MEMAHAMI PENUBUHAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI Definisi Seni atau proses mempengaruhi kegiatan manusia yang berkaitan dengan

tugas mereka supaya mereka rela bergiat dan berusaha ke arah goal organisasi. Satu entity sosial atau struktur pentadbiran yang berfungsi menyelaraskan secara sedar dan mempunyai sempadan yang di kenal pasti. Elemen penting pengurusan Ciri-ciri pengurusan organisasi Falsafah dan nilai yang jelas. Pengurusan dan tenaga kerja. Sistem dan amaran dalam rangka syariah.

Empat ciri-ciri organisasi berkesan Perancangan merancangan aktiviti sepanjang tahun dengan menyediakan takwim. Penyelarasan menyelaras kesepaduan dan pembahagian kerja agar tidak berlaku pertindihan. Dorongan untuk memastikan ahli-ahli menjalankan tanggungjawab dengan berkesan. Kawalan mengawasi,menyelia perancangan sesebuah organisasi agar berjalan lancar.

Senarai tugas Pengerusi- merancang aktiviti - menyelesaikan masalah Timb. pengerusi menjalankan tugas pengerusi bila tiada. - Membantu pengerusi. Setiausaha - membuat panggilan mesyuarat dan surat menyurat. Bendahari mengurus hal ehwal kewangan Ajk.- melaksanakan aktiviti yang telah dirancang. Pembangunan Organisasi Pembangunan Organisasi adalah satu proses yang berterusan untuk memperkukuhkan keupayaan dan kebolehan PBSMM untuk meneruskan aktiviti-aktiviti kemanusiaannya. Ini melibatkan obilisasi sumber-sumber kewangan dan modal insan untuk perkara yang memberikan faedah yang berkesan. Strategik objektif-objektif adalah adalah seperti berikut:i) mencapai kebebasan daripada cengkaman kewangan

ii) mencapai ISO Standards disemua peringkat pengurusan, menyatupadukan sistem-sistem pencapaian berindikator dan memantau pemberian perkhidmatan serta tujuan-tujuan Persatuan. iii) membangun dan mengekalkan sumber-sumber kecekapan dan berdaya saing dengan sukaralawan-sukarelawan dan kakitangan PBSMM untuk melahirkan perkhidmatan yang lebih baik.

iv) menyumbang didalam memperkukuhkan Pergerakan dengan bekerjasama dengan lain-lain Persatuan-Persatuan Kebangsaan juga dengan Persekutuan dan JPMA.

Kesimpulan Pengurusan ialah satu kemahiran yang memerlukan daya fikir dan daya tindak yang penuh bijaksana dengan disiplin yang tinggi oleh itu dengan memahami sistem pengurusan organisasi yang berkesan kita dapat melihat dan menganalisa sesuatu masalah yang dihadapi itu dengan lebih rasional dan berkesan.

MEMPELAJARI KAEDAH PENULISAN SURAT RASMI DAN PENGURUSAN SISTEM FAIL KAEDAH PENULISAN SURAT RASMI Jenis-jenis surat rasmi I. Surat menyurat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknya II. Surat panggilan mesyuarat memohon jawatan III. Surat memohon ceramah IV. Surat lawatan Perkara penting dalam penulisan surat rasmi Prinsip-prinsip penulisan surat rasmi Correct- betul Clear jelas Comprehensive- lengkap Concise ringkas Polite bersopan Format umum Logo, nama dan alamat persatuan Nama jawatankuasa tertinggi(jika perlu) Nombor fail(ruj.Tuan & ruj. Kami) Tarikh Alamat penerima Melalui (jika perlu) Menghadap / pembukaan surat Tajuk surat Pembukaan dan kandungan surat Cogan kata Tandatangan ,nama dan gelaran jawatan Surat-surat salinan Kependekan(initial) nama penulis dan jurutaip

Komunikasi rasmi Komunikasi media elektronik ialah televisyen,radio,e-mail,faks.media cetak seperti akhbar dan majalah. Manakala bagi lain-lain seperti poster,banner dan brosur.

Semak

SISTEM FAIL Definisi proses mengklasifikasi, menyususn, menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukan. tujuannya adalah untuk kecekapan sesuatu jabatan

Jenis kumpulan fail HousekeepingMeliputi perkara-perkara seperti pentadbiran, perjawatan dan senarai kakitangan Operational

Meliputi fail-fail tentang fungsi asas sesuatu organisasi seperti rekod tanah untuk Pejabat Tanah, rekod pendapatan untuk Jabatan Hasil Dalam Negeri dsb.

Taraf keselamatan dan warna kulit Terbuka putih Terhad putih Sulit hijau Rahsia merah jambu berpalang Rahsia besar kuning dan berpalang merah

Kaedah pendaftaran Mengikut pengkelasan perkara Mengikut bahagian atau unit

Mengikut siri Mengikut tahun

Pergerakkan fail fail keluar masuk melalui kerani pendaftaran penghantaran antara pegawai perlu ada slip transaksi perlu ada sistem simpan dalam perhatian

Keperluan terhadap sistem fail yang baik Kepadatan Asesibiliti Rujukan silang Klasifikasi Ekonomi Keanjalan Retention Lokasi

PENGURUSAN MESYUARAT Mesyuarat ialah mengadakan satu perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan idea dan penyatuan fikiran bagi mendapatkan keputusan. Bentuk dan proses mesyuarat boleh dilaksanakan secara rasmi dan tidak rasmi. Agenda bermaksud perkara yang hendak dibincangkan dalam mesyuarat untuk menentukan tiada perkara-perkara mustahak yang tertinggal,supaya perbincangan dijalankan dengan teratur dan bagi memberitahu ahli-ahli mesyuarat perkara-perkara yang hendak dibincangkan. Tujuan mesyuarat Cara paling berkesan untuk menyelesaikan tugas dan masalah berkaitan dengan organisasi atau persatuan. Contoh, membincangkan cara mencari dana untuk aktiviti persatuan. Kedua, untuk menyebarkan maklumat dan rancangan baru kepada masyarakat atau ahli secara khususnya perlu diadakan bagi membuat sesuatu keputusan atau mandat penting yang berkaitan dengan organisasi atau persatuan. Bagi merancang sesuatu strategi dan program atau untuk mendapatkan idea-idea baru bagi melaksanakan aktiviti. Jenis mesyuarat Terdapat empat jenis mesyuarat iaitu Mesyuarat Agung Tahunan,Mesyuarat Agung Tergempar,Mesyuarat Jawatankuasa Kerja,Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro dan Mesyuarat Jawatankuasa Sementara. Agenda yang perlu dimasukkan ke dalam mesyuarat agung tahunan atau dwitahunan ialah ucapan pengerusi,membentangkan dan mengesahkan minit mesyuarat agung tahunan yang lepas,membentangkan dan menerima penyata tahunan tahun lalu,membentang dan mengesahkan penyata kewangan lalu,memilih jawatankuasa kerja yang baru ,membincangkan dan meluluskan usul atau cadangan,ucapan penangguhan dan notis mesyuarat diedarkan dalam tempoh 14hari dan perlu ditandatangani oleh setiausaha. Manakala ,agenda mesyuarat jawatankuasa kerja dan jawatankuasa kecil pula ialah pertama ucapan pengerusi,kedua mengesahkan minit mesyuarat lepas,ketiga perkara-perkara berbangkit ,agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau laporan daripada ketua biro atau pengerusi jawatankuasa kecil.

MEMPELAJARI PENGURUSAN KEWANGAN

Kepentingan pengurusan kewangan adalah dapat memgenalpasti sumber kewangan untuk aktiviti kokurikulum dapat memahami peraturan mengutip wang dan juga merekod stok dan menyediakan penyata kira-kira. Persatuan memerlukan sumber kewangan untuk membeli keperluan persatuan serta untuk membayar perkhidmatan yang diberikan. Oleh yang demikian,setiap persatuan mesti ada caranya untuk mengumpulkan,menambah dana dan menyenaraikan cara-cara sumber kewangan boleh diperoleh untuk menguruskan persatuan. Kewangan Bagi mempastikan bebas daripada cengkaman kewangan, PBSMM akan melancarkan strategi-strategi berikut: i) Membangunkan Tabungan Induk ii) Melahirkan sistem pengurusan kewangan yang lebih baik iii) Melahirkan sistem pengurusan kewangan yang lebih baik

Contoh aktiviti: Jogathan a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) Menyediakan kertas kerja Mendapatkan kelulusan dalam mesyuarat Ahli Jawatankuasa Persatuan Mendapatkan kebenaran daripada Jabatan Pendidikan Mendapatkan permit polis Menyediakan kad kutipan Mengedar dan menyimpan rekod Mengutip balik kad-kad kutipan dan wang kutipan Masukan wang kutipan dalam akaun Mengadakan larian jogathan Menyediakan penyata akaun yang perlu diauditkan oleh audit luar. Hantar penyata akaun kepada pihak polis.

Setiap persatuan dan organisasi mempunyai peraturan pembelian yang tertentu Mengikut peruntukan dalam perlembagaan. Peraturan pembelian berbeza di antara satu organisasi atau persatuan lain,begitu juga dengan persatuan yang ditubuhkan di sekolah. Contohnya,bendahari berkuasa untuk meluluskan setiap pembelian kurang daripada rm50 dan kelulusan bagi setiap pembelian lebih daripada rm50 akan diputuskan dalam mesyuarat AJK persatuan. Terdapat beberapa perkara yang perlu diteliti oleh persatuan sebelum membuat keputusan untuk membeli barang seperti:

1) Menentukan keperluan 2) Permintaan bertulis daripada ajk atau ahli 3) Keputusan mesyuarat AJK 4) Menentukan peruntukan samada cukup atau tidak 5) Menentukan jumlah barang mengikut keperluan 6) Menentukan tempat simpanan barang yang bakal dibeli 7) Menentukan kegunaan barang tersebut 8) Menentukan baki stok 9) Peraturan pembelian yang tertera dalam perlembagaan 10) Mengelakkan pembelian barang yang berlebihan

PERSATUAN BULAN SABIT MERAH(AR201) END OF CHAPTER

NAMA:NOOR IWANA BINTI ABDUL GHANI NO.MATRIX:15DRM10F2003 PENSYARAH:NUR QIAM FARHANA BINTI ADNAN

MEMPELAJARI PENGELOLAAN AKTIVITI

1. JENIS-JENIS AKTIVITI LAWATAN Lawatan merupakan satu gerak kerja dalam Ko kurikulum untuk proses pengayaan dan pengukuhan pelajaran yang dipelajari dalam kelas. 2. MANFAAT LAWATAN
o o o o o

Dedahkan murid kepada pengalaman sebenar. Pengalaman langsung lebih menarik. Pembelajran guna pelbagai pancaindera. Eratkan sekolah dengan masyarakat. Timbulkan rasa sayang kepada alam sekitar.

3. FAKTOR YANG PERLU DIAMBIL KIRA: a. Pemilihan tempat sesuai dengan matlamat b. dan tujuan lawatan. c. Perancangan dan pengurusan dibuat rapi. d. Taklimat dan tugasan kepada murid-murid. e. Perbincangan, pembentangan,menyiapkan f. maklum balas dan aktiviti susulan .

4. PERSIAPAN SEBELUM LAWATAN a. Memilih tempat b. Menulis surat memohon kebenaran c. melawat d. Menyiapkan cadangan atur cara dan e. edarkan kepada murid dan ibu bapa untuk f. makluman. g. Edar makluman dan syarat-syarat lawatan h. kepada ibubapa. i. Membuat permohonan kepada JPN j. Mendapatkan kebenaran daripada badan induk. k. Menguruskan pengangkutan l. Membuat taklimat kepada peserta mengenai aturcara,peralatan, disiplin langkah keselamatan dan tugasan lain.

5. SEMASA LAWATAN a. Memberi taklimat terakhir kepada peserta tugasan,disiplin, keselamatan dan lain-lain. b. Mengawal dan mengurus peserta supaya c. mengikut arahan sepanjang masa d. Mengurus keselamatan dan kebajikan peserta. e. Mengadakan pembentangan hasil lawatan atau f. tugasan. g. Mendapatkan maklum balas menyeluruh h. mengenai lawatan. i. Membuat laporan bertulis dan rumusan.

6. SELEPAS LAWATAN a. Mengadakan pembentangan hasil lawatan atau tugasan. b. Mendapatkan maklum balas menyeluruh mengenai lawatan. c. Membuat laporan bertulis dan rumusan.

7. PERKHEMAHAN a. Perkhemahan ialah satu cara hidup sementara di dalam persekitaran luar yang memerlukan seseorang melakukan sendiri tugas-tugas bagi memenuhi keperluan hidupnya sehari-hari dengan menggunakan bekalan dan peralatan yang seminimum mungkin. i . Pemilihan Tapak Perkhemahan b. c. d. e. f. g. Tanah rata supaya khemah senang dipasang. Ada perlindungan oleh bukit atau pokok supaya tidak terdedah kepada ancaman angin. Dekat dengan punca air bagi memudahkan kerja-kerja memasak, mandi dan membasuh . Mempunyai pemandangan yang menarik supaya seronok dan lapang melihatnya. Boleh mendapatkan sinaran matahari pada waktu pagi untuk tujuan mengeringkan udara lembab dalam khemah dan juga mengeringkan h. pakaian dan perlatan yang basah. i. Dekat dengan trek supaya mudah bergerak segera jika berlaku kecemasan. ii. Merancang Pelan Lokasi j. k. l. m. n. o. p. Membuat kepastian / pelan kedudukan tempat-tempat berikut : Khemah utama Khemah-khemah kumpulan Dapur Tandas Tempat mandi Lubang sampah

q. Khemah Quartermaster r. Perkara yang difikirkan perlu iii. Mendirikan khemah s. Cara mendirikan khemah bergantung pada jenis khemah. Ikutilah panduan dan arahan yang diberikan secara bertulis atau gambarajah yang dibekalkan sewaktu pembelian khemah.(Latihan mendirikan khemah perlulah dibuat sebelum perkhemahan sebenar ) t. Gali parit di sekeliling khemah. Pastikan parit betul-betul berada di bawah tarpal lepas ( flysheet ) iv. Mendirikan dapur u. v. w. x. Dapur hendaklah didirikan sebaik sahaja lokasinya ditetapkan. Jarak terdekat dapur dengan khemah ialah kira-kira 10 meter. Cari tempat yang terlindung daripada angin. Penghadang angin atau pelindung dapur boleh digunakan.

v. Membuat tandas y. Tandas hendaklah dibuat sekiranya z. tidak ada tandas yang sedia ada. aa. Lubang tandas hendaklah digali. bb. Jarak terdekat tandas daripada cc. khemah hendaklah tidak kurang dari dd. 100 meter. vi. Membuat tempat mandi dan membasuh ee. Pastikan tempat mandi berada di sebelah hilir dari tempat mengambil air untuk memasak. ff. Tempat mandi wanita dan lelaki hendaklah berasingan. gg. Buang objek-objek yang merbahaya seperti tunggul kayu atau batu di tempat tersebut atau di laluan menuju ke tempat tersebut. hh. Elakkan lereng yang curam dan licin. Jika terpaksa, buat tangga yang mempunyai tempat pemegang untuk turun naik. ii. Tentukan buih sabun tidak ditinggalkan di tempat mandi atau membasuh kerana ia melicinkan batu atau kayu. jj. Para daripada kayu boleh didirikan di tempat mandi dan membasuh supaya ia lebih selamat dan selesa kepada penggunanya. vii. Membuat gadget kk. Gadget haruslah tepat pada keperluannya. Gadget dibuat untuk memastikan kekemasan kawasan perkhemahan. ll. Gadget diperbuat daripada buluh atau kayu dan diikat dengan tali.

8. ANTARA GADGET YANG BOLEH DIBUAT IALAH i. Tempat menggantung barang ii. Para meletak barang iii. Alas tanah iv. Tempat menjemur kasut v. Penyapu sampah vi. Penggantung baju vii. Tempat lilin viii. Sudip ix. Pelindung dapur x. Tempat sudu / garfu / berus gigi xi. Ampaian kain xii. Tempat pinggan xiii. Bangku xiv. Meja xv. Gadget lain mengikut kreativiti

9. PROSEDUR PENGENDALIAN AKTIVITI a. Kertas Kerja b. Kertas cadangan pengelolaan perlu mengemukakan maklumat-maklumat berikut: c. Maklumat Kejohanan d. Statistik anggaran maksimum penyertaan e. Statistik keperluan kepegawaian f. Statistik keperluan penginapan g. Statistik keperluan jawatankuasa kecil h. Perincian pengurusan i. Anggaran perbelanjaan / kewangan j. Cadangan kronologi kejohanan k. Cadangan aturcara majlis l. Pengurusan risiko m. Cadangan lantikan Jawatankuasa

10. PERATURAN DAN LANGKAH-LANGKAH PENGELOLAAN a. Sebelum Menyediakan kertas kerja,mengadakan mesyuarat,menentukan tarikh,masa dan tempat,menyediakan anggaran perbelanjaan,menentukan sistem pertandingan,menyediakan peraturan/borang pertandingan,menyedia dan menghantar kad/surat jemputan,membuat siaraya,publisiti dll.

b. Semasa Memastikan semua pegawai yang terlibat ada di tempat berkenaan, aktiviti/ pertandingan berjalan mengikut jadual,segala informasi sampai kepada pihaki-pihak berkenaan,protokol dipatuhi dan segala langkah keselamatan diambil c. Selepas Menilai keberkesanan aktiviti/pertandingan yang telah kita kelolakan.Jika terdapat kelemahan-kelemahan puncanya dapat dikenalpasti dalam mesyuarat pasca nilai untuk membaiki pengelolaan pada masa akan datang. 11. PENILAIAN DAN PELAPORAN :

a. Keberkesanan aktiviti b. Laporan aktiviti c. Mesyuarat post mortem