GERENCIAMENTO DE PROJETOS NA PRTICA

Georgia Pinto Barbosa georgia.barbosa@cesar.org.br

27.08.08

MOTIVAO

Cenrio mundial
Concorrncia global Maior exigncia por qualidade Menor tempo para desenvolvimento de produtos Recursos limitados Grandes redes de informao e fornecedores agindo globalmente

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MOTIVAO

Situao de Projetos nos EUA

Tamanho
26% 46%
Sucesso Cancelado

Grande Mdia Pequena 22% 50% 28% 37% 47% 16%

29%

62%

9%

Concludo fora das m etas

28%

Custos devido falhas: aproximadamente $100 - $150 bilhes Fonte Standish Group e Gartner

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MOTIVAO

Problemas tpicos
Atrasos no cronograma Custos alm do previsto Falta de recursos Qualidade abaixo da esperada Produtos que no funcionam

Mudanas de requisitos aumentam a complexidade do Gerenciamento

Organizaes reconhecem relao entre gesto fraca e impactos nos negcios

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Aes para reverter

O que pode ser feito para melhorar nmeros como esses?

Implantao de uma gesto efetiva de projetos Uso de boas prticas em gesto de projetos

Quanto Gerenciamento de Programas e Projetos Necessrio?

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Quanto Gerenciamento de Projetos e Programas necessrio?

Fatores que influenciam na resposta

Valor estratgico Visibilidade Valor financeiro Complexidade e dimenso Durao Integraes com outras iniciativas Exposio ao risco Velocidade para concluso Estilo de gerenciamento e maturidade organizacional Quantidade de recursos envolvidos Terceirizao necessria Rigidez na conformidade a padres Problemas j identificados em projetos anteriores
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A gesto de projeto pode ser to complexa quanto a necessidade

Gesto de contratao Gesto de mudanas

Gesto da Comunicao Gesto de Risco

Gesto de Integrao

Gesto de tempo

Gesto do ciclo de vida

Gesto de escopo

Competncias e Habilidades de Gesto de Projetos

Gesto de Issues

Gesto de Custo

Ferramentas de suporte gesto Gesto do conhecimento Gesto de capital humano

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Planejamento, Cronograma, estimativas Governana e monitoramento Gesto da Qualidade

REAS DE ESPECIALIZAO

Fonte: PMBOK
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Quanto Gerenciamento de Projetos e Programas necessrio?

Case Santista
Baseando-se no PMBoK, trs reas de conhecimento foram inicialmente priorizadas Projetos presentes em planos de ao RH Qualidade Escopo

Riscos Aquisio Integrao

Tempo Comunicao

Custos

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Qual a direo tomar?

PMBoK OPM3 RUP

Six Sigma CMMI Metodologias geis SWEBoK

Prince2

Ou ainda, o que focar no que for escolhido? Gerenciamento rpido ou complexo de projetos?

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De uma forma geral

Aspectos em comum
Definir o projeto Planejar o trabalho Gerenciar o plano de trabalho Gerenciar conflitos Gerenciar escopo Gerenciar riscos Gerenciar comunicao Gerenciar documentao Gerenciar qualidade Gerenciar mtricas

Gesto de pessoas: Gerentes de uma forma geral Gesto de contratos: mais especfico

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Aspectos em comum

Definir o projeto
Algumas perguntas bsicas (5 Ws e 2 Hs) [Why] Por que fazemos isso? [Who] Quem quer isso realizado? [What] Quais so os detalhes? [How] Como ns faremos isso? [When] Quando so necessrias as entregas? [Where] Onde isso ser feito? Onde esto os envolvidos? [How much] De Quanto o oramento?

Alinhando as expectativas

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Aspectos em comum

Planejar o Trabalho
Elaborao do plano de trabalho Definio de como o trabalho ser completado WBS evoluindo at um cronograma

O que voc precisa completar

Como conseguir concluir

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Aspectos em comum

Administrar o Plano de Trabalho

Gerenciar o cumprimento do plano de trabalho Manter o plano de trabalho atualizado No adianta elabor-lo e no us-lo como base para o acompanhamento o dia-a-dia Conceitos de caminho e corrente crtica devem ser considerados

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Aspectos em comum Administrar o plano de trabalho Medio

Aes corretivas
H uma variao? Sim requerida uma ao corretiva? Sim Identifique aes alternativas e faa sua recomendao de ao corretiva Submeta ao controle integrado para aprovar ou rejeitar a mudana Se rejeitado, procure mais alternativas ou aceite o impacto Se aprovado, mude o plano de gerenciamento do projeto Gerencie pelo novo plano

Medir a efetividade das aes corretivas implementadas

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Monitorar e controlar o projeto

Aspectos em comum Administrar o plano de trabalho

Reparo de defeito

Foi encontrado um defeito durante medies do gerenciamento da qualidade

recomendado um reparo de defeito a requisio de mudana parte do processo de monitoramento e controle

O processo integrado de controle de mudanas aprova ou rejeita a mudana

O defeito reparado O reparo validado

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Aspectos em comum

Administrar conflitos
Impedimentos Necessidade de: Processo para identificar problemas, determinar impacto, examinar alternativas e envolver pessoas para uma tomada de deciso Tcnicas para resoluo de problemas
Espinhas de peixe Pareto 5 porqus Anlise de causa-raiz ...

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Aspectos em comum

Administrar escopo
Limites do projeto Existncia de mudanas algo que no muda Impactos precisam ser avaliados e negociados com stakeholders Problemas comuns Escopo deslizante
Grandes mudanas x Pequenas mudanas

Aprovao de escopo pelo usurio final sem consentimento do Sponsor Membros da equipe aceitando e realizando mudanas sem considerar a gesto das mesmas

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Aspectos em comum

Administrar riscos
Identificao, anlise e resposta ao risco Antecipando-se a problemas Potencializando situaes favorveis

Gerncia de Risco inserida na Gerncia de Projetos

Gerncia de Risco a razo da Gerncia de Projetos

Gerncia de Risco

Gerncia de Projetos
Gerncia de Risco
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Gerncia de Projetos

Aspectos em comum

Administrar a comunicao
Essencial num projeto Transparncia do andamento do projeto Surpresas so reduzidas Sofisticao a depender da complexidade do projeto De acordo com o pblico que receber a comunicao Uma classificao possvel Obrigatria Informativa Promocional

A realizao da comunicao freqentemente envolve a criao de entregas adicionais que, por sua vez, exigem mais tempo e esforo. Cronograma e Oramento devem refletir esse aspecto.
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Aspectos em comum

Administrar a documentao
Geralmente ignorado at que milhares de documentos estejam completamente fora do controle Gerncia de configurao Nomenclatura Repositrio Organizao Regras de acesso e segurana Indexao Reteno e destruio Controle de verso

O que for necessrio para facilitar a sua vida

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Aspectos em comum

Administrar a qualidade
Identificao de padres de qualidade relevantes para o projeto e a determinao de como satisfaz-los Controle da qualidade Garantia da qualidade Melhoria contnua dos processos do projeto Princpio fundamental: Qualidade planejada, projetada e incorporada, no inspecionada.

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Aspectos em comum

Administrar mtricas
Comparao e anlise do que foi planejado para o que est sendo realizado Aes para corrigir discrepncias Algumas mtricas Prazos e cronogramas Custos atuais versus estimados Taxa de atendimento e aceitao de entregas Riscos Satisfao do cliente Quantidade de modificaes Percentual de retrabalho ndices de desempenho Valor agregado

S colete o que tem condies de ser til e analisado!

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Apenas reforando

Ajuste sua realidade!

Keep It Simple Uso de apenas parte de prticas j pode resolver boa parte de seus problemas Mesclar prticas tambm vivel

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E quais as melhores prticas?

J procurou onde as melhoras prticas esto registradas na sua empresa?

Sua empresa no registra boas prticas?

O que fazer para mudar? Enquanto isso, j realizou algum benchmarking com outras empresas?

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Melhores prticas

Visibilidade no gerenciamento
Alta direo envolvida em avaliao e seleo consistente de projetos Clientes aprovando e estabelecendo prioridades CEO comprometendo-se com a implementao do GP como competncia central para gerenciar projetos Avaliaes peridica formais dos GPs com gerncia snior Projetos limitados a um volume que possa ser entendido pelo GP Juno de esforos entre clientes e times de projeto Promover vantagens e resultados das disciplinas de Gesto de Projetos Elemento principal: planejamento completo com WBS, identificao de tarefas, estimativas, oramentos e cronogramas Planejamento contnuo envolvendo o time Sponsors como participantes ativos: fortalea relacionamentos
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Melhores prticas

Patrocnio, responsabilidade, liderana e administrao

Todo projeto deve ter sponsor Papis-chave devem ser formalmente aceitos desde o incio e comunicados, incluindo o do GP Escopo, requisitos e entregas aprovados pelo sponsor Custos e benefcios devem ser quantificados e aprovados Projetos rpidos possuem lderes fortes com senso de urgncia e velocidade Profissionalize o GP PMO como centro de excelncia para desenvolver e manter processos de gesto, coordenar treinamentos, consultar projetos crticos, etc. Foco em prazo, oramento, escopo, qualidade e satisfao do cliente Gates em projetos com painis de reviso (aes, prazos e responsveis) Membros da equipe precisam de informaes claras sobre as atividades a serem executadas
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Melhores prticas

Patrocnio, responsabilidade, liderana e administrao (continuao)

Perguntas feitas pelo time merecem respostas diretas do cliente Processos de Gesto flexvel e escalonvel Entregas incrementais de projetos de curto prazo Mtricas consistentes e alinhadas com as metas e prioridades do projeto Acompanhamento de prazos, registrando como o tempo gasto, incluindo retrabalho Processo formal de gesto de mudanas

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Melhores prticas

Otimizao, disponibilidade e comprometimento de recursos

Sponsors e GPs deveriam ter acesso a equipes e recursos adequados, de acordo com a fase do projeto Disponibilidade e comprometimento dos recursos assegurada pela gesto snior

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Melhores prticas

Lies aprendidas
Lies aprendidas devem ser disponibilizadas, levando em considerao polticas de segurana e acesso Benchmarking deve ser perseguido e adotado Recompensa para trabalhos desejados

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Melhores prticas

Gerenciar as expectativas dos Stakeholders, manter credibilidade e gerar valor!

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