DIRECCION Y CONTROL DE INVERSIONES El xito futuro de una empresa depende en gran medida de las inversiones actuales.

De ah que sea esencial realizar con efectividad la planificacin, control y seguimiento de los proyectos de inversin. Inexplicablemente, as como la planificacin es objeto de gran preocupacin y el control se lleva a cabo con una gran preocupacin y el control se lleva a cabo con una eficiencia razonable, al seguimiento no se le presta a veces demasiada importancia. En un sentido amplio, el seguimiento de los proyectos abarca desde el momento de su concepcin hasta la auditora posterior a su funcionamiento. La vida de un proyecto se puede dividir en varias fases, a las que se ha de referir el seguimiento: 1. Creacin de ideas sobre proyectos de inversin. 2. Valoracin del proyecto. 3. Aprobacin del proyecto. 4. Incorporacin al presupuesto de inversiones. 5. Implantacin del proyecto. 6. Funcionamiento del activo objeto de la inversin. 7. Auditora del proyecto. La figura 1 indica la interrelacin existente entre estas fases y su dependencia respecto a una serie de funciones, como son, por ejemplo, el departamento financiero o el mercado de capitales. La planificacin de los proyectos de inversin y su incorporacin al presupuesto de inversiones forman parte del sistema de planificacin a largo plazo, que suele abarcar un perodo de 3, 5 tal vez 10 aos. Sobre todo en las industrias de uso intensivo de capital, es importante que la presupuestacin abarque varios aos, ya que la planificacin y construccin de una refinera de petrleo o de un embalse hidrulico, por ejemplo, son proyectos a largo plazo. CONTROL INTERNO El Control Interno se define como: Plan de organizacin y el conjunto coordinado de mtodos y medidas adoptados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su informacin contable, promover la eficiencia operativa y alentar la adhesin a las polticas prescritas por la gerencia. El sistema de control interno puede conceptualizarse como: Conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr a travs de una efectiva planificacin, ejecucin y control, el ejercicio eficiente de la gestin para el logro de los fines de la organizacin. Para tal eficiente gestin es conveniente tener en cuenta los siguientes controles atingentes al rubro inversiones de una compaa, sin embargo, luego de exponerlos en detalle, se enuncian los principales procedimientos de evaluacin que se concluy que eran los ms esenciales. En lo que respecta a la evaluacin de stos controles el auditor puede hacer uso de entrevistas, organigrama, flujograma, indagaciones y sobre todo de cuestionarios de control interno del rea. En el control interno existen siete objetivos bsicos de control como son: que toda transaccin sea registrada, que cada transaccin registrada sea real, est correctamente valorada, sea registrada oportunamente, est correctamente clasificada, resumida y registrada, sin olvidar la segregacin de funciones y salvaguardar de activos.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN CUANTO A SUS CONSIDERACIONES GENERALES a) Verificar que existan procedimientos de control respecto de las polticas de inversin de corto y/o largo plazo. b) Evaluar las polticas definidas en cuanto a la aplicabilidad dentro de la empresa y que su expresin sea por escrito. c) Que existan definidos procedimientos en cuanto a las guas de cmo tomar decisiones en cada caso en particular, evaluando las diversas alternativas presentadas. d) Asegurarse que se mantenga en conocimiento los elementos necesarios para tomar decisiones, de manera de asegurarse que no sean aprobadas con ligereza. Para ello debe mantenerse las normas vigentes de inversin, expectativas de inflacin, cotizaciones, tasas de inters del mercado, entre otras cosas. e) Que toda decisin determinada y evaluada sea debidamente autorizada. f) Adecuada segregacin de funciones. g) Control de registros y documentos contables. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN RELACION CON LOS PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS CONTABLES a) Asegurarse que existan y se mantengan registros de control sobre cada una de las inversiones. b) Efectuar conciliaciones peridicas de registros auxiliares con registros de cuentas del mayor. c) Asegurarse de la oportunidad de la informacin entregada para se registro. d) Que las operaciones efectuadas sean reales, que se omitan o dupliquen operaciones. e) Asegurarse que existan procedimientos de control adecuados para confiar en la clasificacin y presentacin en los estados financieros. En resumen, la determinacin del alcance de los procedimientos de auditora aplicables deben efectuarse despus de haber estudiado en general los siguientes aspectos del control interno: a) La adecuada segregacin de funciones con respecto a la adquisicin y venta de inversiones, registro en libros de las inversiones y de sus correspondientes productos, custodia de ttulos o documentos representativos de las inversiones, y cobro de los productos provenientes de las inversiones. b) Los procedimientos para la aprobacin de la adquisicin de los valores representativos de las inversiones, as como para la venta de ellas y para el registro de la utilidad o prdida en la venta. c) Los procedimientos existentes para autorizar el gravamen de las inversiones en garanta de prstamo u otras transacciones. d) El estudio peridico de las inversiones para determinar la valuacin correcta de ella y la posible necesidad de establecer provisiones para bajar de valor. e) Los procedimientos relativos a las inspecciones fsicas peridicas de los ttulos o documento que amparen las inversiones, por funcionarios o empleados que no sean los encargados de la custodia de los valores. f) La existencia de registros auxiliares en donde consten todos los datos necesarios para la identificacin de los documentos representativos de las inversiones.

SISTEMA CICLO DE INVERSIONES 1. - GENERALIDADES Ciertas compaas tienen la obligacin de respaldar sus reservas tcnicas y de patrimonio de riesgo con inversiones. Dichas inversiones aparecen representadas en los balances de las compaas de seguros, en el rubro Inversiones (activo circulante para otras entidades). Lo anterior se debe a que en algunas compaas, como las de seguro deben mantener un lmite de inversin para cumplir con los requerimientos de riesgos retenidos a favor de terceros, siendo ste uno de los problemas de las entidades aseguradoras, mantener un lmite de inversiones respecto al riesgo aceptado, entendindose como tal la posicin de la entidad aseguradora para liquidar y pagar, en cualquier momento los requerimientos eventuales de un siniestro o beneficio. CONTROL INTERNO DE LA APLICACIN INVERSION E INGRESO DE INVERSIONES Es importante destacar que la estandarizacin de procedimientos no significa necesariamente que la aplicacin bajo estudio involucre un bajo riesgo, lo que hace determinar dicho grado es el hecho de que se aplican procedimientos no rutinarios. Los procedimientos no rutinarios involucran la aplicacin de diversos clculos dependiendo de la inversin de que se trate, esta consideracin representa una justificacin para evaluarla como rea crtica, desde un punto de vista del control interno contable, pero para el control interno administrativo es la actividad decisoria que conlleva y para ello es necesario evaluarla en trminos de gestin empresarial. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Es necesario evaluar o verificar los siguientes aspectos del control interno de la compaa: La autorizacin de invertir en determinados documentos. El registro oportuno, total y exacto de las inversiones ejecutadas en los registros contables. Evaluar adecuada custodia de las inversiones. Segregacin de funciones en la valorizacin, control y custodia de las inversiones. Correcta aplicacin de las frmulas computacionales y/o manuales para valorizar las inversiones y verificar rutina de clculos. DESARROLLO a) La autorizacin de intervenir en determinados documentos Si bien es cierto, que las decisiones de inversin en la prctica son tomadas en funcin de las condiciones econmicas y prcticas imperantes en un determinado momento, es deseable la existencia de polticas de inversin que definan aspectos tales como: riesgo, diversificacin, plazos, montos por instrumentos, rentabilidad, entre otros. Para cerciorarse de que el sistema de autorizaciones est funcionando como est establecido, se debe efectuar un anlisis de la documentacin que respaldan las inversiones, tales como: actas de directorio, memorndum, formularios y comprobantes contables, los cuales deben contar con la firma de la persona autorizada para decidir sobre determinada inversin en funcin del tipo y monto de sta.

b) El registro oportuno, total y exacto de las inversiones efectuadas en los registros contables Consistir en verificar la existencia de manuales de procedimientos para el registro contable de las operaciones de inversin, debiendo dichos procedimientos estar conforme a lo establecido en los PCGA y Normas de la Superintendencia de Valores y Seguros. Haciendo uso de tcnicas tales como, cuestionarios de control interno, entrevistas observaciones oculares y anlisis de la documentacin, se debe verificar que el personal conozca y aplique, correctamente los procedimientos contables. As como que el registro se efecte oportunamente, considerando el total de las inversiones y con la veracidad que corresponda. c) Evaluar adecuada custodia de las Inversiones Verificar la existencia de un procedimiento que establezca las acciones a seguir desde el ingreso del documento hasta que sale de la compaa. Establecindose los objetivos documentos de control de entrada y salida, (dependiendo del mtodo utilizado), las personas responsables de la custodia de los documentos y l o los lugares fsicos donde sern guardados. Una vez determinado el procedimiento vigente se debe evaluar su aplicacin mediante la observacin ocular de l o los lugares fsicos donde son custodiadas las inversiones, evaluando conjuntamente las medidas de seguridad con que cuentan dichos recintos. d) Segregacin de funciones en la valorizacin, control y custodia de las inversiones Los procedimientos establecidos por la compaa para el ciclo de inversiones, debe tender al control mediante una separacin de responsabilidades, debiendo existir una subdivisin de labores entre los empleados encargados de las siguientes funciones: d.1) Adquisicin y Venta de Inversiones. d.2) Registro en libros de las Inversiones y de sus correspondientes productos. d.3) Custodia de los ttulos o documentos representativos de las inversiones. d.4) Cobro de los productos provenientes de las inversiones. A travs de la aplicacin de tcnicas tale como: la observacin, entrevistas, cuestionarios, flujogramas, se deben verificar que existan una adecuada segregacin de funciones. e) Correcta aplicacin de las frmulas computacionales y/o manuales para valorizar las inversiones y verificar rutina de clculo. Verificar que el proceso o elaboracin de la informacin de la compaa est siendo procesada de acuerdo a los procedimientos y controles establecidos. Su no adecuado cumplimiento puede inducir a manipulacin de datos, lo que podra afectar ya sea desde el punto de vista contable o desde un punto de vista de imagen. Para tal efecto se debe examinar el funcionamiento y cumplimiento de los siguientes controles: e.1) Controles de entrada al sistema Orientados a verificar que la informacin enviada a proceso cumpla con todos los requisitos bsicos, tales como fecha de envo, cdigo, hora, totales de control, VB de confeccin y otros, que la informacin digitada est sujeta a determinar controles (validacin). e.2) Controles de movimiento ingresados al sistema Despus de la verificacin del proceso, se debe examinar si los totales de cuadratura se llevan a cabo, ya sea por totales de montos, registros ledos, registros okay, rechazados y/o cualquier total.

e.3) Controles de actualizacin Que la informacin procesada est actualizada, vale decir, est limpia de errores, incluya los cambios efectuados, ya sea por venta de inversiones o adquisicin de nuevas inversiones y que, los parmetros como tasa de impuesto, rentabilidad y otros estn actualizados. e.4) Controles de clculos Se trata de comprobar si los clculos u operaciones aritmticas son efectuadas correctamente y cerciorarse si determinados parmetros han sido utilizados en las operaciones que corresponda. e.5) Controles de salidas Conviene cerciorarse de que se cuenta con respaldos de informacin por la ocurrencia de un eventual siniestro que interrumpira el proceso normal de la compaa. Que los errores detectados sean corregidos y nuevamente verificados por los controles de revisin. Que los controles de alarma funcionen cuando se suscita una situacin anormal en una operacin de proceso o reproceso. e.6) Controles de parmetros externos o tablas. Que los parmetros utilizados o ingresados al sistema para la realizacin de determinados clculos, sean los correctos y actuales. El que exista un buen control depender tambin de que los futuros sistemas a implementar en la compaa sean eficientes y eficaces y confiables en cuanto a la informacin que procesa, importantes tambin porque en l se incluye los procedimientos de auditoria y control que se utilizarn, posteriormente cuando entren en explotacin normal y deban ser auditados peridicamente. Ahora, cabe agregar que dado el volumen de las operaciones de las compaas de seguros. Los auditores utilizan software computacional para validar saldos, para tal efecto desarrollan programas especficos de auditora. Para ello el auditor debe contar con toda la informacin al respecto. N de archivos que genera, largo de los registros, descripcin de datos, largo de campos y otros. Con ella podr disear o adaptar su sistema y efectuar pruebas sobre los datos de los archivos magnticos. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR Inspeccin fsica de los ttulos o documentos representativos de la inversin - arqueo de inversiones. El arqueo de inversiones consiste en verificar fsicamente el nmero de inversiones segn un programa previamente establecido de la existencia de las inversiones, a una fecha de cierre determinada de los estados financieros. Sin embargo, dicho arqueo puede ser efectuado a una fecha anterior pero no muy alejada de dichos estados; ahora bien, cuando las inversiones son muy importantes, es recomendable que su recuento se produzca al cierre del ejercicio, lo que brinda mayor seguridad frente a la posibilidad de que operaciones efectuadas entre la fecha del arqueo y la del cierre pudieren ser omitidas en los registros contables (lo que puede ocurrir con mucha mayor facilidad que en los casos de efectivo y documentos a cobrar, sujetos a mayor cantidad de controles automticos). Los pasos concretos a seguir durante el arqueo consisten en: a.1) Examinar los ttulos, observando que estn emitidos de conformidad con lo dispuesto por las disposiciones legales en vigencia.

a.2) Tomar nota de los ttulos examinados, haciendo constar los datos que permitan su identificacin (nombre de la empresa, nmero de los ttulos, nmero de las acciones, valor nominal, etc.) as como el nmero de los ltimos cupones adheridos. a.3) Obtener el custodio que firme la planilla de arqueo en seal de conformidad por la devolucin intacta de los valores. Puede ocurrir que al momento del arqueo, los valores se encuentren en una caja de seguridad, en tal caso debe acordarse con los responsables de la llave de tal caja, una visita inmediata a la misma para completar los recuentos. a.4) En el caso de ttulos en custodia, tomar nota de los datos contenidos en los certificados de custodia, de tal modo de facilitar la realizacin de controles similares. a.5) Para corroborar la informacin obtenida de acuerdo con el punto anterior, solicitar a los custodios ajenos a la empresa la confirmacin directa de los valores en su poder. a.6) Evaluar la posterior evolucin de la cotizacin de estos valores entre la fecha de cierre del ejercicio y la del dictamen. Con el fin de determinar la eventual necesidad de que los estados contables contengan informaciones sobre posibles bajas en las cotizaciones o prdidas por ventas de estos bienes. Confirmacin directa y por escrito de la propiedad y la no existencia de restricciones o gravmenes. La confirmacin consiste en obtener una afirmacin escrita de alguien ajeno a la empresa, respecto a un hecho sobre el cual dicha persona est en condiciones de confirmarlo. Aplicada con propiedad es uno de los procedimientos ms tiles de que dispone un auditor y brinda elementos de juicio de gran confiabilidad. Puede emplearse para verificar hechos diversos. Tales como los importes adeudados a la empresa bajo examen por los dichos clientes de la misma, importes adeudados por la empresa, importes de depsitos bancarios, la existencia de litigios u otros pasivos contingentes, la existencia de bienes almacenados en depsitos pblicos y de ttulos de propiedad. Exigencia de la confirmacin b.1) Que un tercero independiente est informado sobre el asunto que le interesa al auditor. b.2) Que la afirmacin del informante sea obtenida directamente por el profesional, sin que exista la posibilidad de que la empresa bajo examen o cualquiera de sus empleados, influyan sobre la informacin o la modifiquen. Esto plantea el tema de mantener el control sobre las confirmaciones, requisito indispensable si se desea que el elemento de juicio obtenido mediante esta tcnica en particular tenga algn valor. El auditor debe asegurarse de que las respuestas a todos los pedidos de informacin sean enviadas directamente a l, sin que el personal de la empresa pueda tener la oportunidad de interferirlas en cualquier forma. Esto ltimo exige que el auditor tome las medidas de control detalladas y extremadamente importantes que a continuacin se indican: 1) Una vez que la compaa ha preparado las cartas pidiendo las confirmaciones a los clientes, stas deben ser entregadas al auditor para su aprobacin final y despacho. Este debe examinarlas para asegurarse de que los nombres, las direcciones y los importes concuerdan con los registros de cuentas por los pedidos y tambin ayuda a mantener el control sobre el procedimiento de confirmacin. 2) El pedido de confirmacin debe ser colocado en el sobre por el audito y l mismo debe despachar los sobres por correo. 3) El sobre en que se despacha el pedido de confirmacin debe llevar como remitente el del auditor, de modo que en caso de no llegar a destino, por cualquier causa que sea, vuelva a las manos del auditor y ste pueda investigar la causa de la devolucin. 4) Dentro del pedido de confirmacin debe incluirse un sobre franqueado con la direccin del auditor, con el fin de asegurarse de que la respuesta le ser enviada directamente a l y no estar por parte de la empresa o miembros de su personal.

Las diversas etapas a ser seguidas cuando se aplica la tcnica de la confirmacin a diferentes aspectos o fases de verificacin varia, pero en general las exigencias de control son las mismas en todos los casos. Valorizacin de las inversiones. Implica bsicamente verificar si las inversiones han sido valorizadas de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados y a normas dictadas por la Superintendencia de Valores y Seguros. Lo anterior est referido a la adecuada clasificacin de las inversiones, para utilizar el mtodo correcto, sea ste costo corregido o valor de mercado el menor, valor patrimonial proporcional, valor presente o valor actual. Luego se deben efectuar reclculos respecto a la correccin monetaria, participacin en resultados cuando el tipo de inversin lo requiera y proporcin patrimonio entidad emisora. Evaluar la posterior evolucin de la cotizacin de estos valores entre la fecha de cierre del ejercicio y la del dictamen, con el fin de determinar la eventual necesidad de que los estados contables contengan informaciones sobre posibles bajas en las cotizaciones o prdidas por ventas de estos bienes. Verificacin del registro exacto de las inversiones. Con posterioridad al arqueo, se deben cotejar los resultados obtenidos con lo que arrojan los registros contables, verificando que estos contengan todas las anotaciones correspondientes a las operaciones efectuadas hasta el momento del arqueo. Adems, los datos acerca de la numeracin de los ttulos y de los ltimos cupones adheridos deben ser comparados con los del arqueo anterior o las constancias por las altas del perodo, investigndose las discrepancias observadas. La falta de coincidencia en la numeracin de las acciones implicara que se han realizado operaciones de compras y ventas y la falta de determinados cupones, que los mismos han sido empleados con algn fin (cobrar dividendos en efectivo o en acciones, recibir acciones por capitalizaciones de ganancias, reservas o actualizaciones contables, ejercer el derecho de preferencia para suscribir nuevas acciones, etc.); en todos esos casos debe investigarse la contabilizacin de las operaciones citadas. Verificacin lmite de inversiones. La base para analizar este aspecto, esta dada por las normas establecidas en la ley n18.660. A travs de procedimientos de reclculo, consiste en sumatorias de instrumentos representativos de inversiones, ya sea por su tipo, de un mismo emisor o de un grupo empresarial, debiendo cada valor dividirse por el monto en que se basa la limitacin, obtenindose como resultado un factor que debe ser inferior o igual al lmite mximo fijado. A manera de ejemplo se sealan los siguientes casos: e.1) ttulos emitidos o garantizados por el Estado. Sumatoria de los ttulos = Factor Reserva tcnica y Patrimonio de Riesgos El factor resultante debe ser menor o igual a 0.50 e.2) Depsitos a plazo, letras de crdito, bonos, pagars, debentures y acciones. Se aplica la misma divisin sealada en la letra anterior, considerando los ttulos correspondientes y debiendo en este caso, el factor resultante, alcanzar un valor menor o igual a 0.40

Dictamen El dictamen emitido por los auditores externos deber explcitamente que los estados financieros han sido preparados de acuerdo con las normas de la Superintendencia de Valores y Seguros y con principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Deber indicar adems, que el examen se practica de acuerdo con procedimientos de auditora de conocimiento general. El dictamen deber incluir en forma explcita una mencin a cada uno de los alcances o salvedades de relevancia que se hayan detectado, identificando la cuenta y/o ciclo afectado, como por ejemplo, aquellos casos en que las cuentas de mayor difieren materialmente de su respaldo computacional u otros, como asimismo cuando la compaa no confecciona anlisis de cuentas que respalden los saldos de mayor. METODO DE REGISTRO Y CLCULO Las inversiones representadas en acciones y en cuotas o partes de inters social, se registran por su costo histrico. Las dems inversiones, como bonos, cdulas, certificados, etc., se contabilizarn por su valor nominal. Sin embargo, en caso de presentarse diferencias entre este ltimo y el costo histrico, con el propsito de no quebrantar las normas contables bsicas de "valuacin o medicin", tales diferencias se controlarn a travs de cuentas auxiliares complementarias de la inversin, especficamente en los ttulos en que se presente la diferencia. Para el efecto, se utilizarn los rubros Descuento por Amortizar o Prima por Amortizar. El costo histrico incluye las sumas en que se incurre para la compra de la inversin, el cual, para el caso de las inversiones representadas en acciones y cuotas o partes de inters social se ajustar mensual o anualmente, reconociendo el efecto inflacionario de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes. PRESENTACION Y CLASIFICACION EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

Inversiones: Debe ser presentada en el Estado de Situacin. Las inversiones, segn su objetivo o plazo, pueden ser activos corrientes o no corrientes. Por costumbre, se suelen calificar las inversiones como activo corriente, pero esto no sierre es as, puesto que aquellas inversiones permanentes, son indiscutiblemente no corrientes. A este grupo pertenecen las cuentas: -Inversiones en accin. -Inversiones en bonos u obligaciones. -Inversiones en fondos de participacin. -Inversiones en Inmuebles. -Inversiones en compaas filiales.

IRREGULARIDADES MS COMUNES Existencia de inversiones de alto riesgo.

 Existencia de inversiones en empresas que se encuentran en cesacin de pagos. Falta de una valor de cotizacin conocido. Situacin de economas en recesin que dificulten el cobro de la renta, amortizacin y la recuperacin del monto invertido. Inadecuada separacin de funciones entre quienes aprueban, registras y custodian los ttulos. No existen medidas de custodia adecuadas. No se concilian los saldos contables con las existencias fsicas. No se lleva un registro de vencimientos de inversiones.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO rea de Inversiones Objetivos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Verificar que las polticas de inversin cumplan con la regulacin aplicable. Verificar que todas las transacciones de inversiones sean debidamente autorizadas y documentadas. Verificar que el acceso a las inversiones y sus expedientes sea permitido slo segn autorizado por la gerencia. Verificar que todas las transacciones de inversiones sean debidamente registradas, clasificadas y amortizadas. Verificar que todas las inversiones sean debidamente valoradas y clasificadas. Verificar que las prdidas y/o ganancias en la venta de inversiones sean debidamente contabilizadas. Autorizacin 1. Tiene la cooperativa una poltica de inversiones por escrito que haya sido establecida por la Junta de Directores y cubra: a. la asignacin de autoridad y responsabilidad por las inversiones? b. los objetivos de inversin? c. los tipos de inversiones en los cuales se puede invertir? d. los lmites a invertir en cada uno de los tipos de inversin? e. las excepciones a las polticas, si alguna? f. el establecimiento de provisiones para posibles prdidas? g. las polticas para la seleccin de las casas de corretaje? h. la clasificacin y valoracin de las inversiones, incluyendo el mtodo que se va a utilizar? i. los procedimientos para analizar las transacciones de inversiones e informes a la gerencia sobre detalles importantes en stas, as como sugerencias? j. otras polticas reguladoras? requeridas por las agencias Procedimientos de Control Interno 2. Se imponen lmites a los oficiales autorizados a invertir? 3. Existen procedimientos para que la gerencia seleccione y monitoree las actividades de inversin que hace la casa de corretaje? La cooperativa mantiene una lista de las firmas autorizadas y casas de corretaje, y la misma es revisada peridicamente? Se les prohbe a las casas de corretaje y agentes que sirven a la cooperativa el ejercer discrecin absoluta al tomar decisiones sobre las inversiones? La documentacin de las transacciones de inversin es verificada peridicamente para asegurarse de que estn siendo debidamente autorizadas?

7. La Junta de Directores es quien tiene la ltima palabra en las inversiones a realizar por la cooperativa? 8. Los prospectos de inversiones y cambios en las polticas de inversin son aprobados por la Junta de Directores y la aprobacin es incluida en las minutas? La pignoracin de las inversiones es aprobada por la Junta de Directores y la aprobacin es incluida en las minutas? 10. La persona responsable de las inversiones prepara informes a la gerencia y a la Junta de Directores indicando las inversiones que posee la cooperativa, su valor nominal, valor en los libros y valor en el mercado? Segregacin de Tareas Incompatibles y Controles de

11. Existe una segregacin de tareas adecuada entre el personal que aprueba, ejecuta, registra y reconcilia las transacciones y cuentas de inversiones? 12. Las inversiones son registradas a nombre de la cooperativa? 13. Los expedientes de la inversiones se mantienen bajo un control dual? 14. Se encuentran las inversiones fsicamente resguardadas para prevenir su uso no autorizado, extravo, hurto u otra prdida? 15. A los empleados a cargo de las inversiones se les requiere que tomen vacaciones y se asigna a otros empleados a cubrir esas funciones mientras la persona est ausente? Registro 17. Las entradas contables de las transacciones de inversiones son revisadas por algn supervisor para determinar que la clasificacin de las mismas es: a. hecha y documentada al momento de la adquisicin o transferencia? b. consistente con las polticas de inversin de la cooperativa? 18. Los expedientes de las inversiones son reconciliados con el mayor general y los estados de cuenta por lo menos mensualmente? 19. La prdidas o ganancias no realizadas en las inversiones es debidamente documentada y determinada mediante la reconciliacin del valor en libros con el valor en el mercado? 20. La clasificacin de las inversiones (mercadeables, retenidas al vencimiento o disponibles para la venta) es revisada peridicamente? 21. Los ajustes a las cuentas de inversiones son revisados y aprobados por la gerencia? 22. El cmputo de ingreso de intereses y dividendos, incluyendo la amortizacin de primas y/o descuentos, es documentado y verificado para asegurar su exactitud? CARGOS DIFERIDOS Estn constituidos por cuentas representadas por gastos que generalmente no ocurren de manera repetida, que no corresponden a operaciones normales de la empresa y cuyos efectos sean atribuibles a los resultados de varios ejercicios futuros. Las diversas partidas que integran esta agrupacin deben mostrarse separadamente, cuando sean de relativa importancia. Debe indicarse en notas la base de valuacin, el mtodo de amortizacin, el monto aplicable al ejercicio y el ao en que extinguirn tales cargos. Deben mostrarse separadamente, cuando sean de importancia las siguientes partidas: * Gastos de organizacin. * Gastos de desarrollo. * Gastos de investigacin. * Gastos de explotacin. * Y otras de naturaleza semejantes. El auditor debe poner mucha atencin en este componente del activo, ya que en l se encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro. OBJETIVOS DE AUDITORIA PARA GASTOS DIFERIDOS * GENERALES Obtener suficiente evidencia acerca de: * Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los prximos ejercicios periodos, por los cuales se ha contrado una obligacin o desembolsado fondos. * Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos estn adecuada e ntegramente contabilizados en los registros correspondientes. * Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos estn registradas o atribuidas al periodo adecuado. * Los montos de esta cuenta estn debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los trminos de la transaccin y las normas contables. * Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuacin de acuerdo a las normas contables. * ESPECFICOS * Obtener certeza de la realidad de los valores registrados. * Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensin de estos saldos y transacciones que afectan la cuenta.

* Verificar que los plazos de amortizacin que se manejaron durante el periodo sean los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro. PROGRAMA DE AUDITORIA Para validar la informacin que la empresa suministra, con respecto a los Gastos Diferidos, se debe fijar el siguiente programa de auditora desarrollando los puntos que describimos a continuacin: * PRUEBAS SUSTANTIVAS * Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluacin: * Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora aplicables de acuerdo a las circunstancias. Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones. * Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias. * PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO * Verificar que la gerencia realiza revisin peridica del valor contable y el plazo de amortizacin de los cargos diferidos. * Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga aspectos dudosos, para comprobar as la veracidad de saldos y transacciones. * Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. * Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogacin de los gastos pagados por anticipado, para comprobar as la valuacin de este componente. * Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan polticas para la adecuada utilizacin de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa. * Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. La cuenta diferidos est constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA GASTOS DIFERIDOS * Preparar un anlisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando la base y determinando la correccin de los costos de las acumulaciones y las cancelaciones. * Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas inusuales o significativas. * Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco comunes. * Examinar los asientos del registro de seguros en el ao comprobarlos contra las facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones. * Examinar las plizas de seguros en vigor al fin de ao; anotar quien, qu y por cuanto est asegurado y la importancia de cualquier clusula especial; comparar las partidas pendientes con el registro. * 6 Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones. * Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estn de acuerdo al saldo registrado en libros * Buscar activos de esta categora no registrados: * Examinando documentos no anotados. * Examinando documentos posteriores a la fecha del balance. * Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre. * Preparar cdula de diferidos. * Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicacin para ellos * Investigar la existencia de saldos crdito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo.

PREPAGADOS Y CARGOS DIFERIDOS El Control Interno de las Gastos Pagados Por Anticipado y los Cargos Diferidos, est representado por el conjunto de polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad. Cuando implementamos los Controles Internos para los Gastos Pagados Por Anticipado, debemos tener en cuenta que estos estn constituidos por bienes o servicios que la empresa ha pagado por adelantado, y que aun no han sido recibidos. Al momento de pagarse se entra en posesin de un derecho (Activo Circulante), para uso exclusivo de la empresa y que no sern utilizados en el proceso productivo, a medida que se va recibiendo el servicio o se va consumiendo el activo, se va transformando en gasto, por lo que debe cargarse al tipo de gasto que le corresponda. Dentro de este grupo, los ms utilizados son: Seguros pagados por anticipado Alquileres pagados por anticipado Intereses pagados por anticipado

En cuanto a la ejecucin de Controles Internos en los Cargos Diferidos, observamos que estos gastos son por montos significativos que generalmente no ocurren de manera repetida, representan los pagos efectuados por servicios ya recibidos, que beneficiaran a la empresa durante varios ejercicios econmicos. Dentro de los ms conocidos, tenemos: Gastos de Organizacin Gastos de desarrollo Campaa publicitaria Mejoras a propiedad arrendada.

Los controles internos para ambas cuentas, se basan en la normativa que rige la empresa, plasmada en los manuales de procedimientos. Por tal motivo, cuando vamos a efectuar los manuales, tomamos en consideracin: 1.- Principios de Contabilidad: a) Del valor histrico original: Deben registrarse al valor realmente pagado por ellos. b) De la realizacin y del periodo contable: Los diferidos deben afectar los resultados del ejercicio a que correspondan. De ah la necesidad de diferir su aplicacin a los resultados, justamente para afectar correctamente los ejercicios que reciban el beneficio del gasto pagado anticipadamente. c) De la consistencia: En el concepto, o sea erogaciones semejantes deben considerarse igualmente cargos diferidos. En la aplicacin a resultados, es decir que el procedimiento y la base de aplicacin a gastos debe ser semejante ao con ao. d) Criterio Prudencial: Puesto que los cargos diferidos, en estricto sentido son gastos, (especialmente los gastos por amortizar) es conveniente que se apliquen a resultados lo ms rpidamente posible mediante tasas altas de amortizacin.

2.- Las funciones y limitaciones que tiene el personal encargado. 3.- Las polticas de amortizaciones de los cargos diferidos se har as: Por concepto de organizacin y pre operativos y programas para computador (Software), en un perodo no mayor a cinco (5) y a tres (3) aos, respectivamente. Por concepto de tiles y papelera, se amortizarn en funcin directa con el consumo. Por concepto de mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, se amortizarn en el perodo menor entre la vigencia del respectivo contrato (sin tener en cuenta las prrrogas) y su vida til probable, cuando su costo no es reembolsable. Por concepto de publicidad y propaganda se amortizarn durante un perodo de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable. Por concepto de impuestos, se amortizarn durante la vigencia fiscal prepagadas.

Por concepto de contribuciones y afiliaciones, se amortizarn durante el perodo propagado pertinente. Por otros conceptos, se amortizarn durante el perodo estimado de recuperacin de la erogacin o de obtencin de los beneficios esperados. Segn lo antes expuesto, se podran implementar los siguientes Controles Internos: 1.- Gastos Pagados Por Anticipado o Prepagadas: a) Para los Seguros Pagados Por Anticipado: Preparar una carpeta con el nombre y cdigo de esta cuenta. Preparar un formato en Excel, en donde contemple la siguiente informacin: Empresa contratante Tipo de pliza Numero de pliza Fecha de inicio Fecha de culminacin Monto total Forma de pago: Efectivo o cheque Periodo de amortizacin Monto de amortizacin Observaciones Anexar las copias de las plizas de seguros contratadas. Anexar las copias de los soportes de pago. El registr o vacio de las amortizaciones debe realizarse constantemente. b) Para los Alquileres Pagados Por Anticipado: Preparar una carpeta con el nombre y cdigo de esta cuenta. Preparar un formato en Excel, en donde contemple la siguiente informacin: Derecho adquirido (terreno, edificio, local, etc.) Arrendador Arrendatario Periodo del contrato de arrendamiento Fecha de inicio Fecha de culminacin Monto total Forma de pago Periodo de amortizacin Monto de amortizacin Condiciones relevantes del contrato Anexar las copias de los contratos de arrendamientos.

Anexar las copias de los soportes de pago. El registr o vacio de las amortizaciones debe realizarse constantemente. c) Para los Intereses Pagados Por Anticipado: Preparar una carpeta con el nombre y cdigo de esta cuenta. Preparar un formato en Excel, en donde contemple la siguiente informacin: Nombre de la Institucin Bancaria Monto original del prstamo Numero del prstamo Tiempo de duracin del crdito Fecha de apertura del crdito Finalizacin del crdito Monto de los intereses pagados por anticipados Periodo de amortizacin (mensual, trimestral, etc.) Observaciones.

Anexar las copias de los contratos del crdito, junto con la tabla de amortizacin del mismo. Anexar las copias de los soportes (estado de cuentas bancarias en donde se contempla la operacin) El registr o vacio de las amortizaciones debe realizarse constantemente. Nota: Estos controles pueden ser llevados de manera fsica o digital. Lo importante es que al momento de solicitarlos estn disponibles de manera inmediata. 2.- Cargos Diferidos: Preparar una carpeta de Cargo Diferidos, debido a que estos se llevara de forma global. Preparar un formato en Excel, en donde contemple la siguiente informacin: Tipo de Gasto Diferido Sub-divisin del Gasto Diferido Monto individual de los Gastos Diferidos Monto total a amortizar Periodo de amortizacin Forma de pago Fecha de inicio Fecha de culminacin Anexar las copias de las facturas y de los soportes de pagos (estado de cuentas bancarias en donde se contempla los desembolsos realizados). El registr o vacio de las amortizaciones debe realizarse constantemente. Nota: Este tipo de Control es nico, debido a que se realiza una vez por la Organizacin, mayormente en su nacimiento, por ser un gasto fuerte, se considera un Activo, por lo tanto este tiene un periodo de amortizacin en varios aos. Y la porcin de amortizacin es la misma anualmente. Podramos concluir: Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los prximos ejercicios periodos, por los cuales se ha contrado una obligacin o desembolsado fondos. Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos estn adecuada e ntegramente contabilizados en los registros correspondientes. Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos estn registradas o atribuidas al periodo adecuado. Los montos de esta cuenta estn debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los trminos de la transaccin y las normas contables.

 Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuacin de acuerdo a las normas contables. METODOS DE REGISTRO Y CALCULOS Los activos diferidos, a pesar de estar clasificados como un activo, no son otra cosa que unos gastos ya pagados pero an no utilizados, cuyo objetivo es no afectar la informacin financiera de la empresa en los periodos en los que aun no se han utilizado esos gastos. Por diferentes circunstancias, la empresa decide comprar o pagar algunos gastos que no utilizar de forma inmediata, sino que los ir utilizando, consumiendo con el transcurso del tiempo, y mientras esto sucede, permanecen en calidad de activos. Algunos de los gastos que suelen ser pagados de forma anticipada son los arrendamientos, seguros, papelera, etc. Nuestro plan nico de cuentas, dentro de los activos diferidos, hace una distincin entre gastos pagados por anticipado y cargos diferidos, pero en el fondo significan lo mismo. En la media en que estos activos se vayan utilizando se van llevando al gasto (amortizando), para que la contabilidad refleje la realidad de los hechos. Los gastos aun no utilizados por la empresa deben permanecer en el activo, y una vez ese activo diferido empiece a contribuir en la generacin del ingreso, deber irse reconociendo como gasto, en aplicacin de uno de nuestros principios de contabilidad (Principio de asociacin), segn el cual, el gasto debe asociarse al ingreso al que ha contribuido a generar, o lo que es lo mismo, a cada ingreso se debe asociar su respectivo gastos, en el entendido que no puede haber un ingreso sin haber incurrido en un gasto. Si los gastos pagados de forma anticipada se llevaran al gasto y no al activo, estaramos imputando unos gastos que no tienen ninguna relacin con el ingreso, puesto que un gasto no utilizado no podr contribuir de forma alguna a la generacin de ingresos. III. Registro: Se registran solo como activos para poder amortizarlo. Se encuentran en el Balance general despus de las inversiones permanentes.

En otras palabras si se decide reflejar cualquiera de los gastos de apertura o expansin de un negocio como gasto amortizable, el registro contable se har dndole apertura a la cuenta de gasto (activo diferido) y abonando a una cuenta de caja o banco, por ejemplo: Asiento de Registro. -XGASTOS DE INSTALACION CAJAO BANCO P/R apertura o creacin de los gastos de constitucin. -XAmortizacin de Gasto de instalacin Amortizacin acumulada de gasto de instalacin. P/R la amortizacin acumulada del gasto de instalacin 31/12/XX XXX XXX XXXX XXXX

Amortizacin acumulada de gasto de instalacin Amortizacin de Gasto de instalacin

XXX XXX

Mtodos de Amortizacin Los activos diferidos deben ser amortizados en la medida en que se van utilizando, en la media en que se van gastando o consumiendo. Diferente al caso de la depreciacin de activos fijos, la amortizacin de activos diferidos no est sujeta a la vida til de x o y concepto, sino que por lo general, se amortizar segn se vayan consumiendo o gastando los activos, luego, la amortizacin se podr hacer un unos meses o en varios aos, segn la realidad de cada empresa y de cada costo o gasto. No obstante, en cuanto a los cargos diferidos, la norma ha considerado algunas pautas a considerar a la hora de amortizar algunos conceptos: La amortizacin de los cargos diferidos se har as: - Por concepto de organizacin y preoperativos y programas para computador (Software), en un perodo no mayor a cinco (5) y a tres (3) aos, respectivamente. - Por concepto de tiles y papelera, se amortizarn en funcin directa con el consumo. - Por concepto de mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, se amortizarn en el perodo menor entre la vigencia del respectivo contrato (sin tener en cuenta las prrrogas) y su vida til probable, cuando su costo no es reembolsable. - Por concepto de descuento en colocacin de Bonos Obligatoriamente Convertibles en Acciones (BOCEAS), durante el plazo para la redencin o conversin de los ttulos. - Por concepto del Impuesto de Renta Diferido Dbito por Diferencias Temporales, se amortizarn en el momento mismo que se cumplan los requisitos de Ley y reglamentarios de que tratan las disposiciones fiscales, segn la naturaleza de la deduccin pertinente o cuando desaparezcan las causas que la originaron para las derivadas de proteccin de inversiones, bienes recibidos en pago o gastos estimados para atender contingencias; para estos efectos no ser deducible la prdida en enajenacin de acciones o cuotas de inters social; su amortizacin se har directamente contra la provisin del impuesto de renta corriente en la vigencia fiscal correspondiente. - Por concepto de publicidad y propaganda se amortizarn durante un perodo de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable. - Por concepto de impuestos, se amortizarn durante la vigencia fiscal prepagada. - Por concepto de contribuciones y afiliaciones, se amortizarn durante el perodo prepagado pertinente. - Por otros conceptos, se amortizarn durante el perodo estimado de recuperacin de la erogacin o de obtencin de los beneficios esperados. Los cargos diferidos no monetarios debern ajustarse por inflacin de acuerdo con las normas legales vigentes. Al tratar los diferentes mtodos amortizativos debemos hacer referencia de forma previa a algunos conceptos relativos a las formas de calcular la amortizacin Vida til: la vida til de un activo es el nmero de aos de duracin del mismo. Base de amortizacin: es la diferencia entre el valor de adquisicin del activo y su valor residual. tipo de amortizacin: es el porcentaje que se aplica sobre la base amortizable para calcular la amortizacin anual. Hay dos formas de contabilizar la amortizacin: El Mtodo Directo: Se utiliza para la amortizacin de los gastos amortizables El Mtodo Indirecto: Se utiliza para la amortizacin de los inmovilizados Inmaterial y Material Para calcular la cuota de amortizacin para un periodo determinado existen diferentes mtodos: a) Amortizacin segn tablas b) Amortizacin constante, lineal o de cuota fija Este mtodo como su propio nombre indica las cuotas de amortizaciones son constantes. A cada ejercicio econmico se le asigna la n-esima parte del valor de amortizacin. Frmula c) Amortizacin degresiva con porcentaje constante Consiste en aplicar un porcentaje fijo sobre el valor contable del ltimo Balance.

 Primero se calcula la cuota constante. Suponiendo que el periodo de amortizacin lineal segn tablas es de 10 aos haramos: 100 Cuota Constante = _____ = 10% 10 Segundo multiplicaramos la cuota constante por uno de estos tres Coeficientes en funcin de la vida til. * Si la vida til es inferior a 5 aos: x 1.5 * Si es igual o superior a 5 aos e inferior a 8 aos: x 2 * Si es igual o superior a 8 aos: x 2.5 d) Amortizacin degresiva por suma de dgitos La forma de efectuar el clculo es la siguiente: Se forma una serie numrica decreciente asignando al primer Trmino de la serie un nmero igual al periodo de amortizacin, Por ejemplo 10 y se suman. 10 + 9+8+7+6+5+4+3+2+1 = 55 Se obtiene la cuota de amortizacin por dgito dividiendo la base Entre la suma de los dgitos. Base a amortizar Cuota por dgito = Suma de dgitos = 100.000 _________ 55 = 1818

Se calcula la cuota de amortizacin multiplicando la cuota por Dgito por el valor numrico del dgito que corresponda en la Serie numrica. Por ejemplo: el 1 ao sera 10 x 1818; y el 4 1818 x 7; etc. e) Amortizacin degresiva por progresin aritmtica decreciente Vemoslo con un ejemplo: Hallar la amortizacin de una mquina cuyo precio de coste fue $ 100.000 y se le calcula un valor residual de $10.000 y una vida til de 5 aos, suponiendo que el primer ao se le aplica un 30%. t + (t-r) + (t-2r) + (t-3r) + (t-4r) = 100% 5 t - 10 r = 100 si sustituimos t por 30 nos quedara 150 - 10r = 100 r = 50/10 = 5 f) Amortizacin progresiva Consiste en imputar a la explotacin menos amortizacin en los primeros aos que en los siguientes. Podr calcularse aplicando los tipos en progresin aritmtica creciente. Operaramos de la misma forma que en el caso anterior slo que la razn ira sumndose al porcentaje inicial. g) Amortizacin variable Consiste en calcular la amortizacin sin aplicar criterios aritmticos, sino efectuando cada ao un informe que hace un perito Se corre el riesgo de seguir un criterio de conveniencia del empresario ms que el de depreciacin real. Tambin puede considerarse amortizacin variable, cuando se cambia de criterio una vez fijado o establecido uno. h) Amortizacin acelerada De un activo a un ritmo superior al normal. En algunos casos, la amortizacin puede ser fiscalmente deducible a pesar de hacerse en un plazo inferior al habitual Contablemente se opera de la misma manera. La diferencia ser fiscal no contable. i) Amortizacin libre

 reconoce la libertad de amortizacin para cierta clase de sociedades que desarrollan actividades de exploracin, investigacin, explotacin de yacimientos minerales y dems recursos geolgicos; tambin para empresas encuadradas en sectores declarados de inters preferente, produccin forestal, investigacin y explotacin de hidrocarburos. PRESENTACION Y CLASIFICACION EN LOS ESTADOS FINANCIEROS Cargos diferidos: Cuyo servicio se estime se va recibir en los prximo doce meses, deber ser presentado en el Estado De Situacin dentro del grupo de activos no corriente, junto con las cuenta de gastos pre- pagados. La porcin del cargo diferido que valla siendo consumida en cada, periodo, ira siendo registrada en la cuenta de amortizacin acumulada que corresponda al gasto diferido en cuestin. El gasto consumido en el Estado de resultado al cierre. IRREGULARIDADES MS COMUNES El problema se generara al amortizar los gastos pagados por anticipado ya que estos no se llevan a una sola cuenta y al no poder identificar los gastos pagados directamente al proveedor o producto de amortizaciones lo que hara necesario crear dentro de la cuenta una con mas dgitos en donde solo se registren las amortizaciones o en el mismo gastos colocar el nit del proveedor con un digito que identifique que proviene de una amortizacin. Irregularidades ms comunes encontradas durante la auditoria de prepagados y cargos diferidos 1. Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen razonabilidad para sustentar los hallazgos significativos por los resultados de las comprobaciones. 2. Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen los resultados lo suficientemente claros, comprensibles y detallados. 3. No cumplimiento de los objetivos de la auditoria, su alcance y metodologa. 4. No evaluar correctamente los resultados expuestos, segn legislacin establecida. 5. No definir las responsabilidades ante los incumplimientos que afecten la buena marcha de la organizacin. 6. No facilitar el seguimiento para determinar si se adoptan las medidas correctivas apropiadas. 7. El contenido del Informe no es utilizado oportunamente por los responsabilizados e interesados 8. No participacin de los directivos y funcionarios facultados, para discutir los resultados del Informe. Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal interpretacin u omisin deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros cambios intencionados en los registros contables bsicos. AUDITORIA DE OTROS ACTIVOS ACTIVOS PREPAGADO Son erogaciones de dinero hechas por adelantado, por gastos que se van a causar o por servicios a percibir en el futuro. En trminos generales los gastos pagados por anticipado representan bienes o servicios, cuya aplicacin a los resultados de operacin se hace conforme a estos sean utilizados o devengados. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son: Seguros Pagados por Anticipado Intereses Pagados por Anticipado Impuestos Pagados por Anticipado Alquileres Pagados por Anticipado Entre otros. OBJETIVOS DE AUDITORIA PARA LOS ACTIVOS PREPAGADOS 1. Determinar que son aplicables a periodos a futuros de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. 2. cerciorarse que representen razonablemente el costo de los beneficios que sern reflejados en operaciones futuras. 3. comprobar que se trate de servicios pagados por anticipados o recompras de artculos y tiles sujetos a consumo, que afecten los resultados de operacin conforme se utilicen.

4. comprobar que las aplicaciones o resultados en el ejercicio, correspondan a las porciones devengadas por servicios, efectivamente recibidos o consumados efectuados. 5. comprobar su correcta valuacin. 6. cerciorarse que haya consistencia en la poltica de tratamiento de estos activos. 7. comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros. 8. evaluar el sistema de control interno. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PARA LOS ACTIVOS PREPAGADOS El Control Interno es el Plan de organizacin, las polticas, normas y procedentes, implementadas por la gerencia de la empresa. El objetivo es salvaguardar los activos de la empresa mediante la prevencin y deteccin de errores e irregularidades. Para los Pagos Anticipados se elabora cuestionarios que es el siguiente: La adecuada autorizacin de gastos. Mantenimiento de Registros Contables suficientemente detallados que muestran la amortizacin o aplicacin de las partidas registradas como pagos anticipados. La autorizacin para efectuar el desembolso, suele consistir en la solicitud de un cheque que debe estar justificado por algn documento de origen externo, como de recibo de alquiler, factura, pago de seguro. Una vez extendido debera firmarse por algn otro Ejecutivo y a continuacin ser enviado por correo directamente al beneficiario, no debe devolverse a quien autoriz inicialmente el desembolso. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA ACTIVOS PREPAGADOS Analice las cuentas para determinar su contenido. Examine la evidencia comprobatoria tal como plizas de seguros, para determinar lo razonable de los costos cargados a las cuentas de activos. Revise los procedimientos adoptados por el cliente para la aplicacin de los gastos a los perodos beneficiados y determinar la racionalidad general del programa de amortizacin. Calcula los saldos por amortizar que debern mantenerse como activos y los importes que, por haber expirado, debern cargarse a cuentas de gastos. Localice las deficiencias en el sistema de Control Interno, sobre los desembolsos de este tipo, y haga sugerencias para su conversin. Aplique el cuestionario de control interno a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que algunas respuestas deben ser confirmadas. Elabore una cdula donde se aprecie la composicin de este saldo al cierre del ejercicio a examinar y compare esta cifra con su cuenta de control, as como cada saldo con el mayor auxiliar. Examine las plizas y fianzas en vigencia y prepare una hoja de trabajo indicando: nmero de pliza, compaa aseguradora, activos asegurados, riesgos cubiertos, importe del seguro, prima total pagada y prima diferida al final del ao. Compruebe la exactitud aritmtica de las primas diferidas. Comente sobre la suficiencia de las cantidades aseguradas en relacin con el valor de los activos asegurados y con el grado de riesgo en el manejo de fondos activos. Asegrese que las plizas estn vigentes y compruebe que estn debidamente custodiadas. Inspeccione plizas de seguro de vida de los empleados y asegrese que estn al da. Solicite los contratos de alquileres y prepare extractos de las principales clusulas: Verifique la correccin del clculo por los alquileres pagados por adelantado y aprecie la razonabilidad del cargo a gastos del ejercicio examinado. Compruebe la correcta contabilizacin. Compruebe la exactitud aritmtica de la porcin diferida y la afectada a gastos del ejercicio (seguros, alquileres o intereses pagados por adelantado). METODO DE REGISTRO Y CLCULO PARA ACTIVOS PREPAGADOS El nombre de la cuenta dice que se movilizar la misma para agrupar todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias que obligan a emplear esta cuenta. Por ejemplo las plizas de seguros se suelen pagar por adelantado y no ser justo que se carguen como gastos del mes los desembolsos efectuados dentro del mes, pero que corresponden a meses sucesivos. Estas cuentas son de origen deudor, se debitan cuando se paga un gasto por anticipado, se acreditan cuando se va consumiendo el gasto pagado por anticipado. Ejemplo:

15/06/2011_______________1______________ Seguros pagados por anticipado xxx Banco xxx Para registrar el pago anticipado de seguros. 31/12/2011_______________2______________ Gasto de Seguro xxx Seguros pagados por anticipado xxx Para registrar el consumo del seguro pagado por anticipado De igual manera, los gastos pagados por anticipado se consideran como un Activo, por que nos dan el derecho de disfrutar de un servicio equivalente a la cantidad pagada anticipadamente. Los gastos pagados por anticipado tienen como caracterstica que su valor va disminuyendo conforme se van consumiendo o conforme transcurre el tiempo. Otro ejemplo, la compra de papelera y tiles por determinado valor, adquirida al principio o durante el ao, es natural que al terminar el ejercicio no se tenga la misma cantidad, ya que su valor ha ido disminuyendo conforme se ha utilizado o consumido dicha papelera y tiles. En el caso de haber pagado al principio o durante el ao determinado importe por varios meses de la renta por anticipado, es lgico que al terminar el ejercicio no se tenga la misma cantidad pagada por anticipado, debido a que su valor ha ido disminuyendo conforme ha transcurrido el tiempo. CLASIFICACION Y PRESENTACION EN LOS ESTADOS FINANCIEROS Estos deben ser presentados en el Estado de Situacin y las cuentas q mas son utilizadas para controlar gastos pagados por anticipado y que deben ser tambin mostrados en el balance general en la seccin de activos circulantes o Activos no Corrientes. Son erogaciones liquidadas anticipadamente, tales como arrendamiento y seguros. La parte que no se ha utilizado al final del periodo contable se presenta como un activo en la hoja de balance, es decir, se refieren a los desembolsos que en forma anticipada realizan las empresas por servicios que sern recibidos en el futuro o que se van consumiendo a medida que transcurre el tiempo. El activo que se utiliza en la operacin del negocio y que al consumirse se habr de convertir en un gasto que va directo al estado de resultado en la seccin de Gastos operacionales.