ARTICULO PRIMERO.

Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios4.Aplicacin desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000 La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestin, central e histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin Documental

ACUERDO 039
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental

(Octubre 31 de 2002)

3.Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su aprobacin Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tablas de Retencin Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia

1.Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

2.Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada. Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los administrativos, legales, jurdicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

ACUERDO 042 DEL 2002

Artculo 2. Obligatoriedad de la organizacin de los archivos de gestin, debern organizar sus archivos de gestin de conformidad con sus Tablas de Retencin Documental

Artculo 8. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin.

Artculo 7. Inventario documental. Establecer los criterios que deben seguirse para la organizacin de los archivos de gestin Las entidades de la Administracin Pblica adoptarn el Formato Unico de Inventario Documental, junto con su instructivo,

ART 3.Conformacin de los archivos de gestin y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retencin Documental aprobada, velar p or la conformacin, organizacin, preservacin y control de los archivos de gestin

Artculo 4. Criterios para la organizacin de archivos de gestin. Los documentos de apoyo no se consignarn en la Tabla de Retencin Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta