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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO * Protocolo recepção de documentos * Classificação, codificação e catalogação de papéis e documentos * Noções sobre patrimônio, cadastro e convênios * Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais * Relações Humanas no Trabalho. 6. Normas específicas para redação de correspondência oficial * Organização de arquivo. 8. Princípios para atendimento ao público * Noções de Administração Financeira, Organização, Sistemas e Métodos, Logística, Materiais e Recursos Humanos * Noções de Orçamento e Finanças Públicas * Leis orçamentárias * Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas

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divulgação e distribuição.no ato da compra. cujo nome e dados de I.O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo do aluno que efetuou a compra no site. também. O descumprimento dessas vedações implicará na imediata ação por parte de nosso conselho jurídico. É vedado. por quaisquer meios e a qualquer título. por quaisquer meios e a qualquer título. qualificando assim o ato de falsidade ideológica. o fornecimento de informações cadastrais inexatas ou incompletas – nome.P. endereço. sujeitando-se os infratores à responsabilização civil e criminal. a sua reprodução. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 4 . cópia. divulgação e distribuição. cópia. a sua reprodução. email . sendo vedada. O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo de sendo vedada. constam do texto apresentado em formato de código de barras.

que objetivando a aniquilação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitos feudais e privilégios. O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos. c) razões de interesse pessoal. uma empresa. podem ser considerados arquivos. por exemplo. quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento de funções específicas. Em nível governamental. especialmente na França. codificação e catalogação de papéis e documentos Noções sobre patrimônio. Em meados do século XIX começa a desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da história. Entretanto. Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. eram transferidos para museus e bibliotecas. cadastro e convênios .C. ao lado de livros. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo.Organização de arquivo Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. todos os documentos alusivos a tais direitos e privilégios. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. filmes cinematográficos. A finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Quando não atendiam mais a essa exigência. Documentos escritos. ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados arquivos. ainda que classificados como manuscritos históricos. c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor. O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados.Protocolo recepção de documentos . os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). b) proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos. Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico: a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos. encaminhamento e controle de documentos funcionais .Preenchimento. até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. manuscritos e peças de museus. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 5 . criaram um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividade principal era separar. Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário). tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada – como por exemplo os de uma igreja. escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais.Classificação. do passado Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos: a) necessidade prática de incrementar a eficiência governamental. Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece. Assim. visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de cultura. b) motivos de ordem cultural. Nos séculos V e IV a. surgindo daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. para eliminação.

fitas. Ou ainda. no decorrer de suas atividades. Por isso. em decorrência do exercício de atividades específicas. Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. 2º da Lei 8. Arquivos de segunda idade. Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva. corrente.” (T. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. segundo Sólon Buck. de custódia ou permanentes são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa. são também chamados de “limbo” ou “purgatório”. Natureza dos documentos Podem ser especiais e especializados. “os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor. Estes são os arquivos propriamente ditos. CD-ROM – e que. ex-arquivista dos EUA. assim o definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo. bem como por pessoa física. num arquivo permanente. são aqueles constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.R. modificação ou destruição de parte deles. sem mutilação. instituições de caráter público e entidades privadas. intermediários ou limbo.” Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração. merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito. Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 6 . Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. uma organização adequada. mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. ativo ou de movimento são aqueles constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso. slides. arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. cumprindo funções de arquivo corrente. Os arquivos setoriais (núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. que se conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios. centralizando as atividades de arquivo corrente.” Estágios de sua evolução Arquivos de primeira idade. organização ou firma.Schellenberg). disquetes. O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias. discos. deve-se ainda guardá-los na sua totalidade. A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e. conseqüentemente. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. para os fins desta lei. merecem tratamento especial. Arquivos de terceira idade. O art.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram-se arquivos. pode-se definilos como. e sua função é a de tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. por esta razão.Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu.

A correspondência pode ainda ser oficial e particular. jaqueta). § 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos. microficha. produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas. Contrário sensu. sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso. externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de uma entidade e pessoas físicas. Será particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituição. como ofícios. despachos. a contar da data de sua produção. 24. 23 e 24 da Lei 8. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição.159 estabelecem: Art. Gênero (característica) Podem ser: escritos ou textuais. telegramas e cartas. Tipo de Arquivamento Pode ser horizontal ou vertical. Ex.134 de 24 de janeiro de 1. Art. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. Parágrafo único. por isso.documentos resultantes da experiência humana num campo específico. arquivos técnicos. requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação. filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas). da vida privada.: arquivos médicos. da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. iconográficos (fotografias. por uma única vez. Poderá o Poder Judiciário. Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração. Será oficial a que cuidar de assuntos de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. Em nossa legislação. São os memorandos. a contar da sua data de produção. independentemente da forma que apresentem.997 Correspondência É toda forma de comunicação escrita. por qualquer forma. desenhos. cartográficos (mapas e plantas). restringir o disposto neste artigo. HD. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos. estantes ou escaninhos. A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto nº 2. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 7 . arquivos de engenharia.São sigilosos os documentos que. micrográficos (rolo. devam ser de conhecimento restrito e. gravuras). em qualquer instância. CD-ROM). por sua natureza. podendo esse prazo ser prorrogado. Natureza do Assunto (característica) Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. informáticos (disquetes. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros. sonoros (discos e fitas audiomagnéticas). Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. 23. bem como em caixas. por igual período. os arts. bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade. circulares.

classificar. quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. permitindo sua rápida consulta. o centro de informações tem por finalidade coligir. ao contrário. O bibliotecário.dispostos uns atrás dos outros. A essência da documentação deixou de ser o documento. Faz o seu julgamento em relação às demais peças. isto é. Centros de documentação ou informação Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia. que consiste em peças avulsas. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais. os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos. Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. resultante da atividade que a produziu. os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. pesquisa e consulta. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta. o arquivista não o faz tomando por base partes do material. sendo o seu campo bem maior. pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens. da arquivística e da informática. em relação à inteira documentação. Em síntese. um relatório ou qualquer outro documento. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial. ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. selecionar e disseminar toda a informação. destruiuse muito do seu valor de prova. armazenar. sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. Além disso há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um e outro caso. exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa. de conjuntos de documentos. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações. Como já foi visto. para ser a informação em si mesma. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de. resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas anteriormente. mas o valor de determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Os arquivos são órgãos receptores. Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística. Diferenciação entre biblioteca e arquivo As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. no arranjo de seu material. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 8 . O bibliotecário. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo. por carência de informações. Daí surgiu o princípio da proveniência. pode empregar qualquer sistema de classificação. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. enquanto as bibliotecas são colecionadores. Por isso. ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases: a) levantamento de dados. quando já se tornou obscura a sua identificação. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes. e aos seus programas essenciais. e concorrer para a destinação adequada dos mesmos. Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. 1 Recolhimento é a transferência de documentos para o arquivo de custódia. b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes. nos arquivos de custódia. Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente. tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes.Organização e Administração de Arquivos Correntes A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores da documentação recolhida1. c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados. Os documentos são eficientemente administrados quando: a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão. Geralmente. porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos. recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário. lutando para limitar sua criação. As orientações neles continuam. ou ao “limbo” de um depósito intermediário. quando são inicialmente expedidos. são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente. A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. da maneira mais eficiente e econômica possível. ou ao “céu” de um arquivo permanente. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição. caso contrário. fiscal) dos documentos deixe de existir. a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins. além disso. legal. Quanto mais importantes ou valiosos. Logo. Os que fixam uma política nem sempre podem ser identificados como tal. muitas vezes. de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador. deverão ser descartados. 9 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . lembrando que é um dos princípios básicos da arquivística conservar. b) análise dos dados coletados. o arranjo original. Os documentos importantes. em vigor. A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos. mais difícil se torna administrá-los. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. c) planejamento. Os documentos de importância são difíceis de ser retirados de circulação uma vez terminado seu uso corrente. depois que tenham servido a seus fins. os documentos mais valiosos são os que se referem às origens. Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. enquanto que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis. sendo comum fazer-se essa separação após perderem os documentos o valor para as operações correntes. Assim que o valor primário (administrativo. à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão.

Além dessas informações. distribuição. organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. o equipamento (quantidade. modelos.d) implantação e acompanhamento. O diagnóstico seria. manuais. Planejamento Para que um arquivo. tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. fax). ou outra denominação similar. intermediário. os arquivos devem ser sempre centralizados. destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo. controle de empréstimo de documentos. média de arquivamentos diários. regulamentos. estado de conservação das instalações. processos adotados para conservação e reprodução de documentos. ou seja. salários. Comunicações e Arquivo. existência de normas de arquivo. as espécies de documentos mais freqüentes. das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. mas também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento. volume e estado de conservação do acervo. atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. Em suas fases intermediária e permanente. movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. enfim. Centralização Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local. portanto. permanente) possa cumprir seus objetivos. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. freqüentemente designado Protocolo e Arquivo. existência de registros e protocolos. É preciso analisar o gênero dos documentos. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas. nível de escolaridade. proteção contra incêndio). Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. os modelos e formulários em uso. Levantamento de Dados O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior. o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. a localização física (extensão da área ocupada. em todos os estágios de sua evolução (corrente. Análise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura. umidade. formação profissional). meios de comunicação disponíveis (telefones. normas. condições de iluminação. estado de conservação). Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece. Posição do arquivo na estrutura da instituição Recomenda-se que seja a mais elevada possível. nítida Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 10 . regimentos. códigos de classificação etc. uma constatação dos pontos de atrito. arranjo e classificação dos documentos. registro.

Na avaliação de documentos públicos. No tratamento dos documentos concernentes à organização e funcionamento. seletivamente. distinguindo-se a documentação importante da secundária – então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição. Descentralização A descentralização. treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação. Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do órgão. Quanto aos sistemas de arranjo. Deverá ser aplicada em nível de departamento. pode-se removê-los para uma destinação adequada. e b) bem arquivados. uma vez extinta a unidade administrativa. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais. Essa coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. orientadoras e controladoras. segurança e eficiência são imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL. E se. economia de espaço e equipamentos. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. • Descentralização das atividades de controle e dos arquivos Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. que exercerá funções normativas. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. uma Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 11 . quando necessário. de forma a determinar normas específicas de operação. ou em geral. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios: • Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos. constituição de conjuntos arquivísticos mais completos. Escolha de métodos de arquivamento e classificação O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Se a classificação dos documentos visa a refletir a organização. também denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. redução dos custos operacionais. leva-se em conta o valor comprobatório dos mesmos. a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial. Sistemas de registro O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho. a política da executiva. mantendo-se o arquivo junto a cada departamento. dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contêm da organização e da função. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam: a) bem classificados.delimitação de responsabilidades. por si só. podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento. são classificados pela função – separando-se a função substantiva (fins) da auxiliar (meios. facilitativas). é um grande ato de classificação. além disso.

o item Patrimônio pode estar organizado geograficamente. temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública. isto é. em ordem alfabética. o item Correspondência. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-lembrete. são usados em relação à função e devem. Os documentos públicos podem ser classificados em relação à organização e podem ser descentralizados. A característica essencial do sistema. c) o assunto dos documentos. Essas unidades são registradas numericamente na ordem em que se acumulam. é o registro. os documentos de um serviço são guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos são colocados juntos. Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). que veremos mais adiante. pois resultam de uma função. Temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública – que por ser muito extensa não foi reproduzida aqui)4. nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos. ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. Num sistema de registro mais aperfeiçoado.O sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentário. Entretanto. com notação pura Recomendamos a leitura dessa resolução para efeito de familiarização com os diversos procedimentos arquivísticos 12 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . Em vista disso. portanto. desde que as repartições que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separáveis. em ordem cronológica etc. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem registros ou protocolos. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa. da qual se deriva o seu nome. 2 3 4 Não confundir método ou sistema de arquivamento com método de organização definido acima Estabelece classificação. livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Atribuem-se-lhes números consecutivos. organizacional e por assuntos. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero. de referência e similares. ser classificados de acordo com esta (vide Resolução nº 143 do CONARQ que trata da Classificação. Princípios de classificação Só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento.constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. e fazem-se índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave é o número das unidades de arquivamento. o item Pessoal. b) a estrutura do órgão que os produz. No serviço de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Indicam a ordem dos documentos em cada série. Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento 2. quer auxiliar. Esses números são a chave para o controle dos documentos em ambas as séries. os métodos de organização podem ser funcional. atividades e atos). quer substantiva. e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos dos documentos. Por exemplo. os documentos públicos devem ser classificados em relação à função. Elementos de Classificação Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) a ação a que os documentos se referem (funções. Na execução de qualquer espécie de atividade.

podendo ser alfabética. as guias. picotada. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. a um terço. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 13 . as pastas. São as fichas. um quarto ou um quinto. onde se escrevem as notações. Também poderá ser aberta ou fechada. Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. Será aberta quando indicar somente o início da seção e fechada quando indica o princípio e o fim. numérica ou alfanumérica. Vide figuras abaixo.Escolha das Instalações e equipamentos Equipamento é a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do trabalho arquivístico. Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. pela ordenação cronológica. Material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. Notação é a inscrição feita na projeção. O comprimento pode corresponder à metade da guia. Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina. as tiras de inserção e outros.

Constituição de arquivos intermediários Os depósitos intermediários só devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondência 14 9 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . distribuição. Protocolo Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina: Pass Atividades o 1 2 3 4 5 6 7 8 Receber a correspondência Separar a correspondência oficial da particular Distribuir a correspondência particular Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso Encaminhar a correspondência oficial sigilosa Abrir a correspondência ostensiva Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de antecedentes Requisitar ao Arquivo os antecedentes.159. uso. Gestão de documentos A Lei Federal 8. Devem ser criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicações e emissão de vias desnecessárias. elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e consultas). terminologia. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo. de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestão de documentos”: Art. suas finalidades e responsabilidades. registro. detalhamento das rotinas etc. tramitação). classificação. A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento. tramitação. Em geral. A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda. expedição. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição e para terceiros. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. informações sobre os arquivos da instituição. existem em âmbito governamental. Esse manual deverá incluir organogramas e fluxogramas. Implantação e acompanhamento O manual de arquivo deverá ser elaborado após estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física.

ao arquivo 5 Essa ficha será retirada no órgão a que o documento é destinado pelo responsável pelo controle no âmbito desse órgão. que o redistribuirá 15 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . data de entrada. anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino 6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos. espécie. encaminhando-o ao seu destino. acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. de acordo com despacho de autoridade competente Expedição Geralmente são adotadas as seguintes atividades: Pass Atividades os 1 2 3 4 5 6 Receber a correspondência Verificar se não faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data. código e resumo do assunto. se for o caso Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser assim descritas: Pass Atividades os 1 Preparar a ficha de protocolo. anotando: número de protocolo. procedência. rearquivando-as em seguida 4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica 5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos. número e data do documento. em duas vias.Pass o 10 11 12 13 Atividades Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto. devendo essa passagem ser feita por intermédio do Setor de Registro e Movimentação. e será novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro órgão. primeira distribuição 2 Anexar a segunda via da ficha5 ao documento. no original e nas cópias Separar o original da cópias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cópias. juntamente com os antecedentes. após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas 3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto.

As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas. notações compostas e fechadas: Aa-Al . não importa qual seja. É um método direto. B. respeitadas as normas gerais para alfabetação. O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto. simples ou compostas. Notações simples abertas: A. Alfabético Geográfico Simples Cronológico Numéricos Digitoterminal Básicos Enciclopédico Alfabéticos Dicionário Duplex Ideográficos Decimal Numéricos Unitermo ou Indexação coordenada Variadex Automático Padronizados Soudex Mneumônico Rôneo Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. flexível e deve admitir expansões. C Ab. Nesse método. Na escolha de um método de arquivamento devese levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples. com mais freqüência às falhas humanas do que a falhas do sistema. Ac etc.Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os documentos devem ser arranjados. pode apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. para se localizar o documento. Am-Az etc. Qualquer sistema de arquivamento. A insuficiência do arquivamento deve-se. as fichas ou pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética. Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar um índice Sistema indireto é aquele em que. é preciso antes consultar um índice ou um código. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 16 . Método Alfabético (método básico) Método alfabético é o mais simples.

Ricardo d’Ferreira. do. Exemplo: Marco Antônio Neto. um. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Carlos Montes Altos. Exemplo: Doutora Maria Helena. Carl Gustav 9. 4. Guimarães.Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Capitão Silva Mozila. Juvenal Cavalcante. Armando (Juiz). Nos nomes de pessoas físicas. Sílvia. Exemplo: Walmir Santo Cristo. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. John. Santo Cristo. Roberto 5. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. 2. José Sobrinho. John Boy Arquivam-se: Boy. Ricardo Silveira Arquivam-se: Silveira. Luís São Caetano. Marília Morro Azul. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. Pedro Lima Arquivam-se: Cavalcante. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Silveira. Exemplo: Heitor Villa-Lobos. entre parênteses. Rosana. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. Paulo. Freud. Exemplo: Sigmund Freud. tais como a. Arquivam-se: Antônio Neto. Os sobrenomes formados com as palavras Santa. Rosana d’Albuquerque. Regras de Alfabetação 1. 17 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . Ricardo.: havendo sobrenomes iguais. Silveira. mas não considerados na ordenação alfabética. Ricardo. Arquivam-se: Helena. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. de. Praia Vermelha. Maria Silveira. e. 6. Juiz Armando Marques. Farias de. devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes. Lima. Villa-Lobos. não são considerados (ver também regra nº 9) Exemplo: Paulo de Farias. Luís. Maria. prevalece a ordem alfabética do prenome. Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita. Rita. Silveira. Morro Azul. Sílvia 3. Mozila. Neto. Juvenal. Carl Gustav Jung. 7. Ferreira d’. 8. Os artigos e preposições. Silveira. São Caetano. Exemplo: R. Marco. Maria (Doutora). salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11). Jung. Exemplo: Rita Guimarães. R. Sílvia Praia Vermelha Arquivam-se: Montes Altos. São colocados após o nome completo. Silvia Obs. Heitor.: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de descrição. Arquivam-se: Albuquerque d’. Maria José Sobrinho. Marques. Walmir. Roberto Silveira. uma. Júnior. Maria Obs. Os títulos não são considerados na alfabetação. Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome. Pedro. Silvia Maria Filho. Marília. Denise. o. Maria Filho. Sigmund. d. Carlos..

Du Pont. Cantoneira Alegre. Library of Congress (The) 13. Admite-se. Francisco de Pina de Mello. Oviedo y Baños. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como e apresentam. Exemplo de critério letra por letra: Canto dos Cisnes. Francisco de. consideradas uma após a outra. Exemplo: Embratel. que corresponde ao sobrenome de família do pai. Nos títulos de congressos. Canto dos Frades. Os nomes de firmas. A Colegial. Fábrica Estrela de 4 pontas. os números arábicos. Rios. The Library of Congress Arquivam-se: Colegial (A). não se considerando. Angel Del. Angel Del Arco y Molinero. 3 (Três) M do Brasil Essas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização. Congresso de Odontologia (1º) 14. Pina de Mello. gerência. departamento. Exemplo: José de Oviedo y Baños. Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor.Superintendência Financeira 15. As regras de ordenação podem ser adotadas segundo critério de letra por letra ou de palavra por palavra. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Os nomes orientais – japoneses. superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. chineses e árabes – são registrados como se apresentam. que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. Exemplo: Li Xian Xin. Madeiras Cachoeira dos 4 Arquivam-se: Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. Canto Raiado. Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 18 . Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. Fundação Getúlio Vargas. Cantoneira Alegre Como se pode observar. TELERJ . Antonio de los Rios Arquivam-se: Arco y Molinero. 1º Congresso de Odontologia Arquivam-se: Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). De Penedo. Antonio de los 11. os artigos e preposições que os constituem. Embratel. para fins de ordenação. assembléias e assemelhados. porém. Guilio di. Li Yutang 12.Exemplo: Guilio di Capri. Esteban De Penedo. entre parênteses. Li Yutang Arquivam-se: Li Xian Xin. Canto dos Frades. reuniões. Fundação Getúlio Vargas. conferência. Canto Raiado Exemplo de critério palavra por palavra: Canto dos Cisnes. Esteban. desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras. Superintendência Financeira da TELERJ Arquivam-se: TELERJ – Gerência de Atendimento. no critério letra por letra não se consideram os espaços entre palavras. empresas. seção. Exemplo: Gerência de Atendimento da TELERJ. Exemplo: 3M do Brasil. Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo). Charles 10. Charles Du Pont Arquivam-se: Capri. Exemplo: III Conferência de Cirurgia Cardíaca. para facilitar a ordenação. José de.

procedência ou local. seguido da capital e do correspondente. cidade e correspondente (quem enviou a correspondência) Quando se organiza um arquivo por estado. deve-se ordená-las alfabeticamente. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. alfabeta-se em primeiro lugar o país. Entretanto. entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que. Sua desvantagem é a de exigir duas classificações. Método numérico simples O método numérico simples é um método indireto. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: Nome do estado. após as respectivas capitais dos países a que se referem. O método geográfico é direto e de fácil manuseio. pois exige a consulta a um índice alfabético. não havendo destaque para as capitais. estado e correspondente Como a principal chave é a cidade. Exemplo: Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima Arquivam-se: Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Nome da cidade. não seguirá a ordem alfabética. as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. Exemplo: Araçatuba – SP – Luiz Carlos São Mateus – ES – Maria Augusta Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva Arquivam-se: Araçatuba – SP – Luiz Carlos Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva São Mateus – ES – Maria Augusta É necessário que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Quando se trata de correspondência com outros países. logicamente. Nesse método atribui-se a cada entrada uma numeração seqüencial sem qualquer preocupação com a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 19 .

passando a ser chamado daí em diante de processo. desde que seja da mesma data. Método ideográfico alfabético enciclopédico Exemplo: Cursos Especialização Formação Pós-graduação Doutorado Mestrado Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 20 . obrigando duplicidade de pesquisa. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas miscelâneas. Nesse método. o documento é colocado em uma capa de cartolina. no segundo caso. Método Dígito-terminal Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos. também é possível o reaproveitamento de numeração. unitermo ou indexação coordenada. Os documentos são numerados seqüencialmente. duplex. M3 e.423. É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea. são lidos da direita para a esquerda. Depois de autuado. Métodos por assunto (ideográficos) Os alfabéticos podem ser enciclopédico ou dicionário. Exemplo: o número 831. os quais receberão o número da pasta.14. dispostos em três grupos de dois dígitos cada um. menor possibilidade de erros.ordenação alfabética. decimal. M21-30 etc. serão colocados zeros à sua esquerda para fins de complementação. No primeiro caso. b) numera-se cada correspondente eventual. que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma. Essa pasta miscelânea pode ser organizada segundo dois critérios distintos: a) numeram-se somente as pastas. Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto. arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenação alfabética. M-2. a notação das pastas miscelâneas seria M-1. M1-10. além da ordem numérica deve-se observar a data. os numéricos. As vantagens desse método são maior grau de sigilo. será necessário um registro para controle da numeração utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Método numérico cronológico Nesse método. será lido 23. por ser mais fácil de lidar com números do que com letras. Tal método tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento. Nesse método. Além disso. precedido da letra M (de miscelânea). formando pares. É um método adotado em quase todas as repartições públicas. Nesse método pode-se ainda reaproveitar uma numeração que venha a vagar. Numera-se o documento e não a pasta. cujo elemento principal de identificação é o número. M11-20. arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabética. mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números.83 Quando o número for composto de menos de seis dígitos.

dois. São portanto métodos indiretos. partindo-se do geral para o particular. Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de classificação o que não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição. Um bom exemplo de classificação decimal pode ser encontrado na resolução nº 14 do CONARQ. divisões. e assim sucessivamente. grupos. subseções etc. Cada classe é subdividida em nove subclasses e uma décima para generalidades. Exemplo: 0 Administração Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho Aplicada à educação 1-2 Ciência política 1-3 Administração 1-4 Economia Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes. pode ter um. três ou mais algarismos.Pesquisas Administração Ciência política Economia Método ideográfico alfabético dicionário Cursos de doutorado Cursos de especialização Cursos de formação Cursos de mestrado Cursos de pós-graduação Pesquisas de administração Pesquisas de ciência política Pesquisas de economia Método ideográfico numérico – duplex Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice alfabético remissivo. A parte inteira do número é composta de três algarismos. subgrupos. A parte decimal. Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos. cuja classificação divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não podem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Método ideográfico numérico – decimal Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 21 . subclasses. sucessivamente. As dez primeiras divisões são denominadas classes. que é facultativa. e a seguir. as dez seguintes.

sonoros e outros arquivos constituídos de documentos especiais. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-índice. em 13 de março de 1936 1936. através da análise do documento são identificadas as palavras-chave ou descritores. Métodos padronizados Dentre os métodos padronizados. Esse método é recomendado para arquivos fotográficos. como no exemplo a seguir: Greve: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 210 311 172 063 04 135 006 017 008 099 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 320 421 232 0173 134 235 026 417 098 149 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 450 461 252 0243 244 465 236 317 128 439 0 0 530 531 Metalúrgicos 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 120 411 212 003 004 145 016 127 018 199 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 340 521 322 0193 144 245 345 527 108 239 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 530 631 512 0283 234 475 575 427 138 399 Pelo exemplo acima pode-se concluir que há duas fichas que contêm as palavras-chave Greve e Metalúrgicos: a 0004 e a 0530. A seguir. Uma vez numerado. ou grupo de documentos.Método ideográfico unitermo (ou indexação coordenada) Vem sendo utilizada com grande êxito nos arquivos especiais e especializados. Sua finalidade é identificar e localizar o documento quando solicitado. Assembléia extraordinária Foi realizada no salão vip do Hotel Marina. na coluna cujo algarismo coincidir com o final do número atribuído ao documento. Hotel Marina na praia do Leblon. de acordo com sua entrada no arquivo. O método consiste em se atribuir a cada documento. O número de registro é transcrito nas fichas correspondentes às palavras-chaves escolhidas para sua identificação. o mais conhecido é o automático. como mostra o exemplo a seguir: Nº 0012 Assembléia Extraordinária Palavras-Chave / descritores Resumo: Assembléia extraordinária Greve para deliberar sobre a continuidade da greve Metalúrgicos promovida pelos metalúrgicos de todo país. um número em ordem crescente (número de registro). para cada palavra-chave prepara-se uma ficha. dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 22 . que servirão posteriormente como chave de pesquisa.

onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a primeira. para evitar que depois de numeradas as divisões sejam alteradas. Etapas de arquivamento São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção. classificação. Métodos padronizados – variadex Esse método é uma variação do método alfabético. Métodos padronizados – rôneo e mnemônico Não trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos. Nesse método trabalha-se com uma chave constituída de cinco cores.foi inventado o sistema soundex. segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por código. sucessivamente. Inspeção Consiste no exame. Nesse método é possível reduzir a incidência de erros de arquivamento muito comuns no método alfabético. Métodos padronizados – soundex Para os arquivos alfabéticos onomásticos. Usam-se notações fechadas. Estudo Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída. ordenação e guarda dos documentos. em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores da chave. Nesse método são utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento. Dessa forma. por intermédio da leitura. codificação.Métodos padronizados – automático Nesse método os papéis são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto. previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. como a localização de documentos. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 23 . a existência de antecedentes. estudo. bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas. As unidades de arquivamento são assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica. sem levar em conta se a grafia é ou não a mesma. Método alfanumérico Esse método não é considerado básico nem padronizado. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al =2 Am-As =3 E assim. do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. Esse método trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto. O código baseia-se no som das consoantes dos nomes. ao invés de o serem pela seqüência estritamente alfabética. de grandes proporções.

Um instrumento de destinação pode servir a vários fins. na mesma linha hierárquica. Guarda dos documentos É o arquivamento propriamente dito. Torna-se impossível prover espaço para armazená-los.433/68. avaliação. aos órgãos que os receberam ou produziram. o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. Deverá ser utilizada a guia-fora. por empréstimo. consultar Resolução nº 14 do CONARQ. O destino de um documento pode ser a transferência para um depósito de armazenamento temporário (record center) ou para um arquivo de preservação em caráter permanente. faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. índice da pasta. assinatura de quem retirou e do arquivista responsável pelo empréstimo. E. O custo da manutenção de tais papéis vai além das posses da mais rica nação. Podem visar tão-somente à identificação de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 24 . é lógico. que poderá ser organizado em diversas modalidades. o recolhimento para um arquivo de custódia permanente. nome de quem retirou e sua unidade administrativa. podendo ser renovados mediante sua apresentação no Arquivo. Análise. os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam úteis à pesquisa erudita. bem como pessoal para cuidar dos mesmos. A transferência para um depósito temporário presume valor para um futuro uso administrativo. Ordenação É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. que ficará no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossiê. redução de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruição imediata. 1º. Codificação Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado. só é proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que justifique a despesa. Empréstimo e consulta Documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos. Para maiores informações vide art.Classificação Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo. Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês. Para facilitar sua cobrança. dado o seu alto custo. sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias. A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser julgada tão-somente pela exatidão de suas determinações. seleção e eliminação O governo não pode conservar todos os documentos produzidos em conseqüência de suas múltiplas atividades. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. Para informações adicionais. deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua followup para controle de prazos. Além disso. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada. aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores. § 2º e art 2º da Lei 5. A microfilmagem. legal ou fiscal.

A incineração – processo condenado –. datas abrangentes. maceração etc. natureza dos documentos e quantidade. os quais devem conter. Salvo em circunstâncias excepcionais. Um documento feito com esse objetivo chama-se “tabela de descarte”. Uma vez determinada a eliminação de documentos. Os documentos selecionados para eliminação normalmente são vendidos como papel velho. pois. Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente. Um instrumento de destinação pode também ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano. a identificação dos conjuntos documentais. um importante instrumento de administração. A remoção ordenada e o descarte de grande quantidade de papéis inúteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. bem como a indicação do instrumento de destinação que autoriza a destruição. pois muito do valor daqueles deriva de sua relação com a própria função. se os documentos forem devidamente classificados em relação à função. devem ser preparados os termos de eliminação correspondentes. portanto. Essas tabelas normalmente são aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminação dos mesmos. quer pelo aumento do índice de poluição que provoca. é um processo de alto custo. a facilitar o seu uso em atividades correntes. quer pela impossibilidade de reciclagem do papel. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se “plano de destinação” ou “tabela de temporalidade”. A triagem ou escolha das pastas. A maceração ou qualquer outro tratamento é sempre aconselhável quando se tratar de documentos confidenciais. como uma preliminar para a sua exata identificação nos instrumentos de destinação. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destruídos depois de terem servido ao uso corrente. ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentação. em geral. podendo. seja a transferência para um arquivo de custódia permanente. Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um órgão e indicar o destino que se deva dar a cada um deles. O teste de eficiência de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela incluídos serem removidos e eliminados no fim dos períodos de retenção recomendados. e somente como finalidade secundária a facilitar a sua remoção e descarte. seja a eliminação. deve-se incluir uma cláusula proibindo a sua revenda como documento. de forma sucinta. a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econômico. As decisões para se destruir documentos devem ser finais e irrevogáveis. São. os documentos podem ser: Permanentes vitais ◊ aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importância Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 25 . podem. a menos que uma boa parte dos documentos que estão sendo examinados possa ser separada para descarte. Um documento preparado com esse objetivo chama-se “lista de descarte” ou “lista de eliminação”. os documentos não devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinião mediante verificação de falta de uso dos mesmos. não deve ser adotada. Todos esses instrumentos de destinação são atos normativos. porém. Valor dos documentos Em relação ao seu valor. em primeiro lugar. Quando se faz um contrato para venda desses papeis.corpos de documentos acumulados num órgão do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. De fato. Contudo. tem estreita ligação com as práticas de destinação. ser eliminados segunda esta. Os documentos devem ser classificados visando. A classificação.

pela informação que contêm. todos os fatos de importância sobre a existência de um órgão. menos pela prova que oferecem da ação do governo. devem ser conservados indefinidamente. Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova da organização e função. coisas ou fenômenos. Permanentes ◊ são os que. e valores secundários. entidades. há que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram. condições etc. “como era conduzido. ou seja. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa. Distinção entre valores primários e secundários Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias: valores primários. Valores Informativos Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas e não da informação ali existente sobre as próprias repartições. Valores probatórios Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a sua organização e de como funcionava. Todos os arquivistas admitem que o mínimo a ser guardado são os documentos sobre a organização e o funcionamento. de modo geral. a pessoas (físicas e jurídicas). para a própria entidade onde se originaram os documentos. Mediante uma seleção criteriosa de vários grupos e séries. não se deve reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer. todos os documentos essenciais relativos à origem. coisas. por quem e com que resultados?”. Para efeito probatório deve-se procurar responder as seguintes perguntas: “o que era o negócio?”. Temporários –> quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento. em todos os seus numerosos e complexos setores.vital para a organização. problemas. sabendo-se que os dois tipos de valores não se excluem mutuamente. não devem ser feitas tomando-se por base parte da documentação e não importa quão bem concebido e bem executado seja um programa histórico. um arquivista pode reunir. em um corpo de documentos relativamente pequeno. As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentação do órgão. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções serão chamados de valores probatórios. A informação pode relacionar-se. e b) a informação que contêm sobre pessoas. do que pela informação que apresentam sobre pessoas Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 26 . para outras entidades e utilizadores privados. Distinção entre valores probatórios e informativos Pode-se determinar mais facilmente os valores secundários de documentos oficiais se os analisarmos em relação a dois aspectos: a) a prova que contêm da organização e do funcionamento do órgão governamental que os produziu. com que o órgão governamental haja tratado. ao desenvolvimento e ao funcionamento de um órgão – documentos probatórios ou demonstrativos. Os valores inerentes aos documentos devido à informação que contêm serão chamados de valores “informativos”. jamais poderá produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. que contêm o testemunho da existência e das atividades do órgão.

iniciada em 1861. 1830. ao contrário. pois. e c) importância. referem-se a fatores ponderáveis – a assuntos que são passíveis de ser avaliados na base de fatos que não deixam dúvidas. Há alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. que não os próprios criadores. O termo “unicidade”. ou de que atividades resultaram. é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. as dos pesquisadores e do público em geral. Os testes de unicidade e forma. Importância O arquivista presume que sua primeira obrigação é a de conservar a documentação que contenha informação que satisfará às necessidades do próprio governo. b) muitos fatos são apresentados sobre algumas pessoas. na Inglaterra. o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informação nos documentos. eventos. à adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos. Forma Ao aplicar o teste forma. onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil. Antes de aplicar o teste da importância. problemas. O interesse aqui reside na informação que contêm. devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros. Para determinar se um corpo de documentos é a única boa fonte de informação sobre um dado assunto. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 27 . Em geral. São eles: a) unicidade. quanto a unicidade dos documentos que contêm a informação. se os documentos vão ser preservados num arquivo. Na Alemanha é o ano de 1700. situações. O termo forma aplicado aos documentos e não à informação neles contida refere-se à condição física dos documentos oficiais. na França. A informação pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos são apresentados em dado documento sobre muitas pessoas. Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista não leva em consideração a origem dos documentos – que órgão os produziu. por mais indefinidas que sejam. e b) a forma dos documentos. Os arquivistas de diversos países estabeleceram datas-limite antes das quais propõem que todos os documentos sejam conservados. coisas e propriedades que deram origem a competente ação. significa que a informação contida em determinados documentos oficiais não será encontrada em outras fontes documentárias de forma tão completa e utilizável. Unicidade Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informação. O teste de importância relaciona-se a fatores imponderáveis – a matérias que não podem ser avaliadas com real certeza. e na Itália. 1750. ou c) muitos fatos são apresentados sobre matérias diversas – pessoas coisas e fenômenos (informação diversa). O arquivista alemão Meissner formulou a máxima “a idade avançada deve ser respeitada” nos documentos. A data italiana corresponde aproximadamente. pois os arquivos quase sempre têm problemas de espaço para a guarda de documentos.determinadas. condições. coisas ou fenômenos (informação extensa). o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. A informação é obviamente única se não pode ser encontrada em outro lugar. b) forma. A condição física é importante. por coincidência histórica. 1861. coisas ou fenômenos (informação intensa). aplicado à informação. usá-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecânicos ou eletrônicos. e depois disso. os documentos que representam concentração de informação são os que mais se prestam à preservação arquivística.

porque contêm dados que são representativos ou ilustrativos do todo. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 28 . Documentos relativos a coisas No estudo dos documentos sobre coisas. Entre as coisas.seleção especial e amostra estatística Na seleção de documentos.Documentos relativos a pessoas . tais como formulários de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informação extensa. simplesmente. isto é. e b) o de amostra estatística. Este último. se novos. ao contrário. o arquivista deve levar em consideração a documentação total em conexão com o assunto a que se refere a informação. porque tratam de um acontecimento ou ação importante ou significativa. não possui. Um arquivista. baseada na análise total da documentação relativa ao assunto a que se referem os documentos em questão. o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentação do órgão que os produziu. aos sociólogos. Se os fenômenos são antigos. deve-se aplicar o princípio da seleção especial. em forma concentrada. Deve ser. curvas e compilação de númerosíndices são técnicas altamente especializadas. Na última alternativa. um número limitado de processos sobre indivíduos. não importa qual seja sua experiência. economistas ou estudiosos de administração. com a terra na qual vive. para retenção. episódios ou acontecimentos importantes. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questão contém informação única e se apresenta uma forma que o torne útil como uma fonte de informação. A análise é a essência da avaliação arquivística. fundamentalmente. o ser humano se preocupa. Igualmente. em geral. ou que sejam suficientes para esclarecer os fenômenos investigados. Conclusões A avaliação de documentos não deve se basear em intuição ou em suposições arbitrárias de valor. dois critérios são possíveis. O primeiro é selecionar aqueles que representam concentrações de informações. ou porque contêm dados considerados próprios para um estudo de condições sociais e econômicas específicas. os valores a serem considerados são os que derivam da informação que contêm ore as próprias coisas e não da informação sobre o que acontece às coisas. Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econômicos. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas. Esse princípio significa. É bom distinguir-se imediatamente esse princípio do princípio de amostragem estatística. dois princípios podem ser adotados: a) o de seleção especial. classificação e análise estatística. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatórios dos documentos. requer um conhecimento do método que o arquivista. naquela de selecionar. O segundo é selecionar um certo número de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo. parte de uma disciplina distinta. tendo em vista a informação que contêm sobre pessoas. ao apreciar os valores informativos dos documentos. previsões. adotado no início do século XX. cômputo de médias e probabilidades. Documentos relativos a fenômenos O termo fenômeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. interessam principalmente aos historiadores. que alguns documentos são selecionados para preservação. ordinariamente apreciará os documentos principalmente por seu valor ou interesse histórico. intensa ou diversa. de correlação de dados. e só depois de feito isto deverá entrar no reino do imponderável. As técnicas de coleta.

O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. Como esse processo é mais trabalhoso. ou seja. Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior.Microfilmagem Os objetivos da microfilmagem de documentos são. a Lei 5. saída direta do computador para a microficha.433/68 regula a matéria. exigindo. o processo de microfilmagem é de alto custo. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. As microformas podem apresentar-se em três modos: filme. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples – unicamente para a leitura – ou conjugados (leitoras/ copiadoras) – para a leitura e cópia em papel. Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM – Computer Output Microfilm. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados. baixa durabilidade dos materiais empregados. Entende-se por microfilmagem de substituição a que incide sobre documentos de guarda temporária. obsolescência. No Brasil. assim. São gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e uma cópia (diazo) para consulta. dois: a) reduzir o seu volume. dos equipamentos necessários à leitura das informações armazenadas. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. Filme (rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. tornando necessária a transferência periódica das informações para outros suportes. sopesar esse custo contra o da preservação dos documentos na forma original. Também são gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para consulta. apresentam alguns problemas que merecem reflexão e exigem soluções dentro de curto espaço de tempo: falta de respaldo legal. sem passar pelo papel. e os documentos a serem microfilmados devem ter características físicas que se prestem à filmagem. ao lado das vantagens que oferecem. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. que assegure o valor probatório dos registros contidos em suportes informáticos. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. Entretanto. por isso. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 29 . falta de padronização na fabricação de equipamentos e suportes. através da fita spool. em geral. Tecnologia da Informação Os avanços tecnológicos. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. devendo-se. jaqueta ou microficha. em prazos de quatro a cinco anos. Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operação. no Brasil. a proximidade das informações. com vistas ao aproveitamento de espaço. b) garantir a sua durabilidade.

os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lógicas. Conquanto tais informações sejam muito úteis na avaliação. § 1º e art 1º. As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário. reside no incentivo que dá às instituições para protelar o exame de seus documentos. É importante lembrar que os documentos transferidos a um depósito intermediário conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o arquivamento e a localização de documentos. Quanto aos arquivos de custódia. destituídos de peças sem valor que com eles possam ter sido arquivados. Com o aumento da massa documental. raramente são um bom substituto para a informação que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados. Essas transferências também ocorrem para áreas de custo reduzido. 1º. e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acúmulos de documentos – regulares ou especiais. as descrições. um arquivo de custódia não deve recolher documentos a cujo uso se imponham restrições consideradas descabidas e contrárias ao interesse público. por escrito. lembrando que o arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente. b) servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos extintos ou de determinadas atividades. por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo. Esses centros não devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionários não possam decidir de imediato. contribuindo para a economia do sistema. em alguns casos. A maior desvantagem de um plano de depósito tipo “limbo”. E por último. não sendo prevista nenhuma fase de transição. a fim de facilitar sua avaliação. surgiu a teoria da “idade intermediária” e com ela a noção de depósitos intermediários. isto é. embora um centro intermediário possa tomar tais encargos. faz-se mister obter informações precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos. acompanhadas dos índices que lhe sejam pertinentes. Transferência e recolhimento são feitos em razão da freqüência de uso e não do valor do documento. aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comissões de análise ou. § 2º da Resolução nº 2 do CONARQ. de valor e sem valor – ao se iniciar um programa de administração de documentos ou arquivístico. no mínimo. para fins de prova ou de pesquisa. devem estar em boa ordem e. que um arquivo permanente não deve aceitar documentos que possam demandar empréstimos freqüentes à repartição de origem. terceiro.Transferência e recolhimento Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no art. Os arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. cujo acervo é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente. Os documentos passavam diretamente de um a outro estágio. Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório. pois libera espaço e economiza recursos materiais.. atendem. segundo devem ser documentos com valor secundário evidente que justifique sua retenção permanente. utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 30 . que é sua finalidade primordial. Tipos de transferência Até a primeira metade do século XX a tradição arquivística clássica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histórica. tanto quanto possível. Sempre que se transferem documentos do tipo não-rotineiro para centros intermediários. deve-se observar alguns preceitos básicos: primeiro. de documentos. a três necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas repartições do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de tempo.

sendo esta última conhecida como periódica de mínimo e máximo. sem. mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade. 17. Periódica é a remoção de documentos. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 31 . Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. que foi traduzido como “contra o rei não há prescrição” (vide art. e ainda dentro de um período determinado. Ela pode ser efetuada em uma etapa. Na transferência periódica em duas etapas – também conhecida por dupla capacidade. de um governo. Segundo. Na transferência periódica em uma etapa.073/2002). O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade que os criou. transferência múltipla ou método do ciclo – os documentos são transferidos para o arquivo intermediário. então. na documentação de um órgão. contudo. os documentos julgados de valor são recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Decreto 4. se julgados de valor. posteriormente. § 4º. ser de sua propriedade. pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Neste caso. Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. em relação aos documentos. onde permanecem durante determinado período e. são recolhidos em caráter definitivo para o arquivo permanente. em intervalos determinados. ou. não há arquivo intermediário e a transferência recebe o nome de recolhimento. certos direitos e privilégios adicionais que não são comumente exercidos pelas entidades criadoras. relativamente à reprodução e à autenticação de cópias. à descrição e à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados – para servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. O direito a tais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade. É normalmente nessa fase (transferência) que se promove a desinfestação e a restauração dos documentos. deve ter. Legalmente. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular. que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido. Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública.073/2002). Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Os documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da administração. A legislação sobre os documentos públicos. devido ao seu valor comprobatório e informativo. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados. em termos mais amplos. 15 e seguintes do Decreto 4. Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade. Referem-se estes ao arranjo. além disso.Há dois tipos básicos de transferência: permanente e periódica. Arquivos permanentes Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados. o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física. em duas etapas. ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento. quase sempre. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi (art. no que diz respeito ao seguinte: Primeiro. Permanente é a que se processa em intervalos irregulares e exige. deve definir claramente as responsabilidades de custódia do arquivista. Só é aplicada em casos especiais. que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo.

073/2002). Arranja seus documentos para uso não-corrente. e arranja-os de acordo com certos princípios básicos da arquivística e não segundo qualquer classificação predeterminada ou esquema de arquivamento. Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. a ordenação das séries dentro dos fundos e. de guarda transitória. Essa circular. As atividades físicas se referem à colocação dos papéis nas galerias. Atividades de arranjo Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos documentos em fundos. intitulada Instructions pour la mise em ordre et lê classement des archives Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 32 . • descrição e publicação ◊ acesso aos documentos para consulta e divulgação. se necessário. • referência ◊ política de acesso e uso dos documentos. A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário. visando a impedir sua destruição. conde Duchatel (1803-67). Princípios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos não se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma única repartição. baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos départments que haviam sido colocados sob a jurisdição dos Archives Nationales. 18. como é o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. origem funcional e conteúdo. em 24 de abril de 1841. não existem métodos ou princípios específicos de arranjo no sentido técnico da palavra aqui empregado. Quanto aos arquivos intermediários.e. devido à sua utilização. • conservação ◊ medidas de proteção aos documentos e. ministro da Instrução Pública de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848. Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã. em contraposição ao uso corrente. estantes ou caixas. As atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: intelectuais e físicas. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior. Evolução dos princípios de arranjo O primeiro grande passo teórico. deve ser feito por pessoa qualificada e especializada.Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos (vide art. por diversas circunstâncias. que diferia do velho método de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificação predeterminados. conseqüentemente do local de sua guarda. dos itens documentais dentro das séries. Nesses arquivos. que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem. aplicam-se apenas critérios racionais de disposição dos documentos em estantes e armários. de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais. os quais emanam de diversos órgãos. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custódia. fixação de etiquetas etc. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: • arranjo ◊ reunião e ordenação adequada dos documentos. Decreto 4. O arranjo é uma das funções mais importantes em um arquivo. por isso. seu empacotamento. ocorreu quando Guizot (1787-1874). pela lei de 26 de outubro de 1796. Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser distintos dos princípios expostos até agora. As intelectuais consistem na análise dos documentos quanto a sua forma.

c) as unidades. uma corporação ou uma família. dentro de um fundo. por assuntos. que o arranjo dado aos documentos pelos próprios órgãos criadores deve ser preservado no arquivo de custódia permanente. ainda está em vigor.” O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrário de classificação de assuntos foi abandonado. seriam arranjadas conforme as circunstâncias. geralmente. ou de decisões judiciais. todas essas vantagens se perdem. como na França) e. primeiro. seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituição. é preferível o arranjo geográfico. estabeleceu um esquema lógico para o agrupamento de documentos dos départments que. b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos. e substituído por um sistema baseado em princípio aplicável de maneira geral. ao invés de seguir esse método. neste caso. baseada na natureza das coisas. em ordem cronológica. O reagrupamento dos documentos de diferentes órgãos. ao menos teoricamente. visto que um pesquisador. onde se decidiu. especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 33 . suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princípio básico de respect des fonds. O princípio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prússia. geográfica ou alfabética. pelo qual todos os documentos originários de uma “autoridade administrativa. por exemplo. corporação ou família” devem ser agrupados. e após. e a cada grupo seria atribuído um lugar definitivo em relação aos outros grupos. de uma coleção de decretos ou leis. talvez. indica a data de tais documentos. essa ordem pode. visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos. geográfica ou alfabética. se propõe uma ordem teórica. O princípio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos públicos administrativos é chamado princípio da proveniência. em segundo lugar. isto é. sendo. Num grande número de casos. é a única maneira adequada de se assegurar a realização imediata de uma ordem regular e uniforme. ser conseguida por meio de inventários existentes. em ordem cronológica. que os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e não de acordo com a natureza das instituições que os criaram. Tal classificação apresenta várias vantagens. Se. Os princípios gerais estabelecidos para a execução desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds). Em primeiro lugar.départmentales et communales. constituindo fundos. Esse princípio é o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituições públicas que os acumulam. por outro lado. tal como uma entidade administrativa. Quando se tratar. nos grupos de assuntos. Se se tratar de documentos relativos a pessoas. todos os documentos originários de uma determinada instituição. embora modificado por dois suplementos posteriores. é mais simples de se por em prática do que qualquer outro sistema. as peças devem ser arranjadas em ordem cronológica. é claro que o arranjo alfabético pelos nomes dos indivíduos facilita as buscas. Se. As relações entre os grupos de assuntos. O eminente paleógrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princípio respect des fonds nos seguintes termos: “Uma classificação geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto. essa classificação é feita com mais facilidade. porquanto consta simplesmente da reprodução da ordem atribuída por seus donos anteriores. pois consiste tão-somente em reunir peças das quais apenas é necessário determinar a origem. devem ser determinadas pelo conteúdo dos mesmos. foi então reconhecido como um método impraticável. se tratar de assuntos de municipalidades.

Conclusões finais sobre os princípios de arranjo de documentos Na aplicação do princípio da proveniência. no entanto. explicaram. pode-se tornar obscuro ou até se perder. quando estes receberam novo arranjo nos órgãos governamentais. a entidade administrativa que os produziu não precisa ter sido completa e independente. mantiveram ou acumularam. como na Inglaterra. ao contrário. Este estabelecia que os documentos de cada órgão devem ser mantidos. ao mesmo tempo. através da função e da organização administrativa. Criou-se ainda um novo princípio chamado Registraturprinzip. pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos. c) o princípio dá ao arquivista um guia exeqüível e econômico para o arranjo. a documentos que já estejam em ordem ou parcialmente ordenados. “não foi criada arbitrariamente. que se destrua a ordem original do registro para substituí-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lógico de cabeçalhos de assuntos. grande parte do tempo do arquivista. Os arquivistas holandeses também concluíram não ser possível. conservando-se. Quebrar as unidades existentes e substituí-las arbitrariamente por novas consumiria. depois de servirem a seus objetivos primários. e impor um plano de arranjo arbitrário aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados não atenderia a qualquer objetivo concebível. de acordo com algum plano arbitrário. os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. mas. tampouco desejável. descrição e utilização dos documentos sob sua custódia.transferidos. assim os documentos são mais inteligíveis quando conservados juntos. considerando-se a relação desses para com a função ou campo de assunto. e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizáveis o acabamento de qualquer tarefa desse gênero. como os atos do governo se relacionam entre si. sob a identidade do órgão ou da subdivisão do órgão. pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele órgão. Deve fazer-se uma exceção à regra de preservar os documentos na ordem original. seria um extravagante desperdício de tempo. O Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 34 . Além disso. consagrando-se mundialmente o princípio da proveniência por várias razões: a) o princípio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. b) o princípio ajuda a revelar o significado dos documentos. como prova documentária. inutilmente. com documentos correlatos. “A ordem original do registro”. é conseqüência lógica da organização do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro é produto”. Se os documentos são arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrário qualquer. o real significado dos mesmos. no arquivo de custódia. é a única maneira viável de colocarem-se os documentos em ordem. ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos. A evolução desses princípios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha. mas deve. Dar novo arranjo. os documentos preservados pelo testemunho que contêm da organização e da função devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuída pelos órgãos que os criaram. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexão com atos oficiais e. não resulta do acaso. na ordem dada pelo serviço de registro do órgão. e não reorganizados por grupos de assuntos. no contexto. Conquanto essa ordem não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores.

lugares ou sobre matéria social. porém. a natureza. Os documentos são descritos estruturalmente. o período de tempo. relatórios. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros não dispõem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mínimo de orientação. que os criou. econômica. mantido. inventário. a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. A escolha dos fundos deverá ser estabelecida de acordo com as circunstâncias e conveniências. Por fim. Os documentos. que consistem na descrição e na localização dos documentos no acervo. sob a direção de seu presidente. constituído dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo. tabelas e outros. tendo-se em vista facilitar a sua utilização pelos estudiosos. e se destinam a orientar os usuários nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 35 . Tais documentos devem ser arranjados. ou às atividades. que é indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa. com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa básicos. às funções. os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as características dos documentos. a estrutura. quanto à substância. dentro do órgão governamental. unicamente. mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que não os correntes só devem ser preservados no arquivo de custódia permanente se atenderem às necessidades arquivísticas. o terceiro elemento é o título da unidade que está sendo descrita. o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia. Atividades de descrição e publicação O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de instrumentos de pesquisa. catálogo e repertório. os documentos modernos que são conservados pelo seu conteúdo informativo – sem referência ao seu valor como testemunho da organização e função – devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam às necessidades dos pesquisadores e dos funcionários. pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. obedecendo a dois critérios: a) Estrutural. Tipos básicos de instrumentos de pesquisa Em 1973. o segundo elemento é o tipo físico a que pertencem os documentos – correspondência. reunidos pela semelhança de suas atividades. científica etc. constituído dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. são descritos fazendo-se referência ao órgão administrativo que os criou. É o instrumento de pesquisa mais genérico. b) Funcional. Uma boa proporção de documentos modernos é preservada unicamente pela informação que contêm sobre pessoas. a AAB formou um grupo de trabalho. Além de tornar o acervo acessível. o quarto é a estrutura física da unidade – partes de um grupo classificado de documentos. volumes encadernados. Sua finalidade é informar sobre o histórico. O primeiro elemento na descrição de documentos é a autoria. ordens. sem observar como estavam arranjados na repartição. o princípio da proveniência. maços de documentos ou caixas. Guia Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. cientistas e outros. dando-se informação sobre a natureza física dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais são arquivados ou classificados.arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes.

como uma série. ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo. Sua finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento. quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes. onomástico ou geográfico. Catálogo Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático. O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporação do fundo no acervo do arquivo. Sua finalidade é descrever a composição do fundo – ou parte dele. pela enumeração de suas unidades de arquivamento. O inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos – constituídos de documentos de caráter oficial – quanto para os de arquivos privados. segundo um critério temático. breve notícia histórica sobre a instituição. ou parte dele. Índice – instrumento de pesquisa auxiliar É uma lista sistemática e pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento. Repertório É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. Inventário analítico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente.Inventário sumário Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente. Sua elaboração só se justifica em casos específicos. por exemplo. cuja organização deve refletir o arranjo adotado para a disposição do fundo. Tabela de equivalência ou concordância É um instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para as novas que Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 36 . descritos de forma sumária ou pormenorizada. ou que digam respeito a determinada pessoa. através da descrição minuciosa de seu conteúdo. ou a lugares específicos existentes num ou mais fundos. sendo os itens descritos minuciosamente. disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto. a pessoa ou a família da qual o fundo é proveniente. onomástico ou geográfico. explicação sobre o modo de consulta do inventário. cronológico. sumariamente descritas – e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. pertencentes a um ou mais fundos. Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinado documento. cronológico. cabendo mesmo a transcrição de documentos na íntegra. A disposição das entradas e demais informações se assemelha à do catálogo. Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto.

Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e continuam durante sua vida. Normas de descrição arquivística são baseadas em princípios teóricos aceitos. procedendo do nível mais geral (fundo) para o mais particular. de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funções da entidade que gerou os documentos e a sua organização. só é plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. estas podem ser descritas em separado. Regra: No nível do fundo. Apresente as descrições resultantes numa relação hierárquica entre a parte e o todo. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação. tal técnica de descrição é denominada descrição multinível. O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. usando-se igualmente os elementos apropriados. ligadas numa hierarquia. Se é necessária a descrição das suas partes. funcional ou agrupamentos de documentos similares. Assim. Nos níveis seguintes e subseqüentes. o princípio de que a descrição arquivística procede do geral para o particular é uma conseqüência prática do princípio do respeito aos fundos. No glossário do ISAD(G) encontramos uma definição de seção: “Subdivisão de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou. Regras para descrição multinível • DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O PARTICULAR Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes. podem ocorrer. Níveis intermediários. tais como seções ou subséries. as partes constituem níveis subseqüentes. O fundo constitui o nível mais geral de descrição. A soma total de todas as descrições assim obtidas. cuja descrição. correspondendo a uma divisão geográfica. dê informação sobre ele como um todo. Manuais expondo regras de descrição para tais documentos já existem. com freqüência. ISAD(G) – Norma Geral Internacional de descrição arquivística Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. • INFORMAÇÃO RELEVANTE PARA O NÍVEL DE DESCRIÇÃO Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 37 . no nível da série. cada seção tem tantas subdivisões subordinadas quantas forem necessárias. no nível do dossiê / processo e / ou uma descrição no nível do item. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierárquica complexa. Por exemplo. de modo a refletir os níveis da estrutura hierárquica da unidade administrativa subordinada primária. quando tal não é possível. dê informação sobre as partes que estão sendo descritas. utilizando-se os elementos descritivos apropriados. cronológica. Um fundo pode ser descrito como um todo numa única descrição ou representado como um todo e em suas partes em vários níveis de descrição. As regras contidas nesta norma não dão orientação para a descrição de documentos especiais.” Descrição multinível Se o fundo como um todo estiver sendo descrito. ele deverá ser representado numa só descrição. Cada um desses níveis pode ser novamente subdividido. pode existir uma descrição no nível do fundo. registros sonoros ou mapas. tais como selos. Para as finalidades destas regras.tenham sido adotadas.

cada descrição à sua mais próxima e superior unidade de descrição. Controle de autoridade (authority control) . Dados de autoridade (authority data) .uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informação que descreve a entidade (entidade coletiva. Registro de autoridade (authority record) . área de fontes relacionadas. área de conteúdo e estrutura. pessoas e famílias. Regra: Forneça apenas a informação apropriada para o nível que está sendo descrito. área de contextualização. permitindo tanto a identificação de fundos fracionados entre diversas instituições. Não repita em um nível inferior informação que já tenha sido dada num nível superior.controle de termos normalizados. Ponto de acesso (access point) . Por exemplo. pelo qual uma descrição possa ser pesquisada. Elementos de descrição Esses elementos são divididos em sete áreas: área de identificação. Regra: Relacione. Regra: No mais alto nível apropriado. se aplicável. não forneça informações detalhadas sobre dossiês / processos se a unidade de descrição for um fundo. área de notas e área de controle da descrição.Objetivo: Representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição. palavra-chave.informação em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade. utilizados como pontos de acesso. identificada ou recuperada. pessoas e famílias Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relação ao ISAD(G). entrada de índice.nome. Glossário de termos associados ao ISAAR(CPF) Catálogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade. incluindo nomes próprios (de pessoas físicas ou jurídicas e geográficos). Entrada de autoridade (authority entry) . como também o próprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas. pessoa ou família) e que pode remeter a outras entradas de autoridade Atividades de conservação A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e. • NÃO REPETIÇÃO DE INFORMAÇÃO Objetivo: Evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas. ao local de sua guarda. • RELAÇÃO ENTRE DESCRIÇÕES Objetivo: Tornar explícita a posição da unidade de descrição na hierarquia. pessoas e famílias em fundos diversos de variados arquivos. área de condições de acesso e uso.ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituição arquivística responsável. não forneça a história administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrição for uma divisão ou uma seção. conseqüentemente. dê a informação que é comum às partes componentes. ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas. e identifique o nível de descrição. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 38 . A criação de registros de autoridade arquivística possibilita o controle das entradas de entidades coletivas.

por meio de instrumentos. Com a fumigação os insetos. A umidade. d) restauração ou reparo. seja na forma original. A luz. o ar seco. O índice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%. A temperatura não deve sofrer oscilações. bem como outros fatores externos de deterioração. Determinados insetos são atraídos pela celulose do papel. mas a umidade é a principal causadora de seu aparecimento. a médio e longo prazos. como enfraquece o papel. propicia o desenvolvimento de mofo. A substância química a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação. de acordo com uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo texto original é de Indgrid Beck. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos. são completamente destruídos. a temperatura. Contudo. mantendo-se entre 20 e 22º. pois neste ambiente encontram condições ideais para se desenvolverem. provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e empregando métodos que preservem os materiais perecíveis. Os agentes externos decorrem das condições de armazenagem e de uso. o movo. a temperatura inadequada. A própria luz artificial deve ser usada com parcimônia. porque não só acelera o desaparecimento das tintas. seja em qualquer outra forma. gases e inúmeras pragas. devese empregar sílica-gel. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos denomina-se climatização. em face do importante problema da preservação dos documentos. São as seguintes as principais operações de conservação: a) desinfestação.Há dois fatores – apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards) – que afetam a preservação do material sob a custódia de um arquivo: agentes externos e internos de deterioração. a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos. além de exercer o mesmo efeito do ar seco. acondicionada em recipientes plásticos. no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade. Não sendo viável tal prática. em qualquer fase de desenvolvimento. Desinfestação O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. A luz do dia deve ser abolida na área de amazenamento. As atividades relacionadas com o arranjo. a poluição ácida do ar e as impurezas no papel são os principais agentes de deterioração. temperatura e umidade desfavoráveis. somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. b) limpeza. A luz. são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental. As emanações deletérias dos gases também destroem as fibras do papel. A poluição ácida do ar. de umidade relativa e de poluentes. a umidade. os prédios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. c) alisamento. os internos são inerentes à própria natureza material dos documentos. A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis. Nas áreas onde se observa elevada poluição atmosférica. cola. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores. a fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. O controle de temperatura. Os agentes externos mais responsáveis pela deterioração são os gases ácidos da atmosfera e particularmente o dióxido sulfúrico (H2SO5). a umidade. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 39 . O ar seco é outro fator de enfraquecimento do papel. descrição e consulta ficam em plano secundário. goma ou caseína. a poeira. O calor constante destrói as fibras do papel.

por ser termoplástico. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola. Caso existam documentos em estado de fragilidade. antes de se tentar a restauração por qualquer método. juntamente com o papel de seda. mas. cuja matéria prima é de alto custo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade.Limpeza É a fase posterior à fumigação. que é natural. durante uma hora. porém. não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos. 90 a 95%. colocando-o numa prensa hidráulica. o que aumenta a sua resistência. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente. O acetato de celulose. aplicadas com pasta de amido. em máquinas elétricas. sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente. expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável. devido ao uso de adesivo à base de amido. utiliza-se um pano macio. Silking Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade. em uma câmara de umidificação. É. são passados a ferro. com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose. e sem que aumente o volume e o peso. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 40 . impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos. nas duas faces. Na falta de equipamento adequado. Restauração Os documentos devem ser tratados em relação à acidez. além de exigir habilidade do executor. Tecido Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino. Em seguida. uma escova ou um aspirador de pó. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade. e dispensa adesivo. A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. tratados por este processo. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão. folha por folha. Na falta de instalações especiais para essa operação. tornando-o imune à ação de fungos e pragas. aconselha-se usar ferro de engomar caseiro. Os documentos. recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. adere ao documento. um processo de difícil execução. afeta suas qualidades permanentes. no entanto. Vários são os métodos existentes. tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos. Laminação Processo em que se envolve o documento.

Arquivista) No contexto contemporâneo. deixando o documento solto dentro das duas lâminas. Questões de Concursos 1 . Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 41 . um conceito totalmente assimilado pela arquivologia. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces. ou determinação de autoridade superior. bem como os direitos de terceiros. Assim. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. bem como elaborando o regulamento da sala de consulta. entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm. as características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal. indicando as categorias de usuários que terão acesso ao acervo. embora não empregue calor nem pressão. Encapsulação Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. considerado elemento fundamental para a garantia da capacidade testemunhal do documento eletrônico arquivístico.BNDES . de fácil obtenção. mas o peso duplica. é o de * a) Destinação. * e) Dados.( CESGRANRIO .O volume do documento é reduzido. Quanto à política de uso. Compete ao arquivo determinar a liberação ou restrição de acesso. A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos. utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada. o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos. * c) Metadados. Atividades de referência Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as políticas de acesso e de uso dos documentos. oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações. desenvolvido na Índia. Por política de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relação ao que deve ou pode ser consultado. * d) Prevenção. * b) Documentabilidade.2010 . também chamada laminação com solvente. por ser mecanizada. que são substituídos pela acetona. é rápida e a matéria-prima. A laminação manual. Laminação manual Este processo. A aplicação.

No plano institucional.MPU . J.Analista . * ( ) Certo ( ) Errado 4 . portanto.2010 . ou não orgânica. como corolário. Como qualquer outro recurso.MS . todos os membros do organismo têm necessidade de informação que pode ser orgânica. elaborada. sem os quais ela não conseguiria viver. a informação deve ser gerida eficazmente. enviada ou recebida no âmbito da sua missão. avaliação e eliminação segundo as especificidades da esfera pública. 63-4 (com adaptações). materiais ou financeiros. realizada por meio de sistemas virtuais. p. produzida fora do âmbito desta. * ( ) Certo ( ) Errado 3 . Lisboa: Dom Quixote.( CESPE . julgue os itens a seguir. e.Arquivologista) A informação constitui uma mercadoria tão vital para a empresa como os recursos humanos. de um reconhecimento oficial da empresa. o que necessita. noções de gestão de informações e documentos e a legislação arquivística brasileira. julgue: É importante pesquisar novas bases teóricas e metodológicas para a arquivologia porque. Para desempenharem as suas respectivas funções. Rousseau e C. Couture.MS .( CESPE .2010 . 1998. A partir do texto acima e considerando os conceitos fundamentais da arquivologia.2 .Arquivologia ) Considerando os conceitos fundamentais de arquivologia. julgue os itens a seguir.Arquivologista ) Com relação às atividades de seleção. isto é. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 42 . Os fundamentos da disciplina arquivística.2010 . os suportes documentais serão todos eletrônicos e a organização. no futuro. isto é. a teoria das três idades já não terá mais validade. o princípio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto possível do lugar de sua criação e aplicação e guardados por quem os acumulou.( CESPE .

O princípio da proveniência.MS .Arquivologista ) Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 43 . no caso de documentos ou arquivos públicos. podendo englobar a tabela de temporalidade. teorias e princípios fundamentais da arquivologia.MS . garante. quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou. entre outros. * ( ) Certo ( ) Errado 6 .2010 . que estes permaneçam sob custódia de instituições com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo. * ( ) Certo ( ) Errado 5 -( CESPE . * ( ) Certo ( ) Errado 7 . a lista de eliminação e o termo de eliminação.Arquivologista ) Julgue os itens a seguir que abordam conceitos.2010 .MS .2010 . vinculando-os a sua origem imediata. fundamento básico da arquivologia. a expressão também é utilizada no sentido de conjunto dos instrumentos de destinação. definida pela natureza jurídica de seu conteúdo e pela obediência a normas precisas de redação a que tal documento obedece.( CESPE .( CESPE . qualquer espécie documental pode ser identificada com base na configuração apresentada pelo documento escrito. além de aspectos relativos a tipologias e suportes documentais.Plano de destinação se refere a um esquema no qual está indicada a destinação dos documentos.Arquivologista ) Em arquivologia.

a integridade dos documentos arquivados. por meio de ações de recuperação e reforço. em andares térreos e subsolos. a baixa incidência de luz. portanto.( CESPE . por exemplo. 9 . filme de acetato. uma vez que o próprio CONARQ não produziu documento que disponha acerca dessa matéria. preferencialmente. que é o papel. assinale a opção correta. pergaminho. disco ótico. pois são importantes testemunhos históricos e culturais. * c) Denomina-se preservação o conjunto de medidas cujos objetivos são estabilizar o processo de degradação de documentos e reverter danos físicos ou químicos sofridos. são: papiro. de modo a garantir. devido às condições estruturais de resistência a cargas e às condições ambientais favoráveis à preservação de documentos. fita magnética. é correto que o arquivo corrente que existir na ANTAQ seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agência para apoio às atividades cotidianas. Com relação a esse assunto. entre outros. Alguns exemplos. disco magnético. * e) O CONARQ orienta as instituições arquivísticas a buscarem auxílio de consultorias para planejarem e implantarem programas de conservação documental.Arquivista ) Os acervos arquivísticos precisam ter sua integridade física garantida para que possam ser transmitidos às gerações futuras. dos procedimentos adotados durante a produção e a tramitação.( CESPE . * d) A preservação de documentos de arquivo depende. De acordo com os fundamentos da arquivologia.Analista Administrativo) Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia e tendo como referência a legislação arquivística brasileira vigente.O termo suporte é utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contém informações registradas. julgue os itens a seguir. também.2010 . assegurar que o acesso a documentos se submeta a um conjunto fixo de critérios de preservação. * a) Os depósitos de documentos devem ser alocados.ANTAQ . Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 44 . por isso. devem ser considerados no planejamento das ações de conservação de documentos adotadas pelas instituições produtoras/acumuladoras de documentos.DPU . * b) A sobrevivência de documentos por longo prazo de guarda é responsabilidade exclusiva do arquivista. * ( ) Certo ( ) Errado 8 . como. além do mais comum hoje.2009 . os quais. o qual deve.

* ( ) Certo ( ) Errado GABARITO: 1-C 2-C 3-E 4-C 5-E 6-E 7-C 8-D 9-C 10 .ANTAQ . são necessárias pelo fato de que todos ossetoresda vida exigem trabalho em grupo. de bancos de dados ou de dossiês temáticos.2009 . Dentro do campo das relações humanas há variações para cada área especificamente. a sociologia. o homem já não pode trabalhar sozinho. No trabalho. estas relações são necessárias pois toda empresa.E Relações Humanas no Trabalho Falar em relações humanas é considerar todo tipo de ralação social ou interação entre os indivíduos. Relações humanas no trabalho. A informação não orgânica existe exclusivamente nos setores de trabalho e sob a forma de publicações. na educação. aquilo que envolve o homem ai estão as relações humanas. pois a maioria das tarefas são realizadas por grandes grupos de pessoas. as relações humanas no trabalho. Esta é uma questão abordada por diversas ciências. por exemplo.Analista Administrativo ) Julgue os itens seguintes. seja ela de grande. etc.( CESPE . a coletividade. relativos a conceitos fundamentais de arquivologia. A divisão do trabalho cada vez maior torna o dia a dia da empresa mais dependente do grupo. que será abordada neste trabalho. e dos indivíduos que o compõe. a antropologia. assim como esta. as ciências naturais. médio ou pequeno porte. economia. a política. enfim.* ( ) Certo ( ) Errado 10 . Este processo de divisão do trabalho se deu ao longo de tempo e teve seu auge quando foi iniciada a revolução industrial e o a inserção Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 45 . onde cada um tem sua função. dentre elas. relação humana social. há também as relação humanas na saúde. tem como principio de funcionamento a trabalho em conjunto. como por exemplo. a biologia.

na escola entre os alunos.A experiência em Hawthorne permitiu o delineamento dos princípios básicos da Teoria das Relações Humanas que veio a se formar logo em seguida. cada pessoa fazendo exclusivamente determinada tarefa aumentaria a produtividade e minimizaria o tempo gasto no processo de produção. coletividade e também a individualidade de cada ser humano. visto que desta relação é que será ditado a produtividade daquela empresa. Pesquisas apontam que um dos problemas para a falta de produtividade no trabalho muitas vezes está relacionado a insatisfação do trabalhador com o ambiente de trabalho e as vezes também com as pessoas que ali estão. organização informal. coma família. Relações humanas está interligada com diversos fatores da vida social e individual da pessoas. Foi publicado numa revista sobre RH no trabalho que dizia: RELAÇÕES HUMANAS NO TRABALHO: As seis palavras mais importantes: "ADMITO QUE O ERRO FOI MEU" As cinco palavras mais importantes: "VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO" As quatro palavras mais importantes: "QUAL A SUA OPINIÃO" As três palavras mais importantes: "FAÇA O FAVOR" As duas palavras mais importantes: "MUITO OBRIGADO" A palavra mais importante: "NÓS". ou seja. ética. desde então. por exemplo. solidariedade. mas sim como um grupo. e isso acaba gerando conflitos. O objetivo de cada indivíduo é o bem-estar. já o da empresa é a eficiência. em motivação. cultura. que visa o lucro a produtividade. Isso fez com que ele chegasse à conclusão de que os indivíduos não podem ser tratados isoladamente. esta foi uma experiência feita por Elton Mayo que segundo ele. suas necessidades e limitações para que ele seja utilizado para ser útil dentro da empresa e que também possa está realizado fazendo determinado trabalho. ou de atuação. moral. que ligou a produtividade à satisfação dos trabalhadores mudando o ambiente de trabalho e conhecendo cada individuo.como a iluminação do ambiente de trabalho influenciava a produtividade dos trabalhadores. a função dela é estabelecer um equilíbrio entre a produtividade e a satisfação dos trabalhadores. para a satisfação da empresa e do trabalhador estarem sempre produzindo qualitativamente. trabalho em grupo. mas ao também ambiente de trabalho. Outras experiências também foram realizadas como. política. portanto. conceitos que escutamos desde que somos educados pela família. respeito mútuo. os pesquisadores não conseguiram provar a existência de qualquer relação simples entre a intensidade de iluminação e o ritmo de produção mas foi possível constatar que os resultados da experiência eram influenciados por fatores de natureza psicológica. em casa. economia. modo de vida. e tambéma relação do empregado com a empresa. condições de trabalho. ou seja. É necessário conhecer o individuo para conhecer suas qualificações. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 46 . Vale lembrar que as relações humanas não estão estritamente ligadas apenas as relações entre as pessoas. liderança. mas que nem sempre são colocados em prática. entre outros conceitos que sempre ouvimos falar. que visavam detectar de que modo fatores ambientais . Entretanto a tentativa foi frustrada. a de Hawthorne. e um novo vocabulário é incorporado ao dicionário administrativo: fala-se.do sistema capitalista de produção. para se chegar a solução dos problemas de relações humanas foi preciso fazer experiências. dinâmica de grupo etc. conscientização. dentre eles estão: educação. comunicação.

assim. por exemplo. c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público. d) a concisão. e os demais colegas de trabalho. é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal. é fundamental que se tenha. em princípio. b) o uso do padrão culto de linguagem. c) a formalidade e a padronização. não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento. respeito mútuo pelo indivíduo e pelo seu trabalho. redundâncias. que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade. III . além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve. Para ela concorrem: a) a impessoalidade. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis. o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. sempre concebido como público.Concisão . que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos. respeito pelo trabalhador e pelo seu trabalho. Obtém-se.Impessoalidade . com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão. ou a outro órgão público. II . passagens que nada acrescentem ao que já foi dito. que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre: a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate. uma desejável padronização. isto é. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. Nos dois casos.A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. Normas específicas para redação de correspondência oficial Características – I .Em suma pode-se dizer que relações humanas está diretamente ligada ao fator respeito. de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita. que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto. assim. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. como a gíria e o jargão. b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação. de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção. temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal. Para que se redija com essa qualidade. assim também do trabalhador para com a empresa. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 47 .Percebe-se.Clareza . que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor.A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial.

Legislativo: b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores. Telegrama . são Ministros de Estado.É pela correta observação dessas características que se redige com clareza Tipos definidos pelo Manual de Redação da Presidência O Padrão Ofício Aviso e Ofício e Memorando Exposição de Motivos Mensagem . 6 Nos termos do Decreto no 4. Embaixadores. o Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República. parágrafo único. Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal. art. Deputados Estaduais e Distritais. Fax Correio Eletrônico Pronomes de tratamento § 316 (Gramática Metódica – Napoleão Mendes) Vossa – emprega-se quando nos dirigimos à pessoa – Acabo de receber o diploma que Vossa Santidade se dignou enviar-me. Vice-Presidente da República. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 48 . Ministros de Estado6. Ministros do Tribunal de Contas da União. Secretários de Estado dos Governos Estaduais. o Chefe do Gabinete de Segurança Institucional.118. Ou Vossa Senhoria nomeará o seu substituto? Caso a pessoa à qual nos dirigimos seja do sexo masculino. a) do Poder Executivo. Presidente da República. 1. 28. de 7 de fevereiro de 2002. Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial. Prefeitos Municipais.Vi sua Santidade o Papa Paulo VI quando estive em Roma. Oficiais-Generais das Forças Armadas. o Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União.Vossa Excelência: Executivo. o adjetivo deve guardar concordância: Vossa Senhoria está ocupado? (dirigindo-se a um homem) Idem ao sexo feminino: Vossa Senhoria está atarefada? (dirigindo-se a uma mulher) Sua – emprega-se quando nos referimos à pessoa . além dos titulares dos Ministérios: o Chefe da Casa Civil da Presidência da República.

Auditores da Justiça Militar. Mencionemos. 2. 1. o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. Membros de Tribunais.1 O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor. fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. empregada por força da tradição. a forma Vossa Magnificência. Vossa Senhoria É empregado para as demais autoridades e para particulares. empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC. Como regra geral. seguido do cargo respectivo: Senhor Senador. Judiciário: c) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores. PR Como se depreende do exemplo acima. seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República. Senhor Ministro. no 123 12345-000 – Curitiba. Evite usá-lo indiscriminadamente.) No envelope. Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento. Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional. em comunicações dirigidas a reitores de universidade. (.1 O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal. ainda. especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina.Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais.. Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. 2. Nos demais casos. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Juízes. É costume designar por doutor os bacharéis. Senhor Juiz. e sim título acadêmico. 1. Senhor Governador. Corresponde-lhe o vocativo: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 49 ..2 As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor.

A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (espaço para assinatura) NOME Ministro de Estado da Justiça Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 50 .Magnífico Reitor. em comunicações dirigidas ao Papa. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal. Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes. inclusive o Presidente da República: Respeitosamente. que atendem a rito e tradição próprios. Com o fito de simplificá-los e uniformizálos.. são: Vossa Santidade.) Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos. de 1937. abaixo do local de sua assinatura. que estabelecia quinze padrões. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n o 1 do Ministério da Justiça. clérigos e demais religiosos.. em comunicações aos Cardeais. de acordo com a hierarquia eclesiástica.. a de saudar o destinatário. (COBRADO EM CONCURSO) b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente.) Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima. (. (.) Os pronomes de tratamento para religiosos.. todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede. Identificação do Signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República. Fechos para Comunicações O fecho das comunicações oficiais possui. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre. este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores. (. (COBRADO EM CONCURSO) Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras.. devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.. além da finalidade óbvia de arrematar o texto. Cônegos e superiores religiosos. ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal.

elas devem ser tratadas em parágrafos distintos. 123/2002-MME b) local e data em que foi assinado. d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. seguido da sigla do órgão que o expede expede: Exemplos: Mem.Para evitar equívocos. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. por extenso. o expediente deve texto: conter a seguinte estrutura: – introdução. Os parágrafos do texto devem ser numerados. “Cumpre-me informar que”. recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. As peculiaridades de cada um serão tratadas adiante. pode-se adotar uma diagramação única. O Padrão Ofício Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício. Se a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 51 . c) assunto resumo do teor do documento assunto: Exemplos: Assunto: Produtividade do órgão em 2002 2002. que se confunde com o parágrafo de abertura. na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. “Tenho o prazer de”. se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto. – conclusão. 15 de março de 1991. no qual o assunto é detalhado. Partes do documento no Padrão Ofício O aviso. em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”. o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes: a) tipo e número do expediente. e) texto nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos. Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte: – introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. por ora busquemos as suas semelhanças. o aviso e o memorando. empregue a forma direta. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. que siga o que chamamos de padrão ofício. o que confere maior clareza à exposição. com alinhamento à direita: Exemplo: Brasília. exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. Com o fito de uniformizá-los. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço. – desenvolvimento.

Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e.remessa do documento não tiver sido solicitada. em caso contrário. que invoca o destinatário (v. g) assinatura do autor da comunicação. – telefone e endereço de correio eletrônico. ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. com acréscimo do vocativo. poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. Identificação do Signatário). para exame e pronunciamento. de 1º de fevereiro de 1991. Forma e Estrutura Quanto a sua forma. e assunto de que trata). – endereço postal. origem ou signatário. que trata da requisição do servidor Fulano de Tal. Aviso e Ofício Definição e Finalidade Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. encaminho. data. não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento. 2. também com particulares. de 3 de abril de 1990. de 1o de fevereiro de 1991. para autoridades de mesma hierarquia. e a razão pela qual está sendo encaminhado. deve iniciar com a informação do motivo da comunicação.” ou “Encaminho. cópia do Ofício nº 34. a anexa cópia do telegrama no 12. 2. seguido de vírgula.1 Pronomes de Tratamento). f) fecho (v. aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício. anexa. Fechos para Comunicações). a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.2. e h) identificação do signatário (v. Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República Senhora Ministra Senhor Chefe de Gabinete Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: – nome do órgão ou setor. 2. indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo.3. que é encaminhar.” – desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha. do Departamento Geral de Administração. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 52 . segundo a seguinte fórmula: “Em resposta ao Aviso nº 12. no caso do ofício. do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado.

Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado. em folha de continuação. a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos. Em regra. O Padrão Ofício). o memorando segue o modelo do padrão ofício. ou ser empregado para a exposição de projetos. com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. assegurando maior transparência à tomada de decisões. sendo. a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. no caso de falta de espaço. segue o modelo descrito adiante. idéias. e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. etc. Chefe do Departamento de Administração Exposição de Motivos Definição e Finalidade Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: a) informá-lo de determinado assunto. que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. por essa razão. Pode ter caráter meramente administrativo. de uma forma de comunicação eminentemente interna. chamada de interministerial. a serem adotados por determinado setor do serviço público. diretrizes. ou c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo. os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações. Sua característica principal é a agilidade. Forma e Estrutura Quanto a sua forma. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 53 Ao Sr. 3. Subchefe para Assuntos Jurídicos . Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério. b) propor alguma medida. portanto.Memorando Definição e Finalidade O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício (v. O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo. Exemplos: Ao Sr. Trata-se. Forma e Estrutura Formalmente. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos.

no início da margem esquerda. de acordo com sua finalidade. e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita. apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo. notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública. Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal. esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v. o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República. no início da margem esquerda: Mensagem no b) vocativo. de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário. No primeiro caso. enfim. Mensagem Definição e Finalidade É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos. verticalmente a 2 cm do final do texto. horizontalmente. também em razão de seu custo elevado. sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício. c) o texto. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada. 1. submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas. fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. A mensagem. Telegrama Definição e Finalidade Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos. iniciando a 2 cm do vocativo. d) o local e a data. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 54 . não traz identificação de seu signatário. horizontalmente. deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e. Forma e Estrutura As mensagens contêm: a) a indicação do tipo de expediente e de seu número. passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia. etc.A exposição de motivos. telex. expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa. como os demais atos assinados pelo Presidente da República. Concisão e Clareza). apresentar veto.4.

. juntamente com o documento principal. de cujo conhecimento há premência.Forma e Estrutura Não há padrão rígido. se deteriora rapidamente. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado. quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico.2 A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais). o formato Rich Text. conforme exemplo a seguir: Correio Eletrônico Definição e finalidade O correio eletrônico (“e-mail”). Se necessário o arquivamento. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento. Sempre que disponível. É conveniente o envio. 1. por seu baixo custo e celeridade. preferencialmente. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos. Entretanto. i. devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet. em certos modelos. deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial (v. Caso não seja disponível. de folha de rosto. não interessa definir forma rígida para sua estrutura. O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Fax Definição e Finalidade O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Assim. para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 55 . deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax. é. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo. de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada. Valor documental Nos termos da legislação em vigor. Quando necessário o original.. transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. cujo papel. Forma e Estrutura Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes. deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura.

o setor público foi alvo. assim. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 56 . existe uma minoria que con-segue facilmente acabar com todos os esforços levados a cabo pelos bons funcionários. além de regulamentar a qualidade e o trato dispensados aos usuários e ao serviço público e de trazer punições para os que descumprem as suas normas. é muito burocrático e custa muito caro à população. é. além das normatizações vigentes nos órgão e entidades públicas que regulamentam e determinam a forma de agir dos agentes públicos. levando em conta apenas aquilo que. O servidor deve estar atento a esse padrão não apenas no exercício de suas funções. não consegue sustentar uma boa imagem do serviço e do servidor. se posicione contra o setor e os servidores públicos. Nesse ponto. revista e redes de televisão. do caráter público e de sua relação com o público. Os novos códigos de ética. constantes denúncias de corrupção. i. O cidadão. amparados constitucionalmente como princípios básicos e essenciais a uma vida equilibrada. Um dos fundamentos que precisa ser compreendido é o de que o padrão ético dos servidores públicos no exercício de sua função pública advém de sua natureza. mas 24 horas por dia durante toda a sua vida. contribuindo. o que contribui de forma significativa para uma imagem negativa do órgão e do serviço. Aliados a isso. em nosso cenário político atual. devem respeitar os valores éticos e morais que a sociedade impõe para o convívio em grupo. também têm a função de proteger a imagem e a honra do servidor que trabalha seguindo fielmente as regras nele contidos. se insiram e sejam uma constante em seu relacionamento com os colegas e com os usuários do serviço. Princípios para atendimento ao público No exercício das mais diversas funções públicas. têm-se. a fim de que os valores morais e a boa-fé. os servidores. por diversas vezes. Esse conjunto caótico de fatores faz com que a opinião pública. por parte da mídia e de um senso comum vigente. de um processo deliberado de formação de uma caricatura. na forma estabelecida em lei. e por mais que os servidores sérios e responsáveis se esforcem. A não observação desses valores acarreta uma série de erros e problemas no atendimento ao público e aos usuários do serviço. ou seja. lavagem de dinheiro.documental. mesmo bem atendido por um servidor público. é preciso que nos organizemos antes. Organizar significa pensar antes de iniciarmos a tarefa. uso inadequado da máquina pública e muitos outros que vêm a contribuir de forma destrutiva para a imagem do servidor e do serviço públicos. a ética se insere de maneira determinante para contribuir e melhorar a qualidade do atendimento. é divulgado nos jornais. para que possa ser aceita como documento original. O caráter público do seu serviço deve se incorporar à sua vida privada. para uma melhoria na imagem do servidor e do órgão perante a população. Para executar qualquer tarefa com sucesso. infelizmente. pois o que faz a imagem de uma empresa ou órgão parecer boa diante da população é o atendimento de seus funcionários. que transformou sua imagem no estereótipo de um setor que não funciona. é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente. Durante as últimas décadas. inserindo no âmbito do poder público os princípios e regras necessários ao bom andamento do serviço e ao respeito aos usuários.

não é programá-lo nos mínimos detalhes e depois tornar-se escravo dele. Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam administrar o tempo acreditam (pelo menos no início) que é possível programar 100% do seu tempo. Basta. os objetivos profissionais e pessoais . porque é necessária e importante a organização do tempo na vida de uma pessoa. é ser senhor do próprio tempo. Quem administra o tempo coloca-o sob controle. as formas de identificação dos servidores. os prazos para o cumprimento dos serviços. quando não tentamos discorrer sobre ele. algo simples. Administrar o tempo é fazer o que você considera importante e prioritário. pois o tempo parece ser. porém. simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou. o sistema de sinalização visual. respeito e cortesia. Este procedimento tem lógica e é inteiramente procedente. Se você está fazendo algum trabalho e está inspirado. sem dúvida. não na ordem e no momento em que desejaria. que todo o mundo conhece. torna-se senhor dele. A organização do tempo é uma ferramenta imprescindível para qualquer profissional que busca crescimento na carreira aliado à qualidade de vida. o respeito e a cortesia no tratamento a ser dispensado aos usuários. acaba sendo. De um lado. Mas é preciso ser flexível. Comecemos por analisar alguns mitos acerca da administração do tempo. em suas Confissões. como vestir uma camisa de força e não mais tirá-la. princípio da convergência (concentração). A verdade é que a dministrar o tempo não é programar a vida nos mínimos detalhes: é adquirir controle sobre ela. correndo riscos semelhantes. os procedimentos para atender a reclamações. Quem não o administra é por ele dominado. sem maiores problemas. A atenção.é unânime o foco na organização do tempo. precisamos valorizar este instrumento e entendê-lo como um veículo que poderá ser capaz de conduzir o serviço público a dias melhores. os meca nismos de comunicação com os usuários. puder ser reagendada. princípio da visão estratégica(antecipação às tendências) princípio dos quadrantes(eficiência/eficácia). de certa forma. Entretanto. não há razão para parar. Administrar o tempo. que é do conhecimento geral. Santo Agostinho afirmou. o de. tentar teorizar sobre ele para que nos vejamos diante de grande confusão . Observando termos como atenção. teríamos apenas que lamentar o fato de vivermos num país onde é necessário uma lei dizendo da sua necessidade. ao tentar fugir do óbvio. Diz ainda o decreto que os órgãos e as entidades públicas federais deverão implementar os padrões de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 57 . A verdade é bem o contrário. em seu planejamento. É necessário planejar. princípio do controle(feedback) e o princípio do uso do tempo livre(visão sistêmica). o tempo de espera para o atendimento.Quando não se atingem as metas. não interrompa o que você vem fazendo bem. Ao me propor discutir a administração do tempo estou. Se a tarefa que viria a seguir. as prioridades a serem consideradas no atendimento. que discutir o tempo é algo muito complicado. pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento. para elas. princípio da delegação(descentralização). por causa disso. A organização do tempo supõe a prática de alguns princípios: princípio da direção(objetivos). como não podemos forjar outra realidade num passe de mágica. produzindo bem. e as condições de limpeza e conforto de suas dependências formam o elenco a ser observado pelos órgãos e entidades públicas federais no estabelecimento dos padrões de qualidade no atendimento. cair na maior confusão. O primeiro é que quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. De outro. saber fazer correções de curso. o risco de ficar discutindo o óbvio.

Discrição – qualidade de ser discreto. formas de pensar e agir. civilidade e educação. celeridade. de acordo com as diretrizes nele estabelecidas. discrição. respondeu demonstrando revolta: “pros mesmos. Eficiência – realização das tarefas com rapidez. o serviço e o servidor público terão igual retribuição. bem como divulgar amplamente esses padrões de qualidade junto aos cidadãos-usuários. Serviços e servidores públicos desatenciosos. Apresentação – Boa aparência externa e em suas colocações. Tolerância – tendência em admitir opiniões. desrespeitosos e descorteses não poderão ser tolerados. Só deve ter assento nos birôs e guichês de atendimento servidores que olhem nos olhos e sem restrições para a clientela do seu órgão. conduta. Isto vale até para certo deputado que esqueceu a condição de servidor público e a um interlocutor que lhe indagara: “tudo bem?”.qualidade do atendimento. recebendo-o não como inimigo ou adversário. Sendo aquelas as vontades Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 58 . que deveria ser transportada naturalmente para o ambiente de trabalho dos servidores. apresentação. Num segundo momento. ao merecer o respeito de toda a sociedade. qualidade e proficiência. Qualidade no atendimento ao público: comunicabilidade. deixam de observar com profissionalismo as suas solicitações ou requerimentos e negligenciam no tratamento dos pleitos. Aqui começa o ajuste indispensável entre a norma e o exercício da cidadania. objetividade Comunicabilidade – o servidor deve se comunicar facilmente. Atenção – Respeito aos administrados através de sua concentração. superiores e clientela -. Os atos devem atender seus objetivos sem burocracia. a determinadas especificações e às necessidades implícitas e explícitas do cidadão. O objetivo de se oferecer qualidade no atendimento ao público é atender com rigor. presteza. Presteza – agilidade. Objetividade – Praticidade. A cortesia é outra exigência da lei. Interesse – o servidor deve sempre estar atento e com propósito de ajudar. por mais “absurdos” e “extravagantes” que possam parecer. melhora o clima no ambiente de trabalho e diminui a própria carga de discussão e de contraditório no atendimento. Ao final. Se o servidor aborda com cortesia a todos – colegas. atenção. trabalhem com interesse na solução dos problemas e realizem as tarefas necessárias ao andamento do serviço. eficiência. mas simplesmente como cidadão. devem ser respeitados seus pleitos em todas as instâncias.”. interesse. cortesia. Em nome desta atenção. Conduta – a conduta do servidor deve ser impecável. tolerância. terão de ser extirpados comportamentos de servidores que ignoram ou fingem ignorar a presença do usuário. Buscando sempre a educação. ser expansivo e claro em suas colocações. O respeito ao cliente do serviço público começa pelo tratamento que se dispensa. Cortesia – urbanidade.

Numa instituição onde seus funcionários trabalham divididos por funções. tanto o círculo social no macrossistema (sociedade) quanto no microssistema (órgão ou empresa). Para um eficiente trabalho em equipe é indispensável integração dos profissionais. se não se interligarem podem trazer prejuízos ao sistema como um todo.que se inserem na expectativa e no desejo do cidadão. normas e procedimentos. A eficácia da comunicação depende do processo básico da comunicação. já estas estão previstas e são ofertadas pelo serviço público. Cada funcionário tem sua função. o carro que dirigimos. O lugar que moramos. e todos compreenderem o todo e sua parte. a decoração do escritório e outras coisas mais expressam parte da nossa personalidade. Trabalho em equipe As relações humanas devem ser estudadas com o objetivo de se aperfeiçoar as mesmas. É dever do servidor entender e aplicar todos os conceitos éticos apresentados não só nesta apostila para que você passe no concurso. a glória do sucesso. e assim por diante. mas não enviasse sangue para nosso cérebro. entrevistar um candidato a um emprego. Seria inútil. relatórios por escrito. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 59 . e devem ser divididos entre todos os membros da equipe a responsabilidade. B) VERBAL-ESCRITA Refere-se a memorandos. Nos tempos modernos o individualismo tem perdido espaço. Quanto aos órgãos públicos não se diferencia o cenário e é dever do funcionário público reverter essa imagem e fazer com que cada vez menos existam as exceções.). COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL é essencialmente um processo interativo e didático (de pessoa a pessoa) em que o emissor constrói significados e desenvolve expectativas na mente do receptor. os quais podem comunicar muito a outras pessoas. VERBAL A comunicação verbal é o modo de comunicação mais familiar e mais freqüentemente usado. Uma mensagem pode ser transmitida de modo: 1. as roupas que usamos. o sistema se assemelha ao de um organismo humano. informar alguma coisa a alguém. Todo serviço é resultado de uma comunhão de esforços. mas sim em sua carreira pública no atendimento ao cliente. Divide-se em: A) VERBAL-ORAL Refere-se a esforços de comunicação tais como dar instruções a um colega. porém. Imaginem se nosso coração batesse. de sorte a um entender o trabalho do outro. SIMBÓLICA As pessoas cercam-se de vários símbolos. assim como o peso do fracasso. 2.

3. menos capaz ela será de perceber os objetivos. empatia e a compreensão mútua. olhar as pessoas com desconfiança. NÃO-VERBAL A comunicação não-verbal. O cidadão. Fatores positivos do relacionamento. Disso resulta que há maior ou menor exatidão daquilo que se quer transmitir. Incorpora coisas como o modo com que usamos o nosso corpo. que se refere à transmissão de uma mensagem por algum meio diverso da fala e da escrita. comportamento receptivo e defensivo. sorte. por parte da mídia. as pessoas normalmente mobilizam suas energias de auto-defesa para enfrentar tal situação. Isso é possível. estas geralmente patrocinadas por organizações não governamentais de defesa da infância. mesmo bem atendido por um servidor público. não consegue sustentar uma boa imagem do serviço e do servidor públicos. Com raríssimas exceções. sindicatos. A pessoa passa então. a adotar um comportamento defensivo. Quanto mais uma pessoa se mostra defensiva. Raras são as campanhas de mídia e tentativas de convencimento e formação de opinião pública que defendem o interesse coletivo. não pode ser demitido e é invariavelmente malandro e corrupto. porque o clima receptivo permite que o receptor da mensagem seja capaz de se concentrar no conteúdo e no significado real da mensagem. Muitas vezes. de um processo deliberado de formação de uma caricatura. o que sabemos que é a regra. ganha muito. palavras ou situações que possam reforçar suas defesas. os nossos gestos e nossa voz para transmitir certas mensagens. que transformou sua imagem no estereótipo do cidadão que trabalha pouco. embora só sejam divulgadas as exceções. Durante as últimas décadas. Infelizmente tal ação é praticada. Estas coisas a impedem a pessoa de se concentrar na mensagem que ela está de fato recebendo e faz com que ela distorça o significado real da comunicação. a fim de defender seus interesses e promover sua reivindicações. menos o receptor distorcerá o conteúdo da comunicação. sabemos que tal imagem é falsa e ardilosamente mentirosa. quem sabe. valores e emoções que o emissor está tentando transmitir. sem distorções pelo receptor. convencendo o cidadão. procurar ver no comportamento dos outros fatos. principalmente as de maior poder de penetração social. diante de uma situação real ou imaginária de perigo. O convencimento da opinião pública através da mídia é uma prática política e social largamente utilizada por quase todos os setores sociais. é uma das facetas mais interessantes da comunicação. em seu íntimo. pois a mídia e o estereótipo negativo por ela criado tratam logo de desmanchar a boa impressão. do meio-ambiente. presentes aliás em qualquer profissão ou ramo social. entre outras. o Servidor Público foi alvo. por outro lado. quanto mais um clima for receptivo ou ausente de defesa. Comportamento defensivo: As pessoas defendem-se inconscientemente da ansiedade que sentem numa Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 60 . para defesa de interesses puramente econômicos. A exatidão na comunicação. Por outro lado. se refere ao ponto até onde o sinal básico transmitido pelo emissor é recebido. de que aquele bom atendimento recebido fora. Isto é.

sem qualquer esforço para muda-la.Uma pessoa reduz a defesa do ouvinte quando parece estar querendo experimentar e explorar novas situações. ele se coloca em guarda. honesto e se comportando espontaneamente em função da situação. e justificá-lo quando necessário. Temos necessidade de uma auto-imagem positiva. Faça comentários descritivos e não avaliativos. a única maneira de conseguir isto é através de processos inconscientes. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 61 . o que é bastante comum em nossa vida diária. Escute atenta e ativamente o outro. Tentar ocultar seus objetivos ou não deixa-los claro. A existência de empatia anterior ao comportamento de ajuda é evidenciada pelos experimentos de Geer e Jarmecky. A resposta empática de aflição contribui para o comportamento de ajuda. tom de voz ou conteúdo verbal do emissor parece estar avaliando ou julgando o ouvinte. Compreenda com empatia o seu interlocutor. Todos nós usamos desses mecanismos para proteger nossa auto-imagem. aumenta também o nível de ativação empática e a velocidade com que o observador presta ajuda. de modo a preservar a nossa auto-imagem Comportamento receptivo: significa perceber e aceitar possibilidades que a maioria das pessoas ignora ou rejeita prematuramente . Se a expressão. É característica é de pessoa de mente aberta e sem preconceitos à novas idéias. Empatia Empatia significa menos quantidade ou qualidade de informação e mais harmonia interativa. Ela diminui de intensidade depois dessa ação ou continua ativada caso o comportamento de ajuda não tenha sido oferecido. os resultados são imbatíveis. pode deixar no receptor um clima defensivo. Você já observou que o profissional que comunica bem tem mais oportunidade para subir na carreira? Quando a empatia alcança os olhos do cliente em cujos ouvidos andaram maravilhas sobre você. está propenso a gerar uma defesa mínima. Se o emissor é visto tendo intenções claras. franco. tomar suas próprias decisões cria no ouvinte um clima receptivo. Podem fazê-lo distorcendo a realidade e enganando a si mesmo esses são dois processos subjacentes que Freud denominou mecanismos de defesa. Formule perguntas sem exagerar no interrogatório. iludindo-nos e alterando os fatos reais. Às vezes. Empatia transmite respeito aos problemas do ouvinte e confiança.situação perturbadora. Demonstre respeito e consideração. Tentar colaborar na solução de um problema permitindo ao receptor designar seus próprios objetivos. em 1973. modo de falar. que não necessitam de informações adicionais tendem a colocar as pessoas em estado de guarda. A curiosidade é inerente a este tipo de comportamento. de aprovar nosso comportamento. Aqueles que se consideram sabedores de tudo. Foi observado que quanto maiores os sinais de dores de uma vítima. Quando tentamos mudar a atitude de uma pessoa ou influenciar o seu comportamento isso pode ser sentido como uma desaprovação a sua conduta.

tentam ajudar fazendo algo que agradaria a elas mesmas – um exemplo é da criança que traz sua mãe para consolar um amigo que chora. o reconhecimento de parentesco e a avaliação custo/benefício anterior ao comportamento de ajuda ficaram dificultados. mesmo estando a mãe do garoto angustiado tão disponível quanto a mãe do garoto que oferece ajuda. terminologia etc. que não têm noção de que as pessoas têm pensamentos e sentimentos. de uma forma colaborativa e de apoio. solicitações de clientes.que é importante que todos os setores e os diversos grupos dentro de uma empresa trabalhem em conjunto. quanto maior a resposta coração|cardíaca dos sujeitos. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 62 . prioridades.Em seu trabalho. Isto envolve além da empatia entre funcionário/funcionário e funcionário/cliente. Para diferenciar parentes e não-parentes nesse novo ambiente. Crianças de 3 e 4 anos manifestavam preocupação e apresentam comportamento de ajuda. confundem a dor do outro com a sua própria. Gaertner e Dovidio (1977) fizeram estudantes universitários entrarem em contato com uma pessoa que arrumava cadeiras e. O ajustamento inclusivo pode ser um fator determinante do altruísmo. esta pedia por ajuda. Na medida em que as sociedades tornaram-se complexas. alegria e tristeza do que garotos assistindo a slides com outros garotos nas mesmas situações. Os indivíduos que não ajudavam a vítima do ataque continuavam a apresentar aflição. mas separou as garotas negras e brancas.etc). ao passo que os sujeitos respondiam ao pedido de ajuda apresentavam menos sinais de perturbação.) e desenvolver instrumentos e processos práticos para alcançar consensos e tomar decisões difíceis (acerca de objetivos partilhados. agindo como se ela mesma estivesse sentindo dor. em determinado momento. Darley e Latané (1968) demonstraram que a aflição empática diminui depois de oferecida a ajuda com um experimento em que sujeitos se deparavam com uma pessoa que demonstrava estar tendo ataque epilético. A empatia gera no servidor público a atenção individual que ele deve ter com o público. No serviço público podemos incluir juntamente com a empatia o processo de compreensão mútua. mesmo antes que desenvolvam habilidades cognitivas para ajudarem alguém em perigo da forma mais correta. alocação de recursos. As meninas que participaram da experiência verbalizaram empaticamente com garotas de sua própria etnia. De maneira geral. pode-se inferir que crianças sejam estimuladas por ela. Feschbach e Roe fortalecem essa teoria com estudos que evidenciam que garotas de 6 e 7 anos mostram maior empatia ao assistirem a slides com outras meninas em situações que demonstram entre outras sensações. colocando-se em seu lugar para um melhor entendimento do problema. que não têm consciência de individualidade. Já as crianças entre 1 e 2 anos. mais rapidamente eles prestavam assistência à pessoa necessitada. Considerando que a aflição empática é fisiologicamente ativada. tremores e suores nas mãos. os indivíduos podem usar a similaridade entre si e os outros como um modo alternativo de ajustamento inclusivo. Klein aplicou um teste semelhante. a criação da compreensão mútua (acerca das diferentes formas de trabalhar. Hoffman observou que crianças menores de 1 ano.

já que as mesmas se relacionam proximamente e geralmente se sobrepõem. observando os melhores “caminhos” para a condução financeira da empresa. É preciso esclarecer que a principal função do contador é desenvolver e prover dados para mensurar a performance da empresa. objetivando o lucro. estas duas áreas. que proporcionem não somente o crescimento mas o desenvolvimento e estabilização. sistêmica e sinérgica. maximização dos investimentos. que devem ser analisados detalhadamente para a tomada de decisão. principalmente na administração geral de nível estratégico. pode ser considerada como o “sangue” ou a gasolina da empresa que possibilita o funcionamento de forma correta. contabilizando todo seu patrimônio. analise de investimentos e. tal como no gerenciamento e própria existência da empresa. seja no marketing. com relação aos seus bens e direitos garantidos. de meios viáveis para a obtenção de recursos para financiar operações e atividades da empresa. gerencial e operacional em que se toma dados e informações financeiras para a tomada de decisão na condução da empresa. A administração financeira é uma ferramenta ou técnica utilizada para controlar da forma mais eficaz possível. Logística. o controle eficaz da entrada e saída de recursos financeiros. Organização. podendo ser em forma de investimentos. sendo preciso circular constantemente. produção. possibilitando a realização das atividades necessárias. evitando gastos desnecessários. Pelo benefício que a contabilidade proporciona à gestão financeira e pelo íntimo relacionamento de interdependência que ambas têm é que confundem-se. planejamento. no controle dos recursos para compras e aquisições. Sistemas e Métodos. muitas vezes. São indiscutivelmente necessárias as informações do balanço patrimonial. Sendo que há necessidade de se analisar a fim de se ter exposto a real situação econômica dos fundos da empresa. mas sempre visionando a viabilidade dos negócios. avaliando sua posição financeira perante os impostos. deve-se compreender e entender o sentido e o significado de finanças que. visando sempre o desenvolvimento. que nada mais é do que a entrada e saída de dinheiro. no qual se contabilizam os dados da gestão financeira. nas suas respectivas áreas. mas o que diferencia as atividades financeiras das contábeis é que a administração financeira enfatiza o fluxo de caixa. que demonstrará realmente a situação e capacidade financeira para satisfazer suas Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 63 . no que diz respeito à concessão de credito para clientes. contabilidade e. passando o “oxigênio” ou vida para os outros setores. Analisando-se apuradamente verifica-se que as finanças fazem parte do cotidiano. Tal área administrativa. É por falta de informações financeiras precisas para o controle e planejamento financeiro que a maioria das empresas pequenas brasileiras entram em falência até o quinto ano de existência. Materiais e Recursos Humanos Primeiramente. elaborando suas demonstrações reconhecendo as receitas no momento em que são incorridos os gastos (este é o chamado regime de competência). desperdícios. mas acima de tudo.Noções de Administração Financeira. empréstimos entre outros. corresponde ao conjunto de recursos disponíveis circulantes em espécie que serão usados em transações e negócios com transferência e circulação de dinheiro.

tem de realizar investimentos em tecnologia. as empresas são impelidas a desenvolverem continuamente novos projetos e a tomarem decisões sobre a sua implantação. como condição básica ao desenvolvimento de suas atividades.Siafi Até o exercício de 1986. a empresa deve ser perpetuada e. Normalmente isto significa a necessidade de vultuosas somas adicionais de recursos e uma elevação no risco do empreendimento. quantificando os planos de expansão de acordo com as possibilidades de obtenção de recursos. c . Deste modo. Maior risco implica a expectativa de maior retorno. A grande concorrência existente nas modernas economias de mercado obriga as empresas a se manterem tecnologicamente atualizadas. as boas decisões financeiras aumentam o valor de mercado do capital dos proprietários. sem menosprezar a importância de cada atividade já que uma depende da outra no que diz respeito à circulação de dados e informações necessárias para o exercício de cada uma. O retorno deve ser compatível com o risco assumido. uma sociedade de pessoas (quotas) ou por ações. mas cada um tem suas especificidades e maneira de descrever a situação da empresa. que passaria a vigorar em 1987 : • Emprego de métodos rudimentares e inadequados de trabalho. o Governo Federal convivia com uma série de problemas de natureza administrativa que dificultavam a adequada gestão dos recursos públicos e a preparação do orçamento unificado. na maioria dos casos. porque a qualquer momento algum concorrente poderá surgir com um produto melhor e mais barato. próprios ou de terceiros. que poderão sacrificar a rentabilidade atual em troca de maiores benefícios no futuro. para tanto. etc. novos produtos.Assegurar o necessário equilíbrio entre os objetivos de lucro e os de liquidez financeira. Em qualquer delas. Objetivos da administração financeira Maximização de Lucro: O objetivo mais geral da administração financeira é maximizar o valor de mercado do capital dos proprietários existentes. Pode-se dizer que a administração financeira tem três objetivos básicos: a . com base em estudos de viabilidade econômicofinanceira e aos menores custos. b .obrigações e adquirir novos ativos (bens ou direitos de curto ou longo prazo) a fim de atingir as metas da empresa.Manter a empresa em permanente situação de liquidez. Nenhuma pode sentir-se segura em uma boa posição.. O importante é manter os fluxos das entradas e saídas de caixa sob controle e conhecer antecipadamente as épocas em que irá faltar numerário. O sistema de administração financeira do governo federal . não importando se a empresa é uma firma individual. Uma empresa apresenta boa liquidez quando seus ativos e passivos são administrados convenientemente.Obter novos recursos para planos de expansão. assim como o administrador financeiro se utiliza do regime de competência. onde. os controles de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 64 . Os contadores admitem a extrema importância do fluxo de caixa.

disponibilidades orçamentárias e financeiras eram exercidos sobre registros manuais; • Falta de informações gerenciais em todos os níveis da Administração Pública e utilização da Contabilidade como mero instrumento de registros formais; • Defasagem na escrituração contábil de pelo menos, 45 dias entre o encerramento do mês e o levantamento das demonstrações Orçamentárias, Financeiras e Patrimoniais, inviabilizando o uso das informações para fins gerenciais; • Inconsistência dos dados utilizados em razão da diversidade de fontes de informações e das várias interpretações sobre cada conceito, comprometendo o processo de tomada de decisões; • Despreparo técnico de parte do funcionalismo público, que desconhecia técnicas mais modernas de administração financeira e ainda concebia a contabilidade como mera ferramenta para o atendimento de aspectos formais da gestão dos recursos públicos; • Inexistência de mecanismos eficientes que pudessem evitar o desvio de recursos públicos e permitissem a atribuição de responsabilidades aos maus gestores; • Estoque ocioso de moeda dificultando a administração de caixa, decorrente da existência de inúmeras contas bancárias, no âmbito do Governo Federal. Em cada Unidade havia uma conta bancária para cada despesa. Exemplo: Conta Bancária para Material Permanente, Conta bancária para Pessoal, conta bancária para Material de Consumo, etc. A solução desses problemas representava um verdadeiro desafio à época para o Governo Federal. O primeiro passo para isso foi dado com a criação da Secretaria do Tesouro Nacional - STN, em 10 de março de 1986., para auxiliar o Ministério da Fazenda na execução de um orçamento unificado a partir do exercício seguinte. A STN, por sua vez, identificou a necessidade de informações que permitissem aos gestores agilizar o processo decisório, tendo sido essas informações qualificadas, à época, de gerenciais. Dessa forma, optou-se pelo desenvolvimento e implantação de um sistema informatizado, que integrasse os sistemas de programação financeira, de execução orçamentária e de controle interno do Poder Executivo e que pudesse fornecer informações gerenciais, confiáveis e precisas para todos os níveis da Administração. Desse modo, a STN definiu e desenvolveu, em conjunto com o SERPRO, o Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI em menos de um ano, implantando-o em janeiro de 1987, para suprir o Governo Federal de um instrumento moderno e eficaz no controle e acompanhamento dos gastos públicos. Com o SIAFI, os problemas de administração dos recursos públicos que apontamos acima ficaram solucionados. Hoje o Governo Federal tem uma Conta Única para gerir, de onde todas as saídas de dinheiro ocorrem com o registro de sua aplicação e do servidor público que a efetuou. Trata-se de uma ferramenta poderosa para executar, acompanhar e controlar com eficiência e eficácia a correta utilização dos recursos da União.

CONCEITO DO SIAFI O Sistema de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI é o sistema informatizado que registra,
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controla e contabiliza toda a execução Orçamentária, Financeira e Patrimonial do Governo Federal, em tempo real. Por meio de terminais, os usuários das diversas Unidades Gestoras – UG integrantes do sistema registram seus documentos e efetuam consultas on-line. O acesso para registro de documentos ou para consultas no SIAFI somente será autorizado após o prévio cadastramento e habilitação dos usuários. Para viabilizar este cadastramento, cada Órgão da Administração Direta do Governo Federal deve indicar, formalmente, à Secretaria do Tesouro Nacional um servidor, e seu substituto, para serem os responsáveis pelo processo de cadastramento dos usuários do Sistema no âmbito do respectivo Órgão – denominados Cadastradores de Órgão. São considerados como Órgãos da Administração Direta do Governo Federal, para efeito do estabelecido no item anterior, os Ministérios, o Ministério Público, a Advocacia Geral da União, os Tribunais do Poder Judiciário, as Casas do Poder Legislativo e as Secretarias da Presidência da República. Os Servidores indicados para serem os Cadastradores de Órgãos devem, preferencialmente, estar lotados nas Unidades responsáveis pela Contabilidade analítica dos Órgãos, por estarem mais familiarizados com a utilização do sistema. OBJETIVOS DO SIAFI O Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI tem como objetivos: 1. Prover de mecanismos adequados ao registro e controle diário da gestão orçamentária, financeira e patrimonial, os Órgãos Central, Setorial, Seccional e Regional do Sistema de Controle Interno e órgãos executores; 2. Fornecer meios para agilizar a programação financeira, com vistas a otimizar a utilização dos recursos do Tesouro Nacional; 3. Permitir que a contabilidade pública seja fonte segura e tempestiva de informações gerenciais destinada a todos os níveis da administração pública federal; 4. Integrar e compatibilizar as informações disponíveis nos diversos Órgãos e Entidades participantes do sistema; 5. Permitir aos segmentos da sociedade obter a necessária transparência dos gastos públicos; 6. Permitir a programação e o acompanhamento físico-financeiro do orçamento, em nível analítico; 7. Permitir o registro contábil dos balancetes dos Estados, Municípios e de suas supervisionadas; e 8. Permitir o controle da dívida interna e externa, do Governo Federal, bem assim a das transferências negociadas.

LEGISLAÇÃO CORRELATA AO SIAFI
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• Instrução Normativa nº 03 de 23 de maio de 2001 (Unificação dos procedimentos de controle de acesso ao SIAFI) • Norma de Execução nº 01 de 13 de junho de 2001 (Normas de acesso, atribuições dos cadastradores e operadores e manutenção da segurança do SIAFI) • Portaria STN nº 200, de 19 de abril de 2000 (Criação do Grupo de Usuários SIAFI) SISTEMA INTEGRADO DE DADOS ORÇAMENTÁRIOS (SIDOR) Conjunto de procedimentos, justapostos entre si, com a incumbência de cuidar do processamento de cunho orçamentário, através de computação eletrônica, cabendo sua supervisão à Secretaria de Orçamento Federal (SOF). A CONTA ÚNICA DO TESOURO A Conta Única do Tesouro Nacional, mantida no Banco Central do Brasil, acolhe todas as disponibilidades financeiras da União, inclusive fundos, de suas autarquias e fundações. Constitui importante instrumento de controle das finanças públicas,uma vez que permite a racionalização da administração dos recursos financeiros, reduzindo a pressão sobre a caixa do Tesouro, além de agilizar os processos de transferência e descentralização financeira e os pagamentos a terceiros. O Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, que promoveu a organização da Administração Federal e estabeleceu as diretrizes para Reforma Administrativa, determinou ao Ministério da Fazenda que implementasse a unificação dos recursos movimentados pelo Tesouro Nacional, através de sua Caixa junto ao agente financeiro da União, de forma a garantir maior economia operacional e a racionalização dos procedimentos relativos a execução da programação financeira de desembolso. Tal determinação legal só foi integralmente cumprida com a promulgação da Constituição de 1988, quando todas as disponibilidades do Tesouro Nacional, existentes nos diversos agentes financeiros, foram transferidas para o Banco Central do Brasil, em Conta Única centralizada, exercendo o Banco do Brasil a função de agente financeiro do Tesouro. As regras dispondo sobre a unificação dos recursos do Tesouro Nacional em Conta Única foram estabelecidas pelo Decreto nº. 93.872, de 23 de dezembro de 1986.

Recursos Humanos A Administração de Recursos Humanos é uma base para a criação das políticas sociais de uma empresa ou organização. Está voltada ao fator principal que garante o funcionamento de qualquer organização: as pessoas. Toda instituição deve preocupar-se com a motivação de seus funcionários, uma vez que eles colaboram para a manutenção e funcionamento diário da empresa.

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Educação Corporativa é a prática coordenada de gestão de pessoas e de gestão do conhecimento tendo como orientação a estratégia de longo prazo de uma organização. satisfações e frustrações na base de suas percepções do clima organizacional. O planejamento estratégico de RH deve ser parte integrante do planejamento estratégico da organização e deve contribuir para o alcance dos objetivos da organização. • Manutenção de Recursos Humanos: BENEFÍCIOS SOCIAIS E RELAÇÕES TRABALHISTAS.A expressão "Gestão de Pessoas" visa substituir "Administração de Recursos Humanos". Tecnologia em RH: otimiza a gestão e os custos de serviço por empregado. Ele cria certos tipos de expectativas cujas consequências se seguem em decorrência de diferentes ações. • Desenvolvimento de Recursos Humanos: TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL. em busca da satisfação e bem-estar dos colaboradores. incentivando o alcance dos objetivos individuais das pessoas. dá mais autonomia aos empregados. A Gestão de Pessoas se divide em: • Provisão de recursos humanos: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO. ao lado dos recursos materiais e financeiros. • Monitoração de Recursos Humanos: SISTEMAS DE INFORMAÇÕES DE RH (Software). O clima organizacional é o conjunto de fatores que interferem na satisfação ou descontentamento no trabalho. Recrutamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa atrair candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos dentro da organização. Trata-se de antecipar qual a força de trabalho e talentos humanos necessários para a realização a ação organizacional futura. O recrutamento é feito a partir das necessidades presentes e futuras de Recursos Humanos da organização. ainda mais comum entre todas as expressões utilizadas nos tempos atuais para designar os modos de lidar com as pessoas nas organizações. Processo de Aplicação consiste na análise e descrição de cargos e avaliação de desempenho Clima Organizacional: O clima organizacional afeta a motivação. É o conjunto de variáveis que busca identificar os aspectos que precisam ser melhorados. que. pois implica a percepção das pessoas que trabalham numa organização apenas como recursos. dentro de determinado período de tempo.. redução de custos das tarefas administrativas. que se tornam responsáveis pelo uso e benefício que obtém dos sistemas. Refere-se ao recrutamento e seleção de pessoal. As pessoas esperam certas recompensas. diminui a relação de dependência entre o empregado e o Recursos Humanos. Seleção de Pessoal é a escolha dos candidatos recrutados que melhor se ajustam no cargo em aberto. • Aplicação de Recursos Humanos: INTEGRAÇÃO. O objetivo básico da seleção de pessoal é escolher e classificar os candidatos adequados às necessidades da organização. Os argumentos em prol desta mudança na nomenclatura ressaltam que o termo "Administração de Recursos Humanos" é muito restritivo. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 68 . DESENHO E ANÁLISE DE CARGOS. o desempenho e a satisfação no trabalho. Processo de Provisão consiste em abastecer a empresa com mão de obra qualificada. Planejamento de Recursos Humanos é o processo de decisão a respeito dos recursos humanos necessários para atingir os objetivos organizacionais.

Não apenas tarefas simples como ler instruções e girar uma alavanca. já que é totalmente alinhada as atividades do cargo/função. critério e clareza. gosto e não gosto. as organizações precisam ter estratégias claras. visando identificar se o candidato possui o perfil ideal para a vaga de emprego. Através da Seleção por Competências será realizada a entrevista comportamental. Com delegação. pode e não pode.[Modelos de Gestão de Pessoas de Sucesso Levando em consideração as mudanças que ocorrem no mercado de trabalho e nas relações empresa/funcionário. Isto significa que eles podem agir e tomar Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 69 . vem do latim competência e significa a qualidade de quem é capaz de apreciar e resolver certo assunto. mas também tomada de decisão e mudanças que dependem de novas informações. sustentadas por uma gestão participativa. A Gestão por Competências visa instrumentalizar o departamento de Recursos Humanos e Gestores das empresas para realizar Gestão e Desenvolvimento de Pessoas. Uma das metodologia mais consistentes na realização do Mapeamento e Mensuração das competências de um cargo é a criada por Maria Odete Rabaglio. A arte de saber delegar é cada vez mais uma necessidade dentro de uma organização. Através do Plano de Desenvolvimento por Competências será aperfeiçoado e potencializado o perfil individual de cada colaborador através de ações de desenvolvimento. tanto interno como externo. habilidade. As ferramentas da Gestão por Competências são totalmente alinhadas às atribuições dos cargos e funções de cada organização. O Mapeamento e Mensuração por Competências é a base da Gestão por Competências. Delegação é. aptidão e idoneidade. portanto. etc. baseadas no acho e não acho. do quadro funcional até os clientes e fornecedores. Desenvolvimento de Liderança O objetivo primário da delegação é conseguir que o trabalho seja feito por outra pessoa. será identificado se o perfil comportamental e técnico dos colaboradores de uma corporação estão alinhados ao perfil ideal exigido pelos cargos/funções. fazer determinada coisa. com foco. confiar sua autoridade a outros. Essas metodologias promovem grandes equívocos na obtenção do perfil ideal do cargo. capacidade. O principal modelo de gestão de pessoas atualmente é a GESTÃO POR COMPETÊNCIAS COMPETÊNCIAS. Através da Avaliação por Competências. Através do Mapeamento e Mensuração por Competências são identificadas as competências comportamentais e técnicas (CHA) necessárias para a execução das atividades de um cargo/função e mensurado o grau ideal para cada grupo de competências para que uma pessoa que assuma o cargo/função atinja os objetivos da empresa. fundamentalmente. Deve-se criar um laço estreito entre todos os niveis de relacionamento. principalmente no que se refere à sua gestão. seu pessoal tem a autoridade para reagir a situações sem ter que consultá-lo a todo instante. o ideal seria. deve-se tomar muito CUIDADO com as metodologias subjetivas existentes no mercado. Gestão por Competências Competência.

• as fontes de informações e conhecimento relevantes. você também é responsável uma vez que você é o gerente. mais próximo e mais participativo com as atividades de toda a sua equipe: Líder do Passado • • • • • • • • Ser um chefe Controlar as pessoas Centralizar a autoridade Estabelecimento de objetivos Dirigir com regras e regulamentos Confrontar e combater Mudar por necessidade e crise Ter um enfoque eu e meu departamento Líder do Futuro (Atual) • • • • • • • • Ser um coach e facilitador Empowerment Distribuir a liderança Conciliar visão e estratégia Guiar com valores compartilhados Colaborar e unificar Ter um enfoque mais amplo Ter um enfoque de minha empresa Papel estratégico do novo líder Mercado estável • As empresas • Abordagem de linha de montagem a respeito da estratégia • Maximizam controle interno e ordem • Protegem-se contra a variação auditoria e disciplina • Tem lutas de poder entre níveis e unidades • Papel do líder Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 70 . Para habilitar uma pessoa para fazer um determinado trabalho. o truque é delegar de tal modo que coisas sejam feitas mas não dêem errado. Se algo dá errado. • ela sabe como fazer isso. e que eles assumem responsabilidade com você na realização das tarefas. • ela tem a autoridade para fazer isso. • a extensão de sua descrição.iniciativas independentes. você deve assegurar que: • ela sabe o que você quer. Esses três fatores dependem de: • se comunicar claramente a natureza da tarefa. Abaixo temos um comparativo do antigo modelo de liderança e do modelo atual.

É um conceito que deve estar contido na filosofia da empresa e em sua organização. colaboração e inovação entre níveis • Papel do Líder • Interpretar a realidade emergente • Focalizar os recursos existentes de uma forma eficiente • Desenvolver e promover novas capacidades em resposta às mudanças • Facilitar criação. Um entrosamento tal que uma fique dependente da outra. Pessoal = aciona o processo produtivo . A administração de material A ciência da administração apoia-se no seguinte tripé: . não temos condições de administrar pois há a falta do elemento humano que irá acionar todo o processo produtivo. agora passemos ao último.• • • • Definir táticas e definir o orçamento Controlar o desempenho de indivíduos e atitudes Tomar ação corretiva quando a conduta está fora do esperado Tomar decisões consistentes com a estratégia geral da empresa Mercado em constante mudança • As empresas • Abordagem de contingência a respeito da estratégia • Maximizam velocidade. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 71 . Já vimos sobre os dois primeiros tipos de administração. Nada se pode fazer sem capital. mas também da superação dos seus limites. captação e disseminação de conhecimento Todas estas habilidades expressam a importância na valorização do capital humano. bem como sem material. é necessária uma harmonia entre estas 3 áreas. porque elas se entrelaçam e se confundem dentro do fluxo administrativo. Material = condição para o processo produtivo Para que exista uma administração perfeita. a administração de material. possibilitando não somente o desenvolvimento de suas potencialidades. flexibilidade e inovação • Protegem-se contra a obsolescência e ignorância • Tem altos níveis de comunicação. A gerência de materiais é um conceito vital que pode resultar na redução de custos e no aperfeiçoamento do desempenho de uma organização de produção. Somente com estes dois. quando é adequadamente entendida e executada. Finanças = mola propulsora . Não deverá existir diferença no nível hierárquico entre estas áreas pois têm a mesma importância para o bom funcionamento da empresa.

c) Prazo de Entrega Deverá ser o menor possível. Administrar materiais é fazer um exercício de provedor. proporcionando à empresa um lucro maior. a) Qualidade do Material O material deverá apresentar qualidade tal que possibilite sua aceitação dentro e fora da empresa (mercado). c) prazo de entrega d) preço. e) Condições de pagamento Deverão ser as melhores possíveis para que a empresa tenha maior flexibilidade na transformação ou venda do produto. A administração de materiais visa abastecer. de modo contínuo. O investimento em estoque de materiais é tipicamente de 1/3 do ativo de uma empresa. colocar a empresa como um organismo viável a todos que dela participam. É. São 5 requisitos básicos para o abastecimento: a) qualidade do material. mostrando que são responsáveis por aproximadamente 52% do custo do produto numa média empresa e. pesquisador e programador. a empresa com material que seja necessário para as suas atividades. em alguns casos. b) quantidade necessária. e) condições de pagamento. b) Quantidade Deverá ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da produção e estoque. evitando a falta de material para o abastecimento geral da empresa bem como o excesso em estoque.Os materiais em geral representam a maior parcela de custo de produtos acabados. analista. podem chegar a 85%. d) Menor Preço O preço do produto deverá ser tal que possa situá-lo em posição de concorrência no mercado. acima de tudo. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 72 . a fim de levar um melhor atendimento aos consumidores e evitar falta do material.

na quantidade certa e da fonte certa. são necessárias algumas informações sobre o material a ser adquirido: (as principais) a) qualidade b) quantidade c) época (quando a empresa necessitará do produto) a) Qualidade: É o detalhamento preciso das especificações e características do material a ser adquirido. Deverá atender plenamente às necessidades do requisitante.“To Follow”= seguir. o rigoroso cumprimento das datas de entrega da mercadoria. acompanhar. b) adquiridas no mercado externo (importação) O setor de compras deverá manter estreita e intensa relação com os outros setores administrativos da empresa. o percurso dos bens. As compras poderão ser de dois tipos básicos: a) adquiridas no mercado interno.A função de comprar implica na aquisição de materiais na qualidade certa. Itens básicos para uma boa especificação: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 73 . na época certa. no mesmo instante) Para quem compra. Devemos detectar e registrar o aparecimento de novos fornecedores e de novas organizações prestadoras de serviço. (Follow Up . ao preço certo. que poderão vir nos atender no futuro. Deverá conter todos os dados e a história do fornecedor junto à empresa. desde a saída do fornecedor até a recepção na empresa. principalmente. principalmente com a contabilidade geral para classificar os produtos nas devidas contas. “Up”= na mosca. mediante as notas de conhecimento. Um cadastro de fornecedores deverá ser mantido sempre atualizado de forma que nos permita obter informações a tempo e à hora. O controle do transporte dos materiais adquiridos pelo setor de compras visa acompanhar. Devemos levar em consideração as condições de segurança e.

HP. outros como: ponto de fusão.... formato e etc). .Negociação. . No entanto. dimensões (peso. Kg/cm2 Hertz. . ATENÇÃO: ATENÇÃO Grandeza Unidade tensão intensidade de corrente peso pressão frequência potência volts ampéres Kg. c) A época de comprar: A empresa necessita do produto para o momento em que precisa atender os compromissos de uma programação a ser utilizada em sua plenitude ou atendimento simplesmente de uma requisição.) Devemos considerar o fator tempo sob dois prismas: C1) Material de difícil aquisição Itens importados. e economia nesta área é lucro. CV b) Quantidade: É de suma importância a observação da quantidade a ser comprada em função da variação de preço/quantidade e do capital investido no material. fabricação sob encomenda. Assume um papel importantíssimo no terreno das aquisições. (. fabricação em série. não havendo nenhum fator excepcional. a quantidade será sempre ditada pelo “Lote Econômico” para os níveis de produção vigentes. etc. dureza. porosidade. O tempo é um fator de primeira linha em qualquer atividade humana. . ciclos/segundos Watts... tolerâncias para os números. A Curva Sazonal de Vendas de um produto é uma oportunidade de preço que nós temos que estar sempre atentos para melhor aproveitamento. gramatura. de mesma praça. volume. a matéria prima a ser utilizada. portanto redunda em economia. resistência à ruptura. elasticidade. de outras praças C2) Material de fácil aquisição Itens nacionais. cor. Oz Lb/pol2. Todavia. . nem sempre o menor tempo disponível é a melhor arma para conseguirmos melhores resultados. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 74 . Lb.

2006 . em 1988.O Uso da Capitalização/Descapitalização nas compras II. . julgue os itens que se seguem. em 1987. • b) criação da Conta Única do Tesouro Nacional. • c) exclusão das despesas das autarquias. o tempo começa a ser contado quando iniciamos algum tipo de licitação utilizando um dos tipos.Analista Judiciário .1ª REGIÃO . Na aplicação dos recursos da organização.666 I. o administrador financeiro deve procurar alternativas que ofereçam ou o menor risco ou o maior retorno.Analista Judiciário .Área Administrativa ) Considere que. • ( ) Certo ( ) Errado 3 . que compreende várias facetas. a partir de 1988. • e) implantação. Dentre essas medidas é INCORRETO afirmar que houve a • a) criação da Secretaria do Tesouro Nacional. com a finalidade de unificar. segundo Decreto-Lei nº 8.( CESPE .TRF . em uma operação comercial.Área Administrativa ) Com referência a noções de administração financeira. incorporando suas despesas ao Orçamento Geral da União ? OGU. em 1986.Área Administrativa ) Nas duas últimas décadas. 2 .2008 . das fundações e dos fundos do Orçamento Geral da União ? OGU. extinguindo a conta movimento mantida no Banco do Brasil. do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal SIAFI.( CESPE . sejam apresentadas duas opções de pagamento da dívida: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 75 .No campo integral das aquisições. gerir e contabilizar os pagamentos e recebimentos do governo federal.( FCC .Analista Judiciário .TJ-DF .TJ-DF .2008 . várias medidas foram tomadas para aumentar o controle e a transparência das contas públicas.. • d) eliminação do orçamento monetário. com o objetivo de obter os melhores retornos de capital.Exercício sobre Capitalização/Descapitalização Questões 1 .

evita-se que tais ações sejam voltadas a um único fim em detrimento dos demais de igual relevância. Convém destacar. diretrizes e os custos a serem utilizados neste mister. o uso do cálculo da equivalência de taxas permite identificar a melhor alternativa.TJ-DF . vez que intimamente relacionado a aspectos políticos.000. evita-se que as ações estatais se dêem por simples impulso.00. e. um instrumento a conferir maior transparência aos gastos públicos. o seu valor presente é inferior a R$ 48. • ( ) Certo ( ) Errado 4 . • ( ) Certo ( ) Errado GABARITO: 1-C 2-E 3-C 4-E 5-C Noções de Orçamento e Finanças Públicas O tema orçamento é palpitante.10 parcelas com juros compostos de 1. em que haja o comprometimento de todos os recursos disponíveis. olvidando-se da saúde ou da segurança. privilegiando-se. atividades com enfoque na educação. ou 24 parcelas com juros compostos de 4. por exemplo.( CESPE .00 deverá ser quitada por este valor em 2 meses e que ela foi contratada com juros de 2% ao mês sob o regime de capitalização composta.Área Administrativa ) Considere que uma dívida de R$ 50. ainda. É no orçamento que se identificam os projetos. de modo a se tornar algo inócuo.( CESPE . ou seja. bem como as metas. crucial para que a atividade estatal não seja realizada sem um direcionamento ou rumo certo. os Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 76 .000. sem reflexão ou ponderações. Nessa situação. igualmente essenciais. Por ele. para alcançar o resultado pretendido. como bem ressaltou Rinaldo Segundo.Área Administrativa ) O tempo necessário para se recuperar um investimento efetuado é chamado de payback. sociais e econômicos do Estado. • ( ) Certo ( ) Errado 5 . É. o caráter instrumental do orçamento.2008 .TJ-DF . Nessa situação.7% ao trimestre. sem dúvidas. citando Ricardo Lobo Torres.Analista Judiciário .Analista Judiciário . “in verbis”: O caráter instrumental ou processual significa que o orçamento não é um fim em si mesmo.5% ao mês.2008 . Em outras palavras. os planos e as ações que o Governo pretende produzir.

em que há uma ampliação dessa função estatal. é a própria sociedade civil. que opina na feitura do orçamento. associações. A fiscalização contábil. uma das conquistas da luta secular pelo controle efetivo da atividade estatal. “Finanças Públicas é a terminologia que tem sido tradicionalmente aplicada ao conjunto de problemas da política econômica que envolvem o uso de medidas de tributação e de dispêndios públicos”. por sua vez. que confere uma participação direta e efetiva das comunidades interessadas na construção da proposta orçamentária do Governo. 70 a 74. A Constituição Federal de 1988 prevê. Dessa forma. dificilmente ela poderia reivindicar uma participação exclusiva. já que os problemas básicos não são financeiros. o orçamento de investimentos e o orçamento da seguridade social Finanças Públicas Segundo R. através de conselhos. Neste caso. mas tratam do uso dos recursos econômicos. três leis orçamentárias: o Plano Plurianual . nos termos do art. do ponto-de-vista material. passa a ter maior contato com a realidade local.objetivos do orçamento se encontram fora de si. 70. a Lei de Diretrizes Orçamentárias .LOA. § 5º compreende: o orçamento fiscal. 165. 70). por possibilitar a elaboração de programas de governo que propiciam uma maior harmonização das necessidades públicas. Esta expressão não é muito adequada. estabelecendo seus princípios gerais. orçamentária. 165. eis que visa a permitir a implementação de políticas públicas e a atualização dos programas e do planejamento governamental. da distribuição da renda e do nível de emprego. execução e fiscalização constituem um todo. A Constituição brasileira prevê a fiscalização da execução orçamentária nos arts. um dos teóricos mais conhecidos da matéria. em seu art. etc. as quais naturalmente sofrem diferenciações em cada uma das comunidades ouvidas. a assertiva de que o orçamento tem caráter de instrumento significa dizer que ele não esgota em si a certeza de que tudo o que nele contém será plenamente realizado de modo concreto. podendo atender efetivamente aos clamores da coletividade. 70. fazer referência ao chamado orçamento-participativo. Apesar de estar ligada ao Orçamento.. O art. visto que o alcance efetivo das ações sempre dependerá do desempenho econômico e das decisões políticas que venham ou não a viabilizá-lo. que inaugura a Seção IX. O Chefe do Executivo. Também se prende ao princípio do dever de boa administração. Tal orçamento configura verdadeiro avanço na democratização da gestão pública. preceitua que: "Art. financeira.PPA (instrumento de planejamento governamental de longo prazo). aprovação. Musgrave. expresso no princípio da economicidade (art. Ainda que a política orçamentária seja uma parcela importante deste tema tão amplo. Legislativo independentemente do fato de que elaboração. operacional e patrimonial da União e Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 77 . formas de controle e os sistemas. dessa forma. Oportuno ainda. obedecendo ao princípio maior de Direito Público – o da legalidade – que afirma que toda a Administração deve se subordinar à lei. esta. tais como tipo. a Seção referente à fiscalização encontra-se no capítulo Do Poder Legislativo.LDO (instrumento de planejamento de curto-prazo) e a Lei Orçamentária Anual .

à luz do direito positivo estatal brasileiro. legitimidade. parágrafo 5º do art. quer sejam da Administração Direta ou Indireta. abrange as empresas públicas e sociedades de economia mista em que a União." Para melhor entender este dispositivo. Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas Classificação orçamentária é a organização do orçamento segundo critérios que possibilitam a compreensão Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 78 . aplicação de subvenções e renúncia de receitas. abrange. e c) Orçamento de Investimento das Empresas Estatais: previsto no inciso II. será exercida pelo Congresso Nacional. transferências para aplicação em programas de financiamento atendendo ao disposto na alínea "c" do inciso I do art. 194 da CF. direta ou indiretamente. a saber: a) Orçamento Fiscal: compreende os poderes da União. ainda. Leis orçamentárias O orçamento anual visa concretizar os objetivos e metas propostas no PPA. 165 da CF. não integrantes do Programa de Trabalho dos Órgãos e Entidades mencionados. detenha a maioria do capital social com direito a voto. em nome desta. 159 da CF e refinanciamento da dívida externa. quanto à legalidade. compreende. inclusive as especiais e Fundações instituídas e mantidas pela União. também. Parágrafo único. detenha a maioria do capital social com direito a voto e que recebam desta quaisquer recursos que não sejam provenientes de participação acionária. tipos e sistemas de controle. é de grande importância distinguir formas. Órgãos. Autarquias. os Fundos. utilizando-se da classificação proposta por José Afonso da Silva . b) Orçamento de Seguridade Social: compreende todos os órgãos e entidades a quem compete executar ações nas áreas de saúde. arrecade. bens e valores públicos ou pelos quais a União responda. A proposta da LOA – Lei Orçamentária Anual compreende os três tipos distintos de orçamentos da União. economicidade. segundo as diretrizes estabelecidas pela LDO. tendo em vista o disposto no art. bem como os fundos e fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público. direta ou indiretamente. previdência e assistência social. ou que. os demais subprojetos ou subatividades. mas que se relacionem com as referidas ações. mediante controle externo e pelo sistema de controle interno de cada Poder. as empresas públicas e sociedades de economia mista em que a União.das entidades da Administração direta e indireta. pagamentos de serviços prestados. Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública que utilize. assuma obrigação de natureza pecuniária. guarde. gerencie ou administre dinheiros.

Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 79 . Liquidação: é a verificação do implemento de condição. Recolhimento: é o ato pelo qual os agentes arrecadadores entregam diariamente ao Tesouro público o produto da arrecadação. Lançamento: é a relação individualizada dos contribuintes. classificação funcional programática e de natureza da despesa. Da Receita: classificação por categorias econômicas e por grupo de fontes. a gerência e a tomada de decisões. Pagamento: é a emissão do cheque ou ordem bancária em favor do credor. discriminando a espécie. liquidação e pagamento. Empenho: é o ato emanado de autoridade competente que cria para o estado obrigação de pagamento.geral das funções deste instrumento. Os estágios da receita são: lançamento. Os estágios da despesa são: empenho. ou seja. o valor e o vencimento do imposto de cada um. arrecadação e recolhimento. pendente ou não de implemento de condição. verificação objetiva do cumprimento contratual. Arrecadação: é o momento em que os contribuintes comparecem perante aos agentes arrecadadores a fim de liquidarem suas obrigações para com o estado. No modelo orçamentário brasileiro são observadas as seguintes classificações: Da Despesa: classificação institucional. propiciando informações para a administração.

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