PENGAUDITAN 2

SIKLUS PENGGAJIAN 41 LUMAS AUTO SERVICE

Kelas B
Nama Kelompok : Y A Krisna W Herwindo Bagus A A Surya Dony Wahyu Sejati Dinani Sari Samodra Bayu Aji Filia Chrisma 08.60.0177 08.60.0178 08.60.0194 08.60.0200 08.60.0211 08.60.0214 08.60.0222

FAKULTAS EKONOMI PROGDI AKUNTANSI UNIVERSITAS KATOLIK SOEGIJAPRANATA SEMARANG 2010

41 LUMAS AUTO SERVICE

PENGAUDITAN 2

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Profil Singkat Perusahaan
o o o o o o

Nama Usaha Alamat Usaha Telp Tahun berdiri Pendiri Pengelola Jumlah Pegawai

: 41 Lumas Auto Service : Jalan Untug Suropati no. 18 Semarang : (024)70982527 Smg : 26 April 2009 : H. Agus Nurudin, SH. CN. MH.(suami) : Hj. Mayaningrum, SH. (istri) : 8 orang

1.1.1 Rincian Pegawai : o

Laki-laki (5 Orang): 2 orang cuci mobil, 2 orang bantu pengeringan

mobil, 1 orang cuci motor

o

Perempuan (3 orang): 1 orang bagian pencatatan, 1 orang bagian

keuangan, 1 orang customer service

41 LUMAS AUTO SERVICE

PENGAUDITAN 2

1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Bpk. Agus
PEMILIK

Ibu Maya Pengelola Atun Pencatatan Siti C. Service Candra Keuangan Budi Cuci Mobil Heron Cuci Mobil Wasto Pengeringan Zaki Pengeringan Bambang Motor

1.3 Job Description dan Specification a. Pemilik (Bapak Agus) Menilai perkembangan usaha Mengatur dan mengawasi pengeluaran dan pendapatan usaha
b. Pengelola (Ibu Maya)

Mengawasi dan mengontrol kegiatan operasional usaha Mengotorisasi daftar hadir karyawan Menetapkan harga jual produk. Melakukan kegiatan pembelian persediaan. Melakukan pembayaran gaji karyawan. Menyeleksi dan merekrut karyawan sesuai kebutuhan.
41 LUMAS AUTO SERVICE 3

PENGAUDITAN 2

Memberikan tugas kepada karyawan sesuai bidangnya. Memberhentikan karyawan yang tidak menjalankan tugasnya dengan baik.
Membuat keputusan yang menyangkut kegiatan perusahaan. Bertanggung jawab atas seluruh aktivitas yang terjadi di perusahaan.

c. Bagian Pencatatan (Atun) Mencatat semua pemasukan dan pengeluaran kas yang terjadi.
Menginput fraktur penjualan ke computer. d. Bagian Keuangan (Chandra) Membuat laporan keuangan perusahaan. Melakukan pembukuan perusahaan.

e. Bagian Cuci (Budi, Heron, Bambang)

Mencuci Mobil pelanggan . Mengganti oli. f. Bagian Pengeringan (Wasto, Zaki) Mengeringkan mobil dan motor. Membersihkan interior untuk mobil. g. Customer service (Siti) Mendatangi dan menanyakan keperluan pelanggan. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.

41 LUMAS AUTO SERVICE

PENGAUDITAN 2

1.4 STANDART PENGENDALIAN INTERNAL 1. Tanggung Jawab Manajemen untuk Penetapan Pengendalian Internal
a. Kepastian yang layak, gaji pegawai setiap bulannya, gaji pegawai

ditetapkan oleh pengelola dan setiap bulannya gaji dapat berubah-ubah.

b. Keterbatasan intern, contoh keterbatasan intern dalam cuci mobil ini ialah

kerusakan mesin hidrolik akibat dari kesalahan teknis dan kerusakan mesin semprot saljuu, karena kerusakan mesin tidak dapat ditangani oleh pegawai usaha ini maka harus mengundang teknisi untuk memperbaikinya dan ini akan menimbulkan biaya yang tak dapat dikendalikan. 2. Lima Komponen Pengendalian Internal Lingkungan pengendalian i. Pemilik sering melakukan kontrol terhadap usaha ini, pemilik juga diberikan laporan keuangan dan hasil usaha pada akhir bulan. ii. Untuk pengangkatan pegawai tidak memerlukan suatu proses yang rumit, selain itu pelatihan akan dilakukan satu bulan dan dilakukan oleh pegawai sebelumnya. Penilaian resiko i. ii. Konsumen yang kurang stabil Piutang yang sulit tertagih

iii. Air sumur yang mungkin habis dan air PAM yang sering mati 3. Aktivitas pengendalian
a. Pemisahan

Tugas

yang

memadai,

perusahaan

ini

untuk

aktivitas

pengendaliannya masih kurang begitu baik, karena pengelola (Ibu Maya) usaha ini banyak melakukan overlapping jabatan yang sering membingungkan karyawan lain.

41 LUMAS AUTO SERVICE

PENGAUDITAN 2

b. Otorisasi yang tepat atas transaksi dan Aktivitas, setiap karyawan memiliki

kewenangannya sendiri-sendiri, seperti: a. Pemilik (Bapak Agus) Menilai perkembangan usaha Mengatur dan mengawasi pengeluaran dan pendapatan usaha
b. Pengelola (Ibu Maya)

Mengawasi dan mengontrol kegiatan operasional usaha Mengotorisasi daftar hadir karyawan Menetapkan harga jual produk. Melakukan kegiatan pembelian persediaan. Melakukan pembayaran gaji karyawan. Menyeleksi dan merekrut karyawan sesuai kebutuhan. Memberikan tugas kepada karyawan sesuai bidangnya. Memberhentikan karyawan yang tidak menjalankan tugasnya dengan baik. Membuat keputusan yang menyangkut kegiatan perusahaan. Bertanggung jawab atas seluruh aktivitas yang terjadi di perusahaan. c. Bagian Pencatatan (Atun) Mencatat semua pemasukan dan pengeluaran kas yang terjadi. Menginput fraktur penjualan ke computer.

41 LUMAS AUTO SERVICE

PENGAUDITAN 2

d. Bagian Keuangan (Chandra) Membuat laporan keuangan perusahaan. Melakukan pembukuan perusahaan. e. Bagian Cuci (Budi, Heron, Bambang)
Mencuci Mobil pelanggan .

Mengganti oli. f. Bagian Pengeringan (Wasto, Zaki) Mengeringkan mobil dan motor. Membersihkan interior untuk mobil. g. Customer service (Siti) Mendatangi dan menanyakan keperluan pelanggan. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.
c. Dokumen dan Catatan sudah memadai, bukti-bukti transaksi terutama

transaksi penggajian sudah dilakukan dengan benar dan baik.

d. Pengendalian Fisik Atas Aktiva dan Catatan, melakukan pengendalian fisik

atas aktiva dan catatan perusahaan pengelola bersama mbak atun (bagian pencatatan) hanya menghitung secara manual aktiva yang ada dengan membandingkanya dengan catatan yang ada sewaktu usaha ini berdiri.
e. Pemeriksaaan Independen atas Kinerja, pengelola akan melakukan evaluasi

kinerja sebulan sekali, dan setelah beberapa tahun sekali pemilik akan mengganti pegawainya dengan pegawai yang baru jika banyak melakukan kesalahan.

41 LUMAS AUTO SERVICE

PENGAUDITAN 2

4. Informasi & Komunikasi Usaha ini sistem informasi dan komunikasinya sudah diterapkan dengan baik, pencatatan dilakukan secara komputerisasi dan secara manual dan dokumentasi atas catatan dan laporan keuangan itu berupa catatan manual buku besar. Akan tetapi untuk pencatatan gaji masih dilakukan secara manual. 5. Pengendalian Dalam Siklus Penggajian Pelatihan Setiap karyawan ditraining selama satu bulan, jika dipandang bahwa ketrampilannya kurang maka karyawan tersebut terpaksa ditolak dari perusahaan. Pembayaran gaji. Dibagi dengan prosedur standar perusahaan yaitu: gaji = gaji pokok jumlah ketidakhadiran (jika ada) hutang karyawan (sesuai perjanjian) 6. Ancaman-Ancaman Lain yang Mungkin Muncul : Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap Kesalahan pencatatan dan posting Kehilangan data

41 LUMAS AUTO SERVICE

PENGAUDITAN 2

BAB II PROSEDUR PENGGAJIAN

2.1 Kebijakan Penggajian Kebijakan Penggajian pada Cuci mobil 41 Lumas Auto Service Perusahaan menyusun berbagai kebijakan mengenai gaji untuk menjamin agar pemberian uang jasa atau kompensasi yang dikeluarkan perusahaan dalam aktivitas penggajian berada dalam jumlah yang tepat dan diterima oleh orang-orang yang berhak. Setiap pegawai yang bekerja pada Cuci mobil 41 Lumas Auto Service berhak memperleh gaji yang layak, sesuai dengan pekerjaan dan tanggung jawabnya, Cuci mobil 41 Lumas Auto Service membuat beberapa kebijakan mengenai penggajian. Kebijakan tersebut tercermin sebagai berikut:
1. Untuk kepentingan pembinaan serta untuk memotivasi karyawan baru maka

karyawan baru yang berprestasi akan dijadikan karyawan tetap dan diberikan kenaikan gaji.
2. Setiap pegawai berhak memperoleh gaji yang layak sesuai dengan pekerjaan dan

tanggung-jawabnya.
3. Setiap pegawai diberikan gaji pokok yang ditentukan sesuai dengan job

descriptionnya. Pada Cuci mobil 41 Lumas Auto Service terdapat peraturan-peraturan dan disiplin kerja yang harus ditaati oleh setiap karyawan. Apabila peraturan dan disiplin kerja itu

41 LUMAS AUTO SERVICE

PENGAUDITAN 2

dilanggar, maka karyawan yang melanggar tersebut akan mendapat hukuman. Diantara semua jenis hukuman disiplin, ada beberapa hukuman yang terkait dengan penggajian. Hukuman disiplin terdiri dari tiga tingkatan, yaitu:
1. Hukuman disiplin tingkat ringan, jenis hukuman tingkat ringan:

a. b. a. a.

teguran lisan teguran tertulis pemotongan gaji. Pemberhentian sebagai karyawan

2. Hukuman disiplin tingkat sedang, jenis hukuman disiplin tingkat sedang:

3. Hukuman disiplin tingkat berat, jenis hukuman disiplin tingkat berat:

Dengan adanya peraturan dan disiplin kerja diharapkan kualitas kerja karyawan akan menjadi lebih baik. Dan dengan adanya hukuman disiplin yang diterapkan maka kesalahan, kecurangan, dan kecerobohan karyawan diharapkan dapat dihindari. Selain berbagai kebijakan diatas, Cuci mobil 41 Lumas Auto Service juga menetapkan anggaran khusus untuk gaji. Anggaran gaji dibuat untuk jangka waktu satu tahun, tapi setiap bulannya pengelola harus membuat laporan mengenai jumlah pembayaran gaji yang terealisasi untuk satu bulan dalam bentuk laporan gaji karyawan. Relisasi pembayaran gaji setiap bulan ada kalanya berbeda dengan jumlah yang dianggarkannya dalam anggaran gaji tahunan. Adapun hal-hal yang menyebabkan perbedaan antara anggaran dengan realisasinya sebagai berikut: a. b. besarnya jumlah gaji. Jumlah kehadiran karyawan berpengaruh terhadap besarnya gaji karena mekanisme pembayaran gaji dilihat dari kehadiran karyawan setiap harinya, apabila karyawan tidak adanya penambahan atau pengurangan karyawan yang adanya pelanggaran peraturan dan disiplin kerja oleh sebelumnya tidak direncanakan atau tidak dianggarkan. karyawan yang menyebabkan mendapat hukuman disiplin yang berpengaruh terhadap

41 LUMAS AUTO SERVICE

10

PENGAUDITAN 2

hadir maka karyawan tersebut akan mendapatkan pengurangan gaji sejumlah banyaknya ketidak-hadiran. Untuk meningkatkan efektifitas kerja, maka Cuci mobil 41 Lumas Auto Service mengatur petunjuk pelaksanaan jam kerja untuk seluruh karyawan. Adapun penentuan jam kerja sebagai berikut: a. b. c. Jumlah hari kerja selama seminggu adalah tujuh hari kerja (Senin-Minggu) Jumlah jam kerja dalam satu hari ditetapkan sebagai berikut: 1. Senin Minggu : 9 jam setiap harinya : 08.00 17.00 (istirahat 12.00 13.00) Jam masuk dan jam keluar kerja pada hari kerja ditetapkan sebagai berikut: 1. Senin Minggu 2.2 Prosedur Penggajian Semua pencatatan dilakukan secara manual. Proses penggajian karyawan berdasarkan data absensi (daftar hadir karyawan) yang direkap oleh pengelola setiap harinya dan menjadi dasar perhitungan gaji karyawan setiap tanggal 25 yang dibayar kepada karyawan pada akhir bulan. Dalam prosedur pembayaran gaji pegawai, harus dilakukan melalui beberapa tahap sebelum waktunya gaji dibayarkan kepada pegawai, yaitu:
1.

Untuk setiap akhir bulan bagian keuangan mengupdate data tentang penggajian apabila ada perubahan yang tentunya akan berpengaruh terhadap besarnya gaji setiap pegawai, diantaranya: 1) 2) 3) pengangkatan karyawan baru berhenti bekerja karena pensiun / meninggal dunia perubahan tarif gaji

Data-data yang telah di updating kemdian dicatat atau entry dalam kartu gaji sebagai dasar untuk pencetakan daftar gaji
2.

Kemudian jumlah gaji dihitung oleh pengelola menggunakan pembukuan manual, setelah itu di dalam kartu gaji masing-masing untuk setiap bulan. Di

41 LUMAS AUTO SERVICE

11

PENGAUDITAN 2

dalam perhitungan tersebut telah mencakup besarnya gaji pokok, tunjangantunjangan, serta potongan-potongan.
3.

Atas dasar hasil perhitungan yang telah dilakukan, pengelola membagikan gaji pada setiap karyawan

2.3 Sistem Penggajian Secara prinsip, setiap karyawan selain menerima gaji pokok juga akan menerima tunjangan. Maka gaji yang akan diterima oleh setiap karyawan pada akhir bulan akan mengikuti ketentuan sebagai berikut : gaji = gaji pokok jumlah ketidakhadiran (jika ada) hutang karyawan (sesuai perjanjian) Prosedur penggajian yang dilakukan oleh Cuci mobil 41 Lumas Auto Service adalah sebagai berikut:
a.

Mencatat presensi karyawan bulanan yang dilakukan setiap saat hari kerja,

antara lain: Jika karyawan yang tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dan terlambat akan mempengaruhi besarnya gaji. b. i. ii.
c.

Perhitungan penggajian karyawan dilakukan setiap tanggal 25 setiap Tanggal. Nama karyawan. Total Gaji. Total gaji atau uang yang akan diterima oleh karyawan

bulannya, pencatatannya antara lain:

perhitungannya adalah: gaji = gaji pokok jumlah ketidakhadiran (jika ada) hutang karyawan (sesuai perjanjian) d.
e.

Ketentuan penetapan gaji berdasarkan sifat dan jenis pekerjaan, dan Pengelola mengambil gaji terlebih dahulu di bank yang kemudian Pengambilan gaji karyawan secara tunai di bagian keuangan.

penilaian kinerja oleh atasan langsung. diserahkan pada bagian keuangan dan dicatat sebagai pengeluaran kas di bank.
f.

2.4 Aneka Tunjangan

41 LUMAS AUTO SERVICE

12

PENGAUDITAN 2

Selain gaji pokok, setiap karyawan akan diberikan penghasilan lain-lain berupa tunjangan. Ada beberapa jenis tunjangan yang diberikan: a. Tunjangan Hari Raya. Tunjangan ini hanya diberikan pada saat hari raya, dan besarnya sesuai kebijakan pengelola. Karena tidak dibagi pada setiap bulan, tunjangan jenis ini tidak menyediakan catatan ataupun kartu secara khusus.

b.

Tunjangan kesehatan Catatan mengenai tunjangan ini tidak dijadikan satu dengan gaji. Setelah karyawan menerima uang dan diminta tanda terimanya, langsung dibukukan. dan besarnya sesuai kebijakan pengelola.

2.5 Pemberian Fasilitas Kredit Kredit yang diberikan perusahaan kepada karyawan, biasanya berupa : 1. Kasbon Merupakan suatu fasilitas yang bisa digunakan oleh para karyawan untuk mengambil sebagian gaji yang akan diterimanya terlebih dahulu. Pada saat akhir bulan, gaji karyawan tersebut akan dipotong sesuai dengan jumlah kasbon yang ada. Pembayaran kasbon biasanya dilakukan pada saat akhir bulan, yaitu pada saat yang bersangkutan menerima gaji. 2. Hutang Kepada Perusahaan Karyawan dapat mengajukan permohonan peminjaman uang kepada perusahaan dan besarnya sesuai kebijakan pengelola. Dengan demikian, selain menerima gaji pokok yang besarnya telah ditentukan, pada umumnya setiap karyawan juga akan menerima berbagai macam tunjangan serta dikurangi dengan berbagai macam kewajiban yang harus dibayarkan kepada perusahaan.

41 LUMAS AUTO SERVICE

13

PENGAUDITAN 2

2.6 Kegiatan Keuangan Pada Akhir Bulan Gaji para karyawan yang ada disetiap perusahaan dibagikan setiap tanggal 25 setiap bulannya. Dengan demikian, kesibukan ataupun kegiatan yang dilakukan oleh bagian keuangan pada saat itu adalah sebagai berikut : 1. Mengumpulkan Hutang. Formulir yang ada sangkut pautnya dengan hutang-piutang karyawan akan dikumpulkan guna diperhitungkan secara bersama-sama.

2.

Menghitung Hutang-piutang Karyawan. Hutang bulan lalu ditambah dengan hutang bulan ini yang kemungkinan bisa timbul dengan adanya formulir pengeluaran uang dalam bentuk Kasbon, akan menghasilkan hutang baru. Hutang baru ini kemudian dikurangi dengan jumlah berbagai kewajiban yang harus dibayar, pada akhirnya akan menghasilkan sisa hutang

3.

Membuat Rekapitulasi Gaji Hasil potongan dari setiap karyawan yang dipadukan dengan gaji pokok, pada akhirnya akan menghasilkan gaji bersih yang akan diterima pada bulan yang bersangkutan. Hasil perhitungan semacam ini kemudian ditulis diatas selembar kertas, dan diulangi lagi sehingga seluruh gaji bersih untuk setiap karyawan bisa dilaporkan diatas selembar kertas.

4.

Mengambil Uang Dari Bank Berdasarkan data keuangan yang muncul dan tertera pada rekapitulasi gaji karyawan, pihak direksi kemudian membuka Cek dari Bank yang bersangkutan guna diuangkan secara tunai. Uang inilah yang pada akhirnya digunakan untuk membayar gaji karyawan diperusahaan yang bersangkutan.

5.

Memasukkan Uang Kedalam Amplop. Setelah uang tunai didapatkan dari Bank, tugas berikutnya adalah memasukkan uang tersebut kedalam amplop gaji karyawan yang besarnya sesuai dengan apa yang tertulis pada slip gaji karyawan.

41 LUMAS AUTO SERVICE

14

PENGAUDITAN 2

6.

Membagi Uang Kepada Setiap Karyawan.

Karyawan kemudian dipanggil satu demi satu untuk menerima gaji mereka, dan diminta untuk menanda tangani kedua buah slip-gaji yang telah disediakan. Satu lembar slip bersama amplop gaji kemudian diserahkan kepada karyawan, dan satu lembar sisanya disimpan bagian keuangan yang akan digunakan sebagai arsip.

2.7 Resiko Pengendalian Dalam pelaksanaan proses kerja perusahaan banyak diotorisasi oleh pengelola dimana pengelola sering mengambil bagian dalam tiap-tiap pekerjaan sehingga peran serta para karyawan tidak maksimal. Hal ini dapat memancing penyalahgunaan jabatan dan wewenang, sehingga dapat menimbulkan overlaping tugas dan tanggung jawab oleh pengelola.

41 LUMAS AUTO SERVICE

15

PENGAUDITAN 2

2.8 Flow Chart Bagian keuangan START Pengelola DAFTAR HADIR karyawan KARTU GAJI

DAFTAR HUTANG

REKAP HADIR

PENGAM BILAN UANG GAJI

BUKTI HUTAN G KARTU GAJI

2. 1.REKAP HADIR DAFTAR HADIR DAFTA R GAJI

T

UP DATING DATA 1.DAFTAR GAJI

2.

1.KARTU GAJI

2.

41 LUMAS AUTO SERVICE

16

PENGAUDITAN 2

BUKTI PENGELU ARAN dan KARTU GAJI

LAPORAN BULANAN

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Analisis 1. Pemberian tunjangan hanya didasarkan pada kebijakan dari pemilik tanpa ada perhitungan maupun ketentuan tertentu sebelumnya. 2. Mesin absen tidak dipergunakan di perusahaan ini, yang sebenarnya dapat membuat data kehadiran lebih akurat 3. Data pencatatan gaji hanya di lakukan secara menual di buku, sebaiknya ada data yang di catat dalam computer sehingga dapat lebih memudahkan proses pencarian data masa lalu maupun cek silang. 3.2 Kesimpulan dan Saran Sistem administrasi penggajian yang diterapkan seperti halnya yang ada diatas, sebenarnya sudah baik dan sudah memenuhi beberapa persyaratan prosedur akuntansi. Dikarenakan sistem tersebut masih diterapkan dengan cara manual, maka berbagai persoalan pada akhirnya muncul, seperti misalnya :

Kesimpulan

41 LUMAS AUTO SERVICE

17

PENGAUDITAN 2

1. Informasi data yang disajikan menjadi kurang teliti, seperti misalnya :

banyak dijumpai kesalahan input data ataupun data kurang lengkap. Contohnya : salah menulis angka dalam pengimputan data laporan keuangan.
2. Proses auditing sewaktu-waktu sulit dilaksanakan karena sistem penggajian

yang diterapkan perusahaan masih manual

3. Mempunyai risiko yang sangat tinggi. Dengan cara mengambil uang tunai

dari bank dalam jumlah yang cukup besar, hal ini sangat mengundang berbagai risiko kerawanan, seperti misalnya : perampokan, dibawa lari oleh si pembawa, dan lain sebagainya.

Saran Dikarenakan hal tersebut diatas, kami menyarankan : 1. Disusun sebuah sistem terkomputerisasi mengenai penggajian. Program komputer yang ada disini tidak akan mengubah struktur organisasi yang ada didalam perusahaan, arus dokumen ataupun prosedur-prosedur lainnya. Walaupun demikian, beberapa formulir yang akan digunakan sebagai input data dalam proses komputer, akan mengalami sedikit penyesuaian, demikian pula bentuk format dari laporan-laporan yang akan disajikan melalui komputer. Dalam hal ini pihak perusahaan juga dituntut untuk menyesuaikan dengan keadaan seperti ini. Komputer yang diusulkan adalah PC dengan kapasitas memori yang standar, dengan demikian, komputer-komputer generasi terdahulu-pun bisa digunakan untuk menjalankan program ini. 2. Perusahaan mengikuti perkembangan teknologi Dalam hal absensi, perusahaan seharusnya mengganti mesin absennya dengan teknologi yang lebih modern, hal ini digunakan untuk menghindari ketidakakuratan data absen, sebagai contoh, pemakaian mesin absen menggunakan kartu atau sidik jari. 3. Pembagian tunjangan

41 LUMAS AUTO SERVICE

18

PENGAUDITAN 2

Dalam

pembagian

tunjangan

sebaiknya

diberikan

ketentuan

maupun

perhitungan yang jelas sehingga karyawan dapat mengetahui rumusan pembagian tunjangan oleh pengelola secara transparan.

41 LUMAS AUTO SERVICE

19