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COMO FUNCIONAM AS EMPRESAS VIRTUAIS

O GUIA DEFINITIVO PARA VIRTUALIZAO DE EMPRESAS

NDICE
01 02 03 04
COMPARAO COM O MODELO TRADICIONAL AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS COMO FUNCIONA NA PRTICA CONTINUA COM FOME? D O PRXIMO PASSO
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COMPARAO COM O MODELO TRADICIONAL

01. COMPARAO COM O MODELO TRADICIONAL

Os avanos tecnolgicos e o desenvolvimento da economia nos ltimos 30 anos trouxeram grandes inovaes para nossas vidas particulares e tambm para a maneira como fazemos negcios. Muito se fala sobre a velocidade crescente da troca de informaes e o aumento da competitividade do mercado, apontando a internet como a grande locomotiva desse movimento. E isso tudo muito correto!

Diversas limitaes fsicas de 30 anos atrs agora so superadas por crianas em seus computadores. Quem com menos de 20 anos podia ter um amigo indiano ou americano naquela poca? Imagina o custo de utilizar mo de obra estrangeira na sua empresa? Passagens, estdia, salrio em outra moeda... Todas essas caractersticas limitavam o ritmo das trocas e o alcance dos relacionamentos entre pessoas e empresas.

Enm, a verdade que o aumento da tecnologia e a presso competitiva cada vez maiores foraram e permitiram que as empresas se reinventassem criando um novo fenmeno que trataremos neste livro: a VIRTUALIZAO DAS EMPRESAS.

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01. COMPARAO COM O MODELO TRADICIONAL

O QUE ISSO?
NO, no so aquelas empresas falsas que aparecem na internet com uma
proposta para voc ganhar dinheiro fcil e garantido e depois somem. As EMPRESAS VIRTUAIS so empresas que no possuem a infra-estrutura clssica de um negcio. Em outras palavras, no possuem um escritrio fsico e tudo que derivado disso. Ou seja, postos de trabalhos xos, horrios de entradas e sada, o cafezinho da tarde e assim por diante. Os participantes da empresa trabalham majoritariamente de casa, o famoso home-ofce e toda a comunicao feita atravs do computador ou por telefone.

Esse movimento comeou nas pequenas empresas ligadas ao setor de tecnologia, no entanto muito do que iremos falar aqui pode ser perfeitamente aplicado a qualquer tipo de negcio gerando enormes redues de custos (j viu o preo do seu aluguel?) e melhorias signicativas na comunicao e colaborao entre os funcionrios.

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01. COMPARAO COM O MODELO TRADICIONAL

QUAIS AS CONSEQUNCIAS?
Segundo estimativas de Kate Lister, fundadora da empresa Telework Research Network, os benefcios da migrao para empresas virtuais nos Estados Unidos poderia sozinho nanciar a reforma da sade proposta pelo presidente Barack Obama. Vejamos alguns nmeros: 1. GANHOS DE PRODUTIVIDADE J que as pessoas que trabalham de casa so em mdia mais produtivas do que aquelas que trabalham nos escritrios, as empresas teriam um ganho de produtividade na casa de US$ 200 bilhes por ano. 2. ECONOMIAS Alm de serem mais produtivos, Lister estima que as empresas economizariam US$194 bilhes por ano em despesas de aluguel, eletricidade, faltas e rotatividade. 3. O MEIO AMBIENTE Deixar os funcionrios trabalharem de casa reduz a poluio de duas maneiras: diminuindo o uso total de eletricidade (pessoas que trabalham de casa so mais cuidadosas em desligar a luz ao sair) e reduzindo o nmero de quilmetros rodados de carro. Lister estima que isso iria eliminar 84 milhes de toneladas de gases poluentes por ano. 4. ESTRADAS MAIS SEGURAS Pessoas que dirigem menos sofrem menos acidentes de transito, isso signica que aproximadamente que 150.000 pessoas a menos seriam mortas ou machucadas em acidentes de carro.

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01. COMPARAO COM O MODELO TRADICIONAL

RESULTADO
Se todas as empresas aplicassem o conceito de empresas virtuais, abrindo mo das velhas verdades administrativas que olham o funcionrio como algum que quer sempre enganar o dono e que precisa ser controlado como uma criana, os recursos dos pases podiam ser bem melhor aplicados em melhorias da qualidade de vida sem perder produtividade ou dinheiro.

EMPRESAS NORMAIS
Onde feito o trabalho? Quem dene o horrio de trabalho? Qual o foco da gerncia? Custos com Aluguel? Custo com Transporte? Como feita a comunicao? De onde so os funcionrio? No escritrio A gerncia Controle Alto Alto Pessoalmente Localidades prximas

EMPRESAS VIRTUAIS
Qualquer lugar O prossional Resultado Nenhum Baixo Virtualmente Qualquer lugar do mundo

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01. COMPARAO COM O MODELO TRADICIONAL

MAS E QUEM VAI ATENDER OS TELEFONES? EU SOU UMA INDSTRIA COMO ISSO FICA? E SE EU PRECISAR PEGAR OS ARQUIVOS NA REDE? E AS MINHAS ANOTAES? COMO VOU CONTROLAR O DESEMPENHO DAS PESSOAS? COMO VOU ENTRAR EM CONTATO? QUAIS CUSTOS ESTO ESCONDIDOS NISSO?
Calma, calma...sabemos que existem ainda muitas dvidas, medo e resistncia sobre o tema. Por isso, no prximo captulo trataremos dessas dvidas uma a uma para que tudo que bastante claro e voc possa comear a utilizar as ferramentas na hora.

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AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

Como havamos citado no captulo anterior, as mudanas tecnolgicas desempenharam um papel fundamental nesse movimento das empresas virtuais. A democratizao dos computadores e celulares que esto a cada ano mais acessveis e a disseminao da internet que por sua vez tambm est cada vez mais rpida gerou um estouro na produo de programas e aplicativos para substituir a antiga estrutura fsica dos escritrios.

NESTE CAPTULO sanaremos todas as dvidas geradas anteriormente mostrando quais so e como funcionam as ferramentas disponveis e que tornam essa estrutura de empresa uma realidade.

01. COMO VOU ATENDER MEUS

receber os clientes tanto presencialmente quanto por telefone. Existem algumas opes para esse tipo de situao:

CLIENTES SEM TER UM ESCRITRIO?

A primeira dvida em relao a ter uma empresa virtual saber como voc vai

ESCRITRIOS VIRTUAIS, AMBIENTES DE CO-WORKING ou BARES E RESTAURANTES.

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

ESCRITRIOS VIRTUAIS
Esta uma opo perfeita para pequenas empresas de servios. O custo de ter um escritrio individual, em especial nas grandes cidades, imenso para empresas que esto comeando e representam um grande risco nanceiro. Se voc for colocar no papel, para montar um escritrio voc precisa: pagar um aluguel, luz, gua, contratar uma pessoa para fazer o atendimento, comprar mesas, cadeiras, impressoras, entre outros. Isso tudo para ter um escritrio razovel. Caso voc queira fazer algo um pouco mais sosticado para causar uma boa impresso nos clientes os custos so algumas vezes maiores.

Por sua vez, caso voc decida contratar um escritrio virtual voc tem direito a:

Um endereo comercial Um nmero de telefone, Servio de atendimento personalizado Pode receber e enviar correspondncia e encomendas Utilizar um escritrio compartilhado Compartilhar a estrutura administrativa (xerox, impressoras, etc) Alugar salas de reunies e auditrios
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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

Deste modo, a sua empresa ca ocialmente sediada em um endereo respeitvel ,(normalmente localizados em centros comerciais) voc possui uma pessoa para atender suas ligaes (tambm compartilhada), e reduz custos signicativamente, em comparao com montar seu prprio escritrio. Isso tudo enquanto voc trabalha do conforto de sua casa ou diretamente no cliente, dependendo do seu negcio. ALGUNS EXEMPLOS:

http://www. exioce.com.br

http://www.sdoce.com.br

http://www.espaco2d.com.br/

http://www.bq.com.br/

www.regus.com

http://www.orlyvirtual.com.br/

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

CO-WORKING
Os espaos de co-working so uma opo intermediria entre ter seu prprio escritrio e ter um escritrio totalmente virtual. Em ambientes de co-working voc paga uma mensalidade para usar o espao por um determinado nmero de horas, dependendo do seu plano. Normalmente ele constitudo por uma grande sala de trabalho com mesas de diferentes tamanhos, onde voc pode usar qualquer um dos postos de trabalho disponveis. Assim voc pode sentar em qualquer lugar e trabalhar. especialmente vantajoso para free-lancers como designers que aproveitam o ambiente para fazer novos contatos e estimular a sua criatividade.

Igualmente ao escritrio virtual, no co-working voc tambm compartilha os custos e infra-estrutura de equipamentos, atendimento, etc. DICA para reduzir ainda mais os custos voc pode comprar uma linha de telefone xo na sua casa e usar o sistema de encaminhamento para o seu celular. Deste modo, voc possui uma linha xa, mas consegue atend-la de qualquer lugar.

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

Concluindo, nesse tipo de ambiente voc paga apenas as horas que voc usar o espao, consegue ter acesso infra-estrutura (impressoras, fax, etc) e tem um grande lado de relacionamento, pois uma excelente oportunidade de conhecer novas pessoas e negcios. ALGUNS EXEMPLOS:

http://www.beesofce.com/site/

http://www.brofces.com.br

http://www.2work.com.br

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

REUNIES EM CAF/RESTAURANTE
Por m e, em alguns casos, complementar aos escritrios virtuais e ambientes de co-working, existe sempre a possibilidade de fazer reunies com clientes em lugares pblicos como restaurantes e cafs.

Essa uma cultura bastante difundida no EUA e na Europa e cada vez mais utilizada no Brasil. Sem dvidas, esse foi um movimento muito incentivado pela grande entrada de empresas e investidores no pas, alm do grande desenvolvimento do mercado interno, em especial a enorme profuso de novos estabelecimentos do gnero e que j esto sendo construdos com o intuito de serem usados como local de trabalho.

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

Isso pode ser facilmente percebido com o aumento de pontos de internet wireless, alm da preocupao na prpria arrumao das mesas de modo a gerar privacidade para os clientes. Esses ambientes so perfeitos para uma reunio de trabalho, pois alm de fornecer uma infra-estrutura fsica essencial, eles praticamente j possuem um espao na agenda de todos (visto que ganha-se tempo j se alimentando na reunio) e so lugares seguros e neutros onde nenhuma das partes vai se sentir desconfortvel. ALGUNS EXEMPLOS:

http://www.vanillacaffe.com.br/

http://www.alessandroefrederico.com.br

http://www.starbucks.com.br

www.cafeina.biz

http://www.joaquinabar.com.br

http://www.garciaerodrigues.com.br

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

02. E A PRODUTIVIDADE? COMO VOU

CONTROLAR SEM ESTAR L?
Dentro das empresas ainda existe uma crena muito ultrapassada de que o olho do dono engorda o boi. Esse tipo de viso em muitos casos acaba atrapalhando o crescimento da empresa e deixando oportunidades muito importantes passarem. Alm de j existirem vrios estudos sobre produtividade que deixam claro que esse estilo de gesto de car em cima chamado de microgerenciamento do funcionrio no possui nenhum efeito, ou pior, possui um efeito negativo, atualmente temos muitas ferramentas de gerenciamento de projetos. Essas ferramentas focam no que realmente importante em gesto de pessoas e projetos: os RESULTADOS.

SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Dentro do universo de softwares de gerenciamento de projetos existem milhares de opes desde softwares muito robustos e usados em projetos de grande porte como o Primavera e o MS Project at softwares gratuitos na internet. No entanto como estamos tratando aqui de empresas virtuais, que tipicamente so pequenas, citaremos o nosso favorito e lder do mercado de softwares para esse segmento: o Basecamp da 37 Signals. Com esse tipo de sistema, que totalmente online, voc consegue criar uma conta para cada um de seus funcionrios, criar projetos e designar tarefas para cada um deles, com prazos e recursos denidos. A grande vantagem que vemos no Basecamp a facilidade de uso. Ele no possui funcionalidades rebuscadas e foca totalmente no essencial para um projeto sair

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

bem. Por essa razo, a necessidade de treinamento do pessoal e a curva de aprendizagem bastante reduzida em comparao com outros programas. Em suma, este mais um programa que dispensa de um servidor, pode ser acessado de qualquer lugar e perfeito para o controle de desempenho dos funcionrios em tempo real, mesmo distncia. Assim que a pessoa naliza sua tarefa e envia o produto nal, o supervisor j recebe um e-mail com o material para aprovar. Alm disso, pelo fato da avaliao do produto nal ser feita distncia, a mesma muito mais objetiva, j o relacionamento pessoal mais afastado. ALGUNS EXEMPLOS:

basecamphq.com

www.microsoft.com/project/

http://www.zoho.com/projects/

http://www.projectbuilder.com.br

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

SOFTWARE DE CONTROLE DE VENDAS

No tpico anterior falamos de controle da produo de fato do servio ou produtos, mas outro ponto essencial conseguir controlar as vendas e campanhas de marketing. E, neste quesito, as ferramentas on-line esto at mais difundidas. Novamente, existem milhares de opes desde as mais caras s gratuitas, no entanto vamos falar logo do lder de mercado, o Salesforce.

Atravs de sistemas como o Salesforce voc consegue obter inmeros relatrios sobre as suas vendas que vo desde o nmero de clientes que ligaram na semana, passando pelo montante de vendas total at mesmo informaes mais especcas de quanto um vendedor vendeu em uma determinada regio em um perodo de tempo.

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

Alm disso, esses sistemas, alm de poderem ser acessados em qualquer lugar com internet, tambm j possuem uma integrao em tempo real com dispositivos como Smartphones. Deste modo, um gestor pode, em qualquer lugar com conexo para celular, ver em tempo real o que est ocorrendo em termos de vendas. Isso tudo sem precisar dos velhos servidores e preocupaes com infraestrutura de informtica. ALGUNS EXEMPLOS:

www.salesforce.com

highrisehq.com

http://www.vtex.com.br

http://www.zoho.com/crm/

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

03. TUDO BEM, TUDO BEM... MAS EXISTEM

MUITAS OUTRAS INFORMAES QUE EU PRECISO ALM DESSAS. E AGORA?

Claro que existem outras informaes necessrias, no a toa que as empresas investem muito dinheiro em servidores e computadores para todos os seus funcionrios. No entanto, j existem tambm muitos alternativas para a troca de arquivos e informaes em geral para empresas. Vamos falar do nosso favorito, o Dropbox.

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

REDES VIRTUAIS
O Dropbox um servio que cria redes virtuais para armazenamento e compartilhamento de arquivos. Ele basicamente uma rede como vemos comumente em empresas, porm os arquivos podem ser acessados de qualquer computador com internet e voc tambm tem uma cpia que ca no seu computador para usar quando no estiver conectado. Assim, voc no precisa mais se preocupar em toda hora estar contratando um tcnico para fazer pequenos ajustes na rede da sua empresa, o Dropbox faz tudo isso para voc. Alm disso, a segurana muito maior, pois alm de voc ter uma grande empresa por trs de tudo, eles realizam o backup virtual dos seus arquivos e existe uma cpia da rede no computador de cada um que esteja compartilhando-a. O servio gratuito at 2GB, o que espao suciente para pequenas empresas guardarem os seus documentos que so realmente teis, os documentos antigos podem muito bem car armazenados em um HD externo. Mesmo entrando nas verses pagas que so de 50GB e 100GB, o custo contnua sendo muito menor do que qualquer infra-estrutura de TI que voc esteja pagando ou pensando em pagar. Para as empresas mais informatizadas, o Dropbox ainda oferece mais uma grande vantagem, ele possui aplicativos para os principais Smartphones do mercado (iPhone e Blackberry). Se voc possui esses dispositivos, possvel acessar sua rede de qualquer lugar. ALGUNS EXEMPLOS:

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

www.dropbox.com

www.box.net

COMPARTILHAMENTO DE ANOTAES/INFORMAES
As ferramentas virtuais disponveis no apenas servem como uma rede de compartilhamento de arquivos, mas j existem hoje programas, como o Evernote, que auxiliam no compartilhamento direto e em tempo real de anotaes. Este tipo de servio perfeito para compartilhar informaes como reunies e ideas entre pessoas de uma mesma equipe mas que no esto sempre juntos. Igualmente ao Dropbox, voc pode acessar suas anotaes de qualquer lugar com internet alm de poder tambm v-las e edit-las atravs de Smartphones. O servio gratuito com as funes bsicas e tambm fornece uma verso paga que permite vrios usurios editarem o mesmo documento. Ideal para quem gosta de trabalhar colaborativamente. Outro sistema que tambm est sendo amplamente utilizado por empresas o Google Apps. Ele desempenha um papel fundamental na simplicao do controle de e-mails, agendas e tambm inclui o Google Docs, que similarmente ao Evernote, um programa de compartilhamento de documentos, no entanto tambm inclui planilhas e apresentaes. Os benefcios do uso do Google Apps so parecidos com os do Dropbox no sentido de reduzir drasticamente a necessidade de tcnicos especializados em informtica para congurarem coisas simples como contas de e-mail. Alm de ser gratuito, o

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

Google Apps tem uma interface muito amigvel ao usurio e bem mais simples de congurar e usar do que o Outlook. Voc consegue criar, deletar e bloquear contas de e-mails para seus funcionrios em poucos minutos, sem ter que aprender nada tcnico.

Fora a questo dos e-mails e documentos, o Google Apps tambm fornece um sistema de chat, o Google Talk, e um sistema de compartilhamento de agendas. O sistema de agendas tambm bastante simples e lhe permite saber onde esto cada um de seus funcionrios e marcar reunies e encontros. Por m, todas essas funcionalidades tambm podem ser acessadas atravs de celulares Smartphones. So todas essas razes que zeram mais de 3 milhes de empresas aderirem ao Google Apps. Igualmente aos outros softwares, ele possui uma verso gratuita que normalmente mais do que o suciente para pequenas empresas e uma verso paga para empresas que j possuem um porte mais avanado. ALGUNS EXEMPLOS:

www.evernote.com

www.google.com/apps

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

ENVIO DE GRANDES ARQUIVOS

Depois de ver esses ltimos exemplos, dependendo do seu tipo de empresa, voc pode ainda estar se perguntando: mas o que eu fao com os arquivos realmente grandes? Para esse tipo de demanda tambm existe uma soluo: os sites de envio de grandes arquivos. Atravs deles voc pode enviar arquivos de at 2GB em alta velocidade pela internet. Como todos os outros servios on-line voc ter disponvel uma cota gratuita e para os volumes mais altos ter que pagar. Claro que se voc precisar fazer isso sempre vai valer mais a pena lanar mo do bom e velho pen-drive. ALGUNS EXEMPLOS:

www.transferbig les.com

www.yousendit.com

www.sendspace.com

www.dropsend.com

www.sendbig les.com

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

04. OK, J TENHO TODAS AS

INFORMAES OBJETIVAS QUE PRECISO, MAS NADA SUBSTITUI O OLHO NO OLHO!

Isso ao mesmo tempo verdadeiro e falso. Verdadeiro, pois sempre foi assim que as coisas foram feitas no passado e falso porque esse cenrio j est mudando em algumas situaes. De um lado j existem ferramentas que permitem a realizao de vdeo conferncias com uma qualidade de vdeo e audio muito boas, do outro ns temos algumas empresas que j esto realizando contrataes e entrevistas de processo seletivo via chat, quebrando todos os paradigmas!

VDEO CONFERNCIA
Esse provavelmente o servio que mais se beneciou com o desenvolvimento da internet. Nos primeiros anos de existncia, por razo da lentido das conexes, esse tipo de reunio sofria muito com quedas no sinal e atrasos no audio ou vdeo. No entanto, hoje em dia voc consegue ter reunies com vrias pessoas das mais diferentes localidades com qualidade e estabilidade.

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

O lder e um dos pioneiros desse segmento o Skype que fornece o servio de vdeo conferncia, com vrios participantes gratuitamente! Igualmente a outros aplicativos apresentados neste livro, o Skype tambm tem uma verso disponvel para Smartphones no qual voc pode se comunicar com seus funcionrios gratuitamente, se estiver conectado a uma rede wireless, ou com uma tarifa abaixo do mercado, no caso de utilizar o 3G do seu celular. De quebra, o Skype tambm possui um sistema de chat para quem gosta de conversar por escrito ou no quer ter trabalho usando outros aplicativos para a mesma funo. Usando esse tipo de programa, voc consegue ver e ouvir seus funcionrios sem trabalho e a preos mais atraentes! MELHOR EXEMPLO:

www.skype.com

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

SUBSTITUTOS AO OLHO NO OLHO

As vdeo conferncias podem ser usadas por aqueles que ainda acreditam que o olho no olho no substituvel, mas gostaramos de apresentar ainda neste captulo alguns outros programas que esto de uma maneira ou outra se mostrando razoveis substitutos. Em primeiro lugar, temos os mais diversos sistemas de chat, que como falamos no incio deste tpico, j vem sendo usado para entrevistar funcionrios, alm de serem uma das ferramentas de comunicao mais usadas no mundo. Os programas de chat permitem a voc trocar mensagens escritas com seus companheiros de trabalho, enviar arquivos e em alguns casos realizar vdeo conferncias e reunies com vrias pessoas. Este tipo de soluo interessante por ser inteiramente gratuita, de fcil uso e j ser muito utilizada para uso pessoal. Alm do Google Talk e do Skype que j citamos existem milhares de outros servios de chat, sendo o mais famoso o MSN da Microsoft e o que mais cresce o do Facebook. Aproveitando o gancho do Facebook, queremos falar da importncia das redes sociais como um substituto para a avaliao individual e como maneira de conhecer melhor os nossos companheiros de trabalho e at mesmo possveis candidatos para trabalharem na sua empresa. Empresas que ignoram a importncia das redes sociais no mercado moderno esto fadadas a perder oportunidades de negcios e cometerem erros desnecessrios. No existe ferramenta melhor para voc conhecer e avaliar um funcionrio do que o que os prprios amigos e pessoas prximos dele falam.

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

Alm disso, as redes sociais no se limitam ao mbito pessoal. Logicamente, o Facebook com seus mais de 500 milhes de usurios disparada a maior rede e a mais importante do momento. No entanto, redes como o Linkedin, especializada em contatos prossionais, tambm so essenciais para conhecer e contratar novos prossionais. Alm disso, podem ser uma excelente maneira do prossional que trabalha de casa continuar a aumentar a sua rede de relacionamentos. Concluindo, esses conselhos servem para todas as empresas tanto as que so virtuais quanto as tradicionais, pois se atualizar com o que existe de melhor no mercado fundamental para uma empresa se manter competitiva e aproveitar as melhores oportunidades que aparecem. Sendo assim, mesmo que voc seja conservador e ache que olho no olho ainda essencial, no deixe de usar essas ferramentas apresentadas como complemento ao tradicional. Garantimos que o resultado aparecer na hora.

REFERNCIAS E FERRAMENTAS

http://www.youtube.com/watch?v=0pjuV5zUlMc

Excelente vdeo sobre o uso de mdias sociais para recrutamento de novos funcionrios!

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

ALGUNS EXEMPLOS:

www.msn.com

www.ickr.com

www.linkedin.com

www.orkut.com

www.facebook.com

www.myspace.com

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

05. ESTOU CONVENCIDO, MAS QUAL O

TIPO DE EQUIPAMENTOS EU VOU PRECISAR PARA VIRTUALIZAR MINHA EMPRESA?

No incio deste livro comentamos que os avanos tecnolgicos desempenharam um papel essencial no aparecimento das empresas virtuais. Sem a internet e todo o tipo de equipamentos portteis seria impossvel obtermos o mesmo nvel de comunicao e integrao do modelo tradicional.

LAPTOPS/NETBOOK
A principal ferramenta de trabalho em empresas virtuais sem dvidas o laptop!.Esse um investimento que tem que ser feito e um equipamento que est cada vez mais acessvel. Existem diversas marcas disponvel e preos que vo desde R$2.000,00 a R$8.000,00. Para a maioria dos prossionais, os laptops mais bsicos so o suciente, no entanto para pessoas que trabalham com grcos pesados e edio de lmes, talvez seja necessria a compra de algo mais potente.

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

Outra opo mais barata so os netbooks. que so basicamente laptops menos potentes, porm menores e mais leves. Este tipo de equipamento vendido na faixa de R$800,00 e perfeito para quem quer fazer anotaes rpidas em reunies.

SUGESTO
A LUZ aconselha fortemente a compra de computadores Apple. Para mais informaes entre no site www.apple.com.br

ALGUNS EXEMPLOS:

www.apple.com.br/macbook

www.dell.com.br

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

CELULARES
Um outro equipamento fundamental hoje em dia so os aparelhos celulares. O crescente aumento de suas funcionalidades que est muito ligado ao uso da internet e aplicativos permite, principalmente para os smartphones, uma integrao nunca antes vista. Como j foi apontado anteriormente, muitos dos softwares disponveis on-line tambm possuem uma verso integrada com os celulares. Portanto, esse um equipamento que merece um investimento razovel. O preo dos smartphones podem variar de R$500,00 a R$2.000,00 dependendo da marca e congurao.

SUGESTO
A LUZ aconselha fortemente a compra de iPhones. Para mais informaes entre no site www.apple.com.br

ALGUNS EXEMPLOS:

www.apple.com.br/macbook

www.dell.com.br

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

CONECTIVIDADE
Ao longo de todo esse livro foi reforada a importncia da internet como um elemento essencial para o surgimento das empresas virtuais e como principal veculo de comunicao da atualidade. Por isso, no basta apenas termos os equipamentos necessrios como laptops e smartphones. essencial para pessoas que trabalham remotamente terem boas conexes. Sendo assim, ns encontramos dois cenrios: o trabalho de casa e a conectividade mvel (3G). Em casa, preciso ter uma conexo banda larga de, no mnimo, 1GB. Caso contrrio, voc corre o risco de falta de estabilidade na conexo e demora na troca de arquivos. Um pacote de banda larga 6GB custa aproximadamente R $120,00/ms. Agora, na questo da conectividade mvel existem duas solues: lugares com Wi-Fi (conexo sem o) ou dispositivos 3G. Conexes Wi-Fi tem que se tornado cada vez mais populares e na maioria das vezes so oferecidas gratuitamente, a questo levar isso em considerao no momento de escolher o lugar para trabalhar. Estabelecimentos que no oferecem esse mnimo hoje em dia esto fadados a perder clientes! J os dispositivos 3G podem ser adquiridos em qualquer operadora telefnica. Os preos variam em torno de R$50,00 por ms e alguns smartphones, como o iPhone, j vem com esse recurso embutido. A tecnologia 3G permite que voc conecte seu laptop ou celular na internet de qualquer lugar que estiver usando sinais de rdio. A velocidade ainda no muito alta, mas o suciente para acessar rapidamente a internet e quaisquer aplicativos ou sites.

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COMO FUNCIONA NA PRTICA?

03. COMO FUNCIONA NA PRTICA?

Agora vamos falar do que realmente interessa. No primeiro captulo, falamos sobre a diferena do modelo tradicional de empresas com todos os funcionrios trabalhando no mesmo lugar com horrios pr-determinados e o foco no controle em contraste com os novos mtodos de gesto que incluem o foco no resultado e possibilitam o surgimento de empresas virtuais. Depois, entramos no segundo captulo mostrando vrias das inmeras ferramentas que j existem e esto disponveis, em muitos casos gratuitamente, para substituir os antigos mtodos. Com isso nosso objetivo era acabar com o primeiro nvel de resistncia do tipo isso no existe ou isso impossvel. No entanto, ainda resta uma importante questo e que temos a inteno de sanar neste terceiro e ltimo captulo. COMO ISSO FUNCIONA NA PRTICA? Para responder essa questo resolvemos separar a experincia de montar um empresa virtual ou virtualizar uma parte do trabalho em duas perspectivas: a do gestor e a do funcionrio.

01. PARA OS GESTORES

Se voc o lder ou gerente de uma empresa ou equipe e est querendo adotar alguns conceitos aqui apresentados, ns temos algumas dicas e experincias que podem lhe ser teis. Logicamente, a grande preocupao com a gesto de pessoas, ou seja, como delegar tarefas e acompanh-las. Como garantir que o trabalho est, de fato, sendo feito. Mas vamos comear pelo incio: como contratar novos funcionrios.

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

CONTRATAO DE PESSOAS
A principal questo que deve ser notada na hora de contratar novos funcionrios o perl bastante moderno que uma empresa virtual demanda. Como j foi apontado anteriormente, a entrevista pode ser feita presencial ou remotamente, visto o casos de empresas que usam programas de chat para realizar suas contrataes. Muitos podem achar isso um absurdo, mas a realidade que qualquer processo de seleo falho por natureza. Isso acontece, pois no conseguimos nesse pequeno espao de tempo, conhecer uma pessoa fundo. Qualquer tipo de entrevista, prova ou dinmica apenas vai demonstrar aqueles candidatos que tem a capacidade de ganhar o trabalho e no os que realmente conseguem realizar o trabalho! Por essa razo, ao contratar pessoas, e isso vale para qualquer tipo de empresa, a principal preocupao deve ser o perl e APS a contratao, mesmo que para um perodo de teste, deve-se aplicar testes reais de trabalho para ver se a pessoa apta ou no. Lembre-se o importante o resultado. E QUAL SERIA ESSE PERFIL?

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03. COMO FUNCIONA NA PRTICA?

Bom, para comear ns j temos algumas questes bem gerais, mas que devem ser levadas em considerao desde o primeiro momento:
01. O candidato obrigatoriamente deve possuir grande familiaridade com tecnologia 02. O candidato tem que conseguir se auto gerenciar, no existe mais espao no mercado para pessoas que cam esperando a ordem do chefe 03. O candidato tem que ter uma boa capacidade de comunicao por escrita e oral 04. O candidato tem que conseguir desenvolver um relacionamento virtualmente

E para contratar essa nova gerao, novas perguntas devem ser feitas e novas respostas devem ser desejadas. Por exemplo, antigamente a pessoa que jogava computador era mal vista, hoje j existem diversos estudos que mostram como os jogos de computador ajudam no desenvolvimento do prossional e empreendedor. Alm disso, essa pessoa muito provavelmente teria o perl bsico citado acima.

Na reportagem de Rafael Farias Teixeira, Pequenas Empresas, Grandes negcios set/2010, ele arma o universo virtual pode ser um timo campo de treinamento para desenvolver habilidades reais, como liderana, persuaso e estratgia.

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

REGRAS CLARAS
As empresas virtuais precisam ter regras muito claras para todos. Por ser totalmente ou parcialmente gerida distncia, no pode-se perder muito tempo tentando achar o responsvel para tomar decises toda hora, isso deve ser previsto anteriormente. Claro que muitas das antigas regras como horrio e presena diria no interessam mais, porm outros processos importantes devem ser bem denidos. Por exemplo, a poltica de reembolso, incluindo o que ser reembolsado e como, deve ser previamente apresentada.

COMO DELEGAR TAREFAS

Sem dvidas, voc ter de abrir mo de algumas coisas agradveis como delegar uma tarefa ao seu funcionrio fazendo um esboo em um pedao de papel na frente dele. Porm, isso no razo para desespero, o computador tambm fornece algumas solues bastante interessantes e que, em muitos casos, so at melhores que o velho rascunho. Veja abaixo nossas sugestes:

1. DELEGUE VISUALMENTE Sempre que precisar delegar uma tarefa que necessite de alguma demonstrao do que fazer, voc pode usar aplicativos que lmam a tela de seu computador, como o ScreenFlow (www.screenow.com), e fazer uma simulao do trabalho. Depois voc pode ou colocar o vdeo em um site como o prprio Youtube.com ou enviar via e-mail ou Dropbox (www.dropbox.com).

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

2. DELEGUE USANDO UDIO Isso timo para fazer no nal de um dia de trabalho. Faa uma lista com todas as tarefas que voc tem que passar e salve as explicaes em um arquivo de udio. Deste modo, voc pode enviar pelo e-mail ou Dropbox. Esse tipo de delegao vantajosa, pois o funcionrio pode ouvir novamente a mensagem quantas vezes ele quiser para compreend-la por completo.

DICA Sempre salve o arquivo com a data e horrio da gravao e faa o mesmo
no comeo da gravao para garantir que est correta.

3. DELEGUE POR ESCRITO Se voc prefere passar as atividades por escrito, nossa sugesto que seja criado um modelo desse documento. Algo que seja padronizado de fcil preenchimento e compreenso. Segue abaixo um exemplo:

Data: Nome da Tarefa: Prioridade: Data de Incio: Data de Trmino: Descrio da Atividade:

Referncias para serem usadas:

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

PARA SE TRABALHAR DISTNCIA

Muitos pensam que trabalhar de casa ser mil maravilhas, porm existem alguns desaos e armadilhas que precisam ser evitados e superados para se obter todos os benefcios esperados. 1. NO SUBESTIME A IMPORTNCIA DA SUA CADEIRA Citando a famosa propaganda da ortobom voc vai passar 1/3 da sua vida sobre ela. Trabalhando de casa, a necessidade de se ter uma boa cadeira de escritrio cresce drasticamente. Para isso voc deve investir em uma cadeira de alto nvel evitando fazer economias em troca de conforto.

2. SEPARE O SEU ESPAO essencial para as pessoas que trabalham em casa separarem um espao para entrar no modo de trabalho. Isso importante para conseguir separar para si os diferentes momentos do dia e tambm para os outros moradores da casa.

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

3. ORGANIZE O SEU TEMPO muito fcil perder a noo do tempo trabalhando de casa e esquecer das suas atividades pessoais. Para evitar isso, importante organizar seu horrio de modo a deixar um horrio separado para voc todos os dias para resolver assuntos pessoais que incluem a administrao da casa e at mesmo lazer. 4. TERCEIRIZE O MXIMO POSSVEL No tente fazer todo o trabalho por conta prpria s porque voc pode. Atividades como buscar ou entregar documentos podem ser feitas por empresas especializadas a um custo bastante acessvel. 5. USE A TECNOLOGIA A SEU FAVOR Encontrar com o cliente importante, mas tambm apresenta um custo altssimo. Use o mximo de reunies por Skype, e-mail ou at mesmo chat para manter o contato com o cliente sem precisar ir presencialmente. claro que isso depende do pblico-alvo, mas vale a dica. 6. AGRUPE AS SUAS SADAS Sempre que precisar sair para fazer algo, seja pessoal ou prossional, tente agrupar os seus encontros para evitar car saindo e voltando vrias vezes. Esse tipo de interrupo pode ser danosa sua produtividade e alm disso voc minimiza as vezes que ter que se arrumar. 7. MANTENHA O FOCO Se voc optar por um Home-ofce, seus familiares e amigos vo car encantados de saber que agora voc est todo o dia em casa disposio deles. Por isso, faa do seu espao e horrio de trabalho um santurio. Avise para seus familiares ou colegas de apartamento para no te interromperem, isso tambm vale para animais de estimao!

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02. AS FERRAMENTAS QUE ESTO DISPONVEIS

8. TRABALHE COM O SEU HUMOR Se voc o tipo de pessoa que acorda ranzinza, evite fazer ligaes para clientes na parte da manh e aproveite para fazer trabalhos que no envolvam interao social e vice-versa. Se voc melhora a sua produtividade dando uma cochilada de tarde, faa isso! 9. ENCONTRE LUGARES ALTERNATIVOS Sem dvida a sua casa tem que ser o lugar mais agradvel do mundo para voc trabalhar com tudo que voc gosta, seja msica, comida perto, etc... No entanto, de tempos em tempos voc sentir a necessidade de mudar de cenrio e ver coisas novas, por isso importante dar uma mapeada na sua vizinhana e achar restaurantes/cafs que sejam confortveis. 10. PARE PARA OUTRAS PESSOAS No deixe de ver outras pessoas com regularidade. Marque almoos, cafs ou jantares com seus amigos, fornecedores ou clientes.

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CONTINUA COM FOME? D O PRXIMO PASSO

01. COMPARAO COM O MODELO TRADICIONAL

CONTINUA COM FOME?

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