DCCVCP 000 Vcpgi 00000 PRCGD02 0000 004 0

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE CODELCO CHILE
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN DE LA VCP CON LA GCTICA PARA LA GESTIN DEL SISTEMA DOCUMENTAL PARA PROYECTOS
DCCVCP-000-VCPGI-00000-PRCGD02-0000-004
REVISIN 0
SGP-GI-GD-PRO-004
VICEPRESIDENCIA CORPORATIVA DE PROYECTOS GERENCIA DE INGENIERA
VIGENCIA 27 DE ABRIL DEL 2009
. El documento, una vez impreso, se considera una copia NO CONTROLADA y puede estar obsoleta. Consulte la revisin vigente del documento SGP-GI-GD-PRO-004 en el Escritorio de la VCP.
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VICEPRESIDENCIA CORPORATIVA DE PROYECTOS
GERENCIA DE INGENIERA
PROCEDIMIENTO DE LA VCP CON LA GCTICA PARA GESTIN DEL SISTEMA DE DOCUMENTAL PARA PROYECTOS
DCCVCP-000-VCPGI-00000-PRCGD02-0000-004-0
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NDICE
1. 2. 3. 4. 5. INTRODUCCIN .................................................................................................. 5 OBJETIVOS ......................................................................................................... 6 ALCANCE ............................................................................................................ 6 DEFINICIONES .................................................................................................... 6 DESCRIPCION DE ROLES................................................................................ 11 5.1. Gerencia de Ingeniera (GI)...................................................................... 11 5.2. Gerencia del Proyecto .............................................................................. 11 5.3. Gerencia Corporativa de Tecnologas de Informacin, Comunicacin y Automatizacin (GCTICA)................................................................................... 12 6. PROCESOS DE OPERACIN CON LA GCTICA.............................................. 13 6.1. 6.2. 7. 8. Implementacin de bibliotecas ................................................................. 13 Mantencin Correctiva por Problemas de Plataforma. ............................. 20
EVALUACIN DE SERVICIOS.......................................................................... 22 RESPONSABILIDADES..................................................................................... 23 8.1. Vicepresidencia Corporativa de Proyectos (VCP) .................................... 23 8.2. Gerencia de Ingeniera ............................................................................. 23 8.3. Gerencia del Proyecto .............................................................................. 24 8.4. Gerencia Corporativa de Tecnologas de Informacin, Comunicacin y Automatizacin (GCTICA)................................................................................... 25
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1. INTRODUCCIN
Considerando la misin de la Gerencia de Ingeniera (GI) de la Vicepresidencia Corporativa de Proyecto (VCP), en lo que respecta a la generacin, mantenimiento y actualizacin de normativas, se presenta este documento, que entrega las bases que permiten implementar el plan normativo que utilizar la VCP para la gestin documental de los proyectos estndares con las Empresas de Ingeniera. Bajo este concepto y buscando mejorar la gestin documental de los proyectos es que se presenta este documento, que entrega la forma de interactuar con la Gerencia Corporativa de Tecnologas de Informacin, Comunicacin y Automatizacin (GCTICA) para todos los procesos administrativos en que interactan y que dicen relacin con la operacin del Sistema de Gestin Documental en los proyectos. Para esto se realizaron reuniones entre la UBP y la GCTICA los das 5, 14 y 21 de enero del 2009. En estas reuniones se revisaron en forma conjunta las secuencias de procesos que se detallan en este procedimiento. El documento comienza explicando, mediante su objetivo y alcance, cul es su orientacin. Luego se entregan algunas definiciones de conceptos utilizados y la descripcin de los roles involucrados. A continuacin se presentan los procesos con sus secuencias de actividades, indicando los roles y los documentos que intervienen. Finalmente y como resultante del anlisis de los procesos se entregan las responsabilidades de cada unidad y de cada participante de la unidad.
El documento, una vez impreso, se considera una copia NO CONTROLADA y puede estar obsoleta. Consulte la revisin vigente del documento SGP-GI-GD-PRO-004 en el Escritorio de la VCP.
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2. OBJETIVOS
El objetivo del presente procedimiento es clarificar y delimitar las responsabilidades de la VCP y la GCTICA en los procesos de desarrollo y mantencin de las bibliotecas documentales de los proyectos, identificando en estos la forma en que se genera la comunicacin y la participacin que tiene cada uno de los involucrados en dichos procesos.
3. ALCANCE
El presente procedimiento tiene como alcance definir exclusivamente los procesos administrativos relacionados con la creacin y mantencin de las Bibliotecas de Proyectos (BP). Especficamente, en el tema de mantencin, aborda la resolucin de los problemas asociados al uso del sistema documental y a las bibliotecas existentes en dicho sistema. Est fuera del alcance de este documento las mantenciones denominadas por la GCTICA como adaptativas y evolutivas.
4. DEFINICIONES
a) Actividad Corresponde a un conjunto de tareas que generan un resultado y que permite continuidad en un flujo de trabajo.
b)
Roles Responsable: Corresponde al cargo de la persona que se responsabiliza por el resultado de la actividad. Ejecutor: Corresponde al cargo asociado a la persona que realiza la actividad y que depende del responsable. Receptor: Indica los cargos de las personas que son receptoras de la documentacin generada por la actividad. Este rol es vlido para las actividades que tengan como resultado una emisin.
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c)
Documentacin Establece la documentacin gestionada y las condiciones bajo las cuales se gestiona. Documento requerido: Son los documentos necesarios para poder realizar la actividad. Documento generado: Son los documentos resultantes del desarrollo de la actividad. Formato: Est asociado a la herramienta en que se gener. Si esta es un software de edicin, corresponde al formato asociado al software y si es una herramienta de impresin, corresponde al formato de copia dura.
d)
Observaciones Son aclaraciones necesarias de indicar respecto al contenido del documento generado o consideraciones importantes relativas al cumplimiento de la actividad.
e)
Creacin de bibliotecas Corresponde a la implementacin de una biblioteca. Para las bibliotecas tcnicas se debe utilizar como patrn la biblioteca M_BASE.
f)
Plataforma documental Se considera como plataforma documental a todo lo relacionado con la capacidad de conectarse eficientemente con la biblioteca documental, vale decir: Conexin entre el PC del usuario y el servidor documental Operacin del software cliente Hummingbird DM bajo el que opera la biblioteca documental. Permisos de acceso. Comunicacin entre el software cliente de Hummingbird DM y los programas de visualizacin, modificacin y creacin con los que interacta. Operacin de los programas con los que interacta el cliente del sistema documental Hummingbird DM en la visualizacin, modificacin y creacin de documentos.
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g)
Mantencin de bibliotecas Consiste en realizar todas las actividades necesarias para asegurar la operacin eficiente del sistema documental y las bibliotecas implementadas en ste. Segn lo establecido por la GCTICA, las mantencin se sub-divide en tres tipos; mantencin correctiva, mantencin adaptativa y mantencin evolutiva.
g)
Mantencin correctiva Corresponde a la resolucin de problemas de operacin del sistema documental, ya sean estos por problemas de la plataforma documental o por problemas de la BP. Se le llama Mantencin correctiva Operacional, cuando los usuarios de un proyecto tienen problemas al utilizar el Sistema Documental de Codelco en alguno de los siguientes tpicos: Problemas de plataforma Problemas de operacin El primero se canaliza directamente con la GCTICA y el segundo es abordado inicialmente por la UBP y luego canalizado a la GCTICA, segn se requiera.
h)
Mantencin adaptativa Corresponde a realizar mejoras operacionales del sistema documental a partir de nuevos requerimientos que involucran la modificacin de lo existente o la incorporacin alguna nueva funcionalidad asociada al sistema documental. La mantencin adaptativa no ser abordada en este procedimiento.
i)
Mantencin evolutiva Corresponde a desarrollos tendientes a evolucionar en la plataforma documental, tanto en la herramienta utilizada como en cambio del modelo de almacenamiento de la documentacin. La mantencin evolutiva no ser abordada en este procedimiento dado que hasta la fecha no se tiene intenciones de cambiar la plataforma. Si en el futuro se decide cambiar la plataforma se actualizar este documento oportunamente.
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h)
Problema de plataforma tipo A Para efectos del presente documento denominaremos de esta forma a los problemas relacionados con: Conexin entre el PC del usuario y el servidor documental. Operacin del software cliente Hummingbird DM bajo el que opera la biblioteca documental. Su resolucin es independiente de los mdulos administrativos del sistema documental y son atendidos por la Mesa de Ayuda.
i)
Problema de plataforma tipo B Para efectos del presente documento, denominaremos de esta forma a los problemas relacionados con: Permisos de acceso. Comunicacin entre el software cliente de Hummingbird DM y los software de visualizacin, modificacin y creacin con los que interacta. Operacin de los programas con los que interacta el cliente del sistema documental Hummingbird DM en la visualizacin, la modificacin y la creacin de documentos. Estos para su resolucin requieren efectuar una revisin en los mdulos administrativos del sistema documental y son canalizados por la Mesa de Ayuda y resueltos por Continuidad Operacional de la GCTICA.
j)
Problema de operacin Para efectos del presente documento, denominaremos de esta forma a los problemas relacionados con: Problemas de bsqueda Problemas de ficha documental Problemas de permisos de acceso a documentos Problemas de ingreso de documentos Problemas de despliegue de listado de documentos
Estos son resueltos por la Unidad de Biblioteca de Proyectos (UBP) de la GI-VCP.
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k)
Cdigo Administracin de Seguridad Multiplataforma (Cdigo ASMP) Es un cdigo de 4 letras definido por la GCTICA mediante el Sistema ASMP y corresponde a un identificador que se asigna a los sistemas nuevos.
l)
Implementar la conectividad con el sistema documental Para efectos del presente documento, definiremos este trmino como la realizacin de las siguientes actividades: Dar acceso a todos los usuarios del proyecto al servidor documental. Configurar e implementar todo lo necesario para asegurar que los tiempos de respuesta del sistema documental sean los requeridos por el proyecto. Generar y entregar los usuarios y password a cada uno de los integrantes del proyecto, con las cuales debern acceder a la biblioteca del proyecto. Instalar en cada uno de los equipos definidos por cada usuario, los programas y complementos que se requieran para el uso del sistema documental. Estas actividades son realizadas por la GCTICA.
m)
Parametrizacin Consiste en modificar los datos de las tablas de la biblioteca de acuerdo a los requerimientos del proyecto que la utilizar. Esto lo realiza la GCTICA.
n)
Planilla de parametrizacin Corresponde a un archivo Excel que contiene una tabla por cada caracterstica de identificacin de los documentos almacenados en la biblioteca del proyecto (BP).
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5. DESCRIPCION DE ROLES
5.1. Gerencia de Ingeniera (GI) a) Jefe UBP Es un cargo de la VCP y se le asigna a la persona que gestiona todos los servicios relacionados con las bibliotecas documentales en la GI.
b) Coordinador BP Es un cargo de la VCP y se le asigna a la persona que coordina la creacin, el soporte y la mantencin de las bibliotecas documentales que se le asignen.
c) Coordinador QA/QC UBP (QA/QC UBP) Es un cargo de la VCP y se le asigna a la persona que realiza el control del cumplimento de los procedimientos relacionados con la gestin documental.
5.2. Gerencia del Proyecto a) Gerente de Proyecto Es un cargo de la VCP y se le asigna a la persona de Codelco responsable de gestionar un proyecto.
b) Gerente de Ingeniera del Proyecto Es un cargo de la VCP y se le asigna a la persona que gestiona todo el proceso de ingeniera, al interior de un proyecto.
c) Coordinador designado por el proyecto Es un cargo de la VCP y lo asigna el Gerente de Proyecto a la persona que coordina la creacin de la biblioteca documental por parte del proyecto y que interacta directamente con la UBP para este tema.
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5.3. Gerencia Corporativa de Tecnologas de Informacin, Comunicacin y
Automatizacin (GCTICA)
b) Ejecutivo de negocios TICA. Es un cargo de la GCTICA y se le asigna al encargado de recepcionar, canalizar y mantener todos los servicios informticos que requiera la VCP para su gestin diaria.
c) Continuidad operacional Unidad que tiene como responsabilidad la solucin de eventuales problemas ligados a fallas de elementos de hardware, software y a errores humanos que provocan una suspensin temporal del servicio.
d) Servicios Locales de Casa Matriz Generar el cdigo ASMP asociado a la BP para su entrega a la UBP.
e) Mesa de Ayuda Es la unidad que recibe los requerimientos de soporte de sistemas y coordina la respuesta a stos.
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6. PROCESOS DE OPERACIN CON LA GCTICA

En este captulo se detallan los procesos necesarios de realizar para satisfacer las necesidades de apoyo asociadas al sistema documental Hummingbird y en las cuales participa la GCTICA.
6.1. Implementacin de bibliotecas Para la creacin de la BP Codelco, la VCP-GI ha implantado una Biblioteca Base de Proyectos que responde al Procedimiento de Codificacin de Registros para Proyectos Corporativos, esta biblioteca tiene como finalidad de unificar de una sola manera la administracin, el control y el seguimiento de los registros generados (documentosplanos) para los estudios y proyectos de la VCP, asegurando as que se cumpla con la normalizacin y estandarizacin de los registros. Para implementar una biblioteca se deben seguir los siguientes pasos: a) Definicin de presupuesto: En esta etapa se determina el presupuesto estimativo en dos mbitos, uno el de la GCTICA y el otro el de la UBP. b) Planificacin y programacin: Con el presupuesto aprobado se define la programacin de actividades, en conjunto con la GCTICA, detallando los costos asociados. c) Implementacin: Con el programa de implementacin aprobado por el proyecto, se procede a crear y dejar operativa la biblioteca, incluyendo las capacitaciones que se requieran. A continuacin se muestra la secuencia de actividades a realizar para implementar una BP, identificando los roles que participan en cada etapa.
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PROCEDIMIENTO DE LA VCP CON LA GCTICA PARA GESTION DEL SISTEMA DE DOCUMENTAL PARA PROYECTOS
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SECUENCIA DE CREACION DE UNA BIBLIOTECA DE PROYECTOS (BP)

ROLES DOCUMENTACION
TIPOS DE DOCUMENTOS REQUERIDOS TIPOS DE DOCUMENTOS GENERADOS FORMATO TIPO DOC. GENERADO OBSERVACIONES
ACTIVIDAD
AREA RESPONSA BLE
RESPONSABLE
EJECUTOR
RECEPTOR
DEFINICIN DE PRESUPUESTO
En que costos debe incurrir el proyecto para tener acceso al sistema documental Codelco para el proyecto? Consultas preliminares a la GCTICA Jefe UBP Jefe UBP Ejecutivo de Negocios TICA Consultas preliminares Requerimientos de biblioteca Doc. Word En cuanto tiempo y con cuantas personas tendran operativa la biblioteca? Cual es el costo de la GCTICA para implementar la biblioteca del proyecto?
Respuesta a consultas preliminares
Ejecutivo de Negocios TICA
Jefe UBP
Consultas preliminares
Consultas preliminares con respuestas
Doc. Word
Mximo 5 das para responder
Definicin de presupuesto para implementacin de biblioteca
Jefe UBP
Jefe UBP
Gerente de Proyecto codelco
Consultas preliminares con respuestas
Presupuesto estimado de implementacin de biblioteca
Doc. Word
Se consideran los costos asociados a la GCTICA y a la UBP.
Solicitud de implementacin de la BP
PROYECTO
Gerente del Proyecto
Gerente de Ingeniera del Proyecto
Jefe de UBP
Formulario de Planificacin para la Implementacin de la BP
Formulario outlook
PLANIFICACION Y PROGRAMACION
Coordinacin para la implementacin de la BP
UBP
Jefe de UBP
Coordinador de BP
Solicitud de implementacin de BP
Doc. Outlook
6 Generar Planificacin de la conectividad con el Sistema Documental Ejecutivo de Negocios TICA TICA Ejecutivo de Negocios TICA Formulario de Planificacin para la Implementacin de la BP Formulario de Planificacin para la Implementacin de la BP (Actualizado con la programacin de conectividad) Formulario de planificacin para la implementacin de la BP (Actualizado con la programacin de implementacin de la BP) Formulario de planificacin para la implementacin de la BP consolidado
Doc. Outlook
1.- Implementacin de coneccin con Sistema Documentla (VPN, Enlace ptico, FTP, otros)
2.- Instalacin de software: Sistema Documental, Visualizador de planos
7 Generar Planificacin de la implantacin de la BP TICA Ejecutivo de Negocios TICA
Continuidad Operacional Jefe de UBP Ejecutivo de Negocios TICA
Doc. Outlook
8 Planificacin de capacitacin de BP UBP Jefe de UBP Coordinador de BP
Formulario de planificacin para la implementacin de la BP con programcin de implementacin Formulario de planificacin para la implementacin de la BP con programcin deconectividad Formulario de planificacin para la implementacin de la BP consolidado
9 Generacin y emisin repuesta a solicitud de creacin de BP UBP Jefe de UBP Coordinador de BP Gerente de Ingeniera del Proyecto
Formulario de Planificacin para la implementacin de la BP Formato de Planilla de parametrizacin de biblioteca
Formulario outlook Planilla Excel
10 Activar implementacin de BP Gerente del Proyecto PROYECTO
Jefe de UBP
Orden de implementacin de la BP
Doc. outlook
11
Generacin y emisin de planilla de parametrizacin
Notificacin de envo PROYECTO Gerente del Proyecto Gerente de Ingeniera del Proyecto Jefe de UBP Formato de Planilla de parametrizacin de biblioteca Planilla de parametrizacin de biblioteca
Doc. outlook Planilla Excel
12 Solicitar cdigo cuenta ASMP UBP Jefe de UBP Coordinador de BP Ejecutivo de Negocios TICA Orden de implementacin de la BP
Solicitud de cdigo de cuenta ASMP Planilla de peticin de cdigo de cuenta ASMP
Doc. outlook Planilla Excel
Se propone a la TICA el cdigo ASMP . Tambin se indica el servidor en que estar la BP. El nombre del proyecto y la Divisin asociada.
13 Generar cdigo cuenta ASMP TICA Ejecutivo de Negocios TICA
Coordinador de BP Jefe de UBP Planilla de peticin de cdigo de cuenta ASMP
Notificacin de cdigo de cuenta ASMP creada.
Doc. outlook
14
Emitir orden de creacin, parametrizacin, conexin e instalacin de la BP.
Ejecutivo de Negocios TICA UBP Jefe de UBP Coordinador de BP de la UBP Continuidad Operacional Jefe de UBP
Orden de implementacin de la BP Planilla de parametrizacin de biblioteca Orden de parametrizacin de la BP Planilla de parametrizacin de biblioteca Orden de parametrizacin de la BP Planilla de parametrizacin de biblioteca
Orden de parametrizacin de la BP Orden de implementar conectividad e instalacin Notificacin de implementacin de BP
Doc. Outlook
Doc. Outlook
El nombre de la BP es homlogo al cdigo ASMP, excepto cuando la biblioteca es para un cambio de Fase.
IMPLEMENTACION
15 Implementar BP TICA
Continuidad Operacional
Coordinador de BP Jefe de UBP
Doc. Outlook
16 Crear conexin e instalacin TICA Ejecutivo de Negocios TICA Mesa de ayuda Jefe de UBP Coordinador de BP
Notificacin de conectividad de la BP operativa
1.- Implementacin de coneccin con Sistema Documentla (VPN, FTP, otros) 2.- Instalacin de software: Sistema Documental, Visualizador de planos 3.- Activacin de servidor y biblioteca en equipos de usuarios Codelco.
17
Rechazada Pruebas de conformidad y rendimiento UBP QA/QC UBP Jefe de UBP Coordinador designado por el proyecto
Ejecutivo de Negocios TICA Planilla de parametrizacin de biblioteca Continuidad Operacional Notificacin de conformidad Doc. Outlook
En caso de no conformidad se detalla los problemas encontrados que generaron la no confirmidad
18
Gerente del Proyecto Notificacin de BP operativa Notificacin de BP Creada UBP Jefe de UBP Jefe de UBP Gerente de Ingeniera del Proyecto Doc. Outlook
Se debe anexar: 1.- Manual de usuario 2.- Procedimiento de codificacin. 3.- Procedimiento de gestin documental
19
Coordinar programa de capacitacin
UBP
Jefe de UBP
Coordinador de BP
Listado de usuarios Codelco
Programa de capacitacin
Doc. Outlook
20
Capacitar Usuarios Codelco
UBP
Jefe de UBP
Coordinador de BP
Programa de capacitacin
Hoja de asistencia
Doc. Outlook
Contiene la firma de los asistentes a la capacitacin
Gerente del proyecto 21 Entrega de BP operativa Coordinador de BP Gerente de Ingeniera del Proyecto Coordinador designado por el proyecto Hoja de asistencia Notificacin de BP entregada operativa Se adjunta Hoja de asistencia
UBP
Jefe de UBP
Doc. Outlook
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A Continuacin se detallan las actividades expuestas en el diagrama secuencial de la creacin de bibliotecas. . a) Definicin de presupuesto Consultas preliminares a la GCTICA (1): Es responsabilidad del Jefe UBP quien, apoyado en la informacin obtenida de la revisin de alcances de la biblioteca, le deber enviar al Ejecutivo de Negocios TICA las siguientes consultas: a) Dada la ubicacin fsica de la oficina En que costos debe incurrir el proyecto para tener acceso al sistema documental Codelco para el proyecto? b) Dado el requerimiento de parametrizacin de la biblioteca En cunto tiempo y con cuntas personas tendran operativa la biblioteca? c) Dada la cantidad de usuarios con requerimiento de acceso a la biblioteca documental, la ubicacin fsica y los requerimientos de parametrizacin de la biblioteca, Cul es el costo de la GCTICA para implementar la biblioteca del proyecto? Estas consultas las deber emitir con copia al Gerente de Proyecto. Respuesta consultas preliminares (2): Es responsabilidad del Ejecutivo de Negocios TICA quien, utilizando la informacin entregada por el Jefe UBP, generar las respuestas a las consultas indicadas, para esto deber tener presente que lo que se le solicita son valores preliminares. Las respuestas debern ser entregadas al Jefe de UBP, en un plazo no superior a 5 das hbiles. Definicin de presupuesto para implementacin de biblioteca (3): Es responsabilidad del Jefe de UBP, el que con la informacin entregada por la GCTICA generar un presupuesto estimado, incorporando los requerimientos de capacitacin y apoyo de la UBP necesarios para implementar la biblioteca. Esta informacin deber emitirla al Gerente de Proyecto para que la incorpore al presupuesto de ste.
b) Planificacin y programacin Solicitud de implementacin de BP (4): El Gerente de Proyecto le delega al Gerente de Ingeniera del Proyecto la actividad de implementar la BP en conjunto con el Jefe UBP. El Gerente de Ingeniera del Proyecto, despus de ser notificado de la aprobacin del API, deber completar el Formulario de Planificacin para la Implementacin de la BP en la seccin indicada como Completado por Proyecto. Este formulario se encuentra en el listado de formularios de Microsotf Outlook. Una vez completado lo deber enviar al Jefe UBP.
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Descripcin API
Coordinacin para la implantacin de la BP (5): Es responsabilidad del Coordinador de la UBP. Quien efecta esta actividad es el coordinador de BP. Esta actividad consiste en solicitar al Ejecutivo de negocios TICA dos actividades, la generacin de la planificacin de la conectividad con el sistema documental y la planificacin de la implantacin de la BP. A dicha solicitud se le adjunta el Formulario de Planificacin para la Implementacin de la BP. Generar Planificacin de la conectividad con el sistema documental (6): El Ejecutivo de Negocios TICA es responsable de generar la Planificacin de la implementacin de la conectividad con el sistema documental. Con esta informacin deber completar el Formulario de planificacin para la Implementacin de la BP.
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Generar Planificacin de la implantacin de la BP (7): El responsable es el Ejecutivo de negocios TICA, el que efecta esta actividad en conjunto con Continuidad Operacional. Consiste en generar el programa de implantacin de la BP. Con esta informacin deber completar el Formulario de planificacin para la Implementacin de la BP . Al trmino de esta actividad el Ejecutivo de Negocios TICA deber emitir al Jefe UBP el formulario actualizado con los dos programas, adjuntado el detalle de la programacin. Planificacin de la programacin de la capacitacin para la implementacin de la BP (8): El responsable es el Jefe UBP. Quien efecta esta actividad es el coordinador de BP, el que incorporar, al formulario entregado por la GCTICA, la planificacin de capacitacin. Generacin y emisin de respuesta a solicitud de creacin de BP(9): El responsable de esta actividad es el Jefe UBP. Quien efecta esta actividad es el Coordinador de BP. ste le enva al Gerente de Ingeniera de Proyecto el Formulario de planificacin para la implantacin de la BP, adjuntando el Formato de planilla de parametrizacin de biblioteca.
c) Implementacin Activar implementacin de BP (10): El responsable es el Gerente del Proyecto quien la delega al Gerente de Ingeniera del Proyecto. ste revisar el formulario para luego notificar al Jefe UBP su conformidad con la planificacin entregada, dando curso a la implementacin de la BP. Generacin y emisin de planilla de parametrizacin (11): El Gerente de Ingeniera del Proyecto es responsable de recopilar la lista de datos asociada a cada uno de los atributos indicados en la planilla de parametrizacin de biblioteca. Esta informacin se la deber enviar al Jefe UBP, con copia al Coordinador de BP. Obtener cdigo cuenta ASMP (12): El Jefe UBP delega al Coordinador BP el solicitar la cuenta ASMP a Servicios Locales de Casa Matriz, con copia al Ejecutivo de Negocios TICA, adjuntndole la planilla de peticin de cuenta ASMP. Generar cdigo cuenta ASMP (13): El responsable es el Ejecutivo de Negocios TICA. Quien efecta esta actividad es Servicios Locales de Casa Matriz, ste notificar al Coordinador BP del cdigo ASMP asignado. Emitir orden de creacin, parametrizacin, conexin e instalacin de la BP (14): El Jefe UBP es el responsable de esta actividad, quien la delega al Coordinador BP. ste ltimo emite al Ejecutivo de negocios TICA, la orden de parametrizacin de la BP y la orden de implementacin de la conectividad e instalacin de Hummingbird DM en los equipos de los usuarios, indicando el cdigo
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de cuenta ASMP y el servidor asignado. Adicionalmente se le adjunta la planilla de parametrizacin de la BP. Est notificacin la deber hacer con copia al Jefe UBP. Implementar BP (15): El Ejecutivo de Negocios TICA le delega a Continuidad Operacional la actividad de crear la BP y parametrizarla utilizando la informacin contenida en la planilla de parametrizacin. Terminado esto, Continuidad Operacional deber notificar al Coordinador BP que la BP est implementada para revisin. Esta notificacin la deber realizar con copia al Ejecutivo de Negocios TICA y al Jefe UBP. Crear conexin e instalacin (16): El Ejecutivo de Negocios TICA le delega a la Mesa de Ayuda la implementacin de la conectividad con la BP, entregndoles para esto el listado de usuarios. Esta lista la obtiene de la planilla de parametrizacin de la biblioteca. Al finalizar esta actividad la Mesa de Ayuda notificar al Coordinador de BP que la conectividad ha sido realizada. Dicha notificacin se deber hacer con copia al Jefe UBP y el Ejecutivo de Negocios TICA. a) Pruebas de conformidad y rendimiento (17): El Jefe UBP delega la ejecucin de esta actividad al QA/QC UBP, quien efecta las pruebas en conjunto con el Coordinador designado por el proyecto. Terminado esto el QA/QC UBP le emitir al Ejecutivo de negocios TICA una notificacin de conformidad de la BP. Esta notificacin deber ir firmada por el Jefe UBP y el Coordinador designado por el proyecto. Si la notificacin de conformidad es desfavorable se deber incorporar el detalle de los problemas encontrados por parte del Jefe UBP. La conformidad se evaluar de acuerdo a los siguientes estndares: Tiempo promedio de apertura de documentos : Tiempo mximo de respuesta a bsquedas : (La bsqueda debe ser de 500 documentos) : Tiempo promedio de ingreso de documentos (Desde el momento de presionar Aceptar en la ficha de ingreso) 10 s 20 s 10 s
Estas pruebas de conformidad de rendimiento, se efectuarn con una carga de prueba en la biblioteca implementada. Al final de ests, la documentacin ingresada ser eliminada. Notificacin de BP operativa (18): El Jefe UBP como responsable de la actividad, le notifica al Gerente de Proyecto que la BP est creada y operativa. Dicha notificacin se debe realizar con copia al Gerente de Ingeniera del Proyecto. Coordinar programa de capacitacin (19): El responsable es el Jefe UBP. Quien efecta esta actividad es el Coordinador BP. ste coordina la fecha, lugar y requerimiento de equipos para efectuar la capacitacin y deber notificar al Gerente de Proyecto del programa de capacitacin.
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Capacitar usuarios Codelco (20): El Jefe UBP le delega al Coordinador de BP la capacitacin de los usuarios. Al final de sta, deber registrar la asistencia mediante una lista de participantes que contenga la firma de cada uno de ellos. Entrega de BP operativa (21): El responsable es el Jefe UBP. Quien efecta esta actividad es el Coordinador BP. ste emite la notificacin de entrega de la BP al Gerente del Proyecto, con copia al Gerente de Ingeniera del Proyecto y al Coordinador designado por el proyecto, adjuntado la lista de usuarios capacitados.
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PROCEDIMIENTO DE LA VCP CON LA GCTICA PARA GESTION DEL SISTEMA PARA DOCUMENTAL EN PROYECTOS
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6.2.
Mantencin Correctiva por Problemas de Plataforma.
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A Continuacin se detallan las actividades expuestas en el diagrama secuencial de Mantencin correctiva por problemas de plataforma. Solicitar resolucin de problema (1): Es responsabilidad del Gerente de Proyecto. Quien efecta esta actividad son los usuarios. Cuando el usuario se encuentra con problemas de operacin del sistema documental, le deber enviar a la Mesa de Ayuda una Notificacin de problema de plataforma, detallando el problema. Esta notificacin se deber efectuar mediante un correo electrnico, con copia al Jefe UBP y a Continuidad Operacional, Evaluacin y acercamiento (2): El responsable es el Ejecutivo de negocios TICA. Quien efecta esta actividad es la Mesa de Ayuda, el que deber comunicarse con el usuario para recopilar ms antecedentes. Resolucin de problema (3): El responsable es el Ejecutivo de negocios TICA. Quien efecta esta actividad es Continuidad Operacional, quien basado en la informacin recopilada, resuelve el problema. Una vez terminado esto le deber notificar va e-mail a la Mesa de Ayuda de la resolucin del problema para que lo registre y lo notifique. Notificacin de resolucin de problemas (4): El responsable es el Ejecutivo de negocios TICA. Quien realiza esta actividad es la Mesa de ayuda. ste enva la Notificacin del problema resuelto, con el reporte de fallas y el checklist de conformidad al usuario solicitante, con copia Continuidad operacional, al Ejecutivo de negocios TICA y al Jefe UBP. Adicionalmente a este proceso, el Ejecutivo de negocios TICA, deber enviar quincenalmente al QA/QC UBP con copia al Jefe UBP, el Reporte de fallas de la quincena identificado por proyecto, en formato Ms Excel, indicando el tipo de falla y el tiempo de respuesta a las solicitudes y tiempo de duracin de la resolucin del problema. Con esta informacin el QA/QC UBP generar trimestralmente dos informes de evaluacin de servicios prestados por la GCTICA. Uno de estos contendr la informacin resumida para todos los proyectos y un nivel de detalle por proyecto, el cual ser enviado por el Jefe UBP al Gerente de Ingeniera de la VCP y el segundo contendr la informacin detallada de los servicios prestados para el sistema documental por la GCTICA a cada proyecto, este informe se emitir por la UBP a nombre del Gerente de Ingeniera, al Gerente de Proyecto e indicar las no conformidades, si es que stas existieran. Los comentarios de este ltimo informe debern ser enviados por los Gerentes de Proyectos al Jefe UBP, este ltimo los evaluar para posteriormente remitirlos al Gerente de Ingeniera. Nota: Los requerimientos de los usuarios de los proyectos, que se canalizan directamente a la GCTICA, son aquellos relacionados con los problemas de plataforma tipo A. Los problemas de plataforma tipo B debern ser canalizados a la UBP para su evaluacin y en
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caso que amerite, se canalizar a la GCTICA, de acuerdo al proceso anteriormente descrito. Si por algn motivo estos fueran canalizados, a partir de una apertura de incidentes en la Mesa de Ayuda, ste deber cerrarse y canalizarse a la UBP.
7. EVALUACIN DE SERVICIOS
Los servicios prestados por la GCTICA sern evaluados trimestralmente y por proyecto, por el QA/QC UBP en funcin de los tiempos de respuesta ptimos establecidos por la VCP. Los parmetros a evaluar son los siguientes: a) Tiempo mximo de atencin: Es el tiempo mximo que deber transcurrir desde que se solicita el servicio hasta que se efecta la atencin para evaluar el problema. b) Tiempos promedio de resolucin de problemas: Es el tiempo transcurrido desde que termina el servicio de atencin hasta que se notifica que el problema ha sido resuelto. c) Tiempo promedio de entrega de biblioteca activa: Es el tiempo transcurrido desde que se emite la orden de creacin de la biblioteca hasta que se responde con una notificacin de conformidad de la biblioteca. Los tiempos definidos como estndares por cada parmetro sern los siguientes: Tiempo mximo de atencin Tiempo mximo de resolucin de problemas de plataforma Tiempo de entrega de biblioteca activa : : : 2 hrs. 1 da 4 das
Se considerar no conformidad de los servicios prestados, si trimestralmente los tiempos indicados son mayores al 30% por proyecto. Trimestralmente el QA/QC UBP generar un informe de evaluacin de servicios prestados por la GCTICA a cada proyecto. Este informe se emitir al Gerente de Ingeniera e indicar las no conformidades, si que estas existieran. Cuando existan no conformidades de los servicios prestados a los proyectos de la VCP por la GCTICA, se emitir una copia al Gerente de Desarrollo Humano y Diseo Organizacional de Proyectos de la VCP para que tome las acciones necesarias de manera de resolver stas.
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8. RESPONSABILIDADES
8.1. Vicepresidencia Corporativa de Proyectos (VCP) a) Vicepresidente de la VCP Aprobar, distribuir e instruir el presente documento para su aplicacin y cumplimiento al interior de la VCP.
8.2. Gerencia de Ingeniera a) Gerente de Ingeniera Cautela la aplicacin del presente procedimiento en la Gerencia de Ingeniera.
b) Jefe UBP Velar por que la BP sea creada de acuerdo a lo establecido y por que el acceso a sta sea el requerido. Velar por que la mantencin satisfaga los estndares definidos por la UBP y los requerimientos del proyecto solicitante de la mantencin. Velar por que las revisiones funcionales de QA/QC, en relacin al desarrollo de las mantenciones de las bibliotecas documentales, se efecten peridicamente. Entregar al Gerente de Ingeniera y al Gerente del Proyecto el informe de evaluacin de servicios prestados por la GCTICA. Entregar al Gerente de Desarrollo Humano y Diseo Organizacional de Proyectos de la VCP, el informe de evaluacin de servicios prestados por la GCTICA., en el caso de la existencia de no conformidades. Velar por que la planificacin y ejecucin de las capacitaciones respecto al uso de la BP satisfagan las necesidades de stos.
c) Coordinador BP Definir la planificacin de implementacin de la BP y entregarla al proyecto para su uso.
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Desarrollar la planificacin y ejecucin de las capacitaciones a los usuarios del proyecto en el uso de la biblioteca de proyecto.
d) QA/QC UBP Probar que la BP, entregada por la TICA, est operativa y cumpla con los requerimientos definidos. Evaluar que el servicio entregado por la TICA se mantenga dentro de los estndares de respuesta y eficiencia necesarios para no interferir en el desarrollo del proyecto. Generar el informe de evaluacin de servicios prestados por la GCTICA.
8.3. Gerencia del Proyecto a) Gerente de Proyecto Ordenar e instruir la aplicacin del presente procedimiento al proyecto. Solicitar la creacin de la BP a la UBP. Velar por que se realice la entrega a la UBP de la informacin necesaria para crear la BP. Velar por que los requerimientos de soporte del personal del proyecto se canalicen de acuerdo a lo establecido en este procedimiento.
b) Gerente de Ingeniera del Proyecto Activar la creacin de BP por parte de la UBP. Preparar la informacin de parametrizacin para ser entregada a la UBP Recepcionar la BP a nombre de Gerente del proyecto. Solicitar a la GCTICA la resolucin de las no conformidades generadas a partir del informe de evaluacin de servicios prestados por la GCTICA.
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c) Coordinador designado por el proyecto Validar que la BP creada para el proyecto, satisfaga las necesidades de ste. 8.4. Gerencia Corporativa de Automatizacin (GCTICA) a) Ejecutivo de negocios TICA Velar por que el servicio de creacin de la BP solicitado satisfaga los requerimientos definidos por la VCP. Velar por que los requerimientos de mantencin sean resueltos en forma rpida y oportuna. Tecnologas de Informacin, Comunicacin y
b) Continuidad Operacional Crear y mantener las bibliotecas de proyectos solicitadas de manera que se satisfagan los parmetros establecidos por la VCP. Evaluar y corregir los problemas de mantencin correctiva notificados.
c) Mesa de Ayuda Coordinar la activacin de la resolucin de problemas de mantencin correctiva notificados. Resolver los problemas de plataforma tipo A.
d) Servicios Locales de Casa Matriz Generar el cdigo ASMP asociado a la BP para su entrega a la UBP

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VICEPRESIDENCIA CORPORATIVA DE PROYECTOS GERENCIA DE INGENIERA

VIGENCIA 27 DE ABRIL DEL 2009

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Estos son resueltos por la Unidad de Biblioteca de Proyectos (UBP) de la GI-VCP.

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5.3. Gerencia Corporativa de Tecnologas de Informacin, Comunicacin y

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6. PROCESOS DE OPERACIN CON LA GCTICA

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SECUENCIA DE CREACION DE UNA BIBLIOTECA DE PROYECTOS (BP)

AREA RESPONSA BLE

Respuesta a consultas preliminares

Ejecutivo de Negocios TICA

Ejecutivo de Negocios TICA

Consultas preliminares con respuestas

Mximo 5 das para responder

Definicin de presupuesto para implementacin de biblioteca

Gerente de Proyecto codelco

Consultas preliminares con respuestas

Presupuesto estimado de implementacin de biblioteca

Se consideran los costos asociados a la GCTICA y a la UBP.

Gerente del Proyecto

Gerente de Ingeniera del Proyecto

Formulario de Planificacin para la Implementacin de la BP

Coordinacin para la implementacin de la BP

Ejecutivo de Negocios TICA

Formulario de Planificacin para la Implementacin de la BP

2.- Instalacin de software: Sistema Documental, Visualizador de planos

7 Generar Planificacin de la implantacin de la BP TICA Ejecutivo de Negocios TICA

Continuidad Operacional Jefe de UBP Ejecutivo de Negocios TICA

Formulario de Planificacin para la Implementacin de la BP

8 Planificacin de capacitacin de BP UBP Jefe de UBP Coordinador de BP

Formulario de Planificacin para la implementacin de la BP Formato de Planilla de parametrizacin de biblioteca

Formulario outlook Planilla Excel

10 Activar implementacin de BP Gerente del Proyecto PROYECTO

Gerente de Ingeniera del Proyecto

Generacin y emisin de planilla de parametrizacin

Doc. outlook Planilla Excel

Solicitud de cdigo de cuenta ASMP Planilla de peticin de cdigo de cuenta ASMP

Doc. outlook Planilla Excel

13 Generar cdigo cuenta ASMP TICA Ejecutivo de Negocios TICA

Ejecutivo de Negocios TICA

Coordinador de BP Jefe de UBP Planilla de peticin de cdigo de cuenta ASMP

Notificacin de cdigo de cuenta ASMP creada.

Emitir orden de creacin, parametrizacin, conexin e instalacin de la BP.

Orden de parametrizacin de la BP Orden de implementar conectividad e instalacin Notificacin de implementacin de BP

Ejecutivo de Negocios TICA

Coordinador de BP Jefe de UBP

Notificacin de conectividad de la BP operativa

En caso de no conformidad se detalla los problemas encontrados que generaron la no confirmidad

Coordinar programa de capacitacin

Gerente de Ingeniera del Proyecto

Listado de usuarios Codelco

Capacitar Usuarios Codelco

Contiene la firma de los asistentes a la capacitacin