ROBERTO OLIVEIRA CUNHA

LEIAME Nenhuma informao do TUTORIAL DO MICROSOFT OFFICE ACCESS 2003 poder ser copiada, movida ou modificada sem autorizao prvia e escrita do Programador Roberto Oliveira Cunha. Programador: Roberto Oliveira Cunha

Apresentao Microsoft Office Access 2003 Crie bancos de dados e programas para controlar e gerenciar informaes usando o Microsoft Office Access. Iniciando o Microsoft Office Access 2003 Antes de iniciar o Microsoft Office Access 2003, voc tem que ter a noo de Digitao e Windows. Clique em Iniciar, Todos os programas, Microsoft Office, Microsoft Office Access 2003.

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Microsoft Office Access 2003 Crie bancos de dados e programas para controlar e gerenciar informaes usando o Access. A necessidade de armazenar, organizar e recuperar informaes crescente no mundo moderno e algumas das solues encontradas para essas tarefas esto de tal maneira incorporadas ao nosso cotidiano que nem nos damos conta. o caso das listas telefnicas; das fichas dos funcionrios de uma empresa; dos cadastros de clientes de uma loja etc. Todos esses exemplos podem ser considerados precursores dos modernos bancos de dados, pois cumprem basicamente as mesmas funes:
Acrescentar novos dados. Localizar os dados armazenados anteriormente. Alterar dados ou apagar aqueles que no so mais teis.

Iniciando um Documento Para dar incio a um novo documento (documento em branco), execute o seguinte comando: Clique em Arquivo, Novo. Clique em Banco de dados em branco. Digite um nome para o arquivo e clique em Salvar.

Hoje, impossvel lidar com um grande nmero de informaes usando mtodos tradicionais. Exemplo: uma empresa tem um cadastro com dados de milhares de clientes espalhados pelo mundo e quer selecionar rapidamente cerca de 10 mil deles para receberem uma mala direta. Precisa tambm gerar etiquetas de endereamento para essas malas diretas. E tudo deve ser feito em algumas horas. a que entram em cena os bancos de dados computadorizados. Os bancos de dados computadorizados substituem com vantagem os meios tradicionais de armazenamento de informaes.

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Fechando um Documento Para fechar um documento no Microsoft Office Access 2003 liberando espao na memria para continuar o trabalho com outros documentos, selecione o seguinte comando: Clique em Arquivo, Fechar. Abrindo o Documento Para se abrir um documento, indispensvel que ele tenha sido salvo, ou seja, transportado para o disco. No Microsoft Office Access 2003, vrios arquivos podem ser abertos ao mesmo tempo. Lembre-se, porm, de fechar os arquivos desnecessrios. do: Para abrir um documento, efetue o seguinte comanClique em Arquivo, Abrir. Esse quadro de dilogo nos permite digitar ou indicar (atravs do mouse), o documento com o qual desejamos trabalhar. Clique duas vezes sobre o arquivo Remington Informtica. Exibindo objetos de banco de dados Clique em Exibir, Objetos de banco de dados.

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Objetos de banco de dados, Tabelas (menu Exibir) - Exibe na janela Banco de dados uma lista das tabelas do banco de dados atual. Objetos de banco de dados, Consultas (menu Exibir) - Exibe na janela Banco de dados uma lista das consultas do banco de dados atual. Objetos de banco de dados, Formulrios (menu Exibir) - Exibe na janela Banco de dados uma lista dos formulrios do banco de dados atual. Objetos de banco de dados, Relatrios (menu Exibir) - Exibe na janela Banco de dados uma lista dos relatrios do banco de dados atual. Objetos de banco de dados, Pginas (menu Exibir) - Exibe na janela Banco de dados uma lista de atalhos para as pginas de acesso a dados no banco de dados do Microsoft Access ou projeto do Microsoft Access atual. Objetos de banco de dados, Macros (menu Exibir) - Exibe na janela Banco de dados uma lista das macros do banco de dados atual. Objetos de banco de dados, Mdulos (menu Exibir) - Exibe na janela Banco de dados uma lista dos mdulos do banco de dados atual. Adicionar aos favoritos do grupo - Adicione um atalho ao objeto selecionado na pasta Favoritos. Modos de exibio

Clique em Exibir e escolha um dos seguintes itens: cones grandes (menu Exibir) - Lista objetos de banco de dados utilizando cones grandes do tipo do objeto selecionado. cones pequenos (menu Exibir) - Lista objetos de banco de dados utilizando cones pequenos do tipo do objeto selecionado. Listar (menu Exibir) - Lista objetos de banco de dados utilizando cones pequenos do tipo do objeto selecionado. Os cones ficam dispostos verticalmente em ordem alfabtica dentro da janela Banco de dados.

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Detalhes (menu Exibir) - Lista objetos de banco de dados do tipo do objeto selecionado e fornece os seguintes detalhes: nome, descrio, data da ltima modificao, data da criao, tipo e proprietrio. Organizando cones Clique em Exibir, Organizar cones. Organizar cones, pelo nome (menu Exibir) - Organiza os cones dos objetos na janela Banco de dados por nome, em ordem alfabtica. Organizar cones, pelo tipo (menu Exibir) - Organiza os cones dos objetos na janela Banco de dados por tipo e, em seguida, por nome. Por exemplo, as consultas so agrupadas por tipos tais como seleo, tabela de referncia cruzada e unio e exibidas em ordem alfabtica, primeiro pelo tipo e depois pelo nome. Organizar cones, pela criao (menu Exibir) Organiza os cones dos objetos na janela Banco de dados por sua data de criao. Organizar cones, pela modificao (menu Exibir) - Organiza os cones dos objetos na janela Banco de dados por sua data de modificao. Organizar cones, AutoOrganizar (menu Exibir) Ativa e desativa o AutoOrganizar. Quando ativado, os cones da janela Banco de dados so alinhados grade subjacente em colunas pares voc s pode mover um cone para uma posio diferente dentro das colunas. Quando desativado, os cones so liberados da grade voc pode mov-los para qualquer lugar da janela Banco de dados. Alinhando cones Clique em Exibir, Alinhar cones. Alinhar cones (menu Exibir) Alinha os cones da janela Banco de dados com os pontos mais prximos da grade subjacente. Exibindo barras de ferramentas Clique no menu Exibir, Barras de ferramentas.

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Barras de ferramentas (menu Exibir) - Exibe ou oculta barras de ferramentas. Para exibir uma barra de ferramentas, marque a caixa de seleo ao lado do nome da barra de ferramentas. Para ocultar uma barra de ferramentas, desmarque a caixa de seleo. Personalizar - Personalizam as funes dos botes da barra de ferramentas, comandos de menu e teclas de atalho. Atualizando Informaes Para atualizar informaes do banco de dados, clique no menu Exibir, Atualizar ou tecle F5. Inserindo Tabela Atualmente, a maioria dos bancos de dados trabalha com base no conceito de tabela. Ela uma coleo de dados que tm a mesma estrutura. Por exemplo, uma tabela usada pelo departamento de pessoal de uma empresa pode conter informaes completas sobre cada um dos funcionrios. Essas informaes, distribudas em vrios campos, incluiriam um nmero de cdigo do funcionrio, sobrenome, nome, cargo, data de nascimento etc. Clique no menu Inserir, Tabela. Exibe dados de uma tabela, formulrio ou consulta em formato de linhas e colunas. No modo de folha de dados, voc pode editar campos, adicionar e excluir dados e procurar por dados.
Seletor de registro

Selecione um assistente ou modo de exibio para criar o novo objeto. Clique no boto OK.
Modo de folha de dados

Clique para selecionar o registro inteiro. Alm disso, possvel exibir smbolos indicando que um registro o atual (o registro foi salvo da maneira em que aparece), um novo registro no qual informaes podem ser inseridas, um registro que est sendo editado (as alteraes ainda no foram salvas) e um registro que no pode ser editado porque est bloqueado por outro usurio (somente para banco de dados do Microsoft Access).

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Seletor de campo Boto Prximo registro - Move para o prximo registro no modo de folha de dados ou no modo de formulrio. Boto ltimo registro - Move para o ltimo registro no modo de folha de dados ou no modo de formulrio. Redimensiona um campo ou seleciona um campo para que voc possa, por exemplo, copi-lo ou mov-lo. Para redimensionar um campo, clique no limite direito do seletor de campo e arraste-o para a esquerda ou para a direita. Para dimensionar um campo para o melhor ajuste, clique duas vezes no limite direito do seletor de campo. Para selecionar um campo, clique no seletor de campo. Para selecionar mais de um campo, clique no seletor de campo e arraste o ponteiro para campos adjacentes. Caixa Registro especfico Boto Novo registro - Vai para o final do formulrio ou folha de dados para que voc possa inserir um novo registro.

Move para um registro especfico no modo de folha de dados ou no modo de formulrio inserindo o nmero do registro. Boto Primeiro registro - Move para o primeiro registro no modo de folha de dados ou no modo de formulrio. Boto Registro anterior - Move para o registro anterior no modo de folha de dados ou no modo de formulrio.

Crie uma tabela e clique no boto Salvar.

Digite um nome e clique no OK.

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Inserindo Consulta Atravs de consultas, parcelas das informaes contidas em um banco de dados so exibidas e podem ser alteradas, analisadas e reordenadas. Uma consulta nos permite, por exemplo, apresentar uma listagem de vendas de cada produto durante um determinado perodo. Ela criada com o auxlio dos Assistentes de Consulta. Existem vrias opes de assistentes, cada um adequado criao de um tipo especfico de consulta. Depois de criada, uma consulta pode ser personalizada no modo Estrutura. Esse modo possibilita o mximo controle sobre os parmetros da consulta. Tambm possvel criar uma consulta do zero, diretamente no modo Estrutura, embora essa opo seja mais trabalhosa. Para se lembrar: Nem sempre necessrio criar uma consulta. Quando um formulrio ou relatrio criado com auxlio de um assistente, automaticamente criada uma instruo SQL para selecionar os dados. Dependendo da necessidade de seleo de dados, esse recurso pode substituir o uso de uma consulta. Clique no menu Inserir, Consulta. Clique no boto Salvar para salvar as alteraes. Clique no boto Fechar janela.

Embora uma chave primria no seja obrigatria, ela altamente recomendvel. Uma tabela deve ter uma chave primria para voc definir um relacionamento entre ela e outras tabelas no banco de dados. gora. Clique no boto Sim para criar a chave primria a-

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Selecione o Assistente de consulta simples e clique no OK. Este assistente cria uma consulta seleo a partir dos campos que voc escolheu. Selecione a primeira opo e clique no Avanar.

Selecione o campo Empresa na lista Campos disponveis e clique na seta indicada direita. Selecione o campo Fatura na lista Campos disponveis e clique na seta indicada direita. Clique no boto Avanar. Estas so todas as informaes que o assistente necessita para criar a sua consulta. Clique no boto Concluir.

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Voc pode consultar somente o campo Empresa e Fatura na tabela abaixo: Exibindo Totais Deixa aberta a Tabela Consulta e clique em Exibir, Modo Design.

Lista de campos Utilize para adicionar campos ou colunas consulta ou filtro ativo, arrastando o campo da lista de campos para uma coluna na grade de design. Seletor de colunas

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Redimensiona ou seleciona uma coluna para que voc possa executar uma operao, como mov-la ou exclu-la. Para redimensionar uma coluna, clique no limite direito do seletor de colunas e arraste-o para a esquerda ou para a direita. Para dimensionar uma coluna para melhor ajuste, clique duas vezes no limite direito do seletor de colunas. Para selecionar uma coluna, clique no seletor de colunas. Para selecionar mais de uma coluna, clique no seletor de colunas e arraste o ponteiro para colunas adjacentes. Linha Campo Adiciona um campo aos resultados da consulta ou filtro ativo. Para adicionar um campo, clique na clula na grade de design e selecione-o na lista de campos. Linha Tabela Indica a tabela na qual o campo est localizado. Utilize para esclarecer que campo pertence a que tabela em um filtro ou consulta de vrias tabelas. Para ocultar ou exibir a linha Tabela, clique no comando Nomes das tabelas no menu Exibir. Linha Classificao Utilize para indicar o tipo de classificao para a consulta ou filtro ativo: Crescente (de 0 a 9, de A a Z), Decrescente (de 9 a 0, de Z a A) ou no classificado. Para classificar em um campo, selecione uma clula de classificao e selecione o tipo de classificao. Caixa de seleo Mostrar Exibe ou oculta uma coluna nos resultados da consulta ou filtro ativo. Se ocultar uma coluna, voc ainda poder us-la para especificar critrios. Selecione a seta indicada para baixo na linha Total da segunda coluna e clique em Soma. Clique no menu Exibir, Modo folha de dados. Linhas Critrio e ou Define um ou mais conjuntos de condies de limitao (como = "Dinamarca" ou > 30.000) que obtenham um conjunto especfico de registros nos resultados da consulta ou filtro. Voc pode continuar adicionando valores ou expresses alternativas abaixo da clula ou. Linha Total Agrupa dados na consulta ativa ou efetua clculos de resumo, como mdias e contagens. Para ocultar ou exibir a linha Total, clique no comando Totais do menu Exibir. Clique no menu Exibir, Totais.

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Depois salve e feche a Tabela Consulta. Inserindo Formulrio Os formulrios podem ser criados de diversas maneiras. Todas elas so acessadas a partir da janela Banco de Dados, clicando-se na guia Formulrios e, em seguida, no boto Novo aberta a caixa de dilogo Novo Formulrio. Essa caixa de dilogo tambm permite escolher de qual tabela viro os dados para o formulrio e para qual sero destinados. Os formulrios nos possibilitam visualizar e editar os dados de uma ou de vrias tabelas, pois possvel criar alguns que contenham dados de mais de uma tabela. Entre suas vrias utilidades, podem: Ser usados como menus de controle, pois atravs deles possvel acessar os diversos objetos e funes de um bando de dados. Ser utilizados como caixa de dilogo, como mostra a tela abaixo, permitindo que o usurio faa opes e digite dados. Clique no menu Inserir, Formulrio. Selecione o Assistente de formulrio para criar o novo objeto. Este assistente cria o seu formulrio automaticamente, baseado nos campos que voc selecionou. Selecione Tabela para utilizar como fonte de dados do novo formulrio, relatrio ou pgina de acesso a dados. Clique no boto OK. Selecione o campo Fatura na lista Campos disponveis e clique na seta indicada direita. Selecione o campo Data na lista Campos disponveis e clique na seta indicada direita. Selecione o campo Nmero na lista Campos disponveis e clique na seta indicada direita. Selecione o campo Empresa na lista Campos disponveis e clique na seta indicada direita.

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Clique no boto Avanar.

Selecione o estilo Padro e clique no boto Avanar.

Selecione o layout Coluna e clique no boto Avanar.

Estas so todas as informaes que o assistente necessita para criar o seu formulrio. Digite Tabela Formulrio na primeira caixa de texto e clique no boto Concluir.

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Clique no menu Inserir, Relatrio.

Depois salve e feche a Tabela Formulrio. Inserindo Relatrio Podem ser impressos na forma de listagens, grficos comerciais e etiquetas de endereamento, entre outras. Freqentemente, o relatrio o resultado final de um trabalho com banco de dados. Por isso, alm dos aspectos prticos, sua aparncia muito importante. Como acontece com os outros objetos de banco de dados, o Access oferece diversas maneiras de criar relatrios. Essas opes so acessadas a partir da janela Banco de Dados. Clicando-se na guia Relatrio e em seguida no boto Novo, abre-se a caixa de dilogo Novo Relatrio, que exibe as vrias opes disponveis. Nessa caixa de dilogo tambm necessrio selecionar a tabela ou consulta que servir de origem para os dados. Caso seja selecionado um assistente, sero apresentadas as telas sucessivas. Nelas, voc define as opes que sero usadas para criar o relatrio, que pode ser criado tambm no modo Estrutura. Nesse modo, como mostra a tela acima, exibida uma barra de ferramenta semelhante que usada em programas de desenho. Assim, com os recursos da barra de ferramentas, voc pode desenhar o relatrio, clicando sobre os elementos que deseja inserir e posicionando-os sobre o formulrio. Selecione Assistente de relatrio na caixa de lista-

gem.

Este assistente cria o seu relatrio automaticamente, baseado nos campos que voc selecionou. Selecione Tabela na caixa de combinao e clique no boto OK.

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Selecione o campo Fatura na lista Campos disponveis e clique na seta indicada direita. Selecione o campo Data na lista Campos disponveis e clique na seta indicada direita. Selecione o campo Nmero na lista Campos disponveis e clique na seta indicada direita. Selecione o campo Empresa na lista Campos disponveis e clique na seta indicada direita. Clique no boto Avanar. Selecione Data na primeira caixa de combinao e clique no boto Opes de resumo.

Selecione o campo Empresa e clique na seta indicada direita. Clique no boto Avanar.

Ative a Soma no campo Fatura e clique no boto OK. Clique em Avanar.

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Selecione o Layout Nvel e a Orientao Retrato. Clique em Avanar.

Digite Tabela Relatrio na primeira caixa de texto e clique no boto Concluir.

Selecione o estilo Cinza claro e clique no boto Avanar.

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Inserindo Pgina Cria uma nova pgina de acesso a dados usando o Assistente de pgina, modo Estrutura da pgina ou uma pgina da Web existente. Clique no menu Inserir, Pgina.

gem.

Selecione Assistente de pgina na caixa de lista-

Este assistente cria automaticamente sua pgina de acesso a dados, baseado nos campos selecionados. Selecione Tabela Consulta na caixa de combinao e clique no boto OK. Clique sobre o boto >> e clique sobre o boto Avanar. Clique sobre o boto Avanar novamente.

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Depois salve e feche a Pgina da Web. Inserindo Macro Selecione o campo Empresa na primeira caixa de combinao e clique no boto Avanar. Os macros normalmente so usados para tarefas relacionadas exibio ou ocultao de barras de ferramentas, abertura e fechamento de formulrios e criao de relatrios. Um macro pode ser acionado a partir de um boto de barra de ferramentas ou de um boto de um formulrio. Usam-se macros para: Executar um procedimento criado no Visual Basic. Atribuir uma determinada funo a uma tecla. Criar barras de menus personalizadas. Executar uma srie de aes no momento em que um banco de dados aberto. Clique no menu Inserir, Macro.

Digite Pgina da Web na primeira caixa de texto. Clique sobre a opo Abrir a pgina. Clique sobre Concluir. Selecione ExecutarAplicativo na coluna Ao.

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Digite na linha de comando a palavra Calc. Clique no menu Executar, Executar. Compactar e corrigir banco de dados Utilitrios de banco de dados, Compactar e corrigir banco de dados (menu Ferramentas). Reorganiza a maneira como um banco de dados fragmentado armazenado em disco. A compactao de um banco de dados costuma reduzir seu tamanho e melhorar seu desempenho. Alm disso, corrige um banco de dados danificado, se necessrio. O banco de dados pode ser danificado se, por exemplo, houver um corte de energia ou se o computador tiver um problema de hardware enquanto o banco de dados estiver sendo utilizado. Clique no menu Ferramentas, Utilitrios de banco de dados e Compactar e reparar banco de dados. Digite a palavra ExecutarAplicativoCalc e clique no boto OK. Gerenciador do menu de controle Utilitrios de banco de dados, Gerenciador do menu de controle (menu Ferramentas). Cria, edita e exclui formulrios do menu de controle de um aplicativo. Clique no menu Ferramentas, Utilitrio de banco de dados e Gerenciador do menu de controle.

Clique no boto Sim.

Feche a Calculadora. Clique no boto Sim.

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Clique no boto Editar, Novo.

Clique na primeira caixa de texto e digite Entrar. Selecione o comando Abrir formulrio no modo de edio. Selecione o formulrio Tabela Formulrio. Clique no boto OK. Clique no boto Novo.

Clique em Entrar para editar, inserir ou excluir dados do formulrio. Definir senha do banco de dados necessrio que o banco de dados esteja aberto para uso exclusivo se voc quiser definir ou remover a senha do banco de dados. Para abrir o banco de dados de forma exclusiva, feche e reabra o banco de dados utilizando o comando Abrir do menu Arquivo. Na caixa de dilogo Abrir, clique na seta direita do boto Abrir e escolha Abrir exclusivo. Clique no menu Ferramentas, Segurana, Definir senha do banco de dados. Digite a senha e clique em OK. Digite a senha novamente e clique em OK. Pronto, o banco de dados est protegido.

Clique na primeira caixa de texto e digite Sair. Selecione o comando Sair do aplicativo. Clique no boto OK. Clique no boto Fechar. Clique no boto Fechar novamente.

Na guia formulrio clique duas vezes sobre Menu de controle.

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