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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO * Protocolo recepção de documentos * Classificação, codificação e catalogação de papéis e documentos * Noções sobre patrimônio, cadastro e convênios * Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais * Relações Humanas no Trabalho. 6. Normas específicas para redação de correspondência oficial * Organização de arquivo. 8. Princípios para atendimento ao público * Noções de Administração Financeira, Organização, Sistemas e Métodos, Logística, Materiais e Recursos Humanos * Noções de Orçamento e Finanças Públicas * Leis orçamentárias * Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas

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É vedado. cujo nome e dados de I. sujeitando-se os infratores à responsabilização civil e criminal. qualificando assim o ato de falsidade ideológica. por quaisquer meios e a qualquer título. divulgação e distribuição. a sua reprodução. constam do texto apresentado em formato de código de barras. o fornecimento de informações cadastrais inexatas ou incompletas – nome. O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo de sendo vedada. cópia.O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo do aluno que efetuou a compra no site. cópia.P. divulgação e distribuição. por quaisquer meios e a qualquer título. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 4 . endereço. sendo vedada. email . também. O descumprimento dessas vedações implicará na imediata ação por parte de nosso conselho jurídico. a sua reprodução.no ato da compra.

por exemplo. Quando não atendiam mais a essa exigência.Protocolo recepção de documentos . que objetivando a aniquilação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitos feudais e privilégios. codificação e catalogação de papéis e documentos Noções sobre patrimônio. Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece. Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário). Documentos escritos. c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor. O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos. Entretanto. A finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados.Classificação. do passado Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos: a) necessidade prática de incrementar a eficiência governamental. tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). surgindo daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. cadastro e convênios . Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. ainda que classificados como manuscritos históricos. ao lado de livros. Assim. b) motivos de ordem cultural. manuscritos e peças de museus. criaram um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividade principal era separar. encaminhamento e controle de documentos funcionais . Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. b) proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos. até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada – como por exemplo os de uma igreja. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 5 . c) razões de interesse pessoal.Preenchimento. para eliminação. especialmente na França. todos os documentos alusivos a tais direitos e privilégios. Em meados do século XIX começa a desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da história. uma empresa. Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico: a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos. ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados arquivos. filmes cinematográficos. eram transferidos para museus e bibliotecas. podem ser considerados arquivos. quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento de funções específicas.C. visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de cultura. Nos séculos V e IV a. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. Em nível governamental.Organização de arquivo Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega.

Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. instituições de caráter público e entidades privadas. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Por isso. no decorrer de suas atividades.Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu. “os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor.” Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração. Natureza dos documentos Podem ser especiais e especializados.Schellenberg). centralizando as atividades de arquivo corrente. pode-se definilos como. são aqueles constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados. em decorrência do exercício de atividades específicas. discos. que se conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. sem mutilação. e sua função é a de tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. cumprindo funções de arquivo corrente. organização ou firma. arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. disquetes. deve-se ainda guardá-los na sua totalidade. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios. O art. Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva. para os fins desta lei. modificação ou destruição de parte deles. Arquivos de terceira idade. são também chamados de “limbo” ou “purgatório”. por esta razão. 2º da Lei 8. slides. ativo ou de movimento são aqueles constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso. assim o definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo. merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito. Os arquivos setoriais (núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. bem como por pessoa física. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias. Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Ou ainda. ex-arquivista dos EUA. CD-ROM – e que.” Estágios de sua evolução Arquivos de primeira idade. Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 6 . A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e.R. corrente.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram-se arquivos. segundo Sólon Buck. merecem tratamento especial. mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. intermediários ou limbo. fitas. de custódia ou permanentes são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa. Arquivos de segunda idade.” (T. Estes são os arquivos propriamente ditos. conseqüentemente. num arquivo permanente. uma organização adequada. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória.

Em nossa legislação. Natureza do Assunto (característica) Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Gênero (característica) Podem ser: escritos ou textuais. Será particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituição. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. A correspondência pode ainda ser oficial e particular. em qualquer instância. 23 e 24 da Lei 8. requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação. sonoros (discos e fitas audiomagnéticas). Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto nº 2.134 de 24 de janeiro de 1. por isso. arquivos técnicos. telegramas e cartas. microficha. circulares. CD-ROM). Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna.documentos resultantes da experiência humana num campo específico. iconográficos (fotografias. como ofícios. micrográficos (rolo. devam ser de conhecimento restrito e.: arquivos médicos. os arts. independentemente da forma que apresentem. Será oficial a que cuidar de assuntos de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração. da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. da vida privada. gravuras). Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros. bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade. desenhos. jaqueta). por igual período. por sua natureza. Parágrafo único. despachos. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos. restringir o disposto neste artigo. Tipo de Arquivamento Pode ser horizontal ou vertical.São sigilosos os documentos que. estantes ou escaninhos. por uma única vez. Poderá o Poder Judiciário. arquivos de engenharia. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 7 . sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. podendo esse prazo ser prorrogado.997 Correspondência É toda forma de comunicação escrita. por qualquer forma. Contrário sensu. informáticos (disquetes.159 estabelecem: Art. São os memorandos. Ex. Art. externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de uma entidade e pessoas físicas. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a. filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas). § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos. HD. produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas. cartográficos (mapas e plantas). 23. bem como em caixas. a contar da data de sua produção. determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso. a contar da sua data de produção. 24.

o centro de informações tem por finalidade coligir. resultante da atividade que a produziu. ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações. de conjuntos de documentos. enquanto as bibliotecas são colecionadores. Por isso. Além disso há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um e outro caso. Faz o seu julgamento em relação às demais peças. quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação. Os arquivos são órgãos receptores. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial. Em síntese. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais. que consiste em peças avulsas. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 8 . permitindo sua rápida consulta. sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. um relatório ou qualquer outro documento. pesquisa e consulta. exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares. sendo o seu campo bem maior. isto é. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta. avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. destruiuse muito do seu valor de prova. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de. A essência da documentação deixou de ser o documento. Como já foi visto. no arranjo de seu material. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa. armazenar. em relação à inteira documentação. mas o valor de determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar.dispostos uns atrás dos outros. ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias. da arquivística e da informática. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado. Daí surgiu o princípio da proveniência. O bibliotecário. selecionar e disseminar toda a informação. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos. resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas anteriormente. Diferenciação entre biblioteca e arquivo As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. Centros de documentação ou informação Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia. classificar. pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens. o arquivista não o faz tomando por base partes do material. para ser a informação em si mesma. Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. O bibliotecário. pode empregar qualquer sistema de classificação. por carência de informações. ao contrário.

quando são inicialmente expedidos. Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. lutando para limitar sua criação. Geralmente. em vigor. os documentos mais valiosos são os que se referem às origens. As orientações neles continuam. Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente. b) análise dos dados coletados. Logo. ou ao “céu” de um arquivo permanente. Os que fixam uma política nem sempre podem ser identificados como tal. Os documentos de importância são difíceis de ser retirados de circulação uma vez terminado seu uso corrente. caso contrário. A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos. além disso. Quanto mais importantes ou valiosos. legal. Assim que o valor primário (administrativo. c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades. o arranjo original. sendo comum fazer-se essa separação após perderem os documentos o valor para as operações correntes. Os documentos importantes. nos arquivos de custódia. da maneira mais eficiente e econômica possível. 1 Recolhimento é a transferência de documentos para o arquivo de custódia. A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes. enquanto que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis. porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos. mais difícil se torna administrá-los. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. deverão ser descartados. c) planejamento. A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases: a) levantamento de dados. recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário. muitas vezes. quando já se tornou obscura a sua identificação. de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador. ou ao “limbo” de um depósito intermediário. fiscal) dos documentos deixe de existir. lembrando que é um dos princípios básicos da arquivística conservar. b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes. 9 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. e concorrer para a destinação adequada dos mesmos. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes. Os documentos são eficientemente administrados quando: a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição. à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão. a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins.Organização e Administração de Arquivos Correntes A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores da documentação recolhida1. a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados. depois que tenham servido a seus fins. e aos seus programas essenciais.

modelos. os modelos e formulários em uso. regulamentos. permanente) possa cumprir seus objetivos. que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior. normas. existência de registros e protocolos. nível de escolaridade. salários. Planejamento Para que um arquivo. Além dessas informações. estado de conservação). proteção contra incêndio). destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo. ou outra denominação similar. existência de normas de arquivo. arranjo e classificação dos documentos. intermediário. regimentos. fax). A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas. manuais. em todos os estágios de sua evolução (corrente. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. umidade. meios de comunicação disponíveis (telefones. Comunicações e Arquivo. Posição do arquivo na estrutura da instituição Recomenda-se que seja a mais elevada possível. mas também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento. uma constatação dos pontos de atrito. portanto. enfim. freqüentemente designado Protocolo e Arquivo. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. volume e estado de conservação do acervo. o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. condições de iluminação. a localização física (extensão da área ocupada. organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. estado de conservação das instalações. códigos de classificação etc. Levantamento de Dados O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. formação profissional). distribuição. processos adotados para conservação e reprodução de documentos. média de arquivamentos diários. de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. nítida Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 10 . das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. os arquivos devem ser sempre centralizados. É preciso analisar o gênero dos documentos. tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. Centralização Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local. movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. registro. Em suas fases intermediária e permanente. Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece. as espécies de documentos mais freqüentes. ou seja. O diagnóstico seria. controle de empréstimo de documentos. Análise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura. o equipamento (quantidade.d) implantação e acompanhamento.

Quanto aos sistemas de arranjo. a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial. seletivamente. de forma a determinar normas específicas de operação. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação. redução dos custos operacionais. E se. e b) bem arquivados. promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam: a) bem classificados.delimitação de responsabilidades. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. • Descentralização das atividades de controle e dos arquivos Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. também denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. distinguindo-se a documentação importante da secundária – então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição. uma Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 11 . Na avaliação de documentos públicos. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. constituição de conjuntos arquivísticos mais completos. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais. uma vez extinta a unidade administrativa. facilitativas). por si só. leva-se em conta o valor comprobatório dos mesmos. mantendo-se o arquivo junto a cada departamento. Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do órgão. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. são classificados pela função – separando-se a função substantiva (fins) da auxiliar (meios. é um grande ato de classificação. orientadoras e controladoras. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios: • Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos. quando necessário. além disso. ou em geral. dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. segurança e eficiência são imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL. a política da executiva. Se a classificação dos documentos visa a refletir a organização. Escolha de métodos de arquivamento e classificação O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. No tratamento dos documentos concernentes à organização e funcionamento. Sistemas de registro O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries. Deverá ser aplicada em nível de departamento. estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho. pode-se removê-los para uma destinação adequada. economia de espaço e equipamentos. Essa coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento. o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contêm da organização e da função. que exercerá funções normativas. Descentralização A descentralização.

b) a estrutura do órgão que os produz. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero. Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento 2. isto é. organizacional e por assuntos. Em vista disso. quer auxiliar. pois resultam de uma função. Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). o item Pessoal. temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública. ser classificados de acordo com esta (vide Resolução nº 143 do CONARQ que trata da Classificação.O sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentário. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem registros ou protocolos. nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos. que veremos mais adiante. livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Esses números são a chave para o controle dos documentos em ambas as séries. Num sistema de registro mais aperfeiçoado. da qual se deriva o seu nome. Essas unidades são registradas numericamente na ordem em que se acumulam. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-lembrete. atividades e atos). Princípios de classificação Só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento. são usados em relação à função e devem. em ordem cronológica etc. Por exemplo. Na execução de qualquer espécie de atividade. os documentos de um serviço são guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos são colocados juntos.constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. portanto. o item Patrimônio pode estar organizado geograficamente. Atribuem-se-lhes números consecutivos. ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. desde que as repartições que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separáveis. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa. quer substantiva. Elementos de Classificação Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) a ação a que os documentos se referem (funções. Entretanto. o item Correspondência. e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos dos documentos. Indicam a ordem dos documentos em cada série. de referência e similares. com notação pura Recomendamos a leitura dessa resolução para efeito de familiarização com os diversos procedimentos arquivísticos 12 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . os métodos de organização podem ser funcional. e fazem-se índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave é o número das unidades de arquivamento. os documentos públicos devem ser classificados em relação à função. c) o assunto dos documentos. 2 3 4 Não confundir método ou sistema de arquivamento com método de organização definido acima Estabelece classificação. No serviço de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública – que por ser muito extensa não foi reproduzida aqui)4. A característica essencial do sistema. em ordem alfabética. Os documentos públicos podem ser classificados em relação à organização e podem ser descentralizados. é o registro.

Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. O comprimento pode corresponder à metade da guia. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 13 . Também poderá ser aberta ou fechada. São as fichas. as pastas. Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. Será aberta quando indicar somente o início da seção e fechada quando indica o princípio e o fim. Notação é a inscrição feita na projeção. as tiras de inserção e outros. podendo ser alfabética. A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. Vide figuras abaixo. onde se escrevem as notações. Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina. Material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. numérica ou alfanumérica. picotada.Escolha das Instalações e equipamentos Equipamento é a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do trabalho arquivístico. um quarto ou um quinto. as guias. a um terço. pela ordenação cronológica.

em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. Protocolo Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina: Pass Atividades o 1 2 3 4 5 6 7 8 Receber a correspondência Separar a correspondência oficial da particular Distribuir a correspondência particular Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso Encaminhar a correspondência oficial sigilosa Abrir a correspondência ostensiva Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de antecedentes Requisitar ao Arquivo os antecedentes. detalhamento das rotinas etc. terminologia. de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestão de documentos”: Art. informações sobre os arquivos da instituição. organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Gestão de documentos A Lei Federal 8. classificação. distribuição. elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e consultas). uso. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.Constituição de arquivos intermediários Os depósitos intermediários só devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Devem ser criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicações e emissão de vias desnecessárias. registro. expedição. tramitação. o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondência 14 9 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . suas finalidades e responsabilidades. determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição e para terceiros. A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda.159. Implantação e acompanhamento O manual de arquivo deverá ser elaborado após estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. Em geral. Esse manual deverá incluir organogramas e fluxogramas. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. tramitação). existem em âmbito governamental. A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento.

encaminhando-o ao seu destino. devendo essa passagem ser feita por intermédio do Setor de Registro e Movimentação. ao arquivo 5 Essa ficha será retirada no órgão a que o documento é destinado pelo responsável pelo controle no âmbito desse órgão. espécie. acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. procedência. se for o caso Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser assim descritas: Pass Atividades os 1 Preparar a ficha de protocolo. número e data do documento. e será novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro órgão. anotando: número de protocolo. rearquivando-as em seguida 4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica 5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos.Pass o 10 11 12 13 Atividades Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto. data de entrada. em duas vias. anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino 6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos. após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas 3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto. código e resumo do assunto. primeira distribuição 2 Anexar a segunda via da ficha5 ao documento. de acordo com despacho de autoridade competente Expedição Geralmente são adotadas as seguintes atividades: Pass Atividades os 1 2 3 4 5 6 Receber a correspondência Verificar se não faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data. juntamente com os antecedentes. que o redistribuirá 15 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . no original e nas cópias Separar o original da cópias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cópias.

Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. C Ab. pode apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. Qualquer sistema de arquivamento. não importa qual seja. com mais freqüência às falhas humanas do que a falhas do sistema. O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto. flexível e deve admitir expansões. simples ou compostas. Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar um índice Sistema indireto é aquele em que. Ac etc. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os documentos devem ser arranjados. Alfabético Geográfico Simples Cronológico Numéricos Digitoterminal Básicos Enciclopédico Alfabéticos Dicionário Duplex Ideográficos Decimal Numéricos Unitermo ou Indexação coordenada Variadex Automático Padronizados Soudex Mneumônico Rôneo Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. para se localizar o documento. É um método direto. Notações simples abertas: A. A insuficiência do arquivamento deve-se. as fichas ou pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética. Método Alfabético (método básico) Método alfabético é o mais simples. Nesse método. respeitadas as normas gerais para alfabetação. Am-Az etc. é preciso antes consultar um índice ou um código. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 16 . As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas. B. Na escolha de um método de arquivamento devese levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples.Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. notações compostas e fechadas: Aa-Al .

Maria (Doutora). Roberto Silveira. Carl Gustav Jung. Marília Morro Azul. Roberto 5. 7. Armando (Juiz). Santo Cristo. José Sobrinho. Ricardo d’Ferreira. Morro Azul. Exemplo: Sigmund Freud. São colocados após o nome completo. 17 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes. Carlos Montes Altos. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Paulo. Marco. Denise. uma. Guimarães. Juvenal Cavalcante. Os artigos e preposições. Rosana d’Albuquerque. Sílvia Praia Vermelha Arquivam-se: Montes Altos. do. Heitor. Regras de Alfabetação 1. 8. Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome. R. Walmir. 2. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de descrição. Exemplo: Heitor Villa-Lobos. Carl Gustav 9. tais como a. São Caetano.Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande. Silvia Obs.: havendo sobrenomes iguais. Silvia Maria Filho. d. Farias de. Marques. Pedro. 4. Ricardo. entre parênteses. Sigmund. Ricardo Silveira Arquivam-se: Silveira. Silveira. não são considerados (ver também regra nº 9) Exemplo: Paulo de Farias. Neto. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. 6. Silveira. Exemplo: Marco Antônio Neto. e. Maria José Sobrinho. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. Mozila. Luís São Caetano.. Jung. Ferreira d’. Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita. Lima. Ricardo. Os sobrenomes formados com as palavras Santa. Arquivam-se: Albuquerque d’. Rosana. mas não considerados na ordenação alfabética. Freud. Júnior. prevalece a ordem alfabética do prenome. Sílvia. Juvenal. salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11). Villa-Lobos. Carlos. Exemplo: Rita Guimarães. Marília. um. Capitão Silva Mozila. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. John Boy Arquivam-se: Boy. Sílvia 3. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Arquivam-se: Helena. Rita. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. Exemplo: R. Nos nomes de pessoas físicas. Exemplo: Walmir Santo Cristo. Pedro Lima Arquivam-se: Cavalcante. Exemplo: Doutora Maria Helena. Maria Filho. Maria Obs. de. Os títulos não são considerados na alfabetação. Praia Vermelha. Silveira. Maria. o. Juiz Armando Marques. Arquivam-se: Antônio Neto. Silveira. Luís. Maria Silveira. John.

Antonio de los 11. Canto dos Frades. Cantoneira Alegre. Exemplo: Gerência de Atendimento da TELERJ. entre parênteses. Charles 10. Canto dos Frades. Rios. Esteban. De Penedo. departamento. Os nomes de firmas. no critério letra por letra não se consideram os espaços entre palavras. Canto Raiado. Exemplo: Embratel. Embratel. para facilitar a ordenação. A Colegial. Guilio di. empresas. José de. desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras. Exemplo de critério letra por letra: Canto dos Cisnes. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. seção. Oviedo y Baños. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como e apresentam. 1º Congresso de Odontologia Arquivam-se: Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). Esteban De Penedo. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor. Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo). os números arábicos. Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 18 . Cantoneira Alegre Como se pode observar. Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana. que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Exemplo: José de Oviedo y Baños.Superintendência Financeira 15. Canto Raiado Exemplo de critério palavra por palavra: Canto dos Cisnes. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). Fábrica Estrela de 4 pontas. Angel Del Arco y Molinero. The Library of Congress Arquivam-se: Colegial (A). Francisco de. Fundação Getúlio Vargas. Li Yutang 12. chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Exemplo: 3M do Brasil. Francisco de Pina de Mello. consideradas uma após a outra. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. conferência. não se considerando. gerência. Angel Del. TELERJ . que corresponde ao sobrenome de família do pai. Fundação Getúlio Vargas. os artigos e preposições que os constituem. Nos títulos de congressos. para fins de ordenação. As regras de ordenação podem ser adotadas segundo critério de letra por letra ou de palavra por palavra. Antonio de los Rios Arquivam-se: Arco y Molinero. Pina de Mello. Superintendência Financeira da TELERJ Arquivam-se: TELERJ – Gerência de Atendimento. Exemplo: III Conferência de Cirurgia Cardíaca. Madeiras Cachoeira dos 4 Arquivam-se: Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. Charles Du Pont Arquivam-se: Capri. 3 (Três) M do Brasil Essas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização.Exemplo: Guilio di Capri. Exemplo: Li Xian Xin. porém. reuniões. Library of Congress (The) 13. Admite-se. Os nomes orientais – japoneses. Congresso de Odontologia (1º) 14. Li Yutang Arquivam-se: Li Xian Xin. Du Pont. assembléias e assemelhados.

pois exige a consulta a um índice alfabético. Nesse método atribui-se a cada entrada uma numeração seqüencial sem qualquer preocupação com a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 19 . Quando se trata de correspondência com outros países. após as respectivas capitais dos países a que se referem. cidade e correspondente (quem enviou a correspondência) Quando se organiza um arquivo por estado. as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. alfabeta-se em primeiro lugar o país. O método geográfico é direto e de fácil manuseio. logicamente. entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que. não seguirá a ordem alfabética. não havendo destaque para as capitais. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. Exemplo: Araçatuba – SP – Luiz Carlos São Mateus – ES – Maria Augusta Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva Arquivam-se: Araçatuba – SP – Luiz Carlos Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva São Mateus – ES – Maria Augusta É necessário que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar.procedência ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: Nome do estado. seguido da capital e do correspondente. Entretanto. Método numérico simples O método numérico simples é um método indireto. Exemplo: Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima Arquivam-se: Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Nome da cidade. estado e correspondente Como a principal chave é a cidade. Sua desvantagem é a de exigir duas classificações. deve-se ordená-las alfabeticamente.

será necessário um registro para controle da numeração utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. também é possível o reaproveitamento de numeração. os quais receberão o número da pasta. menor possibilidade de erros. o documento é colocado em uma capa de cartolina. Método numérico cronológico Nesse método. M11-20. M21-30 etc. por ser mais fácil de lidar com números do que com letras. duplex. desde que seja da mesma data. Nesse método. a notação das pastas miscelâneas seria M-1.423. Nesse método pode-se ainda reaproveitar uma numeração que venha a vagar. Método ideográfico alfabético enciclopédico Exemplo: Cursos Especialização Formação Pós-graduação Doutorado Mestrado Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 20 . São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento. além da ordem numérica deve-se observar a data. passando a ser chamado daí em diante de processo. Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto. serão colocados zeros à sua esquerda para fins de complementação.ordenação alfabética. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas miscelâneas. Além disso. são lidos da direita para a esquerda. M-2. arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenação alfabética. arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabética. Nesse método. Os documentos são numerados seqüencialmente.83 Quando o número for composto de menos de seis dígitos. dispostos em três grupos de dois dígitos cada um. É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea. Exemplo: o número 831.14. obrigando duplicidade de pesquisa. formando pares. b) numera-se cada correspondente eventual. Essa pasta miscelânea pode ser organizada segundo dois critérios distintos: a) numeram-se somente as pastas. que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma. M3 e. mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números. Tal método tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados. no segundo caso. cujo elemento principal de identificação é o número. Depois de autuado. Métodos por assunto (ideográficos) Os alfabéticos podem ser enciclopédico ou dicionário. M1-10. unitermo ou indexação coordenada. precedido da letra M (de miscelânea). decimal. Numera-se o documento e não a pasta. Método Dígito-terminal Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos. As vantagens desse método são maior grau de sigilo. No primeiro caso. os numéricos. É um método adotado em quase todas as repartições públicas. será lido 23.

e assim sucessivamente. Um bom exemplo de classificação decimal pode ser encontrado na resolução nº 14 do CONARQ. São portanto métodos indiretos. A parte decimal. três ou mais algarismos. Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de classificação o que não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição. divisões.Pesquisas Administração Ciência política Economia Método ideográfico alfabético dicionário Cursos de doutorado Cursos de especialização Cursos de formação Cursos de mestrado Cursos de pós-graduação Pesquisas de administração Pesquisas de ciência política Pesquisas de economia Método ideográfico numérico – duplex Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice alfabético remissivo. A parte inteira do número é composta de três algarismos. dois. e a seguir. subclasses. grupos. cuja classificação divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não podem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos. sucessivamente. as dez seguintes. subgrupos. pode ter um. que é facultativa. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 21 . Exemplo: 0 Administração Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho Aplicada à educação 1-2 Ciência política 1-3 Administração 1-4 Economia Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes. Método ideográfico numérico – decimal Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. subseções etc. partindo-se do geral para o particular. Cada classe é subdividida em nove subclasses e uma décima para generalidades. As dez primeiras divisões são denominadas classes.

na coluna cujo algarismo coincidir com o final do número atribuído ao documento. um número em ordem crescente (número de registro). Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 22 . Sua finalidade é identificar e localizar o documento quando solicitado. ou grupo de documentos. como no exemplo a seguir: Greve: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 210 311 172 063 04 135 006 017 008 099 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 320 421 232 0173 134 235 026 417 098 149 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 450 461 252 0243 244 465 236 317 128 439 0 0 530 531 Metalúrgicos 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 120 411 212 003 004 145 016 127 018 199 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 340 521 322 0193 144 245 345 527 108 239 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 530 631 512 0283 234 475 575 427 138 399 Pelo exemplo acima pode-se concluir que há duas fichas que contêm as palavras-chave Greve e Metalúrgicos: a 0004 e a 0530. de acordo com sua entrada no arquivo.Método ideográfico unitermo (ou indexação coordenada) Vem sendo utilizada com grande êxito nos arquivos especiais e especializados. O método consiste em se atribuir a cada documento. O número de registro é transcrito nas fichas correspondentes às palavras-chaves escolhidas para sua identificação. Hotel Marina na praia do Leblon. para cada palavra-chave prepara-se uma ficha. através da análise do documento são identificadas as palavras-chave ou descritores. Uma vez numerado. que servirão posteriormente como chave de pesquisa. Assembléia extraordinária Foi realizada no salão vip do Hotel Marina. dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. Métodos padronizados Dentre os métodos padronizados. como mostra o exemplo a seguir: Nº 0012 Assembléia Extraordinária Palavras-Chave / descritores Resumo: Assembléia extraordinária Greve para deliberar sobre a continuidade da greve Metalúrgicos promovida pelos metalúrgicos de todo país. Esse método é recomendado para arquivos fotográficos. o mais conhecido é o automático. em 13 de março de 1936 1936. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-índice. A seguir. sonoros e outros arquivos constituídos de documentos especiais.

a existência de antecedentes. como a localização de documentos. estudo. ordenação e guarda dos documentos. Nesse método é possível reduzir a incidência de erros de arquivamento muito comuns no método alfabético.Métodos padronizados – automático Nesse método os papéis são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto. Nesse método são utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento. Usam-se notações fechadas. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 23 . onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a primeira. Métodos padronizados – variadex Esse método é uma variação do método alfabético. em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores da chave. segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por código. classificação. Esse método trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto. do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. As unidades de arquivamento são assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica. previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Métodos padronizados – soundex Para os arquivos alfabéticos onomásticos. por intermédio da leitura. Métodos padronizados – rôneo e mnemônico Não trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos. de grandes proporções. sucessivamente. Etapas de arquivamento São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção. codificação. para evitar que depois de numeradas as divisões sejam alteradas. ao invés de o serem pela seqüência estritamente alfabética. Estudo Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída. Inspeção Consiste no exame. Dessa forma. Método alfanumérico Esse método não é considerado básico nem padronizado. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al =2 Am-As =3 E assim. sem levar em conta se a grafia é ou não a mesma. O código baseia-se no som das consoantes dos nomes. Nesse método trabalha-se com uma chave constituída de cinco cores.foi inventado o sistema soundex. bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas.

consultar Resolução nº 14 do CONARQ. é lógico. Deverá ser utilizada a guia-fora. Ordenação É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser julgada tão-somente pela exatidão de suas determinações. Torna-se impossível prover espaço para armazená-los. O destino de um documento pode ser a transferência para um depósito de armazenamento temporário (record center) ou para um arquivo de preservação em caráter permanente. podendo ser renovados mediante sua apresentação no Arquivo. Um instrumento de destinação pode servir a vários fins. Para informações adicionais. o recolhimento para um arquivo de custódia permanente. legal ou fiscal. O custo da manutenção de tais papéis vai além das posses da mais rica nação. índice da pasta. só é proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que justifique a despesa. A microfilmagem. na mesma linha hierárquica. avaliação. Podem visar tão-somente à identificação de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 24 . bem como pessoal para cuidar dos mesmos. E. Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês. que ficará no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossiê. nome de quem retirou e sua unidade administrativa.433/68. Para maiores informações vide art. seleção e eliminação O governo não pode conservar todos os documentos produzidos em conseqüência de suas múltiplas atividades. Análise. os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam úteis à pesquisa erudita. deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua followup para controle de prazos. dado o seu alto custo. Além disso. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. redução de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruição imediata. § 2º e art 2º da Lei 5.Classificação Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo. faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. Guarda dos documentos É o arquivamento propriamente dito. Para facilitar sua cobrança. aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores. assinatura de quem retirou e do arquivista responsável pelo empréstimo. Codificação Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado. que poderá ser organizado em diversas modalidades. sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada. por empréstimo. Empréstimo e consulta Documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos. 1º. aos órgãos que os receberam ou produziram. A transferência para um depósito temporário presume valor para um futuro uso administrativo.

Os documentos selecionados para eliminação normalmente são vendidos como papel velho. a facilitar o seu uso em atividades correntes. seja a transferência para um arquivo de custódia permanente. Um documento preparado com esse objetivo chama-se “lista de descarte” ou “lista de eliminação”. a menos que uma boa parte dos documentos que estão sendo examinados possa ser separada para descarte. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se “plano de destinação” ou “tabela de temporalidade”. A maceração ou qualquer outro tratamento é sempre aconselhável quando se tratar de documentos confidenciais. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destruídos depois de terem servido ao uso corrente. O teste de eficiência de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela incluídos serem removidos e eliminados no fim dos períodos de retenção recomendados. Valor dos documentos Em relação ao seu valor. De fato.corpos de documentos acumulados num órgão do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. São. é um processo de alto custo. em geral. bem como a indicação do instrumento de destinação que autoriza a destruição. Os documentos devem ser classificados visando. Salvo em circunstâncias excepcionais. natureza dos documentos e quantidade. Todos esses instrumentos de destinação são atos normativos. se os documentos forem devidamente classificados em relação à função. ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentação. Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente. deve-se incluir uma cláusula proibindo a sua revenda como documento. seja a eliminação. pois muito do valor daqueles deriva de sua relação com a própria função. A classificação. A remoção ordenada e o descarte de grande quantidade de papéis inúteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. e somente como finalidade secundária a facilitar a sua remoção e descarte. A triagem ou escolha das pastas. como uma preliminar para a sua exata identificação nos instrumentos de destinação. pois. devem ser preparados os termos de eliminação correspondentes. a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econômico. portanto. quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano. maceração etc. porém. em primeiro lugar. tem estreita ligação com as práticas de destinação. não deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda desses papeis. Uma vez determinada a eliminação de documentos. de forma sucinta. quer pela impossibilidade de reciclagem do papel. podendo. As decisões para se destruir documentos devem ser finais e irrevogáveis. quer pelo aumento do índice de poluição que provoca. Contudo. os documentos não devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinião mediante verificação de falta de uso dos mesmos. ser eliminados segunda esta. Um documento feito com esse objetivo chama-se “tabela de descarte”. a identificação dos conjuntos documentais. Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um órgão e indicar o destino que se deva dar a cada um deles. A incineração – processo condenado –. os quais devem conter. Essas tabelas normalmente são aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminação dos mesmos. podem. um importante instrumento de administração. os documentos podem ser: Permanentes vitais ◊ aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importância Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 25 . Um instrumento de destinação pode também ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. datas abrangentes.

e b) a informação que contêm sobre pessoas. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa. para outras entidades e utilizadores privados. coisas. A informação pode relacionar-se. não devem ser feitas tomando-se por base parte da documentação e não importa quão bem concebido e bem executado seja um programa histórico. Permanentes ◊ são os que. por quem e com que resultados?”. não se deve reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer. Distinção entre valores primários e secundários Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias: valores primários. de modo geral. com que o órgão governamental haja tratado. devem ser conservados indefinidamente. Valores probatórios Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a sua organização e de como funcionava. ao desenvolvimento e ao funcionamento de um órgão – documentos probatórios ou demonstrativos. Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova da organização e função. entidades. que contêm o testemunho da existência e das atividades do órgão. Para efeito probatório deve-se procurar responder as seguintes perguntas: “o que era o negócio?”. a pessoas (físicas e jurídicas). Valores Informativos Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas e não da informação ali existente sobre as próprias repartições. e valores secundários.vital para a organização. pela informação que contêm. Mediante uma seleção criteriosa de vários grupos e séries. há que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram. sabendo-se que os dois tipos de valores não se excluem mutuamente. condições etc. todos os documentos essenciais relativos à origem. Distinção entre valores probatórios e informativos Pode-se determinar mais facilmente os valores secundários de documentos oficiais se os analisarmos em relação a dois aspectos: a) a prova que contêm da organização e do funcionamento do órgão governamental que os produziu. jamais poderá produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções serão chamados de valores probatórios. um arquivista pode reunir. “como era conduzido. Os valores inerentes aos documentos devido à informação que contêm serão chamados de valores “informativos”. ou seja. em um corpo de documentos relativamente pequeno. problemas. Todos os arquivistas admitem que o mínimo a ser guardado são os documentos sobre a organização e o funcionamento. Temporários –> quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento. As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentação do órgão. menos pela prova que oferecem da ação do governo. em todos os seus numerosos e complexos setores. coisas ou fenômenos. para a própria entidade onde se originaram os documentos. do que pela informação que apresentam sobre pessoas Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 26 . todos os fatos de importância sobre a existência de um órgão.

A informação é obviamente única se não pode ser encontrada em outro lugar. Há alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. coisas ou fenômenos (informação intensa). A data italiana corresponde aproximadamente. 1750. Para determinar se um corpo de documentos é a única boa fonte de informação sobre um dado assunto. e na Itália. referem-se a fatores ponderáveis – a assuntos que são passíveis de ser avaliados na base de fatos que não deixam dúvidas. Unicidade Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informação. os documentos que representam concentração de informação são os que mais se prestam à preservação arquivística. O interesse aqui reside na informação que contêm. O arquivista alemão Meissner formulou a máxima “a idade avançada deve ser respeitada” nos documentos. na Inglaterra. e depois disso. coisas e propriedades que deram origem a competente ação. e b) a forma dos documentos. Os arquivistas de diversos países estabeleceram datas-limite antes das quais propõem que todos os documentos sejam conservados. Importância O arquivista presume que sua primeira obrigação é a de conservar a documentação que contenha informação que satisfará às necessidades do próprio governo. se os documentos vão ser preservados num arquivo. ou de que atividades resultaram. por mais indefinidas que sejam. Forma Ao aplicar o teste forma. as dos pesquisadores e do público em geral. ou c) muitos fatos são apresentados sobre matérias diversas – pessoas coisas e fenômenos (informação diversa). pois os arquivos quase sempre têm problemas de espaço para a guarda de documentos. o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informação nos documentos. aplicado à informação. usá-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecânicos ou eletrônicos. o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. A condição física é importante. A informação pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos são apresentados em dado documento sobre muitas pessoas. situações. devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros.determinadas. quanto a unicidade dos documentos que contêm a informação. eventos. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 27 . problemas. é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. Na Alemanha é o ano de 1700. por coincidência histórica. ao contrário. onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil. e c) importância. São eles: a) unicidade. condições. O termo “unicidade”. iniciada em 1861. que não os próprios criadores. Os testes de unicidade e forma. Em geral. b) muitos fatos são apresentados sobre algumas pessoas. pois. Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista não leva em consideração a origem dos documentos – que órgão os produziu. O termo forma aplicado aos documentos e não à informação neles contida refere-se à condição física dos documentos oficiais. Antes de aplicar o teste da importância. O teste de importância relaciona-se a fatores imponderáveis – a matérias que não podem ser avaliadas com real certeza. b) forma. 1861. coisas ou fenômenos (informação extensa). significa que a informação contida em determinados documentos oficiais não será encontrada em outras fontes documentárias de forma tão completa e utilizável. na França. à adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos. 1830.

Entre as coisas. em geral. episódios ou acontecimentos importantes. os valores a serem considerados são os que derivam da informação que contêm ore as próprias coisas e não da informação sobre o que acontece às coisas. um número limitado de processos sobre indivíduos. economistas ou estudiosos de administração.seleção especial e amostra estatística Na seleção de documentos. tais como formulários de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informação extensa. interessam principalmente aos historiadores.Documentos relativos a pessoas . não possui. naquela de selecionar. em forma concentrada. ou que sejam suficientes para esclarecer os fenômenos investigados. ao contrário. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 28 . Este último. dois princípios podem ser adotados: a) o de seleção especial. para retenção. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questão contém informação única e se apresenta uma forma que o torne útil como uma fonte de informação. intensa ou diversa. Documentos relativos a fenômenos O termo fenômeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. classificação e análise estatística. Documentos relativos a coisas No estudo dos documentos sobre coisas. simplesmente. isto é. de correlação de dados. porque contêm dados que são representativos ou ilustrativos do todo. ou porque contêm dados considerados próprios para um estudo de condições sociais e econômicas específicas. e b) o de amostra estatística. o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentação do órgão que os produziu. O primeiro é selecionar aqueles que representam concentrações de informações. cômputo de médias e probabilidades. Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econômicos. baseada na análise total da documentação relativa ao assunto a que se referem os documentos em questão. requer um conhecimento do método que o arquivista. curvas e compilação de númerosíndices são técnicas altamente especializadas. adotado no início do século XX. tendo em vista a informação que contêm sobre pessoas. deve-se aplicar o princípio da seleção especial. ordinariamente apreciará os documentos principalmente por seu valor ou interesse histórico. É bom distinguir-se imediatamente esse princípio do princípio de amostragem estatística. Conclusões A avaliação de documentos não deve se basear em intuição ou em suposições arbitrárias de valor. Na última alternativa. se novos. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatórios dos documentos. o arquivista deve levar em consideração a documentação total em conexão com o assunto a que se refere a informação. fundamentalmente. que alguns documentos são selecionados para preservação. não importa qual seja sua experiência. Deve ser. o ser humano se preocupa. Igualmente. parte de uma disciplina distinta. As técnicas de coleta. Esse princípio significa. dois critérios são possíveis. A análise é a essência da avaliação arquivística. porque tratam de um acontecimento ou ação importante ou significativa. Se os fenômenos são antigos. com a terra na qual vive. aos sociólogos. ao apreciar os valores informativos dos documentos. previsões. Um arquivista. e só depois de feito isto deverá entrar no reino do imponderável. O segundo é selecionar um certo número de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo.

a proximidade das informações. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. obsolescência. O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. em prazos de quatro a cinco anos. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. a Lei 5. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. no Brasil. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. por isso. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. o processo de microfilmagem é de alto custo. Filme (rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 29 . tornando necessária a transferência periódica das informações para outros suportes. assim. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples – unicamente para a leitura – ou conjugados (leitoras/ copiadoras) – para a leitura e cópia em papel. ou seja. devendo-se. saída direta do computador para a microficha. através da fita spool. dois: a) reduzir o seu volume. São gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e uma cópia (diazo) para consulta. em geral. que assegure o valor probatório dos registros contidos em suportes informáticos. sopesar esse custo contra o da preservação dos documentos na forma original. com vistas ao aproveitamento de espaço. b) garantir a sua durabilidade. baixa durabilidade dos materiais empregados. No Brasil. Como esse processo é mais trabalhoso. ao lado das vantagens que oferecem. Entretanto. Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operação. dos equipamentos necessários à leitura das informações armazenadas.400 documentos de formato A4. e os documentos a serem microfilmados devem ter características físicas que se prestem à filmagem. As microformas podem apresentar-se em três modos: filme.Microfilmagem Os objetivos da microfilmagem de documentos são. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. sem passar pelo papel. Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM – Computer Output Microfilm. exigindo. Entende-se por microfilmagem de substituição a que incide sobre documentos de guarda temporária.433/68 regula a matéria. apresentam alguns problemas que merecem reflexão e exigem soluções dentro de curto espaço de tempo: falta de respaldo legal. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados. Tecnologia da Informação Os avanços tecnológicos. Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. jaqueta ou microficha. falta de padronização na fabricação de equipamentos e suportes. Também são gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para consulta.

Sempre que se transferem documentos do tipo não-rotineiro para centros intermediários. terceiro. As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário. utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente. Os documentos passavam diretamente de um a outro estágio. segundo devem ser documentos com valor secundário evidente que justifique sua retenção permanente. em alguns casos. embora um centro intermediário possa tomar tais encargos. um arquivo de custódia não deve recolher documentos a cujo uso se imponham restrições consideradas descabidas e contrárias ao interesse público. atendem. por escrito. A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o arquivamento e a localização de documentos. acompanhadas dos índices que lhe sejam pertinentes. e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acúmulos de documentos – regulares ou especiais. lembrando que o arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente. destituídos de peças sem valor que com eles possam ter sido arquivados. cujo acervo é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente. deve-se observar alguns preceitos básicos: primeiro. de documentos. É importante lembrar que os documentos transferidos a um depósito intermediário conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. § 1º e art 1º. surgiu a teoria da “idade intermediária” e com ela a noção de depósitos intermediários.Transferência e recolhimento Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no art. por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo. Tipos de transferência Até a primeira metade do século XX a tradição arquivística clássica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histórica. tanto quanto possível. Os arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. reside no incentivo que dá às instituições para protelar o exame de seus documentos. que um arquivo permanente não deve aceitar documentos que possam demandar empréstimos freqüentes à repartição de origem. § 2º da Resolução nº 2 do CONARQ. raramente são um bom substituto para a informação que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. a fim de facilitar sua avaliação. aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comissões de análise ou. a três necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas repartições do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de tempo. em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados. para fins de prova ou de pesquisa. pois libera espaço e economiza recursos materiais. Com o aumento da massa documental. A maior desvantagem de um plano de depósito tipo “limbo”. Quanto aos arquivos de custódia. as descrições. isto é. devem estar em boa ordem e. Transferência e recolhimento são feitos em razão da freqüência de uso e não do valor do documento. Essas transferências também ocorrem para áreas de custo reduzido. que é sua finalidade primordial. Esses centros não devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionários não possam decidir de imediato. E por último. 1º.. no mínimo. contribuindo para a economia do sistema. b) servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos extintos ou de determinadas atividades. os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lógicas. Conquanto tais informações sejam muito úteis na avaliação. não sendo prevista nenhuma fase de transição. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 30 . de valor e sem valor – ao se iniciar um programa de administração de documentos ou arquivístico. Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório. faz-se mister obter informações precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos.

O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. O direito a tais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular. sem.073/2002). O princípio básico é nullum tempus occurrit regi (art. Referem-se estes ao arranjo. são recolhidos em caráter definitivo para o arquivo permanente. relativamente à reprodução e à autenticação de cópias. Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002). em termos mais amplos. em intervalos determinados. mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade. que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados. deve definir claramente as responsabilidades de custódia do arquivista. Permanente é a que se processa em intervalos irregulares e exige. à descrição e à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados – para servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. certos direitos e privilégios adicionais que não são comumente exercidos pelas entidades criadoras. Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. então. 17. não há arquivo intermediário e a transferência recebe o nome de recolhimento. o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física. Legalmente.Há dois tipos básicos de transferência: permanente e periódica. contudo. Na transferência periódica em uma etapa. quase sempre. ser de sua propriedade. Na transferência periódica em duas etapas – também conhecida por dupla capacidade. Segundo. Neste caso. deve ter. Arquivos permanentes Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados. em duas etapas. e ainda dentro de um período determinado. Ela pode ser efetuada em uma etapa. sendo esta última conhecida como periódica de mínimo e máximo. § 4º. Os documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da administração. posteriormente. Só é aplicada em casos especiais. ou. de um governo. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 31 . ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento. além disso. devido ao seu valor comprobatório e informativo. Periódica é a remoção de documentos. Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. no que diz respeito ao seguinte: Primeiro. se julgados de valor. transferência múltipla ou método do ciclo – os documentos são transferidos para o arquivo intermediário. deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade que os criou. em relação aos documentos. Decreto 4. os documentos julgados de valor são recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. na documentação de um órgão. pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. A legislação sobre os documentos públicos. que foi traduzido como “contra o rei não há prescrição” (vide art. É normalmente nessa fase (transferência) que se promove a desinfestação e a restauração dos documentos. onde permanecem durante determinado período e. que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido.

como é o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. O arranjo é uma das funções mais importantes em um arquivo. conseqüentemente do local de sua guarda. Princípios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos não se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma única repartição. conde Duchatel (1803-67). Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custódia. baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos départments que haviam sido colocados sob a jurisdição dos Archives Nationales. • referência ◊ política de acesso e uso dos documentos. Atividades de arranjo Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos documentos em fundos. os quais emanam de diversos órgãos.Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos (vide art. se necessário. seu empacotamento. não existem métodos ou princípios específicos de arranjo no sentido técnico da palavra aqui empregado. a ordenação das séries dentro dos fundos e. ocorreu quando Guizot (1787-1874). As intelectuais consistem na análise dos documentos quanto a sua forma. ministro da Instrução Pública de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848. dos itens documentais dentro das séries. pela lei de 26 de outubro de 1796. fixação de etiquetas etc. Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã. e arranja-os de acordo com certos princípios básicos da arquivística e não segundo qualquer classificação predeterminada ou esquema de arquivamento. estantes ou caixas. deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. Arranja seus documentos para uso não-corrente. de guarda transitória. que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem. por isso. origem funcional e conteúdo.073/2002). em 24 de abril de 1841. As atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: intelectuais e físicas. Evolução dos princípios de arranjo O primeiro grande passo teórico. em contraposição ao uso corrente. devido à sua utilização. • conservação ◊ medidas de proteção aos documentos e. A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário. intitulada Instructions pour la mise em ordre et lê classement des archives Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 32 . Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser distintos dos princípios expostos até agora.e. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior. Quanto aos arquivos intermediários. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: • arranjo ◊ reunião e ordenação adequada dos documentos. de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais. visando a impedir sua destruição. 18. Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. que diferia do velho método de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificação predeterminados. • descrição e publicação ◊ acesso aos documentos para consulta e divulgação. aplicam-se apenas critérios racionais de disposição dos documentos em estantes e armários. por diversas circunstâncias. Essa circular. Decreto 4. Nesses arquivos. As atividades físicas se referem à colocação dos papéis nas galerias.

Tal classificação apresenta várias vantagens. porquanto consta simplesmente da reprodução da ordem atribuída por seus donos anteriores. que o arranjo dado aos documentos pelos próprios órgãos criadores deve ser preservado no arquivo de custódia permanente. de uma coleção de decretos ou leis. todos os documentos originários de uma determinada instituição. essa classificação é feita com mais facilidade. que os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e não de acordo com a natureza das instituições que os criaram. onde se decidiu. ou de decisões judiciais. em segundo lugar. dentro de um fundo. Num grande número de casos. em ordem cronológica. ainda está em vigor. é a única maneira adequada de se assegurar a realização imediata de uma ordem regular e uniforme. por outro lado. Se se tratar de documentos relativos a pessoas. Se. neste caso. O eminente paleógrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princípio respect des fonds nos seguintes termos: “Uma classificação geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto. embora modificado por dois suplementos posteriores. em ordem cronológica. corporação ou família” devem ser agrupados. pelo qual todos os documentos originários de uma “autoridade administrativa. seriam arranjadas conforme as circunstâncias. constituindo fundos. estabeleceu um esquema lógico para o agrupamento de documentos dos départments que. ao menos teoricamente. suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. essa ordem pode. seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituição. c) as unidades. por exemplo. primeiro. e substituído por um sistema baseado em princípio aplicável de maneira geral. é mais simples de se por em prática do que qualquer outro sistema.” O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrário de classificação de assuntos foi abandonado. O reagrupamento dos documentos de diferentes órgãos. As relações entre os grupos de assuntos. é preferível o arranjo geográfico. visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princípio básico de respect des fonds. Esse princípio é o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituições públicas que os acumulam. foi então reconhecido como um método impraticável. devem ser determinadas pelo conteúdo dos mesmos. b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos. nos grupos de assuntos. tal como uma entidade administrativa. geográfica ou alfabética. Se. visto que um pesquisador. Os princípios gerais estabelecidos para a execução desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds). sendo. as peças devem ser arranjadas em ordem cronológica.départmentales et communales. é claro que o arranjo alfabético pelos nomes dos indivíduos facilita as buscas. isto é. uma corporação ou uma família. como na França) e. O princípio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos públicos administrativos é chamado princípio da proveniência. ser conseguida por meio de inventários existentes. talvez. especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 33 . Quando se tratar. se tratar de assuntos de municipalidades. todas essas vantagens se perdem. geralmente. O princípio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prússia. baseada na natureza das coisas. e a cada grupo seria atribuído um lugar definitivo em relação aos outros grupos. pois consiste tão-somente em reunir peças das quais apenas é necessário determinar a origem. por assuntos. indica a data de tais documentos. ao invés de seguir esse método. Em primeiro lugar. e após. geográfica ou alfabética. se propõe uma ordem teórica.

o real significado dos mesmos. A evolução desses princípios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha. seria um extravagante desperdício de tempo. os documentos preservados pelo testemunho que contêm da organização e da função devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuída pelos órgãos que os criaram. mas. tampouco desejável. pode-se tornar obscuro ou até se perder. Criou-se ainda um novo princípio chamado Registraturprinzip. ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos. Dar novo arranjo. com documentos correlatos. como prova documentária. não resulta do acaso. mas deve. O Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 34 . A maioria dos documentos do governo se acumula em conexão com atos oficiais e. ao contrário. explicaram. Deve fazer-se uma exceção à regra de preservar os documentos na ordem original. pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos. b) o princípio ajuda a revelar o significado dos documentos. considerando-se a relação desses para com a função ou campo de assunto. de acordo com algum plano arbitrário. sob a identidade do órgão ou da subdivisão do órgão. depois de servirem a seus objetivos primários. ao mesmo tempo. conservando-se. na ordem dada pelo serviço de registro do órgão. através da função e da organização administrativa. Quebrar as unidades existentes e substituí-las arbitrariamente por novas consumiria. consagrando-se mundialmente o princípio da proveniência por várias razões: a) o princípio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizáveis o acabamento de qualquer tarefa desse gênero. no entanto. Se os documentos são arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrário qualquer. Além disso. pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele órgão. a entidade administrativa que os produziu não precisa ter sido completa e independente. no arquivo de custódia. “não foi criada arbitrariamente. Conclusões finais sobre os princípios de arranjo de documentos Na aplicação do princípio da proveniência. mantiveram ou acumularam. que se destrua a ordem original do registro para substituí-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lógico de cabeçalhos de assuntos. c) o princípio dá ao arquivista um guia exeqüível e econômico para o arranjo. grande parte do tempo do arquivista. no contexto. Conquanto essa ordem não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores. inutilmente. é conseqüência lógica da organização do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro é produto”. como os atos do governo se relacionam entre si. assim os documentos são mais inteligíveis quando conservados juntos. descrição e utilização dos documentos sob sua custódia. e não reorganizados por grupos de assuntos. “A ordem original do registro”. quando estes receberam novo arranjo nos órgãos governamentais. a documentos que já estejam em ordem ou parcialmente ordenados.transferidos. é a única maneira viável de colocarem-se os documentos em ordem. e impor um plano de arranjo arbitrário aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados não atenderia a qualquer objetivo concebível. como na Inglaterra. Este estabelecia que os documentos de cada órgão devem ser mantidos. os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Os arquivistas holandeses também concluíram não ser possível.

a estrutura. a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. Uma boa proporção de documentos modernos é preservada unicamente pela informação que contêm sobre pessoas. sob a direção de seu presidente. Os documentos são descritos estruturalmente. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros não dispõem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mínimo de orientação. Além de tornar o acervo acessível. e se destinam a orientar os usuários nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. volumes encadernados. o período de tempo. a natureza. os documentos modernos que são conservados pelo seu conteúdo informativo – sem referência ao seu valor como testemunho da organização e função – devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam às necessidades dos pesquisadores e dos funcionários. Os documentos. catálogo e repertório. maços de documentos ou caixas.arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes. constituído dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo. Tais documentos devem ser arranjados. o quarto é a estrutura física da unidade – partes de um grupo classificado de documentos. econômica. os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as características dos documentos. unicamente. quanto à substância. relatórios. a AAB formou um grupo de trabalho. o princípio da proveniência. porém. inventário. Sua finalidade é informar sobre o histórico. b) Funcional. o terceiro elemento é o título da unidade que está sendo descrita. Atividades de descrição e publicação O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de instrumentos de pesquisa. Por fim. o segundo elemento é o tipo físico a que pertencem os documentos – correspondência. sem observar como estavam arranjados na repartição. às funções. ordens. que consistem na descrição e na localização dos documentos no acervo. mantido. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 35 . dentro do órgão governamental. mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que não os correntes só devem ser preservados no arquivo de custódia permanente se atenderem às necessidades arquivísticas. A escolha dos fundos deverá ser estabelecida de acordo com as circunstâncias e conveniências. que é indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa. pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. que os criou. com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa básicos. Tipos básicos de instrumentos de pesquisa Em 1973. Guia Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. constituído dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. ou às atividades. tabelas e outros. são descritos fazendo-se referência ao órgão administrativo que os criou. O primeiro elemento na descrição de documentos é a autoria. obedecendo a dois critérios: a) Estrutural. científica etc. É o instrumento de pesquisa mais genérico. lugares ou sobre matéria social. tendo-se em vista facilitar a sua utilização pelos estudiosos. o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia. dando-se informação sobre a natureza física dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais são arquivados ou classificados. reunidos pela semelhança de suas atividades. cientistas e outros.

Sua finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento. a pessoa ou a família da qual o fundo é proveniente.Inventário sumário Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente. onomástico ou geográfico. segundo um critério temático. ou a lugares específicos existentes num ou mais fundos. Sua elaboração só se justifica em casos específicos. pela enumeração de suas unidades de arquivamento. onomástico ou geográfico. cronológico. Inventário analítico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente. cabendo mesmo a transcrição de documentos na íntegra. ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo. disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto. cronológico. cuja organização deve refletir o arranjo adotado para a disposição do fundo. Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinado documento. Sua finalidade é descrever a composição do fundo – ou parte dele. O inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos – constituídos de documentos de caráter oficial – quanto para os de arquivos privados. como uma série. sumariamente descritas – e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. breve notícia histórica sobre a instituição. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento. incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. sendo os itens descritos minuciosamente. por exemplo. O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporação do fundo no acervo do arquivo. Índice – instrumento de pesquisa auxiliar É uma lista sistemática e pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos. A disposição das entradas e demais informações se assemelha à do catálogo. ou que digam respeito a determinada pessoa. Repertório É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto. Tabela de equivalência ou concordância É um instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para as novas que Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 36 . explicação sobre o modo de consulta do inventário. descritos de forma sumária ou pormenorizada. Catálogo Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático. quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes. ou parte dele. pertencentes a um ou mais fundos. através da descrição minuciosa de seu conteúdo.

ele deverá ser representado numa só descrição. Cada um desses níveis pode ser novamente subdividido. No glossário do ISAD(G) encontramos uma definição de seção: “Subdivisão de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou. Assim. Para as finalidades destas regras. no nível da série. ligadas numa hierarquia. Normas de descrição arquivística são baseadas em princípios teóricos aceitos. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. cuja descrição. As regras contidas nesta norma não dão orientação para a descrição de documentos especiais. só é plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. tal técnica de descrição é denominada descrição multinível. de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funções da entidade que gerou os documentos e a sua organização. Nos níveis seguintes e subseqüentes. tais como selos. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierárquica complexa. no nível do dossiê / processo e / ou uma descrição no nível do item. cada seção tem tantas subdivisões subordinadas quantas forem necessárias. estas podem ser descritas em separado. de modo a refletir os níveis da estrutura hierárquica da unidade administrativa subordinada primária. utilizando-se os elementos descritivos apropriados. podem ocorrer.tenham sido adotadas. Por exemplo. dê informação sobre ele como um todo. ISAD(G) – Norma Geral Internacional de descrição arquivística Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. tais como seções ou subséries. Regra: No nível do fundo. • INFORMAÇÃO RELEVANTE PARA O NÍVEL DE DESCRIÇÃO Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 37 . o princípio de que a descrição arquivística procede do geral para o particular é uma conseqüência prática do princípio do respeito aos fundos. Regras para descrição multinível • DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O PARTICULAR Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes. usando-se igualmente os elementos apropriados. Apresente as descrições resultantes numa relação hierárquica entre a parte e o todo. procedendo do nível mais geral (fundo) para o mais particular. dê informação sobre as partes que estão sendo descritas. quando tal não é possível. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação. as partes constituem níveis subseqüentes. Se é necessária a descrição das suas partes. registros sonoros ou mapas. cronológica. correspondendo a uma divisão geográfica. O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Níveis intermediários. Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e continuam durante sua vida. A soma total de todas as descrições assim obtidas. Manuais expondo regras de descrição para tais documentos já existem. O fundo constitui o nível mais geral de descrição. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. Um fundo pode ser descrito como um todo numa única descrição ou representado como um todo e em suas partes em vários níveis de descrição. funcional ou agrupamentos de documentos similares. com freqüência.” Descrição multinível Se o fundo como um todo estiver sendo descrito. pode existir uma descrição no nível do fundo.

pessoas e famílias. pessoas e famílias Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relação ao ISAD(G). não forneça informações detalhadas sobre dossiês / processos se a unidade de descrição for um fundo. ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas. área de notas e área de controle da descrição. como também o próprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas. cada descrição à sua mais próxima e superior unidade de descrição. Não repita em um nível inferior informação que já tenha sido dada num nível superior. Registro de autoridade (authority record) . Regra: Forneça apenas a informação apropriada para o nível que está sendo descrito. pelo qual uma descrição possa ser pesquisada. Entrada de autoridade (authority entry) . área de condições de acesso e uso. Controle de autoridade (authority control) . • NÃO REPETIÇÃO DE INFORMAÇÃO Objetivo: Evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas. Elementos de descrição Esses elementos são divididos em sete áreas: área de identificação. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 38 . utilizados como pontos de acesso. Por exemplo. permitindo tanto a identificação de fundos fracionados entre diversas instituições.informação em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade.uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informação que descreve a entidade (entidade coletiva. incluindo nomes próprios (de pessoas físicas ou jurídicas e geográficos). e identifique o nível de descrição.Objetivo: Representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição. conseqüentemente. Glossário de termos associados ao ISAAR(CPF) Catálogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade. Regra: No mais alto nível apropriado. Dados de autoridade (authority data) . pessoa ou família) e que pode remeter a outras entradas de autoridade Atividades de conservação A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e. dê a informação que é comum às partes componentes. se aplicável. A criação de registros de autoridade arquivística possibilita o controle das entradas de entidades coletivas. palavra-chave.controle de termos normalizados. identificada ou recuperada. Ponto de acesso (access point) . área de fontes relacionadas. Regra: Relacione.nome. área de contextualização. não forneça a história administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrição for uma divisão ou uma seção. • RELAÇÃO ENTRE DESCRIÇÕES Objetivo: Tornar explícita a posição da unidade de descrição na hierarquia. área de conteúdo e estrutura.ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituição arquivística responsável. entrada de índice. pessoas e famílias em fundos diversos de variados arquivos. ao local de sua guarda.

de acordo com uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo texto original é de Indgrid Beck. a temperatura. temperatura e umidade desfavoráveis. Desinfestação O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos. A umidade. acondicionada em recipientes plásticos. como enfraquece o papel. O ar seco é outro fator de enfraquecimento do papel. seja na forma original. A luz. a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos. a poluição ácida do ar e as impurezas no papel são os principais agentes de deterioração. mas a umidade é a principal causadora de seu aparecimento. A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis. bem como outros fatores externos de deterioração. somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas áreas onde se observa elevada poluição atmosférica. a poeira. seja em qualquer outra forma. Com a fumigação os insetos. além de exercer o mesmo efeito do ar seco. propicia o desenvolvimento de mofo. O índice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%. o movo. em qualquer fase de desenvolvimento. o ar seco. descrição e consulta ficam em plano secundário. em face do importante problema da preservação dos documentos. Os agentes externos decorrem das condições de armazenagem e de uso. A substância química a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação. A luz. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores. a médio e longo prazos. pois neste ambiente encontram condições ideais para se desenvolverem. O calor constante destrói as fibras do papel. devese empregar sílica-gel. A luz do dia deve ser abolida na área de amazenamento. A própria luz artificial deve ser usada com parcimônia. gases e inúmeras pragas. de umidade relativa e de poluentes. São as seguintes as principais operações de conservação: a) desinfestação. por meio de instrumentos. cola. os prédios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e empregando métodos que preservem os materiais perecíveis. a fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar.Há dois fatores – apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards) – que afetam a preservação do material sob a custódia de um arquivo: agentes externos e internos de deterioração. b) limpeza. A poluição ácida do ar. a temperatura inadequada. Determinados insetos são atraídos pela celulose do papel. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 39 . c) alisamento. são completamente destruídos. mantendo-se entre 20 e 22º. a umidade. Contudo. d) restauração ou reparo. goma ou caseína. no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade. O controle de temperatura. os internos são inerentes à própria natureza material dos documentos. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos denomina-se climatização. As emanações deletérias dos gases também destroem as fibras do papel. são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental. A temperatura não deve sofrer oscilações. a umidade. porque não só acelera o desaparecimento das tintas. Os agentes externos mais responsáveis pela deterioração são os gases ácidos da atmosfera e particularmente o dióxido sulfúrico (H2SO5). Não sendo viável tal prática. As atividades relacionadas com o arranjo.

Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 40 . expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade. e sem que aumente o volume e o peso. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável. Laminação Processo em que se envolve o documento. 90 a 95%. recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. antes de se tentar a restauração por qualquer método. um processo de difícil execução. não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Restauração Os documentos devem ser tratados em relação à acidez. sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola. impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos. em máquinas elétricas. adere ao documento. aconselha-se usar ferro de engomar caseiro. juntamente com o papel de seda.Limpeza É a fase posterior à fumigação. mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos. folha por folha. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão. Tecido Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino. no entanto. É. aplicadas com pasta de amido. o que aumenta a sua resistência. além de exigir habilidade do executor. além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. uma escova ou um aspirador de pó. tratados por este processo. A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. utiliza-se um pano macio. Os documentos. tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos. Na falta de equipamento adequado. durante uma hora. em uma câmara de umidificação. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente. O acetato de celulose. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade. devido ao uso de adesivo à base de amido. nas duas faces. cuja matéria prima é de alto custo. Silking Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade. afeta suas qualidades permanentes. mas. e dispensa adesivo. colocando-o numa prensa hidráulica. Em seguida. tornando-o imune à ação de fungos e pragas. que é natural. Na falta de instalações especiais para essa operação. Vários são os métodos existentes. com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose. porém. por ser termoplástico. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade. são passados a ferro. Caso existam documentos em estado de fragilidade. a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados.

Compete ao arquivo determinar a liberação ou restrição de acesso. Laminação manual Este processo. desenvolvido na Índia. de fácil obtenção. o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos. indicando as categorias de usuários que terão acesso ao acervo.Arquivista) No contexto contemporâneo. um conceito totalmente assimilado pela arquivologia. * c) Metadados. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces. * d) Prevenção.2010 .BNDES . mas o peso duplica. Quanto à política de uso. Questões de Concursos 1 . é o de * a) Destinação. por ser mecanizada. entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm. ou determinação de autoridade superior. A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos.O volume do documento é reduzido. após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. bem como elaborando o regulamento da sala de consulta. utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada.( CESGRANRIO . Assim. Atividades de referência Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as políticas de acesso e de uso dos documentos. que são substituídos pela acetona. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 41 . * b) Documentabilidade. oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. também chamada laminação com solvente. as características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal. considerado elemento fundamental para a garantia da capacidade testemunhal do documento eletrônico arquivístico. bem como os direitos de terceiros. Por política de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relação ao que deve ou pode ser consultado. é rápida e a matéria-prima. A laminação manual. A aplicação. embora não empregue calor nem pressão. deixando o documento solto dentro das duas lâminas. * e) Dados. Encapsulação Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento.

MS . todos os membros do organismo têm necessidade de informação que pode ser orgânica. o princípio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto possível do lugar de sua criação e aplicação e guardados por quem os acumulou. o que necessita. noções de gestão de informações e documentos e a legislação arquivística brasileira. avaliação e eliminação segundo as especificidades da esfera pública. julgue: É importante pesquisar novas bases teóricas e metodológicas para a arquivologia porque.2010 . isto é. a teoria das três idades já não terá mais validade. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 42 .2010 .Arquivologista) A informação constitui uma mercadoria tão vital para a empresa como os recursos humanos.Analista . os suportes documentais serão todos eletrônicos e a organização. 63-4 (com adaptações). portanto. no futuro. isto é. * ( ) Certo ( ) Errado 4 . de um reconhecimento oficial da empresa.2010 . julgue os itens a seguir.Arquivologista ) Com relação às atividades de seleção.( CESPE .2 . elaborada. p. enviada ou recebida no âmbito da sua missão.MPU . a informação deve ser gerida eficazmente.( CESPE . e. Couture. A partir do texto acima e considerando os conceitos fundamentais da arquivologia.MS . Para desempenharem as suas respectivas funções. Como qualquer outro recurso. * ( ) Certo ( ) Errado 3 . julgue os itens a seguir. 1998. Rousseau e C.Arquivologia ) Considerando os conceitos fundamentais de arquivologia. Lisboa: Dom Quixote. No plano institucional. Os fundamentos da disciplina arquivística. como corolário. J. realizada por meio de sistemas virtuais. sem os quais ela não conseguiria viver. materiais ou financeiros.( CESPE . ou não orgânica. produzida fora do âmbito desta.

( CESPE . teorias e princípios fundamentais da arquivologia.Arquivologista ) Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 43 . que estes permaneçam sob custódia de instituições com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo.Arquivologista ) Em arquivologia.2010 .MS . podendo englobar a tabela de temporalidade.( CESPE . * ( ) Certo ( ) Errado 6 . além de aspectos relativos a tipologias e suportes documentais. qualquer espécie documental pode ser identificada com base na configuração apresentada pelo documento escrito. O princípio da proveniência. no caso de documentos ou arquivos públicos. vinculando-os a sua origem imediata. * ( ) Certo ( ) Errado 7 . garante.2010 .Arquivologista ) Julgue os itens a seguir que abordam conceitos. quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou.MS .Plano de destinação se refere a um esquema no qual está indicada a destinação dos documentos. entre outros.MS . a lista de eliminação e o termo de eliminação. a expressão também é utilizada no sentido de conjunto dos instrumentos de destinação.2010 . fundamento básico da arquivologia. * ( ) Certo ( ) Errado 5 -( CESPE . definida pela natureza jurídica de seu conteúdo e pela obediência a normas precisas de redação a que tal documento obedece.

assegurar que o acesso a documentos se submeta a um conjunto fixo de critérios de preservação. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 44 . * e) O CONARQ orienta as instituições arquivísticas a buscarem auxílio de consultorias para planejarem e implantarem programas de conservação documental. por meio de ações de recuperação e reforço. De acordo com os fundamentos da arquivologia. filme de acetato. a baixa incidência de luz. assinale a opção correta. em andares térreos e subsolos.ANTAQ .2009 . de modo a garantir. o qual deve. são: papiro. 9 . é correto que o arquivo corrente que existir na ANTAQ seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agência para apoio às atividades cotidianas. que é o papel.( CESPE . devem ser considerados no planejamento das ações de conservação de documentos adotadas pelas instituições produtoras/acumuladoras de documentos. por isso. * b) A sobrevivência de documentos por longo prazo de guarda é responsabilidade exclusiva do arquivista. além do mais comum hoje. fita magnética. portanto.( CESPE .DPU .O termo suporte é utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contém informações registradas. disco ótico. dos procedimentos adotados durante a produção e a tramitação.Analista Administrativo) Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia e tendo como referência a legislação arquivística brasileira vigente. * ( ) Certo ( ) Errado 8 .2010 . como. a integridade dos documentos arquivados. os quais. também. entre outros. pois são importantes testemunhos históricos e culturais. * c) Denomina-se preservação o conjunto de medidas cujos objetivos são estabilizar o processo de degradação de documentos e reverter danos físicos ou químicos sofridos. Com relação a esse assunto. disco magnético. * d) A preservação de documentos de arquivo depende. por exemplo.Arquivista ) Os acervos arquivísticos precisam ter sua integridade física garantida para que possam ser transmitidos às gerações futuras. devido às condições estruturais de resistência a cargas e às condições ambientais favoráveis à preservação de documentos. uma vez que o próprio CONARQ não produziu documento que disponha acerca dessa matéria. julgue os itens a seguir. pergaminho. preferencialmente. * a) Os depósitos de documentos devem ser alocados. Alguns exemplos.

relativos a conceitos fundamentais de arquivologia. pois a maioria das tarefas são realizadas por grandes grupos de pessoas. seja ela de grande. assim como esta. na educação. são necessárias pelo fato de que todos ossetoresda vida exigem trabalho em grupo. estas relações são necessárias pois toda empresa. a coletividade. economia. tem como principio de funcionamento a trabalho em conjunto.E Relações Humanas no Trabalho Falar em relações humanas é considerar todo tipo de ralação social ou interação entre os indivíduos. onde cada um tem sua função.Analista Administrativo ) Julgue os itens seguintes. etc. Esta é uma questão abordada por diversas ciências. A informação não orgânica existe exclusivamente nos setores de trabalho e sob a forma de publicações. dentre elas.* ( ) Certo ( ) Errado 10 . a antropologia. médio ou pequeno porte.( CESPE . a política. a sociologia. por exemplo. A divisão do trabalho cada vez maior torna o dia a dia da empresa mais dependente do grupo. que será abordada neste trabalho. No trabalho. enfim. como por exemplo. de bancos de dados ou de dossiês temáticos.ANTAQ . aquilo que envolve o homem ai estão as relações humanas. Dentro do campo das relações humanas há variações para cada área especificamente. Relações humanas no trabalho. e dos indivíduos que o compõe. há também as relação humanas na saúde. a biologia. as relações humanas no trabalho. * ( ) Certo ( ) Errado GABARITO: 1-C 2-C 3-E 4-C 5-E 6-E 7-C 8-D 9-C 10 . o homem já não pode trabalhar sozinho.2009 . Este processo de divisão do trabalho se deu ao longo de tempo e teve seu auge quando foi iniciada a revolução industrial e o a inserção Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 45 . relação humana social. as ciências naturais.

na escola entre os alunos. a de Hawthorne. mas ao também ambiente de trabalho. dentre eles estão: educação. ou seja. Pesquisas apontam que um dos problemas para a falta de produtividade no trabalho muitas vezes está relacionado a insatisfação do trabalhador com o ambiente de trabalho e as vezes também com as pessoas que ali estão. dinâmica de grupo etc. cultura. ética. desde então. os pesquisadores não conseguiram provar a existência de qualquer relação simples entre a intensidade de iluminação e o ritmo de produção mas foi possível constatar que os resultados da experiência eram influenciados por fatores de natureza psicológica.como a iluminação do ambiente de trabalho influenciava a produtividade dos trabalhadores. e um novo vocabulário é incorporado ao dicionário administrativo: fala-se. que ligou a produtividade à satisfação dos trabalhadores mudando o ambiente de trabalho e conhecendo cada individuo. ou seja. para a satisfação da empresa e do trabalhador estarem sempre produzindo qualitativamente. mas que nem sempre são colocados em prática. Outras experiências também foram realizadas como. O objetivo de cada indivíduo é o bem-estar. Entretanto a tentativa foi frustrada. e tambéma relação do empregado com a empresa. que visavam detectar de que modo fatores ambientais . cada pessoa fazendo exclusivamente determinada tarefa aumentaria a produtividade e minimizaria o tempo gasto no processo de produção. economia. Relações humanas está interligada com diversos fatores da vida social e individual da pessoas. visto que desta relação é que será ditado a produtividade daquela empresa. coma família. coletividade e também a individualidade de cada ser humano. Vale lembrar que as relações humanas não estão estritamente ligadas apenas as relações entre as pessoas. conceitos que escutamos desde que somos educados pela família. esta foi uma experiência feita por Elton Mayo que segundo ele. entre outros conceitos que sempre ouvimos falar. política. em motivação. conscientização. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 46 .do sistema capitalista de produção. ou de atuação. portanto. e isso acaba gerando conflitos. organização informal. já o da empresa é a eficiência. É necessário conhecer o individuo para conhecer suas qualificações. por exemplo. liderança. a função dela é estabelecer um equilíbrio entre a produtividade e a satisfação dos trabalhadores. Isso fez com que ele chegasse à conclusão de que os indivíduos não podem ser tratados isoladamente. trabalho em grupo. moral. modo de vida. que visa o lucro a produtividade. para se chegar a solução dos problemas de relações humanas foi preciso fazer experiências. em casa. condições de trabalho. solidariedade. comunicação.A experiência em Hawthorne permitiu o delineamento dos princípios básicos da Teoria das Relações Humanas que veio a se formar logo em seguida. suas necessidades e limitações para que ele seja utilizado para ser útil dentro da empresa e que também possa está realizado fazendo determinado trabalho. mas sim como um grupo. Foi publicado numa revista sobre RH no trabalho que dizia: RELAÇÕES HUMANAS NO TRABALHO: As seis palavras mais importantes: "ADMITO QUE O ERRO FOI MEU" As cinco palavras mais importantes: "VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO" As quatro palavras mais importantes: "QUAL A SUA OPINIÃO" As três palavras mais importantes: "FAÇA O FAVOR" As duas palavras mais importantes: "MUITO OBRIGADO" A palavra mais importante: "NÓS". respeito mútuo.

como a gíria e o jargão. passagens que nada acrescentem ao que já foi dito. assim. que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade. é fundamental que se tenha.Impessoalidade . c) a formalidade e a padronização. sempre concebido como público.Clareza . não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento. de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção. d) a concisão. assim. que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto. por exemplo.A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Nos dois casos. isto é. é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. uma desejável padronização. Obtém-se. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. respeito pelo trabalhador e pelo seu trabalho. b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial.Em suma pode-se dizer que relações humanas está diretamente ligada ao fator respeito. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis. além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve. ou a outro órgão público. respeito mútuo pelo indivíduo e pelo seu trabalho. Para que se redija com essa qualidade. que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos. assim também do trabalhador para com a empresa.Concisão . II . Para ela concorrem: a) a impessoalidade. de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita. o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. e os demais colegas de trabalho. que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre: a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 47 . em princípio. com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão. que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam. Normas específicas para redação de correspondência oficial Características – I . redundâncias. temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal.A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público. é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação.Percebe-se. III . b) o uso do padrão culto de linguagem. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias.

Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial. Ministros do Tribunal de Contas da União. Deputados Estaduais e Distritais. Vice-Presidente da República. de 7 de fevereiro de 2002. Legislativo: b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores. Fax Correio Eletrônico Pronomes de tratamento § 316 (Gramática Metódica – Napoleão Mendes) Vossa – emprega-se quando nos dirigimos à pessoa – Acabo de receber o diploma que Vossa Santidade se dignou enviar-me. 28. Secretários de Estado dos Governos Estaduais. o Chefe do Gabinete de Segurança Institucional. são Ministros de Estado. Telegrama . Ou Vossa Senhoria nomeará o seu substituto? Caso a pessoa à qual nos dirigimos seja do sexo masculino. Oficiais-Generais das Forças Armadas.Vi sua Santidade o Papa Paulo VI quando estive em Roma. o adjetivo deve guardar concordância: Vossa Senhoria está ocupado? (dirigindo-se a um homem) Idem ao sexo feminino: Vossa Senhoria está atarefada? (dirigindo-se a uma mulher) Sua – emprega-se quando nos referimos à pessoa . Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal.118. o Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 48 . Embaixadores. parágrafo único. Prefeitos Municipais. 1. além dos titulares dos Ministérios: o Chefe da Casa Civil da Presidência da República. Presidente da República.É pela correta observação dessas características que se redige com clareza Tipos definidos pelo Manual de Redação da Presidência O Padrão Ofício Aviso e Ofício e Memorando Exposição de Motivos Mensagem . a) do Poder Executivo. o Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República. 6 Nos termos do Decreto no 4. Ministros de Estado6.Vossa Excelência: Executivo. art.

Senhor Juiz. e sim título acadêmico. empregada por força da tradição. Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. Auditores da Justiça Militar.) No envelope. Senhor Governador. fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. Nos demais casos. PR Como se depreende do exemplo acima. seguido do cargo respectivo: Senhor Senador. no 123 12345-000 – Curitiba. 1. Membros de Tribunais. Judiciário: c) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores. seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República. Senhor Ministro. Vossa Senhoria É empregado para as demais autoridades e para particulares. Mencionemos.1 O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal. Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais.2 As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor.. É costume designar por doutor os bacharéis. deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC. Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional. Evite usá-lo indiscriminadamente. Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento.1 O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor. 1. ainda. a forma Vossa Magnificência. Corresponde-lhe o vocativo: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 49 . Como regra geral. Juízes. 2. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. em comunicações dirigidas a reitores de universidade. especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.. (. 2.

de 1937. todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede. (COBRADO EM CONCURSO) Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras. são: Vossa Santidade. que estabelecia quinze padrões. devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (espaço para assinatura) NOME Ministro de Estado da Justiça Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 50 . (. (COBRADO EM CONCURSO) b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n o 1 do Ministério da Justiça.. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal. além da finalidade óbvia de arrematar o texto.) Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima. (. em comunicações aos Cardeais. que atendem a rito e tradição próprios. Fechos para Comunicações O fecho das comunicações oficiais possui. (. ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal.) Os pronomes de tratamento para religiosos. abaixo do local de sua assinatura. Cônegos e superiores religiosos.) Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos.. de acordo com a hierarquia eclesiástica.Magnífico Reitor. clérigos e demais religiosos. Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores. a de saudar o destinatário. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre.... inclusive o Presidente da República: Respeitosamente. Identificação do Signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República. este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes. em comunicações dirigidas ao Papa. Com o fito de simplificá-los e uniformizálos.

Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. e) texto nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos. – conclusão. que siga o que chamamos de padrão ofício. – desenvolvimento. Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte: – introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”.Para evitar equívocos. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço. empregue a forma direta. d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. por extenso. em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. As peculiaridades de cada um serão tratadas adiante. pode-se adotar uma diagramação única. Partes do documento no Padrão Ofício O aviso. Com o fito de uniformizá-los. elas devem ser tratadas em parágrafos distintos. O Padrão Ofício Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício. 15 de março de 1991. c) assunto resumo do teor do documento assunto: Exemplos: Assunto: Produtividade do órgão em 2002 2002. o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes: a) tipo e número do expediente. se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto. Se a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 51 . seguido da sigla do órgão que o expede expede: Exemplos: Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. com alinhamento à direita: Exemplo: Brasília. 123/2002-MME b) local e data em que foi assinado. o expediente deve texto: conter a seguinte estrutura: – introdução. por ora busquemos as suas semelhanças. Os parágrafos do texto devem ser numerados. no qual o assunto é detalhado. na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. o aviso e o memorando. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. o que confere maior clareza à exposição. que se confunde com o parágrafo de abertura. exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. “Tenho o prazer de”. “Cumpre-me informar que”.

e h) identificação do signatário (v. ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. – endereço postal. e assunto de que trata). do Departamento Geral de Administração. cópia do Ofício nº 34. no caso do ofício. anexa. que trata da requisição do servidor Fulano de Tal. Aviso e Ofício Definição e Finalidade Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. origem ou signatário. Forma e Estrutura Quanto a sua forma.1 Pronomes de Tratamento). de 1o de fevereiro de 1991.remessa do documento não tiver sido solicitada. não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado. que é encaminhar.3. de 3 de abril de 1990. data. em caso contrário. deve iniciar com a informação do motivo da comunicação. 2. 2. Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República Senhora Ministra Senhor Chefe de Gabinete Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: – nome do órgão ou setor.2. também com particulares. Identificação do Signatário). para exame e pronunciamento. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e. a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste. indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo. a anexa cópia do telegrama no 12. encaminho.” ou “Encaminho. aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício. seguido de vírgula. do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura. para autoridades de mesma hierarquia. segundo a seguinte fórmula: “Em resposta ao Aviso nº 12. e a razão pela qual está sendo encaminhado. que invoca o destinatário (v.” – desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha. de 1º de fevereiro de 1991. – telefone e endereço de correio eletrônico. f) fecho (v. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 52 . Fechos para Comunicações). g) assinatura do autor da comunicação. com acréscimo do vocativo. 2.

ou ser empregado para a exposição de projetos. Forma e Estrutura Quanto a sua forma. no caso de falta de espaço. idéias.Memorando Definição e Finalidade O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. de uma forma de comunicação eminentemente interna. e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério. O Padrão Ofício). por essa razão. Forma e Estrutura Formalmente. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações. O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo. os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e. segue o modelo descrito adiante. assegurando maior transparência à tomada de decisões. a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. diretrizes. a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos. ou c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo. a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício (v. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 53 Ao Sr. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Trata-se. 3. Pode ter caráter meramente administrativo. b) propor alguma medida. portanto. em folha de continuação. Em regra. etc. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado. Sua característica principal é a agilidade. Subchefe para Assuntos Jurídicos . sendo. com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. a serem adotados por determinado setor do serviço público. o memorando segue o modelo do padrão ofício. Chefe do Departamento de Administração Exposição de Motivos Definição e Finalidade Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: a) informá-lo de determinado assunto. Exemplos: Ao Sr. chamada de interministerial. que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.

Mensagem Definição e Finalidade É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos. d) o local e a data. no início da margem esquerda: Mensagem no b) vocativo.A exposição de motivos. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 54 . de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário. e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita. etc. A mensagem. telex. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada. apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo. deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e. verticalmente a 2 cm do final do texto. de acordo com sua finalidade. o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República. apresentar veto. Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal. enfim. também em razão de seu custo elevado. No primeiro caso. esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v. Concisão e Clareza). como os demais atos assinados pelo Presidente da República. não traz identificação de seu signatário. notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública. expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa. passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia. Forma e Estrutura As mensagens contêm: a) a indicação do tipo de expediente e de seu número. horizontalmente. c) o texto. sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício. submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas. no início da margem esquerda. Telegrama Definição e Finalidade Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos. fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. 1.4. horizontalmente. iniciando a 2 cm do vocativo.

conforme exemplo a seguir: Correio Eletrônico Definição e finalidade O correio eletrônico (“e-mail”). em certos modelos. não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Valor documental Nos termos da legislação em vigor. devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet. preferencialmente. o formato Rich Text. Caso não seja disponível. para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 55 . ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. cujo papel. quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico.Forma e Estrutura Não há padrão rígido.2 A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais). O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Quando necessário o original. é. transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax. deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Assim. Sempre que disponível. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo. i. juntamente com o documento principal.. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado. 1. Forma e Estrutura Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes. se deteriora rapidamente. Se necessário o arquivamento. É conveniente o envio. deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento. deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial (v. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. por seu baixo custo e celeridade.. de folha de rosto. de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos. de cujo conhecimento há premência. Entretanto. Fax Definição e Finalidade O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet.

não consegue sustentar uma boa imagem do serviço e do servidor. Um dos fundamentos que precisa ser compreendido é o de que o padrão ético dos servidores públicos no exercício de sua função pública advém de sua natureza. é divulgado nos jornais. além das normatizações vigentes nos órgão e entidades públicas que regulamentam e determinam a forma de agir dos agentes públicos. inserindo no âmbito do poder público os princípios e regras necessários ao bom andamento do serviço e ao respeito aos usuários. constantes denúncias de corrupção. em nosso cenário político atual. Para executar qualquer tarefa com sucesso. pois o que faz a imagem de uma empresa ou órgão parecer boa diante da população é o atendimento de seus funcionários. e por mais que os servidores sérios e responsáveis se esforcem. Aliados a isso. do caráter público e de sua relação com o público. se posicione contra o setor e os servidores públicos. Esse conjunto caótico de fatores faz com que a opinião pública. contribuindo. devem respeitar os valores éticos e morais que a sociedade impõe para o convívio em grupo. os servidores. além de regulamentar a qualidade e o trato dispensados aos usuários e ao serviço público e de trazer punições para os que descumprem as suas normas. Princípios para atendimento ao público No exercício das mais diversas funções públicas. que transformou sua imagem no estereótipo de um setor que não funciona. a fim de que os valores morais e a boa-fé. Os novos códigos de ética. por parte da mídia e de um senso comum vigente. mesmo bem atendido por um servidor público. A não observação desses valores acarreta uma série de erros e problemas no atendimento ao público e aos usuários do serviço. na forma estabelecida em lei. O servidor deve estar atento a esse padrão não apenas no exercício de suas funções. uso inadequado da máquina pública e muitos outros que vêm a contribuir de forma destrutiva para a imagem do servidor e do serviço públicos. existe uma minoria que con-segue facilmente acabar com todos os esforços levados a cabo pelos bons funcionários. levando em conta apenas aquilo que. se insiram e sejam uma constante em seu relacionamento com os colegas e com os usuários do serviço. infelizmente. é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente. Organizar significa pensar antes de iniciarmos a tarefa. amparados constitucionalmente como princípios básicos e essenciais a uma vida equilibrada. têm-se.documental. O cidadão. O caráter público do seu serviço deve se incorporar à sua vida privada. o setor público foi alvo. Nesse ponto. é muito burocrático e custa muito caro à população. ou seja. o que contribui de forma significativa para uma imagem negativa do órgão e do serviço. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 56 . a ética se insere de maneira determinante para contribuir e melhorar a qualidade do atendimento. para que possa ser aceita como documento original. lavagem de dinheiro. para uma melhoria na imagem do servidor e do órgão perante a população. também têm a função de proteger a imagem e a honra do servidor que trabalha seguindo fielmente as regras nele contidos. por diversas vezes. Durante as últimas décadas. é preciso que nos organizemos antes. é. revista e redes de televisão. assim. i. de um processo deliberado de formação de uma caricatura. mas 24 horas por dia durante toda a sua vida.

Quem não o administra é por ele dominado. Observando termos como atenção. o sistema de sinalização visual. Basta. o respeito e a cortesia no tratamento a ser dispensado aos usuários. simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou. não na ordem e no momento em que desejaria. Administrar o tempo. A atenção. puder ser reagendada. porque é necessária e importante a organização do tempo na vida de uma pessoa. que é do conhecimento geral. os prazos para o cumprimento dos serviços. pois o tempo parece ser. A verdade é que a dministrar o tempo não é programar a vida nos mínimos detalhes: é adquirir controle sobre ela. Diz ainda o decreto que os órgãos e as entidades públicas federais deverão implementar os padrões de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 57 . Santo Agostinho afirmou. pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento. Comecemos por analisar alguns mitos acerca da administração do tempo. saber fazer correções de curso. acaba sendo. Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam administrar o tempo acreditam (pelo menos no início) que é possível programar 100% do seu tempo. princípio da convergência (concentração). tentar teorizar sobre ele para que nos vejamos diante de grande confusão . precisamos valorizar este instrumento e entendê-lo como um veículo que poderá ser capaz de conduzir o serviço público a dias melhores. não é programá-lo nos mínimos detalhes e depois tornar-se escravo dele. A organização do tempo supõe a prática de alguns princípios: princípio da direção(objetivos). os objetivos profissionais e pessoais . Quem administra o tempo coloca-o sob controle. para elas. teríamos apenas que lamentar o fato de vivermos num país onde é necessário uma lei dizendo da sua necessidade. princípio da visão estratégica(antecipação às tendências) princípio dos quadrantes(eficiência/eficácia).Quando não se atingem as metas. o tempo de espera para o atendimento. respeito e cortesia. Se você está fazendo algum trabalho e está inspirado. correndo riscos semelhantes. ao tentar fugir do óbvio. princípio da delegação(descentralização). os meca nismos de comunicação com os usuários. é ser senhor do próprio tempo. torna-se senhor dele. as formas de identificação dos servidores. porém. algo simples. as prioridades a serem consideradas no atendimento. De um lado. O primeiro é que quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. os procedimentos para atender a reclamações. que todo o mundo conhece. Ao me propor discutir a administração do tempo estou. em seu planejamento. que discutir o tempo é algo muito complicado. princípio do controle(feedback) e o princípio do uso do tempo livre(visão sistêmica). Este procedimento tem lógica e é inteiramente procedente. quando não tentamos discorrer sobre ele. Se a tarefa que viria a seguir. produzindo bem. Administrar o tempo é fazer o que você considera importante e prioritário. como não podemos forjar outra realidade num passe de mágica. De outro. não interrompa o que você vem fazendo bem. sem dúvida. em suas Confissões. e as condições de limpeza e conforto de suas dependências formam o elenco a ser observado pelos órgãos e entidades públicas federais no estabelecimento dos padrões de qualidade no atendimento. sem maiores problemas. não há razão para parar. o de. por causa disso. o risco de ficar discutindo o óbvio. A verdade é bem o contrário. Entretanto. de certa forma.é unânime o foco na organização do tempo. A organização do tempo é uma ferramenta imprescindível para qualquer profissional que busca crescimento na carreira aliado à qualidade de vida. Mas é preciso ser flexível. como vestir uma camisa de força e não mais tirá-la. É necessário planejar. cair na maior confusão.

que deveria ser transportada naturalmente para o ambiente de trabalho dos servidores. formas de pensar e agir. Conduta – a conduta do servidor deve ser impecável. apresentação. mas simplesmente como cidadão. deixam de observar com profissionalismo as suas solicitações ou requerimentos e negligenciam no tratamento dos pleitos. O respeito ao cliente do serviço público começa pelo tratamento que se dispensa. civilidade e educação. atenção. Só deve ter assento nos birôs e guichês de atendimento servidores que olhem nos olhos e sem restrições para a clientela do seu órgão. Aqui começa o ajuste indispensável entre a norma e o exercício da cidadania. Atenção – Respeito aos administrados através de sua concentração. eficiência. Ao final. Sendo aquelas as vontades Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 58 . devem ser respeitados seus pleitos em todas as instâncias. Discrição – qualidade de ser discreto. o serviço e o servidor público terão igual retribuição. Eficiência – realização das tarefas com rapidez. respondeu demonstrando revolta: “pros mesmos. A cortesia é outra exigência da lei. superiores e clientela -. melhora o clima no ambiente de trabalho e diminui a própria carga de discussão e de contraditório no atendimento. objetividade Comunicabilidade – o servidor deve se comunicar facilmente. Cortesia – urbanidade. discrição.qualidade do atendimento. O objetivo de se oferecer qualidade no atendimento ao público é atender com rigor. de acordo com as diretrizes nele estabelecidas. por mais “absurdos” e “extravagantes” que possam parecer. presteza. Qualidade no atendimento ao público: comunicabilidade. Num segundo momento. celeridade. Se o servidor aborda com cortesia a todos – colegas. trabalhem com interesse na solução dos problemas e realizem as tarefas necessárias ao andamento do serviço. Isto vale até para certo deputado que esqueceu a condição de servidor público e a um interlocutor que lhe indagara: “tudo bem?”. cortesia. Tolerância – tendência em admitir opiniões. conduta. Em nome desta atenção. recebendo-o não como inimigo ou adversário. Objetividade – Praticidade. qualidade e proficiência. ao merecer o respeito de toda a sociedade. tolerância. ser expansivo e claro em suas colocações.”. Serviços e servidores públicos desatenciosos. terão de ser extirpados comportamentos de servidores que ignoram ou fingem ignorar a presença do usuário. Interesse – o servidor deve sempre estar atento e com propósito de ajudar. interesse. Os atos devem atender seus objetivos sem burocracia. desrespeitosos e descorteses não poderão ser tolerados. Buscando sempre a educação. Apresentação – Boa aparência externa e em suas colocações. bem como divulgar amplamente esses padrões de qualidade junto aos cidadãos-usuários. a determinadas especificações e às necessidades implícitas e explícitas do cidadão. Presteza – agilidade.

relatórios por escrito. A eficácia da comunicação depende do processo básico da comunicação. Divide-se em: A) VERBAL-ORAL Refere-se a esforços de comunicação tais como dar instruções a um colega. e devem ser divididos entre todos os membros da equipe a responsabilidade. e todos compreenderem o todo e sua parte. normas e procedimentos. Trabalho em equipe As relações humanas devem ser estudadas com o objetivo de se aperfeiçoar as mesmas. entrevistar um candidato a um emprego. o carro que dirigimos. Cada funcionário tem sua função. porém. mas não enviasse sangue para nosso cérebro. já estas estão previstas e são ofertadas pelo serviço público. Para um eficiente trabalho em equipe é indispensável integração dos profissionais. Todo serviço é resultado de uma comunhão de esforços. tanto o círculo social no macrossistema (sociedade) quanto no microssistema (órgão ou empresa). Nos tempos modernos o individualismo tem perdido espaço. a glória do sucesso. 2. o sistema se assemelha ao de um organismo humano. Quanto aos órgãos públicos não se diferencia o cenário e é dever do funcionário público reverter essa imagem e fazer com que cada vez menos existam as exceções. informar alguma coisa a alguém. SIMBÓLICA As pessoas cercam-se de vários símbolos. e assim por diante. a decoração do escritório e outras coisas mais expressam parte da nossa personalidade.). COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL é essencialmente um processo interativo e didático (de pessoa a pessoa) em que o emissor constrói significados e desenvolve expectativas na mente do receptor. O lugar que moramos. Seria inútil. de sorte a um entender o trabalho do outro. se não se interligarem podem trazer prejuízos ao sistema como um todo. VERBAL A comunicação verbal é o modo de comunicação mais familiar e mais freqüentemente usado. os quais podem comunicar muito a outras pessoas. Numa instituição onde seus funcionários trabalham divididos por funções.que se inserem na expectativa e no desejo do cidadão. É dever do servidor entender e aplicar todos os conceitos éticos apresentados não só nesta apostila para que você passe no concurso. B) VERBAL-ESCRITA Refere-se a memorandos. Uma mensagem pode ser transmitida de modo: 1. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 59 . Imaginem se nosso coração batesse. assim como o peso do fracasso. mas sim em sua carreira pública no atendimento ao cliente. as roupas que usamos.

mesmo bem atendido por um servidor público. entre outras. é uma das facetas mais interessantes da comunicação. olhar as pessoas com desconfiança. Por outro lado. Durante as últimas décadas. porque o clima receptivo permite que o receptor da mensagem seja capaz de se concentrar no conteúdo e no significado real da mensagem. O cidadão. que transformou sua imagem no estereótipo do cidadão que trabalha pouco. Comportamento defensivo: As pessoas defendem-se inconscientemente da ansiedade que sentem numa Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 60 . Estas coisas a impedem a pessoa de se concentrar na mensagem que ela está de fato recebendo e faz com que ela distorça o significado real da comunicação. A exatidão na comunicação. as pessoas normalmente mobilizam suas energias de auto-defesa para enfrentar tal situação. os nossos gestos e nossa voz para transmitir certas mensagens. diante de uma situação real ou imaginária de perigo. sabemos que tal imagem é falsa e ardilosamente mentirosa. menos o receptor distorcerá o conteúdo da comunicação. pois a mídia e o estereótipo negativo por ela criado tratam logo de desmanchar a boa impressão. sem distorções pelo receptor. Fatores positivos do relacionamento. procurar ver no comportamento dos outros fatos. valores e emoções que o emissor está tentando transmitir. convencendo o cidadão. se refere ao ponto até onde o sinal básico transmitido pelo emissor é recebido. NÃO-VERBAL A comunicação não-verbal. Isso é possível. para defesa de interesses puramente econômicos. empatia e a compreensão mútua. embora só sejam divulgadas as exceções. sindicatos.3. presentes aliás em qualquer profissão ou ramo social. Infelizmente tal ação é praticada. a fim de defender seus interesses e promover sua reivindicações. O convencimento da opinião pública através da mídia é uma prática política e social largamente utilizada por quase todos os setores sociais. quem sabe. por parte da mídia. de que aquele bom atendimento recebido fora. Quanto mais uma pessoa se mostra defensiva. principalmente as de maior poder de penetração social. quanto mais um clima for receptivo ou ausente de defesa. do meio-ambiente. a adotar um comportamento defensivo. o que sabemos que é a regra. que se refere à transmissão de uma mensagem por algum meio diverso da fala e da escrita. por outro lado. não pode ser demitido e é invariavelmente malandro e corrupto. comportamento receptivo e defensivo. não consegue sustentar uma boa imagem do serviço e do servidor públicos. Disso resulta que há maior ou menor exatidão daquilo que se quer transmitir. Isto é. em seu íntimo. palavras ou situações que possam reforçar suas defesas. sorte. Incorpora coisas como o modo com que usamos o nosso corpo. de um processo deliberado de formação de uma caricatura. Com raríssimas exceções. estas geralmente patrocinadas por organizações não governamentais de defesa da infância. ganha muito. menos capaz ela será de perceber os objetivos. Muitas vezes. Raras são as campanhas de mídia e tentativas de convencimento e formação de opinião pública que defendem o interesse coletivo. o Servidor Público foi alvo. A pessoa passa então.

Todos nós usamos desses mecanismos para proteger nossa auto-imagem. pode deixar no receptor um clima defensivo. Formule perguntas sem exagerar no interrogatório. tomar suas próprias decisões cria no ouvinte um clima receptivo. modo de falar. e justificá-lo quando necessário. Faça comentários descritivos e não avaliativos. de aprovar nosso comportamento. aumenta também o nível de ativação empática e a velocidade com que o observador presta ajuda. A resposta empática de aflição contribui para o comportamento de ajuda. Foi observado que quanto maiores os sinais de dores de uma vítima.situação perturbadora. Escute atenta e ativamente o outro. A curiosidade é inerente a este tipo de comportamento. Tentar colaborar na solução de um problema permitindo ao receptor designar seus próprios objetivos. É característica é de pessoa de mente aberta e sem preconceitos à novas idéias. franco. sem qualquer esforço para muda-la. Demonstre respeito e consideração. está propenso a gerar uma defesa mínima. o que é bastante comum em nossa vida diária. que não necessitam de informações adicionais tendem a colocar as pessoas em estado de guarda. A existência de empatia anterior ao comportamento de ajuda é evidenciada pelos experimentos de Geer e Jarmecky. honesto e se comportando espontaneamente em função da situação. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 61 .Uma pessoa reduz a defesa do ouvinte quando parece estar querendo experimentar e explorar novas situações. os resultados são imbatíveis. Se a expressão. Tentar ocultar seus objetivos ou não deixa-los claro. Às vezes. Quando tentamos mudar a atitude de uma pessoa ou influenciar o seu comportamento isso pode ser sentido como uma desaprovação a sua conduta. Ela diminui de intensidade depois dessa ação ou continua ativada caso o comportamento de ajuda não tenha sido oferecido. iludindo-nos e alterando os fatos reais. Empatia transmite respeito aos problemas do ouvinte e confiança. Temos necessidade de uma auto-imagem positiva. Podem fazê-lo distorcendo a realidade e enganando a si mesmo esses são dois processos subjacentes que Freud denominou mecanismos de defesa. a única maneira de conseguir isto é através de processos inconscientes. Empatia Empatia significa menos quantidade ou qualidade de informação e mais harmonia interativa. tom de voz ou conteúdo verbal do emissor parece estar avaliando ou julgando o ouvinte. Compreenda com empatia o seu interlocutor. Se o emissor é visto tendo intenções claras. de modo a preservar a nossa auto-imagem Comportamento receptivo: significa perceber e aceitar possibilidades que a maioria das pessoas ignora ou rejeita prematuramente . Aqueles que se consideram sabedores de tudo. ele se coloca em guarda. Você já observou que o profissional que comunica bem tem mais oportunidade para subir na carreira? Quando a empatia alcança os olhos do cliente em cujos ouvidos andaram maravilhas sobre você. em 1973.

colocando-se em seu lugar para um melhor entendimento do problema. alocação de recursos. quanto maior a resposta coração|cardíaca dos sujeitos. alegria e tristeza do que garotos assistindo a slides com outros garotos nas mesmas situações. em determinado momento. que não têm consciência de individualidade. Hoffman observou que crianças menores de 1 ano. Os indivíduos que não ajudavam a vítima do ataque continuavam a apresentar aflição.etc). o reconhecimento de parentesco e a avaliação custo/benefício anterior ao comportamento de ajuda ficaram dificultados. No serviço público podemos incluir juntamente com a empatia o processo de compreensão mútua. agindo como se ela mesma estivesse sentindo dor. O ajustamento inclusivo pode ser um fator determinante do altruísmo. de uma forma colaborativa e de apoio. mesmo antes que desenvolvam habilidades cognitivas para ajudarem alguém em perigo da forma mais correta. Feschbach e Roe fortalecem essa teoria com estudos que evidenciam que garotas de 6 e 7 anos mostram maior empatia ao assistirem a slides com outras meninas em situações que demonstram entre outras sensações. Klein aplicou um teste semelhante. Crianças de 3 e 4 anos manifestavam preocupação e apresentam comportamento de ajuda. Na medida em que as sociedades tornaram-se complexas. A empatia gera no servidor público a atenção individual que ele deve ter com o público. tentam ajudar fazendo algo que agradaria a elas mesmas – um exemplo é da criança que traz sua mãe para consolar um amigo que chora. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 62 . terminologia etc. solicitações de clientes. confundem a dor do outro com a sua própria.Em seu trabalho. Isto envolve além da empatia entre funcionário/funcionário e funcionário/cliente.que é importante que todos os setores e os diversos grupos dentro de uma empresa trabalhem em conjunto. a criação da compreensão mútua (acerca das diferentes formas de trabalhar. Darley e Latané (1968) demonstraram que a aflição empática diminui depois de oferecida a ajuda com um experimento em que sujeitos se deparavam com uma pessoa que demonstrava estar tendo ataque epilético. os indivíduos podem usar a similaridade entre si e os outros como um modo alternativo de ajustamento inclusivo. Para diferenciar parentes e não-parentes nesse novo ambiente. mas separou as garotas negras e brancas. que não têm noção de que as pessoas têm pensamentos e sentimentos. Considerando que a aflição empática é fisiologicamente ativada. Já as crianças entre 1 e 2 anos. prioridades. mesmo estando a mãe do garoto angustiado tão disponível quanto a mãe do garoto que oferece ajuda. tremores e suores nas mãos. As meninas que participaram da experiência verbalizaram empaticamente com garotas de sua própria etnia.) e desenvolver instrumentos e processos práticos para alcançar consensos e tomar decisões difíceis (acerca de objetivos partilhados. esta pedia por ajuda. pode-se inferir que crianças sejam estimuladas por ela. De maneira geral. Gaertner e Dovidio (1977) fizeram estudantes universitários entrarem em contato com uma pessoa que arrumava cadeiras e. ao passo que os sujeitos respondiam ao pedido de ajuda apresentavam menos sinais de perturbação. mais rapidamente eles prestavam assistência à pessoa necessitada.

A administração financeira é uma ferramenta ou técnica utilizada para controlar da forma mais eficaz possível. mas sempre visionando a viabilidade dos negócios. podendo ser em forma de investimentos. que nada mais é do que a entrada e saída de dinheiro. estas duas áreas. tal como no gerenciamento e própria existência da empresa. muitas vezes. passando o “oxigênio” ou vida para os outros setores. maximização dos investimentos. mas o que diferencia as atividades financeiras das contábeis é que a administração financeira enfatiza o fluxo de caixa. corresponde ao conjunto de recursos disponíveis circulantes em espécie que serão usados em transações e negócios com transferência e circulação de dinheiro. Tal área administrativa. Sistemas e Métodos. Pelo benefício que a contabilidade proporciona à gestão financeira e pelo íntimo relacionamento de interdependência que ambas têm é que confundem-se. no qual se contabilizam os dados da gestão financeira. avaliando sua posição financeira perante os impostos. pode ser considerada como o “sangue” ou a gasolina da empresa que possibilita o funcionamento de forma correta. contabilizando todo seu patrimônio. Logística. contabilidade e. principalmente na administração geral de nível estratégico. sendo preciso circular constantemente. seja no marketing. evitando gastos desnecessários. planejamento. o controle eficaz da entrada e saída de recursos financeiros. produção. observando os melhores “caminhos” para a condução financeira da empresa. no que diz respeito à concessão de credito para clientes. Analisando-se apuradamente verifica-se que as finanças fazem parte do cotidiano. possibilitando a realização das atividades necessárias. que demonstrará realmente a situação e capacidade financeira para satisfazer suas Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 63 . com relação aos seus bens e direitos garantidos. no controle dos recursos para compras e aquisições. É por falta de informações financeiras precisas para o controle e planejamento financeiro que a maioria das empresas pequenas brasileiras entram em falência até o quinto ano de existência. desperdícios. gerencial e operacional em que se toma dados e informações financeiras para a tomada de decisão na condução da empresa. mas acima de tudo. Materiais e Recursos Humanos Primeiramente. Sendo que há necessidade de se analisar a fim de se ter exposto a real situação econômica dos fundos da empresa.Noções de Administração Financeira. objetivando o lucro. empréstimos entre outros. que proporcionem não somente o crescimento mas o desenvolvimento e estabilização. nas suas respectivas áreas. Organização. elaborando suas demonstrações reconhecendo as receitas no momento em que são incorridos os gastos (este é o chamado regime de competência). já que as mesmas se relacionam proximamente e geralmente se sobrepõem. É preciso esclarecer que a principal função do contador é desenvolver e prover dados para mensurar a performance da empresa. que devem ser analisados detalhadamente para a tomada de decisão. de meios viáveis para a obtenção de recursos para financiar operações e atividades da empresa. analise de investimentos e. visando sempre o desenvolvimento. sistêmica e sinérgica. deve-se compreender e entender o sentido e o significado de finanças que. São indiscutivelmente necessárias as informações do balanço patrimonial.

O importante é manter os fluxos das entradas e saídas de caixa sob controle e conhecer antecipadamente as épocas em que irá faltar numerário. onde. para tanto. como condição básica ao desenvolvimento de suas atividades. Os contadores admitem a extrema importância do fluxo de caixa. novos produtos.Siafi Até o exercício de 1986. o Governo Federal convivia com uma série de problemas de natureza administrativa que dificultavam a adequada gestão dos recursos públicos e a preparação do orçamento unificado. tem de realizar investimentos em tecnologia. a empresa deve ser perpetuada e. Deste modo. na maioria dos casos. sem menosprezar a importância de cada atividade já que uma depende da outra no que diz respeito à circulação de dados e informações necessárias para o exercício de cada uma. que passaria a vigorar em 1987 : • Emprego de métodos rudimentares e inadequados de trabalho. quantificando os planos de expansão de acordo com as possibilidades de obtenção de recursos. Normalmente isto significa a necessidade de vultuosas somas adicionais de recursos e uma elevação no risco do empreendimento. os controles de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 64 . Maior risco implica a expectativa de maior retorno. O sistema de administração financeira do governo federal . Uma empresa apresenta boa liquidez quando seus ativos e passivos são administrados convenientemente. porque a qualquer momento algum concorrente poderá surgir com um produto melhor e mais barato.Assegurar o necessário equilíbrio entre os objetivos de lucro e os de liquidez financeira. uma sociedade de pessoas (quotas) ou por ações. Nenhuma pode sentir-se segura em uma boa posição. não importando se a empresa é uma firma individual. mas cada um tem suas especificidades e maneira de descrever a situação da empresa. as empresas são impelidas a desenvolverem continuamente novos projetos e a tomarem decisões sobre a sua implantação. assim como o administrador financeiro se utiliza do regime de competência. com base em estudos de viabilidade econômicofinanceira e aos menores custos.obrigações e adquirir novos ativos (bens ou direitos de curto ou longo prazo) a fim de atingir as metas da empresa. Objetivos da administração financeira Maximização de Lucro: O objetivo mais geral da administração financeira é maximizar o valor de mercado do capital dos proprietários existentes.Obter novos recursos para planos de expansão.. b . O retorno deve ser compatível com o risco assumido.Manter a empresa em permanente situação de liquidez. Pode-se dizer que a administração financeira tem três objetivos básicos: a . as boas decisões financeiras aumentam o valor de mercado do capital dos proprietários. c . próprios ou de terceiros. etc. A grande concorrência existente nas modernas economias de mercado obriga as empresas a se manterem tecnologicamente atualizadas. Em qualquer delas. que poderão sacrificar a rentabilidade atual em troca de maiores benefícios no futuro.

disponibilidades orçamentárias e financeiras eram exercidos sobre registros manuais; • Falta de informações gerenciais em todos os níveis da Administração Pública e utilização da Contabilidade como mero instrumento de registros formais; • Defasagem na escrituração contábil de pelo menos, 45 dias entre o encerramento do mês e o levantamento das demonstrações Orçamentárias, Financeiras e Patrimoniais, inviabilizando o uso das informações para fins gerenciais; • Inconsistência dos dados utilizados em razão da diversidade de fontes de informações e das várias interpretações sobre cada conceito, comprometendo o processo de tomada de decisões; • Despreparo técnico de parte do funcionalismo público, que desconhecia técnicas mais modernas de administração financeira e ainda concebia a contabilidade como mera ferramenta para o atendimento de aspectos formais da gestão dos recursos públicos; • Inexistência de mecanismos eficientes que pudessem evitar o desvio de recursos públicos e permitissem a atribuição de responsabilidades aos maus gestores; • Estoque ocioso de moeda dificultando a administração de caixa, decorrente da existência de inúmeras contas bancárias, no âmbito do Governo Federal. Em cada Unidade havia uma conta bancária para cada despesa. Exemplo: Conta Bancária para Material Permanente, Conta bancária para Pessoal, conta bancária para Material de Consumo, etc. A solução desses problemas representava um verdadeiro desafio à época para o Governo Federal. O primeiro passo para isso foi dado com a criação da Secretaria do Tesouro Nacional - STN, em 10 de março de 1986., para auxiliar o Ministério da Fazenda na execução de um orçamento unificado a partir do exercício seguinte. A STN, por sua vez, identificou a necessidade de informações que permitissem aos gestores agilizar o processo decisório, tendo sido essas informações qualificadas, à época, de gerenciais. Dessa forma, optou-se pelo desenvolvimento e implantação de um sistema informatizado, que integrasse os sistemas de programação financeira, de execução orçamentária e de controle interno do Poder Executivo e que pudesse fornecer informações gerenciais, confiáveis e precisas para todos os níveis da Administração. Desse modo, a STN definiu e desenvolveu, em conjunto com o SERPRO, o Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI em menos de um ano, implantando-o em janeiro de 1987, para suprir o Governo Federal de um instrumento moderno e eficaz no controle e acompanhamento dos gastos públicos. Com o SIAFI, os problemas de administração dos recursos públicos que apontamos acima ficaram solucionados. Hoje o Governo Federal tem uma Conta Única para gerir, de onde todas as saídas de dinheiro ocorrem com o registro de sua aplicação e do servidor público que a efetuou. Trata-se de uma ferramenta poderosa para executar, acompanhar e controlar com eficiência e eficácia a correta utilização dos recursos da União.

CONCEITO DO SIAFI O Sistema de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI é o sistema informatizado que registra,
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controla e contabiliza toda a execução Orçamentária, Financeira e Patrimonial do Governo Federal, em tempo real. Por meio de terminais, os usuários das diversas Unidades Gestoras – UG integrantes do sistema registram seus documentos e efetuam consultas on-line. O acesso para registro de documentos ou para consultas no SIAFI somente será autorizado após o prévio cadastramento e habilitação dos usuários. Para viabilizar este cadastramento, cada Órgão da Administração Direta do Governo Federal deve indicar, formalmente, à Secretaria do Tesouro Nacional um servidor, e seu substituto, para serem os responsáveis pelo processo de cadastramento dos usuários do Sistema no âmbito do respectivo Órgão – denominados Cadastradores de Órgão. São considerados como Órgãos da Administração Direta do Governo Federal, para efeito do estabelecido no item anterior, os Ministérios, o Ministério Público, a Advocacia Geral da União, os Tribunais do Poder Judiciário, as Casas do Poder Legislativo e as Secretarias da Presidência da República. Os Servidores indicados para serem os Cadastradores de Órgãos devem, preferencialmente, estar lotados nas Unidades responsáveis pela Contabilidade analítica dos Órgãos, por estarem mais familiarizados com a utilização do sistema. OBJETIVOS DO SIAFI O Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI tem como objetivos: 1. Prover de mecanismos adequados ao registro e controle diário da gestão orçamentária, financeira e patrimonial, os Órgãos Central, Setorial, Seccional e Regional do Sistema de Controle Interno e órgãos executores; 2. Fornecer meios para agilizar a programação financeira, com vistas a otimizar a utilização dos recursos do Tesouro Nacional; 3. Permitir que a contabilidade pública seja fonte segura e tempestiva de informações gerenciais destinada a todos os níveis da administração pública federal; 4. Integrar e compatibilizar as informações disponíveis nos diversos Órgãos e Entidades participantes do sistema; 5. Permitir aos segmentos da sociedade obter a necessária transparência dos gastos públicos; 6. Permitir a programação e o acompanhamento físico-financeiro do orçamento, em nível analítico; 7. Permitir o registro contábil dos balancetes dos Estados, Municípios e de suas supervisionadas; e 8. Permitir o controle da dívida interna e externa, do Governo Federal, bem assim a das transferências negociadas.

LEGISLAÇÃO CORRELATA AO SIAFI
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• Instrução Normativa nº 03 de 23 de maio de 2001 (Unificação dos procedimentos de controle de acesso ao SIAFI) • Norma de Execução nº 01 de 13 de junho de 2001 (Normas de acesso, atribuições dos cadastradores e operadores e manutenção da segurança do SIAFI) • Portaria STN nº 200, de 19 de abril de 2000 (Criação do Grupo de Usuários SIAFI) SISTEMA INTEGRADO DE DADOS ORÇAMENTÁRIOS (SIDOR) Conjunto de procedimentos, justapostos entre si, com a incumbência de cuidar do processamento de cunho orçamentário, através de computação eletrônica, cabendo sua supervisão à Secretaria de Orçamento Federal (SOF). A CONTA ÚNICA DO TESOURO A Conta Única do Tesouro Nacional, mantida no Banco Central do Brasil, acolhe todas as disponibilidades financeiras da União, inclusive fundos, de suas autarquias e fundações. Constitui importante instrumento de controle das finanças públicas,uma vez que permite a racionalização da administração dos recursos financeiros, reduzindo a pressão sobre a caixa do Tesouro, além de agilizar os processos de transferência e descentralização financeira e os pagamentos a terceiros. O Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, que promoveu a organização da Administração Federal e estabeleceu as diretrizes para Reforma Administrativa, determinou ao Ministério da Fazenda que implementasse a unificação dos recursos movimentados pelo Tesouro Nacional, através de sua Caixa junto ao agente financeiro da União, de forma a garantir maior economia operacional e a racionalização dos procedimentos relativos a execução da programação financeira de desembolso. Tal determinação legal só foi integralmente cumprida com a promulgação da Constituição de 1988, quando todas as disponibilidades do Tesouro Nacional, existentes nos diversos agentes financeiros, foram transferidas para o Banco Central do Brasil, em Conta Única centralizada, exercendo o Banco do Brasil a função de agente financeiro do Tesouro. As regras dispondo sobre a unificação dos recursos do Tesouro Nacional em Conta Única foram estabelecidas pelo Decreto nº. 93.872, de 23 de dezembro de 1986.

Recursos Humanos A Administração de Recursos Humanos é uma base para a criação das políticas sociais de uma empresa ou organização. Está voltada ao fator principal que garante o funcionamento de qualquer organização: as pessoas. Toda instituição deve preocupar-se com a motivação de seus funcionários, uma vez que eles colaboram para a manutenção e funcionamento diário da empresa.

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dentro de determinado período de tempo. As pessoas esperam certas recompensas. Processo de Aplicação consiste na análise e descrição de cargos e avaliação de desempenho Clima Organizacional: O clima organizacional afeta a motivação. incentivando o alcance dos objetivos individuais das pessoas. Os argumentos em prol desta mudança na nomenclatura ressaltam que o termo "Administração de Recursos Humanos" é muito restritivo. O objetivo básico da seleção de pessoal é escolher e classificar os candidatos adequados às necessidades da organização. Seleção de Pessoal é a escolha dos candidatos recrutados que melhor se ajustam no cargo em aberto. O recrutamento é feito a partir das necessidades presentes e futuras de Recursos Humanos da organização. Refere-se ao recrutamento e seleção de pessoal. diminui a relação de dependência entre o empregado e o Recursos Humanos. Ele cria certos tipos de expectativas cujas consequências se seguem em decorrência de diferentes ações.. A Gestão de Pessoas se divide em: • Provisão de recursos humanos: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO. pois implica a percepção das pessoas que trabalham numa organização apenas como recursos. dá mais autonomia aos empregados. Recrutamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa atrair candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos dentro da organização. em busca da satisfação e bem-estar dos colaboradores. Trata-se de antecipar qual a força de trabalho e talentos humanos necessários para a realização a ação organizacional futura.A expressão "Gestão de Pessoas" visa substituir "Administração de Recursos Humanos". O clima organizacional é o conjunto de fatores que interferem na satisfação ou descontentamento no trabalho. Planejamento de Recursos Humanos é o processo de decisão a respeito dos recursos humanos necessários para atingir os objetivos organizacionais. Educação Corporativa é a prática coordenada de gestão de pessoas e de gestão do conhecimento tendo como orientação a estratégia de longo prazo de uma organização. satisfações e frustrações na base de suas percepções do clima organizacional. o desempenho e a satisfação no trabalho. DESENHO E ANÁLISE DE CARGOS. • Aplicação de Recursos Humanos: INTEGRAÇÃO. ao lado dos recursos materiais e financeiros. Processo de Provisão consiste em abastecer a empresa com mão de obra qualificada. • Desenvolvimento de Recursos Humanos: TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL. que. que se tornam responsáveis pelo uso e benefício que obtém dos sistemas. • Monitoração de Recursos Humanos: SISTEMAS DE INFORMAÇÕES DE RH (Software). ainda mais comum entre todas as expressões utilizadas nos tempos atuais para designar os modos de lidar com as pessoas nas organizações. redução de custos das tarefas administrativas. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 68 . É o conjunto de variáveis que busca identificar os aspectos que precisam ser melhorados. • Manutenção de Recursos Humanos: BENEFÍCIOS SOCIAIS E RELAÇÕES TRABALHISTAS. Tecnologia em RH: otimiza a gestão e os custos de serviço por empregado. O planejamento estratégico de RH deve ser parte integrante do planejamento estratégico da organização e deve contribuir para o alcance dos objetivos da organização.

Essas metodologias promovem grandes equívocos na obtenção do perfil ideal do cargo. confiar sua autoridade a outros. com foco. sustentadas por uma gestão participativa. A Gestão por Competências visa instrumentalizar o departamento de Recursos Humanos e Gestores das empresas para realizar Gestão e Desenvolvimento de Pessoas. vem do latim competência e significa a qualidade de quem é capaz de apreciar e resolver certo assunto. seu pessoal tem a autoridade para reagir a situações sem ter que consultá-lo a todo instante. Gestão por Competências Competência. habilidade. já que é totalmente alinhada as atividades do cargo/função. as organizações precisam ter estratégias claras. Desenvolvimento de Liderança O objetivo primário da delegação é conseguir que o trabalho seja feito por outra pessoa. Deve-se criar um laço estreito entre todos os niveis de relacionamento. tanto interno como externo. Delegação é. gosto e não gosto. Com delegação. O Mapeamento e Mensuração por Competências é a base da Gestão por Competências. Através do Plano de Desenvolvimento por Competências será aperfeiçoado e potencializado o perfil individual de cada colaborador através de ações de desenvolvimento. capacidade. etc. Isto significa que eles podem agir e tomar Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 69 . deve-se tomar muito CUIDADO com as metodologias subjetivas existentes no mercado. As ferramentas da Gestão por Competências são totalmente alinhadas às atribuições dos cargos e funções de cada organização. baseadas no acho e não acho. Não apenas tarefas simples como ler instruções e girar uma alavanca. fundamentalmente. critério e clareza. A arte de saber delegar é cada vez mais uma necessidade dentro de uma organização. fazer determinada coisa. o ideal seria. Através da Seleção por Competências será realizada a entrevista comportamental. visando identificar se o candidato possui o perfil ideal para a vaga de emprego. Através da Avaliação por Competências. do quadro funcional até os clientes e fornecedores.[Modelos de Gestão de Pessoas de Sucesso Levando em consideração as mudanças que ocorrem no mercado de trabalho e nas relações empresa/funcionário. pode e não pode. portanto. Uma das metodologia mais consistentes na realização do Mapeamento e Mensuração das competências de um cargo é a criada por Maria Odete Rabaglio. aptidão e idoneidade. Através do Mapeamento e Mensuração por Competências são identificadas as competências comportamentais e técnicas (CHA) necessárias para a execução das atividades de um cargo/função e mensurado o grau ideal para cada grupo de competências para que uma pessoa que assuma o cargo/função atinja os objetivos da empresa. será identificado se o perfil comportamental e técnico dos colaboradores de uma corporação estão alinhados ao perfil ideal exigido pelos cargos/funções. O principal modelo de gestão de pessoas atualmente é a GESTÃO POR COMPETÊNCIAS COMPETÊNCIAS. principalmente no que se refere à sua gestão. mas também tomada de decisão e mudanças que dependem de novas informações.

• ela tem a autoridade para fazer isso. você deve assegurar que: • ela sabe o que você quer. • as fontes de informações e conhecimento relevantes. Esses três fatores dependem de: • se comunicar claramente a natureza da tarefa.iniciativas independentes. • ela sabe como fazer isso. mais próximo e mais participativo com as atividades de toda a sua equipe: Líder do Passado • • • • • • • • Ser um chefe Controlar as pessoas Centralizar a autoridade Estabelecimento de objetivos Dirigir com regras e regulamentos Confrontar e combater Mudar por necessidade e crise Ter um enfoque eu e meu departamento Líder do Futuro (Atual) • • • • • • • • Ser um coach e facilitador Empowerment Distribuir a liderança Conciliar visão e estratégia Guiar com valores compartilhados Colaborar e unificar Ter um enfoque mais amplo Ter um enfoque de minha empresa Papel estratégico do novo líder Mercado estável • As empresas • Abordagem de linha de montagem a respeito da estratégia • Maximizam controle interno e ordem • Protegem-se contra a variação auditoria e disciplina • Tem lutas de poder entre níveis e unidades • Papel do líder Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 70 . Se algo dá errado. • a extensão de sua descrição. o truque é delegar de tal modo que coisas sejam feitas mas não dêem errado. Abaixo temos um comparativo do antigo modelo de liderança e do modelo atual. você também é responsável uma vez que você é o gerente. e que eles assumem responsabilidade com você na realização das tarefas. Para habilitar uma pessoa para fazer um determinado trabalho.

agora passemos ao último. É um conceito que deve estar contido na filosofia da empresa e em sua organização. colaboração e inovação entre níveis • Papel do Líder • Interpretar a realidade emergente • Focalizar os recursos existentes de uma forma eficiente • Desenvolver e promover novas capacidades em resposta às mudanças • Facilitar criação. porque elas se entrelaçam e se confundem dentro do fluxo administrativo. Finanças = mola propulsora . Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 71 . Somente com estes dois. Já vimos sobre os dois primeiros tipos de administração. Material = condição para o processo produtivo Para que exista uma administração perfeita. bem como sem material. Nada se pode fazer sem capital. é necessária uma harmonia entre estas 3 áreas. possibilitando não somente o desenvolvimento de suas potencialidades. Um entrosamento tal que uma fique dependente da outra. captação e disseminação de conhecimento Todas estas habilidades expressam a importância na valorização do capital humano. flexibilidade e inovação • Protegem-se contra a obsolescência e ignorância • Tem altos níveis de comunicação. a administração de material. A gerência de materiais é um conceito vital que pode resultar na redução de custos e no aperfeiçoamento do desempenho de uma organização de produção. A administração de material A ciência da administração apoia-se no seguinte tripé: . quando é adequadamente entendida e executada. Pessoal = aciona o processo produtivo . não temos condições de administrar pois há a falta do elemento humano que irá acionar todo o processo produtivo.• • • • Definir táticas e definir o orçamento Controlar o desempenho de indivíduos e atitudes Tomar ação corretiva quando a conduta está fora do esperado Tomar decisões consistentes com a estratégia geral da empresa Mercado em constante mudança • As empresas • Abordagem de contingência a respeito da estratégia • Maximizam velocidade. Não deverá existir diferença no nível hierárquico entre estas áreas pois têm a mesma importância para o bom funcionamento da empresa. mas também da superação dos seus limites.

podem chegar a 85%. em alguns casos. acima de tudo. evitando a falta de material para o abastecimento geral da empresa bem como o excesso em estoque. e) condições de pagamento. b) Quantidade Deverá ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da produção e estoque. a) Qualidade do Material O material deverá apresentar qualidade tal que possibilite sua aceitação dentro e fora da empresa (mercado). proporcionando à empresa um lucro maior. mostrando que são responsáveis por aproximadamente 52% do custo do produto numa média empresa e.Os materiais em geral representam a maior parcela de custo de produtos acabados. b) quantidade necessária. Administrar materiais é fazer um exercício de provedor. colocar a empresa como um organismo viável a todos que dela participam. a fim de levar um melhor atendimento aos consumidores e evitar falta do material. A administração de materiais visa abastecer. a empresa com material que seja necessário para as suas atividades. analista. São 5 requisitos básicos para o abastecimento: a) qualidade do material. O investimento em estoque de materiais é tipicamente de 1/3 do ativo de uma empresa. e) Condições de pagamento Deverão ser as melhores possíveis para que a empresa tenha maior flexibilidade na transformação ou venda do produto. É. c) Prazo de Entrega Deverá ser o menor possível. pesquisador e programador. de modo contínuo. c) prazo de entrega d) preço. d) Menor Preço O preço do produto deverá ser tal que possa situá-lo em posição de concorrência no mercado. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 72 .

ao preço certo. O controle do transporte dos materiais adquiridos pelo setor de compras visa acompanhar. Deverá atender plenamente às necessidades do requisitante. Devemos levar em consideração as condições de segurança e. Deverá conter todos os dados e a história do fornecedor junto à empresa. principalmente com a contabilidade geral para classificar os produtos nas devidas contas. na quantidade certa e da fonte certa. na época certa. principalmente. no mesmo instante) Para quem compra.A função de comprar implica na aquisição de materiais na qualidade certa. (Follow Up . Devemos detectar e registrar o aparecimento de novos fornecedores e de novas organizações prestadoras de serviço. desde a saída do fornecedor até a recepção na empresa. o rigoroso cumprimento das datas de entrega da mercadoria. o percurso dos bens. que poderão vir nos atender no futuro. Um cadastro de fornecedores deverá ser mantido sempre atualizado de forma que nos permita obter informações a tempo e à hora. são necessárias algumas informações sobre o material a ser adquirido: (as principais) a) qualidade b) quantidade c) época (quando a empresa necessitará do produto) a) Qualidade: É o detalhamento preciso das especificações e características do material a ser adquirido.“To Follow”= seguir. As compras poderão ser de dois tipos básicos: a) adquiridas no mercado interno. Itens básicos para uma boa especificação: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 73 . acompanhar. b) adquiridas no mercado externo (importação) O setor de compras deverá manter estreita e intensa relação com os outros setores administrativos da empresa. “Up”= na mosca. mediante as notas de conhecimento.

.. de mesma praça. Assume um papel importantíssimo no terreno das aquisições. Todavia. Lb. ciclos/segundos Watts.. outros como: ponto de fusão. tolerâncias para os números. No entanto. . volume. formato e etc). a matéria prima a ser utilizada. .. resistência à ruptura. fabricação sob encomenda.) Devemos considerar o fator tempo sob dois prismas: C1) Material de difícil aquisição Itens importados. cor. e economia nesta área é lucro. dureza. (. a quantidade será sempre ditada pelo “Lote Econômico” para os níveis de produção vigentes. c) A época de comprar: A empresa necessita do produto para o momento em que precisa atender os compromissos de uma programação a ser utilizada em sua plenitude ou atendimento simplesmente de uma requisição. . ATENÇÃO: ATENÇÃO Grandeza Unidade tensão intensidade de corrente peso pressão frequência potência volts ampéres Kg. Oz Lb/pol2. Kg/cm2 Hertz. nem sempre o menor tempo disponível é a melhor arma para conseguirmos melhores resultados.Negociação. elasticidade. etc. CV b) Quantidade: É de suma importância a observação da quantidade a ser comprada em função da variação de preço/quantidade e do capital investido no material.. A Curva Sazonal de Vendas de um produto é uma oportunidade de preço que nós temos que estar sempre atentos para melhor aproveitamento. . de outras praças C2) Material de fácil aquisição Itens nacionais. porosidade. não havendo nenhum fator excepcional. HP. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 74 . fabricação em série. . dimensões (peso. O tempo é um fator de primeira linha em qualquer atividade humana. gramatura. portanto redunda em economia.

2 . das fundações e dos fundos do Orçamento Geral da União ? OGU. • d) eliminação do orçamento monetário.. em 1986.TRF .Analista Judiciário . a partir de 1988. gerir e contabilizar os pagamentos e recebimentos do governo federal. Na aplicação dos recursos da organização.1ª REGIÃO . Dentre essas medidas é INCORRETO afirmar que houve a • a) criação da Secretaria do Tesouro Nacional.No campo integral das aquisições.TJ-DF . • ( ) Certo ( ) Errado 3 . .Área Administrativa ) Nas duas últimas décadas. do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal SIAFI.Analista Judiciário . julgue os itens que se seguem.Exercício sobre Capitalização/Descapitalização Questões 1 .Área Administrativa ) Considere que. o administrador financeiro deve procurar alternativas que ofereçam ou o menor risco ou o maior retorno. com a finalidade de unificar.TJ-DF . extinguindo a conta movimento mantida no Banco do Brasil. com o objetivo de obter os melhores retornos de capital. várias medidas foram tomadas para aumentar o controle e a transparência das contas públicas. que compreende várias facetas.2006 .666 I.O Uso da Capitalização/Descapitalização nas compras II. • b) criação da Conta Única do Tesouro Nacional. sejam apresentadas duas opções de pagamento da dívida: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 75 . o tempo começa a ser contado quando iniciamos algum tipo de licitação utilizando um dos tipos.Analista Judiciário .( CESPE .( FCC . • c) exclusão das despesas das autarquias.2008 .Área Administrativa ) Com referência a noções de administração financeira.2008 .( CESPE . • e) implantação. em 1987. em 1988. em uma operação comercial. segundo Decreto-Lei nº 8. incorporando suas despesas ao Orçamento Geral da União ? OGU.

os planos e as ações que o Governo pretende produzir. sem reflexão ou ponderações. É. crucial para que a atividade estatal não seja realizada sem um direcionamento ou rumo certo.Área Administrativa ) Considere que uma dívida de R$ 50. evita-se que as ações estatais se dêem por simples impulso.2008 .00 deverá ser quitada por este valor em 2 meses e que ela foi contratada com juros de 2% ao mês sob o regime de capitalização composta.( CESPE . “in verbis”: O caráter instrumental ou processual significa que o orçamento não é um fim em si mesmo. olvidando-se da saúde ou da segurança. Convém destacar. Em outras palavras. ou 24 parcelas com juros compostos de 4. sem dúvidas.2008 . diretrizes e os custos a serem utilizados neste mister. Nessa situação.TJ-DF .Analista Judiciário . Por ele. por exemplo.Área Administrativa ) O tempo necessário para se recuperar um investimento efetuado é chamado de payback. atividades com enfoque na educação. É no orçamento que se identificam os projetos. • ( ) Certo ( ) Errado 4 . vez que intimamente relacionado a aspectos políticos.7% ao trimestre. um instrumento a conferir maior transparência aos gastos públicos. e. o caráter instrumental do orçamento. o uso do cálculo da equivalência de taxas permite identificar a melhor alternativa. privilegiando-se.000.TJ-DF . ainda. • ( ) Certo ( ) Errado GABARITO: 1-C 2-E 3-C 4-E 5-C Noções de Orçamento e Finanças Públicas O tema orçamento é palpitante.10 parcelas com juros compostos de 1.5% ao mês. igualmente essenciais.00. sociais e econômicos do Estado. citando Ricardo Lobo Torres.Analista Judiciário . Nessa situação. como bem ressaltou Rinaldo Segundo.000. evita-se que tais ações sejam voltadas a um único fim em detrimento dos demais de igual relevância. em que haja o comprometimento de todos os recursos disponíveis. ou seja. para alcançar o resultado pretendido. • ( ) Certo ( ) Errado 5 .( CESPE . os Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 76 . bem como as metas. de modo a se tornar algo inócuo. o seu valor presente é inferior a R$ 48.

a assertiva de que o orçamento tem caráter de instrumento significa dizer que ele não esgota em si a certeza de que tudo o que nele contém será plenamente realizado de modo concreto. três leis orçamentárias: o Plano Plurianual .LOA. A Constituição Federal de 1988 prevê. Ainda que a política orçamentária seja uma parcela importante deste tema tão amplo. 70. da distribuição da renda e do nível de emprego. estabelecendo seus princípios gerais. Apesar de estar ligada ao Orçamento. 165. um dos teóricos mais conhecidos da matéria. já que os problemas básicos não são financeiros. expresso no princípio da economicidade (art. eis que visa a permitir a implementação de políticas públicas e a atualização dos programas e do planejamento governamental. esta. a Seção referente à fiscalização encontra-se no capítulo Do Poder Legislativo. em que há uma ampliação dessa função estatal. 70 a 74. mas tratam do uso dos recursos econômicos. “Finanças Públicas é a terminologia que tem sido tradicionalmente aplicada ao conjunto de problemas da política econômica que envolvem o uso de medidas de tributação e de dispêndios públicos”. nos termos do art. execução e fiscalização constituem um todo. aprovação.. tais como tipo. através de conselhos. O Chefe do Executivo. que confere uma participação direta e efetiva das comunidades interessadas na construção da proposta orçamentária do Governo. A fiscalização contábil. A Constituição brasileira prevê a fiscalização da execução orçamentária nos arts. 165. Dessa forma. operacional e patrimonial da União e Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 77 . 70. Tal orçamento configura verdadeiro avanço na democratização da gestão pública. financeira. passa a ter maior contato com a realidade local. 70).PPA (instrumento de planejamento governamental de longo prazo). que inaugura a Seção IX. Neste caso. podendo atender efetivamente aos clamores da coletividade. preceitua que: "Art. formas de controle e os sistemas. dessa forma. Oportuno ainda. por possibilitar a elaboração de programas de governo que propiciam uma maior harmonização das necessidades públicas.objetivos do orçamento se encontram fora de si. é a própria sociedade civil. Musgrave. a Lei de Diretrizes Orçamentárias . etc. Esta expressão não é muito adequada. O art. fazer referência ao chamado orçamento-participativo. obedecendo ao princípio maior de Direito Público – o da legalidade – que afirma que toda a Administração deve se subordinar à lei. o orçamento de investimentos e o orçamento da seguridade social Finanças Públicas Segundo R. por sua vez. que opina na feitura do orçamento. dificilmente ela poderia reivindicar uma participação exclusiva. uma das conquistas da luta secular pelo controle efetivo da atividade estatal. orçamentária. as quais naturalmente sofrem diferenciações em cada uma das comunidades ouvidas. Legislativo independentemente do fato de que elaboração. § 5º compreende: o orçamento fiscal. do ponto-de-vista material. em seu art. visto que o alcance efetivo das ações sempre dependerá do desempenho econômico e das decisões políticas que venham ou não a viabilizá-lo.LDO (instrumento de planejamento de curto-prazo) e a Lei Orçamentária Anual . Também se prende ao princípio do dever de boa administração. associações.

as empresas públicas e sociedades de economia mista em que a União. gerencie ou administre dinheiros. também. os Fundos. 159 da CF e refinanciamento da dívida externa. direta ou indiretamente. abrange as empresas públicas e sociedades de economia mista em que a União. Autarquias. mediante controle externo e pelo sistema de controle interno de cada Poder. arrecade. guarde. direta ou indiretamente. Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública que utilize. utilizando-se da classificação proposta por José Afonso da Silva . segundo as diretrizes estabelecidas pela LDO. será exercida pelo Congresso Nacional. não integrantes do Programa de Trabalho dos Órgãos e Entidades mencionados. Parágrafo único. quer sejam da Administração Direta ou Indireta. bens e valores públicos ou pelos quais a União responda. abrange. transferências para aplicação em programas de financiamento atendendo ao disposto na alínea "c" do inciso I do art. mas que se relacionem com as referidas ações. 165 da CF. A proposta da LOA – Lei Orçamentária Anual compreende os três tipos distintos de orçamentos da União. e c) Orçamento de Investimento das Empresas Estatais: previsto no inciso II. ou que." Para melhor entender este dispositivo. os demais subprojetos ou subatividades. é de grande importância distinguir formas. Leis orçamentárias O orçamento anual visa concretizar os objetivos e metas propostas no PPA.das entidades da Administração direta e indireta. tendo em vista o disposto no art. economicidade. b) Orçamento de Seguridade Social: compreende todos os órgãos e entidades a quem compete executar ações nas áreas de saúde. inclusive as especiais e Fundações instituídas e mantidas pela União. tipos e sistemas de controle. legitimidade. bem como os fundos e fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público. Órgãos. previdência e assistência social. quanto à legalidade. em nome desta. à luz do direito positivo estatal brasileiro. a saber: a) Orçamento Fiscal: compreende os poderes da União. parágrafo 5º do art. compreende. pagamentos de serviços prestados. aplicação de subvenções e renúncia de receitas. 194 da CF. Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas Classificação orçamentária é a organização do orçamento segundo critérios que possibilitam a compreensão Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 78 . detenha a maioria do capital social com direito a voto. assuma obrigação de natureza pecuniária. ainda. detenha a maioria do capital social com direito a voto e que recebam desta quaisquer recursos que não sejam provenientes de participação acionária.

Da Receita: classificação por categorias econômicas e por grupo de fontes.geral das funções deste instrumento. Liquidação: é a verificação do implemento de condição. verificação objetiva do cumprimento contratual. Empenho: é o ato emanado de autoridade competente que cria para o estado obrigação de pagamento. Pagamento: é a emissão do cheque ou ordem bancária em favor do credor. Lançamento: é a relação individualizada dos contribuintes. arrecadação e recolhimento. liquidação e pagamento. o valor e o vencimento do imposto de cada um. discriminando a espécie. classificação funcional programática e de natureza da despesa. No modelo orçamentário brasileiro são observadas as seguintes classificações: Da Despesa: classificação institucional. ou seja. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 79 . Arrecadação: é o momento em que os contribuintes comparecem perante aos agentes arrecadadores a fim de liquidarem suas obrigações para com o estado. propiciando informações para a administração. pendente ou não de implemento de condição. Recolhimento: é o ato pelo qual os agentes arrecadadores entregam diariamente ao Tesouro público o produto da arrecadação. Os estágios da receita são: lançamento. a gerência e a tomada de decisões. Os estágios da despesa são: empenho.

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