Dicas para o sucesso de uma secretria

2009/03/08 By Arlindo Pinto

Por esta altura do ano a Administrao Pblica debate -se j com a problemtica do SIADAP: avaliar 2008 e fixar os objectivos para 2009. Considerando tratar -se de matria relativamente recente, sobretudo para as autarquias locais, natural que se vejam ou leiam as maiores barbaridades nas fichas de avaliao. O SIADAP como sistema de avaliao do desempenho no bom nem mau, tudo depende de quem o aplica: administraes, dirigentes e chefias. Acima de tudo o, naturalmente, odiado SIADAP, requer novas menta lidades e pessoas disponveis para incorporar a noo de servio pblico, algo de que, no surpreendentemente, muita da AP desconhece muito o significado, independentemente da cor da administrao. prtico. Neste momento, no almejo teorizar sobre o SIADAP, at porque ele deve ser, para l de tudo, Mas, para aqueles que eventualmente tenham que fixar objectivos ao seu apoio de secretariado, deixo aqui umas dicas de bom secretariado, h uns tempos retiradas da www, cujo autor desconheo, mas que tm a sua utilidade, para avaliado e avaliador:
Postura Profissional 1 Este lema deve estar sempre na mente de uma secretria de sucesso: QUANDO NO SE PODE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE 2 Se o horrio do expediente em seu trabalho j comeou e, ao atender a um telefonema, a pessoa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu chefe, seu director, seu gerente ainda no chegou. A palavra ainda d a entender que voc, como secretria, tambm acha que seu chefe j deveria ter ch egado. Impensadamente, a pessoa do outro lado ir confirmar o que voc acaba de dizer, ex.: ele ainda no chegou. Como secretrias, no podemos deixar transparecer que ele est atrasado ou algo parecido. 3 Um telefone, que no o seu, est tocando insis tentemente em algum lugar muito distante de voc. Desde que voc tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha no cria uma boa imagem para a sua empresa. Dar uma pequena informao ou simplesmente tomar nota de um recado, deixar esta pessoa satisfeita, poder ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviar os seus ouvidos por mais algum tempo. 4 Voc pode aprender bastante sobre o trabalho, simplesmente observando. Preste ateno naqueles que so considerados competentes. S no caia na armadilha to comum, de imitar o estilo da chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual. E eles a promoveram justamente porque voc tem estilo. Voc pode ganhar experincia tambm com os erros e acertos dos outros. Observe os que foram promovidos. Escute-os. E se, por ventura, voc se tornar chefe deles, no os ponha de lado. Eles podem ensin -la mais do que seu chefe anterior. 5 O uso do tempo de seu chefe o principal desafio da secretria e, para tanto, a iniciativa fundamental. Meter o nariz onde no chamada pode ser sua chave do sucesso: nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer, faa antes; no espere que algum lhe diga o que est acontecendo, procure descobrir por si mesma; no espere que a quela pessoa responda ao chamado de seu chefe, ligue antes para ela; no espere vir algum para explicar como usar aquele equipamento novo, leia o manual e aprenda sozinha; no espere seu chefe minutar a

resposta a carta que voc acabou de colocar sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; no deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de dactilografia, faa -o perfeito. Procure ir sempre alm do que as suas atribuies e sua delegao permitem. O tempo de seu chefe vai render muito mais. 6 Torne seus contactos com secretrias de outras empresas menos impessoais, identificando as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situao. Associe o nome dessa secretria a empresa ou executivo que ela atende. 7 Quando voc fala ao telefone, voc a empresa, por isso:
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Atenda rapidamente s ligaes; Planeie cada chamada; Tenha sempre lpis e papel na mo; Fale claro e pausadamente; Fale com o telefone prximo boca; Repita o nome da pessoa; Evite expresses afectivas; Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao servio; No esquea o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor espera; Use palavras como bom dia, por favor, s ordens, elas soam positivamente e deixam o interlocutor mais vontade.

8 Lembre-se sempre:
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As seis palavras mais importantes so: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU! As cinco palavras mais importantes so: VOC FEZ UM BOM TRABALHO! As quatro palavras mais importantes so: QUAL A SUA OPINIO? As trs palavras mais importantes so: FAA O FAVOR! As duas palavras mais importantes so: MUITO OBRIGADA! A palavra mais importante : NS. A palavra menos importante: EU.

9 Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o no como resposta, se:
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Voc ouve o que ela tem a dizer; Voc explica o motivo da resposta negativa; Voc a trata com delicadeza e respeito; Voc a encaminha para a rea indicada; Voc justifica o no atendimento e se coloca disposio para atend -la em outra ocasio.

10 Nunca diga amem a tudo que seu chefe disser. No tenha re ceio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual voc discorde, desde que, obviamente, voc tenha base para isso. Lembre -se de que, para merecer respeito e ser realmente valiosa em sua funo, preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista. 11 Se voc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reunio que tem um telefonema urgente, no entre na sala falando alto, interrompendo, assim, a reunio. Faa o seguinte: escreva um bilhete, dizendo quem est no telefone e qual o assunto que deseja falar, e a frase: O senhor pode atend-lo? Mostre a pasta aberta e leve -a de volta. Se o recado for para um visitante, passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reunio, e ele falar em voz alta ao interessado. Voc aguarda a resposta e acompanha o visitante at o aparelho. Em ambos os casos, pode ter certeza de que voc ter uma resposta imediata, e a sua presena ser bem notada e apreciada. 12 -Para secretrias principiantes: a) Em seu escritrio no poder faltar:
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Dicionrio de lngua portuguesa e outros idiomas, se for o caso;

Livro sobre gramtica. Folheando -o constantemente e aprendendo a utilizar o ndice remissivo, voc encontrar solues para muito dos problem as que dificultam a maioria das secretrias; Formar uma biblioteca particular, adquirindo livro sobre actividades que exerce. Por exemplo: caso voc seja secretria do Departamento Pessoal, tenha CLT, Consolidao das Leis da Previdncia Social e Manual da Prtica Trabalhista, entre outros.

b) Voc deve, ainda, buscar conhecimentos novos, alm de informaes orais. c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento, em busca de tudo o que a ajude a desempenhar melhor suas actividades. 13 Para se ter sucesso no trabalho:
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Se voc trabalha para uma empresa, pelo amor de Deus, trabalhe para ela, fale bem dela e defenda-a, pois voc a representa. Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligncia. Se voc do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar erros, melhor que largue seu emprego. Quando estiver fora, a sim, xingue o quanto quiser Mas enquanto voc fizer parte da instituio, no a condene. Se o fizer, na primeira rajada de vento que passar voc ser levada, e, provavel mente, nunca saber o porqu.

14 Procure manter um intercmbio com as suas colegas de trabalho, encaminhando-lhes (e pedindo que elas lhe enviem) cpias e/ou recortes de artigos de jornais, revistas, boletins, etc. sobre assuntos de interesse para a sua profisso. Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais, frequentemente cometidos, so bastante teis. 15 Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da deciso dele, poupando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por voc mesma com segurana e eficcia. Uma vez feito isso, voc estar mantendo sua postura como profissional eficiente, j que tais funes e atribuies lhe so dadas como secretria. Isso, lgico, com todo o respeito e sabendo at que ponto o seu poder de deciso, no passando nunca por cima de seus superiores. 16 -Se o seu chefe no estiver convencido de que voc de confiana e discreta, suas oportunidades de progredir sero mnimas. No esquea, tambm, de que a primeira impresso permanente, e que uma indiscrio pode arruinar sua reputao. Orgulhe -se dos altos padres que se esperam de voc. Eles demonstram o respeito devido sua profisso. Eis algumas sugestes de como demonstrar que voc de confiana e discreta:
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Sustente a poltica da firma. Apoie a poltica de seu chefe. Seja o amortecedor de seu chefe. Mostre que fidedigna. Nunca repita mexericos. A vida particular de seu chefe confidencial. Aprenda a guardar segredos profissionais.

17 Os chefes esto sempre to envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas, que formam em suas cabeas a ideia do que querem que providenciemos para eles. Mas ao nos passarem, geralmente vem tudo meio truncado. E quantas secretrias sofrem co m as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo. Por isso utiliza a tcnica do Feedback, que consiste nele falar o que quer, e repetir o que entendemos, lhe transmitir uma informao e ele repetir o que entendeu. 18 Manter uma postura profissional muito importante numa empresa, por isso: Seja breve! Seja sempre breve! Ao atender o telefone, identifique a empresa e/ou rea em que trabalha. Diga seu nome, cumprimentando com um Bom Dia!, pois quando atender ao telefone em sua empresa, lembre-se de que voc a empresa para o cliente.

Caso pea para o interlocutor aguardar, verifique constantemente se ele foi atendido. Caso no tenha sido, procure ajud -lo. No se aventure a informar o que no sabe com segurana. Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada est ou no. Lembre-se, todas as chamadas so muito importantes, e a primeira impresso a que fica 19 As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem no s secretrias que exorbitam de suas funes. Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes, que o isolam dos clientes e at dos amigos e que, talvez por excesso de zelo, criam entre o seu prprio chefe e as pessoas que o procuram, pelo telefone, mal -entendidos capazes de anular transaces que vinham sendo mantidas satisfatoriamente. Para um homem de negcios, o telefone vital como meio de comunicao. claro que cabe secretria fazer uma triagem. H porm, uma grande diferena entre fazer uma triagem e estabelecer barreiras . O telefone parte integrante do nosso quotidiano. Como elemento vital de comunicao, a polidez deve ser peculiar ao seu uso. Por isso devemos ter cuidado ao us-lo, sendo corteses com todos os que nos ligam, e principalmente, saber fazer com que no fiquem com m impresso do nosso chefe, nem da nossa empresa