Transferncia de dados preexistentes usando o Microsoft Excel

Utilizao
Juntamente com o Workbench de transferncia de dados, o componente Contabilidade do imobilizado do SAP R/3 tambm oferece a opo de transferir os dados do imobilizado antigo usando o Microsoft Excel. Este mtodo apropriado para transferir pequenos conjuntos de dados, tais como algumas centenas de imobilizados. O sistema pode processar um mximo de 5000 linhas. A quantidade de dados que pode ser transferida com esse mtodo tambm limitada pelo nmero mximo de linhas da verso do Excel.

Pr-requisitos
A primeira etapa carregar ou entrar manualmente os dados de imobilizados antigos e os valores do sistema existente em uma planilha do Excel. Os dados transferidos para o sistema R/3 devem estar em um formato especfico. Para assegurar que a transferncia de dados seja executada corretamente, necessrio obedecer s seguintes diretrizes ao criar a planilha do Excel: A SAP recomenda definir no Excel o formato Standard para o documento inteiro antes de entrar qualquer dado. As datas, no entanto, tambm podem ser entradas usando o formato Custom do Excel. A planilha do Excel consiste em duas partes (consultar o exemplo abaixo). y No cabealho (azul no exemplo), especificado o tipo de dado a ser transferido para os imobilizados; por exemplo, a empresa, a descrio e assim por diante.

y Na seo do imobilizado, entrar os imobilizados individuais e seus valores. A planilha do Excel precisa conter clulas para o n do imobilizado antigo, empresa, classe do imobilizado e data de incorporao e essas clulas devem ser preenchidas com valores correspondentes a cada imobilizado. O mesmo se aplica a todos os campos de entrada necessrios, definidos na classe do imobilizado no sistema R/3. Convm preparar a transferncia de dados, embora as estruturas organizacionais da empresa ainda no tenham sido especificadas (por exemplo, a descrio de uma empresa ainda no foi decidida). Nesse caso, entrar as variveis para as informaes que faltam, por exemplo, empresa XXXX. Antes de executar a transferncia de dados, possvel usar a funo Replace no Excel para substituir a varivel pelo valor correto.

Cabealho
No cabealho, necessrio especificar primeiro as descries de campo a serem transferidas. As cinco primeiras linhas da planilha do Excel so reservadas para essas informaes do cabealho. No permitido us-las para dados mestre de imobilizados ou valores do balano patrimonial. Os campos so organizados em tipos de registro. Entrar esses tipos de registro na primeira coluna da planilha. As colunas seguintes devem conter as descries dos campos atribudas a esses tipos de registro. A SAP recomenda a seguinte estrutura: Uso dos tipos de registro Tipo de registro 0 Usado para Atribudo ficha de registro durante a atribuio de campo (consultar abaixo) Dados de cabealho

Identificador (n do imobilizado antigo); o tipo de registro 0 reservado exclusivamente para o nmero do imobilizado do sistema existente e

seu uso no permitido para outra finalidade. O sistema precisar do identificador se houver erros, de forma a atribu-los ao ativo correto. 1 2 3 4 Dados mestre de imobilizados, dados gerais e dados de estoque Informaes de lanamento, dados dependentes de tempo reas de avaliao, valores acumulados, valores lanados Movimentos Dados de cabealho Dados dependentes de tempo para leasing reas de avaliao, valores acumulados, valores lanados Movimentos

Se determinados tipos de registro no forem necessrios (por exemplo, tipo de registro 4), ser possvel omiti-los ao criar a planilha do Excel.

Seo do imobilizado
Entrar os valores do balano patrimonial abaixo dos dados de cabealho. necessrio entrar os dados do imobilizado na planilha do Excel de modo que eles correspondam estrutura das descries de campos no cabealho.

Por exemplo, especificar no cabealho do tipo de registro 1 que a empresa est na coluna B e a classe do imobilizado est na coluna C. O sistema reconhece o contedo de todos os campos do tipo de registro 1 na coluna B como empresas e, na coluna C, como classes do imobilizado. Portanto, necessrio certificar-se de que, para cada imobilizado que est em uma linha especificada como tipo de registro 1, a empresa esteja sempre na coluna B e sua classe do imobilizado na coluna C. Os campos com zeros esquerda no sistema R/3 (por exemplo, empresa 0001), precisam ter zeros esquerda nesse formato. Entrar sempre a classe do imobilizado com 8 casas e zeros esquerda (por exemplo, 00001000). Todos os valores devem ser entrados mostrando se eles so positivos ou negativos (diferentemente de quando se cria dados de imobilizados antigos manualmente). Isso significa, por exemplo, que necessrio entrar a depreciao normal acumulada na planilha do Excel com um sinal negativo.

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atribuio de campo. Para criar uma nova atribuio de campo, selecionarCriar atribuio de campo.

Nesse momento, algumas verses do Excel emitem uma mensagem em uma caixa de dilogo. A mensagem informa que h uma grande quantidade de dados armazenados temporariamente e pergunta se estes dados devem ficar disponveis para outras aplicaes. Selecionar No. A atribuio de campo feita marcando uma linha na tabela Campos do file e marcar o campo correspondente nas fichas de registro Campos do registro mestre do imobilizado e, em seguida, pressionar o boto Atribuir. O sistema no verifica se a atribuio lgica. No entanto, possvel atribuir cada campo exatamente a um outro campo. Certas atribuies so obrigatrias. necessrio atribuir o n do imobilizado antigo (do sistema existente). Alm disso, necessrio atribuir a classe do imobilizado, empresa, data de incorporao e todos os campos de entrada requeridos (consultar acima) no sistema R/3. O sistema lista somente as descries de campos definidas na seo do cabealho da planilha do Excel. Estas so ordenadas de acordo com o tipo de registro (0, 1, 2 e assim por diante). Os campos dos dados mestre de imobilizados que podem ser preenchidos no sistema R/3 so divididos em vrias fichas de registro. Consultar as atribuies vlidas na tabela Uso dos tipos de registro (acima). Antes da transferncia de dados, o sistema exibe uma caixa de dilogo perguntando se a atribuio de campo deve ser gravada. No entanto, tambm possvel gravar a atribuio de campo aps a transferncia de dados (botoAtribuies gravadas). Dessa forma, possvel executar vrias transferncias de dados seguindo sempre o mesmo padro. Dessa forma, basta executar o mapeamento e a converso uma nica vez. As informaes so gravadas na atribuio de campo e podem ser usadas novamente no futuro. Na planilha do Excel do grfico acima, a atribuio das informaes do cabealho para o campo da tabela no sistema R/3 ficaria assim: y y y Empr. - empresa Cl. imobiliz. - classe do imobilizado Tipo oper. tipo de operao, etc.

Definio do formato de data

Selecionar Opes p Formato de data para especificar se a data usa o formato americano (ms/dia/ano ou MM/DD/AAAA), o formato ISO (AAAA -MM-DD), o formato europeu (DD.MM.AA ou DD.MM.AAAA) ou o formato SAP (AAAAMMDD). As datas da planilha do Excel precisam ter o mesmo formato.

Transferncia de imobilizados
Durante uma execuo de teste (selecionar Execuo de teste), o sistema lista todos os erros ocorridos, sem realmente iniciar a transferncia de dados preexistentes. Durante uma execuo efetiva (selecionar Imobilizados), o sistema cria novos imobilizados usando os valores da planilha do Excel. So fornecidos valores para os campos com base nas atribuies feitas. Para exibir os registros mestre dos imobilizados criados com xito, selecionar Detalhes da mensagem de retorno. Qualquer dado incompleto ou incorreto que no possa ser usado para criar imobilizados pode ser exibido em uma planilha do Excel separada (selecionar Exportar erros para o file).

Ati idades
Iniciar o programa de transferncia de dados preexistentes no Customizing da Contabilidade do imobilizado. Selecionar Transferncia de dados do imobilizado p Transferncia de dados usando o Microsoft Excel.