Sistematizao Para O Sucesso Por Hlder Falco (Business Coach) Contextualizao J ouviu concerteza a estatstica...

90% dos negcios bloqueiam ao nvel de desenvolvimento da adolescncia. Contudo apenas 10% avana para se tornarem negcios maduros e bem sucedidos. Porque ser? Bem, existem vrias razes, mas uma fundamental: empresas bem sucedidas sistematizam tudo o que fazem, enquanto que as medianas no o fazem. O Artigo Um sistema uma lista definida de atividades que trazem um determinado resultado. Tenho vrios clientes que me dizem: Sim, claro. Ns temos um sistema. Quando lhes pergunto se o posso ver, dizem-me: Bem, est na minha cabea, no est escrito em lado nenhum. Aqui est o desafio. Apenas se torna um sistema quando est escrito. Se conseguires descrever o que fazes como um processo (sistema), ento sabes o que ests a fazer. Aqui est a explicao. Cada pessoa interpreta o que dito de forma diferente. A descrio do sistema dilui-se e da advm resultados diferentes. O grande objetivo de um sistema a faculdade de produzir resultados previsveis. essa a razo pela qual tem de ser escrito e todas as pessoas da empresa tm de o ler. Se costuma entrar num Macdonalds ou numa loja REMAX, vai encontrar vrias vezes os colaboradores a estudar os manuais enquanto tomam um caf. Esse manual descreve linhas mestras acerca de qual o tempo mdio de fritura de batatas ou qual o tempo habitual de permanncia de um imvel no mercado at que fique queimado ou rejeitado. A REMAX a empresa que vende mais imveis no mercado. O Macdonalds a empresa que mais hamburgers serve. O sistema ensina aos colaboradores o que fazer em cada etapa do processo. Qualidade vs Preferncia Quando comeamos a pensar em sistemas para o seu negcio, ajuda-o a clarificar o que realmente o cliente quer. Recentemente estava a conversar com a minha filha acerca do MacDonalds e disse-lhe que o MacDonalds tem uma qualidade excepcional. A minha filha disse-me comida plstica. Qualidade no produzir comida para competir com um restaurante gourmet. produzir um resultado previsvel e consistente todas as vezes. por isso que as pessoas vo ao MacDonalds. As pessoas sabem exatamente o que vo encontrar quer seja na sua cidade ou numa auto-estrada a 300 km de distncia. Podemos preferir

um restaurante de hamburgers gourmet ao MacDonalds, mas uma questo de sabor ou preferncia, no de qualidade. Tenho tambm alguns clientes que me dizem, Mas o Hlder no percebe o meu negcio. No consegue sistematizar este processo XPTO. Eu asseguro-lhes de que os seus clientes, independentemente do negcio j tm algumas expetativas. Se o negcio persegue alcanar a expetativa de uma forma consistente, isso outra coisa. Recentemente tive esta discusso com uma cliente que tem um estdio de fotografia. Expliquei-lhe que o cliente tem uma expetativa desde o momento em que entra no estdio baseado no estilo de fotografias que escolheu colocar na montra da loja. Tambm j podem ter visto as fotos que tirou dos seus parceiros de negcio, numa revista, amigos ou famlia. O cliente entra no seu estdio porque j a viu produzir um certo estilo e espera alcanar algo idntico. Se o fotgrafo consegue realizar esse trabalho, podemos ento considerar qualidade devido previsibilidade. A qualidade a ausncia de variao - manter os standards que vo de encontro s expectativas dos clientes. vital compreender este ponto porque um sistema vai ajud-lo a reduzir variao, que por sua vez aumenta a qualidade. Processo de Iniciao Aos Sistemas Quando cria os sistemas para o seu negcio, vai comear a ver que tem um sistema para tudo, desde a forma como atende o telefone ou limpa o cho. At um pequeno negcio pode ter 100 ou mais sistemas possveis quando pensa na armazenagem de dados, vendas, marketing, produo, exportao, ps-venda. No quero que fique sobrecarregado de informao por isso vamos comear por aqui: 1. Quais so as 3 maiores frustraes que os seus clientes sentem em fazer negcios consigo? 2. Quais so as 3 maiores frustraes dos seus funcionrios em trabalhar consigo? 3. Quais so as suas 4 maiores frustraes com o seu negcio? Quando responder a estas questes, vai ficar com uma lista dos TOP 10 problemas. Agora, crie um sistema para cada um deles e vai resolv-los enquanto transforma o seu negcio. isto mesmo. Vamos comear com 10. Agora, crie uma afirmao de resultados. Lembre-se de que estamos a falar do que vai especificamente fazer para satisfazer o seu cliente. Pergunte: Qual o resultado que quero alcanar? O que estou a fazer para produzir uma garantia?. Faa agora uma afirmao bem definida das suas respostas. Quer que os resultados sejam mensurveis para que se possa assegurar de que o sistema est a funcionar. Alguns desses standards podem incluir: Estamos a ter mais clientes? Os meus clientes esto a enviar-me referncias de negcios? Agora que j tem a sua afirmao de resultados, crie as atividades que o vo levar ao resultado. Lembre-se de que os passos servem para reduzir a variao para que possa

produzir qualidade. As atividades podem ter vrios formatos. Alguns podem ser simples checklists tal qual um piloto antes de iniciar um voo, ou guies pr-definidos idnticos aos utilizados em call centers. No existe uma frmula mgica em criar esses passos, por isso escolha aqueles que funcionam melhor consigo para produzir bons resultados. Integrar o seu sistema pode ser to fcil quanto isto e se porventura se sentir incapaz de o fazer, ligue-me ou envie-me um email para agendarmos uma sesso estratgica de sistematizao.

Estratgia pronta a implementar Para beneficiar ao mximo deste artigo, os meus pontos de ao so: 1. Verifique as suas 10 frustraes: 3 clientes, 3 funcionrios e as 4 do seu negcio 2. Crie a sua afirmao de resultados. O que quer que o sistema faa por si 3. Agora desenvolva os passos para alcanar os resultados Conte comigo e em tudo o que estiver ao meu alcance para o (a) poder ajudar.
Considerado por muitos como O Pai do Networking Moderno em Portugal, Hlder Falco Business Coach. Mestre em Tecnologia na Sade pela City University, Measurement and Information in Medicine Center, Londres. Responsvel pela rea de formao em networking empresarial e tecnologia social na Associao Empresarial da Regio de Lisboa. Professor da Ps-Graduao em Marketing Digital no IPAM. Fundou em Portugal o conceito de networking estruturado importando as melhores prticas adquiridas nos E.U.A. Foi organizador e orador em mais de 500 eventos de networking nacionais e internacionais. Fundou o BNI em Portugal e no Brasil e actualmente CEO da agncia CMI. Pode ser contactado via helder@cmi.com.pt ou telefone direto 910 938 171