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Cdigo Aspel

Edicin SEPTIEMBRE - OCTUBRE de 2003


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ASPEL - SAE : Manejo de Fletes

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* Los artculos firmados son responsabilidad de los autores y no necesariamente reflejan la opinin de ASPEL.

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ASPEL - Cdigo SAE

Aprendiendo con ASPEL


MANEJO DE FLETES EN ASPEL-SAE 3.0
Desde el 1 de septiembre de 2000, las personas morales estn obligadas a efectuar la retencin del IVA por los servicios de autotransporte terrestre de bienes que reciban por parte de personas fsicas o morales. Dicha retencin se efectuar aplicando la tasa del 4% al valor de los actos o actividades pactadas (regla 5.2.1. de la Resolucin Miscelnea Fiscal para el ao 2000. Diario Oficial de la Federacin del da 31 de marzo de 2000). La retencin nicamente se efectuar por el Impuesto al Valor Agregado derivado por el Valor del flete, segn lo establecido por la Regla 5.1.3. de la Resolucin Miscelnea Fiscal para el ao 2000. Para cumplir con la mencionada disposicin de manera automtica, en la versin 3.0 se agreg una nueva funcionalidad: Manejo de fletes en los mdulos de Facturas y Compras. En caso de que tu empresa se dedique a prestar el servicio de autotransporte terrestre y el impuesto tenga que ser

retenido por los clientes a los que se les presta el servicio:

Debes verificar que en Utileras / Configuracin / Parmetros de facturas, est habilitada la 1. opcin Manejar Flete.

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2. Si el monto del flete que se cobra, es generalmente el mismo, indica en el campo Monto la cantidad que cobras por dicho concepto, al hacerlo el sistema te sugerir el monto en todas las facturas, facilitando la captura, pero si se requiere se puede cambiar. 3. En el campo Impuesto, indica el porcentaje de impuesto que se calcular sobre el monto del flete, es decir, al establecer en este campo un porcentaje de flete, en una factura si no se especifica el monto por flete, el sistema no har ninguna operacin, pero si se establece un monto por flete, el sistema calcular dicho porcentaje sobre el monto de ese flete especificado.

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La ventaja de definir estos datos, es que el clculo en la factura ser automtico, es decir ya no necesitars agregar una partida a la factura para realizar el cobro del flete. Sino que el sistema te presentar en el encabezado del documento el campo Flete. Ahora bien, para que se haga la retencin por el impuesto sobre el monto del flete, se debe indicar los clientes que si pueden y van a hacer la retencin, esto se hace desde el detalle de la consulta de clientes en la pestaa Datos de ventas. Marcando la opcin Considerar retencin e indicando el porcentaje de retencin que de acuerdo a la disposicin es el 4%.

2. Si el monto del flete que se cobra, es generalmente el mismo, indica en el campo Monto la cantidad que cobras por dicho concepto, al hacerlo el sistema te sugerir el monto en todas las facturas, facilitando la captura, pero si se requiere se puede cambiar.

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3. En el campo Impuesto, indica el porcentaje de impuesto que se calcular sobre el monto del flete, es decir, al establecer en este campo un porcentaje de flete, en una factura si no se especifica el monto por flete, el sistema no har ninguna operacin, pero si se establece un monto por flete, el sistema calcular dicho porcentaje sobre el monto de ese flete especificado.

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Al momento de hacer una factura para el cliente indicado, el desglose de los totales sera como el que se presenta en la Figura No. 3. Esto es, se redefine el total de la factura acumulando el monto del flete y se disminuye el impuesto a cobrar por el monto de la retencin. Otra de las ventajas del manejo automtico de Fletes es que el sistema hace el seguimiento automtico en cuentas por cobrar, de modo que el total a cobrar al cliente coincide completamente con el total de la factura y con su deuda, la cual se disminuye por la retencin sobre el impuesto del flete. Esto puede verse en la consulta detallada del saldo del cliente que aparece en la Figura No.4.

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En el reporte de Resumen de facturas, podrs obtener un desglose de los montos retenidos en cada factura, as como los totales relacionados a estos conceptos, para un seguimiento integral.

Figura No. 5 Es importante mencionar que existen diversos reportes que pueden ayudarte a un mejor seguimiento de los montos retenidos y que de manera anloga a la explicada en este artculo se realiza el manejo de Fletes desde el mdulo de Compras con sus respectivas especificaciones.

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ASPEL COI 4.0: FACILIDAD EN LA CAPTURA DE PLIZAS
Con el objetivo de facilitar el manejo de plizas, la nueva versin 4.0 de ASPEL-COI implementa varias opciones o formas de capturar plizas, siempre pensando en proporcionar al usuario herramientas que faciliten su trabajo y favorezcan el uso eficiente de los recursos de la empresa. A continuacin se describen las nuevas caractersticas de ASPEL-COI 4.0 relacionadas con la captura de plizas:

1.

Copiado y pegado de plizas Con esta opcin, se pueden crear plizas a partir de otras ya existentes, sin tener que volver a capturar datos nuevamente. Estando en la consulta de plizas, se debe seleccionar la pliza a copiar y acceder a la opcin Copiar que est en el men edicin, tambin es posible copiarlas con las teclas Ctrl + Ins o haciendo uso del botn de la barra de herramientas correspondiente. Y posteriormente ejecutar la opcin Pegar tambin del men edicin, o Shift+Ins o haciendo uso del botn de la barra de herramientas correspondiente. Se puede copiar una o varias plizas, ya sea que se encuentren en el mismo periodo de trabajo o no. Para pegarlas, slo se requiere ubicarse en la consulta de plizas correspondiente al mes elegido.

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ASPEL - Cdigo COI

2.

Catlogo de conceptos para captura de plizas Otra herramienta que facilita la captura de plizas, est dada por la implementacin del catlogo de conceptos, de esta manera al capturar las plizas, el usuario de COI slo requerir digitar el nmero de concepto y el sistema automticamente registrar en el campo de Concepto de pliza, la descripcin asociada al nmero de concepto, asimismo, cuenta con la opcin de seleccionar el concepto deseado, desplegando el catlogo de conceptos desde el campo concepto de la pliza, como se observa en la siguiente figura. Se pueden grabar hasta 999 conceptos diferentes.

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ASPEL - Cdigo COI 2

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3.

Plizas modelo e Integracin de plizas va e-mail El nuevo mdulo de plizas modelo, permite visualizar el detalle de la pliza con el simple hecho de ubicarse sobre el nombre de alguna de ellas, como una presentacin preliminar. La localizacin y contabilizacin de las plizas es ms gil.

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ASPEL - Cdigo COI 2

puede enviar por e-mail a travs del Botn correspondiente desde la ventana de Alta de plizas o desde la ventana de Plizas modelo, con el botn arriba mencionado. Desde la ventana de plizas modelo, se pueden leer plizas enviadas va e-mail para integrarlas a la contabilidad, o leer tambin plizas modelo que se generen por otros sistemas ASPEL, ya sea que estn en el mismo directorio de trabajo, o se encuentran en un directorio especfico. Agilizndose as la integracin de la informacin contable de las sucursales o centros de trabajo. Uso de una cuenta de cuadre para agilizar la grabacin de plizas

4.

En Configuracin / Parmetros del sistema / Plizas, se permite definir una cuenta de cuadre, de modo que al estar capturando una pliza si se digita F5, el sistema agrega un asiento a la pliza por un monto que permita "cuadrarla", y grabarla; las plizas guardadas utilizando la cuenta de "cuadre" se identifican fcilmente pues en la consulta aparecen en color rojo.

que se encuentra en la La misma funcionalidad de la tecla F5, la tiene el botn: Barra de herramientas de la captura de plizas. Si se tiene activo el manejo de Cuentas de "cuadre", al grabar una pliza aunque no se digite F5, se agrega el asiento correspondiente a la cuenta de "cuadre" y se graba la pliza, para su posterior modificacin y grabacin. Una vez que la pliza est "cuadrada" sin haber utilizado cuentas de cuadre, aparece de color negro en la consulta de plizas.

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5. Consulta de los departamentos asociados a la cuenta desde la captura de plizas Otra funcin que agiliza la captura de plizas, est dada con el ayuda del campo de Departamento que se presenta en la ventana de captura de plizas. Con la tecla de funcin F2 se ven los departamentos asociados a la cuenta, y con Shift+F2 se consultan TODOS los departamentos registrados, de esta manera se minimiza la posibilidad de errores de captura.

Ests son algunas de las ventajas operativas que la versin 4.0 de COI proporciona, todas ellas encaminadas a ofrecer una Contabilidad segura y confiable.

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ASPEL - Cdigo RENTA

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CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS EN RENTA
Los sistemas en renta estn enfocados a aquellas empresas que desean automatizar sus procesos administrativos y productivos como: facturacin, manejo de inventarios, nmina, contabilidad, etc., sin elevar sus costos por la adquisicin inmediata del software administrativo. Qu son los sistemas en Renta? Un Sistema Administrativo ASPEL en la modalidad de Renta funciona y se utiliza igual que un sistema ASPEL que se adquiere de manera tradicional y brinda las mismas ventajas y funcionalidades en su uso. La diferencia fundamental entre un sistema en Renta y un sistema tradicional estriba en la forma en que se adquiere: en vez de pagar la totalidad del valor del sistema antes de comenzar a usarlo, -como ocurre en la manera tradicional-, en la modalidad de renta, se instala y se paga una renta que puede ser mensual, bimestral, trimestral o semestral desde la comodidad de la casa u oficina a travs de Internet y Ejecomercial. Por cada licencia o nmero de serie de un sistema en renta, se permite el uso de cuatro empresas o razones sociales y un usuario. Qu beneficios puedo obtener? Durante todo el periodo de renta, el Soporte Tcnico est incluido para que al momento que sea necesario, los usuarios de sistemas en renta sean apoyados por el personal experto de ASPEL. Incluye actualizaciones de versiones posteriores sin costo adicional. Mismas funcionalidades de la versin tradicional. Reduccin de costos, ya que slo hay que realizar pequeos pagos peridicos. Diferentes formas de pago para mayor comodidad: Tarjeta de crdito

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ASPEL - Cdigo RENTA

Depsito referenciado Bancanet directo Tanto el sistema ASPEL como los datos utilizados se almacenan en la PC del usuario, y estn siempre disponibles localmente. Activacin del sistema, va Internet. Posibilidad de adquirir ms usuarios para el mismo sistema hasta cubrir las necesidades de la empresa. El Soporte tcnico puede ser va telefnica, chat y correo electrnico. El sistema se puede obtener bajndolo de Internet desde http://www.ejecomercial.com. e instalarlo en la computadora deseada.

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Qu sistemas puedo Rentar? Los sistemas que se pueden rentar son: ASPEL-SAE ASPEL-COI ASPEL-NOI ASPEL-PROD y ASPEL-BANCO Cmo puedo rentar un sistema? El proceso de contratacin de un sistema en renta es muy sencillo: 1. Descarga e instalacin del sistema ASPEL a rentar, lo cual puede hacerse de dos maneras: Descargando los instalables desde la siguiente direccin electrnica: http://www. ejecomercial.com.mx/pls/mx/renta.down A travs de un CD que contiene los sistemas en renta, el cual puede ser proporcionado por los Distribuidores ASPEL. 2. Registro del usuario en Ejecomercial. Este proceso debe realizarse desde la pgina: https:// www.ejecomercial.com.mx/pls/mx/mx.renta_ins, indicando los siguientes datos: Datos de la empresa y Datos de facturacin

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Al final de este proceso, el usuario obtiene su clave y contrasea de afiliado que le permitir hacer consultas posteriores a su estado de cuenta y pagos. Es muy importante que la direccin de correo electrnico indicado en el registro, sea real y permanente, dado que Ejecomercial enva diversos comunicados al usuario, a travs de este medio. 3. Pago de la licencia. El usuario debe elegir el sistema a contratar e indicar el nmero de usuarios a rentar, elegir la forma de pago y dependiendo de ella, realizar el pago correspondiente. 4. Obtencin de nmero de serie electrnico y contrasea de renta. Cuando Ejecomercial recibe el pago del servicio, enva a la direccin electrnica del contacto los datos de Nmero de serie electrnico correspondiente al sistema. Y el usuario tiene que acceder a su Home de renta en Ejecomercial a asignar la contrasea de renta.

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5. Activacin del sistema. Una vez que ya se tiene el nmero de serie electrnico y la contrasea de renta. El usuario debe: Asegurarse que la mquina donde se hizo la instalacin del sistema est conectada a Internet. Asegurarse que la mquina donde se hizo la instalacin del sistema est conectada a Internet. Acceder al sistema, aceptando la pregunta: No ha dado de alta ninguna empresa desea hacerlo ahora? En el dilogo de Activar licencia indicar los datos del nmero de serie electrnico, contrasea de renta y datos de la empresa, es necesario capturar al menos la primer razn social, en la pestaa Datos de las empresas.

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ASPEL - Cdigo RENTA

Al aceptar el dilogo se activa el sistema y se podr comenzar a utilizarlo. Es importante mencionar que cada mes se deber realizar el proceso llamado de Validacin, el cual consiste en conectarse a Internet y Aceptar el dilogo de Activar licencia. Para mayor informacin puede acceder a la siguiente direccin: http://www.ejecomercial.com.mx/pls/mx/renta.ini

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