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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO * Protocolo recepção de documentos * Classificação, codificação e catalogação de papéis e documentos * Noções sobre patrimônio, cadastro e convênios * Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais * Relações Humanas no Trabalho. 6. Normas específicas para redação de correspondência oficial * Organização de arquivo. 8. Princípios para atendimento ao público * Noções de Administração Financeira, Organização, Sistemas e Métodos, Logística, Materiais e Recursos Humanos * Noções de Orçamento e Finanças Públicas * Leis orçamentárias * Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas

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divulgação e distribuição. a sua reprodução. sujeitando-se os infratores à responsabilização civil e criminal.O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo do aluno que efetuou a compra no site. endereço. sendo vedada. por quaisquer meios e a qualquer título. É vedado. O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo de sendo vedada. o fornecimento de informações cadastrais inexatas ou incompletas – nome. constam do texto apresentado em formato de código de barras. divulgação e distribuição. também. cujo nome e dados de I. O descumprimento dessas vedações implicará na imediata ação por parte de nosso conselho jurídico. cópia. qualificando assim o ato de falsidade ideológica. por quaisquer meios e a qualquer título.P. a sua reprodução. email .no ato da compra. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 4 . cópia.

encaminhamento e controle de documentos funcionais .C. do passado Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos: a) necessidade prática de incrementar a eficiência governamental. eram transferidos para museus e bibliotecas. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. c) razões de interesse pessoal. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. ainda que classificados como manuscritos históricos. b) proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos. manuscritos e peças de museus. c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor. filmes cinematográficos.Classificação. O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). b) motivos de ordem cultural. por exemplo. Entretanto. Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece. surgindo daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico.Preenchimento. A finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Em nível governamental. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. Em meados do século XIX começa a desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da história. até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Nos séculos V e IV a. O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos. quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento de funções específicas. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. que objetivando a aniquilação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitos feudais e privilégios. visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de cultura. especialmente na França. para eliminação. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 5 . cadastro e convênios . os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). criaram um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividade principal era separar. uma empresa. Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade.Organização de arquivo Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. ao lado de livros. se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada – como por exemplo os de uma igreja. escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário).Protocolo recepção de documentos . Quando não atendiam mais a essa exigência. codificação e catalogação de papéis e documentos Noções sobre patrimônio. Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico: a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos. podem ser considerados arquivos. todos os documentos alusivos a tais direitos e privilégios. ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados arquivos. Assim. Documentos escritos.

Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 6 . e sua função é a de tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. slides. para os fins desta lei. Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. são aqueles constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados. no decorrer de suas atividades. CD-ROM – e que. Arquivos de terceira idade. num arquivo permanente. intermediários ou limbo. que se conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. merecem tratamento especial.Schellenberg).” (T. sem mutilação. organização ou firma. modificação ou destruição de parte deles. centralizando as atividades de arquivo corrente.Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu. O art. uma organização adequada. Arquivos de segunda idade. bem como por pessoa física. Ou ainda. Estes são os arquivos propriamente ditos. “os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor. assim o definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo. pode-se definilos como. Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. segundo Sólon Buck. Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva. conseqüentemente. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. fitas. Os arquivos setoriais (núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. cumprindo funções de arquivo corrente. 2º da Lei 8. por esta razão. ativo ou de movimento são aqueles constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso. ex-arquivista dos EUA.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram-se arquivos.” Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração. O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias. em decorrência do exercício de atividades específicas. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios. arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. discos. deve-se ainda guardá-los na sua totalidade. mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito. de custódia ou permanentes são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa.” Estágios de sua evolução Arquivos de primeira idade. Natureza dos documentos Podem ser especiais e especializados. disquetes. são também chamados de “limbo” ou “purgatório”. A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e. Por isso. instituições de caráter público e entidades privadas. corrente.R.

a contar da data de sua produção. Será oficial a que cuidar de assuntos de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade. sonoros (discos e fitas audiomagnéticas). estantes ou escaninhos. por qualquer forma. por sua natureza. arquivos de engenharia. Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração. informáticos (disquetes. requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação.: arquivos médicos.997 Correspondência É toda forma de comunicação escrita. determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso. Poderá o Poder Judiciário. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Art. São os memorandos. telegramas e cartas. produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas. Será particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituição. filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas). a contar da sua data de produção. Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. devam ser de conhecimento restrito e. Gênero (característica) Podem ser: escritos ou textuais. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos. sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 7 . por isso. por igual período.São sigilosos os documentos que. externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de uma entidade e pessoas físicas. os arts. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos. por uma única vez. independentemente da forma que apresentem. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. HD.134 de 24 de janeiro de 1. Tipo de Arquivamento Pode ser horizontal ou vertical. da vida privada.documentos resultantes da experiência humana num campo específico. circulares. Contrário sensu. desenhos. A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto nº 2. gravuras). CD-ROM). A correspondência pode ainda ser oficial e particular. bem como em caixas. da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. Parágrafo único. Ex. cartográficos (mapas e plantas). restringir o disposto neste artigo. 23. 24. micrográficos (rolo. 23 e 24 da Lei 8. microficha. jaqueta). como ofícios.159 estabelecem: Art. arquivos técnicos. podendo esse prazo ser prorrogado. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. em qualquer instância. Em nossa legislação. despachos. iconográficos (fotografias. Natureza do Assunto (característica) Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a.

Em síntese. Daí surgiu o princípio da proveniência. O bibliotecário. permitindo sua rápida consulta. da arquivística e da informática. Diferenciação entre biblioteca e arquivo As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. enquanto as bibliotecas são colecionadores. exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa. Faz o seu julgamento em relação às demais peças. quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação. pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens. o arquivista não o faz tomando por base partes do material. Centros de documentação ou informação Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia. os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto. os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. destruiuse muito do seu valor de prova. o centro de informações tem por finalidade coligir. Além disso há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um e outro caso. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais. Os arquivos são órgãos receptores. sendo o seu campo bem maior. em relação à inteira documentação. armazenar. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de. de conjuntos de documentos. resultante da atividade que a produziu. selecionar e disseminar toda a informação. um relatório ou qualquer outro documento. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta. ao contrário. pesquisa e consulta. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado. isto é. pode empregar qualquer sistema de classificação. Por isso. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 8 . sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. no arranjo de seu material.dispostos uns atrás dos outros. Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística. avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. mas o valor de determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. que consiste em peças avulsas. Como já foi visto. Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial. ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias. ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. A essência da documentação deixou de ser o documento. resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas anteriormente. por carência de informações. classificar. O bibliotecário. para ser a informação em si mesma.

e concorrer para a destinação adequada dos mesmos. b) análise dos dados coletados. os documentos mais valiosos são os que se referem às origens. à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão. Geralmente. e aos seus programas essenciais. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição. da maneira mais eficiente e econômica possível. caso contrário. deverão ser descartados. A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. Os documentos são eficientemente administrados quando: a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão. enquanto que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis. Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente. lutando para limitar sua criação. b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. mais difícil se torna administrá-los. Quanto mais importantes ou valiosos. Os documentos de importância são difíceis de ser retirados de circulação uma vez terminado seu uso corrente. recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário. nos arquivos de custódia. A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos. muitas vezes. ou ao “limbo” de um depósito intermediário. As orientações neles continuam. o arranjo original. são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente. a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados. tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes. c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades. 1 Recolhimento é a transferência de documentos para o arquivo de custódia. fiscal) dos documentos deixe de existir. Assim que o valor primário (administrativo. Os documentos importantes. porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos. de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador. Os que fixam uma política nem sempre podem ser identificados como tal. ou ao “céu” de um arquivo permanente. c) planejamento. Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes.Organização e Administração de Arquivos Correntes A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores da documentação recolhida1. a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins. quando já se tornou obscura a sua identificação. A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases: a) levantamento de dados. 9 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . lembrando que é um dos princípios básicos da arquivística conservar. depois que tenham servido a seus fins. além disso. legal. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. Logo. sendo comum fazer-se essa separação após perderem os documentos o valor para as operações correntes. em vigor. Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. quando são inicialmente expedidos.

Planejamento Para que um arquivo. Centralização Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local. volume e estado de conservação do acervo. o equipamento (quantidade. controle de empréstimo de documentos. distribuição. que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior.d) implantação e acompanhamento. mas também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento. Levantamento de Dados O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. Posição do arquivo na estrutura da instituição Recomenda-se que seja a mais elevada possível. o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. arranjo e classificação dos documentos. Além dessas informações. freqüentemente designado Protocolo e Arquivo. permanente) possa cumprir seus objetivos. meios de comunicação disponíveis (telefones. registro. nível de escolaridade. proteção contra incêndio). A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas. de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. enfim. a localização física (extensão da área ocupada. códigos de classificação etc. destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo. Em suas fases intermediária e permanente. Comunicações e Arquivo. formação profissional). normas. modelos. organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. existência de normas de arquivo. manuais. os arquivos devem ser sempre centralizados. condições de iluminação. intermediário. torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. regulamentos. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. os modelos e formulários em uso. salários. tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. regimentos. umidade. ou seja. fax). média de arquivamentos diários. atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. processos adotados para conservação e reprodução de documentos. portanto. em todos os estágios de sua evolução (corrente. ou outra denominação similar. uma constatação dos pontos de atrito. Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece. movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. as espécies de documentos mais freqüentes. estado de conservação das instalações. nítida Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 10 . estado de conservação). existência de registros e protocolos. das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. Análise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura. É preciso analisar o gênero dos documentos. O diagnóstico seria. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos.

facilitativas). uma vez extinta a unidade administrativa. leva-se em conta o valor comprobatório dos mesmos. são classificados pela função – separando-se a função substantiva (fins) da auxiliar (meios. Deverá ser aplicada em nível de departamento. por si só. Essa coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. e b) bem arquivados. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam: a) bem classificados. que exercerá funções normativas. Na avaliação de documentos públicos. distinguindo-se a documentação importante da secundária – então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição. E se. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial. mantendo-se o arquivo junto a cada departamento. orientadoras e controladoras. quando necessário. Escolha de métodos de arquivamento e classificação O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. uma Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 11 . o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contêm da organização e da função. constituição de conjuntos arquivísticos mais completos. de forma a determinar normas específicas de operação.delimitação de responsabilidades. seletivamente. Quanto aos sistemas de arranjo. estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho. é um grande ato de classificação. treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. redução dos custos operacionais. a política da executiva. economia de espaço e equipamentos. podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento. promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. • Descentralização das atividades de controle e dos arquivos Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. Se a classificação dos documentos visa a refletir a organização. além disso. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios: • Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos. Sistemas de registro O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries. No tratamento dos documentos concernentes à organização e funcionamento. Descentralização A descentralização. Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do órgão. segurança e eficiência são imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação. pode-se removê-los para uma destinação adequada. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. ou em geral. dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. também denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.

Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa. de referência e similares. No serviço de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. A característica essencial do sistema. ser classificados de acordo com esta (vide Resolução nº 143 do CONARQ que trata da Classificação. Os documentos públicos podem ser classificados em relação à organização e podem ser descentralizados. temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública. que veremos mais adiante. pois resultam de uma função. Indicam a ordem dos documentos em cada série. c) o assunto dos documentos.O sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentário. os documentos de um serviço são guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos são colocados juntos. Essas unidades são registradas numericamente na ordem em que se acumulam. ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. os documentos públicos devem ser classificados em relação à função. atividades e atos). Entretanto. e fazem-se índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave é o número das unidades de arquivamento. Temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública – que por ser muito extensa não foi reproduzida aqui)4. Atribuem-se-lhes números consecutivos. Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). desde que as repartições que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separáveis. com notação pura Recomendamos a leitura dessa resolução para efeito de familiarização com os diversos procedimentos arquivísticos 12 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . são usados em relação à função e devem. é o registro. Em vista disso. Num sistema de registro mais aperfeiçoado. os métodos de organização podem ser funcional. e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos dos documentos. livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente.constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem registros ou protocolos. o item Pessoal. nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos. o item Correspondência. quer substantiva. portanto. em ordem alfabética. quer auxiliar. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-lembrete. Esses números são a chave para o controle dos documentos em ambas as séries. Na execução de qualquer espécie de atividade. b) a estrutura do órgão que os produz. em ordem cronológica etc. da qual se deriva o seu nome. isto é. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero. organizacional e por assuntos. Por exemplo. Elementos de Classificação Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) a ação a que os documentos se referem (funções. o item Patrimônio pode estar organizado geograficamente. Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento 2. 2 3 4 Não confundir método ou sistema de arquivamento com método de organização definido acima Estabelece classificação. Princípios de classificação Só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento.

Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. Também poderá ser aberta ou fechada. A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. podendo ser alfabética. onde se escrevem as notações. a um terço. as tiras de inserção e outros. Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina. Vide figuras abaixo. Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. as pastas. São as fichas. as guias. Notação é a inscrição feita na projeção. picotada. um quarto ou um quinto. Será aberta quando indicar somente o início da seção e fechada quando indica o princípio e o fim. pela ordenação cronológica. numérica ou alfanumérica. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 13 . Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. O comprimento pode corresponder à metade da guia. Material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo.Escolha das Instalações e equipamentos Equipamento é a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do trabalho arquivístico.

em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo. determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição e para terceiros. existem em âmbito governamental. Devem ser criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicações e emissão de vias desnecessárias.Constituição de arquivos intermediários Os depósitos intermediários só devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. terminologia. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. classificação. uso. de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestão de documentos”: Art. o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondência 14 9 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . distribuição. A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda. informações sobre os arquivos da instituição. Em geral.159. Esse manual deverá incluir organogramas e fluxogramas. Implantação e acompanhamento O manual de arquivo deverá ser elaborado após estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. suas finalidades e responsabilidades. tramitação. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. detalhamento das rotinas etc. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento. Protocolo Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina: Pass Atividades o 1 2 3 4 5 6 7 8 Receber a correspondência Separar a correspondência oficial da particular Distribuir a correspondência particular Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso Encaminhar a correspondência oficial sigilosa Abrir a correspondência ostensiva Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de antecedentes Requisitar ao Arquivo os antecedentes. registro. Gestão de documentos A Lei Federal 8. expedição. elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e consultas). organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. tramitação).

encaminhando-o ao seu destino. data de entrada. em duas vias. número e data do documento.Pass o 10 11 12 13 Atividades Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto. devendo essa passagem ser feita por intermédio do Setor de Registro e Movimentação. espécie. código e resumo do assunto. acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. de acordo com despacho de autoridade competente Expedição Geralmente são adotadas as seguintes atividades: Pass Atividades os 1 2 3 4 5 6 Receber a correspondência Verificar se não faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data. anotando: número de protocolo. procedência. após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas 3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto. rearquivando-as em seguida 4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica 5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos. no original e nas cópias Separar o original da cópias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cópias. anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino 6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos. primeira distribuição 2 Anexar a segunda via da ficha5 ao documento. que o redistribuirá 15 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . e será novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro órgão. ao arquivo 5 Essa ficha será retirada no órgão a que o documento é destinado pelo responsável pelo controle no âmbito desse órgão. se for o caso Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser assim descritas: Pass Atividades os 1 Preparar a ficha de protocolo. juntamente com os antecedentes.

O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto. Método Alfabético (método básico) Método alfabético é o mais simples. É um método direto. Am-Az etc. Na escolha de um método de arquivamento devese levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples. não importa qual seja. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 16 . Notações simples abertas: A. B. Qualquer sistema de arquivamento. respeitadas as normas gerais para alfabetação. as fichas ou pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética. A insuficiência do arquivamento deve-se. pode apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. Ac etc. simples ou compostas. flexível e deve admitir expansões. é preciso antes consultar um índice ou um código. As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas. Nesse método. Alfabético Geográfico Simples Cronológico Numéricos Digitoterminal Básicos Enciclopédico Alfabéticos Dicionário Duplex Ideográficos Decimal Numéricos Unitermo ou Indexação coordenada Variadex Automático Padronizados Soudex Mneumônico Rôneo Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. para se localizar o documento. C Ab.Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. com mais freqüência às falhas humanas do que a falhas do sistema. notações compostas e fechadas: Aa-Al . Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar um índice Sistema indireto é aquele em que. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os documentos devem ser arranjados.

Paulo. John Boy Arquivam-se: Boy. 6. Ricardo Silveira Arquivam-se: Silveira. de. e. Roberto 5. Santo Cristo. 2. Armando (Juiz). Roberto Silveira. Maria. Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita. Os artigos e preposições.: havendo sobrenomes iguais. Silveira. Ricardo d’Ferreira. tais como a. Exemplo: Heitor Villa-Lobos. devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes. não são considerados (ver também regra nº 9) Exemplo: Paulo de Farias. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Rita. Regras de Alfabetação 1. Carl Gustav 9. o. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. d. mas não considerados na ordenação alfabética. Maria José Sobrinho. Maria Obs. uma.Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande. Exemplo: Marco Antônio Neto. Arquivam-se: Antônio Neto. Ricardo. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. um. Exemplo: R. Marques. Silvia Obs. Marco. Freud. Luís São Caetano. Juiz Armando Marques. Sigmund. Maria Filho. Neto. Marília. Carlos.: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de descrição. 8. Juvenal Cavalcante. Rosana. Nos nomes de pessoas físicas. São Caetano. John. Farias de. Pedro. Carl Gustav Jung. Júnior. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. Sílvia 3. Heitor. Capitão Silva Mozila. Jung. Arquivam-se: Albuquerque d’. 4. Walmir. Silvia Maria Filho. Ferreira d’. Pedro Lima Arquivam-se: Cavalcante. do. Praia Vermelha. Os sobrenomes formados com as palavras Santa. Lima. Carlos Montes Altos. Exemplo: Rita Guimarães. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Maria Silveira. Ricardo. São colocados após o nome completo. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. José Sobrinho. Mozila. Rosana d’Albuquerque. Arquivam-se: Helena. Villa-Lobos. Maria (Doutora). salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11). Exemplo: Doutora Maria Helena. Silveira. Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome. Exemplo: Walmir Santo Cristo. Sílvia. Denise. entre parênteses.. Morro Azul. Marília Morro Azul. Guimarães. Silveira. 17 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . Juvenal. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. Exemplo: Sigmund Freud. Sílvia Praia Vermelha Arquivam-se: Montes Altos. Luís. R. 7. Os títulos não são considerados na alfabetação. prevalece a ordem alfabética do prenome. Silveira.

1º Congresso de Odontologia Arquivam-se: Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). reuniões. Esteban De Penedo. Exemplo: Li Xian Xin. seção.Exemplo: Guilio di Capri. os números arábicos. assembléias e assemelhados. Os nomes orientais – japoneses. superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Francisco de Pina de Mello. As regras de ordenação podem ser adotadas segundo critério de letra por letra ou de palavra por palavra. 3 (Três) M do Brasil Essas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização. Esteban. A Colegial. Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). Francisco de. José de. Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 18 . conferência. entre parênteses. Nos títulos de congressos. Os nomes de firmas. Antonio de los Rios Arquivam-se: Arco y Molinero. Antonio de los 11. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Canto dos Frades. Embratel. Li Yutang Arquivam-se: Li Xian Xin. para facilitar a ordenação. Canto dos Frades. no critério letra por letra não se consideram os espaços entre palavras. Canto Raiado. Exemplo: 3M do Brasil. Li Yutang 12. TELERJ . que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. Guilio di. que corresponde ao sobrenome de família do pai. Fábrica Estrela de 4 pontas. os artigos e preposições que os constituem. Exemplo de critério letra por letra: Canto dos Cisnes. Library of Congress (The) 13. gerência. chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Cantoneira Alegre Como se pode observar. Exemplo: Gerência de Atendimento da TELERJ. Congresso de Odontologia (1º) 14. Canto Raiado Exemplo de critério palavra por palavra: Canto dos Cisnes. Fundação Getúlio Vargas. Charles Du Pont Arquivam-se: Capri. The Library of Congress Arquivam-se: Colegial (A). Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como e apresentam. Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo). Angel Del Arco y Molinero. De Penedo. Superintendência Financeira da TELERJ Arquivam-se: TELERJ – Gerência de Atendimento.Superintendência Financeira 15. empresas. Admite-se. desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras. Oviedo y Baños. Charles 10. Du Pont. Pina de Mello. porém. consideradas uma após a outra. não se considerando. Angel Del. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor. Rios. para fins de ordenação. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. departamento. Madeiras Cachoeira dos 4 Arquivam-se: Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. Exemplo: III Conferência de Cirurgia Cardíaca. Cantoneira Alegre. Fundação Getúlio Vargas. Exemplo: José de Oviedo y Baños. Exemplo: Embratel.

Exemplo: Araçatuba – SP – Luiz Carlos São Mateus – ES – Maria Augusta Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva Arquivam-se: Araçatuba – SP – Luiz Carlos Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva São Mateus – ES – Maria Augusta É necessário que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar. O método geográfico é direto e de fácil manuseio. seguido da capital e do correspondente. as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. cidade e correspondente (quem enviou a correspondência) Quando se organiza um arquivo por estado. não havendo destaque para as capitais. Sua desvantagem é a de exigir duas classificações. Entretanto. Exemplo: Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima Arquivam-se: Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Nome da cidade.procedência ou local. deve-se ordená-las alfabeticamente. alfabeta-se em primeiro lugar o país. pois exige a consulta a um índice alfabético. Método numérico simples O método numérico simples é um método indireto. Nesse método atribui-se a cada entrada uma numeração seqüencial sem qualquer preocupação com a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 19 . entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. Quando se trata de correspondência com outros países. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: Nome do estado. não seguirá a ordem alfabética. estado e correspondente Como a principal chave é a cidade. após as respectivas capitais dos países a que se referem. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. logicamente.

que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma. obrigando duplicidade de pesquisa. Além disso. M3 e. Numera-se o documento e não a pasta. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento. são lidos da direita para a esquerda. será necessário um registro para controle da numeração utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse método. será lido 23. Método numérico cronológico Nesse método. além da ordem numérica deve-se observar a data. b) numera-se cada correspondente eventual. arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabética. unitermo ou indexação coordenada. Método ideográfico alfabético enciclopédico Exemplo: Cursos Especialização Formação Pós-graduação Doutorado Mestrado Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 20 . formando pares. a notação das pastas miscelâneas seria M-1. Os documentos são numerados seqüencialmente. precedido da letra M (de miscelânea). Métodos por assunto (ideográficos) Os alfabéticos podem ser enciclopédico ou dicionário. No primeiro caso. Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto.ordenação alfabética. passando a ser chamado daí em diante de processo. Essa pasta miscelânea pode ser organizada segundo dois critérios distintos: a) numeram-se somente as pastas. Tal método tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados. M-2. Depois de autuado. Nesse método pode-se ainda reaproveitar uma numeração que venha a vagar. As vantagens desse método são maior grau de sigilo.423. os quais receberão o número da pasta. duplex. decimal. M11-20. por ser mais fácil de lidar com números do que com letras. também é possível o reaproveitamento de numeração. o documento é colocado em uma capa de cartolina.14.83 Quando o número for composto de menos de seis dígitos. no segundo caso. mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números. É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea. cujo elemento principal de identificação é o número. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas miscelâneas. Nesse método. M1-10. Método Dígito-terminal Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos. menor possibilidade de erros. desde que seja da mesma data. serão colocados zeros à sua esquerda para fins de complementação. É um método adotado em quase todas as repartições públicas. M21-30 etc. os numéricos. dispostos em três grupos de dois dígitos cada um. Exemplo: o número 831. arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenação alfabética.

que é facultativa. A parte inteira do número é composta de três algarismos. partindo-se do geral para o particular. Um bom exemplo de classificação decimal pode ser encontrado na resolução nº 14 do CONARQ. Cada classe é subdividida em nove subclasses e uma décima para generalidades. Exemplo: 0 Administração Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho Aplicada à educação 1-2 Ciência política 1-3 Administração 1-4 Economia Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes. Método ideográfico numérico – decimal Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey.Pesquisas Administração Ciência política Economia Método ideográfico alfabético dicionário Cursos de doutorado Cursos de especialização Cursos de formação Cursos de mestrado Cursos de pós-graduação Pesquisas de administração Pesquisas de ciência política Pesquisas de economia Método ideográfico numérico – duplex Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice alfabético remissivo. divisões. A parte decimal. Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos. pode ter um. e a seguir. São portanto métodos indiretos. Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de classificação o que não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição. subgrupos. sucessivamente. três ou mais algarismos. subseções etc. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 21 . cuja classificação divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não podem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. dois. grupos. as dez seguintes. subclasses. e assim sucessivamente. As dez primeiras divisões são denominadas classes.

O número de registro é transcrito nas fichas correspondentes às palavras-chaves escolhidas para sua identificação. Uma vez numerado. um número em ordem crescente (número de registro). que servirão posteriormente como chave de pesquisa. O método consiste em se atribuir a cada documento. Assembléia extraordinária Foi realizada no salão vip do Hotel Marina. sonoros e outros arquivos constituídos de documentos especiais. de acordo com sua entrada no arquivo.Método ideográfico unitermo (ou indexação coordenada) Vem sendo utilizada com grande êxito nos arquivos especiais e especializados. Esse método é recomendado para arquivos fotográficos. Métodos padronizados Dentre os métodos padronizados. ou grupo de documentos. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 22 . na coluna cujo algarismo coincidir com o final do número atribuído ao documento. como mostra o exemplo a seguir: Nº 0012 Assembléia Extraordinária Palavras-Chave / descritores Resumo: Assembléia extraordinária Greve para deliberar sobre a continuidade da greve Metalúrgicos promovida pelos metalúrgicos de todo país. Sua finalidade é identificar e localizar o documento quando solicitado. através da análise do documento são identificadas as palavras-chave ou descritores. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-índice. dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. para cada palavra-chave prepara-se uma ficha. em 13 de março de 1936 1936. como no exemplo a seguir: Greve: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 210 311 172 063 04 135 006 017 008 099 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 320 421 232 0173 134 235 026 417 098 149 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 450 461 252 0243 244 465 236 317 128 439 0 0 530 531 Metalúrgicos 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 120 411 212 003 004 145 016 127 018 199 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 340 521 322 0193 144 245 345 527 108 239 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 530 631 512 0283 234 475 575 427 138 399 Pelo exemplo acima pode-se concluir que há duas fichas que contêm as palavras-chave Greve e Metalúrgicos: a 0004 e a 0530. A seguir. o mais conhecido é o automático. Hotel Marina na praia do Leblon.

por intermédio da leitura. Nesse método trabalha-se com uma chave constituída de cinco cores. Métodos padronizados – soundex Para os arquivos alfabéticos onomásticos. do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. codificação. onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a primeira. de grandes proporções.Métodos padronizados – automático Nesse método os papéis são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto. para evitar que depois de numeradas as divisões sejam alteradas. Métodos padronizados – rôneo e mnemônico Não trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos. As unidades de arquivamento são assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica. a existência de antecedentes. estudo. previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Inspeção Consiste no exame. sucessivamente. Métodos padronizados – variadex Esse método é uma variação do método alfabético. Dessa forma.foi inventado o sistema soundex. classificação. ao invés de o serem pela seqüência estritamente alfabética. Nesse método é possível reduzir a incidência de erros de arquivamento muito comuns no método alfabético. Etapas de arquivamento São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção. Estudo Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída. Método alfanumérico Esse método não é considerado básico nem padronizado. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al =2 Am-As =3 E assim. ordenação e guarda dos documentos. sem levar em conta se a grafia é ou não a mesma. como a localização de documentos. Usam-se notações fechadas. bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas. Nesse método são utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento. segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por código. em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores da chave. Esse método trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto. O código baseia-se no som das consoantes dos nomes. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 23 .

E. avaliação. faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. O custo da manutenção de tais papéis vai além das posses da mais rica nação. assinatura de quem retirou e do arquivista responsável pelo empréstimo. aos órgãos que os receberam ou produziram. o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. por empréstimo.Classificação Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo. aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores. podendo ser renovados mediante sua apresentação no Arquivo. Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês. Além disso. Torna-se impossível prover espaço para armazená-los. que ficará no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossiê. Deverá ser utilizada a guia-fora. os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam úteis à pesquisa erudita. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada. redução de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruição imediata. Um instrumento de destinação pode servir a vários fins. legal ou fiscal. A microfilmagem. nome de quem retirou e sua unidade administrativa. seleção e eliminação O governo não pode conservar todos os documentos produzidos em conseqüência de suas múltiplas atividades.433/68. Para maiores informações vide art. A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser julgada tão-somente pela exatidão de suas determinações. Para facilitar sua cobrança. Podem visar tão-somente à identificação de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 24 . O destino de um documento pode ser a transferência para um depósito de armazenamento temporário (record center) ou para um arquivo de preservação em caráter permanente. índice da pasta. Ordenação É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. bem como pessoal para cuidar dos mesmos. o recolhimento para um arquivo de custódia permanente. só é proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que justifique a despesa. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. consultar Resolução nº 14 do CONARQ. Para informações adicionais. Codificação Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado. é lógico. Guarda dos documentos É o arquivamento propriamente dito. § 2º e art 2º da Lei 5. A transferência para um depósito temporário presume valor para um futuro uso administrativo. 1º. Análise. sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias. que poderá ser organizado em diversas modalidades. dado o seu alto custo. na mesma linha hierárquica. Empréstimo e consulta Documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos. deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua followup para controle de prazos.

Todos esses instrumentos de destinação são atos normativos. Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente. Quando se faz um contrato para venda desses papeis. deve-se incluir uma cláusula proibindo a sua revenda como documento. a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econômico. de forma sucinta. Uma vez determinada a eliminação de documentos. e somente como finalidade secundária a facilitar a sua remoção e descarte. podem. os quais devem conter. Salvo em circunstâncias excepcionais. porém. natureza dos documentos e quantidade. A incineração – processo condenado –. tem estreita ligação com as práticas de destinação. pois muito do valor daqueles deriva de sua relação com a própria função. pois. quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano. O teste de eficiência de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela incluídos serem removidos e eliminados no fim dos períodos de retenção recomendados. Essas tabelas normalmente são aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminação dos mesmos. A triagem ou escolha das pastas. Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um órgão e indicar o destino que se deva dar a cada um deles. em geral. ser eliminados segunda esta. bem como a indicação do instrumento de destinação que autoriza a destruição. como uma preliminar para a sua exata identificação nos instrumentos de destinação. não deve ser adotada. em primeiro lugar. Contudo. quer pelo aumento do índice de poluição que provoca. ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentação. São. portanto. De fato.corpos de documentos acumulados num órgão do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. As decisões para se destruir documentos devem ser finais e irrevogáveis. quer pela impossibilidade de reciclagem do papel. a facilitar o seu uso em atividades correntes. Os documentos devem ser classificados visando. se os documentos forem devidamente classificados em relação à função. A classificação. Um instrumento de destinação pode também ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. é um processo de alto custo. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se “plano de destinação” ou “tabela de temporalidade”. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destruídos depois de terem servido ao uso corrente. A remoção ordenada e o descarte de grande quantidade de papéis inúteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. seja a eliminação. Um documento feito com esse objetivo chama-se “tabela de descarte”. A maceração ou qualquer outro tratamento é sempre aconselhável quando se tratar de documentos confidenciais. Os documentos selecionados para eliminação normalmente são vendidos como papel velho. Um documento preparado com esse objetivo chama-se “lista de descarte” ou “lista de eliminação”. os documentos não devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinião mediante verificação de falta de uso dos mesmos. os documentos podem ser: Permanentes vitais ◊ aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importância Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 25 . seja a transferência para um arquivo de custódia permanente. podendo. datas abrangentes. a identificação dos conjuntos documentais. um importante instrumento de administração. maceração etc. devem ser preparados os termos de eliminação correspondentes. Valor dos documentos Em relação ao seu valor. a menos que uma boa parte dos documentos que estão sendo examinados possa ser separada para descarte.

pela informação que contêm. de modo geral. há que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram. jamais poderá produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentação do órgão. Permanentes ◊ são os que. não devem ser feitas tomando-se por base parte da documentação e não importa quão bem concebido e bem executado seja um programa histórico. Os valores inerentes aos documentos devido à informação que contêm serão chamados de valores “informativos”. Temporários –> quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento. coisas ou fenômenos. ao desenvolvimento e ao funcionamento de um órgão – documentos probatórios ou demonstrativos. Todos os arquivistas admitem que o mínimo a ser guardado são os documentos sobre a organização e o funcionamento. por quem e com que resultados?”. a pessoas (físicas e jurídicas). em um corpo de documentos relativamente pequeno. com que o órgão governamental haja tratado. do que pela informação que apresentam sobre pessoas Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 26 . em todos os seus numerosos e complexos setores. menos pela prova que oferecem da ação do governo. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa. A informação pode relacionar-se. para a própria entidade onde se originaram os documentos. todos os documentos essenciais relativos à origem. entidades. e valores secundários. Valores Informativos Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas e não da informação ali existente sobre as próprias repartições. Valores probatórios Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a sua organização e de como funcionava. coisas. Distinção entre valores primários e secundários Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias: valores primários. para outras entidades e utilizadores privados. sabendo-se que os dois tipos de valores não se excluem mutuamente. que contêm o testemunho da existência e das atividades do órgão. Distinção entre valores probatórios e informativos Pode-se determinar mais facilmente os valores secundários de documentos oficiais se os analisarmos em relação a dois aspectos: a) a prova que contêm da organização e do funcionamento do órgão governamental que os produziu. não se deve reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer. um arquivista pode reunir. Mediante uma seleção criteriosa de vários grupos e séries. ou seja. “como era conduzido. Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova da organização e função. problemas. e b) a informação que contêm sobre pessoas. Para efeito probatório deve-se procurar responder as seguintes perguntas: “o que era o negócio?”. condições etc. devem ser conservados indefinidamente. todos os fatos de importância sobre a existência de um órgão.vital para a organização. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções serão chamados de valores probatórios.

Os arquivistas de diversos países estabeleceram datas-limite antes das quais propõem que todos os documentos sejam conservados. Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista não leva em consideração a origem dos documentos – que órgão os produziu. ou c) muitos fatos são apresentados sobre matérias diversas – pessoas coisas e fenômenos (informação diversa). as dos pesquisadores e do público em geral. São eles: a) unicidade. usá-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecânicos ou eletrônicos. O teste de importância relaciona-se a fatores imponderáveis – a matérias que não podem ser avaliadas com real certeza. 1861. aplicado à informação. Em geral. Os testes de unicidade e forma. se os documentos vão ser preservados num arquivo. situações. referem-se a fatores ponderáveis – a assuntos que são passíveis de ser avaliados na base de fatos que não deixam dúvidas. quanto a unicidade dos documentos que contêm a informação. Na Alemanha é o ano de 1700. que não os próprios criadores. na Inglaterra. condições. o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informação nos documentos. é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. e na Itália. por mais indefinidas que sejam. significa que a informação contida em determinados documentos oficiais não será encontrada em outras fontes documentárias de forma tão completa e utilizável. pois. 1830. coisas e propriedades que deram origem a competente ação. os documentos que representam concentração de informação são os que mais se prestam à preservação arquivística. Antes de aplicar o teste da importância. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 27 . onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil. b) muitos fatos são apresentados sobre algumas pessoas. na França.determinadas. à adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos. ou de que atividades resultaram. ao contrário. A informação pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos são apresentados em dado documento sobre muitas pessoas. pois os arquivos quase sempre têm problemas de espaço para a guarda de documentos. O arquivista alemão Meissner formulou a máxima “a idade avançada deve ser respeitada” nos documentos. e c) importância. coisas ou fenômenos (informação intensa). por coincidência histórica. O interesse aqui reside na informação que contêm. devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros. Para determinar se um corpo de documentos é a única boa fonte de informação sobre um dado assunto. o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. eventos. 1750. Unicidade Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informação. Importância O arquivista presume que sua primeira obrigação é a de conservar a documentação que contenha informação que satisfará às necessidades do próprio governo. O termo “unicidade”. A data italiana corresponde aproximadamente. coisas ou fenômenos (informação extensa). Há alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. A condição física é importante. iniciada em 1861. e depois disso. e b) a forma dos documentos. A informação é obviamente única se não pode ser encontrada em outro lugar. O termo forma aplicado aos documentos e não à informação neles contida refere-se à condição física dos documentos oficiais. b) forma. Forma Ao aplicar o teste forma. problemas.

ao apreciar os valores informativos dos documentos. com a terra na qual vive. naquela de selecionar.Documentos relativos a pessoas . O segundo é selecionar um certo número de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo. Um arquivista. dois princípios podem ser adotados: a) o de seleção especial. cômputo de médias e probabilidades. O primeiro é selecionar aqueles que representam concentrações de informações. interessam principalmente aos historiadores. o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentação do órgão que os produziu. porque tratam de um acontecimento ou ação importante ou significativa. Se os fenômenos são antigos. porque contêm dados que são representativos ou ilustrativos do todo. deve-se aplicar o princípio da seleção especial. isto é. que alguns documentos são selecionados para preservação. tais como formulários de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informação extensa. episódios ou acontecimentos importantes. dois critérios são possíveis. intensa ou diversa. Conclusões A avaliação de documentos não deve se basear em intuição ou em suposições arbitrárias de valor. economistas ou estudiosos de administração. fundamentalmente. e b) o de amostra estatística. ou porque contêm dados considerados próprios para um estudo de condições sociais e econômicas específicas. em forma concentrada. o arquivista deve levar em consideração a documentação total em conexão com o assunto a que se refere a informação. não possui. adotado no início do século XX. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas. um número limitado de processos sobre indivíduos. e só depois de feito isto deverá entrar no reino do imponderável. Documentos relativos a coisas No estudo dos documentos sobre coisas. previsões. Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econômicos. Entre as coisas. ou que sejam suficientes para esclarecer os fenômenos investigados. baseada na análise total da documentação relativa ao assunto a que se referem os documentos em questão.seleção especial e amostra estatística Na seleção de documentos. Esse princípio significa. É bom distinguir-se imediatamente esse princípio do princípio de amostragem estatística. ordinariamente apreciará os documentos principalmente por seu valor ou interesse histórico. os valores a serem considerados são os que derivam da informação que contêm ore as próprias coisas e não da informação sobre o que acontece às coisas. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 28 . simplesmente. Igualmente. Na última alternativa. tendo em vista a informação que contêm sobre pessoas. se novos. o ser humano se preocupa. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatórios dos documentos. As técnicas de coleta. aos sociólogos. não importa qual seja sua experiência. A análise é a essência da avaliação arquivística. de correlação de dados. curvas e compilação de númerosíndices são técnicas altamente especializadas. para retenção. Deve ser. Documentos relativos a fenômenos O termo fenômeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Este último. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questão contém informação única e se apresenta uma forma que o torne útil como uma fonte de informação. ao contrário. classificação e análise estatística. em geral. requer um conhecimento do método que o arquivista. parte de uma disciplina distinta.

tornando necessária a transferência periódica das informações para outros suportes. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operação. que assegure o valor probatório dos registros contidos em suportes informáticos. o processo de microfilmagem é de alto custo. Como esse processo é mais trabalhoso. Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM – Computer Output Microfilm. saída direta do computador para a microficha. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. Entende-se por microfilmagem de substituição a que incide sobre documentos de guarda temporária.433/68 regula a matéria. No Brasil. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. jaqueta ou microficha. dois: a) reduzir o seu volume. Também são gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para consulta. baixa durabilidade dos materiais empregados. obsolescência. O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. a Lei 5. em prazos de quatro a cinco anos. exigindo. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. através da fita spool. no Brasil.400 documentos de formato A4.Microfilmagem Os objetivos da microfilmagem de documentos são. Tecnologia da Informação Os avanços tecnológicos. assim. ou seja. falta de padronização na fabricação de equipamentos e suportes. devendo-se. apresentam alguns problemas que merecem reflexão e exigem soluções dentro de curto espaço de tempo: falta de respaldo legal. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 29 . Entretanto. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. a proximidade das informações. Filme (rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. com vistas ao aproveitamento de espaço. em geral. e os documentos a serem microfilmados devem ter características físicas que se prestem à filmagem. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados. ao lado das vantagens que oferecem. dos equipamentos necessários à leitura das informações armazenadas. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples – unicamente para a leitura – ou conjugados (leitoras/ copiadoras) – para a leitura e cópia em papel. sopesar esse custo contra o da preservação dos documentos na forma original. sem passar pelo papel. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. São gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e uma cópia (diazo) para consulta. b) garantir a sua durabilidade. As microformas podem apresentar-se em três modos: filme. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. por isso.

Transferência e recolhimento são feitos em razão da freqüência de uso e não do valor do documento. Os documentos passavam diretamente de um a outro estágio.Transferência e recolhimento Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no art. cujo acervo é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente. deve-se observar alguns preceitos básicos: primeiro. por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo. Com o aumento da massa documental. Essas transferências também ocorrem para áreas de custo reduzido. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 30 . embora um centro intermediário possa tomar tais encargos. a fim de facilitar sua avaliação. as descrições. acompanhadas dos índices que lhe sejam pertinentes. de valor e sem valor – ao se iniciar um programa de administração de documentos ou arquivístico. 1º. os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lógicas. reside no incentivo que dá às instituições para protelar o exame de seus documentos. raramente são um bom substituto para a informação que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o arquivamento e a localização de documentos. terceiro. não sendo prevista nenhuma fase de transição. pois libera espaço e economiza recursos materiais. por escrito. Tipos de transferência Até a primeira metade do século XX a tradição arquivística clássica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histórica. destituídos de peças sem valor que com eles possam ter sido arquivados. tanto quanto possível. Os arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário. A maior desvantagem de um plano de depósito tipo “limbo”. para fins de prova ou de pesquisa. utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente. de documentos. em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados. isto é. Quanto aos arquivos de custódia. E por último. a três necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas repartições do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de tempo. Esses centros não devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionários não possam decidir de imediato. segundo devem ser documentos com valor secundário evidente que justifique sua retenção permanente. um arquivo de custódia não deve recolher documentos a cujo uso se imponham restrições consideradas descabidas e contrárias ao interesse público. § 1º e art 1º. b) servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos extintos ou de determinadas atividades. Conquanto tais informações sejam muito úteis na avaliação. É importante lembrar que os documentos transferidos a um depósito intermediário conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acúmulos de documentos – regulares ou especiais. atendem. Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório.. surgiu a teoria da “idade intermediária” e com ela a noção de depósitos intermediários. que um arquivo permanente não deve aceitar documentos que possam demandar empréstimos freqüentes à repartição de origem. aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comissões de análise ou. devem estar em boa ordem e. que é sua finalidade primordial. § 2º da Resolução nº 2 do CONARQ. contribuindo para a economia do sistema. em alguns casos. Sempre que se transferem documentos do tipo não-rotineiro para centros intermediários. no mínimo. lembrando que o arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente. faz-se mister obter informações precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos.

Segundo. Permanente é a que se processa em intervalos irregulares e exige. ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento. Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. Neste caso. na documentação de um órgão. em termos mais amplos. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular. Legalmente. certos direitos e privilégios adicionais que não são comumente exercidos pelas entidades criadoras. os documentos julgados de valor são recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. devido ao seu valor comprobatório e informativo. à descrição e à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados – para servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. em relação aos documentos. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi (art. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados. pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. então. Na transferência periódica em uma etapa. Arquivos permanentes Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados. deve ter. mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade. O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública.073/2002). § 4º.073/2002). quase sempre. e ainda dentro de um período determinado. não há arquivo intermediário e a transferência recebe o nome de recolhimento. 15 e seguintes do Decreto 4. Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. contudo. o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física. Ela pode ser efetuada em uma etapa. Os documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da administração. Referem-se estes ao arranjo. se julgados de valor. posteriormente. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres.Há dois tipos básicos de transferência: permanente e periódica. que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido. no que diz respeito ao seguinte: Primeiro. de um governo. que foi traduzido como “contra o rei não há prescrição” (vide art. em duas etapas. são recolhidos em caráter definitivo para o arquivo permanente. Decreto 4. onde permanecem durante determinado período e. 17. relativamente à reprodução e à autenticação de cópias. Só é aplicada em casos especiais. além disso. Periódica é a remoção de documentos. ou. deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade que os criou. sendo esta última conhecida como periódica de mínimo e máximo. deve definir claramente as responsabilidades de custódia do arquivista. É normalmente nessa fase (transferência) que se promove a desinfestação e a restauração dos documentos. Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade. transferência múltipla ou método do ciclo – os documentos são transferidos para o arquivo intermediário. que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo. em intervalos determinados. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 31 . A legislação sobre os documentos públicos. sem. Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. ser de sua propriedade. Na transferência periódica em duas etapas – também conhecida por dupla capacidade. O direito a tais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade.

a ordenação das séries dentro dos fundos e.Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos (vide art. As atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: intelectuais e físicas. devido à sua utilização. Essa circular. Atividades de arranjo Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos documentos em fundos. Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser distintos dos princípios expostos até agora. O arranjo é uma das funções mais importantes em um arquivo. por diversas circunstâncias. origem funcional e conteúdo. conde Duchatel (1803-67). 18. • conservação ◊ medidas de proteção aos documentos e. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior. • referência ◊ política de acesso e uso dos documentos. A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário. que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem. fixação de etiquetas etc. que diferia do velho método de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificação predeterminados. Decreto 4. visando a impedir sua destruição.073/2002). Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã. de guarda transitória. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custódia. aplicam-se apenas critérios racionais de disposição dos documentos em estantes e armários. Arranja seus documentos para uso não-corrente. como é o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. e arranja-os de acordo com certos princípios básicos da arquivística e não segundo qualquer classificação predeterminada ou esquema de arquivamento. Nesses arquivos.e. ministro da Instrução Pública de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848. baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos départments que haviam sido colocados sob a jurisdição dos Archives Nationales. Quanto aos arquivos intermediários. de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais. os quais emanam de diversos órgãos. Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Princípios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos não se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma única repartição. pela lei de 26 de outubro de 1796. em 24 de abril de 1841. ocorreu quando Guizot (1787-1874). se necessário. não existem métodos ou princípios específicos de arranjo no sentido técnico da palavra aqui empregado. • descrição e publicação ◊ acesso aos documentos para consulta e divulgação. deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. estantes ou caixas. As atividades físicas se referem à colocação dos papéis nas galerias. por isso. intitulada Instructions pour la mise em ordre et lê classement des archives Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 32 . conseqüentemente do local de sua guarda. seu empacotamento. dos itens documentais dentro das séries. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: • arranjo ◊ reunião e ordenação adequada dos documentos. As intelectuais consistem na análise dos documentos quanto a sua forma. Evolução dos princípios de arranjo O primeiro grande passo teórico. em contraposição ao uso corrente.

em ordem cronológica. essa ordem pode. O eminente paleógrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princípio respect des fonds nos seguintes termos: “Uma classificação geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto. sendo. visto que um pesquisador. neste caso. baseada na natureza das coisas. todos os documentos originários de uma determinada instituição. por exemplo. indica a data de tais documentos. ou de decisões judiciais. onde se decidiu. por assuntos. é claro que o arranjo alfabético pelos nomes dos indivíduos facilita as buscas. dentro de um fundo. c) as unidades. geográfica ou alfabética. Se se tratar de documentos relativos a pessoas. em segundo lugar. devem ser determinadas pelo conteúdo dos mesmos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos. seriam arranjadas conforme as circunstâncias. O princípio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prússia. se propõe uma ordem teórica. por outro lado. visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Tal classificação apresenta várias vantagens. Quando se tratar. pelo qual todos os documentos originários de uma “autoridade administrativa. ser conseguida por meio de inventários existentes. de uma coleção de decretos ou leis. é mais simples de se por em prática do que qualquer outro sistema. uma corporação ou uma família. ainda está em vigor. constituindo fundos. que o arranjo dado aos documentos pelos próprios órgãos criadores deve ser preservado no arquivo de custódia permanente. corporação ou família” devem ser agrupados. talvez. pois consiste tão-somente em reunir peças das quais apenas é necessário determinar a origem. primeiro. O princípio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos públicos administrativos é chamado princípio da proveniência. essa classificação é feita com mais facilidade. A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princípio básico de respect des fonds. seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituição. Esse princípio é o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituições públicas que os acumulam. Em primeiro lugar. tal como uma entidade administrativa. como na França) e. as peças devem ser arranjadas em ordem cronológica. e a cada grupo seria atribuído um lugar definitivo em relação aos outros grupos. todas essas vantagens se perdem. geralmente. Num grande número de casos. suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. em ordem cronológica. Os princípios gerais estabelecidos para a execução desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds). Se. As relações entre os grupos de assuntos. O reagrupamento dos documentos de diferentes órgãos. embora modificado por dois suplementos posteriores. isto é. especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 33 .” O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrário de classificação de assuntos foi abandonado. porquanto consta simplesmente da reprodução da ordem atribuída por seus donos anteriores. ao invés de seguir esse método. é preferível o arranjo geográfico. que os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e não de acordo com a natureza das instituições que os criaram. se tratar de assuntos de municipalidades. Se. geográfica ou alfabética. estabeleceu um esquema lógico para o agrupamento de documentos dos départments que. b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos. foi então reconhecido como um método impraticável. nos grupos de assuntos.départmentales et communales. e após. e substituído por um sistema baseado em princípio aplicável de maneira geral. é a única maneira adequada de se assegurar a realização imediata de uma ordem regular e uniforme. ao menos teoricamente.

transferidos. no entanto. grande parte do tempo do arquivista. tampouco desejável. através da função e da organização administrativa. inutilmente. e não reorganizados por grupos de assuntos. Deve fazer-se uma exceção à regra de preservar os documentos na ordem original. como os atos do governo se relacionam entre si. ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos. considerando-se a relação desses para com a função ou campo de assunto. Este estabelecia que os documentos de cada órgão devem ser mantidos. de acordo com algum plano arbitrário. ao mesmo tempo. com documentos correlatos. mas deve. não resulta do acaso. Conclusões finais sobre os princípios de arranjo de documentos Na aplicação do princípio da proveniência. mantiveram ou acumularam. Os arquivistas holandeses também concluíram não ser possível. é a única maneira viável de colocarem-se os documentos em ordem. como na Inglaterra. que se destrua a ordem original do registro para substituí-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lógico de cabeçalhos de assuntos. pode-se tornar obscuro ou até se perder. quando estes receberam novo arranjo nos órgãos governamentais. ao contrário. “A ordem original do registro”. “não foi criada arbitrariamente. descrição e utilização dos documentos sob sua custódia. O Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 34 . A maioria dos documentos do governo se acumula em conexão com atos oficiais e. pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele órgão. mas. c) o princípio dá ao arquivista um guia exeqüível e econômico para o arranjo. é conseqüência lógica da organização do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro é produto”. Se os documentos são arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrário qualquer. a documentos que já estejam em ordem ou parcialmente ordenados. conservando-se. Quebrar as unidades existentes e substituí-las arbitrariamente por novas consumiria. e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizáveis o acabamento de qualquer tarefa desse gênero. os documentos preservados pelo testemunho que contêm da organização e da função devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuída pelos órgãos que os criaram. Criou-se ainda um novo princípio chamado Registraturprinzip. explicaram. b) o princípio ajuda a revelar o significado dos documentos. assim os documentos são mais inteligíveis quando conservados juntos. Dar novo arranjo. A evolução desses princípios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha. no contexto. na ordem dada pelo serviço de registro do órgão. e impor um plano de arranjo arbitrário aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados não atenderia a qualquer objetivo concebível. no arquivo de custódia. depois de servirem a seus objetivos primários. o real significado dos mesmos. pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos. sob a identidade do órgão ou da subdivisão do órgão. seria um extravagante desperdício de tempo. a entidade administrativa que os produziu não precisa ter sido completa e independente. Conquanto essa ordem não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores. como prova documentária. consagrando-se mundialmente o princípio da proveniência por várias razões: a) o princípio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. Além disso. os valores de prova quanto ao funcionamento do governo.

Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros não dispõem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mínimo de orientação. sob a direção de seu presidente. o segundo elemento é o tipo físico a que pertencem os documentos – correspondência. Tais documentos devem ser arranjados. constituído dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo. pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Guia Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. volumes encadernados. Os documentos. a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. porém. são descritos fazendo-se referência ao órgão administrativo que os criou. tendo-se em vista facilitar a sua utilização pelos estudiosos. inventário. catálogo e repertório. sem observar como estavam arranjados na repartição. o princípio da proveniência. os documentos modernos que são conservados pelo seu conteúdo informativo – sem referência ao seu valor como testemunho da organização e função – devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam às necessidades dos pesquisadores e dos funcionários. mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que não os correntes só devem ser preservados no arquivo de custódia permanente se atenderem às necessidades arquivísticas. lugares ou sobre matéria social. o período de tempo. Sua finalidade é informar sobre o histórico. que consistem na descrição e na localização dos documentos no acervo. unicamente. Por fim. tabelas e outros. obedecendo a dois critérios: a) Estrutural. que é indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa. É o instrumento de pesquisa mais genérico. relatórios. cientistas e outros. reunidos pela semelhança de suas atividades. a estrutura. dando-se informação sobre a natureza física dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais são arquivados ou classificados. mantido. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 35 . o terceiro elemento é o título da unidade que está sendo descrita. Os documentos são descritos estruturalmente. Atividades de descrição e publicação O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de instrumentos de pesquisa. quanto à substância. às funções. Além de tornar o acervo acessível. b) Funcional. Uma boa proporção de documentos modernos é preservada unicamente pela informação que contêm sobre pessoas. econômica. científica etc. a AAB formou um grupo de trabalho. a natureza. e se destinam a orientar os usuários nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. que os criou. com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa básicos. maços de documentos ou caixas. constituído dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. A escolha dos fundos deverá ser estabelecida de acordo com as circunstâncias e conveniências. ou às atividades. Tipos básicos de instrumentos de pesquisa Em 1973.arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes. os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as características dos documentos. o quarto é a estrutura física da unidade – partes de um grupo classificado de documentos. O primeiro elemento na descrição de documentos é a autoria. o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia. dentro do órgão governamental. ordens.

Repertório É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento. O inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos – constituídos de documentos de caráter oficial – quanto para os de arquivos privados. pela enumeração de suas unidades de arquivamento. quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes. sumariamente descritas – e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. sendo os itens descritos minuciosamente. incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo. O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporação do fundo no acervo do arquivo. cabendo mesmo a transcrição de documentos na íntegra. Sua finalidade é descrever a composição do fundo – ou parte dele. breve notícia histórica sobre a instituição. Sua finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento. Inventário analítico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente. segundo um critério temático. Catálogo Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático. ou a lugares específicos existentes num ou mais fundos. onomástico ou geográfico. pertencentes a um ou mais fundos. Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinado documento. Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto. explicação sobre o modo de consulta do inventário. ou parte dele. disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto. a pessoa ou a família da qual o fundo é proveniente. A disposição das entradas e demais informações se assemelha à do catálogo. como uma série. cronológico. Tabela de equivalência ou concordância É um instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para as novas que Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 36 . Sua elaboração só se justifica em casos específicos. cuja organização deve refletir o arranjo adotado para a disposição do fundo. ou que digam respeito a determinada pessoa. através da descrição minuciosa de seu conteúdo. cronológico. por exemplo. onomástico ou geográfico. Índice – instrumento de pesquisa auxiliar É uma lista sistemática e pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos.Inventário sumário Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente. descritos de forma sumária ou pormenorizada.

Regra: No nível do fundo. Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e continuam durante sua vida. dê informação sobre ele como um todo. procedendo do nível mais geral (fundo) para o mais particular. Se é necessária a descrição das suas partes. Níveis intermediários. • INFORMAÇÃO RELEVANTE PARA O NÍVEL DE DESCRIÇÃO Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 37 . ligadas numa hierarquia. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierárquica complexa. tais como seções ou subséries. As regras contidas nesta norma não dão orientação para a descrição de documentos especiais. O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. estas podem ser descritas em separado. registros sonoros ou mapas. utilizando-se os elementos descritivos apropriados. as partes constituem níveis subseqüentes. cuja descrição. tais como selos. cronológica. Um fundo pode ser descrito como um todo numa única descrição ou representado como um todo e em suas partes em vários níveis de descrição. Manuais expondo regras de descrição para tais documentos já existem. cada seção tem tantas subdivisões subordinadas quantas forem necessárias. A soma total de todas as descrições assim obtidas. no nível da série. Assim. quando tal não é possível. correspondendo a uma divisão geográfica. podem ocorrer. ele deverá ser representado numa só descrição.tenham sido adotadas. O fundo constitui o nível mais geral de descrição. Para as finalidades destas regras.” Descrição multinível Se o fundo como um todo estiver sendo descrito. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação. Apresente as descrições resultantes numa relação hierárquica entre a parte e o todo. funcional ou agrupamentos de documentos similares. ISAD(G) – Norma Geral Internacional de descrição arquivística Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. Nos níveis seguintes e subseqüentes. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. só é plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. pode existir uma descrição no nível do fundo. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. dê informação sobre as partes que estão sendo descritas. o princípio de que a descrição arquivística procede do geral para o particular é uma conseqüência prática do princípio do respeito aos fundos. Regras para descrição multinível • DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O PARTICULAR Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes. Por exemplo. com freqüência. de modo a refletir os níveis da estrutura hierárquica da unidade administrativa subordinada primária. No glossário do ISAD(G) encontramos uma definição de seção: “Subdivisão de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou. no nível do dossiê / processo e / ou uma descrição no nível do item. usando-se igualmente os elementos apropriados. de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funções da entidade que gerou os documentos e a sua organização. tal técnica de descrição é denominada descrição multinível. Normas de descrição arquivística são baseadas em princípios teóricos aceitos. Cada um desses níveis pode ser novamente subdividido.

Registro de autoridade (authority record) . dê a informação que é comum às partes componentes. conseqüentemente. Ponto de acesso (access point) . Glossário de termos associados ao ISAAR(CPF) Catálogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade. Regra: Relacione.controle de termos normalizados. permitindo tanto a identificação de fundos fracionados entre diversas instituições. e identifique o nível de descrição. Por exemplo. A criação de registros de autoridade arquivística possibilita o controle das entradas de entidades coletivas. área de fontes relacionadas. identificada ou recuperada. não forneça a história administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrição for uma divisão ou uma seção. pessoas e famílias. Regra: Forneça apenas a informação apropriada para o nível que está sendo descrito. Dados de autoridade (authority data) . Controle de autoridade (authority control) . não forneça informações detalhadas sobre dossiês / processos se a unidade de descrição for um fundo. Entrada de autoridade (authority entry) . Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 38 . Regra: No mais alto nível apropriado. área de condições de acesso e uso. incluindo nomes próprios (de pessoas físicas ou jurídicas e geográficos). • NÃO REPETIÇÃO DE INFORMAÇÃO Objetivo: Evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas. ao local de sua guarda. área de contextualização.uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informação que descreve a entidade (entidade coletiva.nome. como também o próprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas. área de notas e área de controle da descrição. pessoa ou família) e que pode remeter a outras entradas de autoridade Atividades de conservação A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e. Elementos de descrição Esses elementos são divididos em sete áreas: área de identificação. • RELAÇÃO ENTRE DESCRIÇÕES Objetivo: Tornar explícita a posição da unidade de descrição na hierarquia. pessoas e famílias em fundos diversos de variados arquivos. ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas. se aplicável. cada descrição à sua mais próxima e superior unidade de descrição. pelo qual uma descrição possa ser pesquisada. Não repita em um nível inferior informação que já tenha sido dada num nível superior.ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituição arquivística responsável.Objetivo: Representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição.informação em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade. entrada de índice. utilizados como pontos de acesso. palavra-chave. pessoas e famílias Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relação ao ISAD(G). área de conteúdo e estrutura.

Determinados insetos são atraídos pela celulose do papel. como enfraquece o papel. os prédios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. A substância química a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação. a poeira. propicia o desenvolvimento de mofo.Há dois fatores – apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards) – que afetam a preservação do material sob a custódia de um arquivo: agentes externos e internos de deterioração. a médio e longo prazos. provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e empregando métodos que preservem os materiais perecíveis. b) limpeza. mantendo-se entre 20 e 22º. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos. Desinfestação O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. seja em qualquer outra forma. Com a fumigação os insetos. seja na forma original. mas a umidade é a principal causadora de seu aparecimento. a poluição ácida do ar e as impurezas no papel são os principais agentes de deterioração. d) restauração ou reparo. o movo. O ar seco é outro fator de enfraquecimento do papel. os internos são inerentes à própria natureza material dos documentos. A temperatura não deve sofrer oscilações. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 39 . Não sendo viável tal prática. A luz. A própria luz artificial deve ser usada com parcimônia. A luz do dia deve ser abolida na área de amazenamento. gases e inúmeras pragas. O controle de temperatura. porque não só acelera o desaparecimento das tintas. Os agentes externos mais responsáveis pela deterioração são os gases ácidos da atmosfera e particularmente o dióxido sulfúrico (H2SO5). a temperatura inadequada. de acordo com uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo texto original é de Indgrid Beck. A poluição ácida do ar. além de exercer o mesmo efeito do ar seco. o ar seco. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores. c) alisamento. descrição e consulta ficam em plano secundário. pois neste ambiente encontram condições ideais para se desenvolverem. temperatura e umidade desfavoráveis. cola. a umidade. bem como outros fatores externos de deterioração. a fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. acondicionada em recipientes plásticos. As atividades relacionadas com o arranjo. A luz. Contudo. a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos. Os agentes externos decorrem das condições de armazenagem e de uso. goma ou caseína. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos denomina-se climatização. somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade. As emanações deletérias dos gases também destroem as fibras do papel. O índice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%. São as seguintes as principais operações de conservação: a) desinfestação. a umidade. devese empregar sílica-gel. por meio de instrumentos. em qualquer fase de desenvolvimento. A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis. O calor constante destrói as fibras do papel. são completamente destruídos. em face do importante problema da preservação dos documentos. são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental. a temperatura. A umidade. Nas áreas onde se observa elevada poluição atmosférica. de umidade relativa e de poluentes.

Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 40 . A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade. O acetato de celulose. aplicadas com pasta de amido. em uma câmara de umidificação. Caso existam documentos em estado de fragilidade. além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. É. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade. além de exigir habilidade do executor. colocando-o numa prensa hidráulica. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente. que é natural. Os documentos. a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. e dispensa adesivo. com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose. uma escova ou um aspirador de pó. no entanto. folha por folha. antes de se tentar a restauração por qualquer método. tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos. Em seguida. utiliza-se um pano macio. juntamente com o papel de seda. sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade. devido ao uso de adesivo à base de amido. Laminação Processo em que se envolve o documento. impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável. Silking Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade. expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade. mas. Na falta de equipamento adequado. e sem que aumente o volume e o peso. Na falta de instalações especiais para essa operação. porém. Vários são os métodos existentes. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola. Restauração Os documentos devem ser tratados em relação à acidez. em máquinas elétricas. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente. durante uma hora. cuja matéria prima é de alto custo. A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. 90 a 95%. nas duas faces. aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.Limpeza É a fase posterior à fumigação. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão. adere ao documento. afeta suas qualidades permanentes. por ser termoplástico. Tecido Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino. mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos. tornando-o imune à ação de fungos e pragas. o que aumenta a sua resistência. tratados por este processo. não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. são passados a ferro. um processo de difícil execução.

2010 . após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações. também chamada laminação com solvente. entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 41 . indicando as categorias de usuários que terão acesso ao acervo. que são substituídos pela acetona. é rápida e a matéria-prima. bem como os direitos de terceiros. mas o peso duplica. utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada. as características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal. Assim. o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos. Compete ao arquivo determinar a liberação ou restrição de acesso.O volume do documento é reduzido. A aplicação. considerado elemento fundamental para a garantia da capacidade testemunhal do documento eletrônico arquivístico. * b) Documentabilidade. Quanto à política de uso. * c) Metadados. Encapsulação Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. Laminação manual Este processo. * e) Dados.BNDES .( CESGRANRIO . é o de * a) Destinação. de fácil obtenção. deixando o documento solto dentro das duas lâminas. por ser mecanizada. Questões de Concursos 1 . O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Atividades de referência Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as políticas de acesso e de uso dos documentos. desenvolvido na Índia. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces. oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. * d) Prevenção. Por política de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relação ao que deve ou pode ser consultado.Arquivista) No contexto contemporâneo. ou determinação de autoridade superior. um conceito totalmente assimilado pela arquivologia. A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos. A laminação manual. bem como elaborando o regulamento da sala de consulta. embora não empregue calor nem pressão.

p. * ( ) Certo ( ) Errado 3 . a teoria das três idades já não terá mais validade. no futuro.Arquivologia ) Considerando os conceitos fundamentais de arquivologia. elaborada. Como qualquer outro recurso.2010 . todos os membros do organismo têm necessidade de informação que pode ser orgânica. Os fundamentos da disciplina arquivística. julgue os itens a seguir. isto é.2010 . avaliação e eliminação segundo as especificidades da esfera pública. Couture. enviada ou recebida no âmbito da sua missão.Arquivologista ) Com relação às atividades de seleção. No plano institucional. isto é. julgue os itens a seguir. o princípio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto possível do lugar de sua criação e aplicação e guardados por quem os acumulou.2010 . 63-4 (com adaptações).2 . realizada por meio de sistemas virtuais. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 42 . a informação deve ser gerida eficazmente. o que necessita. materiais ou financeiros. 1998.MPU . portanto. e. Rousseau e C. Para desempenharem as suas respectivas funções. produzida fora do âmbito desta. os suportes documentais serão todos eletrônicos e a organização.MS . Lisboa: Dom Quixote.MS . noções de gestão de informações e documentos e a legislação arquivística brasileira. A partir do texto acima e considerando os conceitos fundamentais da arquivologia. como corolário. de um reconhecimento oficial da empresa.Arquivologista) A informação constitui uma mercadoria tão vital para a empresa como os recursos humanos.Analista . julgue: É importante pesquisar novas bases teóricas e metodológicas para a arquivologia porque. J.( CESPE . * ( ) Certo ( ) Errado 4 .( CESPE .( CESPE . ou não orgânica. sem os quais ela não conseguiria viver.

* ( ) Certo ( ) Errado 5 -( CESPE .( CESPE . podendo englobar a tabela de temporalidade. teorias e princípios fundamentais da arquivologia.MS . que estes permaneçam sob custódia de instituições com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo. a expressão também é utilizada no sentido de conjunto dos instrumentos de destinação. a lista de eliminação e o termo de eliminação. definida pela natureza jurídica de seu conteúdo e pela obediência a normas precisas de redação a que tal documento obedece. quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou.Plano de destinação se refere a um esquema no qual está indicada a destinação dos documentos. além de aspectos relativos a tipologias e suportes documentais. entre outros.( CESPE . fundamento básico da arquivologia.Arquivologista ) Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 43 .MS . vinculando-os a sua origem imediata.2010 . garante. O princípio da proveniência.Arquivologista ) Em arquivologia. * ( ) Certo ( ) Errado 7 . qualquer espécie documental pode ser identificada com base na configuração apresentada pelo documento escrito. * ( ) Certo ( ) Errado 6 .MS .Arquivologista ) Julgue os itens a seguir que abordam conceitos.2010 . no caso de documentos ou arquivos públicos.2010 .

portanto.( CESPE . os quais. de modo a garantir. assegurar que o acesso a documentos se submeta a um conjunto fixo de critérios de preservação. também. dos procedimentos adotados durante a produção e a tramitação. pergaminho. é correto que o arquivo corrente que existir na ANTAQ seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agência para apoio às atividades cotidianas.ANTAQ . disco magnético.Arquivista ) Os acervos arquivísticos precisam ter sua integridade física garantida para que possam ser transmitidos às gerações futuras. a integridade dos documentos arquivados. a baixa incidência de luz. preferencialmente. em andares térreos e subsolos. * b) A sobrevivência de documentos por longo prazo de guarda é responsabilidade exclusiva do arquivista.2009 . por exemplo.DPU . o qual deve. por isso. uma vez que o próprio CONARQ não produziu documento que disponha acerca dessa matéria.2010 .O termo suporte é utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contém informações registradas.Analista Administrativo) Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia e tendo como referência a legislação arquivística brasileira vigente.( CESPE . * a) Os depósitos de documentos devem ser alocados. pois são importantes testemunhos históricos e culturais. Alguns exemplos. devido às condições estruturais de resistência a cargas e às condições ambientais favoráveis à preservação de documentos. * ( ) Certo ( ) Errado 8 . filme de acetato. assinale a opção correta. * d) A preservação de documentos de arquivo depende. * c) Denomina-se preservação o conjunto de medidas cujos objetivos são estabilizar o processo de degradação de documentos e reverter danos físicos ou químicos sofridos. * e) O CONARQ orienta as instituições arquivísticas a buscarem auxílio de consultorias para planejarem e implantarem programas de conservação documental. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 44 . julgue os itens a seguir. disco ótico. Com relação a esse assunto. por meio de ações de recuperação e reforço. como. que é o papel. fita magnética. devem ser considerados no planejamento das ações de conservação de documentos adotadas pelas instituições produtoras/acumuladoras de documentos. entre outros. são: papiro. além do mais comum hoje. 9 . De acordo com os fundamentos da arquivologia.

são necessárias pelo fato de que todos ossetoresda vida exigem trabalho em grupo. as relações humanas no trabalho. as ciências naturais.2009 .E Relações Humanas no Trabalho Falar em relações humanas é considerar todo tipo de ralação social ou interação entre os indivíduos. a política. a biologia. A divisão do trabalho cada vez maior torna o dia a dia da empresa mais dependente do grupo. o homem já não pode trabalhar sozinho. * ( ) Certo ( ) Errado GABARITO: 1-C 2-C 3-E 4-C 5-E 6-E 7-C 8-D 9-C 10 . médio ou pequeno porte. relativos a conceitos fundamentais de arquivologia. como por exemplo. No trabalho. Relações humanas no trabalho. assim como esta. Este processo de divisão do trabalho se deu ao longo de tempo e teve seu auge quando foi iniciada a revolução industrial e o a inserção Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 45 . na educação. economia.Analista Administrativo ) Julgue os itens seguintes. seja ela de grande. dentre elas. estas relações são necessárias pois toda empresa. enfim. por exemplo. que será abordada neste trabalho. aquilo que envolve o homem ai estão as relações humanas.ANTAQ . de bancos de dados ou de dossiês temáticos. A informação não orgânica existe exclusivamente nos setores de trabalho e sob a forma de publicações. relação humana social. a coletividade. etc. tem como principio de funcionamento a trabalho em conjunto. pois a maioria das tarefas são realizadas por grandes grupos de pessoas.( CESPE . a sociologia. a antropologia. onde cada um tem sua função. e dos indivíduos que o compõe.* ( ) Certo ( ) Errado 10 . Esta é uma questão abordada por diversas ciências. Dentro do campo das relações humanas há variações para cada área especificamente. há também as relação humanas na saúde.

e um novo vocabulário é incorporado ao dicionário administrativo: fala-se. moral. ou seja. O objetivo de cada indivíduo é o bem-estar. dentre eles estão: educação. condições de trabalho. visto que desta relação é que será ditado a produtividade daquela empresa. liderança. ou seja. a função dela é estabelecer um equilíbrio entre a produtividade e a satisfação dos trabalhadores. economia. em casa. política. ética. desde então. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 46 . em motivação. e tambéma relação do empregado com a empresa. organização informal. e isso acaba gerando conflitos. Foi publicado numa revista sobre RH no trabalho que dizia: RELAÇÕES HUMANAS NO TRABALHO: As seis palavras mais importantes: "ADMITO QUE O ERRO FOI MEU" As cinco palavras mais importantes: "VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO" As quatro palavras mais importantes: "QUAL A SUA OPINIÃO" As três palavras mais importantes: "FAÇA O FAVOR" As duas palavras mais importantes: "MUITO OBRIGADO" A palavra mais importante: "NÓS". Outras experiências também foram realizadas como. que visa o lucro a produtividade. esta foi uma experiência feita por Elton Mayo que segundo ele. Pesquisas apontam que um dos problemas para a falta de produtividade no trabalho muitas vezes está relacionado a insatisfação do trabalhador com o ambiente de trabalho e as vezes também com as pessoas que ali estão. cultura. Vale lembrar que as relações humanas não estão estritamente ligadas apenas as relações entre as pessoas. mas sim como um grupo. para a satisfação da empresa e do trabalhador estarem sempre produzindo qualitativamente. cada pessoa fazendo exclusivamente determinada tarefa aumentaria a produtividade e minimizaria o tempo gasto no processo de produção. conceitos que escutamos desde que somos educados pela família. a de Hawthorne. por exemplo. respeito mútuo. mas que nem sempre são colocados em prática. modo de vida. Relações humanas está interligada com diversos fatores da vida social e individual da pessoas. ou de atuação. que visavam detectar de que modo fatores ambientais . entre outros conceitos que sempre ouvimos falar. Isso fez com que ele chegasse à conclusão de que os indivíduos não podem ser tratados isoladamente. para se chegar a solução dos problemas de relações humanas foi preciso fazer experiências. trabalho em grupo. na escola entre os alunos. solidariedade. conscientização. suas necessidades e limitações para que ele seja utilizado para ser útil dentro da empresa e que também possa está realizado fazendo determinado trabalho. já o da empresa é a eficiência. coletividade e também a individualidade de cada ser humano. É necessário conhecer o individuo para conhecer suas qualificações. portanto. comunicação. que ligou a produtividade à satisfação dos trabalhadores mudando o ambiente de trabalho e conhecendo cada individuo. mas ao também ambiente de trabalho. os pesquisadores não conseguiram provar a existência de qualquer relação simples entre a intensidade de iluminação e o ritmo de produção mas foi possível constatar que os resultados da experiência eram influenciados por fatores de natureza psicológica.como a iluminação do ambiente de trabalho influenciava a produtividade dos trabalhadores. coma família. dinâmica de grupo etc.A experiência em Hawthorne permitiu o delineamento dos princípios básicos da Teoria das Relações Humanas que veio a se formar logo em seguida.do sistema capitalista de produção. Entretanto a tentativa foi frustrada.

A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. redundâncias. Nos dois casos. d) a concisão. Normas específicas para redação de correspondência oficial Características – I . que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos. Obtém-se. e os demais colegas de trabalho. em princípio. o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. III . respeito pelo trabalhador e pelo seu trabalho. não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento. de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção. Para que se redija com essa qualidade. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias.Impessoalidade .Concisão . temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 47 . No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre: a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate.Clareza . assim também do trabalhador para com a empresa. c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público. assim. como a gíria e o jargão.Percebe-se. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis.A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Para ela concorrem: a) a impessoalidade. ou a outro órgão público. é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal. que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade. por exemplo. de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita.Em suma pode-se dizer que relações humanas está diretamente ligada ao fator respeito. passagens que nada acrescentem ao que já foi dito. além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve. sempre concebido como público. com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. c) a formalidade e a padronização. II . b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação. que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam. é fundamental que se tenha. isto é. não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. respeito mútuo pelo indivíduo e pelo seu trabalho. que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto. uma desejável padronização. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. b) o uso do padrão culto de linguagem. assim.

parágrafo único. Ou Vossa Senhoria nomeará o seu substituto? Caso a pessoa à qual nos dirigimos seja do sexo masculino. Presidente da República. o Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República. 1. Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal. Oficiais-Generais das Forças Armadas.Vossa Excelência: Executivo. Ministros do Tribunal de Contas da União. art. Telegrama . Fax Correio Eletrônico Pronomes de tratamento § 316 (Gramática Metódica – Napoleão Mendes) Vossa – emprega-se quando nos dirigimos à pessoa – Acabo de receber o diploma que Vossa Santidade se dignou enviar-me. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 48 . o Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União. Secretários de Estado dos Governos Estaduais.Vi sua Santidade o Papa Paulo VI quando estive em Roma. Prefeitos Municipais. Embaixadores. a) do Poder Executivo. o adjetivo deve guardar concordância: Vossa Senhoria está ocupado? (dirigindo-se a um homem) Idem ao sexo feminino: Vossa Senhoria está atarefada? (dirigindo-se a uma mulher) Sua – emprega-se quando nos referimos à pessoa . de 7 de fevereiro de 2002. Ministros de Estado6. o Chefe do Gabinete de Segurança Institucional. Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial. Deputados Estaduais e Distritais. além dos titulares dos Ministérios: o Chefe da Casa Civil da Presidência da República. 28. são Ministros de Estado.118. Legislativo: b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores.É pela correta observação dessas características que se redige com clareza Tipos definidos pelo Manual de Redação da Presidência O Padrão Ofício Aviso e Ofício e Memorando Exposição de Motivos Mensagem . Vice-Presidente da República. 6 Nos termos do Decreto no 4.

fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. no 123 12345-000 – Curitiba. Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. Evite usá-lo indiscriminadamente. Mencionemos.Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais. (. empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. Senhor Ministro. 1. Nos demais casos. ainda. 2. PR Como se depreende do exemplo acima. Corresponde-lhe o vocativo: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 49 . 2. 1.) No envelope. e sim título acadêmico. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Judiciário: c) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores. Senhor Juiz.1 O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor. Juízes. Vossa Senhoria É empregado para as demais autoridades e para particulares. deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC.. seguido do cargo respectivo: Senhor Senador. especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. Membros de Tribunais. Como regra geral. Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional.. Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento. Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República. em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Senhor Governador. empregada por força da tradição. a forma Vossa Magnificência.1 O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal. É costume designar por doutor os bacharéis.2 As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor. Auditores da Justiça Militar.

Fechos para Comunicações O fecho das comunicações oficiais possui. (COBRADO EM CONCURSO) b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente. que estabelecia quinze padrões.) Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos. (. Identificação do Signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal. além da finalidade óbvia de arrematar o texto. Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores.) Os pronomes de tratamento para religiosos. em comunicações aos Cardeais. de acordo com a hierarquia eclesiástica. (. que atendem a rito e tradição próprios. inclusive o Presidente da República: Respeitosamente... de 1937.Magnífico Reitor. Com o fito de simplificá-los e uniformizálos. Cônegos e superiores religiosos. a de saudar o destinatário. em comunicações dirigidas ao Papa. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n o 1 do Ministério da Justiça.) Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima.. devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (espaço para assinatura) NOME Ministro de Estado da Justiça Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 50 . O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre.. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes. clérigos e demais religiosos. abaixo do local de sua assinatura. (COBRADO EM CONCURSO) Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras. todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede. este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores.. ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal. são: Vossa Santidade.. (.

o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes: a) tipo e número do expediente. que se confunde com o parágrafo de abertura. pode-se adotar uma diagramação única. por ora busquemos as suas semelhanças. Os parágrafos do texto devem ser numerados. Se a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 51 . Partes do documento no Padrão Ofício O aviso. “Cumpre-me informar que”. com alinhamento à direita: Exemplo: Brasília. Com o fito de uniformizá-los. c) assunto resumo do teor do documento assunto: Exemplos: Assunto: Produtividade do órgão em 2002 2002. 15 de março de 1991. o aviso e o memorando. – desenvolvimento. que siga o que chamamos de padrão ofício. O Padrão Ofício Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício. empregue a forma direta. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. e) texto nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte: – introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. elas devem ser tratadas em parágrafos distintos. se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. o expediente deve texto: conter a seguinte estrutura: – introdução. no qual o assunto é detalhado. seguido da sigla do órgão que o expede expede: Exemplos: Mem. exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. “Tenho o prazer de”. As peculiaridades de cada um serão tratadas adiante. – conclusão.Para evitar equívocos. o que confere maior clareza à exposição. por extenso. em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço. 123/2002-MME b) local e data em que foi assinado.

Forma e Estrutura Quanto a sua forma. Fechos para Comunicações). de 1º de fevereiro de 1991. f) fecho (v. do Departamento Geral de Administração. e assunto de que trata).3. anexa. Aviso e Ofício Definição e Finalidade Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas.1 Pronomes de Tratamento). de 1o de fevereiro de 1991. aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício. seguido de vírgula. em caso contrário. 2. indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo. e h) identificação do signatário (v. que é encaminhar. poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República Senhora Ministra Senhor Chefe de Gabinete Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: – nome do órgão ou setor.” – desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha. e a razão pela qual está sendo encaminhado. do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura. a anexa cópia do telegrama no 12. Identificação do Signatário). segundo a seguinte fórmula: “Em resposta ao Aviso nº 12.remessa do documento não tiver sido solicitada. ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. no caso do ofício. origem ou signatário. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e. cópia do Ofício nº 34. não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento. – telefone e endereço de correio eletrônico. g) assinatura do autor da comunicação. com acréscimo do vocativo. data. a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste. também com particulares. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado. 2. encaminho. para exame e pronunciamento.” ou “Encaminho. que invoca o destinatário (v. que trata da requisição do servidor Fulano de Tal. de 3 de abril de 1990. 2. deve iniciar com a informação do motivo da comunicação.2. – endereço postal. para autoridades de mesma hierarquia. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 52 .

b) propor alguma medida. por essa razão. com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. etc. a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos. a serem adotados por determinado setor do serviço público. os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 53 Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos . segue o modelo descrito adiante. a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. Pode ter caráter meramente administrativo. Exemplos: Ao Sr. assegurando maior transparência à tomada de decisões. 3. idéias. O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo. Chefe do Departamento de Administração Exposição de Motivos Definição e Finalidade Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: a) informá-lo de determinado assunto. em folha de continuação. diretrizes. chamada de interministerial. O Padrão Ofício). e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações.Memorando Definição e Finalidade O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. Sua característica principal é a agilidade. Forma e Estrutura Quanto a sua forma. Trata-se. no caso de falta de espaço. portanto. que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício (v. Forma e Estrutura Formalmente. ou ser empregado para a exposição de projetos. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério. ou c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo. o memorando segue o modelo do padrão ofício. sendo. de uma forma de comunicação eminentemente interna. Em regra.

no início da margem esquerda: Mensagem no b) vocativo. sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício. Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal. passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia. etc. submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas. e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita. Telegrama Definição e Finalidade Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos. de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário. horizontalmente. iniciando a 2 cm do vocativo. telex. No primeiro caso. expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa. como os demais atos assinados pelo Presidente da República.4. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada. o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República. não traz identificação de seu signatário. notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública. Forma e Estrutura As mensagens contêm: a) a indicação do tipo de expediente e de seu número. Mensagem Definição e Finalidade É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos. apresentar veto. de acordo com sua finalidade. Concisão e Clareza). d) o local e a data. deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e. fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. c) o texto. apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo. verticalmente a 2 cm do final do texto. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 54 . também em razão de seu custo elevado. esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v. horizontalmente. 1. enfim. A mensagem. no início da margem esquerda.A exposição de motivos.

1. Assim. i. de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada. quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet. por seu baixo custo e celeridade. para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 55 . deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado. deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial (v. Se necessário o arquivamento. Entretanto. deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. o formato Rich Text. em certos modelos.. Forma e Estrutura Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes. É conveniente o envio.2 A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais). se deteriora rapidamente. cujo papel. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. é. não interessa definir forma rígida para sua estrutura. deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax. O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. conforme exemplo a seguir: Correio Eletrônico Definição e finalidade O correio eletrônico (“e-mail”). Sempre que disponível. Quando necessário o original. Fax Definição e Finalidade O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. Caso não seja disponível. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos. de cujo conhecimento há premência. de folha de rosto. transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.Forma e Estrutura Não há padrão rígido. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo. juntamente com o documento principal. Valor documental Nos termos da legislação em vigor.. preferencialmente. ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe.

Esse conjunto caótico de fatores faz com que a opinião pública. existe uma minoria que con-segue facilmente acabar com todos os esforços levados a cabo pelos bons funcionários. o que contribui de forma significativa para uma imagem negativa do órgão e do serviço. é. contribuindo. levando em conta apenas aquilo que. pois o que faz a imagem de uma empresa ou órgão parecer boa diante da população é o atendimento de seus funcionários. a fim de que os valores morais e a boa-fé. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 56 . e por mais que os servidores sérios e responsáveis se esforcem. é preciso que nos organizemos antes.documental. Durante as últimas décadas. o setor público foi alvo. Nesse ponto. mesmo bem atendido por um servidor público. de um processo deliberado de formação de uma caricatura. é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente. infelizmente. uso inadequado da máquina pública e muitos outros que vêm a contribuir de forma destrutiva para a imagem do servidor e do serviço públicos. A não observação desses valores acarreta uma série de erros e problemas no atendimento ao público e aos usuários do serviço. Princípios para atendimento ao público No exercício das mais diversas funções públicas. Para executar qualquer tarefa com sucesso. revista e redes de televisão. Aliados a isso. por diversas vezes. do caráter público e de sua relação com o público. O servidor deve estar atento a esse padrão não apenas no exercício de suas funções. i. a ética se insere de maneira determinante para contribuir e melhorar a qualidade do atendimento. Um dos fundamentos que precisa ser compreendido é o de que o padrão ético dos servidores públicos no exercício de sua função pública advém de sua natureza. não consegue sustentar uma boa imagem do serviço e do servidor. na forma estabelecida em lei. se posicione contra o setor e os servidores públicos. para uma melhoria na imagem do servidor e do órgão perante a população. se insiram e sejam uma constante em seu relacionamento com os colegas e com os usuários do serviço. também têm a função de proteger a imagem e a honra do servidor que trabalha seguindo fielmente as regras nele contidos. os servidores. assim. que transformou sua imagem no estereótipo de um setor que não funciona. ou seja. devem respeitar os valores éticos e morais que a sociedade impõe para o convívio em grupo. inserindo no âmbito do poder público os princípios e regras necessários ao bom andamento do serviço e ao respeito aos usuários. é muito burocrático e custa muito caro à população. têm-se. Os novos códigos de ética. é divulgado nos jornais. para que possa ser aceita como documento original. Organizar significa pensar antes de iniciarmos a tarefa. constantes denúncias de corrupção. O caráter público do seu serviço deve se incorporar à sua vida privada. por parte da mídia e de um senso comum vigente. amparados constitucionalmente como princípios básicos e essenciais a uma vida equilibrada. além de regulamentar a qualidade e o trato dispensados aos usuários e ao serviço público e de trazer punições para os que descumprem as suas normas. lavagem de dinheiro. além das normatizações vigentes nos órgão e entidades públicas que regulamentam e determinam a forma de agir dos agentes públicos. mas 24 horas por dia durante toda a sua vida. O cidadão. em nosso cenário político atual.

princípio da visão estratégica(antecipação às tendências) princípio dos quadrantes(eficiência/eficácia). o de. Quem não o administra é por ele dominado. A verdade é bem o contrário. não interrompa o que você vem fazendo bem. princípio da convergência (concentração). Se você está fazendo algum trabalho e está inspirado. porém. não há razão para parar. acaba sendo. precisamos valorizar este instrumento e entendê-lo como um veículo que poderá ser capaz de conduzir o serviço público a dias melhores. algo simples. teríamos apenas que lamentar o fato de vivermos num país onde é necessário uma lei dizendo da sua necessidade. Mas é preciso ser flexível. as prioridades a serem consideradas no atendimento. o sistema de sinalização visual. puder ser reagendada. A atenção. em suas Confissões. Quem administra o tempo coloca-o sob controle. os procedimentos para atender a reclamações. pois o tempo parece ser. Administrar o tempo é fazer o que você considera importante e prioritário. Este procedimento tem lógica e é inteiramente procedente. Entretanto. o respeito e a cortesia no tratamento a ser dispensado aos usuários. não na ordem e no momento em que desejaria.é unânime o foco na organização do tempo. de certa forma. princípio da delegação(descentralização). porque é necessária e importante a organização do tempo na vida de uma pessoa. ao tentar fugir do óbvio. sem maiores problemas. sem dúvida. simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou. é ser senhor do próprio tempo. Observando termos como atenção. Diz ainda o decreto que os órgãos e as entidades públicas federais deverão implementar os padrões de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 57 . não é programá-lo nos mínimos detalhes e depois tornar-se escravo dele. os objetivos profissionais e pessoais . princípio do controle(feedback) e o princípio do uso do tempo livre(visão sistêmica). o tempo de espera para o atendimento. Administrar o tempo. O primeiro é que quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. os prazos para o cumprimento dos serviços. o risco de ficar discutindo o óbvio. que discutir o tempo é algo muito complicado. quando não tentamos discorrer sobre ele. De um lado. É necessário planejar. Ao me propor discutir a administração do tempo estou. Basta. as formas de identificação dos servidores. que é do conhecimento geral. pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento. tentar teorizar sobre ele para que nos vejamos diante de grande confusão . torna-se senhor dele. Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam administrar o tempo acreditam (pelo menos no início) que é possível programar 100% do seu tempo. correndo riscos semelhantes. Santo Agostinho afirmou. respeito e cortesia. os meca nismos de comunicação com os usuários. para elas. De outro. em seu planejamento. por causa disso. como não podemos forjar outra realidade num passe de mágica. Comecemos por analisar alguns mitos acerca da administração do tempo. A organização do tempo supõe a prática de alguns princípios: princípio da direção(objetivos). e as condições de limpeza e conforto de suas dependências formam o elenco a ser observado pelos órgãos e entidades públicas federais no estabelecimento dos padrões de qualidade no atendimento. A organização do tempo é uma ferramenta imprescindível para qualquer profissional que busca crescimento na carreira aliado à qualidade de vida. cair na maior confusão. produzindo bem. como vestir uma camisa de força e não mais tirá-la.Quando não se atingem as metas. A verdade é que a dministrar o tempo não é programar a vida nos mínimos detalhes: é adquirir controle sobre ela. saber fazer correções de curso. que todo o mundo conhece. Se a tarefa que viria a seguir.

qualidade e proficiência. ao merecer o respeito de toda a sociedade. formas de pensar e agir. discrição. Atenção – Respeito aos administrados através de sua concentração. bem como divulgar amplamente esses padrões de qualidade junto aos cidadãos-usuários. Eficiência – realização das tarefas com rapidez. Isto vale até para certo deputado que esqueceu a condição de servidor público e a um interlocutor que lhe indagara: “tudo bem?”. terão de ser extirpados comportamentos de servidores que ignoram ou fingem ignorar a presença do usuário. Só deve ter assento nos birôs e guichês de atendimento servidores que olhem nos olhos e sem restrições para a clientela do seu órgão. de acordo com as diretrizes nele estabelecidas. Objetividade – Praticidade. Aqui começa o ajuste indispensável entre a norma e o exercício da cidadania. Buscando sempre a educação. apresentação. Num segundo momento. trabalhem com interesse na solução dos problemas e realizem as tarefas necessárias ao andamento do serviço.qualidade do atendimento. objetividade Comunicabilidade – o servidor deve se comunicar facilmente. cortesia. Serviços e servidores públicos desatenciosos. a determinadas especificações e às necessidades implícitas e explícitas do cidadão. conduta. desrespeitosos e descorteses não poderão ser tolerados. Interesse – o servidor deve sempre estar atento e com propósito de ajudar. tolerância. Qualidade no atendimento ao público: comunicabilidade. Em nome desta atenção. eficiência. deixam de observar com profissionalismo as suas solicitações ou requerimentos e negligenciam no tratamento dos pleitos. mas simplesmente como cidadão. Discrição – qualidade de ser discreto. presteza. A cortesia é outra exigência da lei. Se o servidor aborda com cortesia a todos – colegas. respondeu demonstrando revolta: “pros mesmos. Presteza – agilidade. O respeito ao cliente do serviço público começa pelo tratamento que se dispensa. que deveria ser transportada naturalmente para o ambiente de trabalho dos servidores. Apresentação – Boa aparência externa e em suas colocações. celeridade. Ao final. ser expansivo e claro em suas colocações. Os atos devem atender seus objetivos sem burocracia. Cortesia – urbanidade. Sendo aquelas as vontades Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 58 . interesse. Tolerância – tendência em admitir opiniões. por mais “absurdos” e “extravagantes” que possam parecer. o serviço e o servidor público terão igual retribuição. recebendo-o não como inimigo ou adversário. devem ser respeitados seus pleitos em todas as instâncias. superiores e clientela -. atenção. civilidade e educação. melhora o clima no ambiente de trabalho e diminui a própria carga de discussão e de contraditório no atendimento.”. O objetivo de se oferecer qualidade no atendimento ao público é atender com rigor. Conduta – a conduta do servidor deve ser impecável.

o sistema se assemelha ao de um organismo humano. Para um eficiente trabalho em equipe é indispensável integração dos profissionais. Seria inútil. Quanto aos órgãos públicos não se diferencia o cenário e é dever do funcionário público reverter essa imagem e fazer com que cada vez menos existam as exceções. assim como o peso do fracasso. tanto o círculo social no macrossistema (sociedade) quanto no microssistema (órgão ou empresa). Cada funcionário tem sua função. COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL é essencialmente um processo interativo e didático (de pessoa a pessoa) em que o emissor constrói significados e desenvolve expectativas na mente do receptor. É dever do servidor entender e aplicar todos os conceitos éticos apresentados não só nesta apostila para que você passe no concurso. a decoração do escritório e outras coisas mais expressam parte da nossa personalidade. Divide-se em: A) VERBAL-ORAL Refere-se a esforços de comunicação tais como dar instruções a um colega. informar alguma coisa a alguém. e devem ser divididos entre todos os membros da equipe a responsabilidade. se não se interligarem podem trazer prejuízos ao sistema como um todo. A eficácia da comunicação depende do processo básico da comunicação. de sorte a um entender o trabalho do outro. Uma mensagem pode ser transmitida de modo: 1. relatórios por escrito. O lugar que moramos. já estas estão previstas e são ofertadas pelo serviço público. normas e procedimentos. e todos compreenderem o todo e sua parte. mas sim em sua carreira pública no atendimento ao cliente. 2. B) VERBAL-ESCRITA Refere-se a memorandos.que se inserem na expectativa e no desejo do cidadão. SIMBÓLICA As pessoas cercam-se de vários símbolos. e assim por diante. Numa instituição onde seus funcionários trabalham divididos por funções. Trabalho em equipe As relações humanas devem ser estudadas com o objetivo de se aperfeiçoar as mesmas. porém. mas não enviasse sangue para nosso cérebro. Nos tempos modernos o individualismo tem perdido espaço. VERBAL A comunicação verbal é o modo de comunicação mais familiar e mais freqüentemente usado. os quais podem comunicar muito a outras pessoas. Todo serviço é resultado de uma comunhão de esforços. entrevistar um candidato a um emprego. as roupas que usamos. a glória do sucesso.). Imaginem se nosso coração batesse. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 59 . o carro que dirigimos.

3. principalmente as de maior poder de penetração social. sindicatos. menos capaz ela será de perceber os objetivos. o que sabemos que é a regra. é uma das facetas mais interessantes da comunicação. por parte da mídia. quem sabe. ganha muito. comportamento receptivo e defensivo. A pessoa passa então. Raras são as campanhas de mídia e tentativas de convencimento e formação de opinião pública que defendem o interesse coletivo. procurar ver no comportamento dos outros fatos. sem distorções pelo receptor. presentes aliás em qualquer profissão ou ramo social. para defesa de interesses puramente econômicos. menos o receptor distorcerá o conteúdo da comunicação. o Servidor Público foi alvo. palavras ou situações que possam reforçar suas defesas. porque o clima receptivo permite que o receptor da mensagem seja capaz de se concentrar no conteúdo e no significado real da mensagem. sorte. valores e emoções que o emissor está tentando transmitir. por outro lado. convencendo o cidadão. olhar as pessoas com desconfiança. mesmo bem atendido por um servidor público. Disso resulta que há maior ou menor exatidão daquilo que se quer transmitir. Estas coisas a impedem a pessoa de se concentrar na mensagem que ela está de fato recebendo e faz com que ela distorça o significado real da comunicação. Isso é possível. Durante as últimas décadas. empatia e a compreensão mútua. pois a mídia e o estereótipo negativo por ela criado tratam logo de desmanchar a boa impressão. Infelizmente tal ação é praticada. Incorpora coisas como o modo com que usamos o nosso corpo. de que aquele bom atendimento recebido fora. as pessoas normalmente mobilizam suas energias de auto-defesa para enfrentar tal situação. NÃO-VERBAL A comunicação não-verbal. O cidadão. que se refere à transmissão de uma mensagem por algum meio diverso da fala e da escrita. Muitas vezes. Quanto mais uma pessoa se mostra defensiva. Por outro lado. Isto é. Comportamento defensivo: As pessoas defendem-se inconscientemente da ansiedade que sentem numa Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 60 . sabemos que tal imagem é falsa e ardilosamente mentirosa. não pode ser demitido e é invariavelmente malandro e corrupto. os nossos gestos e nossa voz para transmitir certas mensagens. quanto mais um clima for receptivo ou ausente de defesa. em seu íntimo. se refere ao ponto até onde o sinal básico transmitido pelo emissor é recebido. do meio-ambiente. não consegue sustentar uma boa imagem do serviço e do servidor públicos. A exatidão na comunicação. Com raríssimas exceções. estas geralmente patrocinadas por organizações não governamentais de defesa da infância. diante de uma situação real ou imaginária de perigo. a fim de defender seus interesses e promover sua reivindicações. O convencimento da opinião pública através da mídia é uma prática política e social largamente utilizada por quase todos os setores sociais. que transformou sua imagem no estereótipo do cidadão que trabalha pouco. entre outras. de um processo deliberado de formação de uma caricatura. Fatores positivos do relacionamento. embora só sejam divulgadas as exceções. a adotar um comportamento defensivo.

franco. A resposta empática de aflição contribui para o comportamento de ajuda. A curiosidade é inerente a este tipo de comportamento. Formule perguntas sem exagerar no interrogatório. Você já observou que o profissional que comunica bem tem mais oportunidade para subir na carreira? Quando a empatia alcança os olhos do cliente em cujos ouvidos andaram maravilhas sobre você. Tentar colaborar na solução de um problema permitindo ao receptor designar seus próprios objetivos. Empatia Empatia significa menos quantidade ou qualidade de informação e mais harmonia interativa. Empatia transmite respeito aos problemas do ouvinte e confiança.Uma pessoa reduz a defesa do ouvinte quando parece estar querendo experimentar e explorar novas situações. aumenta também o nível de ativação empática e a velocidade com que o observador presta ajuda. Compreenda com empatia o seu interlocutor. Se a expressão.situação perturbadora. modo de falar. Podem fazê-lo distorcendo a realidade e enganando a si mesmo esses são dois processos subjacentes que Freud denominou mecanismos de defesa. em 1973. É característica é de pessoa de mente aberta e sem preconceitos à novas idéias. iludindo-nos e alterando os fatos reais. e justificá-lo quando necessário. Se o emissor é visto tendo intenções claras. Aqueles que se consideram sabedores de tudo. tom de voz ou conteúdo verbal do emissor parece estar avaliando ou julgando o ouvinte. está propenso a gerar uma defesa mínima. Escute atenta e ativamente o outro. Temos necessidade de uma auto-imagem positiva. pode deixar no receptor um clima defensivo. de aprovar nosso comportamento. Foi observado que quanto maiores os sinais de dores de uma vítima. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 61 . Às vezes. a única maneira de conseguir isto é através de processos inconscientes. ele se coloca em guarda. Tentar ocultar seus objetivos ou não deixa-los claro. de modo a preservar a nossa auto-imagem Comportamento receptivo: significa perceber e aceitar possibilidades que a maioria das pessoas ignora ou rejeita prematuramente . tomar suas próprias decisões cria no ouvinte um clima receptivo. Todos nós usamos desses mecanismos para proteger nossa auto-imagem. Quando tentamos mudar a atitude de uma pessoa ou influenciar o seu comportamento isso pode ser sentido como uma desaprovação a sua conduta. sem qualquer esforço para muda-la. o que é bastante comum em nossa vida diária. honesto e se comportando espontaneamente em função da situação. A existência de empatia anterior ao comportamento de ajuda é evidenciada pelos experimentos de Geer e Jarmecky. os resultados são imbatíveis. Faça comentários descritivos e não avaliativos. que não necessitam de informações adicionais tendem a colocar as pessoas em estado de guarda. Demonstre respeito e consideração. Ela diminui de intensidade depois dessa ação ou continua ativada caso o comportamento de ajuda não tenha sido oferecido.

esta pedia por ajuda. pode-se inferir que crianças sejam estimuladas por ela. mesmo estando a mãe do garoto angustiado tão disponível quanto a mãe do garoto que oferece ajuda.Em seu trabalho. Os indivíduos que não ajudavam a vítima do ataque continuavam a apresentar aflição. Gaertner e Dovidio (1977) fizeram estudantes universitários entrarem em contato com uma pessoa que arrumava cadeiras e. No serviço público podemos incluir juntamente com a empatia o processo de compreensão mútua. O ajustamento inclusivo pode ser um fator determinante do altruísmo. ao passo que os sujeitos respondiam ao pedido de ajuda apresentavam menos sinais de perturbação. Considerando que a aflição empática é fisiologicamente ativada. Já as crianças entre 1 e 2 anos. mais rapidamente eles prestavam assistência à pessoa necessitada.que é importante que todos os setores e os diversos grupos dentro de uma empresa trabalhem em conjunto. os indivíduos podem usar a similaridade entre si e os outros como um modo alternativo de ajustamento inclusivo. As meninas que participaram da experiência verbalizaram empaticamente com garotas de sua própria etnia. prioridades. mas separou as garotas negras e brancas. tremores e suores nas mãos. Darley e Latané (1968) demonstraram que a aflição empática diminui depois de oferecida a ajuda com um experimento em que sujeitos se deparavam com uma pessoa que demonstrava estar tendo ataque epilético. confundem a dor do outro com a sua própria. Crianças de 3 e 4 anos manifestavam preocupação e apresentam comportamento de ajuda. colocando-se em seu lugar para um melhor entendimento do problema. alegria e tristeza do que garotos assistindo a slides com outros garotos nas mesmas situações. De maneira geral. Klein aplicou um teste semelhante. de uma forma colaborativa e de apoio. tentam ajudar fazendo algo que agradaria a elas mesmas – um exemplo é da criança que traz sua mãe para consolar um amigo que chora. alocação de recursos. quanto maior a resposta coração|cardíaca dos sujeitos.) e desenvolver instrumentos e processos práticos para alcançar consensos e tomar decisões difíceis (acerca de objetivos partilhados. Para diferenciar parentes e não-parentes nesse novo ambiente. Hoffman observou que crianças menores de 1 ano. a criação da compreensão mútua (acerca das diferentes formas de trabalhar. mesmo antes que desenvolvam habilidades cognitivas para ajudarem alguém em perigo da forma mais correta. que não têm noção de que as pessoas têm pensamentos e sentimentos. Isto envolve além da empatia entre funcionário/funcionário e funcionário/cliente. agindo como se ela mesma estivesse sentindo dor. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 62 . Feschbach e Roe fortalecem essa teoria com estudos que evidenciam que garotas de 6 e 7 anos mostram maior empatia ao assistirem a slides com outras meninas em situações que demonstram entre outras sensações. o reconhecimento de parentesco e a avaliação custo/benefício anterior ao comportamento de ajuda ficaram dificultados.etc). em determinado momento. A empatia gera no servidor público a atenção individual que ele deve ter com o público. terminologia etc. solicitações de clientes. que não têm consciência de individualidade. Na medida em que as sociedades tornaram-se complexas.

Organização. É por falta de informações financeiras precisas para o controle e planejamento financeiro que a maioria das empresas pequenas brasileiras entram em falência até o quinto ano de existência. que proporcionem não somente o crescimento mas o desenvolvimento e estabilização. no controle dos recursos para compras e aquisições. A administração financeira é uma ferramenta ou técnica utilizada para controlar da forma mais eficaz possível. Sistemas e Métodos. É preciso esclarecer que a principal função do contador é desenvolver e prover dados para mensurar a performance da empresa. Tal área administrativa. maximização dos investimentos. planejamento. mas o que diferencia as atividades financeiras das contábeis é que a administração financeira enfatiza o fluxo de caixa. sistêmica e sinérgica. tal como no gerenciamento e própria existência da empresa.Noções de Administração Financeira. o controle eficaz da entrada e saída de recursos financeiros. corresponde ao conjunto de recursos disponíveis circulantes em espécie que serão usados em transações e negócios com transferência e circulação de dinheiro. passando o “oxigênio” ou vida para os outros setores. produção. Logística. que nada mais é do que a entrada e saída de dinheiro. deve-se compreender e entender o sentido e o significado de finanças que. observando os melhores “caminhos” para a condução financeira da empresa. que demonstrará realmente a situação e capacidade financeira para satisfazer suas Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 63 . gerencial e operacional em que se toma dados e informações financeiras para a tomada de decisão na condução da empresa. elaborando suas demonstrações reconhecendo as receitas no momento em que são incorridos os gastos (este é o chamado regime de competência). no que diz respeito à concessão de credito para clientes. objetivando o lucro. Pelo benefício que a contabilidade proporciona à gestão financeira e pelo íntimo relacionamento de interdependência que ambas têm é que confundem-se. podendo ser em forma de investimentos. São indiscutivelmente necessárias as informações do balanço patrimonial. contabilidade e. nas suas respectivas áreas. com relação aos seus bens e direitos garantidos. de meios viáveis para a obtenção de recursos para financiar operações e atividades da empresa. analise de investimentos e. possibilitando a realização das atividades necessárias. muitas vezes. Sendo que há necessidade de se analisar a fim de se ter exposto a real situação econômica dos fundos da empresa. Materiais e Recursos Humanos Primeiramente. Analisando-se apuradamente verifica-se que as finanças fazem parte do cotidiano. sendo preciso circular constantemente. avaliando sua posição financeira perante os impostos. evitando gastos desnecessários. mas sempre visionando a viabilidade dos negócios. já que as mesmas se relacionam proximamente e geralmente se sobrepõem. mas acima de tudo. desperdícios. empréstimos entre outros. que devem ser analisados detalhadamente para a tomada de decisão. estas duas áreas. seja no marketing. no qual se contabilizam os dados da gestão financeira. principalmente na administração geral de nível estratégico. pode ser considerada como o “sangue” ou a gasolina da empresa que possibilita o funcionamento de forma correta. visando sempre o desenvolvimento. contabilizando todo seu patrimônio.

O retorno deve ser compatível com o risco assumido. Objetivos da administração financeira Maximização de Lucro: O objetivo mais geral da administração financeira é maximizar o valor de mercado do capital dos proprietários existentes. porque a qualquer momento algum concorrente poderá surgir com um produto melhor e mais barato.Siafi Até o exercício de 1986. novos produtos. quantificando os planos de expansão de acordo com as possibilidades de obtenção de recursos. os controles de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 64 . as boas decisões financeiras aumentam o valor de mercado do capital dos proprietários. Maior risco implica a expectativa de maior retorno. uma sociedade de pessoas (quotas) ou por ações. Nenhuma pode sentir-se segura em uma boa posição. Os contadores admitem a extrema importância do fluxo de caixa.. onde. que passaria a vigorar em 1987 : • Emprego de métodos rudimentares e inadequados de trabalho. na maioria dos casos. Uma empresa apresenta boa liquidez quando seus ativos e passivos são administrados convenientemente.Obter novos recursos para planos de expansão. as empresas são impelidas a desenvolverem continuamente novos projetos e a tomarem decisões sobre a sua implantação. O importante é manter os fluxos das entradas e saídas de caixa sob controle e conhecer antecipadamente as épocas em que irá faltar numerário. etc. Em qualquer delas.obrigações e adquirir novos ativos (bens ou direitos de curto ou longo prazo) a fim de atingir as metas da empresa. como condição básica ao desenvolvimento de suas atividades. a empresa deve ser perpetuada e. sem menosprezar a importância de cada atividade já que uma depende da outra no que diz respeito à circulação de dados e informações necessárias para o exercício de cada uma. Deste modo. Pode-se dizer que a administração financeira tem três objetivos básicos: a . b . Normalmente isto significa a necessidade de vultuosas somas adicionais de recursos e uma elevação no risco do empreendimento. o Governo Federal convivia com uma série de problemas de natureza administrativa que dificultavam a adequada gestão dos recursos públicos e a preparação do orçamento unificado. assim como o administrador financeiro se utiliza do regime de competência. c . próprios ou de terceiros. mas cada um tem suas especificidades e maneira de descrever a situação da empresa. O sistema de administração financeira do governo federal . não importando se a empresa é uma firma individual.Assegurar o necessário equilíbrio entre os objetivos de lucro e os de liquidez financeira. tem de realizar investimentos em tecnologia. com base em estudos de viabilidade econômicofinanceira e aos menores custos. para tanto.Manter a empresa em permanente situação de liquidez. que poderão sacrificar a rentabilidade atual em troca de maiores benefícios no futuro. A grande concorrência existente nas modernas economias de mercado obriga as empresas a se manterem tecnologicamente atualizadas.

disponibilidades orçamentárias e financeiras eram exercidos sobre registros manuais; • Falta de informações gerenciais em todos os níveis da Administração Pública e utilização da Contabilidade como mero instrumento de registros formais; • Defasagem na escrituração contábil de pelo menos, 45 dias entre o encerramento do mês e o levantamento das demonstrações Orçamentárias, Financeiras e Patrimoniais, inviabilizando o uso das informações para fins gerenciais; • Inconsistência dos dados utilizados em razão da diversidade de fontes de informações e das várias interpretações sobre cada conceito, comprometendo o processo de tomada de decisões; • Despreparo técnico de parte do funcionalismo público, que desconhecia técnicas mais modernas de administração financeira e ainda concebia a contabilidade como mera ferramenta para o atendimento de aspectos formais da gestão dos recursos públicos; • Inexistência de mecanismos eficientes que pudessem evitar o desvio de recursos públicos e permitissem a atribuição de responsabilidades aos maus gestores; • Estoque ocioso de moeda dificultando a administração de caixa, decorrente da existência de inúmeras contas bancárias, no âmbito do Governo Federal. Em cada Unidade havia uma conta bancária para cada despesa. Exemplo: Conta Bancária para Material Permanente, Conta bancária para Pessoal, conta bancária para Material de Consumo, etc. A solução desses problemas representava um verdadeiro desafio à época para o Governo Federal. O primeiro passo para isso foi dado com a criação da Secretaria do Tesouro Nacional - STN, em 10 de março de 1986., para auxiliar o Ministério da Fazenda na execução de um orçamento unificado a partir do exercício seguinte. A STN, por sua vez, identificou a necessidade de informações que permitissem aos gestores agilizar o processo decisório, tendo sido essas informações qualificadas, à época, de gerenciais. Dessa forma, optou-se pelo desenvolvimento e implantação de um sistema informatizado, que integrasse os sistemas de programação financeira, de execução orçamentária e de controle interno do Poder Executivo e que pudesse fornecer informações gerenciais, confiáveis e precisas para todos os níveis da Administração. Desse modo, a STN definiu e desenvolveu, em conjunto com o SERPRO, o Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI em menos de um ano, implantando-o em janeiro de 1987, para suprir o Governo Federal de um instrumento moderno e eficaz no controle e acompanhamento dos gastos públicos. Com o SIAFI, os problemas de administração dos recursos públicos que apontamos acima ficaram solucionados. Hoje o Governo Federal tem uma Conta Única para gerir, de onde todas as saídas de dinheiro ocorrem com o registro de sua aplicação e do servidor público que a efetuou. Trata-se de uma ferramenta poderosa para executar, acompanhar e controlar com eficiência e eficácia a correta utilização dos recursos da União.

CONCEITO DO SIAFI O Sistema de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI é o sistema informatizado que registra,
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controla e contabiliza toda a execução Orçamentária, Financeira e Patrimonial do Governo Federal, em tempo real. Por meio de terminais, os usuários das diversas Unidades Gestoras – UG integrantes do sistema registram seus documentos e efetuam consultas on-line. O acesso para registro de documentos ou para consultas no SIAFI somente será autorizado após o prévio cadastramento e habilitação dos usuários. Para viabilizar este cadastramento, cada Órgão da Administração Direta do Governo Federal deve indicar, formalmente, à Secretaria do Tesouro Nacional um servidor, e seu substituto, para serem os responsáveis pelo processo de cadastramento dos usuários do Sistema no âmbito do respectivo Órgão – denominados Cadastradores de Órgão. São considerados como Órgãos da Administração Direta do Governo Federal, para efeito do estabelecido no item anterior, os Ministérios, o Ministério Público, a Advocacia Geral da União, os Tribunais do Poder Judiciário, as Casas do Poder Legislativo e as Secretarias da Presidência da República. Os Servidores indicados para serem os Cadastradores de Órgãos devem, preferencialmente, estar lotados nas Unidades responsáveis pela Contabilidade analítica dos Órgãos, por estarem mais familiarizados com a utilização do sistema. OBJETIVOS DO SIAFI O Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI tem como objetivos: 1. Prover de mecanismos adequados ao registro e controle diário da gestão orçamentária, financeira e patrimonial, os Órgãos Central, Setorial, Seccional e Regional do Sistema de Controle Interno e órgãos executores; 2. Fornecer meios para agilizar a programação financeira, com vistas a otimizar a utilização dos recursos do Tesouro Nacional; 3. Permitir que a contabilidade pública seja fonte segura e tempestiva de informações gerenciais destinada a todos os níveis da administração pública federal; 4. Integrar e compatibilizar as informações disponíveis nos diversos Órgãos e Entidades participantes do sistema; 5. Permitir aos segmentos da sociedade obter a necessária transparência dos gastos públicos; 6. Permitir a programação e o acompanhamento físico-financeiro do orçamento, em nível analítico; 7. Permitir o registro contábil dos balancetes dos Estados, Municípios e de suas supervisionadas; e 8. Permitir o controle da dívida interna e externa, do Governo Federal, bem assim a das transferências negociadas.

LEGISLAÇÃO CORRELATA AO SIAFI
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• Instrução Normativa nº 03 de 23 de maio de 2001 (Unificação dos procedimentos de controle de acesso ao SIAFI) • Norma de Execução nº 01 de 13 de junho de 2001 (Normas de acesso, atribuições dos cadastradores e operadores e manutenção da segurança do SIAFI) • Portaria STN nº 200, de 19 de abril de 2000 (Criação do Grupo de Usuários SIAFI) SISTEMA INTEGRADO DE DADOS ORÇAMENTÁRIOS (SIDOR) Conjunto de procedimentos, justapostos entre si, com a incumbência de cuidar do processamento de cunho orçamentário, através de computação eletrônica, cabendo sua supervisão à Secretaria de Orçamento Federal (SOF). A CONTA ÚNICA DO TESOURO A Conta Única do Tesouro Nacional, mantida no Banco Central do Brasil, acolhe todas as disponibilidades financeiras da União, inclusive fundos, de suas autarquias e fundações. Constitui importante instrumento de controle das finanças públicas,uma vez que permite a racionalização da administração dos recursos financeiros, reduzindo a pressão sobre a caixa do Tesouro, além de agilizar os processos de transferência e descentralização financeira e os pagamentos a terceiros. O Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, que promoveu a organização da Administração Federal e estabeleceu as diretrizes para Reforma Administrativa, determinou ao Ministério da Fazenda que implementasse a unificação dos recursos movimentados pelo Tesouro Nacional, através de sua Caixa junto ao agente financeiro da União, de forma a garantir maior economia operacional e a racionalização dos procedimentos relativos a execução da programação financeira de desembolso. Tal determinação legal só foi integralmente cumprida com a promulgação da Constituição de 1988, quando todas as disponibilidades do Tesouro Nacional, existentes nos diversos agentes financeiros, foram transferidas para o Banco Central do Brasil, em Conta Única centralizada, exercendo o Banco do Brasil a função de agente financeiro do Tesouro. As regras dispondo sobre a unificação dos recursos do Tesouro Nacional em Conta Única foram estabelecidas pelo Decreto nº. 93.872, de 23 de dezembro de 1986.

Recursos Humanos A Administração de Recursos Humanos é uma base para a criação das políticas sociais de uma empresa ou organização. Está voltada ao fator principal que garante o funcionamento de qualquer organização: as pessoas. Toda instituição deve preocupar-se com a motivação de seus funcionários, uma vez que eles colaboram para a manutenção e funcionamento diário da empresa.

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. DESENHO E ANÁLISE DE CARGOS. dentro de determinado período de tempo. que. O recrutamento é feito a partir das necessidades presentes e futuras de Recursos Humanos da organização.A expressão "Gestão de Pessoas" visa substituir "Administração de Recursos Humanos". O clima organizacional é o conjunto de fatores que interferem na satisfação ou descontentamento no trabalho. É o conjunto de variáveis que busca identificar os aspectos que precisam ser melhorados. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 68 . ao lado dos recursos materiais e financeiros. • Monitoração de Recursos Humanos: SISTEMAS DE INFORMAÇÕES DE RH (Software). Seleção de Pessoal é a escolha dos candidatos recrutados que melhor se ajustam no cargo em aberto. Processo de Aplicação consiste na análise e descrição de cargos e avaliação de desempenho Clima Organizacional: O clima organizacional afeta a motivação. ainda mais comum entre todas as expressões utilizadas nos tempos atuais para designar os modos de lidar com as pessoas nas organizações. o desempenho e a satisfação no trabalho. que se tornam responsáveis pelo uso e benefício que obtém dos sistemas. redução de custos das tarefas administrativas. • Desenvolvimento de Recursos Humanos: TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL. • Aplicação de Recursos Humanos: INTEGRAÇÃO. A Gestão de Pessoas se divide em: • Provisão de recursos humanos: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO. Recrutamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa atrair candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos dentro da organização. Os argumentos em prol desta mudança na nomenclatura ressaltam que o termo "Administração de Recursos Humanos" é muito restritivo. O objetivo básico da seleção de pessoal é escolher e classificar os candidatos adequados às necessidades da organização. Educação Corporativa é a prática coordenada de gestão de pessoas e de gestão do conhecimento tendo como orientação a estratégia de longo prazo de uma organização. satisfações e frustrações na base de suas percepções do clima organizacional. em busca da satisfação e bem-estar dos colaboradores. Refere-se ao recrutamento e seleção de pessoal. dá mais autonomia aos empregados. As pessoas esperam certas recompensas. incentivando o alcance dos objetivos individuais das pessoas. pois implica a percepção das pessoas que trabalham numa organização apenas como recursos. • Manutenção de Recursos Humanos: BENEFÍCIOS SOCIAIS E RELAÇÕES TRABALHISTAS. Ele cria certos tipos de expectativas cujas consequências se seguem em decorrência de diferentes ações. Trata-se de antecipar qual a força de trabalho e talentos humanos necessários para a realização a ação organizacional futura. Processo de Provisão consiste em abastecer a empresa com mão de obra qualificada. Tecnologia em RH: otimiza a gestão e os custos de serviço por empregado. Planejamento de Recursos Humanos é o processo de decisão a respeito dos recursos humanos necessários para atingir os objetivos organizacionais. O planejamento estratégico de RH deve ser parte integrante do planejamento estratégico da organização e deve contribuir para o alcance dos objetivos da organização. diminui a relação de dependência entre o empregado e o Recursos Humanos.

mas também tomada de decisão e mudanças que dependem de novas informações. gosto e não gosto. Não apenas tarefas simples como ler instruções e girar uma alavanca. O principal modelo de gestão de pessoas atualmente é a GESTÃO POR COMPETÊNCIAS COMPETÊNCIAS. Desenvolvimento de Liderança O objetivo primário da delegação é conseguir que o trabalho seja feito por outra pessoa. Essas metodologias promovem grandes equívocos na obtenção do perfil ideal do cargo. capacidade. principalmente no que se refere à sua gestão. As ferramentas da Gestão por Competências são totalmente alinhadas às atribuições dos cargos e funções de cada organização. Uma das metodologia mais consistentes na realização do Mapeamento e Mensuração das competências de um cargo é a criada por Maria Odete Rabaglio. seu pessoal tem a autoridade para reagir a situações sem ter que consultá-lo a todo instante. o ideal seria. tanto interno como externo. será identificado se o perfil comportamental e técnico dos colaboradores de uma corporação estão alinhados ao perfil ideal exigido pelos cargos/funções. habilidade. Através do Plano de Desenvolvimento por Competências será aperfeiçoado e potencializado o perfil individual de cada colaborador através de ações de desenvolvimento. aptidão e idoneidade. as organizações precisam ter estratégias claras. portanto. O Mapeamento e Mensuração por Competências é a base da Gestão por Competências. Delegação é. sustentadas por uma gestão participativa. fazer determinada coisa. A Gestão por Competências visa instrumentalizar o departamento de Recursos Humanos e Gestores das empresas para realizar Gestão e Desenvolvimento de Pessoas. já que é totalmente alinhada as atividades do cargo/função. A arte de saber delegar é cada vez mais uma necessidade dentro de uma organização. confiar sua autoridade a outros. pode e não pode.[Modelos de Gestão de Pessoas de Sucesso Levando em consideração as mudanças que ocorrem no mercado de trabalho e nas relações empresa/funcionário. Isto significa que eles podem agir e tomar Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 69 . do quadro funcional até os clientes e fornecedores. fundamentalmente. com foco. Através da Avaliação por Competências. baseadas no acho e não acho. deve-se tomar muito CUIDADO com as metodologias subjetivas existentes no mercado. critério e clareza. Através da Seleção por Competências será realizada a entrevista comportamental. Através do Mapeamento e Mensuração por Competências são identificadas as competências comportamentais e técnicas (CHA) necessárias para a execução das atividades de um cargo/função e mensurado o grau ideal para cada grupo de competências para que uma pessoa que assuma o cargo/função atinja os objetivos da empresa. etc. visando identificar se o candidato possui o perfil ideal para a vaga de emprego. vem do latim competência e significa a qualidade de quem é capaz de apreciar e resolver certo assunto. Com delegação. Gestão por Competências Competência. Deve-se criar um laço estreito entre todos os niveis de relacionamento.

• a extensão de sua descrição. você também é responsável uma vez que você é o gerente. o truque é delegar de tal modo que coisas sejam feitas mas não dêem errado. e que eles assumem responsabilidade com você na realização das tarefas. • ela tem a autoridade para fazer isso. mais próximo e mais participativo com as atividades de toda a sua equipe: Líder do Passado • • • • • • • • Ser um chefe Controlar as pessoas Centralizar a autoridade Estabelecimento de objetivos Dirigir com regras e regulamentos Confrontar e combater Mudar por necessidade e crise Ter um enfoque eu e meu departamento Líder do Futuro (Atual) • • • • • • • • Ser um coach e facilitador Empowerment Distribuir a liderança Conciliar visão e estratégia Guiar com valores compartilhados Colaborar e unificar Ter um enfoque mais amplo Ter um enfoque de minha empresa Papel estratégico do novo líder Mercado estável • As empresas • Abordagem de linha de montagem a respeito da estratégia • Maximizam controle interno e ordem • Protegem-se contra a variação auditoria e disciplina • Tem lutas de poder entre níveis e unidades • Papel do líder Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 70 . • as fontes de informações e conhecimento relevantes. Esses três fatores dependem de: • se comunicar claramente a natureza da tarefa. Para habilitar uma pessoa para fazer um determinado trabalho.iniciativas independentes. Abaixo temos um comparativo do antigo modelo de liderança e do modelo atual. você deve assegurar que: • ela sabe o que você quer. Se algo dá errado. • ela sabe como fazer isso.

flexibilidade e inovação • Protegem-se contra a obsolescência e ignorância • Tem altos níveis de comunicação. colaboração e inovação entre níveis • Papel do Líder • Interpretar a realidade emergente • Focalizar os recursos existentes de uma forma eficiente • Desenvolver e promover novas capacidades em resposta às mudanças • Facilitar criação. a administração de material. porque elas se entrelaçam e se confundem dentro do fluxo administrativo. mas também da superação dos seus limites. É um conceito que deve estar contido na filosofia da empresa e em sua organização. Já vimos sobre os dois primeiros tipos de administração. A gerência de materiais é um conceito vital que pode resultar na redução de custos e no aperfeiçoamento do desempenho de uma organização de produção. Finanças = mola propulsora . Material = condição para o processo produtivo Para que exista uma administração perfeita. bem como sem material. possibilitando não somente o desenvolvimento de suas potencialidades. não temos condições de administrar pois há a falta do elemento humano que irá acionar todo o processo produtivo. A administração de material A ciência da administração apoia-se no seguinte tripé: . Nada se pode fazer sem capital. Somente com estes dois. é necessária uma harmonia entre estas 3 áreas.• • • • Definir táticas e definir o orçamento Controlar o desempenho de indivíduos e atitudes Tomar ação corretiva quando a conduta está fora do esperado Tomar decisões consistentes com a estratégia geral da empresa Mercado em constante mudança • As empresas • Abordagem de contingência a respeito da estratégia • Maximizam velocidade. Pessoal = aciona o processo produtivo . Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 71 . quando é adequadamente entendida e executada. agora passemos ao último. captação e disseminação de conhecimento Todas estas habilidades expressam a importância na valorização do capital humano. Não deverá existir diferença no nível hierárquico entre estas áreas pois têm a mesma importância para o bom funcionamento da empresa. Um entrosamento tal que uma fique dependente da outra.

a empresa com material que seja necessário para as suas atividades. Administrar materiais é fazer um exercício de provedor. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 72 . c) prazo de entrega d) preço. c) Prazo de Entrega Deverá ser o menor possível. de modo contínuo. São 5 requisitos básicos para o abastecimento: a) qualidade do material. mostrando que são responsáveis por aproximadamente 52% do custo do produto numa média empresa e. pesquisador e programador. em alguns casos. acima de tudo. A administração de materiais visa abastecer. proporcionando à empresa um lucro maior. podem chegar a 85%. e) Condições de pagamento Deverão ser as melhores possíveis para que a empresa tenha maior flexibilidade na transformação ou venda do produto. analista. e) condições de pagamento. É. b) Quantidade Deverá ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da produção e estoque. colocar a empresa como um organismo viável a todos que dela participam. a) Qualidade do Material O material deverá apresentar qualidade tal que possibilite sua aceitação dentro e fora da empresa (mercado).Os materiais em geral representam a maior parcela de custo de produtos acabados. b) quantidade necessária. d) Menor Preço O preço do produto deverá ser tal que possa situá-lo em posição de concorrência no mercado. O investimento em estoque de materiais é tipicamente de 1/3 do ativo de uma empresa. a fim de levar um melhor atendimento aos consumidores e evitar falta do material. evitando a falta de material para o abastecimento geral da empresa bem como o excesso em estoque.

“To Follow”= seguir. O controle do transporte dos materiais adquiridos pelo setor de compras visa acompanhar. mediante as notas de conhecimento. o percurso dos bens. na época certa. “Up”= na mosca. As compras poderão ser de dois tipos básicos: a) adquiridas no mercado interno. Deverá conter todos os dados e a história do fornecedor junto à empresa. acompanhar. Um cadastro de fornecedores deverá ser mantido sempre atualizado de forma que nos permita obter informações a tempo e à hora. (Follow Up . Deverá atender plenamente às necessidades do requisitante. na quantidade certa e da fonte certa. Devemos levar em consideração as condições de segurança e. principalmente com a contabilidade geral para classificar os produtos nas devidas contas. o rigoroso cumprimento das datas de entrega da mercadoria. no mesmo instante) Para quem compra. Itens básicos para uma boa especificação: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 73 . ao preço certo. que poderão vir nos atender no futuro. desde a saída do fornecedor até a recepção na empresa. principalmente. são necessárias algumas informações sobre o material a ser adquirido: (as principais) a) qualidade b) quantidade c) época (quando a empresa necessitará do produto) a) Qualidade: É o detalhamento preciso das especificações e características do material a ser adquirido. b) adquiridas no mercado externo (importação) O setor de compras deverá manter estreita e intensa relação com os outros setores administrativos da empresa.A função de comprar implica na aquisição de materiais na qualidade certa. Devemos detectar e registrar o aparecimento de novos fornecedores e de novas organizações prestadoras de serviço.

(. HP. elasticidade. ATENÇÃO: ATENÇÃO Grandeza Unidade tensão intensidade de corrente peso pressão frequência potência volts ampéres Kg. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 74 . Oz Lb/pol2. c) A época de comprar: A empresa necessita do produto para o momento em que precisa atender os compromissos de uma programação a ser utilizada em sua plenitude ou atendimento simplesmente de uma requisição. A Curva Sazonal de Vendas de um produto é uma oportunidade de preço que nós temos que estar sempre atentos para melhor aproveitamento. Kg/cm2 Hertz. etc. nem sempre o menor tempo disponível é a melhor arma para conseguirmos melhores resultados. .Negociação. dureza. tolerâncias para os números. . dimensões (peso. Lb. volume... fabricação em série. porosidade. O tempo é um fator de primeira linha em qualquer atividade humana. No entanto.. de mesma praça. Todavia. a quantidade será sempre ditada pelo “Lote Econômico” para os níveis de produção vigentes. e economia nesta área é lucro. de outras praças C2) Material de fácil aquisição Itens nacionais. a matéria prima a ser utilizada.. fabricação sob encomenda. .) Devemos considerar o fator tempo sob dois prismas: C1) Material de difícil aquisição Itens importados. CV b) Quantidade: É de suma importância a observação da quantidade a ser comprada em função da variação de preço/quantidade e do capital investido no material. resistência à ruptura. Assume um papel importantíssimo no terreno das aquisições.. cor. portanto redunda em economia. . formato e etc). outros como: ponto de fusão. gramatura. . ciclos/segundos Watts. não havendo nenhum fator excepcional.

do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal SIAFI. . 2 . em 1986. em 1987.2006 . Dentre essas medidas é INCORRETO afirmar que houve a • a) criação da Secretaria do Tesouro Nacional.2008 . • d) eliminação do orçamento monetário. a partir de 1988. segundo Decreto-Lei nº 8..( CESPE .TJ-DF .Área Administrativa ) Considere que. que compreende várias facetas.Analista Judiciário . o administrador financeiro deve procurar alternativas que ofereçam ou o menor risco ou o maior retorno.Analista Judiciário . em uma operação comercial. das fundações e dos fundos do Orçamento Geral da União ? OGU.No campo integral das aquisições.1ª REGIÃO .( FCC . julgue os itens que se seguem. • ( ) Certo ( ) Errado 3 .Analista Judiciário .O Uso da Capitalização/Descapitalização nas compras II.TRF . Na aplicação dos recursos da organização. gerir e contabilizar os pagamentos e recebimentos do governo federal. • b) criação da Conta Única do Tesouro Nacional.666 I. sejam apresentadas duas opções de pagamento da dívida: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 75 .( CESPE .Área Administrativa ) Nas duas últimas décadas. em 1988. várias medidas foram tomadas para aumentar o controle e a transparência das contas públicas. o tempo começa a ser contado quando iniciamos algum tipo de licitação utilizando um dos tipos. • c) exclusão das despesas das autarquias.2008 . com o objetivo de obter os melhores retornos de capital.TJ-DF . • e) implantação. incorporando suas despesas ao Orçamento Geral da União ? OGU.Área Administrativa ) Com referência a noções de administração financeira. com a finalidade de unificar. extinguindo a conta movimento mantida no Banco do Brasil.Exercício sobre Capitalização/Descapitalização Questões 1 .

e. evita-se que tais ações sejam voltadas a um único fim em detrimento dos demais de igual relevância. um instrumento a conferir maior transparência aos gastos públicos. É no orçamento que se identificam os projetos. Nessa situação. ou 24 parcelas com juros compostos de 4. como bem ressaltou Rinaldo Segundo. ainda. atividades com enfoque na educação. vez que intimamente relacionado a aspectos políticos. • ( ) Certo ( ) Errado 4 . Convém destacar. o caráter instrumental do orçamento. em que haja o comprometimento de todos os recursos disponíveis. crucial para que a atividade estatal não seja realizada sem um direcionamento ou rumo certo.( CESPE . sem reflexão ou ponderações. ou seja.( CESPE . o seu valor presente é inferior a R$ 48. “in verbis”: O caráter instrumental ou processual significa que o orçamento não é um fim em si mesmo.5% ao mês.00 deverá ser quitada por este valor em 2 meses e que ela foi contratada com juros de 2% ao mês sob o regime de capitalização composta. • ( ) Certo ( ) Errado GABARITO: 1-C 2-E 3-C 4-E 5-C Noções de Orçamento e Finanças Públicas O tema orçamento é palpitante. igualmente essenciais.7% ao trimestre.TJ-DF . os Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 76 . sociais e econômicos do Estado.Analista Judiciário . Nessa situação. Em outras palavras. os planos e as ações que o Governo pretende produzir.2008 . por exemplo. É. citando Ricardo Lobo Torres.000. bem como as metas. o uso do cálculo da equivalência de taxas permite identificar a melhor alternativa. • ( ) Certo ( ) Errado 5 .10 parcelas com juros compostos de 1.TJ-DF . Por ele. privilegiando-se.Analista Judiciário . diretrizes e os custos a serem utilizados neste mister.000. de modo a se tornar algo inócuo.Área Administrativa ) O tempo necessário para se recuperar um investimento efetuado é chamado de payback. evita-se que as ações estatais se dêem por simples impulso.00.Área Administrativa ) Considere que uma dívida de R$ 50. olvidando-se da saúde ou da segurança. sem dúvidas. para alcançar o resultado pretendido.2008 .

que inaugura a Seção IX. visto que o alcance efetivo das ações sempre dependerá do desempenho econômico e das decisões políticas que venham ou não a viabilizá-lo. fazer referência ao chamado orçamento-participativo. 70). obedecendo ao princípio maior de Direito Público – o da legalidade – que afirma que toda a Administração deve se subordinar à lei. A Constituição brasileira prevê a fiscalização da execução orçamentária nos arts. Apesar de estar ligada ao Orçamento. O art. 165. do ponto-de-vista material. que confere uma participação direta e efetiva das comunidades interessadas na construção da proposta orçamentária do Governo. três leis orçamentárias: o Plano Plurianual . a Seção referente à fiscalização encontra-se no capítulo Do Poder Legislativo.LDO (instrumento de planejamento de curto-prazo) e a Lei Orçamentária Anual . A fiscalização contábil. o orçamento de investimentos e o orçamento da seguridade social Finanças Públicas Segundo R. 70. 165. etc. em seu art. A Constituição Federal de 1988 prevê. expresso no princípio da economicidade (art. através de conselhos. a Lei de Diretrizes Orçamentárias . por sua vez. dessa forma. § 5º compreende: o orçamento fiscal. estabelecendo seus princípios gerais. financeira.objetivos do orçamento se encontram fora de si. Oportuno ainda. execução e fiscalização constituem um todo. por possibilitar a elaboração de programas de governo que propiciam uma maior harmonização das necessidades públicas. passa a ter maior contato com a realidade local. mas tratam do uso dos recursos econômicos. operacional e patrimonial da União e Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 77 .. uma das conquistas da luta secular pelo controle efetivo da atividade estatal. Ainda que a política orçamentária seja uma parcela importante deste tema tão amplo. nos termos do art. 70. orçamentária. já que os problemas básicos não são financeiros.PPA (instrumento de planejamento governamental de longo prazo). eis que visa a permitir a implementação de políticas públicas e a atualização dos programas e do planejamento governamental. Esta expressão não é muito adequada. Dessa forma. a assertiva de que o orçamento tem caráter de instrumento significa dizer que ele não esgota em si a certeza de que tudo o que nele contém será plenamente realizado de modo concreto. Também se prende ao princípio do dever de boa administração. “Finanças Públicas é a terminologia que tem sido tradicionalmente aplicada ao conjunto de problemas da política econômica que envolvem o uso de medidas de tributação e de dispêndios públicos”. podendo atender efetivamente aos clamores da coletividade. 70 a 74. associações. Musgrave. é a própria sociedade civil. que opina na feitura do orçamento. aprovação. em que há uma ampliação dessa função estatal. tais como tipo. esta. Neste caso. formas de controle e os sistemas. as quais naturalmente sofrem diferenciações em cada uma das comunidades ouvidas. O Chefe do Executivo. da distribuição da renda e do nível de emprego. dificilmente ela poderia reivindicar uma participação exclusiva. um dos teóricos mais conhecidos da matéria. preceitua que: "Art.LOA. Tal orçamento configura verdadeiro avanço na democratização da gestão pública. Legislativo independentemente do fato de que elaboração.

a saber: a) Orçamento Fiscal: compreende os poderes da União. 165 da CF. tendo em vista o disposto no art. é de grande importância distinguir formas. economicidade. b) Orçamento de Seguridade Social: compreende todos os órgãos e entidades a quem compete executar ações nas áreas de saúde. será exercida pelo Congresso Nacional. direta ou indiretamente. segundo as diretrizes estabelecidas pela LDO. A proposta da LOA – Lei Orçamentária Anual compreende os três tipos distintos de orçamentos da União. legitimidade. direta ou indiretamente. detenha a maioria do capital social com direito a voto e que recebam desta quaisquer recursos que não sejam provenientes de participação acionária. ainda. gerencie ou administre dinheiros. Parágrafo único. Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas Classificação orçamentária é a organização do orçamento segundo critérios que possibilitam a compreensão Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 78 . em nome desta. Órgãos. pagamentos de serviços prestados. mediante controle externo e pelo sistema de controle interno de cada Poder. detenha a maioria do capital social com direito a voto. e c) Orçamento de Investimento das Empresas Estatais: previsto no inciso II. abrange as empresas públicas e sociedades de economia mista em que a União. bem como os fundos e fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público. não integrantes do Programa de Trabalho dos Órgãos e Entidades mencionados. assuma obrigação de natureza pecuniária. aplicação de subvenções e renúncia de receitas. guarde. mas que se relacionem com as referidas ações. as empresas públicas e sociedades de economia mista em que a União. 159 da CF e refinanciamento da dívida externa. Leis orçamentárias O orçamento anual visa concretizar os objetivos e metas propostas no PPA. 194 da CF. os demais subprojetos ou subatividades. à luz do direito positivo estatal brasileiro. inclusive as especiais e Fundações instituídas e mantidas pela União. bens e valores públicos ou pelos quais a União responda." Para melhor entender este dispositivo. os Fundos. arrecade. também. previdência e assistência social. utilizando-se da classificação proposta por José Afonso da Silva . parágrafo 5º do art. ou que. compreende. Autarquias.das entidades da Administração direta e indireta. quer sejam da Administração Direta ou Indireta. abrange. quanto à legalidade. tipos e sistemas de controle. transferências para aplicação em programas de financiamento atendendo ao disposto na alínea "c" do inciso I do art. Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública que utilize.

Empenho: é o ato emanado de autoridade competente que cria para o estado obrigação de pagamento. o valor e o vencimento do imposto de cada um.geral das funções deste instrumento. verificação objetiva do cumprimento contratual. a gerência e a tomada de decisões. ou seja. Recolhimento: é o ato pelo qual os agentes arrecadadores entregam diariamente ao Tesouro público o produto da arrecadação. liquidação e pagamento. Os estágios da receita são: lançamento. discriminando a espécie. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 79 . propiciando informações para a administração. Liquidação: é a verificação do implemento de condição. Os estágios da despesa são: empenho. Lançamento: é a relação individualizada dos contribuintes. Pagamento: é a emissão do cheque ou ordem bancária em favor do credor. arrecadação e recolhimento. Arrecadação: é o momento em que os contribuintes comparecem perante aos agentes arrecadadores a fim de liquidarem suas obrigações para com o estado. No modelo orçamentário brasileiro são observadas as seguintes classificações: Da Despesa: classificação institucional. pendente ou não de implemento de condição. Da Receita: classificação por categorias econômicas e por grupo de fontes. classificação funcional programática e de natureza da despesa.

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