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CONTABILIDAD GENERAL

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD 1. Concepto


Son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analtica y justificada, las diversas operaciones mercantiles que realiza una empresa, a fin de conocer la situacin econmica financiera de la misma, en un determinado periodo de tiempo. Los libros de contabilidad se pueden considerar como el arma principal para la administracin ya que sirve como entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las decisiones a tomarse. El empresario al consultar los libros de contabilidad, determinar diariamente el volumen de su negocio. Entonces la necesidad de recoger las operaciones de un negocio que afectan el valor de su patrimonio de forma escrita, ordenada y unificada en fundamental, porque mediante ellos podemos cumplir con las obligaciones que exige la ley.

2. Importancia de los Libros de Contabilidad


Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida econmica del pas. Desde el punto de vista jurdico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o disposiciones establecidas: en lo econmico en base a los datos que nos proporcionan se podrn realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherente; en lo funcional nos conduce a la realizacin de una buena administracin. Su importancia radica: I. Para la Empresa a. Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa. b. Nos dan a conocer el estado financiero y econmico de la empresa hasta un periodo de tiempo determinado. c. Sirven de sustentacin y prueba de que las operaciones mercantiles han sido registradas objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar. d. En lneas generales representan la fotografa de los acontecimientos mercantiles de la empresa. Permiten registrar las entradas y salidas de los recursos de una empresa dando a conocer los resultados de la gestin en un periodo determinado. II. Para la Administracin Tributaria Los libros y registros son de suma importancia en la determinacin de las obligaciones tributarias ya que a travs de las operaciones contables registradas en cada libro o registro tributario se puede verificar la buena o mala intencionalidad del sujeto tributario y que en muchos de los casos deviene en una contingencia tributaria. Es por ello que mediante el Art. 87 del TUO del cdigo tributario se ha determinado que Los administradores estn en la obligacin de facilitar las labores de fiscalizacin llevando los libros de contabilidad u otros registros exigidos por ley registrando las actividades u operaciones que se vinculan con la tributacin conforme a lo establecido en las normas pertinentes.

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3. Clasificacin de los Libros de Contabilidad


El cdigo de comercio regula los principales aspectos sobre contabilidad. Se clasifica desde el punto de vista legal y tcnico contable. a. Clasificacin Legal: Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor Libro Caja y Bancos Libro de Ingresos Registro de Ventas e Ingresos Registro de Compras Planilla Electrnica Transferencia de Acciones Libro de Retenciones Libro de Activos Fijos Actas (acuerdos de Sociedades y Asociaciones)

Obligatorios (Por Ley)

Voluntarios (Potestativos)

Libro Caja Chica Libro Bancos Registro Clientes Registro Proveedores Registro de Almacn Registro Letras por Cobrar Registro Letras por Pagar, etc.

b. Clasificacin Tcnico Contable: Libro Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor Libro Caja y Bancos

Principales

Auxiliares

Registro de Ventas Registro de Compras Registro de Letras por Cobrar Registro de Letras por Pagar Planilla Electrnica Libro de Importaciones Libro de Exportaciones Libro Bancos Registro de Caja Chica. etc.

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Libros Principales.- Representan la columna vertebral de todo sistema contable, son la base para la formulacin de los Estados Financieros, en ellos se registra la informacin diaria recibida de los libros auxiliares. Libros Auxiliares.- Son libros clasificados, como complementarios es decir que auxilian a los libros principales. Algunos de ellos como los registros de compras y ventas son considerados como auxiliares obligatorios a fin de determinar las operaciones gravadas y no gravadas con respecto al IGV. c. Clasificacin Tributaria: R.S. N 234-2006-SUNAT 1. Libro Caja y Bancos 2. Libro de Ingresos y Gastos 3. Libro de Inventarios y Balances 4. Libro de Retenciones 5. Libro diario 6. Libro mayor 7. Registro de activos fijos 8. Registro de compras 9. Registro de consignacin 10. Registro de Costos 11. Registro de Huspedes 12. Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas 13. Registro de Inventario Permanente valorizado 14. Registro de ventas e ingresos 15. Registro de ventas e ingresos. Art. 23 R.S. 266-2004-SUNA T 16. Registro del rgimen de percepciones 17. Registro del rgimen de Retenciones 18. Registro de retenciones. Art. 77 Impuesto a la Renta 19. Registro de IVAP 20. Registro Auxiliares de adquisiciones Art: 8 R.S. 022-98/SUNAT 21. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A, 1er prrafo. Art. 5 R.S.0.2199/SUNAT 22. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A. 1er p3rrafo.Art. 5 R.S.14201/SUNAT 23. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso C, 1er prrafo. Art. 5 R.S.25604/SUNAT. 24. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A, 1er prrafo. Art. 5 R.S.25704/SUNAT 25. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso C, 1er prrafo. Art. 5 R.S.25804/SUNAT 26. Registro Auxiliares de adquisiciones Inciso A. 1er prrafo. Art. 5 R.S.25504/SUNAT 27. Libro de Actas de la E.1.R.Ltda.. 28. Libro de Actas de la empresa General de Accionistas 29. Libro de Actas del Directorio 30. Libro de Matricula de Acciones 31. Libro de Planillas

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De los libros antes mencionados algunos de ellos podemos decir que son considerados como principales:  Libro de Inventarios y Balances: Es un libro principal y obligatorio de filiacin simple, su finalidad principal es de mostrar la situacin econmica de la empresa. En este libro se registran todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Este libro se utiliza dos veces al ao, uno al inicio de las operaciones (cualquier mes del ao llamado Inventario Inicial) y otro al finalizar el periodo

Libro Diario: Es un libro de contabilidad en el que se registran da a da, todas las operaciones relativas a la actividad de la Empresa, y por riguroso orden cronolgico.

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 Libro Mayor: Es un libro en el que se anota cada cuenta q va apareciendo en los registros contables de la Empresa., as como los movimientos que sta tiene, es decir, sus cargos o abonos segn el caso.

 Balance de Comprobacin: Recoge el resumen del diario a una fecha determinada y nos permiten conocer la situacin patrimonial a esa fecha. Se divide en dos bloques: a) Bloque de sumas: Se compone de la suma total de las cantidades anotadas en la columna del Debe que ser igual a la suma de la columna del Haber. b) Bloque de saldos: Se compone de la suma de los saldos deudores que ha de ser igual que la suma de los saldos de los acreedores.

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4. Personas Obli adas a llevar Libros de Contabilidad


De acuerdo a la Ley de Profesionali aci n del Contador, los comerciantes con intervenci n de un Contador Pblico Colegiado sern los que supervisen yrubriquen los libros de Contabilidad segn sea el caso, algunos libros o en forma completa. La SUNAT, como administradora de tributos podr exigir al contribuyente el registro de sus ingresos y gastos los cuales sern registrados en libros especiales a fin de asegurar la verificaci n de su situaci n impositiva. Los contribuyentes del impuesto a la renta podrn mantener la documentaci n sustitutoria e informaci n relativa a sus operaciones contables bajo el sistema de microfilmado en la forma, plazo y condiciones que establezca la SUNAT. De acuerdo al Artculo 6 de la Ley del Impuesto a la Renta estn obligados a llevar libros de contabilidad las personas Jurdicas y naturales sea cual fuere el rgimen tributario a que pertenezcan.

5. Sistema de Contabilidad a Adoptarse


Toda empresa a fin de registrar sus operaciones comerciales deben elegir la contabilidad a adaptarse en la empresa a travs del cual se anotarn los registros o libros tributarios ya sea en forma manual o computarizada. Una vez elegido el sistema de contabilidad no podr ser variado en el curso del ejercicio hasta el ejercicio siguiente

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Las sociedades de hecho, asociaciones en participacin, Joint Venture, consorcios y comunidad de bienes debern mantener contabilidades independientes, de los socios o partes contratantes, tanto para el manejo de la gestin del negocio como para la informacin a la SUNAT. Es necesario precisar que: La Unidad Impositiva Tributara (UIT) es "un valor de referencia que puede ser utilizado en las normas tributaras para determinar las bases imponibles, deducciones, lmites de afectacin y dems aspectos de los tributos que consideren convenientes las personas interesadas, cada ao se le asigna un determinado valor".

Cabe mencionar que los ingresos brutos anuales se refieren al ejercicio gravable anterior y la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) al presente. Pero si una empresa inicia sus actividades en el ao 2011por ejemplo, deber considerar sus Ingresos Brutos y la UIT correspondientes al mismo ao 2011.

6. Libros que Conforman la Contabilidad Completa


Para efectos del Inciso A del tercer prrafo del Art. 65 de la Ley del Impuesto a la Renta, libros y registros que integran la contabilidad completa son los siguientes: a. Libro Caja y Bancos b. Libro de Inventarios y Balances c. Libro Diario d. Libro Mayor e. Registro de Compras f. Registro de Ventas e Ingresos. Asimismo a los anteriores se agregan los siguientes libros y registros que tambin integran la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta. a. Libro de Retenciones b. Registro Activos Fijos c. Registro de Costos d. Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas e. Registro de Inventario Permanente Valorizado De igual forma por disposicin legal del D.L. 234-2006/SUNAT estos libros y registros tributarios van acompaados de ciertos formatos los cuales contienen una informacin mnima que deben ser llevados de una manera obligatoria a partir del 01 de enero del 2009. Los libros y registros que conforman la contabilidad completa podemos clasificarlos en dos grupos: a. Libros y registros que se anotan mensualmente: y Registro de ventas y Registro de compras y Libro Caja y bancos y libro diario y Libro mayor y Registro de consignaciones y Registro de inventario permanente valorizado

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b.

Libros y Registros que se anotan anualmente y Libro de inventarios y balances y Registro de activos fijos y Registro de costos (Solo para empresas de produccin)

7. Los Libros de Contabilidad y las Obligaciones Administrativas De acuerdo al Artculo 87 del Cdigo Tributario, los deudores tributarios estn obligados a facilitar las labores de fiscalizacin y determinacin que realice la Administracin Tributaria y en especial debern: a. Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes y reglamentos. Dichos registros contables deben ser registrados en castellano y expresados en moneda nacional. b. Los libros registrados en moneda extranjera debern sujetarse a la forma y condiciones que establezca la Administracin Tributaria. El pago de tributos, se realizar en moneda nacional al tipo de cambio y venta correspondiente a la cotizacin de oferta y demanda que publique la Superintendencia de Banca y Seguros en la fecha que se efecte el pago. c. Conservar los libros y registros, sean estos llevados en sistema manual o mecanizado. El plazo mximo de conservacin es de 5 aos.

8. Empaste de Los Libros o Registros utilizando Hojas Sueltas o

Continuas
De acuerdo al Art. 5 del R.S. N 234-2006/SUNAT. Se tomar en cuenta lo siguiente: a. Los libros o Registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas debern empastarse de ser posible por un ejercicio gravable. b. La obligacin sealada en el prrafo anterior no ser de aplicacin cuando el nmero de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a 20 hojas en cuyo caso el empaste podr comprender 2 o ms ejercicios gravables. c. Para efectos de lo dispuesto en el literal A el empaste deber efectuarse como mximo, dentro de los 4 primeros meses del ejercicio gravable siguiente, al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros. d. Para efectos de lo dispuesto en el literal B, el empaste deber efectuarse como mximo, dentro de los 4 primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquel en que se reunieron 20 hojas sueltas o continuas. e. En los casos antes vistos ya sean que supere o no las 20 hojas sueltas o continuas, se debern incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulacin se realizara tachndolas o inutilizndolas de manera visible. f. Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominacin, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio del que se trate, podrn emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. g. De realizarse el empaste en varios tomos. cada uno incluir como primera pgina una fotocopia del folio que contenga la legalizacin del libro o registro al que corresponde.

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9. Formas en que se Deben llevar Los Libros y Registros Contables y

su Relacin con el Plan Contable General Empresarial (PCGE)


Segn el Art. 6 de la R.S.N234-2006/SUNAT, los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar debern observar lo siguiente: a. Contar con los datos de cabecera como: y Denominacin del libro o registro. y Periodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada y Nmero de RUC del deudor tributario apellidos y nombres, denominacin y/o razn social de este. Tratndose de libros o registros llevados en forma manual, bastara con incluir estos datos en el primer folio de cada periodo o ejercicio. b. El registro de las operaciones se har en base a las siguientes observaciones: Los datos se anotan en orden cronolgico o correlativo salvo que por norma especial se establezca en orden predeterminado. y Los datos se anotaran en orden cronolgico o correlativo salvo que por norma especial se establezca en orden predeterminado. y Los valores debern ser registrados de manera legible, sin espacios ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni seales de haber sido alteradas. y Al hacer uso del Plan Contable General Empresarial (PCGE) las cuentas se desagregan a nivel de dgitos establecidos por este. La utilizacin del Plan Contable General Empresarial (PCGE) no ser de aplicacin en aquellos en que, por norma especial, los deudores tributarios se encuentran obligados a emplear un Plan Contable. Manual de Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso debern utilizar estos ltimos. y Se totalizara los importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del periodo o ejercicio gravable segn corresponda: A tal efecto los totales acumulados en cada folio, sern trasladados al folio siguiente precedidos de la frase "VAN". En la primera lnea del folio siguiente se registrara el total acumulado del folio anterior precedido de la frase "VIENEN". Culminado el periodo o ejercicio gravable, se realizara el correspondiente cierre registrando el total general. De no realizarse operaciones en un determinado periodo o ejercicio gravable se registrara la leyenda "sin operaciones" en el folio correspondiente. Si los registros o libros se llevan utilizando hojas sueltas o continuas, la finalizacin de los importes por cada folio, columna, o cuenta se efectuara finalizando el periodo o ejercicio contable. y Los importes sern registrados en moneda nacional y en castellano salvo los autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera. y Los libros y registros deben contener folios origina/es no admitindose la adhesin de hojas o folios. y En los libros y registros se debern incluir los registros o asientos de ajuste contable.

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10. Comunicacin sobre la Prdida o Destruccin de los Libros y/o

Registros Vinculados a Asuntos Tributarios


A. Los deudores tributarios que hubieran sufrido la prdida o destruccin, por siniestro asalto y otros, de los libros registros u otros documentos susceptibles de generar obligaciones tributarias debern comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de 15 das hbiles establecidos en el cdigo tributario. B. La citada comunicacin deber contener el detalle de los libros, registros, documentos perdidos o destruidos. Adicionalmente se indicara la fecha en que fueron legalizados, nmero de la legalizacin, adems de los apellidos y nombres del notario que efectu la legalizacin o el nmero del Juzgado en que se realizo la misma, si fuera el caso. C. En todos los casos se deber adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia, presentada por el deudor tributario respecto a la ocurrencia de los hechos. D. La SUNAT podr verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera sufrido la prdida o destruccin de los libros, a efectos de acogerse al cmputo de los plazos sealados anteriormente. De verificarse la falsedad de los hechos comunicados por el deudor tributario, la SUNAT podr utilizar directamente los procedimientos de determinacin sobre la base presunta.

11. Plazo para Rehacer los Libros y Registros A. los deudores tributarios tendrn un plazo de 60 das calendarios para rehacer los libros y registros vinculados a asuntos tributarios documentos y otros antecedentes. B. Solo por razones justificadas, el deudor tributario requiera un plazo mayor para rehacer los libros y registros, ser la SUNAT quien otorgar la prorroga correspondiente, previa evaluacin. C. Para efectos de lo sealado anteriormente: a) El deudor tributario deber contar con la documentacin sustentadora que acredite los hechos que originaron la prdida o destruccin. b) Los plazos se computaran a partir del da siguiente de ocurridos los hechos.

12. El Proceso Contable y su Secuencia Cronolgica de los Hechos

Registrados:
Todo proceso contable, tiene un sistema de integracin, donde se entrelazan todos los libros de contabilidad sean estos principales o auxiliares. Estos libros o instrumentos materiales estn conexionados o unidos mutuamente siguiendo una secuencia lgica de acuerdo a sus funciones que cada uno de ellos tiene. A medida que los hechos se producen, se van registrando en los Libros de Contabilidad los elementos contables segn las caractersticas patrimoniales que han intervenido en ellos como son causa y efecto. La secuencia cronolgica que todo proceso contable sigue, se basa en el siguiente esquema:

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Veamos la importancia que tienen los libros y registros vinculados a asuntos tributarios en el proceso contable: y Los libros principales como: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor representan la columna vertebral de todo sistema contable. . Los auxiliares como Registro de Compras, Ventas, Caja, etc., sirven de complemento al proceso contable segn la importancia o potestad que se les d en la empresa. y El Balance de comprobacin representa la hoja de enlace entre los libros contables y los Estados Financieros. . Los Estados Financieros nos demuestran el resumen general de todo ejercicio contable, en ellos se refleja si la empresa obtuvo prdidas o ganancias y en qu condiciones patrimoniales se encuentra. y Todo proceso contable se basa en un periodo econmico de tiempo determinado, el cual se inicia el1 de Enero de cada ao, con la apertura del Libro de Inventarios y Balances y termina el 31 de Diciembre del mismo ao, con la formulacin de los Estados Financieros y notas a los mismos; stas ltimas sern remitidas a la Comisin Nacional Supervisora de Empresas y Valores (CONASEV) a fin de determinar las cuentas nacionales del Pas.

13. Libros de Contabilidad y Los Mtodos Contables A. Mtodo Monista: Permite el registro en los libros contables de las cuentas relacionadas con la Contabilidad Financiera o General como son: Activo, Pasivo y Patrimonio (clases 1 a 5), Cuentas de Gestin (clases 6 y 7) y las cuentas intermediarias de gestin (clase 8), junto con las cuentas de la Contabilidad Analtica de Explotacin o de Costos (clase 9). Al registrar las operaciones mercantiles se utiliza un solo juego de libros para las contabilidades financiera o analtica, cuya relacin se efecta a travs de la cuenta Cargas imputables a cuentas de costos (cuenta 79) lo que da como resultado el registro de los asientos por naturaleza y destino. Este mtodo es el ms usual. B. Mtodo Dualista: Consiste en emplear 2 juegos de libros: uno para el registro de las cuentas de la contabilidad financiera y otro para el registro de las cuentas de la contabilidad analtica de explotacin. Este mtodo, hoy en da muy pocas empresas lo utilizan.

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