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ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ

Organizao e Manuteno de Arquivo Reflexo No mbito desta UFCD, ministrada pela formadora, Dr. Margarida Medina, e com a durao de 25 horas, foi-nos leccionada matria que acho de relativa importncia para o curso, como por exemplo e como o prprio nome indica, a organizao de espaos para arquivo e a sua manuteno, incluindo em tudo isso, documentos relacionados com actividades comerciais. Outros dos temas leccionados foram as formas de arquivar esses mesmos documentos: cronolgica, numrica, alfanumrica ou simplesmente alfabeticamente. Os arquivos so e sero sempre importantes para a sociedade empresarial, porque esto ou estaro equipadas com sistemas informticos, o que no permitir a digitalizao de documentos, e o seu controle e manuteno atravs de cpias de segurana, tendo assim essas empresas que recorrer aos arquivos tradicionais. Na matria leccionada falmos em como organizar um arquivo, e que tcnicas poderamos utilizar para essa tarefa. Durante 10 anos fui militar, e como , ou deveria ser do conhecimento geral, as Foras Armadas prezam muito a sua organizao e arquivo de documentos. Fui escriturrio durante algum tempo, o que fez com que essa UFCD no fosse particularmente difcil. O arquivo, a sua manuteno, por qual a ordem que deveremos arquivar, qual o processo do documento, foram coisas com que eu j estava muitssimo habituado a lidar no meu dia-a-dia. E falando em arquivos, efectuamos uma visita de estudo Biblioteca e Arquivo Municipal da Ribeira Grande. Foi uma visita de estudo de grande importncia, do meu ponto de vista, porque excepo de mim e mais duas ou trs pessoas, as restantes nunca tinham estado em contacto directo com arquivos, tanto histricos como arquivos activos. Fomos gentilmente recebidos pela Dr. Ana Cristina Moscatel, Tcnica Superior de Arquivo, e pela Dr. Mnica Medeiros, Responsvel pela Biblioteca. Relacionando esta UFCD com as redes sociais, sendo elas tanto virtuais como reais, os arquivos sero sempre utilizados, seja manualmente, seja informaticamente pelas empresas, sejam estas do ramo comercial, sejam de qualquer outro ramo. Os arquivos sero sempre uma forma das empresas e dos seus colaboradores terem acesso a documentao recebida e j tratada. Qualquer falta poder ser prejudicial para o bom funcionamento da empresa, e ou para os colaboradores. Por exemplo, se as facturas estivessem mal organizadas ou no estivessem organizadas de todo, tanto a empresa como os seus colaboradores poderiam perder liquidez. Assim sendo, os colaboradores, os funcionrios e os clientes da empresa formam uma rede social, onde todos esto juntos para o mesmo fim, ou seja, para um bom entendimento entre si.

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