MANUAL ENVO DE LIBROS DE COMPRAS Y VENTAS

Para el envo de los Libros de Compras y Ventas, debemos tener el sistema DaVinci instalado en nuestro computador, una vez instalado ingresamos al programa de la siguiente manera:

Usuario: LCV Contrasea: LCV ENTER o ACEPTAR

Posteriormente se nos genera la siguiente pantalla, donde debemos elegir la opcin de Libros de Libros de Compras y Ventas

Elegir la opcin Libros de Compras y Ventas

Nos desplazara las opciones que debemos ir llenando segn la siguiente secuencia: 1. AGENTES, en esta pantalla debemos escribir los datos que solicita el DaVinci de nuestra empresa, es importante que el nmero de NIT sea el correcto pues de lo contrario no nos recepcionaran los archivos de nuestros libros. Este proceso se lo realiza una sola vez por cada empresa de la cual se desea enviar la informacin.

- AGENTE: Escribir los datos de la empresa declarante, luego hacer clic en guardar

2. CAPTURA Y CONSULTA, Este es el primer paso repetitivo para todos los meses, en este proceso debemos ingresar los siguientes datos: NIT, Periodo (mes y ao), Total Ventas Netas, Total Compras Netas. Una vez ingresados estos datos y luego de presionar el boton Capturar, el sistema solicitar los archivos planos de Compras y Ventas con extensin .TXT.

- CAPTURA Y CONSULTA, ingrese el No. de NIT, periodo y montos totales de los Libros de Compras y Ventas

- El sistema DaVinci, nos pedir ingresar el archivo de ventas y luego de compras.

- Debemos insertar la ruta donde guardamos nuestros Libros de Compras y Ventas

- Una vez ingresados los Libros si todos los registros estn bien insertados nos generar esta pantalla.

Aspectos Importantes a Considerar - Los importes totales a ingresar son importes NETOS, es decir Total factura menos ICE y menos excentos - Cuando en el periodo a declarar no tengamos movimientos ya sea de compras o de ventas, debemos ingresar el valor cero 0.

El sistema no acepta centavos (en esta parte), estos deben ser redondeados al inmediato superior si el importe neto tiene la fraccin mayor igual a 0.50; caso contrario el mismo deber ser truncado. Ej. 1,235.67 se redondea a 1,236 1,248.48 se redondea a 1,248

Es en este paso en el que el Da Vinci valida las facturas ingresadas, si existen errores el sistema nos har notar aquello indicndonos el tipo de error y adems el nmero de linea. El Da Vinci puede detectarnos entre otras cosas: Ausencia o demasa de columnas, todas las columnas deben tener datos y solo deben existir las columnas indicadas en el formato de impuestos, ni ms ni menos. En caso de no existir algun dato en la factura (como por ejemplo el Nro. De NIT), esta columna debe ir con el valor cero 0. NIT errneo, cuando el Nmero de NIT esta digitado de forma errnea. Algn colega me coment una vez que el DaVinci le acept un NIT con los nmeros volteados como legtimo, desafortunadamente no se acordaba de los nmeros en concreto pero por si las dudas, revisemos siempre nuestra informacin Fecha Invlida, cuando la fecha registrada en la factura no pertenece al periodo declarado Ausencia del Cdigo de Control, cuando nos olvidamos colocar el Cdigo de Control de una factura computarizada o transcribimos de forma errnea el Nmero de Autorizacin de la Factura Presencia indebida del Cdigo de Control, cuando normlmente el Nmero de Autorizacin de la factura se encuentra errneo Facturas anuladas con importes. Las facturas anuladas deben contener todos los datos de los importes en CERO, incluyendo el Cdigo de Control en las facturas computarizadas. Formato del Cdigo de Control errneo, cuando el Cdigo de control no est en el formato adecuado. No olvidemos que el formato del Cdigo de Control son pares alfanumricos (nmeros del 0 al 9 y letras de la A a la F) separados por guiones en grupos de 8 o 10 dgitos. Ej. 01-A2-33-FA-55 58-3A-CC-4F 82-M5-33-AA 3358-A0-2A-69 (Vlido) (Vlido) (Invlido) (Invlido)

El Da Vinci NO puede detectarnos entre otras cosas: FACTURAS CLONADAS, desafortunadamente no puede detectarnos facturas clonadas ya que estas son idnticas a un original (cln). Facturas repetidas, si por error hemos ingresados dos veces una factura, el Da Vinci no nos comunicar ese hecho

Importes de factura con los dgitos volteados, obvio, no hay manera posible (todava) Nmeros de autorizacin errneos

3. CONSOLIDACION, El programa DaVinci realiza en este paso la fusin de los archivos de Libros de Compras y Ventas ingresados en formato .TXT, para convertirlo en un solo archivo con extencin .DEC.

- El siguiente paso es la consolidacin que solo se inicia haciendo clic en la opcin generar, luego aceptar y nos indicar la ruta del archivo consolidado.

Este archivo tiene la siguiente estructura en su nombre: LCVnronitaomes.DEC, por ejemplo si el nmero de NIT del contribuente es el 1020304015 y est declarando el periodo agosto/2010, el consolidado tendr el nombre: LCV1020304015201008.DEC. Este archivo se graba de forma predenterminada en la carpeta ENVIO del lugar donde se encuentra instalado el DA Vinci; generalmente en: C:\Archivos de Programa\DaVinci\Envio\ Este archivo .DEC es el que debemos enviar al SIN, ya sea mediante el Software DaVinci o mediante el Portal Tributario.

IMPORTANTE: HASTA ESTE PASO, NO ES NECESARIO DISPONER DE UNA CONEXIN AL INTERNET EN EL COMPUTADOR.

4. ENVIO DE ARCHIVO CONSOLIDADO, una vez generado el archivo consolidado .DEC, este debe ser enviado al SIN mediante este ltimo paso; para ello necesitamos ingresar el Nro. De NIT, la contrasea y en tipo de informacin se debe seleccionar LCV.

- Para realizar el envo de los Libros de Compras y Ventas, debemos ingresar el NIT y la Contrasea que tiene la empresa, elegir la opcin LCV y luego entrar

Una vez que el servidor de impuestos nos acepta el ingreso, debemos seleccionar el archivo consolidado (ya sabemos cmo se llama y donde encontrarlo) y presionar el botn Enviar.

- Una vez dentro del envo debemos insertar el perodo y dar la ruta de nuestro archivo .DEC, que obtuvimos en el paso 4.

- Con el archivo listo en pantalla podemos dar la opcin enviar. (Para este paso requeriremos estar conectados al internet)

Si todo va bien, nos debera generar la pantalla de Recepcin de Libros de Compras y Ventas que es nuestro documento respaldatorio del cumplimiento del Envo de Libros de Compras y Ventas. Imprmalo para su respaldo solamente.

Aspectos Importantes a Considerar o Verifique que la constancia de presentacin contenga sus datos (NIT, Razn Social, Total Ventas, Total Compras), ya que desafortunadamente hasta el momento de la redaccin de esta gua, existen cruces de informacin entre dos declaraciones simultaneas y puede que obtenga una constancia mezclada De momento la contrasea para el envo de los Libros es diferente a la contrasea de ingreso a la oficina virtual; si es la primera vez que enva los Libros, debe crear primeramente una contrasea. Este ltimo paso puede realizarlo tambin a travs de la Oficina Virtual Envio de LVC, donde nos solicitar exactamente la misma informacin que el software Da Vinci.