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Nº 09 - Políticas organizacionais

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MANUAIS COMPACTOS DE GESTÃO Nº 9

Políticas organizacionais

Núcleo Soluções Contábeis Ltda Belo Horizonte

Como desenvolver suas políticas Algumas das políticas que podem ser desenvolvidas pela direção da empresa 2 .Julho/2008 Conteúdo • • • • • • Introdução O que são políticas organizacionais? Por que definir políticas? Uso inadequado das políticas internas.

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Zahar). por outro lado. Uma orientação geral para tomar decisões e agir. Marcelo Pereira da Fonseca Moacir Rodrigues Reis Filho O que são políticas organizacionais? Calma! Não se exalte! Eu sei que você está cansado de ouvir pessoas falando em políticas organizacionais (ou políticas empresariais. em regra geral. “As políticas são.Introdução As políticas organizacionais não são elaboradas porque é chique. As políticas.” Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira . Políticas são diretrizes de ação que orientam a direção da empresa na conduta de suas atividades operacionais em função dos objetivos definidos. que procurará explicar “o que você deveria aprender sobre políticas e mamãe nunca lhe ensinou.” Raymond O. Definição dos níveis de delegação. elaboradas para facilitar a conquista dos objetivos da empresas. Tanto podem subordinar estratégias a si como a elas se subordinar. com conhecimento de todas as pessoas envolvidas no processo. não existem para engessar as empresas.” Vamos iniciar com algumas definições técnicas e especificações: • “Políticas de negócios: regras para escolher determinadas alternativas de ação nos negócios. e com visão das possíveis consequências. as políticas 4 • . estratégias formuladas e do momento econômico. este pequeno manual. Loen (Administração Eficaz” – Ed. Ática. Daí. que sejam feitas de forma analítica.“Planejamento Estratégico” – Ed. Geralmente. “Parâmetro ou orientação para a tomada de decisão. inclusive no caixa. Para se evitar que erros sejam cometidos mais de uma vez. o façam de maneira coerente. está?).”Luis Gaj – “Administração Estratégica” – Ed. faixa de valores e/ou quantidades limites e de abrangência das ações para a consecução dos desafios e objetivos. Nem para alguém aparecer. • • • Elas são elaboradas para se dar parâmetros às operações diárias da empresa. mas sim para que quando sejam necessárias decisões diferentes das recomendadas por elas. Nem porque está na moda (por sinal. como os objetivos. mas nunca explicaram exatamente o que é isso. • • • “Política. Atlas. Para que pessoas diferentes que participam de uma mesmo operação. ou simplesmente políticas).

Para poupar tempo. Se. Para desenvolver seu pessoal. contratos coletivos. As políticas definidas ajudam-no a delegar por que dão ao seu pessoal os mesmos tipos de orientação que você usaria se estivesse tomando as decisões. na realidade. Eles afirmam que não podem definir suas políticas porque cada decisão é diferente e têm de ter flexibilidade. por exemplo. explicando sobre problemas organizacionais. Antonio Carlos F.Makron Books). políticas definidas sobre como tratar de queixas dos clientes ajudarão seu pessoal experiente e novo a tomar decisões firmes. Por outro lado. estaduais e municipais. Michael – “Avaliação na Administração – Ed. e recomendações das associações de classe referente à ética profissional. as decisões sobre as queixas dos clientes são erradas. definiu suas políticas sobre horas extras. “há pelo menos três razões por que você deve ter políticas definidas: • Para melhorar decisões. Se. seus supervisores de primeira linha serão capazes de tomar suas próprias decisões sobre quando autorizar horas extras. Quanto mais responsabilidade seus subordinados têm de tomar decisões. mas eles devem depender de si mesmos e mais se desenvolvem para lidar com maior responsabilidade. seu desempenho sofre. e regras administrativas (por exemplo: limitações para a produção e venda de alimentos. por exemplo. Michael – “Avaliação na Administração – Ed.provavelmente não estão claramente formuladas ou escritas. a definição de suas políticas é um modo de se libertar da necessidade de tomar decisões rotineiras. O seu grau de sucesso como administrador depende diretamente das decisões que você e seus subordinados tomam. Marques (Deterioração Organizacional – Ed. Loen (Administração Eficaz”– Ed. As políticas estipulam “o que” será feito sob certas condições. você é o tipo de administrador que tem coisas mais construtivas a fazer. Contudo.” Stepeh R. • • • Já. Zahar). coerentes e imediatas. bebidas e drogas). leis federais. Atlas) Por que definir políticas? • De acordo com Raymond O. Alguns administradores se atolam nas decisões rotineiras – muitas vezes inconscientemente – porque querem estar envolvidos na ação. por outro lado. Stepeh R. incoerentes ou atrasadas. não desejam poupar tempo fazendo com que seu pessoal tome mais decisões. Se. em geral esses administradores têm dedicado muito pouco tempo à tentativa para definir suas políticas e. Atlas) • “Fontes das políticas: incluem a administração da empresa. são instruções de trabalho. assim apresenta um deles conforme abaixo: 5 .

Mesmo nos casos em que essa descontinuidade é necessária. • A tecnologia da organização retida na cabeça de algumas poucos pessoas é uma variante dessa perigosa doença organizacional. que apenas resolvem temporariamente algumas disfunções.• Memória organizacional pouco difundida É uma doença típica da organização que não consegue aprender com seus erros e fracassos. sem necessidade de consultar alguém. Ninguém tem interesse de formalizar uma diretriz ou praticar um exercício. substancialmente. o O fato de ter suas políticas definidas por escrito. isto e. o Inconsistência na prática da descentralização. • Reestruturações superficiais ou reformas administrativas. por outros indivíduos que não participaram das experiências anteriores. reduz. o Facilita a análise para definir novas políticas em casos de mudanças no mercado. facilitará as revisões mensais (ou quando necessário) e dará a você uma sensação de tranqüilidade e controle. o mesmo erro é cometido. são descritos abaixo. • O alto turnover na cúpula gerencial provoca descontinuidade administrativa geradora de limitação de tecnologia organizacional. muito comuns. A falta de hábito de praticar coletivamente. corrigido. o Facilidade para avaliar os parâmetros que conduziram a empresa até o presente momento. muitas vezes. o mesmo problema sendo resolvido de forma centralizada ou descentralizada. mas a solução encontrada fica retida somente na memória de quem aprendeu. • Podemos citar mais algumas razões: o Criar parâmetros para monitorar o ambiente. sem um referencial de política formal de decisão. o Tê-las à mão. Mas tarde. Alguns exemplos dessa doença. Em nível individual. a memória de acertos e desacertos. a capacidade de aprendizagem da organização. de forma sistemática. merece cuidado e atenção para que não seja propagada. deixando intactas as patologias e doenças que são verdadeiras causas de deterioração. repetidas vezes. em nível organizacional. formando o Manual de Políticas Internas. 6 . um erro é detectado.

o Ocorre que. o Quando você se prepara para estabelecer as políticas do negócio terá uma boa oportunidade para repensar nos vários aspectos do mesmo. Mas. reformadas ou. • Facilita a decisão. enfim. sua competitividade. considerando que os padrões já foram previamente definidos. acarretando prejuízos. pesquisas. O problema com estas é que. • Serve como “proteção” aos funcionários. você avalia os resultados das aplicações e novamente reflete sobre o seu negócios e os rumos que está seguindo. organização. podem trazer sérios problemas para a empresa: • Não devem engessar a empresa e nem ser as únicas fontes de referência. melhorando o seu atendimento ao cliente e. demorem por serem entendidas. • Facilita a revisão. muitas vezes. o Refletir sobre as variáveis importantes de seu negócio: • Quais são elas? • Como o mercado atua nessas variáveis? • O que você pode fazer para aprimorar e agilizar a sua empresa com relação a elas. • Algumas das políticas elimina a confusão. quando necessário. eliminadas. análises. • Facilitar o acesso. • Não permite a pressão e influência dos interessados diretamente no resultado. no mês seguinte. controle. planejamento. referenciais e como tal devem ser vistos. com os fundamentos da administração. • Serve de padrão de procedimentos. não sendo necessário definilos a cada situação nova. • Reduz os riscos de desvios por falta de comunicação. não sendo necessário defini-los a cada situação nova. considerando que os padrões já foram previamente definidos. • Reduz a confusão. Uso inadequado das políticas internas Políticas são. se usadas inadequadamente. mudando as condições que as geraram e pelo fato de não serem formalizadas. direção. portanto. conseqüentemente. 7 . Ao rever suas políticas. mesmo.o Para definição das políticas você se envolverá com reflexão. as operações do dia-a-dia acabem por gerar políticas informais.

etc. caso contrário farão tudo para detoná-las. sentimentos de participação grupal. cobrança. etc. Corresponde ao enunciado do papel que a organização pretende desenvolver em torno do 8 . bem como alterações delas. • • • • Como desenvolver suas políticas • Defina suas políticas de modo que seu pessoal possa tomar a maior parte das decisões. marketing.• Não abrangem todas as situações empresariais ou de vida: se jogarem bombas nas redondezas de sua empresa. o deixar a empresa “bitolada” nos parâmetros definidos pelas políticas. estoque. Aliás. finanças. Se desconsideradas sem motivos aparentes. • Medidas para o desenvolvimento de políticas: • Defina a missão da empresa o Consiste na razão de existência da organização e na delimitação de suas atividades dentre do espaço que deseja ocupar em relação às oportunidades de negócio.). perderão sua principal utilidade: servir de parâmetros.). a própria discussão do assunto com os principais funcionários da empresa é positiva no sentido de trazer novas idéias (mais cabeças pensantes). o perder oportunidades por não verem além das políticas. são parâmetros que devem ser considerados nas decisões diárias dos problemas comuns. • As políticas podem ser classificadas: • • • por área funcional (ex. departamento. por unidade das da organização (divisão. Criar dependência do pessoal em relação e elas: o medo de correr riscos.corra! E nem são eternas – cada época com seus problemas.) por assunto (crédito. As políticas devem ser revistas periodicamente ou quando houver mudanças significativas no mercado. não fique buscando saídas no manual de políticas . etc. produção. o eliminar a criatividade. Desrespeitá-las sem qualquer justificativa. As políticas. Como se disse acima. Se não fizer isso você poderá estar conduzindo sua empresa em décadas diferentes da realidade. devem ser tomadas em consenso com seus principais funcionários.

Entretanto. para a determinação da missão. Isso quer dizer que você precisa de um objetivo superior ao de ganhar dinheiro. Zahar • Defina sua filosofia administrativa o A própria palavra filosofia já pode ter uma conotação negativa para pessoas mais preocupadas com a ação. em resumo. o Para determinação da missão da empresa. acaba por seguir as mais populares. “o que pensa o dono do botequim da esquina”.”  “Vamos fazer e ver o que acontece”  “Eu sempre fiz assim e deu certo – vou continuar fazendo” (palavras literais de um empresário que quebrou)  “Fulano disse que é assim que a coisa funciona e eu confio no que ele fala”  “Eu aprendi assim”  “Qualidade? E o cliente entende disso?” o Sua filosofia administrativa deve refletir o que você e seus administradores consideram importante. que geralmente é feita de “achismos”. Assim. pegando pra capar”.. todos temos uma forma de olhar e lidar com a realidade que nos cerca.  “O que importa é faturar”.  “Tosquiando o cliente”. isso da forma mais simples possível.” Raymond O.  “O importante é ganhar hoje. Entretanto. quer admitamos ou não. Muito pouca gente lhe dará dinheiro a menos que você satisfaça as suas necessidades. amanhã é outro dia. sem que perceba está seguindo uma filosofia organizacional que tem a ver com:  “Funcionários. seja administrativa ou não. Podem fazer parte de sua filosofia administrativa itens como:  Desenvolvimento dos funcionários  Centralização e descentralização das decisões  Gestão participativa  Qualidade total  Formação do estoque  Inovação 9 .negócio. E. o objetivo de sua atuação. quem não planeja e implanta a filosofia apropriada a seu negócio. “Você não pode trabalhar por dinheiro. e outras. Jamil Moysés Filho em Planejamento e Gestão Estratégica. ganhar dinheiro é consequência. três perguntas devem ser respondidas:  Quem somos?  O que fazemos?  Por que estamos fazendo isso? o Lembre-se que.Loen Administração Eficaz” – Ed.. Você acha que não segue nenhuma filosofia.

antes de serem divulgados. À medida que muda a compreensão dos valores. exprimindo o que é valor para você.Administração Eficaz” – Ed. 10 . suas políticas • Determine como cada política será posta em vigor o Em geral. acaba por criar parâmetros. o Em situações em que não está bem próximo ao local para ver se a sua nova política está sendo aplicada. quando a divulga. inclusive na sua dinâmica. até agora. para sua própria atividade. o Você verá que quando reflete em um assunto de forma sistemática e profundidade. precisam resistir aos seguintes questionamentos:  Tem substância? Isto é. a definição da filosofia de uma empresa visa fundamentar os valores que a permeiam. você e seus subordinados tomarão muitas decisões sobre seleção e contratação de pessoal. • Defina as políticas nas áreas em que você ou seus subordinados tomam repetidas decisões o Se você é responsável pelas compras. “achismos” e “seis idéias à procura de um autor”.Loen . você deve experimentar uma política antes de anunciála. o Assim. você e seu pessoal tomarão repetidas decisões sobre as mesmas. você pode solicitar ao seu pessoal que lhe informe sobre sua eficiência depois de passados um ou dois meses da sua aplicação. Substituem os. contém crenças. com base nos valores dos indivíduos que nela trabalham. o Os anunciados das filosofias.  Atendimento ao cliente Rapidez processual. o Se você é responsável pelo pessoal. que farão parte de seu quadro de referências. Contudo. etc. planeje pô-la em vigor se quiser que ela tenha significado. os critérios que orientam as decisões também mudam. Zahar • Formalize. por escrito. valores e princípios que justifiquem o seu registro?  São factíveis? A organização pratica ou pode praticá-los conforme enunciado?  São acessíveis? Todos os níveis e membros da organização podem entender os enunciados e se comprometer com eles? (Baseado em “Planejamento e Gestão Estratégica” – Jamil Moysés Filho). os tipos de decisões necessárias com mais frequência. o Você deve determinar. o A seguir procure definir algumas que permitam a tomada de decisão o mais próximo possível da linha Raymond O. o Para cada um desses itens (e outros que julgar importante) elabore um pequeno enunciado.

é quem deve autorizar quaisquer exceções a ela. Zahar • Algumas políticas implantadas pela empresa eliminam a confusão. • Especifique como se deve tratar das exceções à política (se não fizer isso. Em geral.Loen . Zahar • Junte todas as políticas em um manual. identificadas por você ou sua equipe. Então. os outros farão.Loen . suponhamos que você tem oportunidade de preencher uma vaga com um estranho que tem conhecimentos e capacidades que nunca dantes visualizara como necessários na sua organização. Raymond O. Por conseguinte. Você deve abrir uma exceção na sua política de promoções e contratá-lo? o Você e seu pessoal devem ter uma compreensão em comum sobre o raciocínio implícito em suas políticas atuais e sobre o que fazer quando estas não parecem ser do melhor interessa da sua organização. • Fiscalizar a aplicação das políticas. Raymond O. modifique-as em função dessa nova realidade. também cabe a ela cancelar ou rever quaisquer políticas vigentes e acrescentar quaisquer outras correlatas. Provavelmente. o Vamos supor que adote uma política de que todas as promoções devem ser feitas com pessoal de dentro da sua empresa. o Além disso. avalie os possíveis impactos das políticas na nova situação e. se necessário. a pessoa que fez a política original. cada um de seu próprio modo) o Provavelmente nunca se desenvolveu uma política que levasse em conta todas as situações possíveis. você provavelmente recebe relatórios regulares que lhe indicarão até que ponto suas políticas estão sendo executadas.o Se há um departamento de auditoria. análises e alterações • Revisão mensal ou quando necessário o Especifique uma data em cada mês para proceder a uma avaliação das políticas implantada.Administração Eficaz” – Ed. 11 . considerando que os padrões sejam previamente definidos. ou seu sucessor. você deve evitar as que sejam completamente inflexíveis. não sendo necessário defini-los a cada nova operação.Administração Eficaz” – Ed. o Em caso de alterações no ambiente. para facilitar as consultas. em relação ao ambiente da empresa. isto é. acompanhar no diaa-dia. você deve pedir para que a eficiência das suas políticas seja avaliada sempre que houver uma auditoria regular de suas operações.

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Algumas das políticas que podem ser desenvolvidas pela direção da empresa Políticas de Crédito • • Devem ser formuladas pela Diretoria.visa.tem como objetivo principal atingir às metas de vendas. gerando falências e mercado com alto índice de inadimplência. por cliente. sendo pouco rígida em suas exigências para a concessão de crédito. o definição das medidas a serem tomadas nos casos de inadimplência.  política monetária menos restritiva.  a margem de lucro é pequena.  política monetária restritiva. o regras a serem observas para vendas a clientes com problemas atuais ou anteriores. etc.  conjuntura econômica recessiva. o quanto aos valores limites de crédito. • quanto à prioridade. o liberal (voltadas para vendas) . prioritariamente. Podem ser caracterizadas como: • quanto à flexibilidade: o restritiva (voltadas para o crédito) . etc. considerando o impacto que o crédito terá na empresa. o definição das taxas de juros a serem cobradas pelo crédito e no caso de inadimplência. diminuir a inadimplência.  a margem de lucro é grande. ou seja. geralmente aplicada quando:  menor a necessidade de recursos da empresa (fluxo de caixa mais folgado). considerando: 13 . ou seja. principalmente considerando as necessidades do fluxo de caixa.  conjuntura econômica favorável. evitando “não colocar os ovos numa única cesta”. o quanto ao percentual de vendas à vista e a crédito. seja na empresa ou no mercado.  vendas de valores mais altos. à qualidade dos valores a receber. mais indicada quando:  maior a necessidade de recursos da empresa (fluxo de caixa apertado).  venda de valores mais baixos. definição dos clientes e setores econômicos a que se dará preferência.

.. • Materiais estratégicos (materiais que serão estocados mesmo que não atendam aos critérios acima.dias – enviar cobrador.... poderão ser especificados procedimentos e prazos. • Na política referente a cobrança. recomenda-se que sejam aplicados somente após aprovação do gerente da área. conforme abaixo: • No dia do vencimento – lembrete • 1 dia de atraso: telefonema • . • política flexível de cobrança. Assim. etc. dias de atraso: carta sobre aviso ao SPC • .. dias de atraso: telefonema e 2ª carta • .. dias de atraso: telefonema e 1ª carta • . negociando o pagamento. em função de oportunidades de mercado. etc. Políticas de Cobrança • política rígida de cobrança.  experiência anterior do cliente na empresa.. sem a devida quitação. através do qual a empresa procura dialogar com seu cliente. mas que atendam a algum objetivo estratégico).dias – aviso ao SPC • .. considerando: • A evolução do mercado • Estoque atual • Nas necessidades dos clientes • As vendas no trimestre anterior e • Fluxo de caixa • Definição das quantidades do estoque. por produto? • Máximas • Mínimas • De segurança • E ponto de compra para cada produto • Número de dias em que um material pode ficar no estoque. 14 .. Advertência: os procedimentos acima deverão ser efetuados com muito critério. Políticas de Estoques • Definição dos produtos que deverão ter em estoque. • Ênfase nas quantidades de materiais específicos... para tentar negociação • . sendo a principal providência a de mandar as duplicatas para cobrança em banco com instruções expressas de enviar para protesto em cartório dois ou três dias após seu vencimento.dias – enviar para escritório de cobrança. interesse em manter o cliente. sob pena de enganos e perda de bons clientes..

Políticas de Investimentos • Implantação de novas unidades industriais e/ou comerciais • Expansão da unidade econômica existente • Modernização de máquinas e equipamentos • Modernização da tecnologia utilizada pela empresa Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. Luzzatto Ed. que serão utilizados pela empresa.• Tipos de estoques de produtos prontos. Zdanowicz . em processamento. • Políticas de Vendas • Condições de preço. Luzzatto Ed. Políticas de Pessoal • Casos de recrutamento e seleção de pessoal • Política salarial • Formas de carreiras internas • Estimativas de reajustes salariais e os períodos de incidência • Incentivos à produtividade • Treinamento de pessoal • Segurança no trabalho. Zdanowicz . Políticas Financeiras • Fontes de recursos a serem utilizados • Composição dos recursos • Capacidade de recebimento e pagamento da empresa • Ponto de equilíbrio financeiro projetado para o período • Liquidez • Níveis de endividamento Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. etc. quanto às prevenções de acidentes. etc. Luzzatto Ed. Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. • Estrutura de mercado em que atuará a empresa • Concorrência • Ciclo de vida dos produtos 15 . Zdanowicz . qualidade e tipos de produtos a serem vendidos. • Índice de rotatividade dos estoques atuais e projetados • Prazo médio de rotação dos estoques. prazo. Luzzatto Ed. • Políticas de Produtos • Alcance de seus produtos e serviços • Nível de qualidade dos produtos oferecidos Fluxo de Caixa –José E. Políticas Administrativas • Basicamente quanto à implantação de novas rotinas de trabalho. Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. Luzzatto Ed. Zdanowicz . matériasprimas e demais materiais. Zdanowicz .

Atlas.• Canais de distribuição a serem utilizados • Publicidade. promoção e propaganda • Índice de rotatividade dos valores a receber • Cronograma de atendimento das encomendas dos produtos • Formas de atendimento quanto às reivindicações e queixas de clientes Fluxo de Caixa – José E. • Políticas de compras • Número de fornecedores e consultas. considerando os valores envolvidos • Condições e prazos de pagamentos • Prazos de entrega • Tipos de mercadorias ou materiais a serem empregados • Índice de reajustamento de preços dos materiais que serão consumidos no processo operacional da empresa • Aproveitamento de descontos Fluxo de Caixa – José E. Marketing – Roberto Minadeo (Ed. • Políticas de preços • Preços diferenciados por região • Descontos e concessões de acordo com fatores como: quantidade comprada. Fundamentos e Técnicas de Administração Financeira . necessitam oferecer algo ao consumidor. Zdanowicz . pontualidade no pagamento e repetição da compra • Preço promocional: reduções temporárias de preços visando ao aumento na quantidade adquirida. Estácio de Sá) 16 . Luzzatto Ed. de modo a habituar o consumidor a certo produto ou marca • Quando o produto faz parte de uma linha de produtos oferecida ao mercado. • Políticas de distribuição de lucros • Não distribuir lucros • Distribuição total dos lucros • Distribuição parcial dos lucros • Reservas para futuros investimentos • Manutenção de uma taxa constante de distribuição dos lucros apurados • Pagamento de um valor fixo por ação (ou quota). Luzzatto Ed.Roberto Braga – Ed. independentemente das flutuações ocorridas no lucro por ação (ou quota) • Pagamento regular de uma parte mínima dos lucros apurados e partes extras no exercício em que ocorrem lucros acima do normal. • Preço de atratividade: serviços menos atrativos (ex.. de acordo com a qualidade dos diversos itens da linha. como um menor preços. Zdanowicz . vôos durante a madrugada). é preciso haver uma hierarquia de preços.

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