Manual de Procedimientos

Distribuidora de Cloro, S.A. de C.V.
Fecha
05/2011
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Sustituye a Fecha 05/2011
Manual de Procedimientos del Departamento de Ventas
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INTRODUCCION
El presente manual tiene la finalidad de proveer al personal del departamento de ventas las polticas y los procedimientos de ventas a contado y a crdito, presentndolos simplificados, mejorados y actualizados a las realidades de la empresa y de su entorno. De tal forma que el personal del departamento de ventas incremente su eficiencia en el cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa. Este manual de procedimientos para ventas de crdito y de contado, debe servir como un instrumento de apoyo que facilite y regule las tareas especficas que se involucran en las transacciones de ventas que se realicen en el departamento de ventas, brindando no solo eficiencia al proceso, sino transparencia y control, contribuyendo adems al alcance de los objetivos organizacionales de la empresa.
Elabor Ana Karen Baales Leos Cristina Itzl Garcia Cruz Nayeli Magaa Garcia Alan Portales Nieto
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CONTENIDO INDICE
OBJETIVO Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar el producto de tal manera que se cumplan las polticas administrativas y financieras de la empresa. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO
El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para la venta de los productos que ofrece la empresa DISTRIBUIDORA DE CLORO, S.A. DE C.V. teniendo en cuenta las diferentes formas de pago, y el manejo de documentos involucrados en el proceso.
RESPONSABLES
El presente manual de Procedimientos es llevado a cabo por los estudiantes Baales Leos Ana Karen, Garca Cruz Cristina Itzel, Magaa Garca Nayeli, Portales Nieto Alan.
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POLITICAS DE VENTAS A CREDITO
El plazo del crdito ser de 30 das de plazo sin intereses. El pago del crdito se realizara en dos abonos. El 50 % al momento de la transaccin de venta a crdito y el restante 50 % antes de finalizado los 30das calendario, contados a partir del da en que concedi el crdito. El monto del crdito no debe sobrepasar los $14, 000 , para montos superiores es necesario la autorizacin del gerente propietario. Si el plazo del crdito del cliente se vence, este incurrir en mora y no podr solicitar otro crdito hasta que haya cancelado el anterior. Los recibos de cancelacin solo se emitieran cuando el cliente realice el pago efectivo del ltimo abono del crdito. Para efectos del abono al crdito por parte del cliente, se emitir un recibo de abono, del cual quedara copia en la empresa. Por cada cliente al que se le conceda crdito, se abrir un archivo con los datos de la venta, los datos del cliente y la forma y plazos de pago. Este expediente queda bajo custodia del jefe del departamento de ventas. Los promotores de ventas deben proporcionar la informacin correspondiente a los clientes para optar a un crdito.
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POLITICAS DE VENTAS A CONTADO
No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido de las instalaciones de la empresa. Es deber del cliente revisar su mercadera al momento de la entrega para comprobar el buen estado de la misma. La actividad de venta solo ser realizada en el rea designada por la empresa y bajo la supervisin del jefe de ventas. Las facturas de contado deben llevar el sello de CANCELADO, en una parte visible de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la misma.
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PROCEDIMIENTO PARA VENTAS
1. Se establece el contacto del cliente con la empresa a travs del agente de ventas o promotor. 2. El agente de ventas asesora al cliente sobre los productos que ofrece la empresa, y sobre las diferentes formas de compra, a crdito o, a contado. 3. El cliente especifica el pedido que realizar. 4. El cliente decide si comprara a crdito o a contado. 5. Si el cliente compra a contado, el agente de venta realiza el llenado de la requisicin de mercanca de acuerdo a la orden de pedido realizado por el cliente. 6. El agente pide la autorizacin del jefe del departamento de ventas proseguir con la venta del producto. 7. Una vez obtenida la autorizacin, la requisicin de mercanca pasa al encargado de almacn. 8. El encargado de almacn enva la mercanca requerida con un cargador al departamento de venta. 9. El agente de venta elabora la factura de contado. 10. Se dirige el cliente hacia el cajero, para efectuar el pago del valor de la mercanca. 11. El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando una copia en contabilidad y una copia en el departamento de ventas.
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PROCEDIMIENTO DE VENTAS
12. El agente de venta hace entrega de la mercanca al cliente. 13. El cliente debe revisar la mercanca antes de salir de las instalaciones del local. 14. Si el cliente decide comprar a crdito, el agente de venta comprueba que el cliente llene los requisitos, si los cumple, lo remite al jefe del departamento de venta. 15. El jefe del departamento de venta recibe al cliente y revisa en el archivo de listado de clientes, si el cliente ya ha realizado transacciones con la empresa. para que esta informacin forme parte del archivo del cliente. 16. El cliente define la cantidad de artculos y la forma de pago. 17. El jefe del departamento de venta enva el archivo del cliente junto con la orden de pedido al gerente propietario, para que este autorice el crdito. 18. Si el gerente propietario aprueba el crdito, enva la orden de pedido al jefe del departamento de ventas para que este apruebe el crdito. 19. El agente de ventas realiza la factura de crdito acorde a la orden de pedido. 20. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del 50 % del valor de venta de la mercanca. 21. El cliente recibe la copia de la factura de crdito, quedando una copia en contabilidad y el original en el departamento de venta.
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PROCEDIMIENTO DE VENTAS
22. El agente de venta hace entrega de la mercanca al cliente. 23. El cliente revisar la mercanca antes de salir de las instalaciones del local. 24. El cliente realiza el pago del 50% restante de la factura, para cancelar el crdito despus del tiempo pactado, segn las polticas de venta a crdito de la empresa. 25. Se hace entrega de la factura de crdito original, junto con la copia del recibo de abono del ltimo pago.
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DESCRIPCION DE PUESTOS
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