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Dicas Para Telefonista Recepcionista

Dicas Para Telefonista Recepcionista

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Published by: Flavia Pacheco on Jul 04, 2011
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Resumo da Profissão

Recepcionar visitantes, atender telefonemas, efetuar chamadas telefônicas. Quais são os outros nomes desta profissão? Atendente Telefonista Quais são as tarefas e responsabilidades desta profissão? Recepcionar / controlar visitantes. Encaminhar visitantes para os funcionários da empresa. Responder perguntas gerais sobre a empresa ou direcionar as perguntas para outros funcionários qualificados a responder. Enviar e receber correspondências ou produtos. Processar a correspondência recebida (pacotes, telegramas, fax e mensagens), organizá-los e distribuir para o destinatário. Executar arquivamento de documentos. Executar trabalhos de digitação (algumas empresas exigem um mínimo de 45 palavras/minuto). Organizar viagens. Marcar reuniões. Controlar as chaves. Registrar informações. Utilizar o computador e impressoras da recepção. Utilizar Pager, intercomunicadores, rádios e sistema de alto-falantes. Utilizar a máquina copiadora. Utilizar o fax. Manter atualizado os livros de registros de correspondência e registro de fax. Telefonista - Efetuar telefonemas, atender telefone e transferir chamadas telefônicas. Ajudar visitantes a fazer ligações internacionais. Anotar recados de visitantes ou de chamadas telefônicas e enviá-los para os funcionários. Saber usar o correio de voz. Saber agendar e fazer reuniões por telefone (conference calls). Manter em ordem e limpo o local da PABX. Registrar diariamente as ligações telefônicas nacionais e internacionais realizadas.

Conhecer a tarifação dos serviços telefônicos. Requisitos Físicos Voz clara e agradável. Atuar com ética no exercício da função: imagem profissional. Educada ao telefone. Trabalho bastante repetitivo. Habilidades Necessárias Boa comunicação oral. Paciente. Conhecimentos Necessários Algumas empresas requerem 2o. Capacidade de memorização. imagem da empresa. Fluência em língua estrangeira é recomendável. 3. Habilidade em digitar. Estabilidade emocional. sigilo profissional. 4. consertos. Conhecer os aspectos legais da profissão. Grau completo. etc). Saber trabalhar sob pressão. 2. Em algumas empresas existe stress causado por forte supervisão. Saber ouvir. Boa memória. Quais são os requisitos para esta profissão? 1. Coordenação Motora. por computador e por supervisão pessoal. Conhecer os cargos da empresa e suas responsabilidades.Processar o débito das ligações telefônicas. Boa comunicação verbal. boa audição e boa aparência. . Reportar falhas do equipamento telefônico. Saber operar mesas telefônicas (PABX). Saber utilizar os serviços das empresas concessionárias de atendimento público (informações. Conhecer a organização da empresa. relacionamento com colegas e superiores. auxílio de telefonistas. Conhecer os procedimentos de emergência. Qualidades Pessoais Cordial. Leitura bem fluente. Sociabilidade. Responsabilidade. Prestativa.

hospitais. computadores. Qual é o futuro da profissão? Fatores positivos: Muitas empresas necessitam do toque humano e da habilidade na recepção da empresa. Entretanto. com ar condicionado. O restante trabalha nas companhias telefônicas. Áreas de turismo e hotéis são de grande utilização e valorização de recepcionistas. dia. escritórios de empresas. em locais bem iluminados. etc. ainda existem números que requerem o auxílio de uma telefonista. Trabalham nas horas normais das empresas. A fusão das atividades da telefonista e de recepcionista é um fator positivo. Interagem com muitas pessoas como: clientes. Isto capacita as mesmas a aspirar promoções para outras áreas da . etc). copiadoras e fax. hospitais e outros locais trabalham em turnos (fins de semana. Cursos de digitação. Como é o local de trabalho desta profissão? Setenta e cinco por cento trabalham como telefonista em hotéis. Entretanto. noite. principalmente devido ao valor atribuído à habilidade de saber relacionar-se com pessoas. Requer esforço físico de estar sentado / parado por longos períodos de tempo. Cursos de Recepcionista / Telefonista ou auxiliar de escritório. mesas telefônicas. etc. auxiliar de escritório. Embora a maior parte dos telefones possa ser discado diretamente. Como iniciar nesta profissão? Segundo grau. pois as novas telefonistas/recepcionistas devem enriquecer seu trabalho diário executando serviços de secretária. Experiência em serviços que envolvam muitos contatos com pessoas. digitação de textos e outros serviços de escritório. feriados. Muitas telefonistas / recepcionistas trabalham usando computadores. visitantes. etc. Normalmente não viajam. clínicas. Utilizam telefones. em hotéis. se o local não tiver tido um bom projeto a Recepcionista / Telefonista poderá experimentar desconforto visual e dores nas costas. funcionários. gerentes. comércio.Necessitam aprovação da supervisão para ausentar-se do posto de trabalho. etc.

. Fatores negativos: O emprego de telefonistas em companhias telefônicas deve diminuir bastante nos próximos anos devido à automação. e-mail e excelente rapidez na digitação de textos. correio de voz. As telefonistas/recepcionistas mais experientes devem saber usar mesas telefônicas.empresa. sistemas de arquivamento. internet.

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