PT.

Cipta Adi Karsa Author : Operation Director

Process : ADMINISTRATION & LOGISTIC CONTROL SOP : Dual Signature - Principles SOP No. : ALC 01 Revision No. : 1 Date : Signature :

RUANG LINGKUP Prosedur ini menjelaskan ketentuan ketentuan perihal proses otorisasi (approval) atas transaksi / kontrak / kesepakatan tertulis lainnya. TUJUAN 1. Memastikan selalu adanya proses check & re-check untuk semua transaksi dan pengikatan tertulis. 2. Memastikan proses otorisasi dilakukan oleh pihak / orang yang berwenang. DEFINISI

PROSEDUR (PROSES) A. UMUM PT Toko Indonesia mempergunakan prinsip bahwa untuk seluruh perjanjian yang melibatkan perusahaan di dalam suatu perjanjian atau harus diketahui/ditandatangani oleh minimal dua orang yang berwenang. Tujuan digunakannya prinsip ini adalah agar supaya memperkuat system kontrol dalam perusahaan. Dimana jika dilaksanakan dengan tepat akan membantu pencapaian tujuan perusahaan dan menekan resiko kerugian yang besar. Prinsip ini harus digunakan oleh seluruh karyawan yang

B. PELAKSANAAN Dua tanda tangan yang harus dicantumkan dalam suatu perjanjian: 1. Commercial Departement Perjanjian yang berkaitan dengan pembelian pada umumnya harus ditanda tangani oleh Commercial Director dan President Director, untuk pemesanan selanjutnya dapat ditanda tangani oleh Merchandise Manager dan Commercial Director. Perjanjian kerjasama mengenao ARO Product harus ditandatangani oleh Commercial Director dan President Director.

PT. Cipta Adi Karsa Author : Operation Director

Process : ADMINISTRATION & LOGISTIC CONTROL SOP : Dual Signature - Principles SOP No. : ALC 01 Revision No. : 1 Date : Signature :

Semua perjanjian barang barang konsinyasi (seperti ikan, sosis, dan lain lain) harus ditandatangani oleh Senior Merchandiser Manager dan Commersial Director. Semua pesanan barang, baik barang barang local maupun import yang nilainya di atas Rp 100 juta untuk satu artikel dalam satu kali pesan harus ditandatangani oleh Merchandise Manager dan Commercial Director / Senior Merchandise Manager. Termasuk pesanan pertama kali dan pesanan pesanan berikutnya. Semua pesanan barang, baik local maupun import yang nilainya di atas Rp 500 juta untuk satu artikel dalam satu kali pesan harus ditanda tangani oleh Commercial Director dan President Director. Apabila dalam pelaksanannya tidak memungkinkan untuk mendapatkan tanda tangan dari orang kedua (misalkan kontrak pembelian dilakukan di luar negeri), maka harus lebih dahulu diperoleh wewenang / pengesahan dari orang kedua untuk jenis/jumlah transaksi tersebut. Apabila memungkinkan perjanjian seperti ini dihindarkan. Sundry Income Request dapat ditanda tangani oleh Merchandiser Manager dan Senior Merchandise Manager, apabila harga yang disepakati adalah 0 - 20% dibawah harga standard. Apabila kesepakatan harganya jauh dari 20% dari harga standard, formulir SIR harus ditanda tangani oleh Merchandise Manager dan Commercial Director. Perjanjian kontrak lainnya dengan suppliers dapat ditanda tangani oleh Merchandise Manager dan Commercial Director.

2. Finance Departement. Yang berhak untuk menandatangani pembayaran suatu transaksi, dibagi dalam 2 group: Group A: Group B: 1. Finance Director 1. Senior Accounting Manager 2. I.T. Director 2. Treasury Manager 3. Operation Director 4. President Director 2 diantara yang berwenang tersebut di atas, dapat menandatangani: - Pembayaran transaksi senilai Rp 1.00 Rp 300 juta - Internal Transfer PT Toko Indonesia, untuk bank yang sama atau antar bank. Pembayaran transaksi senilai Rp 300.000.001 Rp 2.000.000.000: 2

PT. Cipta Adi Karsa Author : Operation Director

Process : ADMINISTRATION & LOGISTIC CONTROL SOP : Dual Signature - Principles SOP No. : ALC 01 Revision No. : 1 Date : Signature :

1 tanda tangan dari Group A dan 1 tanda tangan dari Group B atau 2 tanda tangan dari Group A

Pembayaran transaksi senilai lebih dari Rp 2.000.000.001,- harus ditanda tangani oleh 2 orang dari Group A. Semua perjanjian di bawah ini harus ditanda tangani oleh Finance Director dan Presiden Director: 1. Tambahan investasi 2. Pinjaman kredit 3. Kerjasama dengan pihak luar : konsultan, perusahaan leasing, bank, perusahaan asuransi. Perjanjian sewa tempat seperti ATM ditandatangani oleh Treasury Manager dan Finance Director.

3. Operation Departement. a. Kantor Pusat Semua kontrak dan pesanan yang berhubungan dengan penambahan peralatan atau renovasi toko dengan nilai lebih dari Rp 5 juta, harus ditandatangani oleh Operation Director dan Finance Director atau President Director. Semua biaya pre opening toko baru harus disetujui oleh Operation Director, Finance Director dan President Director. Perjanjian yang berkaitan dengan material promosi dengan nilai diatas Rp 5 juta harus ditanda tangani oleh Operation Director dan Finance Director atau President Director.

b. Toko Semua pesanan barang Non Food termasuk yang melalui OPL senilai Rp 30 juta untuk satu artikel setiap satu kali pesan harus ditandatangani oleh SGM / ASGM / MOD toko dan Commercial Director atau Senior Merchandise Manager. Semua pesanan barang Food termasuk yang melalui OPL senilai Rp 50 juta satu artikel untuk satu kali pesan harus ditanda tangani oleh SGM/ ASGM / MOD dan Commercial Director/Senior Merchandise Manager. Semua perjanjian yang berhubungan dengan pembelian barang barang non trade atau jasa senilai di atas Rp 5 juta harus ditanda tangani SGM, Operation Director dan Finance Director atau President Director. 3

PT. Cipta Adi Karsa Author : Operation Director

Process : ADMINISTRATION & LOGISTIC CONTROL SOP : Dual Signature - Principles SOP No. : ALC 01 Revision No. : 1 Date : Signature :

Perjanjian sewa lahan harus ditanda tangani oleh SGM, Operation Director dan Finance Director. Toko tidak berhak untuk memulai sewa atau menerima pembayaran sebelum perjanjian ditanda tangani. Perjanjian yang berkaitan dengan penjualan karton bekas harus ditanda tangani oleh SGM dengan Operation Director dan Finance Director.

4. I.T. Departement Semua perjanjian kontrak yang berkaitan dengan IT dan telekomunikasi dengan nilai diatas Rp 5 juta haru ditanda tangani oleh IT Director bersama dengan Finance Director atau President Director. 5. Human Resources Departement a. Perekrutan, pemberhentian dan surat peringatan: Untuk Direktur ditanda tangani oleh HR Direktur dan Presiden Direktur. Untuk Manager/karyawan yang lapor langsung ke Direktur harus ditanda tangani oleh Direktur yang terkait dan HR Direktur. Untuk Manager di toko dan kantor pusat harus ditanda tangani oleh Direktur yang terkait dan HR Direktur. Untuk non Manager di kantor pusat harus ditanda tangani oleh HR Manager dan HR Direktur Untuk non Manager di toko, harus ditanda tangani oleh HR Manager dan Store General Manager b. Mutasi Staff: - Direktur, harus ditanda tangani oleh Presiden Director - Senior Manager, harus ditanda tangani HR Direktur dan Presiden Direktur. - Manager di kantor pusat dan toko harus ditanda tangani oleh Direktur terkait atau Direktur Operasional dan Direktur HR. - Non Manager di kantor pusat harus ditanda tangani oleh Direktur yang terkait dan Direktur HR. - Non Manager di toko harus ditanda tangani Direktur Operasional dan Direktur HR. Seluruh perjanjian yang berkenaan dengan masalah personalia (konsultan, asuransi, perusahaan kredit harus ditanda tangani oleh HR Direktur dan Presiden Direktur. Kontrak perjanjian yang berkaitan dengan Koperasi, Pemda dan kantor pemerintah harus ditanda tangani oleh HR Direktur dan Presiden Direktur.

PT. Cipta Adi Karsa Author : Operation Director

Process : ADMINISTRATION & LOGISTIC CONTROL SOP : Dual Signature - Principles SOP No. : ALC 01 Revision No. : 1 Date : Signature :

Log Kontrol Revisi Revision Date Author / PIC 5 Change Description

PT. Cipta Adi Karsa Author : Operation Director

Process : ADMINISTRATION & LOGISTIC CONTROL SOP : Dual Signature - Principles SOP No. : ALC 01 Revision No. : 1 Date : Signature :

Persetujuan Date Name Position Signature