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ARQUIVOS CONCEITOS E PRINCIPIOS 1 - Conceito Fundamentais São chamados de arquivos os “conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter

público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (Lei 8159/91). Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são distintas. As bibliotecas são formadas essencialmente por documentos impressos, de tiragem múltipla, ou seja, uma determinada obra pode estar presente em mais de uma biblioteca. Os livros são adquiridos por compra, permuta ou doação, formando coleções reunidas pelo assunto, com finalidade cultural, técnica e científica. Os documentos de arquivo são formados a partir das atividades desempenhadas pelo seu produtor; são impressos em exemplar único ou em número reduzido, de acordo com o quantitativo dos destinatários da informação. Os conjuntos documentais são reunidos por origem produtora, a qual chamamos de “fundos”, e se apresentam em uma gama de suportes como o audiovisual, textual e o informático. Quadro Comparativo – Arquivo x Biblioteca Características Tipo de Suporte Arquivo Documentos manuscritos, audiovisuais (exemplar único ou em nº. reduzido) Funcional Fundos: unidos pela origem. Biblioteca Documentos impressos e audiovisuais (exemplares múltiplos) Cultural, técnica ou científica. Coleção: unidos pelo conteúdo. Compra, permuta e doação.

Finalidade Tipo de conjunto

Entrada de documentos Acumulação natural: são produzidos em decorrência do desempenho das atividades administrativas da instituição. Finalidade e Função dos Arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história da entidade que os gerou. Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evolução. A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.

1 – Natureza dos Documentos Quanto à natureza dos documentos. (lei nº. 8º) . intermediários e permanentes. estes podem ser divididos em: a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal.2 . o que corresponde ao ciclo vital das informações. art. estadual e municipal. legislativas e/ou judiciárias. constituam objeto de consultas freqüentes. ou seja. por razões de interesse administrativo. os arquivos de engenharia.159/91. fitas e microfilmes que. art. Classificação dos Arquivos Os arquivos podem ser classificados conforme os seguintes aspectos: 1. no desempenho de suas atribuições administrativas. probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. merecem um tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico. Ex: arquivos comerciais. como DVD’s. aqueles que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição. 1.4 . classificam-se em especial e especializado.Extensão de sua atuação Quanto à sua extensão. 1.2. 8. c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico. também chamado de teoria das três idades: a) arquivos correntes: são aqueles em curso. estabelecidos junto aos setores de trabalho da empresa. CD’s. entre outros.Estágios de evolução: Os documentos arquivísticos são identificados como correntes. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos. devido as características do suporte. 1. pessoais. São exemplos de acervos especializados os arquivos médicos. aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O arquivo especializado é constituído por documentos resultantes de uma determinada área do conhecimento humano.159/91. mesmo sem movimentação. em decorrência de suas atividades. os arquivos podem ser classificados em setoriais. ou em arquivos centrais ou gerais. ou que. institucionais. b) arquivos intermediários: são aqueles que. (Lei nº. independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. b) arquivos privados: consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. 11). não sendo de uso corrente nos órgãos produtores. 8. O arquivo especial é constituído por documentos de diversos formatos.3 .Entidades mantenedoras: Conforme as características da entidade acumuladora de documentos.