Gerenciamento de Estoques em Farmcia Hospitalar

Naraiana Agapito - naraagapito@yahoo.com.br

Florianpolis, 08 de maio de 2007.

Introduo

Quando os hospitais surgiram eles no visavam resultados econmicos. Ento, as tcnicas de gerenciamento de estoques foram primeiramente estudadas e desenvolvidas para o processo produtivo industrial e, alm disso, as empresas so mais antigas que os hospitais. No entanto, a preocupao com a logstica hospitalar vem crescendo bastante, pois dela depende, entre outros setores, o abastecimento de todos os pontos de distribuio de medicamentos e materiais mdico-hospitalares dentro do hospital, independente do valor.

A situao atual dos hospitais

Os principais problemas em relao a gesto de estoques em farmcia hospitalar so: Administrao - tende a ser direcionada pelo quadro de mdicos que definem os medicamentos e exigem a manuteno de elevados nveis de estoque; Muitas vezes o controle para a tomada de deciso so feitos sem o uso de sistemas computacionais especficos de suporte deciso; A taxa bsica de juros fixada pelo governo e os juros de mercado so significativos; Variveis como a quantidade de medicamentos armazenados e o tempo de permanncia nos estoques;

 Nos EUA, Unio Europia e Sudeste Asitico, os custos com estoque podem representar entre 35 e 50% do custo operacional total numa organizao privada de sade; E pode consumir entre 16 e 28% do oramento anual de um hospital com mais de 50 leitos; No Brasil, representam um valor em torno de 5% a 20% dos oramentos dos hospitais; Uma pesquisa conduzida em 117 hospitais dos EUA mostra que h uma maior carncia de informatizao.

Diante dessa realidade de gastos crescentes na rea de sade, os pases desenvolvidos comeam a buscar alternativas que permitam um maior controle de custos.

Planejar e controlar custos

Gerenciamento dos estoques de medicamentos atravs de Diferentes tcnicas que buscam a otimizao do controle dos itens dos estoques

A gesto dos estoques da farmcia hospitalar

Estoque

a acumulao estocada de recursos transformados de uma operao. Por um lado, eles so custosos e representam riscos, mas por outro lado, proporcionam certo nvel de segurana em ambientes complexos e incertos.

Em resumo, as funes do controle de estoque so: Determinar quanto e quando comprar; Acionar o setor de compras; Determinar o que deve permanecer estocado; Controlar quantidades e valores estocados; Identificar e retirar do estoque itens obsoletos ou danificados; Realizar inventrios peridicos.

Objetivos da farmcia hospitalar: Garantir o uso seguro e racional dos medicamentos prescritos Responder demanda das necessidades de medicamentos dos pacientes Para tanto, a farmcia hospitalar mantm sob sua guarda os estoques desses produtos que so caracterizados por: ciclos de demandas; flutuaes significativas; altos graus de incerteza; fatores crticos diante da necessidade de manter medicamentos em disponibilidade na mesma proporo da sua utilizao.

Assim, como prover de forma eficiente os estoques, com oramentos sempre limitados e custos em ascenso?

Manter estoques em nveis adequados Evitar faltas e excessos

Planejar, controlar e organizar as necessidades

Principais medidas a serem tomadas na gesto dos estoques da farmcia hospitalar

Evitar medicamentos com prazos de validade vencidos. Gerar informaes adequadas.

O planejamento e controle dos custos de estoque

O primeiro passo a ser observado a identificao e quantificao do estoque. O custo total associado em farmcias hospitalares o resultado da soma de diversos componentes como, por exemplo: Gastos com a compra; Gastos com o ressuprimento; Custos de oportunidade do capital; Custos de armazenagem; Custos da falta do medicamento; Perdas por perecibilidade.

O segundo passo identificar: Quais tcnicas esto sendo prioritariamente adotadas; Quais as circunstncias de sua utilizao; Qual a sua aderncia aos servios de sade; Quais os seus desafios e limitaes; Quais as reais oportunidades para melhoria futuras.

Tabela 1 - Tcnicas de gesto de estoques mais adotadas em hospitais norteamericanos.

Fonte: (WANKE, 2004).

Tcnicas de gesto de estoques mais adotadas

Classificao ABC
Os estoques das farmcias hospitalares abrigam uma grande diversidade de produtos

Dificultando o planejamento de seu ressuprimento. Como cada grupo de medicamentos tem determinadas peculiaridades gerenciais (como giro, preo, consumo, prazos de entrega) importante que se separe os produtos em grupos que possuam caractersticas gerenciais semelhantes. Esta separao e padronizao possibilitam a uma maior ateno para cada grupo de medicamentos e podem ser feitas segundo: a importncia econmica (classificao ABC) o grau de importncia (sistema XYZ).

Segundo a classificao ABC, os materiais de consumo podem ser divididos em trs classes: Classe A (itens mais importantes): correspondendo a um pequeno nmero de medicamentos, cerca de 20% dos itens, representando cerca de 80% do valor total do estoque. Classe B: representa um grupo de itens em situao e valores intermedirios entre as classes A e C. Classe C (itens menos importantes): agrupa cerca de 70% dos itens, cuja importncia em valor pequena, representando cerca de 20% do valor do estoque.

Figura 1 Classificao ABC.

Outra anlise possvel, seguindo o mesmo princpio, mas agora tendo como parmetro a importncia do item a classificao XYZ onde: X = materiais que possuem similares, exemplo: antibiticos; Y = tem similar, mas sua falta interfere na qualidade dos servios, exemplo: fio de sutura 3.0 e 6.0; Z = no tem similar e sua falta ser crtica, exemplo: luva cirrgica.

Ponto de pedido (PP)

Conhecido tambm como mtodo do estoque mnimo. Tem como objetivo manter investimento timo em estoques. A quantidade solicitada conhecida como lote econmico de reposio. A frmula para calcular o ponto de pedido :

PP = Dm x Ta + Es
Onde: PP= Ponto de pedido em unidades; Dm= Demanda mdia diria; Ta=Tempo de ressuprimento; Es= Estoque de segurana em unidades.

Figura 2 Grfico dente de serra.

Fonte: (SILVA; HEDLER; ANDRADE, 2005).

Em que: tempo de ressuprimento (Ta); estoque de segurana (Es); com o lote de reposio (Q); estoque mximo (Emx); estoque mdio (Em); intervalo de ressuprimento (IP); demanda(D).

Lote econmico de compras (LEC)

a abordagem mais comum para decidir quanto de um particular item pedir. Permitem o balanceamento entre os custos de manuteno de estoques, o pedido e de faltas, associados a um nvel de servio adequado. O objetivo encontrar um plano de suprimento que minimize o custo total. A frmula para calcular o lote econmico compras :

Onde:

D= demanda anual (unidades); A= custo de aquisio por pedido; E= custo de manuteno anual do item (%); C= custo do item.

Figura 3 Grfico do lote econmico de compras.

Fonte: (SILVA; HEDLER; ANDRADE, 2005).

Os custos de manuteno dos estoques aumentam medida que so estocados lotes maiores, mas isso resulta em menor nmero de pedidos e, portanto, em menores custos de aquisio e faltas.

Tendncias de gesto de estoques em farmcias hospitalares

MRP (Materials Requirements Planning)

(Planejamento das Necessidades de Materiais)
Recentemente o North Carolina Baptist Hospital (NCBH) decidiu substituir a sistemtica de PP pelo MRP para os medicamentos de consumo intermitente. O MRP um software com a finalidade de calcular as necessidades de materiais. Permite o cumprimento de prazos de entrega de pedidos com o mnimo possvel de estoques. Tem tambm como funo programar com detalhes a compra de insumos nas quantidades corretas e o momento certo.

Time Phased Order Point - TPOP

(Ponto de Reposio Baseado no Tempo)

O mtodo TPOP permite

A utilizao da informao de previso de demanda do item; A visibilidade futura de compras ou produo; Lidar com sazonalidade, tendncia e variaes bruscas na demanda.

 A lgica de TPOP permite que o instante de colocao do pedido no seja resultado da reao demanda real, mas sim da antecipao aos eventos futuros que muitas vezes so conhecidos (como a programao de cirurgias) e os clculos so baseados no mtodo MRP. O sistema programa a liberao do pedido com base no tempo de resposta do fornecedor, sendo gerada uma ordem de compra. A quantidade comprada deve ser determinada por regras especficas para a determinao de tamanho de lote - como o LEC - que podem ser facilmente incorporadas no sistema. Atravs de implementao do MRP e da lgica TPOP, o NCBH conseguiu reduzir os nveis de estoque em 27%.

Ressuprimento JIT (Just in Time)

No setor de sade, JIT recebe popularmente a denominao de SMM (Gerncia de matrias sem estoque / Stockless Materials Management) A prtica SMM um programa desenvolvido entre o hospital e o fornecedor, no qual o fornecedor assume a funo de distribuio central do hospital. Para tanto, o fornecedor entrega diariamente na rea de recebimento do hospital os medicamentos necessrios, pr-alocados em caixas especficas por cada unidade. No desenvolvimento deste programa foi atribudo: menos importncia a critrios como: listas de preos, descontos por quantidade e leiles reversos. maior importncia marca do fornecedor, aos contratos de longo prazo, confiabilidade do produto, e ao tempo de resposta dos fornecedores em situaes rotineiras e emergenciais.

Para a adoo deste tipo de programa necessrio

o estabelecimento de um fluxo de informao contnuo entre os pontos de consumo no hospital e o fornecedor

de modo a gerar visibilidade do consumo do medicamento. Como contrapartida para participar desses programas, os distribuidores de medicamentos tendem a aumentar os preos entre 3 e 7%. Estudos mais recentes indicam que, dependendo do tipo de medicamento, o aumento de preos pode exceder o patamar de 15%.

Tabela 2 - Diferenas entre o ressuprimento convencional e a prtica Stockless Materials Management (SMM)

Fonte: (WANKE, 2004).

 Em dois hospitais no Reino Unido, aps a implementao da prtica SMM, houve uma reduo nos nveis de estoque de mais de 70%. Em um hospital norte-americano com 427 leitos reduziu seus estoques em quase 80% ao longo de cinco anos. Os casos de insucesso em relao ao SMM esto relacionados:
Aos hospitais localizados em zonas rurais ou distantes mais de 450km do fornecedor. O envolvimento do fabricante de medicamentos, j que a prtica SMM limitada ao elo distribuidor-hospital. No Brasil, em relao aos hospitais pblicos onde a compra por feita por licitao, que implica longos tempos de resposta e grande incerteza. A licitao feita de acordo com as Leis n 8.666/93 e 10.520/02.

Exemplo da aplicao do Ressuprimento JIT em farmcias hospitalares:

O Sistema de Distribuio de Medicamentos por Dose Unitria (SDMDU)

O SDMDU vem sendo aplicado com xito nos pases da Amrica do Norte e Europa e tem evitado erros e desperdcios atravs da simplificao e maior controle do processo. Neste sistema a dose do medicamento a ser administrada preparada, embalada, identificada e dispensada pronta para ser utilizada no paciente. Outra caracterstica que na unidade de enfermagem ficam somente as quantidades unitrias necessrias para 24 horas de tratamento, sendo renovadas ao fim deste perodo seguindo as orientaes mdicas. Portanto, os sistemas JIT podem ser transportados para as instituies de sade e podem integrar-se a sistemas de informao gerando dados para serem compartilhados por outros processos ou organismos gerenciais.

Sistema de compras de emergncia

As possibilidades de ruptura de estoque ou a ocorrncia de compra de algum material especial est presente no dia-dia da unidade de sade. Por isso, deve-se estabelecer polticas de estoque tambm para assegurar a capacidade em atender a demanda emergencial.

No Hospital Srio Libans em So Paulo Quando o mdico prescreve um medicamento que no consta no estoque, o sistema gera um pedido de compra em farmcias j pr-cadastradas e o medicamento entregue entre 2 e 24 horas, de acordo com a necessidade.
Estudos adicionais ainda sero necessrios para refinar o conhecimento atual sobre como lidar com consumo de emergncia.

O caso do hospital privado

Figura 4 Distribuio interna de medicamentos

No sistema tradicional existiam estoques em cada unidade de enfermagem, o que dificultava o controle dos estoques e dos prazos de validade. Com a centralizao e utilizao do sistema de distribuio de medicamentos por dose unitria (SDMDU), eliminaram-se estes estoques.
SANTOS, Andr Moraes dos; MAADA, Antnio Carlos Gastaud. Just-in-time na distribuio de suprimentos no ambiente Hospitalar: o caso de um hospital privado. In: V Simpsio de Engenharia de Produo, 1998. p. 1-8.

Hospital So Paulo
O Hospital est fazendo a transformao dos sistemas e implementando a logstica propriamente dita. A idia , a montagem de kits que so encaminhados diretamente ao paciente e ter o controle total do processo, j que hoje o medicamento sai do almoxarifado em doses individualizadas para cada paciente, porm no existe o controle para saber se realmente foi utilizado pelo paciente certo. Atualmente, dependem muito da informao do sistema, que ainda depende da digitao. Quando o rastreamento estiver totalmente implementado, o cdigo de barras ser lido no crach do funcionrio, no medicamento e na pulseira do paciente, o que garantir o controle. Outro problema o retorno do medicamento para a farmcia quando o paciente tem alta ou falece e h sobra do medicamento.

Adaptado de: Emilia Sbrocco, Editora da Revista Log/Movimentao & Armazenagem.

Concluses

De maneira geral, as farmcias hospitalares so obrigadas a trabalhar com estoques altos que abrigam uma grande diversidade de produtos que dificultam o planejamento de seu ressuprimento. Por conseqncia, o custo total associado aos medicamentos representa um valor significativo nos oramentos dos hospitais. E aliado a isso, tem-se os seguintes problemas: A maioria dos profissionais responsveis por gerenciar estes estoques no possui qualificao adequada; E muitas vezes o controle e a tomada de deciso so feitos sem o uso de sistemas computacionais especficos de suporte deciso. O sistema de compras de emergncia.

 No entanto, a gesto de estoques em farmcias hospitalares vem passando, nos ltimos anos, por profundas transformaes. Sabe-se que, planejar e controlar custos so mecanismos que podem garantir a sobrevivncia das instituies hospitalares. Para isso, existem diferentes tcnicas de gesto de estoques que podem ser adaptadas s novas necessidades das farmcias hospitalares, buscando a otimizao do controle dos itens dos estoques.

Referncias

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