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ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Rua dos Mercadores n 76, 9500-092 Ponta Delgada Telefone 296 285 461 Fax

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Reflexo de Arquivo Organizao e Documentao


Na UFCD de Arquivo, Organizao e Documentao leccionada pelo formador Andr Vicente, teve uma durao de 25 horas para que consegussemos perceber o que um arquivo e o quanto importante este se torna no funcionamento de uma empresa. Comeamos por definir o que um arquivo e quais os documentos que o constituem. De seguida., falmos dos vrios tipos de arquivo e as vrias fases do mesmo, em como se pode classificar um documento e como deve ser o perfil de um arquivista. Como tudo, existem vantagens e desvantagens nos arquivos e no poderamos deixar de os abordar. Aprendemos que existem vrios tipos de unidades arquivistas sendo os principais os processos, o dossier, despacho e srie. O arquivo serve para guardar documentos importantes ao desenvolvimento de uma empresa e no s mas tambm de registo histrico da mesma. Se um dia abrisse uma empresa essa iria ter um arquivo activo para se poder consultar tudo o que se precise e quando for necessrio, as suas instalaes seriam amplas com luz solar e arejamento para melhor conservao dos documentos pois, se no tiver luz solar e arejamento ficaria hmido e a conservao dos documentos seria mais curta. A localizao do mesmo seria na prpria instalao com um anexo preparado apenas para arquivo com estantes para colocao das capas com os documentos de arquivo. Em termos de segurana teria que ter um extintor e alarme anti-fogos pois nunca se sabe o que poder acontecer e um alarme anti-roubos porque como num arquivo existe muita informao e confidencialidades. O pessoal que trabalhasse no arquivo teria de ser responsvel, coerente, calmo, com muita capacidade de concentrao pois ao mnimo descuido pode-se trocar a ordem da documentao, teriam de ter qualificao e ter boa educao e civismo. E por fim, em termos morais teriam de ser ticos, discretos, delicados e diplomticos.

Ponta Delgada, 24 de Setembro de 2010


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