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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

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Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO * Protocolo recepção de documentos * Classificação, codificação e catalogação de papéis e documentos * Noções sobre patrimônio, cadastro e convênios * Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais * Relações Humanas no Trabalho. 6. Normas específicas para redação de correspondência oficial * Organização de arquivo. 8. Princípios para atendimento ao público * Noções de Administração Financeira, Organização, Sistemas e Métodos, Logística, Materiais e Recursos Humanos * Noções de Orçamento e Finanças Públicas * Leis orçamentárias * Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas

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P. a sua reprodução. sujeitando-se os infratores à responsabilização civil e criminal. cópia. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 4 . constam do texto apresentado em formato de código de barras. endereço. por quaisquer meios e a qualquer título. o fornecimento de informações cadastrais inexatas ou incompletas – nome.no ato da compra. por quaisquer meios e a qualquer título. email . a sua reprodução. O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo de sendo vedada. divulgação e distribuição. sendo vedada. divulgação e distribuição. qualificando assim o ato de falsidade ideológica. É vedado. O descumprimento dessas vedações implicará na imediata ação por parte de nosso conselho jurídico.O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo do aluno que efetuou a compra no site. também. cujo nome e dados de I. cópia.

Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento de funções específicas. O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos. se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada – como por exemplo os de uma igreja.Protocolo recepção de documentos . Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. Em nível governamental. Assim. uma empresa. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. surgindo daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. Entretanto. manuscritos e peças de museus. podem ser considerados arquivos. do passado Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos: a) necessidade prática de incrementar a eficiência governamental. tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece. ainda que classificados como manuscritos históricos.C. ao lado de livros. ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados arquivos. até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. todos os documentos alusivos a tais direitos e privilégios. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 5 . b) proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos. Quando não atendiam mais a essa exigência. visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de cultura. codificação e catalogação de papéis e documentos Noções sobre patrimônio. cadastro e convênios . c) razões de interesse pessoal. que objetivando a aniquilação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitos feudais e privilégios. c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor.Preenchimento. Documentos escritos. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia.Classificação. para eliminação. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). filmes cinematográficos. Nos séculos V e IV a. eram transferidos para museus e bibliotecas. por exemplo. Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico: a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos. A finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário). criaram um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividade principal era separar. Em meados do século XIX começa a desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da história. encaminhamento e controle de documentos funcionais . especialmente na França. b) motivos de ordem cultural.Organização de arquivo Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega.

Estes são os arquivos propriamente ditos. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios. merecem tratamento especial. sem mutilação. num arquivo permanente. disquetes. A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e. “os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor. Arquivos de segunda idade. pode-se definilos como. 2º da Lei 8. discos. ativo ou de movimento são aqueles constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso. por esta razão. O art.Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu.” Estágios de sua evolução Arquivos de primeira idade. fitas.” Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração. Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 6 . e sua função é a de tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram-se arquivos. Arquivos de terceira idade. assim o definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo. instituições de caráter público e entidades privadas. Natureza dos documentos Podem ser especiais e especializados. são também chamados de “limbo” ou “purgatório”. são aqueles constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados. de custódia ou permanentes são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa.R. centralizando as atividades de arquivo corrente. no decorrer de suas atividades. Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. que se conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.Schellenberg). merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito. Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva. para os fins desta lei. intermediários ou limbo. mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Os arquivos setoriais (núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. corrente. ex-arquivista dos EUA. slides. uma organização adequada. O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias. CD-ROM – e que. modificação ou destruição de parte deles. bem como por pessoa física. Ou ainda. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. em decorrência do exercício de atividades específicas. organização ou firma. Por isso. segundo Sólon Buck.” (T. deve-se ainda guardá-los na sua totalidade. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. conseqüentemente. cumprindo funções de arquivo corrente.

23 e 24 da Lei 8. da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. a contar da sua data de produção. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a.documentos resultantes da experiência humana num campo específico. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas.São sigilosos os documentos que. Será particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituição.159 estabelecem: Art. despachos. Parágrafo único. Natureza do Assunto (característica) Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. desenhos. estantes ou escaninhos. A correspondência pode ainda ser oficial e particular. arquivos técnicos. Em nossa legislação. Gênero (característica) Podem ser: escritos ou textuais. A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto nº 2. 23. Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração. em qualquer instância. Será oficial a que cuidar de assuntos de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. por qualquer forma. sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. bem como em caixas. a contar da data de sua produção. Ex. 24. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. CD-ROM). bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. circulares. Poderá o Poder Judiciário. os arts. arquivos de engenharia. iconográficos (fotografias. bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos. jaqueta). podendo esse prazo ser prorrogado. gravuras). sonoros (discos e fitas audiomagnéticas). por uma única vez. externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de uma entidade e pessoas físicas.997 Correspondência É toda forma de comunicação escrita. telegramas e cartas. como ofícios. restringir o disposto neste artigo. requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação. HD. Contrário sensu. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros. filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas). determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso. micrográficos (rolo. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 7 . por sua natureza. cartográficos (mapas e plantas). informáticos (disquetes. devam ser de conhecimento restrito e. independentemente da forma que apresentem.134 de 24 de janeiro de 1. São os memorandos. Tipo de Arquivamento Pode ser horizontal ou vertical. por isso. Art. da vida privada. por igual período.: arquivos médicos. microficha.

Por isso. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de. destruiuse muito do seu valor de prova. Daí surgiu o princípio da proveniência. avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações. pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens. resultante da atividade que a produziu. exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. A essência da documentação deixou de ser o documento. pesquisa e consulta. O bibliotecário. permitindo sua rápida consulta. pode empregar qualquer sistema de classificação. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais. Além disso há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um e outro caso.dispostos uns atrás dos outros. ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado. isto é. armazenar. classificar. sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. o centro de informações tem por finalidade coligir. Diferenciação entre biblioteca e arquivo As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 8 . Como já foi visto. Os arquivos são órgãos receptores. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta. Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística. O bibliotecário. da arquivística e da informática. ao contrário. um relatório ou qualquer outro documento. enquanto as bibliotecas são colecionadores. de conjuntos de documentos. em relação à inteira documentação. Centros de documentação ou informação Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia. para ser a informação em si mesma. quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação. o arquivista não o faz tomando por base partes do material. os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. selecionar e disseminar toda a informação. Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares. resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas anteriormente. ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. por carência de informações. mas o valor de determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo. Faz o seu julgamento em relação às demais peças. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa. que consiste em peças avulsas. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. no arranjo de seu material. os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto. Em síntese. sendo o seu campo bem maior.

de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador. Os que fixam uma política nem sempre podem ser identificados como tal. sendo comum fazer-se essa separação após perderem os documentos o valor para as operações correntes. b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes. à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão. os documentos mais valiosos são os que se referem às origens. porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos. ou ao “céu” de um arquivo permanente. da maneira mais eficiente e econômica possível. enquanto que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes. e concorrer para a destinação adequada dos mesmos. caso contrário. Logo. lutando para limitar sua criação. 9 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . quando são inicialmente expedidos. Assim que o valor primário (administrativo. e aos seus programas essenciais. A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases: a) levantamento de dados. em vigor. tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes. Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. 1 Recolhimento é a transferência de documentos para o arquivo de custódia. o arranjo original. depois que tenham servido a seus fins. Os documentos de importância são difíceis de ser retirados de circulação uma vez terminado seu uso corrente. c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades. Os documentos importantes. Os documentos são eficientemente administrados quando: a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão. mais difícil se torna administrá-los. legal. são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente. Geralmente. Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente.Organização e Administração de Arquivos Correntes A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores da documentação recolhida1. ou ao “limbo” de um depósito intermediário. a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins. fiscal) dos documentos deixe de existir. b) análise dos dados coletados. c) planejamento. nos arquivos de custódia. A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos. Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição. além disso. a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados. lembrando que é um dos princípios básicos da arquivística conservar. quando já se tornou obscura a sua identificação. As orientações neles continuam. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. muitas vezes. deverão ser descartados. recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário. A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos.

Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece. Planejamento Para que um arquivo. em todos os estágios de sua evolução (corrente. distribuição. de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. É preciso analisar o gênero dos documentos. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. ou seja. atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. meios de comunicação disponíveis (telefones. normas. organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. freqüentemente designado Protocolo e Arquivo. os modelos e formulários em uso. intermediário. existência de registros e protocolos. movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. os arquivos devem ser sempre centralizados. permanente) possa cumprir seus objetivos. Análise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura. Além dessas informações. destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo. manuais. existência de normas de arquivo. tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. o equipamento (quantidade. Levantamento de Dados O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. enfim. o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. modelos. média de arquivamentos diários. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas. arranjo e classificação dos documentos. estado de conservação das instalações. nítida Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 10 . O diagnóstico seria. portanto. mas também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento. condições de iluminação. ou outra denominação similar. processos adotados para conservação e reprodução de documentos. controle de empréstimo de documentos. a localização física (extensão da área ocupada. códigos de classificação etc. das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. regimentos.d) implantação e acompanhamento. formação profissional). Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. salários. fax). estado de conservação). registro. regulamentos. Em suas fases intermediária e permanente. que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior. as espécies de documentos mais freqüentes. Posição do arquivo na estrutura da instituição Recomenda-se que seja a mais elevada possível. umidade. volume e estado de conservação do acervo. proteção contra incêndio). Centralização Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local. Comunicações e Arquivo. nível de escolaridade. uma constatação dos pontos de atrito.

são classificados pela função – separando-se a função substantiva (fins) da auxiliar (meios. segurança e eficiência são imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL. Se a classificação dos documentos visa a refletir a organização. pode-se removê-los para uma destinação adequada. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. de forma a determinar normas específicas de operação. também denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. Escolha de métodos de arquivamento e classificação O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. a política da executiva. além disso. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios: • Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos. que exercerá funções normativas. Essa coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. por si só. orientadoras e controladoras. • Descentralização das atividades de controle e dos arquivos Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam: a) bem classificados. E se. constituição de conjuntos arquivísticos mais completos. Descentralização A descentralização. ou em geral. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais. Na avaliação de documentos públicos. mantendo-se o arquivo junto a cada departamento. Sistemas de registro O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries. treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho. uma Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 11 . economia de espaço e equipamentos. dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. redução dos custos operacionais. leva-se em conta o valor comprobatório dos mesmos. e b) bem arquivados.delimitação de responsabilidades. quando necessário. o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contêm da organização e da função. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. Quanto aos sistemas de arranjo. uma vez extinta a unidade administrativa. é um grande ato de classificação. distinguindo-se a documentação importante da secundária – então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição. podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação. a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial. promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do órgão. seletivamente. Deverá ser aplicada em nível de departamento. No tratamento dos documentos concernentes à organização e funcionamento. facilitativas).

Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa. organizacional e por assuntos. de referência e similares. com notação pura Recomendamos a leitura dessa resolução para efeito de familiarização com os diversos procedimentos arquivísticos 12 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . Elementos de Classificação Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) a ação a que os documentos se referem (funções. e fazem-se índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave é o número das unidades de arquivamento. Num sistema de registro mais aperfeiçoado. atividades e atos). o item Patrimônio pode estar organizado geograficamente. Temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública – que por ser muito extensa não foi reproduzida aqui)4. Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Indicam a ordem dos documentos em cada série. 2 3 4 Não confundir método ou sistema de arquivamento com método de organização definido acima Estabelece classificação. nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos. ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. que veremos mais adiante. Essas unidades são registradas numericamente na ordem em que se acumulam. são usados em relação à função e devem. Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento 2. da qual se deriva o seu nome. portanto. e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos dos documentos. é o registro. quer substantiva. b) a estrutura do órgão que os produz. desde que as repartições que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separáveis. em ordem cronológica etc. Atribuem-se-lhes números consecutivos. c) o assunto dos documentos. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem registros ou protocolos. o item Correspondência. o item Pessoal. em ordem alfabética. Princípios de classificação Só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento. Os documentos públicos podem ser classificados em relação à organização e podem ser descentralizados. Em vista disso. temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero. isto é. os documentos públicos devem ser classificados em relação à função. ser classificados de acordo com esta (vide Resolução nº 143 do CONARQ que trata da Classificação. No serviço de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam.constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. pois resultam de uma função. os métodos de organização podem ser funcional.O sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentário. Esses números são a chave para o controle dos documentos em ambas as séries. Entretanto. A característica essencial do sistema. Por exemplo. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-lembrete. quer auxiliar. os documentos de um serviço são guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos são colocados juntos. Na execução de qualquer espécie de atividade. livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente.

um quarto ou um quinto.Escolha das Instalações e equipamentos Equipamento é a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do trabalho arquivístico. onde se escrevem as notações. as guias. São as fichas. A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. O comprimento pode corresponder à metade da guia. Também poderá ser aberta ou fechada. a um terço. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 13 . Material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Vide figuras abaixo. numérica ou alfanumérica. as tiras de inserção e outros. Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina. picotada. pela ordenação cronológica. podendo ser alfabética. as pastas. Será aberta quando indicar somente o início da seção e fechada quando indica o princípio e o fim. Notação é a inscrição feita na projeção. Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo.

suas finalidades e responsabilidades. determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição e para terceiros. existem em âmbito governamental. registro. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo. expedição. uso. tramitação). Devem ser criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicações e emissão de vias desnecessárias. informações sobre os arquivos da instituição. distribuição. A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda. classificação.Constituição de arquivos intermediários Os depósitos intermediários só devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Em geral. detalhamento das rotinas etc. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e consultas). Protocolo Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina: Pass Atividades o 1 2 3 4 5 6 7 8 Receber a correspondência Separar a correspondência oficial da particular Distribuir a correspondência particular Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso Encaminhar a correspondência oficial sigilosa Abrir a correspondência ostensiva Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de antecedentes Requisitar ao Arquivo os antecedentes. tramitação. o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondência 14 9 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados .159. terminologia. A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. Esse manual deverá incluir organogramas e fluxogramas. Implantação e acompanhamento O manual de arquivo deverá ser elaborado após estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. Gestão de documentos A Lei Federal 8. de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestão de documentos”: Art. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física.

código e resumo do assunto. e será novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro órgão. data de entrada. devendo essa passagem ser feita por intermédio do Setor de Registro e Movimentação. após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas 3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto. no original e nas cópias Separar o original da cópias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cópias. espécie. número e data do documento. anotando: número de protocolo. primeira distribuição 2 Anexar a segunda via da ficha5 ao documento. em duas vias. anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino 6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos. procedência. ao arquivo 5 Essa ficha será retirada no órgão a que o documento é destinado pelo responsável pelo controle no âmbito desse órgão. que o redistribuirá 15 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . se for o caso Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser assim descritas: Pass Atividades os 1 Preparar a ficha de protocolo. de acordo com despacho de autoridade competente Expedição Geralmente são adotadas as seguintes atividades: Pass Atividades os 1 2 3 4 5 6 Receber a correspondência Verificar se não faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data. juntamente com os antecedentes. acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. rearquivando-as em seguida 4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica 5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos.Pass o 10 11 12 13 Atividades Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto. encaminhando-o ao seu destino.

para se localizar o documento. É um método direto. Método Alfabético (método básico) Método alfabético é o mais simples. simples ou compostas. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 16 . com mais freqüência às falhas humanas do que a falhas do sistema. O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto. A insuficiência do arquivamento deve-se. Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar um índice Sistema indireto é aquele em que. não importa qual seja. pode apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Na escolha de um método de arquivamento devese levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples. Alfabético Geográfico Simples Cronológico Numéricos Digitoterminal Básicos Enciclopédico Alfabéticos Dicionário Duplex Ideográficos Decimal Numéricos Unitermo ou Indexação coordenada Variadex Automático Padronizados Soudex Mneumônico Rôneo Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os documentos devem ser arranjados. flexível e deve admitir expansões. notações compostas e fechadas: Aa-Al . é preciso antes consultar um índice ou um código. Am-Az etc. Qualquer sistema de arquivamento. As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas. Notações simples abertas: A.Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Nesse método. as fichas ou pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética. B. C Ab. respeitadas as normas gerais para alfabetação. Ac etc.

Os títulos não são considerados na alfabetação. Exemplo: Rita Guimarães. Walmir.Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande. Silvia Obs. Silveira.. o. 4. Santo Cristo. salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11). Ricardo Silveira Arquivam-se: Silveira. mas não considerados na ordenação alfabética. Morro Azul. Rosana. Denise. Paulo. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. José Sobrinho. Lima. Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome. Silveira. de. Freud. Carlos. Villa-Lobos. Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita. prevalece a ordem alfabética do prenome. Silveira. Os artigos e preposições. não são considerados (ver também regra nº 9) Exemplo: Paulo de Farias. Sílvia. Ricardo. Júnior. Regras de Alfabetação 1. Maria (Doutora). 8. Rosana d’Albuquerque. Ricardo d’Ferreira. Silveira. Ricardo. Carl Gustav 9. Maria Filho. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.: havendo sobrenomes iguais. Os sobrenomes formados com as palavras Santa. Exemplo: Walmir Santo Cristo. Exemplo: Sigmund Freud. tais como a. Sílvia 3. Marques. entre parênteses. Luís. Rita. Mozila. São Caetano. Juvenal. Exemplo: Heitor Villa-Lobos. John Boy Arquivam-se: Boy. e. um. uma. Carl Gustav Jung. R. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Marco Antônio Neto. John. Pedro. Roberto Silveira. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. 6. Exemplo: Doutora Maria Helena. 17 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . Juiz Armando Marques. Arquivam-se: Antônio Neto. 7.: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de descrição. devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. Exemplo: R. Sigmund. Armando (Juiz). Marco. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. Jung. Nos nomes de pessoas físicas. Sílvia Praia Vermelha Arquivam-se: Montes Altos. Maria Silveira. Roberto 5. Carlos Montes Altos. Maria Obs. Arquivam-se: Albuquerque d’. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Guimarães. Pedro Lima Arquivam-se: Cavalcante. São colocados após o nome completo. Marília Morro Azul. d. Maria. Luís São Caetano. Farias de. Marília. Ferreira d’. Silvia Maria Filho. Heitor. Praia Vermelha. Juvenal Cavalcante. Capitão Silva Mozila. Neto. Maria José Sobrinho. do. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Arquivam-se: Helena. 2.

Madeiras Cachoeira dos 4 Arquivam-se: Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. Antonio de los Rios Arquivam-se: Arco y Molinero. porém. Antonio de los 11. Fundação Getúlio Vargas. empresas.Superintendência Financeira 15. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. Library of Congress (The) 13.Exemplo: Guilio di Capri. De Penedo. assembléias e assemelhados. Os nomes orientais – japoneses. Fábrica Estrela de 4 pontas. Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo). Superintendência Financeira da TELERJ Arquivam-se: TELERJ – Gerência de Atendimento. Angel Del. José de. para facilitar a ordenação. As regras de ordenação podem ser adotadas segundo critério de letra por letra ou de palavra por palavra. Exemplo: Li Xian Xin. gerência. Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 18 . Cantoneira Alegre Como se pode observar. The Library of Congress Arquivam-se: Colegial (A). Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. 3 (Três) M do Brasil Essas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização. entre parênteses. superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Congresso de Odontologia (1º) 14. Guilio di. no critério letra por letra não se consideram os espaços entre palavras. não se considerando. Admite-se. Pina de Mello. seção. Nos títulos de congressos. Fundação Getúlio Vargas. que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. Exemplo: III Conferência de Cirurgia Cardíaca. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como e apresentam. Esteban. Os nomes de firmas. Angel Del Arco y Molinero. chineses e árabes – são registrados como se apresentam. para fins de ordenação. Canto Raiado. Du Pont. A Colegial. Exemplo de critério letra por letra: Canto dos Cisnes. Oviedo y Baños. Charles 10. departamento. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Cantoneira Alegre. os artigos e preposições que os constituem. Li Yutang Arquivam-se: Li Xian Xin. Canto dos Frades. Charles Du Pont Arquivam-se: Capri. Francisco de Pina de Mello. Embratel. conferência. Exemplo: Gerência de Atendimento da TELERJ. Exemplo: José de Oviedo y Baños. desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras. reuniões. Exemplo: Embratel. Rios. consideradas uma após a outra. os números arábicos. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor. Francisco de. que corresponde ao sobrenome de família do pai. Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). Exemplo: 3M do Brasil. TELERJ . Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana. Canto Raiado Exemplo de critério palavra por palavra: Canto dos Cisnes. 1º Congresso de Odontologia Arquivam-se: Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). Li Yutang 12. Esteban De Penedo. Canto dos Frades.

as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente.procedência ou local. alfabeta-se em primeiro lugar o país. cidade e correspondente (quem enviou a correspondência) Quando se organiza um arquivo por estado. após as respectivas capitais dos países a que se referem. não seguirá a ordem alfabética. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. não havendo destaque para as capitais. entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. O método geográfico é direto e de fácil manuseio. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: Nome do estado. deve-se ordená-las alfabeticamente. Sua desvantagem é a de exigir duas classificações. estado e correspondente Como a principal chave é a cidade. Exemplo: Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima Arquivam-se: Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Nome da cidade. seguido da capital e do correspondente. Método numérico simples O método numérico simples é um método indireto. pois exige a consulta a um índice alfabético. Nesse método atribui-se a cada entrada uma numeração seqüencial sem qualquer preocupação com a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 19 . Quando se trata de correspondência com outros países. Exemplo: Araçatuba – SP – Luiz Carlos São Mateus – ES – Maria Augusta Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva Arquivam-se: Araçatuba – SP – Luiz Carlos Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva São Mateus – ES – Maria Augusta É necessário que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar. logicamente. Entretanto.

ordenação alfabética. que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma.83 Quando o número for composto de menos de seis dígitos. cujo elemento principal de identificação é o número. M1-10. obrigando duplicidade de pesquisa. M-2. Essa pasta miscelânea pode ser organizada segundo dois critérios distintos: a) numeram-se somente as pastas.423. também é possível o reaproveitamento de numeração. no segundo caso. No primeiro caso. mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números. Método ideográfico alfabético enciclopédico Exemplo: Cursos Especialização Formação Pós-graduação Doutorado Mestrado Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 20 . Depois de autuado. arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabética. dispostos em três grupos de dois dígitos cada um. decimal. Nesse método. será necessário um registro para controle da numeração utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. precedido da letra M (de miscelânea). além da ordem numérica deve-se observar a data. arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenação alfabética. As vantagens desse método são maior grau de sigilo. É um método adotado em quase todas as repartições públicas. Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto. Tal método tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados. passando a ser chamado daí em diante de processo. Nesse método pode-se ainda reaproveitar uma numeração que venha a vagar. Além disso. será lido 23. o documento é colocado em uma capa de cartolina. Os documentos são numerados seqüencialmente. os numéricos. Método Dígito-terminal Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos. É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea. são lidos da direita para a esquerda. Numera-se o documento e não a pasta. M21-30 etc. a notação das pastas miscelâneas seria M-1. desde que seja da mesma data. Método numérico cronológico Nesse método. unitermo ou indexação coordenada. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas miscelâneas. duplex. M3 e.14. b) numera-se cada correspondente eventual. por ser mais fácil de lidar com números do que com letras. os quais receberão o número da pasta. M11-20. formando pares. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento. serão colocados zeros à sua esquerda para fins de complementação. menor possibilidade de erros. Exemplo: o número 831. Nesse método. Métodos por assunto (ideográficos) Os alfabéticos podem ser enciclopédico ou dicionário.

subseções etc. Método ideográfico numérico – decimal Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. pode ter um. Cada classe é subdividida em nove subclasses e uma décima para generalidades. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 21 . e assim sucessivamente. Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos.Pesquisas Administração Ciência política Economia Método ideográfico alfabético dicionário Cursos de doutorado Cursos de especialização Cursos de formação Cursos de mestrado Cursos de pós-graduação Pesquisas de administração Pesquisas de ciência política Pesquisas de economia Método ideográfico numérico – duplex Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice alfabético remissivo. três ou mais algarismos. cuja classificação divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não podem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. As dez primeiras divisões são denominadas classes. as dez seguintes. dois. subgrupos. Exemplo: 0 Administração Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho Aplicada à educação 1-2 Ciência política 1-3 Administração 1-4 Economia Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes. divisões. partindo-se do geral para o particular. A parte inteira do número é composta de três algarismos. Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de classificação o que não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição. e a seguir. Um bom exemplo de classificação decimal pode ser encontrado na resolução nº 14 do CONARQ. que é facultativa. subclasses. sucessivamente. A parte decimal. grupos. São portanto métodos indiretos.

na coluna cujo algarismo coincidir com o final do número atribuído ao documento. Sua finalidade é identificar e localizar o documento quando solicitado. como no exemplo a seguir: Greve: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 210 311 172 063 04 135 006 017 008 099 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 320 421 232 0173 134 235 026 417 098 149 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 450 461 252 0243 244 465 236 317 128 439 0 0 530 531 Metalúrgicos 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 120 411 212 003 004 145 016 127 018 199 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 340 521 322 0193 144 245 345 527 108 239 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 530 631 512 0283 234 475 575 427 138 399 Pelo exemplo acima pode-se concluir que há duas fichas que contêm as palavras-chave Greve e Metalúrgicos: a 0004 e a 0530. dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. Assembléia extraordinária Foi realizada no salão vip do Hotel Marina. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-índice. ou grupo de documentos. O número de registro é transcrito nas fichas correspondentes às palavras-chaves escolhidas para sua identificação. através da análise do documento são identificadas as palavras-chave ou descritores. para cada palavra-chave prepara-se uma ficha. Esse método é recomendado para arquivos fotográficos. o mais conhecido é o automático.Método ideográfico unitermo (ou indexação coordenada) Vem sendo utilizada com grande êxito nos arquivos especiais e especializados. como mostra o exemplo a seguir: Nº 0012 Assembléia Extraordinária Palavras-Chave / descritores Resumo: Assembléia extraordinária Greve para deliberar sobre a continuidade da greve Metalúrgicos promovida pelos metalúrgicos de todo país. Hotel Marina na praia do Leblon. que servirão posteriormente como chave de pesquisa. de acordo com sua entrada no arquivo. um número em ordem crescente (número de registro). em 13 de março de 1936 1936. Uma vez numerado. sonoros e outros arquivos constituídos de documentos especiais. A seguir. O método consiste em se atribuir a cada documento. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 22 . Métodos padronizados Dentre os métodos padronizados.

a existência de antecedentes. Esse método trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto.foi inventado o sistema soundex. O código baseia-se no som das consoantes dos nomes. Nesse método são utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento. As unidades de arquivamento são assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica. por intermédio da leitura. codificação. sucessivamente. Inspeção Consiste no exame. Usam-se notações fechadas. sem levar em conta se a grafia é ou não a mesma. segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por código. em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores da chave. bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas. de grandes proporções. Métodos padronizados – variadex Esse método é uma variação do método alfabético. para evitar que depois de numeradas as divisões sejam alteradas. ao invés de o serem pela seqüência estritamente alfabética. classificação. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 23 . estudo. Nesse método trabalha-se com uma chave constituída de cinco cores. Métodos padronizados – soundex Para os arquivos alfabéticos onomásticos. Etapas de arquivamento São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção. do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.Métodos padronizados – automático Nesse método os papéis são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto. Estudo Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída. onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a primeira. como a localização de documentos. ordenação e guarda dos documentos. Métodos padronizados – rôneo e mnemônico Não trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos. Nesse método é possível reduzir a incidência de erros de arquivamento muito comuns no método alfabético. Método alfanumérico Esse método não é considerado básico nem padronizado. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al =2 Am-As =3 E assim. previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Dessa forma.

Um instrumento de destinação pode servir a vários fins. Codificação Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado. Análise. Torna-se impossível prover espaço para armazená-los. Ordenação É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. que ficará no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossiê. Empréstimo e consulta Documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos. é lógico. assinatura de quem retirou e do arquivista responsável pelo empréstimo. o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. Podem visar tão-somente à identificação de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 24 . Guarda dos documentos É o arquivamento propriamente dito. nome de quem retirou e sua unidade administrativa. aos órgãos que os receberam ou produziram. na mesma linha hierárquica. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. índice da pasta. redução de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruição imediata.Classificação Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo. O custo da manutenção de tais papéis vai além das posses da mais rica nação. sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias. A transferência para um depósito temporário presume valor para um futuro uso administrativo. legal ou fiscal. A microfilmagem. 1º. Deverá ser utilizada a guia-fora. O destino de um documento pode ser a transferência para um depósito de armazenamento temporário (record center) ou para um arquivo de preservação em caráter permanente. o recolhimento para um arquivo de custódia permanente. Além disso. faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. só é proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que justifique a despesa. A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser julgada tão-somente pela exatidão de suas determinações. E. Para facilitar sua cobrança. bem como pessoal para cuidar dos mesmos. § 2º e art 2º da Lei 5. Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês. consultar Resolução nº 14 do CONARQ. deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua followup para controle de prazos. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada. que poderá ser organizado em diversas modalidades. dado o seu alto custo. Para informações adicionais. avaliação.433/68. seleção e eliminação O governo não pode conservar todos os documentos produzidos em conseqüência de suas múltiplas atividades. Para maiores informações vide art. podendo ser renovados mediante sua apresentação no Arquivo. aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores. por empréstimo. os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam úteis à pesquisa erudita.

tem estreita ligação com as práticas de destinação. um importante instrumento de administração. quer pela impossibilidade de reciclagem do papel. Quando se faz um contrato para venda desses papeis. Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um órgão e indicar o destino que se deva dar a cada um deles. em geral. pois. São. a facilitar o seu uso em atividades correntes. os quais devem conter. podendo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se “lista de descarte” ou “lista de eliminação”. quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano. é um processo de alto custo. e somente como finalidade secundária a facilitar a sua remoção e descarte. Valor dos documentos Em relação ao seu valor. Salvo em circunstâncias excepcionais. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destruídos depois de terem servido ao uso corrente. podem. maceração etc. Os documentos selecionados para eliminação normalmente são vendidos como papel velho. Essas tabelas normalmente são aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminação dos mesmos. A incineração – processo condenado –. os documentos podem ser: Permanentes vitais ◊ aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importância Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 25 . De fato. portanto. Os documentos devem ser classificados visando. a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econômico. pois muito do valor daqueles deriva de sua relação com a própria função. ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentação. deve-se incluir uma cláusula proibindo a sua revenda como documento. seja a transferência para um arquivo de custódia permanente. A maceração ou qualquer outro tratamento é sempre aconselhável quando se tratar de documentos confidenciais. Uma vez determinada a eliminação de documentos. em primeiro lugar. Todos esses instrumentos de destinação são atos normativos. Um instrumento de destinação pode também ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente. Um documento feito com esse objetivo chama-se “tabela de descarte”.corpos de documentos acumulados num órgão do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. não deve ser adotada. seja a eliminação. devem ser preparados os termos de eliminação correspondentes. ser eliminados segunda esta. A classificação. se os documentos forem devidamente classificados em relação à função. As decisões para se destruir documentos devem ser finais e irrevogáveis. Contudo. O teste de eficiência de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela incluídos serem removidos e eliminados no fim dos períodos de retenção recomendados. porém. a identificação dos conjuntos documentais. natureza dos documentos e quantidade. os documentos não devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinião mediante verificação de falta de uso dos mesmos. A triagem ou escolha das pastas. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se “plano de destinação” ou “tabela de temporalidade”. de forma sucinta. a menos que uma boa parte dos documentos que estão sendo examinados possa ser separada para descarte. como uma preliminar para a sua exata identificação nos instrumentos de destinação. bem como a indicação do instrumento de destinação que autoriza a destruição. quer pelo aumento do índice de poluição que provoca. A remoção ordenada e o descarte de grande quantidade de papéis inúteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. datas abrangentes.

devem ser conservados indefinidamente. menos pela prova que oferecem da ação do governo. jamais poderá produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. condições etc. para outras entidades e utilizadores privados. “como era conduzido. todos os fatos de importância sobre a existência de um órgão. Mediante uma seleção criteriosa de vários grupos e séries. ou seja. As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentação do órgão. Distinção entre valores primários e secundários Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias: valores primários. não se deve reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer.vital para a organização. problemas. não devem ser feitas tomando-se por base parte da documentação e não importa quão bem concebido e bem executado seja um programa histórico. Valores Informativos Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas e não da informação ali existente sobre as próprias repartições. coisas ou fenômenos. de modo geral. em um corpo de documentos relativamente pequeno. ao desenvolvimento e ao funcionamento de um órgão – documentos probatórios ou demonstrativos. entidades. Distinção entre valores probatórios e informativos Pode-se determinar mais facilmente os valores secundários de documentos oficiais se os analisarmos em relação a dois aspectos: a) a prova que contêm da organização e do funcionamento do órgão governamental que os produziu. Todos os arquivistas admitem que o mínimo a ser guardado são os documentos sobre a organização e o funcionamento. a pessoas (físicas e jurídicas). do que pela informação que apresentam sobre pessoas Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 26 . e valores secundários. por quem e com que resultados?”. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa. Para efeito probatório deve-se procurar responder as seguintes perguntas: “o que era o negócio?”. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções serão chamados de valores probatórios. A informação pode relacionar-se. e b) a informação que contêm sobre pessoas. há que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram. Temporários –> quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento. coisas. todos os documentos essenciais relativos à origem. com que o órgão governamental haja tratado. pela informação que contêm. Permanentes ◊ são os que. Os valores inerentes aos documentos devido à informação que contêm serão chamados de valores “informativos”. em todos os seus numerosos e complexos setores. sabendo-se que os dois tipos de valores não se excluem mutuamente. que contêm o testemunho da existência e das atividades do órgão. Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova da organização e função. para a própria entidade onde se originaram os documentos. um arquivista pode reunir. Valores probatórios Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a sua organização e de como funcionava.

1750. Na Alemanha é o ano de 1700. que não os próprios criadores. A informação pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos são apresentados em dado documento sobre muitas pessoas. eventos. o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informação nos documentos. e na Itália. A informação é obviamente única se não pode ser encontrada em outro lugar. O arquivista alemão Meissner formulou a máxima “a idade avançada deve ser respeitada” nos documentos. na França. coisas ou fenômenos (informação intensa). Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista não leva em consideração a origem dos documentos – que órgão os produziu. os documentos que representam concentração de informação são os que mais se prestam à preservação arquivística. o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. A data italiana corresponde aproximadamente. se os documentos vão ser preservados num arquivo. pois os arquivos quase sempre têm problemas de espaço para a guarda de documentos. Importância O arquivista presume que sua primeira obrigação é a de conservar a documentação que contenha informação que satisfará às necessidades do próprio governo. por coincidência histórica. Os testes de unicidade e forma. quanto a unicidade dos documentos que contêm a informação. Em geral. ao contrário. São eles: a) unicidade. significa que a informação contida em determinados documentos oficiais não será encontrada em outras fontes documentárias de forma tão completa e utilizável. por mais indefinidas que sejam. ou c) muitos fatos são apresentados sobre matérias diversas – pessoas coisas e fenômenos (informação diversa). Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 27 . coisas ou fenômenos (informação extensa).determinadas. Forma Ao aplicar o teste forma. problemas. condições. b) muitos fatos são apresentados sobre algumas pessoas. Para determinar se um corpo de documentos é a única boa fonte de informação sobre um dado assunto. situações. aplicado à informação. referem-se a fatores ponderáveis – a assuntos que são passíveis de ser avaliados na base de fatos que não deixam dúvidas. O interesse aqui reside na informação que contêm. Unicidade Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informação. Antes de aplicar o teste da importância. e b) a forma dos documentos. à adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos. onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil. A condição física é importante. pois. devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros. 1861. O termo “unicidade”. Há alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. O termo forma aplicado aos documentos e não à informação neles contida refere-se à condição física dos documentos oficiais. Os arquivistas de diversos países estabeleceram datas-limite antes das quais propõem que todos os documentos sejam conservados. as dos pesquisadores e do público em geral. e depois disso. b) forma. é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. O teste de importância relaciona-se a fatores imponderáveis – a matérias que não podem ser avaliadas com real certeza. coisas e propriedades que deram origem a competente ação. 1830. e c) importância. ou de que atividades resultaram. iniciada em 1861. na Inglaterra. usá-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecânicos ou eletrônicos.

As técnicas de coleta. não possui. interessam principalmente aos historiadores. Este último. adotado no início do século XX. deve-se aplicar o princípio da seleção especial. de correlação de dados. Se os fenômenos são antigos. ordinariamente apreciará os documentos principalmente por seu valor ou interesse histórico. Esse princípio significa.Documentos relativos a pessoas . curvas e compilação de númerosíndices são técnicas altamente especializadas. um número limitado de processos sobre indivíduos. tendo em vista a informação que contêm sobre pessoas. Deve ser. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 28 . parte de uma disciplina distinta. Na última alternativa. o ser humano se preocupa. aos sociólogos. ou que sejam suficientes para esclarecer os fenômenos investigados. previsões. dois critérios são possíveis. Documentos relativos a coisas No estudo dos documentos sobre coisas. Igualmente. com a terra na qual vive. o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentação do órgão que os produziu. O primeiro é selecionar aqueles que representam concentrações de informações. O segundo é selecionar um certo número de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatórios dos documentos. e b) o de amostra estatística. Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econômicos. ao contrário. dois princípios podem ser adotados: a) o de seleção especial. isto é. ao apreciar os valores informativos dos documentos. porque tratam de um acontecimento ou ação importante ou significativa. requer um conhecimento do método que o arquivista. classificação e análise estatística.seleção especial e amostra estatística Na seleção de documentos. em forma concentrada. tais como formulários de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informação extensa. naquela de selecionar. episódios ou acontecimentos importantes. economistas ou estudiosos de administração. porque contêm dados que são representativos ou ilustrativos do todo. o arquivista deve levar em consideração a documentação total em conexão com o assunto a que se refere a informação. se novos. ou porque contêm dados considerados próprios para um estudo de condições sociais e econômicas específicas. para retenção. cômputo de médias e probabilidades. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questão contém informação única e se apresenta uma forma que o torne útil como uma fonte de informação. A análise é a essência da avaliação arquivística. fundamentalmente. intensa ou diversa. em geral. Conclusões A avaliação de documentos não deve se basear em intuição ou em suposições arbitrárias de valor. os valores a serem considerados são os que derivam da informação que contêm ore as próprias coisas e não da informação sobre o que acontece às coisas. não importa qual seja sua experiência. simplesmente. que alguns documentos são selecionados para preservação. É bom distinguir-se imediatamente esse princípio do princípio de amostragem estatística. Um arquivista. baseada na análise total da documentação relativa ao assunto a que se referem os documentos em questão. e só depois de feito isto deverá entrar no reino do imponderável. Entre as coisas. Documentos relativos a fenômenos O termo fenômeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas.

Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operação. assim. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. devendo-se. saída direta do computador para a microficha.400 documentos de formato A4. a Lei 5. em geral. O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. Também são gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para consulta. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples – unicamente para a leitura – ou conjugados (leitoras/ copiadoras) – para a leitura e cópia em papel. por isso. São gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e uma cópia (diazo) para consulta.433/68 regula a matéria. que assegure o valor probatório dos registros contidos em suportes informáticos. obsolescência. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. As microformas podem apresentar-se em três modos: filme. e os documentos a serem microfilmados devem ter características físicas que se prestem à filmagem. no Brasil. através da fita spool. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 29 . baixa durabilidade dos materiais empregados. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. Como esse processo é mais trabalhoso. falta de padronização na fabricação de equipamentos e suportes. Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. com vistas ao aproveitamento de espaço. em prazos de quatro a cinco anos. Tecnologia da Informação Os avanços tecnológicos. o processo de microfilmagem é de alto custo. Filme (rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. dos equipamentos necessários à leitura das informações armazenadas. dois: a) reduzir o seu volume. No Brasil. apresentam alguns problemas que merecem reflexão e exigem soluções dentro de curto espaço de tempo: falta de respaldo legal. Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM – Computer Output Microfilm. Entretanto.Microfilmagem Os objetivos da microfilmagem de documentos são. ao lado das vantagens que oferecem. sem passar pelo papel. b) garantir a sua durabilidade. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. Entende-se por microfilmagem de substituição a que incide sobre documentos de guarda temporária. jaqueta ou microficha. tornando necessária a transferência periódica das informações para outros suportes. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. sopesar esse custo contra o da preservação dos documentos na forma original. ou seja. a proximidade das informações. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados. exigindo.

Quanto aos arquivos de custódia. b) servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos extintos ou de determinadas atividades. em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados. Sempre que se transferem documentos do tipo não-rotineiro para centros intermediários. um arquivo de custódia não deve recolher documentos a cujo uso se imponham restrições consideradas descabidas e contrárias ao interesse público. Os arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. atendem. Tipos de transferência Até a primeira metade do século XX a tradição arquivística clássica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histórica. de documentos. É importante lembrar que os documentos transferidos a um depósito intermediário conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. não sendo prevista nenhuma fase de transição. Esses centros não devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionários não possam decidir de imediato. reside no incentivo que dá às instituições para protelar o exame de seus documentos. em alguns casos. a três necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas repartições do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de tempo. que é sua finalidade primordial. contribuindo para a economia do sistema. embora um centro intermediário possa tomar tais encargos. aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comissões de análise ou. A maior desvantagem de um plano de depósito tipo “limbo”. segundo devem ser documentos com valor secundário evidente que justifique sua retenção permanente. utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente. Conquanto tais informações sejam muito úteis na avaliação. acompanhadas dos índices que lhe sejam pertinentes. A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o arquivamento e a localização de documentos. lembrando que o arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente.. surgiu a teoria da “idade intermediária” e com ela a noção de depósitos intermediários. as descrições. por escrito. Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 30 . terceiro. Essas transferências também ocorrem para áreas de custo reduzido. 1º. E por último. raramente são um bom substituto para a informação que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. pois libera espaço e economiza recursos materiais. Os documentos passavam diretamente de um a outro estágio. § 2º da Resolução nº 2 do CONARQ. a fim de facilitar sua avaliação. por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo. que um arquivo permanente não deve aceitar documentos que possam demandar empréstimos freqüentes à repartição de origem. deve-se observar alguns preceitos básicos: primeiro. de valor e sem valor – ao se iniciar um programa de administração de documentos ou arquivístico. tanto quanto possível. para fins de prova ou de pesquisa. Com o aumento da massa documental. faz-se mister obter informações precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos. no mínimo. As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário. cujo acervo é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente. isto é. os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lógicas. Transferência e recolhimento são feitos em razão da freqüência de uso e não do valor do documento. e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acúmulos de documentos – regulares ou especiais. devem estar em boa ordem e. § 1º e art 1º.Transferência e recolhimento Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no art. destituídos de peças sem valor que com eles possam ter sido arquivados.

§ 4º. certos direitos e privilégios adicionais que não são comumente exercidos pelas entidades criadoras. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. ou. Na transferência periódica em duas etapas – também conhecida por dupla capacidade. que foi traduzido como “contra o rei não há prescrição” (vide art. em relação aos documentos.073/2002). Periódica é a remoção de documentos. transferência múltipla ou método do ciclo – os documentos são transferidos para o arquivo intermediário. O direito a tais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade. são recolhidos em caráter definitivo para o arquivo permanente. que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido. em duas etapas. além disso. então. sendo esta última conhecida como periódica de mínimo e máximo. contudo. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados. Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. Referem-se estes ao arranjo. ser de sua propriedade. mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade. o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física. Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade. no que diz respeito ao seguinte: Primeiro. à descrição e à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados – para servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. devido ao seu valor comprobatório e informativo. se julgados de valor. onde permanecem durante determinado período e. Decreto 4. Permanente é a que se processa em intervalos irregulares e exige. Segundo. posteriormente. sem. deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade que os criou. os documentos julgados de valor são recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente.073/2002). Ela pode ser efetuada em uma etapa. deve definir claramente as responsabilidades de custódia do arquivista. O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. em termos mais amplos. quase sempre. Só é aplicada em casos especiais. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 31 . 15 e seguintes do Decreto 4. Neste caso. relativamente à reprodução e à autenticação de cópias. Legalmente. Arquivos permanentes Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados. deve ter. É normalmente nessa fase (transferência) que se promove a desinfestação e a restauração dos documentos. em intervalos determinados. ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento.Há dois tipos básicos de transferência: permanente e periódica. Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. de um governo. que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo. na documentação de um órgão. Os documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da administração. pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. Na transferência periódica em uma etapa. 17. não há arquivo intermediário e a transferência recebe o nome de recolhimento. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular. e ainda dentro de um período determinado. A legislação sobre os documentos públicos. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi (art.

conseqüentemente do local de sua guarda. estantes ou caixas. a ordenação das séries dentro dos fundos e. não existem métodos ou princípios específicos de arranjo no sentido técnico da palavra aqui empregado. Evolução dos princípios de arranjo O primeiro grande passo teórico. deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. origem funcional e conteúdo. intitulada Instructions pour la mise em ordre et lê classement des archives Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 32 . Essa circular. seu empacotamento. As intelectuais consistem na análise dos documentos quanto a sua forma. Quanto aos arquivos intermediários. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custódia. Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. conde Duchatel (1803-67). de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais. de guarda transitória. como é o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. O arranjo é uma das funções mais importantes em um arquivo. baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos départments que haviam sido colocados sob a jurisdição dos Archives Nationales. por diversas circunstâncias. Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã. A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário. As atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: intelectuais e físicas. fixação de etiquetas etc. Princípios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos não se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma única repartição. aplicam-se apenas critérios racionais de disposição dos documentos em estantes e armários. Arranja seus documentos para uso não-corrente. que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem. e arranja-os de acordo com certos princípios básicos da arquivística e não segundo qualquer classificação predeterminada ou esquema de arquivamento. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior. em contraposição ao uso corrente. As atividades físicas se referem à colocação dos papéis nas galerias. dos itens documentais dentro das séries. Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser distintos dos princípios expostos até agora.Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos (vide art. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: • arranjo ◊ reunião e ordenação adequada dos documentos. por isso. se necessário. 18. • conservação ◊ medidas de proteção aos documentos e.073/2002). em 24 de abril de 1841. que diferia do velho método de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificação predeterminados. ocorreu quando Guizot (1787-1874). • descrição e publicação ◊ acesso aos documentos para consulta e divulgação. visando a impedir sua destruição. pela lei de 26 de outubro de 1796. • referência ◊ política de acesso e uso dos documentos. os quais emanam de diversos órgãos. ministro da Instrução Pública de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848. devido à sua utilização.e. Decreto 4. Atividades de arranjo Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos documentos em fundos. Nesses arquivos.

ao invés de seguir esse método.départmentales et communales. Num grande número de casos. baseada na natureza das coisas. O eminente paleógrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princípio respect des fonds nos seguintes termos: “Uma classificação geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto. é a única maneira adequada de se assegurar a realização imediata de uma ordem regular e uniforme. de uma coleção de decretos ou leis. em segundo lugar. Se se tratar de documentos relativos a pessoas. as peças devem ser arranjadas em ordem cronológica. ser conseguida por meio de inventários existentes. seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituição. todas essas vantagens se perdem. As relações entre os grupos de assuntos. devem ser determinadas pelo conteúdo dos mesmos. b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos. e substituído por um sistema baseado em princípio aplicável de maneira geral. essa ordem pode. em ordem cronológica. embora modificado por dois suplementos posteriores. e após. geralmente. sendo. por outro lado. isto é. corporação ou família” devem ser agrupados. é preferível o arranjo geográfico. como na França) e. geográfica ou alfabética. Quando se tratar. é claro que o arranjo alfabético pelos nomes dos indivíduos facilita as buscas. se tratar de assuntos de municipalidades. Em primeiro lugar.” O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrário de classificação de assuntos foi abandonado. Os princípios gerais estabelecidos para a execução desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds). especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 33 . seriam arranjadas conforme as circunstâncias. que o arranjo dado aos documentos pelos próprios órgãos criadores deve ser preservado no arquivo de custódia permanente. ao menos teoricamente. Tal classificação apresenta várias vantagens. Esse princípio é o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituições públicas que os acumulam. visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. tal como uma entidade administrativa. O princípio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prússia. nos grupos de assuntos. pois consiste tão-somente em reunir peças das quais apenas é necessário determinar a origem. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos. em ordem cronológica. dentro de um fundo. se propõe uma ordem teórica. ou de decisões judiciais. onde se decidiu. primeiro. que os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e não de acordo com a natureza das instituições que os criaram. constituindo fundos. é mais simples de se por em prática do que qualquer outro sistema. neste caso. estabeleceu um esquema lógico para o agrupamento de documentos dos départments que. suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. c) as unidades. foi então reconhecido como um método impraticável. porquanto consta simplesmente da reprodução da ordem atribuída por seus donos anteriores. pelo qual todos os documentos originários de uma “autoridade administrativa. Se. talvez. A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princípio básico de respect des fonds. O reagrupamento dos documentos de diferentes órgãos. O princípio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos públicos administrativos é chamado princípio da proveniência. Se. uma corporação ou uma família. geográfica ou alfabética. por exemplo. e a cada grupo seria atribuído um lugar definitivo em relação aos outros grupos. indica a data de tais documentos. por assuntos. visto que um pesquisador. essa classificação é feita com mais facilidade. ainda está em vigor. todos os documentos originários de uma determinada instituição.

é a única maneira viável de colocarem-se os documentos em ordem. com documentos correlatos. assim os documentos são mais inteligíveis quando conservados juntos. consagrando-se mundialmente o princípio da proveniência por várias razões: a) o princípio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. a entidade administrativa que os produziu não precisa ter sido completa e independente. mas deve. conservando-se. através da função e da organização administrativa. inutilmente. seria um extravagante desperdício de tempo. no entanto. pode-se tornar obscuro ou até se perder. os documentos preservados pelo testemunho que contêm da organização e da função devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuída pelos órgãos que os criaram. e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizáveis o acabamento de qualquer tarefa desse gênero. Deve fazer-se uma exceção à regra de preservar os documentos na ordem original. O Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 34 . descrição e utilização dos documentos sob sua custódia. considerando-se a relação desses para com a função ou campo de assunto. Quebrar as unidades existentes e substituí-las arbitrariamente por novas consumiria. quando estes receberam novo arranjo nos órgãos governamentais. ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos. Criou-se ainda um novo princípio chamado Registraturprinzip. pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele órgão. Se os documentos são arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrário qualquer. grande parte do tempo do arquivista. sob a identidade do órgão ou da subdivisão do órgão. como prova documentária. Conquanto essa ordem não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores. Além disso.transferidos. como os atos do governo se relacionam entre si. Dar novo arranjo. no arquivo de custódia. na ordem dada pelo serviço de registro do órgão. b) o princípio ajuda a revelar o significado dos documentos. como na Inglaterra. mantiveram ou acumularam. os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. tampouco desejável. A evolução desses princípios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha. “A ordem original do registro”. “não foi criada arbitrariamente. ao mesmo tempo. ao contrário. a documentos que já estejam em ordem ou parcialmente ordenados. Este estabelecia que os documentos de cada órgão devem ser mantidos. e não reorganizados por grupos de assuntos. é conseqüência lógica da organização do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro é produto”. c) o princípio dá ao arquivista um guia exeqüível e econômico para o arranjo. Os arquivistas holandeses também concluíram não ser possível. Conclusões finais sobre os princípios de arranjo de documentos Na aplicação do princípio da proveniência. mas. não resulta do acaso. de acordo com algum plano arbitrário. no contexto. o real significado dos mesmos. que se destrua a ordem original do registro para substituí-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lógico de cabeçalhos de assuntos. e impor um plano de arranjo arbitrário aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados não atenderia a qualquer objetivo concebível. explicaram. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexão com atos oficiais e. depois de servirem a seus objetivos primários. pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos.

Os documentos. A escolha dos fundos deverá ser estabelecida de acordo com as circunstâncias e conveniências.arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes. o terceiro elemento é o título da unidade que está sendo descrita. constituído dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo. que é indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa. a natureza. maços de documentos ou caixas. com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa básicos. às funções. volumes encadernados. Tais documentos devem ser arranjados. Tipos básicos de instrumentos de pesquisa Em 1973. os documentos modernos que são conservados pelo seu conteúdo informativo – sem referência ao seu valor como testemunho da organização e função – devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam às necessidades dos pesquisadores e dos funcionários. b) Funcional. Uma boa proporção de documentos modernos é preservada unicamente pela informação que contêm sobre pessoas. a estrutura. científica etc. relatórios. a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. o segundo elemento é o tipo físico a que pertencem os documentos – correspondência. mantido. mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que não os correntes só devem ser preservados no arquivo de custódia permanente se atenderem às necessidades arquivísticas. quanto à substância. obedecendo a dois critérios: a) Estrutural. constituído dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. Além de tornar o acervo acessível. O primeiro elemento na descrição de documentos é a autoria. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 35 . unicamente. a AAB formou um grupo de trabalho. sem observar como estavam arranjados na repartição. ou às atividades. são descritos fazendo-se referência ao órgão administrativo que os criou. o princípio da proveniência. o quarto é a estrutura física da unidade – partes de um grupo classificado de documentos. o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia. inventário. sob a direção de seu presidente. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros não dispõem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mínimo de orientação. o período de tempo. Por fim. reunidos pela semelhança de suas atividades. Guia Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. cientistas e outros. porém. lugares ou sobre matéria social. dentro do órgão governamental. que os criou. tendo-se em vista facilitar a sua utilização pelos estudiosos. Atividades de descrição e publicação O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de instrumentos de pesquisa. pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. tabelas e outros. dando-se informação sobre a natureza física dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais são arquivados ou classificados. Os documentos são descritos estruturalmente. que consistem na descrição e na localização dos documentos no acervo. ordens. os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as características dos documentos. e se destinam a orientar os usuários nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. econômica. Sua finalidade é informar sobre o histórico. É o instrumento de pesquisa mais genérico. catálogo e repertório.

Sua elaboração só se justifica em casos específicos. segundo um critério temático. disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto. explicação sobre o modo de consulta do inventário. onomástico ou geográfico. ou parte dele. ou a lugares específicos existentes num ou mais fundos. O inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos – constituídos de documentos de caráter oficial – quanto para os de arquivos privados. cuja organização deve refletir o arranjo adotado para a disposição do fundo. Sua finalidade é descrever a composição do fundo – ou parte dele. pertencentes a um ou mais fundos. Tabela de equivalência ou concordância É um instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para as novas que Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 36 . O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporação do fundo no acervo do arquivo. Inventário analítico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente. por exemplo. através da descrição minuciosa de seu conteúdo. cabendo mesmo a transcrição de documentos na íntegra. Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento. Sua finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento. ou que digam respeito a determinada pessoa. breve notícia histórica sobre a instituição. sumariamente descritas – e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo.Inventário sumário Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente. onomástico ou geográfico. A disposição das entradas e demais informações se assemelha à do catálogo. como uma série. quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes. sendo os itens descritos minuciosamente. Repertório É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinado documento. ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo. incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. cronológico. Catálogo Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático. a pessoa ou a família da qual o fundo é proveniente. pela enumeração de suas unidades de arquivamento. cronológico. Índice – instrumento de pesquisa auxiliar É uma lista sistemática e pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos. descritos de forma sumária ou pormenorizada.

dê informação sobre ele como um todo. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierárquica complexa. • INFORMAÇÃO RELEVANTE PARA O NÍVEL DE DESCRIÇÃO Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 37 . Por exemplo. no nível do dossiê / processo e / ou uma descrição no nível do item. quando tal não é possível. funcional ou agrupamentos de documentos similares. Manuais expondo regras de descrição para tais documentos já existem. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. As regras contidas nesta norma não dão orientação para a descrição de documentos especiais. A soma total de todas as descrições assim obtidas. de modo a refletir os níveis da estrutura hierárquica da unidade administrativa subordinada primária. O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. com freqüência. Se é necessária a descrição das suas partes. tais como selos. estas podem ser descritas em separado. procedendo do nível mais geral (fundo) para o mais particular. registros sonoros ou mapas. Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e continuam durante sua vida. podem ocorrer.” Descrição multinível Se o fundo como um todo estiver sendo descrito. Apresente as descrições resultantes numa relação hierárquica entre a parte e o todo. no nível da série. dê informação sobre as partes que estão sendo descritas. cronológica. Para as finalidades destas regras. Nos níveis seguintes e subseqüentes.tenham sido adotadas. tais como seções ou subséries. as partes constituem níveis subseqüentes. Um fundo pode ser descrito como um todo numa única descrição ou representado como um todo e em suas partes em vários níveis de descrição. cuja descrição. correspondendo a uma divisão geográfica. Regras para descrição multinível • DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O PARTICULAR Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes. o princípio de que a descrição arquivística procede do geral para o particular é uma conseqüência prática do princípio do respeito aos fundos. ISAD(G) – Norma Geral Internacional de descrição arquivística Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. Assim. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. ele deverá ser representado numa só descrição. pode existir uma descrição no nível do fundo. Normas de descrição arquivística são baseadas em princípios teóricos aceitos. Cada um desses níveis pode ser novamente subdividido. ligadas numa hierarquia. O fundo constitui o nível mais geral de descrição. usando-se igualmente os elementos apropriados. cada seção tem tantas subdivisões subordinadas quantas forem necessárias. utilizando-se os elementos descritivos apropriados. só é plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funções da entidade que gerou os documentos e a sua organização. Regra: No nível do fundo. Níveis intermediários. tal técnica de descrição é denominada descrição multinível. No glossário do ISAD(G) encontramos uma definição de seção: “Subdivisão de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou.

área de condições de acesso e uso.nome. área de conteúdo e estrutura. entrada de índice. Glossário de termos associados ao ISAAR(CPF) Catálogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade.Objetivo: Representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição. dê a informação que é comum às partes componentes. • RELAÇÃO ENTRE DESCRIÇÕES Objetivo: Tornar explícita a posição da unidade de descrição na hierarquia. permitindo tanto a identificação de fundos fracionados entre diversas instituições. identificada ou recuperada. ao local de sua guarda. pessoas e famílias. Não repita em um nível inferior informação que já tenha sido dada num nível superior.uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informação que descreve a entidade (entidade coletiva. ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas. Entrada de autoridade (authority entry) . não forneça a história administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrição for uma divisão ou uma seção. • NÃO REPETIÇÃO DE INFORMAÇÃO Objetivo: Evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas. não forneça informações detalhadas sobre dossiês / processos se a unidade de descrição for um fundo. como também o próprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas. incluindo nomes próprios (de pessoas físicas ou jurídicas e geográficos). pessoa ou família) e que pode remeter a outras entradas de autoridade Atividades de conservação A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e. pelo qual uma descrição possa ser pesquisada. pessoas e famílias em fundos diversos de variados arquivos. Regra: Relacione. Por exemplo. A criação de registros de autoridade arquivística possibilita o controle das entradas de entidades coletivas. cada descrição à sua mais próxima e superior unidade de descrição. área de notas e área de controle da descrição. Registro de autoridade (authority record) . área de contextualização. Regra: Forneça apenas a informação apropriada para o nível que está sendo descrito. Ponto de acesso (access point) . Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 38 . Regra: No mais alto nível apropriado. Dados de autoridade (authority data) . utilizados como pontos de acesso.ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituição arquivística responsável. área de fontes relacionadas. pessoas e famílias Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relação ao ISAD(G). e identifique o nível de descrição. palavra-chave. se aplicável.informação em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade. Elementos de descrição Esses elementos são divididos em sete áreas: área de identificação.controle de termos normalizados. conseqüentemente. Controle de autoridade (authority control) .

Não sendo viável tal prática. A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis. A luz. São as seguintes as principais operações de conservação: a) desinfestação. a poeira.Há dois fatores – apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards) – que afetam a preservação do material sob a custódia de um arquivo: agentes externos e internos de deterioração. a poluição ácida do ar e as impurezas no papel são os principais agentes de deterioração. seja em qualquer outra forma. são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental. cola. a umidade. acondicionada em recipientes plásticos. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos denomina-se climatização. pois neste ambiente encontram condições ideais para se desenvolverem. o ar seco. mas a umidade é a principal causadora de seu aparecimento. temperatura e umidade desfavoráveis. provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e empregando métodos que preservem os materiais perecíveis. descrição e consulta ficam em plano secundário. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores. b) limpeza. goma ou caseína. O índice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%. somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade. A temperatura não deve sofrer oscilações. os prédios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. Os agentes externos decorrem das condições de armazenagem e de uso. O controle de temperatura. a fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. a temperatura. a temperatura inadequada. como enfraquece o papel. A própria luz artificial deve ser usada com parcimônia. de umidade relativa e de poluentes. em qualquer fase de desenvolvimento. A umidade. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 39 . a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos. devese empregar sílica-gel. A luz. a umidade. O calor constante destrói as fibras do papel. Determinados insetos são atraídos pela celulose do papel. gases e inúmeras pragas. A poluição ácida do ar. porque não só acelera o desaparecimento das tintas. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos. seja na forma original. As emanações deletérias dos gases também destroem as fibras do papel. As atividades relacionadas com o arranjo. bem como outros fatores externos de deterioração. Nas áreas onde se observa elevada poluição atmosférica. propicia o desenvolvimento de mofo. em face do importante problema da preservação dos documentos. Os agentes externos mais responsáveis pela deterioração são os gases ácidos da atmosfera e particularmente o dióxido sulfúrico (H2SO5). por meio de instrumentos. Com a fumigação os insetos. a médio e longo prazos. os internos são inerentes à própria natureza material dos documentos. Contudo. de acordo com uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo texto original é de Indgrid Beck. c) alisamento. Desinfestação O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. mantendo-se entre 20 e 22º. além de exercer o mesmo efeito do ar seco. o movo. O ar seco é outro fator de enfraquecimento do papel. A luz do dia deve ser abolida na área de amazenamento. d) restauração ou reparo. A substância química a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação. são completamente destruídos.

expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade. antes de se tentar a restauração por qualquer método. aconselha-se usar ferro de engomar caseiro. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade. aplicadas com pasta de amido. adere ao documento.Limpeza É a fase posterior à fumigação. Tecido Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 40 . recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. uma escova ou um aspirador de pó. no entanto. com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose. Na falta de equipamento adequado. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola. em uma câmara de umidificação. juntamente com o papel de seda. são passados a ferro. Os documentos. devido ao uso de adesivo à base de amido. cuja matéria prima é de alto custo. durante uma hora. tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos. sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade. A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. e sem que aumente o volume e o peso. além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. folha por folha. Caso existam documentos em estado de fragilidade. Na falta de instalações especiais para essa operação. É. não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. que é natural. a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. o que aumenta a sua resistência. e dispensa adesivo. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade. Em seguida. em máquinas elétricas. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável. O acetato de celulose. mas. um processo de difícil execução. Silking Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente. Laminação Processo em que se envolve o documento. nas duas faces. tratados por este processo. 90 a 95%. além de exigir habilidade do executor. Vários são os métodos existentes. utiliza-se um pano macio. impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos. tornando-o imune à ação de fungos e pragas. colocando-o numa prensa hidráulica. porém. Restauração Os documentos devem ser tratados em relação à acidez. por ser termoplástico. mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos. afeta suas qualidades permanentes.

embora não empregue calor nem pressão. A laminação manual. A aplicação. considerado elemento fundamental para a garantia da capacidade testemunhal do documento eletrônico arquivístico. entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm. de fácil obtenção. Por política de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relação ao que deve ou pode ser consultado. Laminação manual Este processo. bem como os direitos de terceiros. deixando o documento solto dentro das duas lâminas.( CESGRANRIO . ou determinação de autoridade superior. que são substituídos pela acetona. Encapsulação Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces.Arquivista) No contexto contemporâneo. Atividades de referência Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as políticas de acesso e de uso dos documentos.2010 . utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada. Questões de Concursos 1 . as características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal. * d) Prevenção. após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações.O volume do documento é reduzido. mas o peso duplica. Assim. oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. é o de * a) Destinação. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. * b) Documentabilidade. é rápida e a matéria-prima. * c) Metadados. * e) Dados. Quanto à política de uso. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 41 . por ser mecanizada. A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos. também chamada laminação com solvente. Compete ao arquivo determinar a liberação ou restrição de acesso. o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos.BNDES . indicando as categorias de usuários que terão acesso ao acervo. bem como elaborando o regulamento da sala de consulta. um conceito totalmente assimilado pela arquivologia. desenvolvido na Índia.

Arquivologia ) Considerando os conceitos fundamentais de arquivologia. realizada por meio de sistemas virtuais. o que necessita.2010 . julgue: É importante pesquisar novas bases teóricas e metodológicas para a arquivologia porque.2010 . e. sem os quais ela não conseguiria viver. todos os membros do organismo têm necessidade de informação que pode ser orgânica. produzida fora do âmbito desta. portanto. Lisboa: Dom Quixote. materiais ou financeiros. julgue os itens a seguir. o princípio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto possível do lugar de sua criação e aplicação e guardados por quem os acumulou. A partir do texto acima e considerando os conceitos fundamentais da arquivologia. 63-4 (com adaptações).Arquivologista ) Com relação às atividades de seleção. * ( ) Certo ( ) Errado 4 .MS . No plano institucional. J.( CESPE .Analista . elaborada. como corolário. no futuro. noções de gestão de informações e documentos e a legislação arquivística brasileira. * ( ) Certo ( ) Errado 3 . Couture. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 42 .MS . a teoria das três idades já não terá mais validade. Para desempenharem as suas respectivas funções. avaliação e eliminação segundo as especificidades da esfera pública. p. Os fundamentos da disciplina arquivística. julgue os itens a seguir. Como qualquer outro recurso.( CESPE . enviada ou recebida no âmbito da sua missão.Arquivologista) A informação constitui uma mercadoria tão vital para a empresa como os recursos humanos. 1998.2 . de um reconhecimento oficial da empresa.MPU .( CESPE . Rousseau e C. isto é.2010 . isto é. a informação deve ser gerida eficazmente. ou não orgânica. os suportes documentais serão todos eletrônicos e a organização.

MS . quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou. qualquer espécie documental pode ser identificada com base na configuração apresentada pelo documento escrito. O princípio da proveniência. que estes permaneçam sob custódia de instituições com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo.Arquivologista ) Em arquivologia. * ( ) Certo ( ) Errado 6 .Plano de destinação se refere a um esquema no qual está indicada a destinação dos documentos. podendo englobar a tabela de temporalidade. fundamento básico da arquivologia. a lista de eliminação e o termo de eliminação.Arquivologista ) Julgue os itens a seguir que abordam conceitos.( CESPE . * ( ) Certo ( ) Errado 7 .( CESPE . garante. no caso de documentos ou arquivos públicos.MS . definida pela natureza jurídica de seu conteúdo e pela obediência a normas precisas de redação a que tal documento obedece.2010 .MS . * ( ) Certo ( ) Errado 5 -( CESPE . a expressão também é utilizada no sentido de conjunto dos instrumentos de destinação.Arquivologista ) Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 43 .2010 . além de aspectos relativos a tipologias e suportes documentais. vinculando-os a sua origem imediata. entre outros.2010 . teorias e princípios fundamentais da arquivologia.

Analista Administrativo) Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia e tendo como referência a legislação arquivística brasileira vigente. pois são importantes testemunhos históricos e culturais. julgue os itens a seguir. por isso. disco ótico. * e) O CONARQ orienta as instituições arquivísticas a buscarem auxílio de consultorias para planejarem e implantarem programas de conservação documental. são: papiro. de modo a garantir. disco magnético. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 44 . * b) A sobrevivência de documentos por longo prazo de guarda é responsabilidade exclusiva do arquivista. filme de acetato. portanto. o qual deve. uma vez que o próprio CONARQ não produziu documento que disponha acerca dessa matéria. devido às condições estruturais de resistência a cargas e às condições ambientais favoráveis à preservação de documentos. também. De acordo com os fundamentos da arquivologia.( CESPE . Alguns exemplos.2010 . * a) Os depósitos de documentos devem ser alocados.( CESPE .ANTAQ .DPU .2009 . entre outros. assinale a opção correta. a integridade dos documentos arquivados. devem ser considerados no planejamento das ações de conservação de documentos adotadas pelas instituições produtoras/acumuladoras de documentos. por exemplo. Com relação a esse assunto. que é o papel. fita magnética. * d) A preservação de documentos de arquivo depende. a baixa incidência de luz. assegurar que o acesso a documentos se submeta a um conjunto fixo de critérios de preservação. * ( ) Certo ( ) Errado 8 .Arquivista ) Os acervos arquivísticos precisam ter sua integridade física garantida para que possam ser transmitidos às gerações futuras. é correto que o arquivo corrente que existir na ANTAQ seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agência para apoio às atividades cotidianas. dos procedimentos adotados durante a produção e a tramitação. além do mais comum hoje. preferencialmente. pergaminho. em andares térreos e subsolos. como. * c) Denomina-se preservação o conjunto de medidas cujos objetivos são estabilizar o processo de degradação de documentos e reverter danos físicos ou químicos sofridos. os quais. 9 .O termo suporte é utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contém informações registradas. por meio de ações de recuperação e reforço.

pois a maioria das tarefas são realizadas por grandes grupos de pessoas. por exemplo. enfim.ANTAQ . onde cada um tem sua função. e dos indivíduos que o compõe. que será abordada neste trabalho. como por exemplo. a sociologia. de bancos de dados ou de dossiês temáticos. No trabalho. o homem já não pode trabalhar sozinho. há também as relação humanas na saúde. assim como esta. médio ou pequeno porte. relação humana social. etc. as ciências naturais. as relações humanas no trabalho.E Relações Humanas no Trabalho Falar em relações humanas é considerar todo tipo de ralação social ou interação entre os indivíduos. Esta é uma questão abordada por diversas ciências.Analista Administrativo ) Julgue os itens seguintes. Este processo de divisão do trabalho se deu ao longo de tempo e teve seu auge quando foi iniciada a revolução industrial e o a inserção Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 45 . são necessárias pelo fato de que todos ossetoresda vida exigem trabalho em grupo. tem como principio de funcionamento a trabalho em conjunto.2009 . a política.* ( ) Certo ( ) Errado 10 . a coletividade. a antropologia. relativos a conceitos fundamentais de arquivologia. A divisão do trabalho cada vez maior torna o dia a dia da empresa mais dependente do grupo. Relações humanas no trabalho. estas relações são necessárias pois toda empresa. dentre elas. A informação não orgânica existe exclusivamente nos setores de trabalho e sob a forma de publicações. seja ela de grande. Dentro do campo das relações humanas há variações para cada área especificamente. economia. na educação.( CESPE . a biologia. * ( ) Certo ( ) Errado GABARITO: 1-C 2-C 3-E 4-C 5-E 6-E 7-C 8-D 9-C 10 . aquilo que envolve o homem ai estão as relações humanas.

na escola entre os alunos. Entretanto a tentativa foi frustrada. entre outros conceitos que sempre ouvimos falar. liderança.do sistema capitalista de produção. É necessário conhecer o individuo para conhecer suas qualificações. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 46 . comunicação. moral. trabalho em grupo. solidariedade. e tambéma relação do empregado com a empresa. modo de vida.como a iluminação do ambiente de trabalho influenciava a produtividade dos trabalhadores. política. que ligou a produtividade à satisfação dos trabalhadores mudando o ambiente de trabalho e conhecendo cada individuo. portanto. mas ao também ambiente de trabalho. coma família. O objetivo de cada indivíduo é o bem-estar. coletividade e também a individualidade de cada ser humano. os pesquisadores não conseguiram provar a existência de qualquer relação simples entre a intensidade de iluminação e o ritmo de produção mas foi possível constatar que os resultados da experiência eram influenciados por fatores de natureza psicológica. mas que nem sempre são colocados em prática. em motivação. e isso acaba gerando conflitos. e um novo vocabulário é incorporado ao dicionário administrativo: fala-se. Relações humanas está interligada com diversos fatores da vida social e individual da pessoas. esta foi uma experiência feita por Elton Mayo que segundo ele. Isso fez com que ele chegasse à conclusão de que os indivíduos não podem ser tratados isoladamente. já o da empresa é a eficiência. a de Hawthorne. dinâmica de grupo etc. cultura. para a satisfação da empresa e do trabalhador estarem sempre produzindo qualitativamente. organização informal. conscientização. economia. conceitos que escutamos desde que somos educados pela família. ou seja. ética. por exemplo. para se chegar a solução dos problemas de relações humanas foi preciso fazer experiências. que visa o lucro a produtividade. Outras experiências também foram realizadas como. visto que desta relação é que será ditado a produtividade daquela empresa. Pesquisas apontam que um dos problemas para a falta de produtividade no trabalho muitas vezes está relacionado a insatisfação do trabalhador com o ambiente de trabalho e as vezes também com as pessoas que ali estão. a função dela é estabelecer um equilíbrio entre a produtividade e a satisfação dos trabalhadores. em casa. desde então. ou de atuação. Foi publicado numa revista sobre RH no trabalho que dizia: RELAÇÕES HUMANAS NO TRABALHO: As seis palavras mais importantes: "ADMITO QUE O ERRO FOI MEU" As cinco palavras mais importantes: "VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO" As quatro palavras mais importantes: "QUAL A SUA OPINIÃO" As três palavras mais importantes: "FAÇA O FAVOR" As duas palavras mais importantes: "MUITO OBRIGADO" A palavra mais importante: "NÓS". que visavam detectar de que modo fatores ambientais . dentre eles estão: educação. respeito mútuo.A experiência em Hawthorne permitiu o delineamento dos princípios básicos da Teoria das Relações Humanas que veio a se formar logo em seguida. suas necessidades e limitações para que ele seja utilizado para ser útil dentro da empresa e que também possa está realizado fazendo determinado trabalho. condições de trabalho. Vale lembrar que as relações humanas não estão estritamente ligadas apenas as relações entre as pessoas. cada pessoa fazendo exclusivamente determinada tarefa aumentaria a produtividade e minimizaria o tempo gasto no processo de produção. mas sim como um grupo. ou seja.

d) a concisão.Clareza . Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal. Obtém-se. que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre: a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate. é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. respeito pelo trabalhador e pelo seu trabalho. redundâncias. respeito mútuo pelo indivíduo e pelo seu trabalho. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. Para ela concorrem: a) a impessoalidade. ou a outro órgão público. por exemplo. com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão.Concisão . que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam. em princípio.Percebe-se. c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público. como a gíria e o jargão. assim também do trabalhador para com a empresa. assim. o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento. é fundamental que se tenha. b) o uso do padrão culto de linguagem. III . e os demais colegas de trabalho. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis. b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 47 . Para que se redija com essa qualidade. é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal. sempre concebido como público. II . que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos.Em suma pode-se dizer que relações humanas está diretamente ligada ao fator respeito. além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve. não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho.Impessoalidade . que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto.A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Nos dois casos. de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção.A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. isto é. passagens que nada acrescentem ao que já foi dito. uma desejável padronização. Normas específicas para redação de correspondência oficial Características – I . de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita. assim. c) a formalidade e a padronização.

art. Ou Vossa Senhoria nomeará o seu substituto? Caso a pessoa à qual nos dirigimos seja do sexo masculino. de 7 de fevereiro de 2002. Telegrama . a) do Poder Executivo. o Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União. 6 Nos termos do Decreto no 4.É pela correta observação dessas características que se redige com clareza Tipos definidos pelo Manual de Redação da Presidência O Padrão Ofício Aviso e Ofício e Memorando Exposição de Motivos Mensagem .Vossa Excelência: Executivo. o Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República. Embaixadores. o Chefe do Gabinete de Segurança Institucional. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 48 . Presidente da República. Ministros de Estado6. Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial. Fax Correio Eletrônico Pronomes de tratamento § 316 (Gramática Metódica – Napoleão Mendes) Vossa – emprega-se quando nos dirigimos à pessoa – Acabo de receber o diploma que Vossa Santidade se dignou enviar-me. o adjetivo deve guardar concordância: Vossa Senhoria está ocupado? (dirigindo-se a um homem) Idem ao sexo feminino: Vossa Senhoria está atarefada? (dirigindo-se a uma mulher) Sua – emprega-se quando nos referimos à pessoa .118. Legislativo: b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores.Vi sua Santidade o Papa Paulo VI quando estive em Roma. Deputados Estaduais e Distritais. Vice-Presidente da República. além dos titulares dos Ministérios: o Chefe da Casa Civil da Presidência da República. 28. Prefeitos Municipais. parágrafo único. são Ministros de Estado. Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal. Ministros do Tribunal de Contas da União. 1. Secretários de Estado dos Governos Estaduais. Oficiais-Generais das Forças Armadas.

2.2 As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor. empregada por força da tradição. Nos demais casos. Judiciário: c) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores. PR Como se depreende do exemplo acima. Vossa Senhoria É empregado para as demais autoridades e para particulares. seguido do cargo respectivo: Senhor Senador.1 O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal. Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.1 O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor.. e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. no 123 12345-000 – Curitiba. Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC. 2. Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional. É costume designar por doutor os bacharéis. a forma Vossa Magnificência. Como regra geral. fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. Senhor Ministro. 1.. Corresponde-lhe o vocativo: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 49 . especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. ainda. Senhor Governador.) No envelope. Senhor Juiz. Membros de Tribunais. Mencionemos. Juízes. 1. Auditores da Justiça Militar. em comunicações dirigidas a reitores de universidade.Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais. empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento. (.

de acordo com a hierarquia eclesiástica. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes.) Os pronomes de tratamento para religiosos. Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores. inclusive o Presidente da República: Respeitosamente. em comunicações aos Cardeais..Magnífico Reitor. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal. que estabelecia quinze padrões. devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.. Fechos para Comunicações O fecho das comunicações oficiais possui. Com o fito de simplificá-los e uniformizálos. todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede.) Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima. (. a de saudar o destinatário. (.. abaixo do local de sua assinatura. de 1937. (.. (COBRADO EM CONCURSO) b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente. ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal. Cônegos e superiores religiosos. em comunicações dirigidas ao Papa. além da finalidade óbvia de arrematar o texto. são: Vossa Santidade. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (espaço para assinatura) NOME Ministro de Estado da Justiça Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 50 . clérigos e demais religiosos. Identificação do Signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República. este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n o 1 do Ministério da Justiça..) Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos.. que atendem a rito e tradição próprios. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre. (COBRADO EM CONCURSO) Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras.

No caso do ofício deve ser incluído também o endereço. empregue a forma direta. o aviso e o memorando. d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. Com o fito de uniformizá-los. Partes do documento no Padrão Ofício O aviso. Os parágrafos do texto devem ser numerados. por extenso. e) texto nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos. exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.Para evitar equívocos. que se confunde com o parágrafo de abertura. 15 de março de 1991. seguido da sigla do órgão que o expede expede: Exemplos: Mem. – conclusão. na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. o que confere maior clareza à exposição. As peculiaridades de cada um serão tratadas adiante. que siga o que chamamos de padrão ofício. elas devem ser tratadas em parágrafos distintos. “Tenho o prazer de”. se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto. em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. Se a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 51 . 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte: – introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. c) assunto resumo do teor do documento assunto: Exemplos: Assunto: Produtividade do órgão em 2002 2002. por ora busquemos as suas semelhanças. o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes: a) tipo e número do expediente. com alinhamento à direita: Exemplo: Brasília. O Padrão Ofício Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”. no qual o assunto é detalhado. 123/2002-MME b) local e data em que foi assinado. pode-se adotar uma diagramação única. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. “Cumpre-me informar que”. – desenvolvimento. o expediente deve texto: conter a seguinte estrutura: – introdução.

2. e h) identificação do signatário (v. Fechos para Comunicações). cópia do Ofício nº 34. que invoca o destinatário (v. poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e. de 1º de fevereiro de 1991. para autoridades de mesma hierarquia.2. Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República Senhora Ministra Senhor Chefe de Gabinete Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: – nome do órgão ou setor.1 Pronomes de Tratamento). de 1o de fevereiro de 1991. no caso do ofício. f) fecho (v. – endereço postal. e a razão pela qual está sendo encaminhado. do Departamento Geral de Administração. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado. a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste. em caso contrário.3.” ou “Encaminho. segundo a seguinte fórmula: “Em resposta ao Aviso nº 12. Aviso e Ofício Definição e Finalidade Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura. de 3 de abril de 1990. Identificação do Signatário). aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício. que trata da requisição do servidor Fulano de Tal. que é encaminhar. e assunto de que trata). encaminho. indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo. data. com acréscimo do vocativo. g) assinatura do autor da comunicação. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 52 .” – desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha.remessa do documento não tiver sido solicitada. 2. também com particulares. deve iniciar com a informação do motivo da comunicação. a anexa cópia do telegrama no 12. Forma e Estrutura Quanto a sua forma. não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento. seguido de vírgula. para exame e pronunciamento. origem ou signatário. ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. 2. – telefone e endereço de correio eletrônico. anexa.

etc. Subchefe para Assuntos Jurídicos . com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. 3. a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. Exemplos: Ao Sr. b) propor alguma medida. Em regra. Forma e Estrutura Formalmente. a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício (v. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério. Forma e Estrutura Quanto a sua forma. ou ser empregado para a exposição de projetos. a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos. segue o modelo descrito adiante. O Padrão Ofício). em folha de continuação. Pode ter caráter meramente administrativo. Sua característica principal é a agilidade. portanto. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Chefe do Departamento de Administração Exposição de Motivos Definição e Finalidade Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: a) informá-lo de determinado assunto. O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo. e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.Memorando Definição e Finalidade O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. ou c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo. assegurando maior transparência à tomada de decisões. chamada de interministerial. que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. o memorando segue o modelo do padrão ofício. sendo. no caso de falta de espaço. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 53 Ao Sr. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado. idéias. os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e. Trata-se. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações. a serem adotados por determinado setor do serviço público. diretrizes. por essa razão. de uma forma de comunicação eminentemente interna.

no início da margem esquerda. sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício. d) o local e a data. e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita. Forma e Estrutura As mensagens contêm: a) a indicação do tipo de expediente e de seu número. 1. como os demais atos assinados pelo Presidente da República. Mensagem Definição e Finalidade É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos. iniciando a 2 cm do vocativo. apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo. Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal. enfim. No primeiro caso. telex. horizontalmente. Telegrama Definição e Finalidade Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos. o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República. no início da margem esquerda: Mensagem no b) vocativo. deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e. A mensagem. notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública. submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas. esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v.4. de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário. fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 54 . expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa. Concisão e Clareza). horizontalmente. c) o texto. passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia. também em razão de seu custo elevado. não traz identificação de seu signatário. verticalmente a 2 cm do final do texto. de acordo com sua finalidade.A exposição de motivos. apresentar veto. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada. etc.

para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 55 . juntamente com o documento principal. deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial (v. i. de folha de rosto.2 A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais). deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax. de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada. em certos modelos. 1.. ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Assim. deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento. quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Caso não seja disponível. se deteriora rapidamente. Entretanto.. transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. conforme exemplo a seguir: Correio Eletrônico Definição e finalidade O correio eletrônico (“e-mail”). é. Se necessário o arquivamento. de cujo conhecimento há premência. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado. não interessa definir forma rígida para sua estrutura. preferencialmente. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo. cujo papel. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Forma e Estrutura Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes. por seu baixo custo e celeridade. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos. É conveniente o envio. O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet. Quando necessário o original.Forma e Estrutura Não há padrão rígido. Fax Definição e Finalidade O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. o formato Rich Text. Valor documental Nos termos da legislação em vigor. Sempre que disponível.

devem respeitar os valores éticos e morais que a sociedade impõe para o convívio em grupo. lavagem de dinheiro. Um dos fundamentos que precisa ser compreendido é o de que o padrão ético dos servidores públicos no exercício de sua função pública advém de sua natureza. pois o que faz a imagem de uma empresa ou órgão parecer boa diante da população é o atendimento de seus funcionários. levando em conta apenas aquilo que. uso inadequado da máquina pública e muitos outros que vêm a contribuir de forma destrutiva para a imagem do servidor e do serviço públicos. O cidadão. assim. é divulgado nos jornais. Nesse ponto. além de regulamentar a qualidade e o trato dispensados aos usuários e ao serviço público e de trazer punições para os que descumprem as suas normas. o setor público foi alvo. mas 24 horas por dia durante toda a sua vida. inserindo no âmbito do poder público os princípios e regras necessários ao bom andamento do serviço e ao respeito aos usuários. é preciso que nos organizemos antes. de um processo deliberado de formação de uma caricatura. têm-se. é. a ética se insere de maneira determinante para contribuir e melhorar a qualidade do atendimento. Princípios para atendimento ao público No exercício das mais diversas funções públicas. não consegue sustentar uma boa imagem do serviço e do servidor. amparados constitucionalmente como princípios básicos e essenciais a uma vida equilibrada.documental. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 56 . existe uma minoria que con-segue facilmente acabar com todos os esforços levados a cabo pelos bons funcionários. a fim de que os valores morais e a boa-fé. i. por parte da mídia e de um senso comum vigente. também têm a função de proteger a imagem e a honra do servidor que trabalha seguindo fielmente as regras nele contidos. O caráter público do seu serviço deve se incorporar à sua vida privada. Durante as últimas décadas. em nosso cenário político atual. e por mais que os servidores sérios e responsáveis se esforcem. A não observação desses valores acarreta uma série de erros e problemas no atendimento ao público e aos usuários do serviço. revista e redes de televisão. na forma estabelecida em lei. do caráter público e de sua relação com o público. infelizmente. que transformou sua imagem no estereótipo de um setor que não funciona. Organizar significa pensar antes de iniciarmos a tarefa. os servidores. Os novos códigos de ética. é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente. Aliados a isso. Esse conjunto caótico de fatores faz com que a opinião pública. constantes denúncias de corrupção. Para executar qualquer tarefa com sucesso. para que possa ser aceita como documento original. mesmo bem atendido por um servidor público. se posicione contra o setor e os servidores públicos. por diversas vezes. para uma melhoria na imagem do servidor e do órgão perante a população. é muito burocrático e custa muito caro à população. se insiram e sejam uma constante em seu relacionamento com os colegas e com os usuários do serviço. O servidor deve estar atento a esse padrão não apenas no exercício de suas funções. além das normatizações vigentes nos órgão e entidades públicas que regulamentam e determinam a forma de agir dos agentes públicos. o que contribui de forma significativa para uma imagem negativa do órgão e do serviço. ou seja. contribuindo.

Se a tarefa que viria a seguir. O primeiro é que quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. ao tentar fugir do óbvio. sem maiores problemas. pois o tempo parece ser. porque é necessária e importante a organização do tempo na vida de uma pessoa. respeito e cortesia. Se você está fazendo algum trabalho e está inspirado.é unânime o foco na organização do tempo. que discutir o tempo é algo muito complicado. Ao me propor discutir a administração do tempo estou. puder ser reagendada. Santo Agostinho afirmou. pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento. não há razão para parar. princípio da convergência (concentração). algo simples. sem dúvida. princípio do controle(feedback) e o princípio do uso do tempo livre(visão sistêmica). torna-se senhor dele. não interrompa o que você vem fazendo bem. princípio da delegação(descentralização). os objetivos profissionais e pessoais . de certa forma. Diz ainda o decreto que os órgãos e as entidades públicas federais deverão implementar os padrões de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 57 . Administrar o tempo. em suas Confissões. tentar teorizar sobre ele para que nos vejamos diante de grande confusão . A atenção. A organização do tempo é uma ferramenta imprescindível para qualquer profissional que busca crescimento na carreira aliado à qualidade de vida. quando não tentamos discorrer sobre ele. princípio da visão estratégica(antecipação às tendências) princípio dos quadrantes(eficiência/eficácia). É necessário planejar. as prioridades a serem consideradas no atendimento. Basta. Observando termos como atenção. por causa disso. precisamos valorizar este instrumento e entendê-lo como um veículo que poderá ser capaz de conduzir o serviço público a dias melhores. o tempo de espera para o atendimento. os prazos para o cumprimento dos serviços. não na ordem e no momento em que desejaria. A organização do tempo supõe a prática de alguns princípios: princípio da direção(objetivos). saber fazer correções de curso. Mas é preciso ser flexível. acaba sendo. o de. Comecemos por analisar alguns mitos acerca da administração do tempo. não é programá-lo nos mínimos detalhes e depois tornar-se escravo dele. e as condições de limpeza e conforto de suas dependências formam o elenco a ser observado pelos órgãos e entidades públicas federais no estabelecimento dos padrões de qualidade no atendimento. Quem não o administra é por ele dominado. simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou. teríamos apenas que lamentar o fato de vivermos num país onde é necessário uma lei dizendo da sua necessidade. porém. Este procedimento tem lógica e é inteiramente procedente. o sistema de sinalização visual.Quando não se atingem as metas. para elas. os procedimentos para atender a reclamações. Administrar o tempo é fazer o que você considera importante e prioritário. De um lado. Entretanto. A verdade é bem o contrário. Quem administra o tempo coloca-o sob controle. o respeito e a cortesia no tratamento a ser dispensado aos usuários. A verdade é que a dministrar o tempo não é programar a vida nos mínimos detalhes: é adquirir controle sobre ela. em seu planejamento. que é do conhecimento geral. os meca nismos de comunicação com os usuários. o risco de ficar discutindo o óbvio. as formas de identificação dos servidores. é ser senhor do próprio tempo. cair na maior confusão. correndo riscos semelhantes. produzindo bem. que todo o mundo conhece. De outro. Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam administrar o tempo acreditam (pelo menos no início) que é possível programar 100% do seu tempo. como não podemos forjar outra realidade num passe de mágica. como vestir uma camisa de força e não mais tirá-la.

qualidade e proficiência. Ao final. civilidade e educação. Conduta – a conduta do servidor deve ser impecável. ser expansivo e claro em suas colocações. Num segundo momento. Em nome desta atenção. recebendo-o não como inimigo ou adversário. Serviços e servidores públicos desatenciosos. eficiência. Objetividade – Praticidade. Apresentação – Boa aparência externa e em suas colocações. superiores e clientela -. Buscando sempre a educação. terão de ser extirpados comportamentos de servidores que ignoram ou fingem ignorar a presença do usuário. conduta. Atenção – Respeito aos administrados através de sua concentração. Presteza – agilidade. presteza. deixam de observar com profissionalismo as suas solicitações ou requerimentos e negligenciam no tratamento dos pleitos. Sendo aquelas as vontades Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 58 . devem ser respeitados seus pleitos em todas as instâncias. apresentação. de acordo com as diretrizes nele estabelecidas.”. tolerância. discrição. Tolerância – tendência em admitir opiniões. bem como divulgar amplamente esses padrões de qualidade junto aos cidadãos-usuários. celeridade. cortesia. O respeito ao cliente do serviço público começa pelo tratamento que se dispensa. atenção. melhora o clima no ambiente de trabalho e diminui a própria carga de discussão e de contraditório no atendimento. Eficiência – realização das tarefas com rapidez. Aqui começa o ajuste indispensável entre a norma e o exercício da cidadania.qualidade do atendimento. Interesse – o servidor deve sempre estar atento e com propósito de ajudar. a determinadas especificações e às necessidades implícitas e explícitas do cidadão. Só deve ter assento nos birôs e guichês de atendimento servidores que olhem nos olhos e sem restrições para a clientela do seu órgão. mas simplesmente como cidadão. Os atos devem atender seus objetivos sem burocracia. trabalhem com interesse na solução dos problemas e realizem as tarefas necessárias ao andamento do serviço. Cortesia – urbanidade. A cortesia é outra exigência da lei. O objetivo de se oferecer qualidade no atendimento ao público é atender com rigor. desrespeitosos e descorteses não poderão ser tolerados. por mais “absurdos” e “extravagantes” que possam parecer. Discrição – qualidade de ser discreto. ao merecer o respeito de toda a sociedade. Se o servidor aborda com cortesia a todos – colegas. objetividade Comunicabilidade – o servidor deve se comunicar facilmente. respondeu demonstrando revolta: “pros mesmos. Isto vale até para certo deputado que esqueceu a condição de servidor público e a um interlocutor que lhe indagara: “tudo bem?”. interesse. que deveria ser transportada naturalmente para o ambiente de trabalho dos servidores. formas de pensar e agir. Qualidade no atendimento ao público: comunicabilidade. o serviço e o servidor público terão igual retribuição.

Todo serviço é resultado de uma comunhão de esforços. A eficácia da comunicação depende do processo básico da comunicação. e todos compreenderem o todo e sua parte. já estas estão previstas e são ofertadas pelo serviço público. SIMBÓLICA As pessoas cercam-se de vários símbolos. e assim por diante. VERBAL A comunicação verbal é o modo de comunicação mais familiar e mais freqüentemente usado. a glória do sucesso. O lugar que moramos. Trabalho em equipe As relações humanas devem ser estudadas com o objetivo de se aperfeiçoar as mesmas. porém. o sistema se assemelha ao de um organismo humano.). tanto o círculo social no macrossistema (sociedade) quanto no microssistema (órgão ou empresa). relatórios por escrito. as roupas que usamos. Divide-se em: A) VERBAL-ORAL Refere-se a esforços de comunicação tais como dar instruções a um colega. assim como o peso do fracasso. Para um eficiente trabalho em equipe é indispensável integração dos profissionais. normas e procedimentos.que se inserem na expectativa e no desejo do cidadão. informar alguma coisa a alguém. COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL é essencialmente um processo interativo e didático (de pessoa a pessoa) em que o emissor constrói significados e desenvolve expectativas na mente do receptor. se não se interligarem podem trazer prejuízos ao sistema como um todo. de sorte a um entender o trabalho do outro. Numa instituição onde seus funcionários trabalham divididos por funções. e devem ser divididos entre todos os membros da equipe a responsabilidade. o carro que dirigimos. B) VERBAL-ESCRITA Refere-se a memorandos. a decoração do escritório e outras coisas mais expressam parte da nossa personalidade. Nos tempos modernos o individualismo tem perdido espaço. Seria inútil. Uma mensagem pode ser transmitida de modo: 1. mas sim em sua carreira pública no atendimento ao cliente. É dever do servidor entender e aplicar todos os conceitos éticos apresentados não só nesta apostila para que você passe no concurso. mas não enviasse sangue para nosso cérebro. 2. entrevistar um candidato a um emprego. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 59 . Quanto aos órgãos públicos não se diferencia o cenário e é dever do funcionário público reverter essa imagem e fazer com que cada vez menos existam as exceções. Imaginem se nosso coração batesse. os quais podem comunicar muito a outras pessoas. Cada funcionário tem sua função.

Disso resulta que há maior ou menor exatidão daquilo que se quer transmitir. para defesa de interesses puramente econômicos. o que sabemos que é a regra.3. sabemos que tal imagem é falsa e ardilosamente mentirosa. presentes aliás em qualquer profissão ou ramo social. sem distorções pelo receptor. os nossos gestos e nossa voz para transmitir certas mensagens. Fatores positivos do relacionamento. pois a mídia e o estereótipo negativo por ela criado tratam logo de desmanchar a boa impressão. Isto é. de um processo deliberado de formação de uma caricatura. valores e emoções que o emissor está tentando transmitir. a adotar um comportamento defensivo. porque o clima receptivo permite que o receptor da mensagem seja capaz de se concentrar no conteúdo e no significado real da mensagem. procurar ver no comportamento dos outros fatos. O cidadão. Infelizmente tal ação é praticada. quem sabe. que se refere à transmissão de uma mensagem por algum meio diverso da fala e da escrita. quanto mais um clima for receptivo ou ausente de defesa. NÃO-VERBAL A comunicação não-verbal. estas geralmente patrocinadas por organizações não governamentais de defesa da infância. Por outro lado. ganha muito. Estas coisas a impedem a pessoa de se concentrar na mensagem que ela está de fato recebendo e faz com que ela distorça o significado real da comunicação. menos capaz ela será de perceber os objetivos. sindicatos. por outro lado. entre outras. por parte da mídia. sorte. não consegue sustentar uma boa imagem do serviço e do servidor públicos. Raras são as campanhas de mídia e tentativas de convencimento e formação de opinião pública que defendem o interesse coletivo. em seu íntimo. de que aquele bom atendimento recebido fora. embora só sejam divulgadas as exceções. a fim de defender seus interesses e promover sua reivindicações. Quanto mais uma pessoa se mostra defensiva. Incorpora coisas como o modo com que usamos o nosso corpo. diante de uma situação real ou imaginária de perigo. do meio-ambiente. comportamento receptivo e defensivo. olhar as pessoas com desconfiança. O convencimento da opinião pública através da mídia é uma prática política e social largamente utilizada por quase todos os setores sociais. empatia e a compreensão mútua. palavras ou situações que possam reforçar suas defesas. Isso é possível. convencendo o cidadão. Comportamento defensivo: As pessoas defendem-se inconscientemente da ansiedade que sentem numa Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 60 . A pessoa passa então. Com raríssimas exceções. A exatidão na comunicação. é uma das facetas mais interessantes da comunicação. principalmente as de maior poder de penetração social. mesmo bem atendido por um servidor público. se refere ao ponto até onde o sinal básico transmitido pelo emissor é recebido. que transformou sua imagem no estereótipo do cidadão que trabalha pouco. menos o receptor distorcerá o conteúdo da comunicação. o Servidor Público foi alvo. Durante as últimas décadas. não pode ser demitido e é invariavelmente malandro e corrupto. Muitas vezes. as pessoas normalmente mobilizam suas energias de auto-defesa para enfrentar tal situação.

A resposta empática de aflição contribui para o comportamento de ajuda. Faça comentários descritivos e não avaliativos. A curiosidade é inerente a este tipo de comportamento. Se o emissor é visto tendo intenções claras. ele se coloca em guarda. Tentar colaborar na solução de um problema permitindo ao receptor designar seus próprios objetivos. que não necessitam de informações adicionais tendem a colocar as pessoas em estado de guarda. Formule perguntas sem exagerar no interrogatório. Escute atenta e ativamente o outro. Quando tentamos mudar a atitude de uma pessoa ou influenciar o seu comportamento isso pode ser sentido como uma desaprovação a sua conduta. franco. de aprovar nosso comportamento. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 61 . Todos nós usamos desses mecanismos para proteger nossa auto-imagem. Foi observado que quanto maiores os sinais de dores de uma vítima. Demonstre respeito e consideração. os resultados são imbatíveis. a única maneira de conseguir isto é através de processos inconscientes. tom de voz ou conteúdo verbal do emissor parece estar avaliando ou julgando o ouvinte. em 1973. Ela diminui de intensidade depois dessa ação ou continua ativada caso o comportamento de ajuda não tenha sido oferecido. Você já observou que o profissional que comunica bem tem mais oportunidade para subir na carreira? Quando a empatia alcança os olhos do cliente em cujos ouvidos andaram maravilhas sobre você. sem qualquer esforço para muda-la.Uma pessoa reduz a defesa do ouvinte quando parece estar querendo experimentar e explorar novas situações. Tentar ocultar seus objetivos ou não deixa-los claro. pode deixar no receptor um clima defensivo. Se a expressão. de modo a preservar a nossa auto-imagem Comportamento receptivo: significa perceber e aceitar possibilidades que a maioria das pessoas ignora ou rejeita prematuramente .situação perturbadora. Às vezes. o que é bastante comum em nossa vida diária. Compreenda com empatia o seu interlocutor. tomar suas próprias decisões cria no ouvinte um clima receptivo. e justificá-lo quando necessário. Empatia Empatia significa menos quantidade ou qualidade de informação e mais harmonia interativa. está propenso a gerar uma defesa mínima. Temos necessidade de uma auto-imagem positiva. modo de falar. aumenta também o nível de ativação empática e a velocidade com que o observador presta ajuda. É característica é de pessoa de mente aberta e sem preconceitos à novas idéias. A existência de empatia anterior ao comportamento de ajuda é evidenciada pelos experimentos de Geer e Jarmecky. Aqueles que se consideram sabedores de tudo. Podem fazê-lo distorcendo a realidade e enganando a si mesmo esses são dois processos subjacentes que Freud denominou mecanismos de defesa. honesto e se comportando espontaneamente em função da situação. Empatia transmite respeito aos problemas do ouvinte e confiança. iludindo-nos e alterando os fatos reais.

Klein aplicou um teste semelhante. Os indivíduos que não ajudavam a vítima do ataque continuavam a apresentar aflição. que não têm consciência de individualidade. Isto envolve além da empatia entre funcionário/funcionário e funcionário/cliente. terminologia etc. colocando-se em seu lugar para um melhor entendimento do problema. o reconhecimento de parentesco e a avaliação custo/benefício anterior ao comportamento de ajuda ficaram dificultados. Na medida em que as sociedades tornaram-se complexas. Darley e Latané (1968) demonstraram que a aflição empática diminui depois de oferecida a ajuda com um experimento em que sujeitos se deparavam com uma pessoa que demonstrava estar tendo ataque epilético.etc). que não têm noção de que as pessoas têm pensamentos e sentimentos. agindo como se ela mesma estivesse sentindo dor. pode-se inferir que crianças sejam estimuladas por ela. De maneira geral. prioridades. Feschbach e Roe fortalecem essa teoria com estudos que evidenciam que garotas de 6 e 7 anos mostram maior empatia ao assistirem a slides com outras meninas em situações que demonstram entre outras sensações. mesmo antes que desenvolvam habilidades cognitivas para ajudarem alguém em perigo da forma mais correta. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 62 . tremores e suores nas mãos. alegria e tristeza do que garotos assistindo a slides com outros garotos nas mesmas situações. ao passo que os sujeitos respondiam ao pedido de ajuda apresentavam menos sinais de perturbação. esta pedia por ajuda. Crianças de 3 e 4 anos manifestavam preocupação e apresentam comportamento de ajuda. Já as crianças entre 1 e 2 anos. quanto maior a resposta coração|cardíaca dos sujeitos. Para diferenciar parentes e não-parentes nesse novo ambiente.Em seu trabalho. Gaertner e Dovidio (1977) fizeram estudantes universitários entrarem em contato com uma pessoa que arrumava cadeiras e. Hoffman observou que crianças menores de 1 ano.) e desenvolver instrumentos e processos práticos para alcançar consensos e tomar decisões difíceis (acerca de objetivos partilhados. confundem a dor do outro com a sua própria. alocação de recursos. A empatia gera no servidor público a atenção individual que ele deve ter com o público. As meninas que participaram da experiência verbalizaram empaticamente com garotas de sua própria etnia. No serviço público podemos incluir juntamente com a empatia o processo de compreensão mútua. a criação da compreensão mútua (acerca das diferentes formas de trabalhar. de uma forma colaborativa e de apoio. tentam ajudar fazendo algo que agradaria a elas mesmas – um exemplo é da criança que traz sua mãe para consolar um amigo que chora. O ajustamento inclusivo pode ser um fator determinante do altruísmo.que é importante que todos os setores e os diversos grupos dentro de uma empresa trabalhem em conjunto. mas separou as garotas negras e brancas. mesmo estando a mãe do garoto angustiado tão disponível quanto a mãe do garoto que oferece ajuda. solicitações de clientes. mais rapidamente eles prestavam assistência à pessoa necessitada. os indivíduos podem usar a similaridade entre si e os outros como um modo alternativo de ajustamento inclusivo. Considerando que a aflição empática é fisiologicamente ativada. em determinado momento.

estas duas áreas. elaborando suas demonstrações reconhecendo as receitas no momento em que são incorridos os gastos (este é o chamado regime de competência). analise de investimentos e. no qual se contabilizam os dados da gestão financeira. que proporcionem não somente o crescimento mas o desenvolvimento e estabilização. observando os melhores “caminhos” para a condução financeira da empresa. Pelo benefício que a contabilidade proporciona à gestão financeira e pelo íntimo relacionamento de interdependência que ambas têm é que confundem-se. Tal área administrativa. maximização dos investimentos. mas o que diferencia as atividades financeiras das contábeis é que a administração financeira enfatiza o fluxo de caixa. Analisando-se apuradamente verifica-se que as finanças fazem parte do cotidiano. desperdícios. no que diz respeito à concessão de credito para clientes. que nada mais é do que a entrada e saída de dinheiro. evitando gastos desnecessários. contabilidade e. É por falta de informações financeiras precisas para o controle e planejamento financeiro que a maioria das empresas pequenas brasileiras entram em falência até o quinto ano de existência. contabilizando todo seu patrimônio. deve-se compreender e entender o sentido e o significado de finanças que. Logística. de meios viáveis para a obtenção de recursos para financiar operações e atividades da empresa. Sendo que há necessidade de se analisar a fim de se ter exposto a real situação econômica dos fundos da empresa. Materiais e Recursos Humanos Primeiramente. objetivando o lucro. que demonstrará realmente a situação e capacidade financeira para satisfazer suas Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 63 . tal como no gerenciamento e própria existência da empresa. pode ser considerada como o “sangue” ou a gasolina da empresa que possibilita o funcionamento de forma correta. passando o “oxigênio” ou vida para os outros setores. produção. mas sempre visionando a viabilidade dos negócios. possibilitando a realização das atividades necessárias. principalmente na administração geral de nível estratégico.Noções de Administração Financeira. Organização. no controle dos recursos para compras e aquisições. muitas vezes. que devem ser analisados detalhadamente para a tomada de decisão. o controle eficaz da entrada e saída de recursos financeiros. seja no marketing. corresponde ao conjunto de recursos disponíveis circulantes em espécie que serão usados em transações e negócios com transferência e circulação de dinheiro. A administração financeira é uma ferramenta ou técnica utilizada para controlar da forma mais eficaz possível. Sistemas e Métodos. com relação aos seus bens e direitos garantidos. sistêmica e sinérgica. mas acima de tudo. nas suas respectivas áreas. podendo ser em forma de investimentos. planejamento. já que as mesmas se relacionam proximamente e geralmente se sobrepõem. avaliando sua posição financeira perante os impostos. São indiscutivelmente necessárias as informações do balanço patrimonial. visando sempre o desenvolvimento. empréstimos entre outros. gerencial e operacional em que se toma dados e informações financeiras para a tomada de decisão na condução da empresa. sendo preciso circular constantemente. É preciso esclarecer que a principal função do contador é desenvolver e prover dados para mensurar a performance da empresa.

mas cada um tem suas especificidades e maneira de descrever a situação da empresa. Maior risco implica a expectativa de maior retorno.Assegurar o necessário equilíbrio entre os objetivos de lucro e os de liquidez financeira. não importando se a empresa é uma firma individual.. para tanto. A grande concorrência existente nas modernas economias de mercado obriga as empresas a se manterem tecnologicamente atualizadas. Normalmente isto significa a necessidade de vultuosas somas adicionais de recursos e uma elevação no risco do empreendimento. Em qualquer delas. que poderão sacrificar a rentabilidade atual em troca de maiores benefícios no futuro. como condição básica ao desenvolvimento de suas atividades. Pode-se dizer que a administração financeira tem três objetivos básicos: a . Objetivos da administração financeira Maximização de Lucro: O objetivo mais geral da administração financeira é maximizar o valor de mercado do capital dos proprietários existentes. Nenhuma pode sentir-se segura em uma boa posição. c . O retorno deve ser compatível com o risco assumido.Manter a empresa em permanente situação de liquidez. onde. porque a qualquer momento algum concorrente poderá surgir com um produto melhor e mais barato. quantificando os planos de expansão de acordo com as possibilidades de obtenção de recursos. próprios ou de terceiros. b . as empresas são impelidas a desenvolverem continuamente novos projetos e a tomarem decisões sobre a sua implantação. a empresa deve ser perpetuada e. uma sociedade de pessoas (quotas) ou por ações.Siafi Até o exercício de 1986.Obter novos recursos para planos de expansão. assim como o administrador financeiro se utiliza do regime de competência. os controles de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 64 . Deste modo. O importante é manter os fluxos das entradas e saídas de caixa sob controle e conhecer antecipadamente as épocas em que irá faltar numerário. o Governo Federal convivia com uma série de problemas de natureza administrativa que dificultavam a adequada gestão dos recursos públicos e a preparação do orçamento unificado. Os contadores admitem a extrema importância do fluxo de caixa. que passaria a vigorar em 1987 : • Emprego de métodos rudimentares e inadequados de trabalho. as boas decisões financeiras aumentam o valor de mercado do capital dos proprietários. tem de realizar investimentos em tecnologia. O sistema de administração financeira do governo federal .obrigações e adquirir novos ativos (bens ou direitos de curto ou longo prazo) a fim de atingir as metas da empresa. novos produtos. etc. com base em estudos de viabilidade econômicofinanceira e aos menores custos. sem menosprezar a importância de cada atividade já que uma depende da outra no que diz respeito à circulação de dados e informações necessárias para o exercício de cada uma. na maioria dos casos. Uma empresa apresenta boa liquidez quando seus ativos e passivos são administrados convenientemente.

disponibilidades orçamentárias e financeiras eram exercidos sobre registros manuais; • Falta de informações gerenciais em todos os níveis da Administração Pública e utilização da Contabilidade como mero instrumento de registros formais; • Defasagem na escrituração contábil de pelo menos, 45 dias entre o encerramento do mês e o levantamento das demonstrações Orçamentárias, Financeiras e Patrimoniais, inviabilizando o uso das informações para fins gerenciais; • Inconsistência dos dados utilizados em razão da diversidade de fontes de informações e das várias interpretações sobre cada conceito, comprometendo o processo de tomada de decisões; • Despreparo técnico de parte do funcionalismo público, que desconhecia técnicas mais modernas de administração financeira e ainda concebia a contabilidade como mera ferramenta para o atendimento de aspectos formais da gestão dos recursos públicos; • Inexistência de mecanismos eficientes que pudessem evitar o desvio de recursos públicos e permitissem a atribuição de responsabilidades aos maus gestores; • Estoque ocioso de moeda dificultando a administração de caixa, decorrente da existência de inúmeras contas bancárias, no âmbito do Governo Federal. Em cada Unidade havia uma conta bancária para cada despesa. Exemplo: Conta Bancária para Material Permanente, Conta bancária para Pessoal, conta bancária para Material de Consumo, etc. A solução desses problemas representava um verdadeiro desafio à época para o Governo Federal. O primeiro passo para isso foi dado com a criação da Secretaria do Tesouro Nacional - STN, em 10 de março de 1986., para auxiliar o Ministério da Fazenda na execução de um orçamento unificado a partir do exercício seguinte. A STN, por sua vez, identificou a necessidade de informações que permitissem aos gestores agilizar o processo decisório, tendo sido essas informações qualificadas, à época, de gerenciais. Dessa forma, optou-se pelo desenvolvimento e implantação de um sistema informatizado, que integrasse os sistemas de programação financeira, de execução orçamentária e de controle interno do Poder Executivo e que pudesse fornecer informações gerenciais, confiáveis e precisas para todos os níveis da Administração. Desse modo, a STN definiu e desenvolveu, em conjunto com o SERPRO, o Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI em menos de um ano, implantando-o em janeiro de 1987, para suprir o Governo Federal de um instrumento moderno e eficaz no controle e acompanhamento dos gastos públicos. Com o SIAFI, os problemas de administração dos recursos públicos que apontamos acima ficaram solucionados. Hoje o Governo Federal tem uma Conta Única para gerir, de onde todas as saídas de dinheiro ocorrem com o registro de sua aplicação e do servidor público que a efetuou. Trata-se de uma ferramenta poderosa para executar, acompanhar e controlar com eficiência e eficácia a correta utilização dos recursos da União.

CONCEITO DO SIAFI O Sistema de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI é o sistema informatizado que registra,
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controla e contabiliza toda a execução Orçamentária, Financeira e Patrimonial do Governo Federal, em tempo real. Por meio de terminais, os usuários das diversas Unidades Gestoras – UG integrantes do sistema registram seus documentos e efetuam consultas on-line. O acesso para registro de documentos ou para consultas no SIAFI somente será autorizado após o prévio cadastramento e habilitação dos usuários. Para viabilizar este cadastramento, cada Órgão da Administração Direta do Governo Federal deve indicar, formalmente, à Secretaria do Tesouro Nacional um servidor, e seu substituto, para serem os responsáveis pelo processo de cadastramento dos usuários do Sistema no âmbito do respectivo Órgão – denominados Cadastradores de Órgão. São considerados como Órgãos da Administração Direta do Governo Federal, para efeito do estabelecido no item anterior, os Ministérios, o Ministério Público, a Advocacia Geral da União, os Tribunais do Poder Judiciário, as Casas do Poder Legislativo e as Secretarias da Presidência da República. Os Servidores indicados para serem os Cadastradores de Órgãos devem, preferencialmente, estar lotados nas Unidades responsáveis pela Contabilidade analítica dos Órgãos, por estarem mais familiarizados com a utilização do sistema. OBJETIVOS DO SIAFI O Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI tem como objetivos: 1. Prover de mecanismos adequados ao registro e controle diário da gestão orçamentária, financeira e patrimonial, os Órgãos Central, Setorial, Seccional e Regional do Sistema de Controle Interno e órgãos executores; 2. Fornecer meios para agilizar a programação financeira, com vistas a otimizar a utilização dos recursos do Tesouro Nacional; 3. Permitir que a contabilidade pública seja fonte segura e tempestiva de informações gerenciais destinada a todos os níveis da administração pública federal; 4. Integrar e compatibilizar as informações disponíveis nos diversos Órgãos e Entidades participantes do sistema; 5. Permitir aos segmentos da sociedade obter a necessária transparência dos gastos públicos; 6. Permitir a programação e o acompanhamento físico-financeiro do orçamento, em nível analítico; 7. Permitir o registro contábil dos balancetes dos Estados, Municípios e de suas supervisionadas; e 8. Permitir o controle da dívida interna e externa, do Governo Federal, bem assim a das transferências negociadas.

LEGISLAÇÃO CORRELATA AO SIAFI
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• Instrução Normativa nº 03 de 23 de maio de 2001 (Unificação dos procedimentos de controle de acesso ao SIAFI) • Norma de Execução nº 01 de 13 de junho de 2001 (Normas de acesso, atribuições dos cadastradores e operadores e manutenção da segurança do SIAFI) • Portaria STN nº 200, de 19 de abril de 2000 (Criação do Grupo de Usuários SIAFI) SISTEMA INTEGRADO DE DADOS ORÇAMENTÁRIOS (SIDOR) Conjunto de procedimentos, justapostos entre si, com a incumbência de cuidar do processamento de cunho orçamentário, através de computação eletrônica, cabendo sua supervisão à Secretaria de Orçamento Federal (SOF). A CONTA ÚNICA DO TESOURO A Conta Única do Tesouro Nacional, mantida no Banco Central do Brasil, acolhe todas as disponibilidades financeiras da União, inclusive fundos, de suas autarquias e fundações. Constitui importante instrumento de controle das finanças públicas,uma vez que permite a racionalização da administração dos recursos financeiros, reduzindo a pressão sobre a caixa do Tesouro, além de agilizar os processos de transferência e descentralização financeira e os pagamentos a terceiros. O Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, que promoveu a organização da Administração Federal e estabeleceu as diretrizes para Reforma Administrativa, determinou ao Ministério da Fazenda que implementasse a unificação dos recursos movimentados pelo Tesouro Nacional, através de sua Caixa junto ao agente financeiro da União, de forma a garantir maior economia operacional e a racionalização dos procedimentos relativos a execução da programação financeira de desembolso. Tal determinação legal só foi integralmente cumprida com a promulgação da Constituição de 1988, quando todas as disponibilidades do Tesouro Nacional, existentes nos diversos agentes financeiros, foram transferidas para o Banco Central do Brasil, em Conta Única centralizada, exercendo o Banco do Brasil a função de agente financeiro do Tesouro. As regras dispondo sobre a unificação dos recursos do Tesouro Nacional em Conta Única foram estabelecidas pelo Decreto nº. 93.872, de 23 de dezembro de 1986.

Recursos Humanos A Administração de Recursos Humanos é uma base para a criação das políticas sociais de uma empresa ou organização. Está voltada ao fator principal que garante o funcionamento de qualquer organização: as pessoas. Toda instituição deve preocupar-se com a motivação de seus funcionários, uma vez que eles colaboram para a manutenção e funcionamento diário da empresa.

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Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 68 . ao lado dos recursos materiais e financeiros. O planejamento estratégico de RH deve ser parte integrante do planejamento estratégico da organização e deve contribuir para o alcance dos objetivos da organização. redução de custos das tarefas administrativas. dá mais autonomia aos empregados. É o conjunto de variáveis que busca identificar os aspectos que precisam ser melhorados. As pessoas esperam certas recompensas. pois implica a percepção das pessoas que trabalham numa organização apenas como recursos. Educação Corporativa é a prática coordenada de gestão de pessoas e de gestão do conhecimento tendo como orientação a estratégia de longo prazo de uma organização. Recrutamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa atrair candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos dentro da organização. Processo de Aplicação consiste na análise e descrição de cargos e avaliação de desempenho Clima Organizacional: O clima organizacional afeta a motivação. Refere-se ao recrutamento e seleção de pessoal. • Manutenção de Recursos Humanos: BENEFÍCIOS SOCIAIS E RELAÇÕES TRABALHISTAS. DESENHO E ANÁLISE DE CARGOS. Seleção de Pessoal é a escolha dos candidatos recrutados que melhor se ajustam no cargo em aberto. incentivando o alcance dos objetivos individuais das pessoas. Planejamento de Recursos Humanos é o processo de decisão a respeito dos recursos humanos necessários para atingir os objetivos organizacionais. Processo de Provisão consiste em abastecer a empresa com mão de obra qualificada. o desempenho e a satisfação no trabalho. que se tornam responsáveis pelo uso e benefício que obtém dos sistemas. que. Tecnologia em RH: otimiza a gestão e os custos de serviço por empregado. dentro de determinado período de tempo. • Aplicação de Recursos Humanos: INTEGRAÇÃO. diminui a relação de dependência entre o empregado e o Recursos Humanos. Ele cria certos tipos de expectativas cujas consequências se seguem em decorrência de diferentes ações. O objetivo básico da seleção de pessoal é escolher e classificar os candidatos adequados às necessidades da organização. • Desenvolvimento de Recursos Humanos: TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL. • Monitoração de Recursos Humanos: SISTEMAS DE INFORMAÇÕES DE RH (Software).A expressão "Gestão de Pessoas" visa substituir "Administração de Recursos Humanos". O recrutamento é feito a partir das necessidades presentes e futuras de Recursos Humanos da organização. Trata-se de antecipar qual a força de trabalho e talentos humanos necessários para a realização a ação organizacional futura. em busca da satisfação e bem-estar dos colaboradores. Os argumentos em prol desta mudança na nomenclatura ressaltam que o termo "Administração de Recursos Humanos" é muito restritivo. O clima organizacional é o conjunto de fatores que interferem na satisfação ou descontentamento no trabalho. A Gestão de Pessoas se divide em: • Provisão de recursos humanos: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO. satisfações e frustrações na base de suas percepções do clima organizacional. ainda mais comum entre todas as expressões utilizadas nos tempos atuais para designar os modos de lidar com as pessoas nas organizações..

A arte de saber delegar é cada vez mais uma necessidade dentro de uma organização. pode e não pode. com foco. seu pessoal tem a autoridade para reagir a situações sem ter que consultá-lo a todo instante. etc. critério e clareza. Através da Avaliação por Competências. fundamentalmente. Não apenas tarefas simples como ler instruções e girar uma alavanca. sustentadas por uma gestão participativa. O principal modelo de gestão de pessoas atualmente é a GESTÃO POR COMPETÊNCIAS COMPETÊNCIAS. tanto interno como externo. portanto. capacidade. já que é totalmente alinhada as atividades do cargo/função. deve-se tomar muito CUIDADO com as metodologias subjetivas existentes no mercado. será identificado se o perfil comportamental e técnico dos colaboradores de uma corporação estão alinhados ao perfil ideal exigido pelos cargos/funções. Com delegação. o ideal seria. aptidão e idoneidade. Gestão por Competências Competência. Deve-se criar um laço estreito entre todos os niveis de relacionamento. gosto e não gosto. baseadas no acho e não acho. vem do latim competência e significa a qualidade de quem é capaz de apreciar e resolver certo assunto. Essas metodologias promovem grandes equívocos na obtenção do perfil ideal do cargo. Delegação é.[Modelos de Gestão de Pessoas de Sucesso Levando em consideração as mudanças que ocorrem no mercado de trabalho e nas relações empresa/funcionário. confiar sua autoridade a outros. Uma das metodologia mais consistentes na realização do Mapeamento e Mensuração das competências de um cargo é a criada por Maria Odete Rabaglio. Através do Plano de Desenvolvimento por Competências será aperfeiçoado e potencializado o perfil individual de cada colaborador através de ações de desenvolvimento. Desenvolvimento de Liderança O objetivo primário da delegação é conseguir que o trabalho seja feito por outra pessoa. Através da Seleção por Competências será realizada a entrevista comportamental. visando identificar se o candidato possui o perfil ideal para a vaga de emprego. as organizações precisam ter estratégias claras. fazer determinada coisa. habilidade. principalmente no que se refere à sua gestão. Através do Mapeamento e Mensuração por Competências são identificadas as competências comportamentais e técnicas (CHA) necessárias para a execução das atividades de um cargo/função e mensurado o grau ideal para cada grupo de competências para que uma pessoa que assuma o cargo/função atinja os objetivos da empresa. mas também tomada de decisão e mudanças que dependem de novas informações. O Mapeamento e Mensuração por Competências é a base da Gestão por Competências. A Gestão por Competências visa instrumentalizar o departamento de Recursos Humanos e Gestores das empresas para realizar Gestão e Desenvolvimento de Pessoas. do quadro funcional até os clientes e fornecedores. Isto significa que eles podem agir e tomar Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 69 . As ferramentas da Gestão por Competências são totalmente alinhadas às atribuições dos cargos e funções de cada organização.

Se algo dá errado. • ela sabe como fazer isso. • as fontes de informações e conhecimento relevantes. • a extensão de sua descrição. Para habilitar uma pessoa para fazer um determinado trabalho. o truque é delegar de tal modo que coisas sejam feitas mas não dêem errado. Esses três fatores dependem de: • se comunicar claramente a natureza da tarefa. você também é responsável uma vez que você é o gerente. mais próximo e mais participativo com as atividades de toda a sua equipe: Líder do Passado • • • • • • • • Ser um chefe Controlar as pessoas Centralizar a autoridade Estabelecimento de objetivos Dirigir com regras e regulamentos Confrontar e combater Mudar por necessidade e crise Ter um enfoque eu e meu departamento Líder do Futuro (Atual) • • • • • • • • Ser um coach e facilitador Empowerment Distribuir a liderança Conciliar visão e estratégia Guiar com valores compartilhados Colaborar e unificar Ter um enfoque mais amplo Ter um enfoque de minha empresa Papel estratégico do novo líder Mercado estável • As empresas • Abordagem de linha de montagem a respeito da estratégia • Maximizam controle interno e ordem • Protegem-se contra a variação auditoria e disciplina • Tem lutas de poder entre níveis e unidades • Papel do líder Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 70 . Abaixo temos um comparativo do antigo modelo de liderança e do modelo atual.iniciativas independentes. e que eles assumem responsabilidade com você na realização das tarefas. • ela tem a autoridade para fazer isso. você deve assegurar que: • ela sabe o que você quer.

Um entrosamento tal que uma fique dependente da outra. A administração de material A ciência da administração apoia-se no seguinte tripé: . agora passemos ao último. flexibilidade e inovação • Protegem-se contra a obsolescência e ignorância • Tem altos níveis de comunicação. Nada se pode fazer sem capital. porque elas se entrelaçam e se confundem dentro do fluxo administrativo. é necessária uma harmonia entre estas 3 áreas. mas também da superação dos seus limites. possibilitando não somente o desenvolvimento de suas potencialidades. Pessoal = aciona o processo produtivo .• • • • Definir táticas e definir o orçamento Controlar o desempenho de indivíduos e atitudes Tomar ação corretiva quando a conduta está fora do esperado Tomar decisões consistentes com a estratégia geral da empresa Mercado em constante mudança • As empresas • Abordagem de contingência a respeito da estratégia • Maximizam velocidade. a administração de material. Somente com estes dois. colaboração e inovação entre níveis • Papel do Líder • Interpretar a realidade emergente • Focalizar os recursos existentes de uma forma eficiente • Desenvolver e promover novas capacidades em resposta às mudanças • Facilitar criação. captação e disseminação de conhecimento Todas estas habilidades expressam a importância na valorização do capital humano. bem como sem material. Material = condição para o processo produtivo Para que exista uma administração perfeita. quando é adequadamente entendida e executada. Já vimos sobre os dois primeiros tipos de administração. A gerência de materiais é um conceito vital que pode resultar na redução de custos e no aperfeiçoamento do desempenho de uma organização de produção. não temos condições de administrar pois há a falta do elemento humano que irá acionar todo o processo produtivo. É um conceito que deve estar contido na filosofia da empresa e em sua organização. Finanças = mola propulsora . Não deverá existir diferença no nível hierárquico entre estas áreas pois têm a mesma importância para o bom funcionamento da empresa. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 71 .

Administrar materiais é fazer um exercício de provedor. a) Qualidade do Material O material deverá apresentar qualidade tal que possibilite sua aceitação dentro e fora da empresa (mercado). evitando a falta de material para o abastecimento geral da empresa bem como o excesso em estoque. pesquisador e programador. b) Quantidade Deverá ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da produção e estoque. analista. em alguns casos. acima de tudo. podem chegar a 85%. É. de modo contínuo. colocar a empresa como um organismo viável a todos que dela participam. e) Condições de pagamento Deverão ser as melhores possíveis para que a empresa tenha maior flexibilidade na transformação ou venda do produto. São 5 requisitos básicos para o abastecimento: a) qualidade do material. A administração de materiais visa abastecer. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 72 . e) condições de pagamento. b) quantidade necessária. d) Menor Preço O preço do produto deverá ser tal que possa situá-lo em posição de concorrência no mercado. c) Prazo de Entrega Deverá ser o menor possível. a fim de levar um melhor atendimento aos consumidores e evitar falta do material. O investimento em estoque de materiais é tipicamente de 1/3 do ativo de uma empresa. mostrando que são responsáveis por aproximadamente 52% do custo do produto numa média empresa e. c) prazo de entrega d) preço. proporcionando à empresa um lucro maior. a empresa com material que seja necessário para as suas atividades.Os materiais em geral representam a maior parcela de custo de produtos acabados.

ao preço certo. “Up”= na mosca. Devemos detectar e registrar o aparecimento de novos fornecedores e de novas organizações prestadoras de serviço. b) adquiridas no mercado externo (importação) O setor de compras deverá manter estreita e intensa relação com os outros setores administrativos da empresa. no mesmo instante) Para quem compra. Deverá atender plenamente às necessidades do requisitante. na quantidade certa e da fonte certa. Um cadastro de fornecedores deverá ser mantido sempre atualizado de forma que nos permita obter informações a tempo e à hora. o percurso dos bens.A função de comprar implica na aquisição de materiais na qualidade certa. Deverá conter todos os dados e a história do fornecedor junto à empresa.“To Follow”= seguir. principalmente. Devemos levar em consideração as condições de segurança e. são necessárias algumas informações sobre o material a ser adquirido: (as principais) a) qualidade b) quantidade c) época (quando a empresa necessitará do produto) a) Qualidade: É o detalhamento preciso das especificações e características do material a ser adquirido. o rigoroso cumprimento das datas de entrega da mercadoria. mediante as notas de conhecimento. As compras poderão ser de dois tipos básicos: a) adquiridas no mercado interno. (Follow Up . principalmente com a contabilidade geral para classificar os produtos nas devidas contas. na época certa. Itens básicos para uma boa especificação: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 73 . O controle do transporte dos materiais adquiridos pelo setor de compras visa acompanhar. que poderão vir nos atender no futuro. acompanhar. desde a saída do fornecedor até a recepção na empresa.

.. a quantidade será sempre ditada pelo “Lote Econômico” para os níveis de produção vigentes. (. volume. porosidade. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 74 . elasticidade. . Todavia. . cor. formato e etc). fabricação sob encomenda.. O tempo é um fator de primeira linha em qualquer atividade humana. gramatura. A Curva Sazonal de Vendas de um produto é uma oportunidade de preço que nós temos que estar sempre atentos para melhor aproveitamento. de mesma praça. portanto redunda em economia. nem sempre o menor tempo disponível é a melhor arma para conseguirmos melhores resultados. . a matéria prima a ser utilizada. e economia nesta área é lucro. fabricação em série. dureza. ciclos/segundos Watts. Lb. de outras praças C2) Material de fácil aquisição Itens nacionais.. Assume um papel importantíssimo no terreno das aquisições. ATENÇÃO: ATENÇÃO Grandeza Unidade tensão intensidade de corrente peso pressão frequência potência volts ampéres Kg. HP. Kg/cm2 Hertz. outros como: ponto de fusão. . dimensões (peso. No entanto.Negociação. . não havendo nenhum fator excepcional.) Devemos considerar o fator tempo sob dois prismas: C1) Material de difícil aquisição Itens importados. Oz Lb/pol2. tolerâncias para os números. etc. resistência à ruptura.. CV b) Quantidade: É de suma importância a observação da quantidade a ser comprada em função da variação de preço/quantidade e do capital investido no material. c) A época de comprar: A empresa necessita do produto para o momento em que precisa atender os compromissos de uma programação a ser utilizada em sua plenitude ou atendimento simplesmente de uma requisição.

do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal SIAFI.( CESPE . extinguindo a conta movimento mantida no Banco do Brasil. o tempo começa a ser contado quando iniciamos algum tipo de licitação utilizando um dos tipos. • c) exclusão das despesas das autarquias. segundo Decreto-Lei nº 8. que compreende várias facetas. julgue os itens que se seguem. • ( ) Certo ( ) Errado 3 . Na aplicação dos recursos da organização.( FCC . em 1986. • b) criação da Conta Única do Tesouro Nacional. sejam apresentadas duas opções de pagamento da dívida: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 75 .2006 . incorporando suas despesas ao Orçamento Geral da União ? OGU.. 2 .TJ-DF . o administrador financeiro deve procurar alternativas que ofereçam ou o menor risco ou o maior retorno.Analista Judiciário .2008 .O Uso da Capitalização/Descapitalização nas compras II.Analista Judiciário . com a finalidade de unificar.TRF .1ª REGIÃO . • e) implantação.Analista Judiciário . em 1987.No campo integral das aquisições. em uma operação comercial.Área Administrativa ) Considere que.Exercício sobre Capitalização/Descapitalização Questões 1 . em 1988. a partir de 1988.2008 . Dentre essas medidas é INCORRETO afirmar que houve a • a) criação da Secretaria do Tesouro Nacional.666 I. com o objetivo de obter os melhores retornos de capital. .( CESPE . • d) eliminação do orçamento monetário. várias medidas foram tomadas para aumentar o controle e a transparência das contas públicas.Área Administrativa ) Com referência a noções de administração financeira. das fundações e dos fundos do Orçamento Geral da União ? OGU. gerir e contabilizar os pagamentos e recebimentos do governo federal.Área Administrativa ) Nas duas últimas décadas.TJ-DF .

ou 24 parcelas com juros compostos de 4.2008 . e. ou seja. ainda. o caráter instrumental do orçamento. como bem ressaltou Rinaldo Segundo. bem como as metas. É no orçamento que se identificam os projetos.5% ao mês. o uso do cálculo da equivalência de taxas permite identificar a melhor alternativa. por exemplo.Analista Judiciário . citando Ricardo Lobo Torres. evita-se que tais ações sejam voltadas a um único fim em detrimento dos demais de igual relevância. crucial para que a atividade estatal não seja realizada sem um direcionamento ou rumo certo.000. evita-se que as ações estatais se dêem por simples impulso. • ( ) Certo ( ) Errado 5 . diretrizes e os custos a serem utilizados neste mister.00 deverá ser quitada por este valor em 2 meses e que ela foi contratada com juros de 2% ao mês sob o regime de capitalização composta. Convém destacar.2008 . Nessa situação. vez que intimamente relacionado a aspectos políticos. sociais e econômicos do Estado. para alcançar o resultado pretendido. É.( CESPE .TJ-DF . Nessa situação.Área Administrativa ) O tempo necessário para se recuperar um investimento efetuado é chamado de payback. “in verbis”: O caráter instrumental ou processual significa que o orçamento não é um fim em si mesmo. Por ele.Analista Judiciário . igualmente essenciais. o seu valor presente é inferior a R$ 48. Em outras palavras. de modo a se tornar algo inócuo.TJ-DF . atividades com enfoque na educação.7% ao trimestre. em que haja o comprometimento de todos os recursos disponíveis. olvidando-se da saúde ou da segurança. sem dúvidas.( CESPE . os Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 76 .Área Administrativa ) Considere que uma dívida de R$ 50. • ( ) Certo ( ) Errado GABARITO: 1-C 2-E 3-C 4-E 5-C Noções de Orçamento e Finanças Públicas O tema orçamento é palpitante.00. privilegiando-se.000. um instrumento a conferir maior transparência aos gastos públicos.10 parcelas com juros compostos de 1. • ( ) Certo ( ) Errado 4 . sem reflexão ou ponderações. os planos e as ações que o Governo pretende produzir.

operacional e patrimonial da União e Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 77 . do ponto-de-vista material. dessa forma. Neste caso.LDO (instrumento de planejamento de curto-prazo) e a Lei Orçamentária Anual . Tal orçamento configura verdadeiro avanço na democratização da gestão pública. estabelecendo seus princípios gerais. formas de controle e os sistemas. O Chefe do Executivo. visto que o alcance efetivo das ações sempre dependerá do desempenho econômico e das decisões políticas que venham ou não a viabilizá-lo. 70 a 74. em seu art.LOA. Oportuno ainda. esta. a Seção referente à fiscalização encontra-se no capítulo Do Poder Legislativo. que inaugura a Seção IX. a Lei de Diretrizes Orçamentárias . 70. obedecendo ao princípio maior de Direito Público – o da legalidade – que afirma que toda a Administração deve se subordinar à lei. A Constituição Federal de 1988 prevê. uma das conquistas da luta secular pelo controle efetivo da atividade estatal. aprovação. Apesar de estar ligada ao Orçamento. um dos teóricos mais conhecidos da matéria. 165. financeira. fazer referência ao chamado orçamento-participativo. 70. § 5º compreende: o orçamento fiscal. O art. dificilmente ela poderia reivindicar uma participação exclusiva. que confere uma participação direta e efetiva das comunidades interessadas na construção da proposta orçamentária do Governo. o orçamento de investimentos e o orçamento da seguridade social Finanças Públicas Segundo R.objetivos do orçamento se encontram fora de si. eis que visa a permitir a implementação de políticas públicas e a atualização dos programas e do planejamento governamental. Musgrave. Também se prende ao princípio do dever de boa administração. através de conselhos. mas tratam do uso dos recursos econômicos. tais como tipo.PPA (instrumento de planejamento governamental de longo prazo). Legislativo independentemente do fato de que elaboração. podendo atender efetivamente aos clamores da coletividade. etc. 165. da distribuição da renda e do nível de emprego. “Finanças Públicas é a terminologia que tem sido tradicionalmente aplicada ao conjunto de problemas da política econômica que envolvem o uso de medidas de tributação e de dispêndios públicos”. A fiscalização contábil. três leis orçamentárias: o Plano Plurianual . Ainda que a política orçamentária seja uma parcela importante deste tema tão amplo. expresso no princípio da economicidade (art. que opina na feitura do orçamento. nos termos do art. a assertiva de que o orçamento tem caráter de instrumento significa dizer que ele não esgota em si a certeza de que tudo o que nele contém será plenamente realizado de modo concreto. 70). preceitua que: "Art. em que há uma ampliação dessa função estatal. A Constituição brasileira prevê a fiscalização da execução orçamentária nos arts. as quais naturalmente sofrem diferenciações em cada uma das comunidades ouvidas. execução e fiscalização constituem um todo. associações. passa a ter maior contato com a realidade local. por possibilitar a elaboração de programas de governo que propiciam uma maior harmonização das necessidades públicas. por sua vez. Esta expressão não é muito adequada. é a própria sociedade civil. Dessa forma. já que os problemas básicos não são financeiros.. orçamentária.

A proposta da LOA – Lei Orçamentária Anual compreende os três tipos distintos de orçamentos da União. utilizando-se da classificação proposta por José Afonso da Silva . legitimidade. inclusive as especiais e Fundações instituídas e mantidas pela União. ou que. 165 da CF. Leis orçamentárias O orçamento anual visa concretizar os objetivos e metas propostas no PPA." Para melhor entender este dispositivo. Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas Classificação orçamentária é a organização do orçamento segundo critérios que possibilitam a compreensão Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 78 . também. abrange. direta ou indiretamente. arrecade. guarde. a saber: a) Orçamento Fiscal: compreende os poderes da União. abrange as empresas públicas e sociedades de economia mista em que a União. em nome desta. direta ou indiretamente. economicidade. transferências para aplicação em programas de financiamento atendendo ao disposto na alínea "c" do inciso I do art. assuma obrigação de natureza pecuniária. pagamentos de serviços prestados. não integrantes do Programa de Trabalho dos Órgãos e Entidades mencionados. compreende. é de grande importância distinguir formas. será exercida pelo Congresso Nacional. detenha a maioria do capital social com direito a voto. os demais subprojetos ou subatividades. bem como os fundos e fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público. previdência e assistência social. os Fundos. 194 da CF. Parágrafo único. gerencie ou administre dinheiros. mas que se relacionem com as referidas ações. Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública que utilize. à luz do direito positivo estatal brasileiro. 159 da CF e refinanciamento da dívida externa.das entidades da Administração direta e indireta. ainda. quanto à legalidade. b) Orçamento de Seguridade Social: compreende todos os órgãos e entidades a quem compete executar ações nas áreas de saúde. mediante controle externo e pelo sistema de controle interno de cada Poder. bens e valores públicos ou pelos quais a União responda. parágrafo 5º do art. as empresas públicas e sociedades de economia mista em que a União. aplicação de subvenções e renúncia de receitas. Autarquias. Órgãos. segundo as diretrizes estabelecidas pela LDO. tipos e sistemas de controle. quer sejam da Administração Direta ou Indireta. detenha a maioria do capital social com direito a voto e que recebam desta quaisquer recursos que não sejam provenientes de participação acionária. tendo em vista o disposto no art. e c) Orçamento de Investimento das Empresas Estatais: previsto no inciso II.

Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 79 . o valor e o vencimento do imposto de cada um. Lançamento: é a relação individualizada dos contribuintes. Arrecadação: é o momento em que os contribuintes comparecem perante aos agentes arrecadadores a fim de liquidarem suas obrigações para com o estado.geral das funções deste instrumento. verificação objetiva do cumprimento contratual. Recolhimento: é o ato pelo qual os agentes arrecadadores entregam diariamente ao Tesouro público o produto da arrecadação. propiciando informações para a administração. Da Receita: classificação por categorias econômicas e por grupo de fontes. liquidação e pagamento. No modelo orçamentário brasileiro são observadas as seguintes classificações: Da Despesa: classificação institucional. classificação funcional programática e de natureza da despesa. Liquidação: é a verificação do implemento de condição. pendente ou não de implemento de condição. a gerência e a tomada de decisões. discriminando a espécie. Empenho: é o ato emanado de autoridade competente que cria para o estado obrigação de pagamento. Pagamento: é a emissão do cheque ou ordem bancária em favor do credor. Os estágios da despesa são: empenho. arrecadação e recolhimento. ou seja. Os estágios da receita são: lançamento.

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