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Roncalli Maranho

Estudo de Caso Projeto da Nova Loja da Kitchen Heaven

Voc gerente de projeto da Kitchen Heaven, uma cadeia de lojas do varejo especializada em utenslios de cozinha, apetrechos para cozinhar, pratos, pequenos eletrodomsticos e artigos para gourmets, tais como molhos e condimentos. Voc novo no cargo, tendo sido contratado para substituir um gerente de projeto que se aposentou h pouco tempo. No momento, a rede Kitchen Heaven composta por 49 lojas, espalhadas por vrios estados brasileiros e Argentina. A matriz fica em So Paulo. Contando os funcionrios em meio-perodo e em tempo integral, a companhia emprega 1.500 pessoas, 200 delas no escritrio central. A empresa fatura anualmente US$200 milhes, com lucro mdio de US$30 milhes, e negociada em bolsa sob o ticker KHVN. Suas aes esto cotadas atualmente em US$17,50/ao, com ndice preo-lucro de 15,8. A declarao de misso : Os melhores utenslios para os amantes da boa mesa. Um dia, voc procurado pelo vice-presidente de marketing, Mateus Martins um homem muito agradvel e elegante, com aquele ar formal que voc sempre achou que uma pessoa daquele gabarito deveria ter. Ele lhe d um aperto de mo e abre um sorriso largo e limpo. Talvez voc ainda no saiba, mas resolvemos inaugurar a nossa qinquagsima loja. As vendas aumentaram e nossa linha de utenslios culinrios de cermica quentssima. Como no sei se voc conhece a filosofia de nossas lojas, vou explicar: preferimos abrir lojas em bairros de certo nvel econmico. No buscamos compradores ricos, nem instalamos lojas em reas freqentadas somente por eles, mas a verdade que a maioria de nossos clientes tem receitas anuais acima de R$ 90.000 mil e procuramos colocar nossas lojas nas reas em que eles costumam fazer compras. Preferimos atingir quem no gourmet, aqueles que gostam de cozinha, mas no vo fazer um pato de Pequim. Sendo assim, as lojas so alegres e tm uma ambientao meio campestre uma sensao de rede na varanda, por assim dizer. Nossa prxima loja ser bem aqui na nossa rea, em Fortaleza. Temos uma loja em Juazeiro do Norte e outra em Sobral, mas nenhuma mais para o norte. Como ser nossa qinquagsima loja, pretendemos fazer uma comemorao em grande estilo, com aquelas surpresas e atividades que todo mundo espera ver num evento badalado. Em geral, nossas lojas tm de 180 m a 360 m de espao de varejo; costumamos contratar mo-de-obra local para as obras, que demoram em mdia 120 dias, desde a aquisio do imvel at a abertura das portas para o pblico. Posso lhe passar o plano do nosso projeto mais recente desse gnero, para voc ter uma idia melhor do que acontece. Sua tarefa ser encontrar a propriedade, negociar o aluguel, adquirir as prateleiras e demais mobilirios, contratar uma empreiteira para o servio e preparar as festividades da inaugurao. Meu pessoal de marketing vai ajudar nessa ltima parte. Voc tem seis meses para finalizar o projeto. Alguma pergunta?

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Voc respira fundo e procura organizar as idias. Mateus acaba de despejar sobre voc uma saraivada de informaes. Alguns pensamentos atravessam sua cabea enquanto voc pega seu notebook. Voc trabalha em uma organizao funcional, com um departamento parte, orientado por projetos, que responsvel pela execuo de projetos dessa natureza. Voc j est ali h tempo suficiente para saber que Mateus um alto executivo, com autoridade e poder de sobra para fazer as coisas acontecerem o que faz dele um candidato ideal a patrocinador do projeto. Voc abre o notebook e comea a anotar alguns dos pontos mencionados, esclarecendo certas informaes medida que digita: O objetivo do projeto abrir uma nova loja em Fortaleza, daqui a seis meses. A loja deve ser localizada em uma rea abastada. A loja vai vender a linha completa de produtos, desde utenslios at itens alimentcios para gourmets. A grande inaugurao ser bem espalhafatosa, j que estamos falando da qinquagsima loja.

Voc tem uma ou duas perguntas a fazer. Existe algum motivo especial para abrirmos exatamente daqui a seis meses? Sim. Queremos que a loja seja inaugurada na primeira semana de fevereiro, que quando a Feira da Culinria chega Fortaleza. Vamos ter um estande l e, pela nossa experincia em outras reas, sabemos que as lojas experimentam uma exploso nas vendas nesse ms como resultado da exposio. uma tima maneira de fazer propaganda e informar onde estamos localizados. E j foi estipulado um oramento para o projeto? Ainda no fixamos um valor, mas sabemos, tambm por experincia anterior, que ser necessrio algo em torno de R$ 1,5 milho a R$ 2 milhes. E no podemos esquecer a grande festa da inaugurao. Obrigado, Mateus. Vou comear a redigir o termo de abertura agora mesmo e vou colocar o seu nome no documento, j que o patrocinador do projeto. Fique vontade para me trazer suas dvidas ou preocupaes a qualquer momento ele lhe assegura. Uma semana mais tarde... Voc rel suas anotaes e o termo de abertura preparado para a nova loja da Kitchen Heaven uma ltima vez antes de procurar o Mateus. Voc finalmente encontra Mateus num corredor perto da copa da Diretoria. Mateus, que bom que te encontrei. Gostaria de discutir o termo de abertura antes da reunio de amanh. Voc tem alguns minutos? Claro, vamos l. O termo de abertura define a meta do projeto, que, evidentemente, abrir a qinquagsima loja da Kitchen Heaven, em Fortaleza. Tambm documentei alguns

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dos requisitos gerais sobre os quais conversamos da ltima vez. Mesmo sabendo que vamos voltar a elas quando criar a declarao de escopo, documentei tambm as premissas e restries que voc me deu. Inclu uma seo que descreve o cronograma preliminar de marcos e alguns clculos iniciais sobre o retorno de investimentos. Com base na sua estimativa de R$ 2 milhes como nosso oramento inicial e baseado nos influxos projetados que voc me deu na semana passada, calculei em 16 meses o perodo de payback, com uma TIR de 22%. Impressionante comenta Mateus. Melhor do que a nossa loja de Juazeiro do Norte. Se bem me lembro, o perodo de retorno era de apenas 2 anos. Vamos esperar que esses nmeros se confirmem. Acho que so nmeros confiveis. Pesquisei alguns dados com base em inauguraes recentes de lojas, em cidades de porte semelhante, e computei as condies econmicas da regio de Fortaleza. Como esto em expanso, acredito que a poca seja perfeita. Como voc sabe, o incio do projeto est marcado para amanh. Vou precisar, ento, que voc fale sobre o projeto e as metas, o compromisso da equipe gerencial para apoi-lo e que voc me apresente como gerente de projeto. J enviei uma cpia do termo de abertura aos participantes da reunio, para que possam examin-la com antecedncia. E inclu uma lista das premissas feitas at agora como um apndice do documento. Por ltimo, preciso que voc pea que todos assinem uma cpia do termo. Parece que voc cuidou de tudo. Acho que no teremos problemas amanh, porque todos esto ansiosos pela inaugurao dessa loja. Lista de Verificao do Estudo de Caso Objetivo do projeto: Abrir uma nova loja em Cobrado Springs daqui a seis meses. Demanda ou necessidade de negcio: Os dados da empresa concluem que os clientes da Kitchen Heaven tm uma receita acima de R$ 90 mil anuais. A regio de Fortaleza concentra um grande nmero de pessoas com essa receita. No existe ainda uma loja da Kitchen Heaven nessa rea, mas parece haver demanda local. Patrocinador do projeto: Mateus Martins, VP de marketing. Estrutura organizacional: Organizao funcional com um departamento parte orientado por projetos. Retorno do investimento: Perodo de payback estimado em 16 meses e TIA calculada em 22%. Termo de abertura: Criado o termo de abertura, que contm Viso geral do projeto Lista dos requisitos que iro satisfazer as expectativas do patrocinador do projeto Oportunidade de negcio e justificativa para o projeto Cronograma preliminar de marcos com data de concluso prevista, a princpio, para 12 de fevereiro Oramento inicial de R$ 2 milhes Definio das funes do patrocinador e do gerente do projeto

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Reunio de incio agendada para a discusso do termo e obteno da sua aprovao. A reunio inicial do termo de abertura aconteceu e foi um sucesso. Voc est pronto para comear a redigir a declarao de escopo do projeto e tem algumas perguntas para Mateus. Voc bate a sua porta e ele lhe convida a entrar. Diga. Estou pronto para definir as entregas e os requisitos do projeto e quero ter certeza de que vou convidar as pessoas certas para a reunio. Com quais stakeholders voc acha que eu devo conversar? Existem algumas pessoas que voc no deve esquecer: Airton Silva, do departamento de instalaes. Ele o responsvel pela moblia das lojas e pelo suprimento dos produtos que no so do varejo. Ele tambm pode ajudar na construo. Ele supervisionou as ltimas oito lojas e fez um excelente trabalho. Algum mais? Voc tambm devia conversar com Geane Souza, diretora responsvel pelos produtos de varejo. Ela pode ajudar com o estoque inicial e, quando a loja estiver aberta, o seu grupo vai cuidar das operaes contnuas. Todos os gerentes distritais esto subordinados a ela. Voc agradece a Mateus e diz que vai entrar em contato com Airton e Geane para agendar uma sesso de brainstorming para definio de requisitos. Alguns dias depois. Antes de encontrar-se com Mateus, voc revisa suas anotaes e rel o primeiro rascunho da declarao de escopo que preparou para o projeto da nova loja de varejo da Kitchen Heaven. Depois da reunio com os stakeholders, voc conseguiu refinar os objetivos e entregas do Projeto. Mateus, que bom que te encontrei. Gostaria de revisar com voc a declarao de escopo antes de entreg-la aos stakeholders. Claro. Vamos l. O objetivo do projeto inaugurar a qinquagsima loja de varejo da Kitchen Heaven no dia 12 de fevereiro, em Fortaleza. Quando me encontrei com Airton, ele confirmou que so necessrios 120 dias para construo da loja, incluindo a instalao das prateleiras para armazenamento do estoque. Mateus pergunta se Airton falou com voc sobre a idia para localizao da loja. Falou. Ele me deu um nome de contato da imobiliria e eu deixei um recado de voz. Quanto antes assinarmos o contrato de locao, melhor. Airton vai precisar de 120 dias para construir e Geane disse que precisa de duas semanas para encomendar o estoque inicial e abastecer as prateleiras. Isso nos deixa muito prximo de 1 de fevereiro, incluindo o prazo para assinatura dos papis do aluguel. At agora, tudo certo. O que mais?

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Com base nos documentos escritos para a abertura da ltima loja, inclu uma descrio atualizada dos produtos e servios que a nova loja vai oferecer. Para que no houvesse dvidas, Geane revisou as atualizaes. A loja vai incluir algumas linhas novas que decidimos aceitar utenslios de cozinha de chefes famosos, e coisas do gnero. Airton j fez contacto com um fornecedor geral em So Paulo e ele est pronto para comear assim que assinarmos o contrato. Mais uma coisa, Mateus. Como estamos incluindo o sucesso da inaugurao como uma das entregas, falei com um pessoal do departamento de marketing para pegar algumas idias. Eles acham que deveramos dispor de bons prmios para sorteio e tambm deveramos servir comida. Eles pensaram que demonstraes ao vivo do preparo de receitas com alguns chefes locais tambm seria um bom atrativo. Parece que esse o caminho certo. Algo mais? Depois que voc aprovar a declarao de escopo, gostaria de enviar uma cpia para os stakeholders. O meu prximo passo decompor as entregas e os requisitos que documentei em atividades para que possamos continuar o trabalho do projeto. Lista de Verificao do Estudo de Caso Anlise dos stakeholders: Airton Silva e Geane Souza foram entrevistados. Necessidades, anseios e expectativas foram registrados e priorizados. Estrutura organizacional: Organizao funcional com um departamento parte orientado por projetos. Restries: 12 de fevereiro para coincidir com a Feira da Culinria. Premissas: A construo de uma loja costuma levar 120 dias. Geane Souza ir ajudar no estoque inicial. Airton Silva ir fornecer os suprimentos que no sejam produtos de varejo, tais como a moblia da loja, e tambm pode auxiliar na construo. O oramento para o projeto estar entre R$ 1,5 milho e R$ 2 milhes. Criada a declarao de escopo do projeto, que inclui os seguintes elementos: Objetivos do projeto: Inaugurar a 50 loja em 12 de fevereiro, em Fortaleza. Entregas do projeto: Construir a fachada e as estantes. Comercializar a linha de produtos entregue duas semanas antes inaugurao. Grande festa de inaugurao com demonstraes culinrias. Requisitos do projeto: Assinar o contrato de aluguel dentro de 14 dias. Nova linha de produtos gastronmicos. Saia de aula no fundo da loja para demonstraes e aulas de culinria. Restries: 12 de fevereiro para coincidir com a Feira de Culinria. Limitaes de fundos: Somente R$ 2 milhes para o projeto. Premissas: (As mesmas listadas anteriormente).

da

Voc est finalizando sua conversa ao telefone com Geane quando v Mateus se encaminhando para a sua sala. O corretor de imveis descobriu um timo local, e voc e Geane combinaram uma visita mais para o fim da semana.

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Mateus entra, cruza os braos sobre o peito e pra ao lado da sua mesa, com cara de quem quer respostas. Vim ver se voc j assinou o aluguel e instruiu Airton a comear as obras. Acabo de falar com Geane ao telefone voc responde. Marcamos uma visita a um imvel para o final desta semana. Por que a demora? Achei que j estaramos prontos para comear a reforma j agora... Tenho trabalhado nos planos do projeto. Planos do projeto? o interrompe. J temos um plano. Aquele termo que voc escreveu semana passada deixou tudo muito claro. O termo de abertura foi s o pontap inicial do projeto. Embora j contivesse todas as entregas, no incluiu detalhes suficientes para delinear os planos do projeto. Redigi uma declarao de escopo que esmia as entregas e outras informaes. J enviei para voc. Tambm elaborei uma estrutura analtica do projeto, com todas as entregas dispostas numa estrutura em rvore, que eu gostaria de discutir com voc antes de apresentar equipe do projeto. No estamos construindo rvores, mas uma nova loja. No entendo por que voc est desperdiando tanto tempo com planejamento. Todos ns sabemos quais so as metas. Mateus, se investirmos o devido tempo e esforo na etapa de planejamento, a fase da execuo deve transcorrer sem problemas. O planejamento provavelmente o estgio mais importante do projeto. Se no for bem realizado, vamos correr o risco de perder algo relevante, capaz de atrasar a inaugurao da loja. E, segundo me consta, estamos trabalhando com um prazo bastante rgido. De fato, rgido. Mas no vejo como poderamos esquecer alguma coisa. J nos reunimos diversas vezes e sei que voc conversou com Geane e Airton, que so as outras peas-chave do projeto. verdade, j conversei com eles. Esse, alis, um bom exemplo de por que precisamos de um plano. Quando estive com Geane, ela me explicou que todos os dados da loja so transmitidos, todas as noites, por uma conexo de rede via satlite. Isso significa que precisamos do grupo de TI. Voc d uma olhada nas suas anotaes e prossegue: Ricardo Ramirez o diretor de TI. Na semana passada, falei com ele sobre as suas entregas e inclu o grupo dele como um subprojeto da estrutura analtica. Hum... Tinha esquecido a TI. Tem razo, uma parte importante do projeto que no pode ser deixada de lado... No comente com o Ricardo que eu disse isso, mas eu no sou muito tcnico e no sei o que voc vai precisar dele. O que eu sei que ele instala os terminais PDV, mas voc vai ter que falar sobre isso com ele. Certo, estou comeando a entender por que voc est levando o planejamento to a srio. Vamos ver essa estrutura analtica. Voc lhe entrega uma cpia da EAP. Para mim, est tudo certo.

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timo. S mais duas coisas, Mateus. Depois de me encontrar com Airton, Ricardo e Geane, rascunhei um plano de comunicaes e um plano de gerenciamento da qualidade. O plano de comunicaes descreve o tipo de informao que eles devem receber, quando e como. O plano de gerenciamento da qualidade... bom, voc conhece o velho ditado: Faa certo da primeira vez. Ele descreve o plano para implementao da nossa poltica de qualidade. Tambm aproveitei para redigir as mtricas de qualidade especficas que estamos buscando, incluindo a data de assinatura do contrato (que deve ser iniciada e concluda no prazo) e as especificaes do equipamento de TI. Geane documentou os produtos para gourmet e a linha de utenslios para cozinha. Entregas decompostas em uma EAP. A EAP abrange: O nvel 1 contm os subprojetos ou entregas. O nvel 2 contm entregas ou atividades. Os nveis restantes so atividades. O ltimo nvel da EAP o de pacotes de trabalho, onde se podem definir estimativas de tempo e custo no processo seguinte. Documentado o plano de gerenciamento das comunicaes, que inclui: Necessidades de comunicao dos stakeholders Tipos e formatos de comunicaes do projeto Freqncia e mtodos de comunicao Pessoa responsvel por produzir as comunicaes Documentados o plano de gerenciamento de qualidade e as mtricas de qualidade, que incluem: Datas de incio e trmino da assinatura do contrato Especificaes do equipamento de TI Produtos para gourmet taxas de disponibilidade e defeitos Linha de utenslios para cozinha taxas de disponibilidade

Ricardo bate sua porta: Voc tem uns minutinhos para conversarmos? Claro voc responde, e ele se senta em uma das confortveis cadeiras da mesa de reunio. Voc tem um pressentimento de que essa conversa vai demorar. Queria dizer que estou preocupado com a disponibilidade da linha T1. J liguei para fazer uma reserva porque, como disse na semana passada, existe um perodo de espera de 30 a 45 dias para esses pedidos. Estamos apenas na metade do processo de Planejamento. realmente necessrio solicitar a T1 to cedo? Nem sabemos ainda onde ser a loja. Embora digam que o perodo de espera de 30 a 45 dias explica Ricardo j cheguei a esperar 5 ou 6 meses para conseguir uma instalao. Sei que importante manter a data da inaugurao no incio de fevereiro, ento achei melhor me adiantar. Preciso ter esse endereo em mos o mais rpido possvel. J afunilamos as opes e estamos entre alguns imveis, de modo que terei essa informao para voc nas prximas semanas. suficiente para voc?

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Quanto mais cedo, melhor. timo. Foi bom voc vir aqui, Ricardo. Eu queria mesmo conversar com voc sobre riscos, e voc entrou direto no assunto. Gostaria de saber que probabilidade voc atribui instalao da linha T1 s daqui a 6 meses? Eu diria que a probabilidade para 6 meses baixa. mais provvel que, se houver atraso, seja de 3 a 4 meses ele avalia. Se no instalarem em 6 meses, teramos uma paralisao? Em outras palavras, existe alguma outra maneira de transferir os dados de Geane at a T1 ser instalada? Claro, existem outros mtodos. Geane no vai querer us-los por muito tempo, mas existem alternativas viveis. Muito bom. Agora, o que voc acha dos riscos relacionados aos prazos e disponibilidade de fornecedores e hardware? Vocs se pem a discutir os riscos associados s tarefas de TI. Mais tarde, voc faz esse mesmo tipo de perguntas para Geane e Airton, e compila uma lista de riscos. Alm disso, analisa as informaes do projeto da inaugurao da loja de Natal, de tamanho e escopo muito prximos aos desta loja, e acrescenta mais alguns riscos lista. Alguns riscos so divididos em categorias: TI, Instalaes e Varejo. Veja a seguir uma amostra dessa lista, com as avaliaes gerais baseadas numa Anlise Qualitativa de Riscos e numa matriz de Probabilidade e Impacto (PI). Categoria/Risco: TI Disponibilidade e instalao da linha Ti. Classificao do risco: Baixo Disponibilidade de fornecedor para instalao da linha Ethernet. Classificao do risco: Mdio Disponibilidade do PDV e do hardware do servidor. Classificao do risco: Mdio Categoria/Risco: Instalaes Local desejado na faixa de preo adequada. Classificao do risco: Alto Disponibilidade do fornecedor para as obras. Classificao do risco: Baixo Disponibilidade dos acessrios e prateleiras. Classificao do risco: Baixo Categoria/Risco: Varejo Disponibilidade de produtos. Classificao do risco: Mdio Datas de envio dos produtos. Classificao do risco: Mdio Aps examinar os riscos, voc decide desenvolver planos de resposta para os dois ltimos itens listados na parte de TI, para o primeiro item das Instalaes e para os dois riscos de Varejo. Ricardo mitigou o risco da instalao e conexo da T1, cadastrando-se vrios meses antes da necessidade de instalao. A disponibilidade dos fornecedores pode ser solucionada com um plano de contingncia, especificando um fornecedor de reserva caso a primeira opo no esteja disponvel. Para os terminais e hardware do ponto-de-venda, voc opta pela estratgia de transferncia, e insere no contrato uma clusula estipulando que, caso os fornecedores no cumpram o prazo de entrega, sero obrigados a fornecer e pagar pela locao do material at seus equipamentos serem entregues.

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O risco das Instalaes e do Varejo sero tratados com uma combinao de aceitao, planos de contingncia e mitigao. Voc calculou o valor esperado para vrios possveis eventos de risco. Dois deles esto detalhados aqui: O imvel esperado tem um valor previsto de R$ 780 mil. A probabilidade de escolher um local incorreto ou aqum do desejvel de 60%. O prejuzo potencial nas vendas a diferena entre uma loja de alto desempenho, que gera R$ 2,5 milhes em vendas por ano, e uma loja mdia, que gera R$ 1,2 milho por ano. O valor esperado do evento disponibilidade de produtos de R$ 50 mil e sua probabilidade de ocorrncia, 40%. O prejuzo potencial nas vendas de R$ 125 mil, caso a inaugurao no se d na poca da Feira de Culinria. Lista de Verificao do Estudo de Caso Planejamento do Gerenciamento de Riscos Identificao dos Riscos: Anlises da documentao Tcnicas de coleta de dados Anlise Qualitativa de Riscos Probabilidade e impacto dos riscos Classificao dos riscos por probabilidade/impacto Lista de riscos, em ordem de prioridade Anlise Quantitativa de Riscos Entrevista Valor esperado - Planejamento de Respostas aos Riscos Estratgias de preveno, transferncia, mitigao e aceitao

Plano de respostas aos riscos documentados Trabalho final a ser apresentado em equipe (Mx. 4 alunos) ser o resultado do relatrio composto de: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) Termo de abertura do projeto Lista de premissas ou tarefas (ver Amaru, pg. 78) Declarao de escopo (ver PMBOK pg. 86) Estrutura analtica (ver Amaru pg. 69 e PMBOK pg. 112) Tabela de precedncias (ver Amaru pg. 81) Cronograma preliminar dos marcos ou grfico de marcos (ver Amaru pg. 83) Plano de comunicao Plano de gerenciamento da qualidade (ver Amaru pg. 68 e PMBOK pg. 179) Anlise qualitativa de riscos (ver PMBOK pg. 249) Plano de contingncia para problemas na instalao e conexo da T1. Quadro de avaliao de proposta de projeto (ver Amaru pg. 99)

Fonte: Elaborao prpria adaptado do Estudo de caso do Prof. Jos Eduardo em http://www.vqv.com.br.

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