Introduo

Introduccin
O programa 5S nasceu em maio de 1950 no Japo, com o objetivo inicial de combater as perdas e os desperdcios nas indstrias. Tendo como precursores o Dr. Kaoru Ishikawa e colaboradores do Centro de Educao para a Qualidade, fundamentado em cinco regras bsicas que promovem intensa mobilizao e educao de todos os envolvidos, aguando o senso de observao de causas e origens de problemas. Sua prtica no Japo culminou com o reconhecimento do Governo. Logo, transformou-se num movimento nacional, marcando o incio da reestruturao do pas. reconhecido como o 1o Movimento Prtico para a Qualidade Total. E ainda hoje, continua sendo o passo inicial para a qualidade em qualquer organizao. Neste manual, apresentamos o conceito do 5S e um roteiro para implantao desta poderosa ferramenta. El programa 5S naci en mayo de 1950 en Japn, con el objetivo inicial de combatir las prdidas y los desperdicios de las industrias. Teniendo como precursores a los Dres. Kaoru e Ishikawa y colaboradores del Centro de Educacin para la Calidad, y fundamentado en cinco reglas bsicas que promueven intensa movilizacin y educacin de todos los involu-crados, agudizando el sentido de observacin de causas y orgenes de problemas. Su prctica en el Japn culmin con el reconocimiento del Gobierno. Posteriormente, se transform en un movimiento nacional, marcando el inicio de la reestructuracin del pas. Es reconocido como el 1er Movimiento Prctico para la Calidad Total. Todava hoy, contina siendo el paso inicial para la calidad en cualquier organizacin. En este manual, presentamos el concepto de 5S y un guin para la implantacin de esta poderosa herramienta.

O que significa
Lo que significa
SEI vem do latim, e quer dizer senso: SEI viene del latn, quiere decir sentido:

Seiri

Senso de descarte

Seiri

Sentido de desecho

Seiton

Senso de ordenao, organizao

Seiton

Sentido de orden, organizacin

Seisoh

Senso de limpeza

Seisoh

Sentido de limpieza

Seiketsu

Senso de asseio, higiene e sade

Seiketsu

Sentido de aseo, higiene y salud

Shitsuke

Senso de autodisciplina, ordem mantida

Shitsuke

Sentido de autodisciplina, orden mantenido

Manual 5S

Descarte
Desecho
Separar o til do intil. Primeiramente, necessrio classificar todos os documentos, materiais, equipamentos e moblias do ambiente de trabalho quanto ao uso: Usado com freqncia: deve ser de fcil acesso e mantido prximo ao usurio. Sem uso, intil: deve ser destinado ao descarte. Usado esporadicamente: pode ir para outro local ou para reas de menor acesso. O sucesso desta fase depende do conhecimento do ambiente de trabalho pelas pessoas envolvidas, para que no descartem indevidamente e/ou retenham papis/objetos desnecessrios. imprescindvel que tudo no ambiente seja classificado; nada pode passar despercebido. Todos os descartados devem ser armazenados em um local at que se defina o destino final, tais como: Reciclagem Venda Novo uso (em outra rea de trabalho) Lixo

Separar lo til de lo no til. Primeramente, es necesario clasificar todos los documentos, materiales, equipos y muebles, del ambiente de trabajo. En cuanto al uso: Usado con frecuencia: debe ser de fcil acceso y mantenido prximo al usuario. Sin uso, intil: debe ser destinado al desecho. Usado espordicamente: puede ir para otro local o para reas de menor acceso. El xito de esta fase depende del conocimiento del ambiente de trabajo por las personas involucradas, para que no descarten indebidamente y/o retengan papeles/objetos innecesarios. Es imprescindible que todo en el ambiente sea clasificado, nada puede pasar desapercibido. Todos los objetos desechados deben ser almacenados en un local hasta que se defina el destino final, tales como: Reciclaje Venta Nuevo uso (en otra rea de trabajo) Basura Ejemplos:

Exemplos:

Administrao
Identificao de dados e informaes necessrias e desnecessrias para decises: nos laudos nos relatrios de contabilidade na estatstica do movimento nos relatrios de controle de qualidade nas pesquisas de preos na estatstica de rotatividade da mo-deobra etc.

Administracin
Identificacin de datos e informaciones necesarias e innecesarias para decisiones: en los resultados de exmenes en los informes en la contabilidad en la estadstica del movimiento en los informes de control de calidad en las pesquisas de precios en la estadstica de rotacin del personal.

Produo
Identificao dos equipamentos, materiais e produtos necessrios/desnecessrios aos locais de trabalho: na coleta na recepo no laboratrio na lavagem nas bancadas no almoxarifado na recuperao de materiais na oficina de reparos na contabilidade no servio de pessoal na diretoria etc.

Produccin
Identificacin de los equipos, materiales y productos necesarios/innecesarios a los locales de trabajo: en la colecta en la recepcin en el laboratorio en el lavado en las mesetas en el almacenaje de materiales en la recuperacin de materiales en el sitio de restauracin en la contabilidad en el servicio de personal en la direccin, etc.

Manual 5S

Ordenao >> Organizao

Orden>> Organizacin
Aps um descarte bem feito, a organizao uma tarefa fcil. Nesta etapa, o local de trabalho s possui objetos e materiais necessrios e classificados quanto ao uso. Desta forma, basta aloc-los, com base nos princpios de economia de tempo e movimento. O objetivo definir um ambiente onde os objetos sejam encontrados com facilidade, tendo sempre mo tudo o que usado com mais freqncia. bastante til criar identificaes visuais (etiquetas, placas, cores...) para as gavetas, prateleiras, pastas e arquivos. No h como economizar esforos nesta etapa. Tudo deve ser tirado do lugar para arrumar. Durante a arrumao, os objetos devem ser acomodados de forma a evitar acidentes de trabalho. Despus de un desecho bien hecho, la organizacin es una tarea fcil. En esta etapa el local de trabajo solo posee objetos y materiales necesarios y clasificados en cuanto al uso. De esta forma, basta colocarlos, dirigiendo los principios de economa de tiempo y movimiento. El objetivo es definir un ambiente donde los objetos sean encontrados con facilidad, teniendo siempre a mano todo lo que es usado con ms frecuencia. Es bastante til crear identificaciones visuales (etiquetas, placas, colores...) para los cajones, anaqueles, carpetas y archivos. No hay como economizar esfuerzos en esta etapa. Todo debe ser sacado del lugar para arreglar. Durante el arreglo, los objetos deben ser acomodados de forma que se eviten los accidentes de trabajo.

Exemplos:

Ejemplos:

Administrao
Determinao do local de arquivos e computadores para pesquisa e utilizao de dados a qualquer momento. Estabelecer um prazo de 5 minutos para se localizar um dado (documento).

Administracin
Determinacin del local de archivos y computadoras para pesquisa y utilizacin de datos en cualquier momento. Establecer un plazo de 5 minutos para localizar un dato (documento).

Produo
Determinao do local especfico ou layout para os equipamentos e materiais, de modo que sejam localizados e utilizados a qualquer momento (economizando tempo e movimento).

Produccin
Determinar el local especfico o diseo del ambiente con los equipos y materiales de manera que sean localizados y utilizados en cualquier momento (economizando tiempo y movimiento).

Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar .

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar .

Manual 5S

Limpeza
Limpieza
Um ambiente limpo direito de todos. Portanto, nesta etapa, dever de todos participar... limpando. A limpeza deve ser feita com zelo e ateno, utilizando todas as ferramentas necessrias. Cantinhos no podem ficar de fora e ningum deve ficar parado. O segredo a unio. Ao final da limpeza, faa uma inspeo e refaa o que achar incompleto. A partir deste momento, cada um responsvel por conservar o local limpo e combater as fontes de sujeira. Un ambiente limpio es derecho de todos, Por lo tanto, en esta etapa, es deber de todos participar... limpiando. La limpieza debe ser hecha con celo y atencin, utilizando todas las herramientas necesarias. Los rincones no pueden quedar sucios y nadie debe quedarse parado. El secreto es la unin. Al final de la limpieza, haga una inspeccin y vuelva a hacer lo que piense que est incompleto. Desde este momento, cada uno es responsable de conservar el local limpio y combatir las fuentes de suciedad.

Exemplos:

Ejemplos:

Administrao
Atualizao e renovao de dados para ter decises corretas. laudos dos pacientes endereos de pacientes, mdicos e clnicas telefones e dados de fornecedores relao de mdicos por especialidades relao de clnicas, hospitais e casas de sade relatrios de convnios relatrios do controle de qualidade etc.

Administracin
Actualizacin y renovacin de datos para tener decisiones correctas. decisiones de los pacientes direcciones de pacientes, mdicos y clnicas telfonos y datos de proveedores relacin de mdicos por especialidades relacin de clnicas, hospitales y casas de salud informes de convenios informes del control de la calidad etc.

Produo
Eliminao de p, sujeira e manuteno da limpeza nos locais de trabalho. nos aparelhos do setor tcnico nos equipamentos do setor administrativo paredes pisos janelas etc.

Produccin
Eliminacin de polvo, suciedad y mantenimiento de la limpieza en los locales de trabajo. en los aparatos del sector tcnico en los equipos del sector administrativo paredes pisos ventanas etc.

Manual 5S

Asseio >> Higiene

Aseo >> Higiene
Da mesma forma que cuidamos do ambiente de trabalho, devemos zelar pela nossa sade. Agora, estamos falando da nossa aparncia, do cuidado com a sade fsica e mental e do zelo por um ambiente saudvel. Isto significa manter os ambientes comuns (banheiros, refeitrios, ...) limpos, roupa e uniformes bem conservados, unhas limpas, mos lavadas corretamente. Este senso tambm consiste em utilizar adequada-mente os equipamentos de proteo e segurana e manter um relacionamento cordial e positivo com os colegas. De la misma forma que cuidamos el ambiente de trabajo, debemos velar por nuestra salud. Ahora estamos hablando de nuestra apariencia, del cuidado de salud fsica y mental y del celo por un ambiente saludable. Esto significa mantener los ambientes comunes (baos, refectorios, ...) limpios, ropa y uniformes bien conservados, uas limpias, manos lavadas correctamente. En este sentido tambin se deben utilizar adecuadamente los equipamientos de proteccin y seguridad y mantener una relacin cordial y positiva con los colegas.

Exemplos:

Ejemplos:

Administrao
Estabelecimento, preparao e implementao de informaes e dados de fcil entendimento que sero muito teis e prticos para decises. laudos relatrios do setor administrativo e tcnicos

Administracin
Establecimiento, preparacin e implementacin de informaciones y datos de fcil entendimiento que sern muy tiles y prcticos para decisiones. resultados de exmenes informes del sector administrativo y tcnico

Produo
Aes consistentes e repetitivas, visando descarte, ordenao e limpeza e, ainda, manuteno de boas condies sanitrias, sem qualquer poluio. lixo no laboratrio material de descarte contaminado organizao de visitas nomeao de clientes que fiscalizem lavagem das mos uso de EPI

Produccin
Acciones consistentes y repetitivas, verificando los desechos, orden y limpieza y an, manteniendo buenas condiciones sanitarias y sin cualquier polucin. basura en el laboratorio material de desecho contaminado organizacin de visitas nominacin de clientes que fiscalicen lavado de las manos uso de EPI

Manual 5S

Auto-disciplina >> Ordem mantida

Autodisciplina >> Orden mantenido
Esta a fase mais difcil e que precisa de maior dedicao. Esta etapa no tem fim, pois representa o compromisso de todos em manter as conquistas das fases anteriores: No acumular objetos inteis no desorganizar no sujar cooperar sempre com os outros participar sempre das aes de melhoria contribuir sempre com novas idias no descuidar da higiene pessoal e do ambiente de trabalho assumir responsabilidades perante o grupo Manter a ordem um processo educativo que depende da vontade e do empenho de cada um. sta es la fase ms difcil y que necesita de mayor dedicacin. Esta etapa no tiene fin, pues representa el compromiso de todos en mantener las conquistas de las fases anteriores: No acumular objetos intiles no desorganizar no ensuciar cooperar siempre con los otros participar siempre de las acciones de mejora contribuir siempre con nuevas ideas no descuidar de la higiene personal y del ambiente de trabajo asumir responsabilidades en presencia del grupo Mantener el orden es un proceso educativo que depende de la voluntad y del empeo de cada uno.

Exemplos:

Ejemplos:

Produo
Hbito para cumprimento de regras e procedimentos pedidos pelos clientes. exames adequados exames de urgncia envio de laudos ao usurio via fax envio de laudos pelo Correio

Produccin
Hbito para el cumplimiento de reglas y procedimientos pedidos por los clientes. exmenes adecuados exmenes de urgencia envo de resultados de los exmenes al usuario va fax envo de resultados de los exmenes por el Correo

Manual 5S

Roteiro para implantao

Guin para implantacin
Etapas: Equipe de implantao Planejamento Fotos Reunio de Sensibilizao Implantao Acompanhamento Etapas: Equipo de implantacin Planificacin Fotos Reunin de Sensibilizacin Implantacin Monitoreo

1a Etapa
A equipe de implantao deve ser composta por, pelo menos, 3 (trs) pessoas de diferentes setores da organizao, tendo, no mnimo, 1 (uma) pessoa da alta administrao. Esta equipe deve possuir disponibilidade para conduzir toda a implantao e realizar as visitas de acompanhamento.

1a Etapa:
El equipo de implantacin debe estar compuesto por lo menos por 3 (tres) personas de diferentes sectores de la organizacin, teniendo como mnimo 1 (una) persona de la administracin. Este equipo debe poseer disponibilidad para conducir toda la implantacin y realizar las visitas de Monitoreo.

2a Etapa
A equipe de implantao deve definir o cronograma de implantao (ver proposta a seguir), as ferramentas que sero usadas (formulrios, mapa de acompanhamento, pranchetas, vdeos, mquina fotogrfica ...) e dividir as atividades. O cumprimento dos prazos define o sucesso do projeto. A equipe deve estar comprometida a implantar o Programa, que no deve ultrapassar 2 (dois) meses (sugesto).

2a Etapa
El equipo de implantacin debe definir el cronograma de implantacin (ver propuesta a continuacin), las herramientas que sern usadas (planillas), mapa de monitoreo, planchetas, vdeos, mquina fotogrfica ...) y dividir las actividades. El cumplimiento de los plazos define el xito del proyecto. El equipo debe estar comprometido a implantar el Programa que no debe sobrepasar 2 (dos) meses (sugerencia).

3a Etapa
A situao atual da organizao deve ser registrada em fotos. A equipe deve percorrer a organizao fotografando todas as reas e os cantinhos fora dos critrios do 5S. At este momento, interessante que ningum conhea os objetivos das fotos, pois o mistrio ser bastante til posteriormente. Para a reunio de sensibilizao, estas fotos devem ser misturadas num mural, sem separar por rea. A idia que cada colaborador, ao procurar as fotos da sua rea de trabalho, tenha a oportunidade de observar os outros.

3a Etapa
La situacin actual de la organizacin debe ser registrada en fotos. El equipo debe recorrer la organizacin fotografiando todas las reas y rincones fuera de los criterios del 5S. Hasta este momento es interesante que nadie conozca los objetivos de las fotos, pues el misterio ser suficientemente til posteriormente. Para la reunin de sensibilizacin estas fotos deben ser mezcladas en un mural, sin separar por rea. La idea es que cada colaborador, al buscar las fotos de su rea de trabajo, tenga la oportunidad de observar las otras reas.

4a Etapa
Convide toda a organizao para uma reunio. Na ocasio, a alta administrao deve demonstrar o quanto est comprometida com o processo, os resultados que deseja obter (melhoria do ambiente de trabalho, qualidade de vida e qualidade do produto) e a importncia da participao de todos. importante que todos entendam os objetivos do projeto, o cronograma de implantao, como sero as visitas de acompanhamento e a responsabilidade de cada um.

4a Etapa
Invite toda la organizacin para una reunin. En ocasiones, la alta administracin debe demostrar hasta donde est comprometida con el proceso, los resultados que anhela lograr (mejora del ambiente de trabajo, calidad de vida y calidad del producto) y la importancia de la participacin de todos. Es importante que todos entiendan los objetivos del proyecto, el cronograma de implantacin, como sern las visitas de monitoreo y la responsabilidad de cada uno.

Manual 5S

5a Etapa
A implantao comea imediatamente aps a reunio de sensibilizao, com a distribuio dos mapas de acompanhamento (ver modelo) pelas reas de trabalho. Cada rea deve ter um mapa de acompanhamento afixado em local visvel. Em cada fase do 5S deve haver uma reunio para explanao das atividades e das ferramentas, prefencialmente numa segunda-feira, a fim de aproveitar toda a semana. A reunio deve ser rica em exemplos, para que todos entendam o que se espera a cada momento.

5a Etapa
La implantacin comienza inmediatamente despus de la reunin de sensibilizacin con la distribucin de los mapas de monitoreo (ver modelo) por las reas de trabajo. Cada rea debe tener un mapa de monitoreo fijo y en un local visible. En cada fase del 5S debe haber una reunin para explicacin de las actividades y de las herramientas, preferentemente un lunes, a fin de aprovechar toda la semana. La reunin debe ser rica en ejemplos, para que todos entiendan lo que se espera a cada momento.

6a Etapa
Semanalmente, a equipe de implantao deve se organizar para visitar todas as reas de trabalho e avaliar o desenvolvimento das atividades. As visitas devem ser acompanhadas por, pelo menos, um colaborador da rea. Estas visitas tendem a ser rpidas (~ 15 minutos) e, ao final, o avaliador e os colaboradores presentes devem acordar a pontuao da rea quanto aos quesitos. A pontuao gera uma grande competio entre as reas quanto excelncia, servindo como uma ferramenta de motivao e unio. importante que a organizao viabilize todas as condies e ferramentas necessrias para o processo e exija o cumprimento dos prazos. Em todos os momentos, os pontos positivos devem ser destacados, e as crticas colocadas de forma construtiva, Desta forma, o entusiasmo persistir durante todo o processo. Este movimento no deve ser episdico de limpeza. recomendado fazer um mapa de acompanhamento mensal aps o trmino da implantao do programa, que deve ser conduzido para ganhos de produtividade e aplicado em todo o laboratrio, do diretor ao servente. Bom trabalho!

6a Etapa
Semanalmente, el equipo de implantacin debe organizarse para visitar todas las reas de trabajo y evaluar el desarrollo de las actividades. Las visitas deben ser acompaadas por lo menos con un colaborador del rea. Estas visitas tienden a ser rpidas (~ 15 minutos) y al final el evaluador y los colaboradores presentes deben acordar la puntuacin del rea en cuanto a los requisitos. La puntuacin genera una gran competencia entre las reas en cuanto a la excelencia, sirviendo como una herramienta de motivacin y unin. Es importante que la organizacin viabilize todas las condiciones y herramientas necesarias para el proceso y exija el cumplimiento de los plazos. En todos los momentos los puntos positivos deben ser destacados y las crticas colocadas de forma constructiva. De esta forma, el entusiasmo persistir durante todo el proceso. Este movimiento no debe ser episodio de limpieza . Se recomienda hacer un esquema mensual despus de terminar la implantacin del programa, que debe ser conducido para ganancias de la productividad y aplicado en todo el laboratorio, del director al sirviente. Buen trabajo!

A idia descartar o intil, organizar o que til, manter limpo e em ordem.

La idea es descartar lo no til, organizar lo que es til, mantener limpio y en orden.

Manual 5S

Modelo de Cronograma
Modelo de Cronograma

Cronograma de Implantao
Semana Dia A u d i t o r i a 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A u d i t o r a
Lanamento Descarte Organizao Limpeza Asseio Higiene Auto Disciplina

9 10

Cronograma de Implantacin
Semana Dia
Lanzamiento Desecho Organizacin Limpieza Aseo Higiene Auto Disciplina

Manual 5S

10

Modelo de Mapas
Modelo de Mapas

Mapa de Acompanhamento Semanal

Setor: Semana Dia
Descarte Organizao Limpeza Asseio Higiene Auto Disciplina
Legenda: Ruim Regular Bom Excelente

9 10

Mapa de Monitoreo Semanal

Sector: Semana Dias
Desecho Organizacin Limpieza Aseo Higiene Auto Disciplina
Leyenda: Mala Regular Buena Excelente

9 10

Manual 5S

11

Mapa de Acompanhamento Mensal

Setor: Ms
Descarte Organizao Limpeza Asseio Higiene Auto Disciplina
Legenda: Ruim Regular Bom Excelente jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez

Mapa de Monitoreo Mensual

Sector: Mes
Desecho Organizacin Limpieza Aseo Higiene Auto Disciplina
Leyenda: Mala Regular Buena Excelente ene feb mar abr may jun jul ago sept oct nov dic

Manual 5S

12