MINISTERUL EDUCATIEI, CERCETRII I TINERETULUI UNIVERSITATEA DE ART SI DESIGN CLUJ-NAPOCA

Compartimentul Audit Public Intern

Se aproba: Rector,
prof.univ.dr. Radu Solovastru

RAPORT ANUAL PRIVIND ACTIVITATEA DE AUDIT PUBLIC INTERN

- 2008 1

1. INTRODUCERE 1.1. Scopul raportului Scopul raportului este de a prezenta activitatea de audit intern din cadrul Universitii de Art si Design Cluj-Napoca i a progreselor nregistrate prin implementerea recomandrilor formulate, de a demonstra contribuia acestuia la mbuntirea activitii din universitate. Raportul este destinat att managementului care poate aprecia rezultatul muncii auditorului intern, ct i structurii de audit intern ierarhic superioare, fiind unul din principalele instrumente de monitorizare a activitii de audit intern. De asemenea, pe baza acestuia se elaboreaz raportul anual de activitate la nivel naional pentru informarea Guvernului i Comisiei Europene. 1.2. Perioada la care se face referire Perioada la care face referire raportul este anul 2008. 1.3. Data transmiterii raportului Universitatea de Art si Design Cluj-Napoca transmite raportul anual la Ministerul Educaiei i Cercetrii pn la data de 10 ianuarie 2009. 1.4. Date de identificare ale instituiei Universitatea de Art si Design Cluj-Napoca: - buget derulat n cursul anului: 18371141 RON; - numr de salariai:204; - numr de auditori din cadrul compartimentului de audit intern: 1. 1.5. Persoana rspunztoare de ntocmirea raportului Persoana rspunztoare de ntocmirea raportului:Biris Marta, auditor intern. 1.6. Circuitul raportului Raportul a fost elaborat de Universitatea de Art si Design Cluj-Napoca prin Compartimentul de Audit Public Intern, analizat i aprobat de rectorul universitii i transmis la Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului. 1.7. Baza legal a raportului - Legea nr.672/2002 privind auditul public intern; - Ordonana Guvernului nr.37/29.01.2004 pentru modificarea i completarea reglementrilor privind auditul public intern, prin care s-a realizat armonizarea prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern cu prevederile referitoare la auditul financiar; - OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern; - OMEC nr. 5281/2003 privind organizarea i exercitarea activitii de audit public intern. 1.8. Baza documentar a raportului Elaborarea Raportului anual privind activitatea de audit intern desfurat n cadrul Universitii de Art si Design Cluj-Napoca are la baz misiunile de audit public intern efectuate in cursul anului 2008. 2.CONSTATRI 2.1. Evaluarea modului de organizare, a cadrului metodologic i procedural, a necesarului de personal i a nivelului de experien i calificare al auditorului din cadrul Universitii de Art si Design Cluj-Napoca 2.1.1. Statutul Compartimentului de Audit Public Intern i al auditorului intern n cadrul Universitii de Art si Design Cluj-Napoca 2

Structura de audit intern constituit n cadrul universitii este subordonat direct rectorului, asigurndu-se accesul direct i raportarea activitii la acest nivel, precum i independena funcional necesar unei evaluri obiective a disfunciilor constatate. Prin atribuiile pe care le are, compartimentul de audit intern exercit o funcie distinct i independent de activitile desfurate de universitate. 2.1.2. Stadiul implementrii cadrului metodologic i procedural necesar desfurrii activitii de audit intern - Activitatea structurii de audit intern are la baz norme specifice de audit intern, elaborate n conformitate cu normele generale privind exercitarea acestei activiti; Personalul care exercit munc de audit are activitatea reglementat n baza unui statut specific, cuprins in Carta auditului intern, care este la rndul ei component a cadrului metodologic i procedural al auditului intern. - Menionez c n cursul anului 2008 au fost revizuite Normele proprii de exercitare a auditului intern. - Au fost elaborate ghiduri procedurale - n anul 2008, activitatea de audit s-a desfurat n concordan cu prevederile Cartei auditului intern si a Codului privind conduita etica a auditorului intern. 2.1.3. Modul de acoperire cu resurse umane al compartimentului de audit intern i statutul auditorilor interni: - Auditorul intern din cadrul Universitii de Art si Design Cluj-Napoca nu este funcionar public si are statut de personal contractual; - Numrul de posturi prevazute este de 1,5 auditori din care este ocupat postul cu o jumatate de norma; - In cadrul compartimentelor de audit nu lucreaz alte categorii de personal; - Criterii de selecie a candidailor prin concurs; - Nivele de salarizare (neatractiv pentru tineri) - Cursuri de limbi strine.Nu s-au fcut 2.1.4. Nivelul general de experien i calificare al auditorului intern din cadrul entitii publice pe grade profesionale: Auditorul intern posed studii superioare de lung durat, n domeniul economic si a absolvit cursuri de masterat. 2.1.5. Perfecionarea profesional a auditorilor interni n anul 2008: Principalele teme abordate: Auditul intern -Managementul riscurilor Lector: dl George Mare, Nita Georgian, Drago Nicolaie; Perioada: 10-12 octombrie 2008 Instituia care a organizat cursul:KSC Training Service Corporation Numrul de auditori care au participat la curs 1 2.1.6. Evaluri interne, externe sau autoevaluri ale compartimentelor de audit intern In anul 2008 activitatea de audit intern de la Universitatea de Art si Design ClujNapoca nu a fost evaluat. 2.1.7. Raportarea cazurilor n care auditorilor interni le-au fost refuzat/limitat accesul la documente. Nu a fost cazul 2.2. Evaluarea modului de ndeplinire a atribuiilor compartimentelor de audit intern (planificarea activitii; realizarea misiunilor de audit; domenii abordate; principalele riscuri asociate activitilor auditate; constatri; concluzii i recomandri formulate; urmrirea implementrii recomandrilor i modaliti de raportare) 2.2.1. Planificarea activitii compartimentului de audit intern 3

La ntocmirea planul de audit intern pe 3 ani, s-a avut la baz un inventar complet al activitilor universitii i o analiz adecvat a riscurilor asociate, precum i aprecierea instrumentelor de control intern ataate acestor activiti, care s conduc la o selecie obiectiv a temelor misiunilor de audit intern planificate. n legtur cu fundamentarea planului anual pe 2008 ca urmare a analizei riscurilor i a referatului de justificare, domeniile auditate au cuprins: Achizitii publice, Resurse umane, Oficiul Juridic, Tehnic-Administrativ. - Menionez c a fost elaborat planul de audit intern respectnd structura prevzut de norme, termenele din plan nu au fost respectate, avnd prelungiri de cteva zile pe misiune de audit. - Gradul de realizare a planului anual este de 100%. 2.2.2. Contribuia auditului intern la mbuntirea activitii structurilor auditate materializat n recomandrile compartimentelor de audit intern sistematizate pe principalele domenii auditate; Riscuri identificate: - Inexistena de proceduri in unele cazuri privind implementarea standardelor de CI; - Inexistena unei politici privind gestionarea riscurilor; - Neactualizarea fielor de post; Constatri: - Auditorul intern, din analiza efectuata a constatat ca n cadrul structurilor auditate atribuirea responsabilitatilor, separarea sarcinilor i delegarea autoritatilor nu sunt stabilite prin proceduri scrise si formalizate in unele cazuri, dar pasii care trebuie parcursi, sunt cunoscui de catre salariati din fisele posturilor. - Totusi, fisele posturilor desi exis, sunt prea generale, fara specificarea, pentru fiecare post, a atributiilor ce le revin, n conformitate cu cadrul normativ.Persoanele implicate n derularea activitii structurilor auditate sunt informate despre sarcinile care le revin, dar nu sunt familiarizati cu desfasurarea activitatii pe baza de proceduri specifice fiecarei activitati. - Alt constatare la toate structurile auditate a fost c nu este respectat standardul referitor la managementul riscurilor i nu exist , un registru al riscurilor i o persoana responsabila cu ntocmirea acestuia. Conform standardului mentionat mai sus, fiecare entitate publica are obligatia de a analiza sistematic, cel putin o data pe an, riscurile legate de desfasurarea activitatilor sale, sa elaboreze planuri corespunzatoare in directia limitarii posibilelor consecinte ale acestor riscuri si sa numeasca responsabili pentru aplicarea planurilor respective. Concluzii: - Neorganizarea controlului intern poate afecta eficiena i eficacitatea operaiunilor, respectarea regulilor i regulamentelor, protejarea bunurilor, prevenirea i descoperirea fraudelor; - Neasigurarea cadrului adecvat pentru desfurarea activitii poate determina: posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente; posibilitatea depasirii termenului de prescriptie; posibilitatea afectrii gradului de realizare a obiectivelor entitii publice; utilizarea nelegala a veniturilor; Recomandri: - Recomandare generala la toate obiectivele misiunii de audit intern, necesitatea elaborarii procedurilor scrise si formalizate pe baza cadrului normativ existent. 4

Tot ca o recomandare generala la toate structurile auditate a fost stabilirea unei strategii de gestionare a riscurilor la nivelul structurii auditate;Stabilirea responsabililor pentru elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor privind ntocmirea Registrului riscurilor; Coroborarea atribuiilor i responsabilitilor din proceduri cu cele din fia postului referitor la gestionarea riscurilor; Organizarea i inerea la zi a Registrului riscurilor cuprinznd msurile de control intern care sunt luate pentru limitarea acestora; Se vor actualiza, ori de cate ori necesitatile o vor cere, fisele postului pentru personalul contractual din structura auditata. Aceasta este o obligatie permanenta, a fiecarui nivel de management;

n urma misiunilor efectuate n anul 2008 auditorii au apreciat c activitatea s-a derulat conform procedurilor generale n domeniu, semnalnd ns i unele deficiene, dintre care enumerm: Principalele domenii auditabile sunt: Achizitii publice, Constatari: - Din auditarea efectuat s-a constatat c nu a fost elaborat Regulamentul de organizare i funcionare; - Inexistenta unei baze de date proprii care sa contina ofertele de piata posibile care sa fie utilizata pentru studii de piata; - Inexistena unui responsabil cu asigurarea securitii sistemului informatic; - De asemenea nu sunt documente care sa ateste controalele efectuate. Recomandri: - Intocmirea Regulamentului de organizare si functionare; - Crearea unei baze de date cu potentiale oferte de pia; Introducerea datelor in baza de date; Intretinerea bazei de date astfel incat sa contina permanent informatii la zi (actualizarea permanenta); Posibilitatea accesarii bazei de date de catre toti utilizatorii care au nevoie de aceste informatii; Asigurarea verificarii datelor introduse in baza de date. - Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul din Compartimentul Achizitii Publice, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din controlul intern. - Intocmire de documente care sa ateste controalele efectuate; Resurse umane, Constatari: - n urma testului efectuat s-a constatat c unele dosare de concurs sunt incomplete, nu conin toate documentele necesare dosarului candidatului. -decizia comisiei de concurs pentru dosare ale personalului nedidactic; -bibliografia de concurs pentru dosare ale personalului nedidactic; - De asemenea nu sunt documente care sa ateste controalele efectuate. Recomandri: - Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul din Compartimentul Resurse Umane, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din controlul intern. - Verificarea dosarelor de concurs i completarea acestora cu documentele care lipsesc, acolo unde este cazul. 5

Oficiul Juridic, Constatari: - Exist proceduri scrise, Regulamentul de organizare si funcionare i Organigrama, dar acestea nu sunt actualizate . - De asemenea nu sunt documente care sa ateste controalele efectuate. Recomandri: - Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Oficiului Juridic, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din controlul intern. - Actualizarea Regulamentului de organizare si functionare i a Organigramei; - Efectuarea unui program de pregtire profesional cu ntregul personal; - Intocmire de documente care sa ateste controalele efectuate; Tehnic-Administrativ. Constatari: - Din auditarea efectuat s-a constatat c nu au fost elaborate Regulamentul de organizare i funcionare, Organigrama, Circuitul documentelor si procedurile specifice activitatii structurii auditate. - In cadrul structurii auditate trebuie condusa evidenta operativa privind consumul de materiale de intretinere si decontarea lor pe foi de lucru. Am constatat ca in perioada auditata nu au fost intocmite foi de lucru pentru decontarea materialelor folosite in regie proprie. - De asemenea nu sunt documente care sa ateste controalele efectuate. Recomandri: - Intocmirea Regulamentului de organizare si functionare; - Intocmirea foilor de lucru. Decontarea corecta a materialelor din bonurile de consum - Intocmire de documente care sa ateste controalele efectuate; - Asigurarea unui acces la sistemul informatic bazat pe nume de utilizator i parol; Urmrirea implementrii recomandrilor Pe parcursul derulrii misiunii de audit intern constatrile i recomandrile sunt discutate cu responsabilii compartimentelor auditate i apoi sunt cuprinse n raportul de audit intern, care se nainteaz managementului general. Responsabilii compartimentelor auditate ntocmesc Planul de aciune, nsoit de calendarul implementrii recomandrilor. Auditorul intern urmreste implementarea recomandrilor ca etap final n care se adaug valoare activitilor auditate. Raportarea anuala confirm c au existat numeroase recomandri care au contribuit la ntrirea sistemelor de control intern existente sau la efectuarea unor controale n puncte cheie ale lanului procedural. 2.2.3. Raportarea activitii Sistemul de raportare practicat n activitatea de audit intern cuprinde: - elaborarea raportului de audit intern i raportarea direct - ctre cel mai nalt nivel decizional - a constatrilor i recomandrilor formulate n cadrul misiunilor; - elaborarea raportului anual al activitii de audit public intern. n ceea ce privete respectarea metodologiei de elaborare a raportului de audit intern, n anul 2008 auditorul intern s-a conformat prevederilor cadrului normativ i procedural n materie. 6

2.3. Contientizarea general a managementului n privina valorii adugate de auditul intern: Programul de asigurare i mbuntire a activitii de audit intern n anul 2008 Programul de asigurare i mbuntire a activitii de audit intern a cuprins: - revizuiri permanente privind performana activitii de audit intern; - revizuiri periodice, efectuate prin autoevaluare; Responsabilul pentru activitatea de audit intern trebuie s stabileasc i s menin un sistem care s permit monitorizarea aciunilor ntreprinse ca urmare a dispoziiilor managementului n baza rezultatelor comunicate. Aprecieri ale managementului n ceea ce privete rolul auditului intern n ndeplinirea obiectivelor instituiei In ceea ce privete nivelul general de experien i calificare al auditorului intern, personalul ncadrat n acest domeniu posed cunotine, caliti i abiliti corespunztoare necesare realizrii misiunilor de audit, prezentnd un nivel profesional adecvat pentru ndeplinirea responsabilitilor ce le revin. Aportul auditorilor interni, reflectat n recomandrile formulate, a contribuit la facilitarea realizrii obiectivelor entitii. n anul 2008, Universitatea de Art si Design Cluj-Napoca i-a organizat activitatea de audit intern prin structur proprie cu personal angajat exclusiv pentru aceast activitate. Aprecierea managementului privind calitatea asigurrii i a consilierii oferite de auditul intern n ceea ce privete administrarea veniturilor i cheltuielilor publice Auditul intern, printr-o abordare sistematic i metodic, furnizeaz asigurare obiectiv i consiliaz managementul cu privire la nivelul de funcionalitate a sistemelor de control ataate activitilor sale, n vederea eliminrii/diminurii riscurilor poteniale care pot afecta realizarea obiectivelor entitii. 3. SUGESTII PENTRU MBUNTIREA ACTIVITII DE AUDIT INTERN Contientizarea permanent a managerilor de la toate nivelele pentru nelegerea corect a activitatii de audit intern, att n ceea ce privete regulile dup care aceasta se desfoar, dar i modul n care se fructific cel mai bine aceast nou funcie. Organizarea de workshop-uri cu caracter lucrativ, pe domenii de activitate: execuie bugetar, achiziii publice, resurse umane, sistemul contabil, cu scopul dezvoltarii instrumentarului metodologic adecvat (ghiduri, piste de audit, modele de analiz a riscului) n derularea misiunilor de audit. ntrirea rolului structurilor teritoriale UCAAPI n coordonarea, ndrumarea i schimbul de informaii la nivelul judeului.

Intocmit, Auditor