Conocer y utilizar una metodologa de orden y limpieza y habituarse a su uso, con la finalidad de lograr disponer de un ambiente de trabajo ms saludable,

con mayor facilidad para corregir problemas y detectar oportunidades de mejora en el trabajo. Detectar reas de oportunidad para aplicar la metodologa COLPA. Recordar con facilidad el esquema COLPA y sus caractersticas especficas. Aplicar en un rea especfica la metodologa COLPA.

Qu es un programa COLPA?
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Su objetivo es lograr que todas las reas de la empresa logren un orden y limpieza permanentes, hacindose este un hbito; con la finalidad de lograr ambientes de calidad total.

El ambiente de trabajo es la imagen que ofrecemos a las personas que nos visitan. Adicionalmente debe ser un lugar agradable para las personas que trabajan all. En la prctica de las herramientas de gestin bajo los nuevos enfoques, hay un concepto llamado Orden Limpieza y Disciplina, que en japons se conoce como 5S; nosotros lo llamaremos COLPA.

C LASFICAR: O RGANIZAR: L IMPPIAR: P RESENTACI N: A UTOCONTR OL:

Distinguir lo necesario de lo innecesario, quedndonos con lo necesario. Disposicin ordenada e identificada de lo que se clasific como necesario. Crear un lugar de trabajo limpio e inmaculado. Conservar y mantener en el ambiente de trabajo lo realizado en COL permanentemente. Acciones conducentes a fomentar la conservacin de hbitos para el COLPA. fijacin y

Objetivo: Distinguir claramente entre lo que: ` Se necesita y se guarda cerca del usuario. ` No se necesita y se retira.

Ventajas de la clasificacin: ` Eliminar excesos de material. ` Eliminar despilfarro. ` Descartar objetos obsoletos. ` Disminuir tiempo de bsqueda de archivos fsicos, archivos magnticos, etc. ` Eliminar el exceso de archivadores, estantes, credenzas, etc.

Guardar cosas e informacin indiscriminadamente, solo conduce a que se use un mayor espacio para su almacenamiento y a mayor trabajo. Clasificar es el arte de retirar lo innecesario de: Pisos Anaqueles Cajones Armarios Oficinas, etc.

Procedimiento para CLASIFICAR:

Limpieza General. Retirar / botar lo innecesario: Las cosas vencidas, sobrantes, no reparables, obsoletas, etc. Deben ser retiradas a otro lugar o botadas. Plan de accin sobre las cosas deterioradas: Hay que determinar si reparamos las cosas deterioradas, o si las botamos. Una vez trazado dicho plan , hay que ejecutarlo.

Donde? ` Anaqueles y Lockers: Dentro, arriba, y debajo de ellos. ` Pasillos y esquinas. ` Bajo escaleras. ` Pisos, ventanas y techos. ` Armarios. TODO ` Paredes y carteleras. ` Alrededor de la oficina. ` Credenzas. ` Archivos fsicos y magnticos. ` Cordones elctricos, focos, swiches

Dnde almacenarlos?

Atacar las causas races de la suciedad:

Estratificacin por importancia: ` Es analizar que cosas se usan con mayor frecuencia y en base a esto decidir donde almacenarlas. ` Las cosas que se usan con mayor frecuencia deben quedar fcilmente accesibles por el usuario.

Cmo hacerlo?
Frecuencia de Uso o Grado de Necesidad Mtodo de Almacenamiento Calificativo de Uso

Cosas que no se han usado en Evaluar entre botar Bajo ao pasado. almacenar lejos Cosas que has usado/usars solo del lugar de trabajo. vez en los ltimos prximos 8-12 eses. Cosas que has usado/usars solo 1 en los ltimos/ prximos 2 6 esas cosas usadas ms de 1 vez/mes Usas usadas 1 vez/semana osas usadas todos los tiles , usas usadas cada hora. almacenar en un lugar centralizado del departamento o divisin. Promedio

Almacenar cerca del Alto trabajo del usarlo.

Objetivo: Fijar una localizacin especfica para las cosas necesarias y previamente clasificadas, de manera que se encuentren disponibles cuando se les necesita, contribuyendo as a la eficiencia del departamento o unidad.

Organizar es ordenar un conjunto de objetos o elementos acorde con algn principio racional metdico de partes. Organizar tiene asociado un estudio de ciencia: Cuan rpido puedes encontrar las cosas, y cuan rpido puedes guardar las cosas. Organizar es almacenar las cosas tomando en cuenta la eficiencia, calidad y seguridad y significa buscar la mejor manera de guardar las cosas.

Una forma de perder tiempo y energa es buscar algo; ello redunda en la eficiencia y productividad.

Reglas para Organizar: 1) Decida donde guardar las cosas: Tiene que usarse algn criterio de ordenamiento pues sino ser imposible para las personas el recordar donde quedaron las cosas y les tomar mucho tiempo el obtener y guardar las cosas. 2) Decida como se guardan las cosas: Las cosas deben ser guardadas de modo que sean fcilmente ubicables y fcilmente accesible. El Como se guardan las cosas debe ser hecho con el criterio de recuperacin en mente. 3) Obedezca las Reglas: Siempre guardar las cosas en su lugar.

Procedimiento:

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Analizar la Situacin Actual: Se debe analizar como las personas obtienen y guardan las cosas de la oficina, as como el tiempo que esto les toma. Ejemplo: Si una persona tiene que guardar algo 200 veces al da y cada vez le toma 30 segundos, esto representara 100 minutos (ms de 1.5 hora al da).

2) Fijar el sitio donde guardar las cosas: Cumplir 3 normas bsicas: a) Eliminar las cosas intiles: Podemos disminuir las existencias? Podemos slo usar 1 de cada cosa? b) Determinar el mtodo (analtico) para guardar adecuadamente las cosas: Qu cosas deben ir ms cerca y cual lejos? Repensar el Layout? c) D nombres uniformes a las cosas: Hay cosas con 2 nombres?

3) Fijar el procedimiento para guardar las cosas: Se deben disear Poka Yokes que nos ayuden a localizar y guardar cosas, pues a veces es fcil confundir cosas similares. Estos diseos, deben ayudar a nuestros sentidos para buscar y guardar cosas.

Puntos fundamentales para decidir como guardar cosas: a) Examine el mtodo de guardar buscando evitar problemas de calidad, productividad y seguridad. b) Definir claramente el nombre de las cosas as como su lugar de colocacin: Nombre y ubicacin. Detalle de ubicacin (Ej: estante xxx) Rotular las cosas con su lugar de ubicacin y en la ubicacin colocar el nombre de las cosas. c) Que las cosas sean fciles de encontrar, llevar y guardarse: Se hace para que el trabajo fluya sin problemas. El sistema debe ser entendible por todos, sea cual sea la clasificacin elegida: producto, proceso, etc.

4) Conseguir que todos cumplan con las normas: - Uno de los mayores beneficios al organizar es la reduccin de tiempo que se origina al ser fcil encontrar y guardar las cosas.
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Pero si nadie practica las reglas de guardado establecidas, el CO no tendr mayor impacto, pues se diluir con l transcurrir del tiempo.

Recomendaciones: a) Asegurar un control diario para siempre poder saber: Si hay o no stock Quien tiene la cosa que buscamos y hasta cuando. Si se ha perdido algo. b) Mejorar los procedimientos para que todos puedan conseguir las cosas con rapidez y eficiencia. Ej. En oficinas en 30 segundos se debera poder encontrar un file o cualquier otra cosa que se busque. c) Asegurarse que todos estn capacitados en los procedimientos, y estos sean efectivos.

Objetivo: Crear un lugar de trabajo limpio e inmaculado, es decir mantener las cosas aseguradas, ordenadas y con un aspecto agradable. Es la clase de limpieza que la mayora de las personas gustan mantener en sus propias cosas.

Limpieza significa Inspeccin: ` Antiguamente cuando haba poco de todo, se cuidaban mucho las cosas, casi con reverencia. ` Conforme la prosperidad se incrementa las personas desarrollan una mentalidad orientada ms a botar que a cuidar, pues existe una cultura que refuerza el botar antes que cuidar o la limpieza es para los conserjes. ` Limpiar no solo significa mantener las cosas limpias, es ms una filosofa y compromiso orientada a ser responsable en todos los aspectos por las cosas que usamos y asegurar que stas siempre se encuentren en las mejores condiciones posibles.

En nuestro trabajo diario, el polvo, mugre, desorden, etc., son gentes que conducen a problemas, defectos e inclusive accidentes. La limpieza es la solucin. Ejemplo: - Un A/C con filtro defectuoso, ocasiona problemas al imprimir documentos. - Suciedad en los tampones, ocasiona sellados defectuosos. - Pueden ocurrir cortocircuitos o malas conexiones al estar sucios lo contactos. No debemos pensar que la limpieza es una labor agobiante o distractora; debemos considerarla como una forma de inspeccin.
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3) Niveles para la Limpieza

Recomendaciones para hacerlo: 1. Dividir el rea en zonas y asignar responsabilidades para zona. 2. Decida que debe ser limpiado, en que orden y hgalo. 3. Revise como se hace la limpieza y las herramientas usadas para limpiar los lugares difciles. 4. Establezca reglas a seguir que permitan que la situacin se mantenga como se desea.

Algunas ideas para implementarlo: ` Operacin Pauelo Blanco ` 5 Minutos diarios de COLPA para hacer limpieza.

Deteccin de problemas en la limpieza: Cuando se hace la limpieza a nivel Micro suelen detectarse deterioros o defectos que deben ser solucionados. Ej: - Filtros sucios de A/C - Motores de ventilador sucios. - Suciedad en paneles elctricos. - Teclados deteriorados. - Cajones de archivadores sin lubricar. - Goteras en los baos.

Listas de chequeo: Para la inspeccin diaria de la limpieza es conveniente preparar listas de chequeo para: -Cada zona. -Cada equipo de la zona.
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Conclusin: ` Limpiar es la esencia del COLPA. ` El objeto de:

-0 suciedad y -100% de Limpieza

Objetivo: ` Conservar y mantener en el ambiente de trabajo, lo realizado en las etapas COL. ` Esto significa que se deben desarrollar sistemas que avisen de anormalidades y sean de fcil comprensin por todos. ` Esto se hace a travs de la Administracin de Controles Visuales.

Controles Visuales: Son dispositivos visibles que sirven para llamar nuestra atencin en la prevencin y bsqueda de anormalidades. Ej. Letreros para ayudar a una persona a operar bien una impresora. - Alertas de peligro (Luces, etc) - Indicadores sobre donde deben colocarse las cosas. - Nombres de equipos. - Instrucciones de operacin. - Marcas sobre el lugar donde deben colocarse las cosas.

Diseo de Controles Visuales en un rea: Para disear Controles Visuales en un rea especfica, hay que considerar que estos deben dar respuesta a las siguientes preguntas: 1. Qu es lo que queremos controlar? Dnde deben mirar las personas? Cules son los puntos ms importantes a controlar? 2. Qu se considera como procedimientos equivocados? Cules son los estndares? 3. Es fcilmente discernible? Es la bsqueda y evaluacin fcil de hacer? 4. Qu debe hacerse? Cules son los procedimientos de emergencia? Cules son las soluciones?

Recomendaciones para el diseo de Controles Visuales: 1. Hgalos fcilmente apreciables a distancia. 2. Diselos de tal manera que permitan al personal saber cuando algo est bien o no. 3. Todos deben poder hacer y entenderlos fcilmente. 4. Todos deben poder hacer las correcciones necesarias rpidamente. 5. Disalo de tal manera que a travs de su uso contribuya a que el lugar de trabajo est mejor, ms limpio y ms ordenado. 6. Deben ayudar a que la inspeccin de lugares poco accesibles sea fcil de un solo vistazo.

Objetivo: Son acciones conducentes a fomentar la fijacin y conservacin de hbitos para el COLP. Representa el compromiso personal con lo realizado en COLP. Busca crear un lugar de trabajo en el que todos los empleados estn formados en los conceptos de resolucin de problemas, estndares de trabajo, y pueden ejecutar los procedimientos uniformemente y sin errores.

La disciplina como herramienta para el cambio de hbitos: * Por la naturaleza de las personas, stas suelen postergar para otra oportunidad las cosas que no son urgentes; olvidan las promesas verbales: con el correr del tiempo caen en la rutina olvidando el por qu hacen las cosas y movindose de acuerdo a los procedimientos acostumbrados. Las personas cometen errores. Si una etapa del proceso se tiene 99.9% de seguridad de que no habrn errores; si el proceso tuviese 100 etapas, esta seguridad caera a 91%. A travs de la disciplina las personas practican y practican hasta hacer las cosas naturalmente. Es una manera de cambiar los malos hbitos en buenos. EL COLPA no puede prosperar sin disciplina; al igual que para hacer un trabajo eficiente hay que hacerlo cada da, hay que ser constantes en el mantener un lugar ordenado y limpio, donde todos saben se guardan las cosas.

Formacin de hbitos: Si se sigue este procedimiento, ser posible administrar y mantener cualquier sistema por sofisticado que sea: ` Estandarizar (o sistematizar) comportamientos, s es que Ud. desea buenos resultados. ` La correcta comunicacin y adecuado entrenamiento aseguran la Calidad. ` Distribuya el trabajo de tal manera que todos participen haciendo algo. ` Maneje la situacin de manera que cada persona se sienta responsable por lo que hace. ` De esta manera, se institucionalizan, los buenos hbitos y es as como se crea la disciplina. Adicionalmente todos trabajando juntos, contribuyen a forjar un equipo ms fuerte y una compaa ms fuerte.

Uso de Listas de Chequeo: Con la finalidad de que cada persona pueda recordar las actividades. COLPA a realizar en su puesto de trabajo, y adquiera el hbito de realizarlas; se deben usar listas de chequeo.

Sobre el proceso creativo de Listas de Chequeo y Auditorias: Las listas de chequeo: `Deben ser creadas con la participacin de todo el personal que har uso de ellas. `Deben ser creadas durante un proceso real de chequeo. `No deben ser impuestas. `Deben ser prcticas.

1.

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3. 4.

5.

No hay cosas innecesarias en archivadores, credenzas, libreros, etc. No hay etiquetas de files que se estn despegando. El piso est limpio. Los files estn numerados, ordenados y en su lugar. Tengo los utensilios de escritorio necesario.

Auditora COLPA: Peridicamente el Jefe de la unidad debe realizar Auditoras COLPA, empleando una lista General de Chequeo. A los resultados de la misma, se les debe hacer seguimiento para verificar el avance.