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O Que Controle Interno?

? (Baseado em texto publicado na Internet no site UCAR Internal Auditing Home Page Adaptao feita por: Antonio Carlos Correia Reviso: Rudinei dos Santos) Certa vez, lendo um texto de Lawrence Sawyer, onde seu neto lhe perguntava sobre sua profisso, porque no conseguia entender o que seu av fazia, fiquei me questionando: se tivesse que explicar para um pblico leigo, hoje, o que eu fao, como seria? Se eu dissesse que minha funo avaliar a existncia, cumprimento e qualidade dos controles internos, certamente daria um n na cabea do ouvinte. Com certeza, "existncia", "cumprimento", "qualidade", "controle" e "internos" seriam palavras que, separadamente, ele entenderia, mas o que so "controles internos"? Se descrevesse a definio de controle interno, constante das Normas Brasileiras para o Exerccio da Auditoria Interna, diria: "Controles internos devem ser entendidos como qualquer ao tomada pela administrao (assim compreendida tanta a Alta Administrao como os nveis gerenciais apropriados) para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. Essas aes tm a finalidade de conferir preciso e confiabilidade aos dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a aderncia s polticas administrativas prescritas". Esta definio, como podemos notar, reconhece que um sistema de controle interno se estende alm dos assuntos que se relacionam diretamente com as funes da contabilidade e dos departamentos financeiros. Mas isso tcnico demais, dito assim torna impossvel para leigos compreender o trabalho desenvolvido por um auditor interno. Costumo dizer que todas as pessoas tm seus controles internos prprios. Difcil de entender? Mas, vamos l. Toda vez que voc deixa seu carro num estacionamento ou na rua, voc verifica se ele est com todas as portas trancadas? Se voc faz isso, parabns, voc tem controle interno. Neste momento a chave do carro o seu controle interno e a sua inteno proteger seu bem, um dos propsitos do controle interno. E quando voc verifica se o carro est fechado, voc est exercendo a funo do auditor interno: avaliando a existncia de controles (o carro tm fechadura) e o cumprimento dos controles estabelecidos (foi fechado). Qualidade seria se voc verificasse se o local onde o carro se encontra seguro, se h guardador ou se poderia ser estacionado de uma maneira mais segura. Voc confere o seu canhoto do talo de cheques com os extratos fornecidos pelo banco? Se voc faz isso, ento voc est assegurando que existe preciso e confiabilidade nos lanamentos efetuados pelo banco. Uma vez mais voc est executando seu prprio controle interno.

Quando sai de casa, voc verifica se todas as possveis entradas esto devidamente trancadas? Mais uma vez, voc est executando uma funo de controle interno e protegendo seus bens. Estes so alguns exemplos de controles internos que so executados no nosso dia-a-dia, sem que notemos a sua importncia. Assim acontece nas empresas, pois todas tm controles internos e seus objetivos so: proteger seus recursos; assegurar que seus registros contbeis e financeiros so precisos e confiveis; promover a eficincia de seus funcionrios; encorajar o cumprimento de suas determinaes. Controles internos podem ser de natureza preventiva, detectiva ou corretiva: Controles preventivos so os projetados com a finalidade de evitar a ocorrncia de erros, desperdcios ou irregularidades. Exemplos: o fechamento da porta de seu carro e de sua casa ou o pagamento de seu cheque apenas contra sua assinatura. Controles detectivos so os projetados para detectar erros, desperdcios ou irregularidades, no momento em que eles ocorrem, permitindo a adoo de medidas tempestivas de correo. Exemplo: o alarme de seu carro e de casa, disparando, permite evitar que o fato ocorra; termmetros em fornalhas permitem corrigir a temperatura quando necessrio; tinta vermelha prxima ao final das bobinas de papel nas mquinas, permitem a substituio antes que chegue totalmente ao fim. Controles corretivos so os projetados para detectar erros, desperdcios ou irregularidades depois que j tenham acontecidos, permitindo a adoo posterior de aes corretivas. Exemplo: a conferncia do seu extrato de conta bancria permite que voc detecte erros porventura existentes e a posterior adoo de medidas para correo dos mesmos (reclamao junto a instituio financeira). Quem responsvel pelos controles internos? Os auditores internos? Errado. Todos so responsveis pelo correto funcionamento do controle interno. Ao auditor interno cabe a funo de avaliar se o sistema de controle interno est funcionando como estabelecido e caso contrrio, de propor o estabelecimento do mesmo, se ele no existir, ou melhorar a sua qualidade. Levando isso para a vida pessoal, tambm todos so responsveis pelos seus prprios controles internos. Se voc tem uma famlia, todos so responsveis por fechar a casa, manter os veculos da famlia devidamente seguros, etc. Se seu filho sai com o seu carro, ele tambm deve estar consciente de que deve mant-lo devidamente em segurana, dirigir com cuidado, respeitar a normas de trnsito, estacion-lo com segurana, etc. Agindo assim ele est cumprindo com sua responsabilidade sobre os controles internos da famlia. Ento, todos os funcionrios de uma empresa precisam estar atentos ao conceito e aos objetivos dos controles internos. Ao auditor interno cabe a funo de ajud-los a atingir os propsitos do controle interno estabelecido.

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