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Auditoria no Varejo: conhecendo melhor o seu prprio negcio

Edson Aguilera-Fernandes, Ms, CISM, CRISC A auditoria pode ser uma ferramenta eficaz para empresas do varejo frente demanda constante pelo aumento de flexibilidade, agilidade, produtividade e segurana nos negcios, permitindo uma melhor compreenso dos requisitos, processos e problemas envolvidos, incluindo at a descoberta de oportunidades de melhoria, fcil implementao e rpido retorno em reas inesperadas. Entenda alguns dos conceitos envolvidos e veja como definir as caractersticas de uma soluo de auditoria de sucesso para a sua organizao.

Introduo
Existe uma demanda agilidade, permanente produtividade para e incremento segurana da nas flexibilidade,

Definio e Classificao
Em linhas gerais, a auditoria uma atividade independente e com foco especfico que tem por objetivo adicionar valor e melhorar as operaes de uma organizao, o que conseguido atravs de uma abordagem sistemtica e disciplinada para a avaliao e melhoria da eficcia dos processos internos, como os de gerenciamento de risco, controles internos e governana corporativa . As aes de auditoria podem ser divididas em quatro grandes grupos. A auditoria baseada em sistemas tem como foco a avaliao da preciso, completeza, eficincia e eficcia dos controles internos existentes na organizao. A auditoria de desempenho/operacional tem seu foco na avaliao de aspectos econmicos, de eficcia e de eficincia da gesto aes de negcio realizadas. J a auditoria de contabilidade/financeira tem seu foco na avaliao da acuidade da contabilidade e dos respectivos procedimentos e prticas associados, bem como da completeza e legalidade das declaraes financeiras e seus respectivos controles. E, por ltimo, a auditoria de conformidade tem seu foco na avaliao do grau de alinhamento da organizao com polticas, planos, procedimentos, leis, regulamentaes e contratos. Dependendo dos objetivos a serem atingidos, deve ser feito um balanceamento dos tipos de aes a serem tomadas. Por exemplo, uma auditoria com aes de conformidade e contabilidade financeira pode ser necessria para atender as exigncias da matriz frente a seus acionistas no exterior. Uma auditoria que combine aes de avaliao de sistemas com as de anlise de desempenho funcional pode servir como suporte escolha de um novo sistema de gesto corporativa. Tambm a definio quanto ao escopo e profundidade dos trabalhos ser determinada pelas necessidades de negcio. Por exemplo, uma auditoria com foco apenas no sistema de controle de estoques pode ser a mais indicada quando se deseja identificar e reduzir perdas nesse setor da empresa. Por outro lado, s uma auditoria da qualidade dos processos produtivos mais abrangente e, provavelmente, exigindo maiores investimentos, poderia indicar os pontos fracos a serem eliminados quando se deseja garantir o atendimento de requisitos dos contratos com clientes em nvel global das operaes. E, ainda, uma auditoria de segurana dos sistemas
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empresas de varejo, incentivando a definio de novas diretrizes estratgicas e operacionais, ao mesmo tempo eficazes e eficientes. A isto devemos acrescentar que qualquer iniciativa ser mais bem recebida se no implicar num aumento significativo dos riscos de negcio, por conta de maiores investimentos, aumento de custos operacionais ou elevao do nvel de complexidade das cadeias de valor. Nesse contexto, devido ao fato de estar comumente associada a aumentos de custo, espera-se que a implantao de uma auditoria no esteja entre as primeiras medidas a serem consideradas pelos dirigentes visando conhecer em maior profundidade os detalhes do prprio negcio e identificar com preciso os problemas e as melhores solues. Em certas empresas, inclusive, poderamos at arriscar dizendo que uma auditoria seria a ltima opo. Parte disso se deve aos mitos relacionados com auditorias de um modo geral, como tambm pela falta de compreenso do que seja um processo de auditoria. Fato que, bem desenvolvida, implementada e administrada, a auditoria pode ser usada como ferramenta robusta para uma ampla gama de aplicaes, ora identificando a causa-raiz dos problemas existentes (viso da folha), ora facilitando a compreenso quanto a interdependncia entre os diversos atores dos processos internos (viso das rvores), ora auxiliando o posicionamento da empresa nos mercados de atuao (viso da floresta). Apresentamos a seguir os princpios bsicos da auditoria e esclarecemos alguns dos mitos negativos a ela associados. Depois, descrevemos as etapas de implementao passo-apasso no ambiente organizacional. Por fim, apresentamos algumas sugestes sobre como aplicar os resultados obtidos para a melhoria efetiva dos negcios, de maneira sinrgica, com menores investimentos iniciais e resultados de curto prazo.

FERNANDES, Edson Aguilera Auditoria no varejo: conhecendo melhor o seu prprio negcio So Paulo: Lmine Negcios com Segurana, set. 2010. Disponvel em: <http://www.lumine.com.br/artigos/Auditoria%20no%20varejo_%20conhecendo%20melhor%20o%20seu%20proprio%20negocioEdson%20Aguilera-Fernandes.pdf>. Acesso em: 23 out 2011. Obra licenciada sob o regime CC-BY-NC-SA Creative Commons: Atribuio - Uso no comercial - Compartilhamento pela mesma licena 3.0 Brasil.

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de informao pode ser iniciada, primeiramente, com foco apenas nos sistemas corporativos mais usados, como os de Email e de gesto e planejamento, para ser expandida num outro momento aos demais sistemas da organizao.

interesses quando um supervisor for obrigado a auxiliar uma auditoria externa na sua rea, de vez que esta tem por objetivo exatamente apontar seus prprios erros administrativos. A reduo dos efeitos da dissonncia psicolgica pode ser obtida pelo auditor atravs de atitudes como: aumento da transparncia do processo de auditoria, apresentao de

Mitos Associados
A adoo do recurso de auditoria como ferramenta de melhoria dos negcios, contudo, enfrenta dificuldades, especialmente devido aos mitos a ela relacionados. Veja a descrio de alguns deles a seguir. Mito do Custo Elevado O tamanho do esforo das aes de auditoria deve ser calibrado em funo dos ganhos reais dele esperados para a organizao. Assim, o custo aceitvel de uma auditoria deve ser definido dentro do contexto de uma matriz de viabilidade, que posiciona as iniciativas segundo um mapeamento quanto a sua natureza vital, operacional, estratgica e de suporte para os negcios . Via de regra, apenas lpis, papel e algumas horas de dedicao sistemtica de um nico profissional, j seriam o suficiente para se obter a soluo de problemas concretos, no importa o tamanho da organizao ou sua rea de atuao. Mito da Alta Complexidade A complexidade de uma auditoria diretamente proporcional ao seu escopo e profundidade, sendo inversamente proporcional ao nvel de formalizao do ambiente de negcios. Pode-se, assim, simplificar a complexidade das aes de auditoria reduzindo o seu escopo e sua profundidade, quando o nvel de formalizao de processos e procedimentos no for favorvel ao seu desenvolvimento. Mas existe a uma deciso de compromisso, pois certos problemas nas organizaes s podem ser analisados dentro de um escopo mais amplo que englobe vrios departamentos e unidades, demandando assim maior esforo de realizao. Mito da Demora por Resultados O tempo necessrio para maturao de um processo de auditoria, a partir do qual se possa colher os frutos dos esforos de implementao, varia de uma organizao para outra, mas desde que seja precedido de um planejamento realista e receba suporte consistente da direo e dos responsveis envolvidos (stackholders), os resultados devero chegar no tempo esperado. Mito da Resistncia Sistemtica A resistncia dos profissionais contra as auditorias, encontrada em vrios nveis das organizaes em grande parte devido questo psicolgica de dissonncia cognitiva , onde se evidenciam conflitos entre crenas e aes nos ambientes de trabalho. Por exemplo, sempre haver um conflito de
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exemplos de esforos anteriores que resultaram em melhorias para todos, compreenso das dificuldades dos profissionais, oferecimento de auxlio eficaz caso-a-caso, abertura de debates com sua participao imparcial do auditor nas concluses finais, entre muitas outras. Mito da Diminuio da Produtividade indiscutvel que as atividades de auditoria devam,

certamente, consumir recursos e tempo dos profissionais, que de outra maneira estariam sendo destinados gerao de valores de negcios. Mas este esforo deve ser recompensado no futuro pelo retorno positivo das aes que sero tomadas com base nos resultados obtidos. Como em qualquer outra atividade numa organizao, sempre existe um risco da auditoria no entregar o que dela se esperava, mas devemos ter em mente que no adianta estar fazendo de maneira eficaz a coisa errada, quando o que vale estar fazendo a coisa certa, do ponto de vista dos negcios, ainda que temporariamente de maneira menos eficaz.

Etapas de Implementao
A implantao de um processo de auditoria numa organizao, que deve contar a priori com a anuncia de todos os envolvidos, compreende os passos descritos a seguir . Concepo: definio de um processo geral que assegure o cumprimento dos princpios de auditoria, quais sejam os de independncia, integridade, confidencialidade, objetividade e competncia. Planejamento: elaborao de um Plano de Trabalho, aps a conscientizao e adeso da alta administrao, descrevendo objetivos, escopo, alinhamento com polticas e demais normas internas, tipo de abordagem, recursos necessrios, organizao das equipes de trabalho e mtodos aplicveis. Execuo: desenvolvimento das atividades de auditoria
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propriamente ditas, como de coleta de informaes, anlise e gerao de concluses, controle de registros, superviso dos trabalhos, gerenciamento de recursos e divulgao de resultados intermedirios e problemas encontrados. Comunicao: divulgao de resultados finais de maneira precisa, objetiva, clara, construtiva, completa e oportuna a todos os responsveis, contendo as concluses do trabalho realizado, a opinio do auditor responsvel, no-conformidades identificadas, recomendaes aplicveis e planos de ao para o futuro.

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FERNANDES, Edson Aguilera Auditoria no varejo: conhecendo melhor o seu prprio negcio So Paulo: Lmine Negcios com Segurana, set. 2010. Disponvel em: <http://www.lumine.com.br/artigos/Auditoria%20no%20varejo_%20conhecendo%20melhor%20o%20seu%20proprio%2 0negocio-Edson%20Aguilera-Fernandes.pdf>. Acesso em: 23 out 2011. Obra licenciada sob o regime CC-BY-NC-SA Creative Commons: Atribuio - Uso no comercial - Compartilhamento pela mesma licena 3.0 Brasil.

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Fatores de Sucesso
Entre os principais fatores de sucesso para garantia de retorno do esforo de implementao das aes de auditoria, de um modo geral, podemos citar. Apoio da alta administrao: fundamental para o xito das iniciativas, quer definindo objetivos de negcio a serem alcanados, alocando os recursos necessrios, acompanhando de perto seu desenvolvimento ou se comprometendo com os planos de ao resultantes da anlise dos problemas encontrados. Invista na conscientizao dos membros da alta administrao e ter como resultado portas abertas para o desenvolvimento de novas e mais ambiciosas iniciativas. Busca pelo consenso: a liderana do processo de auditoria deve dar nfase na conquista do consenso entre todos os participantes, para que pequenos problemas gerados pela falta de compreenso ou por dissonncia cognitiva, por exemplo, no se transformem em fatores impeditivos no momento de concretizao dos resultados positivos esperados. Trabalhe de maneira transparente, tica, com foco nos resultados de negcio e no deixe de ouvir a todos os envolvidos, quaisquer que sejam suas posies hierrquicas ou papis na organizao. Desenvolvimento gradual: leva tempo para se ajustar todos os elementos de um processo de auditoria sem gerar efeitos colaterais indesejveis. Sendo assim, seja modesto e proponha metas iniciais factveis, de baixo risco, com resultados claros e facilmente aplicveis para melhoria real e perceptvel dos aspectos de negcio mais importantes. Defina ciclos curtos de desenvolvimento e consolidao de resultados, identificando e divulgando o retorno sobre o investimento obtido, o que servir como alavanca para aes subsequentes. Esforo contnuo: a auditoria um processo dinmico que evolui dentro da organizao na medida em que seus resultados passem a apoiar de maneira significativa as decises de negcio, demandando para tanto gerenciamento constante e revises peridicas de seus objetivos e mtodos. Procura pelas pessoas certas: escolha profissionais com perfis psicolgico, tcnico e profissional adequados para cada funo dentro do processo de auditoria, ainda que isto leve tempo na busca das pessoas certas ou impliquem no desenvolvimento das habilidades necessrias atravs de capacitao complementar. Todos os envolvidos devem conhecer bem o seu papel e as responsabilidades a eles atribudas, assim como o nvel de desempenho esperado. Isto reduz riscos e frustraes, assegura eficincia do processo e aumenta as chances de sucesso, mesmo em ambientes crticos de negcio. Planejamento e replanejamento: ter um plano realista e detalhado das aes de auditoria fundamental para se evitar as armadilhas do caminho a ser percorrido. Mas no se deve esquecer que quanto maior a ateno dada ao gerenciamento dos problemas que aparecerem e maior o grau de flexibilidade

para solucion-los, maiores sero as chances de sucesso. Preste ateno nas dificuldades que se apresentem, mesmo que paream pequenas ou que no tenham sido consideradas no incio, e aprenda a distinguir as situaes em que preciso se manter fiel ao plano original daquelas que demandam a adaptao dos planos realidade dos ambientes de negcio encontrados.

Aplicao dos Resultados

Feita a lio de casa quanto verificao dos resultados obtidos, a partir da consolidao dos registros de auditoria, chega o momento de aplicar as concluses tiradas para a melhoria efetiva do desempenho dos processos da empresa, especialmente em ambientes de negcio do varejo, onde a distribuio geogrfica e a heterogeneidade das equipes de trabalho acabam reduzindo a visibilidade dos problemas e dificultando a escolha de solues prticas, eficientes e de baixo risco. Comece elaborando e distribuindo relatrios e apresentaes para diferentes pblicos internos na organizao. Tais documentos devem explicar com clareza a motivao inicial, os detalhes do processo de auditoria implantado e os resultados finais obtidos. Outra parte do esforo de divulgao deve estar direcionada para a identificao natural das decises a serem tomadas, detalhando as alternativas existentes e pesando prs e contras de cada uma. Resista tentao de comear um novo ciclo de auditoria antes que tenha obtido o consenso de todos os responsveis sobre quais so realmente as causas-raiz dos problemas encontrados e sobre quais os melhores mtodos de escolha e implementao das solues. Aguarde, tambm, para fazer mudanas nos processos ou procedimentos de controle, modificando registros ou a atribuio de responsabilidades, porque podem acabar sendo pura perda de tempo caso persistam os focos de resistncia aos trabalhos de auditoria j realizados ou caso haja controvrsia quanto origem dos problemas. S, ento, em paralelo com a implementao das aes de melhoria que traro benefcios reais para empresa, comece a pensar num novo ciclo de auditoria, ou mesmo em torn-la contnua, integrada s atividades do dia-a-dia dos profissionais, gerando registros automaticamente, alimentando uma base de indicadores chaves de desempenho e facultando a autoavaliao dos gestores dos principais ativos envolvidos. Como sempre possvel melhorar o que j est implementado, chegar o momento de discutir a eficincia dos controles, o planejamento estratgico baseado na modelagem de eventos e outras questes relativas qualidade da auditoria. Isso seria o mesmo que uma auditoria do processo de auditoria interna. O importante garantir que, a cada ciclo, as lies tiradas com o esforo de auditoria sejam compreendidas por todos os envolvidos, resultando na melhoria dos processos de tomada

FERNANDES, Edson Aguilera Auditoria no varejo: conhecendo melhor o seu prprio negcio So Paulo: Lmine Negcios com Segurana, set. 2010. Disponvel em: <http://www.lumine.com.br/artigos/Auditoria%20no%20varejo_%20conhecendo%20melhor%20o%20seu%20proprio%2 0negocio-Edson%20Aguilera-Fernandes.pdf>. Acesso em: 23 out 2011. Obra licenciada sob o regime CC-BY-NC-SA Creative Commons: Atribuio - Uso no comercial - Compartilhamento pela mesma licena 3.0 Brasil.

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de deciso, reduo dos riscos, aumento da visibilidade das cadeias de valor e, consequentemente, melhoria efetiva de desempenho nos negcios. Lembre-se sempre que auditoria uma ferramenta cujo emprego s se justifica caso traga melhorias reais e fceis de serem identificadas para a organizao.

Edson Aguilera-Fernandes scio-diretor da Lmine desde 1990, trabalhando como consultor nas reas de planejamento e gesto de riscos, segurana da informao e melhoria de processos de negcio. Atua, tambm, como professor da disciplina Planejamento e Gesto de Qualidade de Redes da UFSCAR. Formado como Engenheiro Eletrnico e Mestre em Sistemas Digitais pela Poli/USP, obteve as certificaes Certified Information Security Manager (CISM) e Certified in Risk and Information Systems Control (CRISC) pela Information Systems Audit and Control Association (ISACA).

_____ "Auditoria contnua UNIBANCO" Em: 5 Congresso Internacional de Gesto de Tecnologias e Sistemas de Informao 04 a 06 de Junho, 2008, So Paulo.
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BELL III, Thomas J. The social psychology of IT security auditing from the auditee's vantage point: avoiding cognitive dissonance Isaca Journal Illinois: v. 3, p. 43-46, 2010.

_____ "Estrutura de prticas para o exerccio profissional da auditoria interna" Instituto dos Auditores Internos do Brasil So Paulo, 2004.

Para visualizar uma cpia da licena, visite: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/br/legalcode .

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FERNANDES, Edson Aguilera Auditoria no varejo: conhecendo melhor o seu prprio negcio So Paulo: Lmine Negcios com Segurana, set. 2010. Disponvel em: <http://www.lumine.com.br/artigos/Auditoria%20no%20varejo_%20conhecendo%20melhor%20o%20seu%20proprio%2 0negocio-Edson%20Aguilera-Fernandes.pdf>. Acesso em: 23 out 2011. Obra licenciada sob o regime CC-BY-NC-SA Creative Commons: Atribuio - Uso no comercial - Compartilhamento pela mesma licena 3.0 Brasil.