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INTRODUO

Quando se pensa em Almoxarifado, imagina-se logo um local muito grande e cheio de objetos, muito bem organizado e com gente treinada executando tarefas integradas e seguras. Mas nem sempre essa a realidade, muitas vezes o Almoxarifado transforma-se num local onde as coisas e as pessoas se perdem, sem sequer darem conta do mal que esto fazendo a si e organizao. No caso de um Almoxarifado pblico a situao no diferente. A falta de planejamento nas compras e a falta de pessoal especializado na guarda e na organizao, tanto administrativa, como funcional, podem transformar o Almoxarifado num "quarto de despejo" com caractersticas muito especiais, ou seja, dinheiro pblico transformado em material estocado. Quem no guarda direito, no pode distribuir direito. Portanto o Almoxarifado, no s guarda como tambm distribui, e para isso preciso seguir algumas regras bsicas . O que vamos tratar neste curso no nenhum postulado ou tese a ser defendida, mas apenas uma forma mais prtica e tranqila de administrar seus espaos e trabalhar corretamente seu estoque, pedindo no momento certo, distribuindo e fazendo circular seus materiais organizadamente. Todos ns, que estamos no servio pblico, somos capazes de avaliar os transtornos que as questes polticas trazem para o setor de compras, que quem d "oxignio" ao Almoxarifado; no entanto, no podemos deixar de estabelecer uma conduta capaz de defender mesmo que minimamente, a questo de suprir as unidades ou mesmo a populao daquilo que necessitam. Assim conduziremos nosso curso, tentando levar a voc, caro colega, uma viso mais ampla de seu trabalho e, quem sabe, ajud-lo a aperfeioar a roda. O ESPAO E O LAYOUT DO ALMOXARIFADO Um dos pontos mais importantes em um Almoxarifado seu espao, pois ele que determina, na verdade, toda a estratgia de compra, de estocagem e de distribuio. No se deve enfiar um p 44 num sapato 38, isso um absurdo, da mesma forma que o contrrio tambm o seria. Portanto, o espao de um Almoxarifado deve ser planejado e estabelecido para que se possa tirar o mximo proveito de sua rea total. O espao vertical deve ser utilizado ao mximo, fazendo-se uso de prateleiras ou atravs do empilhamento dos materiais. No entanto, alguns pontos bsicos devem ser considerados: 1) a resistncia dos materiais que sofrero empilhamento; 2) o equipamento disponvel para a execuo de um empilhamento seguro; 3) a resistncia dos pisos e do pavimento; Usar o espao vertical sem critrio pode ocasionar muitos transtornos, deixando de ser uma soluo para tornar-se um problema. O LAYOUT Almoxarifado um local de grande circulao de pessoas e dos mais variados tipos de produtos, assim, ao programar o LAYOUT de um Almoxarifado no se esquea: a) A carga e a descarga de materiais devem ser sempre feitas de forma segura e gil, por isso necessrio que os veculos transportadores (empilhadeiras, guindastes, carregadores etc.) e os responsveis pelo armazenamento estejam sempre disponveis. b) As entradas e as sadas dos materiais no devem possuir bloqueios e devem ser suficientemente compatveis com a dimenso dos produtos em circulao. c) A altura do Almoxarifado deve ser compatvel com o tipo de produto a ser estocado, assim como as portas de entrada e sada. d) Os pavimentos devem ser projetados de maneira a suportar empilhamentos e/ou o peso dos materiais estocados. e) A largura, o comprimento, a altura, o volume etc. dos materiais que sero transportados em veculos so importantes fatores que devero compor o planejamento do LAYOUT do Almoxarifado. f) Estruturar o trnsito interno dos veculos dentro do Almoxarifado, levando-se em conta suas dimenses , tamanho dos produtos e circulao interna. CORREDORES DE ACESSO S PILHAS OU PRATELEIRAS As passagens dos corredores devem ser retas e no devem conter obstrues causadas por empilhamento de materiais ou colunas, de forma a permitir a direta comunicao entre as portas e todos os setores do Almoxarifado, que devem estar devidamente identificados e divididos por critrios de convenincia (cores, nmeros etc.). Outro aspecto importante o da largura dos corredores que devem ser no mnimo de 3 metros para facilitar o trfego pesado, como empilhadeiras de 1000 a 2000 quilos. No caso das passagens transversais, as larguras devem ser de 2.80 a 3 metros, sendo que a altura das pilhas no deve ultrapassar os 3 metros. importante salientar que os materiais devem ser armazenados de acordo com sua freqncia de sada. Por exemplo: os materiais de sada freqente devem ter suas pilhas ou prateleiras prximas s portas de SADA, enquanto os de rara sada devem ser armazenados prximos a ENTRADA. O esquema abaixo sugere uma das formas de arranjo para Almoxarifados quadrados ou retangulares:

SADA

MATERIAL DE SADA FREQENTE

MATERIAL DE SADA POUCO FREQENTE

MATERIAL DE SADA BASTANTE ESCASSA MATERIAL DE RARA SADA

ENTRADA

evidente que a maioria dos Almoxarifados Pblicos encontram-se construdos e muitas vezes herdamos uma rea j delimitada para organizarmos o material que chega e que ser distribudo; no entanto, possvel se reorganizar, reestruturando as formas de armazenamento, observando as sugestes acima e levando em conta os seguintes pontos: o nmero de materiais que sero mantidos armazenados; dimenses do Almoxarifado (rea e volume); necessidades para o armazenamento (prateleiras, estantes e divises); treinamento da mo-de-obra; o tipo de trabalho a ser realizado para funcionamento do Almoxarifado; o mximo de operaes realizadas num dia (entrada e sada de materiais); reformas nas estruturas fsicas do Almoxarifado (cobertura, material de segurana, infra-estrutura); material especfico de transporte (carrinhos, empilhadeiras etc.); aquisio do material de segurana.

Com essas e outras sugestes voc poder perceber que, medida que estiver desenvolvendo seu Almoxarifado, ser possvel criar um LAYOUT capaz de atender s suas necessidades. ESPAO NO ALMOXARIFADO Um dos maiores problemas de quem cuida de um Almoxarifado como melhor aproveitar seu espao para manter a organizao e os nveis de segurana. Uma correta distribuio do espao dentro do Almoxarifado consiste em verificar e determinar: as quantidades dos materiais A, B, C, D etc.; o espao (em metros quadrados), que os materiais iro ocupar no Almoxarifado; a metragem dos suportes, prateleiras, estrados etc., onde os materiais sero armazenados; a rea de entrada e recebimento dos materiais; a rea de expedio dos materiais; os corredores internos; a rea ocupada pelos sistemas de manuteno interna; a rea necessria para os servios de controle de materiais; rea para possvel expanso.

Em relao ao espao total disponvel do Almoxarifado, possvel se determinar o espao necessrio para cada grupo de materiais, atravs do clculo da rea ocupada para cada um dos itens acima. Por exemplo: se um Almoxarifado possuir 500 metros quadrados, os espaos devero ser subdivididos de tal forma que dentro dessa rea caibam pelo menos os itens acima relacionados. MOVIMENTAO DE CARGAS E TRANSPORTES INTERNOS Em alguns Almoxarifados acontecem coisas como estas: os corredores e as ruas do Almoxarifado esto sempre abarrotados de material e pessoal caminhando desordenadamente na inteno de solucionar problemas; equipamentos quebrados e pessoal incapacitado de realizar suas atribuies; produtos que so constantemente deslocados de um lugar para outro; grandes distncias entre os pontos de estocagem e os de sada; desvio de funo, ou seja, gente especializada executando outro servio; os operadores de empilhadeiras e carrinhos despendem tempo alm do necessrio para realizarem seu trabalho; cargas excessivamente pesadas sendo transportadas manualmente, o que gera gastos elevados de energia e problemas de pessoal;

almoxarifado sem o estabelecimento de um sistema de movimentao (por exemplo, cruzamento excessivo de carrinhos e empilhadeiras numa mesma via).

Para solucionar tais problemas torna-se necessrio uma reorganizao dos fluxos e de todo sistema do movimento de cargas e transportes internos. Assim, antes de toda a equipe se movimentar, leve em considerao alguns pontos bsicos: o que deve ser removido; peso e volume do material; em que direo ser removido; distncia a ser percorrida; quantas vezes a operao ser repetida.

Sempre que possvel, opte pelo transporte mecnico, j que o transporte manual exige esforo fsico e diminui a produtividade. MANUSEIO DE MATERIAIS Quem de ns j no sofreu um problema de quebra ou dano de um produto pela forma incorreta de seu manuseio ou estocagem? Pois, ento, uma das questes mais significativas dentro do Almoxarifado o manuseio correto dos materiais que sero, ou esto, estocados. de fundamental importncia que no s a mo-de-obra que lida diretamente com os materiais tenha treinamento mnimo, mas que tambm sejam seguidas algumas normas bsicas capazes de garantir o bom estado do produto dentro do Almoxarifado. Eis algumas dicas que podem ajudar: os produtos devero ser transportados sempre sobre um s veculo. As mudanas podem ocasionar quedas que danificaro o material; os produtos devem ser manuseados prevendo-se a ocorrncia seguinte que aquele produto ter. Isso ajuda a evitar retrocesso ou voltas desnecessrias e o congestionamento dos corredores; sempre devem ser utilizados veculos adequados; os transportadores internos devem ser carregados at o limite mximo de segurana, evitando viagens desnecessrias que sobrecarregariam o trnsito interno; a segurana no transporte imprescindvel. Os manipuladores devem estar aparelhados com capacetes, culos, luvas etc. Os veculos devem sofrer manuteno preventiva. as operaes de recebimento e entrega devem ser sincronizadas, evitando contratempos para quem retira e para quem estoca.

evidente que sero necessrios ajustes realidade de cada Almoxarifado; no entanto, com essas dicas, quem administra o Almoxarifado ter capacidade de racionalizar o trabalho e agilizar o fluxo dos materiais a serem guardados e posteriormente distribudos. EMPILHAMENTO Empilhar materiais no colocar um sobre o outro de qualquer maneira; o empilhamento deve ser coerente para facilitar a distribuio. A disposio que se d ao empilhamento possibilita maior segurana e contagem mais rpida dos materiais. Algumas regras bsicas podem ser seguidas. Vamos a elas: respeite o limite mximo de altura do teto, que no deve ultrapassar a 30 cm. Isso garante a ventilao e a facilidade nas retiradas; utilize o recurso de caixas de madeiras sobrepostas, quando for o caso; utilize pallets (estrado de madeira que trabalha harmoniosamente com a empilhadeira de garfo); verifique sempre a resistncia das embalagens. Respeite as indicaes do fabricante; as pilhas devem estar sempre firmes, ou seja, a movimentao de unidades superiores no deve atuar sobre aquelas unidades que permanecero empilhadas; programar as diferentes operaes de movimento dos materiais como um todo, evitando, sempre que possvel, a movimentao em separado. Isto evita riscos e manipulaes desnecessrias, alm, claro, de exigir mais tempo para carga, descarga e controle, oriundos desse tipo de atividade.

Experincias em grandes empresas demonstram que o uso de pallets reduz em 50% o nmero de funcionrios necessrios movimentao e ao empilhamento dos materiais. O tempo de carga e descarga reduz-se em cerca de um tero, com a vantagem dos produtos, j classificados como seguros e com Inspeo Atenuada, sarem do caminho diretamente para o local de estocagem. SISTEMA DE ARMAZENAMENTO EM PRATELEIRAS Muitas empresas no mundo todo usam o sistema de armazenamento em prateleiras. Essa uma das formas mais organizadas de armazenar os materiais e estabelecer sobre eles, junto com as fichas de prateleiras, um controle de seu estoque.

Hoje existe no mercado brasileiro uma grande variedade de "armrios" de ao que na verdade funcionam como um conjunto de prateleiras arranjadas e servem para estocagem de material. H at armrios para Almoxarifado, devidamente adaptados s condies de cada usurio. As prateleiras devero ser arranjadas de tal maneira que qualquer pessoa que esteja habituada rotina do Almoxarifado possa, sempre que necessitar, encontrar os materiais solicitados o mais rpido possvel. Uma das formas mais simples e funcionais para distribuio dos materiais dentro do Almoxarifado, numerar as prateleiras no sentido horrio a partir da entrada, de modo que a prateleira nmero 1 fique logo esquerda de quem entre. Com esse critrio prossegue-se enumerando todas as prateleiras at que a ltima prateleira esteja direita da entrada. No esquema abaixo percebe-se com clareza que esse tipo de arranjo organiza a localizao das prateleiras.

SADA

ENTRADA Em seguida, faa com que cada prateleira, de acordo com cada tipo de arranjo e diviso estabelecidos, ganhe a seguinte numerao: horizontalmente, da esquerda para a direita e verticalmente, de baixo para cima. 5 4 3 MATERIAL N 2 1 1 2 3 4 5

Imaginemos que um material "N" esteja localizado onde demonstra a figura acima. Para indicar com preciso onde se encontra tal material, basta informar: o nmero da prateleira; o nmero horizontal; o nmero vertical. Diremos que essa prateleira tenha o nmero 5, sendo assim o material "N" estaria localizado em: 5.3.2, ou seja, o material est armazenado na prateleira 5, no sentido horizontal 3 e no sentido vertical 2. evidente que esse sistema deve ser treinado entre os participantes do processo de armazenamento, de tal forma que um simples comunicado possa localizar com segurana e rapidez o material estocado. Outras formas tambm podem ser idealizadas de acordo com as necessidades de cada Almoxarifado.

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SIMPLIFICAO DO TRABALHO Simplificar o trabalho sonho de quem administra. Mais ainda, claro, de quem administra um Almoxarifado. Simplificar o trabalho no torn-lo primitivo, torn-lo racional, preciso e rpido com o mnimo dispndio de energia. A princpio isso pode parecer uma tarefa extremamente rdua e complicada, mas no to absolutamente complexa a ponto de exigir uma reengenharia administrativa. H alguns caminhos que podem ser seguidos para auxiliar quem pretende simplificar o trabalho dentro do Almoxarifado. Basta que se examine alguns aspectos relacionados com as atividades internas. So eles: o esboo e a disposio do trabalho; os diversos tipos de materiais, suas dimenses e a forma mais coerente de transporte e armazenamento; possibilidade de usar transporte mecnico, reduzindo ao mnimo necessrio os transportes manuais; determinar os trabalhos mais pesados ou desagradveis; problemas com segurana.

Finalizando, antes de se implantar os mtodos simplificados de trabalho, h a necessidade de um estudo minucioso, que dever ser acompanhado de um sistema de planejamento, para que o mtodo tenha sucesso e possa realmente trazer vantagens para quem optar por ele. AUDITORIA SIMPLIFICADA Esse mtodo , na verdade, um sistema mais apurado e peridico de controle do Almoxarifado, propiciando ao profissional uma vigilncia sobre o estoque e o controle de mnimos e mximos, bem como sob o bom estado de segurana dos materiais e, finalmente, do inventrio fsico. Se esse controle for executado com freqncia mensal, poder o administrador detectar os erros e as falhas cometidos durante todo o processo, evitando a omisso de lanamento nos registros. O trabalho consiste em examinar: as as as as as notas de entradas; requisies de compra; notas de sada; fichas de controle; quantidades fsicas com os registros de estoque.

Explicando melhor: Entrada: Saber se o material foi realmente recebido, contado, pesado etc. As notas de entrada devero estar numeradas, datadas e controladas com as notas fiscais e tambm registradas nas fichas de estoque e, conseqentemente, assinadas pelo responsvel pelo recebimento. Sada: Deve seguir a rotina de distribuio e sofrer maior fiscalizao por parte de quem executa o controle, para evitar desvios e possveis roubos. O administrador deve ainda verificar: se no h requisies , notas ou mesmo lanamentos de sada em duplicatas; duplos lanamentos de sada com o mesmo nmero; cancelamento de pedidos em excesso; emendas e rasuras em notas; se as quantidades fornecidas esto de acordo com o consumo dos sub-almoxarifados.

No podemos desprezar a auditagem sobre o estoque fsico, que na verdade o patrimnio transformado. A ficha de controle de estoque a primeira a ser conferida. Embora parea antiquado e primitivo esse tipo de controle, essa ficha, indica o posicionamento do estoque do Almoxarifado, num dado instante. importante observar: se a discriminao do material est de acordo com as especificaes; se a classificao, a codificao e a localizao esto certas e se correspondem com as fichas de estantes e prateleiras; se as diferenas do estoque foram lanadas; o controle das devolues e de materiais deteriorados; a correspondncia entre os registros de estoques e outros registros; os quesitos de segurana.

CONTROLE DE MATERIAIS

O controle de materiais consiste em orden-los segundo um plano sistemtico capaz de classificar cada produto, ou grupo deles, de maneira que possam ser facilmente localizados. Dentre os vrios tipos de codificao, demonstraremos os trs mais usados: 1. Numrica: feita apenas com nmeros arbicos. Exemplo: grampo para grampeador - 26/6 - n 6006. 2. Alfanumrica: combinao entre letras e nmeros. Exemplo: grampo para grampeador - 26/6 - GG - 60. 3. Decimal: o mais utilizado se compem de trs grupos: aglutinante: aquele que corresponde ao agrupamento dos materiais. Exemplo: material de escritrio, produto de limpeza, produto de segurana etc. individualizador: informa cada um dos materiais que constam do primeiro grupo. Exemplo: pano de cho, gua sanitria, l de ao etc. descritivo: descreve os materiais pertencentes ao segundo grupo. Exemplo: pano de cho de 40X72cm, gua sanitria bomba 5 litros, gua sanitria - 1 litro. LOCALIZAO DE MATERIAIS Localizar materiais dentro do Almoxarifado pode parecer uma tarefa fcil, contudo, pode tornar-se uma verdadeira "caa ao tesouro" se no houver, ao menos, um processo de sistematizao, principalmente se esse Almoxarifado contiver uma grande variedade de itens. H algumas formas de se organizar um Almoxarifado, uma delas j vimos anteriormente, quando dividimos as prateleiras atravs de cdigos numricos. Outra forma o arranjo por setores, quando os produtos no puderem ser colocados em prateleiras. Pode-se dividir cada setor do Almoxarifado em cores, por exemplo: setor azul - material de higiene; setor verde - material de escritrio e assim por diante. Lembre-se de que a combinao de todas as variveis possveis para identificao iro facilitar a localizao dos materiais. Pode-se tambm numerar os setores acompanhando os critrios adotados para a localizao das prateleiras. Evite adotar critrios muito complexos ou inconvenientes, pois isso dificultar a memorizao. PONTO DE PEDIDO DE COMPRA importante que o administrador do Almoxarifado saiba qual o momento em que deve repor seu estoque. muito desagradvel no poder atender a uma requisio em razo da inexistncia do material no Almoxarifado. Mais desagradvel ainda quando a ausncia do produto decorrente de uma falha de previso. Para minimizar tal problema, uma vez que muito difcil evit-lo, principalmente em Almoxarifados de elevada rotatividade de materiais, deve-se conhecer o ponto de pedido de cada material e, periodicamente, realizar um controle capaz de determinar o ponto de pedido em funo de seus estoques. Como h inmeras variveis que influem no estabelecimento do ponto de pedido de um determinado item, as mais representativas so: a quantidade mxima do item que dever ser mantido em estoque; o tempo, em mdia, que esse material permanece estocado; o tempo que esse material leva para ser consumido nas unidades requisitantes; condies de mercado (sazonalidade, escassez, greves etc.).

Levando-se em conta as variveis acima, pode-se ento estabelecer um ponto de pedido de compra de um determinado item em funo do estoque mnimo e mximo. O MTODO ABC DE MATERIAIS E ESTOQUES Este mtodo consiste em separar os materiais em trs grupos: A,B,C, classificando-os de acordo com os seus valores, e dando mais importncia aos materiais de maior valor monetrio. Em todos os Almoxarifados, existem um pequeno nmero de itens que possuem elevado teor financeiro e um grande nmero de outros de menor valor, assim como uma quantidade intermediria de itens que tm custos mdios. Fazendo-se uma comparao entre os valores dos materiais adquiridos e sua correlao de necessidades, poderamos dividir os itens numa escala de 100%, da seguinte maneira: MATERIAIS A B C TOTAL ITENS 5% 20% 75% 100% VALOR FINANCEIRO 75% 20% 5% 100%

Os diversos fatores que devem ser considerados para classificar os materiais dentro desse mtodo so: tempo de fornecimento; volume do material; perecibilidade; condies de mercado; caractersticas particulares.

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MATERIAIS A Por serem os mais caros e em menor nmero, em geral, devem permanecer em estoque por pouco tempo. MATERIAIS B So os materiais de quantidades e valores intermedirios, e podem ficar estocados por um perodo de tempo mdio (em torno de 60 dias). MATERIAIS C So os materiais de pouco valor e de grandes quantidades; portanto, podem ficar estocados por mais tempo. Os critrios acima servem como regra, mas cabe ao administrador perceber que cada material, de acordo com as caractersticas de seu Almoxarifado, tem armazenamento prprio e poder sair de um nvel de classificao para outro. Por exemplo: materiais perecveis, mesmo que custem pouco em razo de sua pouca durabilidade, devero transpor o item C e rumar para o item A. Portanto cabe ao administrador do Almoxarifado classificar os produtos de acordo com as prprias caractersticas de cada item, levando em conta sua prpria experincia e as notas fiscais com os respectivos valores. Nem sempre essa tarefa cabe a quem administra o Almoxarifado pblico, quando este possuir departamentos especializado. Mesmo assim, necessrio que quem esteja diretamente ligado aos processos de distribuio tenha noo destes critrios e possa auxiliar todo o sistema de compra. CONTROLE DE QUALIDADE Embora parea irrelevante, o Controle de Qualidade tem funo primordial no controle de materiais e, principalmente, quando se trata de dinheiro pblico, esse conceito ultrapassa seus limites vocabulares alcanando a idia, aparentemente absurda, de assegurar que o dinheiro pblico, investido em materiais, esteja sendo corretamente aplicado. O Controle de Qualidade, atravs de processos estatsticos, tem condio de informar ao setor responsvel pelas especificaes os resultados obtidos nos testes de desempenho de um dado produto. Esses resultados podero definir novas exigncias essenciais a um determinado produto, que at ento eram desconhecidas, melhorando assim sua qualidade. A experincia nesse setor tem demonstrado que algumas empresas usam o Servio Pblico para desovar seus estoques encalhados ou ento para tentar ganhar dinheiro s custas do cidado. No raro, ocorrem fatos descabidos como a entrega de produtos com prazo de validade vencido, sem identificaes legais de embalagem e rtulo e, por incrvel que possa parecer, um produto completamente diferente daquele que foi ofertado como amostra durante a licitao. O Controle de Qualidade, dentre outras funes, garante que os materiais entregues estejam de acordo com as especificaes tcnicas constantes da Nota de Empenho. Para isso necessrio que esteja em consonncia com o Almoxarifado e o Setor de Especificao. Uma Nota Fiscal s deve ser encaminhada para pagamento, quando o Controle de Qualidade informar que o material recm-chegado encontra-se de acordo com as especificaes. O Controle de Qualidade deve tambm exercer uma espcie de averiguao peridica nos estoques, de forma a assegurar a qualidade do material estocado. Com esse controle, novas formas de estocagem e armazenamento de vrios produtos podero ser sugeridas, assegurando maior durabilidade e diminuindo sensivelmente as perdas. UMA POLTICA INTELIGENTE NOS ESTOQUES A ausncia de padronizao nos materiais adquiridos pelo Servio Pblico ocasiona um aumento considervel de itens com a mesma finalidade. Produtos, cujos fins e metodologia de ao esto ultrapassados, so adquiridos muitas vezes a preos absurdos, para satisfazer necessidades pouco significativas. Esse procedimento "incha" o Almoxarifado ocasionando um desgaste desnecessrio de pessoal e de maquinrio. Quando se fala de uma poltica inteligente de estoques, no estamos apontando apenas para as formas de estocagem, mas na maneira de compra que gera esse estoque. Estocar produtos ultrapassados implica em aumento de gastos e dispndio de recursos que poderiam ser utilizados de outra forma. Comprar demais para no perder a verba, comprar sem realizar uma avaliao criteriosa do consumo, e sem levar em conta as normas mnimas de segurana, fazem do Almoxarifado um lugar cheio de produtos, mas vazio de utilidade. Uma Poltica Inteligente de Estoque aquela que respeita os limites fsicos do Almoxarifado e o dinheiro do contribuinte, atendendo a todas as necessidades, sem desperdcio. CONTROLE DO ESTOQUE MNIMO Quando uma determinada unidade requisita um material ao Almoxarifado porque necessita dele naquele momento. No atender a um pedido pode ocasionar a paralisao de um determinado setor ou trabalho. muito desagradvel quando, por ausncia de um estoque mnimo de segurana, no se pode cumprir a funo bsica de qualquer Almoxarifado: suprir. Para evitar que isso ocorra, basta que se tenha um ESTOQUE MNIMO de itens como garantia mnima de fornecimento. Estoque mnimo, ou estoque de segurana, tem a funo de assegurar que no ocorra falta de um determinado item, cobrindo eventuais atrasos derivados dos processos de compra. Pode-se determinar o estoque mnimo atravs de:

a) projeo estimada do consumo; b) clculos e mdulos matemticos. Baseando-se nos consumos anteriores possvel se estabelecer uma projeo estimada de cada item, ou grupo de itens, por perodo. Lanando mo desses dados pode-se estimar os nveis de consumo e a partir dessa estimativa determinar o valor do estoque de segurana. H uma considervel quantidade de maneiras e frmulas para o clculo do estoque mnimo. Ressaltaremos a mais simples, mas capaz de fornecer quele que cuida do controle das quantidades, condies de calcular matematicamente seus estoques de segurana. FRMULA SIMPLES E.Mn = C x K onde: E.Mn = estoque mnimo C = consumo mdio mensal K = fator de segurana arbitrrio com o qual se deseja garantir contra um risco de ausncia. O fator K arbitrado, ele proporcional ao grau de atendimento desejado para o item. Por exemplo: se quisermos que determinada pea tenha um grau de atendimento de 90%, ou seja, queremos uma garantia de que somente em 10% das vezes o estoque desta pea esteja a zero; sabendo que o consumo mdio mensal de 60 unidades, o estoque mnimo ser: E.Mn = 60 x 0,9 E.Mn = 54 unidades. INVENTRIO FSICO Como garantia do bom funcionamento de um Almoxarifado necessrio que, periodicamente, execute-se contagens fsicas de seus itens de estoque, para verificar as discrepncias entre o estoque fsico e os registros. Os inventrios podem ser: a) Geral: Efetuado no final do exerccio, abrange todos os itens de estoque de uma s vez. Por tratar-se de uma operao de durao prolongada, que, por incluir quantidade elevada de itens, impossibilitam as reconciliaes, anlise das causas de divergncias e conseqentemente ajustes. b) Rotativos: Tem como norma distribuir as contagens ao longo do ano, com maior freqncia, porm concentrada a cada ms em menor quantidade de itens, reduzindo o tempo da operao, dando melhores condies de anlise das causas de ajustes e visando melhor controle. Abranger atravs de contagens programadas todos os itens de vrias categorias de estoque. Dividindo-se em trs grupos: Grupo 1 - neste grupo esto enquadrados os materiais de maior valor em estoque e os mais requisitados. Devero ser inventariados trs vezes ao ano. Grupo 2 - constitudo por itens de importncia intermediria quanto ao valor de manejo. Estes sero inventariados duas vezes ao ano. Grupo 3 - formado pelos demais itens. Caracterizado por itens de pequeno valor de desse grupo sero inventariados uma vez por ano. PREPARAO E PLANEJAMENTO PARA O INVENTRIO A realizao de um bom inventrio depende muito de seu planejamento e preparao. Devero ser providenciados: a) Folhas de convocao e servios, definindo os convocados, datas, horrios e locais de trabalho. b) Fornecimento de meios de registros de qualidade e quantidade adequada para uma correta contagem. c) Reanlise da arrumao fsica. d) Mtodo de treinamento e execuo. e) Atualizao e anlise dos registros. f) Cut-off para documentao e movimentao de materiais a serem inventariados CONVOCAO Tem como funo esclarecer e motivar as equipes que iro participar do inventrio, garantindo o bom andamento do trabalho. Com aproximadamente trs semanas de antecedncia a lista de convocao deve ser distribuda para cada funcionrio participante. Nesta lista deve conter ainda: as equipes de 1 contagem (reconhecedores) e as equipes de 2 contagem (revisores), j organizadas. ARRUMAO FSICA estoque, estratgia e estoque. Os materiais

As reas e os itens a serem inventariados devero ser arrumados da melhor forma possvel, agrupando os produtos iguais, identificando todos os materiais, deixando os corredores livres e desimpedidos para facilitar a movimentao, isolando os produtos que no devam ser inventariados, se for o caso. Dever tambm ser providenciado com antecedncia todo o equipamento necessrio para a tomada do inventrio. REGISTRO DO INVENTRIO

importante que o inventrio seja controlado e registrado. Uma das formas de faz-lo criando um sistema de registro capaz de assegurar e garantir a correta contagem. Uma das melhores maneiras de faz-lo atravs de um carto com partes destacveis para at trs contagens. Os cartes podero ser impressos em cores distintas para identificar os tipos de estoque a serem contados. Estes cartes devero ser preenchidos antes de alcanarem os lotes. Os cartes devem conter, no mnimo, as seguintes inscries: a) cdigo; b) descrio; c) local; d) quantidade; e) unidade; f) visto; g) conferido. CUT-OFF Poder consistir em um mapa com todos os detalhes dos trs ltimos documentos emitidos antes da contagem (notas fiscais, empenho, requisies etc.). Caso este procedimento no seja bem feito, corre-se o risco do inventrio no corresponder realidade. No dever ocorrer movimentao de materiais na data da contagem. Os fornecedores devero ser instrudos para no entregarem materiais nessa data. ATUALIZAO E REGISTROS DE ESTOQUE Todas as entradas, sadas e saldos dos itens devero estar obrigatoriamente atualizados at a data do inventrio. O responsvel pelo controle de estoque, ter a incumbncia de assegurar que todos os tipos de documentos utilizados para registrar o movimento foram considerados. CONTAGEM DO ESTOQUE Todo item do estoque, sujeito ao inventrio, ser contado necessariamente duas vezes. A primeira contagem ser realizada pela 1 equipe, a qual poder efetu-la imediatamente aps ter fixado ao lote o carto de inventrio. Feitas as anotaes de contagem na primeira parte do carto, o executor da contagem o entregar ao responsvel pela primeira contagem, o qual os entregar, por sua vez, ao responsvel pela segunda contagem. A segunda equipe analogamente registrar o resultado de sua contagem na segunda parte do carto, entregando-o depois ao coordenador de inventrio. Se a primeira contagem conferir com a segunda contagem, o inventrio para este item est correto; no caso de no conferir, fazse necessrio uma terceira contagem por outra equipe, diferente das que contaram anteriormente. A tala identificadora do lote permanecer afixada ao material como prova de que foi contado. Esta poder ser retirada somente aps o trmino do inventrio. RECONCILIAES E AJUSTES Os setores envolvidos nos controles de estoque devero providenciar justificativas para as variaes ocorridas entre o estoque contbil e o inventariado. O Departamento de Controle de Estoque providenciar a valorizao do inventrio em um mapa, cuja funo exibir com clareza as diferenas a maior e a menor, como tambm a diferena global, entre os dois estoques. Os percentuais de diferenas podem ser aceitos ou no. Como regra geral para os itens classe A, no devem ser aceitos ajustes de inventrio, procurando sempre justificar o motivo da diferena. Depois de aprovado o ajuste do inventrio, o Controle de Estoques emitir relao autorizando os ajustes devidos. SEGURANA NO ALMOXARIFADO A movimentao de materiais tem sido uma das causas mais freqentes e srias dos acidentes, razo pela qual muito importante a segurana nesse tipo de trabalho. Por isso, devem ser observadas as seguintes regras: Manter limpo e em bom estado o piso dos locais onde se manipulam e transportam os materiais. Usar os equipamentos necessrios para proteo pessoal, como luvas, ao manusear material cortante, culos, luvas, botas e avental para o transporte de cidos, sapatos com bicos de ao no manejo de materiais pesados. No manipular materiais se as mos ou materiais estiverem sujos de leo ou substncias escorregadias. No levantar sozinho materiais de peso excessivo, ou alm de sua capacidade. No podendo utilizar meios mecnicos, pedir ajuda aos companheiros de trabalho.

Evitar brincadeiras e competies para verificar quem consegue levantar maior peso. No carregar material em demasia, isso dificulta os passos e a viso. Manter em boas condies todos os equipamentos destinados movimentao dos materiais, tais como: empilhadeiras, elevadores, esteiras etc. No carregar em demasia os carretos e empilhadeira evitando que o material possa cair. No andar em velocidade excessiva dentro do Almoxarifado com os veculos destinados movimentao de cargas. No passar ou permanecer sob cargas que esto sendo movimentadas por guindastes ou pontes rolantes.

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USO DE CORES COMO FATOR DE SEGURANA NOS ALMOXARIFADOS Esse item trata da NB n76, da ABNT, cujo objetivo primordial determinar as cores que devero ser usadas nos Almoxarifados, a fim de identificar mquinas e equipamentos de segurana, delimitar reas, advertir contra perigos iminentes ou eventuais. Sua adoo no Almoxarifado possibilita ao pessoal que nele trabalha identificar, facilmente, os perigos naturais por intermdio das cores, quando j familiarizado com a simbologia adotada. Isto no dispensa, em absoluto, o emprego de outras formas de preveno de acidentes, tais como cartazes, painis, dentro do Almoxarifado. O uso das cores deve ser estudado de modo a manter o equilbrio visual necessrio. O corpo das mquinas e outros equipamentos no deveram possuir as cores empregadas no sistema de segurana. Isso causaria fadiga, confuso e distrao. Quanto ao significado das cores indicadas para uso nos Almoxarifados e Armazns, observe a tabela a seguir:

nmero 1 2 3 4 5 6 7 8

cor vermelho alaranjado amarelo verde azul prpura branco preto

significado perigo alerta ateno segurana cuidado radiao limpeza detrito

Para melhor entendimento veremos o emprego individual das cores: Vermelho: a cor usada para distinguir e indicar equipamentos e aparelhos de proteo e combate a incndios, significando perigo. Por exemplo: caixas de alarme de incndio, sirenes de alarme, caixas com cobertores para abafar chamas, extintores e sua localizao, localizao de mangueiras, baldes de areia ou gua, sadas de emergncia. Alaranjado: a cor que indica alerta, deve ser usado nas faces internas de caixas protetoras de dispositivos eltricos, partes mveis e perigosas das mquinas e equipamentos de empilhamento, carga e descarga de materiais, com a finalidade de alertar o operador na execuo do seu trabalho. Amarelo: empregada para chamar a ateno, deve ser usada em corrimes, parapeitos, pisos de escadas que apresentem perigo; bordas desguarnecidas de abertura no solo; faixas no piso de entrada de elevadores e plataformas de carregamento; parede de fundo de corredores sem sada; cabines, caambas, guindastes, empilhadeiras, pontes rolantes, esteiras, vagonetas, reboques etc.; comando e equipamentos suspensos que oferecem perigo. Verde: a cor que caracteriza a segurana no trabalho e empregada para identificar os seguintes materiais: caixa de equipamentos de socorros de urgncia; caixas contendo mscaras contra gs; macas; quadros para exposio de cartazes; boletins de avisos de segurana. Azul: a cor empregada para indicar cuidado, fica limitada a avisos contra uso e movimentao de equipamentos que devem permanecer fora de servio. Devem possuir sinais de advertncia: elevadores; caixas de controles eltricos; estufas; vlvulas; andaimes; escadas. Prpura: a cor usada para indicar os perigos provenientes das radiaes eletromagnticas penetrantes e partculas nucleares. Branco: a cor que indica limpeza, empregada para assinalar: localizao de coletores de resduos; localizao de bebedouros; reas destinadas armazenagem. Preto: a cor usada para identificar os coletores de resduos ou detritos. Poder ser utilizada em substituio ao branco ou combinado com este, quando as condies do local assim o aconselharem ou permitirem. Para complementar as normas de cores dentro do Almoxarifado, importante que sejam afixados cartazes de segurana, com a finalidade de combinar os esforos de todo o pessoal na tarefa de evitar acidentes. Os cartazes devem ser colocados em pontos estratgicos onde os trabalhadores parem normalmente, nunca naqueles usados comumente para os avisos normais. Os corredores devem ser evitados.

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Os cartazes no devem ser exibidos por mais de 30 dias consecutivos no mesmo local, sendo conveniente uslos em rodzio. Quando se colocar um cartaz novo, deve-se reunir os empregados do Almoxarifado e desenvolver uma pequena preleo, explicando seu significado. FINALIZANDO

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Esta pequena apostila teve como objetivo fornecer-lhes informaes bsicas para melhorar o desempenho de seu Almoxarifado e de quem trabalha nele. Todos ns sabemos que em determinados momentos fica difcil agir em razo da imensa quantidade de problemas que Almoxarifado possui, todavia, um bom planejamento ao incio de cada exerccio poder minimiz-los. Um imenso senso de observao e uma boa dose de dedicao so as melhores receitas para quem pretende administrar o Almoxarifado. NO H SOLUES PRONTAS, na verdade, lidar com o Almoxarifado requer constantes estudos e busca de novas solues. O Almoxarifado Pblico tem caractersticas muito peculiares, mas pode receber o que de melhor existe no setor privado em termos de tcnicas e avanos. Adaptar essas duas realidades a sua misso. A frase de Jorge Sequeira de Arajo, um dos pais do estudo de Almoxarifados, define bem o trabalho de todos aqueles que se envolvem com suprimentos: "Prever para prover". Esperamos t-lo provido de informaes, na certeza de que voc ser capaz de prever as etapas de seu trabalho e de seu progresso.

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