Organizao, sistemas e mtodos

Organizao, Sistemas e Mtodos uma rea clssica da administrao que lida com um conjunto de tcnicas que tem como objetivo principal aperfeioar o funcionamento das organizaes. A funo de Organizao e Mtodos reconhecida pelas siglas: O&M e OSM (Organizao, Sistemas e Mtodos). Para Oliveira (2005, p.478), a responsabilidade bsica da rea de Sistemas, Organizao e Mtodos a de executar as atividades de levantamento, anlise, elaborao e implementao de sistemas administrativos na empresa. O objetivo o de criar ou aprimorar mtodos de trabalho, agilizar a execuo das atividades, eliminar atividades em duplicidade, padronizar, melhorar o controle, fazer o gerenciamento dos processos e solucionar problemas, tambm chamados de patologias organizacionais. Segundo Cury (2005, p.122) a funo de Organizao e Mtodos uma das especializaes de Administrao que tem como objetivo a renovao organizacional. Ela modela a empresa, trabalhando sua estrutura (organograma), seus processos e mtodos de trabalho. A funo de Organizao e Mtodos baseava-se originalmente na abordagem estruturalista da administrao, composta da Teoria da Burocracia de Weber e na Teoria Estruturalista. Hoje a nfase de O&M dada pela Teoria da Contingncia e Holismo, embora a base ainda seja a Teoria do Desenvolvimento Organizacional e Teoria Geral dos Sistemas.

Descrio das atividades

Dentre as atividades de O&M, as mais comuns so
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Desenho, racionalizao e normatizao de processos e procedimentos organizacionais; Desenho, formalizao e mudana da estrutura organizacional; Desenho, racionalizao e normatizao de formulrios; Normatizao e racionalizao do uso do espao fsico e layout na empresa.

Metodologia de O&M
A metodologia do trabalho de O&M consiste na realizao de um diagnstico tambm chamado da Anlise Administrativa. Suas fases so: identificao do problema, coleta de dados, anlise propriamente dita, elaborao de sugestes ou do novo sistema, treinamento, implantao e acompanhamento.

Processos da gerncia de projetos

Um processo uma srie de aes que geram um resultado. Projeto um conjunto de etapas, que permitem que evolua do conceito at o produto ou servio final. Processos se enquadram em duas categorias: 1. Processos da gerncia de projetos : se relacionam com a descrio, a organizao e a concluso do trabalho do projeto. So universais a todos os projetos, pois controlam o ciclo de vida do gerenciamento de projetos. 2. Processos orientados ao produto : se relacionam com a especificao e a criao do produto do projeto, sendo exclusivos a cada produto. So definidos pelo ciclo de vida do projeto, e variam de acordo com a rea de aplicao.

Grupos de processos
De acordo com o PMBOK, os processos de gerenciamento de projetos podem ser organizados em cinco grupos de processos: 1. Processos de Iniciao autorizao do projeto ou fase 2. Processos de Planejamento so processos iterativos de definio e refinamento de objetivos e seleo dos melhores caminhos para atingir os objetivos. 3. Processos de Execuo execuo dos planos do projeto: coordenao de pessoas e outros recursos para executar o plano 4. Processos de Monitoramento e Controle medio e monitoramento do desempenho do projeto. Garantem que os objetivos do projeto so alcanados atravs do monitoramento e medio regular do progresso, de modo que aes corretivas possam ser tomadas quando necessrio. 5. Processos de Fechamento aceitao formal do projeto (com verificao de escopo) ou fase para a sua finalizao. Os grupos de processo so ligados pelos resultados que produzem: o resultado de um processo frequentemente a entrada de outro. Os cinco grupos de processos possuem conjuntos de aes que levam o projeto adiante, em direo ao seu trmino. Dentro dos cinco grupos de processos existiam duas categorias de processos: bsicos e facilitadores. Esses termos foram eliminados para garantir que todos os processos de gerenciamento de projetos nos grupos de processos de gerenciamento de projetos tenham o mesmo nvel de importncia. As atividades no caminho crtico so monitoradas ativamente quanto a deslizes, enquanto os deslizes nas atividades do caminho no crtico so verificados periodicamente. Repetir os processos de iniciao antes da execuo de cada fase uma maneira de se avaliar se o projeto continua cumprindo as necessidades de negcio. Envolver as partes interessadas no projeto em cada uma das fases uma maneira de aumentar as probabilidades de satisfao dos requisitos do cliente, alm de servir para faz-los

sentirem-se envolvidos no projeto o que muitas vezes essencial para o sucesso do mesmo. O gerente de projetos precisa monitorar e comunicar o desempenho do projeto. Os resultados do trabalho que estiverem abaixo de um nvel de desempenho aceitvel precisam ser ajustados com aes corretivas para que o projeto volte a estar em conformidade com as linhas de base de custo, prazo e escopo. A comunicao do desempenho do projeto um dos principais elementos para o gerenciamento de projetos bem sucedido.

Interaes de Processos
Dentro de cada grupo de processos, os processos individuais podem ser ligados pelas suas entradas (inputs) e sadas (outputs). Focando nessas ligaes, podemos descrever cada processo nos termos de seus: 1. Entradas (inputs) documentos ou itens que sero trabalhados pelo processo 2. Ferramentas e tcnicas mecanismos aplicados aos inputs para criar os outputs 3. Sadas (outputs) documentos ou itens que sero o resultado final do processo. Esses trs componentes de processo transformam decises, condies, planos e reaes em condies e progresso. A sada de um processo geralmente a entrada para outro. Dentro de cada processo, as ferramentas e tcnicas usadas num processo orientam e influenciam a sua sada. Uma sada com falhas pode comprometer a entrada de processos dependentes. Os processos podem ser, at certo ponto, customizveis (personalizados) a cada projeto. Podem ser modificados, ou at excludos, para melhor atender as particularidades de dado projeto. No entanto, essas modificaes devem ser feitas criteriosamente.

reas de Conhecimento da Gerncia de Projetos: Processos

s nove reas de conhecimento so compostas de processos de gerenciamento de projetos. O Guia de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (PMBOK 2004) descreve as reas de conhecimento em captulos, listados a seguir: 1. 2. 3. 4. Introduo Ciclo de vida e organizao do projeto Processos de gerenciamento de projetos de um projeto Gerenciamento de integrao do projeto descreve os processos requeridos para certificar-se que os vrios elementos do projeto esto propriamente coordenados. Consiste em: 1. Desenvolver o termo de abertura do projeto 2. Desenvolver a declarao do escopo preliminar do projeto 3. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto 4. Orientar e gerenciar a execuo projeto 5. Monitorar e controlar o trabalho do projeto 6. Controle integrado de mudanas 7. Encerrar o projeto

5. Gerenciamento do escopo do projeto descreve os processos requeridos para garantir que o projeto inclui todo o trabalho requerido (requisitos), e somente o trabalho requerido, para completar o processo com sucesso. Consiste em: 1. Planejamento do escopo 2. Definio do escopo 3. Criar a Estrutura Analtica de Processo (EAP) 4. Verificao do escopo 5. Controle do escopo 6. Gerenciamento de tempo de projeto descreve os processos requeridos para garantir que o projeto seja completado dentro do prazo. Consiste em: 1. Definio da atividade 2. Sequenciamento de atividades 3. Estimativa de recursos da atividade 4. Estimativa de durao da atividade 5. Desenvolvimento do cronograma 6. Controle do cronograma 7. Gerenciamento de custos do projeto descreve os processos requeridos para que o projeto seja completado dentro do oramento aprovado. Consiste em: 1. Estimativa de custos 2. Oramentao 3. Controle de custos 8. Gerenciamento da qualidade do projeto descreve os processos requeridos para garantir que o projeto vai satisfazer as necessidades pelas quais ele foi feito. Consiste em: 1. Planejamento da qualidade 2. Realizar a garantia da qualidade 3. Realizar o controle da qualidade 9. Gerenciamento de recursos humanos do projeto descreve os processos requeridos para fazer o uso mais efetivo das pessoas envolvidas no projeto. Consiste em: 1. Planejamento de recursos humanos 2. Contratar ou mobilizar a equipe do projeto 3. Desenvolver a equipe de projeto 4. Gerenciar a equipe de projeto 10. Gerenciamento das comunicaes do projeto descreve os processos requeridos para garantir rpida e adequada gerao, coleo, disseminao, armazenamento e disposio final das informaes do projeto. Consiste em: 1. Planejamento das comunicaes 2. Distribuio das informaes 3. Relatrio de desempenho 4. Gerenciar as partes interessadas 11. Gerenciamento de riscos do projeto descreve os processos relacionados a identificar, analisar e responder aos riscos do projeto. Consiste em: 1. Planejamento do gerenciamento de riscos 2. Identificao de riscos 3. Anlise qualitativa de riscos 4. Anlise quantitativa de riscos 5. Planejamento de respostas a riscos 6. Monitoramento e controle de riscos

12. Gerenciamento de aquisies do projeto descreve os processos requeridos para adquirir bens e servios de fora da organizao "dona" do projeto. Consiste em: 1. Planejar compras e aquisies 2. Planejar contrataes 3. Solicitar respostas de fornecedores 4. Selecionar fornecedores 5. Administrao de contrato 6. Encerramento de contrato