Pegasus Mail in Der Verwaltung

Pegasus Mail
in der Verwaltung
Das Kompendium
Thomas Riehm
Referat III A 2
LMU München
LUDWIG-MAXIMILIANS-UNIVERSITÄT MÜNCHEN
Pegasus Mail in der Verwaltung
 Thomas Riehm, Referat III A 2, LMU München

Ludwigstr. 27/II • 80539 München
Telefon 089/2180-3563 • Fax 089/28 45 43
Thomas.Riehm@Jura.Uni-Muenchen.DE
Pegasus Mail V. 2.53 von David Harris (David.Harris@pmail.gen.nz)

Deutsche Version von Henning Stams (hstams@xnc.com)
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis ................................................................................................iv
KAPIT EL 1:
EINFÜHRUNG 1
Warum Electronic Mail in der Verwaltung? .................................................................1

Immer erreichbar – wann Sie wollen....................................................................................... 1
Versenden von Dateien .......................................................................................................... 1
Über dieses Handbuch..................................................................................................2
KAPIT EL 2:
ERST E SCHRIT T E 3
Starten von Pegasus Mail .............................................................................................3

Die Benutzeroberfläche ................................................................................................3
Erstellen einer neuen Nachricht ...................................................................................5
E-Mail-Adressen..................................................................................................................... 5
Einfügen einer Adresse aus einem Adreßbuch........................................................................ 6
Einfügen einer kürzlich verwendeten Adresse ......................................................................... 8
Der Inhalt der Nachricht ......................................................................................................... 9
Verwenden von Signaturen..................................................................................................... 9
Senden der Nachricht........................................................................................................... 11
Behandlung eingetroffener Nachrichten ...................................................................12
Nachrichten öffnen ............................................................................................................... 13
Vom System erzeugte Nachrichten....................................................................................... 15
Nachrichten beantworten...................................................................................................... 15
Nachrichten weiterleiten ....................................................................................................... 16
Nachrichten speichern.......................................................................................................... 17
Nachrichten drucken ............................................................................................................ 18
Nachrichten löschen............................................................................................................. 19
KAPIT EL 3:
ERWEIT ERT E FUNKT IONEN 21
Umgang mit Ablageordnern .......................................................................................21

Die Ordnerverwaltung .......................................................................................................... 21
Vorgegebene Ordner............................................................................................................ 21
Benutzerdefinierte Ordner..................................................................................................... 22
Ordner anlegen............................................................................................................... 22
Ordner und Schubladen .................................................................................................. 23
Der Ordner „Ausgangskopien“ .............................................................................................. 23
Arbeiten mit Adreßbüchern ........................................................................................25
Sortieren und Suchen von Einträgen .................................................................................... 25
Eigene Adreßbücher............................................................................................................. 25
i
Erstellen, Umbenennen und Löschen von Adreßbüchern..................................................25
Einträge erstellen, ändern und löschen ............................................................................26
Versenden von Telefonnotizen.................................................................................. 27
Arbeiten mit Vorlagen................................................................................................. 29
Erstellen einer Vorlage ..........................................................................................................30
Verwenden der Vorlage.........................................................................................................30
Arbeiten mit Verteilerlisten ........................................................................................ 31
Verteilerlisten erstellen ..........................................................................................................31
Verteilerlisten verwenden ......................................................................................................33
Automatische Behandlung von Nachrichten (Filterregeln)...................................... 34
Typen von Filterregeln ..........................................................................................................34
Bestätigungen automatisch in einen Ordner verschieben.......................................................35
Bestimmte Nachrichten automatisch weiterleiten...................................................................37
Automatische Urlaubsbenachrichtigungen .............................................................. 38
Benachrichtigungen aktivieren...............................................................................................38
Benachrichtigungen deaktivieren...........................................................................................39
KAPIT EL 4:
VERSENDEN VON ANLAGEN 41
Anlagen versenden..................................................................................................... 41
Anfügen einer Datei an eine Nachricht...................................................................................41
Besonderheiten beim Versand von WinWord-Dokumenten....................................................43
Schutz der Anlagen vor Manipulation durch den Empfänger ..................................................44
Schutz von WinWord-Dokumenten ..................................................................................45
Schutz von Excel-Tabellen...............................................................................................45
Eingehende Anlagen bearbeiten................................................................................ 46
Anlagen anzeigen .................................................................................................................47
Anlagen permanent speichern und bearbeiten .......................................................................47
Bearbeitete Dateien weiterleiten ............................................................................................48
KAPIT EL 5:
SICHERHEIT SASPEKT E 49
Schutz Ihrer Nachrichten ........................................................................................... 49

Gefälschte Absender .................................................................................................. 50
Einsatz von PGP für optimale Sicherheit .................................................................. 51
Überblick ..............................................................................................................................52
Initialisierung von PGP .........................................................................................................52
Öffentlichen Schlüssel extrahieren ...................................................................................53
Eingabe des PGP-Paßwortes in Pegasus Mail .................................................................53
Digitale Unterschriften...........................................................................................................54
Anfügen einer digitalen Unterschrift .................................................................................54
Überprüfen einer digitalen Unterschrift .............................................................................55
Verschlüsselung von Nachrichten..........................................................................................56
Ausgehende Nachrichten verschlüsseln ...........................................................................57
Eingetroffene Nachrichten entschlüsseln..........................................................................57
Austauschen von öffentlichen Schlüsseln ..............................................................................58
Öffentlichen Schlüssel versenden ....................................................................................59
ii
Öffentlichen Schlüssel empfangen .................................................................................. 60
ANHANG A:
FRAGEN UND ANT WORT EN 61
Allgemeine Fragen ......................................................................................................61

Fragen zum Starten von Pegasus Mail ................................................................................. 61
Fragen zum Erstellen und Versenden von Nachrichten ......................................................... 62
Fragen zum Empfangen von Nachrichten ............................................................................. 62
Umgang mit Anlagen ..................................................................................................63
Umgang mit Adreßbüchern ........................................................................................64
Umgang mit Ablageordnern .......................................................................................65
Verschlüsselung, digitale Unterschriften ..................................................................66
ANHANG B:
ST ICHWORT VERZEICHNIS 71
iii
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Der Bildschirm von Pegasus Mail ......................................................... 4
Abbildung 2: Neue Nachricht verfassen...................................................................... 5
Abbildung 3: Adreßbuchauswahl ................................................................................ 7
Abbildung 4: Adreßbuch „Personal“........................................................................... 7
Abbildung 5: Kürzlich benutzte Adressen .................................................................. 8
Abbildung 6: Ein Signatursatz für dienstliche Signaturen....................................... 10
Abbildung 7: Benachrichtigung wegen neuer Nachricht ......................................... 12
Abbildung 8: Der Eingangsordner............................................................................. 13
Abbildung 9: Neu eingetroffene Nachricht................................................................ 15
Abbildung 10: Beantworten einer Nachricht............................................................. 16
Abbildung 11: Nachricht weiterleiten ........................................................................ 16
Abbildung 12: Nachricht drucken.............................................................................. 18
Abbildung 13: Ordnerverwaltung .............................................................................. 22
Abbildung 14: Erstellung eines neuen Ordners ....................................................... 22
Abbildung 15: Liste der vorhandenen Adreßbücher ................................................ 25
Abbildung 16: Ein persönliches Adreßbuch ............................................................. 26
Abbildung 17: Eintrag im persönlichen Adreßbuch definieren ............................... 27
Abbildung 18: Erstellen einer Telefonnotiz............................................................... 29
Abbildung 19: Übersicht der Verteilerlisten.............................................................. 31
Abbildung 20: Verteilerliste anlegen ......................................................................... 32
Abbildung 21: Empfänger in Verteilerlisten aufnehmen .......................................... 32
Abbildung 22: Filterregeln für neue Post vor dem Öffnen des Eingangsordners .. 36
Abbildung 23: Filterregel für Sendebestätigungen .................................................. 36
Abbildung 24: Filterregel zum Weiterleiten bestimmter Nachrichten...................... 38
Abbildung 25: Anfügen einer Excel-Tabelle an eine Nachricht ............................... 42
Abbildung 26: Dokument aus WinWord verschicken ............................................... 44
Abbildung 27: Nachricht mit Anlagen ....................................................................... 46
Abbildung 28: Einstellungen für die Verschlüsselung von Nachrichten ................ 54
Abbildung 29: Anfügen einer digitalen Unterschrift................................................. 55
Abbildung 30: Gültige digitale Unterschrift .............................................................. 56
Abbildung 31: Nachricht verschlüsseln .................................................................... 57
Abbildung 32: Eingabe des Nachrichtenschlüssels................................................. 58
iv
Kapitel
1
Kapitel 1:
Einführung
Never touch a running system.
(alte EDV-Weisheit)
Warum Electronic Mail in der Verwaltung?

Immer erreichbar – wann Sie wollen
Wie oft ist Ihnen schon die folgende Situation passiert: Sie möchten einem Kol-
legen unbedingt eine Frage stellen, aber sein Telefon ist entweder ständig besetzt
oder er antwortet nicht, weil er gerade außer Haus ist. Nun blieben Ihnen bisher
zwei Möglichkeiten: Entweder warten Sie mit dem Telefonhörer in der Hand, bis
der Kollege wieder erreichbar ist, oder Sie schicken Ihre Information oder Frage
mit der Hauspost, was aber beides sehr zeitintensiv sein kann. Auch beim Fax
können Sie nicht sicher sein, ob es ihn tatsächlich erreicht, denn wer hat schon ein
Faxgerät im Zimmer?
Mit Electronic Mail haben Sie nun noch eine dritte Möglichkeit: Sie schicken Ihre
Information oder Frage als Nachricht über das Verwaltungsnetz. Nach wenigen
Sekunden liegt sie im elektronischen Postfach des Empfängers, wo er sie bei der
nächsten Gelegenheit finden wird. In der Zwischenzeit können Sie weiterarbeiten
und sicher sein, daß Ihr Kollege die Nachricht zur Kenntnis nehmen (und hof-
fentlich beantworten) wird, sobald er wieder an seinem Arbeitsplatz sitzt.
Aber auch als Empfänger elektronischer Post werden Sie die Vorteile gegenüber
dem Telefon schätzen lernen: Kein Anruf reißt Sie mehr aus Sitzungen oder aus
der Arbeit. Sie können Ihre Nachrichten bearbeiten, wenn Sie dafür Zeit haben.
Versenden von Dateien

Die nächste Arbeitserleichterung betrifft den Versand von Dokumenten: Häufig
wird ein Bericht im Laufe seines „Lebens“ unzählige Male ausgedruckt, weiter-
gefaxt oder per Hauspost gesendet, mit Anmerkungen versehen, kopiert, zu-
rückgeschickt, überarbeitet, ausgedruckt, weitergefaxt ...
1
P E G AS U S M AI L I N D E R V E R W AL T U N G
Mit Electronic Mail können Sie Ihre Dokumente als Datei versenden, d.h. Sie spa-
ren sich das Ausdrucken und faxen, Ihre Mitarbeiter und/oder Vorgesetzten kön-
nen Anmerkungen unmittelbar in der Datei vornehmen (Sie kennen die
„Überarbeiten“-Funktion von WinWord 6.0?). Am Ende entscheiden Sie dar-
über, welche Anmerkungen in die Endfassung eingehen, dann wird das Doku-
ment erstmalig gedruckt (Näheres zum Versenden von Dokumenten finden Sie
im Kapitel 3 auf Seite 41).
Daß dies nicht vom ersten Tag an funktionieren wird, ist klar. Aber Electronic
Mail bietet Ihnen schon heute die Möglichkeiten für intelligentes Workflow-
Management, die Sie nach und nach nutzen können.
Selbstverständlich kann E-Mail das Ausdrucken und Abheften von Dokumenten

nicht vollständig ersetzen; vieles wird nach wie vor nur in Papierform abgewik-
kelt werden. Aber ein großer Teil der Anfragen und Antworten kann per E-Mail
erledigt werden.
Über dieses Handbuch

Dieses Handbuch soll Anfängern den Einstieg in die Welt der elektronischen
Kommunikation per E-Mail erleichtern und auch fortgeschrittenen Anwendern
zum Nachschlagen bei auftretenden Problemen dienen.
Daher ist das Handbuch in drei größere Abschnitte unterteilt:
• Im ersten Abschnitt, „Erste Schritte“, wird in schrittweisen Anleitun-

gen der Weg bis zum Versenden der ersten eigenen Nachricht erklärt.
• Der zweite Abschnitt mit den Kapiteln „Erweiterte Funktionen“ und
„Versenden von Anlagen“ dient der Vertiefung besonderer Fragen,
die das Arbeiten mit Pegasus Mail effizienter gestalten. Sie sind also
eher für fortgeschrittene Anwender geeignet.
• Im Anhang A auf Seite 61 sind schließlich häufig auftretende Pro-
bleme beim Umgang mit Pegasus Mail in Form von Fragen und Ant-
worten aufgelistet. Falls Sie also auf ein konkretes Problem stoßen,
können Sie zuerst dort nachschlagen, um eine Lösung zu finden.
Falls dennoch weitergehende Probleme oder Fragen auftreten, stehen Ihnen die
Mitarbeiter des Referats III A 2 gerne telefonisch und per E-Mail zur Verfügung.
Außerdem besitzt Pegasus Mail, wie fast jedes Windows-Programm, eine aus-
führliche Online-Hilfe, die Sie mit der Taste „F1“ oder dem Menübefehl
„Hilfe/Spezifische Hilfe“ bzw. „Hilfe/Index“ aufrufen können. Hier finden Sie
umfangreiche Detailinformationen zu allen Funktionen von Pegasus Mail.
2
Kapitel
2
Kapitel 2:
Erste Schritte
Auch Zwerge haben
klein angefangen
Dieses Kapitel soll Sie Schritt für Schritt beim Erstellen und Versenden Ihrer er-
sten elektronischen Nachricht begleiten.
Starten von Pegasus Mail

Damit Sie mit Pegasus Mail überhaupt arbeiten können, muß Ihr PC vernetzt sein.
Außerdem müssen Sie beim Programmstart auch am Netzwerk angemeldet sein.
Auf allen vernetzten PCs der Universitätsverwaltung ist im Programm-Manager

eine Programmgruppe namens "Intranet" eingerichtet sein. Öffnen Sie zuerst die-
se Programmgruppe (mit einem Doppelklick auf das Gruppensymbol).
Hier finden Sie das Symbol „Pegasus Mail“ (oder auch „winpmail“): Starten Sie
nun das Programm, ebenfalls durch Doppelklick auf das Symbol.
Die Benutzeroberfläche
Nun haben Sie den Bildschirm aus Abbildung 1 vor sich. Wenn Sie bereits mit
Pegasus Mail gearbeitet haben, kann es sein, daß das Programm sich Ihre letzten
Bildschirmeinstellungen „gemerkt“ hat, so daß bereits Fenster (etwa Ablageord-
ner oder Adreßbücher) geöffnet sind.
Wichtigstes Arbeitsinstrument in Pegasus Mail ist die Menüleiste, über die Sie alle
Befehle ausführen können. Im folgenden Text werden Menübefehle immer in der
Form „Menüname/Menübefehl(/Unterbefehl)“ angegeben, z.B. „Datei/ Neue
Nachricht schreiben“ für den Befehl „Neue Nachricht schreiben“ aus dem Menü
„Datei“.
3
Abbildung 1: Der Bildschirm von Pegasus Mail
Unter der Menüleiste finden Sie die Symbolleiste, in der die wichtigsten, am häu-
figsten benötigten Befehle quasi als „Abkürzung“ enthalten sind. Wenn Sie mit
dem Mauszeiger auf ein Symbol fahren, ohne eine Maustaste zu drücken, er-
scheint nach einer kurzen Weile ein kleines Fenster mit dem Namen des Befehls,
den Sie mit diesem Symbol erreichen können.
Unterhalb der Symbolleiste befindet sich der Arbeitsbereich, in dem Sie neue Fen-
ster öffnen, etwa für Ablageordner oder zum Schreiben oder Lesen von Nach-
richten. In Abbildung 1 sind bereits zwei Fenster geöffnet: Die „Ordnerverwal-
tung“ und der „Eingangsordner“.
Am unteren Bildschirmrand schließlich liegt die Statusleiste, die Sie stets über den
aktuellen Zustand von Pegasus Mail informiert, etwa über die Zahl der neuen
Nachrichten oder den Arbeitsfortschritt beim Laden sehr großer Nachrichten.
Erstellen einer neuen Nachricht

Nachdem Sie sich jetzt in der Benutzeroberfläche von Pegasus Mail erst einmal
orientiert haben, können Sie gleich daran gehen, die erste Nachricht zu erstellen
und zu versenden.
Der erste Schritt zum Erstellen einer neuen Nachricht ist der Menübefehl
„Datei/Neue Nachricht schreiben“. Als eiliger Benutzer können Sie auch alternativ
das Symbol „Neue Nachricht“ aus der Symbolleiste auswählen oder die Tasten-
4
K AP I T E L 2 : E R S T E S C H R I T T E
Abbildung 2: Neue Nachricht verfassen

kombination Strg+N (N wie Neu) drücken. Es erscheint das Fenster aus
Abbildung 2. Hier können Sie nun Ihre Nachricht adressieren und schreiben.
E-Mail-Adressen
Damit Ihre Nachricht den Empfänger auch erreicht, muß sie – wie die Briefpost –
die richtige Empfängeradresse enthalten. Dafür tragen Sie die Adresse in das Feld
„An:“ ein. Innerhalb der Universitätsverwaltung wurde für die Form der Adressen
folgender Standard festgelegt:
Vorname.Nachname@Verwaltung.Uni-Muenchen.de
Falls Sie Mail lediglich innerhalb der Verwaltung versenden (eine Verbindung
zum weltweiten Internet ist erst in der Testphase), können Sie die organisatori-
sche Zuweisung (@Verwaltung.Uni-Muenchen.de) auch weglassen, da
der Empfänger sich innerhalb der Verwaltung befindet und daher über Vorna-
me.Nachname bereits eindeutig identifiziert wird.
In unserem Beispiel tragen Sie also einfach „Martina.Kellner“ in das Feld „An:“
ein.
Wenn Sie die Nachricht an einen Empfänger außerhalb der Universitätsverwaltung

(etwa an ein Institut) versenden möchten, so müssen Sie dessen vollständige
Adresse kennen, die nach dem Schema „Name@institut.fakultaet.uni-
muenchen.de“ aufgebaut sein sollte. Wegen der langen Instituts- und Fakul-
tätsbezeichnungen, die für die E-Mail-Adressen von den Fakultäten teilweise ab-
gekürzt wurden, gibt es aber leider keine logische Regel, aus der Sie auf die
Adresse schließen können: Häufig entfällt z.B. die Institutsbezeichnung oder es
wird ein Zusatz eingefügt. Sie müssen sich also von jedem Nachrichtenempfänger
5
die E-Mail-Adresse erfragen oder ihn bitten, Ihnen zuerst eine Mail zu schicken,
damit Sie darauf antworten können, wobei die Adresse dann automatisch einge-
tragen wird (siehe dazu das Kapitel „Nachrichten beantworten“ auf Seite 15).
Falls Sie Ihre Nachricht an mehrere Empfänger versenden möchten, können Sie
gleich im Feld „An:“ alle Empfängeradressen durch Kommata getrennt angeben,
also z.B. „Martina.Kellner, Thomas.Riehm“. Alternativ können Sie auch weitere
Empfänger in das Feld „Kopie an:“ eintragen. Die Nachricht wird in beiden Fäl-
len allen eingetragenen Empfängern zugestellt.
Zusätzlich können Sie Nachrichten auch direkt an Dienststellen versenden, ohne

daß Sie einen Empfänger namentlich benennen (z.B. IIIA2@Verwaltung.
Uni-Muenchen.de bzw. bei Nachrichten innerhalb des Verwaltungsnetzes
auch nur IIIA2). Dann wird die Nachricht an eine oder mehrere Personen aus-
geliefert, die von der jeweiligen Dienststelle zum Empfänger bestimmt wurden.
Einfügen einer Adresse aus einem Adreßbuch

Allerdings können Sie sich vielleicht nicht alle Adressen so leicht merken (evtl.
fällt Ihnen auch der Vorname nicht ein, oder Sie kennen nur die Dienststelle,
nicht den Namen Ihres Ansprechpartners. Dafür wurden für Sie bereits fertige
Adreßbücher mit Pegasus Mail installiert, in denen alle in der Universitätsver-
waltung vergebenen Adressen enthalten sind.
Zusätzlich können Sie auch eigene Adreßbücher anlegen, in die Sie ihre
„Favoriten“ aufnehmen, damit Sie sich die Adressen nicht alle merken müssen. In
eigene Adreßbücher können Sie selbstverständlich auch externe Mail-Adressen
mit aufnehmen (siehe dazu ausführlich das Kapitel „Arbeiten mit Adreßbüchern“
auf Seite 25).
Die verschiedenen Adreßbücher können Sie mit dem Menübefehl „Adressen/

Adreßbücher“, der Taste „F3“ oder dem Symbol „Adreßbücher“ anzeigen lassen.
Sie sehen dann das Fenster aus Abbildung 3.
Abbildung 3: Adreßbuchauswahl
6
Dort finden Sie in jedem Fall die beiden vorgegebenen Adreßbücher, „Personal“
und „Dienststellen“. Das erste enthält ein automatisch erstelltes Personenregister
der Universitätsverwaltung, in dem alle Personen mit Mail-Anschluß erfaßt sind.
Im zweiten Adreßbuch, „Dienststellen“, finden Sie eine Auflistung aller Dienststel-

len der Universitätsverwaltung (Falls Ihre Dienststelle nicht aufgelistet sein sollte,
informieren Sie bitte die Netzbetriebsgruppe unter netmaster@verwal-
tung.uni-muenchen.de, damit Ihre Dienststelle eingetragenwird ). Wenn
Sie eine Nachricht unmittelbar an eine Dienststelle senden, so wird sie dort von
einer oder mehreren zuständigen Personen empfangen (die Personen sind im
Adreßbuch unten aufgelistet, wenn Sie einen Eintrag markieren). Diese Empfän-
ger werden die Nachricht dann an die zuständige Person weiterleiten. Allerdings
führt dies naturgemäß zu Verzögerungen, wenn die Empfänger die Nachricht
nicht selbst bearbeiten können. Daher wird empfohlen, die Nachricht nur dann an
die Dienststelle (und nicht unmittelbar an den Sachbearbeiter) zu senden, wenn
der Name des zuständigen Sachbearbeiters nicht bekannt ist.
Öffnen Sie nun das Adreßbuch „Personal“ entweder durch einen Doppelklick auf
„Personal“ oder durch einfaches Anklicken (Markieren) und folgendem Klick auf
„Öffnen“. Sie sehen dann ein Adreßbuch wie in Abbildung 4, in dem die Namen
der jeweiligen Personen sowie ihre Dienststelle und Telefonnummer aufgelistet
sind. Sie können die Adreßbücher also nicht nur zum E-Mail-Versand, sondern
auch zum Nachschlagen der Telefonnummern verwenden!
Wenn Sie nun im Adreßbuch den oder die gewünschten Empfänger markiert ha-
Abbildung 4: Adreßbuch „Personal“
7
ben (mit Strg+Mausklick können Sie eine Mehrfachauswahl treffen), wählen Sie
die Schaltfläche „Einfügen“, damit die ausgewählten Adressen als Empfänger in
Ihre aktuelle Nachricht eingetragen werden. Alternativ können Sie die Namen
auch per „Drag’n’Drop“ mit der Maus in das Feld „An:“ Ihrer neuen Nachricht
ziehen. Schließlich können Sie auch auf einen Namen in einem Adreßbuch dop-
pelklicken: Dann wird eine neue Nachricht erstellt, in deren Empfängerfeld auto-
matisch die ausgewählte Person eingetragen wird.
Wenn Sie alle Adressen übernommen haben, können Sie mit Klick auf die
Schaltfläche „Fertig“ das Adreßbuch schließen.
In Ihrer Nachricht erscheint jetzt aber nicht die Mail-Adresse der ausgewählten
Person, sondern der persönliche Name, wie er im Adreßbuch gespeichert ist (z.B.
„Kellner; Martina“ oder „Retter; Dr. Kurt“). Erst beim Abschicken der Nachricht
wird Pegasus Mail hierfür die Mail-Adresse aus dem Adreßbuch eintragen (also
„Martina.Kellner“ bzw. „Kurt.Retter“).
Einfügen einer kürzlich verwendeten Adresse

Falls Sie Ihre Nachrichten immer wieder an die
gleichen Personen schicken möchten, gibt es noch
einen komfortableren Weg zu den jeweiligen
Adressen: Neben den Feldern „An:“ und „Kopie
an:“ befindet sich eine Schaltfläche mit einem Fra-
gezeichen. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche
öffnen Sie ein Fenster mit den zuletzt benutzten
Adressen (siehe Abbildung 5). Auch hier können
Sie mit Doppelklick auf eine Adresse oder mittels
„Drag’n’Drop“, d.h. Ziehen mit der Maus, die
Adresse in das Feld „An:“ bzw. „Kopie an:“ über-
nehmen, so daß Sie diese nicht immer wieder aufs
neue tippen müssen. Abbildung 5: Kürzlich be-
nutzte Adressen
Das Fenster können Sie schließen, indem Sie auf
die Schaltfläche „Fertig“ klicken.
Der Inhalt der Nachricht

Nachdem Sie so den Empfänger Ihrer Nachricht festgelegt haben, sollten Sie als
nächstes den Betreff Ihrer Nachricht eingeben. Die Nachricht kommt zwar auch
ohne eine Betreff-Angabe an, aber Sie werden es selbst sehr bald zu schätzen ler-
nen, wenn Nachrichten eine aussagekräftige „Betreff“-Zeile enthalten, damit Sie
die Nachrichten sortieren und wiederfinden können.
Für den weiteren Inhalt Ihrer Nachricht sind Sie selbst verantwortlich. Sie kön-
nen hier so viel eintragen wie Sie möchten. Wenn Sie die angefangene Nachricht
vielleicht zwischenspeichern möchten, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu be-
8
enden, können Sie dies über die „Vorlagen“-Funktion erledigen (siehe dazu
„Arbeiten mit Vorlagen“ auf Seite 29).
Da Electronic Mail eine Erfindung aus den USA ist, sollten Sie aber beachten,
daß viele Mailprogramme nach wie vor nicht mit deutschen Umlauten zusammen-
arbeiten. Pegasus Mail kann deutsche Umlaute verarbeiten, so daß Sie im ver-
waltungsinternen Verkehr keine Rücksicht nehmen müssen. Für Nachrichten an
externe Empfänger sollten Sie allerdings aufpassen, daß Sie keine Umlaute ver-
wenden, sondern immer nur ae, oe, ue und ss statt ä, ö, ü, und ß schreiben, so-
lange Sie nicht sicher sind, daß Ihr Empfänger auch ein „umlautfähiges“ Mailpro-
gramm einsetzt.
Besonderheiten gelten noch für den Zeilenumbruch von Pegasus Mail: Das Pro-
gramm führt automatisch während des Schreibens einer Nachricht einen Zei-
lenumbruch durch. Das ist wichtig, da die meisten Empfänger-Programme das
nicht selbst können, so daß Nachrichten mit zu langen Zeilen faktisch unlesbar
werden. Damit der Zeilenumbruch ordnungsgemäß abläuft, sollten Sie zwei Ab-
sätze immer durch Leerzeilen trennen, damit Pegasus Mail sie beim Umbruch nicht
wieder zu einem Absatz zusammenfaßt.
Verwenden von Signaturen

Um Ihre Nachricht zu signieren, können Sie (quasi statt eines Briefbogens) in
Pegasus Mail auch automatische Signaturen verwenden, in denen Ihr Name und
Ihre Dienststellenbezeichnung enthalten ist. Eine solche Signatur kann von Pega-
sus Mail dann automatisch an jede Nachricht angehängt werden.
Zunächst müssen Sie hierfür eine Signatur erstellen. Gehen Sie dafür folgender-
maßen vor:
1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“ aus.
2. Wählen Sie die Kategorie „Signaturen“. Wie Sie sehen können, können
Sie in Pegasus Mail bis zu 10 Signatursätze definieren; in der Regel
werden Sie aber nur einen Signatursatz (für dienstliche Nachrichten)
benötigen, evtl. einen zweiten für Privates.
3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Bearb.“ neben dem ersten Si-
gnatursatz.
4. Sie sehen dann das Fenster aus Abbildung 6. Hier können Sie eine kur-
ze Bezeichnung des Signatursatzes eintragen (etwa: Dienstliche Si-
gnaturen) und dann für die möglichen Empfängerkreise (lokal, d.h. in-
nerhalb der Universitätsverwaltung, und Internet, d.h. außerhalb der
Verwaltung) Signaturen festlegen. Die Signatur für MHS-Nachrichten
ist innerhalb der Universitätsverwaltung ohne Bedeutung.
9
Aus der Signatur sollte auf jeden Fall der Name und die Dienststelle
des Absenders hervorgehen (vgl. dazu die Signaturen in Abbildung 6).
Diese Signaturen können Sie dann durch Klick auf die Schaltfläche „Speichern“
abspeichern, und dann stehen Ihnen Ihre vordefinierten Signaturen bei allen
Nachrichten zur Verfügung.
Sie aktivieren einen bestimmten Signatursatz, indem Sie beim Erstellen der Nach-
richt das Kontrollkästchen „Signatur“ aktivieren. Es erscheint eine Dialogbox, in
der Sie nach dem gewünschten Signatursatz gefragt werden (hier finden Sie Ihre
Kurzbezeichnung wieder). Wenn Sie „Ab jetzt als Standard“ aktivieren, wird für
jede neue Nachricht (bis Sie das auf dem gleichen Wege wieder ändern) der aus-
gewählte Signatursatz verwendet.
Pegasus Mail wählt dann aus dem Signatursatz automatisch je nach Empfänger
die richtige Signatur (lokal oder Internet) aus und fügt sie unten zu Ihrer Nach-
richt hinzu.
Senden der Nachricht

Wenn Sie mit dem Inhalt zufrieden sind, können Sie Ihre Nachricht versenden.
Am einfachsten geht das mit einem Klick auf die Schaltfläche „Senden“ oder mit
der Tastenkombination Strg+Return.
Vorher können Sie aber noch einige Optionen für den Versand einstellen:
• Mit der Option „Lesebestätigung“ veranlassen Sie das Mailprogramm
Abbildung 6: Ein Signatursatz für dienstliche Signaturen
10
des Empfängers Ihrer Nachricht, eine Rückmeldung (ebenfalls per

Email) zu versenden, sobald er Ihre Nachricht öffnet. In der Regel
wird dies bedeuten, daß er die Nachricht auch tatsächlich gelesen hat.
Sie erhalten dann eine automatisch generierte Nachricht mit dem Be-
treff „RCPT: ...“ oder „Reading Confirmation“ (der Betreff wechselt je
nach dem Mailprogramm des Empfängers).
Allerdings ist diese Option nicht besonders zuverlässig, da nur weni-

ge Mailprogramme auch tatsächlich Lesebestätigungen versenden.
Lediglich bei Pegasus Mail können Sie mit einiger Sicherheit davon
ausgehen, daß Sie tatsächlich eine Lesebestätigung erhalten.
• Mit der Option „Zustellbestätigung“ können Sie den Mail-Server Ihres

Empfängers veranlassen, Ihnen (ebenfalls per E-Mail) eine Bestäti-
gung zuzuschicken, sobald die Nachricht im Postfach eingetroffen ist,
also für den Empfänger bereitliegt. Diese Bestätigung enthält den
Betreff „Sendebestaetigung“ oder „Delivery Confirmation“ (wenn
der Empfänger einen englischsprachigen Mail-Server einsetzt).
Diese Option ist zwar zuverlässiger als die Lesebestätigung; trotzdem

versenden leider nicht alle Mail-Server Zustellbestätigungen, so daß
Sie sich wieder nicht auf das Ergebnis verlassen können. Innerhalb
der Universitätsverwaltung funktionieren aber beide Mechanismen.
• Mit der Option „Ausgangskopie“ können Sie sich automatisch eine

Kopie Ihrer Nachricht in einen Ablageordner Ihrer Wahl legen lassen.
So sind Sie stets informiert, was Sie wann wem gesendet haben.
Welcher Ordner die Ausgangskopien aufnimmt, können Sie über den
Menüpunkt Extras/Optionen“ in der Kategorie „Allgemeine Einstel-
lungen“ im Feld „Ordner für Ausgangskopien“ festlegen. Es emp-
fiehlt sich ein eigener Ordner namens „Ausgangskopien“ (vgl. dazu
das Kapitel „Der Ordner „Ausgangskopien“ auf Seite 23).
• Wenn Sie beim Versand der Nachricht die Option „Dringend“ aktivie-
ren, wird Ihre Nachricht nicht etwa schneller zugestellt (innerhalb der
Universitätsverwaltung trifft eine Nachricht sowieso in wenigen Se-
kunden bei ihrem Empfänger ein; bei Nachrichten in die „weite Welt“
kann es bis zu mehreren Minuten dauern), sondern sie wird beim
Empfänger besonders gekennzeichnet (in Pegasus Mail etwa in roter
Farbe dargestellt). Diese Option sollten Sie – damit sie nicht aussa-
gelos wird – nur sparsam verwenden, wenn Ihr Anliegen wirklich
dringend ist.
• Mit der Option „Verschlüsseln“ schließlich können Sie Ihre Nachricht
verschlüsseln, so daß nur der Empfänger, für den die Nachricht be-
stimmt ist, den Inhalt der Nachricht wieder entschlüsseln kann. So
11
können Sie den Inhalt der Nachricht vor unbefugtem Zugriff schüt-
zen.
Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel „Verschlüsselung von Nachrichten“
auf Seite 56.
Wenn Sie die gewünschten Optionen eingestellt haben, können Sie Ihre Nach-
richt durch Klick auf „Senden“ oder Strg+Return abschicken. Der Empfänger
wird dann umgehend vom Eintreffen Ihrer Nachricht informiert.
Behandlung eingetroffener Nachrichten

Wenn Sie gerade am Netzwerk angemeldet sind, bemerken Sie das Eintreffen
anhand einer „Netware Broadcast Message“ (vgl. Abbildung 7), die Sie auf die
neue Nachricht hinweist, sofern Sie gerade am Netzwerk angemeldet sind.
Abbildung 7: Benachrichtigung wegen neuer Nachricht
Sollten Sie nicht angemeldet sein, etwa weil Sie gerade nicht im Hause sind,
werden Sie beim nächsten Anmeldevorgang informiert, daß neue Nachrichten
eingetroffen sind.
Dann können Sie Pegasus Mail starten (vgl. Seite. 3), um die neuen Nachrichten
zu lesen bzw. zu bearbeiten.
Nachrichten öffnen
Neu eingetroffene Nachrichten legt Pegasus Mail zunächst im Eingangsordner ab.
Diesen öffnen Sie am schnellsten mit dem Symbol „Neue Post lesen“ aus der
Symbolleiste, über den Menübefehl „Datei/Eingangspost lesen“ oder mit der Ta-
staturabkürzung Strg+L (L wie Lesen). Dann erscheint der Eingangsordner, in
dem alle neuen und die noch ungelesenen Nachrichten enthalten sind (vgl.
Abbildung 8).
12
Abbildung 8: Der Eingangsordner
Vor manchen Nachrichten sehen Sie bestimmte Symbole, die Ihnen zusätzliche
Informationen über die jeweilige Nachricht geben. So steht etwa vor der sechsten
Nachricht ein Quadrat, das bedeutet: Diese Nachricht hat Anlagen bzw. besteht
aus mehreren Teilen. Das Lesen solcher Nachrichten geschieht ein wenig anders
als im Normalfall. Es ist daher erst unten im Kapitel „Eingehende Anlagen bear-
beiten“ auf Seite 46 beschrieben.
Abbildung 9: Neu eingetroffene Nachricht
13
Ein Kreis vor einer Nachricht (wie bei der zweiten und dritten Nachricht) bedeu-
tet, daß Sie auf diese Nachricht bereits geantwortet haben; ein Haken schließlich
(wie bei den ersten vier) bedeutet, daß Sie diese Nachricht bereits gelesen haben.
Eine neu eingetroffene Nachricht öffnen Sie am einfachsten mit einem Doppel-
klick auf die Zeile im Eingangsordner. Alternativ können Sie die Nachricht auch
mit einem einfachen Mausklick markieren und dann die Schaltfläche „Öffnen“ im
Eingangsordner anklicken.
Sie sehen die eingetroffene Nachricht dann in einem Fenster wie in Abbildung 9.
Hier können Sie selbstverständlich die Nachricht zunächst einmal lesen.
Vom System erzeugte Nachrichten

Bestimmte Nachrichten haben einen technischen Inhalt und werden automatisch
von Mail-Servern oder Mailprogrammen erzeugt. Sie stammen meist vom Ab-
sender „Mailer-Daemon“ oder „Postmaster“ (die Bezeichnung wechselt von
Mailserver zu Mailserver).
Solche Nachrichten sind zum einen die Ihnen bereits bekannten Zustell- und Lese-
bestätigungen (bei den Lesebestätigungen ist als Absender der Empfänger Ihrer
Nachricht eingetragen), zum anderen aber auch Fehlermeldungen, falls bei der
Auslieferung Ihrer Nachricht ein Fehler aufgetreten ist. Solche Fehlermeldungen
tragen in der Regel den Betreff „Sendefehler“ oder „Delivery failure“ und ent-
halten eine mehr oder weniger detaillierte Beschreibung des Fehlers, allerdings
meistens in englischer Sprache (sofern die Meldung nicht aus dem Verwaltungs-
netz stammt). Die einzelnen Bedeutungen solcher Fehlermeldungen können Sie
im Anhang B unter „Fragen zum Empfangen von Nachrichten“ auf Seite 62 er-
sehen.
Nachrichten beantworten
Wenn Sie eine eingetroffene Nachricht gelesen haben, werden Sie vielleicht den
Wunsch verspüren, sie sogleich zu beantworten. Hierfür klicken Sie einfach – sei
es im Eingangsordner, sei es im Nachrichtenfenster – auf die Schaltfläche „Beant-
worten“.
Dann erscheint eine Dialogbox, in der Sie nach einigen Optionen für die Antwort
gefragt werden. Die einzelnen Optionen bedeuten folgendes:
• „Original Kopie-An: Feld übernehmen“ und „Antwort an alle ursprünglichen

Empfänger“: Ihre Antwort wird nicht nur an den Absender der Nach-
richt gesendet, sondern an alle, die der Absender in das Feld „Kopie
an:“ eingetragen hatte bzw. sogar an alle Empfänger, d.h. auch die,
die im Feld „An:“ eingegeben waren. Diese Option sollten Sie also
aktivieren, wenn Ihre Antwort für alle Adressaten der ursprünglichen
Nachricht wichtig ist. Andernfalls sollten Sie die Option deaktivieren,
14
damit keine unnötige Belästigung durch überflüssige Nachrichten

verursacht wird.
• „Originaltext in Antwort übernehmen“:Wenn Sie diese Option aktivie-
ren, wird der Text der eingegangenen Nachricht komplett in Ihre
Nachricht übernommen, wo Sie dann einzelne Zeilen löschen können.
Wenn die Nachricht, die Sie beantworten möchten, einige Fragen
enthält, so gehört es in der E-Mail-Welt zum guten Ton, die Fragen
mit zurückzuschicken, damit der Fragesteller Ihre Antworten auch
einordnen kann. Auch im übrigen empfiehlt es sich, den wesentlichen
Inhalt der Nachricht wieder zurückzuschicken, damit der Empfänger
weiß, worauf Sie sich beziehen.
Wenn Sie den Originaltext in die Antwort übernehmen, sollten Sie
auch die Option „Originaltext auskommentieren“ aktivieren, damit der
Originaltext durch „>“-Zeichen am Anfang der Zeile gekennzeichnet
wird. So kann der Empfänger leicht zwischen seinem und Ihrem Text
unterscheiden (vgl. das Beispiel in Abbildung 10).
Wenn Sie die gewünschten Optionen eingestellt haben, klicken Sie auf „OK“
(bzw. betätigen Sie die Return-Taste), und ein Fenster mit der Antwort-
Nachricht erscheint (vgl. Abbildung 10). Das Besondere daran ist, daß Pegasus
Mail automatisch bereits den Empfänger sowie den Betreff der Nachricht einge-
tragen hat. Als Betreff wird automatisch ein „Re:“ vor den Betreff der Original-
nachricht gehängt, damit der Empfänger die Nachricht einordnen kann.
Falls Sie die Option „Originaltext in Antwort übernehmen“ ausgewählt haben,

übernimmt Pegasus Mail auch automatisch die Nachricht in das Fenster, wo Sie
die unnötigen Zeilen löschen und dann Ihre Antworten einfügen können. Im üb-
rigen können Sie hier Ihre Nachricht ohne weitere Besonderheiten schreiben und
Abbildung 10: Beantworten einer Nachricht
15
in der im Kapitel „Erstellen einer neuen Nachricht“ auf Seite 5 beschriebenen

Form versenden.
Nachrichten weiterleiten
Manchmal werden Sie eine Nachricht, die Sie erhalten haben, an einen Kollegen
oder eine Kollegin weiterleiten möchten, sei es, weil die Nachricht irrtümlich bei
Ihnen angekommen ist, sei es, weil Sie möchten, daß Ihr Kollege davon Kenntnis
nehmen sollte. Hierfür gibt es die Schaltfläche "Weiterleiten" sowohl im Nach-
richten- als auch im Ordnerfenster.
Nach einem Klick auf "Weiterleiten" erscheint das Fenster aus Abbildung 11, in
dem Sie die Adresse des Empfängers eintragen können. Auch hier steht Ihnen
wieder die Schaltfläche mit dem Fragezeichen zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie
kürzlich verwendete Adressen eintragen können (siehe oben „Einfügen einer
kürzlich verwendeten Adresse“ auf Seite 8).
Zudem können Sie die Option „Nachricht vor der Weiterleitung editieren“ aktivieren,
um die Nachricht noch einmal im Editor-Fenster bearbeiten zu können. So kön-
nen Sie noch Anmerkungen zu der Nachricht hinzufügen oder uninteressante
Teile löschen. Dort können Sie die Nachricht wie gewohnt bearbeiten und
schließlich absenden. Dabei trägt Pegasus Mail automatisch Sie als den Absender
ein, damit keine gefälschten Inhalte versandt werden können.
Schließlich können Sie, falls die weitergeleitete Nachricht Anlagen enthielt, auch
angeben, daß diese mit weitergeleitet werden sollen.
Nachrichten speichern
Nachdem Sie Ihre Nachricht gelesen und eventuell sogar schon beantwortet ha-
ben, werden Sie sie abspeichern wollen. Dafür bestehen in Pegasus Mail zwei
Möglichkeiten:
• Die wichtigste Möglichkeit ist, die Nachricht in einen Ablageordner

abzuspeichern. Sie können in Pegasus Mail eine Reihe von Ablage-
ordnern definieren, in die Sie alle Ihre Nachrichten aufteilen können.
Abbildung 11: Nachricht weiterleiten
16
Mit den Symbolen „Verschieben“ und „Kopieren“ können Sie Nach-

richten in diese Ordner verschieben (d.h. das Original wird gelöscht)
und kopieren (d.h. das Original bleibt erhalten): Nach einem Klick auf
eines der beiden Symbole erscheint eine Liste mit den verfügbaren
Ordnern. Mit Doppelklick (oder einfachem Klick und „Öffnen“) kön-
nen Sie dann bestimmen, in welchen Ordner die Nachricht abgelegt
werden soll.
Alternativ können Sie Nachrichten auch einfach mit der Maus aus ei-
nem Ordner (z.B. dem Eingangsordner) in einen anderen Ordner bei
gedrückter Maustaste ziehen („Drag’n’Drop“), um sie zu verschieben.
Nähere Informationen zum Umgang mit Ablageordnern, insbesonde-
re über das Anlegen eigener Ordner, finden Sie im Kapitel „Umgang
mit Ablageordnern“ auf Seite 21.
• Sie können die Nachricht aber auch als einfachen Text in eine Datei
speichern (exportieren).
Diese Datei können Sie mit einem Textverar-
beitungsprogramm weiterbearbeiten oder in andere Dokumente ein-
binden. Dazu können Sie einfach auf das Symbol „Speichern“ in der
Symbolleiste klicken oder den Menübefehl „Ordner/Nachrichten ex-
portieren“ auswählen. In der dann folgenden Dialogbox wählen Sie
das Laufwerk, das Verzeichnis und den Dateinamen Ihrer Textdatei,
und mit Klick auf „OK“ wird die Nachricht gespeichert.
Durch das Speichern in eine Datei wird die Lage der Nachricht in ei-
nem Ablageordner aber nicht berührt, d.h. die Nachricht befindet sich
nach wie vor im selben Ordner wie vorher.
Im übrigen müssen Sie sich um die Erhaltung Ihrer Nachrichten keine Sorgen
machen: Gelöscht werden sie nur auf Ihre ausdrückliche Anweisung. Selbst wenn
Sie die Nachrichten also nicht in Ablageordner kopieren oder in eine Datei ex-
portieren, bleiben sie zunächst im Eingangsordner und werden dann, sobald Sie
diesen schließen, automatisch in den „Hauptordner“ verschoben.
Nachrichten drucken
Eine empfangene Nachricht können Sie ausdrucken, indem Sie sie zuerst im Ein-
gangsordner (oder einem anderen Ordner) mit einfachem Mausklick markieren
und dann das Symbol „Drucken“ in der Symbolleiste oder den Menübefehl
„Datei/Drucken“ auswählen. Es erscheint eine Dialogbox, in der Sie die Einstel-
lungen für den Druck vornehmen können (siehe Abbildung 12).
Die wichtigsten Parameter sind hier
• Schriftarten:Da das E-Mail-Format keine Informationen über die

Schriftart enthält, müssen Sie selbst festlegen, in welcher Schriftart
und -größe die Nachrichten ausgedruckt werden sollen. Klicken Sie
17
Abbildung 12: Nachricht drucken

hierfür auf das Symbol „Schriftart“ und wählen Sie in der folgenden
Dialogbox die Schriftart und -größe nach Ihrem Geschmack. Emp-
fehlenswert ist z.B. Arial in einer Größe von 12pt.
• Kopfeinträge:
Wie Sie wahrscheinlich bereits bemerkt haben, befindet
sich am Kopf jeder Nachricht eine Reihe von Einträgen, die dazu die-
nen, den Transport der Nachrichten über die Mailserver zu ermögli-
chen und andere technische Informationen zu übermitteln. Die
Kopfeinträge können leicht eine halbe Seite in Anspruch nehmen.
Deswegen empfiehlt es sich, nur die „Wesentlichen Kopfeinträge“
drucken zu lassen (Absender, Empfänger; Betreff...), und manchmal
sogar von diesen nur die erste Zeile: Wenn eine Nachricht an viele
Empfänger gerichtet ist, müssen schließlich nicht alle ausgedruckt
werden!
Durch Klick auf „OK“ wird Ihre Nachricht auf dem Standarddrucker ausge-
druckt.
Nachrichten löschen
Nachrichten, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie ganz einfach löschen, in-
dem Sie die Nachricht(en) in einem Ordner markieren (mit Mausklick oder, wenn
Sie mehrere markieren möchten, Strg+Mausklick) und dann entweder die Taste
„Entf“ (Entfernen) drücken oder auf das Symbol „Löschen“ klicken.
Nach einer Sicherheitsabfrage werden die Nachrichten dann zunächst in den

Ordner „Papierkorb“ verschoben. Erst beim Verlassen von Pegasus Mail werden
die Nachrichten tatsächlich gelöscht, so daß Sie bei irrtümlichen Löschaktionen
die Nachrichten noch aus dem Ordner retten können.
18
Kapitel
3
Kapitel 3:
Erweiterte Funktionen
Aller Anfang ist leicht,
und die letzten Stufen
werden am seltensten erstiegen
(J.W. von Goethe)
Umgang mit Ablageordnern

In Pegasus Mail haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten in sog. Ablageordner ab-
zulegen. So können Sie die Nachrichten jederzeit wiederfinden und zu einem
späteren Zeitpunkt beantworten oder weiterleiten.
Die Ordnerverwaltung
Das „Herzstück“ dieser Nachrichtenablage ist die sog. „Ordnerverwaltung“. Sie
öffnen dieses Fenster mit dem Symbol „Ablageordner“ aus der Symbolleiste oder
mit dem Menübefehl „Datei/Ordnerverwaltung“.
Sie sehen dann ein Fenster wie in Abbildung 13, nur daß bei Ihnen zunächst we-
niger Ordner vorhanden sind. Wie der Verzeichnisbaum Ihrer Festplatte, den Sie
im Datei-Manager von Windows sehen können, sind hier die Ordner Ihrer Nach-
richtenablage aufgelistet.
Die Zahlen am Zeilenende geben für jeden Ordner an, wie viele Nachrichten sich
derzeit darin befinden, und wie viele davon noch ungelesen sind. Zudem sind alle
Ordner, in denen sich neue Post befindet, grün dargestellt.
Vorgegebene Ordner
In Pegasus Mail sind bereits zwei Ordner vom System vorgegeben: Der „Ein-
gangsordner“, in dem sich alle neu eingetroffenen Nachrichten befinden, sowie der
19
„Hauptordner“, in den alle bereits gele-

senen Nachrichten automatisch ver-
schoben werden, wenn Sie den Ein-
gangsordner schließen.
Den Eingangsordner können Sie leider

nicht von der Ordnerverwaltung aus
öffnen; er ist ein „Spezialordner“, in
den Sie auch keine Nachrichten kopie-
ren oder verschieben können. Sie kön-
nen ihn nur mit dem Symbol „Neue
Post lesen“ ansehen.
Abbildung 13: Ordnerverwaltung
Zusätzlich zu den eben genannten Sy-
stemordnern kann es vorübergehend noch einen Ordner „Papierkorb“ geben, in
den die Nachrichten verschoben werden, die Sie gelöscht haben. Der Ordner
wird erst beim Verlassen von Pegasus Mail mitsamt seinem Inhalt gelöscht.
Benutzerdefinierte Ordner
Zusätzlich zu diesen vom System vorgegebenen Ordnern sollten Sie, um die Ar-
beit mit Pegasus Mail so effizient wie möglich zu gestalten, eigene Ordner anlegen,
in die Sie ihre Nachrichten einordnen. Hierfür öffnen Sie das Fenster
„Ordnerverwaltung“ mit dem Symbol „Ablageordner“ oder dem Menübefehl
„Datei/Ordnerverwaltung“ (vgl. Abbildung 13).
Ordner anlegen
Mit der Schaltfläche „Anlegen“ können Sie nun einen neuen Ablageordner anle-
gen. Sie müssen dafür lediglich einen Namen für den Ordner festlegen (vgl.
Abbildung 14). Das Feld für den Dateinamen können Sie hier immer freilassen; es
gibt lediglich an, wo Pegasus Mail die Nachrichten intern speichert. Für Sie ist
immer nur der Ordnername selbst relevant.
Welche Ordner angelegt werden sollten, kann nicht allgemein festgelegt werden.
Es empfiehlt sich in der Regel, Ordner nach Sachgebieten zu gliedern. Vielleicht
Abbildung 14: Erstellung eines neuen Ord-

ners
20
K AP I T E L 3 : E R W E I T E R T E F U N K T I O N E N
möchten Sie auch eigene Ordner für Nachrichten von bestimmten Absendern
anlegen, damit Sie deren Nachrichten einfach wiederfinden können.
Mit einem Klick auf „OK“ ist der Ordner angelegt, und Sie können Nachrichten
in den Ordner verschieben oder kopieren. Sie finden Ihren Ordner wieder, indem
Sie die „Ordnerverwaltung“ öffnen und dort per Doppelklick den Inhalt des Ord-
ners anzeigen lassen.
Ordner und Schubladen
Zusätzlich bietet Pegasus Mail Ihnen die Möglichkeit, mit Hilfe sog. „Schubladen“
Ihre Ordner selbst wieder hierarchisch zu gliedern. Sie könnten also auf der ober-
sten Ebene Schubladen für Ihre wichtigsten Arbeitsgebiete festlegen und dann in
jeder Schublade einen Ordner für „aktuelle Vorgänge“ und einen für „Ablage“
anlegen (wie im Beispiel für die Kurse). So können Sie alle eingegangenen Nach-
richten übersichtlich ablegen, um sie jederzeit wiederzufinden.
Eine Schublade erstellen Sie genau wie einen Ordner, nur

daß Sie in der Dialogbox „Benennung eines Ordners
oder einer Schublade“ (Abbildung 14) rechts die Option
„Schublade“ anwählen.
Die Verteilung der eingegangenen Nachrichten auf Ihre Ordner und Schubladen
kann Pegasus Mail auch für Sie automatisieren. Hierzu verwenden Sie die Funk-
tion „Filterregeln“ (vgl. „Automatische Behandlung von Nachrichten
(Filterregeln)“ auf Seite 34).
Der Ordner „Ausgangskopien“

Ein Ordner, der zwar vom System nicht vorgegeben ist, den Sie aber unbedingt
anlegen sollten, ist der Ordner „Ausgangskopien“: In diesen Ordner können Sie
Kopien von allen gesendeten Nachrichten ablegen lassen, damit Sie sich stets
vergewissern können, was Sie versendet haben.
1. Öffnen Sie das Fenster „Ordnerverwaltung“ mit dem Symbol „Ablage-

ordner“ oder dem Menübefehl „Datei/Ordnerverwaltung“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anlegen“, um einen neuen Ordner

anzulegen.
3. Geben Sie als vollen Namen „Ausgangskopien“ ein und aktivieren Sie
den Typ „Ordner“; das Feld „Dateiname“ können Sie frei lassen. Be-
stätigen Sie Ihre Eingaben mit „OK“.
4. Schließen Sie die „Ordnerverwaltung“.
21
Damit haben Sie den Ordner „Ausgangskopien“ erstellt. Nun müssen Sie Pegasus
Mail noch dazu bewegen, Kopien aller ausgehenden Nachrichten in diesen Ord-
ner abzulegen:
5. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“.
6. In der nun erscheinenden Dialogbox finden Sie das Feld „Ordner für
Ausgangskopien“ mit der Schaltfläche „Auswahl“ daneben. Klicken
Sie auf diese Schaltfläche, um die Auswahl der Ordner zu erhalten.
7. Wählen Sie hier den soeben angelegten Ordner „Ausgangskopien“ aus

und klicken Sie auf „Öffnen“ (oder doppelklicken Sie auf den Ordner-
namen).
8. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit „OK“ im Fenster „Allgemeine Ein-

stellungen“.
Ab jetzt können Sie beim Erstellen neuer Nachrichten mit der Option „Ausgangs-
kopie“ bestimmen, daß eine Kopie der ausgehenden Nachricht in den Ordner
„Ausgangskopien“ abgelegt wird (vgl. das Kapitel „Senden der Nachricht“ auf
Seite 11).
Arbeiten mit Adreßbüchern

Bereits im Kapitel „Einfügen einer Adresse aus einem Adreßbuch“ auf Seite 6
haben Sie die vorgegebenen Adreßbücher „Personal“ und „Dienststellen“ ver-
wendet, um Mail-Adressen von Empfängern herauszufinden und in Ihre Nach-
richten einzusetzen.
Wenn Sie nun mit dem Symbol „Adreßbücher“ oder dem Menübefehl „Adres-
sen/Adreßbücher“ das Fenster „Adreßbuchauswahl“ (siehe Abbildung 15) öffnen,
Abbildung 15: Liste der vorhandenen Adreßbücher
22
finden Sie zunächst wieder nur die beiden System-Adreßbücher, „Dienststellen“

und „Personal“. Diese sind blau dargestellt, um sie als System-Adreßbücher zu
kennzeichnen, d.h. Sie können hier keine Einträge verändern.
Sortieren und Suchen von Einträgen

Ein geöffnetes Adreßbuch können Sie nach den verschiedenen Spalten sortieren,
indem Sie im Menü „Adreßbuch“ entweder den Befehl „Nach Index sortieren“
oder „Nach Name sortieren“ auswählen.
Wenn Sie nach einem bestimmten Namen oder Namensteil suchen möchten,
können Sie das mit dem Menübefehl „Bearbeiten/Suchen“ tun: Es erscheint ein
kleines Fenster, in dem Sie den gewünschten Namensteil (z.B. Kellner) eintragen
können. Mit Klick auf „OK“ wird der erste passende Eintrag markiert. Falls Sie
im Suchfenster die Option „Alle Fundstellen markieren“ eingestellt haben, wer-
den sogar alle Einträge, die den gewünschten Teil enthalten, markiert.
Das ist z.B. nützlich, wenn eine Nachricht an eine Nachricht an ein ganzes Referat,
d.h. an jeden einzelnen Mitarbeiter versandt werden soll. Hierfür geben Sie im
Suchfenster die Referatsbezeichnung in der dortigen Schreibweise (z.B. „IIIA2“)
ein und wählen Sie „Alle Fundstellen markieren“ aus. Damit werden alle Einträ-
ge, die die gewünschte Referatsbezeichnung enthalten, markiert.
Eigene Adreßbücher
Für die alltägliche Arbeit sind die vom System vorgegebenen Adreßbücher
„Personal“ und „Dienststellen“ häufig nicht ausreichend, weil sie entweder zu
unübersichtlich sind oder für Sie wichtige Einträge (außerhalb der Verwaltung)
nicht enthalten. Daher wird im folgenden beschrieben, wie Sie sich eigene
Adreßbücher nach Ihren Bedürfnissen erstellen können.
Erstellen, Umbenennen und Löschen von Adreßbüchern
Um nun ein eigenes Adreßbuch für Ihre persönlichen Einträge zu erstellen, gehen
Sie folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie das Fenster „Adreßbuchauswahl“ (Menübefehl „Adressen/

Adreßbücher“ oder Taste F3).
2. Wählen Sie die Schaltfläche „Anlegen“.
3. In der dann erscheinenden Dialogbox geben Sie einen Namen für Ihr
Adreßbuch ein, z.B. „Persönliche Adressen“. Das Feld „Dateiname“
können Sie frei lassen.
4. Klicken Sie auf „OK“, um das Adreßbuch mit dem neuen Namen an-
zulegen.
23
Falls Sie sich später einmal entschließen, das Adreßbuch umzubenennen, können
Sie das mit der Schaltfläche „Ändern“ im Fenster „Adreßbuchauswahl“ tun,
nachdem Sie das Buch in der Liste durch einen einfachen Mausklick markiert ha-
ben.
Löschen können Sie ein Adreßbuch mit der Schaltfläche „Löschen“, wobei Sie
das Buch ebenfalls zuvor durch einfachen Mausklick markiert haben müssen.
Einträge erstellen, ändern und löschen
Um in ein Adreßbuch Namen aufzunehmen, müssen Sie das Adreßbuch zunächst

öffnen. Das geschieht mit einem Doppelklick auf das Adreßbuch im Fenster
„Adreßbuchauswahl“ oder durch Markieren des Adreßbuchs mit einfachen
Mausklick und anschließendem Klick auf die Schaltfläche „Öffnen“.
Abbildung 16: Ein persönliches Adreßbuch
Sie sehen dann ein Fenster wie in Abbildung 16, wobei vorerst noch keine Ein-
träge vorhanden sind. Einen neuen Eintrag erstellen Sie nun mit der Schaltfläche
„Zufügen“.
Sie erhalten dann ein Eingabeformular wie in Abbildung 17, in das Sie all ge-
wünschten Informationen zu einem Eintrag eingeben können. Beachten Sie hier-
bei bitte, daß die Felder „Name“ und „E-Mail-Adresse“ obligatorisch sind. Ohne
diese Eingaben kann Pegasus Mail den Eintrag nicht abspeichern.
In das Feld „Index“ können Sie ein Kürzel aufnehmen, der den Eintrag charakte-
risiert. Der einzige Nutzen dieses Feldes liegt darin, daß Sie ein Adreßbuch nach
diesem Feld sortieren können, um so gleichartige Einträge beieinander zu sehen.
24
Abbildung 17: Eintrag im persönlichen Adreßbuch definieren

Im Beispiel von Abbildung 16 können Sie beispielsweise private („PRIV“) und
dienstliche („LMU“) Einträge getrennt voneinander anzeigen lassen.
Wenn Sie alle gewünschten Informationen eingegeben haben (selbstverständlich

müssen Sie nicht alle Felder ausfüllen), speichern Sie den Eintrag durch Klick auf
„OK“.
Falls Sie einen bereits bestehenden Eintrag nachträglich verändern möchten, mar-
kieren Sie einfach den betreffenden Eintrag im Adreßbuch mit einem einfachen
Mausklick und wählen Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“. Dann erscheint wieder
das Fenster aus Abbildung 17, in dem Sie die gewünschten Änderungen vorneh-
men können.
Schließlich können Sie einen Eintrag aus einem Adreßbuch löschen, indem Sie
ihn markieren und die Schaltfläche „Löschen“ (oder die Taste „Entf“) betätigen.
Versenden von Telefonnotizen

Häufig werden Sie E-Mail benutzen wollen, um einen Kollegen von einem Anruf
zu benachrichtigen, den Sie für Ihn entgegengenommen haben. Für diese Telefon-
notizen enthält Pegasus Mail ein eigenes Modul, mit dem Sie diese komfortabel
und übersichtlich erstellen können.
Beim Erfassen eines Anrufs können Sie folgendermaßen vorgehen:
1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Erweiterungen/Telefonnotiz“

oder das Symbol „Telefonnotiz“ in der Symbolleiste: Das Fenster „Te-
lefonnotiz“ (vgl. Abbildung 18) wird geöffnet.
2. Tragen Sie den Empfänger der Telefonnotiz in das Feld „An:“ ein.
Auch hier können Sie mit einem Klick auf das Fragezeichen-Symbol
eine Liste der kürzlich verwendeten Adressen erhalten (vgl. Seite 8).
25
3. Füllen Sie die Felder mit den Informationen über den Anrufer aus. Da-
bei können Sie auch einzelne Felder frei lassen.
4. Falls Sie noch eine Nachricht ausrichten möchten, können Sie diese
unten im Feld „Nachricht“ eintragen.
5. Stellen Sie ein, ob Sie eine Zustell- oder Lesebestätigung erhalten

möchten und versenden Sie die Telefonnotiz mit der Schaltfläche
„Senden“.
Abbildung 18: Erstellen einer Telefonnotiz
Beim Empfänger der Telefonnotiz trifft diese als ganz „normale“ Nachricht ein,
in der die Informationen, die Sie in die Notiz eingetragen haben, als Text enthal-
ten sind.
Diese Funktion können Sie am effektivsten nutzen, wenn Sie die Telefonnotiz
ausfüllen, während Sie noch mit dem Anrufer sprechen.
Arbeiten mit Vorlagen

Wenn Sie häufig gleiche oder ähnliche Nachrichten versenden müssen, werden Sie
sich wahrscheinlich wünschen, daß Sie eine Nachricht einmal abspeichern kön-
26
nen, um dann immer wieder darauf zurückzugreifen, evtl. mit leichten Änderun-
gen (Dauervorlage).
Oder Sie möchten eine angefangene Nachricht nicht gleich abschicken, sondern
erst einmal zwischenspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt beenden und ab-
schicken.
Für diese Aufgaben bietet Pegasus Mail die Möglichkeit, Nachrichten als Vorlagen
abzuspeichern, damit Sie sie zu einem späteren wieder hervorholen können.
Erstellen einer Vorlage

Um eine Vorlage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Erstellen Sie eine neue Nachricht wie üblich (vgl. „Erstellen einer neu-
en Nachricht“ auf Seite 5) und füllen Sie den Inhalt so weit aus, wie die
Vorlage gehen soll. Wenn es sich um eine Dauervorlage handeln soll,
sollten Sie also in der Regel den Empfänger nicht eintragen. Bei der
bloßen Zwischenspeicherung müssen Sie keine Besonderheiten berück-
sichtigen.
2. Wählen Sie den Menübefehl „Nachricht/Speichern“ oder das Symbol

„Speichern“ aus der Symbolleiste. In einer Dialogbox fordert Sie Pega-
sus Mail zur Eingabe eines Vorlagennamens auf.
3. Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen (Sie sind nicht
an die 8.3-Konventionen für Dateinamen gebunden!).
4. Wenn Sie die Nachricht nicht nur zwischenspeichern, sondern als Dau-
ervorlage möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Als Dauer-
vorlage speichern“. Damit wird die Vorlage nach der späteren Ver-
wendung nicht gelöscht.
5. Die angefangene Nachricht können Sie nun entweder zu Ende führen

oder den Vorgang abbrechen, wenn Sie die Nachricht gerade nicht
mehr brauchen.
Von nun an steht Ihnen die Vorlage für neue Nachrichten zur Verfügung.
Verwenden der Vorlage

Wenn Sie nun auf Ihre Vorlage zugreifen möchten, um eine neue Nachricht zu
erstellen oder um eine zwischengespeicherte Nachricht zu beenden und abzu-
schicken, wählen Sie einfach anstatt „Neue Nachricht erstellen“ den Menübefehl
„Datei/Vorlage öffnen“.
27
Es erscheint dann ein Fenster mit einer Liste aller Ihrer Vorlagen, aus der Sie eine
mit Doppelklick (oder einfachem Klick und anschließendem Klick auf „Öffnen“)
auswählen können.
Sie finden sich dann im Nachrichten-Editor wieder, wo die Nachricht so weit

ausgefüllt ist, wie sie in der Vorlage abgespeichert war. Sobald sie die Nachricht
abschicken, wird die Vorlage gelöscht, wenn Sie sie nicht als Dauervorlage gespei-
chert haben.
Arbeiten mit Verteilerlisten

Wenn Sie des öfteren Nachrichten an einen großen, gleichbleibenden Adressaten-
kreis (etwa alle Mitarbeiter eines Referats) verschicken müssen, werden Sie es
bald leid sein, alle Adressen ständig von Hand einzutragen.
Daher sieht Pegasus Mail die Möglichkeit vor, Verteilerlisten anzulegen, die den
Adressatenkreis enthalten, damit Sie als Empfänger einer Nachricht nur noch die
Liste und nicht mehr alle Empfänger einzeln eintragen müssen.
Verteilerlisten erstellen
Um eine Verteilerliste anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie den Menübefehl „Adressen/Verteilerlisten“ oder das Sym-

bol „Verteilerlisten“ aus der Symbolleiste. Es erscheint ein Übersichts-
fenster mit allen aktuell vorhandenen Verteilerlisten (vgl. Abbildung
19).
Abbildung 19: Übersicht der Verteilerlisten
2. Wählen Sie dann die Schaltfläche „Neue Liste“, um eine neue Vertei-
lerliste zu erstellen.
3. In der nun erscheinenden Dialogbox (vgl. Abbildung 20) müssen Sie

für die Liste einen Namen vergeben, unter dem Sie sie identifizieren
können. In das Dateinamen-Feld müssen Sie nichts eingeben; Pegasus
Mail vergibt dann automatisch einen Namen für die Listendatei.
28
Abbildung 20: Verteilerliste anlegen
4. Mit dem Klick auf „OK“ ist die Liste angelegt. Sie sehen dann in der
Übersicht der Verteilerlisten (Abbildung 19) einen Eintrag mit dem
Namen Ihrer Liste und dem zugehörigen, automatisch vergebenen
Dateinamen (LISTxxxx.PML).
5. Nun müssen Sie die einzelnen Empfänger in Ihre Liste eintragen. Klik-
ken Sie dazu im Übersichtsfenster auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
6. Es erscheint ein Fenster wie in Abbildung 21. Hier können Sie die ein-
zelnen Einträge und Optionen der Liste festlegen:
• Der Titel der Liste ist der Name, den Sie beim Anlegen de Liste
vergeben haben.
• In das Feld „An:“ sollten Sie unbedingt eine aussagekräftige Kurz-
bezeichnung der Liste in Anführungszeichen, gefolgt von Ihrer ei-
genen Mail-Adresse in spitzen Klammern (das sind die „Größer“-
und „Kleiner“-Zeichen) eintragen. Der Inhalt dieses Feldes ist für
die Empfänger der Nachrichten sichtbar und wird als abstrakter
Empfänger angezeigt (siehe dazu Abbildung 21).
Abbildung 21: Empfänger in Verteilerlisten aufnehmen
29
• Antwort an: Wenn Sie möchten, daß Antworten auf eine Nachricht,
die an die Verteilerliste geschickt wurde, an eine bestimmte
Adresse gelangen, dann tragen Sie diese hier ein. Wenn Sie dieses
Feld freilassen, werden die Antworten an Sie persönlich gesendet.
• Lesebestätigung, Zustellbestätigung, Dringend, Signatur:
Diese Felder
haben dieselbe Bedeutung wie ihre Pendants im Nachrichtenedi-
tor, haben aber Vorrang vor den gleichnamigen Feldern dort.
• In das Feld „Adressen“ schließlich tragen Sie die einzelnen Emp-
fänger für die Verteilerliste ein. Wenn Sie die Mail-Adressen aus-
wendig wissen, können Sie sie von Hand einfügen. Ansonsten
können Sie auch mit der Maus eine Nachricht von einem Absen-
der aus einem beliebigen Ordner in die Adressenliste ziehen, um
seine Adresse dort einzufügen (Drag’n’Drop).
7. Wenn Sie alle Adressen eingetragen haben, speichern Sie die Liste
durch Klick auf „Speichern“. Falls Sie später neue Einträge hinzufügen
oder alte löschen möchten, öffnen Sie die Liste einfach wieder mit
„Bearbeiten“ und verändern Sie die Empfängerliste.
Damit ist die Verteilerliste fertig, und Sie können in Zukunft auf sie zugreifen.
Verteilerlisten verwenden
Um eine Nachricht an eine Verteilerliste (d.h. an alle eingetragenen Empfänger)
zu versenden gibt es mehrere Wege:
Am einfachsten wird das Übersichtsfenster der Verteilerlisten (Abbildung 19) mit

dem Menübefehl „Adressen/Verteilerlisten“ geöffnet und dann mit einem Dop-
pelklick auf eine Liste eine neue Nachricht erstellt, in der bereits der Listenname
als Empfänger eingetragen ist (@LISTxxxx.PML). Alternativ können Sie auch
mit der Maus eine Liste aus diesem Übersichtsfenster in ein Adreßfeld einer be-
reits begonnenen Nachricht ziehen (Drag’n’Drop).
Dieses Verfahren ist aber manchmal zu umständlich. Daher empfiehlt es sich, für
eine Verteilerliste immer auch einen Adreßbucheintrag (in Ihrem persönlichen
Adreßbuch, vgl. „Eigene Adreßbücher“ auf Seite 25) zu erstellen, der als Name
eine sinnvolle Bezeichnung der Verteilerliste (z.B. den Titel der Liste) und als E-
Mail-Adresse den Dateinamen der Verteilerliste mit einem führenden „@“ enthält,
also z.B. „@LIST56F2.PML“. Den Dateinamen der Liste entnehmen Sie bitte
dem Übersichtsfenster der Verteilerlisten (vgl. Abbildung 19).
Danach können Sie als Empfänger einer Nachricht immer den Namen aus dem
Adreßbuch eingeben, und Pegasus Mail sucht dann automatisch den entspre-
chenden Listendateinamen heraus und schickt die Nachricht an alle Mitglieder
der Verteilerliste.
30
Automatische Behandlung von Nachrichten

(Filterregeln)
Wenn Sie eine Weile mit Ihren eigenen Ablageordnern gearbeitet haben, wird Ih-
nen wahrscheinlich auffallen, daß Sie mit bestimmten Nachrichten immer das
gleiche tun: Sie verschieben oder kopieren alle Nachrichten, die bestimmte Krite-
rien erfüllen (z.B. alle Lese- und Sendebestätigungen oder alle Nachrichten von
einem bestimmten Absender), in einen dafür vorgesehenen Ablageordner, bevor
oder nachdem Sie sie gelesen haben.
Diese Tätigkeit können Sie in Pegasus Mail automatisieren, indem Sie dem Pro-
gramm die Kriterien nennen, nach denen bestimmte Aktionen (z.B. Verschieben
oder Löschen von Nachrichten) ausgeführt werden sollen. Ein häufiger Anwen-
dungsfall ist beispielsweise eine Filterregel, die alle eingetroffenen Sende- und
Lesebestätigungen automatisch in einen Ordner „Bestätigungen“ verschiebt, da-
mit diese nicht immer im Eingangsordner liegen bleiben. Denn diese Bestätigun-
gen wird man nur noch in Problemfällen benötigen, wenn der Empfänger meint,
die Nachricht nicht empfangen zu haben.
Typen von Filterregeln

Für Filterregeln gibt es in Pegasus Mail vier Möglichkeiten:
• Filterregeln für neue Post vor dem Öffnen des Eingangsordners: Diese
Regeln werden auf alle neu eingetroffenen Nachrichten angewendet,
bevor Sie den Eingangsordner öffnen (Menübefehl „Extras/Filterre-
geln/Filterregeln für neue Post/Bei geöffnetem Ordner“). Mit diesen
Regeln sollte vorsichtig umgegangen werden, da Nachrichten unter
Umständen sofort in andere Ordner verschoben werden, ohne daß sie
je im Eingangsordner zu sehen waren. Dieses Verhalten wird nur in
Ausnahmefällen (etwa für Sende- und Lesebestätigungen) erwünscht
sein.
• Filterregeln für neue Post nach dem Schließen des Eingangsordners:
Diese Regeln sind die häufigste Variante. Sie bewirken eine automa-
tische Nachrichtenablage in bestimmte Ordner, nachdem die Nach-
richt im Eingangsordner erschienen ist und evtl. gelesen wurde
(Menübefehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln für neue Post/Bei ge-
schlossenem Ordner“).
• Filterregeln für Ausgangskopien:
Diese Regeln werden immer dann
ausgeführt, wenn eine Ausgangskopie einer Nachricht gespeichert
wird. Hier können Sie also differenzierte Kriterien für Ausgangskopi-
en angeben und die Kopien in verschiedene Ordner speichern (Menü-
befehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln für Ausgangskopien“).
31
• Allgemeine Filterregeln(Menübefehl „Extras/Filterregeln/Allgemeine

Filterregeln“): Diese Regeln werden nicht automatisch ausgeführt
(wie die beiden ersten Varianten für neue Post), sondern nur auf be-
sondere Anforderung hin (mit dem Menübefehl „Extras/Fil-
terregeln/Allgemeine Filterregeln auf Ordner anwenden“).
Im folgenden beschränkt sich dieses Handbuch auf die beiden ersten Typen, die
Filterregeln für neue Post. Die anderen beiden Typen werden in der Praxis sehr
selten benötigt und sind zudem in der Bedienung mit den ersten weitgehend
identisch.
Als Beispiel werden hier zwei Regelkombinationen erstellt: Eine zum automati-
schen Verschieben von Sende- und Lesebestätigungen in einen Ordner „Bestäti-
gungen“, und eine zum automatischen Weiterleiten von Nachrichten eines be-
stimmten Absenders an einen anderen Mail-Empfänger.
Bestätigungen automatisch in einen Ordner verschieben

Die Sende- und Lesebestätigungen, die Sie sich vielleicht zuschicken lassen (siehe
unter „Senden der Nachricht“ auf Seite 11), werden Sie nicht immer lesen
möchten. In der Regel werden sie nur dann benötigt, wenn wirklich einmal
Zweifel aufkommen, ob eine Nachricht ihren Empfänger erreicht hat und wenn
nicht, woran der Fehler liegt.
Deswegen genügt es meistens, wenn diese Bestätigungen gar nicht erst im Ein-
gangsordner auftauchen, sondern von vornherein in einen besonderen Ordner
„Bestätigungen“ verschoben werden, in dem Sie bei Bedarf nachsehen können.
Dafür können Sie also Filterregeln definieren, die vor dem Öffnen des Eingangsord-
ners ausgeführt werden.
Gehen Sie dafür folgendermaßen vor:
1. Erstellen Sie einen Ordner „Bestätigungen“ (vgl. „Ordner anlegen“ auf

Seite 22).
2. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln für neue

Post/Bei geöffnetem Ordner“. Es erscheint ein Fenster wie in
Abbildung 23. Hier sind alle momentan definierten Regeln aufgelistet,
die vor dem Öffnen des Eingangsordner ausgeführt werden. Bei Ihnen
müßte das Feld leer sein bis auf die Zeile „Ende der Liste“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Regel zufügen“, um eine neue Regel
zu erstellen. Diese erste Regel soll alle Nachrichten mit dem Betreff
„Sendebestaetigung“ erfassen und in den Ordner „Bestätigungen“ ver-
schieben.
4. Sie sehen jetzt ein Fenster wie in Abbildung 22. Hier können Sie nun
die Kriterien für die Filterregel sowie die auszuführende Aktion ange-
32
Abbildung 23: Filterregeln für neue Post vor dem Öff-

nen des Eingangsordners
ben. Für die Sendebestätigungen (in der deutschsprachigen Version) ist
also entscheidend, daß der Kopfeintrag „Betreff“ den Text
„Sendebestaetigung“ enthält.
5. Als nächstes legen Sie fest, welche Aktion Pegasus Mail vornehmen
soll, wenn der Suchtext gefunden wird. Wählen Sie hier „Verschieben“
aus der Liste aus.
6. Es erscheint eine Dialogbox mit einer Auswahl Ihrer Ordner. Wählen

Sie hier den gerade erstellten Ordner „Bestätigungen“ aus und klicken
Sie auf „Öffnen“ (oder doppelklicken Sie auf den Ordnernamen). Nun
sollte die Filterregel aussehen wie in Abbildung 22.
7. Bestätigen Sie die erste Filterregel mit „OK“.
8. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 7 je einmal für die Suchtexte

„Return receipt“, „delivery confirmation“ (verschiedene englisch-
sprachige Sendebestätigungen) und „RCPT“ (Lesebestätigungen).
Abbildung 22: Filterregel für Sendebestätigungen
33
9. Ihre Filterregeln müßten nun aussehen wie in Abbildung 23. Speichern

Sie diese mit der Schaltfläche „Speichern“ ab, damit sie von nun an in
Aktion treten.
Ab jetzt werden Sie also keine Bestätigungen mehr in Ihrem Eingangsordner

auffinden, weil diese direkt im Ordner „Bestätigungen“ abgelegt werden.
Bestimmte Nachrichten automatisch weiterleiten

Mit einer anderen Filterregel sollen alle Nachrichten eines (erfundenen) Absen-
ders „Bernd Schäfer“ an einen Kollegen weitergeleitet werden, aber erst nach
dem Schließen des Eingangsordners, so daß Sie die Nachrichten zuerst im Ein-
gangsordner finden und dort lesen können. Die Nachricht wird aber nicht ge-
löscht, sonder nur wie üblich nach dem Lesen in den „Hauptordner“ verschoben.
Diese Filterregel erstellen Sie folgendermaßen:
1. Öffnen Sie das Fenster für die Filterregeln nach dem Schließen des
Eingangsordners mit dem Menübefehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln
für neue Post/Bei geschlossenem Ordner“. Das Fenster müßte ausse-
hen wie in Abbildung 23, nur ohne Regeln.
2. Erstellen Sie eine neue Regel mit der Schaltfläche „Regel zufügen“.
3. Legen Sie die Kriterien für die Nachrichten fest: Hier muß die Absen-
deradresse der Nachricht den Suchtext „Bernd Schäfer“ enthalten, um
die Aktion auszulösen. Vielleicht möchten Sie auch statt dessen alle
Nachrichten mit einem bestimmten Schlagwort im Betreff an einen zu-
ständigen Kollegen weiterleiten; dafür müssen Sie als Kopfeintrag
„Betreff“ auswählen und das entsprechende Schlagwort als „Suchtext“
eingeben.
4. Als Aktion wählen Sie „Weiterleiten“ aus. Im dann folgenden Fenster

tragen Sie die Adresse ein, an die die Nachrichten weitergeleitet wer-
den sollen.
5. Nach einem Klick auf „OK“ zur Bestätigung der Adresse müßte Ihre
Filterregel aussehen wie in Abbildung 24. Bestätigen Sie die Regel mit
„OK“ und speichern Sie dann den Regelsatz mit der Schaltfläche
„Speichern“.
Von nun an werden alle Nachrichten, die die von Ihnen definierten Kriterien er-
füllen (also vom Absender „Bernd Schäfer“ stammen), beim Schließen des Ein-
gangsordners (spätestens beim Schließen von Pegasus Mail ) automatisch an die
von Ihnen gewählte Adresse weiterleiten.
34
Abbildung 24: Filterregel zum Weiterleiten bestimmter

Nachrichten
Automatische Urlaubsbenachrichtigungen
Pegasus Mail bietet die Möglichkeit, die Absender von Nachrichten automatisch
davon zu informieren, daß Sie z.B. gerade im Urlaub sind und daher die Nach-
richt in der nächsten Zeit nicht lesen werden. Mit dieser Funktion können Sie die
Absender auch darauf hinweisen, daß sie die Nachricht in dringenden Fällen an
Ihren Vertreter senden können.
Benachrichtigungen aktivieren
Die Funktion für automatische Benachrichtigungen aktivieren Sie (am letzten
Arbeitstag vor Urlaubsbeginn) folgendermaßen:
1. Verlassen Sie Pegasus Mail.
2. Starten Sie den Windows-Editor aus der Gruppe „Zubehör“ im Pro-

gramm-Manager.
3. Schreiben Sie den Text, den Sie den Absendern zukommen lassen
möchten. Dieser Text sollte die Dauer Ihres Urlaubes, der Name und
die Mail-Adresse Ihres Vertreters sowie ein Hinweis darauf enthalten,
daß die Nachricht Ihnen zugestellt wurde und daher nicht nochmal ver-
sendet werden muß.
4. Speichern Sie diese Datei unter dem Dateinamen „AREPLY.PM“ im

Verzeichnis „h:\pmail“.
Damit ist der Versand von Benachrichtigungen aktiviert. Jede Personen, die Ih-
nen von nun an eine Nachricht schreibt, wird den Inhalt der eben erstellten Datei
als Antwort bekommen.
35
Die Nachricht wird Ihnen aber dennoch zugestellt. Ihr Vertreter erhält keine au-
tomatische Kopie der Nachrichten, auch wenn sein Name in der Datei auftaucht.
Es ist Sache des Absenders, die Nachricht in dringenden Fällen an Ihren Vertreter
zu schicken.
Benachrichtigungen deaktivieren
Sobald Sie aus dem Urlaub zurück sind, sollten Sie den Versand von Urlaubsbe-
nachrichtigungen unbedingt wieder deaktivieren. Andernfalls würden immer
weiter Benachrichtigungen verschickt.
Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Verlassen Sie Pegasus Mail.
2. Starten Sie den Datei-Manager aus der Hauptgruppe des Programm-

Managers.
3. Wechseln Sie auf das Laufwerk „h:“ und dort in das Verzeichnis
„pmail“.
4. Wählen Sie die Datei „AREPLY.PM“ durch einfachen Mausklick aus.
5. Wenn Sie die Benachrichtigung nicht mehr benötigen, löschen Sie die
Datei mit dem Menübefehl „Datei/Löschen“.
Falls Sie die Benachrichtigung für den nächsten Anlaß aufheben möch-
ten, ändern Sie lediglich den Dateinamen mit dem Menübefehl
„Datei/Umbenennen“, z.B. auf „areply.txt“. Bei Ihrem nächsten
Urlaub können Sie nun diese Datei mit dem Editor öffnen, müssen
dann nur noch das Datum Ihrer Rückkehr ändern und speichern diese
Datei dann wieder unter „AREPLY.PM“ ab, um die Benachrichtigun-
gen wieder zu aktivieren.
36
Kapitel
4
Kapitel 4:
Versenden von Anlagen
Die Einführung von E-Mail
wird zum papierlosen Büro führen
(EDV-Witz, um 1980)
Der Hauptvorteil der elektronischen Post liegt – neben der hohen Geschwindig-
keit – darin, daß Sie auch Dateien, d.h. Dokumente aus beliebigen Anwendun-
gen, die sich auf Ihrer Festplatte oder einem Netzwerklaufwerk befinden, als
Anlagen versenden können.
Der Empfänger Ihrer Nachricht kann diese Anlagen dann bei sich abspeichern
und ausdrucken oder weiterbearbeiten, sofern er auch das entsprechende Pro-
gramm (z.B. WinWord oder Excel) zur Verfügung hat.
Anlagen versenden
Um eine Datei als Anlage zu einer Nachricht zu versenden, müssen Sie zunächst
eine Nachricht erstellen, wie Sie es gewöhnt sind, d.h. Sie geben den Empfänger
an und verfassen vielleicht ein Anschreiben, in dem Sie ihn auf die Anlage hinwei-
sen.
Sie sollten auch darauf hinweisen, mit welchem Programm die Anlage erstellt wur-
de, damit der Empfänger weiß, wie er sie ansehen und bearbeiten kann.
Anfügen einer Datei an eine Nachricht

Wenn Sie die Nachricht fertiggestellt haben,
1. Wechseln Sie am linken Rand des Nachrichten-Editors auf das Regi-

ster „Anlagen“ (siehe Abbildung 25) oder wählen Sie den Menübefehl
„Nachricht/Anlagen“.
37
Register
„Editor“
Register
„Anlagen“
Abbildung 25: Anfügen einer Excel-Tabelle an eine Nachricht
2. In dem dann erscheinenden Fenster wählen Sie zunächst das Laufwerk

aus, in dem sich die Datei befindet, dann das Verzeichnis und schließlich
den Dateinamen.
3. Fügen Sie dann den Dateinamen der Liste der aktuellen Anlagen hinzu,
indem Sie entweder auf den Dateinamen doppelklicken oder die
Schaltfläche „Zufügen“ anwählen. Beachten Sie bitte, daß die versen-
dete Datei gerade nicht geöffnet sein darf!
4. In der Regel wird Pegasus Mail selbständig den Dateityp ermitteln (im
Beispiel: Excel-sheet, also „Excel-Arbeitsblatt“); diese Dateitypen sind
international genormt und daher leider in englischer Sprache.
5. Auch über die Kodierung sollten Sie sich keine Gedanken machen. Es
handelt sich hierbei nicht um Verschlüsselung, sondern lediglich um
das Verfahren, in dem die Binärdaten Ihrer Datei in ein versandfähiges
Mailformat umgewandelt werden. Pegasus Mail wird hier das richtige
Verfahren auswählen, so daß Sie die Einstellung „Mailer decides“ bei-
behalten können.
Wenn Sie möchten, können Sie nach dem gleichen Verfahren noch mehrere An-
lagen hinzufügen oder auch – mit der Schaltfläche „Entfernen“ – wieder aus der
Liste entfernen, falls Sie sich vertan haben.
Wenn Sie mit dem Hinzufügen der Anlagen fertig sind, können Sie entweder mit
dem Register „Editor“ bzw. dem Menübefehl „Nachricht/Editor“ wieder zu Ih-
rem Nachrichtentext zurückkehren, um ihn weiterzubearbeiten, oder direkt mit
der Schaltfläche „Senden“ die Nachricht abschicken.
38
K AP I T E L 4 : V E R S E N D E N V O N AN L AG E N
Besonderheiten beim Versand von WinWord-Dokumenten

Die eben beschriebene Methode zum Versenden von Anlagen funktioniert für
alle Arten von Dateien, unabhängig von dem Anwendungsprogramm, mit dem
Sie sie erstellt haben. Für WinWord, das am häufigsten verwendete Anwen-
dungsprogramm, wurde eine Möglichkeit geschaffen, wie Sie Dokumente we-
sentlich komfortabler direkt aus dem Programm heraus verschicken können.
Hierfür sollte bei Ihnen das Symbol „DokumentVerschicken“ in der Symbolleiste

direkt neben dem Symbol „Speichern“ installiert sein. Wenn es noch fehlt, sehen
Sie bitte im „Fragen und Antworten“-Teil auf Seite 63 nach, wie Sie es installie-
ren können.
Dieses Makro bietet zwei Versandmodi:
• Dokument als Anlage verschicken. Hiermit wird das Dokument einer

neuen Nachricht als Anlage hinzugefügt. Verwenden Sie diese Opti-
on, wenn der Empfänger über WinWord auf seinem Rechner verfügt
und alle Formatierungen erhalten bleiben sollen.
• Dokument als Text verschicken. Hier wird das Dokument (oder ein
markierter Teil davon) in den Nachrichtentext einer E-Mail-Nachricht
übernommen. Dabei gehen alle Formatierungen aus WinWord verlo-
ren. Verwenden Sie diese Option, wenn der Empfänger nicht über
WinWord verfügt und Sie auf die Formatierungen, Grafiken und Ta-
bellen verzichten können.
Mit dieser Option können Sie auch nur markierten Text verschicken, in-
dem Sie zuerst im Dokument den gewünschten Ausschnitt markie-
ren.
Um nun ein WinWord-Dokument zu verschicken, gehen Sie folgendermaßen

vor:
1. Öffnen Sie das Dokument in WinWord.
2. Klicken Sie auf das Symbol „DokumentVerschicken“ in der Symbollei-

ste oder wählen Sie den Menübefehl „Datei/Senden“, wenn er vorhan-
den ist.
3. In die nun erscheinende Dialogbox (siehe Abbildung 26) tragen Sie den
Empfänger Ihrer Nachricht sowie den Betreff ein.
4. Wählen Sie die Versandart aus und geben Sie an, ob Sie die Nachricht
in Pegasus Mail weiterbearbeiten möchten (um etwa noch ein An-
schreiben zu formulieren), oder das Dokument sofort senden möchten.
39
Abbildung 26: Dokument aus WinWord verschicken
5. Falls Sie Ihre Version von Pegasus Mail mit einem Paßwort geschützt
haben (siehe unten „Schutz Ihrer Nachrichten“ auf Seite 49), tragen Sie
dieses bitte im kleinen „Passwort“-Feld ein.
6. Klicken Sie zum Verschicken des Dokuments auf die Schaltfläche

„Senden“ oder betätigen Sie die Return-Taste.
Nun wird Pegasus Mail gestartet, eine neue Nachricht erstellt und das aktive Do-
kument entweder als Anlage angefügt oder der Text in die Nachricht eingegeben.
Je nach Ihrer Einstellung wird die Nachricht dann entweder gleich versandt, oder
Pegasus Mail bleibt im Vordergrund geöffnet, damit Sie weitere Eingaben in die
neue Nachricht machen können.
Schutz der Anlagen vor Manipulation durch den Empfänger

Wenn Sie Ihre Dateien als Anlagen versenden, so haben Sie zwar den großen
Vorteil, daß der Empfänger Ihrer Nachricht unmittelbar an Ihrer Datei weiterar-
beiten kann. Dieser Vorteil kann aber auch zu einem Nachteil werden: Denn
manchmal soll eine Person ein Dokument nur zur Kenntnis nehmen, ohne sie
verändern zu können. Wenn Sie hier als Absender von Dokumenten keine Vor-
kehrungen treffen, wird der Manipulation Tür und Tor geöffnet, weil die Empfän-
ger Ihrer Dokumente diese nachträglich verändern können, um Ihnen die mani-
pulierte Fassung „in die Schuhe zu schieben“.
Der Dokumentschutz ist von Anwendung zu Anwendung verschieden geregelt;

viele Programme bieten überhaupt keine Möglichkeit dazu.
Im folgenden soll exemplarisch der Schutz von WinWord- und Excel-Dokumen-

ten beschrieben werden. Falls Sie auf Dokumente aus anderen Anwendungen
schützen müssen, wenden Sie sich bitte an Ref. III A 2 für weitere Informatio-
nen.
40
Schutz von WinWord-Dokumenten
In Microsoft Word 6.0 (WinWord) schützen Sie ein Dokument mit dem Menü-
befehl „Extras/Dokument schützen“. In der erscheinenden Dialogbox können Sie
aus drei Varianten auswählen:
• Überarbeitungen: Der Empfänger Ihres Dokuments darf zwar Ände-

rungen vornehmen; diese werden aber durch eine andersfarbige Dar-
stellung und einen Strich am Rand gekennzeichnet, so daß ersichtlich
ist, daß der Text nicht von Ihnen, sondern von jemand anders
stammt.
• Anmerkungen: Der Empfänger darf den Text des Dokuments nicht
verändern, darf aber mit dem Menübefehl „Einfügen/Anmerkung“
Anmerkungen zu Ihrem Text einfügen, die mit dem Dokument ge-
speichert werden.
• Formulareingabe:Alle Veränderungen des Textes sind gesperrt. Falls
Ihr Dokument Formularfelder enthält, dürfen diese ausgefüllt werden.
Enthält Ihr Dokument keine Felder (wie die meisten Dokumente),
sind überhaupt keine Änderungen möglich, d.h. der Text kann nur
gelesen und ausgedruckt werden.
Jede dieser Optionen erfordert die Angabe eines Kennwortes, mit dem der ent-
sprechende Schutz wieder aufgehoben werden kann.
Nach der Aktivierung eines Dokumentschutzes gilt dieser Schutz für alle Zugriffe
auf das jeweilige Dokument, d.h. auch für Sie. Wenn Sie (nach dem Verschicken
der Nachricht) den Schutz wieder aufheben möchten, verwenden Sie den Men-
übefehl „Extras/Dokumentschutz aufheben“ und geben Sie das vorher gewählte
Kennwort ein.
Schutz von Excel-Tabellen
In Microsoft Excel 5.0 schützen Sie Ihre Tabellen mit dem Menübefehl „Ex-
tras/Dokument schützen/Blatt“. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie
alle Kontrollkästchen, um alle Komponenten Ihrer Tabelle zu schützen, vor allem
die „Inhalte“, d.h. die Zellinhalte. Geben Sie dann ein Schreibschutzkennwort ein,
das Sie nur an solche Personen weitergeben, die berechtigt sein sollen, Änderun-
gen an der Tabelle vorzunehmen. Sobald Sie die Tabelle nun gespeichert haben,
können an ihr keine Veränderungen mehr (auch von Ihnen nicht!) vorgenommen
werden. Jetzt können Sie die Tabelle als Anlage einer Nachricht versenden, ohne
daß der Empfänger Veränderungen vornehmen kann.
Allerdings können Sie auch hier erst wieder mit der Tabelle arbeiten, wenn Sie
den Dokumentschutz (nach dem Versenden der Nachricht) wieder aufheben, und
zwar mit dem Menübefehl „Extras/Dokument schützen/Blattschutz aufheben“.
41
Excel fragt Sie dann nach dem zuvor eingetragenen Kennwort, und nach dessen
Eingabe können Sie mit der Tabelle weiterarbeiten wie gewohnt.
Eingehende Anlagen bearbeiten

Daß eine neu eingetroffene Nachricht Anlagen enthält, erkennen Sie an dem klei-
nen Quadrat, das sich im Eingangsordner vor der Nachricht befindet.
Wenn Sie eine solche Nachricht öffnen, erscheint ein besonderes Fenster wie in
Abbildung 27, das in mehrere Bereiche aufgeteilt ist. Hier sind unten die einzel-
nen Bestandteile der Nachricht aufgelistet:
Abbildung 27: Nachricht mit Anlagen
• Hinter „Mail message body“ verbirgt sich der eigentliche Text der
Nachricht, also das Anschreiben.
• „Information about this message“ enthält einen kurzen (leider eng-
lischsprachigen) Text, der den Inhalt der Anlage und den verwende-
ten Kodierungsmechanismus beschreibt. Diesen Teil können Sie ge-
trost ignorieren, da Pegasus Mail automatisch das richtige Verfahren
zur Dekodierung auswählt.
• „File xxx, type yyy“ ist die Anlage selbst, also das angehängte Doku-
ment.
42
Anlagen anzeigen
Um einen dieser Teile als Nachricht, d.h. als einfachen Text, anzusehen, markieren
Sie ihn in der Liste und wählen Sie die Schaltfläche „Öffnen“ oder doppelklicken
Sie auf ihn. Diese Methode funktioniert aber nur bei Teilen, die tatsächlich als
Text versendet wurden (das Anschreiben oder einfache Textdateien als Anlage),
nicht bei Dokumenten aus anderen Anwendungen wie z.B. WinWord oder
Excel.
Derartige Dokumente aus anderen Anwendungen können Sie mit der Schaltflä-
che „Ansicht“ anzeigen lassen. Pegasus Mail extrahiert diese Dokumente dann
aus der Nachricht und speichert sie unter einem temporären Dateinamen im Ver-
zeichnis c:\temp ab. Sie können die Anlage dann nur ansehen und ausdrucken.
Nach dem Verlassen der jeweiligen Anwendung wird die temporäre Datei wieder
gelöscht.
Anlagen permanent speichern und bearbeiten

Wenn Sie die Anlage auch weiterbearbeiten und permanent speichern möchten,
müssen Sie sie unter einem neuen Dateinamen speichern. Wählen Sie hierfür
entweder das Symbol „Speichern“ oder „Speichern & Bearbeiten“, je nachdem,
ob Sie die Anlage nur speichern oder auch gleich mit der entsprechenden An-
wendung öffnen und bearbeiten möchten. In beiden Fällen fragt Sie Pegasus Mail
zuerst nach dem Dateinamen, unter dem das Dokument abgelegt werden soll.
Wählen Sie hier den gewünschten Pfad und Dateinamen aus. Dann wird die zu-
gehörige Anwendung gestartet und die Anlage geladen.
Warnung!
In Anlagen zu elektronischen Nachrichten können sich Computervi-

ren verbergen. Dies betrifft zum einen ausführbare Programme
(Endungen .exe und .com), zum anderen aber auch Dokumente
aus Anwendungen wie Word, Excel oder Access. Öffnen Sie solche
Anlagen nur, wenn sie von einem vertrauenswürdigen Absender
stammen und der Absender telefonisch bestätigt hat, daß die Anlage
von ihm ist.
Bearbeitete Dateien weiterleiten

Nach dem Speichern befinden sich die eingegangenen Anlagen auf Ihrer Fest-
platte (oder einem Netzwerklaufwerk). Die ursprüngliche Anlage der eingegan-
genen Nachricht bleibt aber unverändert als Anlage einer Nachricht in Pegasus
Mail erhalten. Wenn Sie nun die Anlage überarbeiten, schlagen sich Ihre Ände-
rungen nur in Ihrer Kopie der Anlage nieder, nicht auch in der Nachricht selbst.
43
Um die überarbeitete Fassung der Datei an eine andere Person weiterzuleiten

(oder an den Absender zurückzuleiten), genügt es also nicht, wenn Sie die ur-
sprüngliche Nachricht mit der Anlage weiterleiten. Vielmehr müssen Sie eine
neue Nachricht erstellen und Ihre überarbeitete Fassung dieser Nachricht als An-
lage anfügen (siehe oben auf Seite 41)
44
Kapitel
5
Kapitel 5:
Sicherheitsaspekte
Ein Netz ist nur so sicher
wie seine Benutzer
Leider ist Electronic Mail ein Medium, das von sich aus keinerlei Sicherheitsvor-
kehrungen bietet. Hierbei sind besonders zwei „wunde Punkte“ hervorzuheben:
• Der Absender einer Nachricht kann mit verhältnismäßig geringem

Aufwand gefälscht werden (vergleichbar mit einem maschinenge-
schriebenen Brief). Wenn Sie eine Nachricht erhalten, können Sie al-
so nicht absolut darauf vertrauen, daß die Nachricht von dem Absen-
der stammt, der Ihnen angezeigt wird (dazu unten mehr).
• In Anlagen zu Nachrichten können sog. Makroviren versandt werden.
Das sind z.B. ausführbare Programme, die sich z.B. in „harmlosen“
WinWord-Dokumenten verstecken und in Aktion treten, sobald Sie
das Dokument öffnen. Das gleiche kann passieren, wenn Sie ausführ-
bare Programme als Anlagen erhalten.
Schutz Ihrer Nachrichten

Ein erster Schritt zum Schutz Ihrer eigenen Nachrichten vor Fremdeinwirkung
ist, Ihre Version von Pegasus Mail mit einem Paßwort zu schützen, so daß nur
Sie selbst Zugang zu Ihren Ablageordnern haben. Außerdem können Sie auf die-
se Weise verhindern, daß unbefugte Personen Ihr Pegasus Mail-Programm ver-
wenden, um Nachrichten unter Ihrem Absender zu versenden.
Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
45
2. In der dann erscheinenden Dialogbox wählen Sie die Kategorie „Allge-

meine Einstellungen“.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Beim Starten nach Netware-Paß-

wort fragen“.
4. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.
In Zukunft wird Pegasus Mail Sie bei jedem Programmstart nach Ihrem aktuellen
Paßwort fragen (das ist das gleiche Paßwort wie das, das Sie beim Anmelden am
Netzwerk verwenden). Damit diese Sicherheitsmaßnahme wirkt, müssen Sie Pe-
gasus Mail selbstverständlich immer beenden, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlas-
sen.
Gefälschte Absender
Wie bereits erwähnt, ist es relativ einfach, den Absender einer Nachricht zu fäl-
schen. Dies liegt nicht etwa an dem eingesetzten Mail-Programm, sondern ist ei-
ne Folge des Internet-Mailtransports. Es ist dadurch möglich, sowohl den wahren
Absender völlig zu verschleiern als auch sogar einen ganz anderen Absender vor-
zutäuschen.
Dies kann zu zwei problematischen Folgen führen:
• Nachrichten beleidigenden oder anderweitig strafbaren Inhalts werden

anonym oder gar unter einem existierenden Namen versendet. Sollten
Sie je eine solche Nachricht erhalten, denken Sie bitte daran, daß die
Absenderangabe gefälscht sein könnte, bevor Sie rechtliche Schritte
gegen den vermeintlichen Absender einleiten. Außerdem informieren
Sie bitte unverzüglich Ref. III A 2, damit eine Rückverfolgung ver-
sucht werden kann.
• Unter dem „Deckmantel“ eines vertrauenswürdigen Absenders kön-
nen Anlagen versendet werden, die Viren bzw. trojanische Pferde ent-
halten. Das sind z.B. ausführbare Programmteile, die entweder in
Dokumenten (WinWord, Excel oder Access) oder in anderen Pro-
grammen versteckt sind und z.B. die Festplatte Ihres Computers lö-
schen oder Daten auf dem Netzwerk zerstören könnten.
Eine zentrale Inhaltskontrolle aller eingehenden Nachrichten auf diese Fälschungen
wäre aus Sicherheitsgründen sicherlich wünschenswert. Derzeit ist sie aber tech-
nisch nicht möglich und vor allem auch aus rechtlichen Gründen (Briefge-
heimnis!) zumindest bedenklich. Daher muß sich derzeit jeder Anwender selbst
davor schützen.
Hierzu können einige Grundregeln aufgestellt werden:
46
K AP I T E L 5 : S I C H E R H E I T S AS P E K T E
1. Wenn Sie eine Nachricht zweifelhaften Inhaltes bekommen, fragen Sie

zuerst beim Absender nach, ob er Ihnen diese Nachricht auch wirklich
geschickt hat (via Telefon oder Fax).
2. Öffnen Sie niemals Anlagen, von denen Sie nicht genau wissen, was sich da-
hinter verbirgt! Fragen Sie auch hier lieber noch einmal beim Absender
nach, ob er Ihnen diese Anlage gesendet hat. Zwar ist es theoretisch
denkbar, daß die Anlage auf dem Weg der Nachricht abgefangen und
manipuliert wurde. Dies ist aber extrem schwierig und daher sehr un-
wahrscheinlich.
3. Optimale Sicherheit erhalten Sie erst, wenn sowohl der Absender der
Nachricht als auch Sie selbst PGP einsetzen (siehe unten) und die Nach-
richt mit einer digitalen Unterschrift versehen ist. Überprüfen Sie dann
die digitale Unterschrift mit dem Menübefehl „Anzeige/Spezielles/Digi-
tale Signatur suchen/bestätigen“. Damit kann gewährleistet werden,
daß der Inhalt der Nachricht nicht manipuliert wurde und tatsächlich
vom angegebenen Absender stammt.
Wegen der hohen Sensibilität der Daten auf dem Verwaltungsnetz müssen die
o.g. Grundsätze strikt eingehalten werden, um großen Schaden zu vermeiden.
Einsatz von PGP für optimale Sicherheit

PGP (Pretty Good Privacy) ist ein Zusatzprogramm, mit dem auf zwei Wegen
optimale Sicherheit im Mailverkehr erreicht werden kann:
• Nachrichten können mit einer fälschungssicheren digitalen Unterschrift

versehen werden. Damit kann zuverlässig festgestellt werden, ob die
Nachricht von dem angegebenen Absender stammt, und daß sie nicht
auf dem Weg zum Empfänger unbefugt verändert wurde.
• Nachrichten können zudem in einer Weise verschlüsselt werden, daß
nur noch der Empfänger (nicht einmal der Absender) sie wieder ent-
schlüsseln kann. Der Algorithmus hierfür ist so sicher, daß alle der-
zeit auf der Welt vorhandenen Rechner mehrere Millionen Jahre
bräuchten, um eine einzige Nachricht zu entschlüsseln.
Dieses Programm ist durch ein Zusatzmodul (geschrieben von John Navas) in
Pegasus Mail integriert, so daß Sie diese Funktionen direkt beim Senden und
Empfangen von Nachrichten nutzen können.
Jedoch sollten Sie die Verschlüsselungsfunktionen nur dann nutzen, wenn es sich
wirklich um schützenswerte Nachrichten handelt. Die unnötige Verschlüsselung
von Nachrichten kann im Vertretungsfall zu großen Komplikationen führen,
47
wenn nicht einmal der Vertreter in der Lage ist, die Nachricht wieder zu ent-
schlüsseln.
Überblick
PGP verwendet eine sog. Public Key/Private Key-Methode, um die Daten so sicher
wie möglich zu verschlüsseln. Deren Grundgedanke ist, daß zum Verschlüsseln
einer Nachricht ein anderer Schlüssel nötig ist als zum entschlüsseln. Dabei ist der
Zusammenhang zwischen dem frei verfügbaren („public“) Verschlüsselungs-
Schlüssel und dem streng geheimen („private“) Entschlüsselungs-Schlüssel nicht
ermittelbar, da der public key durch einen „Einbahn“-Algorithmus aus dem pri-
vate key berechnet wird, der keinen Rückschluß zuläßt.
In jedem Fall muß derjenige, der Ihnen eine verschlüsselte Nachricht zukommen
lassen möchte, im Besitz Ihres public key sein, um eine Nachricht damit ver-
schlüsseln zu können. Diesen Schlüssel können Sie ihm gefahrlos in einer Mail
übermitteln, da er eben nur zum Verschlüsseln, nicht zum Entschlüsseln funktio-
niert.
Umgekehrt benötigen Sie den public key einer Person, um entweder diesem eine
verschlüsselte Mail senden oder seine digitale Unterschrift prüfen zu können. Je-
de Person, die PGP einsetzt, wird Ihnen mitteilen, wie Sie ihren public key er-
halten können (häufig geschieht dies durch eine Mail mit dem Betreff „SEND
PGP KEY“).
Innerhalb der Universitätsverwaltung werden alle public keys, die auf diese Art
erhalten werden (sowohl die der Mitarbeiter als auch die von externen Personen)
zentral gespeichert, damit möglichst viele public keys bereits vorhanden sind und
nicht erst ermittelt werden müssen.
Initialisierung von PGP

Vor dem ersten Einsatz von PGP müssen Sie Ihr ganz persönliches Paar von pu-
blic und private keys erstellen lassen. Wenden Sie sich hierzu bitte an die Netz-
betriebsgruppe des Ref. III A 2 (Netmaster@verwaltung.uni-muenchen.de), da-
mit Ihr persönliches Schlüsselpaar sicher erstellt und beglaubigt werden kann.
Öffentlichen Schlüssel extrahieren
Damit Ihnen andere Personen nun verschlüsselte Nachrichten schicken können

und Ihre digitale Unterschrift verifizieren können, müssen Sie diesen Personen
Ihren öffentlichen Schlüssel zusenden. Bitte beachten Sie, daß dieses Verfahren
nur für Personen außerhalb des Verwaltungsnetzes nötig ist, deren Schlüssel
noch nicht zentral gespeichertist. Sobald Ihr Schlüsselpaar erstellt wurde, steht
Ihr öffentlicher Schlüssel automatisch allen anderen Mitarbeitern der Universi-
tätsverwaltung zur Verfügung. Eine versandfähige Version Ihres öffentlichen
Schlüssels wurde dabei nach „h:\pmail\public.asc“ extrahiert. Diese Datei können
48
Sie gefahrlos einer Person zuschicken, die eine verschlüsselte Nachricht an Sie
versenden möchte, indem Sie die Datei in eine Nachricht einfügen (siehe dazu
unten „Öffentlichen Schlüssel versenden“ auf Seite 59).
Eingabe des PGP-Paßwortes in Pegasus Mail
Nach diesen Schritten können Sie PGP zusammen mit Pegasus Mail verwenden.
Jedoch fragt Pegasus Mail Sie beim digitalen Signieren und beim Entschlüsseln
von Nachrichten immer aufs Neue nach Ihrem PGP-Paßwort, was bei häufigem
PGP-Verkehr sehr lästig werden kann. Daher können Sie Ihr Paßwort dauerhaft
einspeichern. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:
1. Starten Sie Pegasus Mail.
2. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“
3. Aktivieren Sie die Kategorie „Nachrichten-Editor“.
4. Wählen Sie im Feld „Standard-Schlüsselmethode“ den Eintrag „(JN)

PGP Public Key“ aus, damit PGP als Standard-Verschlüsseler verwen-
det wird.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Beim Start fragen“ hinter dem

Feld „Standard-Paßwort“, damit Pegasus Mail Sie nur noch einmal
beim Programmstart nach Ihrem geheimen PGP-Paßwort fragt. Dieses
Paßwort bleibt dann bis zum Beenden von Pegasus Mail gespeichert.
6. Bei dieser Gelegenheit können Sie auch noch festlegen, daß jede Nach-
richt, die Sie versenden, automatisch mit Ihrer digitalen Unterschrift
versehen wird. Ihre Einstellungen sollten dann aussehen wie in
Abbildung 28.
Abbildung 28: Einstellungen für die Verschlüsselung von Nachrichten
7. Bestätigen Sie diese Einstellungen mit „OK“.
Beachten Sie aber, daß Ihr PGP-Paßwort jetzt jedem zur Verfügung steht, der
Ihre laufende Pegasus Mail-Version bedient. Lassen Sie den PC also nie unbeauf-
sichtigt, während Pegasus Mail läuft!
49
Digitale Unterschriften
Eine digitale Unterschrift ist ein separater Block von Buchstaben und Ziffern am
Ende einer Nachricht. Dieser Block wird aus der Nachricht erzeugt und mit dem
geheimen („private“) Schlüssel des Absenders verschlüsselt. Anhand dessen öf-
fentlichen Schlüssels kann nun der Empfänger feststellen, ob die Nachricht auf
dem Wege zu ihm verändert wurde bzw. ob die Nachricht tatsächlich vom ein-
getragenen Absender stammt.
Solange Ihre Nachricht keine Anlagen enthält, können Sie die digitale Unterschrift
immer verwenden, auch wenn der Empfänger PGP nicht einsetzt, da der Nach-
richtentext unverändert lesbar bleibt und nur zusätzlich die Unterschrift angefügt
wird.
Anfügen einer digitalen Unterschrift
Wenn Sie eine Nachricht erstellen, können Sie eine digitale Unterschrift anfügen,
indem Sie im Nachrichten-Editor während des Erstellens der Nachricht das Kon-
trollkästchen „Verschlüsselt“ aktivieren. Dies müssen Sie nur tun, wenn Sie nicht
schon das automatische Signieren voreingestellt haben; dann ist das Kontroll-
kästchen „Verschlüsselt“ ohnehin schon aktiviert!
Wenn Sie auf das Kontrollkästchen „Verschlüsselt“ klicken, werden Sie nach den
Verschlüsselungsoptionen gefragt (siehe Abbildung 29):
Abbildung 29: Anfügen einer digitalen Unter-

schrift
1. Stellen Sie sicher, daß als Verschlüsselungsmethode „(JN) PGP Public

Key“ eingetragen ist. Diese können Sie auch automatisch eintragen las-
sen (vgl. oben Nr. 4 auf Seite 53).
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Digitale Unterschrift“.
3. Falls Sie das PGP-Paßwort nicht bereits beim Programmstart eingege-

ben haben (siehe oben auf Seite 53), müssen Sie es in das Feld „Paß-
wort“ eintragen.
50
4. Bestätigen Sie die Verschlüsselungsoptionen mit „OK“.
Nun können Sie Ihre Nachricht abschicken, und PGP wird automatisch Ihre ein-
deutige digitale Unterschrift anfügen. Dies sehen Sie aber nicht in der Nachricht,
da die Unterschrift erst nach dem Abschicken angefügt wird.
Warnung!
Wenn Sie eine Nachricht mit Anhängen versenden, sollten Sie ent-
weder die Anhänge als Anlagen statt als Beilagen versenden (siehe
dazu im Kapitel „Häufig gestellte Fragen“ den Abschnitt
„Verschlüsselung, digitale Unterschriften“ auf Seite 66), die ge-
samte Nachricht verschlüsseln oder auf die digitale Unterschrift ver-
zichten, da andernfalls der Empfänger die Anlagen eventuell nicht
lesen kann.
Überprüfen einer digitalen Unterschrift
Sie erkennen eine digitale Unterschrift daran, daß am Ende ein Block von Zahlen
und Buchstaben steht, der etwa so aussieht:
-----BEGIN PGP SIGNATURE-----
Version: 2.6.3i
Charset: latin1
QB1AwUBMut7T5Nco8XO/UH1AQE1dwMAmOSL8gvhrvzCA0VVRoqwJXyPzAp8nGfZ
GdqOCaaUC/qzCeJc2WZ9Da3OnWQjVIHIBH+D+LUc9dOO8Z6+L6EIFRCkzEzg9gF
lT89qPzDeaNbwPUpDJ2D+LIoHFHPoWQX
=pUMp
-----END PGP SIGNATURE-----
Wenn Sie eine Nachricht mit einer solchen digitalen Unterschrift erhalten, können
Sie diese Unterschrift überprüfen, indem Sie den Menübefehl „Anzeige/Speziel-
les/Digitale Signatur suchen/bestätigen“ auswählen. PGP wird dann gestartet und
wird Ihnen melden, ob die gefundene Signatur einem bekannten öffentlichen
Schlüssel entspricht oder nicht.
Abbildung 30: Gültige digitale Unterschrift
51
Wenn PGP meldet, daß eine gültige Unterschrift gefunden wurde (vgl.
Abbildung 30), stammt die Nachricht tatsächlich vom angegebenen Absender.
Bei einer ungültigen Unterschrift wird zusätzlich angegeben, warum die Unter-
schrift ungültig ist. Der häufigste Fall wird sein, daß der zugehörige öffentliche
Schlüssel nicht im „Schlüsselbund“ gespeichert ist. Die Meldung lautet dann:
„WARNUNG: Ich kann den passenden öffentlichen Schlüssel nicht finden“. In
diesem Falle müssen Sie den Absender bitten, Ihnen seinen öffentlichen Schlüssel
zuzusenden (siehe dazu „Öffentlichen Schlüssel empfangen“ auf Seite 60.
Falls tatsächlich die Meldung „WARNUNG: Die Unterschrift stimmt nicht mit
dem Datei-Inhalt überein“ erscheinen sollte, wurde Ihre Nachricht gefälscht! In-
formieren Sie dann bitte umgehend das Referat III A 2 und lassen Sie die Nach-
richt unverändert, damit eine Rückverfolgung der Nachricht versucht werden
kann.
Verschlüsselung von Nachrichten

Die zweite wesentliche Funktion von PGP ist die sichere Verschlüsselung von
Nachrichten:
Ausgehende Nachrichten verschlüsseln
Um eine ausgehende Nachricht zu verschlüsseln, muß sich zuerst der öffentliche

Schlüssel des Empfängers im Schlüsselbund befinden, da die Nachricht mit die-
sem codiert wird. Lesen Sie im Kapitel „Öffentlichen Schlüssel empfangen“ auf
Seite 60, wie Sie den öffentlichen Schlüssel einer Person ermitteln und zum öf-
fentlichen Schlüsselbund hinzufügen.
Wessen öffentlicher Schlüssel zum Verschlüsseln der Nachricht verwendet wird,

ermittelt Pegasus Mail automatisch anhand der Mail-Adresse des Empfängers.
Um nun eine Nachricht zu verschlüsseln, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Erstellen Sie die neue Nachricht wie gewohnt.
2. Wenn Sie mit dem Schreiben des Textes fertig sind, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen „Verschlüsselt“ (falls das Kontrollkästchen bereits
automatisch aktiviert ist, weil Sie eine digitale Unterschrift anfügen,
doppelklicken Sie auf das Kontrollkästchen).
3. Nun erscheint die Dialogbox „Verschlüsselungsoptionen“, in der Sie

das Kontrollkästchen „Verschlüsselung“ aktivieren (siehe Abbildung
31).
4. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit „OK“ und versenden Sie die
Nachricht wie gewohnt.
52
Abbildung 31: Nachricht verschlüsseln
Die Nachricht wird dann von PGP verschlüsselt und kann nur noch vom Emp-
fänger (nicht einmal mehr von Ihnen selbst!) entschlüsselt werden.
Eingetroffene Nachrichten entschlüsseln
Wenn Sie selbst eine verschlüsselte Nachricht erhalten, öffnen Sie sie wie ge-
wohnt. Anstelle der Nachrichtenanzeige erscheint aber ein Fenster „Eingabe des
Nachrichtenschlüssels“, das Sie zur Eingabe Ihres PGP-Paßwortes auffordert
(siehe Abbildung 32).
Abbildung 32: Eingabe des Nachrichtenschlüssels
Geben Sie hier ihr PGP-Paßwort ein und bestätigen Sie es mit „OK“. Falls Sie Ihr
PGP-Paßwort permanent in Pegasus Mail gespeichert haben, können Sie auch
auf die Schaltfläche mit dem Sternchen neben dem Paßwort-Feld klicken, um das
Standard-Paßwort einzutragen.
PGP wird nun versuchen, die Nachricht zu entschlüsseln und in Pegasus Mail an-
zuzeigen. Sollte das Paßwort falsch gewesen sein, erscheint eine Fehlermeldung,
und Pegasus Mail zeigt den verschlüsselten Text der Nachricht an.
53
Austauschen von öffentlichen Schlüsseln

Damit eine Person Ihnen eine verschlüsselte Nachricht zukommen lassen kann
und in der Lage ist, Ihre digitale Unterschrift zu überprüfen, benötigt Sie Ihren
öffentlichen Schlüssel. Ebenso brauchen Sie den öffentlichen Schlüssel des
Empfängers, um ihm eine verschlüsselte Nachricht zu senden oder fremde digi-
tale Unterschriften zu prüfen.
Anmerkung
Innerhalb des Verwaltungsnetzes existiert nur ein „Schlüsselbund“

mit öffentlichen Schlüsseln, so daß Sie die öffentlichen Schlüssel al-
ler Mitarbeiter, die PGP verwenden, ohnehin haben und sich nicht
erst schicken lassen müssen. Das folgende Kapitel bezieht sich also
nur auf den Austausch öffentlicher Schlüssel mit externen Personen.
Öffentlichen Schlüssel versenden
Um Ihren öffentlichen Schlüssel zu versenden, müssen Sie ihn zunächst in einer

versandfähigen Form generieren. Das ist bereits oben im Kapitel „Öffentlichen
Schlüssel extrahieren“ auf Seite 53 beschrieben worden, so daß sich danach ein
Kopie Ihres öffentlichen Schlüssels in der Datei „h:\pmail\public.asc“ befindet.
Wenn nun eine externe Person nach Ihrem öffentlichen Schlüssel fragt, können
Sie ihm diese Datei folgendermaßen schicken:
1. Erstellen Sie eine neue Nachricht und tragen Sie den entsprechenden
Empfänger ein. Falls er sie per E-mail um den Schlüssel gebeten hat,
können Sie auch die Nachricht beantworten.
2. Stellen Sie sicher, daß der Inhalt der Nachricht leer ist.
3. Wählen Sie den Menübefehl „Nachricht/Text importieren“, geben Sie

in der erscheinenden Dialogbox den Dateinamen „h:\pmail\pub-
lic.asc“ ein und bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“.
4. Der Nachrichtentext enthält nun nach einigen Zeilen mit Ihrer E-Mail-
Adresse die Zeile „BEGIN PGP PUBLIC KEY BLOCK“ und danach
eine lange Folge von Buchstaben und Zahlen, die Ihren öffentlichen
Schlüssel darstellen.
5. Versenden Sie diese Nachricht
Dieser Vorgang wird häufig mit Hilfe von Filterregeln automatisiert (vgl. hierzu
„Automatische Behandlung von Nachrichten (Filterregeln)“ auf Seite 34), die auf
einen bestimmten Betreff (in der Regel „SEND PGP KEY“) reagieren.
54
Um eine solche Filterregel zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln für neue

Post/Bei geöffnetem Ordner“, um Ihre Filterregeln für eingehende
Nachrichten zu sehen.
2. Wählen Sie die Schaltfläche „Regel zufügen“
3. Aktivieren Sie den Kopfeintrag „Betreff“, tragen Sie als Suchtext

„^SEND PGP KEY“ ein (das Zeichen ^ bewirkt, daß nur die Nach-
richten die Regel aktivieren, die genau den angegebenen Text enthal-
ten), wählen Sie die Aktion „Textdatei senden“ aus und geben Sie als
Dateinamen „h:\pmail\public.asc“ ein. Bestätigen Sie die Regel
mit zweimal „OK“.
4. Speichern Sie Ihre Regeln für eingehende Nachrichten durch Klick auf
„Speichern“.
Nun wird auf jede Nachricht mit dem Betreff „SEND PGP KEY“ automatisch
Ihr öffentlicher Schlüssel versendet. Wenn Sie möchten, können Sie noch eine
Filterregel einfügen, die beim Schließen des Eingangsordners automatisch alle
Nachrichten mit diesem Betreff in einen anderen Ordner verschiebt oder löscht
(siehe dazu „Automatische Behandlung von Nachrichten (Filterregeln)“ auf Seite
34).
Öffentlichen Schlüssel empfangen
Wenn Sie eine Person bitten, Ihnen ihren öffentlichen Schlüssel zuzusenden, wird
bei Ihnen eine Nachricht eingehen, die ganz ähnlich aussieht wie Ihr öffentlicher
Schlüssel, insbesondere den Text „BEGIN PGP PUBLIC KEY BLOCK“ ent-
hält. Aus Sicherheitsgründen darf nur der PGP-Beauftragte des Ref. III A 2 die-
sen Schlüssel dem öffentlichen Schlüsselbund hinzufügen. Bitte leiten Sie diese
Nachricht also an Ref. III A 2 (keyadmin@verwaltung.uni-muenchen.de)
weiter.
55
Anhang
A
Anhang A:
Fragen und Antworten
Eine interessante Frage...
Die nächste bitte!
Falls Sie Probleme mit Pegasus Mail für Windows haben, sollten Sie zuerst ein-
mal in diesem Kapitel nachsehen, ob nicht schon jemand anders das gleiche Pro-
blem hatte und die Lösung hier dokumentiert ist. Sollten Sie hier keine Antwort
finden, können Sie sich jederzeit an das Serviceteam des Ref. III A 2 wenden (E-
Mail: Netmaster@Verwaltung.Uni-Muenchen.de, Telefon: 2180-2361).
Allgemeine Fragen
Fragen zum Starten von Pegasus Mail

Ich kann die Gruppe „Intranet“ und das Symbol „Pegasus Mail“ nicht fin-
den. Was mache ich falsch?
Antwort:
Entweder sind Sie noch nicht an das Verwaltungsnetz angeschlossen (das erken-
nen Sie an dem roten Balken am oberen Bildschirmrand beim Login), oder Ihr
PC wurde nicht ordnungsgemäß installiert.
Wenden Sie sich bitte an Ref. III A 2 wegen der Installation des Programmes.
Einstweilen können Sie Pegasus Mail aus dem Datei-Manager als I:\win-
pmail.exe starten.

Beim Starten von Pegasus Mail erscheint die Meldung „Das Arbeitsver-
zeichnis ist ungültig“ bzw. „Datei ... bzw. Komponente nicht gefunden...“
Antwort:
Wahrscheinlich sind Sie nicht am Netzwerk angemeldet. Beenden Sie bitte Win-
dows und geben Sie „g:login↵“ ein, um sich beim Netzwerk anzumelden.
57

Beim Start von Pegasus Mail erscheint nur kurz das Fenster mit dem
Pferd und den Programminformationen, dann kommt aber kein Anfangs-
bildschirm.
Antwort:
Wahrscheinlich haben Sie kurz vorher Pegasus Mail gestartet und den Start ab-
gebrochen, was das Programm „durcheinander gebracht“ hat. Verlassen Sie bitte
Windows und starten Sie es erneut mit „win↵“. Versuchen Sie dann noch ein-
mal, Pegasus Mail zu starten.
Fragen zum Erstellen und Versenden von Nachrichten

Ich stelle beim Schreiben meiner Nachrichten immer schöne Schriftarten
ein. Der Empfänger sieht die Nachricht aber immer in einer ganz ande-
ren Schrift. Was mache ich falsch?
Antwort:
Nichts. Electronic Mail ist ein Medium, das von sich aus keine Formatierungen
wie z.B. Schriftarteinstellungen, Fettdruck, Blocksatz usw. überträgt. Die Ein-
stellungen in Pegasus Mail besagen nur, wie der Absender die Nachricht sieht,
werden aber nicht übertragen.
Jeder Empfänger kann selbst einstellen, in welcher Schriftart er empfangene
Nachrichten anzeigen lassen möchte.
Wenn es wichtig ist, daß auch die Formatierungen übertragen werden, müssen
Sie ein Dokument in WinWord erstellen und dieses Dokument als Anlage ver-
senden (vgl. hierzu „Besonderheiten beim Versand von WinWord-Dokumenten“
auf Seite 43).
Fragen zum Empfangen von Nachrichten

Ich erhalte Nachrichten mit dem Betreff „Return receipt“, „Delivery con-
firmation“ oder „RCPT: ...“. Der Inhalt der Nachrichten ist ziemlich un-
verständlich. Was mache ich falsch?
Antwort:
Nichts. Diese Nachrichten sind Sende- oder Lesebestätigungen von englischspra-
chigen Mailservern oder Mailprogrammen. Die Nachrichten besagen lediglich,
daß Ihre Nachricht auf diesem Server angekommen ist und fehlerfrei zugestellt
werden konnte. Sie entsprechen den Sendebestätigungen, die der Mailserver der
Verwaltung in deutscher Sprache verschickt.
58
AN H AN G A: H ÄU F I G G E S T E L L T E F R AG E N
Umgang mit Anlagen

Ich möchte ein WinWord-Dokument verschicken, wie es oben im Kapitel
„Besonderheiten beim Versand von WinWord-Dokumenten“ auf Seite
43 beschrieben ist. Ich kann aber die dort beschriebenen Menübefehle
bzw. Symbole nicht finden.
Antwort:
Bei Ihnen ist das Makro für den Versand von WinWord-Dokumenten nicht rich-
tig installiert. Gehen Sie für die Installation folgendermaßen vor:
1. Starten Sie WinWord 6.0.
2. Wählen Sie den Menübefehl „Datei/Öffnen“.
3. Wechseln Sie in das Verzeichnis „I:\“.
4. Doppelklicken Sie auf den Dateinamen „install.doc“.
5. Nun läuft ein Makro ab, das die Menü- und Symbolleisten anpaßt. Be-
stätigen Sie den Beginn der Aktion mit „Ja“. Bestätigen Sie auch die
Änderungen, die das Makro an Ihren Symbol- und Menüleisten vor-
nimmt.
6. Am Ende teilt Ihnen WinWord mit, daß die Installation erfolgreich ab-
geschlossen wurde. Sollte statt dessen ein Fehler auftreten, notieren Sie
bitte die Fehlermeldung und informieren Sie Ref. III A 2.
Nach dem Schließen dieses Dokuments sind der Menübefehl „Datei/Senden“ und
das entsprechende Symbol in der Symbolleiste eingetragen.

Ich habe eine Nachricht mit Anlagen erhalten. Pegasus Mail bietet mir
aber nur die Möglichkeiten „Öffnen“ und „Speichern“; die Schaltflächen
„Ansicht“ und „Speichern & Bearb.“ sind abgeblendet, wenn ich die Anlage
markiere.
Antwort:
Pegasus Mail hat nicht erkannt, welches Format die Anlagen haben und konnte
daher keine Anwendung zuordnen, mit der die Anlagen geöffnet werden sollen.
Der einfachste Weg ist, die Anlage mit der Schaltfläche „Speichern“ auf die Fest-
platte zu speichern und dann manuell das zugehörige Programm zu starten
(fragen Sie notfalls den Absender der Nachricht, welches Programm er verwen-
det hat).
59
Alternativ können Sie für die Zukunft Pegasus Mail „beibringen“, welches Pro-
gramm es für Anlagen dieses Typs verwenden soll. Gehen Sie dafür folgender-
maßen vor:
1. Merken Sie sich die Endung des Dateinamens der Anlage. Im Beispiel
wird von „.ppt“ ausgegangen (PowerPoint-Präsentation).
3. Wählen Sie die Kategorie „Anlagenbearbeitung“ aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zufügen“, um einen neuen Anlagen-

typ hinzuzufügen.
5. Tragen Sie die gemerkte Dateiendung (hier: „.ppt“) in das Feld „hier
paßt:“ ein.
6. Wenn es sich bei der Anwendung um ein sauber installiertes Windows-

Programm handelt, können Sie Windows die passende Anlage finden
lassen, andernfalls müssen Sie den Pfad zu dem gewünschten Pro-
gramm eintragen
Jetzt kann Pegasus Mail die Anlagen automatisch mit dem eingetragenen Pro-
gramm öffnen.
Umgang mit Adreßbüchern

Die im Kapitel „Einfügen einer Adresse aus einem Adreßbuch“ auf
Seite 6 beschriebenen Adreßbücher „Personal“ und „Dienststellen“
kann ich nicht finden. Was ist falsch?
Antwort:
Wahrscheinlich arbeiten Sie mit der falschen Version von Pegasus Mail. Um das
zu überprüfen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
1. Beenden Sie Pegasus Mail.
2. Markieren Sie das Symbol „Pegasus Mail“ im Programm-Manager, mit

dem Sie das Programm starten, durch einfachen Mausklick.
3. Wählen Sie im Programm-Manager den Menübefehl „Datei/Eigen-

schaften“ oder drücken Sie Alt+Eingabetaste.
4. Stellen Sie sicher, daß in der erscheinenden Dialogbox im Feld „Be-

fehlszeile“ „I:\winpmail.exe“ und im Feld „Arbeitsverzeichnis“ „I:\“
steht.
60
5. Schließen Sie die Dialogbox mit „OK“.
Sollten die Adreßbücher bei einem erneuten Start von Pegasus Mail immer noch
nicht zu sehen sein, wenden Sie sich bitte an das Ref. III A 2.

Meine Dienststelle taucht nicht im Adreßbuch „Dienststellen“ auf. War-
um?
Antwort:
Das Adreßbuch „Dienststellen“ wird – anders als das Adreßbuch „Personal“ –
von Hand erstellt. Deswegen kann es vorkommen, daß manche Dienststellen
noch keine Gruppenadresse haben oder noch nicht im Adreßbuch „Dienststellen“
enthalten sind.
Bitte informieren Sie das Serviceteam, damit Ihre Dienststelle eingetragen wird.
Umgang mit Ablageordnern

Wie kann ich verhindern, daß Nachrichten automatisch in den „Hauptord-
ner“ verschoben werden, wenn ich sie gelesen habe?
Antwort:
Sie können Pegasus Mail dazu zwingen, auch gelesene Nachrichten im Ein-
gangsordner zu belassen. Wählen Sie dazu den Menübefehl „Extras/Optionen“
und die Kategorie „Allgemeine Einstellungen“. In der erscheinenden Dialogbox
aktivieren Sie die Option „Gelesene neue Post im Ordner belassen“. Nun werden
die Nachrichten nicht mehr automatisch in den Hauptordner verschoben, sondern
Sie können selbst bestimmen, welche Nachrichten in welchen Ordner verschoben
oder kopiert werden sollen. Vielleicht möchten Sie diese Aufgabe auch mit Filter-
regeln automatisieren (vgl. hierzu „Automatische Behandlung von Nachrichten
(Filterregeln)“ auf Seite 34)
Wenn Sie sich jetzt das nächste Mal am Netzwerk anmelden, erfahren Sie nicht
nur, wie viele neu eingetroffene Nachrichten Sie erhalten haben, sondern auch
noch, wie viele bereits gelesene Nachrichten sich noch im Eingangsordner befin-
den.

Seit ich die Filterregeln geändert habe, wie es im Kapitel „Bestätigungen
automatisch in einen Ordner verschieben“ (Seite 35) beschrieben wur-
de, bekomme ich weder Lese- noch Sendebestätigungen, obwohl ich
beim Nachrichtenversand die Optionen immer aktiviert habe.
Antwort:
Das war gerade der Sinn der Filterregeln. Sie finden die Bestätigungen jetzt nicht
mehr im „Eingangsordner“, sondern im Ordner „Bestätigungen“, wohin sie durch
die Filterregeln automatisch verschoben werden.
61
Verschlüsselung, digitale Unterschriften

Ich habe eine PGP-verschlüsselte Nachricht empfangen. Obwohl ich das
richtige PGP-Paßwort eingegeben habe und keine Fehlermeldung er-
schienen ist, ist die Nachricht leer.
Antwort:
Vermutlich hat der Absender Ihrer Nachricht Umlaute verwendet und nicht rich-
tig kodiert. Sie können die Nachricht trotzdem lesen, wenn Sie den Menübefehl
„Anzeige/Kopfeinträge anzeigen“ auswählen. Sie werden dann erneut nach dem
PGP-Paßwort gefragt und sehen dann – neben den vollen Kopfeinträgen – die
gesamte Nachricht.
Sie sollten dann aber den Absender dieser Nachricht informieren, damit er in Zu-
kunft die Umlaute richtig codiert (siehe nächste Frage).

Wie kann ich Umlaute mit PGP verschlüsseln, so daß der Empfänger sie
auch lesen kann?
Antwort:
Hierfür müssen Sie 8-Bit-Mime aktivieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“ und die Kategorie
„Nachrichteneditor“
2. Stellen Sie sicher, daß „MIME-Format“ auf „An“ steht.
3. Wechseln Sie in die Kategorie „Weitere Einstellungen“.
4. Aktivieren Sie das Feld „8-bit-MIME-Kodierung zulassen“. Die

Warnmeldung danach können Sie getrost ignorieren; auf dem Mailsy-
stem des Verwaltungsnetzes funktioniert dieses Verfahren einwandfrei.
5. Verlassen Sie das Optionsfenster mit der Schaltfläche „OK“.

Ich habe eine Nachricht mit Beilagen empfangen, die digital unterschrie-
ben, aber nicht verschlüsselt ist. Wenn ich die Beilage anzeigen lassen
möchte, sehe ich nur „Begin PGP Message“ und einen Bildschirm voller
Buchstaben und Zahlen, nicht die erwartete Anlage.
Antwort:
Der Absender Ihrer Nachricht hat leider vergessen, daß Nachrichten mit Beilagen
niemals nur mit digitaler Unterschrift versendet werden sollten. Sie müssen die
Anlage nun manuell extrahieren:
1. Öffnen Sie die Nachricht im Eingangsordner, so daß Sie das Fenster
mit der Beschreibung der Nachrichtenteile sehen.
62
2. Statt auf „Ansicht“ klicken Sie nun auf „Speichern“, um die signierte
Nachricht auf Ihre Festplatte (oder Ihr Netzlaufwerk) zu speichern. In
der erscheinenden Dialogbox wählen Sie den Dateinamen und das
Verzeichnis aus, unter dem die Datei gespeichert werden soll, und
merken Sie sich das genaue Verzeichnis (z.B. „c:\daten\winword“) und
den Dateinamen (z.B. „netzwerk.doc“)
3. Minimieren Sie das Pegasus Mail-Fenster, um den Programm-Manager

zu sehen.
4. Starten Sie die „MS-DOS-Eingabeaufforderung“ aus der Hauptgruppe

des Programm-Managers.
5. Geben Sie folgende Befehle ein:

cd c:\daten\winword↵
pgp c:netzwerk.doc -o c:netzwerk.doc↵
Dabei ersetzen Sie bitte „c:\daten\winword“ durch das Verzeichnis, in
das Sie Ihre Datei gespeichert haben, und „netzwerk.doc“ durch Ihren
Dateinamen.
6. PGP analysiert nun zuerst die digitale Unterschrift der Anlage und
fragt Sie danach, ob Sie die Datei „netzwerk.doc“ (bzw. den von Ihnen
gewählten Dateinamen) überschreiben möchten. Antworten Sie mit
„j↵“, damit die codierte Datei mit der lesbaren Form überschrieben
wird.
7. Beenden Sie die MS-DOS-Eingabeaufforderung mit „exit↵“.
8. Die Datei steht Ihnen jetzt mit der entsprechenden Anwendung (im
Beispiel: WinWord) zur Verfügung.
Da dieses Verfahren recht kompliziert ist, sollten Sie den Absender der Nachricht
darauf hinweisen, daß er bitte entweder Nachrichten mit Anlagen nicht signiert
oder gleichzeitig verschlüsselt. Alternativ kann er auch Beilagen statt Anlagen
versenden (siehe nächste Frage).

Wie kann ich digital unterschriebene Beilagen versenden, wenn ich sie
nicht verschlüsseln möchte?
Antwort:
Technisch ist es zwar möglich, digital unterschriebene Beilagen ohne Verschlüs-
selung zu versenden, aber für den Empfänger der Nachricht ist es sehr schwierig,
diese Beilagen zu lesen (siehe vorherige Frage). Daher sollten Sie Ihre Beilagen
unbedingt „als Anlagen“, d.h. in einer automatisch erzeugten separaten Nach-
richt, verschicken.
63
Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

2. Wählen Sie die Kategorie „Weitere Einstellungen“ aus.
3. Dort findet sich eine Option „Beilagen statt Anlagen senden“. Stellen
Sie sicher, daß diese Option deaktiviert ist.
4. Schließen Sie das Optionenfenster mit „OK“.
Ab jetzt können Sie bedenkenlos auch dann Anlagen versenden, wenn Sie Ihre
Nachrichten digital unterschreiben, da die Anlage selbst nicht unterschrieben
wird. Allerdings müssen Sie beachten, daß Anlagen dann auch nicht verschlüsselt
werden, selbst wenn Sie die Nachricht verschlüsseln möchten.
Daher sollten Sie die eben gemachten Einstellungen wieder rückgängig machen,
wenn Sie auch Anlagen verschlüsselt senden möchten, d.h. die Option „Beilagen
statt Anlagen senden“ aktivieren.
64
Anhang
B
Anhang B:
Stichwortverzeichnis
(Hauptfundstellen sind jeweils kursiv gedruckt)
Weiterleiten 16
— A — WinWord Dokumente 59
Ablageordner siehe Ordner WinWord-Dokumente 39
Absender 9 Antwort 14
Adreßbuch 6, 22 Originaltext übernehmen 15
Adresse in Nachricht übernehmen 7 Arbeitsbereich 4
Dienststellen 7, 22, 60, 61 Ausgangskopie 11, 21
Eigenes Adreßbuch erstellen 6 Ordner festlegen 22
Eintrag hinzufügen 24, 30 Ausgangskopien (Ordner) 21
Eintrag löschen 25 Automatische Antwort 35
Eintrag suchen 23
Eintrag verändern 25 — B —
Erstellen 23 Begin PGP Message 62
Löschen 24 Begin PGP Public Key Block 55
Personal 7, 22, 60 Beilagen 63
Persönliche Adressen 23 Benutzeroberfläche 3
Sortieren 23 Bestätigungen (Ordner) 32
Umbenennen 24 Betreff 8, 14
Adresse siehe Mail-Adresse
Anlagen 37 — C —
An Nachricht anhängen 37 Computerviren 43
Ansicht nicht möglich 59
Anzeigen 43 — D —
Bearbeiten 42, 43 Delivery Confirmation 11, 14, 58
Beilagen statt Anlagen senden 64 Delivery Failure 14
Digitale Unterschrift 51, 62 Dienststellen
Eingehende Anlagen lesen 13 Adreßbuch 7, 22
Extrahieren 42 Adreßbuch) 60, 61
Risiken 40 Nachrichten an Dienststellen verschicken 6
Schutz vor Manipulation 40 Digitale Unterschrift 47, 50
Schutz vor Viren 47 Anfügen 50
Speichern 43 Anlagen unterschreiben 63
Verknüpfte Anwendung festlegen 60 Probleme bei Anlagen 62
65
Überprüfen 51
Verwendung bei Anlagen 51 — N —
Dokumentschutz 40 Nachricht
Drag’n’Drop 8, 17, 30 Absenden 10, 26
Dringend 11 Als Vorlage Speichern 26
Drucken 17 Ausgangskopie erstellen 11
Automatisch ablegen 31
— E — Automatisch weiterleiten 34
Eingangsordner 12, 19 Beantworten 14
Entschlüsselung 53, 62 Bestätigungen automatisch ablegen lassen61
Excel 37 Betreff 8, 14
Arbeitsblatt schützen 41 Dringend 11
Arbeitsblatt verschicken 37 Drucken 17
Export von Nachrichten 17 Eingetroffene Nachricht öffnen 14
Entschlüsseln 53, 62
— F — Erstellen 4
Filterregeln 21, 31, 61 Gelöschte Nachrichten retten 18
Allgemeine Filterregeln 32 In Datei speichern 17
Beispiel 32, 34, 55 Kopien verschicken 6
Bestätigungen automatisch ablegen lassen61 Lesen 12
Erstellen 32 Löschen 18
Für Ausgangskopien 31 Schriftart festlegen 58
Für neue Nachrichten 31 Speichern 16
Für neue Post 32 Umlaute verschlüsseln 62
Forward 16 Umlaute verwenden 9
Fragen 57 Urlaubsbenachrichtigung 35
Verbleib gelesener Nachrichten 17, 61
— G — Verschlüsseln 11, 47, 52
Gesendete Post 11 Versenden 16
Weiterleiten 16
— H — Zwischengespeicherte Nachricht beenden 27
Hauptordner 17, 19, 34, 61 Zwischenspeichern 8, 26
— I — — O —
install.doc 59 Öffentlicher Schlüssel
Internet 5 Empfangen 48, 55
Speichern 48
— K — Versand automatisieren 55
Kopfeinträge 18 Versenden 54
Online-Hilfe 2
— L — Ordner 11, 16, 19
Lesebestätigung 10, 12, 14, 26 Anlegen 20, 32
Automatisch ablegen 32 Ausgangskopien 21
Löschen von Nachrichten 18 Benutzerdefiniert 20
Bestätigungen 32
— M — Eingangsordner 4, 12, 19
Mail-Adresse 5 Hauptordner 17, 19, 34, 61
Aus Adreßbuch einfügen 6 Nachrichten automatisch ablegen lassen32, 61
Kürzlich verwendete Adressen anzeigen8, 16 Papierkorb 18, 20
Unbekannte Adresse ermitteln 6 Schubladen 21
Verteilerlisten 28 Ordnerverwaltung 4, 19, 21
Makroviren 43, 45, 46
Menüleiste 3
66
AN H AN G B : S T I C H W O R T V E R Z E I C H N I S
Starten 3
— P — Statusleiste 4
Papierkorb (Ordner) 18, 20 Symbolleiste 4
Paßwortschutz 40, 45
Pegasus Mail — T —
Benutzeroberfläche 3 Telefonnotiz 25
Paßwortschutz 40, 45 Trojanische Pferde 45, 46
Programmstart 3
Personal — U —
Adreßbuch 7, 22, 60 Umlaute 9, 62
PGP 47 Unterschrift
Arbeitsweise 48 Automatisch 9
Digitale Unterschrift 47, 50, 62 Digitale Unterschrift 47, 50, 62
Initialisierung 48 Urlaub 35
Leere Nachricht 62 Urlaubsbenachrichtigung 35
Nachricht manuell entschlüsseln 63 Aktivieren 35
Öffentlichen Schlüssel entgegennehmen48, 55 Deaktivieren 36
Öffentlichen Schlüssel speichern 48 Wiederverwenden 36
Öffentlichen Schlüssel versenden 54
Paßwort speichern 49 — V —
Umlaute verschlüsseln 62 Verschlüsselung 11, 52, 62
Private Key siehe Privater Schlüssel Verteilerliste 28
Privater Schlüssel 48 Empfänger hinzufügen 29
Probleme 57 Erstellen 28
Programmstart 3 Nachricht an Liste schicken 30
Fehlermeldungen 57 Viren 43
Probleme 58 Vorlage 8, 26
Symbol fehlt 57 Erstellen 27
Public Key siehe Öffentlicher Schlüssel Verwenden 27
— R — — W —
RCPT: ... 11, 58 Weitere Informationen 2
Reading Confirmation 10, 11 Weiterleiten 16
Return receipt 58 WinWord 37
Dokument 59
— S — Dokument schützen 41
Schriftarten 17 Dokument verschicken 37, 39
Schubladen 21
Schutz vor Viren 46 — Z —
Sendefehler 14 Zeilenumbruch 9
Service 57 Zustellbestätigung 11, 14, 26
Signatur 9 Automatisch ablegen 32
Inhalt 9
67

Pegasus Mail in Der Verwaltung

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Pegasus Mail in Der Verwaltung

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Pegasus Mail

Pegasus Mail in der Verwaltung

 Thomas Riehm, Referat III A 2, LMU München

Pegasus Mail V. 2.53 von David Harris (David.Harris@pmail.gen.nz)

Warum Electronic Mail in der Verwaltung? .................................................................1

Starten von Pegasus Mail .............................................................................................3

Umgang mit Ablageordnern .......................................................................................21

Schutz Ihrer Nachrichten ........................................................................................... 49

Allgemeine Fragen ......................................................................................................61

Warum Electronic Mail in der Verwaltung?

Versenden von Dateien

Selbstverständlich kann E-Mail das Ausdrucken und Abheften von Dokumenten

Über dieses Handbuch

Daher ist das Handbuch in drei größere Abschnitte unterteilt:

• Im ersten Abschnitt, „Erste Schritte“, wird in schrittweisen Anleitun-

Starten von Pegasus Mail

Auf allen vernetzten PCs der Universitätsverwaltung ist im Programm-Manager

Abbildung 1: Der Bildschirm von Pegasus Mail

Erstellen einer neuen Nachricht

Abbildung 2: Neue Nachricht verfassen

Wenn Sie die Nachricht an einen Empfänger außerhalb der Universitätsverwaltung

Zusätzlich können Sie Nachrichten auch direkt an Dienststellen versenden, ohne

Einfügen einer Adresse aus einem Adreßbuch

Die verschiedenen Adreßbücher können Sie mit dem Menübefehl „Adressen/

Im zweiten Adreßbuch, „Dienststellen“, finden Sie eine Auflistung aller Dienststel-

Abbildung 4: Adreßbuch „Personal“

Einfügen einer kürzlich verwendeten Adresse

Der Inhalt der Nachricht

Verwenden von Signaturen

1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“ aus.

Senden der Nachricht

• Mit der Option „Lesebestätigung“ veranlassen Sie das Mailprogramm

Abbildung 6: Ein Signatursatz für dienstliche Signaturen

des Empfängers Ihrer Nachricht, eine Rückmeldung (ebenfalls per

Allerdings ist diese Option nicht besonders zuverlässig, da nur weni-

• Mit der Option „Zustellbestätigung“ können Sie den Mail-Server Ihres

Diese Option ist zwar zuverlässiger als die Lesebestätigung; trotzdem

• Mit der Option „Ausgangskopie“ können Sie sich automatisch eine

Behandlung eingetroffener Nachrichten

Abbildung 7: Benachrichtigung wegen neuer Nachricht

Abbildung 8: Der Eingangsordner

Abbildung 9: Neu eingetroffene Nachricht

Vom System erzeugte Nachrichten

• „Original Kopie-An: Feld übernehmen“ und „Antwort an alle ursprünglichen

damit keine unnötige Belästigung durch überflüssige Nachrichten

Falls Sie die Option „Originaltext in Antwort übernehmen“ ausgewählt haben,

Abbildung 10: Beantworten einer Nachricht

in der im Kapitel „Erstellen einer neuen Nachricht“ auf Seite 5 beschriebenen

• Die wichtigste Möglichkeit ist, die Nachricht in einen Ablageordner

Abbildung 11: Nachricht weiterleiten

Mit den Symbolen „Verschieben“ und „Kopieren“ können Sie Nach-

Die wichtigsten Parameter sind hier

• Schriftarten:Da das E-Mail-Format keine Informationen über die

Abbildung 12: Nachricht drucken

Nach einer Sicherheitsabfrage werden die Nachrichten dann zunächst in den

Umgang mit Ablageordnern

„Hauptordner“, in den alle bereits gele-

Den Eingangsordner können Sie leider

Abbildung 14: Erstellung eines neuen Ord-

Ordner und Schubladen

Eine Schublade erstellen Sie genau wie einen Ordner, nur

Der Ordner „Ausgangskopien“

1. Öffnen Sie das Fenster „Ordnerverwaltung“ mit dem Symbol „Ablage-