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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO * Protocolo recepção de documentos * Classificação, codificação e catalogação de papéis e documentos * Noções sobre patrimônio, cadastro e convênios * Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais * Relações Humanas no Trabalho. 6. Normas específicas para redação de correspondência oficial * Organização de arquivo. 8. Princípios para atendimento ao público * Noções de Administração Financeira, Organização, Sistemas e Métodos, Logística, Materiais e Recursos Humanos * Noções de Orçamento e Finanças Públicas * Leis orçamentárias * Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas

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qualificando assim o ato de falsidade ideológica. constam do texto apresentado em formato de código de barras. sujeitando-se os infratores à responsabilização civil e criminal. endereço. O descumprimento dessas vedações implicará na imediata ação por parte de nosso conselho jurídico. O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo de sendo vedada. cópia. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 4 . por quaisquer meios e a qualquer título. por quaisquer meios e a qualquer título.no ato da compra. divulgação e distribuição. email . a sua reprodução. o fornecimento de informações cadastrais inexatas ou incompletas – nome. divulgação e distribuição. sendo vedada. a sua reprodução.O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo do aluno que efetuou a compra no site. cópia. É vedado. também. cujo nome e dados de I.P.

Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário). Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico: a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos. manuscritos e peças de museus. Assim. cadastro e convênios . tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos. quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento de funções específicas. até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. todos os documentos alusivos a tais direitos e privilégios. b) motivos de ordem cultural.Preenchimento. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). Em nível governamental.Organização de arquivo Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. especialmente na França. uma empresa. se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada – como por exemplo os de uma igreja. criaram um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividade principal era separar. Nos séculos V e IV a. podem ser considerados arquivos. O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados.Classificação. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 5 . surgindo daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. Em meados do século XIX começa a desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da história. eram transferidos para museus e bibliotecas. visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de cultura. ainda que classificados como manuscritos históricos.Protocolo recepção de documentos . por exemplo. para eliminação. b) proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos. filmes cinematográficos.C. do passado Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos: a) necessidade prática de incrementar a eficiência governamental. escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor. Documentos escritos. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. que objetivando a aniquilação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitos feudais e privilégios. c) razões de interesse pessoal. ao lado de livros. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. encaminhamento e controle de documentos funcionais . Quando não atendiam mais a essa exigência. codificação e catalogação de papéis e documentos Noções sobre patrimônio. Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece. Entretanto. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados arquivos. A finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente.

no decorrer de suas atividades. e sua função é a de tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.” Estágios de sua evolução Arquivos de primeira idade. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Ou ainda. por esta razão. Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. cumprindo funções de arquivo corrente. Arquivos de terceira idade. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. slides. bem como por pessoa física. Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 6 . O art.Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu. uma organização adequada. ex-arquivista dos EUA. que se conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram-se arquivos. de custódia ou permanentes são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa.R. fitas.” Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração. num arquivo permanente. discos. instituições de caráter público e entidades privadas. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios. CD-ROM – e que. corrente. Arquivos de segunda idade. deve-se ainda guardá-los na sua totalidade. centralizando as atividades de arquivo corrente. arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. ativo ou de movimento são aqueles constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso. assim o definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo. disquetes.Schellenberg). Por isso. segundo Sólon Buck. merecem tratamento especial. Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva. Estes são os arquivos propriamente ditos. são aqueles constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados. O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias.” (T. para os fins desta lei. merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito. em decorrência do exercício de atividades específicas. modificação ou destruição de parte deles. conseqüentemente. sem mutilação. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. organização ou firma. A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e. “os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor. são também chamados de “limbo” ou “purgatório”. 2º da Lei 8. pode-se definilos como. Os arquivos setoriais (núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. intermediários ou limbo. Natureza dos documentos Podem ser especiais e especializados.

gravuras). Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros. a contar da data de sua produção.997 Correspondência É toda forma de comunicação escrita. podendo esse prazo ser prorrogado. bem como em caixas.134 de 24 de janeiro de 1. sonoros (discos e fitas audiomagnéticas). arquivos de engenharia. sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. A correspondência pode ainda ser oficial e particular. requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação. devam ser de conhecimento restrito e. por isso.: arquivos médicos. microficha. externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de uma entidade e pessoas físicas.documentos resultantes da experiência humana num campo específico. iconográficos (fotografias. por uma única vez. por qualquer forma. 23 e 24 da Lei 8. jaqueta). produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas. São os memorandos. A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto nº 2.São sigilosos os documentos que. Será oficial a que cuidar de assuntos de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. HD. filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas). 23. cartográficos (mapas e plantas). micrográficos (rolo. Poderá o Poder Judiciário. como ofícios. despachos. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. a contar da sua data de produção. em qualquer instância. estantes ou escaninhos. CD-ROM). Será particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituição. Natureza do Assunto (característica) Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. por sua natureza. telegramas e cartas. desenhos. independentemente da forma que apresentem. Art. da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. Contrário sensu. bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade. Parágrafo único. Ex. 24. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração. por igual período. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a. circulares. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos. Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. arquivos técnicos. os arts. informáticos (disquetes. da vida privada. Gênero (característica) Podem ser: escritos ou textuais. restringir o disposto neste artigo.159 estabelecem: Art. bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Tipo de Arquivamento Pode ser horizontal ou vertical. determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 7 . Em nossa legislação. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos.

resultante da atividade que a produziu. exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. enquanto as bibliotecas são colecionadores. no arranjo de seu material. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos. ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias. que consiste em peças avulsas. selecionar e disseminar toda a informação. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de. sendo o seu campo bem maior. o arquivista não o faz tomando por base partes do material. sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Por isso. Como já foi visto. pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens. mas o valor de determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial. por carência de informações. Em síntese. armazenar. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. pode empregar qualquer sistema de classificação. O bibliotecário. Diferenciação entre biblioteca e arquivo As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. um relatório ou qualquer outro documento. os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto. isto é. pesquisa e consulta. em relação à inteira documentação. permitindo sua rápida consulta. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta. resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas anteriormente. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais. classificar. ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. da arquivística e da informática. Além disso há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um e outro caso. Daí surgiu o princípio da proveniência. Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística. destruiuse muito do seu valor de prova. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações. para ser a informação em si mesma. os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares. O bibliotecário. de conjuntos de documentos. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa. o centro de informações tem por finalidade coligir. A essência da documentação deixou de ser o documento. Faz o seu julgamento em relação às demais peças. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo. Centros de documentação ou informação Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia. Os arquivos são órgãos receptores.dispostos uns atrás dos outros. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 8 . Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação. ao contrário.

b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes. Geralmente. enquanto que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis. Os documentos de importância são difíceis de ser retirados de circulação uma vez terminado seu uso corrente. quando já se tornou obscura a sua identificação. ou ao “limbo” de um depósito intermediário. os documentos mais valiosos são os que se referem às origens. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição. Os documentos são eficientemente administrados quando: a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão. lutando para limitar sua criação. são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente. quando são inicialmente expedidos. Os documentos importantes. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. além disso. muitas vezes. nos arquivos de custódia. Logo. As orientações neles continuam. o arranjo original. Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente. A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos. da maneira mais eficiente e econômica possível. de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Quanto mais importantes ou valiosos. à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão. Os que fixam uma política nem sempre podem ser identificados como tal. Assim que o valor primário (administrativo. caso contrário. e aos seus programas essenciais. Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. ou ao “céu” de um arquivo permanente. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes. fiscal) dos documentos deixe de existir. sendo comum fazer-se essa separação após perderem os documentos o valor para as operações correntes. legal. e concorrer para a destinação adequada dos mesmos. A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases: a) levantamento de dados. tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes. 9 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos. c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades. b) análise dos dados coletados. depois que tenham servido a seus fins. a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados.Organização e Administração de Arquivos Correntes A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores da documentação recolhida1. A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. lembrando que é um dos princípios básicos da arquivística conservar. Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. 1 Recolhimento é a transferência de documentos para o arquivo de custódia. recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário. a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins. em vigor. mais difícil se torna administrá-los. c) planejamento. deverão ser descartados.

o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. mas também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento. fax). meios de comunicação disponíveis (telefones.d) implantação e acompanhamento. de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. manuais. o equipamento (quantidade. a localização física (extensão da área ocupada. volume e estado de conservação do acervo. Levantamento de Dados O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. portanto. distribuição. que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior. É preciso analisar o gênero dos documentos. salários. Centralização Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local. nítida Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 10 . A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas. atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. Planejamento Para que um arquivo. enfim. Posição do arquivo na estrutura da instituição Recomenda-se que seja a mais elevada possível. os modelos e formulários em uso. registro. modelos. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece. freqüentemente designado Protocolo e Arquivo. regimentos. regulamentos. estado de conservação). organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. arranjo e classificação dos documentos. condições de iluminação. destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo. Análise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura. existência de normas de arquivo. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Além dessas informações. umidade. Em suas fases intermediária e permanente. controle de empréstimo de documentos. nível de escolaridade. existência de registros e protocolos. ou outra denominação similar. torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. formação profissional). proteção contra incêndio). normas. média de arquivamentos diários. os arquivos devem ser sempre centralizados. movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. Comunicações e Arquivo. intermediário. ou seja. tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. uma constatação dos pontos de atrito. permanente) possa cumprir seus objetivos. processos adotados para conservação e reprodução de documentos. estado de conservação das instalações. O diagnóstico seria. as espécies de documentos mais freqüentes. em todos os estágios de sua evolução (corrente. códigos de classificação etc.

segurança e eficiência são imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam: a) bem classificados. são classificados pela função – separando-se a função substantiva (fins) da auxiliar (meios. mantendo-se o arquivo junto a cada departamento. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Deverá ser aplicada em nível de departamento. promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais.delimitação de responsabilidades. Essa coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. também denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. distinguindo-se a documentação importante da secundária – então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição. uma Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 11 . estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho. facilitativas). Escolha de métodos de arquivamento e classificação O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento. quando necessário. orientadoras e controladoras. Se a classificação dos documentos visa a refletir a organização. de forma a determinar normas específicas de operação. a política da executiva. ou em geral. por si só. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação. uma vez extinta a unidade administrativa. seletivamente. Sistemas de registro O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries. Quanto aos sistemas de arranjo. pode-se removê-los para uma destinação adequada. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios: • Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos. além disso. Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do órgão. • Descentralização das atividades de controle e dos arquivos Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. E se. No tratamento dos documentos concernentes à organização e funcionamento. a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial. é um grande ato de classificação. leva-se em conta o valor comprobatório dos mesmos. dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. Descentralização A descentralização. o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contêm da organização e da função. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. redução dos custos operacionais. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. economia de espaço e equipamentos. constituição de conjuntos arquivísticos mais completos. Na avaliação de documentos públicos. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais. e b) bem arquivados. treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. que exercerá funções normativas.

são usados em relação à função e devem. Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). b) a estrutura do órgão que os produz. quer substantiva. organizacional e por assuntos. ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública. c) o assunto dos documentos. com notação pura Recomendamos a leitura dessa resolução para efeito de familiarização com os diversos procedimentos arquivísticos 12 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . Num sistema de registro mais aperfeiçoado. Elementos de Classificação Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) a ação a que os documentos se referem (funções. de referência e similares. Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento 2. 2 3 4 Não confundir método ou sistema de arquivamento com método de organização definido acima Estabelece classificação. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-lembrete. isto é.O sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentário. Os documentos públicos podem ser classificados em relação à organização e podem ser descentralizados. pois resultam de uma função. que veremos mais adiante. os documentos de um serviço são guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos são colocados juntos. Por exemplo. Essas unidades são registradas numericamente na ordem em que se acumulam. Princípios de classificação Só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem registros ou protocolos. nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos. A característica essencial do sistema. Temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública – que por ser muito extensa não foi reproduzida aqui)4. ser classificados de acordo com esta (vide Resolução nº 143 do CONARQ que trata da Classificação. desde que as repartições que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separáveis. e fazem-se índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave é o número das unidades de arquivamento. em ordem cronológica etc. e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos dos documentos. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa.constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. o item Pessoal. No serviço de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. da qual se deriva o seu nome. quer auxiliar. os métodos de organização podem ser funcional. Esses números são a chave para o controle dos documentos em ambas as séries. atividades e atos). o item Correspondência. Em vista disso. Entretanto. Atribuem-se-lhes números consecutivos. Indicam a ordem dos documentos em cada série. portanto. em ordem alfabética. o item Patrimônio pode estar organizado geograficamente. é o registro. os documentos públicos devem ser classificados em relação à função. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero. Na execução de qualquer espécie de atividade. livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente.

Será aberta quando indicar somente o início da seção e fechada quando indica o princípio e o fim. pela ordenação cronológica. podendo ser alfabética. O comprimento pode corresponder à metade da guia. numérica ou alfanumérica. Também poderá ser aberta ou fechada. Vide figuras abaixo. Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina. Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 13 . Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. onde se escrevem as notações. a um terço. as tiras de inserção e outros.Escolha das Instalações e equipamentos Equipamento é a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do trabalho arquivístico. Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. as guias. picotada. um quarto ou um quinto. as pastas. Notação é a inscrição feita na projeção. São as fichas. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia.

distribuição. existem em âmbito governamental. A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento. organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição e para terceiros. informações sobre os arquivos da instituição. elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e consultas). A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda. Protocolo Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina: Pass Atividades o 1 2 3 4 5 6 7 8 Receber a correspondência Separar a correspondência oficial da particular Distribuir a correspondência particular Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso Encaminhar a correspondência oficial sigilosa Abrir a correspondência ostensiva Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de antecedentes Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Gestão de documentos A Lei Federal 8. o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondência 14 9 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . Se os antecedentes não estiverem no Arquivo. tramitação. de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestão de documentos”: Art. detalhamento das rotinas etc. Em geral. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. suas finalidades e responsabilidades. classificação. Devem ser criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicações e emissão de vias desnecessárias. em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. Esse manual deverá incluir organogramas e fluxogramas. expedição. registro. terminologia. tramitação). visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.159. uso.Constituição de arquivos intermediários Os depósitos intermediários só devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Implantação e acompanhamento O manual de arquivo deverá ser elaborado após estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo.

ao arquivo 5 Essa ficha será retirada no órgão a que o documento é destinado pelo responsável pelo controle no âmbito desse órgão. anotando: número de protocolo. no original e nas cópias Separar o original da cópias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cópias. devendo essa passagem ser feita por intermédio do Setor de Registro e Movimentação. data de entrada. anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino 6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos. encaminhando-o ao seu destino. código e resumo do assunto. espécie. juntamente com os antecedentes. em duas vias. procedência. primeira distribuição 2 Anexar a segunda via da ficha5 ao documento. acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. que o redistribuirá 15 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . número e data do documento. de acordo com despacho de autoridade competente Expedição Geralmente são adotadas as seguintes atividades: Pass Atividades os 1 2 3 4 5 6 Receber a correspondência Verificar se não faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data.Pass o 10 11 12 13 Atividades Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto. após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas 3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto. e será novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro órgão. se for o caso Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser assim descritas: Pass Atividades os 1 Preparar a ficha de protocolo. rearquivando-as em seguida 4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica 5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos.

O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto. Método Alfabético (método básico) Método alfabético é o mais simples. respeitadas as normas gerais para alfabetação. Na escolha de um método de arquivamento devese levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples. pode apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. B. as fichas ou pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética. com mais freqüência às falhas humanas do que a falhas do sistema. Am-Az etc. A insuficiência do arquivamento deve-se. Nesse método. Qualquer sistema de arquivamento. é preciso antes consultar um índice ou um código. Ac etc. Notações simples abertas: A. Alfabético Geográfico Simples Cronológico Numéricos Digitoterminal Básicos Enciclopédico Alfabéticos Dicionário Duplex Ideográficos Decimal Numéricos Unitermo ou Indexação coordenada Variadex Automático Padronizados Soudex Mneumônico Rôneo Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas. flexível e deve admitir expansões. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. notações compostas e fechadas: Aa-Al . É um método direto. para se localizar o documento. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 16 . simples ou compostas. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os documentos devem ser arranjados. não importa qual seja.Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar um índice Sistema indireto é aquele em que. C Ab.

tais como a. Regras de Alfabetação 1. Santo Cristo. Juvenal. Armando (Juiz). José Sobrinho. Ricardo. Marília Morro Azul. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome.: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de descrição. Exemplo: Marco Antônio Neto. Carl Gustav Jung. Arquivam-se: Helena. Ricardo. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes. Silveira. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. prevalece a ordem alfabética do prenome. de. Neto. Rosana. Carlos Montes Altos. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Sílvia Praia Vermelha Arquivam-se: Montes Altos. Luís São Caetano. Luís. Marques. Silvia Obs. não são considerados (ver também regra nº 9) Exemplo: Paulo de Farias. Denise. mas não considerados na ordenação alfabética. 6. Os sobrenomes formados com as palavras Santa. Capitão Silva Mozila. Silvia Maria Filho. Juiz Armando Marques. Jung. uma. Guimarães. e. Mozila. Rosana d’Albuquerque. Rita. o. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. Nos nomes de pessoas físicas. Marília. Sílvia 3.: havendo sobrenomes iguais. Praia Vermelha. Exemplo: R. 8. Os artigos e preposições. Maria Silveira. Carlos. Ricardo Silveira Arquivam-se: Silveira. São Caetano. Arquivam-se: Albuquerque d’. Marco. Maria José Sobrinho. Maria Filho. Heitor. entre parênteses. John. Freud. Morro Azul. Sílvia. Walmir. Exemplo: Sigmund Freud. Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome. Pedro Lima Arquivam-se: Cavalcante. 17 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . Arquivam-se: Antônio Neto. Maria (Doutora). Ricardo d’Ferreira. Silveira. Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. R. d. Exemplo: Doutora Maria Helena. São colocados após o nome completo. John Boy Arquivam-se: Boy. Sigmund. um. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Lima. Os títulos não são considerados na alfabetação. Exemplo: Walmir Santo Cristo. Roberto 5. Silveira. Farias de. Maria. do. Villa-Lobos. 4. Pedro. Juvenal Cavalcante. Carl Gustav 9. Ferreira d’.Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande. Roberto Silveira. Exemplo: Heitor Villa-Lobos. salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11). 2. Exemplo: Rita Guimarães. Silveira. Júnior. Maria Obs. Paulo. 7..

seção. não se considerando. Du Pont. entre parênteses. os artigos e preposições que os constituem. De Penedo. Antonio de los Rios Arquivam-se: Arco y Molinero. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor. 3 (Três) M do Brasil Essas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização. os números arábicos. Exemplo de critério letra por letra: Canto dos Cisnes. Antonio de los 11. Guilio di. Fábrica Estrela de 4 pontas. TELERJ . 1º Congresso de Odontologia Arquivam-se: Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). para fins de ordenação. José de. para facilitar a ordenação. no critério letra por letra não se consideram os espaços entre palavras. Rios. Angel Del Arco y Molinero. Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 18 . instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como e apresentam. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Exemplo: III Conferência de Cirurgia Cardíaca. Library of Congress (The) 13. Cantoneira Alegre. Canto Raiado Exemplo de critério palavra por palavra: Canto dos Cisnes. The Library of Congress Arquivam-se: Colegial (A). Exemplo: Li Xian Xin. Admite-se. Oviedo y Baños. Li Yutang Arquivam-se: Li Xian Xin. desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras. Esteban De Penedo. gerência. Li Yutang 12. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Esteban. Francisco de Pina de Mello. Cantoneira Alegre Como se pode observar.Superintendência Financeira 15. assembléias e assemelhados. Os nomes orientais – japoneses. Charles Du Pont Arquivam-se: Capri. Canto dos Frades. Canto Raiado. As regras de ordenação podem ser adotadas segundo critério de letra por letra ou de palavra por palavra. Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo). Charles 10. Fundação Getúlio Vargas. reuniões. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. Exemplo: Gerência de Atendimento da TELERJ. Embratel. Congresso de Odontologia (1º) 14. empresas.Exemplo: Guilio di Capri. Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Os nomes de firmas. conferência. Angel Del. Superintendência Financeira da TELERJ Arquivam-se: TELERJ – Gerência de Atendimento. chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana. porém. A Colegial. Fundação Getúlio Vargas. Francisco de. que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. Exemplo: José de Oviedo y Baños. Pina de Mello. consideradas uma após a outra. departamento. Canto dos Frades. Exemplo: Embratel. que corresponde ao sobrenome de família do pai. Exemplo: 3M do Brasil. Madeiras Cachoeira dos 4 Arquivam-se: Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. Nos títulos de congressos.

porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: Nome do estado. O método geográfico é direto e de fácil manuseio. alfabeta-se em primeiro lugar o país. após as respectivas capitais dos países a que se referem. não seguirá a ordem alfabética. Sua desvantagem é a de exigir duas classificações. não havendo destaque para as capitais. deve-se ordená-las alfabeticamente. Exemplo: Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima Arquivam-se: Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Nome da cidade. logicamente. entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que. Exemplo: Araçatuba – SP – Luiz Carlos São Mateus – ES – Maria Augusta Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva Arquivam-se: Araçatuba – SP – Luiz Carlos Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva São Mateus – ES – Maria Augusta É necessário que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. Método numérico simples O método numérico simples é um método indireto. as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. Nesse método atribui-se a cada entrada uma numeração seqüencial sem qualquer preocupação com a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 19 . estado e correspondente Como a principal chave é a cidade. seguido da capital e do correspondente. Entretanto. Quando se trata de correspondência com outros países.procedência ou local. cidade e correspondente (quem enviou a correspondência) Quando se organiza um arquivo por estado. pois exige a consulta a um índice alfabético.

423. que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma. será necessário um registro para controle da numeração utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Método numérico cronológico Nesse método. a notação das pastas miscelâneas seria M-1. passando a ser chamado daí em diante de processo. Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto. dispostos em três grupos de dois dígitos cada um. além da ordem numérica deve-se observar a data. os quais receberão o número da pasta. M-2. As vantagens desse método são maior grau de sigilo. desde que seja da mesma data.ordenação alfabética. Método Dígito-terminal Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos. precedido da letra M (de miscelânea). cujo elemento principal de identificação é o número. Nesse método. M3 e. no segundo caso. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas miscelâneas. Numera-se o documento e não a pasta. É um método adotado em quase todas as repartições públicas. o documento é colocado em uma capa de cartolina. os numéricos. mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números. será lido 23.14. Método ideográfico alfabético enciclopédico Exemplo: Cursos Especialização Formação Pós-graduação Doutorado Mestrado Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 20 . M11-20. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento. arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenação alfabética. arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabética.83 Quando o número for composto de menos de seis dígitos. No primeiro caso. Exemplo: o número 831. É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea. M1-10. unitermo ou indexação coordenada. decimal. obrigando duplicidade de pesquisa. Além disso. Métodos por assunto (ideográficos) Os alfabéticos podem ser enciclopédico ou dicionário. menor possibilidade de erros. por ser mais fácil de lidar com números do que com letras. b) numera-se cada correspondente eventual. também é possível o reaproveitamento de numeração. serão colocados zeros à sua esquerda para fins de complementação. Depois de autuado. Nesse método pode-se ainda reaproveitar uma numeração que venha a vagar. Essa pasta miscelânea pode ser organizada segundo dois critérios distintos: a) numeram-se somente as pastas. Os documentos são numerados seqüencialmente. Nesse método. são lidos da direita para a esquerda. duplex. M21-30 etc. Tal método tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados. formando pares.

As dez primeiras divisões são denominadas classes. três ou mais algarismos. as dez seguintes. divisões. sucessivamente. partindo-se do geral para o particular. cuja classificação divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não podem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. subseções etc. Exemplo: 0 Administração Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho Aplicada à educação 1-2 Ciência política 1-3 Administração 1-4 Economia Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes. A parte inteira do número é composta de três algarismos. e assim sucessivamente. Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de classificação o que não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição. subgrupos. Cada classe é subdividida em nove subclasses e uma décima para generalidades. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 21 . e a seguir. pode ter um. Método ideográfico numérico – decimal Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. grupos. Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos. dois. São portanto métodos indiretos. A parte decimal.Pesquisas Administração Ciência política Economia Método ideográfico alfabético dicionário Cursos de doutorado Cursos de especialização Cursos de formação Cursos de mestrado Cursos de pós-graduação Pesquisas de administração Pesquisas de ciência política Pesquisas de economia Método ideográfico numérico – duplex Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice alfabético remissivo. que é facultativa. Um bom exemplo de classificação decimal pode ser encontrado na resolução nº 14 do CONARQ. subclasses.

Esse método é recomendado para arquivos fotográficos. dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. que servirão posteriormente como chave de pesquisa. O número de registro é transcrito nas fichas correspondentes às palavras-chaves escolhidas para sua identificação. na coluna cujo algarismo coincidir com o final do número atribuído ao documento. o mais conhecido é o automático. Métodos padronizados Dentre os métodos padronizados. para cada palavra-chave prepara-se uma ficha. através da análise do documento são identificadas as palavras-chave ou descritores. A seguir. de acordo com sua entrada no arquivo. sonoros e outros arquivos constituídos de documentos especiais. Hotel Marina na praia do Leblon. como mostra o exemplo a seguir: Nº 0012 Assembléia Extraordinária Palavras-Chave / descritores Resumo: Assembléia extraordinária Greve para deliberar sobre a continuidade da greve Metalúrgicos promovida pelos metalúrgicos de todo país. Uma vez numerado. O método consiste em se atribuir a cada documento. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-índice. Sua finalidade é identificar e localizar o documento quando solicitado. ou grupo de documentos. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 22 .Método ideográfico unitermo (ou indexação coordenada) Vem sendo utilizada com grande êxito nos arquivos especiais e especializados. como no exemplo a seguir: Greve: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 210 311 172 063 04 135 006 017 008 099 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 320 421 232 0173 134 235 026 417 098 149 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 450 461 252 0243 244 465 236 317 128 439 0 0 530 531 Metalúrgicos 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 120 411 212 003 004 145 016 127 018 199 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 340 521 322 0193 144 245 345 527 108 239 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 530 631 512 0283 234 475 575 427 138 399 Pelo exemplo acima pode-se concluir que há duas fichas que contêm as palavras-chave Greve e Metalúrgicos: a 0004 e a 0530. em 13 de março de 1936 1936. um número em ordem crescente (número de registro). Assembléia extraordinária Foi realizada no salão vip do Hotel Marina.

para evitar que depois de numeradas as divisões sejam alteradas. As unidades de arquivamento são assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica. por intermédio da leitura. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al =2 Am-As =3 E assim. em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores da chave. Dessa forma. estudo. Etapas de arquivamento São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção. previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 23 . classificação. Nesse método trabalha-se com uma chave constituída de cinco cores. ordenação e guarda dos documentos. Método alfanumérico Esse método não é considerado básico nem padronizado. de grandes proporções. Métodos padronizados – rôneo e mnemônico Não trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos. sem levar em conta se a grafia é ou não a mesma. Estudo Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída. Métodos padronizados – soundex Para os arquivos alfabéticos onomásticos. Esse método trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto. do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. Inspeção Consiste no exame. Nesse método são utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento. codificação. ao invés de o serem pela seqüência estritamente alfabética. O código baseia-se no som das consoantes dos nomes. Usam-se notações fechadas. a existência de antecedentes. Nesse método é possível reduzir a incidência de erros de arquivamento muito comuns no método alfabético.Métodos padronizados – automático Nesse método os papéis são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto. bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas. segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por código. sucessivamente. onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a primeira.foi inventado o sistema soundex. como a localização de documentos. Métodos padronizados – variadex Esse método é uma variação do método alfabético.

Codificação Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado. o recolhimento para um arquivo de custódia permanente. só é proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que justifique a despesa. O custo da manutenção de tais papéis vai além das posses da mais rica nação. redução de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruição imediata. A microfilmagem. consultar Resolução nº 14 do CONARQ. Para facilitar sua cobrança. por empréstimo. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada. é lógico. assinatura de quem retirou e do arquivista responsável pelo empréstimo. índice da pasta. bem como pessoal para cuidar dos mesmos. Ordenação É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. legal ou fiscal. na mesma linha hierárquica. Guarda dos documentos É o arquivamento propriamente dito. dado o seu alto custo. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.Classificação Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo. avaliação. que poderá ser organizado em diversas modalidades. Para informações adicionais. aos órgãos que os receberam ou produziram. podendo ser renovados mediante sua apresentação no Arquivo. E. nome de quem retirou e sua unidade administrativa.433/68. A transferência para um depósito temporário presume valor para um futuro uso administrativo. Deverá ser utilizada a guia-fora. faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. Um instrumento de destinação pode servir a vários fins. Empréstimo e consulta Documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos. Análise. seleção e eliminação O governo não pode conservar todos os documentos produzidos em conseqüência de suas múltiplas atividades. O destino de um documento pode ser a transferência para um depósito de armazenamento temporário (record center) ou para um arquivo de preservação em caráter permanente. Para maiores informações vide art. A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser julgada tão-somente pela exatidão de suas determinações. Podem visar tão-somente à identificação de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 24 . Além disso. os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam úteis à pesquisa erudita. deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua followup para controle de prazos. Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês. aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores. que ficará no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossiê. § 2º e art 2º da Lei 5. Torna-se impossível prover espaço para armazená-los. 1º. sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias.

A incineração – processo condenado –. porém. As decisões para se destruir documentos devem ser finais e irrevogáveis. seja a eliminação. A maceração ou qualquer outro tratamento é sempre aconselhável quando se tratar de documentos confidenciais. Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente. natureza dos documentos e quantidade. podendo. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se “plano de destinação” ou “tabela de temporalidade”. não deve ser adotada. podem. Os documentos selecionados para eliminação normalmente são vendidos como papel velho. um importante instrumento de administração. datas abrangentes. em geral. a menos que uma boa parte dos documentos que estão sendo examinados possa ser separada para descarte. Quando se faz um contrato para venda desses papeis. pois. Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um órgão e indicar o destino que se deva dar a cada um deles. deve-se incluir uma cláusula proibindo a sua revenda como documento. A classificação. Essas tabelas normalmente são aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminação dos mesmos. O teste de eficiência de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela incluídos serem removidos e eliminados no fim dos períodos de retenção recomendados. ser eliminados segunda esta. bem como a indicação do instrumento de destinação que autoriza a destruição. Valor dos documentos Em relação ao seu valor. a identificação dos conjuntos documentais. A remoção ordenada e o descarte de grande quantidade de papéis inúteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. Um documento preparado com esse objetivo chama-se “lista de descarte” ou “lista de eliminação”. Os documentos devem ser classificados visando. Contudo. de forma sucinta. quer pelo aumento do índice de poluição que provoca. Um documento feito com esse objetivo chama-se “tabela de descarte”. De fato. quer pela impossibilidade de reciclagem do papel. São. os documentos podem ser: Permanentes vitais ◊ aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importância Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 25 . Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destruídos depois de terem servido ao uso corrente. ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentação. tem estreita ligação com as práticas de destinação. Um instrumento de destinação pode também ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. como uma preliminar para a sua exata identificação nos instrumentos de destinação. quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano. A triagem ou escolha das pastas.corpos de documentos acumulados num órgão do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. devem ser preparados os termos de eliminação correspondentes. portanto. pois muito do valor daqueles deriva de sua relação com a própria função. Todos esses instrumentos de destinação são atos normativos. os documentos não devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinião mediante verificação de falta de uso dos mesmos. maceração etc. e somente como finalidade secundária a facilitar a sua remoção e descarte. em primeiro lugar. a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econômico. se os documentos forem devidamente classificados em relação à função. Uma vez determinada a eliminação de documentos. a facilitar o seu uso em atividades correntes. seja a transferência para um arquivo de custódia permanente. é um processo de alto custo. os quais devem conter. Salvo em circunstâncias excepcionais.

Para efeito probatório deve-se procurar responder as seguintes perguntas: “o que era o negócio?”. Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova da organização e função. e valores secundários. Valores probatórios Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a sua organização e de como funcionava. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa. devem ser conservados indefinidamente. para outras entidades e utilizadores privados. coisas ou fenômenos. entidades. em um corpo de documentos relativamente pequeno. menos pela prova que oferecem da ação do governo. ao desenvolvimento e ao funcionamento de um órgão – documentos probatórios ou demonstrativos. todos os fatos de importância sobre a existência de um órgão. A informação pode relacionar-se. problemas. jamais poderá produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. não devem ser feitas tomando-se por base parte da documentação e não importa quão bem concebido e bem executado seja um programa histórico. e b) a informação que contêm sobre pessoas. um arquivista pode reunir. há que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram. a pessoas (físicas e jurídicas). não se deve reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer. Distinção entre valores primários e secundários Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias: valores primários. sabendo-se que os dois tipos de valores não se excluem mutuamente. Os valores inerentes aos documentos devido à informação que contêm serão chamados de valores “informativos”. com que o órgão governamental haja tratado. condições etc. Temporários –> quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento. “como era conduzido. Distinção entre valores probatórios e informativos Pode-se determinar mais facilmente os valores secundários de documentos oficiais se os analisarmos em relação a dois aspectos: a) a prova que contêm da organização e do funcionamento do órgão governamental que os produziu. Todos os arquivistas admitem que o mínimo a ser guardado são os documentos sobre a organização e o funcionamento. As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentação do órgão. por quem e com que resultados?”. ou seja. Mediante uma seleção criteriosa de vários grupos e séries. pela informação que contêm. Permanentes ◊ são os que. em todos os seus numerosos e complexos setores. coisas. para a própria entidade onde se originaram os documentos. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções serão chamados de valores probatórios. todos os documentos essenciais relativos à origem. do que pela informação que apresentam sobre pessoas Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 26 . Valores Informativos Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas e não da informação ali existente sobre as próprias repartições.vital para a organização. que contêm o testemunho da existência e das atividades do órgão. de modo geral.

A informação é obviamente única se não pode ser encontrada em outro lugar. A informação pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos são apresentados em dado documento sobre muitas pessoas. quanto a unicidade dos documentos que contêm a informação. eventos. 1830. ou de que atividades resultaram. e b) a forma dos documentos. que não os próprios criadores. iniciada em 1861. O termo “unicidade”. ao contrário. ou c) muitos fatos são apresentados sobre matérias diversas – pessoas coisas e fenômenos (informação diversa). as dos pesquisadores e do público em geral. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 27 . condições. Forma Ao aplicar o teste forma. Na Alemanha é o ano de 1700. o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. Importância O arquivista presume que sua primeira obrigação é a de conservar a documentação que contenha informação que satisfará às necessidades do próprio governo. por coincidência histórica. onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil. pois. os documentos que representam concentração de informação são os que mais se prestam à preservação arquivística. Antes de aplicar o teste da importância. e c) importância. 1861. problemas.determinadas. devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros. pois os arquivos quase sempre têm problemas de espaço para a guarda de documentos. Há alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. Unicidade Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informação. e na Itália. o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informação nos documentos. O termo forma aplicado aos documentos e não à informação neles contida refere-se à condição física dos documentos oficiais. b) forma. A condição física é importante. à adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos. A data italiana corresponde aproximadamente. e depois disso. b) muitos fatos são apresentados sobre algumas pessoas. por mais indefinidas que sejam. Em geral. O arquivista alemão Meissner formulou a máxima “a idade avançada deve ser respeitada” nos documentos. O interesse aqui reside na informação que contêm. é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. aplicado à informação. se os documentos vão ser preservados num arquivo. Para determinar se um corpo de documentos é a única boa fonte de informação sobre um dado assunto. situações. Os arquivistas de diversos países estabeleceram datas-limite antes das quais propõem que todos os documentos sejam conservados. coisas ou fenômenos (informação extensa). na França. na Inglaterra. referem-se a fatores ponderáveis – a assuntos que são passíveis de ser avaliados na base de fatos que não deixam dúvidas. São eles: a) unicidade. coisas e propriedades que deram origem a competente ação. Os testes de unicidade e forma. Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista não leva em consideração a origem dos documentos – que órgão os produziu. 1750. usá-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecânicos ou eletrônicos. coisas ou fenômenos (informação intensa). significa que a informação contida em determinados documentos oficiais não será encontrada em outras fontes documentárias de forma tão completa e utilizável. O teste de importância relaciona-se a fatores imponderáveis – a matérias que não podem ser avaliadas com real certeza.

cômputo de médias e probabilidades.seleção especial e amostra estatística Na seleção de documentos. episódios ou acontecimentos importantes. ao apreciar os valores informativos dos documentos. dois critérios são possíveis. deve-se aplicar o princípio da seleção especial. Conclusões A avaliação de documentos não deve se basear em intuição ou em suposições arbitrárias de valor. com a terra na qual vive. isto é. naquela de selecionar. o ser humano se preocupa. requer um conhecimento do método que o arquivista. porque contêm dados que são representativos ou ilustrativos do todo. fundamentalmente. adotado no início do século XX. Entre as coisas. economistas ou estudiosos de administração. O primeiro é selecionar aqueles que representam concentrações de informações. Este último. Deve ser. e b) o de amostra estatística. Documentos relativos a coisas No estudo dos documentos sobre coisas. o arquivista deve levar em consideração a documentação total em conexão com o assunto a que se refere a informação.Documentos relativos a pessoas . curvas e compilação de númerosíndices são técnicas altamente especializadas. parte de uma disciplina distinta. se novos. que alguns documentos são selecionados para preservação. As técnicas de coleta. classificação e análise estatística. em forma concentrada. os valores a serem considerados são os que derivam da informação que contêm ore as próprias coisas e não da informação sobre o que acontece às coisas. não possui. Se os fenômenos são antigos. Esse princípio significa. ou que sejam suficientes para esclarecer os fenômenos investigados. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatórios dos documentos. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 28 . ao contrário. Um arquivista. intensa ou diversa. em geral. baseada na análise total da documentação relativa ao assunto a que se referem os documentos em questão. Documentos relativos a fenômenos O termo fenômeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. para retenção. Igualmente. o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentação do órgão que os produziu. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questão contém informação única e se apresenta uma forma que o torne útil como uma fonte de informação. simplesmente. Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econômicos. A análise é a essência da avaliação arquivística. um número limitado de processos sobre indivíduos. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas. ordinariamente apreciará os documentos principalmente por seu valor ou interesse histórico. tais como formulários de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informação extensa. dois princípios podem ser adotados: a) o de seleção especial. e só depois de feito isto deverá entrar no reino do imponderável. não importa qual seja sua experiência. Na última alternativa. tendo em vista a informação que contêm sobre pessoas. aos sociólogos. É bom distinguir-se imediatamente esse princípio do princípio de amostragem estatística. previsões. de correlação de dados. interessam principalmente aos historiadores. porque tratam de um acontecimento ou ação importante ou significativa. ou porque contêm dados considerados próprios para um estudo de condições sociais e econômicas específicas. O segundo é selecionar um certo número de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo.

Tecnologia da Informação Os avanços tecnológicos. em geral. Filme (rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. com vistas ao aproveitamento de espaço. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados. que assegure o valor probatório dos registros contidos em suportes informáticos. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. o processo de microfilmagem é de alto custo. baixa durabilidade dos materiais empregados.400 documentos de formato A4. obsolescência. Como esse processo é mais trabalhoso. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. b) garantir a sua durabilidade. sem passar pelo papel.Microfilmagem Os objetivos da microfilmagem de documentos são. Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM – Computer Output Microfilm. Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. assim. As microformas podem apresentar-se em três modos: filme. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. a proximidade das informações. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. tornando necessária a transferência periódica das informações para outros suportes. por isso. dois: a) reduzir o seu volume. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. apresentam alguns problemas que merecem reflexão e exigem soluções dentro de curto espaço de tempo: falta de respaldo legal. através da fita spool. São gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e uma cópia (diazo) para consulta. a Lei 5. sopesar esse custo contra o da preservação dos documentos na forma original. dos equipamentos necessários à leitura das informações armazenadas. No Brasil. jaqueta ou microficha. O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. e os documentos a serem microfilmados devem ter características físicas que se prestem à filmagem. exigindo. ao lado das vantagens que oferecem. devendo-se. falta de padronização na fabricação de equipamentos e suportes. Também são gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para consulta. ou seja.433/68 regula a matéria. em prazos de quatro a cinco anos. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples – unicamente para a leitura – ou conjugados (leitoras/ copiadoras) – para a leitura e cópia em papel. Entende-se por microfilmagem de substituição a que incide sobre documentos de guarda temporária. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operação. no Brasil. Entretanto. saída direta do computador para a microficha. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 29 .

por escrito. § 2º da Resolução nº 2 do CONARQ. segundo devem ser documentos com valor secundário evidente que justifique sua retenção permanente. lembrando que o arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente. Sempre que se transferem documentos do tipo não-rotineiro para centros intermediários. que um arquivo permanente não deve aceitar documentos que possam demandar empréstimos freqüentes à repartição de origem. em alguns casos. e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acúmulos de documentos – regulares ou especiais. A maior desvantagem de um plano de depósito tipo “limbo”. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 30 . terceiro.. Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório. A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o arquivamento e a localização de documentos. cujo acervo é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente. no mínimo. em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados. os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lógicas.Transferência e recolhimento Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no art. para fins de prova ou de pesquisa. a fim de facilitar sua avaliação. Esses centros não devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionários não possam decidir de imediato. Quanto aos arquivos de custódia. por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo. É importante lembrar que os documentos transferidos a um depósito intermediário conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. Os documentos passavam diretamente de um a outro estágio. devem estar em boa ordem e. tanto quanto possível. não sendo prevista nenhuma fase de transição. faz-se mister obter informações precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos. Transferência e recolhimento são feitos em razão da freqüência de uso e não do valor do documento. As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário. contribuindo para a economia do sistema. Conquanto tais informações sejam muito úteis na avaliação. destituídos de peças sem valor que com eles possam ter sido arquivados. deve-se observar alguns preceitos básicos: primeiro. Os arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comissões de análise ou. raramente são um bom substituto para a informação que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. surgiu a teoria da “idade intermediária” e com ela a noção de depósitos intermediários. um arquivo de custódia não deve recolher documentos a cujo uso se imponham restrições consideradas descabidas e contrárias ao interesse público. Essas transferências também ocorrem para áreas de custo reduzido. embora um centro intermediário possa tomar tais encargos. pois libera espaço e economiza recursos materiais. isto é. de valor e sem valor – ao se iniciar um programa de administração de documentos ou arquivístico. E por último. de documentos. 1º. atendem. b) servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos extintos ou de determinadas atividades. que é sua finalidade primordial. Com o aumento da massa documental. utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente. as descrições. § 1º e art 1º. acompanhadas dos índices que lhe sejam pertinentes. a três necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas repartições do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de tempo. reside no incentivo que dá às instituições para protelar o exame de seus documentos. Tipos de transferência Até a primeira metade do século XX a tradição arquivística clássica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histórica.

pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. sendo esta última conhecida como periódica de mínimo e máximo. Na transferência periódica em duas etapas – também conhecida por dupla capacidade. que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido. 15 e seguintes do Decreto 4. posteriormente. Só é aplicada em casos especiais. os documentos julgados de valor são recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. em intervalos determinados. deve ter. o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física. em termos mais amplos. além disso. certos direitos e privilégios adicionais que não são comumente exercidos pelas entidades criadoras.Há dois tipos básicos de transferência: permanente e periódica. O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. É normalmente nessa fase (transferência) que se promove a desinfestação e a restauração dos documentos. Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. sem. Na transferência periódica em uma etapa. são recolhidos em caráter definitivo para o arquivo permanente. onde permanecem durante determinado período e. Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. Ela pode ser efetuada em uma etapa. quase sempre. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular. transferência múltipla ou método do ciclo – os documentos são transferidos para o arquivo intermediário. em duas etapas. Legalmente. 17. mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade. § 4º. então. ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento.073/2002). Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 31 . que foi traduzido como “contra o rei não há prescrição” (vide art. Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade. O direito a tais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade. devido ao seu valor comprobatório e informativo. e ainda dentro de um período determinado. não há arquivo intermediário e a transferência recebe o nome de recolhimento.073/2002). deve definir claramente as responsabilidades de custódia do arquivista. ser de sua propriedade. deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade que os criou. A legislação sobre os documentos públicos. no que diz respeito ao seguinte: Primeiro. Segundo. Decreto 4. relativamente à reprodução e à autenticação de cópias. de um governo. em relação aos documentos. à descrição e à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados – para servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. na documentação de um órgão. que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados. Neste caso. Arquivos permanentes Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados. contudo. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi (art. ou. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Referem-se estes ao arranjo. Periódica é a remoção de documentos. se julgados de valor. Os documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da administração. Permanente é a que se processa em intervalos irregulares e exige.

Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos (vide art.e. Atividades de arranjo Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos documentos em fundos. devido à sua utilização. • conservação ◊ medidas de proteção aos documentos e. Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. seu empacotamento. As atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: intelectuais e físicas. conseqüentemente do local de sua guarda. Decreto 4. que diferia do velho método de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificação predeterminados. As intelectuais consistem na análise dos documentos quanto a sua forma. Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser distintos dos princípios expostos até agora. Quanto aos arquivos intermediários. Arranja seus documentos para uso não-corrente. • descrição e publicação ◊ acesso aos documentos para consulta e divulgação. Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã.073/2002). conde Duchatel (1803-67). Essa circular. visando a impedir sua destruição. de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais. Nesses arquivos. baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos départments que haviam sido colocados sob a jurisdição dos Archives Nationales. O arranjo é uma das funções mais importantes em um arquivo. que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem. se necessário. dos itens documentais dentro das séries. • referência ◊ política de acesso e uso dos documentos. por diversas circunstâncias. de guarda transitória. intitulada Instructions pour la mise em ordre et lê classement des archives Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 32 . estantes ou caixas. A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário. deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. fixação de etiquetas etc. aplicam-se apenas critérios racionais de disposição dos documentos em estantes e armários. As atividades físicas se referem à colocação dos papéis nas galerias. os quais emanam de diversos órgãos. ocorreu quando Guizot (1787-1874). em 24 de abril de 1841. em contraposição ao uso corrente. a ordenação das séries dentro dos fundos e. origem funcional e conteúdo. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custódia. pela lei de 26 de outubro de 1796. e arranja-os de acordo com certos princípios básicos da arquivística e não segundo qualquer classificação predeterminada ou esquema de arquivamento. não existem métodos ou princípios específicos de arranjo no sentido técnico da palavra aqui empregado. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior. ministro da Instrução Pública de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: • arranjo ◊ reunião e ordenação adequada dos documentos. Princípios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos não se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma única repartição. 18. como é o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Evolução dos princípios de arranjo O primeiro grande passo teórico. por isso.

como na França) e. todos os documentos originários de uma determinada instituição. porquanto consta simplesmente da reprodução da ordem atribuída por seus donos anteriores. é claro que o arranjo alfabético pelos nomes dos indivíduos facilita as buscas. seriam arranjadas conforme as circunstâncias. ainda está em vigor.départmentales et communales. talvez. é a única maneira adequada de se assegurar a realização imediata de uma ordem regular e uniforme. Quando se tratar. Em primeiro lugar. suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. foi então reconhecido como um método impraticável. se propõe uma ordem teórica. dentro de um fundo. que os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e não de acordo com a natureza das instituições que os criaram. e a cada grupo seria atribuído um lugar definitivo em relação aos outros grupos. geográfica ou alfabética. isto é. que o arranjo dado aos documentos pelos próprios órgãos criadores deve ser preservado no arquivo de custódia permanente. as peças devem ser arranjadas em ordem cronológica. essa ordem pode. Num grande número de casos. ao menos teoricamente. Se.” O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrário de classificação de assuntos foi abandonado. Esse princípio é o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituições públicas que os acumulam. uma corporação ou uma família. indica a data de tais documentos. tal como uma entidade administrativa. e substituído por um sistema baseado em princípio aplicável de maneira geral. é preferível o arranjo geográfico. de uma coleção de decretos ou leis. O reagrupamento dos documentos de diferentes órgãos. devem ser determinadas pelo conteúdo dos mesmos. Se se tratar de documentos relativos a pessoas. em ordem cronológica. embora modificado por dois suplementos posteriores. Os princípios gerais estabelecidos para a execução desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds). estabeleceu um esquema lógico para o agrupamento de documentos dos départments que. O princípio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos públicos administrativos é chamado princípio da proveniência. se tratar de assuntos de municipalidades. pois consiste tão-somente em reunir peças das quais apenas é necessário determinar a origem. em ordem cronológica. especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 33 . O eminente paleógrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princípio respect des fonds nos seguintes termos: “Uma classificação geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto. onde se decidiu. O princípio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prússia. sendo. constituindo fundos. por outro lado. ser conseguida por meio de inventários existentes. por exemplo. geográfica ou alfabética. neste caso. Se. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos. corporação ou família” devem ser agrupados. todas essas vantagens se perdem. b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos. primeiro. geralmente. visto que um pesquisador. Tal classificação apresenta várias vantagens. pelo qual todos os documentos originários de uma “autoridade administrativa. e após. é mais simples de se por em prática do que qualquer outro sistema. baseada na natureza das coisas. visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituição. nos grupos de assuntos. essa classificação é feita com mais facilidade. ou de decisões judiciais. por assuntos. As relações entre os grupos de assuntos. c) as unidades. A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princípio básico de respect des fonds. em segundo lugar. ao invés de seguir esse método.

o real significado dos mesmos. mantiveram ou acumularam. sob a identidade do órgão ou da subdivisão do órgão. pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos. como prova documentária.transferidos. Os arquivistas holandeses também concluíram não ser possível. com documentos correlatos. O Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 34 . e não reorganizados por grupos de assuntos. “não foi criada arbitrariamente. na ordem dada pelo serviço de registro do órgão. pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele órgão. Além disso. seria um extravagante desperdício de tempo. que se destrua a ordem original do registro para substituí-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lógico de cabeçalhos de assuntos. é a única maneira viável de colocarem-se os documentos em ordem. Se os documentos são arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrário qualquer. Conclusões finais sobre os princípios de arranjo de documentos Na aplicação do princípio da proveniência. não resulta do acaso. tampouco desejável. como os atos do governo se relacionam entre si. considerando-se a relação desses para com a função ou campo de assunto. no entanto. e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizáveis o acabamento de qualquer tarefa desse gênero. consagrando-se mundialmente o princípio da proveniência por várias razões: a) o princípio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. através da função e da organização administrativa. como na Inglaterra. inutilmente. “A ordem original do registro”. c) o princípio dá ao arquivista um guia exeqüível e econômico para o arranjo. a documentos que já estejam em ordem ou parcialmente ordenados. ao contrário. conservando-se. ao mesmo tempo. os documentos preservados pelo testemunho que contêm da organização e da função devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuída pelos órgãos que os criaram. os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Conquanto essa ordem não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores. quando estes receberam novo arranjo nos órgãos governamentais. é conseqüência lógica da organização do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro é produto”. no contexto. mas. descrição e utilização dos documentos sob sua custódia. depois de servirem a seus objetivos primários. Criou-se ainda um novo princípio chamado Registraturprinzip. explicaram. A evolução desses princípios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha. e impor um plano de arranjo arbitrário aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados não atenderia a qualquer objetivo concebível. Quebrar as unidades existentes e substituí-las arbitrariamente por novas consumiria. Deve fazer-se uma exceção à regra de preservar os documentos na ordem original. Dar novo arranjo. no arquivo de custódia. mas deve. assim os documentos são mais inteligíveis quando conservados juntos. de acordo com algum plano arbitrário. Este estabelecia que os documentos de cada órgão devem ser mantidos. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexão com atos oficiais e. b) o princípio ajuda a revelar o significado dos documentos. pode-se tornar obscuro ou até se perder. grande parte do tempo do arquivista. ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos. a entidade administrativa que os produziu não precisa ter sido completa e independente.

Tipos básicos de instrumentos de pesquisa Em 1973. o período de tempo. dentro do órgão governamental. a natureza. o terceiro elemento é o título da unidade que está sendo descrita. Guia Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. porém. Por fim. a AAB formou um grupo de trabalho. dando-se informação sobre a natureza física dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais são arquivados ou classificados. às funções. volumes encadernados. são descritos fazendo-se referência ao órgão administrativo que os criou. É o instrumento de pesquisa mais genérico. científica etc. sem observar como estavam arranjados na repartição. Os documentos são descritos estruturalmente. b) Funcional. pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. mantido. Tais documentos devem ser arranjados. tendo-se em vista facilitar a sua utilização pelos estudiosos. os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as características dos documentos. inventário. cientistas e outros. unicamente. que é indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa.arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes. Atividades de descrição e publicação O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de instrumentos de pesquisa. tabelas e outros. mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que não os correntes só devem ser preservados no arquivo de custódia permanente se atenderem às necessidades arquivísticas. o quarto é a estrutura física da unidade – partes de um grupo classificado de documentos. constituído dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. maços de documentos ou caixas. que consistem na descrição e na localização dos documentos no acervo. catálogo e repertório. reunidos pela semelhança de suas atividades. Além de tornar o acervo acessível. a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. ou às atividades. sob a direção de seu presidente. o princípio da proveniência. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros não dispõem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mínimo de orientação. O primeiro elemento na descrição de documentos é a autoria. quanto à substância. o segundo elemento é o tipo físico a que pertencem os documentos – correspondência. constituído dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo. Uma boa proporção de documentos modernos é preservada unicamente pela informação que contêm sobre pessoas. o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia. econômica. relatórios. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 35 . Os documentos. e se destinam a orientar os usuários nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. os documentos modernos que são conservados pelo seu conteúdo informativo – sem referência ao seu valor como testemunho da organização e função – devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam às necessidades dos pesquisadores e dos funcionários. a estrutura. A escolha dos fundos deverá ser estabelecida de acordo com as circunstâncias e conveniências. com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa básicos. Sua finalidade é informar sobre o histórico. lugares ou sobre matéria social. que os criou. obedecendo a dois critérios: a) Estrutural. ordens.

como uma série. Repertório É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo. ou a lugares específicos existentes num ou mais fundos. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento. Sua elaboração só se justifica em casos específicos. segundo um critério temático. quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes. cronológico. pertencentes a um ou mais fundos. sumariamente descritas – e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. explicação sobre o modo de consulta do inventário. através da descrição minuciosa de seu conteúdo. por exemplo. Sua finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento. a pessoa ou a família da qual o fundo é proveniente. cronológico.Inventário sumário Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente. cuja organização deve refletir o arranjo adotado para a disposição do fundo. disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto. O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporação do fundo no acervo do arquivo. Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto. A disposição das entradas e demais informações se assemelha à do catálogo. Inventário analítico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente. ou que digam respeito a determinada pessoa. breve notícia histórica sobre a instituição. ou parte dele. incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinado documento. Índice – instrumento de pesquisa auxiliar É uma lista sistemática e pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos. O inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos – constituídos de documentos de caráter oficial – quanto para os de arquivos privados. Sua finalidade é descrever a composição do fundo – ou parte dele. onomástico ou geográfico. descritos de forma sumária ou pormenorizada. Tabela de equivalência ou concordância É um instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para as novas que Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 36 . cabendo mesmo a transcrição de documentos na íntegra. pela enumeração de suas unidades de arquivamento. sendo os itens descritos minuciosamente. Catálogo Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático. onomástico ou geográfico.

Normas de descrição arquivística são baseadas em princípios teóricos aceitos. • INFORMAÇÃO RELEVANTE PARA O NÍVEL DE DESCRIÇÃO Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 37 . usando-se igualmente os elementos apropriados. ele deverá ser representado numa só descrição. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. dê informação sobre ele como um todo. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação. pode existir uma descrição no nível do fundo. com freqüência. Apresente as descrições resultantes numa relação hierárquica entre a parte e o todo. dê informação sobre as partes que estão sendo descritas. Níveis intermediários. no nível do dossiê / processo e / ou uma descrição no nível do item. de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funções da entidade que gerou os documentos e a sua organização. As regras contidas nesta norma não dão orientação para a descrição de documentos especiais. só é plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. Um fundo pode ser descrito como um todo numa única descrição ou representado como um todo e em suas partes em vários níveis de descrição. Nos níveis seguintes e subseqüentes. de modo a refletir os níveis da estrutura hierárquica da unidade administrativa subordinada primária. cronológica. Se é necessária a descrição das suas partes. correspondendo a uma divisão geográfica. o princípio de que a descrição arquivística procede do geral para o particular é uma conseqüência prática do princípio do respeito aos fundos. ISAD(G) – Norma Geral Internacional de descrição arquivística Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. tais como selos. no nível da série. Por exemplo.tenham sido adotadas. procedendo do nível mais geral (fundo) para o mais particular. funcional ou agrupamentos de documentos similares. O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Para as finalidades destas regras.” Descrição multinível Se o fundo como um todo estiver sendo descrito. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. A soma total de todas as descrições assim obtidas. Regra: No nível do fundo. ligadas numa hierarquia. No glossário do ISAD(G) encontramos uma definição de seção: “Subdivisão de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou. cada seção tem tantas subdivisões subordinadas quantas forem necessárias. tal técnica de descrição é denominada descrição multinível. cuja descrição. Regras para descrição multinível • DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O PARTICULAR Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes. podem ocorrer. Manuais expondo regras de descrição para tais documentos já existem. O fundo constitui o nível mais geral de descrição. tais como seções ou subséries. estas podem ser descritas em separado. Assim. as partes constituem níveis subseqüentes. utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierárquica complexa. quando tal não é possível. Cada um desses níveis pode ser novamente subdividido. registros sonoros ou mapas. Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e continuam durante sua vida.

área de conteúdo e estrutura. ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas. incluindo nomes próprios (de pessoas físicas ou jurídicas e geográficos). área de notas e área de controle da descrição. • NÃO REPETIÇÃO DE INFORMAÇÃO Objetivo: Evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas.Objetivo: Representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição. conseqüentemente. Regra: No mais alto nível apropriado. permitindo tanto a identificação de fundos fracionados entre diversas instituições. Glossário de termos associados ao ISAAR(CPF) Catálogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade. área de fontes relacionadas.informação em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade. pessoas e famílias Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relação ao ISAD(G). Controle de autoridade (authority control) . como também o próprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas. Regra: Relacione. A criação de registros de autoridade arquivística possibilita o controle das entradas de entidades coletivas. utilizados como pontos de acesso. identificada ou recuperada. pelo qual uma descrição possa ser pesquisada. área de condições de acesso e uso. ao local de sua guarda. Entrada de autoridade (authority entry) . área de contextualização. não forneça informações detalhadas sobre dossiês / processos se a unidade de descrição for um fundo.ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituição arquivística responsável. palavra-chave. Ponto de acesso (access point) . pessoas e famílias em fundos diversos de variados arquivos. pessoa ou família) e que pode remeter a outras entradas de autoridade Atividades de conservação A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e. não forneça a história administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrição for uma divisão ou uma seção. Elementos de descrição Esses elementos são divididos em sete áreas: área de identificação.uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informação que descreve a entidade (entidade coletiva. entrada de índice. Dados de autoridade (authority data) . Por exemplo. cada descrição à sua mais próxima e superior unidade de descrição. Não repita em um nível inferior informação que já tenha sido dada num nível superior. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 38 . dê a informação que é comum às partes componentes.controle de termos normalizados. se aplicável. e identifique o nível de descrição. pessoas e famílias. Registro de autoridade (authority record) . • RELAÇÃO ENTRE DESCRIÇÕES Objetivo: Tornar explícita a posição da unidade de descrição na hierarquia. Regra: Forneça apenas a informação apropriada para o nível que está sendo descrito.nome.

descrição e consulta ficam em plano secundário. a temperatura inadequada. são completamente destruídos. a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos. a umidade. cola. As atividades relacionadas com o arranjo. mantendo-se entre 20 e 22º. São as seguintes as principais operações de conservação: a) desinfestação. O controle de temperatura. As emanações deletérias dos gases também destroem as fibras do papel. pois neste ambiente encontram condições ideais para se desenvolverem. a poluição ácida do ar e as impurezas no papel são os principais agentes de deterioração. temperatura e umidade desfavoráveis. Não sendo viável tal prática. A poluição ácida do ar. em face do importante problema da preservação dos documentos. a umidade. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores. mas a umidade é a principal causadora de seu aparecimento. O índice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%. os internos são inerentes à própria natureza material dos documentos. de umidade relativa e de poluentes. em qualquer fase de desenvolvimento. a temperatura. Desinfestação O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade. Contudo. Com a fumigação os insetos. bem como outros fatores externos de deterioração. de acordo com uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo texto original é de Indgrid Beck. A própria luz artificial deve ser usada com parcimônia. a médio e longo prazos. por meio de instrumentos. gases e inúmeras pragas.Há dois fatores – apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards) – que afetam a preservação do material sob a custódia de um arquivo: agentes externos e internos de deterioração. porque não só acelera o desaparecimento das tintas. A temperatura não deve sofrer oscilações. O ar seco é outro fator de enfraquecimento do papel. o movo. Determinados insetos são atraídos pela celulose do papel. o ar seco. provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e empregando métodos que preservem os materiais perecíveis. goma ou caseína. A luz. seja em qualquer outra forma. além de exercer o mesmo efeito do ar seco. A substância química a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação. a fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. como enfraquece o papel. A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis. Os agentes externos mais responsáveis pela deterioração são os gases ácidos da atmosfera e particularmente o dióxido sulfúrico (H2SO5). devese empregar sílica-gel. Nas áreas onde se observa elevada poluição atmosférica. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos. propicia o desenvolvimento de mofo. c) alisamento. os prédios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. acondicionada em recipientes plásticos. d) restauração ou reparo. seja na forma original. são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental. A luz do dia deve ser abolida na área de amazenamento. b) limpeza. O calor constante destrói as fibras do papel. Os agentes externos decorrem das condições de armazenagem e de uso. a poeira. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos denomina-se climatização. A luz. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 39 . A umidade.

além de exigir habilidade do executor. a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável. cuja matéria prima é de alto custo. mas. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 40 . recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Restauração Os documentos devem ser tratados em relação à acidez. nas duas faces. porém. um processo de difícil execução. O acetato de celulose. e sem que aumente o volume e o peso. tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos. afeta suas qualidades permanentes. com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose. em uma câmara de umidificação. durante uma hora. além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. que é natural. Na falta de instalações especiais para essa operação. Tecido Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino. são passados a ferro. uma escova ou um aspirador de pó. expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade. tratados por este processo. por ser termoplástico. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão. e dispensa adesivo. juntamente com o papel de seda. adere ao documento. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola. antes de se tentar a restauração por qualquer método. 90 a 95%. colocando-o numa prensa hidráulica. utiliza-se um pano macio.Limpeza É a fase posterior à fumigação. Vários são os métodos existentes. Laminação Processo em que se envolve o documento. Na falta de equipamento adequado. É. impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos. não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. devido ao uso de adesivo à base de amido. aconselha-se usar ferro de engomar caseiro. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade. tornando-o imune à ação de fungos e pragas. sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade. em máquinas elétricas. folha por folha. no entanto. mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente. aplicadas com pasta de amido. Silking Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade. Caso existam documentos em estado de fragilidade. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente. o que aumenta a sua resistência. A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. Em seguida. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade. Os documentos.

após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. deixando o documento solto dentro das duas lâminas. A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos. Quanto à política de uso. A aplicação. desenvolvido na Índia. de fácil obtenção. entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm. bem como elaborando o regulamento da sala de consulta.( CESGRANRIO . embora não empregue calor nem pressão. Compete ao arquivo determinar a liberação ou restrição de acesso. * d) Prevenção. Assim. é o de * a) Destinação. * b) Documentabilidade.BNDES . Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 41 . Encapsulação Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. as características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal. que são substituídos pela acetona. bem como os direitos de terceiros. * c) Metadados. indicando as categorias de usuários que terão acesso ao acervo. o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos. mas o peso duplica.O volume do documento é reduzido.2010 . O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces. ou determinação de autoridade superior. é rápida e a matéria-prima. oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. Atividades de referência Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as políticas de acesso e de uso dos documentos. A laminação manual. Questões de Concursos 1 . * e) Dados. utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada. considerado elemento fundamental para a garantia da capacidade testemunhal do documento eletrônico arquivístico. também chamada laminação com solvente. por ser mecanizada.Arquivista) No contexto contemporâneo. um conceito totalmente assimilado pela arquivologia. Laminação manual Este processo. Por política de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relação ao que deve ou pode ser consultado.

o princípio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto possível do lugar de sua criação e aplicação e guardados por quem os acumulou. julgue os itens a seguir.Analista . realizada por meio de sistemas virtuais. e.2010 . Os fundamentos da disciplina arquivística.( CESPE . Como qualquer outro recurso. o que necessita. ou não orgânica.MPU . produzida fora do âmbito desta.2 . A partir do texto acima e considerando os conceitos fundamentais da arquivologia. como corolário. isto é. portanto. julgue: É importante pesquisar novas bases teóricas e metodológicas para a arquivologia porque. Lisboa: Dom Quixote.( CESPE . Para desempenharem as suas respectivas funções. sem os quais ela não conseguiria viver.( CESPE .Arquivologia ) Considerando os conceitos fundamentais de arquivologia.2010 . 63-4 (com adaptações). Couture. a teoria das três idades já não terá mais validade. * ( ) Certo ( ) Errado 4 . avaliação e eliminação segundo as especificidades da esfera pública.MS . Rousseau e C. noções de gestão de informações e documentos e a legislação arquivística brasileira. No plano institucional.2010 .Arquivologista ) Com relação às atividades de seleção. a informação deve ser gerida eficazmente. 1998. os suportes documentais serão todos eletrônicos e a organização. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 42 . p. no futuro.Arquivologista) A informação constitui uma mercadoria tão vital para a empresa como os recursos humanos. J. elaborada. enviada ou recebida no âmbito da sua missão. materiais ou financeiros. de um reconhecimento oficial da empresa. todos os membros do organismo têm necessidade de informação que pode ser orgânica. isto é. * ( ) Certo ( ) Errado 3 .MS . julgue os itens a seguir.

fundamento básico da arquivologia. no caso de documentos ou arquivos públicos. entre outros. a expressão também é utilizada no sentido de conjunto dos instrumentos de destinação.Arquivologista ) Julgue os itens a seguir que abordam conceitos. O princípio da proveniência.Arquivologista ) Em arquivologia. * ( ) Certo ( ) Errado 7 . teorias e princípios fundamentais da arquivologia.MS .Plano de destinação se refere a um esquema no qual está indicada a destinação dos documentos.Arquivologista ) Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 43 . * ( ) Certo ( ) Errado 6 .( CESPE . qualquer espécie documental pode ser identificada com base na configuração apresentada pelo documento escrito.2010 . garante. * ( ) Certo ( ) Errado 5 -( CESPE . definida pela natureza jurídica de seu conteúdo e pela obediência a normas precisas de redação a que tal documento obedece. a lista de eliminação e o termo de eliminação. que estes permaneçam sob custódia de instituições com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo. além de aspectos relativos a tipologias e suportes documentais. vinculando-os a sua origem imediata.2010 .MS .( CESPE . quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou. podendo englobar a tabela de temporalidade.MS .2010 .

Alguns exemplos. devem ser considerados no planejamento das ações de conservação de documentos adotadas pelas instituições produtoras/acumuladoras de documentos. por meio de ações de recuperação e reforço.( CESPE .ANTAQ . disco ótico. que é o papel. * b) A sobrevivência de documentos por longo prazo de guarda é responsabilidade exclusiva do arquivista. o qual deve. também. por isso. disco magnético. * c) Denomina-se preservação o conjunto de medidas cujos objetivos são estabilizar o processo de degradação de documentos e reverter danos físicos ou químicos sofridos. assinale a opção correta. em andares térreos e subsolos. pois são importantes testemunhos históricos e culturais. uma vez que o próprio CONARQ não produziu documento que disponha acerca dessa matéria. entre outros. pergaminho.DPU .O termo suporte é utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contém informações registradas.Analista Administrativo) Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia e tendo como referência a legislação arquivística brasileira vigente.2009 . julgue os itens a seguir. preferencialmente.Arquivista ) Os acervos arquivísticos precisam ter sua integridade física garantida para que possam ser transmitidos às gerações futuras. portanto. a integridade dos documentos arquivados. por exemplo. filme de acetato. * d) A preservação de documentos de arquivo depende. a baixa incidência de luz. 9 . os quais.2010 . fita magnética. como. de modo a garantir. * ( ) Certo ( ) Errado 8 . Com relação a esse assunto. * e) O CONARQ orienta as instituições arquivísticas a buscarem auxílio de consultorias para planejarem e implantarem programas de conservação documental.( CESPE . De acordo com os fundamentos da arquivologia. * a) Os depósitos de documentos devem ser alocados. é correto que o arquivo corrente que existir na ANTAQ seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agência para apoio às atividades cotidianas. dos procedimentos adotados durante a produção e a tramitação. são: papiro. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 44 . além do mais comum hoje. assegurar que o acesso a documentos se submeta a um conjunto fixo de critérios de preservação. devido às condições estruturais de resistência a cargas e às condições ambientais favoráveis à preservação de documentos.

A informação não orgânica existe exclusivamente nos setores de trabalho e sob a forma de publicações.( CESPE . a coletividade. assim como esta. onde cada um tem sua função. as relações humanas no trabalho.2009 . relação humana social. a antropologia. * ( ) Certo ( ) Errado GABARITO: 1-C 2-C 3-E 4-C 5-E 6-E 7-C 8-D 9-C 10 . No trabalho. economia. são necessárias pelo fato de que todos ossetoresda vida exigem trabalho em grupo. as ciências naturais. Dentro do campo das relações humanas há variações para cada área especificamente. relativos a conceitos fundamentais de arquivologia. há também as relação humanas na saúde. de bancos de dados ou de dossiês temáticos. a sociologia. etc. Esta é uma questão abordada por diversas ciências. aquilo que envolve o homem ai estão as relações humanas. a biologia. seja ela de grande. médio ou pequeno porte. enfim. por exemplo.E Relações Humanas no Trabalho Falar em relações humanas é considerar todo tipo de ralação social ou interação entre os indivíduos. Relações humanas no trabalho. como por exemplo. na educação. dentre elas. estas relações são necessárias pois toda empresa. o homem já não pode trabalhar sozinho.ANTAQ . A divisão do trabalho cada vez maior torna o dia a dia da empresa mais dependente do grupo. Este processo de divisão do trabalho se deu ao longo de tempo e teve seu auge quando foi iniciada a revolução industrial e o a inserção Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 45 . pois a maioria das tarefas são realizadas por grandes grupos de pessoas. tem como principio de funcionamento a trabalho em conjunto. e dos indivíduos que o compõe.Analista Administrativo ) Julgue os itens seguintes.* ( ) Certo ( ) Errado 10 . a política. que será abordada neste trabalho.

conscientização. em motivação. conceitos que escutamos desde que somos educados pela família. para se chegar a solução dos problemas de relações humanas foi preciso fazer experiências.A experiência em Hawthorne permitiu o delineamento dos princípios básicos da Teoria das Relações Humanas que veio a se formar logo em seguida. já o da empresa é a eficiência. Isso fez com que ele chegasse à conclusão de que os indivíduos não podem ser tratados isoladamente. ou de atuação. os pesquisadores não conseguiram provar a existência de qualquer relação simples entre a intensidade de iluminação e o ritmo de produção mas foi possível constatar que os resultados da experiência eram influenciados por fatores de natureza psicológica. a função dela é estabelecer um equilíbrio entre a produtividade e a satisfação dos trabalhadores. e isso acaba gerando conflitos. solidariedade. dentre eles estão: educação. desde então. Foi publicado numa revista sobre RH no trabalho que dizia: RELAÇÕES HUMANAS NO TRABALHO: As seis palavras mais importantes: "ADMITO QUE O ERRO FOI MEU" As cinco palavras mais importantes: "VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO" As quatro palavras mais importantes: "QUAL A SUA OPINIÃO" As três palavras mais importantes: "FAÇA O FAVOR" As duas palavras mais importantes: "MUITO OBRIGADO" A palavra mais importante: "NÓS". e um novo vocabulário é incorporado ao dicionário administrativo: fala-se. Vale lembrar que as relações humanas não estão estritamente ligadas apenas as relações entre as pessoas. que visavam detectar de que modo fatores ambientais . cultura. O objetivo de cada indivíduo é o bem-estar.do sistema capitalista de produção. e tambéma relação do empregado com a empresa. ou seja. portanto. Pesquisas apontam que um dos problemas para a falta de produtividade no trabalho muitas vezes está relacionado a insatisfação do trabalhador com o ambiente de trabalho e as vezes também com as pessoas que ali estão. mas ao também ambiente de trabalho. em casa. modo de vida. mas que nem sempre são colocados em prática. entre outros conceitos que sempre ouvimos falar. ética. a de Hawthorne. respeito mútuo. visto que desta relação é que será ditado a produtividade daquela empresa. Outras experiências também foram realizadas como. Relações humanas está interligada com diversos fatores da vida social e individual da pessoas. que ligou a produtividade à satisfação dos trabalhadores mudando o ambiente de trabalho e conhecendo cada individuo. ou seja. esta foi uma experiência feita por Elton Mayo que segundo ele. coma família. política. liderança. Entretanto a tentativa foi frustrada. coletividade e também a individualidade de cada ser humano. moral. comunicação. condições de trabalho.como a iluminação do ambiente de trabalho influenciava a produtividade dos trabalhadores. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 46 . cada pessoa fazendo exclusivamente determinada tarefa aumentaria a produtividade e minimizaria o tempo gasto no processo de produção. que visa o lucro a produtividade. É necessário conhecer o individuo para conhecer suas qualificações. por exemplo. trabalho em grupo. dinâmica de grupo etc. economia. mas sim como um grupo. na escola entre os alunos. para a satisfação da empresa e do trabalhador estarem sempre produzindo qualitativamente. organização informal. suas necessidades e limitações para que ele seja utilizado para ser útil dentro da empresa e que também possa está realizado fazendo determinado trabalho.

não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento. que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre: a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate. Normas específicas para redação de correspondência oficial Características – I . assim também do trabalhador para com a empresa. respeito mútuo pelo indivíduo e pelo seu trabalho. Obtém-se. temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal. o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. uma desejável padronização. de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção. passagens que nada acrescentem ao que já foi dito. em princípio. c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público. que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho.Percebe-se.Em suma pode-se dizer que relações humanas está diretamente ligada ao fator respeito. b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. por exemplo. é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. III . Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 47 . que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam.Clareza . redundâncias. Para ela concorrem: a) a impessoalidade. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. respeito pelo trabalhador e pelo seu trabalho. ou a outro órgão público. Para que se redija com essa qualidade.A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. é fundamental que se tenha. e os demais colegas de trabalho.Impessoalidade . é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal. que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto. com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão. II . b) o uso do padrão culto de linguagem. isto é.Concisão . c) a formalidade e a padronização. assim.A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve. assim. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis. de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita. como a gíria e o jargão. que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias. sempre concebido como público. Nos dois casos. d) a concisão.

28. Presidente da República. o Chefe do Gabinete de Segurança Institucional. art. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 48 . Ministros do Tribunal de Contas da União. o adjetivo deve guardar concordância: Vossa Senhoria está ocupado? (dirigindo-se a um homem) Idem ao sexo feminino: Vossa Senhoria está atarefada? (dirigindo-se a uma mulher) Sua – emprega-se quando nos referimos à pessoa . Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial.É pela correta observação dessas características que se redige com clareza Tipos definidos pelo Manual de Redação da Presidência O Padrão Ofício Aviso e Ofício e Memorando Exposição de Motivos Mensagem . Telegrama . a) do Poder Executivo. além dos titulares dos Ministérios: o Chefe da Casa Civil da Presidência da República. Embaixadores. Ministros de Estado6. o Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República.118. 6 Nos termos do Decreto no 4. o Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União. são Ministros de Estado. Vice-Presidente da República. Ou Vossa Senhoria nomeará o seu substituto? Caso a pessoa à qual nos dirigimos seja do sexo masculino. Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal. Deputados Estaduais e Distritais. Oficiais-Generais das Forças Armadas. Secretários de Estado dos Governos Estaduais. de 7 de fevereiro de 2002. Legislativo: b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores. Prefeitos Municipais. parágrafo único. Fax Correio Eletrônico Pronomes de tratamento § 316 (Gramática Metódica – Napoleão Mendes) Vossa – emprega-se quando nos dirigimos à pessoa – Acabo de receber o diploma que Vossa Santidade se dignou enviar-me.Vossa Excelência: Executivo.Vi sua Santidade o Papa Paulo VI quando estive em Roma. 1.

Corresponde-lhe o vocativo: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 49 .1 O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor. especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Evite usá-lo indiscriminadamente. Mencionemos.. no 123 12345-000 – Curitiba. empregada por força da tradição. seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República. fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. Nos demais casos. Judiciário: c) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores. Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional. e sim título acadêmico. deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC. a forma Vossa Magnificência. empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.) No envelope. É costume designar por doutor os bacharéis. Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. (. 1. Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. ainda. Juízes.Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais. 1. Auditores da Justiça Militar. Senhor Juiz. Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento.1 O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal.2 As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor. o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. Senhor Governador. Senhor Ministro. PR Como se depreende do exemplo acima. 2. Vossa Senhoria É empregado para as demais autoridades e para particulares. Membros de Tribunais. Como regra geral. em comunicações dirigidas a reitores de universidade. 2.. seguido do cargo respectivo: Senhor Senador.

abaixo do local de sua assinatura. (COBRADO EM CONCURSO) b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente.. a de saudar o destinatário..) Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos. ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal. clérigos e demais religiosos. devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores. Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores. de 1937.. são: Vossa Santidade. em comunicações aos Cardeais. (COBRADO EM CONCURSO) Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras. Fechos para Comunicações O fecho das comunicações oficiais possui. Cônegos e superiores religiosos. (. (. de acordo com a hierarquia eclesiástica. este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre.Magnífico Reitor. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes. além da finalidade óbvia de arrematar o texto. todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n o 1 do Ministério da Justiça. Identificação do Signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República...) Os pronomes de tratamento para religiosos. em comunicações dirigidas ao Papa. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal. inclusive o Presidente da República: Respeitosamente. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (espaço para assinatura) NOME Ministro de Estado da Justiça Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 50 . Com o fito de simplificá-los e uniformizálos..) Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima. que estabelecia quinze padrões. (. que atendem a rito e tradição próprios.

123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME b) local e data em que foi assinado. O Padrão Ofício Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício. que se confunde com o parágrafo de abertura. 15 de março de 1991. c) assunto resumo do teor do documento assunto: Exemplos: Assunto: Produtividade do órgão em 2002 2002. na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. o que confere maior clareza à exposição. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. e) texto nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos. Se a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 51 . Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”. Os parágrafos do texto devem ser numerados. elas devem ser tratadas em parágrafos distintos. seguido da sigla do órgão que o expede expede: Exemplos: Mem. exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. Com o fito de uniformizá-los. em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. o aviso e o memorando. por extenso. “Cumpre-me informar que”. o expediente deve texto: conter a seguinte estrutura: – introdução. Partes do documento no Padrão Ofício O aviso. – conclusão. empregue a forma direta. As peculiaridades de cada um serão tratadas adiante. “Tenho o prazer de”. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. pode-se adotar uma diagramação única. que siga o que chamamos de padrão ofício. Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte: – introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento.Para evitar equívocos. se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto. o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes: a) tipo e número do expediente. por ora busquemos as suas semelhanças. com alinhamento à direita: Exemplo: Brasília. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço. – desenvolvimento. no qual o assunto é detalhado.

de 3 de abril de 1990. para exame e pronunciamento. poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. anexa. deve iniciar com a informação do motivo da comunicação. – endereço postal. em caso contrário. e a razão pela qual está sendo encaminhado. do Departamento Geral de Administração. cópia do Ofício nº 34. não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento. indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo. 2. encaminho. também com particulares. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 52 . Aviso e Ofício Definição e Finalidade Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. que é encaminhar.” ou “Encaminho.3. seguido de vírgula. ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Identificação do Signatário). de 1o de fevereiro de 1991. que invoca o destinatário (v. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado.1 Pronomes de Tratamento). f) fecho (v. Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República Senhora Ministra Senhor Chefe de Gabinete Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: – nome do órgão ou setor. g) assinatura do autor da comunicação. a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste. aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e. do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura. a anexa cópia do telegrama no 12. 2. e h) identificação do signatário (v. – telefone e endereço de correio eletrônico. origem ou signatário. 2.remessa do documento não tiver sido solicitada. de 1º de fevereiro de 1991. para autoridades de mesma hierarquia. que trata da requisição do servidor Fulano de Tal. e assunto de que trata). Fechos para Comunicações). data. Forma e Estrutura Quanto a sua forma. segundo a seguinte fórmula: “Em resposta ao Aviso nº 12.2. no caso do ofício. com acréscimo do vocativo.” – desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha.

idéias. 3. no caso de falta de espaço. Chefe do Departamento de Administração Exposição de Motivos Definição e Finalidade Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: a) informá-lo de determinado assunto. ou c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo.Memorando Definição e Finalidade O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. sendo. Forma e Estrutura Quanto a sua forma. Sua característica principal é a agilidade. segue o modelo descrito adiante. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado. o memorando segue o modelo do padrão ofício. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações. Exemplos: Ao Sr. O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo. O Padrão Ofício). ou ser empregado para a exposição de projetos. Forma e Estrutura Formalmente. etc. com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. a serem adotados por determinado setor do serviço público. que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. diretrizes. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Subchefe para Assuntos Jurídicos . Trata-se. por essa razão. de uma forma de comunicação eminentemente interna. a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. chamada de interministerial. assegurando maior transparência à tomada de decisões. a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos. e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e. portanto. Em regra. Pode ter caráter meramente administrativo. a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício (v. em folha de continuação. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 53 Ao Sr. b) propor alguma medida.

deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e. iniciando a 2 cm do vocativo. notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública. horizontalmente. No primeiro caso. não traz identificação de seu signatário. 1. submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas. Concisão e Clareza). expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa.4. verticalmente a 2 cm do final do texto. etc. no início da margem esquerda: Mensagem no b) vocativo. d) o local e a data. no início da margem esquerda. passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia. Mensagem Definição e Finalidade É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos. enfim. fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. A mensagem.A exposição de motivos. apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo. Forma e Estrutura As mensagens contêm: a) a indicação do tipo de expediente e de seu número. c) o texto. o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República. como os demais atos assinados pelo Presidente da República. e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 54 . telex. horizontalmente. de acordo com sua finalidade. sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício. Telegrama Definição e Finalidade Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos. apresentar veto. de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada. também em razão de seu custo elevado. esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v. Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal.

deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial (v. 1. Assim. devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet. preferencialmente. de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada. transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento. deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax. Entretanto. deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Valor documental Nos termos da legislação em vigor. Se necessário o arquivamento. não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Quando necessário o original. é. de folha de rosto. em certos modelos. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos. Caso não seja disponível. i. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo. o formato Rich Text. por seu baixo custo e celeridade. conforme exemplo a seguir: Correio Eletrônico Definição e finalidade O correio eletrônico (“e-mail”). juntamente com o documento principal.2 A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais). para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 55 . quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado. Forma e Estrutura Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Sempre que disponível. É conveniente o envio.Forma e Estrutura Não há padrão rígido. de cujo conhecimento há premência. Fax Definição e Finalidade O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet.. ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. se deteriora rapidamente. cujo papel..

inserindo no âmbito do poder público os princípios e regras necessários ao bom andamento do serviço e ao respeito aos usuários. Aliados a isso. mesmo bem atendido por um servidor público. além de regulamentar a qualidade e o trato dispensados aos usuários e ao serviço público e de trazer punições para os que descumprem as suas normas. que transformou sua imagem no estereótipo de um setor que não funciona. e por mais que os servidores sérios e responsáveis se esforcem. é. devem respeitar os valores éticos e morais que a sociedade impõe para o convívio em grupo. do caráter público e de sua relação com o público. O servidor deve estar atento a esse padrão não apenas no exercício de suas funções. os servidores. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 56 . existe uma minoria que con-segue facilmente acabar com todos os esforços levados a cabo pelos bons funcionários. uso inadequado da máquina pública e muitos outros que vêm a contribuir de forma destrutiva para a imagem do servidor e do serviço públicos. amparados constitucionalmente como princípios básicos e essenciais a uma vida equilibrada. para que possa ser aceita como documento original. é muito burocrático e custa muito caro à população. Um dos fundamentos que precisa ser compreendido é o de que o padrão ético dos servidores públicos no exercício de sua função pública advém de sua natureza. por diversas vezes. em nosso cenário político atual. O caráter público do seu serviço deve se incorporar à sua vida privada. Os novos códigos de ética. O cidadão. é preciso que nos organizemos antes. é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente. levando em conta apenas aquilo que. revista e redes de televisão. é divulgado nos jornais. A não observação desses valores acarreta uma série de erros e problemas no atendimento ao público e aos usuários do serviço. Durante as últimas décadas. na forma estabelecida em lei. por parte da mídia e de um senso comum vigente. lavagem de dinheiro. a ética se insere de maneira determinante para contribuir e melhorar a qualidade do atendimento. Para executar qualquer tarefa com sucesso. contribuindo. também têm a função de proteger a imagem e a honra do servidor que trabalha seguindo fielmente as regras nele contidos.documental. para uma melhoria na imagem do servidor e do órgão perante a população. Organizar significa pensar antes de iniciarmos a tarefa. Nesse ponto. constantes denúncias de corrupção. mas 24 horas por dia durante toda a sua vida. a fim de que os valores morais e a boa-fé. o que contribui de forma significativa para uma imagem negativa do órgão e do serviço. Princípios para atendimento ao público No exercício das mais diversas funções públicas. se posicione contra o setor e os servidores públicos. têm-se. pois o que faz a imagem de uma empresa ou órgão parecer boa diante da população é o atendimento de seus funcionários. ou seja. i. infelizmente. de um processo deliberado de formação de uma caricatura. o setor público foi alvo. se insiram e sejam uma constante em seu relacionamento com os colegas e com os usuários do serviço. além das normatizações vigentes nos órgão e entidades públicas que regulamentam e determinam a forma de agir dos agentes públicos. assim. Esse conjunto caótico de fatores faz com que a opinião pública. não consegue sustentar uma boa imagem do serviço e do servidor.

quando não tentamos discorrer sobre ele. Santo Agostinho afirmou. simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou. A verdade é que a dministrar o tempo não é programar a vida nos mínimos detalhes: é adquirir controle sobre ela. o de. em seu planejamento. A verdade é bem o contrário. princípio do controle(feedback) e o princípio do uso do tempo livre(visão sistêmica). como não podemos forjar outra realidade num passe de mágica. Diz ainda o decreto que os órgãos e as entidades públicas federais deverão implementar os padrões de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 57 . para elas. porque é necessária e importante a organização do tempo na vida de uma pessoa. Quem administra o tempo coloca-o sob controle. tentar teorizar sobre ele para que nos vejamos diante de grande confusão . respeito e cortesia. os procedimentos para atender a reclamações. Mas é preciso ser flexível.é unânime o foco na organização do tempo. em suas Confissões. que todo o mundo conhece. as formas de identificação dos servidores. Se a tarefa que viria a seguir. A atenção. Entretanto. porém. Este procedimento tem lógica e é inteiramente procedente. teríamos apenas que lamentar o fato de vivermos num país onde é necessário uma lei dizendo da sua necessidade. torna-se senhor dele. que discutir o tempo é algo muito complicado. e as condições de limpeza e conforto de suas dependências formam o elenco a ser observado pelos órgãos e entidades públicas federais no estabelecimento dos padrões de qualidade no atendimento. como vestir uma camisa de força e não mais tirá-la. os prazos para o cumprimento dos serviços. o sistema de sinalização visual. O primeiro é que quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. é ser senhor do próprio tempo. os meca nismos de comunicação com os usuários. ao tentar fugir do óbvio. as prioridades a serem consideradas no atendimento. A organização do tempo supõe a prática de alguns princípios: princípio da direção(objetivos). não há razão para parar. não interrompa o que você vem fazendo bem. produzindo bem. Quem não o administra é por ele dominado. correndo riscos semelhantes. Ao me propor discutir a administração do tempo estou. saber fazer correções de curso.Quando não se atingem as metas. pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento. De outro. Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam administrar o tempo acreditam (pelo menos no início) que é possível programar 100% do seu tempo. não é programá-lo nos mínimos detalhes e depois tornar-se escravo dele. por causa disso. precisamos valorizar este instrumento e entendê-lo como um veículo que poderá ser capaz de conduzir o serviço público a dias melhores. Se você está fazendo algum trabalho e está inspirado. de certa forma. princípio da delegação(descentralização). sem dúvida. pois o tempo parece ser. princípio da visão estratégica(antecipação às tendências) princípio dos quadrantes(eficiência/eficácia). A organização do tempo é uma ferramenta imprescindível para qualquer profissional que busca crescimento na carreira aliado à qualidade de vida. Administrar o tempo. acaba sendo. que é do conhecimento geral. Basta. Administrar o tempo é fazer o que você considera importante e prioritário. Comecemos por analisar alguns mitos acerca da administração do tempo. sem maiores problemas. o respeito e a cortesia no tratamento a ser dispensado aos usuários. puder ser reagendada. não na ordem e no momento em que desejaria. o tempo de espera para o atendimento. cair na maior confusão. o risco de ficar discutindo o óbvio. Observando termos como atenção. algo simples. princípio da convergência (concentração). De um lado. os objetivos profissionais e pessoais . É necessário planejar.

Apresentação – Boa aparência externa e em suas colocações. O objetivo de se oferecer qualidade no atendimento ao público é atender com rigor. de acordo com as diretrizes nele estabelecidas. superiores e clientela -. Tolerância – tendência em admitir opiniões. tolerância. devem ser respeitados seus pleitos em todas as instâncias. ser expansivo e claro em suas colocações. qualidade e proficiência. por mais “absurdos” e “extravagantes” que possam parecer. Serviços e servidores públicos desatenciosos. Só deve ter assento nos birôs e guichês de atendimento servidores que olhem nos olhos e sem restrições para a clientela do seu órgão. cortesia. a determinadas especificações e às necessidades implícitas e explícitas do cidadão. recebendo-o não como inimigo ou adversário. ao merecer o respeito de toda a sociedade. Ao final. discrição. Atenção – Respeito aos administrados através de sua concentração. Buscando sempre a educação. Conduta – a conduta do servidor deve ser impecável. celeridade. Os atos devem atender seus objetivos sem burocracia. eficiência. Isto vale até para certo deputado que esqueceu a condição de servidor público e a um interlocutor que lhe indagara: “tudo bem?”. Se o servidor aborda com cortesia a todos – colegas. Aqui começa o ajuste indispensável entre a norma e o exercício da cidadania. Cortesia – urbanidade. melhora o clima no ambiente de trabalho e diminui a própria carga de discussão e de contraditório no atendimento. atenção. Qualidade no atendimento ao público: comunicabilidade. conduta. Interesse – o servidor deve sempre estar atento e com propósito de ajudar. Sendo aquelas as vontades Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 58 . Num segundo momento.qualidade do atendimento. desrespeitosos e descorteses não poderão ser tolerados. que deveria ser transportada naturalmente para o ambiente de trabalho dos servidores. civilidade e educação. presteza. Eficiência – realização das tarefas com rapidez. Presteza – agilidade. interesse. respondeu demonstrando revolta: “pros mesmos. bem como divulgar amplamente esses padrões de qualidade junto aos cidadãos-usuários. Em nome desta atenção. A cortesia é outra exigência da lei. formas de pensar e agir. Objetividade – Praticidade. Discrição – qualidade de ser discreto. mas simplesmente como cidadão. trabalhem com interesse na solução dos problemas e realizem as tarefas necessárias ao andamento do serviço. deixam de observar com profissionalismo as suas solicitações ou requerimentos e negligenciam no tratamento dos pleitos. terão de ser extirpados comportamentos de servidores que ignoram ou fingem ignorar a presença do usuário. o serviço e o servidor público terão igual retribuição. O respeito ao cliente do serviço público começa pelo tratamento que se dispensa.”. apresentação. objetividade Comunicabilidade – o servidor deve se comunicar facilmente.

e assim por diante. e todos compreenderem o todo e sua parte. assim como o peso do fracasso. informar alguma coisa a alguém. o carro que dirigimos. COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL é essencialmente um processo interativo e didático (de pessoa a pessoa) em que o emissor constrói significados e desenvolve expectativas na mente do receptor. Imaginem se nosso coração batesse. Uma mensagem pode ser transmitida de modo: 1. as roupas que usamos. B) VERBAL-ESCRITA Refere-se a memorandos. VERBAL A comunicação verbal é o modo de comunicação mais familiar e mais freqüentemente usado. Divide-se em: A) VERBAL-ORAL Refere-se a esforços de comunicação tais como dar instruções a um colega. SIMBÓLICA As pessoas cercam-se de vários símbolos.). a glória do sucesso. Seria inútil. Para um eficiente trabalho em equipe é indispensável integração dos profissionais. e devem ser divididos entre todos os membros da equipe a responsabilidade. O lugar que moramos. relatórios por escrito. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 59 . Nos tempos modernos o individualismo tem perdido espaço. já estas estão previstas e são ofertadas pelo serviço público.que se inserem na expectativa e no desejo do cidadão. entrevistar um candidato a um emprego. É dever do servidor entender e aplicar todos os conceitos éticos apresentados não só nesta apostila para que você passe no concurso. A eficácia da comunicação depende do processo básico da comunicação. mas sim em sua carreira pública no atendimento ao cliente. Quanto aos órgãos públicos não se diferencia o cenário e é dever do funcionário público reverter essa imagem e fazer com que cada vez menos existam as exceções. Numa instituição onde seus funcionários trabalham divididos por funções. se não se interligarem podem trazer prejuízos ao sistema como um todo. mas não enviasse sangue para nosso cérebro. Todo serviço é resultado de uma comunhão de esforços. 2. porém. normas e procedimentos. os quais podem comunicar muito a outras pessoas. o sistema se assemelha ao de um organismo humano. Trabalho em equipe As relações humanas devem ser estudadas com o objetivo de se aperfeiçoar as mesmas. Cada funcionário tem sua função. a decoração do escritório e outras coisas mais expressam parte da nossa personalidade. de sorte a um entender o trabalho do outro. tanto o círculo social no macrossistema (sociedade) quanto no microssistema (órgão ou empresa).

que se refere à transmissão de uma mensagem por algum meio diverso da fala e da escrita. não consegue sustentar uma boa imagem do serviço e do servidor públicos. Quanto mais uma pessoa se mostra defensiva. principalmente as de maior poder de penetração social. por parte da mídia. o Servidor Público foi alvo. Disso resulta que há maior ou menor exatidão daquilo que se quer transmitir. a fim de defender seus interesses e promover sua reivindicações. Infelizmente tal ação é praticada. olhar as pessoas com desconfiança. Estas coisas a impedem a pessoa de se concentrar na mensagem que ela está de fato recebendo e faz com que ela distorça o significado real da comunicação. Comportamento defensivo: As pessoas defendem-se inconscientemente da ansiedade que sentem numa Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 60 . de um processo deliberado de formação de uma caricatura. valores e emoções que o emissor está tentando transmitir. diante de uma situação real ou imaginária de perigo. as pessoas normalmente mobilizam suas energias de auto-defesa para enfrentar tal situação. Isto é. pois a mídia e o estereótipo negativo por ela criado tratam logo de desmanchar a boa impressão. entre outras. palavras ou situações que possam reforçar suas defesas. porque o clima receptivo permite que o receptor da mensagem seja capaz de se concentrar no conteúdo e no significado real da mensagem. estas geralmente patrocinadas por organizações não governamentais de defesa da infância. A exatidão na comunicação. O cidadão. empatia e a compreensão mútua. Com raríssimas exceções. Isso é possível. a adotar um comportamento defensivo. se refere ao ponto até onde o sinal básico transmitido pelo emissor é recebido. procurar ver no comportamento dos outros fatos. Durante as últimas décadas. comportamento receptivo e defensivo. convencendo o cidadão. em seu íntimo. é uma das facetas mais interessantes da comunicação. NÃO-VERBAL A comunicação não-verbal. embora só sejam divulgadas as exceções. por outro lado. sindicatos. de que aquele bom atendimento recebido fora. mesmo bem atendido por um servidor público. Muitas vezes. do meio-ambiente.3. os nossos gestos e nossa voz para transmitir certas mensagens. quanto mais um clima for receptivo ou ausente de defesa. Incorpora coisas como o modo com que usamos o nosso corpo. Fatores positivos do relacionamento. ganha muito. não pode ser demitido e é invariavelmente malandro e corrupto. Raras são as campanhas de mídia e tentativas de convencimento e formação de opinião pública que defendem o interesse coletivo. A pessoa passa então. O convencimento da opinião pública através da mídia é uma prática política e social largamente utilizada por quase todos os setores sociais. Por outro lado. sem distorções pelo receptor. o que sabemos que é a regra. menos capaz ela será de perceber os objetivos. presentes aliás em qualquer profissão ou ramo social. sorte. sabemos que tal imagem é falsa e ardilosamente mentirosa. para defesa de interesses puramente econômicos. menos o receptor distorcerá o conteúdo da comunicação. que transformou sua imagem no estereótipo do cidadão que trabalha pouco. quem sabe.

Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 61 . o que é bastante comum em nossa vida diária. e justificá-lo quando necessário. está propenso a gerar uma defesa mínima. de modo a preservar a nossa auto-imagem Comportamento receptivo: significa perceber e aceitar possibilidades que a maioria das pessoas ignora ou rejeita prematuramente . Podem fazê-lo distorcendo a realidade e enganando a si mesmo esses são dois processos subjacentes que Freud denominou mecanismos de defesa.situação perturbadora. Empatia Empatia significa menos quantidade ou qualidade de informação e mais harmonia interativa. Demonstre respeito e consideração. pode deixar no receptor um clima defensivo. Você já observou que o profissional que comunica bem tem mais oportunidade para subir na carreira? Quando a empatia alcança os olhos do cliente em cujos ouvidos andaram maravilhas sobre você. Escute atenta e ativamente o outro. É característica é de pessoa de mente aberta e sem preconceitos à novas idéias. aumenta também o nível de ativação empática e a velocidade com que o observador presta ajuda. Às vezes. Formule perguntas sem exagerar no interrogatório. honesto e se comportando espontaneamente em função da situação. iludindo-nos e alterando os fatos reais. Empatia transmite respeito aos problemas do ouvinte e confiança. em 1973. Se o emissor é visto tendo intenções claras. A curiosidade é inerente a este tipo de comportamento. tom de voz ou conteúdo verbal do emissor parece estar avaliando ou julgando o ouvinte. modo de falar. Tentar colaborar na solução de um problema permitindo ao receptor designar seus próprios objetivos. Tentar ocultar seus objetivos ou não deixa-los claro. tomar suas próprias decisões cria no ouvinte um clima receptivo. ele se coloca em guarda. Temos necessidade de uma auto-imagem positiva. Se a expressão. os resultados são imbatíveis. Foi observado que quanto maiores os sinais de dores de uma vítima. Todos nós usamos desses mecanismos para proteger nossa auto-imagem. a única maneira de conseguir isto é através de processos inconscientes. A resposta empática de aflição contribui para o comportamento de ajuda. Quando tentamos mudar a atitude de uma pessoa ou influenciar o seu comportamento isso pode ser sentido como uma desaprovação a sua conduta.Uma pessoa reduz a defesa do ouvinte quando parece estar querendo experimentar e explorar novas situações. franco. que não necessitam de informações adicionais tendem a colocar as pessoas em estado de guarda. A existência de empatia anterior ao comportamento de ajuda é evidenciada pelos experimentos de Geer e Jarmecky. sem qualquer esforço para muda-la. Compreenda com empatia o seu interlocutor. de aprovar nosso comportamento. Aqueles que se consideram sabedores de tudo. Ela diminui de intensidade depois dessa ação ou continua ativada caso o comportamento de ajuda não tenha sido oferecido. Faça comentários descritivos e não avaliativos.

pode-se inferir que crianças sejam estimuladas por ela. o reconhecimento de parentesco e a avaliação custo/benefício anterior ao comportamento de ajuda ficaram dificultados. mesmo antes que desenvolvam habilidades cognitivas para ajudarem alguém em perigo da forma mais correta. mas separou as garotas negras e brancas. mesmo estando a mãe do garoto angustiado tão disponível quanto a mãe do garoto que oferece ajuda. prioridades. os indivíduos podem usar a similaridade entre si e os outros como um modo alternativo de ajustamento inclusivo. A empatia gera no servidor público a atenção individual que ele deve ter com o público. esta pedia por ajuda. que não têm noção de que as pessoas têm pensamentos e sentimentos. alocação de recursos. tremores e suores nas mãos. De maneira geral. agindo como se ela mesma estivesse sentindo dor. Isto envolve além da empatia entre funcionário/funcionário e funcionário/cliente. Hoffman observou que crianças menores de 1 ano. Já as crianças entre 1 e 2 anos. Gaertner e Dovidio (1977) fizeram estudantes universitários entrarem em contato com uma pessoa que arrumava cadeiras e. Na medida em que as sociedades tornaram-se complexas. No serviço público podemos incluir juntamente com a empatia o processo de compreensão mútua.que é importante que todos os setores e os diversos grupos dentro de uma empresa trabalhem em conjunto. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 62 . Para diferenciar parentes e não-parentes nesse novo ambiente.Em seu trabalho. colocando-se em seu lugar para um melhor entendimento do problema. ao passo que os sujeitos respondiam ao pedido de ajuda apresentavam menos sinais de perturbação. mais rapidamente eles prestavam assistência à pessoa necessitada. tentam ajudar fazendo algo que agradaria a elas mesmas – um exemplo é da criança que traz sua mãe para consolar um amigo que chora.) e desenvolver instrumentos e processos práticos para alcançar consensos e tomar decisões difíceis (acerca de objetivos partilhados. Os indivíduos que não ajudavam a vítima do ataque continuavam a apresentar aflição. que não têm consciência de individualidade. quanto maior a resposta coração|cardíaca dos sujeitos. terminologia etc. a criação da compreensão mútua (acerca das diferentes formas de trabalhar. O ajustamento inclusivo pode ser um fator determinante do altruísmo. Feschbach e Roe fortalecem essa teoria com estudos que evidenciam que garotas de 6 e 7 anos mostram maior empatia ao assistirem a slides com outras meninas em situações que demonstram entre outras sensações. Darley e Latané (1968) demonstraram que a aflição empática diminui depois de oferecida a ajuda com um experimento em que sujeitos se deparavam com uma pessoa que demonstrava estar tendo ataque epilético. solicitações de clientes. Considerando que a aflição empática é fisiologicamente ativada. em determinado momento. Klein aplicou um teste semelhante. de uma forma colaborativa e de apoio. Crianças de 3 e 4 anos manifestavam preocupação e apresentam comportamento de ajuda. alegria e tristeza do que garotos assistindo a slides com outros garotos nas mesmas situações. As meninas que participaram da experiência verbalizaram empaticamente com garotas de sua própria etnia. confundem a dor do outro com a sua própria.etc).

passando o “oxigênio” ou vida para os outros setores. É preciso esclarecer que a principal função do contador é desenvolver e prover dados para mensurar a performance da empresa. contabilidade e. mas sempre visionando a viabilidade dos negócios. desperdícios. Pelo benefício que a contabilidade proporciona à gestão financeira e pelo íntimo relacionamento de interdependência que ambas têm é que confundem-se. visando sempre o desenvolvimento. A administração financeira é uma ferramenta ou técnica utilizada para controlar da forma mais eficaz possível. que devem ser analisados detalhadamente para a tomada de decisão. produção. empréstimos entre outros. já que as mesmas se relacionam proximamente e geralmente se sobrepõem. o controle eficaz da entrada e saída de recursos financeiros. contabilizando todo seu patrimônio. com relação aos seus bens e direitos garantidos. Logística. Sendo que há necessidade de se analisar a fim de se ter exposto a real situação econômica dos fundos da empresa. Tal área administrativa. São indiscutivelmente necessárias as informações do balanço patrimonial. observando os melhores “caminhos” para a condução financeira da empresa. deve-se compreender e entender o sentido e o significado de finanças que. que proporcionem não somente o crescimento mas o desenvolvimento e estabilização.Noções de Administração Financeira. nas suas respectivas áreas. pode ser considerada como o “sangue” ou a gasolina da empresa que possibilita o funcionamento de forma correta. elaborando suas demonstrações reconhecendo as receitas no momento em que são incorridos os gastos (este é o chamado regime de competência). mas acima de tudo. que nada mais é do que a entrada e saída de dinheiro. muitas vezes. evitando gastos desnecessários. sendo preciso circular constantemente. maximização dos investimentos. podendo ser em forma de investimentos. Materiais e Recursos Humanos Primeiramente. que demonstrará realmente a situação e capacidade financeira para satisfazer suas Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 63 . no qual se contabilizam os dados da gestão financeira. no controle dos recursos para compras e aquisições. de meios viáveis para a obtenção de recursos para financiar operações e atividades da empresa. seja no marketing. principalmente na administração geral de nível estratégico. Organização. possibilitando a realização das atividades necessárias. objetivando o lucro. avaliando sua posição financeira perante os impostos. planejamento. Sistemas e Métodos. gerencial e operacional em que se toma dados e informações financeiras para a tomada de decisão na condução da empresa. É por falta de informações financeiras precisas para o controle e planejamento financeiro que a maioria das empresas pequenas brasileiras entram em falência até o quinto ano de existência. tal como no gerenciamento e própria existência da empresa. analise de investimentos e. mas o que diferencia as atividades financeiras das contábeis é que a administração financeira enfatiza o fluxo de caixa. estas duas áreas. sistêmica e sinérgica. corresponde ao conjunto de recursos disponíveis circulantes em espécie que serão usados em transações e negócios com transferência e circulação de dinheiro. Analisando-se apuradamente verifica-se que as finanças fazem parte do cotidiano. no que diz respeito à concessão de credito para clientes.

a empresa deve ser perpetuada e. que poderão sacrificar a rentabilidade atual em troca de maiores benefícios no futuro.obrigações e adquirir novos ativos (bens ou direitos de curto ou longo prazo) a fim de atingir as metas da empresa. tem de realizar investimentos em tecnologia. sem menosprezar a importância de cada atividade já que uma depende da outra no que diz respeito à circulação de dados e informações necessárias para o exercício de cada uma. O sistema de administração financeira do governo federal . que passaria a vigorar em 1987 : • Emprego de métodos rudimentares e inadequados de trabalho. O retorno deve ser compatível com o risco assumido. Em qualquer delas.Obter novos recursos para planos de expansão. Maior risco implica a expectativa de maior retorno. b . não importando se a empresa é uma firma individual. Deste modo. os controles de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 64 . Os contadores admitem a extrema importância do fluxo de caixa.. assim como o administrador financeiro se utiliza do regime de competência. as boas decisões financeiras aumentam o valor de mercado do capital dos proprietários. uma sociedade de pessoas (quotas) ou por ações. Normalmente isto significa a necessidade de vultuosas somas adicionais de recursos e uma elevação no risco do empreendimento. mas cada um tem suas especificidades e maneira de descrever a situação da empresa. próprios ou de terceiros. etc. o Governo Federal convivia com uma série de problemas de natureza administrativa que dificultavam a adequada gestão dos recursos públicos e a preparação do orçamento unificado. porque a qualquer momento algum concorrente poderá surgir com um produto melhor e mais barato. c . O importante é manter os fluxos das entradas e saídas de caixa sob controle e conhecer antecipadamente as épocas em que irá faltar numerário. onde. com base em estudos de viabilidade econômicofinanceira e aos menores custos.Manter a empresa em permanente situação de liquidez. na maioria dos casos. Nenhuma pode sentir-se segura em uma boa posição. Objetivos da administração financeira Maximização de Lucro: O objetivo mais geral da administração financeira é maximizar o valor de mercado do capital dos proprietários existentes. quantificando os planos de expansão de acordo com as possibilidades de obtenção de recursos. Pode-se dizer que a administração financeira tem três objetivos básicos: a .Siafi Até o exercício de 1986. Uma empresa apresenta boa liquidez quando seus ativos e passivos são administrados convenientemente. as empresas são impelidas a desenvolverem continuamente novos projetos e a tomarem decisões sobre a sua implantação. para tanto. novos produtos. A grande concorrência existente nas modernas economias de mercado obriga as empresas a se manterem tecnologicamente atualizadas. como condição básica ao desenvolvimento de suas atividades.Assegurar o necessário equilíbrio entre os objetivos de lucro e os de liquidez financeira.

disponibilidades orçamentárias e financeiras eram exercidos sobre registros manuais; • Falta de informações gerenciais em todos os níveis da Administração Pública e utilização da Contabilidade como mero instrumento de registros formais; • Defasagem na escrituração contábil de pelo menos, 45 dias entre o encerramento do mês e o levantamento das demonstrações Orçamentárias, Financeiras e Patrimoniais, inviabilizando o uso das informações para fins gerenciais; • Inconsistência dos dados utilizados em razão da diversidade de fontes de informações e das várias interpretações sobre cada conceito, comprometendo o processo de tomada de decisões; • Despreparo técnico de parte do funcionalismo público, que desconhecia técnicas mais modernas de administração financeira e ainda concebia a contabilidade como mera ferramenta para o atendimento de aspectos formais da gestão dos recursos públicos; • Inexistência de mecanismos eficientes que pudessem evitar o desvio de recursos públicos e permitissem a atribuição de responsabilidades aos maus gestores; • Estoque ocioso de moeda dificultando a administração de caixa, decorrente da existência de inúmeras contas bancárias, no âmbito do Governo Federal. Em cada Unidade havia uma conta bancária para cada despesa. Exemplo: Conta Bancária para Material Permanente, Conta bancária para Pessoal, conta bancária para Material de Consumo, etc. A solução desses problemas representava um verdadeiro desafio à época para o Governo Federal. O primeiro passo para isso foi dado com a criação da Secretaria do Tesouro Nacional - STN, em 10 de março de 1986., para auxiliar o Ministério da Fazenda na execução de um orçamento unificado a partir do exercício seguinte. A STN, por sua vez, identificou a necessidade de informações que permitissem aos gestores agilizar o processo decisório, tendo sido essas informações qualificadas, à época, de gerenciais. Dessa forma, optou-se pelo desenvolvimento e implantação de um sistema informatizado, que integrasse os sistemas de programação financeira, de execução orçamentária e de controle interno do Poder Executivo e que pudesse fornecer informações gerenciais, confiáveis e precisas para todos os níveis da Administração. Desse modo, a STN definiu e desenvolveu, em conjunto com o SERPRO, o Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI em menos de um ano, implantando-o em janeiro de 1987, para suprir o Governo Federal de um instrumento moderno e eficaz no controle e acompanhamento dos gastos públicos. Com o SIAFI, os problemas de administração dos recursos públicos que apontamos acima ficaram solucionados. Hoje o Governo Federal tem uma Conta Única para gerir, de onde todas as saídas de dinheiro ocorrem com o registro de sua aplicação e do servidor público que a efetuou. Trata-se de uma ferramenta poderosa para executar, acompanhar e controlar com eficiência e eficácia a correta utilização dos recursos da União.

CONCEITO DO SIAFI O Sistema de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI é o sistema informatizado que registra,
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controla e contabiliza toda a execução Orçamentária, Financeira e Patrimonial do Governo Federal, em tempo real. Por meio de terminais, os usuários das diversas Unidades Gestoras – UG integrantes do sistema registram seus documentos e efetuam consultas on-line. O acesso para registro de documentos ou para consultas no SIAFI somente será autorizado após o prévio cadastramento e habilitação dos usuários. Para viabilizar este cadastramento, cada Órgão da Administração Direta do Governo Federal deve indicar, formalmente, à Secretaria do Tesouro Nacional um servidor, e seu substituto, para serem os responsáveis pelo processo de cadastramento dos usuários do Sistema no âmbito do respectivo Órgão – denominados Cadastradores de Órgão. São considerados como Órgãos da Administração Direta do Governo Federal, para efeito do estabelecido no item anterior, os Ministérios, o Ministério Público, a Advocacia Geral da União, os Tribunais do Poder Judiciário, as Casas do Poder Legislativo e as Secretarias da Presidência da República. Os Servidores indicados para serem os Cadastradores de Órgãos devem, preferencialmente, estar lotados nas Unidades responsáveis pela Contabilidade analítica dos Órgãos, por estarem mais familiarizados com a utilização do sistema. OBJETIVOS DO SIAFI O Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI tem como objetivos: 1. Prover de mecanismos adequados ao registro e controle diário da gestão orçamentária, financeira e patrimonial, os Órgãos Central, Setorial, Seccional e Regional do Sistema de Controle Interno e órgãos executores; 2. Fornecer meios para agilizar a programação financeira, com vistas a otimizar a utilização dos recursos do Tesouro Nacional; 3. Permitir que a contabilidade pública seja fonte segura e tempestiva de informações gerenciais destinada a todos os níveis da administração pública federal; 4. Integrar e compatibilizar as informações disponíveis nos diversos Órgãos e Entidades participantes do sistema; 5. Permitir aos segmentos da sociedade obter a necessária transparência dos gastos públicos; 6. Permitir a programação e o acompanhamento físico-financeiro do orçamento, em nível analítico; 7. Permitir o registro contábil dos balancetes dos Estados, Municípios e de suas supervisionadas; e 8. Permitir o controle da dívida interna e externa, do Governo Federal, bem assim a das transferências negociadas.

LEGISLAÇÃO CORRELATA AO SIAFI
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• Instrução Normativa nº 03 de 23 de maio de 2001 (Unificação dos procedimentos de controle de acesso ao SIAFI) • Norma de Execução nº 01 de 13 de junho de 2001 (Normas de acesso, atribuições dos cadastradores e operadores e manutenção da segurança do SIAFI) • Portaria STN nº 200, de 19 de abril de 2000 (Criação do Grupo de Usuários SIAFI) SISTEMA INTEGRADO DE DADOS ORÇAMENTÁRIOS (SIDOR) Conjunto de procedimentos, justapostos entre si, com a incumbência de cuidar do processamento de cunho orçamentário, através de computação eletrônica, cabendo sua supervisão à Secretaria de Orçamento Federal (SOF). A CONTA ÚNICA DO TESOURO A Conta Única do Tesouro Nacional, mantida no Banco Central do Brasil, acolhe todas as disponibilidades financeiras da União, inclusive fundos, de suas autarquias e fundações. Constitui importante instrumento de controle das finanças públicas,uma vez que permite a racionalização da administração dos recursos financeiros, reduzindo a pressão sobre a caixa do Tesouro, além de agilizar os processos de transferência e descentralização financeira e os pagamentos a terceiros. O Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, que promoveu a organização da Administração Federal e estabeleceu as diretrizes para Reforma Administrativa, determinou ao Ministério da Fazenda que implementasse a unificação dos recursos movimentados pelo Tesouro Nacional, através de sua Caixa junto ao agente financeiro da União, de forma a garantir maior economia operacional e a racionalização dos procedimentos relativos a execução da programação financeira de desembolso. Tal determinação legal só foi integralmente cumprida com a promulgação da Constituição de 1988, quando todas as disponibilidades do Tesouro Nacional, existentes nos diversos agentes financeiros, foram transferidas para o Banco Central do Brasil, em Conta Única centralizada, exercendo o Banco do Brasil a função de agente financeiro do Tesouro. As regras dispondo sobre a unificação dos recursos do Tesouro Nacional em Conta Única foram estabelecidas pelo Decreto nº. 93.872, de 23 de dezembro de 1986.

Recursos Humanos A Administração de Recursos Humanos é uma base para a criação das políticas sociais de uma empresa ou organização. Está voltada ao fator principal que garante o funcionamento de qualquer organização: as pessoas. Toda instituição deve preocupar-se com a motivação de seus funcionários, uma vez que eles colaboram para a manutenção e funcionamento diário da empresa.

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• Manutenção de Recursos Humanos: BENEFÍCIOS SOCIAIS E RELAÇÕES TRABALHISTAS. Trata-se de antecipar qual a força de trabalho e talentos humanos necessários para a realização a ação organizacional futura. • Aplicação de Recursos Humanos: INTEGRAÇÃO. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 68 . em busca da satisfação e bem-estar dos colaboradores. As pessoas esperam certas recompensas. redução de custos das tarefas administrativas. Refere-se ao recrutamento e seleção de pessoal.A expressão "Gestão de Pessoas" visa substituir "Administração de Recursos Humanos". ainda mais comum entre todas as expressões utilizadas nos tempos atuais para designar os modos de lidar com as pessoas nas organizações. • Monitoração de Recursos Humanos: SISTEMAS DE INFORMAÇÕES DE RH (Software). É o conjunto de variáveis que busca identificar os aspectos que precisam ser melhorados. Processo de Provisão consiste em abastecer a empresa com mão de obra qualificada.. dá mais autonomia aos empregados. Ele cria certos tipos de expectativas cujas consequências se seguem em decorrência de diferentes ações. o desempenho e a satisfação no trabalho. O clima organizacional é o conjunto de fatores que interferem na satisfação ou descontentamento no trabalho. Seleção de Pessoal é a escolha dos candidatos recrutados que melhor se ajustam no cargo em aberto. Tecnologia em RH: otimiza a gestão e os custos de serviço por empregado. DESENHO E ANÁLISE DE CARGOS. diminui a relação de dependência entre o empregado e o Recursos Humanos. O planejamento estratégico de RH deve ser parte integrante do planejamento estratégico da organização e deve contribuir para o alcance dos objetivos da organização. Planejamento de Recursos Humanos é o processo de decisão a respeito dos recursos humanos necessários para atingir os objetivos organizacionais. O recrutamento é feito a partir das necessidades presentes e futuras de Recursos Humanos da organização. incentivando o alcance dos objetivos individuais das pessoas. que. A Gestão de Pessoas se divide em: • Provisão de recursos humanos: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO. pois implica a percepção das pessoas que trabalham numa organização apenas como recursos. Os argumentos em prol desta mudança na nomenclatura ressaltam que o termo "Administração de Recursos Humanos" é muito restritivo. Educação Corporativa é a prática coordenada de gestão de pessoas e de gestão do conhecimento tendo como orientação a estratégia de longo prazo de uma organização. satisfações e frustrações na base de suas percepções do clima organizacional. dentro de determinado período de tempo. O objetivo básico da seleção de pessoal é escolher e classificar os candidatos adequados às necessidades da organização. que se tornam responsáveis pelo uso e benefício que obtém dos sistemas. Processo de Aplicação consiste na análise e descrição de cargos e avaliação de desempenho Clima Organizacional: O clima organizacional afeta a motivação. • Desenvolvimento de Recursos Humanos: TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL. Recrutamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa atrair candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos dentro da organização. ao lado dos recursos materiais e financeiros.

Delegação é. já que é totalmente alinhada as atividades do cargo/função. pode e não pode. A arte de saber delegar é cada vez mais uma necessidade dentro de uma organização. gosto e não gosto. Através da Avaliação por Competências. aptidão e idoneidade. visando identificar se o candidato possui o perfil ideal para a vaga de emprego. vem do latim competência e significa a qualidade de quem é capaz de apreciar e resolver certo assunto. Não apenas tarefas simples como ler instruções e girar uma alavanca. Desenvolvimento de Liderança O objetivo primário da delegação é conseguir que o trabalho seja feito por outra pessoa. etc. baseadas no acho e não acho.[Modelos de Gestão de Pessoas de Sucesso Levando em consideração as mudanças que ocorrem no mercado de trabalho e nas relações empresa/funcionário. Essas metodologias promovem grandes equívocos na obtenção do perfil ideal do cargo. tanto interno como externo. A Gestão por Competências visa instrumentalizar o departamento de Recursos Humanos e Gestores das empresas para realizar Gestão e Desenvolvimento de Pessoas. Através da Seleção por Competências será realizada a entrevista comportamental. capacidade. habilidade. o ideal seria. Isto significa que eles podem agir e tomar Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 69 . Uma das metodologia mais consistentes na realização do Mapeamento e Mensuração das competências de um cargo é a criada por Maria Odete Rabaglio. Através do Mapeamento e Mensuração por Competências são identificadas as competências comportamentais e técnicas (CHA) necessárias para a execução das atividades de um cargo/função e mensurado o grau ideal para cada grupo de competências para que uma pessoa que assuma o cargo/função atinja os objetivos da empresa. O principal modelo de gestão de pessoas atualmente é a GESTÃO POR COMPETÊNCIAS COMPETÊNCIAS. critério e clareza. Com delegação. seu pessoal tem a autoridade para reagir a situações sem ter que consultá-lo a todo instante. portanto. será identificado se o perfil comportamental e técnico dos colaboradores de uma corporação estão alinhados ao perfil ideal exigido pelos cargos/funções. Através do Plano de Desenvolvimento por Competências será aperfeiçoado e potencializado o perfil individual de cada colaborador através de ações de desenvolvimento. O Mapeamento e Mensuração por Competências é a base da Gestão por Competências. deve-se tomar muito CUIDADO com as metodologias subjetivas existentes no mercado. confiar sua autoridade a outros. As ferramentas da Gestão por Competências são totalmente alinhadas às atribuições dos cargos e funções de cada organização. fazer determinada coisa. principalmente no que se refere à sua gestão. as organizações precisam ter estratégias claras. mas também tomada de decisão e mudanças que dependem de novas informações. fundamentalmente. sustentadas por uma gestão participativa. Deve-se criar um laço estreito entre todos os niveis de relacionamento. com foco. do quadro funcional até os clientes e fornecedores. Gestão por Competências Competência.

Se algo dá errado. e que eles assumem responsabilidade com você na realização das tarefas. você deve assegurar que: • ela sabe o que você quer. Abaixo temos um comparativo do antigo modelo de liderança e do modelo atual. • ela tem a autoridade para fazer isso. mais próximo e mais participativo com as atividades de toda a sua equipe: Líder do Passado • • • • • • • • Ser um chefe Controlar as pessoas Centralizar a autoridade Estabelecimento de objetivos Dirigir com regras e regulamentos Confrontar e combater Mudar por necessidade e crise Ter um enfoque eu e meu departamento Líder do Futuro (Atual) • • • • • • • • Ser um coach e facilitador Empowerment Distribuir a liderança Conciliar visão e estratégia Guiar com valores compartilhados Colaborar e unificar Ter um enfoque mais amplo Ter um enfoque de minha empresa Papel estratégico do novo líder Mercado estável • As empresas • Abordagem de linha de montagem a respeito da estratégia • Maximizam controle interno e ordem • Protegem-se contra a variação auditoria e disciplina • Tem lutas de poder entre níveis e unidades • Papel do líder Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 70 . • a extensão de sua descrição. • ela sabe como fazer isso. o truque é delegar de tal modo que coisas sejam feitas mas não dêem errado. • as fontes de informações e conhecimento relevantes. você também é responsável uma vez que você é o gerente. Para habilitar uma pessoa para fazer um determinado trabalho. Esses três fatores dependem de: • se comunicar claramente a natureza da tarefa.iniciativas independentes.

Não deverá existir diferença no nível hierárquico entre estas áreas pois têm a mesma importância para o bom funcionamento da empresa. quando é adequadamente entendida e executada. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 71 . mas também da superação dos seus limites. colaboração e inovação entre níveis • Papel do Líder • Interpretar a realidade emergente • Focalizar os recursos existentes de uma forma eficiente • Desenvolver e promover novas capacidades em resposta às mudanças • Facilitar criação. agora passemos ao último. captação e disseminação de conhecimento Todas estas habilidades expressam a importância na valorização do capital humano. flexibilidade e inovação • Protegem-se contra a obsolescência e ignorância • Tem altos níveis de comunicação. porque elas se entrelaçam e se confundem dentro do fluxo administrativo. Um entrosamento tal que uma fique dependente da outra. É um conceito que deve estar contido na filosofia da empresa e em sua organização. possibilitando não somente o desenvolvimento de suas potencialidades.• • • • Definir táticas e definir o orçamento Controlar o desempenho de indivíduos e atitudes Tomar ação corretiva quando a conduta está fora do esperado Tomar decisões consistentes com a estratégia geral da empresa Mercado em constante mudança • As empresas • Abordagem de contingência a respeito da estratégia • Maximizam velocidade. Nada se pode fazer sem capital. Finanças = mola propulsora . Material = condição para o processo produtivo Para que exista uma administração perfeita. A gerência de materiais é um conceito vital que pode resultar na redução de custos e no aperfeiçoamento do desempenho de uma organização de produção. bem como sem material. é necessária uma harmonia entre estas 3 áreas. Já vimos sobre os dois primeiros tipos de administração. a administração de material. não temos condições de administrar pois há a falta do elemento humano que irá acionar todo o processo produtivo. Pessoal = aciona o processo produtivo . A administração de material A ciência da administração apoia-se no seguinte tripé: . Somente com estes dois.

a) Qualidade do Material O material deverá apresentar qualidade tal que possibilite sua aceitação dentro e fora da empresa (mercado). e) Condições de pagamento Deverão ser as melhores possíveis para que a empresa tenha maior flexibilidade na transformação ou venda do produto. b) quantidade necessária. Administrar materiais é fazer um exercício de provedor. evitando a falta de material para o abastecimento geral da empresa bem como o excesso em estoque. É. a empresa com material que seja necessário para as suas atividades. colocar a empresa como um organismo viável a todos que dela participam. d) Menor Preço O preço do produto deverá ser tal que possa situá-lo em posição de concorrência no mercado. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 72 . mostrando que são responsáveis por aproximadamente 52% do custo do produto numa média empresa e. analista.Os materiais em geral representam a maior parcela de custo de produtos acabados. a fim de levar um melhor atendimento aos consumidores e evitar falta do material. acima de tudo. em alguns casos. pesquisador e programador. de modo contínuo. e) condições de pagamento. A administração de materiais visa abastecer. c) prazo de entrega d) preço. São 5 requisitos básicos para o abastecimento: a) qualidade do material. podem chegar a 85%. O investimento em estoque de materiais é tipicamente de 1/3 do ativo de uma empresa. b) Quantidade Deverá ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da produção e estoque. proporcionando à empresa um lucro maior. c) Prazo de Entrega Deverá ser o menor possível.

“To Follow”= seguir. acompanhar. mediante as notas de conhecimento. ao preço certo. As compras poderão ser de dois tipos básicos: a) adquiridas no mercado interno. Um cadastro de fornecedores deverá ser mantido sempre atualizado de forma que nos permita obter informações a tempo e à hora. Itens básicos para uma boa especificação: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 73 . o rigoroso cumprimento das datas de entrega da mercadoria. na quantidade certa e da fonte certa. na época certa. Deverá atender plenamente às necessidades do requisitante. (Follow Up . principalmente com a contabilidade geral para classificar os produtos nas devidas contas. “Up”= na mosca. Deverá conter todos os dados e a história do fornecedor junto à empresa. principalmente.A função de comprar implica na aquisição de materiais na qualidade certa. O controle do transporte dos materiais adquiridos pelo setor de compras visa acompanhar. Devemos detectar e registrar o aparecimento de novos fornecedores e de novas organizações prestadoras de serviço. no mesmo instante) Para quem compra. o percurso dos bens. são necessárias algumas informações sobre o material a ser adquirido: (as principais) a) qualidade b) quantidade c) época (quando a empresa necessitará do produto) a) Qualidade: É o detalhamento preciso das especificações e características do material a ser adquirido. Devemos levar em consideração as condições de segurança e. que poderão vir nos atender no futuro. desde a saída do fornecedor até a recepção na empresa. b) adquiridas no mercado externo (importação) O setor de compras deverá manter estreita e intensa relação com os outros setores administrativos da empresa.

. .. c) A época de comprar: A empresa necessita do produto para o momento em que precisa atender os compromissos de uma programação a ser utilizada em sua plenitude ou atendimento simplesmente de uma requisição. HP. de mesma praça... porosidade. ATENÇÃO: ATENÇÃO Grandeza Unidade tensão intensidade de corrente peso pressão frequência potência volts ampéres Kg. a matéria prima a ser utilizada. gramatura. tolerâncias para os números. volume. outros como: ponto de fusão. . etc.) Devemos considerar o fator tempo sob dois prismas: C1) Material de difícil aquisição Itens importados. . elasticidade. . resistência à ruptura. . e economia nesta área é lucro.Negociação. No entanto. Assume um papel importantíssimo no terreno das aquisições. (. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 74 . ciclos/segundos Watts. Oz Lb/pol2.. nem sempre o menor tempo disponível é a melhor arma para conseguirmos melhores resultados. Lb. fabricação em série. fabricação sob encomenda. não havendo nenhum fator excepcional. Todavia. A Curva Sazonal de Vendas de um produto é uma oportunidade de preço que nós temos que estar sempre atentos para melhor aproveitamento. dureza. a quantidade será sempre ditada pelo “Lote Econômico” para os níveis de produção vigentes. cor. O tempo é um fator de primeira linha em qualquer atividade humana. Kg/cm2 Hertz. portanto redunda em economia. formato e etc). CV b) Quantidade: É de suma importância a observação da quantidade a ser comprada em função da variação de preço/quantidade e do capital investido no material. dimensões (peso. de outras praças C2) Material de fácil aquisição Itens nacionais.

2 .( CESPE .Área Administrativa ) Nas duas últimas décadas. em uma operação comercial. em 1986.1ª REGIÃO .( FCC . gerir e contabilizar os pagamentos e recebimentos do governo federal. • d) eliminação do orçamento monetário.O Uso da Capitalização/Descapitalização nas compras II. • e) implantação.2008 .Analista Judiciário .Analista Judiciário .Exercício sobre Capitalização/Descapitalização Questões 1 . em 1987.TJ-DF ..666 I.Área Administrativa ) Considere que.Analista Judiciário . que compreende várias facetas.2006 .Área Administrativa ) Com referência a noções de administração financeira.No campo integral das aquisições. segundo Decreto-Lei nº 8. extinguindo a conta movimento mantida no Banco do Brasil.2008 . • b) criação da Conta Única do Tesouro Nacional. o administrador financeiro deve procurar alternativas que ofereçam ou o menor risco ou o maior retorno.( CESPE . a partir de 1988. várias medidas foram tomadas para aumentar o controle e a transparência das contas públicas.TRF . em 1988. incorporando suas despesas ao Orçamento Geral da União ? OGU. das fundações e dos fundos do Orçamento Geral da União ? OGU. • c) exclusão das despesas das autarquias. com o objetivo de obter os melhores retornos de capital. com a finalidade de unificar. julgue os itens que se seguem. . do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal SIAFI.TJ-DF . Dentre essas medidas é INCORRETO afirmar que houve a • a) criação da Secretaria do Tesouro Nacional. Na aplicação dos recursos da organização. o tempo começa a ser contado quando iniciamos algum tipo de licitação utilizando um dos tipos. sejam apresentadas duas opções de pagamento da dívida: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 75 . • ( ) Certo ( ) Errado 3 .

o uso do cálculo da equivalência de taxas permite identificar a melhor alternativa. diretrizes e os custos a serem utilizados neste mister.Área Administrativa ) Considere que uma dívida de R$ 50. de modo a se tornar algo inócuo. por exemplo. evita-se que as ações estatais se dêem por simples impulso.TJ-DF . sociais e econômicos do Estado. • ( ) Certo ( ) Errado GABARITO: 1-C 2-E 3-C 4-E 5-C Noções de Orçamento e Finanças Públicas O tema orçamento é palpitante. em que haja o comprometimento de todos os recursos disponíveis.7% ao trimestre.( CESPE . Convém destacar.2008 .Analista Judiciário .00 deverá ser quitada por este valor em 2 meses e que ela foi contratada com juros de 2% ao mês sob o regime de capitalização composta.Área Administrativa ) O tempo necessário para se recuperar um investimento efetuado é chamado de payback. o caráter instrumental do orçamento.TJ-DF .000. o seu valor presente é inferior a R$ 48. como bem ressaltou Rinaldo Segundo. sem dúvidas. evita-se que tais ações sejam voltadas a um único fim em detrimento dos demais de igual relevância. os Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 76 . igualmente essenciais.000. um instrumento a conferir maior transparência aos gastos públicos.10 parcelas com juros compostos de 1. bem como as metas.5% ao mês. para alcançar o resultado pretendido. É no orçamento que se identificam os projetos. olvidando-se da saúde ou da segurança. • ( ) Certo ( ) Errado 5 . crucial para que a atividade estatal não seja realizada sem um direcionamento ou rumo certo. ou seja. sem reflexão ou ponderações. e. privilegiando-se. citando Ricardo Lobo Torres. Nessa situação. É. vez que intimamente relacionado a aspectos políticos. ou 24 parcelas com juros compostos de 4. “in verbis”: O caráter instrumental ou processual significa que o orçamento não é um fim em si mesmo. atividades com enfoque na educação. • ( ) Certo ( ) Errado 4 . ainda. Em outras palavras.Analista Judiciário . Por ele.00. Nessa situação. os planos e as ações que o Governo pretende produzir.( CESPE .2008 .

Também se prende ao princípio do dever de boa administração. através de conselhos. Neste caso. a Lei de Diretrizes Orçamentárias . três leis orçamentárias: o Plano Plurianual . dessa forma. eis que visa a permitir a implementação de políticas públicas e a atualização dos programas e do planejamento governamental. Oportuno ainda.LDO (instrumento de planejamento de curto-prazo) e a Lei Orçamentária Anual . 165. 70). Tal orçamento configura verdadeiro avanço na democratização da gestão pública. é a própria sociedade civil. etc. Dessa forma. A Constituição brasileira prevê a fiscalização da execução orçamentária nos arts. 70. em seu art.objetivos do orçamento se encontram fora de si. 70. fazer referência ao chamado orçamento-participativo. formas de controle e os sistemas. O Chefe do Executivo. “Finanças Públicas é a terminologia que tem sido tradicionalmente aplicada ao conjunto de problemas da política econômica que envolvem o uso de medidas de tributação e de dispêndios públicos”. Apesar de estar ligada ao Orçamento. por possibilitar a elaboração de programas de governo que propiciam uma maior harmonização das necessidades públicas. A Constituição Federal de 1988 prevê. a Seção referente à fiscalização encontra-se no capítulo Do Poder Legislativo. mas tratam do uso dos recursos econômicos. preceitua que: "Art. passa a ter maior contato com a realidade local. obedecendo ao princípio maior de Direito Público – o da legalidade – que afirma que toda a Administração deve se subordinar à lei. execução e fiscalização constituem um todo. que confere uma participação direta e efetiva das comunidades interessadas na construção da proposta orçamentária do Governo. da distribuição da renda e do nível de emprego. por sua vez. aprovação. expresso no princípio da economicidade (art. do ponto-de-vista material. o orçamento de investimentos e o orçamento da seguridade social Finanças Públicas Segundo R. 70 a 74. a assertiva de que o orçamento tem caráter de instrumento significa dizer que ele não esgota em si a certeza de que tudo o que nele contém será plenamente realizado de modo concreto. associações. visto que o alcance efetivo das ações sempre dependerá do desempenho econômico e das decisões políticas que venham ou não a viabilizá-lo. já que os problemas básicos não são financeiros. tais como tipo.PPA (instrumento de planejamento governamental de longo prazo). A fiscalização contábil. § 5º compreende: o orçamento fiscal. em que há uma ampliação dessa função estatal. uma das conquistas da luta secular pelo controle efetivo da atividade estatal. que opina na feitura do orçamento. Esta expressão não é muito adequada. dificilmente ela poderia reivindicar uma participação exclusiva. financeira. Musgrave. 165. Ainda que a política orçamentária seja uma parcela importante deste tema tão amplo. nos termos do art. O art. que inaugura a Seção IX..LOA. esta. Legislativo independentemente do fato de que elaboração. estabelecendo seus princípios gerais. orçamentária. um dos teóricos mais conhecidos da matéria. operacional e patrimonial da União e Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 77 . as quais naturalmente sofrem diferenciações em cada uma das comunidades ouvidas. podendo atender efetivamente aos clamores da coletividade.

ou que. a saber: a) Orçamento Fiscal: compreende os poderes da União. não integrantes do Programa de Trabalho dos Órgãos e Entidades mencionados. 165 da CF. compreende. abrange as empresas públicas e sociedades de economia mista em que a União. bem como os fundos e fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público. mediante controle externo e pelo sistema de controle interno de cada Poder. e c) Orçamento de Investimento das Empresas Estatais: previsto no inciso II. parágrafo 5º do art. Parágrafo único. quanto à legalidade. Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas Classificação orçamentária é a organização do orçamento segundo critérios que possibilitam a compreensão Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 78 . pagamentos de serviços prestados. tendo em vista o disposto no art. será exercida pelo Congresso Nacional. bens e valores públicos ou pelos quais a União responda. 159 da CF e refinanciamento da dívida externa. A proposta da LOA – Lei Orçamentária Anual compreende os três tipos distintos de orçamentos da União. os Fundos. aplicação de subvenções e renúncia de receitas. à luz do direito positivo estatal brasileiro. inclusive as especiais e Fundações instituídas e mantidas pela União. 194 da CF. Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública que utilize. economicidade. guarde. as empresas públicas e sociedades de economia mista em que a União. assuma obrigação de natureza pecuniária. Autarquias. direta ou indiretamente. transferências para aplicação em programas de financiamento atendendo ao disposto na alínea "c" do inciso I do art. ainda." Para melhor entender este dispositivo. gerencie ou administre dinheiros. mas que se relacionem com as referidas ações. também. segundo as diretrizes estabelecidas pela LDO. legitimidade. detenha a maioria do capital social com direito a voto e que recebam desta quaisquer recursos que não sejam provenientes de participação acionária. Leis orçamentárias O orçamento anual visa concretizar os objetivos e metas propostas no PPA. Órgãos. utilizando-se da classificação proposta por José Afonso da Silva . abrange. arrecade. b) Orçamento de Seguridade Social: compreende todos os órgãos e entidades a quem compete executar ações nas áreas de saúde. direta ou indiretamente. em nome desta. detenha a maioria do capital social com direito a voto. é de grande importância distinguir formas. quer sejam da Administração Direta ou Indireta. previdência e assistência social. tipos e sistemas de controle.das entidades da Administração direta e indireta. os demais subprojetos ou subatividades.

Lançamento: é a relação individualizada dos contribuintes. ou seja. Os estágios da despesa são: empenho. Arrecadação: é o momento em que os contribuintes comparecem perante aos agentes arrecadadores a fim de liquidarem suas obrigações para com o estado. Os estágios da receita são: lançamento. o valor e o vencimento do imposto de cada um. discriminando a espécie. arrecadação e recolhimento. verificação objetiva do cumprimento contratual. Da Receita: classificação por categorias econômicas e por grupo de fontes. classificação funcional programática e de natureza da despesa. pendente ou não de implemento de condição. a gerência e a tomada de decisões. liquidação e pagamento. propiciando informações para a administração. Empenho: é o ato emanado de autoridade competente que cria para o estado obrigação de pagamento. Pagamento: é a emissão do cheque ou ordem bancária em favor do credor. No modelo orçamentário brasileiro são observadas as seguintes classificações: Da Despesa: classificação institucional.geral das funções deste instrumento. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 79 . Liquidação: é a verificação do implemento de condição. Recolhimento: é o ato pelo qual os agentes arrecadadores entregam diariamente ao Tesouro público o produto da arrecadação.