FACULDADE DE CINCIAS ADMINISTRATIVAS E CONTBEIS DE LINS CURSO DE ADMINISTRAO - FACAC 5 SEMESTRE - 2004

ADMINISTRAO DE SISTEMAS DE INFORMAO I

Primeira Parte

PROF. FARINHA

Conceito de Sistema Sistema qualquer conjunto de componentes e processos por eles executado, que visam transformar determinadas entradas em sadas (sadas do sistema). A figura a seguir ilustra este conceito:

SISTEMA
SUBSISTEMA SUBSISTEMA

ENTRADAS

S U B S I S T E M A

SADAS

SUBSISTEMA

FEEDBACK Nota-se que os componentes so tambm sistemas (subsistemas), e que, por sua vez, podem ser decompostos em novos sistemas menores. Objetivos (Razes do Sistema) A todo sistema devem ser associadas as razes de sua existncia, de modo que seus elementos possam ser devidamente entendidos. Essas razes constituem-se os objetivos do sistema, e esto diretamente relacionadas s sadas que o sistema deve produzir. Um automvel pode se definido, numa verso simplista de suas razes, como um sistema do qual se quer movimento dirigido com transporte de carga. Isto , nessa definio simplista, o que se quer de um automvel o transporte de carga (pessoas, materiais, etc.) de um ponto para outro, o que implica definir um automvel como um produtor de trabalho dirigido (fora aplicada), que a partir de uma certa fonte geradora de energia, capaz de transportar, de forma dirigida, carga de um ponto para outro, velocidade desejada. Nota-se que essa definio, aparentemente complexa, define claramente o que se quer de um automvel. Exemplo: Uma Padaria - produzir pes e comercializ-los Transformar insumos em um novo produto Satisfazer as necessidades dos clientes Tornar a relao custo x beneficio favorvel para gerar lucro e crescimento da empresa Vender outros produtos ENTRADAS: So todos os elementos que o sistema deve receber para serem processados e convertidos em sadas ou produtos. SADAS: So os resultados produzidos pelo sistema, em geral diretamente relacionados aos objetivos ou razes dos sistemas; quando no acontece, ento o sistema no est cumprindo o seu fim.

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COMPONENTES e PROCESSOS INTERNOS: So as partes internas do sistema, utilizadas para converter as entradas em sadas. Os processos so as aes realizadas pelos componentes do sistema na transformao das entradas e sadas.

FEEDBACK: o retorno dado sobre as sadas produzidas pelo sistema sobre as entradas do mesmo. a avaliao da qualidade do produto do sistema. A realimentao deve ser continua, para que se tenha certeza da evoluo dirigida do sistema, garantindo seu desenvolvimento no sentido de adaptao as necessidades. Sendo assim, podemos definir um sistema como sendo um conjunto de componentes que, atravs de determinados processos, convertem as entradas em sadas. Exemplo: Uma Padaria - produzir pes e comercializ-los

F O R N E C E D O R E S

Processos Internos
FARINHA FERMENTO SAL GUA

PADARIA

PO

OPINIO DO CLIENTE

C L I E N T E S

SUBSISTEMA

Todo sistema pode ser dividido em subsistemas menores, que recebem entradas especficas e produzem sadas especficas. A diviso pode ser feita at o nvel de interesse da anlise. Cada Subsistema tem os mesmos elementos que um sistema, isto , recebe entradas e produz sadas atravs de componentes e processos. Nota-se que cada subsistema , na realidade, um sistema em si, e poderia ser novamente em subsistemas componentes, e assim por adiante, at o nvel desejado de composio. Identificao de Processos Entrada Processo Sada Responsvel Especificao das Entradas Especificao das Sadas Recursos Materiais e Humanos Indicadores de Desempenho / Metas Documentao (Documentos E Registros)

Feedback

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Exemplo: Uma Padaria - produzir pes e comercializ-los - 1 Zoom

Subsistema
MASSA PARA MASSA CORTAD

PREPARAO DE MASSAS

CILINDRO/ CORTE

FERMENTAO (DESCANSO)

MASSA FERMENTAD

FORNEAMENTO

Sistema Padaria
Exemplo: Uma Padaria - produzir pes e comercializ-los - 2 Zoom

PREPARAO DA MASSA

Subsistema
MP PESAGEM MP PESADA MISTURA MASSA

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Conceito de Sistemas de Informao uma srie de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (sada) os dados e informaes e fornecem um mecanismo de feedback, apoiando o controle, a coordenao e a tomada de deciso em uma organizao; auxiliam gerentes e funcionrios a analisar problemas, visualizar solues e a criar novos produtos. um tipo especializado de sistema, podendo ser definido como um conjunto de componentes interrelacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir a informao com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenao, a anlise e o processo decisrio em empresas e organizaes. Processo de transformao de dados em informao

Dados

Processo de Transformao

Informaes

Os sistemas de informao podem ser manuais ou computadorizados. Muitos sistemas de informao comeam como sistemas manuais e se transformam em computadorizados que esto configurados para coletar, manipular, armazenar e processar dados. Sistemas de informao baseados em computadores (CBIS -computer-based information system), so compostos por: hardware, software, banco de dados, telecomunicaes, pessoas e procedimentos Hardware: consiste no equipamento, o computador usado para executar as atividades de entrada, processamento e sada. Software: consiste nos programas e nas instrues dadas ao computador. Banco de Dados: uma coleo organizada de fatos e informaes. Telecomunicaes: permitem s empresas ligar os sistemas de computador em verdadeiras redes de trabalho. Pessoas: consiste no elemento mais importante na maior parte dos sistemas de informao. Incluem todas as pessoas que gerenciam, executam, programam e mantm o sistema de computador. Procedimentos: incluem as estratgias polticas, mtodos e regras usadas pelo homem para gerar o CBIS. Ex: descrevem quando cada programa deve ser executado, quem tem acesso a certos fatos em um BD, etc. CBIS - Sistemas de informao baseados em computadores

Recurs os de Hardwa re
Mquinas e Mdias

Recursos Humanos
Usurios e Especialistas de TI

Controle de desenvolvimento de Sistemas

Recursos de Software
Programas

Entrada de Recursos de Dados

Processamento de Dados em Informao

Sada de Produtos de Informaes

Recursos de Rede
Meios de Comunicao e Suporte a Rede

Armazenamento de Recursos de Dados

Recursos de Base de Conhecimento

Banco de Dados

Procedimentos
Regras de Atuao e Utilizao

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Aplicaes-Chaves na Organizao Sistemas Nvel-Operacional - suporte aos gerentes organizacionais no desenvolvimento de atividades elementares e transacionais na organizao TPS (Sistemas de Processamento de Transaes - Transaction Processing Systems) Sistemas Nvel-Gerenciamento - suporte ao monitoramento, controle, tomada de decises e atividades administrativas de gerentes middle DSS (Sistemas de Suporte a Deciso - Decision Support Systems) MIS (Sistemas de Informaes Gerenciais - Management Information Systems) Sistemas Nvel-Estratgico - auxiliam gerentes sniores a manipular e situar questes estratgicas e tendncias de longo-prazo, ambas na organizao e no ambiente externo. ESS (Sistemas de Suporte Executivo - Executive Support Systems) Sistemas Nvel-Conhecimento - suporte ao negcios para integrar novos conhecimentos e auxiliar a organizao controlar o fluxo de papis KWA (Sistemas de Conhecimento do Trabalho - Knowledge Work Systems) OAS (Sistemas de Automao de Escritrio - Office Automation Systems) Data Warehouse (organizar dados corporativos) Data Mining - Minerao de dados Workflow definido como uma coleo de tarefas organizadas

Resultados

Premissas Planejamento estratgico dos negcios

Definio dos conhecedores dos negcios

Estratgico

Ttico

Operacional

Levantamento dos processos

Sistemas de Processamento de Transaes objetivo: reduzir custos atravs da automatizao de rotinas. Ex: imprimir cheques Sistemas de Informaes Gerenciais (SIG) objetivo: produzir relatrios gerenciais para o planejamento e controle. Ex: relatrio de custos totais da folha de pagamento Sistemas de Apoio Deciso objetivo: dar apoio e assistncia em todos os aspectos da tomada de decises sobre um problema especfico, sugerindo alternativas e dando assistncia deciso final. Ex: Auxiliar a determinar a melhor localizao para construir uma nova instalao industrial.

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Sistemas Especialistas e Inteligncia Artificial Objetivo: ser capaz de fazer sugestes e checar as concluses, tal como um especialista no assunto. Uma de suas vantagens a capacidade explicativa das concluses s quais chega. Ex: Previses de aplicaes no mercado financeiro.

Dados x Informaes Dados So os fatos em sua forma primria. Ex: nmero de horas trabalhadas em uma semana. Processo de Transformao Uma srie de tarefas logicamente relacionadas, executadas para atingir um resultado definido. A transformao de dados em informao um Processo. Informao Um conjunto de fatos organizados de tal forma que adquirem valor adicional alm do valor do fato em si. Ex: total de vendas mensais.

Relaes e Regras Estabelecer relaes e regras para organizar os dados Informao til e valiosa O tipo de informao criada depende da relao definida entre os dados existentes Adicionar dados novos ou diferentes significa que as relaes podem ser redefinidas e novas informaes podem ser criadas Ex. Adicionar dados de produtos especficos aos seus dados de vendas para criar informaes sobre vendas mensais quebradas por linhas de produtos Conhecimento o corpo ou as regras, diretrizes e procedimentos usados para selecionar, organizar e manipular os dados, para torn-los teis para uma tarefa especfica. O ato de seleo ou rejeio dos fatos, baseados na sua relevncia em relao s tarefas particulares tambm um tipo de conhecimento usado no processo de converso de dados em informao O conjunto de dados, regras, procedimentos e relaes que devem ser seguidos para se atingir o valor informacional ou o resultado adequado do processo est contido na base do conhecimento

A organizao ou o processamento dos dados pode ser feito mentalmente, manualmente ou atravs de um computador. A importncia deve ser dada para que os resultados sejam teis e de valor para tomar decises Informao Um dado tornado mais til atravs da aplicao do conhecimento. A informao valiosa se for pertinente situao, fornecida no tempo certo, para as pessoas certas de forma no complexa demais para ser entendida, deve ser precisa e completa, e de custo compatvel.

Caractersticas da boa informao: Precisa (ELSL) - entra lixo, sai lixo Completa - contm todos os fatos importantes Econmico - valor da informao x custo de sua produo Flexvel - pode ser usada para diversas finalidades Confivel - depende da coleta dos dados e das fontes de informao Relevante - Importante para tomada de decises (mais relevante para uns e menos para outros) Simples - Informaes em excesso podem no demonstrar o que realmente importante Em tempo - A informao deve ser enviada a tempo para a tomada de deciso Verificvel - pode ser checada, talvez em vrias fontes

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Sistemas de Informao Identificar as fontes de dados, os componentes e a forma do processamento dos dados que sero utilizados, alm de especificar o formato, o custo e o tempo mnimo para a apresentao da informao, so os procedimentos bsicos que governam o desenvolvimento dos Sistemas de Informao.

Sistema de Informaes Clientes Organizao Processos Coletar Armazenar Processar Classificar Organizar Calcular Publicar Feedback Avaliao Acionistas

Ambiente Fornecedores

Entrada Dados

Sada Informaes

rgos Reguladores

Concorrentes

Caractersticas dos Sistemas de Informao 1. Produzir informaes realmente necessrias, confiveis, em tempo hbil e com custo condizente, atendendo aos requisitos operacionais e gerenciais de tomada de deciso. 2. Ter por base diretrizes capazes de assegurar a realizao dos objetivos, de maneira direta, simples e eficiente. 3. Integrar-se estrutura da organizao e auxiliar na coordenao das diferentes unidades organizacionais (departamentos, divises, diretorias, etc.) por ele interligado. 4. Ter um fluxo de procedimentos (internos e externos ao processamento) racional, integrado, rpido e de menor custo possvel. 5. Contar com dispositivos de controle interno que garantam a confiabilidade das informaes de sada e adequada proteo aos dados controlados pelo sistema 6. Ser simples, seguro e rpido em sua operao.

Importncia do Planejamento de Informtica Hoje as tecnologias de informao so muito mais complexas e abrangentes que o tradicional processamento de dados, incluindo, alm destes, uma imensa variedade de recursos, classificados sob os mais variados ttulos: o Sistemas de Informaes Gerenciais o Sistemas de Suporte a Decises o Sistemas de Suporte Gesto o Automao de Escritrios Administrao de Sistemas de Informao I -- 8/11

o o o o o o

Automao de Processos Automao Industrial Inteligncia Artificial Sistemas Especialistas Automao Bancria Captura Direta de Informaes

As tecnologias de informaes, com toda essa abrangncia, esto transformando os valores atuais, principalmente no mundo empresarial, muito mais profunda e rapidamente que qualquer outra transformao tecno-social da histria. Os impactos das tecnologias j foram suficientemente grandes para que alguns autores conclussem que as mudanas delas decorrentes traro conseqentemente muito mais profundas e rpidas que todas as revolues tecnolgicas anteriores, alterando drasticamente o perfil de toda a sociedade e de suas organizaes. Cada vez mais o foco de ateno para o uso dos recursos de informtica se desloca para resultados, por meio de abordagens inovadoras, que diferenciam produtos, mudam as relaes de fora no mercado, criam ou destroem dependncias entre organizaes, prendem clientes a fornecedores, reduzem prazos para atividades essenciais da organizao, como o lanamento de novos produtos, mudam drasticamente as estruturas de custos de produtos e servios, criam canais de comunicao inimaginveis com o mercado h alguns anos. Tudo isso possvel e j est sendo utilizado nas empresas que perceberam a importncia estratgica das tecnologias de informao. Por muito tempo as organizaes tm feito uso das tecnologias de informao mas de forma no administrada ou inadequadamente administrada. A maior parte das empresas ainda utiliza os recursos de informtica orientados para dentro da organizao, isto , para resolver problemas internos de processamento de informaes. Obviamente, esse tipo de uso tambm necessrio, mas importante que a viso das possibilidades de utilizao daquelas tecnologias seja ampliada e contemple o novo universo que cada vez mais mudar as relaes de competitividade em todos os segmentos da economia. Ao lado do uso estratgico, tais tecnologias representam, tambm, um papel fundamental como agente de integrao e coeso organizacional. Surge, ento, uma situao complexa, em que muitos fatores de grande impacto empresarial precisam ser analisados. Esta a funo do planejamento de informtica: pesquisar, adequar e planejar o uso das tecnologias de informaes, contemplando a multiplicidade e as possibilidades de uso dessas tecnologias. O planejamento do uso das tecnologias de informaes deixa de ser uma preocupao tcnica para assumir uma importncia estratgica, passando a ser responsvel por grande parte do sucesso empresarial. O uso das tecnologias de informao sob diversos ngulos:

Usos estratgicos das tecnologias de informao

Apoio funcional e pessoal

INFORMTICA EMPRESARIAL

Integrao organizacional

Apoio s operaes bsicas e processos administrativos

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Os usos potenciais das tecnologias de informaes so pesquisados exaustivamente, identificando-se, assim, o conjunto de aplicaes e sistemas mais indicados para a empresa. Questes fundamentais so analisadas: Como devem ser associados os recursos tcnicos de informao estrutura e filosofia administrativa da empresa ? Como devem ser utilizadas as tecnologias de informaes. Principalmente visando o aumento da competitividade da organizao e o suporte eficaz s suas atividades essenciais ? Que impactos devem ser esperados, e como a empresa deve se preparar, em funo das rpidas transformaes nas tecnologias de informao ? Como a informtica, em toda a sua abrangncia, dever evoluir na empresa, de modo que os benefcios decorrentes possam ser adequadamente aproveitados, causando o mnimo de perturbao organizacional, ou, em outras ocasies, provocando mudanas organizacionais desejadas ?

Estas questes devem ser analisadas de acordo com a empresa a ser informatizada, mesmo em empresas de pequeno porte, mas que j sentem a necessidade de se informatizarem, mesmo que parcialmente. Para qualquer tipo de organizao, o processo sistemtico de planejamento da informatizao d rumo mais claro e objetivo, orientando o uso das tecnologias disponveis de forma mais produtiva e para aplicaes que efetivamente tragam benefcios reais, principalmente considerando que em organizaes pequenas os recursos disponveis para a informtica so limitados, devendo ser orientados para as melhores oportunidades de uso. J para organizaes de mdio e grande porte, o que se constata que os recursos de informtica tm sido sub aproveitados, sendo, em geral, utilizados para sistemas e aplicaes essencialmente transacionais (isto , orientados para o processamento de transaes, tais como contabilidade, folha de pagamentos, controle de estoques, etc.), sem uma preocupao mais fortemente voltada para um melhor posicionamento estratgico e para um maior grau de integrao organizacional. Questes bsicas a considerar num processo de Planejamento de Informtica O planejamento de informtica deve atentar para trs preocupaes fundamentais: 1. Qual a filosofia de informaes que a empresa deseja perseguir, incluindo o grau de disseminao de recursos pretendidos, a autonomia desejada para as reas (em termos de sistemas de informao), entre outros aspectos ? 2. Como as tecnologias de informaes podem contribuir para um melhor posicionamento estratgico, econmico e organizacional da empresa ? 3. Como a empresa deve tratar a sua evoluo, em termos de atualizao e capacitao permanente em relao s tecnologias de informaes ? A primeira questo determinante para a conduo de um processo de informatizao com baixo nvel de atrito entre a filosofia administrativa da empresa e a estrutura de informtica criada. J a segunda questo refere-se mais ao uso propriamente dito das tecnologias de informaes para um elenco de aplicaes de curto longo prazo mas que tenham um fim orientado para resultados bem determinados. A terceira questo refere-se ao cuidado permanente quanto capacitao em face do conjunto de tecnologias, de forma que a empresa esteja continuamente preparada para acompanhar as novas possibilidades de utilizao dessas tecnologias. Em outras palavras pode ser importante desenvolver aplicaes e usos das tecnologias de informaes, com o fim principal de manter a empresa a par das evolues dessas tecnologias, independentemente de aplicaes com um fim mais imediato ou determinado. As respostas a essas trs questes fundamentais exigem o questionamento de diversos aspectos da organizao, tais como suas filosofias e estratgias bsicas, seus processos operacionais, as funes executadas, bem como o desenvolvimento organizacional planejado. Administrao de Sistemas de Informao I -- 10/11

FILOSOFIA DE INFORMAES PARA A ORGANIZAO

PORTA-FLIO DE APLICAES

PLANO DE DESENVOLVIMENTO E CAPACITAO

Figura: Porta-flio de sistemas e plano de desenvolvimento e capacitao tecnolgica.

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