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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO * Protocolo recepção de documentos * Classificação, codificação e catalogação de papéis e documentos * Noções sobre patrimônio, cadastro e convênios * Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais * Relações Humanas no Trabalho. 6. Normas específicas para redação de correspondência oficial * Organização de arquivo. 8. Princípios para atendimento ao público * Noções de Administração Financeira, Organização, Sistemas e Métodos, Logística, Materiais e Recursos Humanos * Noções de Orçamento e Finanças Públicas * Leis orçamentárias * Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas

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cópia. divulgação e distribuição. a sua reprodução. a sua reprodução. qualificando assim o ato de falsidade ideológica. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 4 . endereço. também.P. cópia.O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo do aluno que efetuou a compra no site. divulgação e distribuição.no ato da compra. cujo nome e dados de I. por quaisquer meios e a qualquer título. email . constam do texto apresentado em formato de código de barras. sujeitando-se os infratores à responsabilização civil e criminal. O descumprimento dessas vedações implicará na imediata ação por parte de nosso conselho jurídico. sendo vedada. por quaisquer meios e a qualquer título. O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo de sendo vedada. É vedado. o fornecimento de informações cadastrais inexatas ou incompletas – nome.

C. ainda que classificados como manuscritos históricos.Organização de arquivo Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. encaminhamento e controle de documentos funcionais . O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Assim. uma empresa. c) razões de interesse pessoal. Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário). se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada – como por exemplo os de uma igreja. por exemplo. até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. do passado Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos: a) necessidade prática de incrementar a eficiência governamental. criaram um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividade principal era separar. c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor. cadastro e convênios . ao lado de livros. escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. b) motivos de ordem cultural.Protocolo recepção de documentos . Nos séculos V e IV a. Em nível governamental. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos. eram transferidos para museus e bibliotecas. Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece. codificação e catalogação de papéis e documentos Noções sobre patrimônio. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 5 . para eliminação.Preenchimento. Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico: a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos. quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento de funções específicas. b) proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos. Em meados do século XIX começa a desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da história. Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. que objetivando a aniquilação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitos feudais e privilégios. todos os documentos alusivos a tais direitos e privilégios. filmes cinematográficos. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais.Classificação. podem ser considerados arquivos. Documentos escritos. tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). manuscritos e peças de museus. Quando não atendiam mais a essa exigência. ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados arquivos. A finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. surgindo daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. especialmente na França. visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de cultura. Entretanto.

uma organização adequada. num arquivo permanente. são também chamados de “limbo” ou “purgatório”. arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e. cumprindo funções de arquivo corrente. de custódia ou permanentes são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa. Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva. fitas. Natureza dos documentos Podem ser especiais e especializados. slides. mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram-se arquivos. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios. discos.” Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração. deve-se ainda guardá-los na sua totalidade. por esta razão.Schellenberg). que se conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. conseqüentemente. Ou ainda. assim o definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo. O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias. bem como por pessoa física.Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu. ex-arquivista dos EUA. Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. Estes são os arquivos propriamente ditos. Os arquivos setoriais (núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 6 . Arquivos de terceira idade. instituições de caráter público e entidades privadas. modificação ou destruição de parte deles. “os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor. O art.” (T. disquetes. pode-se definilos como. Arquivos de segunda idade. merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. organização ou firma. Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição.R. intermediários ou limbo. Por isso. em decorrência do exercício de atividades específicas. centralizando as atividades de arquivo corrente. merecem tratamento especial. ativo ou de movimento são aqueles constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso. sem mutilação. 2º da Lei 8. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. CD-ROM – e que. no decorrer de suas atividades. segundo Sólon Buck. são aqueles constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados.” Estágios de sua evolução Arquivos de primeira idade. para os fins desta lei. e sua função é a de tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. corrente.

Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros. produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a. 24. podendo esse prazo ser prorrogado. jaqueta). Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. HD. sonoros (discos e fitas audiomagnéticas). § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos. independentemente da forma que apresentem.documentos resultantes da experiência humana num campo específico. Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. devam ser de conhecimento restrito e. bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade. por igual período. CD-ROM). por isso. desenhos. gravuras). Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração.São sigilosos os documentos que.159 estabelecem: Art. externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de uma entidade e pessoas físicas. como ofícios. Ex. circulares. por uma única vez. Será particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituição. Será oficial a que cuidar de assuntos de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. estantes ou escaninhos. a contar da sua data de produção.134 de 24 de janeiro de 1. cartográficos (mapas e plantas). Art. arquivos de engenharia. Natureza do Assunto (característica) Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. por qualquer forma. Contrário sensu. iconográficos (fotografias. Em nossa legislação.997 Correspondência É toda forma de comunicação escrita. em qualquer instância. A correspondência pode ainda ser oficial e particular. São os memorandos. da vida privada. telegramas e cartas. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos. Poderá o Poder Judiciário. da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.: arquivos médicos. os arts. a contar da data de sua produção. restringir o disposto neste artigo. Parágrafo único. 23. despachos. informáticos (disquetes. Gênero (característica) Podem ser: escritos ou textuais. 23 e 24 da Lei 8. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 7 . bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Tipo de Arquivamento Pode ser horizontal ou vertical. filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas). requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação. micrográficos (rolo. A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto nº 2. por sua natureza. arquivos técnicos. bem como em caixas. microficha. determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso.

resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas anteriormente. Além disso há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um e outro caso. classificar. ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa. Daí surgiu o princípio da proveniência. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 8 . O bibliotecário. permitindo sua rápida consulta. Diferenciação entre biblioteca e arquivo As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. o arquivista não o faz tomando por base partes do material. Em síntese. os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística. enquanto as bibliotecas são colecionadores. pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens. destruiuse muito do seu valor de prova. Por isso. mas o valor de determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. no arranjo de seu material. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta. resultante da atividade que a produziu. isto é. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de. em relação à inteira documentação. os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo. Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado. pesquisa e consulta. sendo o seu campo bem maior. um relatório ou qualquer outro documento. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. para ser a informação em si mesma. O bibliotecário. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. ao contrário. Os arquivos são órgãos receptores. da arquivística e da informática. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos. Faz o seu julgamento em relação às demais peças. A essência da documentação deixou de ser o documento. pode empregar qualquer sistema de classificação. Como já foi visto. avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. por carência de informações. armazenar. que consiste em peças avulsas.dispostos uns atrás dos outros. de conjuntos de documentos. o centro de informações tem por finalidade coligir. selecionar e disseminar toda a informação. Centros de documentação ou informação Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia. quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação.

e aos seus programas essenciais. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente. fiscal) dos documentos deixe de existir. legal. a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins. Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. Os documentos importantes. à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão.Organização e Administração de Arquivos Correntes A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores da documentação recolhida1. e concorrer para a destinação adequada dos mesmos. o arranjo original. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição. da maneira mais eficiente e econômica possível. deverão ser descartados. c) planejamento. caso contrário. b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes. quando são inicialmente expedidos. Os documentos são eficientemente administrados quando: a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão. a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados. Assim que o valor primário (administrativo. A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases: a) levantamento de dados. As orientações neles continuam. lutando para limitar sua criação. os documentos mais valiosos são os que se referem às origens. recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário. muitas vezes. lembrando que é um dos princípios básicos da arquivística conservar. ou ao “limbo” de um depósito intermediário. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes. mais difícil se torna administrá-los. ou ao “céu” de um arquivo permanente. depois que tenham servido a seus fins. b) análise dos dados coletados. Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. em vigor. Geralmente. além disso. enquanto que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis. 1 Recolhimento é a transferência de documentos para o arquivo de custódia. sendo comum fazer-se essa separação após perderem os documentos o valor para as operações correntes. de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador. Os documentos de importância são difíceis de ser retirados de circulação uma vez terminado seu uso corrente. Logo. Os que fixam uma política nem sempre podem ser identificados como tal. A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente. porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos. 9 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . nos arquivos de custódia. Quanto mais importantes ou valiosos. c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades. tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes. quando já se tornou obscura a sua identificação.

destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo. nítida Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 10 . umidade. condições de iluminação. Análise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura. ou seja. nível de escolaridade. atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria. Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece. existência de registros e protocolos. os arquivos devem ser sempre centralizados. Comunicações e Arquivo. mas também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. estado de conservação das instalações. organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. salários. Em suas fases intermediária e permanente. tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. freqüentemente designado Protocolo e Arquivo. manuais. Centralização Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local. arranjo e classificação dos documentos. uma constatação dos pontos de atrito. volume e estado de conservação do acervo. portanto. Levantamento de Dados O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. as espécies de documentos mais freqüentes. Planejamento Para que um arquivo. meios de comunicação disponíveis (telefones. das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. a localização física (extensão da área ocupada. torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. permanente) possa cumprir seus objetivos. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. os modelos e formulários em uso. modelos. existência de normas de arquivo. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas. Além dessas informações. o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. processos adotados para conservação e reprodução de documentos. intermediário. o equipamento (quantidade. que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior. formação profissional). regimentos. Posição do arquivo na estrutura da instituição Recomenda-se que seja a mais elevada possível. proteção contra incêndio). em todos os estágios de sua evolução (corrente.d) implantação e acompanhamento. média de arquivamentos diários. de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. registro. ou outra denominação similar. fax). distribuição. regulamentos. estado de conservação). controle de empréstimo de documentos. enfim. É preciso analisar o gênero dos documentos. códigos de classificação etc. normas.

A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. orientadoras e controladoras. promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. e b) bem arquivados. é um grande ato de classificação. facilitativas). treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. pode-se removê-los para uma destinação adequada. Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do órgão. uma vez extinta a unidade administrativa. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais. o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contêm da organização e da função. distinguindo-se a documentação importante da secundária – então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação. além disso. Na avaliação de documentos públicos. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. • Descentralização das atividades de controle e dos arquivos Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. também denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. Se a classificação dos documentos visa a refletir a organização. por si só. No tratamento dos documentos concernentes à organização e funcionamento. seletivamente. são classificados pela função – separando-se a função substantiva (fins) da auxiliar (meios. ou em geral. estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho. a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial. Sistemas de registro O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries. dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. Deverá ser aplicada em nível de departamento. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. que exercerá funções normativas. Descentralização A descentralização. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios: • Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam: a) bem classificados. de forma a determinar normas específicas de operação. leva-se em conta o valor comprobatório dos mesmos. uma Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 11 . constituição de conjuntos arquivísticos mais completos. economia de espaço e equipamentos. E se. podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento. redução dos custos operacionais. a política da executiva. Quanto aos sistemas de arranjo. Escolha de métodos de arquivamento e classificação O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. segurança e eficiência são imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL. mantendo-se o arquivo junto a cada departamento. Essa coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. quando necessário.delimitação de responsabilidades.

b) a estrutura do órgão que os produz. portanto. o item Correspondência. Elementos de Classificação Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) a ação a que os documentos se referem (funções. e fazem-se índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave é o número das unidades de arquivamento. Temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública – que por ser muito extensa não foi reproduzida aqui)4. é o registro. quer auxiliar. Os documentos públicos podem ser classificados em relação à organização e podem ser descentralizados. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem registros ou protocolos. temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública. Essas unidades são registradas numericamente na ordem em que se acumulam. Por exemplo. o item Pessoal. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa. Em vista disso. e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos dos documentos. organizacional e por assuntos. No serviço de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. isto é. livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. que veremos mais adiante. atividades e atos). os documentos públicos devem ser classificados em relação à função. desde que as repartições que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separáveis.constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. A característica essencial do sistema. ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-lembrete. 2 3 4 Não confundir método ou sistema de arquivamento com método de organização definido acima Estabelece classificação. Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento 2. de referência e similares. os métodos de organização podem ser funcional. quer substantiva. Na execução de qualquer espécie de atividade. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero. Princípios de classificação Só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento. o item Patrimônio pode estar organizado geograficamente. são usados em relação à função e devem. pois resultam de uma função. Num sistema de registro mais aperfeiçoado. c) o assunto dos documentos. os documentos de um serviço são guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos são colocados juntos. Atribuem-se-lhes números consecutivos. com notação pura Recomendamos a leitura dessa resolução para efeito de familiarização com os diversos procedimentos arquivísticos 12 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . em ordem alfabética. ser classificados de acordo com esta (vide Resolução nº 143 do CONARQ que trata da Classificação. Indicam a ordem dos documentos em cada série. em ordem cronológica etc.O sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentário. nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos. Entretanto. Esses números são a chave para o controle dos documentos em ambas as séries. Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). da qual se deriva o seu nome.

A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à metade da guia. São as fichas. onde se escrevem as notações. um quarto ou um quinto. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. Vide figuras abaixo. podendo ser alfabética. Material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. Será aberta quando indicar somente o início da seção e fechada quando indica o princípio e o fim. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 13 . pela ordenação cronológica. Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. as guias. a um terço. picotada.Escolha das Instalações e equipamentos Equipamento é a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do trabalho arquivístico. Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. as tiras de inserção e outros. numérica ou alfanumérica. Também poderá ser aberta ou fechada. Notação é a inscrição feita na projeção. Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina. as pastas. Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo.

organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. suas finalidades e responsabilidades.159. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. existem em âmbito governamental. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. Em geral. detalhamento das rotinas etc. informações sobre os arquivos da instituição. em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondência 14 9 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . registro. Implantação e acompanhamento O manual de arquivo deverá ser elaborado após estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e consultas). distribuição. uso. terminologia. tramitação). expedição. Protocolo Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina: Pass Atividades o 1 2 3 4 5 6 7 8 Receber a correspondência Separar a correspondência oficial da particular Distribuir a correspondência particular Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso Encaminhar a correspondência oficial sigilosa Abrir a correspondência ostensiva Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de antecedentes Requisitar ao Arquivo os antecedentes. A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento. Gestão de documentos A Lei Federal 8. determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição e para terceiros. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. classificação. Esse manual deverá incluir organogramas e fluxogramas. tramitação. A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda. Devem ser criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicações e emissão de vias desnecessárias. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo. de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestão de documentos”: Art.Constituição de arquivos intermediários Os depósitos intermediários só devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade.

anotando: número de protocolo. acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. primeira distribuição 2 Anexar a segunda via da ficha5 ao documento. após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas 3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto. data de entrada. encaminhando-o ao seu destino. que o redistribuirá 15 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . e será novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro órgão. anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino 6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos. juntamente com os antecedentes. número e data do documento. código e resumo do assunto. no original e nas cópias Separar o original da cópias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cópias. em duas vias. ao arquivo 5 Essa ficha será retirada no órgão a que o documento é destinado pelo responsável pelo controle no âmbito desse órgão. de acordo com despacho de autoridade competente Expedição Geralmente são adotadas as seguintes atividades: Pass Atividades os 1 2 3 4 5 6 Receber a correspondência Verificar se não faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data. procedência. se for o caso Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser assim descritas: Pass Atividades os 1 Preparar a ficha de protocolo. rearquivando-as em seguida 4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica 5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos. espécie.Pass o 10 11 12 13 Atividades Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto. devendo essa passagem ser feita por intermédio do Setor de Registro e Movimentação.

pode apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. flexível e deve admitir expansões. as fichas ou pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética. Notações simples abertas: A. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os documentos devem ser arranjados. com mais freqüência às falhas humanas do que a falhas do sistema. respeitadas as normas gerais para alfabetação. A insuficiência do arquivamento deve-se. Método Alfabético (método básico) Método alfabético é o mais simples. Qualquer sistema de arquivamento. não importa qual seja. Am-Az etc. Alfabético Geográfico Simples Cronológico Numéricos Digitoterminal Básicos Enciclopédico Alfabéticos Dicionário Duplex Ideográficos Decimal Numéricos Unitermo ou Indexação coordenada Variadex Automático Padronizados Soudex Mneumônico Rôneo Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto. Ac etc.Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. C Ab. B. é preciso antes consultar um índice ou um código. notações compostas e fechadas: Aa-Al . Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar um índice Sistema indireto é aquele em que. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. para se localizar o documento. simples ou compostas. Na escolha de um método de arquivamento devese levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples. As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 16 . Nesse método. É um método direto.

Exemplo: R. Sílvia 3. Heitor. Marques.: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de descrição. Maria (Doutora). Carl Gustav 9. Exemplo: Heitor Villa-Lobos. 4. Maria Filho. Exemplo: Walmir Santo Cristo. uma. Arquivam-se: Helena. R.. Mozila. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Pedro Lima Arquivam-se: Cavalcante. Sílvia Praia Vermelha Arquivam-se: Montes Altos. Carlos Montes Altos. Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita. Praia Vermelha. Guimarães. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Silvia Obs. Silveira. Exemplo: Marco Antônio Neto. Roberto Silveira. Os artigos e preposições. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Arquivam-se: Antônio Neto. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Ricardo d’Ferreira. Juiz Armando Marques. um. Carlos. devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes.: havendo sobrenomes iguais. Marco. do. Rita. 17 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . Os sobrenomes formados com as palavras Santa. Morro Azul. Silveira. Regras de Alfabetação 1. entre parênteses. Jung. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. Farias de. Juvenal Cavalcante. Capitão Silva Mozila. mas não considerados na ordenação alfabética. Exemplo: Rita Guimarães. Nos nomes de pessoas físicas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. Exemplo: Sigmund Freud. Marília. John Boy Arquivam-se: Boy. Maria. Sílvia.Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande. Maria Silveira. prevalece a ordem alfabética do prenome. tais como a. Armando (Juiz). Rosana d’Albuquerque. Villa-Lobos. Arquivam-se: Albuquerque d’. 2. Lima. Walmir. Juvenal. o. Carl Gustav Jung. John. Luís. salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11). Roberto 5. São Caetano. Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome. de. 8. Denise. Ricardo. Luís São Caetano. Ricardo Silveira Arquivam-se: Silveira. Neto. Freud. Silvia Maria Filho. Exemplo: Doutora Maria Helena. Maria Obs. Paulo. Maria José Sobrinho. Pedro. Marília Morro Azul. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. e. Santo Cristo. Ferreira d’. d. São colocados após o nome completo. José Sobrinho. Rosana. Silveira. 6. Júnior. não são considerados (ver também regra nº 9) Exemplo: Paulo de Farias. Silveira. 7. Sigmund. Ricardo. Os títulos não são considerados na alfabetação.

Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). Esteban. 1º Congresso de Odontologia Arquivam-se: Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). não se considerando. consideradas uma após a outra. Madeiras Cachoeira dos 4 Arquivam-se: Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. Canto Raiado. Canto Raiado Exemplo de critério palavra por palavra: Canto dos Cisnes. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor.Exemplo: Guilio di Capri. no critério letra por letra não se consideram os espaços entre palavras. empresas. gerência. Exemplo: Gerência de Atendimento da TELERJ. Exemplo: Li Xian Xin. Cantoneira Alegre Como se pode observar. Exemplo: José de Oviedo y Baños. Exemplo: 3M do Brasil. Superintendência Financeira da TELERJ Arquivam-se: TELERJ – Gerência de Atendimento. seção. departamento. entre parênteses. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras. porém. Exemplo de critério letra por letra: Canto dos Cisnes. Nos títulos de congressos. Pina de Mello. Os nomes orientais – japoneses. Francisco de Pina de Mello. Esteban De Penedo. Angel Del. Antonio de los Rios Arquivam-se: Arco y Molinero. Antonio de los 11. 3 (Três) M do Brasil Essas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização. Exemplo: III Conferência de Cirurgia Cardíaca. As regras de ordenação podem ser adotadas segundo critério de letra por letra ou de palavra por palavra. Fábrica Estrela de 4 pontas. Embratel. que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. para fins de ordenação. Exemplo: Embratel. Li Yutang 12. Li Yutang Arquivam-se: Li Xian Xin.Superintendência Financeira 15. Rios. que corresponde ao sobrenome de família do pai. os artigos e preposições que os constituem. conferência. Admite-se. The Library of Congress Arquivam-se: Colegial (A). os números arábicos. José de. Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo). Charles Du Pont Arquivam-se: Capri. para facilitar a ordenação. superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Canto dos Frades. Cantoneira Alegre. De Penedo. Library of Congress (The) 13. Os nomes de firmas. Du Pont. Angel Del Arco y Molinero. Charles 10. assembléias e assemelhados. Canto dos Frades. Guilio di. Fundação Getúlio Vargas. Fundação Getúlio Vargas. Congresso de Odontologia (1º) 14. Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 18 . chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. Francisco de. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como e apresentam. Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana. reuniões. Oviedo y Baños. TELERJ . A Colegial.

após as respectivas capitais dos países a que se referem. Exemplo: Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima Arquivam-se: Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Nome da cidade. cidade e correspondente (quem enviou a correspondência) Quando se organiza um arquivo por estado. alfabeta-se em primeiro lugar o país. estado e correspondente Como a principal chave é a cidade. O método geográfico é direto e de fácil manuseio. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que. seguido da capital e do correspondente. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: Nome do estado. logicamente. Método numérico simples O método numérico simples é um método indireto. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. não havendo destaque para as capitais. Sua desvantagem é a de exigir duas classificações. Quando se trata de correspondência com outros países.procedência ou local. as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. não seguirá a ordem alfabética. deve-se ordená-las alfabeticamente. Nesse método atribui-se a cada entrada uma numeração seqüencial sem qualquer preocupação com a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 19 . Exemplo: Araçatuba – SP – Luiz Carlos São Mateus – ES – Maria Augusta Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva Arquivam-se: Araçatuba – SP – Luiz Carlos Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva São Mateus – ES – Maria Augusta É necessário que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar. pois exige a consulta a um índice alfabético. Entretanto.

Nesse método. Exemplo: o número 831. cujo elemento principal de identificação é o número. o documento é colocado em uma capa de cartolina. Nesse método pode-se ainda reaproveitar uma numeração que venha a vagar. Método numérico cronológico Nesse método. será lido 23. Além disso. M21-30 etc. arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabética. Métodos por assunto (ideográficos) Os alfabéticos podem ser enciclopédico ou dicionário.423.ordenação alfabética. Os documentos são numerados seqüencialmente. No primeiro caso. unitermo ou indexação coordenada. formando pares. Método ideográfico alfabético enciclopédico Exemplo: Cursos Especialização Formação Pós-graduação Doutorado Mestrado Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 20 . decimal. Essa pasta miscelânea pode ser organizada segundo dois critérios distintos: a) numeram-se somente as pastas. precedido da letra M (de miscelânea). M1-10. os numéricos. É um método adotado em quase todas as repartições públicas. Tal método tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados. além da ordem numérica deve-se observar a data. desde que seja da mesma data. arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenação alfabética. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento. duplex. É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea. que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma. M11-20. mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números. Numera-se o documento e não a pasta. será necessário um registro para controle da numeração utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse método. Depois de autuado. são lidos da direita para a esquerda. serão colocados zeros à sua esquerda para fins de complementação. a notação das pastas miscelâneas seria M-1. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas miscelâneas. por ser mais fácil de lidar com números do que com letras. obrigando duplicidade de pesquisa. passando a ser chamado daí em diante de processo. M3 e. no segundo caso.14. dispostos em três grupos de dois dígitos cada um. menor possibilidade de erros. As vantagens desse método são maior grau de sigilo. também é possível o reaproveitamento de numeração.83 Quando o número for composto de menos de seis dígitos. Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto. b) numera-se cada correspondente eventual. M-2. Método Dígito-terminal Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos. os quais receberão o número da pasta.

Cada classe é subdividida em nove subclasses e uma décima para generalidades. três ou mais algarismos. subclasses. Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos. e a seguir. As dez primeiras divisões são denominadas classes. as dez seguintes.Pesquisas Administração Ciência política Economia Método ideográfico alfabético dicionário Cursos de doutorado Cursos de especialização Cursos de formação Cursos de mestrado Cursos de pós-graduação Pesquisas de administração Pesquisas de ciência política Pesquisas de economia Método ideográfico numérico – duplex Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice alfabético remissivo. que é facultativa. A parte inteira do número é composta de três algarismos. cuja classificação divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não podem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. grupos. Exemplo: 0 Administração Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho Aplicada à educação 1-2 Ciência política 1-3 Administração 1-4 Economia Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes. A parte decimal. Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de classificação o que não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição. pode ter um. subseções etc. partindo-se do geral para o particular. e assim sucessivamente. Um bom exemplo de classificação decimal pode ser encontrado na resolução nº 14 do CONARQ. divisões. Método ideográfico numérico – decimal Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. São portanto métodos indiretos. subgrupos. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 21 . dois. sucessivamente.

ou grupo de documentos. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 22 . em 13 de março de 1936 1936. um número em ordem crescente (número de registro). como no exemplo a seguir: Greve: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 210 311 172 063 04 135 006 017 008 099 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 320 421 232 0173 134 235 026 417 098 149 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 450 461 252 0243 244 465 236 317 128 439 0 0 530 531 Metalúrgicos 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 120 411 212 003 004 145 016 127 018 199 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 340 521 322 0193 144 245 345 527 108 239 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 530 631 512 0283 234 475 575 427 138 399 Pelo exemplo acima pode-se concluir que há duas fichas que contêm as palavras-chave Greve e Metalúrgicos: a 0004 e a 0530. A seguir. como mostra o exemplo a seguir: Nº 0012 Assembléia Extraordinária Palavras-Chave / descritores Resumo: Assembléia extraordinária Greve para deliberar sobre a continuidade da greve Metalúrgicos promovida pelos metalúrgicos de todo país. Hotel Marina na praia do Leblon. através da análise do documento são identificadas as palavras-chave ou descritores. Uma vez numerado. Assembléia extraordinária Foi realizada no salão vip do Hotel Marina. Esse método é recomendado para arquivos fotográficos. de acordo com sua entrada no arquivo. que servirão posteriormente como chave de pesquisa. sonoros e outros arquivos constituídos de documentos especiais. dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. O método consiste em se atribuir a cada documento. Métodos padronizados Dentre os métodos padronizados. na coluna cujo algarismo coincidir com o final do número atribuído ao documento. O número de registro é transcrito nas fichas correspondentes às palavras-chaves escolhidas para sua identificação. para cada palavra-chave prepara-se uma ficha.Método ideográfico unitermo (ou indexação coordenada) Vem sendo utilizada com grande êxito nos arquivos especiais e especializados. Sua finalidade é identificar e localizar o documento quando solicitado. o mais conhecido é o automático. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-índice.

sem levar em conta se a grafia é ou não a mesma. por intermédio da leitura. Métodos padronizados – variadex Esse método é uma variação do método alfabético. Etapas de arquivamento São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção. previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Método alfanumérico Esse método não é considerado básico nem padronizado. bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas. a existência de antecedentes. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 23 .Métodos padronizados – automático Nesse método os papéis são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto. Nesse método trabalha-se com uma chave constituída de cinco cores. As unidades de arquivamento são assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica. Inspeção Consiste no exame. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al =2 Am-As =3 E assim. Métodos padronizados – soundex Para os arquivos alfabéticos onomásticos. ao invés de o serem pela seqüência estritamente alfabética. Dessa forma. do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a primeira. segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por código. Esse método trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto. Nesse método é possível reduzir a incidência de erros de arquivamento muito comuns no método alfabético. Métodos padronizados – rôneo e mnemônico Não trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos. Nesse método são utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento. Usam-se notações fechadas. para evitar que depois de numeradas as divisões sejam alteradas. O código baseia-se no som das consoantes dos nomes. como a localização de documentos. em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores da chave. ordenação e guarda dos documentos. codificação.foi inventado o sistema soundex. Estudo Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída. sucessivamente. estudo. classificação. de grandes proporções.

na mesma linha hierárquica.433/68. o recolhimento para um arquivo de custódia permanente. Para informações adicionais. Codificação Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado. assinatura de quem retirou e do arquivista responsável pelo empréstimo. Um instrumento de destinação pode servir a vários fins. § 2º e art 2º da Lei 5. o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. Ordenação É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. Empréstimo e consulta Documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos. os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam úteis à pesquisa erudita. índice da pasta. é lógico. podendo ser renovados mediante sua apresentação no Arquivo.Classificação Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo. Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês. seleção e eliminação O governo não pode conservar todos os documentos produzidos em conseqüência de suas múltiplas atividades. A transferência para um depósito temporário presume valor para um futuro uso administrativo. Análise. A microfilmagem. 1º. deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua followup para controle de prazos. nome de quem retirou e sua unidade administrativa. Guarda dos documentos É o arquivamento propriamente dito. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. avaliação. consultar Resolução nº 14 do CONARQ. que ficará no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossiê. O custo da manutenção de tais papéis vai além das posses da mais rica nação. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada. faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. Podem visar tão-somente à identificação de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 24 . O destino de um documento pode ser a transferência para um depósito de armazenamento temporário (record center) ou para um arquivo de preservação em caráter permanente. só é proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que justifique a despesa. Torna-se impossível prover espaço para armazená-los. Para facilitar sua cobrança. sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias. por empréstimo. redução de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruição imediata. E. Deverá ser utilizada a guia-fora. Para maiores informações vide art. aos órgãos que os receberam ou produziram. Além disso. A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser julgada tão-somente pela exatidão de suas determinações. dado o seu alto custo. bem como pessoal para cuidar dos mesmos. aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores. legal ou fiscal. que poderá ser organizado em diversas modalidades.

São. seja a transferência para um arquivo de custódia permanente. Um documento preparado com esse objetivo chama-se “lista de descarte” ou “lista de eliminação”. Contudo. Valor dos documentos Em relação ao seu valor. quer pela impossibilidade de reciclagem do papel. Quando se faz um contrato para venda desses papeis. em geral. Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente. porém. os documentos não devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinião mediante verificação de falta de uso dos mesmos. ser eliminados segunda esta. de forma sucinta. podendo. A maceração ou qualquer outro tratamento é sempre aconselhável quando se tratar de documentos confidenciais. portanto. Salvo em circunstâncias excepcionais. pois muito do valor daqueles deriva de sua relação com a própria função. As decisões para se destruir documentos devem ser finais e irrevogáveis. pois. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se “plano de destinação” ou “tabela de temporalidade”. bem como a indicação do instrumento de destinação que autoriza a destruição. ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentação. A incineração – processo condenado –. deve-se incluir uma cláusula proibindo a sua revenda como documento. O teste de eficiência de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela incluídos serem removidos e eliminados no fim dos períodos de retenção recomendados. em primeiro lugar. a menos que uma boa parte dos documentos que estão sendo examinados possa ser separada para descarte. Os documentos devem ser classificados visando. A triagem ou escolha das pastas. Um documento feito com esse objetivo chama-se “tabela de descarte”.corpos de documentos acumulados num órgão do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. os quais devem conter. os documentos podem ser: Permanentes vitais ◊ aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importância Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 25 . como uma preliminar para a sua exata identificação nos instrumentos de destinação. Os documentos selecionados para eliminação normalmente são vendidos como papel velho. tem estreita ligação com as práticas de destinação. Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um órgão e indicar o destino que se deva dar a cada um deles. Essas tabelas normalmente são aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminação dos mesmos. a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econômico. não deve ser adotada. e somente como finalidade secundária a facilitar a sua remoção e descarte. Um instrumento de destinação pode também ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destruídos depois de terem servido ao uso corrente. quer pelo aumento do índice de poluição que provoca. um importante instrumento de administração. Uma vez determinada a eliminação de documentos. devem ser preparados os termos de eliminação correspondentes. quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano. podem. a identificação dos conjuntos documentais. A remoção ordenada e o descarte de grande quantidade de papéis inúteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. datas abrangentes. A classificação. De fato. se os documentos forem devidamente classificados em relação à função. é um processo de alto custo. seja a eliminação. Todos esses instrumentos de destinação são atos normativos. maceração etc. a facilitar o seu uso em atividades correntes. natureza dos documentos e quantidade.

Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova da organização e função.vital para a organização. Todos os arquivistas admitem que o mínimo a ser guardado são os documentos sobre a organização e o funcionamento. Distinção entre valores probatórios e informativos Pode-se determinar mais facilmente os valores secundários de documentos oficiais se os analisarmos em relação a dois aspectos: a) a prova que contêm da organização e do funcionamento do órgão governamental que os produziu. jamais poderá produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. com que o órgão governamental haja tratado. coisas ou fenômenos. que contêm o testemunho da existência e das atividades do órgão. “como era conduzido. Distinção entre valores primários e secundários Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias: valores primários. para a própria entidade onde se originaram os documentos. de modo geral. em todos os seus numerosos e complexos setores. problemas. Temporários –> quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento. Valores probatórios Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a sua organização e de como funcionava. ou seja. para outras entidades e utilizadores privados. por quem e com que resultados?”. do que pela informação que apresentam sobre pessoas Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 26 . pela informação que contêm. Os valores inerentes aos documentos devido à informação que contêm serão chamados de valores “informativos”. Valores Informativos Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas e não da informação ali existente sobre as próprias repartições. ao desenvolvimento e ao funcionamento de um órgão – documentos probatórios ou demonstrativos. não se deve reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer. Permanentes ◊ são os que. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções serão chamados de valores probatórios. há que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram. entidades. menos pela prova que oferecem da ação do governo. devem ser conservados indefinidamente. Mediante uma seleção criteriosa de vários grupos e séries. Para efeito probatório deve-se procurar responder as seguintes perguntas: “o que era o negócio?”. e b) a informação que contêm sobre pessoas. coisas. condições etc. e valores secundários. não devem ser feitas tomando-se por base parte da documentação e não importa quão bem concebido e bem executado seja um programa histórico. sabendo-se que os dois tipos de valores não se excluem mutuamente. A informação pode relacionar-se. As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentação do órgão. todos os documentos essenciais relativos à origem. um arquivista pode reunir. em um corpo de documentos relativamente pequeno. a pessoas (físicas e jurídicas). todos os fatos de importância sobre a existência de um órgão. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa.

na Inglaterra. A informação pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos são apresentados em dado documento sobre muitas pessoas.determinadas. que não os próprios criadores. quanto a unicidade dos documentos que contêm a informação. coisas ou fenômenos (informação intensa). coisas e propriedades que deram origem a competente ação. por mais indefinidas que sejam. ou de que atividades resultaram. usá-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecânicos ou eletrônicos. e c) importância. e na Itália. A informação é obviamente única se não pode ser encontrada em outro lugar. O arquivista alemão Meissner formulou a máxima “a idade avançada deve ser respeitada” nos documentos. pois. Os arquivistas de diversos países estabeleceram datas-limite antes das quais propõem que todos os documentos sejam conservados. b) forma. São eles: a) unicidade. 1750. 1861. as dos pesquisadores e do público em geral. Para determinar se um corpo de documentos é a única boa fonte de informação sobre um dado assunto. na França. O teste de importância relaciona-se a fatores imponderáveis – a matérias que não podem ser avaliadas com real certeza. Unicidade Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informação. eventos. o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. e b) a forma dos documentos. O interesse aqui reside na informação que contêm. se os documentos vão ser preservados num arquivo. pois os arquivos quase sempre têm problemas de espaço para a guarda de documentos. é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. A condição física é importante. por coincidência histórica. Há alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. referem-se a fatores ponderáveis – a assuntos que são passíveis de ser avaliados na base de fatos que não deixam dúvidas. significa que a informação contida em determinados documentos oficiais não será encontrada em outras fontes documentárias de forma tão completa e utilizável. A data italiana corresponde aproximadamente. Em geral. situações. coisas ou fenômenos (informação extensa). Na Alemanha é o ano de 1700. os documentos que representam concentração de informação são os que mais se prestam à preservação arquivística. problemas. o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informação nos documentos. b) muitos fatos são apresentados sobre algumas pessoas. condições. ou c) muitos fatos são apresentados sobre matérias diversas – pessoas coisas e fenômenos (informação diversa). onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 27 . Importância O arquivista presume que sua primeira obrigação é a de conservar a documentação que contenha informação que satisfará às necessidades do próprio governo. devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros. Forma Ao aplicar o teste forma. Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista não leva em consideração a origem dos documentos – que órgão os produziu. Antes de aplicar o teste da importância. e depois disso. à adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos. aplicado à informação. 1830. Os testes de unicidade e forma. ao contrário. O termo “unicidade”. iniciada em 1861. O termo forma aplicado aos documentos e não à informação neles contida refere-se à condição física dos documentos oficiais.

interessam principalmente aos historiadores. para retenção. ao apreciar os valores informativos dos documentos. fundamentalmente. cômputo de médias e probabilidades. de correlação de dados. ou porque contêm dados considerados próprios para um estudo de condições sociais e econômicas específicas. Documentos relativos a fenômenos O termo fenômeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. porque tratam de um acontecimento ou ação importante ou significativa. o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentação do órgão que os produziu. A análise é a essência da avaliação arquivística. O segundo é selecionar um certo número de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo. naquela de selecionar. o arquivista deve levar em consideração a documentação total em conexão com o assunto a que se refere a informação. em geral. deve-se aplicar o princípio da seleção especial. Se os fenômenos são antigos. parte de uma disciplina distinta. economistas ou estudiosos de administração. porque contêm dados que são representativos ou ilustrativos do todo. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 28 . requer um conhecimento do método que o arquivista. adotado no início do século XX. Esse princípio significa. ou que sejam suficientes para esclarecer os fenômenos investigados.seleção especial e amostra estatística Na seleção de documentos. As técnicas de coleta. curvas e compilação de númerosíndices são técnicas altamente especializadas. episódios ou acontecimentos importantes. tais como formulários de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informação extensa. não possui. isto é. Conclusões A avaliação de documentos não deve se basear em intuição ou em suposições arbitrárias de valor. classificação e análise estatística. com a terra na qual vive. um número limitado de processos sobre indivíduos. os valores a serem considerados são os que derivam da informação que contêm ore as próprias coisas e não da informação sobre o que acontece às coisas. Deve ser. Este último. Igualmente.Documentos relativos a pessoas . o ser humano se preocupa. intensa ou diversa. que alguns documentos são selecionados para preservação. aos sociólogos. Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econômicos. Documentos relativos a coisas No estudo dos documentos sobre coisas. Entre as coisas. dois critérios são possíveis. baseada na análise total da documentação relativa ao assunto a que se referem os documentos em questão. Um arquivista. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questão contém informação única e se apresenta uma forma que o torne útil como uma fonte de informação. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatórios dos documentos. e só depois de feito isto deverá entrar no reino do imponderável. ao contrário. É bom distinguir-se imediatamente esse princípio do princípio de amostragem estatística. Na última alternativa. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas. não importa qual seja sua experiência. e b) o de amostra estatística. previsões. O primeiro é selecionar aqueles que representam concentrações de informações. se novos. simplesmente. tendo em vista a informação que contêm sobre pessoas. em forma concentrada. ordinariamente apreciará os documentos principalmente por seu valor ou interesse histórico. dois princípios podem ser adotados: a) o de seleção especial.

Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. dois: a) reduzir o seu volume. dos equipamentos necessários à leitura das informações armazenadas. Entende-se por microfilmagem de substituição a que incide sobre documentos de guarda temporária. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. a proximidade das informações. ao lado das vantagens que oferecem. através da fita spool. São gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e uma cópia (diazo) para consulta. falta de padronização na fabricação de equipamentos e suportes. devendo-se. No Brasil. sem passar pelo papel. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados. As microformas podem apresentar-se em três modos: filme. Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM – Computer Output Microfilm. saída direta do computador para a microficha. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. jaqueta ou microficha. Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas.433/68 regula a matéria. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. que assegure o valor probatório dos registros contidos em suportes informáticos. b) garantir a sua durabilidade. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples – unicamente para a leitura – ou conjugados (leitoras/ copiadoras) – para a leitura e cópia em papel. ou seja. Como esse processo é mais trabalhoso.Microfilmagem Os objetivos da microfilmagem de documentos são. sopesar esse custo contra o da preservação dos documentos na forma original. no Brasil. tornando necessária a transferência periódica das informações para outros suportes. em prazos de quatro a cinco anos. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 29 . As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. em geral. Também são gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para consulta. por isso. e os documentos a serem microfilmados devem ter características físicas que se prestem à filmagem. a Lei 5. Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operação. Entretanto. Tecnologia da Informação Os avanços tecnológicos. obsolescência. assim. baixa durabilidade dos materiais empregados. No filme esses documentos são chamados de fotogramas.400 documentos de formato A4. Filme (rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. exigindo. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. com vistas ao aproveitamento de espaço. apresentam alguns problemas que merecem reflexão e exigem soluções dentro de curto espaço de tempo: falta de respaldo legal. o processo de microfilmagem é de alto custo.

contribuindo para a economia do sistema. Sempre que se transferem documentos do tipo não-rotineiro para centros intermediários. para fins de prova ou de pesquisa.Transferência e recolhimento Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no art. faz-se mister obter informações precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos. Com o aumento da massa documental. Essas transferências também ocorrem para áreas de custo reduzido. pois libera espaço e economiza recursos materiais. de valor e sem valor – ao se iniciar um programa de administração de documentos ou arquivístico. as descrições. Transferência e recolhimento são feitos em razão da freqüência de uso e não do valor do documento. Os arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. raramente são um bom substituto para a informação que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório. e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acúmulos de documentos – regulares ou especiais. um arquivo de custódia não deve recolher documentos a cujo uso se imponham restrições consideradas descabidas e contrárias ao interesse público. isto é. § 1º e art 1º. não sendo prevista nenhuma fase de transição. É importante lembrar que os documentos transferidos a um depósito intermediário conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o arquivamento e a localização de documentos. a fim de facilitar sua avaliação. os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lógicas. cujo acervo é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente. tanto quanto possível. Quanto aos arquivos de custódia. 1º. segundo devem ser documentos com valor secundário evidente que justifique sua retenção permanente. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 30 . por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo. deve-se observar alguns preceitos básicos: primeiro. aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comissões de análise ou. § 2º da Resolução nº 2 do CONARQ. de documentos. Os documentos passavam diretamente de um a outro estágio. Tipos de transferência Até a primeira metade do século XX a tradição arquivística clássica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histórica. terceiro. E por último. embora um centro intermediário possa tomar tais encargos. Conquanto tais informações sejam muito úteis na avaliação. As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário. no mínimo. a três necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas repartições do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de tempo. que um arquivo permanente não deve aceitar documentos que possam demandar empréstimos freqüentes à repartição de origem. destituídos de peças sem valor que com eles possam ter sido arquivados. em alguns casos. utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente. em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados. atendem.. Esses centros não devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionários não possam decidir de imediato. b) servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos extintos ou de determinadas atividades. acompanhadas dos índices que lhe sejam pertinentes. devem estar em boa ordem e. reside no incentivo que dá às instituições para protelar o exame de seus documentos. por escrito. que é sua finalidade primordial. lembrando que o arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente. surgiu a teoria da “idade intermediária” e com ela a noção de depósitos intermediários. A maior desvantagem de um plano de depósito tipo “limbo”.

são recolhidos em caráter definitivo para o arquivo permanente. pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Periódica é a remoção de documentos. que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido. deve ter. de um governo. posteriormente. deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade que os criou. então. transferência múltipla ou método do ciclo – os documentos são transferidos para o arquivo intermediário. O direito a tais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 31 . quase sempre. O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. 17. Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento. deve definir claramente as responsabilidades de custódia do arquivista. em relação aos documentos. onde permanecem durante determinado período e. que foi traduzido como “contra o rei não há prescrição” (vide art. § 4º. mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade. que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo. Na transferência periódica em uma etapa. Decreto 4. em duas etapas. além disso. Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade. certos direitos e privilégios adicionais que não são comumente exercidos pelas entidades criadoras. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular. relativamente à reprodução e à autenticação de cópias.Há dois tipos básicos de transferência: permanente e periódica. Neste caso. se julgados de valor. em intervalos determinados. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi (art. ou. sem. em termos mais amplos. Referem-se estes ao arranjo. e ainda dentro de um período determinado. Na transferência periódica em duas etapas – também conhecida por dupla capacidade. Permanente é a que se processa em intervalos irregulares e exige. 15 e seguintes do Decreto 4. A legislação sobre os documentos públicos.073/2002). O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados. à descrição e à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados – para servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. Segundo. Arquivos permanentes Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados. Os documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da administração. Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. Legalmente. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres.073/2002). o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física. ser de sua propriedade. Só é aplicada em casos especiais. sendo esta última conhecida como periódica de mínimo e máximo. no que diz respeito ao seguinte: Primeiro. na documentação de um órgão. Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. contudo. É normalmente nessa fase (transferência) que se promove a desinfestação e a restauração dos documentos. devido ao seu valor comprobatório e informativo. os documentos julgados de valor são recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Ela pode ser efetuada em uma etapa. não há arquivo intermediário e a transferência recebe o nome de recolhimento.

conde Duchatel (1803-67). As atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: intelectuais e físicas. As atividades físicas se referem à colocação dos papéis nas galerias. por isso.Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos (vide art. baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos départments que haviam sido colocados sob a jurisdição dos Archives Nationales. por diversas circunstâncias. de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais.073/2002). Arranja seus documentos para uso não-corrente. devido à sua utilização. Essa circular. intitulada Instructions pour la mise em ordre et lê classement des archives Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 32 . de guarda transitória. O arranjo é uma das funções mais importantes em um arquivo. Nesses arquivos. ministro da Instrução Pública de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848.e. dos itens documentais dentro das séries. ocorreu quando Guizot (1787-1874). A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário. pela lei de 26 de outubro de 1796. Atividades de arranjo Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos documentos em fundos. deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. 18. em contraposição ao uso corrente. Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Princípios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos não se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma única repartição. e arranja-os de acordo com certos princípios básicos da arquivística e não segundo qualquer classificação predeterminada ou esquema de arquivamento. os quais emanam de diversos órgãos. As intelectuais consistem na análise dos documentos quanto a sua forma. seu empacotamento. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custódia. que diferia do velho método de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificação predeterminados. • referência ◊ política de acesso e uso dos documentos. aplicam-se apenas critérios racionais de disposição dos documentos em estantes e armários. estantes ou caixas. que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior. Evolução dos princípios de arranjo O primeiro grande passo teórico. visando a impedir sua destruição. origem funcional e conteúdo. • conservação ◊ medidas de proteção aos documentos e. em 24 de abril de 1841. • descrição e publicação ◊ acesso aos documentos para consulta e divulgação. a ordenação das séries dentro dos fundos e. não existem métodos ou princípios específicos de arranjo no sentido técnico da palavra aqui empregado. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: • arranjo ◊ reunião e ordenação adequada dos documentos. Decreto 4. como é o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. conseqüentemente do local de sua guarda. Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã. Quanto aos arquivos intermediários. fixação de etiquetas etc. se necessário. Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser distintos dos princípios expostos até agora.

ou de decisões judiciais. onde se decidiu. indica a data de tais documentos. em segundo lugar. pois consiste tão-somente em reunir peças das quais apenas é necessário determinar a origem. baseada na natureza das coisas. ao invés de seguir esse método. especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 33 . se tratar de assuntos de municipalidades. seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituição. e após. O princípio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prússia. em ordem cronológica.” O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrário de classificação de assuntos foi abandonado. por exemplo. geográfica ou alfabética. O reagrupamento dos documentos de diferentes órgãos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos. e a cada grupo seria atribuído um lugar definitivo em relação aos outros grupos. é claro que o arranjo alfabético pelos nomes dos indivíduos facilita as buscas. ao menos teoricamente. embora modificado por dois suplementos posteriores. e substituído por um sistema baseado em princípio aplicável de maneira geral. Os princípios gerais estabelecidos para a execução desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds). nos grupos de assuntos. todas essas vantagens se perdem. suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. uma corporação ou uma família. As relações entre os grupos de assuntos. é mais simples de se por em prática do que qualquer outro sistema. se propõe uma ordem teórica. sendo. isto é. é a única maneira adequada de se assegurar a realização imediata de uma ordem regular e uniforme. O eminente paleógrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princípio respect des fonds nos seguintes termos: “Uma classificação geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto. pelo qual todos os documentos originários de uma “autoridade administrativa. visto que um pesquisador. por assuntos. c) as unidades. geralmente. O princípio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos públicos administrativos é chamado princípio da proveniência. foi então reconhecido como um método impraticável. neste caso. as peças devem ser arranjadas em ordem cronológica. corporação ou família” devem ser agrupados. é preferível o arranjo geográfico. talvez. de uma coleção de decretos ou leis. como na França) e. Quando se tratar. estabeleceu um esquema lógico para o agrupamento de documentos dos départments que. tal como uma entidade administrativa. primeiro. por outro lado. seriam arranjadas conforme as circunstâncias. Se. visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade.départmentales et communales. essa classificação é feita com mais facilidade. Tal classificação apresenta várias vantagens. ser conseguida por meio de inventários existentes. ainda está em vigor. porquanto consta simplesmente da reprodução da ordem atribuída por seus donos anteriores. geográfica ou alfabética. Em primeiro lugar. devem ser determinadas pelo conteúdo dos mesmos. Esse princípio é o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituições públicas que os acumulam. constituindo fundos. dentro de um fundo. em ordem cronológica. b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos. que os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e não de acordo com a natureza das instituições que os criaram. Num grande número de casos. essa ordem pode. que o arranjo dado aos documentos pelos próprios órgãos criadores deve ser preservado no arquivo de custódia permanente. Se. Se se tratar de documentos relativos a pessoas. todos os documentos originários de uma determinada instituição. A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princípio básico de respect des fonds.

Deve fazer-se uma exceção à regra de preservar os documentos na ordem original. quando estes receberam novo arranjo nos órgãos governamentais. ao mesmo tempo. seria um extravagante desperdício de tempo. os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Este estabelecia que os documentos de cada órgão devem ser mantidos. pode-se tornar obscuro ou até se perder. Conclusões finais sobre os princípios de arranjo de documentos Na aplicação do princípio da proveniência. Criou-se ainda um novo princípio chamado Registraturprinzip. no contexto. no arquivo de custódia. assim os documentos são mais inteligíveis quando conservados juntos. tampouco desejável. Quebrar as unidades existentes e substituí-las arbitrariamente por novas consumiria. e impor um plano de arranjo arbitrário aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados não atenderia a qualquer objetivo concebível. os documentos preservados pelo testemunho que contêm da organização e da função devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuída pelos órgãos que os criaram. de acordo com algum plano arbitrário. Além disso. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexão com atos oficiais e. na ordem dada pelo serviço de registro do órgão. como na Inglaterra. explicaram. Dar novo arranjo. e não reorganizados por grupos de assuntos. a documentos que já estejam em ordem ou parcialmente ordenados. mas deve. o real significado dos mesmos. ao contrário. Conquanto essa ordem não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores. como os atos do governo se relacionam entre si. que se destrua a ordem original do registro para substituí-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lógico de cabeçalhos de assuntos. com documentos correlatos. mantiveram ou acumularam. conservando-se. ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos. b) o princípio ajuda a revelar o significado dos documentos. pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele órgão. sob a identidade do órgão ou da subdivisão do órgão. considerando-se a relação desses para com a função ou campo de assunto. c) o princípio dá ao arquivista um guia exeqüível e econômico para o arranjo. “não foi criada arbitrariamente. inutilmente. Os arquivistas holandeses também concluíram não ser possível. depois de servirem a seus objetivos primários. e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizáveis o acabamento de qualquer tarefa desse gênero. descrição e utilização dos documentos sob sua custódia. não resulta do acaso. consagrando-se mundialmente o princípio da proveniência por várias razões: a) o princípio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. como prova documentária. a entidade administrativa que os produziu não precisa ter sido completa e independente. é conseqüência lógica da organização do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro é produto”. A evolução desses princípios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha. através da função e da organização administrativa. pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos. é a única maneira viável de colocarem-se os documentos em ordem. “A ordem original do registro”. Se os documentos são arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrário qualquer. mas. no entanto.transferidos. grande parte do tempo do arquivista. O Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 34 .

mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que não os correntes só devem ser preservados no arquivo de custódia permanente se atenderem às necessidades arquivísticas. obedecendo a dois critérios: a) Estrutural. com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa básicos. Atividades de descrição e publicação O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de instrumentos de pesquisa. Tais documentos devem ser arranjados. sem observar como estavam arranjados na repartição. unicamente. a AAB formou um grupo de trabalho. o segundo elemento é o tipo físico a que pertencem os documentos – correspondência. A escolha dos fundos deverá ser estabelecida de acordo com as circunstâncias e conveniências. Tipos básicos de instrumentos de pesquisa Em 1973. que é indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa. Os documentos são descritos estruturalmente. o quarto é a estrutura física da unidade – partes de um grupo classificado de documentos. Sua finalidade é informar sobre o histórico. os documentos modernos que são conservados pelo seu conteúdo informativo – sem referência ao seu valor como testemunho da organização e função – devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam às necessidades dos pesquisadores e dos funcionários. relatórios. inventário. catálogo e repertório. o princípio da proveniência. que os criou. o período de tempo. Uma boa proporção de documentos modernos é preservada unicamente pela informação que contêm sobre pessoas. os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as características dos documentos. Guia Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. científica etc. dando-se informação sobre a natureza física dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais são arquivados ou classificados. que consistem na descrição e na localização dos documentos no acervo. são descritos fazendo-se referência ao órgão administrativo que os criou. cientistas e outros. e se destinam a orientar os usuários nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. tabelas e outros. econômica. porém. Os documentos. Além de tornar o acervo acessível. volumes encadernados. dentro do órgão governamental. mantido. pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. o terceiro elemento é o título da unidade que está sendo descrita. sob a direção de seu presidente. b) Funcional. às funções. constituído dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. maços de documentos ou caixas. a natureza. reunidos pela semelhança de suas atividades.arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes. É o instrumento de pesquisa mais genérico. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros não dispõem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mínimo de orientação. ordens. quanto à substância. a estrutura. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 35 . lugares ou sobre matéria social. o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia. a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. tendo-se em vista facilitar a sua utilização pelos estudiosos. constituído dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo. O primeiro elemento na descrição de documentos é a autoria. ou às atividades. Por fim.

cuja organização deve refletir o arranjo adotado para a disposição do fundo. explicação sobre o modo de consulta do inventário. onomástico ou geográfico. cronológico. sumariamente descritas – e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. Inventário analítico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente. pertencentes a um ou mais fundos. disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto. Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinado documento. breve notícia histórica sobre a instituição. cabendo mesmo a transcrição de documentos na íntegra. quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes.Inventário sumário Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente. a pessoa ou a família da qual o fundo é proveniente. Sua elaboração só se justifica em casos específicos. ou a lugares específicos existentes num ou mais fundos. Sua finalidade é descrever a composição do fundo – ou parte dele. por exemplo. através da descrição minuciosa de seu conteúdo. incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. Sua finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento. segundo um critério temático. sendo os itens descritos minuciosamente. cronológico. O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporação do fundo no acervo do arquivo. Catálogo Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático. pela enumeração de suas unidades de arquivamento. como uma série. Tabela de equivalência ou concordância É um instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para as novas que Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 36 . onomástico ou geográfico. ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo. A disposição das entradas e demais informações se assemelha à do catálogo. Repertório É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. ou parte dele. ou que digam respeito a determinada pessoa. Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto. descritos de forma sumária ou pormenorizada. Índice – instrumento de pesquisa auxiliar É uma lista sistemática e pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento. O inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos – constituídos de documentos de caráter oficial – quanto para os de arquivos privados.

só é plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. pode existir uma descrição no nível do fundo. Assim. ligadas numa hierarquia. no nível da série. Se é necessária a descrição das suas partes. Um fundo pode ser descrito como um todo numa única descrição ou representado como um todo e em suas partes em vários níveis de descrição. cronológica. tais como selos. estas podem ser descritas em separado. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. ISAD(G) – Norma Geral Internacional de descrição arquivística Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. Para as finalidades destas regras. dê informação sobre as partes que estão sendo descritas.” Descrição multinível Se o fundo como um todo estiver sendo descrito. Níveis intermediários. Cada um desses níveis pode ser novamente subdividido. correspondendo a uma divisão geográfica. tal técnica de descrição é denominada descrição multinível.tenham sido adotadas. ele deverá ser representado numa só descrição. O fundo constitui o nível mais geral de descrição. dê informação sobre ele como um todo. o princípio de que a descrição arquivística procede do geral para o particular é uma conseqüência prática do princípio do respeito aos fundos. registros sonoros ou mapas. utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e continuam durante sua vida. Regras para descrição multinível • DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O PARTICULAR Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes. Apresente as descrições resultantes numa relação hierárquica entre a parte e o todo. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação. tais como seções ou subséries. de modo a refletir os níveis da estrutura hierárquica da unidade administrativa subordinada primária. procedendo do nível mais geral (fundo) para o mais particular. Manuais expondo regras de descrição para tais documentos já existem. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierárquica complexa. as partes constituem níveis subseqüentes. No glossário do ISAD(G) encontramos uma definição de seção: “Subdivisão de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou. com freqüência. usando-se igualmente os elementos apropriados. cada seção tem tantas subdivisões subordinadas quantas forem necessárias. Nos níveis seguintes e subseqüentes. O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. • INFORMAÇÃO RELEVANTE PARA O NÍVEL DE DESCRIÇÃO Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 37 . Por exemplo. funcional ou agrupamentos de documentos similares. quando tal não é possível. de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funções da entidade que gerou os documentos e a sua organização. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. As regras contidas nesta norma não dão orientação para a descrição de documentos especiais. Regra: No nível do fundo. Normas de descrição arquivística são baseadas em princípios teóricos aceitos. no nível do dossiê / processo e / ou uma descrição no nível do item. cuja descrição. A soma total de todas as descrições assim obtidas. podem ocorrer.

Objetivo: Representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição.informação em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade. Por exemplo. cada descrição à sua mais próxima e superior unidade de descrição. Dados de autoridade (authority data) . pessoas e famílias Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relação ao ISAD(G). pessoas e famílias. pelo qual uma descrição possa ser pesquisada. Regra: Forneça apenas a informação apropriada para o nível que está sendo descrito. pessoas e famílias em fundos diversos de variados arquivos. Registro de autoridade (authority record) . área de fontes relacionadas. como também o próprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas. e identifique o nível de descrição.nome. Controle de autoridade (authority control) . ao local de sua guarda. Glossário de termos associados ao ISAAR(CPF) Catálogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade. Ponto de acesso (access point) . pessoa ou família) e que pode remeter a outras entradas de autoridade Atividades de conservação A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e. área de conteúdo e estrutura. palavra-chave. dê a informação que é comum às partes componentes. se aplicável.uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informação que descreve a entidade (entidade coletiva. • NÃO REPETIÇÃO DE INFORMAÇÃO Objetivo: Evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas. Regra: Relacione.ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituição arquivística responsável. conseqüentemente. utilizados como pontos de acesso. não forneça a história administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrição for uma divisão ou uma seção. Elementos de descrição Esses elementos são divididos em sete áreas: área de identificação. incluindo nomes próprios (de pessoas físicas ou jurídicas e geográficos). área de condições de acesso e uso. A criação de registros de autoridade arquivística possibilita o controle das entradas de entidades coletivas. • RELAÇÃO ENTRE DESCRIÇÕES Objetivo: Tornar explícita a posição da unidade de descrição na hierarquia. Não repita em um nível inferior informação que já tenha sido dada num nível superior. Entrada de autoridade (authority entry) . Regra: No mais alto nível apropriado. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 38 . permitindo tanto a identificação de fundos fracionados entre diversas instituições. área de contextualização. identificada ou recuperada. entrada de índice.controle de termos normalizados. ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas. não forneça informações detalhadas sobre dossiês / processos se a unidade de descrição for um fundo. área de notas e área de controle da descrição.

mantendo-se entre 20 e 22º. de umidade relativa e de poluentes. em face do importante problema da preservação dos documentos. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos denomina-se climatização. d) restauração ou reparo. somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. São as seguintes as principais operações de conservação: a) desinfestação. como enfraquece o papel. Os agentes externos decorrem das condições de armazenagem e de uso. a poluição ácida do ar e as impurezas no papel são os principais agentes de deterioração. mas a umidade é a principal causadora de seu aparecimento. As emanações deletérias dos gases também destroem as fibras do papel. O controle de temperatura. acondicionada em recipientes plásticos. a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos. o movo. a poeira. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores. propicia o desenvolvimento de mofo. A luz. goma ou caseína. O índice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%. Nas áreas onde se observa elevada poluição atmosférica. As atividades relacionadas com o arranjo. Com a fumigação os insetos. são completamente destruídos. Os agentes externos mais responsáveis pela deterioração são os gases ácidos da atmosfera e particularmente o dióxido sulfúrico (H2SO5). provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e empregando métodos que preservem os materiais perecíveis. Não sendo viável tal prática. A substância química a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação. a médio e longo prazos. a temperatura inadequada. Desinfestação O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental. pois neste ambiente encontram condições ideais para se desenvolverem. a umidade. devese empregar sílica-gel. seja em qualquer outra forma.Há dois fatores – apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards) – que afetam a preservação do material sob a custódia de um arquivo: agentes externos e internos de deterioração. de acordo com uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo texto original é de Indgrid Beck. a fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis. A temperatura não deve sofrer oscilações. além de exercer o mesmo efeito do ar seco. A poluição ácida do ar. cola. por meio de instrumentos. no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade. bem como outros fatores externos de deterioração. A umidade. b) limpeza. A luz. Determinados insetos são atraídos pela celulose do papel. Contudo. descrição e consulta ficam em plano secundário. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos. a umidade. os prédios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. O ar seco é outro fator de enfraquecimento do papel. seja na forma original. A luz do dia deve ser abolida na área de amazenamento. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 39 . em qualquer fase de desenvolvimento. a temperatura. porque não só acelera o desaparecimento das tintas. os internos são inerentes à própria natureza material dos documentos. c) alisamento. temperatura e umidade desfavoráveis. gases e inúmeras pragas. O calor constante destrói as fibras do papel. o ar seco. A própria luz artificial deve ser usada com parcimônia.

mas. aconselha-se usar ferro de engomar caseiro. além de exigir habilidade do executor.Limpeza É a fase posterior à fumigação. 90 a 95%. e sem que aumente o volume e o peso. A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. O acetato de celulose. no entanto. devido ao uso de adesivo à base de amido. com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose. tornando-o imune à ação de fungos e pragas. tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos. porém. que é natural. Tecido Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino. É. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável. Caso existam documentos em estado de fragilidade. a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 40 . A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade. são passados a ferro. expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade. não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Vários são os métodos existentes. sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade. colocando-o numa prensa hidráulica. o que aumenta a sua resistência. juntamente com o papel de seda. Restauração Os documentos devem ser tratados em relação à acidez. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente. aplicadas com pasta de amido. cuja matéria prima é de alto custo. em uma câmara de umidificação. em máquinas elétricas. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola. tratados por este processo. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão. por ser termoplástico. um processo de difícil execução. durante uma hora. impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos. afeta suas qualidades permanentes. uma escova ou um aspirador de pó. Na falta de instalações especiais para essa operação. folha por folha. mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade. Silking Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade. Laminação Processo em que se envolve o documento. Em seguida. além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. nas duas faces. Na falta de equipamento adequado. utiliza-se um pano macio. adere ao documento. Os documentos. antes de se tentar a restauração por qualquer método. e dispensa adesivo. recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada.

A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos. as características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal. Quanto à política de uso. Assim. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 41 . ou determinação de autoridade superior. Questões de Concursos 1 . Atividades de referência Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as políticas de acesso e de uso dos documentos. utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada. um conceito totalmente assimilado pela arquivologia.O volume do documento é reduzido. o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos. A laminação manual. desenvolvido na Índia. embora não empregue calor nem pressão.2010 . * c) Metadados. A aplicação.BNDES . é rápida e a matéria-prima. entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm. de fácil obtenção. Encapsulação Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento.( CESGRANRIO . O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces. que são substituídos pela acetona. indicando as categorias de usuários que terão acesso ao acervo. * d) Prevenção. considerado elemento fundamental para a garantia da capacidade testemunhal do documento eletrônico arquivístico.Arquivista) No contexto contemporâneo. Por política de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relação ao que deve ou pode ser consultado. bem como elaborando o regulamento da sala de consulta. é o de * a) Destinação. bem como os direitos de terceiros. também chamada laminação com solvente. deixando o documento solto dentro das duas lâminas. Laminação manual Este processo. mas o peso duplica. * e) Dados. após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Compete ao arquivo determinar a liberação ou restrição de acesso. por ser mecanizada. oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. * b) Documentabilidade.

2 . isto é. p. No plano institucional. Couture. Rousseau e C.( CESPE . ou não orgânica.2010 . 1998. enviada ou recebida no âmbito da sua missão. produzida fora do âmbito desta. elaborada.MS . Lisboa: Dom Quixote.Arquivologia ) Considerando os conceitos fundamentais de arquivologia. julgue: É importante pesquisar novas bases teóricas e metodológicas para a arquivologia porque. Como qualquer outro recurso.MPU . a informação deve ser gerida eficazmente. A partir do texto acima e considerando os conceitos fundamentais da arquivologia.Analista . de um reconhecimento oficial da empresa. sem os quais ela não conseguiria viver.( CESPE . * ( ) Certo ( ) Errado 3 .Arquivologista) A informação constitui uma mercadoria tão vital para a empresa como os recursos humanos. materiais ou financeiros.2010 .( CESPE . todos os membros do organismo têm necessidade de informação que pode ser orgânica. o princípio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto possível do lugar de sua criação e aplicação e guardados por quem os acumulou. realizada por meio de sistemas virtuais. julgue os itens a seguir. como corolário. Os fundamentos da disciplina arquivística. isto é. * ( ) Certo ( ) Errado 4 . a teoria das três idades já não terá mais validade. J. avaliação e eliminação segundo as especificidades da esfera pública.2010 .MS . portanto. 63-4 (com adaptações). e. julgue os itens a seguir. o que necessita. Para desempenharem as suas respectivas funções.Arquivologista ) Com relação às atividades de seleção. os suportes documentais serão todos eletrônicos e a organização. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 42 . no futuro. noções de gestão de informações e documentos e a legislação arquivística brasileira.

MS .( CESPE .Arquivologista ) Julgue os itens a seguir que abordam conceitos. vinculando-os a sua origem imediata. podendo englobar a tabela de temporalidade.Arquivologista ) Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 43 .MS . fundamento básico da arquivologia. * ( ) Certo ( ) Errado 6 . teorias e princípios fundamentais da arquivologia. definida pela natureza jurídica de seu conteúdo e pela obediência a normas precisas de redação a que tal documento obedece.( CESPE . a expressão também é utilizada no sentido de conjunto dos instrumentos de destinação.2010 . O princípio da proveniência.Plano de destinação se refere a um esquema no qual está indicada a destinação dos documentos. além de aspectos relativos a tipologias e suportes documentais. a lista de eliminação e o termo de eliminação. quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou. * ( ) Certo ( ) Errado 5 -( CESPE .2010 . qualquer espécie documental pode ser identificada com base na configuração apresentada pelo documento escrito. no caso de documentos ou arquivos públicos. que estes permaneçam sob custódia de instituições com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo.MS .Arquivologista ) Em arquivologia. garante.2010 . * ( ) Certo ( ) Errado 7 . entre outros.

pergaminho. devido às condições estruturais de resistência a cargas e às condições ambientais favoráveis à preservação de documentos. uma vez que o próprio CONARQ não produziu documento que disponha acerca dessa matéria. como.Analista Administrativo) Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia e tendo como referência a legislação arquivística brasileira vigente. * c) Denomina-se preservação o conjunto de medidas cujos objetivos são estabilizar o processo de degradação de documentos e reverter danos físicos ou químicos sofridos. preferencialmente. * e) O CONARQ orienta as instituições arquivísticas a buscarem auxílio de consultorias para planejarem e implantarem programas de conservação documental.2009 . disco magnético.( CESPE . por meio de ações de recuperação e reforço. entre outros. * a) Os depósitos de documentos devem ser alocados.2010 . julgue os itens a seguir. por exemplo. assegurar que o acesso a documentos se submeta a um conjunto fixo de critérios de preservação. devem ser considerados no planejamento das ações de conservação de documentos adotadas pelas instituições produtoras/acumuladoras de documentos. assinale a opção correta. é correto que o arquivo corrente que existir na ANTAQ seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agência para apoio às atividades cotidianas.( CESPE . * ( ) Certo ( ) Errado 8 . por isso. Alguns exemplos. filme de acetato. 9 . fita magnética. a baixa incidência de luz. são: papiro. o qual deve.O termo suporte é utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contém informações registradas. de modo a garantir.ANTAQ . * b) A sobrevivência de documentos por longo prazo de guarda é responsabilidade exclusiva do arquivista. em andares térreos e subsolos. também. a integridade dos documentos arquivados. De acordo com os fundamentos da arquivologia. os quais. além do mais comum hoje. pois são importantes testemunhos históricos e culturais. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 44 . Com relação a esse assunto.Arquivista ) Os acervos arquivísticos precisam ter sua integridade física garantida para que possam ser transmitidos às gerações futuras. dos procedimentos adotados durante a produção e a tramitação. que é o papel. disco ótico. portanto.DPU . * d) A preservação de documentos de arquivo depende.

Relações humanas no trabalho. a biologia.( CESPE . dentre elas. a antropologia. relação humana social. relativos a conceitos fundamentais de arquivologia. por exemplo. a sociologia. são necessárias pelo fato de que todos ossetoresda vida exigem trabalho em grupo. assim como esta. onde cada um tem sua função. na educação.* ( ) Certo ( ) Errado 10 . etc. aquilo que envolve o homem ai estão as relações humanas. como por exemplo. e dos indivíduos que o compõe. que será abordada neste trabalho. Dentro do campo das relações humanas há variações para cada área especificamente. a coletividade. seja ela de grande. de bancos de dados ou de dossiês temáticos. A divisão do trabalho cada vez maior torna o dia a dia da empresa mais dependente do grupo. há também as relação humanas na saúde. A informação não orgânica existe exclusivamente nos setores de trabalho e sob a forma de publicações.2009 . * ( ) Certo ( ) Errado GABARITO: 1-C 2-C 3-E 4-C 5-E 6-E 7-C 8-D 9-C 10 . médio ou pequeno porte.ANTAQ .Analista Administrativo ) Julgue os itens seguintes.E Relações Humanas no Trabalho Falar em relações humanas é considerar todo tipo de ralação social ou interação entre os indivíduos. Esta é uma questão abordada por diversas ciências. economia. No trabalho. pois a maioria das tarefas são realizadas por grandes grupos de pessoas. tem como principio de funcionamento a trabalho em conjunto. a política. enfim. Este processo de divisão do trabalho se deu ao longo de tempo e teve seu auge quando foi iniciada a revolução industrial e o a inserção Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 45 . as ciências naturais. estas relações são necessárias pois toda empresa. o homem já não pode trabalhar sozinho. as relações humanas no trabalho.

organização informal. mas sim como um grupo. mas que nem sempre são colocados em prática. e tambéma relação do empregado com a empresa. ou de atuação. conceitos que escutamos desde que somos educados pela família. que visa o lucro a produtividade. para a satisfação da empresa e do trabalhador estarem sempre produzindo qualitativamente.do sistema capitalista de produção. cultura.como a iluminação do ambiente de trabalho influenciava a produtividade dos trabalhadores. em motivação. conscientização. e um novo vocabulário é incorporado ao dicionário administrativo: fala-se. liderança. mas ao também ambiente de trabalho. É necessário conhecer o individuo para conhecer suas qualificações.A experiência em Hawthorne permitiu o delineamento dos princípios básicos da Teoria das Relações Humanas que veio a se formar logo em seguida. solidariedade. coletividade e também a individualidade de cada ser humano. dentre eles estão: educação. Pesquisas apontam que um dos problemas para a falta de produtividade no trabalho muitas vezes está relacionado a insatisfação do trabalhador com o ambiente de trabalho e as vezes também com as pessoas que ali estão. portanto. a de Hawthorne. Vale lembrar que as relações humanas não estão estritamente ligadas apenas as relações entre as pessoas. respeito mútuo. condições de trabalho. política. Foi publicado numa revista sobre RH no trabalho que dizia: RELAÇÕES HUMANAS NO TRABALHO: As seis palavras mais importantes: "ADMITO QUE O ERRO FOI MEU" As cinco palavras mais importantes: "VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO" As quatro palavras mais importantes: "QUAL A SUA OPINIÃO" As três palavras mais importantes: "FAÇA O FAVOR" As duas palavras mais importantes: "MUITO OBRIGADO" A palavra mais importante: "NÓS". na escola entre os alunos. economia. O objetivo de cada indivíduo é o bem-estar. ética. comunicação. cada pessoa fazendo exclusivamente determinada tarefa aumentaria a produtividade e minimizaria o tempo gasto no processo de produção. entre outros conceitos que sempre ouvimos falar. visto que desta relação é que será ditado a produtividade daquela empresa. Isso fez com que ele chegasse à conclusão de que os indivíduos não podem ser tratados isoladamente. que ligou a produtividade à satisfação dos trabalhadores mudando o ambiente de trabalho e conhecendo cada individuo. por exemplo. desde então. que visavam detectar de que modo fatores ambientais . coma família. a função dela é estabelecer um equilíbrio entre a produtividade e a satisfação dos trabalhadores. Relações humanas está interligada com diversos fatores da vida social e individual da pessoas. ou seja. trabalho em grupo. já o da empresa é a eficiência. para se chegar a solução dos problemas de relações humanas foi preciso fazer experiências. ou seja. em casa. moral. e isso acaba gerando conflitos. esta foi uma experiência feita por Elton Mayo que segundo ele. modo de vida. Entretanto a tentativa foi frustrada. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 46 . suas necessidades e limitações para que ele seja utilizado para ser útil dentro da empresa e que também possa está realizado fazendo determinado trabalho. dinâmica de grupo etc. Outras experiências também foram realizadas como. os pesquisadores não conseguiram provar a existência de qualquer relação simples entre a intensidade de iluminação e o ritmo de produção mas foi possível constatar que os resultados da experiência eram influenciados por fatores de natureza psicológica.

A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. Normas específicas para redação de correspondência oficial Características – I . d) a concisão. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias. III . isto é. que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade. não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento. passagens que nada acrescentem ao que já foi dito. é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal. c) a formalidade e a padronização. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis. por exemplo.Percebe-se. Nos dois casos. em princípio. respeito mútuo pelo indivíduo e pelo seu trabalho.Impessoalidade .Concisão . assim. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 47 . como a gíria e o jargão. que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre: a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate. c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público.A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Para que se redija com essa qualidade. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve. respeito pelo trabalhador e pelo seu trabalho. que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto. assim.Clareza . assim também do trabalhador para com a empresa. é fundamental que se tenha. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. II . temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal. Para ela concorrem: a) a impessoalidade. de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita. redundâncias. e os demais colegas de trabalho. uma desejável padronização. de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção. sempre concebido como público. ou a outro órgão público. que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos. b) o uso do padrão culto de linguagem. que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam. é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. Obtém-se.Em suma pode-se dizer que relações humanas está diretamente ligada ao fator respeito. b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação.

Ministros do Tribunal de Contas da União.É pela correta observação dessas características que se redige com clareza Tipos definidos pelo Manual de Redação da Presidência O Padrão Ofício Aviso e Ofício e Memorando Exposição de Motivos Mensagem . Deputados Estaduais e Distritais. o Chefe do Gabinete de Segurança Institucional. Presidente da República.Vi sua Santidade o Papa Paulo VI quando estive em Roma. 1. Ministros de Estado6. Oficiais-Generais das Forças Armadas. são Ministros de Estado. art.Vossa Excelência: Executivo. Fax Correio Eletrônico Pronomes de tratamento § 316 (Gramática Metódica – Napoleão Mendes) Vossa – emprega-se quando nos dirigimos à pessoa – Acabo de receber o diploma que Vossa Santidade se dignou enviar-me. Telegrama . Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial. Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal. de 7 de fevereiro de 2002. a) do Poder Executivo. o adjetivo deve guardar concordância: Vossa Senhoria está ocupado? (dirigindo-se a um homem) Idem ao sexo feminino: Vossa Senhoria está atarefada? (dirigindo-se a uma mulher) Sua – emprega-se quando nos referimos à pessoa . Prefeitos Municipais. o Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República. o Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União. Ou Vossa Senhoria nomeará o seu substituto? Caso a pessoa à qual nos dirigimos seja do sexo masculino. parágrafo único.118. além dos titulares dos Ministérios: o Chefe da Casa Civil da Presidência da República. 6 Nos termos do Decreto no 4. Vice-Presidente da República. 28. Legislativo: b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores. Embaixadores. Secretários de Estado dos Governos Estaduais. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 48 .

Membros de Tribunais. Nos demais casos.2 As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor. (.Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais. 1. É costume designar por doutor os bacharéis.1 O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. e sim título acadêmico.. Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. empregada por força da tradição. Senhor Ministro. empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado.1 O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal. Evite usá-lo indiscriminadamente. Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. Como regra geral. 2. em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Auditores da Justiça Militar.) No envelope. seguido do cargo respectivo: Senhor Senador. Mencionemos. deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC. Juízes. Corresponde-lhe o vocativo: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 49 . o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. 2. Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento. PR Como se depreende do exemplo acima.. Senhor Governador. 1. Judiciário: c) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores. especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. no 123 12345-000 – Curitiba. seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República. Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional. ainda. Senhor Juiz. Vossa Senhoria É empregado para as demais autoridades e para particulares. a forma Vossa Magnificência.

(.) Os pronomes de tratamento para religiosos. inclusive o Presidente da República: Respeitosamente. (.) Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima. de 1937. Identificação do Signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República.. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre. abaixo do local de sua assinatura.Magnífico Reitor. todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n o 1 do Ministério da Justiça. em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal. devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes. (COBRADO EM CONCURSO) b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente.. Fechos para Comunicações O fecho das comunicações oficiais possui. que estabelecia quinze padrões. que atendem a rito e tradição próprios. ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal.) Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos. clérigos e demais religiosos. além da finalidade óbvia de arrematar o texto.. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (espaço para assinatura) NOME Ministro de Estado da Justiça Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 50 . a de saudar o destinatário. de acordo com a hierarquia eclesiástica. (COBRADO EM CONCURSO) Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras. Cônegos e superiores religiosos. este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores. são: Vossa Santidade. Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores. (. Com o fito de simplificá-los e uniformizálos.. em comunicações dirigidas ao Papa..

O Padrão Ofício Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício. Com o fito de uniformizá-los. elas devem ser tratadas em parágrafos distintos. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. – desenvolvimento. exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. c) assunto resumo do teor do documento assunto: Exemplos: Assunto: Produtividade do órgão em 2002 2002. As peculiaridades de cada um serão tratadas adiante. no qual o assunto é detalhado. Os parágrafos do texto devem ser numerados. 123/2002-MME b) local e data em que foi assinado. Se a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 51 . o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes: a) tipo e número do expediente. por extenso. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”. recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. – conclusão. Partes do documento no Padrão Ofício O aviso. pode-se adotar uma diagramação única. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço. o que confere maior clareza à exposição. Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte: – introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. que siga o que chamamos de padrão ofício. empregue a forma direta.Para evitar equívocos. o aviso e o memorando. se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto. e) texto nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos. seguido da sigla do órgão que o expede expede: Exemplos: Mem. d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. por ora busquemos as suas semelhanças. em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. que se confunde com o parágrafo de abertura. “Cumpre-me informar que”. na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. 15 de março de 1991. “Tenho o prazer de”. o expediente deve texto: conter a seguinte estrutura: – introdução. com alinhamento à direita: Exemplo: Brasília. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

2. de 1º de fevereiro de 1991. também com particulares.remessa do documento não tiver sido solicitada. origem ou signatário. Identificação do Signatário). ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. cópia do Ofício nº 34. não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento. de 3 de abril de 1990. com acréscimo do vocativo. que trata da requisição do servidor Fulano de Tal. poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. – endereço postal. segundo a seguinte fórmula: “Em resposta ao Aviso nº 12. Fechos para Comunicações). e assunto de que trata).2. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 52 .3. para exame e pronunciamento. que invoca o destinatário (v. anexa. indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo. Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República Senhora Ministra Senhor Chefe de Gabinete Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: – nome do órgão ou setor. Forma e Estrutura Quanto a sua forma. a anexa cópia do telegrama no 12. do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura. em caso contrário. deve iniciar com a informação do motivo da comunicação. 2. do Departamento Geral de Administração. no caso do ofício. encaminho. a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste. de 1o de fevereiro de 1991. e h) identificação do signatário (v. data. f) fecho (v. que é encaminhar. e a razão pela qual está sendo encaminhado. – telefone e endereço de correio eletrônico. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado. para autoridades de mesma hierarquia.” – desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e.” ou “Encaminho. Aviso e Ofício Definição e Finalidade Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas.1 Pronomes de Tratamento). 2. aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício. seguido de vírgula. g) assinatura do autor da comunicação.

ou ser empregado para a exposição de projetos. O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Forma e Estrutura Quanto a sua forma. com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. segue o modelo descrito adiante. que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e. diretrizes. por essa razão. b) propor alguma medida. assegurando maior transparência à tomada de decisões. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado. a serem adotados por determinado setor do serviço público. portanto. Forma e Estrutura Formalmente. Chefe do Departamento de Administração Exposição de Motivos Definição e Finalidade Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: a) informá-lo de determinado assunto. Subchefe para Assuntos Jurídicos . Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério. a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício (v. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 53 Ao Sr. sendo. Trata-se. no caso de falta de espaço. Exemplos: Ao Sr. O Padrão Ofício). Sua característica principal é a agilidade. idéias. a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos. e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.Memorando Definição e Finalidade O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações. em folha de continuação. chamada de interministerial. Pode ter caráter meramente administrativo. Em regra. etc. ou c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo. 3. a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. de uma forma de comunicação eminentemente interna. o memorando segue o modelo do padrão ofício.

o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República. como os demais atos assinados pelo Presidente da República. Forma e Estrutura As mensagens contêm: a) a indicação do tipo de expediente e de seu número. No primeiro caso. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada. apresentar veto. no início da margem esquerda: Mensagem no b) vocativo. e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita. Telegrama Definição e Finalidade Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos. esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v. 1. d) o local e a data. horizontalmente.4. iniciando a 2 cm do vocativo. também em razão de seu custo elevado. de acordo com sua finalidade. apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo. horizontalmente. telex. no início da margem esquerda. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 54 . sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício. verticalmente a 2 cm do final do texto. submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas. c) o texto. Concisão e Clareza). fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa. deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e. não traz identificação de seu signatário. etc. Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal.A exposição de motivos. notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública. de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário. Mensagem Definição e Finalidade É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos. enfim. passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia. A mensagem.

por seu baixo custo e celeridade. deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial (v.Forma e Estrutura Não há padrão rígido. Assim. Quando necessário o original. Forma e Estrutura Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes. é. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada. devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet. i. ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo. juntamente com o documento principal. em certos modelos. Fax Definição e Finalidade O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. conforme exemplo a seguir: Correio Eletrônico Definição e finalidade O correio eletrônico (“e-mail”). de folha de rosto. O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Caso não seja disponível. É conveniente o envio. Sempre que disponível. não interessa definir forma rígida para sua estrutura. o formato Rich Text. se deteriora rapidamente. quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Entretanto. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos. deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura.. deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax. Se necessário o arquivamento. deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento. preferencialmente. de cujo conhecimento há premência. para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 55 .2 A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais). 1. transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. cujo papel.. Valor documental Nos termos da legislação em vigor. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado.

na forma estabelecida em lei. existe uma minoria que con-segue facilmente acabar com todos os esforços levados a cabo pelos bons funcionários. além de regulamentar a qualidade e o trato dispensados aos usuários e ao serviço público e de trazer punições para os que descumprem as suas normas. é divulgado nos jornais. devem respeitar os valores éticos e morais que a sociedade impõe para o convívio em grupo. para que possa ser aceita como documento original. é preciso que nos organizemos antes. por diversas vezes. a fim de que os valores morais e a boa-fé. Durante as últimas décadas. de um processo deliberado de formação de uma caricatura. O caráter público do seu serviço deve se incorporar à sua vida privada. levando em conta apenas aquilo que. Nesse ponto. ou seja. lavagem de dinheiro.documental. O servidor deve estar atento a esse padrão não apenas no exercício de suas funções. os servidores. pois o que faz a imagem de uma empresa ou órgão parecer boa diante da população é o atendimento de seus funcionários. amparados constitucionalmente como princípios básicos e essenciais a uma vida equilibrada. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 56 . Organizar significa pensar antes de iniciarmos a tarefa. por parte da mídia e de um senso comum vigente. uso inadequado da máquina pública e muitos outros que vêm a contribuir de forma destrutiva para a imagem do servidor e do serviço públicos. não consegue sustentar uma boa imagem do serviço e do servidor. é muito burocrático e custa muito caro à população. se posicione contra o setor e os servidores públicos. Para executar qualquer tarefa com sucesso. que transformou sua imagem no estereótipo de um setor que não funciona. o setor público foi alvo. Princípios para atendimento ao público No exercício das mais diversas funções públicas. se insiram e sejam uma constante em seu relacionamento com os colegas e com os usuários do serviço. do caráter público e de sua relação com o público. constantes denúncias de corrupção. mas 24 horas por dia durante toda a sua vida. é. têm-se. Um dos fundamentos que precisa ser compreendido é o de que o padrão ético dos servidores públicos no exercício de sua função pública advém de sua natureza. O cidadão. Os novos códigos de ética. infelizmente. em nosso cenário político atual. para uma melhoria na imagem do servidor e do órgão perante a população. o que contribui de forma significativa para uma imagem negativa do órgão e do serviço. A não observação desses valores acarreta uma série de erros e problemas no atendimento ao público e aos usuários do serviço. inserindo no âmbito do poder público os princípios e regras necessários ao bom andamento do serviço e ao respeito aos usuários. assim. i. Esse conjunto caótico de fatores faz com que a opinião pública. também têm a função de proteger a imagem e a honra do servidor que trabalha seguindo fielmente as regras nele contidos. mesmo bem atendido por um servidor público. contribuindo. a ética se insere de maneira determinante para contribuir e melhorar a qualidade do atendimento. é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente. Aliados a isso. além das normatizações vigentes nos órgão e entidades públicas que regulamentam e determinam a forma de agir dos agentes públicos. revista e redes de televisão. e por mais que os servidores sérios e responsáveis se esforcem.

Basta. Quem administra o tempo coloca-o sob controle. o de. algo simples. as formas de identificação dos servidores. precisamos valorizar este instrumento e entendê-lo como um veículo que poderá ser capaz de conduzir o serviço público a dias melhores. que discutir o tempo é algo muito complicado. saber fazer correções de curso. produzindo bem. os procedimentos para atender a reclamações. princípio da delegação(descentralização). sem dúvida. É necessário planejar. porém. Observando termos como atenção. A verdade é bem o contrário. teríamos apenas que lamentar o fato de vivermos num país onde é necessário uma lei dizendo da sua necessidade. Este procedimento tem lógica e é inteiramente procedente.é unânime o foco na organização do tempo. que é do conhecimento geral. as prioridades a serem consideradas no atendimento. os meca nismos de comunicação com os usuários. de certa forma. acaba sendo. em suas Confissões. torna-se senhor dele. que todo o mundo conhece. pois o tempo parece ser. De outro.Quando não se atingem as metas. pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento. Quem não o administra é por ele dominado. Se a tarefa que viria a seguir. cair na maior confusão. porque é necessária e importante a organização do tempo na vida de uma pessoa. quando não tentamos discorrer sobre ele. Santo Agostinho afirmou. como vestir uma camisa de força e não mais tirá-la. Se você está fazendo algum trabalho e está inspirado. Administrar o tempo é fazer o que você considera importante e prioritário. Comecemos por analisar alguns mitos acerca da administração do tempo. princípio do controle(feedback) e o princípio do uso do tempo livre(visão sistêmica). Entretanto. em seu planejamento. o sistema de sinalização visual. para elas. não na ordem e no momento em que desejaria. simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou. Administrar o tempo. A organização do tempo é uma ferramenta imprescindível para qualquer profissional que busca crescimento na carreira aliado à qualidade de vida. Mas é preciso ser flexível. o tempo de espera para o atendimento. tentar teorizar sobre ele para que nos vejamos diante de grande confusão . Diz ainda o decreto que os órgãos e as entidades públicas federais deverão implementar os padrões de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 57 . Ao me propor discutir a administração do tempo estou. como não podemos forjar outra realidade num passe de mágica. o risco de ficar discutindo o óbvio. sem maiores problemas. De um lado. puder ser reagendada. respeito e cortesia. não é programá-lo nos mínimos detalhes e depois tornar-se escravo dele. A verdade é que a dministrar o tempo não é programar a vida nos mínimos detalhes: é adquirir controle sobre ela. O primeiro é que quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. A organização do tempo supõe a prática de alguns princípios: princípio da direção(objetivos). princípio da visão estratégica(antecipação às tendências) princípio dos quadrantes(eficiência/eficácia). os prazos para o cumprimento dos serviços. por causa disso. correndo riscos semelhantes. A atenção. os objetivos profissionais e pessoais . é ser senhor do próprio tempo. o respeito e a cortesia no tratamento a ser dispensado aos usuários. ao tentar fugir do óbvio. Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam administrar o tempo acreditam (pelo menos no início) que é possível programar 100% do seu tempo. princípio da convergência (concentração). não há razão para parar. não interrompa o que você vem fazendo bem. e as condições de limpeza e conforto de suas dependências formam o elenco a ser observado pelos órgãos e entidades públicas federais no estabelecimento dos padrões de qualidade no atendimento.

Buscando sempre a educação. Os atos devem atender seus objetivos sem burocracia. bem como divulgar amplamente esses padrões de qualidade junto aos cidadãos-usuários. recebendo-o não como inimigo ou adversário. o serviço e o servidor público terão igual retribuição. Só deve ter assento nos birôs e guichês de atendimento servidores que olhem nos olhos e sem restrições para a clientela do seu órgão. Discrição – qualidade de ser discreto. eficiência. respondeu demonstrando revolta: “pros mesmos. Serviços e servidores públicos desatenciosos. Ao final. Qualidade no atendimento ao público: comunicabilidade. objetividade Comunicabilidade – o servidor deve se comunicar facilmente. Presteza – agilidade. A cortesia é outra exigência da lei. presteza. melhora o clima no ambiente de trabalho e diminui a própria carga de discussão e de contraditório no atendimento. cortesia. O respeito ao cliente do serviço público começa pelo tratamento que se dispensa. Em nome desta atenção. devem ser respeitados seus pleitos em todas as instâncias. Sendo aquelas as vontades Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 58 . por mais “absurdos” e “extravagantes” que possam parecer. mas simplesmente como cidadão. Objetividade – Praticidade. Eficiência – realização das tarefas com rapidez. celeridade. que deveria ser transportada naturalmente para o ambiente de trabalho dos servidores. ao merecer o respeito de toda a sociedade. conduta. atenção. Atenção – Respeito aos administrados através de sua concentração.qualidade do atendimento. trabalhem com interesse na solução dos problemas e realizem as tarefas necessárias ao andamento do serviço. tolerância. interesse. apresentação. a determinadas especificações e às necessidades implícitas e explícitas do cidadão. civilidade e educação. Se o servidor aborda com cortesia a todos – colegas. deixam de observar com profissionalismo as suas solicitações ou requerimentos e negligenciam no tratamento dos pleitos. terão de ser extirpados comportamentos de servidores que ignoram ou fingem ignorar a presença do usuário. Isto vale até para certo deputado que esqueceu a condição de servidor público e a um interlocutor que lhe indagara: “tudo bem?”. Num segundo momento. Tolerância – tendência em admitir opiniões. Aqui começa o ajuste indispensável entre a norma e o exercício da cidadania. de acordo com as diretrizes nele estabelecidas. discrição. Interesse – o servidor deve sempre estar atento e com propósito de ajudar. Apresentação – Boa aparência externa e em suas colocações. desrespeitosos e descorteses não poderão ser tolerados.”. superiores e clientela -. ser expansivo e claro em suas colocações. Conduta – a conduta do servidor deve ser impecável. qualidade e proficiência. formas de pensar e agir. O objetivo de se oferecer qualidade no atendimento ao público é atender com rigor. Cortesia – urbanidade.

O lugar que moramos. VERBAL A comunicação verbal é o modo de comunicação mais familiar e mais freqüentemente usado. Imaginem se nosso coração batesse. Nos tempos modernos o individualismo tem perdido espaço. 2. normas e procedimentos. COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL é essencialmente um processo interativo e didático (de pessoa a pessoa) em que o emissor constrói significados e desenvolve expectativas na mente do receptor. Para um eficiente trabalho em equipe é indispensável integração dos profissionais. a glória do sucesso. se não se interligarem podem trazer prejuízos ao sistema como um todo. as roupas que usamos. Numa instituição onde seus funcionários trabalham divididos por funções. Uma mensagem pode ser transmitida de modo: 1. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 59 . e todos compreenderem o todo e sua parte. Divide-se em: A) VERBAL-ORAL Refere-se a esforços de comunicação tais como dar instruções a um colega. Seria inútil. A eficácia da comunicação depende do processo básico da comunicação. B) VERBAL-ESCRITA Refere-se a memorandos. mas não enviasse sangue para nosso cérebro. porém. o carro que dirigimos. já estas estão previstas e são ofertadas pelo serviço público. Todo serviço é resultado de uma comunhão de esforços. assim como o peso do fracasso. entrevistar um candidato a um emprego.). tanto o círculo social no macrossistema (sociedade) quanto no microssistema (órgão ou empresa). É dever do servidor entender e aplicar todos os conceitos éticos apresentados não só nesta apostila para que você passe no concurso. a decoração do escritório e outras coisas mais expressam parte da nossa personalidade.que se inserem na expectativa e no desejo do cidadão. Trabalho em equipe As relações humanas devem ser estudadas com o objetivo de se aperfeiçoar as mesmas. Quanto aos órgãos públicos não se diferencia o cenário e é dever do funcionário público reverter essa imagem e fazer com que cada vez menos existam as exceções. informar alguma coisa a alguém. o sistema se assemelha ao de um organismo humano. Cada funcionário tem sua função. os quais podem comunicar muito a outras pessoas. e assim por diante. relatórios por escrito. mas sim em sua carreira pública no atendimento ao cliente. e devem ser divididos entre todos os membros da equipe a responsabilidade. SIMBÓLICA As pessoas cercam-se de vários símbolos. de sorte a um entender o trabalho do outro.

3. comportamento receptivo e defensivo. Infelizmente tal ação é praticada. menos capaz ela será de perceber os objetivos. não pode ser demitido e é invariavelmente malandro e corrupto. embora só sejam divulgadas as exceções. palavras ou situações que possam reforçar suas defesas. Raras são as campanhas de mídia e tentativas de convencimento e formação de opinião pública que defendem o interesse coletivo. menos o receptor distorcerá o conteúdo da comunicação. quem sabe. ganha muito. Isso é possível. Fatores positivos do relacionamento. o que sabemos que é a regra. Comportamento defensivo: As pessoas defendem-se inconscientemente da ansiedade que sentem numa Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 60 . valores e emoções que o emissor está tentando transmitir. Isto é. de um processo deliberado de formação de uma caricatura. presentes aliás em qualquer profissão ou ramo social. Estas coisas a impedem a pessoa de se concentrar na mensagem que ela está de fato recebendo e faz com que ela distorça o significado real da comunicação. por parte da mídia. mesmo bem atendido por um servidor público. pois a mídia e o estereótipo negativo por ela criado tratam logo de desmanchar a boa impressão. a adotar um comportamento defensivo. sabemos que tal imagem é falsa e ardilosamente mentirosa. Disso resulta que há maior ou menor exatidão daquilo que se quer transmitir. as pessoas normalmente mobilizam suas energias de auto-defesa para enfrentar tal situação. estas geralmente patrocinadas por organizações não governamentais de defesa da infância. Quanto mais uma pessoa se mostra defensiva. a fim de defender seus interesses e promover sua reivindicações. de que aquele bom atendimento recebido fora. A pessoa passa então. do meio-ambiente. A exatidão na comunicação. Muitas vezes. sorte. não consegue sustentar uma boa imagem do serviço e do servidor públicos. entre outras. procurar ver no comportamento dos outros fatos. em seu íntimo. os nossos gestos e nossa voz para transmitir certas mensagens. por outro lado. NÃO-VERBAL A comunicação não-verbal. Por outro lado. se refere ao ponto até onde o sinal básico transmitido pelo emissor é recebido. que transformou sua imagem no estereótipo do cidadão que trabalha pouco. sem distorções pelo receptor. Com raríssimas exceções. olhar as pessoas com desconfiança. o Servidor Público foi alvo. que se refere à transmissão de uma mensagem por algum meio diverso da fala e da escrita. O cidadão. sindicatos. principalmente as de maior poder de penetração social. para defesa de interesses puramente econômicos. convencendo o cidadão. porque o clima receptivo permite que o receptor da mensagem seja capaz de se concentrar no conteúdo e no significado real da mensagem. Durante as últimas décadas. empatia e a compreensão mútua. O convencimento da opinião pública através da mídia é uma prática política e social largamente utilizada por quase todos os setores sociais. quanto mais um clima for receptivo ou ausente de defesa. Incorpora coisas como o modo com que usamos o nosso corpo. é uma das facetas mais interessantes da comunicação. diante de uma situação real ou imaginária de perigo.

Ela diminui de intensidade depois dessa ação ou continua ativada caso o comportamento de ajuda não tenha sido oferecido. aumenta também o nível de ativação empática e a velocidade com que o observador presta ajuda. Formule perguntas sem exagerar no interrogatório. honesto e se comportando espontaneamente em função da situação. Foi observado que quanto maiores os sinais de dores de uma vítima. tom de voz ou conteúdo verbal do emissor parece estar avaliando ou julgando o ouvinte. Compreenda com empatia o seu interlocutor. em 1973. Tentar ocultar seus objetivos ou não deixa-los claro. tomar suas próprias decisões cria no ouvinte um clima receptivo. Se a expressão. ele se coloca em guarda. de aprovar nosso comportamento. pode deixar no receptor um clima defensivo. os resultados são imbatíveis. a única maneira de conseguir isto é através de processos inconscientes. Empatia transmite respeito aos problemas do ouvinte e confiança. está propenso a gerar uma defesa mínima. Tentar colaborar na solução de um problema permitindo ao receptor designar seus próprios objetivos. Podem fazê-lo distorcendo a realidade e enganando a si mesmo esses são dois processos subjacentes que Freud denominou mecanismos de defesa. Empatia Empatia significa menos quantidade ou qualidade de informação e mais harmonia interativa. franco. Às vezes.Uma pessoa reduz a defesa do ouvinte quando parece estar querendo experimentar e explorar novas situações. A curiosidade é inerente a este tipo de comportamento. Aqueles que se consideram sabedores de tudo. Escute atenta e ativamente o outro. Quando tentamos mudar a atitude de uma pessoa ou influenciar o seu comportamento isso pode ser sentido como uma desaprovação a sua conduta. A existência de empatia anterior ao comportamento de ajuda é evidenciada pelos experimentos de Geer e Jarmecky. modo de falar. Demonstre respeito e consideração. Todos nós usamos desses mecanismos para proteger nossa auto-imagem. Temos necessidade de uma auto-imagem positiva. que não necessitam de informações adicionais tendem a colocar as pessoas em estado de guarda. e justificá-lo quando necessário. sem qualquer esforço para muda-la. A resposta empática de aflição contribui para o comportamento de ajuda. o que é bastante comum em nossa vida diária. Você já observou que o profissional que comunica bem tem mais oportunidade para subir na carreira? Quando a empatia alcança os olhos do cliente em cujos ouvidos andaram maravilhas sobre você. iludindo-nos e alterando os fatos reais. Se o emissor é visto tendo intenções claras. É característica é de pessoa de mente aberta e sem preconceitos à novas idéias. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 61 . de modo a preservar a nossa auto-imagem Comportamento receptivo: significa perceber e aceitar possibilidades que a maioria das pessoas ignora ou rejeita prematuramente .situação perturbadora. Faça comentários descritivos e não avaliativos.

Hoffman observou que crianças menores de 1 ano. prioridades. As meninas que participaram da experiência verbalizaram empaticamente com garotas de sua própria etnia. que não têm noção de que as pessoas têm pensamentos e sentimentos. esta pedia por ajuda. solicitações de clientes. quanto maior a resposta coração|cardíaca dos sujeitos. Para diferenciar parentes e não-parentes nesse novo ambiente. A empatia gera no servidor público a atenção individual que ele deve ter com o público. terminologia etc. Isto envolve além da empatia entre funcionário/funcionário e funcionário/cliente. mas separou as garotas negras e brancas. mesmo antes que desenvolvam habilidades cognitivas para ajudarem alguém em perigo da forma mais correta. ao passo que os sujeitos respondiam ao pedido de ajuda apresentavam menos sinais de perturbação.etc). pode-se inferir que crianças sejam estimuladas por ela. que não têm consciência de individualidade. os indivíduos podem usar a similaridade entre si e os outros como um modo alternativo de ajustamento inclusivo. alocação de recursos. o reconhecimento de parentesco e a avaliação custo/benefício anterior ao comportamento de ajuda ficaram dificultados.) e desenvolver instrumentos e processos práticos para alcançar consensos e tomar decisões difíceis (acerca de objetivos partilhados. De maneira geral. Na medida em que as sociedades tornaram-se complexas. de uma forma colaborativa e de apoio. Crianças de 3 e 4 anos manifestavam preocupação e apresentam comportamento de ajuda. tentam ajudar fazendo algo que agradaria a elas mesmas – um exemplo é da criança que traz sua mãe para consolar um amigo que chora. em determinado momento. colocando-se em seu lugar para um melhor entendimento do problema. a criação da compreensão mútua (acerca das diferentes formas de trabalhar. mesmo estando a mãe do garoto angustiado tão disponível quanto a mãe do garoto que oferece ajuda. O ajustamento inclusivo pode ser um fator determinante do altruísmo. alegria e tristeza do que garotos assistindo a slides com outros garotos nas mesmas situações. Considerando que a aflição empática é fisiologicamente ativada. Darley e Latané (1968) demonstraram que a aflição empática diminui depois de oferecida a ajuda com um experimento em que sujeitos se deparavam com uma pessoa que demonstrava estar tendo ataque epilético. Já as crianças entre 1 e 2 anos.que é importante que todos os setores e os diversos grupos dentro de uma empresa trabalhem em conjunto. Gaertner e Dovidio (1977) fizeram estudantes universitários entrarem em contato com uma pessoa que arrumava cadeiras e. tremores e suores nas mãos. agindo como se ela mesma estivesse sentindo dor. Feschbach e Roe fortalecem essa teoria com estudos que evidenciam que garotas de 6 e 7 anos mostram maior empatia ao assistirem a slides com outras meninas em situações que demonstram entre outras sensações. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 62 . mais rapidamente eles prestavam assistência à pessoa necessitada.Em seu trabalho. Klein aplicou um teste semelhante. Os indivíduos que não ajudavam a vítima do ataque continuavam a apresentar aflição. No serviço público podemos incluir juntamente com a empatia o processo de compreensão mútua. confundem a dor do outro com a sua própria.

principalmente na administração geral de nível estratégico. tal como no gerenciamento e própria existência da empresa. evitando gastos desnecessários. elaborando suas demonstrações reconhecendo as receitas no momento em que são incorridos os gastos (este é o chamado regime de competência). Tal área administrativa. desperdícios. no controle dos recursos para compras e aquisições. Analisando-se apuradamente verifica-se que as finanças fazem parte do cotidiano. É preciso esclarecer que a principal função do contador é desenvolver e prover dados para mensurar a performance da empresa. observando os melhores “caminhos” para a condução financeira da empresa. seja no marketing. Organização. avaliando sua posição financeira perante os impostos. mas o que diferencia as atividades financeiras das contábeis é que a administração financeira enfatiza o fluxo de caixa. no qual se contabilizam os dados da gestão financeira.Noções de Administração Financeira. possibilitando a realização das atividades necessárias. o controle eficaz da entrada e saída de recursos financeiros. É por falta de informações financeiras precisas para o controle e planejamento financeiro que a maioria das empresas pequenas brasileiras entram em falência até o quinto ano de existência. com relação aos seus bens e direitos garantidos. sistêmica e sinérgica. podendo ser em forma de investimentos. deve-se compreender e entender o sentido e o significado de finanças que. maximização dos investimentos. analise de investimentos e. mas acima de tudo. contabilidade e. corresponde ao conjunto de recursos disponíveis circulantes em espécie que serão usados em transações e negócios com transferência e circulação de dinheiro. A administração financeira é uma ferramenta ou técnica utilizada para controlar da forma mais eficaz possível. planejamento. que proporcionem não somente o crescimento mas o desenvolvimento e estabilização. que demonstrará realmente a situação e capacidade financeira para satisfazer suas Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 63 . sendo preciso circular constantemente. Materiais e Recursos Humanos Primeiramente. que nada mais é do que a entrada e saída de dinheiro. Logística. que devem ser analisados detalhadamente para a tomada de decisão. empréstimos entre outros. objetivando o lucro. passando o “oxigênio” ou vida para os outros setores. gerencial e operacional em que se toma dados e informações financeiras para a tomada de decisão na condução da empresa. visando sempre o desenvolvimento. nas suas respectivas áreas. São indiscutivelmente necessárias as informações do balanço patrimonial. pode ser considerada como o “sangue” ou a gasolina da empresa que possibilita o funcionamento de forma correta. muitas vezes. de meios viáveis para a obtenção de recursos para financiar operações e atividades da empresa. produção. Sistemas e Métodos. estas duas áreas. já que as mesmas se relacionam proximamente e geralmente se sobrepõem. Sendo que há necessidade de se analisar a fim de se ter exposto a real situação econômica dos fundos da empresa. Pelo benefício que a contabilidade proporciona à gestão financeira e pelo íntimo relacionamento de interdependência que ambas têm é que confundem-se. mas sempre visionando a viabilidade dos negócios. no que diz respeito à concessão de credito para clientes. contabilizando todo seu patrimônio.

não importando se a empresa é uma firma individual. b . Uma empresa apresenta boa liquidez quando seus ativos e passivos são administrados convenientemente. porque a qualquer momento algum concorrente poderá surgir com um produto melhor e mais barato. as boas decisões financeiras aumentam o valor de mercado do capital dos proprietários. o Governo Federal convivia com uma série de problemas de natureza administrativa que dificultavam a adequada gestão dos recursos públicos e a preparação do orçamento unificado. uma sociedade de pessoas (quotas) ou por ações. O sistema de administração financeira do governo federal . Pode-se dizer que a administração financeira tem três objetivos básicos: a . que passaria a vigorar em 1987 : • Emprego de métodos rudimentares e inadequados de trabalho. onde. com base em estudos de viabilidade econômicofinanceira e aos menores custos. sem menosprezar a importância de cada atividade já que uma depende da outra no que diz respeito à circulação de dados e informações necessárias para o exercício de cada uma.obrigações e adquirir novos ativos (bens ou direitos de curto ou longo prazo) a fim de atingir as metas da empresa. assim como o administrador financeiro se utiliza do regime de competência. tem de realizar investimentos em tecnologia. mas cada um tem suas especificidades e maneira de descrever a situação da empresa. A grande concorrência existente nas modernas economias de mercado obriga as empresas a se manterem tecnologicamente atualizadas.. Em qualquer delas.Siafi Até o exercício de 1986. quantificando os planos de expansão de acordo com as possibilidades de obtenção de recursos. Objetivos da administração financeira Maximização de Lucro: O objetivo mais geral da administração financeira é maximizar o valor de mercado do capital dos proprietários existentes. na maioria dos casos. Normalmente isto significa a necessidade de vultuosas somas adicionais de recursos e uma elevação no risco do empreendimento.Obter novos recursos para planos de expansão. as empresas são impelidas a desenvolverem continuamente novos projetos e a tomarem decisões sobre a sua implantação. a empresa deve ser perpetuada e. etc.Manter a empresa em permanente situação de liquidez. para tanto.Assegurar o necessário equilíbrio entre os objetivos de lucro e os de liquidez financeira. Os contadores admitem a extrema importância do fluxo de caixa. como condição básica ao desenvolvimento de suas atividades. O importante é manter os fluxos das entradas e saídas de caixa sob controle e conhecer antecipadamente as épocas em que irá faltar numerário. próprios ou de terceiros. novos produtos. Nenhuma pode sentir-se segura em uma boa posição. que poderão sacrificar a rentabilidade atual em troca de maiores benefícios no futuro. c . O retorno deve ser compatível com o risco assumido. Deste modo. Maior risco implica a expectativa de maior retorno. os controles de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 64 .

disponibilidades orçamentárias e financeiras eram exercidos sobre registros manuais; • Falta de informações gerenciais em todos os níveis da Administração Pública e utilização da Contabilidade como mero instrumento de registros formais; • Defasagem na escrituração contábil de pelo menos, 45 dias entre o encerramento do mês e o levantamento das demonstrações Orçamentárias, Financeiras e Patrimoniais, inviabilizando o uso das informações para fins gerenciais; • Inconsistência dos dados utilizados em razão da diversidade de fontes de informações e das várias interpretações sobre cada conceito, comprometendo o processo de tomada de decisões; • Despreparo técnico de parte do funcionalismo público, que desconhecia técnicas mais modernas de administração financeira e ainda concebia a contabilidade como mera ferramenta para o atendimento de aspectos formais da gestão dos recursos públicos; • Inexistência de mecanismos eficientes que pudessem evitar o desvio de recursos públicos e permitissem a atribuição de responsabilidades aos maus gestores; • Estoque ocioso de moeda dificultando a administração de caixa, decorrente da existência de inúmeras contas bancárias, no âmbito do Governo Federal. Em cada Unidade havia uma conta bancária para cada despesa. Exemplo: Conta Bancária para Material Permanente, Conta bancária para Pessoal, conta bancária para Material de Consumo, etc. A solução desses problemas representava um verdadeiro desafio à época para o Governo Federal. O primeiro passo para isso foi dado com a criação da Secretaria do Tesouro Nacional - STN, em 10 de março de 1986., para auxiliar o Ministério da Fazenda na execução de um orçamento unificado a partir do exercício seguinte. A STN, por sua vez, identificou a necessidade de informações que permitissem aos gestores agilizar o processo decisório, tendo sido essas informações qualificadas, à época, de gerenciais. Dessa forma, optou-se pelo desenvolvimento e implantação de um sistema informatizado, que integrasse os sistemas de programação financeira, de execução orçamentária e de controle interno do Poder Executivo e que pudesse fornecer informações gerenciais, confiáveis e precisas para todos os níveis da Administração. Desse modo, a STN definiu e desenvolveu, em conjunto com o SERPRO, o Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI em menos de um ano, implantando-o em janeiro de 1987, para suprir o Governo Federal de um instrumento moderno e eficaz no controle e acompanhamento dos gastos públicos. Com o SIAFI, os problemas de administração dos recursos públicos que apontamos acima ficaram solucionados. Hoje o Governo Federal tem uma Conta Única para gerir, de onde todas as saídas de dinheiro ocorrem com o registro de sua aplicação e do servidor público que a efetuou. Trata-se de uma ferramenta poderosa para executar, acompanhar e controlar com eficiência e eficácia a correta utilização dos recursos da União.

CONCEITO DO SIAFI O Sistema de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI é o sistema informatizado que registra,
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controla e contabiliza toda a execução Orçamentária, Financeira e Patrimonial do Governo Federal, em tempo real. Por meio de terminais, os usuários das diversas Unidades Gestoras – UG integrantes do sistema registram seus documentos e efetuam consultas on-line. O acesso para registro de documentos ou para consultas no SIAFI somente será autorizado após o prévio cadastramento e habilitação dos usuários. Para viabilizar este cadastramento, cada Órgão da Administração Direta do Governo Federal deve indicar, formalmente, à Secretaria do Tesouro Nacional um servidor, e seu substituto, para serem os responsáveis pelo processo de cadastramento dos usuários do Sistema no âmbito do respectivo Órgão – denominados Cadastradores de Órgão. São considerados como Órgãos da Administração Direta do Governo Federal, para efeito do estabelecido no item anterior, os Ministérios, o Ministério Público, a Advocacia Geral da União, os Tribunais do Poder Judiciário, as Casas do Poder Legislativo e as Secretarias da Presidência da República. Os Servidores indicados para serem os Cadastradores de Órgãos devem, preferencialmente, estar lotados nas Unidades responsáveis pela Contabilidade analítica dos Órgãos, por estarem mais familiarizados com a utilização do sistema. OBJETIVOS DO SIAFI O Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI tem como objetivos: 1. Prover de mecanismos adequados ao registro e controle diário da gestão orçamentária, financeira e patrimonial, os Órgãos Central, Setorial, Seccional e Regional do Sistema de Controle Interno e órgãos executores; 2. Fornecer meios para agilizar a programação financeira, com vistas a otimizar a utilização dos recursos do Tesouro Nacional; 3. Permitir que a contabilidade pública seja fonte segura e tempestiva de informações gerenciais destinada a todos os níveis da administração pública federal; 4. Integrar e compatibilizar as informações disponíveis nos diversos Órgãos e Entidades participantes do sistema; 5. Permitir aos segmentos da sociedade obter a necessária transparência dos gastos públicos; 6. Permitir a programação e o acompanhamento físico-financeiro do orçamento, em nível analítico; 7. Permitir o registro contábil dos balancetes dos Estados, Municípios e de suas supervisionadas; e 8. Permitir o controle da dívida interna e externa, do Governo Federal, bem assim a das transferências negociadas.

LEGISLAÇÃO CORRELATA AO SIAFI
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• Instrução Normativa nº 03 de 23 de maio de 2001 (Unificação dos procedimentos de controle de acesso ao SIAFI) • Norma de Execução nº 01 de 13 de junho de 2001 (Normas de acesso, atribuições dos cadastradores e operadores e manutenção da segurança do SIAFI) • Portaria STN nº 200, de 19 de abril de 2000 (Criação do Grupo de Usuários SIAFI) SISTEMA INTEGRADO DE DADOS ORÇAMENTÁRIOS (SIDOR) Conjunto de procedimentos, justapostos entre si, com a incumbência de cuidar do processamento de cunho orçamentário, através de computação eletrônica, cabendo sua supervisão à Secretaria de Orçamento Federal (SOF). A CONTA ÚNICA DO TESOURO A Conta Única do Tesouro Nacional, mantida no Banco Central do Brasil, acolhe todas as disponibilidades financeiras da União, inclusive fundos, de suas autarquias e fundações. Constitui importante instrumento de controle das finanças públicas,uma vez que permite a racionalização da administração dos recursos financeiros, reduzindo a pressão sobre a caixa do Tesouro, além de agilizar os processos de transferência e descentralização financeira e os pagamentos a terceiros. O Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, que promoveu a organização da Administração Federal e estabeleceu as diretrizes para Reforma Administrativa, determinou ao Ministério da Fazenda que implementasse a unificação dos recursos movimentados pelo Tesouro Nacional, através de sua Caixa junto ao agente financeiro da União, de forma a garantir maior economia operacional e a racionalização dos procedimentos relativos a execução da programação financeira de desembolso. Tal determinação legal só foi integralmente cumprida com a promulgação da Constituição de 1988, quando todas as disponibilidades do Tesouro Nacional, existentes nos diversos agentes financeiros, foram transferidas para o Banco Central do Brasil, em Conta Única centralizada, exercendo o Banco do Brasil a função de agente financeiro do Tesouro. As regras dispondo sobre a unificação dos recursos do Tesouro Nacional em Conta Única foram estabelecidas pelo Decreto nº. 93.872, de 23 de dezembro de 1986.

Recursos Humanos A Administração de Recursos Humanos é uma base para a criação das políticas sociais de uma empresa ou organização. Está voltada ao fator principal que garante o funcionamento de qualquer organização: as pessoas. Toda instituição deve preocupar-se com a motivação de seus funcionários, uma vez que eles colaboram para a manutenção e funcionamento diário da empresa.

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dá mais autonomia aos empregados. • Manutenção de Recursos Humanos: BENEFÍCIOS SOCIAIS E RELAÇÕES TRABALHISTAS. ao lado dos recursos materiais e financeiros. • Aplicação de Recursos Humanos: INTEGRAÇÃO. A Gestão de Pessoas se divide em: • Provisão de recursos humanos: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO. o desempenho e a satisfação no trabalho. Ele cria certos tipos de expectativas cujas consequências se seguem em decorrência de diferentes ações. pois implica a percepção das pessoas que trabalham numa organização apenas como recursos. Processo de Aplicação consiste na análise e descrição de cargos e avaliação de desempenho Clima Organizacional: O clima organizacional afeta a motivação. Educação Corporativa é a prática coordenada de gestão de pessoas e de gestão do conhecimento tendo como orientação a estratégia de longo prazo de uma organização. ainda mais comum entre todas as expressões utilizadas nos tempos atuais para designar os modos de lidar com as pessoas nas organizações. O clima organizacional é o conjunto de fatores que interferem na satisfação ou descontentamento no trabalho. que se tornam responsáveis pelo uso e benefício que obtém dos sistemas. satisfações e frustrações na base de suas percepções do clima organizacional. Refere-se ao recrutamento e seleção de pessoal. É o conjunto de variáveis que busca identificar os aspectos que precisam ser melhorados. • Desenvolvimento de Recursos Humanos: TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL.. DESENHO E ANÁLISE DE CARGOS. Trata-se de antecipar qual a força de trabalho e talentos humanos necessários para a realização a ação organizacional futura.A expressão "Gestão de Pessoas" visa substituir "Administração de Recursos Humanos". Tecnologia em RH: otimiza a gestão e os custos de serviço por empregado. O recrutamento é feito a partir das necessidades presentes e futuras de Recursos Humanos da organização. Recrutamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa atrair candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos dentro da organização. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 68 . diminui a relação de dependência entre o empregado e o Recursos Humanos. em busca da satisfação e bem-estar dos colaboradores. Processo de Provisão consiste em abastecer a empresa com mão de obra qualificada. Seleção de Pessoal é a escolha dos candidatos recrutados que melhor se ajustam no cargo em aberto. Planejamento de Recursos Humanos é o processo de decisão a respeito dos recursos humanos necessários para atingir os objetivos organizacionais. O planejamento estratégico de RH deve ser parte integrante do planejamento estratégico da organização e deve contribuir para o alcance dos objetivos da organização. incentivando o alcance dos objetivos individuais das pessoas. As pessoas esperam certas recompensas. que. O objetivo básico da seleção de pessoal é escolher e classificar os candidatos adequados às necessidades da organização. • Monitoração de Recursos Humanos: SISTEMAS DE INFORMAÇÕES DE RH (Software). dentro de determinado período de tempo. Os argumentos em prol desta mudança na nomenclatura ressaltam que o termo "Administração de Recursos Humanos" é muito restritivo. redução de custos das tarefas administrativas.

[Modelos de Gestão de Pessoas de Sucesso Levando em consideração as mudanças que ocorrem no mercado de trabalho e nas relações empresa/funcionário. A Gestão por Competências visa instrumentalizar o departamento de Recursos Humanos e Gestores das empresas para realizar Gestão e Desenvolvimento de Pessoas. Através do Plano de Desenvolvimento por Competências será aperfeiçoado e potencializado o perfil individual de cada colaborador através de ações de desenvolvimento. fundamentalmente. já que é totalmente alinhada as atividades do cargo/função. Gestão por Competências Competência. do quadro funcional até os clientes e fornecedores. gosto e não gosto. baseadas no acho e não acho. A arte de saber delegar é cada vez mais uma necessidade dentro de uma organização. Desenvolvimento de Liderança O objetivo primário da delegação é conseguir que o trabalho seja feito por outra pessoa. Através da Seleção por Competências será realizada a entrevista comportamental. seu pessoal tem a autoridade para reagir a situações sem ter que consultá-lo a todo instante. vem do latim competência e significa a qualidade de quem é capaz de apreciar e resolver certo assunto. Delegação é. critério e clareza. pode e não pode. Com delegação. Através da Avaliação por Competências. principalmente no que se refere à sua gestão. etc. confiar sua autoridade a outros. Uma das metodologia mais consistentes na realização do Mapeamento e Mensuração das competências de um cargo é a criada por Maria Odete Rabaglio. será identificado se o perfil comportamental e técnico dos colaboradores de uma corporação estão alinhados ao perfil ideal exigido pelos cargos/funções. capacidade. mas também tomada de decisão e mudanças que dependem de novas informações. as organizações precisam ter estratégias claras. Essas metodologias promovem grandes equívocos na obtenção do perfil ideal do cargo. Através do Mapeamento e Mensuração por Competências são identificadas as competências comportamentais e técnicas (CHA) necessárias para a execução das atividades de um cargo/função e mensurado o grau ideal para cada grupo de competências para que uma pessoa que assuma o cargo/função atinja os objetivos da empresa. sustentadas por uma gestão participativa. Isto significa que eles podem agir e tomar Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 69 . O Mapeamento e Mensuração por Competências é a base da Gestão por Competências. Deve-se criar um laço estreito entre todos os niveis de relacionamento. o ideal seria. com foco. Não apenas tarefas simples como ler instruções e girar uma alavanca. tanto interno como externo. portanto. aptidão e idoneidade. habilidade. fazer determinada coisa. As ferramentas da Gestão por Competências são totalmente alinhadas às atribuições dos cargos e funções de cada organização. O principal modelo de gestão de pessoas atualmente é a GESTÃO POR COMPETÊNCIAS COMPETÊNCIAS. deve-se tomar muito CUIDADO com as metodologias subjetivas existentes no mercado. visando identificar se o candidato possui o perfil ideal para a vaga de emprego.

Esses três fatores dependem de: • se comunicar claramente a natureza da tarefa. • ela tem a autoridade para fazer isso.iniciativas independentes. Para habilitar uma pessoa para fazer um determinado trabalho. Abaixo temos um comparativo do antigo modelo de liderança e do modelo atual. e que eles assumem responsabilidade com você na realização das tarefas. você também é responsável uma vez que você é o gerente. • as fontes de informações e conhecimento relevantes. • ela sabe como fazer isso. mais próximo e mais participativo com as atividades de toda a sua equipe: Líder do Passado • • • • • • • • Ser um chefe Controlar as pessoas Centralizar a autoridade Estabelecimento de objetivos Dirigir com regras e regulamentos Confrontar e combater Mudar por necessidade e crise Ter um enfoque eu e meu departamento Líder do Futuro (Atual) • • • • • • • • Ser um coach e facilitador Empowerment Distribuir a liderança Conciliar visão e estratégia Guiar com valores compartilhados Colaborar e unificar Ter um enfoque mais amplo Ter um enfoque de minha empresa Papel estratégico do novo líder Mercado estável • As empresas • Abordagem de linha de montagem a respeito da estratégia • Maximizam controle interno e ordem • Protegem-se contra a variação auditoria e disciplina • Tem lutas de poder entre níveis e unidades • Papel do líder Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 70 . • a extensão de sua descrição. você deve assegurar que: • ela sabe o que você quer. Se algo dá errado. o truque é delegar de tal modo que coisas sejam feitas mas não dêem errado.

colaboração e inovação entre níveis • Papel do Líder • Interpretar a realidade emergente • Focalizar os recursos existentes de uma forma eficiente • Desenvolver e promover novas capacidades em resposta às mudanças • Facilitar criação. mas também da superação dos seus limites.• • • • Definir táticas e definir o orçamento Controlar o desempenho de indivíduos e atitudes Tomar ação corretiva quando a conduta está fora do esperado Tomar decisões consistentes com a estratégia geral da empresa Mercado em constante mudança • As empresas • Abordagem de contingência a respeito da estratégia • Maximizam velocidade. Um entrosamento tal que uma fique dependente da outra. captação e disseminação de conhecimento Todas estas habilidades expressam a importância na valorização do capital humano. Somente com estes dois. É um conceito que deve estar contido na filosofia da empresa e em sua organização. possibilitando não somente o desenvolvimento de suas potencialidades. agora passemos ao último. Pessoal = aciona o processo produtivo . é necessária uma harmonia entre estas 3 áreas. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 71 . flexibilidade e inovação • Protegem-se contra a obsolescência e ignorância • Tem altos níveis de comunicação. porque elas se entrelaçam e se confundem dentro do fluxo administrativo. não temos condições de administrar pois há a falta do elemento humano que irá acionar todo o processo produtivo. Não deverá existir diferença no nível hierárquico entre estas áreas pois têm a mesma importância para o bom funcionamento da empresa. Já vimos sobre os dois primeiros tipos de administração. quando é adequadamente entendida e executada. Nada se pode fazer sem capital. bem como sem material. Material = condição para o processo produtivo Para que exista uma administração perfeita. Finanças = mola propulsora . a administração de material. A gerência de materiais é um conceito vital que pode resultar na redução de custos e no aperfeiçoamento do desempenho de uma organização de produção. A administração de material A ciência da administração apoia-se no seguinte tripé: .

A administração de materiais visa abastecer. podem chegar a 85%. e) Condições de pagamento Deverão ser as melhores possíveis para que a empresa tenha maior flexibilidade na transformação ou venda do produto. em alguns casos. É. c) Prazo de Entrega Deverá ser o menor possível. pesquisador e programador. de modo contínuo. evitando a falta de material para o abastecimento geral da empresa bem como o excesso em estoque. a fim de levar um melhor atendimento aos consumidores e evitar falta do material. c) prazo de entrega d) preço. e) condições de pagamento. colocar a empresa como um organismo viável a todos que dela participam. a empresa com material que seja necessário para as suas atividades. O investimento em estoque de materiais é tipicamente de 1/3 do ativo de uma empresa. b) quantidade necessária. analista. acima de tudo. São 5 requisitos básicos para o abastecimento: a) qualidade do material. mostrando que são responsáveis por aproximadamente 52% do custo do produto numa média empresa e. b) Quantidade Deverá ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da produção e estoque. Administrar materiais é fazer um exercício de provedor. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 72 . d) Menor Preço O preço do produto deverá ser tal que possa situá-lo em posição de concorrência no mercado.Os materiais em geral representam a maior parcela de custo de produtos acabados. proporcionando à empresa um lucro maior. a) Qualidade do Material O material deverá apresentar qualidade tal que possibilite sua aceitação dentro e fora da empresa (mercado).

Itens básicos para uma boa especificação: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 73 . desde a saída do fornecedor até a recepção na empresa. ao preço certo. principalmente com a contabilidade geral para classificar os produtos nas devidas contas. o rigoroso cumprimento das datas de entrega da mercadoria.A função de comprar implica na aquisição de materiais na qualidade certa. O controle do transporte dos materiais adquiridos pelo setor de compras visa acompanhar. As compras poderão ser de dois tipos básicos: a) adquiridas no mercado interno. o percurso dos bens. Devemos detectar e registrar o aparecimento de novos fornecedores e de novas organizações prestadoras de serviço. na época certa. são necessárias algumas informações sobre o material a ser adquirido: (as principais) a) qualidade b) quantidade c) época (quando a empresa necessitará do produto) a) Qualidade: É o detalhamento preciso das especificações e características do material a ser adquirido. “Up”= na mosca. no mesmo instante) Para quem compra. Deverá atender plenamente às necessidades do requisitante. que poderão vir nos atender no futuro. principalmente. acompanhar. Um cadastro de fornecedores deverá ser mantido sempre atualizado de forma que nos permita obter informações a tempo e à hora. b) adquiridas no mercado externo (importação) O setor de compras deverá manter estreita e intensa relação com os outros setores administrativos da empresa. na quantidade certa e da fonte certa.“To Follow”= seguir. Devemos levar em consideração as condições de segurança e. Deverá conter todos os dados e a história do fornecedor junto à empresa. (Follow Up . mediante as notas de conhecimento.

gramatura. Kg/cm2 Hertz. . portanto redunda em economia. dimensões (peso. . Oz Lb/pol2. a matéria prima a ser utilizada.) Devemos considerar o fator tempo sob dois prismas: C1) Material de difícil aquisição Itens importados. ATENÇÃO: ATENÇÃO Grandeza Unidade tensão intensidade de corrente peso pressão frequência potência volts ampéres Kg. não havendo nenhum fator excepcional.Negociação.. nem sempre o menor tempo disponível é a melhor arma para conseguirmos melhores resultados. (.. etc. elasticidade. . HP. Assume um papel importantíssimo no terreno das aquisições. Lb.. fabricação em série. CV b) Quantidade: É de suma importância a observação da quantidade a ser comprada em função da variação de preço/quantidade e do capital investido no material. resistência à ruptura. No entanto. c) A época de comprar: A empresa necessita do produto para o momento em que precisa atender os compromissos de uma programação a ser utilizada em sua plenitude ou atendimento simplesmente de uma requisição. volume. de mesma praça. cor. tolerâncias para os números. Todavia. de outras praças C2) Material de fácil aquisição Itens nacionais. dureza. e economia nesta área é lucro. formato e etc). . A Curva Sazonal de Vendas de um produto é uma oportunidade de preço que nós temos que estar sempre atentos para melhor aproveitamento. outros como: ponto de fusão. O tempo é um fator de primeira linha em qualquer atividade humana. porosidade. fabricação sob encomenda. . Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 74 ... ciclos/segundos Watts. a quantidade será sempre ditada pelo “Lote Econômico” para os níveis de produção vigentes.

extinguindo a conta movimento mantida no Banco do Brasil. incorporando suas despesas ao Orçamento Geral da União ? OGU. o tempo começa a ser contado quando iniciamos algum tipo de licitação utilizando um dos tipos.TJ-DF .Área Administrativa ) Nas duas últimas décadas.( FCC ..666 I.1ª REGIÃO . • c) exclusão das despesas das autarquias. sejam apresentadas duas opções de pagamento da dívida: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 75 . em 1987.Área Administrativa ) Com referência a noções de administração financeira.No campo integral das aquisições. com a finalidade de unificar. Na aplicação dos recursos da organização. das fundações e dos fundos do Orçamento Geral da União ? OGU.2008 . com o objetivo de obter os melhores retornos de capital. 2 .Exercício sobre Capitalização/Descapitalização Questões 1 . • b) criação da Conta Única do Tesouro Nacional. várias medidas foram tomadas para aumentar o controle e a transparência das contas públicas.Área Administrativa ) Considere que.2008 . • d) eliminação do orçamento monetário. • e) implantação.Analista Judiciário . julgue os itens que se seguem. a partir de 1988. em uma operação comercial. . em 1988. • ( ) Certo ( ) Errado 3 . do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal SIAFI. segundo Decreto-Lei nº 8.TRF . Dentre essas medidas é INCORRETO afirmar que houve a • a) criação da Secretaria do Tesouro Nacional. o administrador financeiro deve procurar alternativas que ofereçam ou o menor risco ou o maior retorno.O Uso da Capitalização/Descapitalização nas compras II.Analista Judiciário . gerir e contabilizar os pagamentos e recebimentos do governo federal.Analista Judiciário .2006 .( CESPE . em 1986. que compreende várias facetas.( CESPE .TJ-DF .

evita-se que tais ações sejam voltadas a um único fim em detrimento dos demais de igual relevância. os planos e as ações que o Governo pretende produzir. citando Ricardo Lobo Torres. igualmente essenciais. o uso do cálculo da equivalência de taxas permite identificar a melhor alternativa. sociais e econômicos do Estado. É no orçamento que se identificam os projetos. “in verbis”: O caráter instrumental ou processual significa que o orçamento não é um fim em si mesmo. • ( ) Certo ( ) Errado GABARITO: 1-C 2-E 3-C 4-E 5-C Noções de Orçamento e Finanças Públicas O tema orçamento é palpitante.00 deverá ser quitada por este valor em 2 meses e que ela foi contratada com juros de 2% ao mês sob o regime de capitalização composta. olvidando-se da saúde ou da segurança. Convém destacar.7% ao trimestre. os Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 76 .Área Administrativa ) O tempo necessário para se recuperar um investimento efetuado é chamado de payback. um instrumento a conferir maior transparência aos gastos públicos. • ( ) Certo ( ) Errado 5 . de modo a se tornar algo inócuo. atividades com enfoque na educação. Nessa situação. por exemplo.TJ-DF . bem como as metas. como bem ressaltou Rinaldo Segundo.Área Administrativa ) Considere que uma dívida de R$ 50. em que haja o comprometimento de todos os recursos disponíveis.2008 .000. • ( ) Certo ( ) Errado 4 .Analista Judiciário . Em outras palavras.000.00. Por ele. sem dúvidas. diretrizes e os custos a serem utilizados neste mister.10 parcelas com juros compostos de 1. ou 24 parcelas com juros compostos de 4. vez que intimamente relacionado a aspectos políticos. crucial para que a atividade estatal não seja realizada sem um direcionamento ou rumo certo. Nessa situação.5% ao mês. e.( CESPE .Analista Judiciário . para alcançar o resultado pretendido.2008 . É. privilegiando-se.TJ-DF . ou seja.( CESPE . ainda. o caráter instrumental do orçamento. o seu valor presente é inferior a R$ 48. sem reflexão ou ponderações. evita-se que as ações estatais se dêem por simples impulso.

execução e fiscalização constituem um todo. por possibilitar a elaboração de programas de governo que propiciam uma maior harmonização das necessidades públicas. 70 a 74. eis que visa a permitir a implementação de políticas públicas e a atualização dos programas e do planejamento governamental. A Constituição brasileira prevê a fiscalização da execução orçamentária nos arts. O art. através de conselhos. formas de controle e os sistemas. mas tratam do uso dos recursos econômicos. financeira. etc. O Chefe do Executivo. já que os problemas básicos não são financeiros.PPA (instrumento de planejamento governamental de longo prazo). 70). “Finanças Públicas é a terminologia que tem sido tradicionalmente aplicada ao conjunto de problemas da política econômica que envolvem o uso de medidas de tributação e de dispêndios públicos”. Esta expressão não é muito adequada. que inaugura a Seção IX. Ainda que a política orçamentária seja uma parcela importante deste tema tão amplo. a assertiva de que o orçamento tem caráter de instrumento significa dizer que ele não esgota em si a certeza de que tudo o que nele contém será plenamente realizado de modo concreto. Também se prende ao princípio do dever de boa administração. tais como tipo.LOA. Tal orçamento configura verdadeiro avanço na democratização da gestão pública. Legislativo independentemente do fato de que elaboração. § 5º compreende: o orçamento fiscal. podendo atender efetivamente aos clamores da coletividade. passa a ter maior contato com a realidade local. as quais naturalmente sofrem diferenciações em cada uma das comunidades ouvidas. o orçamento de investimentos e o orçamento da seguridade social Finanças Públicas Segundo R. 70.objetivos do orçamento se encontram fora de si. a Seção referente à fiscalização encontra-se no capítulo Do Poder Legislativo. do ponto-de-vista material. dessa forma. preceitua que: "Art. em seu art. dificilmente ela poderia reivindicar uma participação exclusiva. da distribuição da renda e do nível de emprego. orçamentária. em que há uma ampliação dessa função estatal. expresso no princípio da economicidade (art.LDO (instrumento de planejamento de curto-prazo) e a Lei Orçamentária Anual . um dos teóricos mais conhecidos da matéria. que opina na feitura do orçamento. Dessa forma. a Lei de Diretrizes Orçamentárias . Apesar de estar ligada ao Orçamento. três leis orçamentárias: o Plano Plurianual . estabelecendo seus princípios gerais. que confere uma participação direta e efetiva das comunidades interessadas na construção da proposta orçamentária do Governo. 165. fazer referência ao chamado orçamento-participativo. A Constituição Federal de 1988 prevê. esta. aprovação. 70. operacional e patrimonial da União e Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 77 . uma das conquistas da luta secular pelo controle efetivo da atividade estatal. A fiscalização contábil. associações. obedecendo ao princípio maior de Direito Público – o da legalidade – que afirma que toda a Administração deve se subordinar à lei. nos termos do art. visto que o alcance efetivo das ações sempre dependerá do desempenho econômico e das decisões políticas que venham ou não a viabilizá-lo. por sua vez. 165. Oportuno ainda. Musgrave. é a própria sociedade civil.. Neste caso.

mas que se relacionem com as referidas ações. bens e valores públicos ou pelos quais a União responda. pagamentos de serviços prestados. abrange. detenha a maioria do capital social com direito a voto e que recebam desta quaisquer recursos que não sejam provenientes de participação acionária. Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública que utilize. ou que. os demais subprojetos ou subatividades. 194 da CF. tendo em vista o disposto no art. abrange as empresas públicas e sociedades de economia mista em que a União. direta ou indiretamente. à luz do direito positivo estatal brasileiro. em nome desta. será exercida pelo Congresso Nacional. mediante controle externo e pelo sistema de controle interno de cada Poder. 165 da CF. compreende. tipos e sistemas de controle. direta ou indiretamente. Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas Classificação orçamentária é a organização do orçamento segundo critérios que possibilitam a compreensão Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 78 . detenha a maioria do capital social com direito a voto.das entidades da Administração direta e indireta. quanto à legalidade. utilizando-se da classificação proposta por José Afonso da Silva . previdência e assistência social. bem como os fundos e fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público. a saber: a) Orçamento Fiscal: compreende os poderes da União. não integrantes do Programa de Trabalho dos Órgãos e Entidades mencionados. 159 da CF e refinanciamento da dívida externa. gerencie ou administre dinheiros. A proposta da LOA – Lei Orçamentária Anual compreende os três tipos distintos de orçamentos da União. aplicação de subvenções e renúncia de receitas. também. parágrafo 5º do art. e c) Orçamento de Investimento das Empresas Estatais: previsto no inciso II. os Fundos. assuma obrigação de natureza pecuniária. legitimidade. segundo as diretrizes estabelecidas pela LDO. Leis orçamentárias O orçamento anual visa concretizar os objetivos e metas propostas no PPA. b) Orçamento de Seguridade Social: compreende todos os órgãos e entidades a quem compete executar ações nas áreas de saúde. Autarquias. arrecade. inclusive as especiais e Fundações instituídas e mantidas pela União. as empresas públicas e sociedades de economia mista em que a União. Parágrafo único. Órgãos. guarde. quer sejam da Administração Direta ou Indireta. economicidade. ainda. é de grande importância distinguir formas." Para melhor entender este dispositivo. transferências para aplicação em programas de financiamento atendendo ao disposto na alínea "c" do inciso I do art.

Arrecadação: é o momento em que os contribuintes comparecem perante aos agentes arrecadadores a fim de liquidarem suas obrigações para com o estado. propiciando informações para a administração. Os estágios da receita são: lançamento. ou seja.geral das funções deste instrumento. Pagamento: é a emissão do cheque ou ordem bancária em favor do credor. classificação funcional programática e de natureza da despesa. a gerência e a tomada de decisões. No modelo orçamentário brasileiro são observadas as seguintes classificações: Da Despesa: classificação institucional. verificação objetiva do cumprimento contratual. o valor e o vencimento do imposto de cada um. discriminando a espécie. Empenho: é o ato emanado de autoridade competente que cria para o estado obrigação de pagamento. arrecadação e recolhimento. Da Receita: classificação por categorias econômicas e por grupo de fontes. Recolhimento: é o ato pelo qual os agentes arrecadadores entregam diariamente ao Tesouro público o produto da arrecadação. Os estágios da despesa são: empenho. pendente ou não de implemento de condição. liquidação e pagamento. Liquidação: é a verificação do implemento de condição. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 79 . Lançamento: é a relação individualizada dos contribuintes.

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