Santiago de Cali, Septiembre de 2007

Conferencia:
MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS

ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS

ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO DEPORTIVO

Lic. Pedro Chirino Rentera

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Que es un evento deportivo?

Es un espectculo donde se muestra lo mejor de la competencia. Es una actividad deportiva, por lo general de competencia, que demanda una serie de actividades excepcionales que una organizacin deportiva debe realizar, con el propsito de que los deportistas puedan desarrollar todas sus habilidades en la bsqueda de un resultado, acorde a las aspiraciones de su categora.

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Por qu se realiza un evento deportivo?

Un evento deportivo se identifica por su importancia: Deportiva Cultural Econmica Tecnolgica Educativa

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Por qu se realiza un evento deportivo?

Por su magnitud geogrfica. Un evento deportivo puede ser una actividad de carcter mundial. Juegos olmpicos o regionales: como un panamericano, un europeo, un suramericano, un asitico o del pacfico. Tambin, de un evento de deporte especfico bajo los mismos niveles antes mencionados. Los eventos deportivos son de alto impacto social y es por ello que casi siempre abarcan el compromiso de una ciudad y un pas para la realizacin del mismo.

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Beneficios que trae a una ciudad organizar un evento deportivo

Mejora la infraestructura de servicios.

Se mejoran los servicios aeroportuarios. y Se realiza un proyecto para la construccin de nuevas instalaciones deportivas. y Se remodelan las estructuras internas y externas de las instalaciones deportivas existentes Se adquiere una gran cantidad de implementacin deportiva. Se dota a los nuevos y viejas instalaciones deportivas de nuevos y modernos sistemas de luces, de audio, electrnicos y de marcaje, de tableros electrnicos . Creacin de un ambiente deportivo significativo 2 o 3 aos antes del evento.

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Beneficios que trae a una ciudad organizar un evento deportivo

Se mejora la red vial a utilizar para el desplazamiento de los invitados y las delegaciones.
yVisita al pas una gran cantidad de turistas y periodistas de todas partes del mundo antes y durante el evento. yEmbellecimiento de las zonas verdes, parques y plazas.

Le queda una gran infraestructura material, (instalacin e implementacin) para ser utilizado por la juventud local para su desarrollo.
y Creacin de infinidad de puestos de trabajo antes, durante y despus de los Juegos.

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Beneficios que trae a una ciudad organizar un evento deportivo

yDistribucin en el mbito mundial de una imagen de la ciudad y el pas no conocida como por ejemplo, la cultura, la economa, el turismo y el desarrollo del propio pas.

La relacin social y de amistad que se establece entre los jvenes deportistas visitantes y la ciudadana en general.
yUn ambiente de paz y armona previo y durante el evento. yLa relacin social y de amistad que se establece entre los jvenes deportistas visitantes y la ciudadana en general.

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Quines toman la decisin de realizar un evento deportivo?

La decisin se toma primero a nivel interno del pas para luego subirla a las diversas organizaciones internacionales que tienen la responsabilidad de elegir las sedes de los eventos. La decisin depende de la valoracin que se haga de los aspectos anteriores, por parte de las personas encargas. Inicialmente la toma el comit directivo de la federacin o federaciones deportiva (s) involucradas, la traslada al Comit Olmpico Nacional y el Ministerio de Deportes o Institucin similar y finalmente es necesario obtener el aval del Gobierno Nacional y de las personas encargadas de legislar en el pas.

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Puntos a tener en cuenta para su realizacin

Etapa de Planeacin. Campaa para solicitar la aprobacin de la sede del evento. Constitucin del comit organizador (co) de un evento deportivo. Instalacin de la infraestructura para el funcionamiento del comit organizador Conformacin de los diferentes equipos de trabajo

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Etapa de Planeacion
Un evento deportivo es por naturaleza un espectculo que tiene muchas significaciones para las personas que de una u otra forma participan en l. Es por ello de suma importancia que las personas que plantean la idea de realizarlo, conozcan qu es lo que se debe tener en cuenta para que verdaderamente analicen su capacidad de realizacin y cumplan con los propsitos.

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Etapa de Planeacion El espectculo es por s slo una actividad que repercute en la vida de una comunidad, una sociedad, una ciudad, un pas; dependiendo de que tipo de evento sea: unos juegos olmpicos, unos panamericanos, suramericanos, nacionales, regionales, etc. Estas repercusiones dependen del impacto directo del evento y deben ser identificadas para que los propios organizadores puedan convencer de las bondades de realizar un evento deportivo.

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Etapa de Planeacion Hay que tener mucha claridad en los beneficios que el evento trae para los involucrados: los actores de la comunidad El gobierno La industria y la academia. Quienes son en ltima instancia los que toman las decisiones de involucrarse o no en una tan alta responsabilidad.

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Campaa para solicitar la aprobacin de la sede del evento

La idea de realizar un evento de alto nivel depende del consentimiento de las partes involucradas. Hasta aqu se ha adelantado, pero ahora se debe emprender un esfuerzo para que las instituciones rectoras del evento en el mbito internacional den el s la aprobacin y compromiso del evento.

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Campaa para solicitar la aprobacin de la sede del evento

La campaa implica conseguir el apoyo de: Presidente de la Repblica El Gobernador El Alcalde de la Ciudad Los Ministerios Una Campaa promocinal que refleje las bondades y facilidades que brinda el pas y la ciudad antes y durante la estancia de las delegaciones invitadas en la misma.

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Entre otros pasos se deben realizar los siguientes:

Desde el punto de vista oficial: Con los miembros de las instituciones del nivel en el cual se pretenda hacer el evento (COI, ODEPA, ODECABE Y FDI). Una muy buena solicitud del Presidente de la Repblica comprometiendo su apoyo al evento como gobierno nacional. Cartas de apoyo del Gobernador y el Alcalde proponiendo la Ciudad como sede del evento. Aval del Ministerio de Deporte o similar dando su total e irrestricto apoyo. Un aval del ministerio de relaciones exteriores que a ningn pas que pretenda asistir a los juegos se le prohibir la entrada por distintos polticos, religiosos o cualquier otra causa.

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Entre otros pasos se deben realizar los siguientes:

Desde el punto de vista institucional: El aval del organismo ms importante ante el COI, el Comit Olmpico Nacional, que es quien representa al Pas en ese nivel. Realizar una campaa publicitaria de alto nivel en correspondencia, afiches, folletos tursticos, fotos, plegables que reflejen las bellezas, bondades y facilidades que brinda el pas y la ciudad durante la estancia en la misma para la delegaciones. Realizar un vdeo o pelcula que presente las instalaciones deportivas, tanto de competencia como de entrenamiento, lugares culturales, hoteles, desarrollo vial, cultura y artesana, elementos de paz y armona que den una buena imagen del pas y la ciudad sede.

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Entre otros pasos se deben realizar los siguientes:

Desde el punto de vista institucional: Para la campaa de apoyo y obtencin de sede hay que crear adems de lo publicitario, un fuerte presupuesto de gastos de representacin para informar y hacer campaa alegrica en diferentes foros y eventos deportivos internacionales para que los directivos acojan la propuesta presentada por nuestra organizacin y pas como la ms viable y concreta. Crear el logosmbolo de los juegos que va a ser utilizado en la campaa de presentacin individual, nacional e internacional. A) Logosimbolo C/U Deportes. B) Mascota Realizar en un grupo de eventos internacionales anteriores, lanzamientos y presentaciones de lo que ser el evento que organizamos y las facilidades que brinda el mismo por su comit organizador.

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A TRABAJAR DIRECTIVOS
Ejercicio Pedaggico N 1

1. Ese primer trabajo en grupo lo deben realizar los grupos del 1 al 6 los cuales representan al alcalde de la ciudad y el gobernador del departamento junto con un grupo de especialistas. Que beneficios puede traerle a la ciudad de Cali la realizacin de unos juegos panamericanos? a) Desde el punto de vista del deporte. b) Desde el punto de vista de estructura fsica de la ciudad. c) Desde el punto de vista del comercio y el turismo. d) Desde el punto de vista del empleo. e) Desde el punto de vista cultural y social. f) Desde el punto de vista de imagen a nivel internacional. g) Desde el punto de vista de convivencia y seguridad.

Nota: Para ello usted cuenta con 40 minutos para la realizacin del trabajo en equipo. Al final del mismo deben elegir un representante para que exponga el trabajo en plenaria y que pueda ser evaluado por todos.

Recarguen energas y nos vemos en la tarde

A TRABAJAR DIRECTIVOS
Ejercicio pedaggico N 2 Segn su criterio como experto en organizacin deportiva. Si en la ciudad de Santiago de Cali relizaramos unos juegos panamericanos cuantos comits de trabajo usted conformara para la exitosa realizacin de los mismos. Al relacionarlos, al menos coloque tres funciones principales debajo de cada comit, que usted considere que deba participar en la realizacin del evento.

Nota: Para ello usted cuenta con 40 minutos para la realizacin del trabajo en equipo. Al final del mismo deben elegir un equipo. representante para que exponga el trabajo en plenaria y que pueda ser evaluado por todos. todos.

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Constitucin del comit organizador del evento

Despus de haber logrado la asignacin de la sede del evento, el grupo que promocion la obtencin de la sede del mismo, se constituye como Comit Organizador. El cual se encarga de determinar las necesidades del evento. De organizar todo lo necesario para la realizacin de los deportes y posteriormente entregar el mismo (simblicamente) a las directivas de las federaciones internacionales o a quien corresponda dentro de la jerarqua deportiva. Las cuales responden por el desarrollo de competencias y los resultados deportivos finalmente. las

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Constitucin del comit organizador del evento

El Comit Olmpico (CO) formula los objetivos y las estrategias para determinar la forma como se deben llevar a cabo los diversos procesos y procedimientos, conducentes a lograr los objetivos establecidos en cada caso. Seguidamente establece la estructura y las formas de direccin requeridas para que se haga lo que se debe hacer en el momento oportuno. En la organizacin, el Comit Olmpico (CO) es quien encabeza la jerarqua organizacional y de la cual dependen las dems responsabilidades de la organizacin.

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Comits que se deben conformar simultneamente

COMITE DE HONOR. El comit de honor es un grupo de personas que por sus caractersticas personales, profesionales, polticas, econmicas, culturales y filantrpicas deben, pueden y quieren participar de esta organizacin. Su base fundamental es la de presentar la imagen corporativa del evento ante todos los organismos con quien se relaciona el evento; ellos son un factor determinante para lograr la financiacin del evento deportivo, son en otras palabras, los que aportan los recursos econmicos para que el evento sea una realidad.

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Comits que se deben conformar simultneamente

COMITE EJECUTIVO. Esta compuesto por representantes de todos los niveles involucrados en la organizacin del evento; son actores del poder, del saber, de la comunidad y de la industria que se representan as mismos, son quienes toman las decisiones estratgicas para que el evento deportivo se desarrolle con todas sus necesidades cubiertas y con la calidad requerida.

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Instalacin de la infraestructura para el funcionamiento del comit organizador

Ahora se requiere que el comit organizador se ubique fsica y logsticamente para desarrollar todas las responsabilidades que debe desempear y as tener una organizacin adecuada a las circunstancias del evento.

Debe ubicar una sede propia y exclusiva que tenga todas las facilidades de transporte, tecnologa, vas y preferiblemente cerca de los escenarios donde se va a desarrollar el evento y ante todo, que todas las personas que van a trabajar se sientan a gusto en su puesto de trabajo, ya que el comit organizador no forma parte del evento deportivo.

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Conformacin de los diferentes equipos de trabajo COMITE DE HONOR COMITE ORGANIZADOR COMITE EJECUTIVO
EQUIPOS DE APOYO AL EVENTO EQUIPO DE LOGISTICA PARA EL DESARROLLO DEPORTIVO

EQUIPO DE FINANZAS Y RECURSOS HUM ANOS

EQUIPO DE COM ERCIALIZACION

EQUIPO TECNICO DEPORTIVO

EQUIPO DE ARBITRAJE Y JUZGAM IENTO EQUIPO DE PROTOCOLO DEPORTIVO EQUIPO DE M EDICINA DEPORTIVA Y DOPING

EQUIPO DE PROM OCION NACIONAL E INTERNACIONAL

EQUIPO DE ASESORIA JURIDICA EQUIPOS DE ACTOS SOCIALES

EQUIPO DE SERVICIOS AL EVENTO

EQUIPO DE ACTO INAUGURAL Y CLAUSURA EQUIPO DE ACTIVIDADES RECREATIVAS Y ACTOS CULTURALES EQUIPO DE PROTOCOLO SOCIAL

EQUIPO DE ACREDITACION

EQUIPO DE TRANSPORTE

EQUIPO PARA EL HOSPEDAJE Y ALIM ENTACION

EQUIPO DE SEGURIDAD

EQUIPO PARA PUERTAS Y TAQUILLAS EQUIPO DE RECURSOS TECNOLOGICOS Y DE INFORM ACION

EQUIPOS DE ASEGURAMIENTO ESCENARIOS DEPORTIVOS

EQUIPO DE PRENSA

EQUIPO DE INFORMATICA

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Sus funciones
EQUIPO TECNICO DEPORTIVO. Es quien planea, organiza, desarrolla y controla todo el proceso tcnico deportivo. Asesora otras comisiones, genera planes y programas EQUIPO DE FINANZAS Y RECURSOS HUMANOS Planear el presupuesto total del evento de forma ajustada y flexible y llevar el control de las finanzas.

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Sus funciones
EQUIPO DE ASESORIA JURIDICA. Este equipo se encarga de asesorar a toda la organizacin en lo referente a todos los aspectos legales que se deben tener en cuenta, especialmente los contractuales EQUIPO DE COMERCIALIZACION. Es quien se encarga de buscar el financiamiento del evento a travs de la venta de los servicios y patrocinio que se dan en este tipo de eventos,

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Sus funciones
EQUIPO DE CONSTRUCCION Y MANTENIMIENTO. Una vez establecidas las necesidades de las exigencias deportivas, la organizacin, a travs de este comit, adecuar o construir las instalaciones de competencia, de entrenamiento, hoteleras o villas y otras necesarias para que el evento se desarrolle sin contratiempos. EQUIPO DE INFORMATICA. Este equipo garantiza que toda la informacin que se produce a raz del evento sea distribuida con efectividad a todo aquel que la necesite. EQUIPO DE PRENSA. Este equipo, en asocio con el comit de informtica, asegurar que la informacin que se produzca en el evento se prepare acorde a las exigencias de la televisin, prensa escrita o radio.

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Sus funciones
EQUIPO DE TRANSPORTE. Este equipo debe velar porque los deportistas estn a tiempo en sus compromisos deportivos, sociales o de cualquier otra ndole, lo mismo corresponde para los dems integrantes de la organizacin. EQUIPO DE PROMOCION NACIONAL E INTERNACIONAL. Este equipo promociona, ante las instituciones nacionales e internacionales, todo lo relacionado con el evento. EQUIPO DE HOSPEDAJE Y ALIMENTACION. Este equipo de trabajo debe asegurar la comodidad y la nutricin de los deportistas, delegados, directivos y personas que participan en el evento.

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Sus funciones
EQUIPO DE ACTO INAUGURAL Y DE CLAUSURA. Garantiza que en estas dos actividades se vean representados todos los smbolos, valores, tradiciones y representaciones que hacen importante este evento en el mbito nacional e internacional, mediante diferentes actos alegricos. EQUIPO DE SEGURIDAD. Este equipo garantiza que la seguridad sea total en el evento de forma gentil y discreta. EQUIPO DE ACREDITACION. Est encargado de garantizar la identificacin de todas las personas que participan en el evento de una u otra manera, otorgndoles una categora segn su participacin.

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Sus funciones
EQUIPO DE PUERTAS Y TAQUILLAS. Este grupo de personas se encarga de velar porque a todas las instalaciones deportivas y aquellas dispuestas por la organizacin solo pasen las personas autorizadas y de realizar los respectivos recaudos. EQUIPO DE ACTIVIDADES RECREATIVAS Y ACTOS SOCIO CULTRALES. Este equipo se encarga de que los visitantes conozcan los lugares importantes e histricos y socialicen con los locales y su cultura. EQUIPO DE PROTOCOLO SOCIAL. Este equipo realiza las actividades oficiales con solemnidad y acorde a la jerarqua de las personas y el protocolo del comit olmpico.

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Sus funciones
EQUIPO DE PROTOCOLO DEPORTIVO. Este equipo se encarga de organizar todo lo necesario para realizar todas las actividades de premiacin con la solemnidad que ello requiere en reconocimiento al esfuerzo que realizaron los deportistas y al sacrificio de su perodo de preparacin. Es directamente orientado y del derecho del organismo rector del evento. EQUIPO DE MEDICINA DEPORTIVA Y ANTIDOPING. Este comit garantiza la higiene y la asistencia mdica a todos las personas que tienen que ver con el evento, incluido, el pblico que asiste a los espectculos y ejerce el control antidoping.

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No se debe olvidar que as como identificamos unos beneficios por los cuales el evento se debe realizar en nuestra ciudad, estas fortalezas se puedan convertir en amenazas si no garantizamos todo lo que prometimos. Es por ello tan importante hacer una valoracin acertada del evento en toda su dimensin, pues de ello depende el xito.

FIN