Classificação de Documentos

CLASSIFICAO, TEMPORALIDADE
DESTINAO DE DOCUMENTOS
DE
ARQUIVO RELATIVOS S
ATIVIDADES-MEIO DA
ADMINISTRAO PBLICA
Copyright 2001 by Conselho Nacional de Arquivos

Rua Azeredo Coutinho, 77, 20230-170, Rio de Janeiro RJ
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Arquivo Nacional
Coordenao de Gesto de Documentos
Reviso Tcnica
Maria Izabel de Oliveira (coordenadora)
Ana Celeste Indolfo (assistente)
Vera Lcia Hess de Mello Lopes (assistente)
Coordenao de Pesquisa e Difuso Cultural
Reviso
Flvia Roncarati Gomes
Editorao eletrnica e capa
Maria Judith Azevedo Vieira
Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos

Classificao, temporalidade e destinao de documentos de
arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica/
Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.
p. 156 cm
1. Gesto de documentos. 2. Cdigo de classificao.
3. Documentos-Classificao. 4. Documentos-Destinao.
5. Tabela de temporalidade. 6. Arquivos pblicos.
CDD: 351.714
Equipe tcnica de elaborao do cdigo de classificao de documentos de

arquivo para a administrao pblica: atividades-meio
Ana Celeste Indolfo
Ana Maria Varela Cascardo Campos
Andresa de Moraes e Castro
Maria Izabel de Oliveira
Selma Braga Duboc
Vera Lcia Hess de Mello Lopes
Verone Gonalves Cauville
Cmara Tcnica de Classificao de Documentos do Conselho Nacional de

Arquivos-Ctcl/Conarq
Eliana Balbina Flora Sales
Maria Hilda Pinto de Arajo
Rosely Curi Rondinelli
Vera Lcia Hess de Mello Lopes
Vilma Jesus de Oliveira
Equipe tcnica de elaborao da tabela bsica de temporalidade e

destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da
administrao pblica
Ana Maria Varela Cascardo Campos
Selma Braga Duboc
Vera Regina Michels Bento
Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos do Conselho Nacional de

Arquivos-Ctad/Conarq
Ana Maria Varela Cascardo Campos at 27 de maio de 1999
Gracinda Assucena de Vasconcellos
Helena Corra Machado at 27 de agosto de 1998
Jlio Csar Ferreira Pereira at 19 de agosto de 1997
Norma de Ges Monteiro at 13 de maro de 1999
Selma Braga Duboc
Thas Mrcia Carraca de Alcntara

Walter Albuquerque Mello at 20 de novembro de 1998
Agradecemos a todos os colegas e

profissionais de arquivo que contriburam,
com suas observaes e sugestes, para o
aprimoramento deste trabalho, em especial
a Marilena Leite Paes, Jerusa Gonalves de
Arajo e s equipes do Arquivo Nacional, em
particular Coordenao de Gesto de
Documentos e Coordenao Regional no
Distrito Federal.
SUMRIO
Apresentao ................................................................................................... 7
Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a
administrao pblica: atividades-meio .................................................... 9
1 O cdigo de classificao de documentos de arquivo:

definies e conceitos ............................................................................. 9
1.1 Classe 000 Administrao geral ..................................................... 10
1.2 Classe 900 Assuntos diversos ............................................................12
2 Aplicao do cdigo de classificao de documentos de arquivo

..............................................................................................................................14
2.1 Classificao e arquivamento de documentos .............................14
2.1.1 Classificao............................................................................14
2.1.2 Arquivamento ..........................................................................15
2.2 Folha de referncia..............................................................................17
2.3 Recibo de emprstimo ........................................................................19
3 Cdigo de classificao de documentos de arquivo .................21
Temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s

atividades-meio da administrao pblica: tabela bsica .................... 42
1 Introduo ........................................................................................................42
2 Configurao da tabela de temporalidade ........................................43
3 Metodologia para elaborao .................................................................45
4 Aplicao da tabela ....................................................................................49
4.1 Rotinas para destinao dos documentos na fase corrente .......49
4.2 Rotinas para destinao dos documentos na fase
intermediria ...........................................................................................50
4.3 Alterao do suporte da informao ..............................................50
4.4 Triagem de documentos em fase intermediria ............................52
5 Tabela bsica .......................................................................................... 53

ndice ................................................................................................................ 83
Glossrio ..................................................................................................... 134
Bibliografia .........................................................................................................
147
Referncia legislativa .................................................................................. 149
APRESENTAO
A poltica nacional de arquivos, consoante os princpios tericos da

moderna arquivologia, compreende a definio e adoo de um conjunto de
normas e procedimentos tcnicos e administrativos para disciplinar as
atividades relativas aos servios arquivsticos da administrao pblica,
trazendo, por conseqncia, a melhoria dos arquivos pblicos. A implantao
dessa poltica inclui necessariamente o processo de reestruturao da prpria
administrao pblica.
Essa modernizao pressupe novas formas de relacionamento entre
a mquina administrativa governamental e seus arquivos, como condio
imprescindvel para que estes ltimos sirvam como instrumento de apoio
organizao do Estado e da sociedade.
O controle sobre a produo documental e a racionalizao de seu
fluxo, por meio da aplicao de modernas tcnicas e recursos tecnolgicos,
so objetivos de um programa de gesto de documentos, que levar
melhoria dos servios arquivsticos, resgatando, com isso, a funo social que os
arquivos devem ter, aumentando-lhes a eficcia, garantindo o cumprimento
dos direitos de cidadania e sendo, para o prprio Estado, suporte para as
decises poltico-administrativas.
A preocupao com a organizao e o acesso aos documentos
pblicos antiga, mas s recentemente foram dados passos decisivos neste
sentido. A Constituio Federal de 1988 dispe, no pargrafo 2 do artigo 216,
que cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da
documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta
a quantos dela necessitem. Mais tarde, a lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, preconiza
a revitalizao dos servios arquivsticos do Poder Pblico por meio de
programas de gesto de documentos, que renam procedimentos e
operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos.
O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a
administrao pblica: atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e
destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da
administrao pblica foram elaborados por tcnicos do Arquivo Nacional, da
antiga Secretaria da Administrao Federal e do Ministrio do Planejamento e
Oramento e constituem elementos essenciais organizao dos arquivos
correntes e intermedirios, permitindo acesso aos documentos por meio da
racionalizao e controle eficazes das informaes neles contidas.
O Conselho Nacional de Arquivos-Conarq, vinculado ao Arquivo
Nacional, analisou e aprovou esses instrumentos amplamente discutidos por
suas Cmaras Tcnicas de Classificao e Avaliao de Documentos. A

aplicao desses instrumentos dever ser acompanhada pela instituio
arquivstica na sua especfica esfera de competncia, com o objetivo de
proceder aos ajustes necessrios ao seu aprimoramento, em funo das
particularidades de cada rgo. Concluda essa etapa, os rgos e entidades
sero orientados quanto complementao do cdigo e da tabela no que
tange ao desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas
ou atividades-fim.
Cabe ressaltar que, por refletirem as funes e atividades dos rgos,
o Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao
pblica: atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de
documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica
so dinmicos. Sendo assim, requerem revises e alteraes peridicas, a fim
de garantir sua atualizao frente s constantes transformaes da
administrao pblica.
A utilizao desses instrumentos, alm de possibilitar o controle e a
rpida recuperao de informaes, orientar as atividades de racionalizao
da produo e fluxo documentais, avaliao e destinao dos documentos
produzidos e recebidos, aumentando a eficcia dos servios arquivsticos da
administrao pblica em todas as esferas.
JAIME ANTUNES DA SILVA

Presidente do Conselho Nacional de Arquivos
CDIGO
DE
CLASSIFICAO
DE
DOCUMENTOS
DE
ARQUIVO
PARA
ADMINISTRAO PBLICA: ATIVIDADES-MEIO
1 O CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

DEFINIES E CONCEITOS
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um
instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento
produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e
atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar
os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao
e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo,
eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez
que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento,
o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele
contida. A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos
arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.
No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos
assuntos,
encontram-se
documentais
genericamente
denominados
hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades
desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos
numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida atravs
de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o
particular.
Para este instrumento adotou-se o modelo de cdigo de
classificao decimal. Como o prprio nome indica, o sistema decimal de
classificao por assuntos constitui-se num cdigo numrico dividido em dez
classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez
classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs
algarismos, como se segue:
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
10
Classe 800
Classe 900
As
classes
principais
correspondem
s
grandes
funes
desempenhadas pelo rgo. Elas so divididas em subclasses e estas, por sua
vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem cdigos numricos, seguindo-se
o mtodo decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, temse:
CLASSE
000
SUBCLASSE
010
GRUPO
012
SUBGRUPOS
012.1
ADMINISTRAO GERAL
012.11
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
COMUNICAO SOCIAL
RELAES COM A IMPRENSA
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
Note-se que os cdigos numricos refletem a subordinao dos

subgrupos ao grupo, do grupo subclasse e desta, classe. Esta subordinao
representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos
tratados.
O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a
administrao pblica: atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os
seus rgos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAO GERAL e
a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s
atividades-fim do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos
respectivos rgos sua elaborao, seguindo orientaes da instituio
arquivstica na sua esfera especfica de competncia.
Compe ainda este cdigo o ndice, instrumento auxiliar
classificao, no qual os assuntos so ordenados alfabeticamente e remetidos
ao cdigo numrico correspondente.
Entendidos os mecanismos de elaborao do Cdigo de
classificao de documentos de arquivo, sero apresentadas, a seguir,
algumas explicaes acerca das classes 000 e 900, e suas respectivas
subclasses.
1.1 CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL
11
Nesta classe so classificados os documentos referentes s atividades

relacionadas administrao interna dos rgos pblicos, as quais viabilizam o
seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados.
A Classe 000, ADMINISTRAO GERAL, tem como subclasses:
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
020 PESSOAL
030 MATERIAL
040 PATRIMNIO
050 ORAMENTO E FINANAS
060 DOCUMENTAO E INFORMAO
070 COMUNICAES
080 (vaga)
090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
Classificam-se os documentos relativos criao, estruturao,
funcionamento e organizao interna do rgo.
020 PESSOAL
Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos direitos e
obrigaes dos servidores lotados no rgo, de acordo com a legislao
vigente, bem como os direitos e obrigaes da instituio empregadora no
que tange assistncia, proteo ao trabalho e concesso de benefcios.
030 MATERIAL
So classificados os documentos referentes administrao dos
materiais do rgo, necessrios ao desenvolvimento de suas atividades,
incluindo as formas de aquisio e alienao, o controle do estoque e da
distribuio e a conservao e reparo.
040 PATRIMNIO
Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais
imveis, veculos e semoventes pertencentes ao rgo. Incluem-se, neste caso,
as formas de aquisio e alienao, bem como os servios de manuteno,
limpeza e recuperao.
Classificam-se os documentos relativos previso e execuo
oramentria e s operaes contbeis e financeiras referentes ao uso dos
recursos pblicos e comprovao de receita e despesa. Incluem-se, ainda, a
12
movimentao de conta corrente, balanos e prestaes de contas aos

tribunais de contas.
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes publicao,
produo editorial, preparo, impresso e distribuio de matrias, bem como
aquisio, controle, distribuio e acesso documentao bibliogrfica do
rgo. Incluem-se, ainda, os documentos referentes produo, controle,
avaliao, arquivamento e destinao de documentos arquivsticos, como
tambm os documentos relacionados com as atividades de reproduo,
conservao e informtica.
13
070 COMUNICAES
Classificam-se os documentos relacionados com a instalao,
manuteno, operao e uso dos recursos e servios postais, de
telecomunicaes e de tecnologias da informao.
080 (VAGA)
Esta subclasse mantm-se vaga para possveis expanses e insero
de documentos referentes ADMINISTRAO GERAL, que resultem de novas
atividades desenvolvidas pelo rgo.
Incluem-se nesta subclasse documentos de carter genrico relativos
ADMINISTRAO GERAL. Utiliza-se, tambm, esta subclasse, como recurso
para incluso de assuntos que no possuam classificao especfica no
Cdigo de classificao de documentos de arquivo, bem como para evitar a
proliferao de subclasses que possam ser reservadas para possveis
expanses. Entretanto, os documentos s podero ser aqui classificados aps a
verificao da no-existncia de outras subclasses nas quais possam ser
inseridos.
O mesmo se aplica aos ltimos grupos:
019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E
FUNCIONAMENTO
029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL
039 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL
049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO
059 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E
FINANAS
069 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO E
INFORMAO
079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAES
Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os rgos

podero desenvolver os grupos e subgrupos referentes a outros assuntos. Os
itens criados, bem como sua temporalidade e destinao, devero ser
encaminhados instituio arquivstica pblica na sua respectiva esfera de
competncia para aprovao.
14
1.2 CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS

Esta classe refere-se aos documentos de carter genrico que se
relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo rgo.
A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses:
910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS
920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.
ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS
REDONDAS
930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS
940 VISITAS E VISITANTES
950 (vaga)
960 (vaga)
970 (vaga)
980 (vaga)
990 ASSUNTOS TRANSITRIOS
Incluem-se nesta subclasse documentos referentes organizao de
solenidades, comemoraes, homenagens, bem como aos discursos e
palestras proferidas por dirigentes, servidores ou convidados.
920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS. ENCONTROS.
CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS
Classificam-se os documentos referentes a eventos, promovidos ou
no pelo rgo.
Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a eventos
promocionais, do rgo ou de outras instituies, bem como material de
divulgao.
Classificam-se os documentos referentes a solicitaes de visitas,
orientao e assessoramento a visitantes.
950 a 980 (VAGAS)
15
Estas subclasses mantm-se vagas para possveis expanses e

insero de documentos referentes a ASSUNTOS DIVERSOS.
Incluem-se nesta subclasse documentos de carter genrico, tais
como pedidos e cartas de apresentao e recomendao; comunicaes de
posse, endereo e afastamento; convites; felicitaes e congratulaes;
protestos, reivindicaes e oferecimentos diversos.
2 APLICAO DO CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO
A classificao uma das atividades do processo de gesto de

documentos arquivsticos, o qual inclui procedimentos e rotinas especficas que
possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e controle das
informaes.
Desta forma, para que o Cdigo de classificao de documentos de
arquivo possa ser aplicado eficientemente, apresentam-se, a seguir, as
operaes e rotinas para classificao e arquivamento de documentos.
2.1 CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
2.1.1 CLASSIFICAO
A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo
com as seguintes operaes.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar
sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe
correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o
contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente
ao assunto de que trata o documento.
ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE CLASSIFICAO
1. Receber o documento para classificao;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)
secundrio(s) de acordo com seu contedo;
16
3. Localizar
o(s)
assunto(s)
no
Cdigo
de
classificao
de
documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio;

4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referncia (ver item 2.2), para os assuntos
secundrios.
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o)
receber a anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s).
17
2.1.2 ARQUIVAMENTO
Uma vez classificado e tramitado, o documento dever ser
arquivado, obedecendo s seguintes operaes:
a) INSPEO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se
o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em)
anexo(s) e se a classificao atribuda ser mantida ou alterada.
b) ORDENAO: consiste na reunio dos documentos classificados
sob um mesmo assunto. A ordenao tem por objetivo agilizar o arquivamento,
minimizando a possibilidade de erros. Alm disso, estando ordenados
adequadamente, ser possvel manter reunidos todos os documentos
referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o
arquivamento.
Aps a ordenao, os documentos classificados sob o mesmo cdigo
formaro dossis acondicionados em capas apropriadas com prendedores
plsticos, com exceo dos processos e volumes. Os dados referentes ao seu
contedo (cdigo, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, rgo, firma ou
lugar) sero registrados na capa de forma a facilitar sua identificao. Os
dossis, processos e volumes sero arquivados em pastas suspensas ou em
caixas, de acordo com suas dimenses. Esta operao possibilita:
racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta
podero ser arquivados vrios dossis correspondentes ao mesmo grupo ou
subclasse, diminuindo, assim, o nmero de pastas.
Exemplo:
Pasta:
Dossis:
061 PRODUO EDITORIAL

061.1 EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL
061.2 DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO
organizar internamente cada pasta, separando os documentos

referentes a cada pessoa, rgo, firma ou lugar, sempre que a quantidade de
documentos justificar e desde que relativos a um mesmo assunto.
Exemplo:
Pasta:
021.2 EXAMES DE SELEO
Dossis: Ser criado um dossi para cada tipo de exame e ttulo de

concurso, ordenados alfabeticamente.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local
devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificao
dada. Nesta fase deve-se ter muita ateno, pois um documento arquivado
18
erroneamente poder ficar perdido, sem possibilidades de recuperao

quando solicitado posteriormente.
19
ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE ARQUIVAMENTO

1. Verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam
do mesmo assunto);
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica
decrescente, sendo o documento com data mais recente em
primeiro lugar e assim sucessivamente;
3. Ordenar os documentos que no possuem antecedentes, de
acordo com a ordem estabelecida (cronolgica, alfabtica,
geogrfica ou outra), formando dossis. Verificar a existncia de
cpias, eliminando-as. Caso o original no exista, manter uma
nica cpia;
4. Fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com
prendedores plsticos, com exceo dos processos e volumes
que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos
para facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de
maneira visvel as pastas suspensas, gavetas e caixas;
6. Manter reunida a documentao seriada, como por exemplo
boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o registro em
uma nica folha de referncia, arquivada em pasta suspensa, no
assunto correspondente, repetindo a operao sempre que
chegar um novo nmero.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRSTIMO): esta operao ocorre
quando processos, dossis ou outros documentos so retirados do arquivo
para:
emprestar aos usurios;
prestar informaes;
efetuar uma juntada.
Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do
recibo de emprstimo (ver item 2.3), no qual so registradas informaes sobre
processos, dossis ou outros documentos retirados, alm do setor, nome,
assinatura do servidor responsvel pela solicitao e, posteriormente, a data
da devoluo do documento. O recibo de emprstimo tem como finalidade
controlar o prazo para devoluo do documento e servir como indicador de
sua freqncia de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos
para sua transferncia e recolhimento.
20
Por meio desse controle possvel informar com preciso e

segurana a localizao do(s) documento(s) retirado(s).
O recibo de emprstimo preenchido em duas vias, sendo:
1 via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde
foi retirado, devendo ser eliminada quando da devoluo do
documento;
2 via: arquivada em fichrio parte, em ordem cronolgica, para
controle e cobrana, quando vencido o prazo de devoluo.
2.2 FOLHA DE REFERNCIA (MODELO I)
. ESPECIFICAES:
Cor
Via
Formato
Utilizao
BRANCA
UMA
A-4
ANVERSO
. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:

- CDIGO DO ASSUNTO: indicar o cdigo de classificao
referente ao assunto sob o qual a folha de referncia estar
arquivada, e que corresponde realmente ao assunto secundrio
do documento.
- RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o contedo do
documento.
- DADOS DO DOCUMENTO:
. NMERO: indicar o nmero do documento a ser arquivado. Se
no houver, indicar s.n.
. DATA: indicar a data do documento.
. ESPCIE: indicar a espcie do documento: ofcio, carta,
memorando, relatrio, aviso ou outra.
. REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do rgo de
origem do documento, ou seja, do rgo onde foi assinado o
documento.
. DESTINATRIO: indicar o setor para onde foi destinado o
documento.
21
- VER: indicar o cdigo de classificao referente ao assunto sob o

qual o documento est arquivado.
22
MODELO I
FOLHA DE REFERNCIA
CDIGO DO ASSUNTO
RESUMO DO ASSUNTO:
DADOS DO DOCUMENTO:
N.:
Data:
Espcie:
Remetente:
Destinatrio:
VER:
23
2.3 RECIBO DE EMPRSTIMO (MODELO II)

. ESPECIFICAES:
Cor
Via
Formato
Utilizao
BRANCA
DUAS
11 x 15,5cm
ANVERSO
. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:

- CLASSIFICAO: indicar o cdigo de classificao referente ao
assunto do documento a ser emprestado.
- RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o contedo do
documento.
- REQUISITADO POR: indicar o nome do rgo/unidade
administrativa e do servidor responsvel pela solicitao.
- DATA: indicar a data do emprstimo.
- ENCAMINHADO POR: indicar o nome completo do servidor do
arquivo que est efetuando o emprstimo e a assinatura deste.
- RECEBIDO POR: indicar o nome completo do servidor que est
recebendo o documento e a assinatura deste.
- DEVOLVIDO EM: indicar a data da devoluo do documento.
24
MODELO II
RECIBO DE EMPRSTIMO
CLASSIFICAO: ___________________________________________________
____________________________________________________________________
RESUMO DO ASSUNTO: ______________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
REQUISITADO POR: _________________________________________________
____________________________ DATA: ________________________________
ENCAMINHADO POR:
_______________________
assinatura e carimbo
RECEBIDO POR:
_________________________
assinatura e carimbo
DEVOLVIDO EM:__________________________________
25
3 CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL
020 PESSOAL
030 MATERIAL
040 PATRIMNIO
070 COMUNICAES
080 (vaga)
000
001
ADMINISTRAO GERAL
MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA
- Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e
normas relativos organizao e mtodos, reforma
administrativa e outros procedimentos que visem
modernizao das atividades dos rgos da administrao
pblica federal.
002
PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO

- Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos
planos, programas e projetos de trabalho gerais.
- Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de
trabalho, classificar no assunto especfico.
- Quanto programao oramentria, ver 051.1.
003
RELATRIOS DE ATIVIDADES
004
ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS

- Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste,
contrato e/ou convnio, implementados ou no, tais como
projetos, relatrios tcnicos, prestaes de contas e
aditamentos, que abranjam a execuo de vrias
atividades ao mesmo tempo.
26
- Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou

convnios, classificar no assunto especfico.
- Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste,
contrato e/ou convnio, sempre que tal procedimento se
justificar.
010
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
- Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos,
estudos e/ou decises de carter geral.
010.1
REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES
010.2
REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS.

ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS
010.3
AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES

- Ordenar
necessrio.
por
unidade
organizacional,
quando
011
COMISSES. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS.

COMITS
- Incluem-se documentos referentes criao de comisses,
conselhos, grupos de trabalho, juntas e/ou comits, no
prprio rgo ou em rgos colegiados e de deliberao
coletiva, bem como aqueles relativos ao exerccio de suas
funes, tais como: atas e relatrios tcnicos.
- Sugere-se abrir uma pasta para cada comisso, conselho,
grupo de trabalho, junta e/ou comit, sempre que tal
procedimento se justificar.
012
COMUNICAO SOCIAL
012.1
012.11
012.12
ENTREVISTAS. NOTICIRIOS. REPORTAGENS.

EDITORIAIS
012.2
DIVULGAO INTERNA
012.3
CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE

- Incluem-se cartazes, folhetos, anncios, folders e
outros documentos de carter promocional.
019
019.01
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E

FUNCIONAMENTO
INFORMAES SOBRE O RGO
27
- Incluem-se documentos referentes aos pedidos

de informaes sobre as funes e atividades
do rgo e os servios que presta.
020
020.1
PESSOAL
LEGISLAO
-
Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes,

estatutos, regulamentos, procedimentos, estudos
e/ou decises de carter geral e boletins
administrativo, de pessoal e de servio.
020.2
IDENTIFICAO FUNCIONAL (inclusive carteira, carto,

crach, credencial e passaporte diplomtico)
020.3
OBRIGAES TRABALHISTAS E ESTATUTRIAS. RELAES

COM RGOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAO
PBLICA.LEI DOS 2/3. RAIS
020.31
RELAES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS

- Quanto aos documentos cujas informaes
gerem contenciosos administrativos ou judiciais,
classificar no assunto especfico.
020.4
SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS

- Quanto contribuio sindical do servidor, classificar
em 024.141.
- Quanto contribuio sindical do empregador,
classificar em 024.153.
020.5
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO

- Incluem-se documentos referentes vida funcional
do ser-vidor, bem como os registros e/ou anotaes
a ele referidos.
- Ordenar as pastas de assentamento individual
alfabetica-mente pelo nome do servidor.
- Sugere-se abrir uma pasta para os documentos de
carter geral, sempre que tal procedimento se
justificar.
021
021.1
RECRUTAMENTO E SELEO
CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PBLICOS:
INSCRIO E CURRICULUM VITAE
28
021.2
EXAMES DE SELEO
- Incluem-se documentos referentes aos concursos
pblicos: provas e ttulos, constituio de bancas
examinadoras,
testes
psicotcnicos,
exames
mdicos, editais, exemplares nicos de provas,
gabaritos, resultados e recursos.
- Ordenar pelo tipo de exame e ttulo do concurso, em
ordem alfabtica.
022
022.1
APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO
CURSOS (inclusive bolsas de estudo)
022.11
PROMOVIDOS
PELA
INSTITUIO
(inclusive
propostas, estudos, editais, programas, relatrios
finais, exemplares nicos de exerccios, relao
de participantes, avaliao e controle de
expedio de certificados)
022.12
PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES
022.121
NO BRASIL
022.122
NO EXTERIOR
022.2
ESTGIOS (inclusive bolsas de estgio)
022.21
PROMOVIDOS PELA INSTITUIO (inclusive estudos,

propostas, programas, relatrios finais, relao de
participantes,
avaliao
e
declarao
de
comprovao de estgio)
022.22
PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES
022.221
NO BRASIL
022.222
NO EXTERIOR
022.9
023
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIOAMENTO E

TREINAMENTO
- Incluem-se documentos referentes s palestras e
reunies de carter informativo geral promovidas
pelo rgo.
QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL
023.01
ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL
023.02
CRIAO, CLASSIFICAO, TRANSFORMAO,

TRANSPOSIO E REMUNERAO DE CARGOS E
FUNES
29
023.03
023.1
REESTRUTURAES E ALTERAES SALARIAIS

(inclusive ascenso e progresso funcional;
avaliao de desempenho; enquadramento;
equiparao, reajuste e reposio salarial;
promoes)
MOVIMENTAO DE PESSOAL
- Quando se tratar de atos especficos e individuais de
servidores, classificar em 020.5.
023.11
ADMISSO. APROVEITAMENTO. CONTRATAO.

NOMEAO.
READMISSO.
READAPTA-O.
RECONDUO.
REINTEGRAO. RE-VERSO
023.12
DEMISSO.
DISPENSA.
EXONERAO.
RESCI-SO CONTRATUAL. FALECIMENTO
023.13
LOTAO.
PERMUTA
023.14
DESIGNAO.
DISPONIBILIDADE.
REDISTRIBUI-O. SUBSTITUIO
023.15
REQUISIO. CESSO
REMOO.
TRANSFERNCIA.
- Incluem-se documentos referentes s

requisies e cesses internas e/ou
externas de servidores para a realizao
de servios temporrios.
024
024.1
024.11
DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS

FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS
SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E
REMUNERAES
024.111
SALRIO-FAMLIA
024.112
ABONO OU PROVENTO PROVISRIO.

ABONO DE PERMANNCIA EM SERVIO
024.119
OUTROS SALRIOS, VENCIMENTOS,

PROVENTOS E REMUNERAES
024.12
GRATIFICAES (inclusive incorporaes)
024.121
DE FUNO
024.122
JETONS
30
024.123
CARGOS EM COMISSO
024.124
NATALINA (dcimo terceiro salrio)
024.129
OUTRAS GRATIFICAES
024.13
ADICIONAIS
024.131
TEMPO DE SERVIO (anunios, binios

e qinqnios)
024.132
NOTURNO
024.133
PERICULOSIDADE
024.134
INSALUBRIDADE
024.135
ATIVIDADES PENOSAS
024.136
SERVIO EXTRAORDINRIO (horas extras)
024.137
FRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO

PECUNIRIO
- Quanto ao afastamento para gozo de
frias, ver 024.2.
024.139
024.14
OUTROS ADICIONAIS
DESCONTOS
024.141
CONTRIBUIO SINDICAL DO
SERVIDOR
024.142
CONTRIBUIO PARA O PLANO DE

SEGURIDADE SOCIAL
024.143
IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA

FONTE (IRRF)
024.144
PENSES ALIMENTCIAS
024.145
CONSIGNAES
024.149
OUTROS DESCONTOS
024.15
024.151
ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS

PROGRAMA
DE
FORMAO
DO
PATRIMNIO DO SERVIDOR PBLICO
(PASEP). PROGRAMA DE INTEGRAO
SOCIAL (PIS)
31
024.152
FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE

SERVIO (FGTS)
024.153
EMPREGADOR
024.154
CONTRIBUIO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL (inclusive contribuies

anteriores)
024.155
SALRIO MATERNIDADE
024.156
IMPOSTO DE RENDA
024.2
FRIAS
- Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de frias
e abono pecunirio, ver 024.137.
024.3
LICENAS
- Incluem-se documentos referentes aos estudos,
normas e procedimentos sobre todas as licenas
concedidas aos servidores.
- Ordenar por:
acidente em servio
adotante
afastamento do cnjuge/companheiro
atividade poltica
capacitao profissional
desempenho de mandato classista
doena em pessoa da famlia
gestante
paternidade
prmio por assiduidade
servio militar
tratamento de interesses particulares
tratamento de sade (inclusive percia mdica)
- Ver tambm 024.4, 024.91 e 029.11.
024.4
AFASTAMENTOS
- Quanto ao afastamento para misses fora da sede e
viagens a servio no pas ou no exterior, classificar em
029.21 e 029.22, respectivamente.
- Ordenar por:
32
para depor
para exercer mandato eletivo
para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE)
para servir como jurado
suspenso de contrato de trabalho (CLT)
- Ver tambm 024.3, 024.91 e 029.11.
024.5
REEMBOLSO DE DESPESAS
024.51
MUDANA DE DOMICLIO DE SERVIDORES
024.52
LOCOMOO
- Incluem-se documentos referentes s despesas
efetuadas com a utilizao de meio prprio
de locomoo para a execuo de servios
externos.
024.59
024.9
024.91
OUTROS REEMBOLSOS
OUTROS DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS
CONCESSES
- Ordenar por:
alistamento eleitoral
casamento (gala)
doao de sangue
falecimento de familiares (nojo)
horrio especial para servidor estudante
horrio especial para servidor portador de
deficincia
- Ver tambm 024.3, 024.4 e 029.11.
024.92
AUXLIOS
- Ordenar por:
alimentao/refeio
assistncia pr-escolar/creche
fardamento/uniforme
moradia
vale-transporte
- Ver tambm 026.12.
025
APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO DISCIPLINAR
33
025.1
DENNCIAS. SINDICNCIAS. INQURITOS
025.11
PROCESSOS DISCIPLINARES
-
Incluem-se
documentos
referentes
acumulao ilcita de cargos, empregos e

funes pblicas, afastamento preventivo,
instaurao do inqurito (ato de constituio
da comisso de sindicncia), inqurito
administrativo (instruo, defesa, relatrio e
julgamento) e reviso do processo disciplinar.
- Quando se tratar de acumulao lcita de
cargos, empregos e funes pblicas,
025.12
PENALIDADES DISCIPLINARES
-
Incluem-se
documentos
referentes
advertncia, suspenso, demisso, cassao

de
aposentadoria,
disponibilidade,
destituio de cargo em comisso e
destituio de funo comissionada.
- O registro das penalidades disciplinares dever

ser feito na pasta de assentamento individual
do servidor 020.5.
026
PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL

- Quanto s licenas, ver 024.3.
026.01
PREVIDNCIA PRIVADA
- Incluem-se documentos referentes aos planos
privados de concesso de peclios ou de
rendas, de benefcios complementares ou
assemelhados aos da previdncia social.
026.1
BENEFCIOS
026.11
SEGUROS
026.12
AUXLIOS
- Ordenar por:
acidente
doena
funeral
natalidade
recluso
- Ver tambm 024.92.
34
026.13
APOSENTADORIA
- Quanto ao abono ou provento provisrio, ver
024.112.
026.131
CONTAGEM E AVERBAO DE TEMPO

DE SERVIO
026.132
PENSES: PROVISRIA, TEMPORRIA

E VITALCIA
026.19
OUTROS BENEFCIOS
026.191
ADIANTAMENTOS E EMPRSTIMOS A
SERVIDORES
026.192
ASSISTNCIA SADE (inclusive pronturio

mdico do servidor e planos de sade)
026.193
AQUISIO DE IMVEIS
026.194
OCUPAO DE PRPRIOS DA UNIO
026.195
TRANSPORTES PARA SERVIDORES
026.2
HIGIENE E SEGURANA DO TRABALHO

-
Quanto ao pagamento de adicionais de

periculosidade, insalubridade e atividades penosas,
classificar
em
024.133,
024.134
e
024.135,
respectivamente.
026.21
PREVENO DE ACIDENTES DE TRABALHO. COMISSO

INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES (CIPA)
026.22
REFEITRIOS, CANTINAS E COPAS (fornecimento de

refeies)
026.23
INSPEES PERIDICAS DE SADE
029
029.1
029.11
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL

HORRIO DE EXPEDIENTE (inclusive escala de planto)
CONTROLE DE FREQNCIA (livros, cartes, folhas
de ponto, abono de faltas, cumprimento de
horas extras)
- Ver tambm 024.3, 024.4 e 024.91.
029.2
MISSES FORA DA SEDE. VIAGENS A SERVIO

- Sugere-se abrir uma pasta para cada misso e/ou
viagem, sempre que tal procedimento se justificar.
35
- Quanto aos relatrios tcnicos das misses e/ou

viagens, classificar no assunto especfico.
029.21
NO PAS
- Incluem-se documentos referentes s ajudas
de custo, dirias, passagens (inclusive
devoluo), prestaes de contas e relatrios
de viagem.
- Quanto ajuda de custo para mudana de
domiclio de servidores, ver 024.51.
029.22
NO EXTERIOR (afastamento do pas)
029.221
SEM NUS PARA A INSTITUIO
029.222
COM NUS PARA A INSTITUIO

- Incluem-se documentos referentes
autoriza-o de afastamento, dirias
(inclusive
compra
de
moeda
estrangeira), lista de participantes (no
caso de comitivas e delegaes),
passagens, passaportes, prestaes de
contas, relatrios de viagem e reservas
de hotel.
029.3
INCENTIVOS FUNCIONAIS
029.31
PRMIOS (concesso de medalhas, diplomas de

honra ao mrito e elogios)
029.4
DELEGAES DE COMPETNCIA. PROCURAO
029.5
SERVIOS PROFISSIONAIS TRANSITRIOS: AUTNOMOS E COLABORADORES (inclusive licitaes)
029.6
AES TRABALHISTAS. RECLAMAES TRABALHISTAS
029.7
MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS: GREVES E

PARALISAES
030
MATERIAL
030.1
CADASTRO DE FORNECEDORES
36
031
ESPECIFICAO. PADRONIZAO. CODIFICAO. PREVISO.

CATLOGO. IDENTIFICAO. CLASSIFICAO (inclusive
amostras)
032
REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOS REPROGRFICOS

(inclusive assinaturas autorizadas e reproduo
formulrios)
033
033.1
de
AQUISIO (inclusive licitaes)

MATERIAL PERMANENTE
- Incluem-se documentos referentes a equipamentos,
mobi-lirio, aparelhos, ferramentas, mquinas,
instrumentos tcnicos e obras de arte.
- Quanto documentao bibliogrfica, classificar
em 062.
033.11
COMPRA (inclusive compra por importao)
033.12
ALUGUEL. COMODATO. LEASING
033.13
EMPRSTIMO. DOAO. CESSO. PERMUTA
033.2
MATERIAL DE CONSUMO
033.21
COMPRA
033.22
CESSO. DOAO. PERMUTA
033.23
CONFECO DE IMPRESSOS
- Incluem-se documentos referentes impresso
de formulrios, convites, cartazes, cartes e
outros.
034
034.01
MOVIMENTAO DE MATERIAL (permanente e de consumo)

TERMOS
DE
RESPONSABILIDADE
(inclusive
Relatrio de Movimentao de Bens MveisRMB ou RMBM)
034.1
CONTROLE
DE
ESTOQUE
(inclusive
requisio,
distribuio e Relatrio de Movimentao de
Almoxarifado-RMA)
034.2
EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO

- Quando se tratar de apurao de responsabilidade
de servidor, classificar em 025.
034.3
TRANSPORTE DE MATERIAL
37
034.4
AUTORIZAO DE SADA DE MATERIAL
034.5
RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPSITO
035
ALIENAO. BAIXA (material permanente e de consumo)
035.1
VENDA (inclusive leilo)
035.2
036
INSTALAO E MANUTENO
-
Incluem-se documentos referentes aos servios de

instalao, conservao, recuperao e consertos de
equipamentos e mobilirio.
036.1
REQUISIO E CONTRATAO DE SERVIOS (inclusive

licitaes)
036.2
SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO RGO
037
INVENTRIO
- Quanto aos inventrios de documentao bibliogrfica,
037.1
MATERIAL PERMANENTE
037.2
MATERIAL DE CONSUMO
039
040
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL

PATRIMNIO
041
BENS IMVEIS
- Incluem-se escrituras, plantas e projetos relativos aos
edifcios, terrenos, residncias e salas.
- Sugere-se abrir uma pasta para cada bem imvel, sempre
que tal procedimento se justificar.
041.01
FORNECIMENTO E MANUTENO DE
SERVIOS BSICOS
- Quanto instalao, conservao e reparo de
rdio, telex, telefone e fac-smile, ver 072.1,
073.1 e 074.1, respectivamente.
041.011
GUA E ESGOTO
38
041.012
GS
041.013
LUZ E FORA
041.02
COMISSO INTERNA DE CONSERVAO DE

ENERGIA (CICE)
041.03
CONDOMNIO
041.1
AQUISIO
041.11
COMPRA
041.12
CESSO
041.13
DOAO
041.14
PERMUTA
041.15
LOCAO. ARRENDAMENTO. COMODATO
041.2
ALIENAO
041.21
VENDA
041.22
CESSO
041.23
DOAO
041.24
PERMUTA
041.3
DESAPROPRIAO. REINTEGRAO DE POSSE.

REIVINDICAO DE DOMNIO. TOMBAMENTO
041.4
OBRAS
041.41
REFORMA. RECUPERAO. RESTAURAO
041.42
CONSTRUO
041.5
SERVIOS DE MANUTENO (inclusive licitaes)
041.51
MANUTENO DE ELEVADORES
041.52
MANUTENO DE AR CONDICIONADO
041.53
MANUTENO DE SUBESTAES E GERADORES
041.54
LIMPEZA. IMUNIZAO. DESINFESTAO

(inclusive para jardins)
041.59
OUTROS SERVIOS DE MANUTENO
39
042
VECULOS
- Sugere-se abrir uma pasta para cada veculo.
042.1
AQUISIO (inclusive licitaes)
042.11
COMPRA (inclusive compra por importao)
042.12
ALUGUEL
042.13
CESSO. DOAO. PERMUTA. TRANSFERNCIA
042.2
CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO.

TOMBAMENTO
042.3
ALIENAO (inclusive licitaes)
042.31
VENDA (inclusive leilo)
042.32
042.4
ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENO. REPARO
042.5
ACIDENTES. INFRAES. MULTAS
042.9
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VECULOS
042.91
CONTROLE DE USO DE VECULOS
042.911
REQUISIO
042.912
AUTORIZAO PARA USO FORA DO

HORRIO DE EXPEDIENTE
042.913
ESTACIONAMENTO. GARAGEM
043
BENS SEMOVENTES
- Esta classificao poder ser ampliada de acordo com a
necessidade.
044
INVENTRIO (inclusive Relatrio de Movimentao de Bens

Imveis-MBI)
049
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO
049.1
GUARDA E SEGURANA
049.11
SERVIOS DE VIGILNCIA
049.12
SEGUROS (inclusive de veculos)
40
049.13
PREVENO DE INCNDIO
- Incluem-se documentos referentes ao
treinamento
de
pessoal,
instalao
e
manuteno
de
extintores,
inspees
peridicas, constituio de brigadas de
incndio, planos, projetos e relatrios.
049.14
SINISTRO
- Incluem-se documentos referentes s vistorias,
sindicncias e percias tcnicas relativas a
arrombamento, desaparecimento, extravio,
incndio e roubo.
049.15
CONTROLE DE PORTARIA
- Incluem-se documentos referentes ao controle
de entrada e sada de pessoas, materiais e
veculos;
permisso
para
entrada
e
permanncia fora do horrio de expediente;
controle de entrega e devoluo de chaves; e
registro de ocorrncias.
- Quanto ao controle de uso de veculos, ver
042.91.
049.2
MUDANAS
049.21
PARA OUTROS IMVEIS
049.22
DENTRO DO MESMO IMVEL
049.3
USO DE DEPENDNCIAS
- Incluem-se documentos referentes utilizao de
auditrio e demais dependncias do imvel, pelo
rgo ou por terceiros.
050
ORAMENTO E FINANAS
050.1
051
051.1
051.11
AUDITORIA
ORAMENTO
PROGRAMAO ORAMENTRIA
PREVISO ORAMENTRIA
41
051.12
PROPOSTA ORAMENTRIA
051.13
QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA

(QDD)
- Incluem-se documentos referentes s metas e
destinao de recursos e receitas por fontes.
051.14
CRDITOS ADICIONAIS
- Incluem-se documentos referentes aos crditos
suplementar, especial e extraordinrio.
051.2
EXECUO ORAMENTRIA
051.21
DESCENTRALIZAO DE RECURSOS (DISTRIBUIO

ORAMENTRIA)
Incluem-se
documentos
referentes
s
transferncias, proviso, destaques, estornos e
subvenes.
051.22
ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL

(PESSOAL/DVIDA)
051.23
PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE

DESEMBOLSO
052
FINANAS
052.1
PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO
052.2
EXECUO FINANCEIRA
correntes e de capital.
052.21
RECEITA
- Incluem-se documentos referentes aos crditos
do Tesouro Nacional (cota, repasse e subrepasse), taxas cobradas por servios, multas,
emolumentos e outras rendas arrecadadas.
052.22
DESPESA
correntes
e
de
capital,
bem
como
adiantamentos, subvenes, suprimento de
fundos e restos a pagar.
053
FUNDOS ESPECIAIS
054
ESTMULOS FINANCEIROS E CREDITCIOS
42
- Incluem-se documentos referentes aos subsdios, incentivos

fiscais e investimentos.
055
055.01
OPERAES BANCRIAS
PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA
055.1
CONTA NICA (inclusive assinaturas autorizadas e

extratos de contas)
055.2
OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (inclusive assinaturas

autorizadas e extratos de contas)
056
057
059
059.1
060
BALANOS. BALANCETES
TOMADA DE CONTAS. PRESTAO DE CONTAS (inclusive
parecer de aprovao das contas)
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E
FINANAS
TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS)
DOCUMENTAO E INFORMAO
060.1
PUBLICAO DE MATRIAS NO DIRIO OFICIAL
060.2
PUBLICAO DE MATRIAS NOS BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE SERVIO
060.3
PUBLICAO DE MATRIAS EM OUTROS PERIDICOS
061
061.1
PRODUO EDITORIAL (inclusive edio ou co-edio de

publicaes em geral produzidas pelo rgo em qualquer
suporte)
EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL
- Incluem-se documentos referentes composio,
copidesque e reviso de textos.
061.2
DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO

- Incluem-se documentos
permuta e venda.
referentes
doao,
- Quanto permuta de documentao bibliogrfica,

ver 062.13.
062
062.01
DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA (livros, peridicos,

folhetos e audiovisuais)
NORMAS E MANUAIS
43
- Incluem-se estudos e textos referentes

elaborao de metodologias e procedimentos
tcnicos adotados para o tratamento da
documentao bibliogrfica.
062.1
AQUISIO (no Brasil e no exterior)
062.11
COMPRA (inclusive assinaturas de peridicos)
062.12
DOAO
062.13
PERMUTA
- Quanto permuta da produo editorial do
rgo, ver 061.2.
062.2
REGISTRO
- Incluem-se documentos referentes incorporao de
livros e peridicos ao acervo.
062.3
CATALOGAO. CLASSIFICAO. INDEXAO
062.4
REFERNCIA E CIRCULAO
- Incluem-se documentos referentes s consultas,
pesquisas bibliogrficas, bibliografias, emprstimos e
intercmbio entre bibliotecas.
062.5
063
063.01
INVENTRIO
DOCUMENTAO ARQUIVSTICA: GESTO DE DOCUMENTOS
E SISTEMA DE ARQUIVOS
NORMAS E MANUAIS
- Incluem-se estudos e orientaes referentes
elaborao de documentos, metodologias e
procedimentos tcnicos.
063.1
PRODUO DE DOCUMENTOS. LEVANTAMENTO.

DIAGNSTICO. FLUXO
063.2
PROTOCOLO: RECEPO, TRAMITAO E EXPEDIO

DE DOCUMENTOS
063.3
ASSISTNCIA TCNICA
063.4
CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO (inclusive cdigos

de classificao de documentos)
063.5
POLTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS
063.51
CONSULTAS. EMPRSTIMOS
44
063.6
063.61
ANLISE. AVALIAO. SELEO

(inclusive tabelas de temporalidade)
063.62
ELIMINAO (inclusive termos, listagens e editais

de cincia de eliminao)
063.63
TRANSFERNCIA. RECOLHIMENTO (inclusive guias

e termos de transferncia; guias, relaes e
termos de recolhimento; e listagens descritivas do
acervo)
064
DOCUMENTAO MUSEOLGICA
- Esta classificao poder ser subdividida quando houver
necessidade.
065
REPRODUO DE DOCUMENTOS
- Incluem-se documentos referentes reproduo, em
qualquer suporte, de material arquivstico, bibliogrfico e
museolgico.
- Quanto requisio de cpias eletrostticas, ver 032.
066
CONSERVAO DE DOCUMENTOS
066.1
DESINFESTAO. HIGIENIZAO
066.2
ARMAZENAMENTO. DEPSITOS
066.3
RESTAURAO (inclusive encadernao)
067
INFORMTICA
067.1
PLANOS E PROJETOS
067.2
PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (inclusive licena e

registro de uso e compra)
067.21
MANUAIS TCNICOS
067.22
MANUAIS DO USURIO
067.3
069
070
ASSISTNCIA TCNICA
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO E
INFORMAO
COMUNICAES
45

071
071.1
SERVIO POSTAL
SERVIOS DE ENTREGA EXPRESSA
071.11
NACIONAL
071.12
INTERNACIONAL
071.2
SERVIOS DE COLETA, TRANSPORTE E ENTREGA

DE CORRESPONDNCIA AGRUPADA MALOTE
071.3
MALA OFICIAL
071.9
OUTROS SERVIOS POSTAIS
072
072.1
073
SERVIO DE RDIO
INSTALAO. MANUTENO. REPARO
SERVIO DE TELEX
073.1
074
SERVIO TELEFNICO (inclusive autorizao

ligaes interurbanas). FAC-SMILE (fax)
074.1
INSTALAO. TRANSFERNCIA. MANUTENO.

REPARO
074.2
LISTAS TELEFNICAS INTERNAS
074.3
CONTAS TELEFNICAS
075
SERVIO DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ E IMAGEM
079
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAES
090
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
091
para
AES JUDICIAIS
CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS

920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.
ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS
REDONDAS
46

950 (vaga)
960 (vaga)
970 (vaga)
980 (vaga)
900
ASSUNTOS DIVERSOS
- Incluem-se documentos de carter genrico referentes administrao
geral cujos assuntos no possuem classificao especfica nas demais
classes do cdigo.
910
SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS (inclusive discursos

e palestras)
- Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica.
920
CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.

ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS.
MESAS REDONDAS
- Incluem-se documentos referentes tanto aos eventos promovidos
pelo rgo, quanto participao e apresentao de trabalhos
por tcnicos do rgo.
- Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica.
930
FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS
940
VISITAS E VISITANTES
- Incluem-se documentos referentes s solicitaes de audincia,
assistncia, orientao e assessoramento a visitantes.
990
991
ASSUNTOS TRANSITRIOS
APRESENTAO. RECOMENDAO
- Incluem-se documentos referentes
apresentao e recomendao.
992
cartas
de
COMUNICADOS E INFORMES
- Incluem-se documentos referentes s comunicaes de
posse, afastamento de cargos e alteraes de endereos e
telefones.
47
993
AGRADECIMENTOS. CONVITES. FELICITAES. PSAMES
994
PROTESTOS. REIVINDICAES. SUGESTES
995
PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAES DIVERSAS
996
ASSOCIAES: CULTURAIS, DE AMIGOS E DE SERVIDORES
48
TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS S

ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAO PBLICA: TABELA BSICA
1 INTRODUO
A avaliao constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida

documental arquivstico, na medida em que define quais documentos sero
preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento
podero ser eliminados ou destinados aos arquivos intermedirio e
permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a
administrao que os gerou e para a sociedade.
Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliao de
documentos no servio pblico datam do final do sculo passado, em pases
da Europa, nos Estados Unidos e no Canad. No Brasil, a preocupao com a
avaliao de documentos pblicos no recente, mas o primeiro passo para
sua regulamentao ocorreu efetivamente com a lei federal n 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que em seu artigo 9 dispe que a eliminao de
documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser
realizada mediante autorizao de instituio arquivstica pblica, na sua
especfica esfera de competncia.
Estudos vm sendo realizados, no setor pblico e privado, com o
objetivo de estabelecer critrios e parmetros para a avaliao documental,
j desde a dcada de 1970. O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual
tcnico sob o ttulo Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio
em arquivos pblicos, do qual constam diretrizes gerais para a realizao da
avaliao e para a elaborao de tabelas de temporalidade. Em 1986,
iniciaram-se as primeiras atividades de avaliao dos acervos de carter
intermedirio sob a guarda da ento Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo
Nacional, desta vez com a preocupao de estabelecer prazos de guarda
com vista eliminao e, conseqentemente, reduo do volume
documental e racionalizao do espao fsico.
A metodologia adotada poca envolveu pesquisas na legislao
que regula a prescrio de documentos administrativos, e entrevistas com
historiadores e servidores responsveis pela execuo das atividades nos
rgos pblicos, que forneceram as informaes relativas aos valores primrio
e secundrio dos documentos, isto , ao seu potencial de uso para fins
administrativos e de pesquisa, respectivamente. Concludos os trabalhos, ainda
que restrito documentao j depositada no arquivo intermedirio do
Arquivo Nacional, foi constituda, em 1993, uma Comisso Interna de Avaliao
que referendou os prazos de guarda e destinao propostos.
49
Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para

documentos da ento Secretaria de Planejamento, Oramento e
Coordenao (SEPLAN), foi criado, em 1993, um grupo de trabalho composto
por tcnicos do Arquivo Nacional e daquela secretaria, cujos resultados,
relativos s atividades-meio, serviriam de subsdio ao estabelecimento de
prazos de guarda e destinao para os documentos da administrao pblica
federal. A tabela, elaborada com base nas experincias j desenvolvidas pelos
dois rgos, foi encaminhada, em 1994, Direo Geral do Arquivo Nacional
para aprovao.
Com a instalao do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em
novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Cmara Tcnica de Avaliao
de Documentos (Ctad) para dar suporte s atividades do conselho. Sua
primeira tarefa foi analisar e discutir a tabela de temporalidade elaborada pelo
grupo de trabalho Arquivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torn-la
aplicvel tambm aos documentos produzidos pelos rgos pblicos nas
esferas estadual e municipal, servindo como orientao a todos os rgos
participantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento bsico para
elaborao de tabelas referentes s atividades-meio do servio pblico,
podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos
e recebidos. Vale ressaltar que a aplicao da tabela dever estar
condicionada aprovao por instituio arquivstica pblica na sua
especfica esfera de competncia.
A tabela de temporalidade dever contemplar as atividades-meio e
atividades-fim de cada rgo pblico. Desta forma, caber aos mesmos definir
a temporalidade e destinao dos documentos relativos s suas atividades
especficas, complementando a tabela bsica aqui apresentada.
Posteriormente, esta dever ser encaminhada instituio arquivstica pblica
para aprovao e divulgao, por meio de ato legal que lhe confira
legitimidade.
2 CONFIGURAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE
A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante

de avaliao, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinao de
documentos, com vista a garantir o acesso informao a quantos dela
necessitem. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar os
conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio
de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a
destinao final eliminao ou guarda permanente , alm de um campo
para observaes necessrias sua compreenso e aplicao.
50
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilizao do

instrumento:
1. Assunto
Neste campo so apresentados os conjuntos documentais produzidos
e recebidos, hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e
atividades desempenhadas pela instituio. Para possibilitar melhor
identificao do contedo da informao, foram empregadas funes,
atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados
assuntos, agrupados segundo um cdigo de classificao, cujos conjuntos
constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o ndice, que contm os
conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua
localizao na tabela.
2. Prazos de guarda
Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos
documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender
exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, mencionado,
preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de
uma ao concreta que dever necessariamente ocorrer em relao a um
determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na
definio da ao exemplos: at aprovao das contas; at homologao
da aposentadoria; e at quitao da dvida. O prazo estabelecido para a fase
corrente relaciona-se ao perodo em que o documento freqentemente
consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. A
fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda
necessrio administrao, porm com menor freqncia de uso, podendo
ser transferido para depsito em outro local, embora disposio desta.
A realidade arquivstica no Brasil aponta para variadas formas de
concentrao dos arquivos, seja ao nvel da administrao (fases corrente e
intermediria), seja no mbito dos arquivos pblicos (permanentes ou
histricos). Assim, a distribuio dos prazos de guarda nas fases corrente e
intermediria foi definida a partir das seguintes variveis:
I rgos que possuem arquivo central e contam com servios de
arquivamento intermedirio:
Para os rgos federais, estaduais e municipais que se enquadram
nesta varivel, h necessidade de redistribuio dos prazos, considerando-se
as caractersticas de cada fase, desde que o prazo total de guarda no seja
alterado, de forma a contemplar os seguintes setores arquivsticos:
51
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da

unidade organizacional);
- arquivo central (fase intermediria I, que corresponde ao setor de
arquivo geral/central da instituio);
- arquivo intermedirio (fase intermediria II, que corresponde ao
depsito de arquivamento intermedirio, geralmente subordinado instituio
arquivstica pblica nas esferas federal, estadual e municipal).
II rgos que possuem arquivo central e no contam com servios
de arquivamento intermedirio:
Nos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais so
responsveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como
arquivo intermedirio, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e
efetuando o recolhimento ao arquivo permanente.
III rgos que no possuem arquivo central e contam com servios
de arquivamento intermedirio:
Nesta varivel, as unidades organizacionais tambm funcionam
como arquivo corrente, transferindo os documentos aps cessado o prazo
previsto para esta fase para o arquivo intermedirio, que promover o
recolhimento ao arquivo permanente.
IV rgos que no possuem arquivo central nem contam com
servios de arquivamento intermedirio:
Quanto aos rgos situados nesta varivel, as unidades
organizacionais so igualmente responsveis pelo arquivamento corrente,
ficando a guarda intermediria a cargo das mesmas ou do arquivo pblico, o
qual dever assumir tais funes.
3. Destinao final
Neste campo registrada a destinao estabelecida que pode ser a
eliminao, quando o documento no apresenta valor secundrio (probatrio

ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no
documento so consideradas importantes para fins de prova, informao e
pesquisa.
A guarda permanente ser sempre nas instituies arquivsticas
pblicas (Arquivo Nacional e arquivos pblicos estaduais, do Distrito Federal e
municipais), responsveis pela preservao dos documentos e pelo acesso s
informaes neles contidas. Outras instituies podero manter seus arquivos
permanentes, seguindo orientao tcnica dos arquivos pblicos, garantindo o
intercmbio de informaes sobre os respectivos acervos.
52
4. Observaes
Neste campo so registradas informaes complementares e
justificativas, necessrias correta aplicao da tabela. Incluem-se, ainda,
orientaes quanto alterao do suporte da informao e aspectos
elucidativos quanto destinao dos documentos, segundo a particularidade
dos conjuntos documentais avaliados.
3 - METODOLOGIA PARA ELABORAO
Para a elaborao da tabela de temporalidade h que se observar

os princpios da teoria das trs idades, que define parmetros gerais para
arquivamento e destinao dos documentos de arquivo.
O processo de avaliao deve considerar a funo pela qual foi
criado o documento, identificando os valores a ele atribudos (primrio ou
secundrio), segundo o seu potencial de uso.
O valor primrio refere-se ao uso administrativo para o rgo, razo
primeira da criao do documento, o que pressupe o estabelecimento de
prazos de guarda ou reteno anteriores eliminao ou ao recolhimento
para guarda permanente. Relaciona-se, portanto, ao perodo de utilidade do
documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.
O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles
para os quais os documentos foram criados, podendo ser:
a) Probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e
as aes da instituio;
b) Informativo quando contm informaes essenciais sobre
matrias com que a organizao lida, para fins de estudo ou
pesquisa (Schellenberg, 1994, p. 152-154).
A metodologia de elaborao da tabela de temporalidade
fundamenta-se nas funes e atividades desempenhadas pelos rgos
pblicos, tomando-se por base o contedo da informao contida nos
documentos, pois somente desta maneira possvel realizar a anlise e seleo
documental com racionalidade e segurana.
Os rgos, ao adotar a tabela, devem designar uma Comisso
Permanente de Avaliao que ter a responsabilidade de proceder s
adaptaes, orientar sua aplicao, dirimir possveis dvidas, orientar o
processo de seleo dos documentos e proceder reviso peridica no que
53
se refere aos documentos relativos s atividades-meio. Dever, ainda,

promover a avaliao dos documentos relativos s atividades-fim,
complementando a tabela bsica e submetendo-a aprovao da instituio
arquivstica pblica.
A Comisso Permanente de Avaliao compor-sede:
arquivista ou responsvel pela guarda da documentao;
servidores das unidades organizacionais s quais se referem os
documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das
atividades desempenhadas;
historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo;
profissional da rea jurdica, responsvel pela anlise do valor legal
dos documentos;
profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o
acervo objeto da avaliao (economista, socilogo, engenheiro,
mdico e outros);
outros profissionais que possam colaborar com as atividades da
comisso.
Competir comisso designar grupo de trabalho responsvel pela
execuo dos procedimentos metodolgicos descritos a seguir:
1. levantamento de dados relativos s funes e atividades
desenvolvidas na rea de administrao geral, bem como naquelas
especficas do rgo (atividades-fim);
2. definio dos conjuntos documentais;
3. entrevistas com servidores responsveis pelo planejamento e
execuo das atividades s quais se referem os conjuntos documentais
definidos, obtendo informaes referentes vigncia, legislao que regula
as atividades e os prazos de prescrio, existncia de outras fontes
recapitulativas, freqncia de uso dos documentos, e aos prazos de
precauo, cuja necessidade ditada pelas prticas administrativas;
4. levantamento de informaes sobre linhas de pesquisa;
5. processamento das informaes e preenchimento dos campos da
tabela;
6. encaminhamento da proposta Comisso Permanente de
Avaliao para apreciao dos prazos de guarda e destinao.
54
Cessados os trabalhos, a Comisso Permanente de Avaliao

dever:
1. analisar a proposta, procedendo alteraes ou aprovando-a na
ntegra;
2. encaminhar a tabela instituio arquivstica pblica na sua
respectiva esfera de competncia para aprovao;
3. providenciar a divulgao da tabela aprovada, por intermdio de
ato legal a ser publicado na imprensa oficial ou, na inexistncia desta, em
outro veculo de divulgao local.
Para que a tabela seja aplicada com xito, ser necessrio promover
o treinamento dos responsveis pela execuo das atividades arquivsticas do
rgo. Alm da aplicao da tabela, estes sero encarregados de analisar e
propor as atualizaes necessrias ao aprimoramento das atividades de
avaliao.
No intuito de fornecer orientao para a definio de valores,
apresentam-se, a seguir, alguns critrios gerais adotados quando da
elaborao da tabela bsica de temporalidade relativa s atividades-meio da
administrao pblica.
Dos documentos relativos administrao geral, foram considerados
permanentes aqueles que dizem respeito a polticas, planos, projetos,
programas de modernizao e reforma administrativa; relatrios de atividades;
ajustes, acordos e convnios; aes judiciais, bem como normas,
regulamentaes e diretrizes.
No que se refere aos documentos relativos organizao e
funcionamento,
foram
considerados
permanentes
os
regimentos,
regulamentos, estatutos, organogramas e estruturas, alm dos documentos
relacionados s campanhas institucionais e divulgao das atividades do
rgo.
No que se refere aos documentos relativos a pessoal, adotou-se o
prazo de 52 (cinqenta e dois) anos para os que contm informaes passveis
de consulta no momento da homologao da aposentadoria, sendo:
servidor;
- 35 anos perodo correspondente ao tempo de contribuio do

- 17 anos perodo necessrio para o servidor atingir a idade
mxima para a aposentadoria compulsria 70 (setenta)
anos, conforme a Constituio Federal em vigor.
Para assentamentos individuais, aposentadoria e penses definiu-se

prazo de guarda de 100 (cem) anos, com o objetivo de atender aos direitos de
pensionistas e provveis descendentes.
55
Quanto ao valor secundrio dos documentos relativos a pessoal,

foram considerados permanentes os seguintes conjuntos documentais:
quadros, tabelas e poltica de pessoal, por refletirem diretrizes
adotadas pelo servio pblico na composio de seus quadros;
documentos que refletem as diretrizes, normas e procedimentos
relativos a exames de seleo, cursos e estgios;
apurao de responsabilidade e ao disciplinar, pelo carter
punitivo que reflete hbitos e costumes do perodo;
prmios, por refletirem uma possvel poltica de valorizao dos
servidores;
reclamaes/aes trabalhistas, acordos e dissdios, que refletem o
relacio-namento empregadores/empregados no servio pblico;
documentos referentes a movimentos reivindicatrios de servidores.
Por impossibilidade de definio de prazos em anos, j que
dependem do julgamento dos tribunais de contas, definiu-se que os
documentos financeiros permaneam na fase corrente at a aprovao das
contas e por mais 5 (cinco) anos na fase intermediria previamente
destinao, conforme a legislao em vigor. Estabeleceu-se valor permanente
para os conjuntos documentais relativos execuo financeira (prestao de
contas, tomada de contas, balanos, balancetes, estmulos creditcios), os
quais comprovam a receita e despesa do rgo.
No que tange aos documentos oramentrios, atribuiu-se valor
permanente para os conjuntos documentais que refletem:
a) a proposta oramentria, relativa s prioridades pontuais definidas
pelos rgos e setores especficos da administrao pblica;
b) o oramento aprovado pelo governo, mediante lei oramentria,
que redefine as prioridades estabelecidas nas propostas;
c) a execuo oramentria, que demonstra a efetiva alocao de
recursos, redirecionando o oramento aprovado e criando, muitas vezes, novas
prioridades.
Quanto aos documentos relativos a material e patrimnio, foram
considerados de valor permanente os seguintes conjuntos documentais, que
resguardam direitos patrimoniais:
inventrios de material permanente;
inventrios de bens imveis, veculos e semoventes;
escrituras de bens imveis;
desapropriao, tombamento, reintegrao de posse,
reivindicaes de domnio;
56
projetos, plantas e obras de bens imveis.

Os conjuntos documentais relativos documentao e informao,
considerados permanentes, refletem a poltica de tratamento, controle e
acesso informao do rgo. So eles:
inventrios de documentao bibliogrfica;
normas, projetos, manuais e instrumentos;
poltica interna de acesso aos documentos de arquivo;
anlise, avaliao, seleo e tabela de temporalidade;
termos de eliminao e guias de recolhimento;
programas, sistemas e manuais de informtica.
Quanto aos assuntos diversos, foram considerados de valor
permanente os documentos relativos aos eventos promovidos pelo rgo, no
que tange ao seu planejamento e programao, bem como os discursos,
palestras e trabalhos apresentados por seus tcnicos em eventos promovidos
por outras instituies.
No caso de inexistncia, no rgo, do original dos documentos
permanentes, a cpia ser recolhida na condio de fonte nica de
informao.
4 APLICAO DA TABELA
A aplicao da tabela refere-se aos procedimentos adotados para

seleo e destinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de
guarda estabelecidos. Para isso, devem ser observadas as rotinas a seguir:
4.1 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE CORRENTE

1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento;
2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados
de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela,
procedendo organizao, se for o caso;
3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois,
neste caso, ele dever ser arquivado no conjunto documental que
possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado
guarda permanente, registrando-se a alterao nos instrumentos
de controle;
57
4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se

cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase;
5. Eliminar as cpias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se
no mesmo conjunto ou dossi;
6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
7. Proceder eliminao;
8. Elaborar termo de eliminao;
9. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para
a fase intermediria (guias/listagens de transferncia);
10. Operacionalizar a transferncia, seguindo orientaes do setor
responsvel pelo arquivamento intermedirio.
4. 2 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE INTERMEDIRIA

1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento;
2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados
de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela,
procedendo organizao, se for o caso;
3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se
cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase;
4. Proceder triagem dos documentos selecionados para a guarda
permanente, separando aqueles que, em relao ao conjunto
documental ao qual pertencem, no constituem elemento de
prova e/ou informao que justifique sua guarda (ver item 4.4
TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIRIA);
5. Proceder alterao de suporte, se for o caso (ver item 4.3
ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO);
6. Proceder ao registro dos documentos eliminados;
7. Proceder eliminao;
8. Elaborar termo de eliminao;
9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento
(guia/relao/ listagem de recolhimento);
10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientaes da instituio
arquivs-tica responsvel pela guarda permanente.
58
4.3 ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO

A adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da
informao requer a observncia de determinados critrios que levem em
considerao os preceitos tcnicos da arquivologia, a legislao em vigor e a
relao custo/benefcio de sua implantao. Conquanto tais recursos
permitam a reduo das necessidades de armazenamento da informao,
podem, por outro lado, acarretar elevada despesa para o rgo, sem que se
obtenha resultados positivos.
Dentre as vantagens da alterao do suporte, destacam-se:
- agilizar a recuperao das informaes, bem como o seu
intercmbio;
- garantir a preservao de documentos originais passveis de
destruio pelo manuseio, bem como a segurana do acervo contra furto,
incndios, inundaes etc;
- preencher lacunas nos acervos arquivsticos;
- substituir, em situaes especficas, grandes volumes de documentos
destinados eliminao, mas de prazos de guarda muito extensos,
proporcionando melhor aproveitamento do espao, reduzindo o custo de
manuteno, concentrando as informaes e facilitando o seu manuseio.
No entanto, qualquer deciso quanto alterao do suporte da
informao deve estar fundamentada nos seguintes critrios:
1. avaliar as questes legais concernentes alterao do suporte,
observando-se as garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, as
especificaes e os padres de qualidade estabelecidos pela legislao
brasileira e por organismos internacionais. Cada rgo necessita encontrar a
soluo que melhor atenda s suas peculiaridades, examinando as vantagens
e desvantagens que envolvem a adoo desses recursos, bem como o custo
global e os benefcios a serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que:
a) a atual legislao de microfilmagem no permite a eliminao de
documentos pblicos ou oficiais destinados guarda permanente, mesmo
aps microfilmados;
b) o microfilme tem validade em juzo desde que obedecidos os
critrios e padres estabelecidos em lei;
c) a atual legislao brasileira que garante a autenticidade, a
integridade e a validade jurdica de documentos em forma eletrnica
59
encontra-se em processo de regulamentao, sendo aconselhvel

observncia da legislao em vigor no momento da adoo deste suporte.
2. os documentos devem apresentar uma organizao que possibilite

a recuperao das informaes neles contidas antes e depois de processar a
alterao do suporte;
3. os documentos devem ser previamente avaliados, identificandolhes valor que justifique o custo da operao;
4. os documentos devem ter caractersticas fsicas que se prestem ao
uso do recurso, dando preferncia s grandes sries e no a peas isoladas,
observado o estado de conservao, para que a reproduo ocorra dentro
de parmetros tcnicos adequados;
5. o recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor tcnica, de
forma a assegurar a qualidade da reproduo, a durabilidade do novo suporte
e o acesso informao;
6. o rgo que adotar tais recursos deve contar com depsitos e
equipamentos de segurana que venham a garantir a preservao do novo
suporte.
Organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao
estudo da viabilidade econmica, de acordo com a disponibilidade de
pessoal, espao e recursos financeiros do rgo, alm do clculo dos
equipamentos, materiais e acessrios necessrios. Deve-se, ainda, verificar as
instalaes dos arquivos de segurana, bem como as condies de
tratamento tcnico, armazenamento e acesso s informaes.
4.4 TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIRIA

O conceito de triagem se confunde com o de avaliao, na medida
em que ambos os processos se relacionam depurao da massa
documental arquivstica, eliminando-se documentos sem valor e preservandose aqueles que o tenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa
histrico-cientfica. A tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu
prprio contedo quando assinala que sero preservados apenas exemplares
nicos de documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais
eliminao, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, j se
encontram preservados.
No entanto, outros critrios de triagem podem ser estabelecidos para
documentos que, embora corretamente classificados, no possuam o mesmo
valor dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao
contedo das informaes. Nestes casos, os responsveis pela destinao dos
documentos em fase intermediria devem realizar a triagem previamente ao
60
recolhimento, garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peas

cujo contedo justifique sua guarda do ponto de vista probatrio e/ou
informativo.
igualmente recomendvel a seleo por amostragem, processo
que permite a preservao de parcela de documentos do conjunto
documental destinado eliminao, com o objetivo de resgatar
procedimentos administrativos vigentes em determinada poca ou lugar. Para
isso, alguns critrios devero ser observados, conforme a especificidade dos
documentos avaliados, seguindo orientaes da instituio arquivstica pblica
na respectiva esfera de competncia.
Outros procedimentos e critrios podem surgir no processo de
seleo para o recolhimento, porm, em todos os casos, o arquivo
intermedirio dever elaborar listagem dos documentos a serem eliminados,
submetendo-a aprovao da instituio arquivstica pblica na sua esfera de
competncia, em conformidade com o art. 9 da lei n 8.159, de 8 de janeiro
de 1991.
61
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
Enquant
o vigora
5 anos
Guarda
permanente
5 anos
9 anos
Guarda
permanente
5 anos
9 anos
Guarda
permanente
Enquant
o vigora
10 anos
Guarda
permanente
Enquant
o vigora
5 anos
Guarda
permanente
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
000 ADMINISTRAO GERAL

001
MODERNIZAO E REFORMA
ADMINISTRATIVA
PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS
002
PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE

TRABALHO
003
RELATRIOS DE ATIVIDADES
004
ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS.

CONVNIOS
010
ORGANIZAO E
FUNCIONAMENTO
NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE CARTER GERAL
010.1
010.2
REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES
REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS. ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS
010.3
011
AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES

COMISSES. CONSELHOS. GRUPOS
DE TRABALHO. JUNTAS. COMITS
ATOS DE CRIAO, ATAS, RELATRIOS
012
53
So passveis de eliminao os relatrios

cujas
informaes
encontram-se
recapituladas em outros.
COMUNICAO SOCIAL
Enquant
o vigora
Enquant
o vigora
Eliminao
5 anos
2 anos
Guarda
permanente
Eliminao
4 anos
5 anos
Eliminao
4 anos
5 anos
Guarda
permanente
Os originais dos atos publicados integraro

os arquivos dos gabinetes do presidente da
Repblica, governadores e prefeitos, cuja
temporalidade ser definida quando da
elaborao de tabela especfica para suas
atividades-fim.
PRAZOS DE GUARDA
012.1
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
1 ano
Eliminao
Enquant
o vigora
Eliminao
012.11
012.12
ENTREVISTAS. NOTICIRIOS.
REPORTAGENS. EDITORIAIS
Eliminao
Eliminao
DIVULGAO INTERNA
2 anos
012.3
CAMPANHAS INSTITUCIONAIS.
PUBLICIDADE
4 anos
019.01
020
020.1
10 anos
INFORMAES SOBRE O RGO
OBSERVAES
Os documentos cujas informaes reflitam

a poltica do rgo so de guarda
permanente.
Guarda
permanente
Este grupo ser desenvolvido pelo rgo de
acordo com a necessidade, bem como a
temporalidade e destinao.
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

2 anos
Eliminao
Enquant
o vigora
5 anos
Guarda
permanente
10 anos
10 anos
Guarda
permanente
PESSOAL
LEGISLAO
NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES,
ESTATUTOS, REGULAMENTOS, PROCEDIMENTOS,
ESTUDOS E/OU DECISES DE CARTER GERAL
BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE
SERVIO
020.2
IDENTIFICAO FUNCIONAL (INCLUSIVE
020.3
OBRIGAES TRABALHISTAS E ESTATUTRIAS. RELAES COM RGOS

NORMATIZADORES DA ADMINISTRAO
PBLICA. LEI DOS 2/3. RAIS
54
DESTINAO FINAL
2 anos
012.2
019
FASE INTERMEDIRIA
CARTEIRA, CARTO, CRACH, CREDENCIAL E

PASSAPORTE DIPLOMTICO)
Enquanto
o servidor
permane
cer
5 anos
Eliminao
5 anos
Eliminao
opcional a reproduo dos documentos

previamente ao recolhimento, para que o
rgo permanea com cpias para
consulta.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
020.31
RELAES COM OS CONSELHOS

PROFISSIONAIS
2 anos
020.4
SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS
5 anos
020.5
ASSENTAMENTOS
INDIVIDUAIS. CADASTRO
021
RECRUTAMENTO E SELEO
021.1
CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO

PBLICOS: INSCRIO E CURRICULUM VITAE
021.2
EXAMES DE SELEO (CONCURSOS PBLICOS)
022
022.1
022.11
5 anos
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Eliminao
Os documentos cujas informaes possam

originar contenciosos administrativos ou
judiciais sero classificados nos assuntos
correspondentes ao seu contedo, cujos
prazos e destinao esto estabelecidos
nesta tabela.
Guarda
permanente
Eliminao
2 anos
Eliminao
PROVAS E TTULOS, TESTES PSICOTCNICOS E

EXAMES MDICOS
6 anos
Eliminao
CONSTITUIO DE BANCAS EXAMINADORAS,

EDITAIS, EXEMPLARES NICOS DE PROVAS,
GABARITOS, RESULTADOS E RECURSOS
6 anos
5 anos
Guarda
permanente
CURSOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTUDO)
PROMOVIDOS PELA INSTITUIO
PROPOSTAS, ESTUDOS, EDITAIS, PROGRAMAS,
RELATRIOS FINAIS, EXEMPLARES NICOS DE
EXERCCIOS, RELAO DE PARTICIPANTES,
AVALIAO E CONTROLE DE EXPEDIO DE
CERTIFICADOS
55
Enquanto
o servidor
permane
cer
FASE INTERMEDIRIA
5 anos
5 anos
Eliminao
5 anos
Guarda
permanente

O prazo total de guarda dos
documentos de 100 anos, independente
do suporte. Sero transferidos ao arquivo
intermedirio aps a sada do servidor do
rgo.
opcional a seleo por amostragem das

provas dos candidatos, segundo critrios
estabelecidos pela Comisso Permanente
de Avaliao.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
022.12
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
Para os documentos comprobatrios de

participao utilizar os prazos e a
destinao dos assentamentos individuais
020.5.
PROMOVIDOS POR OUTRAS

INSTITUIES
022.121
NO BRASIL
5 anos
Eliminao
022.122
NO EXTERIOR
5 anos
Eliminao
5 anos
Eliminao
022.2
ESTGIOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTGIO)
022.21
PROMOVIDOS PELA INSTITUIO

ESTUDOS, PROPOSTAS, PROGRAMAS,
RELATRIOS FINAIS, RELAO DE
PARTICIPANTES, AVALIAO E DECLARAO
DE COMPROVAO DE ESTGIO
022.22
5 anos
5 anos
Guarda
permanente
Para os documentos comprobatrios de
participao utilizar os prazos e a
destinao dos assentamentos individuais
020.5.
PROMOVIDOS POR OUTRAS

INSTITUIES
022.221
NO BRASIL
5 anos
Eliminao
022.222
NO EXTERIOR
5 anos
Eliminao
022.9
023
Este subgrupo ser desenvolvido pelo

rgo de acordo com a necessidade, bem
como a temporalidade e destinao.
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A

QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL
023.01
ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL
5 anos
5 anos
Guarda
permanente
023.02
CRIAO, CLASSIFICAO,
TRANSFOR- MAO, TRANSPOSIO
E REMUNE- RAO DE CARGOS E
FUNES
5 anos
5 anos
Guarda
permanente
56
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
023.03
023.11
DESTINAO FINAL
5 anos
47 anos
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
4 anos
5 anos
Eliminao
MOVIMENTAO DE PESSOAL
APROVEITAMENTO.
ADMISSO.
CONTRATAO. NOMEAO.
READMISSO. READAPTAO.
RECONDUO. REINTEGRAO.
REVERSO
023.12
FASE INTERMEDIRIA
REESTRUTURAES E ALTERAES
SALARIAIS
ASCENSO E PROGRESSO FUNCIONAL
AVALIAO DE DESEMPENHO
ENQUADRAMENTO
EQUIPARAO, REAJUSTE E REPOSIO
SALARIAL
PROMOES
023.1
FASE
CORRENTE
DEMISSO. DISPENSA.
EXONERAO.
RESCISO CONTRATUAL.
FALECIMENTO
023.13
LOTAO. REMOO.
TRANSFERNCIA.
PERMUTA
023.14
DESIGNAO. DISPONIBILIDADE.
REDISTRIBUIO. SUBSTITUIO
5 anos
47 anos
Eliminao
023.15
REQUISIO. CESSO
5 anos
47 anos
Eliminao
5 anos
95 anos
Eliminao
024
024.1
57
DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS

FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
024.11
SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS

E REMUNERAES
024.111
SALRIO-FAMLIA
024.112
PROVISRIO
ABONO OU PROVENTO
ABONO DE PERMANNCIA EM
SERVIO
024.119
024.12
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
7 anos
5 anos
DESTINAO FINAL
Eliminao
19 anos
Eliminao
7 anos
Eliminao
At a
homologao da
aposentado
ria
Eliminao
7 anos
Eliminao
OUTROS SALRIOS, VENCIMENTOS,

PROVENTOS E REMUNERAES
GRATIFICAES (INCLUSIVE INCORPORAES)
024.121
DE FUNO
5 anos
024.122
JETONS
7 anos
024.123
CARGOS EM COMISSO
5 anos
024.124
NATALINAS (DCIMO TERCEIRO SALRIO)
7 anos
024.129
OUTRAS GRATIFICAES
5 anos
47 anos
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
024.13
024.131
47 anos
Eliminao
Eliminao
47 anos
Eliminao
Eliminao
ADICIONAIS
TEMPO DE SERVIO (ANUNIOS,
(BINIOS E QINQNIOS)
024.132
NOTURNO
5 anos
47 anos
Eliminao
024.133
PERICULOSIDADE
5 anos
47 anos
Eliminao
024.134
INSALUBRIDADE
5 anos
47 anos
Eliminao
024.135
ATIVIDADES PENOSAS
5 anos
47 anos
Eliminao
58
OBSERVAES
Para os casos especiais previstos no Regime

Jurdico nico, o prazo total de guarda
para
os
documentos
referentes
concesso de salrio famlia ser de 100

anos.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
024.136
SERVIOS EXTRAORDINRIOS
(HORAS EXTRAS)
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
5 anos
47 anos
Eliminao
024.137
FRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E

ABONO PECUNIRIO
7 anos
024.139
OUTROS ADICIONAIS
5 anos
Eliminao
47 anos
Eliminao
024.14
DESCONTOS
024.141
SERVIDOR
7 anos
024.142

SEGURIDADE SOCIAL
5 anos
024.143
IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA

FONTE (IRRF)
7 anos
024.144
PENSES ALIMENTCIAS
5 anos
024.145
CONSIGNAES
7 anos
Eliminao
024.149
OUTROS DESCONTOS
7 anos
Eliminao
024.15
RECOLHIMEN-
Eliminao
47 anos
Eliminao
Eliminao
95 anos
Eliminao
ENCARGOS PATRONAIS.
TOS
024.151
PA-
PROGRAMA DE FORMAO DO
TRIMNIO DO SERVIDOR PBLICO
(PASEP). PROGRAMA DE INTEGRAO SOCIAL (PIS)
5 anos
5 anos
Eliminao
47 anos
Eliminao
024.152
FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO

DE SERVIO (FGTS)
5 anos
024.153
EMPREGADOR
7 anos
59
Eliminao
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL

SEGURIDADE SOCIAL (INCLUSIVE
5 anos
95 anos
Eliminao
024.155
SALRIO MATERNIDADE
7 anos
Eliminao
024.156
IMPOSTO DE RENDA
7 anos
Eliminao
7 anos
Eliminao
ASSUNTO
024.154
CONTRIBUIES ANTERIORES)
024.2
024.3
FRIAS
LICENAS
ACIDENTE EM SERVIO
ADOTANTE
AFASTAMENTO DO CNJUGE/COMPANHEIRO
ATIVIDADE POLTICA
CAPACITAO PROFISSIONAL
DESEMPENHO DE MANDATO CLASSISTA
DOENA EM PESSOA DA FAMLIA
GESTANTE
PATERNIDADE
PRMIO POR ASSIDUIDADE
SERVIO MILITAR
TRATAMENTO DE INTERESSES PARTICULARES
TRATAMENTO DE SADE (INCLUSIVE PERCIA
MDICA)
024.4
5 anos
47 anos
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
AFASTAMENTOS
PARA DEPOR
PARA EXERCER MANDATO ELETIVO
PARA SERVIR AO TRIBUNAL

REGIONAL ELEITORAL (TRE)
PARA SERVIR COMO JURADO
SUSPENSO DE CONTRATO DE TRABALHO (CLT)
024.5
60
REEMBOLSO DE DESPESAS
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
024.51
024.52
61
MUDANA DE DOMICLIO DE
SERVIDORES
LOCOMOO
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
DESTINAO FINAL
Eliminao
Eliminao
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
024.59
024.9
024.91
At
aprovao
das contas
OUTROS REEMBOLSOS
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
DESTINAO FINAL
Eliminao
OUTROS DIREITOS, OBRIGAES E

VANTAGENS
CONCESSES
ALISTAMENTO ELEITORAL
CASAMENTO (GALA)
DOAO DE SANGUE
FALECIMENTO DE FAMILIARES (NOJO)
HORRIO
ESPECIAL
SERVIDOR ESTUDANTE
5 anos
PARA
HORRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR PORTADOR

DE DEFICINCIA
62
FASE INTERMEDIRIA
47 anos
Eliminao
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
024.92
AUXLIOS
ALIMENTAO/REFEIO
ASSISTNCIA PR-ESCOLAR/CRECHE
FARDAMENTO/UNIFORME
MORADIA
VALE-TRANSPORTE
025
025.1
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
DENNCIAS. SINDICNCIAS. INQURITOS

5 anos
95 anos
025.12
PENALIDADES DISCIPLINARES
5 anos
95 anos
5 anos
47 anos
026.01
026.1
63
Eliminao
APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO
DISCIPLINAR
025.11
026
DESTINAO FINAL
Guarda
permanente
Guarda
permanente
PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURIDADE

SOCIAL
PREVIDNCIA PRIVADA
BENEFCIOS
Eliminao
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
026.11
026.12
SEGUROS
RECLUSO
026.131
64
At
aprovao
das contas
AUXLIOS
ACIDENTE
DOENA
FUNERAL
NATALIDADE
026.13
FASE
CORRENTE
APOSENTADORIA
CONTAGEM E AVERBAO DE
TEMPO DE SERVIO
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
DESTINAO FINAL
Eliminao
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
5 anos
95 anos
Eliminao
At a
homologao da
aposentado
ria
Eliminao
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
026.132
PENSES: PROVISRIA E
TEMPORRIA
PENSO VITALCIA
026.19
026.191
026.192
026.194
UNIO
026.195
026.2
026.21
65
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
Enquanto
vigora
5 anos
Eliminao
5 anos
95 anos
Eliminao
At
quitao
da dvida
5 anos
Eliminao
OUTROS BENEFCIOS
ADIANTAMENTOS E EMPRSTIMOS
A SERVIDORES
ASSISTNCIA SADE (INCLUSIVE

PLANOS DE SADE)
PRONTURIO MDICO DO SERVIDOR
026.193
FASE
CORRENTE
AQUISIO DE IMVEIS
OCUPAO DE PRPRIOS DA
TRANSPORTES PARA SERVIDORES

HIGIENE E SEGURANA DO TRABALHO
PREVENO DE ACIDENTES DE TRABALHO
At
aprovao
das contas
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
Eliminao
5 anos
95 anos
Eliminao
At
quitao
da dvida
5 anos
Eliminao
Enquanto
permanec
ea
ocupao
5 anos
Eliminao
2 anos
Eliminao
2 anos
Eliminao
5 anos
47 anos
Eliminao
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
COMISSO INTERNA DE PREVENO

DE ACIDENTES (CIPA)
2 anos
CRIAO, DESIGNAO, PROPOSTAS, RELATRIOS E ATAS
3 anos
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
Eliminao
5 anos
Guarda
permanente
026.22
REFEITRIOS, CANTINAS E COPAS
2 anos
Eliminao
026.23
INSPEES PERIDICAS DE SADE
5 anos
Eliminao
2 anos
Eliminao
029
029.1
029.11
(FORNECIMENTO DE REFEIES)
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL

HORRIO DE EXPEDIENTE (INCLUSIVE ESCALA
DE PLANTO)
CONTROLE DE FREQUNCIA
LIVROS, CARTES, FOLHAS DE PONTO, ABONO
DE FALTAS, CUMPRIMENTO DE HORAS EXTRAS
029.2
029.21
5 anos
47 anos
Eliminao
MISSES FORA DA SEDE. VIAGENS

A SERVIO
NO PAS
AJUDAS DE CUSTO
DIRIAS
PASSAGENS (INCLUSIVE DEVOLUO)
PRESTAES DE CONTAS
RELATRIOS DE VIAGEM
66
OBSERVAES
At
aprovao
das contas
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
Eliminao
Os relatrios tcnicos de viagem estaro

classificados no assunto correspondente ao
seu contedo, cujos prazos e destinao
esto estabelecidos nesta tabela.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
029.22
FASE
CORRENTE
SEM NUS PARA A INSTITUIO
029.222
COM NUS PARA A INSTITUIO
7 anos
AUTORIZAO DE AFASTAMENTO
DIRIAS (INCLUSIVE COMPRA DE MOEDA

ESTRANGEIRA)
LISTA DE PARTICIPANTES (NO CASO DE
COMITIVAS E DELEGAES)
PASSAGENS
PASSAPORTES
PRESTAES DE CONTAS
RELATRIOS DE VIAGEM
RESERVAS DE HOTEL
029.31
PRMIOS
DELEGAES DE COMPETNCIA.
PROCURAO
029.5
SERVIOS PROFISSIONAIS TRANSITRIOS:

AUTNOMOS E COLABORADORES
(INCLUSIVE LICITAES)
67
OBSERVAES
Eliminao

At
aprovao
das contas
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
Eliminao

INCENTIVOS FUNCIONAIS
CONCESSO DE MEDALHAS, DIPLOMAS DE
HONRA AO MRITO E ELOGIOS
029.4
DESTINAO FINAL
NO EXTERIOR (AFASTAMENTO DO PAS)
029.221
029.3
FASE INTERMEDIRIA
5 anos
5 anos
Guarda
permanente
Enquant
o vigora
5 anos
Eliminao
Quanto aos documentos referentes aos

ordenadores de despesas, utilizar o prazo
dos
documentos
financeiros
(At
aprovao das contas + 5 anos a contar
da data de aprovao das contas e
eliminao).
Enquanto
vigora a
prestao
do servio
Eliminao
O prazo total de
documentos de 52 anos.
guarda
dos
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
029.6
AES TRABALHISTAS. RECLAMAES

TRABALHISTAS
029.7
MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS:
GREVES E PARALISAES
030
MATERIAL
030.1
031
CADASTRO DE FORNECEDORES
ESPECIFICAO. PADRONIZAO.
CODIFICAO. PREVISO. CATLOGO.
IDENTIFICAO. CLASSIFICAO (INCLUSIVE
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
At o
trnsito em
julgado
5 anos
Guarda
permanente
5 anos
5 anos
Guarda
permanente
Enquant
o vigora
5 anos
Guarda
permanente
DESTINAO FINAL
5 anos
Eliminao
2 anos
Eliminao
1 ano
Eliminao
OBSERVAES
AMOSTRAS)
032
REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOS

REPROGRFICOS (INCLUSIVE ASSINATURAS
AUTORIZADAS E REPRODUES DE FORMULRIOS)
033
033.1
68
AQUISIO (INCLUSIVE LICITAES)

MATERIAL PERMANENTE
Os documentos referentes a material no

adquirido devero ser eliminados aps 1
ano.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
033.11
COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR
033.12
ALUGUEL. COMODATO. LEASING
IMPORTAO)
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
033.13
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
DESTINAO FINAL
5 anos
OBSERVAES
Eliminao
Eliminao
EMPRSTIMO. CESSO
Enquant
o vigora
69
FASE INTERMEDIRIA
Eliminao
Para
transaes
que
envolvam
pagamentos de despesas pendentes,
utilizar prazos para documentos financeiros
(At aprovao das contas + 5 anos a
contar da data de aprovao das contas
e eliminao).
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
DOAO. PERMUTA
033.2
4 anos
FASE INTERMEDIRIA
5 anos
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Eliminao
Para
transaes
que
envolvam
contar da data de aprovao das conta e
eliminao).
Os documentos referentes a material no
adquirido devero ser eliminados aps 1
ano.
MATERIAL DE CONSUMO
033.21
COMPRA
033.22
70
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
4 anos
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
5 anos
Eliminao
Eliminao
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
033.23
034
CONFECO DE IMPRESSOS
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
DESTINAO FINAL
Eliminao
Para os documentos referentes a produtos

e insumos qumicos e outras substncias
entorpecentes, observar os prazos da
legislao especfica vigente.
MOVIMENTAO DE MATERIAL (PERMANENTE

E DE CONSUMO)
034.01
71
TERMOS DE RESPONSABILIDADE
(INCLUSIVE RMB OU RMBM)
OBSERVAES
At
aprovao
das contas
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
Eliminao
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
034.1
CONTROLE DE ESTOQUE (INCLUSIVE

REQUISIO, DISTRIBUIO E RMA)
034.2
034.3
EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO
TRANSPORTE DE MATERIAL
034.4
AUTORIZAO DE SADA DE MATERIAL
034.5
RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO
DEPSITO
035
72
ALIENAO. BAIXA (MATERIAL PERMANENTE E DE

CONSUMO)
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
2 anos
At a
concluso
do caso
2 anos
1 ano
2 anos
5 anos
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Eliminao

Eliminao

Eliminao

Eliminao

Eliminao

PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
035.1
035.2
036
036.1
73
VENDA (INCLUSIVE LEILO)
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
4 anos
FASE INTERMEDIRIA
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
5 anos
DESTINAO FINAL
Eliminao
Eliminao
INSTALAO E MANUTENO
REQUISIO E CONTRATAO DE
SERVIOS (INCLUSIVE LICITAES)
At
aprovao
das contas
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
OBSERVAES
Eliminao
Para
transaes
que
envolvam
e eliminao).
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
036.2
037
037.1
037.2
039
74
SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS

DO RGO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
1 ano
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Eliminao
INVENTRIO
MATERIAL PERMANENTE
MATERIAL DE CONSUMO
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
Guarda
permanente
Eliminao
Este grupo ser desenvolvido pelo rgo

de acordo com a necessidade, bem como
a temporalidade e destinao.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
040
PATRIMNIO
041
BENS IMVEIS
PROJETOS, PLANTAS E ESCRITURAS
041.01
041.011
75
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
Enquant
o vigora
5 anos
Guarda
permanente
5 anos
Guarda
permanente
3 anos
DESTINAO FINAL
FORNECIMENTO E MANUTENO DE
SERVIOS BSICOS
GUA E ESGOTO
OBSERVAES
opcional a reproduo dos documentos

previamente ao recolhimento, para que o
rgo permanea com cpias para
consulta.
Os documentos que no envolvem
pagamentos sero eliminados aps 1 ano.
At
aprovao
das contas
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
Eliminao
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
041.012
041.013
041.02
GS
LUZ E FORA
COMISSO INTERNA DE CONSERVAO

DE ENERGIA (CICE)
CRIAO, DESIGNAO, PROPOSTAS DE
REDUO DE GASTOS COM ENERGIA,
RELATRIOS E ATAS
76
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
2 anos
3 anos
DESTINAO FINAL
Eliminao
Eliminao
Eliminao
5 anos
Guarda
permanente
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
041.03
041.1
041.11
041.12
77
CONDOMNIO
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Eliminao
AQUISIO
COMPRA
CESSO
At
aprovao
das contas
4 anos
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
5 anos
Guarda
permanente
Guarda
permanente
Para
transaes
que
envolvam
contar da data da aprovao das contas
e guarda permanente).
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
041.13
DOAO
4 anos
5 anos
Guarda
permanente
041.14
PERMUTA
4 anos
5 anos
Guarda
permanente
041.15
041.2
78
LOCAO. ARRENDAMENTO. COMODATO
ALIENAO
At
aprovao
das contas
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
Eliminao
OBSERVAES
Para
transaes
que
envolvam
Para
transaes
que
envolvam
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
041.21
VENDA
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos
a
contar
da
data
de
aprova
o
das
contas
DESTINAO FINAL
Guarda
permanente
041.22
CESSO
4 anos
5 anos
Guarda
permanente
041.23
DOAO
4 anos
5 anos
Guarda
permanente
041.24
PERMUTA
4 anos
5 anos
Guarda
permanente
79
OBSERVAES
Para
transaes
que
envolvam
Para
transaes
que
envolvam
Para
transaes
que
envolvam
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
041.3
DESAPROPRIAO. REINTEGRAO DE
POSSE .REIVINDICAO DE DOMNIO.
TOMBAMENTO
041.4
OBRAS
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
041.41
REFORMA. RECUPERAO. RESTAURAO
At
aprovao
das contas
041.42
CONSTRUO
At
aprovao
das contas
041.5
041.51
Guarda
permanente
Guarda
permanente
LICITAES)
MANUTENO DE ELEVADORES
MANUTENO DE AR-
OBSERVAES
Guarda
permanente
SERVIOS DE MANUTENO (INCLUSIVE
041.52
CONDICIONADO
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
041.53
MANUTENO DE SUBESTAES E
GERADORES
At
aprovao
das contas
041.54
LIMPEZA. IMUNIZAO. DESINFESTAO (INCLUSIVE PARA JARDINS)
At
aprovao
das contas
041.59
OUTROS SERVIOS DE MANUTENO
80
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
DESTINAO FINAL
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Este subgrupo ser desenvolvido pelo
rgo de acordo com a necessidade, bem
como a temporalidade e destinao.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
042
42.1
FASE
CORRENTE
COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR
042.12
ALUGUEL
At
aprovao
das contas
IMPORTAO)
042.2
CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO. TOMBAMENTO
042.3
ALIENAO (INCLUSIVE LICITAES)
042.32
81
OBSERVAES
Para veculos no adquiridos eliminar aps

1 ano.
AQUISIO (INCLUSIVE LICITAES)
042.11
042.31
DESTINAO FINAL
VECULOS
At
aprovao
das contas
042.13
FASE INTERMEDIRIA
VENDA (INCLUSIVE LEILO)
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
Eliminao
4 anos
5 anos
Eliminao
At a
alienao
5 anos
Eliminao
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
4 anos
5 anos
Eliminao
Para
transaes
que
envolvam
contar da data de aprovao das contas e
eliminao).
Para
transaes
que
envolvam
e eliminao).
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENO. REPARO
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
042.5
ACIDENTES. INFRAES. MULTAS
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
042.9
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A

VECULOS
ASSUNTO
042.4
042.91
CONTROLE DE USO DE VECULOS
DESTINAO FINAL
2 anos
Eliminao
042.911
REQUISIO
2 anos
Eliminao
042.912
AUTORIZAO PARA USO FORA

DO HORRIO DE EXPEDIENTE
2 anos
Eliminao
042.913
ESTACIONAMENTO. GARAGEM
2 anos
Eliminao
043
INVENTRIO (INCLUSIVE RMBI)
049
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO
049.1
049.11
82
GUARDA E SEGURANA
SERVIOS DE VIGILNCIA
Para acidentes com vtimas, o prazo total

de guarda de 20 anos.
A temporalidade e destinao sero

estabelecidas pelo rgo de acordo com a
necessidade.
BENS SEMOVENTES
044
OBSERVAES
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
2 anos
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Guarda
permanente
Eliminao
Eliminao

PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
049.12
SEGUROS (INCLUSIVE DE VECULOS)
049.13
PREVENO DE INCNDIO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
4 anos
5 anos
Guarda
permanente
At a
concluso
do caso
5 anos
Eliminao
CONTROLE DE PORTARIA
2 anos
REGISTRO DE OCORRNCIAS
5 anos
049.21
PARA OUTROS IMVEIS
049.22
DENTRO DO MESMO IMVEL
At
aprovao
das contas
USO DE DEPENDNCIAS
ORAMENTO E FINANAS
051
83
Eliminao
Eliminao
5 anos
Eliminao
MUDANAS
At
aprovao
das contas
050.1

CONSTITUIO DE BRIGADAS DE INCNDIO,

PLANOS, PROJETOS E RELATRIOS
049.15
050
Eliminao
2 anos
SINISTRO
049.3
OBSERVAES
TREINAMENTO DE PESSOAL, INSTALAO E

MANUTENO DE EXTINTORES, INSPEES
PERIDICAS
049.14
049.2
DESTINAO FINAL
AUDITORIA
ORAMENTO
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
2 anos
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Enquant
o vigora
5 anos
Guarda
permanente
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Guarda
permanente

PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
051.1
FASE
CORRENTE
PREVISO ORAMENTRIA
2 anos
051.12
PROPOSTA ORAMENTRIA
5 anos
051.13
QUADRO DE DETALHAMENTO DE
DESPESA (QDD)
2 anos
051.14
CRDITOS ADICIONAIS
CRDITO SUPLEMENTAR. CRDITO ESPECIAL.
CRDITO EXTRAORDINRIO
051.21
5 anos
DESCENTRALIZAO DE RECURSOS
At
aprovao
das contas
051.22
ACOMPANHAMENTO DE DESPESA
MENSAL (PESSOAL/DVIDA)
At
aprovao
das contas
051.23
PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA

DE DESEMBOLSO
At
aprovao
das contas
5 anos
Guarda
permanente
Eliminao
5 anos
Guarda
permanente
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
Eliminao
Eliminao
FINANAS
052.1
PROGRAMAO FINANCEIRA DE
DESEMBOLSO
052.2
EXECUO FINANCEIRA
84
Eliminao
EXECUO ORAMENTRIA
(DISTRIBUIO ORAMENTRIA)
052
DESTINAO FINAL
PROGRAMAO ORAMENTRIA
051.11
051.2
FASE INTERMEDIRIA
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
052.21
RECEITA
At
aprovao
das contas
052.22
DESPESA
At
aprovao
das contas
053
FUNDOS ESPECIAIS
At
aprovao
das contas
054
ESTMULOS FINANCEIROS E CREDITCIOS
At
aprovao
das contas
055
OPERAES BANCRIAS
055.01
055.1
PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA
CONTA NICA (INCLUSIVE ASSINATURAS

AUTORIZADAS E EXTRATOS DE CONTAS)
055.2
OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (INCLUSIVE

ASSINATURAS AUTORIZADAS E EXTRATOS DE
CONTAS)
056
85
BALANOS. BALANCETES
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
DESTINAO FINAL
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Guarda
permanente
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Guarda
permanente
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
057
TOMADA DE CONTAS. PRESTAO DE

CONTAS (INCLUSIVE PARECER DE APROVAO DAS
CONTAS)
059
059.1
060
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Guarda
permanente
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS)
PUBLICAO DE MATRIAS NO DIRIO
OFICIAL
At
aprovao
das contas
060.2
PUBLICAO DE MATRIAS NOS BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E

DE SERVIO
1 ano
061
OBSERVAES
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E FINANAS
060.1
060.3
DESTINAO FINAL
PUBLICAO DE MATRIAS EM OUTROS

PERIDICOS
Eliminao
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
PRODUO EDITORIAL (INCLUSIVE EDIO OU

CO-EDIO DE PUBLICAES EM GERAL PRODUZIDAS
PELO RGO EM QUALQUER SUPORTE)
061.1
86
EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL
Documentos
que
no
envolvem
pagamentos sero eliminados aps 5 anos
de arquivamento na fase corrente.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
061.2
DIVULGAO
062
DISTRIBUIO. PROMOO.
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
At
aprovao
das contas
Enquant
o vigora
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
Documentos
que
no
envolvem
pagamentos sero eliminados aps 5 anos
de arquivamento na fase corrente.
5 anos
Guarda
permanente
DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA (LIVROS,

PERIDICOS, FOLHETOS E AUDIOVISUAIS)
062.01
062.1
062.11
NORMAS E MANUAIS
Os documentos referentes a material

bibliogrfico
no
adquirido
sero
eliminados aps 1 ano.
AQUISIO (NO BRASIL E NO EXTERIOR)
COMPRA (INCLUSIVE ASSINATURAS DE

PERIDICOS)
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
062.12
DOAO
4 anos
5 anos
Eliminao
062.13
PERMUTA
4 anos
5 anos
Eliminao
062.2
REGISTRO
062.3
CLASSIFICAO.
2 anos
Eliminao
2 anos
Eliminao
2 anos
Eliminao
CATALOGAO.
INDEXAO
062.4
87
REFERNCIA E CIRCULAO
Para
transaes
que
envolvam
eliminao).
Para
transaes
que
envolvam
eliminao).
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
062.5
063
063.01
063.1
INVENTRIO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Guarda
permanente
Enquant
o vigora
7 anos
Guarda
permanente
DESTINAO FINAL
DOCUMENTAO ARQUIVSTICA: GESTO

DE DOCUMENTOS E SISTEMA DE ARQUIVOS
NORMAS E MANUAIS
PRODUO DE DOCUMENTOS. LEVANTAMENTO. FLUXO
4 anos
DIAGNSTICO
5 anos
063.2
PROTOCOLO: RECEPO, TRAMITAO E

EXPEDIO DE DOCUMENTOS
2 anos
Eliminao
063.3
ASSISTNCIA TCNICA
5 anos
Eliminao
063.4
CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO
2 anos
Eliminao
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
063.5
POLTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS
063.51
CONSULTAS. EMPRSTIMOS
063.6
063.61
88
OBSERVAES
ANLISE. AVALIAO. SELEO
Eliminao
5 anos
Guarda
permanente
Enquant
o vigora
Eliminao
5 anos
5 anos
Guarda
permanente
1 ano
aps a
devolu
o
5 anos
Eliminao
5 anos
Guarda
permanente
O prazo total de guarda do documento

de 100 anos, devendo o rgo
permanecer com um exemplar por igual
perodo. Um outro exemplar dever
compor o conjunto documental NORMAS E
MANUAIS do subgrupo 063.01, seguindo a
temporalidade e destinao previstas para
o mesmo.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
TABELA DE TEMPORALIDADE
063.62
ELIMINAO
TERMOS, LISTAGENS E EDITAIS DE CINCIA DE
ELIMINAO
063.63
064
DOCUMENTAO MUSEOLGICA
065
ESTUDOS, PROJETOS E NORMAS
DESINFESTAO. HIGIENIZAO
066.2
ARMAZENAMENTO. DEPSITOS
067
89
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Eliminao
O prazo total de guarda do documento

de 100 anos, devendo o rgo
permanecer com um exemplar por igual
perodo. Um outro exemplar dever
compor o conjunto documental NORMAS E
MANUAIS do subgrupo 063.01, seguindo a
temporalidade e destinao previstas para
o mesmo.
5 anos
Guarda
permanente
5 anos
Guarda
permanente
A temporalidade e destinao sero
estabelecidas
de
acordo
com
as
necessidades do rgo.
Enquant
o vigora
5 anos
Guarda
permanente
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
CONSERVAO DE DOCUMENTOS
066.1
066.3
Enquant
o vigora
FASE INTERMEDIRIA
TRANSFERNCIA. RECOLHIMENTO
GUIAS E TERMOS DE TRANSFERNCIA,
GUIAS, RELAES E TERMOS DE RECOLHIMENTO,
LISTAGENS DESCRITIVAS DO ACERVO
066
FASE
CORRENTE
RESTAURAO DE DOCUMENTOS
(INCLUSIVE ENCADERNAO)
INFORMTICA
2 anos
At
aprovao
das contas
Para documentos que no envolvam

pagamentos, eliminar aps 2 anos.
Eliminao
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao

PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
067.1
PLANOS E PROJETOS
067.2
PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (INCLUSIVE

LICENA E REGISTRO DE USO E COMPRA)
067.21
MANUAIS TCNICOS
(EXEMPLARES NICOS)
067.22
MANUAIS DO USURIO
(EXEMPLARES NICOS)
067.3
069
ASSISTNCIA TCNICA
COMUNICAES
NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES,

PROCEDIMEN-TOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE CARTER
GERAL
071.1
Enquant
o vigora
Enquant
o vigora
5 anos
5 anos
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Guarda
permanente
Guarda
permanente
Enquant
o vigora
5 anos
Guarda
permanente
Enquant
o vigora
5 anos
Guarda
permanente
At
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao

Enquant
o vigora
5 anos
Guarda
permanente
SERVIO POSTAL
SERVIOS DE ENTREGA EXPRESSA
071.11
NACIONAL
At
aprovao
das contas
071.12
INTERNACIONAL
At
aprovao
das contas
90
FASE INTERMEDIRIA
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES

070
071
FASE
CORRENTE
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
Eliminao
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
071.2
SERVIOS DE COLETA, TRANSPORTE E

ENTREGA DE CORRESPONDNCIA
AGRUPADA MALOTE
FASE
CORRENTE
At
aprovao
das contas
071.3
MALA OFICIAL
At
aprovao
das contas
071.9
OUTROS SERVIOS POSTAIS
At
aprovao
das contas
072
072.1
073
073.1
074
074.1
91
SERVIO DE RDIO
SERVIO DE TELEX
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
SERVIO TELEFNICO (INCLUSIVE AUTORIZAO

PARA LIGAES INTERURBANAS). FAC-SMILE (FAX)
2 anos
INSTALAO. TRANSFERNCIA. MANUTENO. REPARO
At
aprovao
das contas
FASE INTERMEDIRIA
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
DESTINAO FINAL
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
Eliminao
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
074.2
074.3
LISTAS TELEFNICAS INTERNAS
CONTAS TELEFNICAS
075
SERVIOS DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ

E IMAGEM
079
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES COMUNICAES
090
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINIS-
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
Enquant
o Vigora
At
aprovao
das contas
At
aprovao
das contas
DESTINAO FINAL
Eliminao
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
5 anos a
contar da
data de
aprovao
das contas
Eliminao
Eliminao
TRAO GERAL
091
AES JUDICIAIS
5 anos
95 anos
Guarda
permanente
900 ASSUNTOS DIVERSOS

910
SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS

PLANEJAMENTO, PROGRAMAO, DISCURSOS, PALESTRAS
E TRABALHOS APRESENTADOS POR TCNICOS DO RGO
920
1 ano
5 anos
Eliminao
5 anos
Guarda
permanente
CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS.

SIMPSIOS. ENCONTROS. CONVENES.
CICLOS DE PALESTRAS.
MESAS REDONDAS
92
OBSERVAES
1 ano
Eliminao
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
930
FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS.
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
5 anos
5 anos
1 ano
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Guarda
permanente
Eliminao
FESTAS
CONCURSOS
PLANEJAMENTO, NORMAS, EDITAIS, HABILITAO DOS
CANDIDATOS, JULGAMENTO DA BANCA, TRABALHOS
CONCORRENTES, PREMIAO E RECURSOS
940
VISITAS E VISITANTES
990
ASSUNTOS TRANSITRIOS
5 anos
5 anos
1 ano
5 anos
Guarda
permanente
Eliminao
5 anos
Guarda
permanente
1 ano
Eliminao
991
APRESENTAO. RECOMENDAO
1 ano
Eliminao
992
COMUNICADOS E INFORMES
1 ano
Eliminao
1 ano
Eliminao
993
AGRADECIMENTOS. CONVITES.
FELICITAES. PSAMES
994
PROTESTOS. REIVINDICAES. SUGESTES
1 ano
Eliminao
995
PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAES

DIVERSAS
1 ano
Eliminao
996
ASSOCIAES: CULTURAIS, DE AMIGOS E

DE SERVIDORES
1ano
Eliminao
93
As normas devero permanecer em fase

corrente enquanto vigoram.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
III. NDICE
O ndice um instrumento auxiliar classificao, portanto a sua utilizao deve ser seguida da consulta ao Cdigo
de classificao de documentos de arquivo, pois este possui informaes complementares capazes de ratificar, esclarecer
e indicar procedimentos a serem adotados quando da classificao e do arquivamento de documentos.
ABASTECIMENTO DE VECULOS 042.4

ABONOS
.de faltas ................................................................................. 029.11
.de permanncia em servio .............................................. 024.112
.pecunirios ............................................................................ 024.137
.provisrios............................................................................... 024.112
AO
.disciplinar ............................................................................... 025
.judicial .................................................................................... 091
.trabalhista .............................................................................. 029.6
94
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
Acervos arquivsticos
Ver DOCUMENTAO ARQUIVSTICA
Acervos bibliogrficos
Ver DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA
ACERVOS DOCUMENTAIS
.desinfestao........................................................................ 066.1
.higienizao .......................................................................... 066.1
Acervos museolgicos
Ver DOCUMENTAO MUSEOLGICA
Acesso documentao arquivstica
Ver POLTICA DE ACESSO DOCUMENTAO ARQUIVSTICA
ACIDENTES
.auxlio...................................................................................... 026.12
.com veculos ......................................................................... 042.5
.de trabalho, preveno...................................................... 026.21
.em servio.............................................................................. 024.3
ACORDOS 004
.de pessoal.............................................................................. 020.4
95
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
ACUMULAO DE CARGOS
.ilcita ........................................................................................ 025.11
.lcita......................................................................................... 020.5
ADIANTAMENTOS
.a servidores............................................................................ 026.191
.execuo financeira ........................................................... 052.22
ADICIONAIS 024.13, 024.139
.abono .................................................................................... 024.137
.atividades penosas .............................................................. 024.135
.de 1/3 ..................................................................................... 024.137
.frias........................................................................................ 024.137
.insalubridade......................................................................... 024.134
.noturno ................................................................................... 024.132
.periculosidade ...................................................................... 024.133
.servio extraordinrio .......................................................... 024.136
.tempo de servio ................................................................. 024.131
ADITAMENTOS
.de acordos .......................................................................... 004
.de ajustes ............................................................................. 004
96
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de contratos........................................................................ 004

.de convnios....................................................................... 004
ADMINISTRAO ............................................................................. 000, 090
ADMISSO DE PESSOAL ................................................................. 023.11
ADVERTNCIAS ................................................................................. 025.12
AFASTAMENTOS
024.4
.do pas.................................................................................... 029.22, 029

221, 029.222
.para depor ............................................................................ 024.4

.para exercer mandato eletivo........................................... 024.4
.para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE) ............... 024.4
.para servir como jurado ...................................................... 024.4
.por suspenso de contrato de trabalho (CLT) ............... 024.4
.preventivo.............................................................................. 025.11
AGRADECIMENTOS.......................................................................... 993
GUA, fornecimento....................................................................... 041.011
AJUDA DE CUSTO............................................................................. 029.21
.para misso fora da sede ................................................... 029.21
97
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.para mudana de domiclio de servidores ..................... 024.51

AJUSTES.............................................................................................. 004
ALIENAO
.de bens imveis ................................................................... 041.2
.de material
.de consumo ................................................................ 035
.permanente ............................................................... 035
.de veculos ............................................................................ 042.3
ALISTAMENTO ELEITORAL, concesso para ausentar-se do servio
024.91
ALMOXARIFADO, movimentao ............................................... 034.1

ALTERAES SALARIAIS ................................................................. 023.03
ALUGUIS
.de bens imveis ................................................................... 041.15
.de material permanente .................................................... 033.12
.de veculos ............................................................................ 042.12
ANLISE DE DOCUMENTAO ARQUIVSTICA ........................... 063.61
ANUNIOS ........................................................................................ 024.131
APARELHOS, aquisio ................................................................... 033.1
98
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
APERFEIOAMENTO DE PESSOAL ................................................. 022, 022.9

APOSENTADORIAS .......................................................................... 026.13
.cassao .............................................................................. 025.12
APROVAO DAS CONTAS, parecer .......................................... 057
APROVEITAMENTO DE PESSOAL .................................................... 023.11
APURAO DE RESPONSABILIDADE ............................................ 025
AQUISIO
.de bens imveis
026.193, 041.1
.de documentao bibliogrfica ...................................... 062.1

.de material ........................................................................... 033
.de consumo ................................................................ 033.2
.permanente ................................................................ 033.1
.de veculos ............................................................................ 042.1
AR CONDICIONADO, manuteno ............................................ 041.52
ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS ......................................... 066.2
ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS ............................................ 063.4
ARRENDAMENTO DE BENS IMVEIS ............................................. 041.15
ARROMBAMENTO DE PATRIMNIO .............................................. 049.14
99
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
ASCENSO FUNCIONAL ................................................................. 023.03

ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS ....................................................... 020.5
ASSINATURA
.autorizada
.para conta corrente em banco ................................... 055.1, 055.2
.para requisio de servio reprogrfico .................... 032
.de peridicos ....................................................................... 062.11
ASSISTNCIA
. sade ................................................................................. 026.192
.pr-escolar ............................................................................ 024.92
.social ...................................................................................... 026
.tcnica
.aos arquivos ..................................................................... 063.3
.em informtica ................................................................ 067.3
ASSOCIAES
.culturais ................................................................................. 996
.de amigos ............................................................................. 996
.de servidores ........................................................................ 996
ATAS .................................................................................................. 011
100
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
ATIVIDADES PENOSAS...................................................................... 024.135

AUDINCIAS ..................................................................................... 010.3
AUDIOVISUAIS ................................................................................... 012.3, 062
AUDITORIAS ...................................................................................... 050.1
AUDITRIOS, uso ............................................................................. 049.3
AUTNOMOS, servios profissionais transitrios ......................... 029.5
AUTORIZAO
.de afastamento do pas ..................................................... 029.222
.de sada de material ........................................................... 034.4
.para ligaes interurbanas ................................................ 074
.para uso de veculos ........................................................... 042.912
AUXLIOS
024.92, 026.12
.acidente ................................................................................ 026.12

.alimentao ......................................................................... 024.92
.assistncia pr-escolar ........................................................ 024.92
.creche ................................................................................... 024.92
.doena ................................................................................. 026.12
.fardamento .......................................................................... 024.92
101
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.funeral .................................................................................... 026.12

.moradia ................................................................................. 024.92
.natalidade ............................................................................ 026.12
.recluso ................................................................................. 026.12
.refeio ................................................................................. 024.92
.uniforme ................................................................................ 024.92
.vale-transporte ..................................................................... 024.92
V.tb. LICENAS
AVALIAO
.de desempenho .................................................................. 023.03
.de documentao arquivstica ........................................ 063.61
AVERBAO DE TEMPO DE SERVIO........................................... 026.131
BAIXA
.de documentao bibliogrfica ...................................... 062.5
.de material
102
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de consumo ..................................................................... 035

.permanente ..................................................................... 035
BALANCETES ..................................................................................... 056
BALANOS ....................................................................................... 056
BANCAS EXAMINADORAS ............................................................. 021.2
BENEFCIOS ....................................................................................... 026.1, 026.19
BENS
.imveis ................................................................................... 041
.alienao .......................................................................... 041.2
.aquisio ........................................................................... 026.193, 041.1
.arrendamento .................................................................. 041.15
.cesso ................................................................................ 041.12, 041.22
.comodato ......................................................................... 041.15
.compra .............................................................................. 041.11
.construo ........................................................................ 041.42
.desapropriao ............................................................... 041.3
.doao.............................................................................. 041.13, 041.23
.escrituras ............................................................................ 041
.imunizao........................................................................ 041.54
103
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.inventrio ........................................................................... 044

.locao ............................................................................. 041.15
.movimentao................................................................. 044
.obras................................................................................... 041.4
.permuta ............................................................................. 041.14, 041.24
.plantas ............................................................................... 041
.projetos .............................................................................. 041
.recuperao..................................................................... 041.41
.reforma .............................................................................. 041.41
.reintegrao de posse.................................................... 041.3
.reivindicao de domnio .............................................. 041.3
.restaurao....................................................................... 041.41
.tombamento..................................................................... 041.3
.uso de dependncias ..................................................... 049.3
.venda................................................................................. 041.21
.mveis
Ver MATERIAL PERMANENTE
.semoventes............................................................................ 043
BIBLIOGRAFIA.................................................................................... 062.4
BINIOS .............................................................................................. 024.131
104
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
BOLETIM
.administrativo ........................................................................ 020.1
.de pessoal.............................................................................. 020.1
.de servio............................................................................... 020.1
BOLSAS
.de estgio.............................................................................. 022.2
.de estudo............................................................................... 022.1
BRIGADAS DE INCNDIO 049.13
CADASTROS
.de fornecedores ................................................................... 030.1
.de pessoal.............................................................................. 020.5
.de veculos............................................................................. 042.2
105
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
CAMPANHA INSTITUCIONAL
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
012.3
CANDIDATOS
.a cargo pblico.................................................................. 021.1
.a emprego pblico............................................................ 021.1
Cantinas
Ver REFEITRIOS
CARGOS
.classificao de.................................................................... 023.02
.criao de ............................................................................. 023.02
.em comisso ......................................................................... 024.123
.pblicos .................................................................................. 021.1
.remunerao de .................................................................. 023.02
.transformao de ................................................................ 023.02
.transposio de .................................................................... 023.02
CARTAS
.de apresentao ................................................................. 991
.de recomendao .............................................................. 991
106
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
CARTEIRAS DE IDENTIDADE FUNCIONAL
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
020.2
CARTAZES
.campanhas institucionais ................................................. 012.3
.impresso............................................................................. 033.23
.publicidade ......................................................................... 012.3
CARTES
.de identificao funcional ............................................... 020.2
.de ponto .............................................................................. 029.11
.impresso............................................................................. 033.23
CASAMENTO, concesso para ausentar-se do servio............ 024.91
CATALOGAO DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA 062.3
CATLOGO DE MATERIAL............................................................... 031
CERTIFICADOS DE CURSOS............................................................. 022.11
CESSO
.de bens imveis .................................................................... 041.12, 041.22
.de material
.de consumo ...................................................................... 033.22, 035.2
107
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.permanente ...................................................................... 033.13, 035.2

.de pessoal.............................................................................. 023.15
.de veculos............................................................................. 042.13, 042.32
CHAVES, devoluo
049.15
CICE
Ver COMISSO INTERNA DE CONSERVAO DE ENERGIA
CICLOS DE PALESTRAS, eventos .................................................... 920
CIPA
Ver COMISSO INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES
CLASSIFICAO
.de cargos............................................................................... 023.02
.de documentao arquivstica ......................................... 063.4
.de documentao bibliogrfica....................................... 062.3
.de funes............................................................................. 023.02
.de material ............................................................................ 031
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO .063.4
CODIFICAO DE MATERIAL
031
CO-EDIO ...................................................................................... 061
108
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
COLABORADORES, servios profissionais transitrios ................. 029.5

COMEMORAES, eventos .......................................................... 910
COMISSO
.de sindicncia....................................................................... 025.11
.eleitoral................................................................................... 011
.tcnica ................................................................................... 011
COMISSO DE ACESSO DOCUMENTAO ARQUIVSTICA ...011
COMISSO INTERNA DE CONSERVAO DE ENERGIA-CICE.....041.02
COMISSO INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES-CIPA........026.21
COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS ...011
COMITS ............................................................................................ 011
COMITIVAS ........................................................................................ 029.222
COMODATOS
.de bens imveis .................................................................... 041.15
.de material permanente..................................................... 033.12
COMPRA
.de bens imveis .................................................................... 026.193, 041.11
109
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de material
.de consumo ...................................................................... 033.21
.permanente ...................................................................... 033.11
.de moeda estrangeira ........................................................ 029.222
.de veculo .............................................................................. 042.11
COMPROVAO DE ESTGIO ...................................................... 022.21
COMUNICAO SOCIAL ............................................................... 012
COMUNICAES............................................................................. 070, 079
COMUNICADOS
.de afastamento de cargos ................................................ 992
.de alteraes de endereos e telefones ........................ 992
.de posse................................................................................. 992
CONCESSES
.de diplomas de honra ao mrito....................................... 029.31
.de medalhas ......................................................................... 029.31
.horrio especial para servidor estudante ........................ 024.91
.horrio especial para servidor portador de deficincia 024.91
.para ausentar-se do servio ............................................... 024.91
.alistamento eleitoral ........................................................ 024.91
110
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.casamento ........................................................................ 024.91

.doao de sangue ......................................................... 024.91
.falecimento de familiares ............................................... 024.91
CONCURSOS, eventos
930
.pblicos .................................................................................. 021.2

CONDOMNIOS ................................................................................ 041.03
CONFERNCIAS, eventos................................................................ 920
CONGRESSOS, eventos................................................................... 920
CONSELHOS ...................................................................................... 011
.profissionais ............................................................................ 020.31
CONSERTOS DE MATERIAL PERMANENTE...................................... 036
CONSERVAO
.de documentos .................................................................... 066
.de material permanente..................................................... 036
CONSIGNAES.............................................................................. 024.145
CONSTRUO
041.42
CONSULTAS DOCUMENTAO
.arquivstica............................................................................. 063.51
111
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.bibliogrfica .......................................................................... 062.4

CONTAS BANCRIAS
.tipo B ....................................................................................... 055.2
.tipo C ...................................................................................... 055.2
.tipo D ...................................................................................... 055.2
.nica....................................................................................... 055.1
CONTAS TELEFNICAS
074.3
CONTAGEM DE TEMPO DE SERVIO
026.131
CONTRATAO
.de autnomos....................................................................... 029.5
.de colaboradores ................................................................ 029.5
.de pessoal.............................................................................. 023.11
.de servios de instalao e manuteno ....................... 036.1
CONTRATOS 004
.de trabalho............................................................................ 023.11, 029.5
.resciso .............................................................................. 023.12
.suspenso .......................................................................... 024.4
CONTRIBUIO
.para o plano de seguridade social
112
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.do empregador................................................................ 024.154

.do servidor......................................................................... 024.142
.sindical
.do empregador................................................................ 024.153
.do servidor......................................................................... 024.141
CONTROLE
.de chaves .............................................................................. 049.15
.de entrada
.de material ........................................................................ 049.15
.de pessoas ........................................................................ 049.15
.de veculos ........................................................................ 049.15
.de estoque de material....................................................... 034.1
.de expedio de certificados ........................................... 022.11
.de freqncia ....................................................................... 029.11
.de portaria.............................................................................
049.15
.de sada
.de material ........................................................................ 049.15
.de pessoas ........................................................................ 049.15
.de veculos ........................................................................ 049.15
.de servios reprogrficos .................................................... 032
113
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.do uso de veculos................................................................ 042.91

CONVENES, eventos ................................................................. 920
CONVNIOS...................................................................................... 004
CONVITES .......................................................................................... 993
.impresso............................................................................. 033.23
Copa
Ver REFEITRIOS
COPIDESQUE..................................................................................... 061.1
COTAS................................................................................................ 052.21
CRACHS .......................................................................................... 020.2
CRECHE, auxlio ................................................................................ 024.92
CREDENCIAIS .................................................................................... 020.2
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS............................................ 012.11
CRDITO ............................................................................................ 054
.adicional ................................................................................ 051.14
.do Tesouro Nacional ............................................................ 052.21
.especial .................................................................................. 051.14
114
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.extraordinrio ........................................................................ 051.14

.suplementar........................................................................... 051.14
CRIAO
.de cargos............................................................................... 023.02
.de funes............................................................................. 023.02
CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO ................................................ 051.23
CURRICULUM VITAE.......................................................................... 021.1
CURSOS ............................................................................................. 022.1
.promovidos pela instituio................................................ 022.11
.promovidos por outras instituies .................................... 022.12
.no Brasil .............................................................................. 022.121
.no exterior.......................................................................... 022.122
DCIMO TERCEIRO SALRIO .......................................................... 024.124

Decises ............................................................................................
115
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
Ver NORMAS
Dedetizao
Ver DESINFESTAO
DELEGAO DE COMPETNCIA ................................................... 029.4
DELEGAES.................................................................................... 029.222
DEMISSO DE PESSOAL ................................................................... 023.12, 025.12
DENNCIAS ....................................................................................... 025.1
DEPENDNCIAS, uso ........................................................................ 049.3
DEPSITO
.de documentos .................................................................. 066.2
.recolhimento de material ao .......................................... 034.5
DESAPARECIMENTO
.de material
.de consumo ...................................................................... 034.2
.permanente ...................................................................... 034.2
.de patrimnio........................................................................ 049.14
DESAPROPRIAO DE IMVEIS..................................................... 041.3
116
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
DESCENTRALIZAO DE RECURSOS ORAMENTRIOS............. 051.21

DESCONTOS SALARIAIS ................................................................... 024.14, 024.149
DESEMBOLSOS, cronograma ......................................................... 051.23
DESIGNAO DE PESSOAL............................................................. 023.14
DESINFESTAO
.de bens imveis .................................................................... 041.54
.de documentos .................................................................... 066.1
.de jardins................................................................................ 041.54
DESPACHOS ...................................................................................... 010.3
DESPESAS........................................................................................... 052.2, 052.22
.correntes ................................................................................ 052.2, 052.22
.de capital .............................................................................. 052.2, 052.22
.mensais, acompanhamento .............................................. 051.22
V.tb. REEMBOLSO DE DESPESAS
DESTAQUES DE RECURSOS ORAMENTRIOS ............................. 051.21
DESTINAO DE DOCUMENTAO ARQUIVSTICA ................... 063.6
DESTITUIO
117
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de cargo em comisso ....................................................... 025.12

.de funo comissionada .................................................... 025.12
DIAGNSTICO DA PRODUO DOCUMENTAL .......................... 063.1
DIRIAS
.compra de moeda estrangeira ......................................... 029.222
.hospedagem......................................................................... 029.21, 029.222
DIPLOMA DE HONRA AO MRITO.................................................. 029.31
DIREITOS DE PESSOAL ...................................................................... 024, 024.9
Diretrizes
Ver NORMAS
DISCURSOS, eventos
910
DISPENSA DE PESSOAL..................................................................... 023.12

DISPONIBILIDADE DE PESSOAL........................................................ 023.14, 025.12
DISSDIOS ........................................................................................... 020.4
DISTRIBUIO
.de material
.de consumo ............................................................... 034.1
.permanente ............................................................... 034.1
118
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de publicaes..................................................................... 061.2

.oramentria ........................................................................ 051.21
DIVULGAO
.de publicaes..................................................................... 061.2
.interna..................................................................................... 012.2
DOAO
.de bens imveis .................................................................... 041.13, 041.23
.de material
.de consumo ...................................................................... 033.22, 035.2
.permanente ...................................................................... 033.13, 035.2
.de publicaes..................................................................... 061.2
.de sangue, concesso para ausentar-se do servio..... 024.91
.de veculos............................................................................. 042.13, 042.32
DOCUMENTAO 060, 069
.arquivstica............................................................................. 063
.anlise ................................................................................ 063.61
.arquivamento ................................................................... 063.4
.assistncia tcnica .......................................................... 063.3
119
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.avaliao .......................................................................... 063.61

.classificao ..................................................................... 063.4
.conservao..................................................................... 066
.consulta ............................................................................. 063.51
.destinao ........................................................................ 063.6
.diagnstico ....................................................................... 063.1
.eliminao ........................................................................ 063.62
.emprstimo ....................................................................... 063.51
.expedio ......................................................................... 063.2
.fluxo .................................................................................... 063.1
.levantamento ................................................................... 063.1
.manuais ............................................................................. 063.01
.normas 063.01
.poltica de acesso............................................................ 063.5
.produo .......................................................................... 063.1
.protocolo ........................................................................... 063.2
.recepo .......................................................................... 063.2
.recolhimento..................................................................... 063.63
.reproduo ....................................................................... 065
.restaurao....................................................................... 066.3
.seleo .............................................................................. 063.61
120
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.tramitao ........................................................................ 063.2

.transferncia ..................................................................... 063.63
.bibliogrfica .......................................................................... 062
.aquisio ........................................................................... 062.1
.audiovisuais ....................................................................... 062
.baixa................................................................................... 062.5
.catalogao .................................................................... 062.3
.circulao ......................................................................... 062.4
.classificao ..................................................................... 062.3
.compra .............................................................................. 062.11
.conservao..................................................................... 066
.doao.............................................................................. 062.12
.emprstimo ....................................................................... 062.4
.estudos ............................................................................... 062.01
.indexao ......................................................................... 062.3
.inventrio ........................................................................... 062.5
.manuais ............................................................................. 062.01
.normas ............................................................................... 062.01
.permuta ............................................................................. 062.13
.referncia .......................................................................... 062.4
.registro................................................................................ 062.2
121
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.tombamento..................................................................... 062.5
.museolgica.......................................................................... 064
DOENA
.auxlio...................................................................................... 026.12
.em pessoa da famlia .......................................................... 024.3
.licena para tratamento de sade.............................................................024.3
EDIO ............................................................................................. 061

EDIFCIOS ........................................................................................... 041
EDITAIS DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS........... 063.62
EDITAIS
.de cursos.............................................................................. 022.11
.de exames de seleo...................................................... 021.2
EDITORAO ................................................................................... 061.1
EDITORIAIS ......................................................................................... 012.12
ELEIO............................................................................................. 011
122
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
ELEVADORES, manuteno ........................................................... 041.51

ELIMINAO DE DOCUMENTAO ARQUIVSTICA ................... 063.62
ELOGIOS ............................................................................................ 029.31
EMOLUMENTOS................................................................................. 052.21
EMPREGOS PBLICOS...................................................................... 021.1
EMPLACAMENTO DE VECULOS ..................................................... 042.2
EMPRSTIMOS
.a servidores............................................................................ 026.191
ENCADERNAO DE DOCUMENTOS 066.3
ENCARGOS PATRONAIS.................................................................. 024.15
ENCONTROS, eventos ..................................................................... 920
Energia eltrica, fornecimento
Ver LUZ; FORA
ENQUADRAMENTO DE PESSOAL.................................................... 023.03
ENTREVISTAS ...................................................................................... 012.12
123
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
EQUIPAMENTOS
.aquisio ............................................................................. 033.1
.consertos.............................................................................. 036
.conservao ....................................................................... 036
.instalao ............................................................................ 036
.recuperao....................................................................... 036
EQUIPARAO SALARIAL
023.03
ESCALAS DE PLANTO .................................................................... 029.1

ESCRITURAS, bens imveis .............................................................. 041
ESGOTO ............................................................................................. 041.011
ESPECIFICAO DE MATERIAL....................................................... 031
ESTACIONAMENTO DE VECULOS .................................................. 042.913
ESTGIOS
022.2
.promovidos pela instituio................................................ 022.21

.promovidos por outras instituies .................................... 022.22
.no Brasil .............................................................................. 022.221
.no exterior.......................................................................... 022.222
124
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
ESTATUTOS
.de pessoal.............................................................................. 020.1
.organizacionais ..................................................................... 010.2
ESTMULOS
.creditcios............................................................................... 054
.financeiros.............................................................................. 054
ESTORNOS DE RECURSOS ORAMENTRIOS ............................... 051.21
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ...................................................... 010.2
Estudos
Ver NORMAS
EXAMES
.de seleo............................................................................. 021.2
.mdicos.................................................................................. 021.2
EXECUO
.financeira ............................................................................... 052.2
.oramentria ........................................................................ 051.2
125
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
EXONERAO DE PESSOAL............................................................ 023.12

EXPEDIO DE DOCUMENTOS ...................................................... 063.2
EXPOSIES, eventos ..................................................................... 930
EXTINTORES DE INCNDIO
.instalao .............................................................................. 049.13
.manuteno ......................................................................... 049.13
V.tb. INCNDIOS
EXTRATOS DE CONTAS..................................................................... 055.1, 055.2
EXTRAVIO
.de material
.de consumo ...................................................................... 034.2
.permanente ...................................................................... 034.2
.de patrimnio........................................................................ 049.14
126
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
FAC-SMILE 074
.instalao ............................................................................ 074.1
.manuteno ....................................................................... 074.1
.reparo................................................................................... 074.1
FALECIMENTO
.de familiares, concesso para ausentar-se do servio . 024.91
.de servidores ......................................................................... 023.12
FARDAMENTO, auxlio...................................................................... 024.92
Fax
Ver FAC-SMILE
FEIRAS, eventos ................................................................................ 930
FELICITAES ................................................................................... 993
FRIAS................................................................................................. 024.2
.adicional de 1/3 ................................................................... 024.137
.abono pecunirio ................................................................ 024.137
FERRAMENTAS, aquisio ............................................................... 033.1
FESTAS, eventos ................................................................................ 930
127
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
FGTS
Ver FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO
FICHAS
.de inscrio ........................................................................... 021.1
.financeiras ............................................................................. 024.1
FINANAS.......................................................................................... 050, 052, 059
FLUXO DE DOCUMENTOS................................................................ 063.1
FOLDERS ............................................................................................ 012.3
FOLHAS
.de pagamento ..................................................................... 024.1
.de
ponto ....................................................................................................029.11
FOLHETOS
012.3, 062
FORA, fornecimento
041.013
FORMULRIOS
.impresso ............................................................................... 033.23
.reproduo ........................................................................... 032
V.tb. IMPRESSO DE PUBLICAES
128
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
Fornecedores
Ver CADASTRO DE FORNECEDORES
FORNECIMENTO DE SERVIOS BSICOS
041.01
FREQNCIA, controle .................................................................... 029.11

FUNO
.classificao de.................................................................... 023.02
.criao de ............................................................................. 023.02
.remunerao de .................................................................. 023.02
FUNCIONAMENTO ORGANIZACIONAL......................................... 010, 019
FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO-FGTS
024.152
FUNDOS ESPECIAIS 053
GABARITOS DE PROVAS.................................................................. 021.2

Gala
Ver CASAMENTO
129
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
GARAGEM 042.913
GS, fornecimento.......................................................................... 041.012
GERADORES, manuteno ............................................................ 041.53
GESTO DE DOCUMENTOS ............................................................ 063
GRATIFICAES ............................................................................... 024.12, 024.129
.cargos em comisso............................................................ 024.123
.de funo .............................................................................. 024.121
.incorporaes ....................................................................... 024.12
.jetons....................................................................................... 024.122
.natalinas................................................................................. 024.124
GREVES .............................................................................................. 029.7
GRUPOS DE TRABALHO ................................................................... 011
Guarda de patrimnio
Ver SEGURANA DE PATRIMNIO
GUIAS
.de recolhimento de documentos ..................................... 063.63
.de transferncia de documentos...................................... 063.63
130
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
HIGIENE DO TRABALHO ................................................................... 026.2

HIGIENIZAO DE DOCUMENTOS................................................. 066
HOMENAGENS, eventos ................................................................. 910
HORRIO
.de expediente ...................................................................... 029.1
.entrada fora do .................................................................... 049.15
.especial para servidor estudante ...................................... 024.91
.especial para servidor portador de deficincia ............. 024.91
.permanncia fora do .......................................................... 049.15
HORAS EXTRAS
.cumprimento......................................................................... 029.11
.pagamento ........................................................................... 024.136
V.tb. SERVIO EXTRAORDINRIO
Hospedagem
Ver DIRIAS
131
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
IDENTIFICAO
.de material ............................................................................ 031
.de pessoal.............................................................................. 020.2
Imveis
Ver BENS IMVEIS
IMPORTAO
.de veculos............................................................................. 042.11
IMPOSTO DE RENDA
.recolhimento ......................................................................... 024.156
.retido na fonte-IRRF.............................................................. 024.143
IMPOSTOS
059.1
V.tb. TAXAS; TRIBUTOS

IMPRENSA .......................................................................................... 012.1
IMPRESSO DE PUBLICAES........................................................ 061.1
IMPRESSOS, confeco .................................................................. 033.23
132
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
Imunizao
Ver DESINFESTAO
INCNDIOS
.percias tcnicas................................................................. 049.14
.preveno........................................................................... 049.13
V.tb. EXTINTORES DE INCNDIOS
.sindicncias......................................................................... 049.14
.vistorias ................................................................................. 049.14
INCENTIVOS
.fiscais....................................................................................... 054
.funcionais ............................................................................... 029.3
INCORPORAES DE GRATIFICAES........................................ 024.12
INDEXAO DE DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA.................. 062.3
INFORMAES ................................................................................. 060, 069
.sobre o rgo........................................................................ 019.01
INFORMTICA................................................................................... 067
INFORMES .......................................................................................... 992
INFRAES, com veculos.............................................................. 042.5
133
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
INQURITOS ADMINISTRATIVOS ...................................................... 025.1, 025.11

INSALUBRIDADE ................................................................................ 024.134
INSPEES PERIDICAS
.de preveno de incndio ................................................ 049.13
.de sade................................................................................ 026.23
INSS
Ver INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL
INSTALAO
.de extintores de incndio ................................................... 049.13
.de fax...................................................................................... 074.1
.de servio de rdio .............................................................. 072.1
.de servio de telex............................................................... 073.1
.de servio telefnico ........................................................... 074.1
INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL-INSS......................... 024.142, 024.154
INSTRUMENTOS TCNICOS, aquisio........................................... 033.1
INTERCMBIO ENTRE BIBLIOTECAS................................................. 062.4
INVENTRIOS
134
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL

.de material ............................................................................ 037
.de consumo ...................................................................... 037.2
.permanente ...................................................................... 037.1
.de patrimnio............................................................. 044
INVESTIMENTOS................................................................................. 054
IRRF
Ver IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE
JARDINS
.desinfestao........................................................................ 041.54
.imunizao ............................................................................ 041.54
.limpeza ................................................................................... 041.54
.manuteno ......................................................................... 041.54
135
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
JETONS ............................................................................................... 024.122

Jornada de trabalho
Ver HORRIO DE EXPEDIENTE
JORNALISTAS, credenciamento .................................................... 012.11
JUNTAS
011
JURADOS, afastamento.................................................................. 024.4
LEASING ............................................................................................. 033.12

LEGISLAO DE PESSOAL............................................................... 020.1
LEI DOS 2/3........................................................................................ 020.3
LEILO
.de veculos............................................................................. 042.31
LICENAS
.em informtica...................................................................... 067.2
136
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.pessoal
.acidente em servio ................................................... 024.3
.adotante ....................................................................... 024.3
.afastamento do cnjuge/companheiro................. 024.3
.atividade poltica......................................................... 024.3
.capacitao profissional ........................................... 024.3
.desempenho de mandato classista......................... 024.3
.doena em pessoa da famlia .................................. 024.3
.gestante ........................................................................ 024.3
.paternidade ................................................................. 024.3
.prmio por assiduidade.............................................. 024.3
.servio militar ................................................................ 024.3
.tratamento de interesses particulares...................... 024.3
.tratamento de sade.................................................. 024.3
V.tb. AUXLIOS
LICENCIAMENTO DE VECULOS...................................................... 042.2
LICITAES
.alienao de veculos ......................................................... 042.3
.aquisio
.de material ........................................................................ 033,033.11, 033.21
137
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de veculos ........................................................................ 042.1

.contratao de servios ..................................................... 036.1
.requisio de servios ......................................................... 036.1
.servios de manuteno .................................................... 041.5
.servios profissionais transitrios ......................................... 029.5
LIGAES INTERURBANAS
074
LIMPEZA
.de bens imveis .................................................................... 041.54
.de documentos .................................................................... 066.1
.de jardins................................................................................ 041.54
.de veculos............................................................................. 042.4
LISTAGENS DESCRITIVAS DO ACERVO .......................................... 063.63
LISTAGENS DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS........................... 063.62
LISTAS TELEFNICAS INTERNAS ....................................................... 074.2
LIVROS ............................................................................................... 062
.de registro de ocorrncias.................................................. 049.15
.de ponto ................................................................................ 029.11
Locao
Ver ALUGUEL
138
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
LOCOMOO, reembolso de despesas
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
024.52
LOTAO DE PESSOAL ................................................................... 023.13

LUZ, fornecimento............................................................................ 041.013
MALA OFICIAL .................................................................................. 071.3

MALOTE
071.2
MANDATOS CLASSISTAS, licenas ................................................. 024.3

MANDATOS ELETIVOS, afastamento ............................................. 024.4
MANUAIS
.de procedimentos tcnicos ............................................... 062.01, 063.01
.de sistemas de arquivos ...................................................... 063.01
.do usurio de informtica................................................... 067.22
.tcnicos de informtica ...................................................... 067.21
MANUTENO
.de ar condicionado............................................................. 041.52
139
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de elevadores ....................................................................... 041.51

.de extintores de incndio ................................................... 049.13
.de fax...................................................................................... 074.1
.de geradores......................................................................... 041.53
.de jardins................................................................................ 041.54
.de rdio.................................................................................. 072.1
.de servios bsicos............................................................... 041.01
.de subestaes..................................................................... 041.53
.de telefone ............................................................................ 074.1
.de telex................................................................................... 073.1
.de veculos............................................................................. 042.4
MQUINAS, aquisio .................................................................... 033.1
MATERIAL
030, 039
.de consumo .......................................................................... 033.2

.alienao .......................................................................... 035
.amostras ............................................................................ 031
.aquisio ........................................................................... 033
.baixa................................................................................... 035
140
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.cadastro de fornecedores ............................................. 030.1

.catlogo............................................................................ 031
.cesso ................................................................................ 033.22, 035.2
.classificao ..................................................................... 031
.codificao ...................................................................... 031
.compra .............................................................................. 033.21
.confeco de impressos ................................................ 033.23
.controle de estoque ........................................................ 034.1
.desaparecimento ............................................................ 034.2
.distribuio ........................................................................ 034.1
.doao.............................................................................. 033.22, 035.2
.especificao................................................................... 031
.extravio .............................................................................. 034.2
.identificao..................................................................... 031
.impresso de formulrios, convites, cartazes, cartes e outros
033.23
.inventrios ......................................................................... 037.2

.leilo ................................................................................... 035.1
.movimentao................................................................. 034
.padronizao ................................................................... 031
.permuta ............................................................................. 033.22, 035.2
141
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.previso ............................................................................. 031

.recolhimento ao depsito .............................................. 034.5
.reproduo de formulrios............................................. 032
.requisio .......................................................................... 032, 034.1
.roubo .................................................................................. 034.2
.sada, autorizao ........................................................... 034.4
.servios reprogrficos...................................................... 032
.transporte .......................................................................... 034.3
.venda................................................................................. 035.1
.permanente .......................................................................... 033.1
.alienao .......................................................................... 035
.aluguel ............................................................................... 033.12
.aquisio ........................................................................... 033
.baixa................................................................................... 035
.cadastro de fornecedores ............................................. 030.1
.catlogo............................................................................ 031
.cesso ................................................................................ 033.13, 035.2
.classificao ..................................................................... 031
.codificao ...................................................................... 031
.comodato ......................................................................... 033.12
142
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.compra .............................................................................. 033.11

.consertos............................................................................ 036
.conservao..................................................................... 036
.contratao de servios................................................. 036.1
.controle de estoque ........................................................ 034.1
.desaparecimento ............................................................ 034.2
.distribuio ........................................................................ 034.1
.doao.............................................................................. 033.13, 035.2
.emprstimo ....................................................................... 033.13
.especificao................................................................... 031
.extravio .............................................................................. 034.2
.identificao..................................................................... 031
.importao ....................................................................... 033.11
.instalao.......................................................................... 036
.inventrios ......................................................................... 037.1
.leasing ................................................................................ 033.12
.leilo ................................................................................... 035.1
.manuteno ..................................................................... 036
.movimentao................................................................. 034
.padronizao ................................................................... 031
143
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.permuta ............................................................................. 033.13, 035.2

.previso ............................................................................. 031
.recuperao..................................................................... 036
.recolhimento ao depsito .............................................. 034.5
.requisio .......................................................................... 034.1, 036.1
.roubo .................................................................................. 034.2
.sada, autorizao ........................................................... 034.4
.termos de responsabilidade........................................... 034.01
.transporte .......................................................................... 034.3
.venda................................................................................. 035.1
MEDALHAS ........................................................................................ 029.31
MESAS REDONDAS, eventos........................................................... 920
MISSES FORA DA SEDE .................................................................. 029.2
.no exterior .............................................................................. 029.22
.com nus ........................................................................... 029.222
.sem nus ............................................................................ 029.221
.no pas .................................................................................... 029.21
MOBILIRIO
.aquisio ............................................................................. 033.1
144
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.consertos.............................................................................. 036
.conservao ....................................................................... 036
.recuperao....................................................................... 036
MODERNIZAO ADMINISTRATIVA............................................... 001
MOSTRAS, eventos ........................................................................... 930
MOVIMENTAO
.de almoxarifado ................................................................... 034.1
.de bens
.imveis ............................................................................... 044
.mveis ................................................................................ 034.01
.de material
.de consumo ...................................................................... 034
.permanente ...................................................................... 034
.de pessoal.............................................................................. 023.1, 025.12
MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS................................................. 029.7
MUDANAS
.de domiclio de servidores .................................................. 024.51
.de imvel ............................................................................... 049.2, 049.21, 049.22
145
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
MULTAS
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
052.21
.sobre veculos........................................................................ 042.5
Nojo
Ver FALECIMENTO DE FAMILIARES
NOMEAO DE PESSOAL............................................................... 023.11
NORMAS
.de comunicaes ................................................................ 070
.de legislao de pessoal .................................................... 020.1
.de material ............................................................................ 030
.de modernizao e reforma administrativa.................... 001
.de movimentao de pessoal........................................... 023.1
.de oramento e finanas ................................................... 050
.de organizao e funcionamento.................................... 010
.de patrimnio........................................................................ 040
.de pessoal.............................................................................. 020.1
.de procedimentos tcnicos ............................................... 062.01, 063.01
146
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de sistemas de arquivos ...................................................... 063.01

.sobre licenas ....................................................................... 024.3
NOTICIRIO....................................................................................... 012.12
OBRAS................................................................................................ 041.4
.de arte, aquisio ................................................................ 033.1
.de construo....................................................................... 041.42
.de recuperao ................................................................... 041.41
.de reforma............................................................................. 041.41
.de restaurao ..................................................................... 041.41
OBRAS DE REFERNCIA ................................................................... 062.4
OBRIGAES
.de pessoal.............................................................................. 024, 024.9
.estatutrias ............................................................................ 020.3
.trabalhistas............................................................................. 020.3
OFERECIMENTOS .............................................................................. 995
OFICINAS, servios de ..................................................................... 036.2
147
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OPERAES BANCRIAS................................................................ 055

ORAMENTO
050, 051, 059
.previso.................................................................................. 051.11
V.tb. PROPOSTA ORAMENTRIA; RECURSOS ORAMENTRIOS
ORGANIZAO ADMINISTRATIVA
010, 019
ORGANOGRAMAS 010.2
RGOS
.colegiados ............................................................................. 011
.de deliberao coletiva ..................................................... 011
.normatizadores da rea de pessoal ................................. 020.3
PADRONIZAO DE MATERIAL...................................................... 031

PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA.................................... 055.01
PALESTRAS
.aperfeioamento e treinamento ...................................... 022.9
148
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.eventos................................................................................... 910
V.tb. CICLOS DE PALESTRAS
PARALISAES DE PESSOAL........................................................... 029.7
PASEP
Ver PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO DO SERVIDOR PBLICO
PASSAGENS....................................................................................... 029.21, 029.222
PASSAPORTES.................................................................................... 029.222
.diplomticos .......................................................................... 020.2
Pastas funcionais
Ver ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS
PATERNIDADE, licena .................................................................... 024.3
PATRIMNIO ..................................................................................... 040, 049
PENALIDADES DISCIPLINARES ......................................................... 025.12
PENSES
.alimentcias............................................................................ 024.144
.provisrias............................................................................... 026.132
.temporrias............................................................................ 026.132
.vitalcias .................................................................................. 026.132
149
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
PERCIAS
.mdicas.................................................................................. 024.3
.tcnicas.................................................................................. 049.14
PERICULOSIDADE ............................................................................. 024.133
PERIDICOS...................................................................................... 062
PERMUTA
.de bens imveis .................................................................... 041.14, 041.24
.de material ............................................................................ 033.13, 033..22, 035.2
.de pessoal.............................................................................. 023.13
.de publicaes..................................................................... 061.2
.de veculos............................................................................. 042.13, 042.32
PSAMES ............................................................................................ 993
PESQUISAS BIBLIOGRFICAS........................................................... 062.4
PESSOAL ............................................................................................ 020, 029
.ao disciplinar .................................................................... 025
.acordos .................................................................................. 020.4
.adiantamentos ..................................................................... 026
.adicionais............................................................................... 024.13
150
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.admisso ................................................................................ 023.11

.afastamentos ........................................................................ 024.4
.alteraes salariais ............................................................... 023.03
.aperfeioamento ................................................................. 022, 022.9
.aposentadoria ...................................................................... 026.13
.aproveitamento.................................................................... 023.11
.apurao de responsabilidade......................................... 025
.assentamentos individuais .................................................. 020.5
.assistncia social................................................................... 026
.auxlios .................................................................................... 024.92, 026.12
.benefcios............................................................................... 026.1
.boletim.................................................................................... 020.1
.cadastro................................................................................. 020.5
.cargos..................................................................................... 023.02
.cesso .................................................................................... 023.15
.concesses ............................................................................ 024.91
.contratao .......................................................................... 023.11
.cursos ...................................................................................... 022.1
.demisso ................................................................................ 023.12
.denncias .............................................................................. 025.1
151
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.descontos .............................................................................. 024.14

.designao ........................................................................... 023.14
.direitos .................................................................................... 024, 024.9
.dispensa ................................................................................. 023.12
.disponibilidade...................................................................... 023.14, 025.12
.dissdios ................................................................................... 020.4
.encargos patronais .............................................................. 024.15
.enquadramento ................................................................... 023.03
.estgios ..................................................................................
022.2
.estudos ................................................................................... 023.01

.exames de seleo.............................................................. 021.2
.exonerao........................................................................... 023.12
.falecimento ........................................................................... 023.12
.frias........................................................................................ 024.2
.fichas financeiras .................................................................. 024.1
.folhas de pagamento.......................................................... 024.1
.funes................................................................................... 023.02
.gratificaes ......................................................................... 024.12
.identificao ......................................................................... 020.2
.inquritos ................................................................................
152
025.1
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.legislao............................................................................... 020.1
.licenas .................................................................................. 024.3
.locomoo............................................................................ 024.52
.lotao................................................................................... 023.13
.movimentao ..................................................................... 023.1, 025.12
.mudana de domiclio........................................................ 024.51
.nomeao............................................................................. 023.11
.obrigaes............................................................................. 024, 024.9
.pagamento ........................................................................... 024.1
.paralisao............................................................................ 029.7
.permuta.................................................................................. 023.13
.poltica.................................................................................... 023
.previdncia social ................................................................ 026
.previso.................................................................................. 023.01
.promoo.............................................................................. 023.03
.proventos ............................................................................... 024.11, 024.119
.quadros .................................................................................. 023
.readaptao ........................................................................ 023.11
.readmisso ............................................................................ 023.11
.reconduo .......................................................................... 023.11
.recrutamento ........................................................................ 021
153
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.redistribuio......................................................................... 023.14
.reembolso de despesas ...................................................... 024.5
.reestruturaes salariais ...................................................... 023.03
.reintegrao ......................................................................... 023.11
.remoo ................................................................................ 023.13
.remuneraes....................................................................... 024.11, 024.119
.requisio............................................................................... 023.15
.resciso contratual............................................................... 023.12
.reverso.................................................................................. 023.11
.salrios .................................................................................... 024.11, 024.119
.seguridade social ................................................................. 026
.seleo................................................................................... 021
.sindicncias ........................................................................... 025.1
.sindicatos ............................................................................... 020.4
.substituio............................................................................ 023.14
.suspenso .............................................................................. 025.12
.tabelas.................................................................................... 023
.transferncia ......................................................................... 023.13
.transportes ............................................................................. 026.195
.treinamento ........................................................................... 022, 022.9
.vantagens .............................................................................. 024, 024.9
.vencimentos .......................................................................... 024.11, 024.119
154
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
PIS
Ver PROGRAMA DE INTEGRAO SOCIAL
PLANEJAMENTO DE TRABALHO 002
PLANOS
.de informtica ...................................................................... 067.1
.de previdncia privada ...................................................... 026.01
.de sade................................................................................ 026.192
.de seguridade social
.do empregador................................................................ 024.154
.do servidor......................................................................... 024.142
.de trabalho............................................................................ 002
.operativos .............................................................................. 051.23
Planto
Ver ESCALA DE PLANTO
PLANTAS, bens imveis ................................................................... 041
POLTICA
.de acesso documentao arquivstica........................ 063.5
.de pessoal.............................................................................. 023
155
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
PRMIOS
.incentivos funcionais............................................................ 029.31
.por assiduidade .................................................................... 024.3
PRESTAES DE CONTAS
.acordos .................................................................................. 004
.ajustes ..................................................................................... 004
.ao Tribunal de Contas da Unio-TCU ............................... 057
.contratos ................................................................................ 004
.convnios............................................................................... 004
.viagens ................................................................................... 029.21, 029.222
PREVIDNCIA
.privada ................................................................................... 026.01
.social....................................................................................... 026
PREVISO
.de material ............................................................................ 031
.de pessoal.............................................................................. 023.01
.oramentria ........................................................................ 051.11
Procedimentos
Ver NORMAS
156
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
025.11
PROCURAO ................................................................................. 029.4

PRODUO
.de documentos .................................................................... 063.1
.editorial................................................................................... 061
PROGRAMAS
. de cursos ............................................................................... 022.11
.de estgios ............................................................................ 022.21
. de informtica ..................................................................... 067.2
.de trabalho............................................................................ 002
PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO DO SERVIDOR
PBLICO-PASEP
024.151
PROGRAMA DE INTEGRAO SOCIAL-PIS .................................. 024.151

PROGRAMAO
.financeira de desembolso .................................................. 052.1
.oramentria ........................................................................ 051.1
PROGRAMAO VISUAL................................................................ 061.1
PROGRESSO FUNCIONAL ............................................................. 023.03
157
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
PROJETOS
.de acordos ............................................................................
004
.de ajustes ............................................................................... 004

.de bens imveis .................................................................... 041
.de contratos .......................................................................... 004
.de convnios......................................................................... 004
.de informtica ...................................................................... 067.1
.de modernizao e reforma administrativa.................... 001
.de trabalho............................................................................ 002
PROMOO DE PESSOAL023.03
PRONTURIO MDICO DO SERVIDOR 026.192
PROPOSTA ORAMENTRIA
V.tb. ORAMENTO; RECURSOS ORAMENTRIOS
PROPOSTAS
.de cursos ................................................................................ 022.11
.de estgio.............................................................................. 022.21
158
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
PRPRIOS DA UNIO, ocupao
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
026.194
PROTESTOS ........................................................................................ 994

PROTOCOLO .................................................................................... 063.2
PROVAS DE SELEO ...................................................................... 021.2
PROVENTOS ...................................................................................... 024.11, 024.119
.provisrios............................................................................... 024.112
PUBLICAO DE MATRIAS
.em outros peridicos ........................................................... 060.3
.no dirio oficial...................................................................... 060.1
.nos boletins
.administrativo.................................................................... 060.2
.de pessoal ......................................................................... 060.2
.de servio .......................................................................... 060.2
PUBLICAES INSTITUCIONAIS 061
.distribuio ............................................................................ 061.2
.divulgao ............................................................................ 061.2
.doao .................................................................................. 061.2
.editorao............................................................................. 061.1
.permuta.................................................................................. 061.2
159
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.programao visual............................................................. 061.1

.promoo.............................................................................. 061.2
.venda ..................................................................................... 061.2
PUBLICIDADE..................................................................................... 012.3
QDD
Ver QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA
QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA-QDD........................ 051.13
QUADROS DE PESSOAL ................................................................... 023
QINQNIOS................................................................................... 024.131
160
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
RDIO ................................................................................................ 072

.instalao .............................................................................. 072.1
.manuteno ......................................................................... 072.1
.reparo ..................................................................................... 072.1
RAIS
Ver RELAO ANUAL DE INFORMAES SOCIAIS
READAPTAO DE PESSOAL.......................................................... 023.11
READMISSO DE PESSOAL .............................................................. 023.11
REAJUSTE SALARIAL.......................................................................... 023.03
RECEITA.............................................................................................. 052.21
RECEPO DE DOCUMENTOS....................................................... 063.2
RECLAMAES TRABALHISTAS....................................................... 029.6
RECOLHIMENTO
.de material ao depsito...................................................... 034.5
.do empregador .................................................................... 024.15
RECOLHIMENTO DE DOCUMENTAO ARQUIVISTICA .............. 063.63
RECONDUO DE PESSOAL .......................................................... 023.11
RECRUTAMENTO DE PESSOAL......................................................... 021
161
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
RECUPERAO
.de bens imveis .................................................................... 041.41
RECURSOS
.a exames de seleo .......................................................... 021.2
.descentralizao.................................................................. 051.21
.oramentrios ....................................................................... 051.21
.destaques .......................................................................... 051.21
.estornos .............................................................................. 051.21
.proviso ............................................................................. 051.21
.subveno ........................................................................ 051.21
.transferncia ..................................................................... 051.21
V.tb. ORAMENTO; PROPOSTA ORAMENTRIA
REDES DE INFORMTICA ................................................................ 067.2
REDISTRIBUIO DE PESSOAL ......................................................... 023.14
REEMBOLSO DE DESPESAS .............................................................. 024.5, 024.59
.locomoo............................................................................ 024.52
.mudana de domiclio de servidores ............................... 024.51
V.tb. DESPESAS
162
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
REESTRUTURAES SALARIAIS ........................................................ 023.03

REFEIO
.auxlio...................................................................................... 024.92
.fornecimento......................................................................... 026.22
REFEITRIOS ...................................................................................... 026.22
REFORMAS
.administrativas ...................................................................... 001
.de bens imveis .................................................................... 041.41
REGIMENTOS ..................................................................................... 010.2
REGISTROS
.de ocorrncia, controle de portaria ................................. 049.15
.de programas de informtica............................................ 067.2
.de sistemas de informtica................................................. 067.2
.nos rgos competentes, organizao e funcionamento
Regulamentaes
Ver NORMAS
163
010.1
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
REGULAMENTOS
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
010.2
.de pessoal.............................................................................. 020.1

REINTEGRAO
.de pessoal.............................................................................. 023.11
.de posse................................................................................. 041.3
REIVINDICAES 994
.de domnio ............................................................................ 041.3
RELAO ANUAL DE INFORMAES SOCIAIS-RAIS................... 020.3
RELAES DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS ..................... 063.63
RELATRIOS
.de atividades ........................................................................ 003
.de cursos ................................................................................ 022.11
.de estgios ............................................................................ 022.21
.de preveno de incndios............................................... 049.13
.de viagens ............................................................................. 029.21, 029.222
.tcnicos.................................................................................. 004, 011
164
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
RELATRIO DE MOVIMENTAO DE ALMOXARIFADO-RMA......034.1

RELATRIO DE MOVIMENTAO DE BENS IMVEIS-RMBI 044
RELATRIO DE MOVIMENTAO DE BENS MVEIS-RMB/RMBM034.01
REMOO DE PESSOAL 023.13
REMUNERAO ............................................................................... 024.11, 024.119
.de cargos............................................................................... 023.02
.de funes............................................................................. 023.02
RENDAS ARRECADADAS ................................................................. 052.21
REPAROS
.de fax...................................................................................... 074.1
.de rdio.................................................................................. 072.1
.de telefone ............................................................................ 074.1
.de telex................................................................................... 073.1
.de veculos............................................................................. 042.4
REPASSE FINANCEIRO ...................................................................... 052.21
REPORTAGENS .................................................................................. 012.12
REPOSIO SALARIAL. .................................................................... 023.03
165
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
032, 065
Reprografia
Ver REPRODUO DE DOCUMENTOS
REQUISIO
.de material
.de consumo ...................................................................... 034.1
.permanente ...................................................................... 034.1
.de pessoal.............................................................................. 023.15
.de servios de instalao e manuteno ....................... 036.1
.de servios reprogrficos .................................................... 032
.de veculos............................................................................. 042.911
RESCISO CONTRATUAL 023.12
RESERVAS DE HOTEL......................................................................... 029.222
RESIDNCIAS ..................................................................................... 041
RESTAURAO
.de documentos .................................................................... 066.3
.de bens imveis .................................................................... 041.41
RESTOS A PAGAR ............................................................................. 052.22
166
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
REUNIES........................................................................................... 010.3
REVERSO DE PESSOAL................................................................... 023.11
REVISO DE TEXTO ........................................................................... 061.1
RMA
Ver RELATRIO DE MOVIMENTAO DE ALMOXARIFADO
RMBI
Ver RELATRIO DE MOVIMENTAO DE BENS IMVEIS
RMB/RMBM
Ver RELATRIO DE MOVIMENTAO DE BENS MVEIS
ROUBO
.de material
.de consumo ...................................................................... 034.2
.permanente ...................................................................... 034.2
.de patrimnio........................................................................ 049.14
167
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
SADA DE MATERIAL
SALRIOS
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
034.4, 049.15
024.11, 024.119
.alteraes.............................................................................. 023.03
.descontos .............................................................................. 024.14
.equiparao ......................................................................... 023.03
.famlia ..................................................................................... 024.111
.maternidade ......................................................................... 024.155
.reajuste ................................................................................... 023.03
.reestruturaes ..................................................................... 023.03
.reposio ............................................................................... 023.03
SALAS ................................................................................................. 041
SALES, eventos .............................................................................. 930
SEDEX
Ver Servios de Entrega Expressa
SEGURANA
.de patrimnio........................................................................ 049.1
.do trabalho............................................................................ 026.2
SEGURIDADE SOCIAL....................................................................... 024.142,
024.154, 026
168
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
SEGUROS
.benefcios............................................................................... 026.11
.de patrimnio........................................................................ 049.12
.de veculos............................................................................. 049.12
SELEO
.de pessoal.............................................................................. 021
SEMINRIOS, eventos ...................................................................... 920
SEMOVENTES..................................................................................... 043
Servios de Entrega de Correspondncia Agrupada
Ver MALOTE
SERVIOS
.contratao de .................................................................... 036.1
.de entrega expressa
071.1
.internacional ..................................................................... 071.12

.nacional............................................................................. 071.11
.de manuteno ................................................................... 041.5, 041.59
.de imveis ......................................................................... 041.5
.de material permanente ................................................ 036
169
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de vigilncia.......................................................................... 049.11

.extraordinrios....................................................................... 024.136
V.tb. HORAS EXTRAS
.malote .................................................................................... 071.2
.militar ...................................................................................... 024.3
.postal ...................................................................................... 071, 071.9
.profissionais transitrios ........................................................ 029.5
.reprogrficos ......................................................................... 032
.requisio de......................................................................... 036.1
SERVIDORES, transporte .................................................................. 026.195
SICAF
Ver SISTEMA DE CADASTRO DE FORNECEDORES
SIMPSIOS, eventos
920
SINDICNCIAS .................................................................................. 049.14

.de pessoal.............................................................................. 025.1
SINDICATOS....................................................................................... 020.4
SINISTROS ........................................................................................... 049.14
SISTEMAS
.de arquivos ............................................................................ 063
170
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de informtica ...................................................................... 067.2

SISTEMA DE CADASTRO DE FORNECEDORES-SICAF.................... 030.1
SOLENIDADES, eventos ................................................................... 910
SUBESTAES, manuteno.......................................................... 041.53
SUB-REPASSE FINANCEIRO .............................................................. 052.21
SUBSDIOS .......................................................................................... 054
SUBSTITUIO DE PESSOAL ............................................................. 023.14
SUBVENES
.despesa.................................................................................. 052.22
.recursos oramentrios ....................................................... 051.21
SUPRIMENTO DE FUNDOS ................................................................ 052.22
SUSPENSO
.contratual .............................................................................. 024.4
.de pessoal.............................................................................. 025.12
171
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
TABELAS DE PESSOAL
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
023
TABELAS DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ....................... 063.61

TAXAS ................................................................................................. 059.1
.de servios ............................................................................. 052.21
V.tb. IMPOSTOS; TRIBUTOS
TCU
Ver TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO
TELEFONE
074
.instalao .............................................................................. 074.1

.manuteno ......................................................................... 074.1
.reparo ..................................................................................... 074.1
.transferncia ......................................................................... 074.1
TELEX 073
.instalao .............................................................................. 073.1
.manuteno ......................................................................... 073.1
.reparo ..................................................................................... 073.1
TEMPO DE SERVIO
.adicional ................................................................................ 024.131
.averbao............................................................................. 026.131
172
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.contagem.............................................................................. 026.131
TERMOS DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS............................... 063.62
TERMOS
.de recolhimento de documentos ..................................... 063.63
.de transferncia de documentos...................................... 063.63
TERMOS DE RESPONSABILIDADE .................................................... 034.01
TERRENOS
041
TESTES PSICOTCNICOS................................................................... 021.2

TOMADA DE CONTAS...................................................................... 057
TOMBAMENTOS
.de bens imveis .................................................................... 041.3
.de veculos............................................................................. 042.2
TRAMITAO DE DOCUMENTOS ................................................... 063.2
TRANSFERNCIA
.de pessoal.............................................................................. 023.13
.de recursos oramentrios ................................................. 051.21
173
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.de telefones........................................................................... 074.1

.de veculos............................................................................. 042.13, 042.32
TRANSFERNCIA DE DOCUMENTAO ARQUIVSTICA .............. 063.63
TRANSFORMAO DE CARGOS ................................................... 023.02
TRANSMISSO
.de dados................................................................................ 075
.de imagem ............................................................................ 075
.de voz ..................................................................................... 075
TRANSPORTE
.de material
.de consumo ...................................................................... 034.3
.permanente ...................................................................... 034.3
.para servidores...................................................................... 026.195
TRANSPOSIO DE CARGOS......................................................... 023.02
TRE
Ver TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL
TREINAMENTO DE PESSOAL............................................................. 022, 022.9
.para preveno de incndio ............................................ 049.13
174
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO-TCU .......................................... 057

TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL-TRE.............................................. 024.4
TRIBUTOS ............................................................................................ 059.1
V.tb. IMPOSTOS; TAXAS
UNIFORME, auxlio ............................................................................ 024.92

USURIOS, manual........................................................................... 067.22
VALE-TRANSPORTE ........................................................................... 024.92

VANTAGENS DE PESSOAL................................................................ 024, 024.9
VECULOS .......................................................................................... 042, 042.9
.abastecimento ..................................................................... 042.4
.acidente................................................................................. 042.5
.alienao............................................................................... 042.3
175
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.aluguel.................................................................................... 042.12
.aquisio ............................................................................... 042.1
.autorizao para uso .......................................................... 042.912
.cadastro................................................................................. 042.2
.cesso .................................................................................... 042.13, 042.32
.controle de uso ..................................................................... 042.91
.doao .................................................................................. 042.13, 042.32
.emplacamento..................................................................... 042.2
.estacionamento ................................................................... 042.913
.garagem ................................................................................ 042.913
.importao............................................................................ 042.11
.infraes................................................................................. 042.5
.leilo ....................................................................................... 042.31
.licenciamento ....................................................................... 042.2
.limpeza ................................................................................... 042.4
.manuteno ......................................................................... 042.4
.multas ..................................................................................... 042.5
.permuta.................................................................................. 042.13, 042.32
.reparo ..................................................................................... 042.4
.requisio............................................................................... 042.911
.seguros.................................................................................... 049.12
176
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
FASE
CORRENTE
ASSUNTO
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
.tombamento ......................................................................... 042.2

.transferncia ......................................................................... 042.13, 042.32
.venda ..................................................................................... 042.31
VENCIMENTOS .................................................................................. 024.11, 024.119
VENDA
.de bens imveis .................................................................... 041.21
.de material
.de consumo ...................................................................... 035.1
.permanente ...................................................................... 035.1
.de publicaes..................................................................... 061.2
.de veculos............................................................................. 042.31
VIAGENS DE SERVIO
029.2
.prestao de contas ........................................................... 029.21, 029.222

.relatrios ................................................................................. 029.21, 029.222
VIGILNCIA....................................................................................... 049.11
VISITANTES ......................................................................................... 940
Visitas
Ver VISITANTES
VISTORIAS .......................................................................................... 049.14
177
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
Xerox
Ver REPRODUO DE DOCUMENTOS
178
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
IV. GLOSSRIO
ACERVO
Totalidade dos documentos sob custdia de um arquivo (2).
ACESSO
1. Possibilidade de consulta a documentos.
2. Funo arquivstica destinada a tornar acessveis os documentos e a promover sua utilizao mediante a
preparao e a publicao de instrumentos de pesquisa, a organizao de servio educativo, de referncia e
divulgao.
ACONDICIONAMENTO
Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada sua preservao e manuseio.
ACUMULAO
Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituio ou pessoa.
ADMINISTRAO DE ARQUIVOS
Direo, superviso e coordenao das atividades de arquivo (2).
Administrao de documentos
Ver GESTO DE DOCUMENTOS
7
179
AMOSTRAGEM
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Tcnica de seleo de documentos representativos de um conjunto.

8
ANEXAO
Juntada, em carter definitivo, na qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo.
9
ANEXO
Documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de contedo, em carter definitivo.
10
APENSAO
Juntada, em carter temporrio, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada
processo a sua identidade e independncia.
11
APENSO
Documento ou processo juntado a processo, sem contudo passar a integr-lo.
12
ARMAZENAMENTO
Ato ou efeito de guardar documentos em reas utilizadas para este fim.
V.tb. ACONDICIONAMENTO
13
ARQUIVAMENTO
1. Seqncia de operaes que visam guarda ordenada de documentos.
2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitao.
V.tb. ARRANJO
180
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
MTODO DE ARQUIVAMENTO
14
15
ARQUIVO
1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa fsica ou jurdica,
pblica ou privada, no desempenho de suas atividades.
2. Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e utilizao de
arquivos (1).
ARQUIVO ADMINISTRATIVO
Arquivo (1) com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-meio de uma instituio;
expresso usada em oposio a arquivo tcnico.
16
ARQUIVO CENTRAL
Unidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos (1) de uma administrao,
podendo ou no assumir a centralizao do armazenamento. Tambm chamado arquivo geral.
V.tb. ARQUIVO SETORIAL
17
ARQUIVO CORRENTE
1. Conjunto de documentos em tramitao ou no, que pelo seu valor primrio objeto de consultas freqentes pela
entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo corrente (1).
18
ARQUIVO ESTADUAL
Arquivo pblico (2) mantido pela administrao estadual.
181
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
19
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Arquivo geral
Ver ARQUIVO CENTRAL
20
Arquivo histrico
Ver ARQUIVO PERMANENTE
21
ARQUIVO INTERMEDIRIO
1. Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes (2), que aguarda destinao e com uso pouco
freqente.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo intermedirio (1).
3. Depsito especialmente construdo para armazenamento de arquivos intermedirios (1).
22
ARQUIVO MUNICIPAL
Arquivo pblico (2) mantido pela administrao municipal.
23
ARQUIVO NACIONAL
Arquivo pblico (2) mantido pela administrao central ou federal de um pas.
24
Arquivo particular
Ver ARQUIVO PRIVADO
25
182
ARQUIVO PERMANENTE
1. Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor.
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo permanente (1). Tambm chamado de arquivo
histrico.
26
ARQUIVO PRIVADO
Arquivo (1) produzido por pessoa fsica ou jurdica de direito privado.
27
28
ARQUIVO PBLICO
1. Arquivo (1) produzido por instituio pblica no exerccio de suas funes, independente de seu mbito de ao e
do sistema de governo do pas.
2. Arquivo (2) integrante da administrao pblica.
ARQUIVO REGIONAL
Arquivo (2) encarregado de arquivos de uma determinada regio.
29
ARQUIVO SETORIAL
1. Arquivo (1) acumulado por um determinado setor ou servio de uma administrao.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo setorial (1); existindo um arquivo central, estar a ele
tecnicamente subordinado.
30
ARQUIVO TCNICO
Arquivo (1) com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-fim de uma instituio; expresso
usada em oposio a arquivo administrativo (1).
31
183
ARRANJO
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Seqncia de operaes que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa organizao dos
documentos de um arquivo (1) ou coleo, utilizando-se diferentes mtodos.
V.tb. QUADRO DE ARRANJO
32
ATIVIDADE-FIM
Expresso que designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade de uma instituio.
V.tb. ATIVIDADE-MEIO
33
ATIVIDADE-MEIO
Expresso que designa as atividades que do suporte consecuo das atividades-fim de uma instituio.
V.tb. ATIVIDADE-FIM
34
AVALIAO
Processo de anlise e de documentos de arquivo (1), que estabelece sua destinao de acordo com os valores que lhes
so atribudos.
V.tb. COMISSO DE AVALIAO
35
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo (1), da sua produo at sua eliminao ou guarda
permanente.
V.tb. TEORIA DAS TRS IDADES
36
CLASSE
Cada diviso que compe um sistema de classificao (1).
184
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
37
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
CLASSIFICAO
1. Organizao dos documentos de um arquivo (1) ou coleo, de acordo com um plano de classificao ou quadro de
arranjo.
2. Ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem
ser basicamente recuperados, podendo-se atribuir um cdigo.
3. Ato pelo qual se atribui a documentos ou s informaes neles contidas, graus de sigilo conforme legislao especfica.
Tambm chamada classificao de segurana.
38
Classificao decimal
Ver MTODO DECIMAL
39
CDIGO
Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, que, mediante uma conveno, representam dados.
V.tb. NOTAO
40
CDIGO DE CLASSIFICAO
Sistema de cdigos derivado de um plano de classificao.
V.tb. PLANO DE CLASSIFICAO
41
COMISSO DE AVALIAO
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo (1).
42
185
CONSERVAO
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Ato ou efeito de promover a preservao e a restaurao de documentos.

43
CONSULTA
Busca direta ou indireta de informaes.
44
DATA DE ACESSO
Data em que finda a restrio de acesso a um documento.
45
DATAS-LIMITE
Elemento de identificao cronolgica, em que so mencionados o incio e trmino do perodo abrangido por um
conjunto de documentos.
46
DESAPENSAO
Separao de um ou mais processos juntados por apensao.
47
DESCARTE
Excluso de documentos do acervo de um arquivo (2), aps avaliao.
V.tb. ELIMINAO
48
DESCRIO
Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de contedo das unidades de arquivamento,
representam-nas nos instrumentos de pesquisa.
186
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
49
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
DESTINAO
Deciso, a partir da avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente, descarte ou
eliminao.
V.tb. TABELA DE TEMPORALIDADE
50
DOCUMENTAO
1. Conjunto de documentos.
2. Ato ou servio de coleta, processamento tcnico e disseminao de informaes e documentos.
51
DOCUMENTO
Unidade de registro de informaes qualquer que seja o suporte utilizado.
V.tb. ITEM DOCUMENTAL
52
DOCUMENTO OFICIAL
Documento emanado do poder pblico ou de instituies de direito privado que produz efeitos de ordem jurdica na
comprovao de um fato.
53
DOCUMENTO OSTENSIVO
Documento sem qualquer restrio de acesso.
54
DOCUMENTO PBLICO
1. Do ponto de vista da acumulao, documento de arquivo pblico.
2. Do ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder pblico.
187
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
3. Do ponto de vista da produo, documento emanado do poder pblico.

55
DOSSI
Unidade de arquivamento constituda de documentos relacionados entre si por assunto.
56
ELIMINAO
Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a guarda permanente.
57
ESPCIE DOCUMENTAL
Diviso de gnero documental, que rene tipos documentais por suas caractersticas comuns de estruturao da
informao, como ata, carta, decreto, disco, filme, fita, fotografia, memorando, ofcio, plantas, relatrio.
58
FICHRIO
1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critrios pr-estabelecidos, utilizado para fins de controle e recuperao de
documentos e informaes.
2. Mvel utilizado para guarda de fichas.
59
FUNDO
Conjunto de documentos de uma mesma provenincia; termo que equivale a arquivo (1). Tambm referido como ncleo.
ncleo
60
188
FUNDO ABERTO
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em funo do gerador do arquivo continuar em
atividade. Tambm referido como ncleo aberto.
61
FUNDO FECHADO
Fundo que, em funo do fato do gerador do arquivo (1) no se encontrar mais em atividade, no receber acrscimos
de documentos de data posterior sua existncia. Tambm referido como ncleo fechado.
62
GNERO DOCUMENTAL
Reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma
de registro da informao, como documentao audiovisual, documentao cartogrfica, documentao iconogrfica,
documentao informtica, documentao microgrfica, documentao textual.
63
GESTO DE DOCUMENTOS
Administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao de documentos, mediante tcnicas e prticas
arquivsticas, visando a racionalizao e eficincia dos arquivos (1). Tambm referida como administrao de documentos.
64 GRAU DE SIGILO
Gradao atribuda classificao de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu contedo e tendo em
vista a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que tm necessidade de conhec-lo.
V.tb. CLASSIFICAO (3)
65 Guia de recolhimento
Ver RELAO DE RECOLHIMENTO
66
189
GUIA DE TRANSFERNCIA
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Instrumento de controle de entrada de documentos em arquivos intermedirios(2).

67
IDENTIFICAO
Processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos (1) com vista ao seu controle fsico
e/ou intelectual.
68
ITEM DOCUMENTAL
Unidade documental fisicamente indivisvel. Tambm referido como pea.
69
JUNTADA
Ato ou efeito de apensao ou anexao de um processo a outro. Termo tambm aplicado juno de documentos a
um processo.
70
LISTA DE ELIMINAO
Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada. Tambm referida como listagem de eliminao.
71
Lista de recolhimento
Ver RELAO DE RECOLHIMENTO
72
Lista de transferncia
Ver GUIA DE TRANSFERNCIA
73
Listagem descritiva do acervo

190
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
RELAO DE RECOLHIMENTO
74
Listagem de eliminao
Ver LISTA DE ELIMINAO
75
MTODO DE ARQUIVAMENTO
Seqncia de operaes que determina a disposio dos documentos de um arquivo (1) ou coleo, uns em relao aos
outros, e a identificao de cada unidade.
76
MTODO DECIMAL
Mtodo de ordenao que tem por eixo um plano prvio de distribuio dos documentos em dez grandes classes, cada
uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante.
77
Movimentao
Ver TRMITE
78
NOTAO
Cdigo de identificao das unidades de arquivamento que permite sua ordenao ou localizao. Tambm chamado
cdigo ou cota.
79
Ncleo
Ver FUNDO
191
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
80
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Pea
Ver ITEM DOCUMENTAL
81
PERODO DE RETENO
Perodo de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes,
antes de serem transferidos para um arquivo intermedirio, ou em um arquivo intermedirio, antes de serem recolhidos ao
arquivo permanente.
82
PLANO DE CLASSIFICAO
Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da instituio e anlise do arquivo (1) por ela produzido,
pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos. Expresso
geralmente adotada em arquivos correntes.
V.tb. CDIGO DE CLASSIFICAO
83
PLANO DE DESTINAO
Esquema no qual se fixa a destinao dos documentos.
84
PRAZO DE ELIMINAO
Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos no considerados de valor permanente devero
ser eliminados.
85
PRAZO DE GUARDA
Prazo definido na tabela de temporalidade, baseado em estimativa de uso, em que os documentos devem ser mantidos
no arquivo corrente (2) ou no arquivo intermedirio (2), ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm referido como
prazo de reteno.
192
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
86
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Prazo de reteno
Ver PRAZO DE GUARDA
87
PRESCRIO
Extino de prazos para a aquisio ou perda de direitos contidos nos documentos.
88
PRESERVAO
Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento.
89
PRINCPIO DA PROVENINCIA
Princpio bsico da arquivologia segundo o qual os arquivos (1) gerados por uma instituio ou pessoa no devem ser
misturados aos de outros geradores.
90
Princpio do respeito aos fundos

Ver PRINCPIO DA PROVENINCIA
91
PROJEO
Salincia colocada ou existente na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas destinada ao registro de
informaes, permitindo rpida visualizao.
92
PROTOCOLO
Servio encarregado do recebimento, registro, autuao, classificao (2), distribuio, controle da tramitao e
expedio de documentos. Tambm referido como unidade protocolizadora.
193
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
V.tb. ARQUIVO CORRENTE

UNIDADE PROTOCOLIZADORA
93
QUADRO DE ARRANJO
Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo (1), a partir do estudo das estruturas, funes ou
atividades do gerador e da anlise do acervo. Expresso adotada em arquivos permanentes (1).
94
RECOLHIMENTO
1. Entrada de documentos em arquivos permanentes (2), em conformidade com a sua jurisdio arquivstica.
2. Operao pela qual um conjunto de documentos passa da custdia do arquivo intermedirio (2) para o arquivo
permanente (2).
V.tb. RELAO DE RECOLHIMENTO
95
RECUPERAO DA INFORMAO
Ato ou efeito de identificar ou localizar a informao desejada.
96
RELAO DE RECOLHIMENTO
Instrumento de controle de entrada de documentos nos arquivos permanentes (2).
97
Relao de transferncia
98
194
SELEO
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Eleio, durante a avaliao de um arquivo (1), dos documentos de valor permanente e dos passveis de eliminao,
mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos.
99
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de arquivamento compatveis entre si, tendo em vista a organizao e
preservao de documentos ou arquivos (1), bem como acesso (1) s informaes neles contidas.
100
SISTEMA DE ARQUIVOS
Conjunto de arquivos (2) que, independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas,
funcionam de modo integrado e articulado na persecuo de objetivos comuns.
101
102
SUPORTE
Material sobre o qual so registradas as informaes.
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda, tendo
em vista transferncia, recolhimento ou eliminao de documentos.
103
TEORIA DAS TRS IDADES

Teoria segundo a qual os arquivos (1) so considerados correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a
freqncia de uso por seus geradores e a identificao de seus valores primrio e secundrio.
V.tb. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
104
TERMO DE ELIMINAO
Instrumento que rene informaes sucintas sobre os documentos que, aps terem cumprido o prazo de guarda
estabelecido na tabela de temporalidade, foram eliminados.
195
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
V.tb. LISTA DE ELIMINAO

105
TIPO DOCUMENTAL
Diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns em termos de frmula
diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartas patentes,
decretos-leis, decretos sem nmero, decretos legislativos, fotografias, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
106
Tipologia documental
Ver TIPO DOCUMENTAL
107
Tramitao
Ver TRMITE
108
TRMITE
Curso do documento, desde a sua produo ou recepo, at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm
referido como tramitao ou movimentao.
109
TRANSFERNCIA
Passagem de documentos do arquivo corrente (2) para o arquivo intermedirio (2).
110
Triagem
Ver SELEO
111
196
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Documento ou conjunto de documentos que se toma por base para fins de classificao (1), armazenamento, arranjo e
notao.
112
UNIDADE PROTOCOLIZADORA
Setor (ou unidade administrativa) que, alm de realizar as atividades de protocolo, tem a incumbncia de autuar
processos, independentemente de sua denominao e posicionamento hierrquico na estrutura organizacional.
V.tb. PROTOCOLO
113
VALOR ADMINISTRATIVO
Valor que um documento possui para a administrao produtora do arquivo (1), na medida em que informa, fundamenta
ou aprova seus atos presentes ou futuros.
V.tb. VALOR PRIMRIO
114
VALOR FISCAL
Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes financeiras ou fiscais.
115
Valor histrico
Ver VALOR PERMANENTE
116
VALOR INFORMATIVO
Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independente de seu valor probatrio.
117
VALOR LEGAL
Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.
197
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
V.tb. VALOR PROBATRIO

118
VALOR PERMANENTE
Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo (1). Tambm
referido como valor histrico.
V.tb. VALOR SECUNDRIO
119
VALOR PRIMRIO
Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo (1), levando-se em
conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
120
VALOR PROBATRIO
Valor intrnseco de um documento de arquivo (1) que lhe permite servir de prova legal.
121
VALOR SECUNDRIO
Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo (1), e para outros
usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.
122
VIGNCIA
Perodo no qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposies contidos nos documentos.
198
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
BIBLIOGRAFIA
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio de termos arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro: O
Arquivo, 1999. 75 f. mimeografadas.
_________. Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio em arquivos pblicos. Rio de Janeiro: O Arquivo, 1985. 31p.
_________. Quadro de arranjo e classificao por assunto: relatrio tcnico das atividades desenvolvidas na identificao do
acervo do Ministrio da Justia e Negcios Interiores (1933-1939). Rio de Janeiro: O Arquivo, 1989. 64 f. datilografadas.
_________. Relatrio final de avaliao: fundo Ministrio da Justia e Negcios Interiores (1933-1939). Rio de Janeiro: O Arquivo,
1993. 114 f. digitadas.
_________. Relatrio semestral de atividades: Diviso de Pr-Arquivo. Braslia: O Arquivo, 1987. 50 f. datilografadas.
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 9578 Arquivos: terminologia. Rio de Janeiro, 1986. 7 f.
ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica: contribuio para o
estabelecimento de uma terminologia arquivstica em lngua portuguesa. So Paulo: CENADEM, 1990. 163 p.
CAMPOS, Ana Maria V. C. e INDOLFO, Ana Celeste. Proposta metodolgica para avaliao de grandes volumes documentais
acumulados. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1990. 19 f. datilografadas.
CASTRO, Astra de Moraes e, CASTRO, Andresa de Moraes e, GASPARIAN, Danuza de Moraes e Castro. Arquivstica = tcnica,
arquivologia = cincia. Rio de Janeiro: Ao Livro Tcnico, 1988. 361 p.
COUTURE, Carol e ROUSSEAU, Jean-Yves. Les archives au XXme sicle. Montreal: Universite de Montreal, 1982. 491 p.
_________. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998. 356 p. (Nova Enciclopdia; 56)
199
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
DICIONRIO de terminologia arquivstica. Ana Maria de Almeida Camargo e Helosa Liberalli Bellotto (coord.), Aparecida Sales
Linares Botani et al. (colab.) So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros, Ncleo Regional de So Paulo; Secretaria de
Estado da Cultura, 1996. 142 p.
DICIONRIO de terminologia arquivstica. Elaborado por Ivone Alves et al. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro,
1993. 257 p.
DICIONRIO de termos arquivsticos: subsdios para uma terminologia arquivstica brasileira. Rolf Nagel (coord.). Bonn:
Fundao Alem para o Desenvolvimento Internacional; Salvador: Universidade Federal da Bahia, 1989. 110 p.
DICTIONARY of archival terminology = dictionnaire de terminologie archivistique. Edited by Peter Walne. 2nd rev. Mnchen : K. G.
Saur, 1988. 212 p. (ICA handbooks series ; v. 7).
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1986. 162 p.
PUBLIC ARCHIVES (Canada). Records Management Branch. Arquivos correntes: organizao e funcionamento. Traduo de
Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1975. 166 p.
ROBERGE, Michel. La gestion de linformation administrative: application globale, systmique et systmatique. Qubec:
Documentor, 1992. 297 p.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Traduo de Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro:
Fundao Getlio Vargas, 1973. 663p.
VAZQUEZ, Manuel. Estudio del ciclo vital de los documentos. Crdoba, 1987. 34 f. mimeografadas.
_________. Manual de seleccin documental. Crdoba: O Autor, 1983. 202 p.
200
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
REFERNCIA LEGISLATIVA
A legislao apresentada serviu de base aos grupos de trabalho quando da elaborao do Cdigo de classificao de
documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio e da Tabela bsica de temporalidade e
destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica, no que tange aos
procedimentos arquivsticos e, especialmente, determinao de prazos de guarda e destinao de documentos.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Instruo normativa n. 1, de 18 de abril de 1997. Estabelece os procedimentos para a entrada
de acervos arquivsticos no Arquivo Nacional. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 79, p. 82548256, 28 de abril de 1997, seo 1.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n. 1, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre a
necessidade da adoo de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que
considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes. Dirio Oficial [da Repblica Federativa
do Brasil]. Braslia, n. 204, p. 16779, 24 de outubro de 1995, seo 1.
_______. Resoluo n. 2, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no
recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas. Dirio Oficial [da Repblica Federativa
_______. Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996. Dispe sobre o Cdigo de classificao de documentos de arquivo para
a administrao pblica: atividades-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), aprova os prazos de guarda e a destinao de
documentos estabelecidos na Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s
atividades-meio da administrao pblica. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, suplemento ao n.
62, p. 1-29, 29 de maro de 1996, seo 1.
_______. Resoluo n. 5, de 30 de setembro de 1996. Dispe sobre a publicao de editais para a eliminao de
documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, estados e municpios. Dirio Oficial [da Repblica Federativa
_______. Resoluo n. 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no
201
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia,
n. 97, p.10718-10719, 23 de maio de 1997, seo 1.
_______. Resoluo n. 8, de 20 de maio de 1997. Atualiza o Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a
administrao pblica: atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de
arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica, aprovados pela resoluo n. 4 do Conselho Nacional
de Arquivos-CONARQ, de 28 de maro de 1996. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 97,
p.10719, 23 de maio de 1997, seo 1.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n. 10, de 6 de dezembro de 1999. Dispe sobre a
adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos.
Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 244, p.202-203, 22 de dezembro de 1999, seo 1.
BRASIL. Constituio (1988). Constituio da Repblica Federativa do Brasil. Braslia, DF. Senado, 1988.
BRASIL. Constituio (1988). Emenda constitucional n. 19, de 4 de junho de 1998. Modifica o regime e dispe sobre
princpios e normas da administrao pblica, servidores e agentes polticos, controle de despesas e finanas pblicas
e custeio de atividades a cargo do Distrito Federal, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa
do Brasil]. Braslia, n. 109-E, p. 1-3, 5 de junho de 1998, seo 1.
_______. Emenda constitucional n. 20, de 15 de dezembro de 1998. Modifica o sistema de previdncia social, estabelece
normas de transio, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 241-E, p. 12, 16 de dezembro de 1998, seo 1.
_______. Emenda constitucional n. 28, de 25 de maio de 2000. D nova redao ao inciso XXIX do art. 7 e revoga o art. 233
da Constituio Federal. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 101-E, p. 1, 26 de maio de 2000,
seo 1.
_______. Departamento de Polcia Federal. Instruo normativa n. 6, de 25 de setembro de 1997. Dispe sobre o controle e
a fiscalizao dos produtos listados na resoluo n. 01/95-Ministrio da Justia, de 7 de novembro de 1995, e suas
eventuais alteraes. Impe sanes administrativas e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa
do Brasil]. Braslia, n. 188, p. 21701-21702, 30 de setembro de 1997, seo 1.
202
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
_______. Leis, decretos etc. Decreto n. 76.900, de 23 de dezembro de 1975. Institui a Relao Anual de Informaes SociaisRAIS e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 246, p. 17046, 24 de
dezembro de 1975, seo 1.
_______. Decreto n. 81.240, de 20 de janeiro de 1978. Regulamenta as disposies da lei n. 6.435, de 15 de julho de 1977,
relativas s entidades fechadas de previdncia privada. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n.
17, p. 1337-1343, 24 de janeiro de 1978, seo 1.
_______. Decreto n. 82.325, de 27 de setembro de 1978. Altera o decreto n. 81.240, de 20 de janeiro de 1978, que
regulamenta as disposies da lei n. 6.435, de 1977, relativas s entidades fechadas de previdncia privada. Dirio
Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 186, p. 15748-15749, 28 de setembro de 1978, seo 1.
BRASIL. Leis, decretos etc. Decreto n. 1.094, de 23 de maro de 1994. Dispe sobre o Sistema de Servios Gerais-SISG dos
rgos civis da administrao federal direta, das autarquias federais e fundaes pblicas e d outras providncias.
Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 57, p. 4270-4271, 24 de maro de 1994, seo 1.
_______. Decreto n. 1.646, de 26 de setembro de 1995. Regulamenta o controle e a fiscalizao sobre produtos e insumos
qumicos que possam ser destinados elaborao da cocana em suas diversas formas e outras substncias
entorpecentes, ou que determinem dependncia fsica ou psquica, de que trata a lei n. 9.017, de 30 de maro de
1995. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 186, p. 15051-15055, 27 de setembro de 1995, seo
1.
_______. Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a
microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil].
Braslia, n. 22, p. 1497-1498, 31 de janeiro de 1996, seo 1.
_______. Decreto n. 2.036, de 14 de outubro de 1996. D nova redao aos artigos 2, 4, 5 e 19 do decreto n. 1.646, de 26
de setembro de 1995, que regulamenta o controle e a fiscalizao sobre produtos e insumos qumicos que possam ser
203
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
destinados elaborao da cocana, em suas diversas formas, e outras substncias entorpecentes, ou que
determinem dependncia fsica ou psquica, de que trata a lei n. 9.017, de 30 de maro de 1995. Dirio Oficial [da
Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 200, p. 20834, 15 de outubro de 1996, seo 1.
_______. Decreto n. 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Regulamenta o art. 23 da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que
dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias. Dirio Oficial
[da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 18, p. 1435-1437, 27 de janeiro de 1997, seo 1.
_______. Decreto n. 2.182, de 20 de maro de 1997. Estabelece normas para a transferncia e recolhimento de acervos
arquivsticos pblicos federais para o Arquivo Nacional. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 55,
p. 5649, 21 de maro de 1997, seo 1.
_______. Decreto n. 2.794, de 1 de outubro de 1998. Institui a poltica nacional de capacitao dos servidores para a
administrao pblica federal direta, autrquica e fundacional, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica
Federativa do Brasil]. Braslia, n. 189, p. 5-7, 2 de outubro de 1998, seo 1.
_______. Decreto n. 2.910, de 29 de dezembro de 1998. Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais,
reas, comunicaes e sistemas de informao de natureza sigilosa e d outras providncias. Dirio Oficial [da
Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 250, p. 19-21, 30 de dezembro de 1998, seo 1.
BRASIL. Leis, decretos etc. Decreto n. 2.942, de 18 de janeiro de 1999. Regulamenta os artigos 7, 11 e 16 da lei n. 8.159, de 8
de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 12-E, p. 3-4, 19 de janeiro de 1999, seo 1.
_______. Decreto n. 3.179, de 21 de setembro de 1999. Dispe sobre a especificao das sanes aplicveis s condutas e
atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil].
Braslia, n. 182, p. 1-5, 22 de setembro de 1999, seo 1.
204
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
_______. Decreto n. 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a poltica de segurana da informao nos rgos e entidades da
administrao pblica federal. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 114, p. 2-3, 14 de junho de
2000, seo 1.
_______. Decreto-lei n. 2.052, de 3 de agosto de 1983. Dispe sobre as contribuies para o PIS-PASEP, sua cobrana,
fiscalizao, processo administrativo e de consulta e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa
do Brasil]. Braslia, n. 149, p. 13841-13843, 4 de agosto de 1983, seo 1.
_______. Instruo normativa n. 9, de 16 de abril de 1996. Promove ajustes e altera a redao de subitens da instruo
normativa n. 5, de 21 de julho de 1995, que estabelece os procedimentos destinados implantao e
operacionalizao do Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores-SICAF, mdulo do Sistema Integrado de
Administrao de Servios Gerais-SIASG, nos rgos da Presidncia da Repblica, nos ministrios, nas autarquias e nas
fundaes que integram o Sistema de Servios Gerais-SISG. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n.
76, p. 6713-6714, 19 de abril de 1996, seo 1.
_______. Instruo normativa n. 12, de 24 de abril de 1996. Estabelece normas de organizao e apresentao de tomadas
e prestaes de contas e rol de responsveis e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do
Brasil]. Braslia, n. 83, p. 7434-7440, 30 de abril de 1996, seo 1.
_______. Instruo normativa n. 13, de 4 de dezembro de 1996. Dispe sobre a instaurao e organizao de processos de
tomada de conta especial e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 240,
p. 26778-26779, 11 de dezembro de 1996, seo 1.
_______. Lei n. 5.107, de 13 de setembro de 1966. Cria o Fundo de Garantia do Tempo de Servio, e d outras providncias.
Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 174, p. 10587-10589, 14 de setembro de 1966, seo 1.
_______. Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. Dirio
Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 89, p. 3785, 10 de maio de 1968, seo 1.
_______. Lei n. 6.435, de 15 de julho de 1977. Dispe sobre as entidades de previdncia privada, e d outras providncias.
Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 137, p. 9193-9197, 20 de julho de 1977, seo 1.
205
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
BRASIL. Leis, decretos etc. Lei n. 6.462, de 9 de novembro de 1977. Altera disposies da lei n. 6.435, de 15 de julho de 1977,
que dispe sobre as entidades de previdncia privada, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica
Federativa do Brasil]. Braslia, n. 215, p. 15649, 10 de novembro de 1977, seo 1.
_______.Lei n. 7.144, de 23 de novembro de 1983. Estabelece prazo para prescrio do direito de ao contra atos relativos
a concursos para provimento de cargos e empregos na administrao federal direta e nas autarquias federais. Dirio
Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 225, p. 19795, 24 de novembro de 1983, seo 1.
_______. Lei n. 8.036, de 11 de maio de 1990. Dispe sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Servio, e d outras
providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 91, p. 8965-8968, 14 de maio de 1990, seo
1.
_______. Lei n. 8.112, de 12 de dezembro de 1990 (Regime Jurdico nico). Dispe sobre o regime jurdico dos servidores
pblicos civis da Unio, das autarquias e das fundaes pblicas federais. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do
Brasil]. Braslia, n. 237, p. 23935-23946, 12 de dezembro de 1990, seo 1.
_______. Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras
providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 6, p. 455, 9 de janeiro de 1991, seo 1.
_______. Lei n. 8.162, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a reviso dos vencimentos, salrios, proventos e demais
retribuies dos servidores civis e a fixao dos soldos dos militares do Poder Executivo, na administrao direta,
autrquica e fundacional e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 6, p.
457, 9 de janeiro de 1991, seo 1.
_______. Lei n. 8.216, de 13 de agosto de 1991. Dispe sobre antecipao a ser compensada quando da reviso geral da
remunerao dos servidores pblicos, corrige e reestrutura tabelas de vencimentos e d outras providncias. Dirio
Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 157, p. 16565, 15 de agosto de 1991, seo 1.
_______. Lei n. 8.270, de 17 de dezembro de 1991. Dispe sobre reajuste da remunerao dos servidores pblicos, corrige e
reestrutura tabelas de vencimentos e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia,
n. 246, p. 29541, 19 de dezembro de 1991, seo 1.
206
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
_______. Lei n. 8.443, de 16 de julho de 1992. Dispe sobre a lei orgnica do Tribunal de Contas da Unio e d outras
providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 136, p. 9449-9456, 17 de julho de 1992, seo
1.
_______. Lei n. 8.647, de 13 de abril de 1993. Dispe sobre a vinculao dos servidores pblicos civis ocupantes de cargo em
comisso sem vnculo efetivo com a administrao pblica federal, ao regimento geral e d outras providncias.
Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n.69, p.4673, 14 de abril de 1993, seo 1.
BRASIL. Leis, decretos etc. Lei n. 8.745, de 9 de dezembro de 1993. Dispe sobre a contratao por tempo determinado
para atender necessidade temporria de excepcional interesse pblico nos termos do inciso IX do art. 37, da
Constituio Federal e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 235, p.
18937, 10 de dezembro de 1993, seo 1.
_______. Lei n. 9.017, de 30 de maro de 1995. Estabelece normas de controle e fiscalizao sobre produtos e insumos
qumicos que possam ser destinados elaborao da cocana em suas diversas formas e de outras substncias
entorpecentes ou que determinem dependncia fsica ou psquica, e altera dispositivos da lei n. 7.102, de 20 de junho
de 1983, que dispe sobre segurana para estabelecimentos financeiros, estabelece normas para constituio e
funcionamento de empresas particulares que explorem servios de vigilncia e de transporte de valores, e d outras
providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 63, p. 4575-4576, 31 de maro de 1995,
seo 1.
_______. Lei n. 9.515, de 20 de novembro de 1997. Dispe sobre admisso de professores, tcnicos e cientistas estrangeiros
pelas universidades e pelas instituies de pesquisa cientfica e tecnologia federais e d outras providncias. Dirio
Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 226, p. 27185, 21 de novembro de 1997, seo 1.
_______. Lei n. 9.525, de 3 de dezembro de 1997. Dispe sobre as frias dos servidores pblicos civis da Unio, das autarquias
e fundaes pblicas federais e d outras providncias (parcelamento de frias). Dirio Oficial [da Repblica
Federativa do Brasil]. Braslia, n. 235, p.28533, 4 de dezembro de 1997, seo 1.
_______. Lei n. 9.527, de 10 de dezembro de 1997. Altera dispositivos das leis ns. 8.112, de 11 de dezembro de 1990, 8.460 de
17 de setembro de 1992 e 2.180, de 5 de fevereiro de 1954, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica
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PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Federativa do Brasil]. Braslia, n. 240, p. 29421-29426, 11 de dezembro de 1997, seo 1.

_______. Lei n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998. Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e
atividades lesivas ao meio ambiente e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil].
Braslia, n. 31, p. 1-5, 13 de fevereiro de 1998, seo 1.
_______. Lei n. 9.624, de 2 de abril de 1998. Altera dispositivos da lei n. 8.911, de 11 de julho de 1994, e d outras
providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n.67, p. 861, 8 de abril de 1998, seo 1.
_______. Medida provisria n. 1.815, de 5 de maro de 1999. Suspende a concesso de promoes e progresses funcionais
a todo servidor da administrao federal direta, das autarquias e das fundaes e extingue o adicional de tempo de
servio de que trata o art. 67, da lei n. 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do
Brasil]. Braslia, n. 44, p. 1, 5 de maro de 1999, seo 1.
_______.Medida provisria n. 1748-42, de 4 de junho de 1999. Altera os artigos 2, 3, 5, 6 e 7 da lei n. 8.745, de 9 de
dezembro de 1993, que dispe sobre a contratao por tempo determinado para atender necessidade temporria
de excepcional interesse pblico e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n.
105, p. 11-12, 9 de junho de 1999, seo 1.
BRASIL. Leis, decretos etc. Medida provisria n. 2200-1, de 27 de julho de 2001. Institui a Infra-estrutura de Chaves Pblicas
Brasileira-ICP-Brasil, e d outras providncias. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n.144-A-E, p.62,
28 de julho de 2001, seo 1.
_______. Portaria n. 262, de 3 de novembro de 1986. Dispe sobre a guarda, microfilmagem e eliminao de documentos
oficiais no mbito do Tribunal de Contas da Unio e d outras providncias. Manual de normas. Braslia, n. 262, p. 1-6, 3
de novembro de 1986.
_______. Ministrio da Administrao Federal e Reforma do Estado. Instruo normativa n. 5, de 21 de julho de 1995.
Estabelece os procedimentos destinados implantao e operacionalizao do Sistema de Cadastramento
Unificado de Fornecedores-SICAF, mdulo do Sistema Integrado de Administrao de Servios Gerais-SIASG, nos
rgos da Presidncia da Repblica, nos ministrios, nas autarquias e nas fundaes que integram o Sistema de
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FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
Servios Gerais-SISG. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 76, p. 6714-6717, 19 de abril de 1996,
seo 1.
_______. Ministrio da Fazenda. Secretaria Federal de Controle. Instruo normativa n. 4, de 24 de dezembro de 1996.
Estabelece normas sobre tomadas e prestaes de contas dos gestores dos recursos pblicos e rol de responsveis, do
Poder Executivo. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 251, p. 28722-28729, 27 de dezembro de
1996, seo 1.
_______. Ministrio da Justia. Gabinete do ministro. Resoluo n. 1, de 7 de novembro de 1995. Estabelece normas de
controle e fiscalizao sobre produtos e insumos qumicos que possam ser destinados elaborao da cocana em
suas diversas formas e de outras substncias entorpecentes ou que determinem dependncia fsica ou psquica. Dirio
Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n 214, p. 17805, 8 de novembro de 1995, seo 1.
_______. Ministrio do Trabalho. Gabinete do ministro. Portaria n. 1.126, de 3 de dezembro de 1997. Aprova as instrues
gerais para a declarao da Relao Anual de Informaes Sociais-RAIS. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do
Brasil]. Braslia, n 235, p. 28551-28608, 4 de dezembro de 1997, seo 1.
_______. Secretaria de Justia. Portaria n. 58, de 20 de junho de 1996. Regulamenta o registro e a fiscalizao do exerccio
da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o pargrafo nico do art. 15, do decreto n.
1.799, de 30 de janeiro de 1996. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 123, p. 11575, 27 de junho
de 1996, seo 1.
_______. Secretaria do Tesouro Nacional. Instruo normativa n. 4, de 31 de julho de 1998. Dispe sobre as instrues para
movimentao dos recursos financeiros da Conta nica do Tesouro Nacional e Institucional, para a abertura e
manuteno de contas correntes bancrias dos rgos e entidades da administrao pblica federal e para o
disciplinamento do depsito identificado na Conta nica e Institucional. Dirio Oficial [da Repblica Federativa do
Brasil]. Braslia, n. 146, p. 9-10, 3 de agosto de 1998, seo 1.
BRASIL. Tribunal de Contas da Unio. Deciso n. 236, de 19 de setembro de 1995. Tomada de conta especial. Dirio Oficial
[da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 188, p. 15312, 29 de setembro de 1995, seo 1.
209
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ASSUNTO
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
DESTINAO FINAL
OBSERVAES
CAMPANHOLE, Adriano e CAMPANHOLE, Hilton Lobo. Consolidao das leis de trabalho e legislao complementar:
decreto-lei n. 5.452, de 1 de maio de 1943, 74 ed. So Paulo: Atlas, 1987. 1128 p.
JESUS, Damsio E. Cdigo penal anotado: decreto-lei n. 2.848, de 7 de dezembro de 1940, 2 ed. So Paulo: Saraiva, 1991.
932p.
NEGRO, Theotonio. Cdigo civil e legislao em vigor: lei n. 3.071, de 1 de janeiro de 1916, 11 ed. atualizada at 5 de
janeiro de1992. So Paulo: Malheiros, 1992. 895p.
210

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CLASSIFICAO, TEMPORALIDADE

Copyright 2001 by Conselho Nacional de Arquivos

Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos

Equipe tcnica de elaborao do cdigo de classificao de documentos de

Cmara Tcnica de Classificao de Documentos do Conselho Nacional de

Equipe tcnica de elaborao da tabela bsica de temporalidade e

Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos do Conselho Nacional de

Verone Gonalves Cauville

Agradecemos a todos os colegas e

1 O cdigo de classificao de documentos de arquivo:

2 Aplicao do cdigo de classificao de documentos de arquivo

3 Cdigo de classificao de documentos de arquivo .................21

Temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s

4.4 Triagem de documentos em fase intermediria ............................52

5 Tabela bsica .......................................................................................... 53

Referncia legislativa .................................................................................. 149

A poltica nacional de arquivos, consoante os princpios tericos da

suas Cmaras Tcnicas de Classificao e Avaliao de Documentos. A

JAIME ANTUNES DA SILVA

ADMINISTRAO PBLICA: ATIVIDADES-MEIO

1 O CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

Note-se que os cdigos numricos refletem a subordinao dos

1.1 CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL

Nesta classe so classificados os documentos referentes s atividades

movimentao de conta corrente, balanos e prestaes de contas aos

Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os rgos

1.2 CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS

Estas subclasses mantm-se vagas para possveis expanses e

A classificao uma das atividades do processo de gesto de

2.1 CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio;

061 PRODUO EDITORIAL

organizar internamente cada pasta, separando os documentos

021.2 EXAMES DE SELEO

Dossis: Ser criado um dossi para cada tipo de exame e ttulo de

erroneamente poder ficar perdido, sem possibilidades de recuperao

ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE ARQUIVAMENTO

Por meio desse controle possvel informar com preciso e

. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:

- VER: indicar o cdigo de classificao referente ao assunto sob o

2.3 RECIBO DE EMPRSTIMO (MODELO II)

. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:

3 CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO

ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS

- Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou

REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES

REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS.

AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES

COMISSES. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS.

RELAES COM A IMPRENSA

ENTREVISTAS. NOTICIRIOS. REPORTAGENS.

CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E

- Incluem-se documentos referentes aos pedidos

Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes,

IDENTIFICAO FUNCIONAL (inclusive carteira, carto,

OBRIGAES TRABALHISTAS E ESTATUTRIAS. RELAES

RELAES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS

SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS

ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO

PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES

ESTGIOS (inclusive bolsas de estgio)