Ada sebuah hal yang unik dari event organizing (EO).

Jika pada ilmu yang lain seringkali kita temukan literatur yang jelas dan hampir seragam, pada EO justru sebaliknya. Selain literatur yang kita temukan sedikit, ditambah dengan bahasannya yang boleh jadi berbeda, semuanya berdasarkan teknik penyelenggaraan dan pengalaman. Itu semua tidak lain dan tidak bukan disebabkan oleh karena ilmu EO merupakan ilmu lapangan yang diperoleh langsung dari lapangan secara empiris. A. Orang EO harus gede nyali Menjalankan sebuah event tentu harus memiliki keberanian yang ekstra alias harus gede nyali. Seorang EO harus berani menanggung resiko apapun terhadap sebuah acara yang ditangani.

B. Kreativitas adalah ruh sebuah event Di sini EO memiliki kreativitas yang tinggi, acara tersebut pasti akan memiliki nilai yang lebih baik dari sisi petualangannya, edukasi dan hiburannya, tidak hanya melulu makan dan ceramah. C. Proposal yang Menjual Sebuah gagasan atau ide yang baik mengenai event yang dilaksanakan hendaknyadibuat secara sistematis. Hal ini dilakukan agar semua tim yang akan menjalankan event menjadi faham. Lebih jauhnya konsep ini dituangkan dalam bentuk proposal agar bisa mendatangkan manfaat yang lebih, misalnya untuk kepentingan sponsorship. Yang menjadi pertanyaan dasar sebelum membuat gagasan/konsep acara, diantaranya sebagai berikut : 1. Kepada siapa gagasan tersebut akan ditawarkan ? 2. Sesuaikah gagasan dangan produk mereka / dengan kepentingan mereka ? Proposal yang hendak dibuat selayaknya mampu menampilkan SIDE (Simpe, Interest, Desire dan Elegant). Simple, isinya harus simple, tidak bertele-tele, dan langsung pad ide kita (straight to the point). Proposal cukup dibuat sebagai jembatan untuk menghubungkan antara relevansi produk dan event. Interest, proposal yang diajukan harus mampu menarik minat seseorang untuk membaca dari mulai judul hingga isi.

Desire, proposal yang dibuat harus bisa menimbulkan hasrat agar si pembaca bersedia terlibat dalam event sebagai penyandang dana / sponsor. Elegant, proposal harus mampu tampil elegan. Proposal yang dibuat tidak sekadar dijilid rapi. Tapi juga dikemas semenarik mungkin baik dari segi desain layout maupun pengemasan (packaging). D. 3E : Education, Entertainment & Exhibition Semua event pada dasarnya mengacu pada kegiatan Education, Entertainment & Exhibition. Sebuah event harus mampu menghibur, memamerkan dan memiliki unsur mendidik. Education,

Entertainment & Exhibition selain sebagai sisipan dalam sebuah event, juga bisa berdiri sendiri sebagai event. E. The Way of Problem Ada salah satu cara untuk memulai operasi sebuah event. Cara tersebut adalah penyusunan draft negatif dan draft positif. Draft negatif adalah serangkaian pernyataan yang dapat menyebabkan sebuah event kacau atau gagal. Sedangkan draft positif adalah jawaban antisipasi atas draft negatif yang dibuat. Pada awalnya boleh jadi kedua draft ini dibuat secara tertulis, tapi lama kelamaan sejalan dengan seringnya menjalankan event draft ini sudah secara otomatis terpatri dalam otak kita.

F. Operasional Operasional event organizer pada dasarnya adalah all for one one for all. EO adalah sebuah kerja tim. EO terdiri dari banyak divisi yang memiliki permasalahan yang cukup kompleks danmembutuhkan penanganan cepat dalam waktu bersamaan untuk tujuan yang sama Operasional EO dibagi dalam tiga tahapan, yaitu : 1. Tahap pra produksi (planning) a. Menjabarkan ide menjadi konsep b. Pembentukan tim dan pembagian jobdesc c. Pengembangan konsep kreatif (rundown), talent, artistik & desain d. Penentuan observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi dll e. Promosi dan publikasi f. Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, dll 2. Tahap produksi (acting) a. Kesiapan pengisi acara b. Kesiapan perlengkapan c. Kesiapan pengamanan d. Kesiapan kru, seperti : show director, stage manager, soundman, lightingman, dan yang lainnya e. Proses event digelar sesuai rundown 3. Tahap pasca produksi (reporting) a. Evaluasi

b. Pembuatan laporan G. Dari project officer hingga runner Beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah tim EO, antara lain : Project Officer / Event Manager Ia adalah pimpinan proyek. Ia bertanggung jawab terhadap seluruh tahapan, mulai dari perencanaan sampai pelaporan. Dalam kerjanya seorang PO akan dibantu dalam pengadaan perlengkapan, persiapan venue, promosi, perijinan, administrasi, kemanan dan lain sebagainya yang disebut Field Officer. Field Officer Adalah fungsi yang menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, administrasi dan lain sebagainya. Penyebutan fungsi tersebut memang tidak dibedakan antara mengurus perlengkapan dan yang lainnya, karena dengan prinsip keefektifan beberapa bagian bisa ditangani oleh satu orang yang sama. Tallent Officer Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan tallent/artis/pengisi acara, mulai dari negosiasi waktu, honor, membuat MoU sampai pada kebutuhan pada saat mengisi acara, transportasi, konsumsi, akomodasi dan lain-lain. Show Director Adalah orang yang bertanggung jawab terhadap kualitas sajian acara, baik dari segi artistik maupun kenyamanan audiens. Biasanya show director akan memiliki tim yang terditi dari Art Director, Stage Manager, Sound Engineer/ Soundman, Lightingman, Security dan Runner Art Director Bertanggung jawab terhadap permasalahan artistik, seperti tampilan panggung, dekorasi dan efek-efek lainnya yang berhubungan dengan estetika. Stage Manager Bertanggung jawab terhadap kelancaran acara di panggung, mulai dari kemunculan pengisi acara hingga acara selesai. Stage manager akan mengatur kemunculan pengisi acara sesuai rundown dan mengendalikan waktu tampil. Biasanya Stage Manager akan selalu melakukan kordinasi yang intens dengan Show Director, pengisi acara, Liaison Officer dan MC. Sound Engineer / Soundman Bertanggung jawab terhadap kontrol kualitas sound system, biasanya soundman bukan diambil dari

orang EO, namun dari tenaga professional atau dari supplier sound system. Lightingman Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas lighting. Sama halnya dengan soundman, lightingman biasanya adalah tenaga outsources. Security Security atau petugas keamanan adalah personil dari kepolisian, tetapi EO juga harus menempatkan petugas security untuk menangani massa atau pengisi acara atau bahkan rute / jalur evakuasi. Runner Adalah sebuah tim yang terdiri dari beberapa orang, tergantung besar kecilnya event, yang bertugas serabutan, menjadi penghubung Show director dan yang lainnya. Contoh di atas adalah beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah event. Akan tetapi bisa dihilangkan atau ditambah sesuai dengan kebutuhan atau bisa dihandle oleh yang lain. Beberapa fungsi yang lain yang dapat masuk sesuai kebutuhan lain adalah : 1. Officer Lomba (yang bertugas menangani lomba) 2. Liaison Officer (pendamping pengisi acara atau tamu) 3. Multimedia Crew (pengontrol/operator sajian multimedia seperti musik atau tampilan visual) 4. Public Relation (mendampingi dan melayani pers) 5. Medis dan Pemadam Kebakaran Khusus dalam event yang berskala menengah ada beberapa fungsi lain yang merupakan penyederhanaan dari tim yang besar. Event ini misalnya acara seminar sederhana, pelatihan, atau acara-acara lain yang memiliki nilai edukasi dengan melibatkan massa tidak terlalu banyak baik indoor maupun outdoor. Adapun fungsi-fungsi yang biasanya ada, diantaranya adalah : a. Program Leader, orang yang bertanggung jawab terhadap konten, pengisi acara dan sekuens acara. Ia bertanggung jawab atas konsep acara hingga pembuatan rundown acara, walaupun pada pelaksanaannya juga dibantu oleh anggota tim yang lain. b. Project Officer, yang bertugas atas pelaksanaan acara dari mulai pra hingga pasca acara. Tugas yang biasanya diberikan kepada PO adalah pembuatan checklist, pengadaan perlengkapan, transportasi/ ticketing, penginapan, administrasi, setting tempat, sound system, tampilan visual, dekorasi dan lain-lain. Pada pelaksanaannya seorang PO bisa dibantu oleh 1 atau 2 orang support, yang bekerjasama menurut pembagian tertentu. c. Class Leader, berfungsi sebagai pemandu acara dari mulai pengkondisian hingga energizer. Selain itu ia juga bertindak penuh dalam menjalankan rundown dan menjaga irama acara. d. Pengisi acara, merupakan pihak yang bisa berasal dari tim itu sendiri atau didatangkan khusus dari luar (outsource), pengisi acara ini misalnya fasilitator, trainer/intruktur, pemakalah, dll yang menjadi bagian dalam edukasi yang disampaikan.

e. Observer, biasanya dari kalangan psikolog (outsource). Fungsinya adalah mengamati perilaku dari seluruh peserta sebagai bahan report, karena biasanya ada pengguna jasa tertentu yang membutuhkan report personal. Fungsi obeserver bisa dirangkap sebagai pembuat laporan event dan dokumentasi. f. Operator, merupakan orang yang memiliki keahlian dalam memasang dan mengoperasikan peralatan-peralatan outbound bila menggunakan setting outdorr, seperti wall climbing, rope course, rafting, canoeing, wire, map & compass, dll. g. Safety officer, bertugas memastikan keamanan dari seluruh prosedur event. Misalnya memastikan keamanan rute tracking, climbing, sungai / jeram disesuaikan dengan peserta. Hal lainnya adalah keamanan pada alat-alat misalnya keamanan instalasi wire, rope, harness, pelampung, carabiner, helm, dll. h. Medis H. Bikin Rundown, bermain imajinasi