisitos. Son atributos los nombres que identifican propiedades, cualidades, identificadores o caractersticas de entidades o relaciones. Lo ms sencillo es preguntarse, para cada entidad y cada relacin, qu informacin se quiere saber de...? La respuesta a esta pregunta se debe encontrar en las especificaciones de requisitos. Pero, en ocasiones, ser necesario preguntar a los usuarios para que aclaren los requisitos. Desgraciadamente, los usuarios pueden dar respuestas a esta pregunta que tambin contengan otros conceptos, por lo que hay que considerar sus respuestas con mucho cuidado. Al identificar los atributos, hay que tener en cuenta si son simples o compuestos. Por ejemplo, el atributo direccin puede ser simple, teniendo la direccin completa como un solo valor: `San Rafael 45, Almazora; o puede ser un atributo compuesto, formado por Lacalle (`San Rafael), el nmero (`45) y la poblacin (`Almazora). El escoger entre atributo simple o compuesto depende de los requisitos del usuario. Si el usuario no necesita acceder a cada uno de los componentes de la direccin por separado, se puede representar como un atributo simple. Pero si el usuario quiere acceder a los componentes de forma individual, entonces se debe representar como un atributo compuesto.

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Tambin se deben identificar los atributos derivados o calculados, que son aquellos cuyo valor se puede calcular a partir de los valores de otros atributos. Por ejemplo, el nmero de empleados de cada oficina, la edad de los empleados o el nmero de inmuebles que gestiona cada empleado. Algunos diseadores no representan los atributos derivados en los esquemas conceptuales. Si se hace, se debe indicar claramente que el atributo es derivado y a partir de qu atributos se obtiene su valor. Donde hay que considerar los atributos derivados es en el diseo fsico. Cuando se estn identificando los atributos, se puede descubrir alguna entidad que no se ha identificado previamente, por lo que hay que volver al principio introduciendo esta entidad y viendo si se relaciona con otras entidades. Es muy til elaborar una lista de atributos e ir eliminndolos de la lista conforme se vayan asociando a una entidad o relacin. De este modo, uno se puede asegurar de que cada atributo se asocia a una sola entidad o relacin, y que cuando la lista se ha acabado, se han asociado todos los atributos. Hay que tener mucho cuidado cuando parece que un mismo atributo se debe asociar a varias entidades. Esto puede ser por una de las siguientes causas: Se han identificado varias entidades, como director, supervisor y administrativo, cuando, de hecho, pueden representarse como una sola entidad denominada empleado. En este caso, se puede escoger entre introducir una jerarqua de generalizacin, o dejar las entidades que representan cada uno de los puestos de empleado. Se ha identificado una relacin entre entidades. En este caso, se debe asociar el atributo a una sola de las entidades y hay que asegurarse de que la relacin ya se haba identificado previamente. Si no es as, se debe actualizar la documentacin para recoger la nueva relacin.

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Conforme se van identificando los atributos, se les asignan nombres que tengan significado para el usuario. De cada atributo se debe anotar la siguiente informacin: Nombre y descripcin del atributo. Alias o sinnimos por los que se conoce al atributo. Tipo de dato y longitud. Valores por defecto del atributo (si se especifican). Si el atributo siempre va a tener un valor (si admite o no nulos). Si el atributo es compuesto y, en su caso, qu atributos simples lo forman. Si el atributo es derivado y, en su caso, cmo se calcula su valor. Si el atributo es multievaluado.

4. Determinar los dominios de los atributos El dominio de un atributo es el conjunto de valores que puede tomar el atributo. Por ejemplo el dominio de los nmeros de oficina son las tiras de hasta tres caracteres en donde el primero es una letra y el siguiente o los dos siguientes son dgitos en el rango de 1 a 99; el dominio de los nmeros de telfono y los nmeros de fax son las tiras de 9 dgitos. Un esquema conceptual est completo si incluye los dominios de cada atributo: los valores permitidos para cada atributo, su tamao y su formato. Tambin se puede incluir informacin adicional sobre los dominios como, por ejemplo, las operaciones que se pueden realizar sobre cada atributo, qu atributos pueden compararse entre s o qu atributos pueden combinarse con otros. Aunque sera muy interesante que el sistema final respetara todas estas indicaciones sobre los dominios, esto es todava una lnea abierta de investigacin. Toda la informacin sobre los dominios se debe anotar tambin en el diccionario de datos.

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5. Determinar los identificadores Cada entidad tiene al menos un identificador. En este paso, se trata de encontrar todos los identificadores de cada una de las entidades. Los identificadores pueden ser simples o compuestos. De cada entidad se escoger uno de los identificadores como clave primaria en la fase del diseo lgico. Cuando se determinan los identificadores es fcil darse cuenta de si una entidad es fuerte o dbil. Si una entidad tiene al menos un identificador, es fuerte (otras denominaciones son padre, propietaria o dominante). Si una entidad no tiene atributos que le sirvan de identificador, es dbil (otras denominaciones son hijo, dependiente o subordinada). Todos los identificadores de las entidades se deben anotar en el diccionario de datos. 6. Determinar las jerarquas de generalizacin En este paso hay que observar las entidades que se han identificado hasta el momento. Hay que ver si es necesario reflejar las diferencias entre distintas ocurrencias de una entidad, con lo que surgirn nuevas subentidades de esta entidad genrica; o bien, si hay entidades que tienen caractersticas en comn y que realmente son subentidades de una nueva entidad genrica. En cada jerarqua hay que determinar si es total o parcial y exclusiva o superpuesta.

7. Dibujar el diagrama entidad-relacin Una vez identificados todos los conceptos, se puede dibujar el diagrama entidadrelacin correspondiente a una de las vistas de los usuarios. Se obtiene as un esquema conceptual local. 8. Revisar el esquema conceptual local con el usuario

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Antes de dar por finalizada la fase del diseo conceptual, se debe revisar el esquema conceptual local con el usuario. Este esquema est formado por el diagrama entidad-relacin y toda la documentacin que describe el esquema. Si se encuentra alguna anomala, hay que corregirla haciendo los cambios oportunos, por lo que posiblemente haya que repetir alguno de los pasos anteriores. Este proceso debe repetirse hasta que se est seguro de que el esquema conceptual es una fiel representacin de la parte de la empresa que se est tratando de modelar. Estructura de una Base de Datos Una base de datos, a fin de ordenar la informacin de manera lgica, posee un orden que debe ser cumplido para acceder a la informacin de manera coherente. Cada base de datos contiene una o ms tablas, que cumplen la funcin de contener los campos. Una vez que la base de datos tiene su base es momento de descomponer dicha base en grupos y segmentos de registro Este proceso es necesario independientemente de la arquitectura de la base de datos - relacional, red o jerrquica-. Sin embargo, para la base de datos relacional, la accin correspondiente puede dividirse y expresarse en trminos formales y se denomina normalizacin a la misma.

Normalizacin de Base de Datos El proceso de normalizacin de bases de datos consiste en aplicar una serie de reglas a las relaciones obtenidas tras el paso del modelo entidad-relacin al modelo relacional. Las bases de datos relacionales se normalizan para:

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Evitar la redundancia de los datos. Evitar problemas de actualizacin de los datos en las tablas. Proteger la integridad de los datos.

En el modelo relacional es frecuente llamar tabla a una relacin, aunque para que una tabla sea considerada como una relacin tiene que cumplir con algunas restricciones: Cada tabla debe tener su nombre nico. No puede haber dos filas iguales. No se permiten los duplicados. Todos los datos en una columna deben ser del mismo tipo Terminologa Relacional Equivalente Relacin =tabla o archivo Registro =registro, fila o rengln Atributo =columna o campo Clave = llave o cdigo de identificacin Clave Candidata = superclave mnima Clave Primaria = clave candidata elegida Clave Ajena = clave externa o clave fornea Clave Alternativa = clave secundaria Dependencia Multivaluada = dependencia multivalor RDBMS = Del ingls Relational Data Base Manager System que significa, Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales. 1FN = Significa, Primera Forma Normal o 1NF del ingls First Normal Form.

Los trminos Relacin, Tupla y Atributo derivan del lgebra y clculo relacional, que constituyen la fuente terica del modelo de base de datos relacional. Todo atributo en una tabla tiene un dominio, el cual representa el conjunto de valores que el mismo puede tomar. Una instancia de una tabla puede verse entonces como un subconjunto del producto cartesiano entre los dominios de los 57

atributos. Sin embargo, suele haber algunas diferencias con la analoga matemtica, ya que algunos RDBMS permiten filas duplicadas, entre otras cosas. Finalmente, una tupla puede razonarse matemticamente como un elemento del producto cartesiano entre los dominio. Dependencia Dependencia funcional

B es funcionalmente dependiente de A.

Una dependencia funcionales una conexin entre uno o ms atributos. Por ejemplo si se conoce el valor deFecha DeNacimientopodemos conocer el valor de Edad. Las dependencias funcionales del sistema se escriben utilizando una flecha, de la siguiente manera: FechaDeNacimiento Edad

Aqu a FechaDeNacimiento se le conoce como un determinante. Se puede leer de dos formasFechaDeNacimiento determina de FechaDeNacimiento. De a Edad o Edad es la normalizacin funcionalmente (lgica) a la dependiente

implementacin (fsica o real) puede ser sugerible tener stas dependencias funcionales para lograr la eficiencia en las tablas. Propiedades de la Dependencia funcional Existen 3 axiomas de Armstrong:

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Dependencia funcional Reflexiva Si "x" est incluido en "x" entonces x x A partir de cualquier atributo o conjunto de atributos siempre puede deducirse l mismo. Si la direccin o el nombre de una persona estn incluidos en el DNI, entonces con el DNI podemos determinar la direccin o su nombre. Dependencia funcional Aumentativa entonces DNI nombre nombre, direccin DNI, direccin

Si con el DNI se determina el nombre de una persona, entonces con el DNI ms la direccin tambin se determina el nombre o su direccin. Dependencia funcional transitiva

Dependencia funcional transitiva.

Sean X, Y, Z tres atributos (o grupos de atributos) de la misma entidad. Si Y depende funcionalmente de X y Z de Y, pero X no depende funcionalmente de Y, se dice entonces que Z depende transitivamente de X.

Simblicamente sera: X Edad Y Z entonces X Conducir Edad Conducir Z Edad FechaDeNacimiento FechaDeNacimiento

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Entonces determina

tenemos a

que

FechaDeNacimiento determina indirectamente podemos

a Edad y a

la travs

Edad de

Conducir,

saber

FechaDeNacimiento a Conducir (En muchos pases, una persona necesita ser mayor de cierta edad para poder conducir un automvil, por eso se utiliza este ejemplo). Propiedades deducidas Unin y entonces

Pseudo-transitiva y Descomposicin y z est incluido en y entonces Claves Una clave primaria es aquella columna (o conjunto de columnas) que identifica nicamente a una fila. La clave primaria es un identificador que va a ser siempre nico para cada fila. Se acostumbra a poner la clave primaria como la primera columna de la tabla pero es ms una conveniencia que una obligacin. Muchas veces la clave primaria es numrica auto-incrementada, es decir, generada mediante una secuencia numrica incrementada automticamente cada vez que se inserta una fila. En una tabla puede que tengamos ms de una columna que puede ser clave primaria por s misma. En ese caso se puede escoger una para ser la clave primaria y las dems claves sern claves candidatas. Una clave ajena (foreign key o clave fornea) es aquella columna que existiendo como dependiente en una tabla, es a su vez clave primaria en otra tabla. entonces

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Una clave alternativa es aquella clave candidata que no ha sido seleccionada como clave primaria, pero que tambin puede identificar de forma nica a una fila dentro de una tabla. Ejemplo: Si en una tabla clientes definimos el nmero de documento (id_cliente) como clave primaria, el nmero de seguro social de ese cliente podra ser una clave alternativa. En este caso no se us como clave primaria porque es posible que no se conozca ese dato en todos los clientes. Una clave compuesta es una clave que est compuesta por ms de una columna. La visualizacin de todas las posibles claves candidatas en una tabla ayuda a su optimizacin. Por ejemplo, en una tabla PERSONA podemos identificar como claves su DNI, o el conjunto de su nombre, apellidos, fecha de nacimiento y direccin. Podemos usar cualquiera de las dos opciones o incluso todas a la vez como clave primaria, pero es ms ptimo en la mayora de sistemas la eleccin del menor nmero de columnas como clave primaria. Formas Normales Las formas normales son aplicadas a las tablas de una base de datos. Decir que una base de datos est en la forma normal N es decir que todas sus tablas estn en la forma normal N. En general, las primeras tres formas normales son suficientes para cubrir las necesidades de la mayora de las bases de datos. El creador de estas 3 primeras formas normales (o reglas) fue Edgar F. Codd.1 Primera Forma Normal (1FN) Una tabla est en Primera Forma Normal si: Todos los atributos son atmicos. Un atributo es atmico si los elementos del dominio son indivisibles, mnimos. La tabla contiene una clave primaria nica. La clave primaria no contiene atributos nulos. No debe de existir variacin en el nmero de columnas.

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Los Campos no clave deben identificarse por la clave (Dependencia Funcional) Debe Existir una independencia del orden tanto de las filas como de las columnas, es decir, si los datos cambian de orden no deben cambiar sus significados

Una tabla no puede tener mltiples valores en cada columna. Los datos son atmicos. (Si a cada valor de X le pertenece un valor de Y y viceversa) Esta forma normal elimina los valores repetidos dentro de una BD Segunda Forma Normal (2FN) Dependencia Funcional. Una relacin est en 2FN si est en 1FN y si los atributos que no forman parte de ninguna clave dependen de forma completa de la clave principal. Es decir que no existen dependencias parciales. (Todos los atributos que no son clave principal deben depender nicamente de la clave principal). En otras palabras podramos decir que la segunda forma normal est basada en el concepto de dependencia completamente funcional. Una dependencia funcional es completamente funcional si al eliminar los atributos A de X significa que la dependencia no es mantenida, esto es que . Una dependencia funcional es una dependencia parcial si hay algunos atributos que pueden ser eliminados de X y la dependencia todava se mantiene, esto es: Por ejemplo {DNI, ID_PROYECTO} HORAS_TRABAJO (con el DNI de un

empleado y el ID de un proyecto sabemos cuntas horas de trabajo por semana trabaja un empleado en dicho proyecto) es completamente dependiente dado que ni DNI HORAS_TRABAJO ni ID_PROYECTO HORAS_TRABAJO mantienen la dependencia. Sin embargo {DNI, ID_PROYECTO} parcialmente dependiente dado que DNI dependencia. NOMBRE_EMPLEADO es NOMBRE_EMPLEADO mantiene la

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Tercera Forma Normal (3FN) La tabla se encuentra en 3FN si es 2FN y si no existe ninguna dependencia funcional transitiva entre los atributos que no son clave. Un ejemplo de este concepto sera que, una dependencia funcional X->Y en un esquema de relacin R es una dependencia transitiva si hay un conjunto de atributos Z que no es un subconjunto de alguna clave de R, donde se mantiene X>Z y Z->Y. Por ejemplo, la dependencia SSN->DMGRSSN es una dependencia transitiva en EMP_DEPT de la siguiente figura. Decimos que la dependencia de DMGRSSN el atributo clave SSN es transitiva va DNUMBER porque las dependencias SSNDNUMBER y DNUMBERDMGRSSN son mantenidas, y DNUMBER no es un subconjunto de la clave de EMP_DEPT. Intuitivamente, podemos ver que la dependencia de DMGRSSN sobre DNUMBER es indeseable en EMP_DEPT dado que DNUMBER no es una clave de EMP_DEPT. Formalmente, un esquema de relacin R est en 3 Forma Normal ElmasriNavathe, 2 si para toda dependencia funcional, se cumple al menos una de las siguientes condiciones: 1. X es superllave o clave. 2. A es atributo primo de R; esto es, si es miembro de alguna clave en R. Adems el esquema debe cumplir necesariamente, con las condiciones de segunda forma normal. Forma normal de Boyce-Codd (FNBC) La tabla se encuentra en FNBC si cada determinante, atributo que determina completamente a otro, es clave candidata. Deber registrarse de forma anillada ante la presencia de un intervalo seguido de una formalizacin perpetua, es decir las variantes creadas, en una tabla no se llegaran a mostrar, si las ya planificadas, dejan de existir.

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Formalmente, un esquema de relacin R est en FNBC, si y slo si, para toda dependencia funcional vlida en R, se cumple que 1. X es superllave o clave. De esta forma, todo esquema R que cumple FNBC, est adems en 3FN; sin embargo, no todo esquema R que cumple con 3FN, est en FNBC. Cuarta Forma Normal (4FN) Una tabla se encuentra en 4FN si, y slo si, para cada una de sus dependencias mltiples no funcionales X->->Y, siendo X una super-clave que, X es o una clave candidata o un conjunto de claves primarias.

Quinta Forma Normal (5FN) Una tabla se encuentra en 5FN si: La tabla est en 4FN No existen relaciones de dependencias no triviales que no siguen los

criterios de las claves. Una tabla que se encuentra en la 4FN se dice que est en la 5FN si, y slo si, cada relacin de dependencia se encuentra definida por las claves candidatas. Microsoft Acces ser el programa a utilizar para realizar la base de datos, Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestin de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en entorno personal o en pequeas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fcilmente gestionadas por una interfaz grfica sencilla. Adems, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Dentro de un sistema de informacin, entrara dentro de la categora de gestin, y no en la de ofimtica, como podra pensarse. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas,

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consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la informacin Para el desarrollo de el sistema a desarrollar es necesario el uso de la programacin que de describe a continuacin. La programacin es el proceso de disear, escribir, probar, depurar y mantener el cdigo fuente de programas computacionales. El cdigo fuente es escrito en un lenguaje de programacin. El propsito de la programacin es crear programas que exhiban un comportamiento deseado. El proceso de escribir cdigo requiere frecuentemente conocimientos en varias reas distintas, adems del dominio del lenguaje a utilizar, algoritmos especializados y lgica formal. Programar no involucra necesariamente otras tareas tales como el anlisis y diseo de la aplicacin (pero si el diseo del cdigo), aunque si suelen estar fusionadas en el desarrollo de pequeas aplicaciones. Lxico y programacin La programacin se rige por reglas y un conjunto ms o menos reducido de rdenes, expresiones, instrucciones y comandos que tienden a asemejarse a una lengua natural acotada (en ingls); y que adems tienen la particularidad de una reducida ambigedad. Cuanto menos ambiguo es un lenguaje de programacin, se dice, es ms potente. Bajo esta premisa, y en el extremo, el lenguaje ms potente existente es el binario, con ambigedad nula (lo cual lleva a pensar as del lenguaje ensamblador). En los lenguajes de programacin de alto nivel se distinguen diversos elementos entre los que se incluyen el lxico propio del lenguaje y las reglas semnticas y sintcticas. Compilacin

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El programa escrito en un lenguaje de programacin (fcilmente comprensible por el programador) es llamado programa fuente y no se puede ejecutar directamente en una computadora. La opcin ms comn es compilar el programa obteniendo un mdulo objeto, aunque tambin puede ejecutarse en forma ms directa a travs de un intrprete informtico. El cdigo fuente del programa se debe someter a un proceso de traduccin para convertirlo en lenguaje mquina, cdigo ste directamente ejecutable por el procesador. A este proceso se le llama compilacin. Normalmente la creacin de un programa ejecutable (un tpico.exe para Microsoft Windows o DOS) conlleva dos pasos. El primer paso se llama compilacin (propiamente dicho) y traduce el cdigo fuente escrito en un lenguaje de programacin almacenado en un archivo a cdigo en bajo nivel (normalmente en cdigo objeto, no directamente a lenguaje mquina). El segundo paso se llama enlazado en el cual se enlaza el cdigo de bajo nivel generado de todos los ficheros y subprogramas que se han mandado compilar y se aade el cdigo de las funciones que hay en las bibliotecas del compilador para que el ejecutable pueda comunicarse directamente con el sistema operativo, traduciendo as finalmente el cdigo objeto a cdigo mquina, y generando un mdulo ejecutable. Estos dos pasos se pueden hacer por separado, almacenando el resultado de la fase de compilacin en archivos objetos (un tpico.obj para Microsoft Windows, DOS o para Unix); para enlazarlos en fases posteriores, o crear directamente el ejecutable; con lo que la fase de compilacin se almacena slo temporalmente. Un programa podra tener partes escritas en varios lenguajes (por ejemplo Visual Basic, C++ y ensamblador), que se podran compilar de forma independiente y luego enlazar juntas para formar un nico mdulo ejecutable. La base de datos del sistema a desarrollar ser manejada por el lenguaje de programacin de visual Basic 6.0 que segn

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Tom Sheldon (1996) consiste: en un editor de cdigo; donde se escribe el cdigo fuente, un depurador que corrige errores en el cdigo fuente para que pueda ser bien compilado, un compilador que traduce el cdigo fuente a lenguaje de mquina, y un constructor de interfaz grfica que es una forma de programar en la que no es necesario escribir el cdigo para la parte grfica del programa, sino que se puede hacer de forma visual (p 168) Caractersticas El compilador de Visual Basic x.0 genera cdigo que requiere libreras de enlace dinmico DLL para que funcione, en algunos casos llamada MSVBVMxy.DLL (acrnimo de "MicroSoft Visual Basic Virtual Machine x.y", donde x.y es la versin) y en otros VBRUNXXX.DLL ("Visual Basic Runtime X.XX"). Estas DLL proveen las funciones implementadas en el lenguaje, conteniendo rutinas en cdigo ejecutable que son cargadas bajo demanda. Adems existe un gran nmero de bibliotecas DLL, que facilitan el acceso a la mayora de las funciones del sistema operativo y tambin la integracin con otras aplicaciones. En el IDE de Visual Basic se puede ejecutar el programa en desarrollo, "al vuelo" o en modo intrprete (en realidad pseudo-compila el programa muy rpidamente y luego lo ejecuta), y tambin se permite la generacin del programa en cdigo ejecutable (exe). Tal programa generado en disco puede luego ser ejecutado fuera del ambiente de programacin (incluso en modo stand alone, dependiendo de los requisitos de DLLs), aunque ser necesario que las libreras DLL requeridas se encuentren instaladas en el sistema para su apropiada ejecucin. Visual Basic provee soporte para empaquetado y distribucin, es decir, permite generar un mdulo instalador que contiene el programa ejecutable y las bibliotecas DLL necesarias para l. Con ese mdulo la aplicacin generada se distribuye y puede ser instalada en cualquier equipo (con sistema compatible).

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As como bibliotecas DLL, hay numerosas aplicaciones de terceros que disponen de variadas funciones y mejoras para Visual Basic, incluyendo tambin para empaquetado y distribucin. Entorno de desarrollo Existe un nico entorno de desarrollo para Visual Basic, desarrollado por Microsoft: Microsoft Visual Basic x.0 para versiones desde la 1.0 hasta la 6.0, (con las diferencias entre las versiones desde la 1.0 (MS-DOS/Windows 3.1) hasta la 3.0 (16 bits, Windows 3.1/95) y las de la 4.0 (16/32 bits, Windows 3.1/95/NT) hasta la 6.0 (32 bits, Windows 9x/Me/NT/2000/XP/2003 server). Su entorno de desarrollo es muy similar al de otros lenguajes e IDE's. Se compone principalmente de una barra de herramientas y mens, que se pueden personalizar con prcticamente la totalidad de los comandos del IDE, a necesidad. El espacio de trabajo incluye y muestra todas las ventanas del proyecto, las vistas del cdigo de los mdulos y objetos, y los controles con los que se compondrn las ventanas de la aplicacin. Por defecto se dispone los siguientes controles: (PictureBox) Caja de Imgenes. (Label) Etiqueta. (TextBox) Caja de texto. (Frame) Marco. (CommandButton) Botn de comando. (CheckBox) Casilla de verificacin. (OptionButton) Botn de opcin. (ComboBox) Lista desplegable (ListBox) Lista. (HScrollBar) Barra de desplazamiento horizontal. (VScrollBar) Barra de desplazamiento vertical.

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(Timer) Temporizador. (DriveListBox) Lista de unidades de disco. (DirListBox) Lista de directorios. (FileListBox) Lista de archivos. (Shape) Figura. (Line) Lnea. (Image) Imagen. (Data) Conexin a origen de datos. (OLE) Contenedor de documentos embebidos compatibles con Object Linking and Embedding

Se pueden agregar todo tipo de controles de terceros, y hay una gran cantidad de ellos que se proveen con la instalacin de Visual Basic 6.0, vienen embebidos dentro de archivos de extensin OCX. Un control OCX, es un objeto que se coloca en un formulario para habilitar o mejorar la interaccin del usuario con una aplicacin. Los controles ActiveX tienen eventos que se pueden incorporar en otros controles. Estos controles tienen una extensin de nombre de archivo .ocx. El panel lateral derecho contiene dos vistas principales: El Explorador de Proyectos, que muestra todos los elementos que componen el proyecto o grupos de proyectos (formularios, interfaz de controles, mdulos de cdigo, mdulos de clase, etc.) El Panel de propiedades, donde se muestran todos los atributos de los controles de los formularios o la informacin de modulos clase y formularios, entre muchos otros. La Ventana inmediato, por defecto se encuentra en la parte inferior, aunque puede no estar visible; utilizar Ctrl+G para mostrar la ventana. Esta ventana resulta una herramienta muy til a la hora de depurar el programa o

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incluso de realizar pruebas rpidas, ya que permite imprimir mensajes de texto desde el cdigo y ejecutar sentencias y comandos simples (solo sentencias que se puedan representar, en una sola lnea), como por ejemplo, desde cdigo de la propia aplicacin, se puede consultar el valor de una variable o llamar a un mtodo declarado en el mdulo que se est depurando. Tambin se puede ejecutar cdigo "al vuelo", por ejemplo probar sentencias como: ?2+2 Al ejecutarlo devolvera el resultado de la operacin. Se puede usar variables del cdigo de la aplicacin, o sentencias de cdigo como: Msgbox "Prueba de cuadro de mensaje de error.", vbCritical, "Titulo del mensaje" A la hora de depuracin puede ser til para consultar un cdigo de error: ?Err.Number En este lenguaje de programacin ser desarrollado el sistema de control de inventario para la empresa Proatlethics Production C.A. ya que nos permite una codificacin fluida y el desarrollo de un ambiente amigable en la interfaz de nuestro sistema. Dentro De un sistema de control de inventario la contabilidad es un factor importante ya que mediante esta podemos llevar nuestro sistema a un rendimiento mximo por ello definimos la contabilidad segn el autor Brito. Contabilidad Segn BRITO (2007)Se define por inventario al registro documental de bienes o pertenencias de una persona o comunidad, en la gestin de una entidad el inventario lleva control sobre el conjunto de los bienes propios y disponibles de la misma, considerados como activos. Los bienes de dicha entidad que son objeto de inventario son las existencias que estn destinadas internamente al proceso productivo. (p.135).

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Los inventarios debern ser presentados en el Balance General dentro del grupo de activo circulante siempre que el tiempo que deba transcurrir hasta que se produzca la venta no sea superior a un ao Inventario Segn Cattcora (1998) Indica que los inventarios representan las partidas del activo que son generadores de ingresos para varios tipos de empresas, entre los cuales se encuentran las que tienen una actividad de transformacin y los que se dedican a la compra y venta o comercializacin. Los inventarios en el caso de las empresas comercializadoras, se pueden definir como los artculos que se encuentran disponibles para la venta y en caso de una compaa manufacturera, los productos terminados, en proceso, materia prima y suministros que se vayan a incorporar en la produccin. (p. 148). El inventario es muy importante porque permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de produccin. Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente se ir con la competencia, esto hace que la empresa no slo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, sino una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en el proceso de produccin. Adems de ser una proteccin contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. Tipos de Inventario Para las empresas comerciales que presentan actividades de compra y venta de mercancas, as como las manufactureras, por su carcter comercial tienen en su

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haber distintos tipos de inventarios; discriminados a razn de su valor monetario y de su normativa procedimental. Por ello el autor POCH (2000) afirma que existe la siguiente clasificacin: Inventario peridico: Este inventario es generalmente utilizado por empresas pequeas y medianas y tienen dos caractersticas: Para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es indispensable hacer un conteo fsico del mismo y luego darle valores. Para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario se utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operacin que se est utilizando. El registro de las transacciones, junto con la toma de inventario fsico y su correspondiente investigacin, permitir la elaboracin del importantsimo estado fsico denominado estado de ganancias y prdidas o estado de resultado. El costo de los artculos vendidos y el saldo del inventario slo se calculan al final del perodo contable, cuando se toma un inventario fsico. Inventario Continuo o Perpetuo: La mercanca que entra se registra a la cuenta del inventario directamente, en este mtodo de inventario se lleva un registro de forma que muestre a cada momento cul es la existencia, es decir, los cargos o crditos, o ms bien las compras y las ventas de productos se registran segn vayan ocurriendo las transacciones o movimientos que maneje la empresa. Se lleva un registro continuo, corriente y diario del inventario y de los costos de artculos vendidos (p44). Mtodos de Evaluacin de Inventarios Para realizar un estudio completo acerca de los inventarios, se desarrollar a continuacin aspectos relativos a los mtodos que lo hacen posible:

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Mtodo promedio mvil de CATACORA (1997) existen diferentes mtodos para valorar los inventarios, debido a los distintos sistemas de contabilidad en las organizaciones como: promedio ponderado y promedio mvil (p110). Mtodo promedio ponderado, de acuerdo con CATACORA (1997)la valuacin de los inventarios bajo el mtodo de promedio ponderado, se aplica dividiendo el costo total del inventario inicial ms las compras entre el total de las unidades. (p 100) En este mtodo supone que todos los artculos que estn disponibles para la venta durante el periodo, se promedio ponderado. Mtodo de promedio mvil de acuerdo con CATACORA (1997)afirma que se utiliza, cuando se tiene un sistema contable o mtodo de contabilizacin continua, y consiste en efectuar un clculo cada vez que se tiene una entrada o salida de productos y/o mercanca. (p. 183) El costo de los inventarios aplica sobre la base del ltimo costo promedio calculado, razn por la cual recibe el nombre de promedio mvil. Definicin de Control Existen varias definiciones de control entre las cuales se pueden mencionar la de CHIAVENATO (2001) quien seala que el control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo el control es un proceso esencialmente regulador (p. 349). Podemos decir qu el sistema de control interno son los procesos que debe llevar a cabo toda organizacin tanto administrativa como contable para lograr la eficiencia administrativa operativa. pueden presentar mediante un costo de

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Importancia del Control El control interno en cualquier organizacin, reviste mucha importancia, tanto en la conduccin de la organizacin, como en el control e informacin de la operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e informacin de una empresa determinada, con el fin de generar una indicacin confiable de su situacin y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios tcnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos. El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solucin factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administracin del personal, los mtodos y sistemas contables para que as el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacin en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las exigencias ordenadas por la gerencia.

Control Interno de Inventario Se establece un sistema de control interno, con el fin de evitar errores, fraudes, descuidos, y desperdicios. Uno de los mejores medios de control, es el designar

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personas con distintas responsabilidades en los trabajos afines: hacer los pedidos, recibirlos, almacenarlos, hacer pagos, los registros de salida y de existencias. El sistema de control interno de inventario de mercancas debe proporcionar un mtodo que obligue a cada persona que reciba mercancas, a responder por ella y que el saldo de la cuenta sea igual a la existencia. Objetivos del Control Interno de Inventario Al respecto Cepeda (1997) el control interno de inventario tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, polticas, los mtodos procedimientos y mecanismo de prevencin, control, evaluacin del stock en la empresa as como, del mejoramiento continuo del almacn que le permita la autoproteccin necesaria para garantizar una funcin administrativa transparente, eficiente, cumpliendo con la constitucin, leyes y normas que regulan la coordinacin de actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y una alta contribucin al cumplimiento de la finalidad social del estado(p.24). Visto de este modo el sistema de control interno es un concepto universal que se aplica en distintamente en todas las empresas, donde los gerentes de la misma requieren de un mejor proactivo aseguramiento del desarrollo de control y en especial de la detencin de problemas potenciales que pueda presentar la organizacin. Es de gran importancia destacar que el control interno no importa que tan bien haya sido diseado y operado, porque solamente puede dar un seguridad razonable a la gerencia de una empresa sobre el logro de sus objetivos y metas programadas, donde su eficiencia y eficacia en muchas oportunidades se ven afectadas por limitaciones inherentes al mismo control utilizado por la empresa. Importancia del control interno del inventario

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Es

de vital importancia ya que constituye la base o soporte sobre el cual

descansa la confiabilidad de un sistema contable. Su grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables. Este no se limita nicamente a la confiabilidad en la manifestacin de las cifras reflejada en los estados financieros, sino que tambin evala el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables, se orienta a prevenir y a detectar irregularidades. Todo sistema de control debe llevar un registro lgico de datos esto se hace mediante el uso de base de datos que: Segn autores Kendall K. y Kendall J. (1997)se define como las bases de datos no son simplemente un conjunto de archivos. En vez de ello una base de datos es una fuente central de datos pensada para que sea compartida por muchos usuarios con una diversidad de aplicaciones.

Bases Legales Venezuela cuenta con una serie de leyes, decretos y normas que rigen el funcionamiento de las instituciones como de los ciudadanos, en este proyecto se toman en cuenta la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, la Ley Especial contra Delitos Informticos y la Ley sobre Derecho de autor. LA CONSTITUCION DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUALA PROMULGADA SEGN GACETA OFICIAL N 36.859 de fecha 29 DE DICIEMBRE DE 1999 TTULO III De los Derechos Humanos y Garantas, Y de los Deberes

76

Captulo VI De los Derechos Culturales y Educativos Artculo 110. El Estado reconocer el inters pblico de la ciencia, la tecnologa el conocimiento, la innovacin y sus aplicaciones y los servicios de informacin necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo econmico, social y poltico del pas, as como para la seguridad y soberana nacional. Para el fomento y desarrollo de esas actividades, el estado destinara recursos suficientes y creara el sistema nacional de ciencia y tecnologa de acuerdo con la ley. El sector privado deber aportar recursos para los mismos. El estado garantizara el cumplimiento de los principios ticos y legales que deben regir las actividades de investigacin cientfica, humanstica y tecnolgica. L ley determinara los modos y medios para dar cumplimiento a esta garanta. LA LEY DE DELITOS INFORMATICOS DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA, PROMULGADA SEGN GACETA OFICIAL N 37.313 DEL30 DE OCTUBRE DE 2001

Seala en los siguientes artculos: Ttulo I Disposiciones Generales ARTICULO 1: Objeto de la Ley La presente Ley tiene por objeto la proteccin integral de los sistemas que utilicen tecnologas de informacin, as como la prevencin y sancin de los delitos cometidos contra tales sistemas o cualesquiera de sus componentes, o de los cometidos mediante el uso de dichas tecnologas, en los trminos previstos en esta Ley.

77

ARTICULO 6: Acceso Indebido Toda persona que sin la debida autorizacin o excediendo la que hubiere obtenido, acceda, intercepte, interfiera o use un sistema que utilice tecnologas de informacin, ser penado con prisin de uno a cinco aos y multa de diez a cincuenta unidades tributarias. ARTICULO 7: Sabotaje o Dao a Sistemas Todo aquel que con intencin destruya, dae, modifique o realice cualquier acto que altere el funcionamiento o inutilice un sistema que utilice tecnologas de informacin o cualesquiera de los componentes que lo conforman, ser penado con prisin de cuatro a ocho aos y multa de cuatrocientas a ochocientas unidades tributarias. ARTICULO 9: Acceso Indebido o Sabotaje a Sistemas Protegidos Las penas previstas en los artculos anteriores se aumentarn entre una tercera parte y la mitad, cuando los hechos all previstos o sus efectos recaigan sobre cualesquiera de los componentes de un sistema que utilice tecnologas de informacin protegido por medidas de seguridad, que est destinado a funciones pblicas o que contenga informacin personal o patrimonial de personas naturales o jurdicas. ARTICULO 12: Falsificacin de Documentos Quien, a travs de cualquier medio, cree, modifique o elimine un documento que se encuentre incorporado a un sistema que utilice tecnologas de informacin; o cree, modifique o elimine datos del mismo; o incorpore a dicho sistema un documento inexistente, ser penado con prisin de tres a seis aos y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias. Cuando el agente hubiere actuado con el fin de procurar para s o para otro algn tipo de beneficio, la pena se aumentar entre un tercio y la mitad.

78

El aumento ser de la mitad a dos tercios si del hecho resultare un perjuicio para otro. ARTICULO 13: Hurto Quien a travs del uso de tecnologas de informacin, acceda, intercepte, interfiera, manipule o use de cualquier forma un sistema o medio de comunicacin para apoderarse de bienes o valores tangibles o intangibles de carcter patrimonial sustrayndolos a su tenedor, con el fin de procurarse un provecho econmico para s o para otro, ser sancionado con prisin de dos a seis aos y multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias. Los artculos mencionados anterior mente hablan sobre los derechos que se tienen que aplicar en la informtica ya que toda empresa que preste con estos servicios debe cumplir cabalidad. LEY DE DERECHOS DE AUTOR DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA PROMULGADA SEGN GACETA OFICIAL N 39.321 DEL 27 DE OCTUBRE DE 2001 SECCIN PRIMERA De los Derechos Morales y Patrimoniales Artculo 18: Corresponde exclusivamente al autor la facultad de resolver sobre la divulgacin total o parcial de la obra y, en su caso, acerca del modo de hacer dicha divulgacin, de manera que nadie puede dar a conocer sin el consentimiento de su autor el contenido esencial o la descripcin de la obra, antes de que aqul lo haya hecho o la misma se haya divulgado. La constitucin del usufructo sobre el derecho de autor, por acto entre vivos o por testamento, implica la autorizacin al usufructuario para divulgar la obra. No obstante, si no existe una disposicin testamentaria especfica acerca de la obra y sta queda comprendida en una

79

cuota usufructuaria, se requiere el consentimiento de los derechohabientes del autor para divulgarla. Artculo 19: En caso de que una determinada obra sea publicada o divulgada por persona distinta a su autor, ste tiene el derecho de ser reconocido como tal, determinando que la obra lleve las indicaciones correspondientes. Artculo 20: El autor tiene, incluso frente al adquirente del objeto material de la obra, el derecho de prohibir toda modificacin de la misma que pueda poner en peligro su decoro o reputacin. El autor de obras de arquitectura no puede oponerse a las modificaciones que se hicieran necesarias durante la construccin o con posterioridad a ella. Pero si la obra reviste carcter artstico, el autor tendr preferencia para el estudio y realizacin de las mismas. En cualquier caso, si las modificaciones de la obra arquitectnica se realizaren sin el consentimiento del autor, ste podr repudiar la paternidad de la obra modificada y quedar vedado al propietario invocar para el futuro el nombre del autor del proyecto original.

CAPITULO III

80

METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION Fidias G. Arias (2006) Dice que La metodologa del proyecto incluye el tipo o tipos de investigacin, las tcnicas y los instrumentos que sern utilizados para llevas a cabo la indagacin. Es el como se realizara el estudio para responder el problema planteado. (P.110). El tipo de investigacin en la cual se basa el presente trabajo especial de grado es la Investigacin de Campo la cual se define de la siguiente manera:

Diseo y Modalidad de la Investigacin Segn Fidias G. Arias (2006) el diseo de investigacin Es la estrategia general que adopta el investigador para responder el problema planteado. En atencin al diseo, la investigacin se clasifica en documental, de campo y experimental (p 26). El diseo de investigacin empleado en la presente investigacin fue de campo y de modalidad, proyecto factible, Fidias G. Arias Define el diseo de campo de la siguiente manera:

La investigacin de campo es aquella que consiste en la recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad desde donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigados obtienes la informacin pero no altera las condiciones establecidas, de all su carcter de investigacin no experimental (p ,31)

Se utilizo este diseo de investigacin puesto que se realizo la respectiva observacin de los hechos desde el lugar donde estn ocurriendo los mismos y recolectar los datos relacionados con la problemtica actual de la empresa en este caso la Empresa Proatlethics Produccin C.A.

81

La presente investigacin es de modalidad, proyecto factible. Al respecto, la Universidad Pedaggica Experimental Libertador (UPEL 2005) define a la modalidad, proyecto factible de la siguiente forma: Propuesta de accin para resolver un problema practico o satisfacer una necesidad. Es Indispensable que dicha propuesta se acompae de una investigacin que demuestre factibilidad o posibilidad de realizacin (P. 134) Esta investigacin es de modalidad proyecto factible por la sencilla razn de que se realizo una propuesta para ensamblar un sistema automatizado de control de inventario que realice todas las funciones del sistema actual que es de forma manual y, para que por medio del sistema automatizado se pueda solucionar la problemtica existente en dicha empresa. Tipo de Nivel de la Investigacin Para Fidias G. Arias (2006)...El nivel de investigacin se refiere al grado de profundidad con que se aborda un fenmeno u objeto de estudio (P.23). El nivel de investigacin empleado en la presente investigacin fue descriptivo. Al respecto Fidias G. Arias define a la investigacin descriptiva de la siguiente manera: La investigacin descriptiva consiste en la caracterizacin de un hecho, fenmeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de investigacin se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere (P 24). Fue Empleado el nivel de investigacin Descriptivo puesto que se esta estableciendo en la presente investigacin la forma como se comporta el sistema actual de la empresa y la situacin actual de la misma.

Poblacin y Muestra.

82

Poblacin Para Fidias G. Arias (2006) La poblacin, o en trminos mas precisos poblacin objetivo, es un conjunto finito o infinito de elementos con caractersticas comunes para los cuales sern extensivas las conclusiones de la investigacin. Esta queda delimitada por el problema y por los objetivos del estudio (P. 84). Cuando se habla de poblacin se refiere al conjunto de unidades o fuente de datos, que es preciso reducir a proporciones manejables para poder explorar. Cada uno de estos datos o unidades no son mas que cada uno de los elementos de informacin que se recogen durante el desarrollo de una investigacin y sobre la base de los cuales, convenientemente sintetizados, podran extraerse conclusiones de relevancia al problema inicial planteado. La poblacin Objeto de estudio de esta investigacin estuvo conformada por veinte (20) personas, que son aquellas personas relacionadas tanto directas como indirectamente con el sistema de control de inventario actual de dicha empresa. Como la poblacin es menor a 100 se tomara el 100 % de la misma.

Tipo Empleados Clientes 12 8

N Personas

Porcentaje 60% 40%

Muestra Morales (citado por Fidias G. Arias, 2066) dice que la muestra es un subconjunto representativo de un universo o poblacin (P.110) La muestra tomada en esta investigacin es el total de la poblacin, es decir es de Veinte (20) personas, entre clientes y personal que laboral en dicha empresa,

83

debido a que son personas que realizan labores directas o indirectas con el tema trabado y con el fin de agilizar el proceso de recoleccin de informacin. Tipo de Muestreo El tipo de muestreo de esta investigacin es no probabilstico. Fidias G Arias (2006) lo define como: Es un procedimiento de seleccin en el que se desconoce la probabilidad que tienen los elementos de la poblacin para integrar la muestra (P 85). Dentro del tipo de muestreo no probabilstico fue abordado el muestreo intencional y opinatico. Segn Fidias G Arias (2006) se define: En este caso los elementos son escogidos con base en criterios o juicios preestablecidos por el investigador (P.85). El tipo de muestreo no probabilstico antes mencionado fue seleccionado en base a que se dedujo que la muestra deba ser integrada por las personas que se encargan tanto directa como indirectamente del sistema de control de inventario actual de la empresa Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos. Segn Fidias G Arias (2006) Define a las tcnicas de recoleccin de datos Son las distintas formas o maneras de obtener la informacin. Son ejemplos de tcnicas; la observacin directa, la encuesta es sus modalidades oral o escrita (cuestionario), la entrevista, el anlisis documental, anlisis de contenido, etc. (P. 111). El mismo autor define los instrumentos de recoleccin de datos como: Son los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la informacin. Ejemplo: Fichas, formatos de cuestionarios, gua de entrevista, listas de cotejo, escalas de actitudes u opinin, grabador, cmara fotogrfica o de video, etc. (p.111).

84

Las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos que se aplicaron en esta investigacin fueron la entrevista, la observacin directa y el cuestionario: al respecto, Fidias G Arias (2006) define la entrevista y el cuestionario de la siguiente manera: La entrevista, mas que un simple interrogatorio, es una tcnica basada en un dialogo o conservacin cara a cara, entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema previamente determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la informacin requerida. (P. 73). El cuestionario es la modalidad de encuesta que se realiza de forma escrita mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una serie de preguntas. Se le denomina cuestionario administrativo porque deber ser llenado por el encuestado, sin intervencin del encuestador (P.74). La entrevista realizada en la empresa fue de una forma directa con las personas que trabajan en los departamentos de caja y contabilidad de la misma, es decir, a medida que se realizaban los cuestionarios, se iba haciendo preguntas adicionales relacionadas, tanto de la operatividad como del funcionamiento del sistema, adems la observacin directa permiti conocer desde el mismo lugar el problema y los hechos con el sistema actual. Es importante destacar la necesidad de exigir a los trabajadores responder el cuestionario con la mayo sinceridad posible, con el fin de obtener resultados ptimos. El cuestionario se llevo a cabo con la finalidad de confirmas la informacin proporcionada en el entrevista realizada, en relacin a las diversas fallas presentadas. Es fundamental recalcar que el objetivo principal de esta herramienta, es suministrar los argumentos necesarios para realizar los estudios solicitados por la gerencia. Tcnicas de procesamiento y anlisis de datos. 85

Segn Fidias G Arias (2006) las tcnicas de procesamiento de datos: Son las distintas operaciones a las que sern sometidos los datos que se obtengan clasificacin, registro, tabulacin y codificacin si fuere el caso. (P.111) Lo expresado anteriormente por Fidias G. Arias indica que, una vez realizados los cuestionarios, se debe clasificar y analizar las respuestas proporcionadas por los usuarios, donde se refleja la necesidad de implantar un sistema automatizado para el control de inventario. Al tener clasificada la informacin, se procedi a la aplicacin de las tcnicas de procesamiento y anlisis de datos para luego proceder a la elaboracin de los grficos ilustrativos. Dentro de estas se encuentran el registro, la clasificacin y la tabulacin. Al respecto, Fernando C (2001) las define de la siguiente manera: El registro es la tcnica mediante la cual se indica la frecuencia con que ocurre un hecho o fenmeno (P.71). La clasificacin es la tcnica que consiste en la distribucin de los datos obtenidos en grupos, tomando en cuenta su tipologa, bien sea de manera cualitativa o cuantitativa. (P. 71). La codificacin es la tcnica que consiste en categorizar los datos obtenidos, dicha categorizacin consiste, comnmente en transformar dichos datos en smbolos numricos (P. 71) La tabulacin es la tcnica que consiste en el recuento de los datos a fin de determinar el nmero de casos que se corresponden con las distintas categoras (P.71).

CAPITULO IV DESARROLLO DE LA INVESTIGACION Presentacin y anlisis de los resultados. Grficas y anlisis de Datos

86

Esta Herramienta se utiliz para medir el rendimiento del sistema de trabajo actual de la empresa y as obtener de una manera clara los resultados de las encuestas realizadas a las personas que integran los departamentos de caja e inventario, y a un cierto nmero de clientes. La tcnica del procesamiento y anlisis de datos aplicada en esta investigacin fue tabulacin. Al respecto, Fernando Castro (2001) define la tabulacin de la siguiente manera: La tabulacin es la tcnica que consiste en el recuento de los datos a fin de determinar el numero de casos que se corresponden con las distintas categoras (P, 71). La fuente toma del cuestionario permiti dar a conocer las fallas y necesidades que presenta la tienda deportiva Proatlethics Production C.A., el mismo fue elaborado y aplicado por Javier Toro a un grupo comprendido de veinte (20) personas de los cuales un sesenta por ciento (60%) son los empleados de la empresa (12 personas) y el 40 por ciento restante (40%) que son los clientes (8 personas). Entre las preguntas que se plantearon en el cuestionario se encuentran: 1) Considera Usted, que el procedimiento actual utilizado para realizar el control de inventario en la empresa es el ms ptimo? 2) Considera Usted que el tiempo de respuesta al realizar el inventario en existencia es rpido y eficaz? 3) Considera Usted que un sistema automatizado mejorar el tiempo de respuesta en el momento de realizar una consulta de la existencia de productos? 4) Considera usted que es necesario cambiar el sistema actual? 87

5) Cree usted que el sistema es completo? 6) Considera usted que la implementacin de nuevos equipos tecnolgicos solventara los inconvenientes del proceso actual? 7) Considera usted que el sistema propuesto perjudicara a la empresa? 8) Se sentira beneficiado por la implantacin del nuevo sistema? 9) Estima usted que son pocos los pasos que se deben seguir para la elaboracin del inventario en el sistema propuesto 10)Considera usted necesario que el sistema posea un control de seguridad para los datos almacenados? 11)Cree usted que el sistema propuesto ayude a corregir posibles fallas en el sistema actual? 12)Cree usted que el sistema propuesto beneficiaria a la empresa? 13)Estara usted de acuerdo con que el sistema este constituido por pantallas amigables de fcil comprensin para la introduccin de datos 14)Considera usted que deben realizarse cursos de capacitacin para el manejo del software al personal de la empresa 15)Cree usted que la implementacin del nuevo sistema ayudara a la seguridad del inventario de la empresa A continuacin en las siguientes pginas se presenta el anlisis de las preguntas antes mencionadas.

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1) Considera usted, que el procedimiento actual utilizado para realizar el control de inventario en la empresa es el ms ptimo?

Tabla #1 Opciones SI NO Total N de Personas 4 16 20 Porcentaje 20% 80% 100% Fuente: Elaboracin Propia Grafico # 1

4%

16%

Fuente: Elaboracin Propia Anlisis El ochenta por ciento (80%) de la poblacin encuestada cree que el sistema que actualmente se emplea genera fallas a la empresa, debido a que piensa que el mismo no esta acorde con los requerimientos de la misma, mientras que un veinte por ciento (20%) cree que el sistema actual esta operando bien puesto que dijeron que el sistema esta acorde con los requerimientos de la empresa.

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2) Considera usted que en el sistema actual el

tiempo de respuesta al

realizar el inventario en existencia es rpido y eficaz?

Tabla #2 Opciones SI NO Total N de Personas 2 18 20 Porcentaje 10% 90% 100% Fuente: Elaboracin Propia Grafico # 2

10%

Fuente: Elaboracin Propia Anlisis A travs de este tem se quiso determinar la rapidez al realizar una consulta de inventario en existencia, el 90 % de los encuestados respondieron NO demostrando que el sistema posee retrasos al realizar la solicitud de mercanca en existencia.

90

3) Considera Usted que un sistema automatizado mejorara el tiempo de respuesta en el momento de realizar una consulta de la existencia de productor? Tabla # 3 Opciones SI NO Total N de Personas 20 0 20 Porcentaje 100% 0% 100%

Fuente: Elaboracin Propia Grafico # 3

Fuente: Elaboracin Propia Anlisis En el grfico anterior la muestra encuestada expresa, que un sistema automatizado permitir el control de la informacin procesada en forma efectiva evitando la prdida de tiempo, control y buena administracin de los recursos. Es Importante resaltar la simplificacin de los procedimientos y el nivel de seguridad que ofrece un sistema automatizado para el proceso de informacin por lo cual es necesaria la implementacin del mismo.

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4) Considera que es necesario cambiar el sistema actual? Tabla # 4

Opciones SI NO Total

N de Personas 20 0 20

Porcentaje 100% 0% 100%

Fuente: Elaboracin Propia Grafico # 4

Fuente: Elaboracin Propia Anlisis Claramente en el grafico anterior se puede notar una inconformidad con el sistema actual de control ya que un cien por ciento (100%) de la poblacin encuestada no se siente cmoda trabajando con el sistema actual de

92

control de inventarios debido a que los tiempos de respuesta y procesamiento de datos son demasiado lentos.

5) Considera usted, que el sistema actual es completo? Tabla # 5 Opciones SI NO Total N de Personas 18 2 20 Porcentaje 90% 10% 100%

Fuente: Elaboracin Propia Grafico # 5

Leyenda

Fuente: Elaboracin Propia Anlisis El 90 por ciento de la poblacin considera que el sistema actual debera almacenar ms informacin por ejemplo la de los proveedores ya que 93

actualmente no es posible realizar un reporte general de los proveedores que posee la empresa, mientras que un dos por ciento de la poblacin considera que el sistema actual es completo y cumple con los requerimientos de la empresa. 6) Considera Usted que la implementacin de nuevos equipos tecnolgicos solventar los inconvenientes del proceso actual? Tabla # 6 Opciones SI NO Total N de Personas 20 0 20 Porcentaje 100% 0% 100%

Fuente: Elaboracin Propia Grafico # 6

Fuente: Elaboracin Propia Anlisis Los miembros de la empresa consideraron necesario la adquisicin de nuevos equipos para optimizar el funcionamiento del nuevo sistema. Sienten que los equipos tecnolgicos solventaran todos los inconvenientes del sistema manual ya que con los equipos tendrn mayor eficiencia en su trabajo trayendo consigo la 94

mejor organizacin de los recursos. La implantacin de un nuevo

sistema

automatizado es rentable en un gran porcentaje debido a la simplificacin de pasos realizados en los procesos de informacin y al poco material que requiere a la hora de imprimir un documento 7) Considera usted que el sistema propuesto perjudicara a la empresa? Tabla #7 Opciones SI NO Total N de Personas 1 19 20 Porcentaje 5% 95% 100%

Fuente: Elaboracin Propia Grafico # 7

Fuente: Elaboracin Propia Anlisis El 95 % de la poblacin esta de acuerdo con que el sistema propuesto traer beneficios operacionales a la empresa mientras que el 5 por ciento 95

esta en desacuerdo ya que opina que la adaptacin del sistema actual al sistema propuesto podra perjudicar a la empresa. 8) Estima Usted que son pocos los pasos que se deben seguir para la elaboracin del inventario en el sistema propuesto? Tabla # 8 Opciones SI NO Total N de Personas 20 0 20 Porcentaje 100% 0% 100%

Fuente: Elaboracin Propia Grafico # 8

Fuente: Elaboracin Propia Anlisis

96

La

poblacin

entrevistada

respondido

la

siguiente

pregunta

afirmativamente obteniendo as un 100% de aprobacin esto se debe a que la automatizacin de los pasos para el control de inventario en el sistema propuesto agrada a la directiva de la empresa. 9) Considera usted necesario que el sistema posea un control de seguridad para los datos almacenados? Tabla # 9 Opciones SI NO Total N de Personas 20 0 20 Porcentaje 100% 0% 100%

Fuente: Elaboracin Propia Grafico # 9

Fuente: Elaboracin Propia Anlisis

97

La muestra encuestada acepto el tem anterior en su totalidad arrojando un resultado del 100%. De acuerdo a esto los empleados destacaron la necesidad de implementar un control de acceso a los datos del sistema, ya que as se mantendra la seguridad de los datos almacenados y no podra ser modificado por personas ajenas a la empresa. 10) Cree usted que el sistema propuesto ayude a corregir posibles las posibles fallas en el sistema actual? Tabla # 10 Opciones SI NO Total N de Personas 20 0 20 Porcentaje 100% 0% 100%

Fuente: Elaboracin Propia Grafico # 10

Fuente: Elaboracin Propia Anlisis 98

El 100% de la poblacin encuestada ha respondido afirmativamente ya que todos concuerdan que con un sistema automatizado el margen de error se reduce significativamente trayendo as beneficios operacionales a la empresa. 11) Cree usted que el sistema propuesto beneficiaria a la empresa? Tabla # 11 Opciones SI NO Total N de Personas 18 2 20 Porcentaje 90% 10% 100%

Fuente: Elaboracin Propia Grafico # 11

Fuente: Elaboracin Propia Anlisis

99

El 90% de la poblacin cree que con la implementacin de un nuevo sistema de control de inventarios se protegera la integridad de la mercanca en stock trayendo as mayo productividad dentro de este departamento, mientras que el 10 % restante cree que no beneficiaria a la empresa porque piensa que el sistema actual esta en optimas condiciones. 12) Estara usted de acuerdo con que el diseo del sistema este constituido por pantallas amigables de fcil comprensin para la introduccin de datos? Tabla # 12 Opciones SI NO Total N de Personas 20 0 20 Porcentaje 100% 0% 100%

Fuente: Elaboracin Propia Grafico # 12

Fuente: Elaboracin Propia Anlisis 100

El resultados obtenido a la pregunta anterior fue del 100%, en la grfica se ha de notar que los empleados prefieren un sistema rpido y preciso que permita hacer modificaciones con pocos y sencillos pasos.

13) Considera usted que deben realizarse cursos de capacitacin para el manejo del software al personal de la empresa? Tabla # 13 Opciones SI NO Total N de Personas 20 0 20 Porcentaje 100% 0% 100%

Fuente: Elaboracin Propia Grafico # 13

Fuente: Elaboracin Propia

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Anlisis El grafico anterior muestra que el personal que labora en la empresa desea obtener adiestramiento ya que se enfrentaran a un mtodo diferente donde se utilizaran nuevas herramientas. 14) Considera usted que la implementacin del nuevo sistema ayudara a la seguridad del inventario de la empresa? Tabla # 14 Opciones SI NO Total N de Personas 20 0 20 Porcentaje 100% 0% 100%

Fuente: Elaboracin Propia Grafico # 14

Fuente: Elaboracin Propia Anlisis 102

El grafico anterior muestra que todo el personal de la empresa esta de acuerdo con que el sistema propuesto ayudara con la seguridad del inventario debido a que se tendr un control exacto del mismo evitando as cualquier extravi o hurto que pudiese ocurrir en el departamento de inventario. Metodologa Aplicada para el desarrollo del sistema. La metodologa utilizada para el desarrollo del sistema de la presente investigacin fue la Metodologa de Desarrollo de sistema de Informacin (MEDSI), la misma fue definida en el capitulo II, A continuacin, se presenta la explicacin del desarrollo del sistema utilizando las fases de dicha metodologa. Fase I Definicin del Proyecto Se determino la factibilidad de desarrollo un nuevo sistema de informacin para la empresa Proatlethics Production C.A., estimando costos, tiempos y recursos requeridos de tal manera que cumpla con la necesidades expuestas por los futuros usuarios, para que as las partes interesadas decidan o no si han de emprender el proyecto, ya que los procesos administrativos se han estado llevando de forma manual, esto genera lentitud e inseguridad. Estudio de Factibilidad Abarca tres aspectos. A) Factibilidad Tcnica: Es posible desarrollar el sistema propuesto con la tecnologa actual con la que dispone la empresa Proatlethics Production C.A., cualquier otra tecnologa adquirida adicionalmente deber ser por medio de la empresa.

103

B) Factibilidad Econmica. El sistema automatizado traer beneficios para la empresa, tales como: seguridad a la hora de llevar el registro y control de los productos que disminuyen as como reduccin de tiempo al realizar los tramites administrativos el costo que genera el desarrollo del sistema significa que el mismo sea puesto en marcha, ya que la empresa cuenta con los recursos adecuados para cubrir dichos gastos sin que el presupuesto asignado sea afectado.

C) Factibilidad Psicosocial: Se aprob la implantacin de un sistema automatizado de acuerdo con las necesidades del personal que labora en la empresa Proatlethics Production C.A., quienes pedan a la empresa medida en la agilidad y seguridad de los procesos, aunque en algunas determinadas ocasiones exista resistencia al cambio tecnolgico por parte del personal aunque la misma sea diminuta.

Fase 2 Anlisis de Contexto Se recopilo informacin con la ayuda de los usuarios del sistema actual llegando a la conclusin de que este no cuenta con ninguna tecnologa para el registro y control de los productos que se distribuyen ya que se manejan varios formatos en libros de Microsoft Excel en los cuales se registran todos los datos relacionados con los productos que comercializa la empresa, se hizo un estudio formal de todo el sistema actual con la finalidad de conocer las debilidades presentadas a la hora de su uso.

104

105

Diagrama de Contexto Sistema Actual Nivel 0

Datos Personales

Factura de Compra

Clientes
Factura

0
Control de Inventario para la empresa PROATLETHCS PRODUCTION 2021 C.A.

Contabilidad
Inventario

Copia de Factura

Datos del Cliente y Compra

Caja

Diccionario de Datos Sistema Actual Nivel 0

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108

109

110

Nivel 1 Sistema Actual

Sistema Actual nivel 1

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120

121

122

Fase III Definicin de los requerimientos Esta fase busca definir los requerimientos de los usuarios y establecer las funciones, restricciones y atributos que el nuevo sistema automatizado deber realizar para ello se especifico en conjunto con los usuarios del nuevo sistema, las salidas, las entradas y las estructuras de datos necesarios, tanto las actuales como las futuras para la elaboracin del sistema. No se determinaron restricciones ya que econmicamente la empresa cuenta con los recursos monetarios propios, adems existen equipos de computacin en las instalaciones. Esta empresa cumple con las normas y leyes establecidas, tanto externa como interna para desarrollar cualquier tipo de sistema. Con la automatizacin de un sistema de inventario, existirn muchas mejoras con respecto a la calidad del manejo de informacin, ya que se obtendr un mejor control de los procesos realizados en la compaa. Este sistema representa un gran cambio para la compaa, ya que seria fcil de operar, adems permitir se modificado por otro usuario, debido a que el sistema posee un nivel de seguridad de acceso para cada uno de los usuarios.

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Diagrama de Contexto Sistema Propuesto Nivel 0

Diccionario de Datos Nivel 0 Sistema Propuesto Sistema Propuesto Nivel o

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128

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Nivel 1 Sistema Propuesto

Diccionario de Datos Nivel 1 Sistema Propuesto Sistema Propuesto nivel 1

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145

Nivel 2 Sistema Propuesto (Proceso N 6)

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Nivel 2 Sistema Propuesto (Proceso N 13)

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Nivel 2 Sistema Propuesto (Proceso N 9)

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161

Fase IV Diseo Preliminar En esta fase se elaboro un diseo preliminar del sistema automatizado de inventario de los equipos de la empresa Proatlethics Production que satisface los requerimientos, restricciones y atributos establecidos, Adems se elaboraron prototipos del sistema en donde se muestran los procedimientos realizados en dicha empresa. El sistema indicara mensajes que informen a los usuarios si hay errores en el mismo o si esta pasando algo irregular, por ejemplo al ingresar un producto y la informacin no esta completa, mostrara un mensaje de error.

162

Diseo Fsico Base de Datos

Nombre del Campo

Campo Clave

Tipo de Dato

Tamao

Descripcin Nombre del cliente

Nombre de Empresa en que labora el cliente

Nombre Empresa Telfono Direccin Cedula

N N N N S

Texto Texto Texto Texto Numero

20 20 20 50 Entero

Telfono del cliente Direccin de domicilio de cliente Cedula del cliente

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Nombre del Campo

Campo Clave

Tipo de Dato

Tamao

Descripcin Fecha de Venta Nombre de Cliente Descripcin de Articulo Cantidad de Articulo Vendido Costo Unitario de Producto Costo de proveedor del producto Utilidad Ganada por venta

Fecha Vendido_a Articulo Cantidad Valor_Unitario Valor Utilidad

N N S N N N N

Fecha Texto Texto Numero Numero Numero Numero

Fecha 20 20 Entero Entero Entero Entero

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Nombre del Campo

Campo Clave

Tipo de Dato

Tamao

Descripcin

Id Cdigo Cliente Producto Cantidad Deuda Fecha_de_Pago Utilidad

S N N N N N N N

Autonumric o Numero Texto Texto Numero Numero Fecha Numero

Entero Entero 20 20 Entero Entero Fecha Numero

Id Crdito Cdigo de Crdito Nombre de Cliente Nombre de Producto Cantidad de Producto Total de mercanca vendida Fecha tope pago de crdito Ganancia de venta.

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Nombre del Campo

Campo Clave

Tipo de Dato

Tamao

Id Fecha Producto Cantidad_ Anterior Cantidad_Entrante Cantidad_Total

S N N N N N

Autonumric o Texto Fecha Numero Numero Numero

Entero 15 20 Entero Entero Entero

Descripcin Id Mercanca
Fecha de entrada de mercanca a stock

Nombre de producto entrante Cantidad en stock Cantidad entrante de mercanca Total de mercanca

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Nombre del Campo

Campo Clave

Tipo de Dato

Tamao

Descripcin Id Ingresos Nombre de Articulo Marca de Articulo Talla de articulo Precio de venta al publico Precio de proveedor Cantidad entrante de articulo Stock Mnimo de articulo

Id Nombre Marca Talla Precio_de_Venta Precio_de_Compra Cantidad StockMnimo

S N N N N N N N

Numero Texto Texto Texto Numero Numero Numero Numero

Entero 25 25 25 Entero Entero Entero Entero

167

Nombre del Campo

Campo Clave

Tipo de Dato

Tamao

Descripcin Nombre de producto Cantidad de Producto Stock mnimo de producto Proveedor de producto

Producto Cantidad_Total Stock Mnimo Proveedor

N N N N

Texto Numero Numero Texto

25 Entero Entero 25

168

Nombre del Campo

Campo Clave

Tipo de Dato

Tamao

Descripcin
Nombre de representante de proveedor

Representante Empresa Telfono Direccin Rif Email

N N N N S N

Texto Texto Texto Texto Texto Texto

25 25 25 25 25 25

Nombre de empresa Telfono de contacto Direccin de proveedor Rif de proveedor Email de Proveedor

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Nombre del Campo

Campo Clave

Tipo de Dato

Tamao

ndice N Usuario S Permiso1 N Permiso2 N Permiso3 N Permiso4 N Permiso5 N Permiso6 N Permiso7 N Permiso8 N Permiso9 N Permiso10 N Permiso11 N Permiso12 N Contrasea N Fase V Diseo del sistema

Nmero Texto Nmero Nmero Nmero Nmero Nmero Nmero Nmero Nmero Nmero Nmero Nmero Nmero Texto

Entero 25 Entero Entero Entero Entero Entero Entero Entero Entero Entero Entero Entero Entero 25

Descripcin ndice de usuario Nombre de usuario

Contrasea usuario

Se disea el sistema siguiendo los pasos de diseo de entrada y salida de datos, determinando medios de comunicacin (monitos, teclado, impresora, unidad central) describiendo la labor que debe realizar el computador ante cada comando que utilice el usuario.

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Se disea una serie de pantallas tales como acceso al sistema, entrada, salida, modificacin, consultas y reportes. Se realizo un diseo lgico de la base de datos, tomando en cuenta entidades y atributos y las relaciones existentes entre cada una de ellas, tambin se diseo el sistema fsico, el cual describe la estructura lgica de los datos, almacenamiento y mtodos de acceso. Se elaboro prueba a las plantillas y a la base de datos, a fin de comprobar el buen funcionamiento del sistema de inventario a emplearse en el almacn de la empresa Proatlethics Production C.A.

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Pantalla Principal
Nuevo Producto Nuevo Articulo Agregar Guardar Articulo Imprimir Listado Imprimir Inventario Salir Vender Salir Cancelar Crear Informe Modificar Eliminar Salir Vender Salir Volver Generar Informe Modificar Existentes Generar Informe Buscar Ventas Cancelar Volver Generar Informe Entradas Venta Inventario Modficar - Eliminar Credito Registro de Ventas Pagos Registros de Entrada

Imprimir Ficha Eliminar Articulo Cancelar Edicion Actualizar Cancelar Eliminar Salir Modificar Existente Buscar Aplicar Leer desde Barcode Imprimir Codigo de Barras

CONCLUSIN La Empresa Proatlethics Production C.A. situada en la Av. Pez del Paraso Complejo Deportivo Parque Naciones Unidas, en ella se hizo un estudio de las actividades que se realizan en el almacn, logrando con el mismo conocer que dichas actividades se ejecutaban de forma manual. Por ello, se planteo un proyecto que permiti elaborar un Sistema Automatizado de Control de Inventario en dicha empresa. El sistema fue propuesto como una manera de solventar los errores que se presentaban son su uso, asimismo, se planteo el objetivo general y los objetivos especficos, siento esto cumplidos en su totalidad. Con la implantacin de un sistema automatizado se ofreci al usuario agilidad en el desarrollo de las actividades, seguridad y confianza, ya que solo tendran acceso al sistema personas autorizadas para el manejo de la informacin. Cabe destacar que el desarrollo de este proyecto cumple con las exigencias, requerimientos y necesidades del usuario. Para el desarrollo de este proyecto, se tomo como metodologa para la investigacin, la Metodologa Estructurada de Sistemas de Informacin MEDSI, la cual permiti el desarrollo de las aplicaciones informticas en forma estructurada, en donde se aplicaron las fases para llevar a cabo el desarrollo del proyecto. El sistema en su fase funcional facilito el proceso, y trajo como beneficio para la empresa, rapidez al momento de verificar los datos y de emitir reportes de los productos y servicios no aplicados. Adems se realizo un estudio sobre los aspectos a incluir en el sistema conociendo los procesos que lo constituyen, con el objetivo de lograr mayor eficiencia en su registro. Asimismo, se logro la creacin de una estructura de base de datos que resumi los indicadores necesarios para lograr el control de los mismos.

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Finalizando los requerimientos para el desarrollo del proyecto, se llego a la conclusin que con la implantacin del nuevo sistema se logro automatizar y disminuir los procesos manuales. Es importante destacar que los conocimientos y la experiencia adquirida durante el desarrollo de la carrera fueron puestos en prctica al momento de realizar el Anlisis, Diseo y Desarrollo del Sistema Automatizado De Control de Inventario para la empresa Proatlethics Production C.A.

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RECOMENDACIONES Con el propsito de que el Sistema Automatizado de Control de Inventario pueda llevar a cabo las funciones para los cuales fue proyectado y sobre todo para que en el futuro pueda permanecer en funcionamiento, se hacen las siguientes recomendaciones. a. Estar actualizado con los avances a nivel tecnolgico, y en la manera posible irlos adaptando al sistema automatizado. b. Adiestramiento a los usuarios que van a utilizar el sistema, para un mejor funcionamiento del mismo. c. Mantenimiento constante al sistema como a la base de datos. d. Tomar en cuenta las ideas que el usuario pueda aportar, a fin de estudiarlas y si esta en lo posible implantarlas. e. Informar al Departamento que le compete las posibles fallas o mejoras del sistema. f. Generar un modulo de respaldo de la informacin obtenida por el sistema cada cierto tiempo y deber ser posible tener una copia de seguridad g. Es importante sealar que el desempeo del sistema va a depender en gran medida del equipo utilizado, es por ello la recomendacin de mantenimientos a los equipos que tienen instalado en sistema.

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