A I D E

M E M O I R E

Les Principes Fondamentaux de la Comptabilit des IMF

GROUPE COUNSULTATIF POUR LASSISTANCE AUX PLUS PAUVRES

NOTE Cet aide-mmoire est constitu des messages et notions techniques cls qui sont livrs dans ce cours. Il ne remplace pas les matriels du cours livr travers la srie de formations Comptences pour les Cadres des IMF. Les utilisateurs qui souhaitent participer aux cours devront contacter directement les projets et partenaires du CGAP pour les dates et lieux des cours dans les diffrents pays, ou ils peuvent visiter le site Internet du CGAP www.cgap.org/html/mfis_skills_microfinance_manag.html. Le CGAP tient remercier les personnes ayant contribu la cration et au dveloppement de ces cours, sur lequel cet aide-mmoire est bas : Michael Goldberg, Ruth GoodwinGroen, Brigit Helms, Jennifer Isern, Patricia Mwangi, Janis Sabetta, et tous les partenaires de formation de CGAP, Copyright 2001, Le Groupe Consultatif dAssistance au Plus Pauvre (CGAP).

Table des Matires

Gnralits et Objectifs ........................................................................................ 4 Gnralits......................................................................................................... 4 Objectifs du cours ............................................................................................... 4 Quest ce que la comptabilit? .............................................................................. 5 Principes comptables de base des IMF: ................................................................... 5 Comptabilit en partie double................................................................................ 6 Principe de prudence............................................................................................ 6 Principe dimportance relative................................................................................ 7 Principe de spcialisation des exercices................................................................... 7 Principe de rattachement ...................................................................................... 7 Etats Financiers .................................................................................................. 10 Le Bilan ........................................................................................................... 10 Le Compte de Rsultat ....................................................................................... 14 Le Tableau de Flux de Trsorerie ......................................................................... 18 LExamen du Portefeuille .................................................................................... 19 Le Cycle Comptable ............................................................................................ 23 Etape 1: Classification des Transactions ................................................................ 24 Etape 2: Saisie ................................................................................................. 26 Etape 3: Report ................................................................................................ 29 Etape 4: Balance ............................................................................................... 32 Etape 5: Les critures dinventaire ....................................................................... 32

Etape 6: Les critures de cltures ........................................................................ 35 Etape 7: Prparations des tats financiers ............................................................. 36 Etape 8: Clture................................................................................................ 36 Outils de Prise de Dcisions ................................................................................ 37 Systme dInformation de Gestion ....................................................................... 37 Contrles ............................................................................................................ 41 Contrles Internes............................................................................................. 41 Sources de Risque ............................................................................................. 41 Audits Externes................................................................................................. 41 Glossaire des Termes pour les Etats Financiers................................................... 42 Bilan ............................................................................................................... 42 Compte de Rsultat ........................................................................................... 49 Bibliographie....................................................................................................... 54

Gnralits et Objectifs
Gnralits

Les meilleures pratiques en microfinance au plan international montrent quune bonne analyse financire est la base de la russite et de la prennit des activits de microfinance. La qualit dune analyse financire dpend de la qualit des informations partir desquelles se fait lanalyse. Ces informations proviennent en grande partie du systme de comptabilit, donc les informations comptables sont fondamentales pour voluer vers la prennit.

Objectifs du cours
Comprendre comment se construisent des tats financiers Acqurir une connaissance de base : o Principes comptables o Comprendre comment les informations comptables peuvent permettre un responsable de reprer et danalyser les problmes Enregistrer les oprations comptables Crer des tats financiers qui prennent en compte les pertes sur crdits, le produit des intrts et les financements des bailleurs de fonds Utiliser les donnes comptables pour gnrer des informations utiles linstitution de microfinance

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Quest ce que la comptabilit?

La Comptabilit Est le processus qui consiste enregistrer, classer et rsumer les vnements conomiques Permet de prparer les tats financiers

Fournit des informations qui permettent la direction de choisir les mesures prendre pour orienter les activits de lentreprise afin quelles soient cohrentes avec la mission et les objectifs du plan de dveloppement.

Principes comptables de base des IMF:

Comptabilit en partie double Principe de prudence Principe dimportance relative Principe de spcialisation des exercices Principe de rattachement

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Comptabilit en partie double

Actif = Passif ( Dettes + Fonds propres)
Toute opration affecte au moins deux comptes de lactif ou du passif (dettes ou fonds propres). Pour que lquation comptable soit toujours vrifie, toute modification des actifs doit avoir pour contrepartie une modification dun montant gal des dettes ou fonds propres ou dun montant gal mais de signe oppos dun autre poste actif. Les postes de produits ou charges enregistrent les oprations non-stock (ou de flux). Les oprations non-stock (ou de flux) commencent au dbut de lexercice et finissent la fin de lexercice. En fin dexercice, le solde net des produits et les charges est pris comme profit ou perte finale. Ce rsultat (profit ou perte) est ensuite transfr au bilan dans les fonds propres. Ainsi, on sassure que le bilan est en quilibre.

Principe de prudence
Prudence veut dire : prsenter des informations comptables dune faon qui ne survalue pas les actifs, les produits, les bnfices et qui, ne sous-value pas lendettement, les charges et les pertes. Il sert prsenter des informations financires de manire sincre dun exercice lautre.

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Principe dimportance relative

Les comptes dimportance significative doivent tre prsents sparment dans les tats financiers. Une information est considre comme significative lorsque son omission est susceptible dinfluencer les dcisions conomiques prises par les destinataires des tats financiers.

Principe de spcialisation des exercices

La spcialisation implique que les produits sont enregistrs dans lexercice au cours duquel ils sont gagns plutt que dans lexercice au cours duquel ils sont effectivement encaisss. Elle dfinit le moment auquel les revenus sont reconnus.

Principe de rattachement
Une institution engage des dpenses dans le but de gnrer des revenus. Les charges doivent donc tre enregistres dans le compte de rsultat au cours du mme exercice que les revenus quelles permettent de gnrer.

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Comptabilit Financire versus Comptabilit de Gestion

Comptabilit Financire
Prsenter une image synthtique des rsultats financiers des oprations passes des destinataires externes
Externe Simplifie Uniquement les oprations passes Prsentation normalise Annuelle Finalise, Prcise Une fin en soi (ex., audit indpendant) Reporting et justification des informations

Comptabilit de Gestion
Collecter et prsenter les informations sur les oprations passes, mais aussi les prvisions un niveau beaucoup plus dtaill, pour quelles soient utilisables par la direction
Interne Dtaille Oprations passes et projetes Prsentation libre Journalire/Quotidienne/Mensuelle/ Trimestrielle/etc.. Evolutive, Souple Un moyen (outil de gestion) Analyse et Action

Source: Tony Sheldon, SEEP Training Notes, 1997.

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Trois concepts cls lis la comptabilit des IMF:

Comptabilisation des Subventions et Emprunts Taux Subventionns
Subventions
Ne pas les intgrer dans les produits dexploitation ou dans le report nouveau. Les enregistrer aprs le bnfice ou la perte dexploitation dans le compte de rsultat. Les transfrer au bilan comme dotations en fonds propres.

Comptabilit de Caisse ou dEngagement

Caisse
Les produits ne sont pas enregistrs avant davoir t encaisss et les charges ne sont pas enregistres avant quil y ait eu dcaissement.

Comptabilisation des Produits des Intrts

Caisse
Enregistrer les intrts lorsque largent correspondant est encaiss. Il sagit de la mthode la plus prudente quand les intrts sont pays avec chaque remboursement. Cependant, si les intrts sont pays davance, il faut appliquer le principe de rattachement.

Engagement
Elle enregistre les oprations au moment o elles ont lieu, mme sil ny a pas eu dchange montaire entre les parties. Daprs la norme comptable internationale IAS, les tats financiers doivent tre prpars suivant la comptabilit dengagement. Cependant, il est galement reconnu que certaines situations comme la recouvrabilit des crances douteuses requirent lapplication du principe de prudence.

Engagement
Enregistrer le produit des intrts lorsquil est chu et non lorsque largent correspondant est peru.

Emprunts Taux Subventionns

Prts faits lIMF des taux infrieurs aux taux du march Les enregistrer sparment des prts commerciaux de faon voir la subvention

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Etats Financiers
Les IMFs utilisent en gnral quatre types dtats financiers: Le bilan Le compte de rsultat Le tableau de flux de trsorerie Lexamen du portefeuille

Le Bilan

Actifs = Passifs ( Dettes + Fonds Propres)

Le bilan est la synthse de la situation financire dune organisation une date donne. Il prsente les ressources conomiques dune organisation et les emplois correspondant ces ressources.

Actifs
Reprsentent ce qui appartient linstitution ou ce qui lui est d. Il sagit des lments dans lesquels linstitution a investi des fonds dans le but de gnrer des rentres futures dargent.

Dettes
Reprsentent ce qui est d par lorganisation aux tiers, soit sous forme demprunts contracts, soit sous forme dobligation fournir des biens ou services dans le futur.

Fonds Propres
Reprsentent la valeur nette de linstitution. Comprennent les apports en capital des investisseurs et bailleurs, les reports nouveau et le rsultat de lexercice en cours.

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Exemple de Bilan :
Actif
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Caisse et disponibilits bancaires Rserves auprs de la Banque centrale Placements court terme sur les marchs financiers Encours de crdits bruts (Provisions pour crances douteuses) Autres actifs court terme Immobilisations financires Immobilisations nettes Total Actif

Format CGAP
Priode de lexercice

Dettes
10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. Comptes dpargne obligatoire Comptes dpargne volontaire Dpts terme Emprunts aux conditions du march Emprunts auprs de la Banque centrale Emprunts taux subventionn Autres dettes court terme Autres dettes long terme Total Dettes Capital social (appel et vers) Subventions en fonds propres (montant cumul des annes antrieures) Subventions en fonds propres (de lexercice) Report nouveau (hors subventions) Rsultat de lexercice (hors subventions) Autres postes de fonds propres Total Fonds Propres TOTAL PASSIF

Fonds Propres

Source: Cadre dvaluation des institutions de microfinance, Secrtariat du CGAP, Juillet 1999.

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Exemple de Bilan :
Postes Actif
1. Caisse et disponibilit bancaires 2. Rserves dposes la Banque centrale 3. Placements court terme sur les marchs financiers 4. Encours brut de crdits 5.(Provisions pour crances douteuses) 6. Autres actifs court terme 7. Immobilisations financires 8. Immobilisations nettes 9. Total Actif

Dfinitions des postes

Utilisation des comptes

Monnaie en caisse, dpts vue, compte chque courant et autres instruments peu ou pas rmunrs Uniquement dans les cas o il sagit dintermdiaires financiers agrs Dpts rmunrs et placements financiers destins principalement la gestion de trsorerie Total de lencours de crdits aux clients y compris les crdits en arrirs pas encore passs en perte Poste qui vient en dduction de lactif : provisions pour couvrir les pertes probables sur les crdits problme qui nont pas encore t passs en perte Crances clients ou dbiteurs divers, intrts courus sur les placements, comptes de rgularisation Participation dans toute autre entreprise, autres immobilisations long terme gnrant un rendement Terrains, constructions, quipements, valeur nette des amortissements

Dettes
10. 11. 12. 13. Epargne obligatoire Epargne volontaire Dpts terme Emprunts aux conditions du march Dpts obligatoires des clients prvus par la mthodologie de crdit Dpts vue du grand public Certificats de dpts du grand public Emprunts contracts par linstitution au taux dintrt du march auprs des banques et autres institutions financires Rescompte sur autres lignes de crdit spcifiques la Banque centrale Emprunts taux concessionnels contracts auprs des bailleurs de fonds, etc. Dettes fournisseurs ou crditeurs divers, intrts courus dus sur les emprunts et les dpts, comptes dattente et de rgularisation Emprunts fonciers, emprunts obligatoires, etc.

14. Emprunts auprs de la Banque centrale 15. Emprunts taux subventionn 16. Autres dettes court terme 17. Autres dettes long terme 18. Total Dettes

Fonds Propres
19. Capital social (appel et vers) 20. Subventions en fonds propres (montants cumuls des annes antrieures) 21. Subventions en fonds propres de lexercice 22. Report nouveau (hors subventions) 23. Rsultat net dexploitation (hors subventions) 24. Autres postes de fonds propres 25. Total Fonds Propres 26. TOTAL PASSIF Apport en capital vers par les actionnaires Subventions en numraire verses au cours des annes antrieures Toute subvention/don de lexercice (dont celles qui figurent au compte de rsultat sous la ligne rsultat net d'exploitation) Montant cumul des rsultats dexploitation (hors subventions) des exercices antrieurs Montant du bnfice/ou perte dexploitation (hors subventions) de lexercice Autres rserves spciales ou autres comptes de capitaux

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Effets des oprations sur le bilan

Une dmonstration du principe de la partie double
Indiquer comment les oprations suivantes affectent le bilan en dessinant une flche vers le haut (!) pour une augmentation du ou des compte(s) concern(s) et une flche oriente vers le bas (") pour une baisse. Fonds propres
Subventions affectes Capital

Actifs
Oprations
1. Acheter un terrain de crdit 2. Dcaisser un crdit pour un client 3. Acheter des mobylettes pour le personnel (50% au comptant et 50% crdit) 4. Acheter des quipements de bureau avec un crdit court terme 5. Contracter un emprunt bancaire au taux dintrt du march (> 1 an) 6. Acheter des bons de Trsor au comptant 7. Un client retire ses dpts 8. Passer un crdit en impay Trsorerie Encours de Crdits crdit jour impays Placements Immobilisations Dettes court terme

Dettes
Dpt des clients Dette long terme

Source: Joanna Ledgerwood and Kerri Moloney. Accounting: Study Guide. Calmeadow, Toronto, Canada, 1996.

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Le Compte de Rsultat
Un compte de rsultat indique la performance conomique de lorganisation sur une priode de temps dtermine. Il synthtise lensemble des produits gnrs et des charges engages sur une priode comptable donne. Il est prpar de faon ce que linstitution puisse dterminer son rsultat net (la diffrence entre les produits et les charges).

Produits
Relatifs aux fonds gagns par linstitution pour des biens vendus et des services rendus au cours dune priode comptable ; les produits comprennent : Les intrts des crdits la clientle Les commissions sur les crdits Les intrts sur les dpts en banque, etc.

Charges
Reprsentent les cots des biens et services utiliss afin de gnrer des produits. Les charges directes dune IMF comprennent Les charges financires, Les charges dexploitation, et Les dotations aux provisions pour crances douteuses.

Un compte de rsultat Est li au bilan par des lments tels que le rsultat net, les amortissements, et au travers de la relation entre dotations aux provisions pour crances douteuses et provisions pour crances douteuses. Utilise les taux historiques dimpays (et les provisions actuelles) dun portefeuille de crdit pour tablir la dotation aux provisions. Est li au tableau de flux de trsorerie dans la mesure o le rsultat net constitue le premier lment de ce tableau (mthode indirecte).

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Exemple du Compte de Rsultat :

Produits dExploitation
1. 2. 3. 4. Intrts et commissions sur crdits Produits dautres services financiers Produits de placements Total produits dexploitation

Format CGAP
Priode de lexercice

Charges dExploitation
5. 6. 7. 8. 9. 10. Intrts et commissions Dotations aux provisions pour crances douteuses Charges oprationnelles personnel Autres frais gnraux Total charges dexploitation Rsultat net dexploitation

Produits et Charges Hors Exploitation

11. 12. 13. 14. Subventions en numraire Autres produits hors exploitation Total charges hors exploitation Rsultat total consolid

Source: Cadre dvaluation des institutions de microfinance, Secrtariat du CGAP, Juillet 1999.

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Exemple de Compte de Rsultat :

Postes
Produits dExploitation 1. Intrts et commissions sur crdits 2. Produits provenant dautres services financiers (les dtailler) 3. Produits de placements 4. Total des produits dexploitation Charges dExploitation 5. Intrts et commissions

Dfinition de Postes

Utilisation des Comptes

Tous les produits des crdits octroys la clientle Par exemple : commissions sur les comptes dpargne Intrts provenant des comptes bancaires rmunrs ou des placements financiers destins principalement la gestion de trsorerie

6. Dotations aux provisions pour crances douteuses 7. Charges de personnel

8. Autres frais gnraux 9.Total des charges dexploitation 10. RESULTAT NET DEXPLOITATION Produits et Charges Hors Exploitation* 11. Subventions en numraire 12. Autres produits hors exploitation (le cas chant) 13. Charges hors exploitation (le cas chant) 14. RESULTAT TOTAL CONSOLIDE

Intrts et commissions verss sur les emprunts contracts, sur les dpts des clients ou sur toute autre dette servant financer les activits de services financiers. Cot de la constitution/du maintien de la provision pour crances douteuses. Si les abandons de crances pour lexercice sont suprieurs la provision existante, passer une charge ce poste. Toutes les charges de personnel et de consultants; dont les cotisations sur salaires et autres avantages sociaux (de prfrence utiliser la comptabilit dengagement, surtout sil sagit de dpenses futures dun montant important comme les indemnits de licenciement). Ne pas dcomposer en plus de 10 catgories (exemple: loyer, transport, fournitures, eau/lectricit/gaz, commissions, amortissements, autres).

Toutes subventions en numraire (espce). Ne pas inclure les dons de biens et services en nature. Par exemple: produits de placements qui nont pas t effectus dans le cadre de la prestation de services financiers, produits de services non financiers, cession de terrain, activit de conseil, etc. Toutes les charges qui ne sont pas lies la prestation de services financiers comme une valuation ou une tude dimpact commandite par un bailleur de fonds. Rsultat net dexploitation + produits hors exploitation charges hors exploitation

*Tous les produits qui ne proviennent pas des activits de services financiers.

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Comparaison du Bilan et du Compte de Rsultat

Le bilan est une photographie de la situation financire dune institution un moment prcis dans le temps. Tous les montants sont cumuls, depuis la cration de linstitution. Le compte de rsultat rend compte des vnements qui sont intervenus entre deux bilans.

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Le Tableau de Flux de Trsorerie

Un tableau de flux de trsorerie explique comment une organisation se procure des fonds (ressources) et comment elle utilise ces fonds (emplois) sur une priode. Un tableau de flux de trsorerie

Organise la trsorerie par oprations dexploitation, dinvestissement et de financement. o Oprations dexploitation: services offerts (activits gnratrices de revenus). o Oprations dinvestissement: dpenses effectues pour les emplois destins gnrer des produits futurs et des flux de trsorerie. o Oprations de financement: ressources provenant de, et retournant aux investisseurs, ressources ayant pour origine des emprunts (court-terme et long-terme) ainsi que les fonds des bailleurs. Peut employer soit o La mthode directe, par laquelle sont prsentes les principales rubriques dentres en numraire brutes, et de paiements en numraire bruts, pour parvenir au flux de trsorerie net (recommand par les Standards Internationaux de Comptabilit). o La mthode indirecte part du rsultat net, auquel on ajoute ou dduit selon le cas les oprations non montaires , les transactions engages mais non encore soldes (charges ou produits constats davance), les lments de revenus ou dpenses associs aux flux d'investissement et aux flux de financement, pour parvenir au flux de trsorerie net.

Note: Le Bilan et le Compte de Rsultat sont des tats comptables. Les montants peuvent tre influencs par les choix de la direction en matire de politique comptable. Le tableau de flux de trsorerie ne peut pas varier en fonction des principes comptables utiliss.

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LExamen du Portefeuille
Un examen de portefeuille fournit des informations sur les activits de crdit dune IMF. Il fournit linformation correcte et en temps voulu sur la qualit du portefeuille. Souvent, il comprend dautres indicateurs de performance (par ex. la porte). Linformation comprend habituellement o Le nombre et le montant total de crdits en cours en fin de priode, o Le montant total et le nombre des crdits dcaisss durant la priode, o Le solde moyen des crdits, o Le montant de lencours des crdits en retard, le montant des remboursements en retard, o Le montant des crdits passs en perte au cours de la priode, o Une balance ge o Linformation sur la dure des crdits, le nombre dagents de crdit, et les soldes, etc. Les ratios de qualit de portefeuille peuvent tre calculs partir des donnes du portefeuille. La balance ge donne des informations trs utiles pour valuer la sant du portefeuille. Elle donne aussi un aperu trs pertinent sur la prennit financire de lIMF. Il est li au compte de rsultat par le fait que le portefeuille est la principale source de revenu de linstitution. Il est li au bilan puisqu'il fournit les informations sur la valeur de lencours de crdits et des crances passes en perte durant la priode. Il est li aux tats financiers par lutilisation des donnes de la balance ge du portefeuille, puisqu'elle sert de base la dtermination des montants de dotations aux provisions pour crances douteuses sur le compte de rsultat, et du montant des provisions pour crances douteuses au bilan.

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Liens entre les Diffrents Etats Financiers

Bilan Anne N-1

Variations

Bilan exercice en cours

Bnfice/Perte
Dons/subventions Pertes sur crances irrcouvrables Amortissements

Bnfice/Perte Flux de trsorerie Exercice en cours Produits/ Charges Calcul(e)s Compte de Rsultat Exercice en cours

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Comment La Comptabilit pour les IMF traite-elle les subventions et les fonds propres?
Compte de Rsultat Les financements reus des bailleurs de fonds sont intgrs "aprs coup." Les fonds des bailleurs sont enregistrs aprs le rsultat net dexploitation.

Bilan

Il y a trois sources des fonds propres provenant du compte du rsultat: Report nouveau de lexercice Les subventions en numraire figurant au compte de rsultat de lexercice Les autres postes assimils des fonds propres dont solde des produits et charges hors exploitation

Cette distinction est trs importante car elle permet de mettre en vidence dans le temps la proportion de fonds propres gnre par linstitution de microfinance par rapport celle apporte par des bailleurs de fonds.

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Trois Possibilits pour Traiter les Subventions en Numraire

Buts: 1. Sparer les subventions des produits dexploitation 2. Faire apparatre entirement les subventions dans les fonds propres Le traitement le plus transparent des subventions et fonds propres A. Les subventions de lexercice sont dabord enregistres sur le compte de rsultat, en dessous du Rsultat dExploitation, mais les subventions affects pour lesquelles les conditions ont t respects, sont divises selon leurs utilisations : ex., Exploitation, Fonds de Crdit ou Equipement. Les subventions sont ensuite transfres selon leurs utilisation au bilan sparment du rsultat net dexploitation. B. Les subventions de lexercice sont dabord enregistres sur le compte de rsultat, en dessous du Rsultat dExploitation. (y compris le montant total des subventions non affectes et la partie des subventions affectes pour lesquelles les conditions ont t respectes pendant lexercice.) Ces subventions sont ensuite transfres comme un seul montant au Bilan, sparment du rsultat dexploitation. Le moins transparent (ne saccorde pas avec les standards internationaux de la comptabilit (IAS 20)) C. Les subventions en numraire et dexploitation non affectes de lexercice sont enregistres sur le compte de rsultat en dessous du Rsultat dexploitation. Elles sont ensuite transfres au bilan, sparment du rsultat dexploitation. Les subventions affectes en fonds de crdit ou dquipement de lexercice sont enregistres directement au bilan en fonds propres.

Moins transparent que A ci-dessus

Note: A et B saccordent avec lapproche revenu des standards internationaux de la comptabilit (IAS 20). Le C a besoin de modifications pour saccorder avec lapproche capital dIAS 20.

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Le Cycle Comptable
Les huit tapes du cycle comptable dcrivent la comptabilit dune opration conomique, depuis le moment o elle a lieu jusquau moment o elle apparat dans les tats financiers.
1. LES OPERATIONS ONT LIEU 8. CLOTURE
Ajustements suite aux recommandations nonces par les auditeurs.

2. SAISIE
Les critures sont enregistres dans le journal

7. PREPARATIONS DES ETATS FINANCIERS

Prparation du bilan, du compte de rsultat et du tableau de flux de trsorerie

3. REPORT
Les critures du journal sont reportes sur le grand livre

6. ECRITURES DE CLOTURE
Les comptes de produits et de charges sont solds et clturs, pour report dans les tats financiers.

4. BALANCE AVANT INVENTAIRE 5. ECRITURES DINVENTAIRE

On ajuste les comptes pour prparer les tats financiers. On vrifie les comptes, on calcule les soldes et on veille lquilibre.

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Etape 1: Classification des Transactions

Un plan comptable Il fournit la base pour enregistrer et transcrire toutes les oprations financires de linstitution. Il classe les informations financires de faon pouvoir les utiliser ensuite dans les tats financiers et les rapports de gestion. Dans ltude de cas utilis (cours CGAP), les oprations sont gnralement classes en cinq catgories : comptes d'actifs, de dettes, de fonds propres, de produits ou de charges. Dautres modles (ex : SYSCOA et PCG) organisent les oprations en neuf classes ou trois catgories : comptes de bilan (1 5), comptes de gestion (6 8) et les comptes analytiques (9).

Dterminants
La structure et le niveau de dtail du plan comptable dterminent le type dinformation dont la direction pourra disposer et qu'elle pourra analyser lavenir. La direction doit dfinir le plan comptable et tre claire concernant ses besoins. En particulier, il est fondamental de pouvoir diffrencier les subventions donnes par les bailleurs, des produits dexploitation gnrs par les produits et services de lMF. Les produits dexploitation, et non les subventions, sont la base de lanalyse financire et il est capital de pouvoir les suivre prcisment sans les surestimer. Les diffrents utilisateurs des informations gnres ont des besoins diffrents. De plus, les exigences des gestionnaires et auditeurs internes, du code fiscal, des bailleurs et de la rglementation influenceront la structure du plan comptable. Certains plans comptables et modles dtats financiers peuvent tre rglements et les IMF sont alors tenues de suivre les exigences de ces zones.

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Exemple dun Plan Comptable :

Actif
101 102 103 104 105 106 114 115 116 117 118 401 402 403 404 405 410 Caisse Rserve auprs de la Banque Centrale Placements Encours de crdit Provision pour crances douteuses Autre actifs court terme Immobilisations court terme Terrains Equipement Amortissements Autres comptes dactifs

Etudes de cas (cours CGAP)

Fonds Propres
301 302 303 304 305 306 Capital appel et vers Subv. en FP (cum ex antrieurs) Subv. en FP (mont de lexercice) Report nouveau hors subv. Rsultat de lexercice hors subv. Autres postes de fonds propres

Dettes
201 202 203 204 205 Emprunts C-T Epargne des clients Dettes L-T (comm.) Dettes C-T (subv.) Produits affects/ constats davance

Produits
Intrts sur crdits jour et en retard Intrts sur crdits re-financs Intrts sur placements Commissions sur crdits Pnalits sur crdits en retard Subventions non affectes (exploitation)

Charges
501 502 503 505 510 512 513 514 515 516 517 518 519 520 521 522 523 524 525 526 527 528 529 530 Intrts sur emprunts court terme Intrts sur dpts des clients Intrts sur emprunts long terme Dotations aux provisions pour crances douteuses Salaires et avantages sociaux Communication Courrier/coursier Loyer Eau/gaz/lectricit Petit Equipement Echances de crdit-bail Dotation aux amortissements Frais bancaires Publicit Assurance Fournitures Maintenance Frais de voyage et dhbergement Honoraires juridiques Dveloppement professionnel Logiciel Impression Commissions et autres charges Autres charges

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Etape 2: Saisie
Toutes les transactions conomiques sont enregistres dans le systme comptable travers la saisie dans le journal.

LE JOURNAL
Un journal est un Enregistrement journalier des transactions Une liste de toutes les transactions par ordre chronologique Un livre de saisie original Un historique des dbits et des crdits saisis dans des colonnes, la colonne de gauche pour lenregistrement des dbits et la colonne de droite pour lenregistrement des crdits

Exemple des en-ttes dans un Journal Gnral

Date Intitul du compte et libell Num Dbit Crdit

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LA SAISIE AU JOURNAL

Une saisie au journal Est employe pour introduire des transactions dans le systme comptable Enregistre la faon dont chaque transaction affecte soit un compte dactif, de dette, des fonds propres, de produit et/ou de charge. A trois lments (comptes en T): o Intitul: nom du compte de lactif, de dette, des fonds propres, des produits ou des charges o Les augmentations sur le ct gauche de lquation (actifs) sont enregistres comme dbits o Les augmentations sur le ct droit (les dettes ou les fonds propres) sont enregistres comme crdits

Exemple dun compte en T Intitul du compte Dbit Crdit

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LEffet des Transactions Comptables sur le Bilan

Actifs Dbit
Augmentation Solde Habituel

Crdit
Diminution

Dettes et Fonds Propres Dbit Crdit

Diminution Augmentation Solde Habituel

LEffet des Transactions Comptables sur le Compte de Rsultat

Produits Dbit Crdit
Augmentation Diminution Solde Habituel

Charges Dbit Crdit

Augmentation Solde Habituel Diminution

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Etape 3: Report
Aprs la saisie, ltape suivante dans le cycle comptable consiste reporter les critures dans le Grand Livre.

Le report est le procd qui consiste reporter les critures du journal au grand livre.

LE JOURNAL
Le journal est un document denregistrement chronologique des oprations.

Exemple dun journal gnral

Date 1 juillet Intitul du compte et libell Immobilisations - Ordinateur Caisse (achat dun ordinateur au comptant) Immobilisations - Mobylettes Caisse Dettes court terme (achat de mobylettes au comptant et crdit) Caisse Epargne obligatoire (pargne collecte) Num. 116 101 116 101 204 Dbit 4,000 4,000 15,000 4,000 11,000 Crdit

31

101 201

51,000 51,000

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LE GRAND LIVRE
Par contre, le grand livre est un document denregistrement des oprations effectues selon les numros de comptes classs dans l'ordre des postes tel que dfini par le plan comptable utilis. Caisse
Date Juillet 1 3 31 Libell Achat dun ordinateur Achat de mobylettes Dpot dpargne Dbit

Compte No. 101

Crdit 4,000 4,000 51,000 Solde 358,196 354,196 350,196 401,196

Immobilisations
Date Juillet 1 3 Libell Achat dun ordinateur Achat de mobylettes

Compte No. 116

Dbit 4,000 15,000 Crdit Solde 230,504 234,504 249,504

Un compte du grand livre retrace, un endroit unique toutes les informations concernant un actif, une dette, les fonds propres, les charges ou les produits. Chaque compte du grand livre sidentifie par son intitul et son numro, comme indiqu dans le plan comptable.

LES SOLDES DOUVERTURE

Les soldes (continus) sont reports dune priode lautre et reprsentent les soldes sur les comptes du bilan (les soldes du compte de rsultat dmarrent lexercice zro car ils sont solds la fin de lexercice
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prcdent). Tout enregistrement de dbit ou de crdit dans le compte de caisse reprsente une entre ou une sortie au comptant (identifi par les critures au journal). Le montant despces qui appartient linstitution une date donne (ex: le 09 aot) est le solde du compte cette date. Le solde du compte est gale la diffrence entre le total des dbits et le total des crdits sur le compte. Les postes du bilan sont un rsum de lensemble des actifs, des dettes, et des fonds propres dune institution depuis sa cration. Le compte de rsultat reflte les produits et les charges au cours dune priode de temps dfinie et, de ce fait, ces soldes ne sont pas reports dun exercice lautre. Le compte de caisse au grand livre, exemple : numro 101 , enregistre toutes les oprations de caisse. Il est un des comptes les plus importants (sensibles) pour une IMF puisque : Le nombre doprations de caisse est lev pour la plupart des IMF. Les risques de fraude sont plus importants que sur dautres postes dactif. Payer les crditeurs en temps et en heure amliore la rputation et la situation financire de lIMF.

RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Priodiquement (dordinaire tous les mois), il convient de faire le rapprochement entre le relev bancaire et les enregistrements comptables dans le compte banque . Ce contrle donne la possibilit lIMF didentifier les diffrences entre les soldes de linstitution et les soldes de la banque. Les diffrences peuvent tre dues au timing, par exemple les chques non dbits ou les versements encaisser, ou une erreur. Lopration consiste partir du solde bancaire figurant sur le relev de compte, soustraire tout chque non dbit et ajouter tout versement encaiss par la banque et non enregistr par linstitution. La prparation et la revue rgulire du rapprochement bancaire est un aspect cl des fonctions du contrle interne.

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Etape 4: Balance
Une balance est faite pour vrifier que les dbits et les crdits sont en quilibre (une fois que toutes les oprations au journal sont reportes dans le grand livre). La balance est prpare en: 1. Prenant les soldes des comptes du grand livre 2. Reportant les comptes qui ont un solde dbiteur sur une colonne, sur lautre ceux qui ont un solde crditeur 3. Faisant le total des soldes dbiteurs 4. Faisant le total des soldes crditeurs 5. Comparant le total des soldes dbiteurs et le total des soldes crditeurs. (Les totaux doivent tre gaux pour que les comptes au grand livre soient quilibrs.) Une balance est un premier test qui vrifie que le report au grand livre est exact. Par contre, elle ne garantit pas que les comptes au grand livre sont sans erreur. Certaines erreurs ne peuvent pas tre dtectes avec une balance avant inventaire qui est en quilibre.

Etape 5: Les critures dinventaire

Quand la balance est complte et quilibre, on procde aux critures dinventaires par lesquelles on enregistre les oprations nayant pas t enregistres prcdemment, par exemple, les dotations aux provisions pour crances douteuses et aux amortissements, les provisions pour crances douteuses, et les charges et produits constats davances.

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DOTATIONS ET PROVISIONS POUR CREANCES DOUTEUSES, Provisions pour crances douteuses

Une charge non dcaissable qui reprsente le montant du principal restant d que linstitution pense ne pas pouvoir recouvrir. Elle est enregistre comme un actif ngatif dans le bilan, comme une rduction de lencours de crdit brut ou comme une dette.

ET

ABANDONS DE CREANCES

Dotations aux provisions aux crances douteuses

Un montant enregistr comme une charge sur le compte de rsultat. Elle augmente la provision pour crances douteuses.

Abandons de crances
Sont des critures comptables. Elles ne signifient aucunement quil faut cesser les efforts de recouvrement des prts. Elles diminuent la provision pour crances douteuses et lencours brut de crdits.

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Traitement des Provisions pour Crances Douteuses et Abandons de Crances

Une provision enregistre la possibilit quun actif du bilan ne soit pas ralisable 100%. La perte probable de valeur dun actif peut tre due des vnements tels que la dprciation dun bien, la perte de stock, ou des crances irrcouvrables. La provision est un moyen de passer progressivement en charge cette perte probable de valeur au cours de la priode pendant laquelle lactif en question gnre un revenu, au lieu dattendre que la perte soit effective. Les provisions ne sont que des critures et des estimations comptables. Ces oprations nont pas dincidences sur les disponibilits. Les dotations aux provisions pour crances douteuses pour un exercice sont passes en charges au compte de rsultat. Le montant correspondant se constitue progressivement dans le bilan au poste provision qui est un actif ngatif: Lenregistrement comptable est: Dbit Crdit Dotation aux provisions pour crances douteuses Provisions pour crances douteuses

Pertes sur crances irrcouvrables ou abandons de crances sont enregistrs lorsquil est certain que des crances sont irrcouvrables. Puisque lon a dj tenu compte, dans les livres comptables, de la possibilit que certains crdits soient irrcouvrables, par l'intermdiaire des provisions, lorsque lon effectue un abandon de crances, on modifie en contrepartie le compte de provisions et on dduit les pertes de lencours de crdit brut. Lenregistrement comptable est: Dbit Crdit Provisions pour crances douteuses Encours de crdit brut

Les abandons de crances naffectent pas lencours de crdit net moins quil y ait eu augmentation des provisions pour crances douteuses au pralable. Lorsque les crances abandonnes sont recouvres, on les enregistre au compte de rsultat comme des produits divers.
Source: Joanna Ledgerwood. Financial Management Training for Microfinance Organizations, Calmeadow, 1996.

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AMORTISSEMENTS
Lorsque lon achte un bien, on nenregistre pas le cot total de ce bien en charge dans le compte de rsultat. Ce bien est amorti progressivement : chaque anne, un montant gal la portion annuelle de sa vie utile est pass en charge. Il faut passer cette criture la fin de chaque anne ou la fin de chaque exercice.

CHARGES A PAYER ET PRODUITS A RECEVOIR

Comptabiliser les produits recevoir signifie enregistrer les produits qui nont pas encore t reus. Comptabiliser les charges payer signifie constater et enregistrer une charge qui na pas encore t paye.

Etape 6: Les critures de cltures

Solder les comptes de produits et de charges la fin de chaque exercice comptable en reportant leur solde dans le compte de rsultat de l exercice . Les critures de cltures: Sont passes aprs lachvement de la balance aprs inventaire. Solder des comptes de produits en dbitant ces comptes et en crditant le compte de rsultat de lexercice au bilan. Solder des comptes de charges en crditant ces comptes et en dbitant le compte de rsultat de lexercice. Leffet net dune telle criture sur le compte de rsultat de lexercice est gal au rsultat (bnfice ou la perte net(te) dexploitation) pour la priode, conformment au compte de rsultat. Ltape finale consiste reporter les soldes de la balance aprs inventaire dans les tats financiers. En plus du rsultat de lexercice, les subventions de lanne doivent tre transfres sparment du compte de rsultat sur le bilan.

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Etape 7: Prparations des tats financiers

Prparation du bilan, du compte de rsultat et du tableau de flux de trsorerie.

Etape 8: Clture
Les livres sont prpars pour le prochain cycle.

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Outils de Prise de Dcisions

Pour prendre les dcisions, la direction et les actionnaires ont besoin la fois des tats financiers euxmmes et de plusieurs autres rapports de gestion, en particulier ceux qui retracent lactivit du

portefeuille de crdits. De plus, on peut calculer diffrents indicateurs afin de faciliter lanalyse de lIMF et daider la prise de dcision.

Systme dInformation de Gestion

Un systme dinformation de gestion est une srie de processus et dactions destins collecter des donnes brutes, les traiter pour les transformer en informations utilisables, et les communiquer aux utilisateurs sous une forme adapte leurs besoins.
Waterfield, Charles et Ramsing, Nick. Management Information Systems for Microfinance Institutions: A Handbook. Technical Tool Series No. 1. Washington, DC: Consultative Group to Assist the Poorest, 1998.

Le systme de comptabilit et le systme de suivi du portefeuille sont les composantes essentielles du systme dinformation de gestion. Lensemble des tats financiers, des rapports de gestion et des indicateurs constituent les donnes produites par le systme dinformation. Une bonne information, donne sous une forme utile et en temps utile permet aux diffrentes parties concernes de participer la gestion de faon significative. Pour atteindre cet objectif, une IMF doit dterminer ses besoins en informations en identifiant quels sont les utilisateurs de linformation et en valuant les besoins de chaque groupe dutilisateurs.

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Indicateurs pour lAnalyse Financire

Un systme dinformation sert produire des informations destines la prise de dcision. Et pour cela, la meilleure information est celle qui est prsente sous la forme concise dun indicateur financier ou de gestion.
Waterfield and Ramsing, p. 39.

Habituellement, les indicateurs comparent deux ou plusieurs donnes, sous la forme dun ratio qui est plus parlant que deux rsultats pris individuellement.

Analyse de la Qualit du Portefeuille

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Taux dimpays Portefeuille risque Balance ge du portefeuille de crdits Taux dabandon de crances

Efficacit et Productivit
Nombre demprunteurs actifs par employ Nombre demprunteurs actifs par agent de crdit Encours de crdits par agent de crdit Nombre de clients par agence Rendement du portefeuille Efficacit administrative Efficacit oprationnelle Charges de personnel en pourcentage des charges administratives

Rentabilit
Rendement retrait de lactif Rendement retrait des fonds propres Autosuffisance oprationnelle Autosuffisance financire
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Ratios dEfficacit
Ratios de productivit du personnel Ratio de productivit financire
Rendement du portefeuille= Produits des intrts et commissions sur crdits Encours de crdits net moyen
Nombre demprunteurs actifs par employ Nombre demprunteurs actifs par agent de crdit Nombre demprunteurs actifs par agence Encours brut de crdits par agent de crdit

Ratios defficacit oprationnelle

Efficacit oprationnelle = Charges dexploitation totales + dons en nature* Encours de crdits net moyen Charges de personnel + Autres charges administratives + dons en nature Encours de crdits net moyen Charges de personnel + Dons de personnel en nature Total des charges administratives + total des dons en nature

Efficacit administrative =

Ratio de Charge de personnel

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Indicateurs de Rentabilit
Terme
Rsultat dexploitation retrait Rendement retrait des actifs Rendement retrait des fonds propres Autosuffisance oprationnelle Autosuffisance financire

Formule de calcul
Produits dexploitation Charges dexploitation retraites Rsultat dexploitation retrait Actifs totaux moyens Rsultat dexploitation retrait Fonds propres moyens Produits dexploitation Total des charges dexploitation Produits dexploitation Charges dexploitation retraites

Dfinition
Le rsultat de linstitution Avec quel niveau de productivit linstitution a-t-elle utilis ses actifs? Rendement des fonds propres de linstitution Le niveau de couverture des charges dexploitation par les produits dexploitation Le niveau de couverture des charges dexploitation retraites par les produits dexploitation

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Contrles
Contrles Internes
Les contrles internes Assurent la protection des actifs, Amliorent la qualit du service aux clients, Garantissent la fiabilit des informations financires, Garantissent ladhsion du personnel aux politiques et directives de linstitution.

Sources de Risque
Risque de dfaillance Risque de fraude Risque dilliquidit Risque en matire de gouvernance Risque en matire de scurit Risques informatiques

Audits Externes
Un audit externe est un examen, formel et indpendant, des tats financiers dune entit, de ses enregistrements, transactions, et oprations conduit par des experts comptables ayant pour lobjectif de
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Donner de la crdibilit aux tats financiers et autres rapports de gestion, Servir de garantie pour les bailleurs de fonds, Identifier les points faibles des systmes et des contrles internes. Ltendue des tches diffre significativement en fonction des objectifs de chaque audit.
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Glossaire des Termes pour les Etats Financiers

Bilan
Le bilan est la synthse (une photographie) de la situation financire dune organisation une date donne; par consquent il est statique. Il prsente les ressources conomiques dune organisation (comme la caisse, lencours de crdits, les investissements ou les immobilisations) et les emplois correspondant ces ressources, les dettes (comme les emprunts ou les charges pays) et les fonds propres (rsultat dexploitation ou la diffrence entre les actifs et les dettes). Tous les montants sont

cumuls, depuis la cration de linstitution. Sur un bilan, les actifs sont gaux aux dettes plus les fonds propres.

Pourquoi sappelle-t-on ceci un bilan ? Quest ce qui doit squilibrer ? Tous les actifs de linstitution sont financs soit par des parties extrieures linstitution (endettement), soit par des investisseurs, dont des bailleurs de fonds ou dautres parties intresses (fonds propres). La valeur totale des actifs est donc gale la somme des sources de financement. Les deux cts du bilan constituent deux manires de dcrire les mmes ressources dune institution : les actifs de linstitution dun ct et les sources de financement de ces actifs de lautre.
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ACTIF
Lactif reprsente ce que linstitution possde ou ce qui lui est d. Les actifs constituent un investissement permettant de gnrer des liquidits dans le futur. Au bilan, les actifs galent toujours la somme des dettes plus les fonds propres. Gnralement, les actifs apparaissent au bilan par ordre de liquidit : les actifs circulants et les actifs immobiliss dont les quipements. Actifs circulants La trsorerie (caisse et disponibilits bancaires), des titres ngociables, des comptes recevoir et des stocks qui, dans une situation normale, peuvent tre transforms en liquidits dans un dlai maximum dun an Tous les soldes disponibles pour linstitution en fonction de ses besoins tels que largent liquide, les fonds provenant de dpts vue sur des comptes pargne (rmunrs ou pas). Il sagit des fonds dposs la Banque centrale en fonction des normes imposes par lorgane de rglementation bancaire (dans certains pays). Le montant est gnralement dtermin en pourcentage des actifs dtenus par linstitution de microfinance ou de son niveau dendettement. Les rserves ne simposent quaux institutions financires soumises la rglementation bancaire. Il sagit du montant total du capital restant d sur les crdits jour, et en impays (retard). Les impays doivent faire lobjet dune dfinition prcise par linstitution. Le moment o un crdit passe en impay est fonction de laugmentation du risque de dfaut de paiement (cest--dire, lorsque lemprunteur ne remboursera plus). Il
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Caisse et disponibilit bancaire

Rserves dposs la Banque centrale

Encours brut de crdit

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faut pour cela prendre en compte le type de crdit, la dure du crdit, lchancier et les expriences passes de linstitution. Encours net de crdit Tous les prts dcaisss et non encore rembourss ou abandonns diminuent des provisions pour crances douteuses. Lencours net de crdit indique seulement le capital restant d, il ne comprend pas les intrts attendus des prts. Montant provisionn pour couvrir les pertes probables sur le portefeuille de crdits. Lorsque lon cre cette provision (ou quon la modifie), la dpense servant couvrir les pertes sur les crdits effectus (que lon appelle dotation aux provisions pour crances douteuses) est enregistre au compte de rsultat comme une charge. Le montant de la provision pour crances douteuses est enregistr au bilan en actif soustractif - diminuant ainsi lencours brut de crdits. Les pertes constates ou les abandons de crances sont enregistrs uniquement au bilan (et non au compte de rsultat), comme une rduction du montant des provisions pour crances douteuses et de lencours de crdits brut. Cest--dire les postes qui ne sont pas mentionns ci-dessus tels que : Intrts recevoir : intrts exigibles mais qui nont pas encore t pays, ils sont enregistrs comme recevoir , Dbiteurs divers et comptes de rgularisation : toute forme dengagement payer linstitution pour des services qui ont dj t vendus ou des produits qui ont dj t livrs, Charges constates davance : par exemple les loyers pays
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Provision pour crances douteuses

Autres actifs court terme

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davance ou une police dassurance paye pour la priode venir. Immobilisations financires Investissements qui ne sont pas destins tre vendus rapidement et donc non considrs comme une source de liquidit immdiate et qui resteront au bilan pour plus dun exercice comme les actions, les obligations, les billets ordre, les titres fonciers. Ce terme recouvre lensemble des actifs qui ne sont pas immdiatement transformables en liquidits. Par exemple les terrains, les immeubles, les machines, les fournitures, les vhicules. Valeur : les biens immobiliers et les quipements sont enregistrs leur cot dachat ou leur prix dacquisition. Amortissements : charges calcules, passes chaque anne en fonction de lestimation de la dure de vie utile de chaque actif. La dotation aux amortissements reprsente une diminution de la valeur du bien et des quipements pour rendre compte de leur usure au cours de lexercice comptable ou de lobsolescence. La dotation aux amortissements est enregistre chaque anne dans le compte de rsultat comme une charge, ce qui accrot le poste amortissements au bilan du mme montant. Tout comme les provisions pour crances douteuses, lamortissement (cumul) vient en diminution de lactif. Immobilisations nettes : cot dachat ou prix dacquisition dun bien dont linstitution est propritaire diminu des amortissements cumuls.

Immobilisations corporelles

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PASSIFS (DETTES + FONDS PROPRES)

Les dettes reprsentent ce que linstitution doit des tiers, soit sous la forme demprunts contracts soit sous la forme dengagements fournir des produits et des services dans le futur. Epargne obligatoire Comptes de dpts que les clients doivent ouvrir dans linstitution de microfinance pour y dposer leur argent. Ces fonds doivent tre rembourss terme aux clients par linstitution (gnralement lorsque le crdit a t rembours, ou lorsque le client quitte linstitution) ; les dpts obligatoires peuvent tre ou ne pas tre rmunrs par linstitution. Si les dpts obligatoires sont dposs auprs dune autre institution financire (par exemple dans le cas dune IMF ne collectant pas de dpts mais demandant ses emprunteurs de dposer une garantie dans la banque o est loge sa ligne de crdit, ou cas dune IMF prconisant la constitution dpargne dans une banque en parallle laccs au crdit), ils ne doivent pas apparatre au bilan de linstitution et ne peuvent constituer des ressources destines financer lactif. Dpts que les clients font volontairement au sein de linstitution de microfinance. Bien quil sagisse dun poste de passif pour linstitution, les dpts volontaires sont diffrents des fonds emprunts car il ny a pas de date prcise pour leur restitution ou dchancier. Les dpts volontaires sont gnralement rmunrs par linstitution. Fonds dposs par les clients au sein dune institution de microfinance pour une priode de temps donne. Le taux dintrt servi augmente gnralement avec la dure des dpts. Encours d par une institution de microfinance une banque ou un autre bailleur, et pour lequel linstitution paie un taux dintrt de march. Il peut sagir demprunt court terme ou long terme. Les
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Epargne volontaire

Dpts terme

Emprunts aux conditions du march

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emprunts long terme sont des emprunts plus dun an. Emprunts auprs de la Banque centrale Emprunts taux subventionns Autres dettes court terme Encours que linstitution doit la Banque centrale et pour lequel elle paie un intrt (souvent en fonction du taux descompte). Encours que linstitution doit une banque ou dautres bailleurs, pour lequel elle paie un taux dintrt infrieur au taux du march (taux subventionn). Montant que linstitution doit une banque, dautres prteurs ou dautres organismes, (comme les arrirs de loyer), et quelle doit rembourser dans un dlai infrieur un an. Elles comprennent galement les charges payer et produits comptabiliss/constats davance. Les fonds reus mais affects un usage ultrieur ou pour une activits spcifiques sont classs comme dettes dans le bilan parce quils devront tre restitus aux bailleurs en cas de non excution des objectifs. Les fonds affects ne sont pas enregistrs comme des produits tant que les services ou produits pour lesquels ils sont en places ne sont faits. Quand les IMF reoivent des fonds affects, elles ont des obligations de rsultat comme stipul dans laccord avec le bailleur. Quand lIMF aura rendu le service (exemple: prts aux micro entrepreneurs dans certaines zones), alors les dpenses ont lieu. Les produits diffrs constituent alors des subventions dexploitations pour couvrir ces dpenses engages. Autres dettes long terme Montants que linstitution doit une banque, dautres prteurs ou dautres organismes et quelle doit rembourser dans un dlai suprieur un an, compter de la date dtablissement des tats financiers.

Revenu affect ou dferr (court terme ou long terme)

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FONDS PROPRES
Les fonds propres sont aussi appels capital. Contrairement lendettement, les fonds propres nont pas tre rembourss aussi rapidement que les dettes. Cest la raison pour laquelle ils reprsentent la valeur de linstitution. Les fonds propres quivalent aux actifs moins les dettes. Les fonds propres sont le lien entre le bilan et le compte de rsultat, puisque la fin de chaque exercice, le bnfice (ou la perte) du compte de rsultat est transfr au niveau des fonds propres dans le bilan. Capital social (appel et vers) Subventions en fonds propres (montants cumuls des annes antrieures) Subventions en fonds propres de lexercice Report nouveau Montant des fonds apports par les actionnaires linstitution. Cumul des montants des subventions reues par linstitution.

Ensemble des subventions qui ont t apportes au cours de lexercice. Montant cumul des bnfices ou des pertes des exercices antrieurs depuis la cration de linstitution. On parle aussi de bnfices non distribus ou de rsultats mis en rserve. Montant du bnfice ou de la perte gnr(e) au cours de lexercice. Fonds spciaux ou rserves tels que contributions non remboursables de la part des clients, rserves obligatoires prvues par la loi ou diffrences ventuelles entre produits et charges hors exploitation.

Rsultat net dexploitation (hors subvention) Autres postes de fonds propres

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Compte de Rsultat
Le compte de rsultat reflte une image dynamique de ce qui est gagn par linstitution ou de ce qui est dpens pour mener lactivit de linstitution. Il permet de dgager le cot total de ses activits et de voir sil y a eu excdent ou dficit (bnfice ou perte) pour la priode considre.

PRODUITS
En termes comptables, les produits sont de largent gagn par linstitution pour les produits vendus et les services fournis pendant une priode donne. Lorsque une institution fournit des services ses clients, elle reoit des produits en espce ou en compte de client (prlvement).

PRODUITS DEXPLOITATION
Le produit dexploitation est le revenu obtenu par les activits principales de linstitution. Pour une IMF, le produit dexploitation est gnr par des intrts sur crdits aux clients; des commissions sur crdits ; des produits sur placements la banque, etc.. Produits des intrts sur crdits Montants reus des clients ayant contract un emprunt auprs de linstitution pour une priode de temps donne. Le taux dintrt est exprim en pourcentage du montant prt. Le terme intrts reus fait rfrence aux intrts pays par lemprunteur. Le terme intrts courus non chus fait rfrence aux intrts dus par les clients linstitution mais non encore encaisss.
Remarque : le remboursement du capital ne fait pas partie des produits financiers. Les remboursements du principal dun crdit naffectent que le bilan (cest--dire : diminution du poste encours de crdits et augmentation du poste de trsorerie).
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Commissions sur crdits

Montants acquitts par les emprunteurs ou les membres pour les crdits octroys par linstitution (exprims en pourcentage). Les commissions sont habituellement payes en une fois, pralablement au crdit. Il existe aussi des pnalits pour les paiements partiels ou en retard et celles-ci sont constates une fois le paiement est impay.

Produits des placements

Montant des intrts reus par une institution sur ses placements tels que les dpts rmunrs, les dpts terme, les bons du trsor, etc.

CHARGES
Les charges reprsentent les cots des biens et services utiliss afin de gnrer des produits. Elles sont considres comme les cots des affaires puisquelles reprsentent les cots engags pour que linstitution puisse gnrer des produits et rester oprationnel. Les charges directes dune IMF comprennent les charges financires, les charges dexploitation, et les dotations aux provisions pour crances douteuses.

CHARGES DEXPLOITATION
Les charges qui sont lies directement lactivit principale (le crdit ou lpargne) pour une priode donne. Pour les institutions de microfinance avec une seule activit, tous les cots doivent sy trouver. Pour les institutions aux services multiples, tous les cots directs des oprations financires et une partie proportionnelle des frais administratifs doivent tre inclus. Intrt dus sur comptes de dpt de la clientle
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Sommes verses aux clients ayant des comptes de dpt dans linstitution (soit volontaires, soit obligatoires).
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Intrts et commissions dus

Intrts et commissions verss aux banques ou dautres institutions financires en contrepartie de crdits accords linstitution.
Remarque : le remboursement du principal dun emprunt bancaire ne fait pas partie des charges financires.

Dotations aux provisions pour crances douteuses

Montant fond sur les donnes historiques sur les impays de linstitution et sur le niveau existant des provisions pour crances douteuses. Le montant de la dotation aux provisions pour crances douteuses correspond au niveau daugmentation ncessaire de la provision sur un exercice pour couvrir le montant des dfauts de paiement attendus sur le portefeuille de crdits. Bien que la dotation aux provisions pour crances douteuses soit une charge calcule, elle est considre comme une charge directe pour une institution de microfinance, mme si les crdits nont pas encore t passs en perte.

CHARGES ADMINISTRATIVES
Les charges considres comme une sous-catgorie des charges dexploitations. Frais de personnel (salaires et Paiement de linstitution son personnel pour services rendus. Il avantages sociaux) sagit dordinaire du poste de charges dexploitation le plus important pour une institution de microfinance. Loyer Paiement vers titre de loyer pour un terrain ou/et pour des btiments utiliss dans le cadre de lactivit, pendant une priode de temps donne. Charges correspondant aux frais de transport, de voyage, et dhbergement du personnel lorsquil se dplace pour le compte de

Frais de transport et de voyage

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linstitution. Dotation aux amortissements Il sagit dune charge annuelle calcule, dtermine en estimant lusure de chaque bien. On utilise la mthode la plus courante, cest-dire celle de lamortissement linaire : pour un bien dont la dure de vie utile est de 5 ans, la dotation aux amortissements reprsentera un cinquime de son prix dachat par an et cela pendant cinq ans. La dotation aux amortissements augmente le montant du poste amortissements au niveau du bilan (comme pour la dotation aux provisions pour crances douteuses, qui est une charge, et la provision pour crances douteuses, qui vient en diminution de lactif). Autres dpenses auxquelles doit faire face une institution pour exercer son activit comme lachat de fournitures, les frais dimpression/publicit, les frais de port et de tlphone, les assurances, les charges deau, de gaz et dlectricit, la formation du personnel, les runions du conseil dadministration et des organes de gestion, le recours au conseil juridique et autres services, les charges bancaires, les charges lies la rparation et lentretien, les charges de coursier et les pertes de change, les impts, etc.

Autres charges

RESULTAT NET DEXPLOITATION

Revenu directement li aux oprations de crdit et de collecte de lpargne de linstitution moins les charges qui sont directement rattaches ces activits (charges dexploitation).

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PRODUITS ET CHARGES HORS EXPLOITATION

Les revenus qui ne sont pas produits par lactivit principale de linstitution (ex. les subventions) ; les charges qui ne sont pas lies aux activits principales de linstitution.

DONS/DOTATIONS
Fonds donns linstitution dans lanne (pour lesquels les conditions, si existantes, ont t remplies) pour couvrir ses charges dexploitation, les fonds de crdits, etc..

AUTRES PRODUITS ET CHARGES HORS EXPLOITATION

Autres produits gnrs par linstitution pour des services quelle a rendus en dehors des activits de crdit et dpargne, comme par exemple les honoraires de formation et les charges affrentes.

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Bibliographie
Les documents suivants sont recommands sur la comptabilit.

Christen, R.P. Banking Services for the Poor: Managing for Financial Success: An Expanded and Revised Guidebook for Microfinance Institutions. Cambridge, MA: Accion International, 1997 (ISBN 958-960920-1). Disclosure Guidelines for Financial Reporting by Microfinance Institutions. Washington, DC: Consultative Group to Assist the Poorest, 2001. Disponible sur (en franais galement) http://www.cgap.org/html/p_technifsg.html. Epstein, Barry, and Ali Mirza, Abbas. Wiley IAS 2001: Interpretation and Application of International Accounting Standards 2001. New York: John Wiley and Sons, 2001. Disponible sur http://www.ids.ac.uk/cgap/static/2043.htm. Audits externes des institutions de microfinance. Srie Outil technique No. 3. Volume 1, A lusage des clients daudit: Conseils dadministration, dirigeants, bailleurs de fonds, cranciers et investisseurs. Washington, DC: Groupe Consultatif dAssistance aux Plus Pauvres, (1998). Disponible sur http://microfinancement.cirad.fr/fr/frame6.html. Audits externes des institutions de microfinance. Srie Outil technique No. 3. Volume 2, A lusage des clients daudit: Auditeurs externes. Washington, DC: Groupe Consultatif dAssistance aux Plus Pauvres, (1998). Disponible sur http://microfinancement.cirad.fr/fr/frame6.html. Financial Ratio Analysis of Microfinance Institutions. Small Enterprise Education and Promotion Network (SEEP)/Calmeadow, 1995 (ISBN 0-9637044-8-6).

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