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Ano 1 - Nmero 1 - Agosto de 2007 - R$ 18,00

DOCUMENT
Novas tecnologias, processos e solues para gesto de documentos

LATIN AMERICAN

management

Gesto documental
O uso inteligente da informao

Conceitos que vo alm do papel

PRESERVAO

A nova face do outsourcing

HONDA

Rumo a legalidade

DOCUMENTOS DIGITAIS

Carta de apresentao

Do papel ao bit
transformao sugerida pela incluso dos meios virtuais e digitais no dia-a-dia das corporaes esto marcando uma nova era do entendimento e da cultura humana. Passado o impacto que esta revoluo silenciosa ocasionou, inicia-se outra fase de desenvolvimento: a da gesto da informao e do conhecimento. O universo da gesto documental no passou inclume por esta transformao. Do antigo arquivo de madeira aos peta bits passaram-se poucos anos apenas um lapso na escala temporal da evoluo da humanidade. Mas o quanto de tecnologia e conhecimento foram necessrios para se chegar a estas cifras, no h escala que possa mensurar. As novas perspectivas que a transformao digital traz atrelada a si como a segurana das informaes, a convergncia, a mobilidade, a preservao, o armazenamento, o compartilhamento, deixaram de ser teoria e passaram a incorporar o cotidiano das pessoas e das corporaes em todas as partes do mundo. A informao hoje deixa de ser privilgio de poucos e passa a ser de domnio pblico em questo de segundos. O mundo do papel pouco a pouco est cedendo espao para o mundo digital. Por isso, a presena de um veculo de comunicao abrangente e independente, que debata e entenda este novo segmento fundamental para a construo dos negcios nos dias hoje. Com prazer estamos apresentando ao mercado brasileiro e latino americano, a

Del papel al bit


La transformacin sugerida por la inclusin de medios virtuales y digitales en el da-a-da de las grandes corporaciones hace nacer una nueva era del entendimiento y de la cultura humana. Pasado el impacto que esta revolucin silenciosa ocasion, se empieza otra etapa de desarollo: la gestin de la informacin y del conocimiento. El universo de la gestin de documentos no paso intacto por esta transformacin. Del antiguo archivo de madera a los peta bits se pasaron pocos aos apenas un lapso en la escala temporal de la evolucin de la humanidad. Pero cuanto de tecnologia y conocimiento se hicieron necesrios para llegar a estas cifras, no hay escala que pueda mensurar. Las nuevas perspectivas que la transformacin digital trae junto a si misma como la seguridad de las informaciones, la movilidad, la preservacin, el almacenamiento, el compartimiento, dejaron de ser teoria y pasaron a incorporar el cotidiano de las personas y de las corporaciones en todas las partes del mundo. La informacin hoy deja de ser privilegio de pocos y pasa a ser de dominio pblico en cuestin de segundos. El mundo del papel poco a poco est cediendo espacio para el mundo digital. Por este motivo, la presencia de un vehculo de comunicacin amplio que discuta y entienda esta nueva fraccin del mercado s fundamental para la construccin de los negcios en los dias de hoy. Con placer estamos presentando al mercado brasilero y latinoamericano, la Revista Document Management, que comtempla este espacio vago, en una de las reas de mayor crecimiento y desarollo tecnolgico de los ltimos aos. La funcin de esta nueva publicacin no s otra, si no el compromiso de traer nuevos conocimientos para los profesionales que en el trabajan y tener como principal bandera la excelencia y la cualidad en la informacin en provecho de los negocios. La evolucin del conocimiento y de las tecnologias s continua y con seguridad la Revista Document Management tendr un papel fundamental en el registro y en el acompaamiento de esta evolucin. eduardo david Publisher y director de la Casa Editora Guia

Revista Document Management, que vem preencher esta lacuna, numa das reas de maior crescimento e desenvolvimento tecnolgico dos ltimos anos. A funo dessa nova publicao no outra, se no o compromisso de trazer novos conhecimentos para os profissionais que nele trabalham e ter como sua principal bandeira a excelncia e a qualidade na informao em benefcios dos negcios. A evoluo do conhecimento e das tecnologias contnua e com certeza a Revista Document Management ter papel fundamental no registro e acompanhamento desta evoluo. eduardo david Publisher e diretor da Editora Guia

Document Management

NESTA EDIO
www.docmanagement.com.br

Eduardo David
eduardo@editoraguia.com.br

DIrETOr

6 Entrevista

Susana Batimarchi
susana@editoraguia.com.br

EDITOrA

Peter richardson da Escola de Administrao e Negcios da Universidade de Queens (Ontrio/Canad) fala da Crise Documental pela qual atravessam as organizaes em todo o mundo.

Jovert Nunes Freire


jovert@editoraguia.com.br GErENTE DE PrOjETOS

DIrEO COmErCIAl

10 Sntese

Veja qui as principais notcias do mercado.

Arnaldo David

david@editoraguia.com.br ArTE E DIAGrAmAO

Flvio Della Torre


IluSTrAO

12 Legislao

Flavio.dellatorre@gmail.com

Spacca

Especialistas em Direito Digital, certificao digital e microfilmagem falam sobre a legislao existente no Brasil e as formas de legalizar os documentos digitais.

spacca@terra.com.br

Josetti Capusso
jcapusso@terra.com.br

FOTOGrAFIA

16 AIIM 2007

Maria Carolina Morell Gonzalez


CONSElhO EDITOrIAl Cssio Vaquero, Eduardo Lopes, Jos Guilherme Junqueira Dias de Souza, Jos Roberto de Lazari, Luiz Alfredo Santoyo, Luiz Augusto Bellucci, Marcelo Thalenberg, Ricardo Monteiro, Roslia Paraso, Snia Stropa, Tadeu Cruz, Walter Kock e Wilton Tamane CONTATOS Administrao: administracao@editoraguia.com.br Redao: redacao@editoraguia.com.br Publicidade: publicidade@editoraguia.com.br

TrADuO

Uma dos principais eventos mundiais sobre document management organizado pela AIIM, reforou as teorias de convergncia de processos de gesto documental e comprovou o conceito cada vez mais difundido de ECM- Enterprise Content Management no mundo.

20 Preservao

Os bilhes de informaes geradas graas popularizao dos computadores geram tambm o grande desafio de sua preservao. Como executar uma poltica de preservao para possibilitar a garantia de que esse conhecimento no se perca.

Grfica Ativa M
DOCumENT mANAGEmENT uma publicao da Editora Guia de Fornecedores ltda, editada em portugus e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administrao e Finanas, Tecnologia da Informao, Centros de Documentao, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 mdias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Sade; Educao ; Jurdico; Transporte; Engenharia e Construo, Indstria, Servio, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e Mxico. Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Solues na Gesto de Documentos e Contedos Corporativos, sempre numa viso empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negcios e dos Profissionais. DOCumENT mANAGEmENT no se responsabiliza pelo contedo dos anncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinio de seus autores, no necessariamente a da Revista. Todo o contedo da DOCumENT mANEGEmENT de livre reproduo desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados. Assinatura Anual (seis edies). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informaes: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111 DOCumENT mANAGEmENT s una publicacin de la Casa Editora Guia de Fornecedores ltda, editada en portugues y espaol y direccionada a ejecutivos de los sectores de Administracin y Finanzas, Tecnologia de la Informacin, Centros de Documentacin, Proyectos, Marketing y Comercial de las 8.000 medianas y grandes empresas en los ramos de actividad como Gobierno, Bancos y Aseguradoras, Salud, Educacin, Jurdico, Transportes, Ingeniera y Construccin, Indstria, Servicio, entre otros, en Brasil y ms: Argentina, Chile, Paraguay, Uruguay, Colombia, Venezuela y Mexico. Su editorial enfoca las Nuevas Tecnologias, Procesos y Soluciones en la Gestin de Documentos y Contenidos Corporativos, siempre con una visin empresarial, contribuyendo con el desarollo y con el crecimiento del Mercado, de los Negcios y de los Profesionales. DOCumENT mANAGEmENT no s responsable por el contenido de los anncios publicados. Los conceptos de los articlos firmados reflejan la opinin de sus autores, no necesariamente la de la Revista. Todo el contenido de DOCumENT mANEGEmENT s de libre reproduccin desde que citada la fuente. Todos los derechos reservados. Subscripcin Anual (seis ediciones). Brasil R$ 108,00. Otros paises: U$ 140,00. Informaciones: assinaturas@editoraguia.com.br o Tel: 55-11-3392.4111

ImPrESSO

26 Case Honda

A Honda implantou um sistema para escolha de outsourcing de impresso indito e deu incio a uma nova fase visando gesto documental da empresa.

30 Case Andrade Gutierrez

Aps a implantao do seu Centro de Documentao, sob a responsabilidade da CDO mnica Faria, a empresa conseguiu agilizar processos de guarda e localizao de documentos.

36 Especial CIAB 2007


Scanner de rede Fujitsu

O maior evento de tecnologia para o setor financeiro trouxe novidades da indstria e tambm a discusso de temas relevantes como educao, incluso digital, automao, mobilidade e bancarizao.

38 Mercado

As mais recentes novidades em produtos e servios para o mundo da gesto documental.

EDITOrA GuIA DE FOrNECEDOrES lTDA

46 Entidade

Rua Anhanguera, 627 01135-000 - So Paulo/SP - Brasil Tel/Fax: 5511 3392-4111 www.editoraguia.com.br

A ABDG uma entidade jovem que tem como propsito congregar as empresas de guarda de documentos do pas e tambm empresas do mercado de gesto documental. E na Prxima Edio! n Storage e Segurana de Informaes digitais n Outsourcing de Gesto Documental Para anunciar ligue: 5511-3392-4111

Document Management

EDITORIAL

Bem vindos ao mundo da gesto documental


igitalizar, arquivar, certificar, preservar, legalizar, localizar, resgatar. Mais que palavras, os conceitos que cada uma delas traz aglutinam aes efetivas no cotidiano corporativo. A primeira edio da Revista Document Management aborda os meandros que cada uma delas percorre em direo ao entendimento comum. Enquanto a tecnologia corre em ritmo alucinado rumo ao futuro, a gesto documental acompanha a modernidade par e passo, sob a pena da perda da memria do passado. A gesto documental afeta as empresas, normalmente de economias globalizadas, passa a ser funo de um novo executivo que surge no mercado: o CDO. Sobre ele, o professor Peter Richardson da Queens University de Ontrio Canad fala na entrevista, explorando as peculiaridades desta nova funo e seu impacto nas corporaes. Qual a legalidade de um documento digital outro grande tema abordado nesta edio. Especialistas de diversas reas mostram o que a legislao brasileira regulamenta e quais as formas de tornar um documento digital apto a ter estas caractersticas. Mas se alm de ter um documento dentro da legalidade ser quiser que ele seja parte da memria de uma empresa ou pelo prprio aspecto legal ou pelo seu valor histrico. Na matria sobre preservao digital, acadmicos e especialistas no assunto mostram que no h hoje um s meio de se garantir a preservao, mas

Bienvenidos al mundo de la gestin de documentos


Digitalizar, archivar, certificar, preservar, legalizar, localizar, rescatar. Mas que las palabras, los conceptos que cada una dellas traen renen acciones efectivas en el cotidiano de las empresas. La primera edicin de la Revista Document Management aborda los caminos que cada una dellas recurre en direccin al entendimiento comun. Mientras la tecnologia corre en ritmo alucinado rumbo al futuro, la gestin de documentos acompaa a la modernidad paso a paso, ante la pena de perder la memria del pasado. La gestin de documentos afecta las empresas, normalmente de economias globalizadas, pasa a ser la funcin de un nuevo ejecutivo que aparece en el mercado: el CDO. Sobre el, el profesor Peter Richardson de la Queens University de Ontrio Canad habla en entrevista, examinando las particularidades de esta nueva funcin y su impacto en las corporaciones. Cual s la legalidad de un documento digital s otro gran tema enfocado en esta edicin. Especialistas de vrios sectores muestran lo que la legislacin brasilera reglamenta y cuales son las formas de convertir un documento digital apto a tener estas caractersticas. Pero si adems de tener un documento dentro de la legalidad se desea que haga parte de la memria de una empresa o por el prpio aspecto legal o por su valor histrico. En la matria sobre preservacin digital, academicos y especialistas en el asunto muestran que hoy no hay un solo medio de garantizar la preservacin, pero si un conjunto de medidas ampliamente y permanentemente discutidas entre entidades nacionales y internacionales. Todo esto y mucho ms, el lector podr encontrar aqui, adems de los artculos que han sido preparados por entendidos de vrias reas especialmente para la primera edicin de la revista Document Management. El principal tema encontrado en todas las pginas de esta edicin s, aun, el desarollo y el fortalecimiento del sector de gestin de documentos en su amplitud. Esperamos que a partir de ahora, la Revista Document Managment haga parte de su arsenal de lecturas obligatrias y de consulta permanente. Susana Batimarchi Editora

sim um conjunto de medidas amplamente e permanentemente discutidas entre entidades nacionais e internacionais. Tudo isso e muito mais o leitor poder encontrar, alm dos artigos que uma pliade de articulistas de vrias reas preparou especialmente para a primeira edio da revista Document Management. O principal tema que permeia todas as pginas desta edio , no entanto, o desenvolvimento e o fortalecimento do setor de gesto documental em sua amplitude. Esperamos que a partir de agora a Document Managment seja faa parte de seu arsenal de leituras obrigatrias e de consulta permanente. Susana Batimarchi Editora

Document Management

ENTREVISTA

A Crise Documental
O mundo atravessa um momento sui generis. As organizaes so mundiais, a tecnologia embora auxilie os profissionais no dia-a-dia de suas tarefas, cria, tambm um volume de documentos e informaes que precisam ser gerenciados e avaliados. Entretanto, ao que parece, os profissionais esto sendo engolidos por uma avalanche sem fim de papis, emails, mensagens de voz etc. Peter Richardson da Escola de Administrao de Negcios da Universidade de Queens (Ontrio/ Canad), um dos pesquisadores mais conceituados em todo o mundo corporativo, analisa, nesta entrevista, a questo do gerenciamento de documentos.
Divulgao

DM - O gerenciamento de documentos uma preocupao entre os executivos em organizaes em todo o mundo, isso representa um grande desperdio de tempo e dinheiro? Penso que o gerenciamento de documentos no reconhecido como uma dessas causas em muitas organizaes, mesmo hoje. Isso porque no h um nico grande problema e muitos executivos simplesmente ignoram o fato. At hoje, apenas falando das organizaes, quem entende, no apenas de custos, mas do impacto que este tema tem na vida das pessoas, apenas comearam a vislumbrar o futuro. A maioria das organizaes no entende o quanto a falta de gerenciamento custa, mesmo em dlares, ou ainda, em termos de recursos humanos, porque eles no dispem de nenhum meio fcil de mensurar o custo total do problema da gesto documental. DM Qual a causa desse grande volume de documentos nas empresas hoje em dia, na sua opinio?

O mundo mudou na ltima dcada. Documentos de voz e eletrnicos tem nos permitido duplicar e triplicar nossos canais de comunicao. As pessoas frequentemnte enviam e-mails, deixam mensagens de voz, e talvez tambm mantenham cpias em papel. Tudo isso aumenta o trabalho, e reduz a eficincia. A Xerox realizou uma pesquisa que mostra que no s o volume de documentos eletrnicos explodiu, mas o volume de papis utilizados aumentou em mdia de 2 a 3 % ao ano na maioria das empresas. Os documentos eletrnicos no reduziram a necessidade do papel, de fato, implementaram esta necessidade! E mais, um e-mail significa que todos ns estamos disponveis sete dias por semana, 24 horas por dia! Ento ao enviar um e-mail a algum, presume-se que anteriormente j se tenha falado com esta pessoa no escritrio. DM Existem estudos que comprovem quanto tempo e dinheiro as empresas gastam em todo o mundo com este tipo de tarefa?

Muitos estudos so limitados demais na viso de custos. Ele medem o custo do equipamento, tinta, tonner os custos diretos dos documentos. E falham na captura do custo estimado ou seja, no desperdcio de tempo, nos erros ou falhas, na baixa qualidade dos documentos com isso os custos podem ser multiplicados em at dez vezes. Existem poucos estudos que mostram custos estimados. DM - Como as novas tecnologias esto auxiliando os profissionais ( executivos, gerentes e outros funcionrios) a poupar tempo e dinheiro para suas empresas? No h dvida que as novas tecnologias so parte da soluo da crise documental. Elas ajudam num grande nmero de caminhos, muitas so mais baratas e mais eficientes por si s. Usado corretamente, o email, por exemplo, pode-se massivamente implementar a produtividade. O problema que para cada email til h sempre cinco ou seis outros, que o acompanham como os spams ou cpias irrelevantes. As novas tecnologias so

Document Management

capazes de compartilhar documentos, o que incrementa a eficincia do preparo de documentos, e tambm sua qualidade. Uma nova tecnologia eletrnica pode tambm eliminar o papel desde que usada apropriadamente. DM - Como os avanos nas comunicaes (Voip, ferramentas mveis, telefones celulares, notebooks, sistemas wireless etc) podem ajudar os profissionais na gesto de documentos? Similarmente s novas tecnologias, os avanos nas comunicaes tm ajudado os profissionais a serem mais eficientes e efetivos, por estarem disponveis e produtivos em qualquer lugar, a qualquer hora. O sistema Voip tambm uma soluo de baixo custo em relao as exigncias de comunicao. Entretanto, estamos aprendendo que estas novas tecnologias de comunicao no podem ser um substituto para a comunicao pessoal o tempo todo. Ainda existem situaes em que a comunicao interpessoal, a comunicao cara-a-cara essencial. DM Como a documentao auxilia as organizaes a alcanarem seus objetivos estratgicos? Com as novas tecnologias para documentos, ns temos a oportunidade de sermos mais eficientes em todo o gerenciamento das atividades de conhecimento. Muitas organizaes, hoje, so empresas baseadas no conhecimento, e sua documentao seja em que mdia for a organizao - o arcabouo - desse conhecimento. Estamos chegando ao ponto que documentos ( smart documents) esto fazendo pelas organizaes o que os equipamentos automatizados fizeram pela indstria h 20 ou 30 anos atrs. Entretanto, estas novas tecnologias somente iro atingir seu objetivo se forem usadas do jeito correto. As vantagens competitivas viro da combinao entre tecnologias e pessoas, e, do processo efetivo de fomentar a competitividade. At hoje, o treinamento de pessoal no acompanhou o desenvolvimento da tecnologia. Por exemplo, ns precisamos o equivalente em gesto documental ao que h em uma linha de produo industrial produtividade, bom gerenciamento de estoque, controle de qualdiade etc. DM Como e de que forma o profissional das vrias reas de atuao das organizaes, est recebendo educao ou est

sendo treinado para encarar esta tarefa monumental que gerenciar documentos em seu local de trabalho? A gesto docuemntal um dos maiores campos e oportunidade de trabalho no momento. Existe muito pouco sendo feito nesta rea na Amrica do Norte, com certeza. O treinamento tem sido muito restrito e incompleto. Na verdade o melhor treinamento est no momento de mos dadas com o treinamento proporcionado pelos jovens a si mesmos por estarem on-line o tempo todo. Velhos trabalhadores, na casa dos trinta anos de empresa, no esto tiveram o treinamento necessrio que esta rea requer.

toda a estratgia. Para mim, o CDO deveria ter a responsabilidade por todas as tecnologias envolvidas na empresa, processos e tambm por todo o pessoal envolvido com documentao. Obviamente, este indivduo deve trabalhar prximo ao CIO. A primeira vez que ouvi a respeito dessa funo foi no Lloyds Bank no Reino Unido, considerada umas das empresas lderes no segmento de gerenciamento de documentos. DM Porque na sua opinio, na Era do Escritrio sem papel, o volume de informaes e de papel cresceu tanto? O uso do papel continua crescendo porque um meio muito acessvel, para a maioria das pessoas. um recurso barato. muito fcil tirar uma cpia de qualquer documento, mesmo que no seja necessrio. A Xerox demonstrou em uma pesquisa que 30% dos documentos em papel so utilizados por apenas 24 horas da desenvolveram um novo papel que retm a imagem por apenas este perodo e pode ser reutilizado por mais de 20 vezes. Alm disso, muitas pessoas preferem manter uma cpia em papel , apenas por segurana, em funo no terem arquivos apropriados ou por desconhecimento dos processos de encaminhar e recuperar informaes por meios eletrnicos. DM Porque , a crise documental, ainda continua? H uma previso de quando ela acabar? Pode-se dizer quando chegar ao fim? Ou issso um problema sem soluo? Eu no vejo sinal do fim para esta crise de fato minhas constantes pesquisas mostram que o problema tem piorado, e no tm previso de melhora nos prximos 3 ou 4 anos. Profissionais esto gastando mais tempo com documentos hoje do que faziam h 3 ou 4 anos atrs, muitos dos quais com baixo valor agregado e que ocupam o tempo destes executivos que deveriam estar ocupados com suas prprias funes executivas. Em funo disso, muitas organizaes ainda estaro na Idade da Pedra quando a soluo chegar. Penso que o problema vai continuar a piorando ainda por algum tempo. DM O que fazer com essa grande massa crtica de informaes geradas pelas empresas? (Devem ser salvas? Arquivadas? Apagadas?) Como as Companhias esto usando as informaes para incrementar seus conhecimentos de negcios e conse-

As companhias lderes esto usando, hoje, a gesto documental como vantagem competitiva esto conquistando negcios por meio de melhores propostas, tornando seu pessoal mais eficiente para seus clientes, e alcanando baixos custos frente seus concorrentes usando melhor a tecnologia.
DM- Qual o perfil do CDO Chief Document Officer? Quem este executivo? Esta figura necessria nas empresas hoje? Existe este cargo na Amrica do Norte? E no Brasil? Eu j falei sobre a funo do CDO em vrios outros artigos. Na minha viso de negcios, o potencial para implementar as prticas de gerenciamento de documentos to grande agora, quanto a tecnologia da Informao foi h 20 anos atrs, quando vimos o surgimento dos CIOs. A gesto documental se expande atravs das organizaes e necessita de um executivo snior para compor

Document Management

ENTREVISTA Entrevista
quentemnte incrementando seus lucros? Esto aproveitando estas infromaes ou apenas perdendo dinheiro com isso? Aqu reside toda a importncia de se ter um CDO nas empresas. Dado o tanto de dinheiro e de tempo consumidos pela gesto documental, cada empresa hoje deveria estar sendo estratgica nesta rea. Que informaes ns precisamos guardar? Em que forma? Por quanto tempo? H nesta rea uma grande chance de obter-se alta lucratividade e produtividade. A grande oportunidade para as empresas est relacionada a tudo que envolve esta questo provavelmente ai esto tambm os maiores e melhores retornos de investimento que se possa fazer. DM Como o senhor enquanto pesquisador e cientista v o futuro da gesto documental nas organizaes? Penso que muitas organizaes em relao gesto documental esto onde a indstria estava h 20 ou 30 anos. As companhias lderes esto usando, hoje, a gesto documental como vantagem competitiva esto conquistando negcios por meio de melhores propostas, tornando seu pessoal mais eficiente para seus clientes, e alcanando baixos custos frente seus concorrentes usando melhor a tecnologia. Pelos prximos dez anos haver uma revoluo na gesto de documentos, similar Revoluo Industrial e aqueles que no estiverem dentro dela, estaro fadados a ficar de fora do mercado. DM Professor, o Senhor v outros pensadores e estudiosos pesquisando sobre o futuro da gesto de documentos dentro das organizaes ou no mundo acadmico? Existem vrios acadmicos e pesquisadores estudando a rea de TI, mas eu vejo muito poucos preocupados com a gesto documental. Em nossas escolas de administrao, existem vrios cursos cujo foco de estudo a tecnologia da informao, mas ainda estou para ver um escola estabelecer um instituto para gesto documental ou estabelecer cursos de gesto documental. Estou convencido de que isso no est muito distante, especialmente quando h um interesse crescente sobre o tema seja por parte dos executivos ou de publicaes como esta!

La crisis de documentos
El mundo pasa por un momento sui generis. Las organizaciones son mundiales, la tecnologa aunque ayude a los profesionales en el cotidiano de sus tareas, crea, tambin un volumen de documentos e informaciones que necesitan ser administradas y evaluadas. Sin embargo, lo que parece es que los profesionales estn siendo tragados por una avalancha sin fin de papeles, correos electrnicos, mensages de voz etc., Peter Richardson de la Escuela de Administracin de Negcios de la Universidad de Queens (Ontrio/ Canad), uno de los investigadores ms prestigiosos en todo el mundo de los negocios, realiza en esta entrevista un anlisis de la cuestin de la gestin de documentos. DM La gestin de documentos es una preocupacin entre los ejecutivos en organizaciones en todo el mundo, por el hecho de representar una gran prdida de tiempo y dinero? Creo que la gestin de documentos no es reconocida como una de esas causas en muchas organizaciones, an hoy en da. Esto porque no hay un nico gran problema y muchos ejecutivos simplemente lo ignoran. Hasta hoy, hablando apenas de las organizaciones el impacto no se ve apenas en cuestiones de costos, sino tambin del impacto que este tema tiene en la vida de las personas, ellos apenas empezaron a percibir eso. La mayora de las organizaciones no entiende cunto cuesta la falta de gestin, ni lo que significa en trminos de recursos humanos, porque ellos no disponen de ningn medio fcil para medir el costo total del problema de la gestin de documentos. DM Cul es la causa del gran volumen de documentos en las empresas hoy en da, en su opinin? El mundo cambi en la ltima dcada. Documentos de voz y electrnicos nos han permitido duplicar y triplicar nuestros canales de comunicacin. Las personas con frecuencia mandan correos electrnicos, dejan mensages de voz, y tambin copias en papel. Todo esto aumenta el trabajo, y reduce la eficiencia. La empresa Xerox realiz una encuesta que muestra que no slo el volumen de documentos electrnicos ha crecido, sino que tambin el volumen de papeles utilizados creci un promedio de 2 a 3 % al ao, en la mayora de las empresas. Los documentos electrnicos no redujeron la necesidad del papel, al contrario implementaron esta necesidad! Y adems, un correo electrnico significa que todos nosotros estamos a disposicin siete das por semana, 24 horas por da! Eso quiere decir que al mandar un correo electrnico a alguien, se da por entendido que ya se ha hablado con sta en la oficina. DM Hay estudios que prueben cunto tiempo y dinero las empresas gastan en todo el mundo con este tipo de tarea? Muchos estudios son muy limitados en la visin de costos. Ellos miden el costo del equipo, tinta, tonner los costos directos de los documentos y fallan en el clculo del costo aproximado o sea, el desperdicio de tiempo, en los errores o fallas, en la baja calidad de los documentos de esa manera los costos pueden ser multiplicados hasta diez veces. Existen pocos estudios que muestran costos aproximados como se puede ver en la figura de abajo. DM Cmo la documentacin auxilia a las organizaciones a alcanzar sus objetivos estratgicos? Con las nuevas tecnologas para documentos, tenemos la oportunidad de ser ms eficientes en toda la gestin de actividades de conocimiento. Muchas organizaciones son hoy empresas basadas en el conocimiento, y su documentacin independiente del medio es la organizacin la armadura de ese conocimiento. Estamos llegando a un punto en que documentos (smart documents) estn haciendo por las organizaciones lo que los equipos automatizados hicieron por la industria hace 20 30 aos. DM Cul es el perfil del CDO Chief Document Officer? Quin es este ejecutivo? Esta persona es necesaria en las empresas de hoy? Existe est funcin en Norteamrica? Y en Brasil? Ya he hablado sobre la funcin del CDO en varios otros artculos. Mi visin de los negocios es que implementar las prcticas de gestin de documentos, ahora es tan importante como lo fue la tecnologa de la informacin hace 20 aos, cuando vimos el aparecimiento de los CIOs. La gestin de documentos se expande por las organizaciones y necesita de un ejecutivo senior para estructurar toda la estratega. Para m, el CDO debera tener la responsabilidad por todas las tecnologas envueltas en la empresa, procesos y tambin por todo el personal envuelto con documentacin. Obviamente, esta persona debe trabajar cerca al CIO. La primera vez que escuche al respecto de esa funcin fue en el Lloyds Bank en el Reino Unido, considerada una de las empresas lderes en la gestin de documentos. DM Cmo Ud., un investigador y cientfico ve el futuro de la gestin de documentos en las organizaciones? Pienso que muchas organizaciones en relacin a la gestin de documentos estn donde la industria estaba hace 20 30 aos. Las compaas lderes estn usando, hoy, la gestin de documentos como ventaja competitiva estn conquistando negocios por medio de mejores propuestas, tornando a su personal mucho ms eficiente con sus clientes, y alcanzando bajos costos frente a la competencia usando mejor la tecnologa. En los prximos diez aos habr una revolucin en la gestin de documentos, similar a la Revolucin Industrial y aquellos que no estn dentro, estarn destinados a quedarse fuera del mercado. DM Ud., ve otros pensadores y estudiosos investigando sobre el futuro de la gestin de documentos dentro de las organizaciones o en el mundo acadmico? Existen varios acadmicos e investigadores estudiando el ramo de TI, pero yo veo muy pocos preocupados con la gestin de documentos. En nuestras escuelas de administracin, existen varios cursos en los cuales el foco de estudio es la tecnologa de la informacin, pero todava est por verse si alguna escuela va a establecer un instituto para gestin de documentos o cursos de gestin de documentos. Estoy convencido de que eso no est muy lejos, porque est creciendo cada da ms y ms el inters por ese tema, ya sea por parte de los ejecutivos o de publicaciones como sta.

Document Management

SnteSe
Iron Mountain tem franca expanso no Brasil
Presente no Brasil h vrios anos, a Iron Mountain com filiais em regies estratgicas So Paulo, Rio de Janeiro e Curitiba inaugurou no final de 2006, sua primeira unidade em Braslia. A nova unidade est localizada a 7 km do centro da capital e dispe dos mais modernos padres internacionais de segurana. Alm disso, a empresa tambm aumentou sua capacidade em So Paulo com mais uma unidade na cidade paulista de Barueri que dispe de mais de 7.000 m . Alm disso, a Iron tambm est oferecendo ao mercado duas novas fitotecas de segurana, com

Christopher R. McCleary assume o cargo de presidente executivo da Radware (NASDAQ: RDWR), empresa lder no fornecimento de solues integradas de aplicativos para operaes em redes bussines smart. Mc Cleary ocupava o cargo de presidente no executivo da diretoria da companhia, desde fevereiro de 2000.

Novo Presidente

Maurcio Rocha assume a gerncia do departamento de desenvolvimento da LG Informtica com o desafio de aumentar a sinergia com as demais reas. A meta , a partir do departamento de desenvolvimento da empresa, melhorar e ampliar o processo de produo e garantir a melhoria constante na qualidade dos produtos. capacidade para armazenar 550 mil tapes, bem como cofres de segurana com certificao mundial e aprovaes de auditorias internas e externas.

Mais Sinergia

Chega ao Brasil o Prmio M.A.K.E


Roslia Paraso , scia-diretora da Documentar, assumiu a direo do Prmio Make atravs da TKNB - The Know Network Brasil. A cerimnia oficial de lanamento acontecer no ms de Outubro, juntamente com o congresso GMC Global MAKE Conference. A TKN - The KNOW Network, uma organizao sem fins econmicos, sediada em Londres - Reino Unido, fundada em 1996 por um grande pesquisador na rea de Gesto do Conhecimento. Seu objetivo principal e promover o crescimento do capital intelectual das organizaes, possuindo como estratgia principal a criao de uma rede internacional de especialistas em Gesto do Conhecimento; promover o desempenho organizacional atravs do compartilhamento de conhecimentos gerando inovaes e a realizao do Prmio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise, de excelncia em Gesto do Conhecimento.

Tecmach tem novo diretor comercial


O executivo Wagner Windsor o novo diretor comercial da Tecmach, empresa do Grupo Supricoph, lder entre as empresas brasileiras dedicadas ao mercado de outsourcing. Wagner conduzir o plano de integrao das aes comerciais e suporte estratgico aos negcios da empresa, principalmente na reestruturao e capacitao da rea comercial e de servios. Entre os principais objetivos da nova diretoria esto dar continuidade s aes de marketing, planejar novos investimentos focados no fortalecimento da visibilidade institucional da marca e expandir as aes de comunicao integradas no suporte ao relacionamento com clientes e com parceiros de negcio do grupo.

A Parks, tradicional fabricante nacional de equipamentos para TI, nomeou Mauro de Araujo como seu novo diretorcomercial. Seu desafio ser orientar a Parks para novos negcios e contribuir no crescimento da mesma buscando nichos e solues, bem como construindo alianas comerciais e tecnolgicas

Mudana de diretoria

Experian, empresa global de solues de informao, concordou em adquirir inicialmente 65% das aes da Serasa, lder do mercado de anlise de crdito no Brasil e quarta maior empresa do setor no mundo, de um consrcio de bancos brasileiros. Essa porcentagem dever aumentar para 70% ao longo dos prximos seis meses. O preo de compra da participao inicial de R$ 2,32 bilhes (US $1,2 bilho)1, incluindo custos de transao e lquidos, e ser financiado pelas instalaes existentes da Experian.

Serasa muda controle acionrio

Keepers inaugura nova unidade


A Keepers Brasil, uma das maiores operadoras no setor de guarda, gesto e digitalizao de documentos, com faturamento superior a R$ 25 milhes, inaugurou em junho mais uma unidade operacional em Tambor, So Paulo. A empresa j investiu cerca de R$ 3,0 milhes para erguer o empreendimento, que acrescenta mais 4 mil m de espao til , alm dos atuais 50 mil m j existentes, com capacidade para armazenar 1milho e 200 mil caixas arquivo. A unidade incorpora ainda novas tecnologias de armazenagem que dispensam empilhadeiras e usa novas ferramentas de informtica para agilizar o acesso a documentos, com adoo do banco de dados Oracle, softwares e scanners de ltima gerao. Uma das novidades um local climatizado (fitoteca) para armazenagem de mdias magnticas, com controle de temperatura e umidade relativa do ar, a fim de conservar microfilmes, microfitas, cd e demais arquivos corporativos que precisam de cuidados especiais, com capacidade para 350 mil rolos de microfilmes.

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Document Management

O mercado mundial de softwares de gerenciamento de contedo dever crescer mais de 12% ao ano at 2010. Com isso, passar de US$ 2,6 bilhes em 2006, para mais de US$ 4,2 bilhes em 2010. Estes dados so resultado de uma anlise do Instituto Gartner. Segundo o instituto somente em 2007 estima-se que a receita com softwares de gerenciamento de contedo corporativo deva totalizar US$2,9 bilhes, o que significa um aumento de 12,8% em relao ao ano de 2006.

Mercado de bilhes

De casa nova P3 Image lana software de GED


Com quatro anos de atuao no mercado nacional, a P3 Image est inaugurando suas novas instalaes em So Paulo, com trs mil m de rea, a P3 Store. Estamos localizados numa rea central da cidade que permite uma logstica mais rpida esta mudana nos permitiu preparar toda a infra-estrutura necessria para realizar a guarda, digitalizao e atendimento com um alto nvel de tecnologia e qualidade que o mercado demanda, explica Paulo Srgio Carneiro, presidente da empresa. Alm da guarda de documentos, a empresa tambm oferece outras solues aos seus clientes. Uma delas atravs do software All Image que uma soluo GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos desenvolvido na plataforma do cliente, servidor ou WEB, em portugus, que possibilita a integrao dados corporativos j existentes, e se integra vrias plataformas, sendo totalmente amigvel. A empresa executa servios de digitalizao, servios de bureau e guarda de segurana por meio de seu Data Center. Com o objetivo de ampliar mercados, a P3 Image tambm abriu uma filial, na cidade do Rio de Janeiro, no incio de maio.

Gemalto sai na frente


A Gemalto empresa especializada em segurana digital, operaes em cerca de 100 pases, fornece solues completas de segurana digital, desde o desenvolvimento de aplicativos de software, at a criao e fabricao de dispositivos seguros e pessoais, como cartes inteligentes, SIMs, e-passports, tokens ou ainda a gesto e implementao de servios para seus clientes. Mais de um bilho de pessoas no mundo utilizam os produtos e servios da empresa para telecomunicaes, servios financeiros, e-government (administrao pblica eletrnica), gesto de identidades, contedo multimdia, gesto de direitos digitais, segurana de TI, transporte pblico e muitos outros aplicativos.

SML expande mercado


A SML uma empresa 100% nacional, com 10 anos na rea de desenvolvimento de solues de ECM-GED, Workflow, registro de operaes de cmbio, servios de consultoria, outsourcing e fbrica de Software est com novos e importantes projetos para o segundo semestre de 2007. Seguindo uma tendncia de mercado, a SML distribuir sua soluo CONVERGE ECM Solution para vrios pases da Amrica Latina, atravs de uma empresa mexicana, a Compucenter de Mxico que representar a marca para o mercado latino. Seguindo os conceitos da tecnologia no mercado mundial de globalizao de produtos a empresa est preparando para o segundo semestre novos produtos que comporo a linha de solues da empresa.

Document Management

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LEGISLAO

Dentro da legalidade
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Document Management

O que regulamenta os documentos digitais no Brasil? Especialistas de vrias reas mostram o que vale ou no vale no universo do e-doc.

o de hoje que o mundo corporativo j identificou a necessidade de diminuir o volume de papis dentro dos escritrios. Tambm no novidade que muitos dizem que este universo de papel, est vivendo seus ltimos dias, na histria do homem. E, no h como negar que os documentos em papel tm muito valor, especialmente, se eles tm carimbos, selos, assinaturas e so aceitos em qualquer estncia jurdica do nosso Pas. Na verdade, paralelamente aos milhes de pginas geradas diariamente nas mais diferentes reas da sociedade organizada, existe um outro enorme volume de informaes na forma documental geradas em meio digital. Portanto, os documentos digitais hoje so utilizados numa enorme gama de transaes comerciais. Existem documentos que nascem digitais, que podem at em algum momento de sua existncia ter virado papel, mas essencialmente so documentos eletrnicos, coexistindo com os tradicionais documentos em papel com assinaturas manuscritas, ambos com validade legal. Mas exatamente ai que se inicia uma discusso, que do ponto de vista de muitos especialistas, est apenas comeando. DIrEItO DIGItAL Conforme explica a advogada especializada em Direito digital e consultora, Patrcia Peck, da PPP advogados, o Direito Digital o conjunto de regras e cdigos de conduta que regem o comportamento e as novas relaes dos indivduos, cujo meio de ocorrncia ou a prova da manifestao de vontade seja o digital, gerando dados eletrnicos que consubstanciam e representam as obrigaes assumidas e sua respectiva autoria. Deve, portanto, reunir princpios, leis e normas de auto-regulamentao que atendam ao novo cenrio de interao social no presencial, interativo e em tempo real. Conforme conceitua a advogada, o Direito Digital uma evoluo do prprio Direito, principalmente, para atender s mudanas de comportamento e s necessidades de novos controles de conduta gerados pelo uso da tecnologia. Diante de uma nova situao como esta, o documento digital, que no papel, passa a obedecer regras para ser considerado documento. O fato que estamos vivendo, hoje, exatamente o momento em que a definio deixa de ser retrica e passa prtica. Um email, por exemplo, um documento. Conforme explica o Dr. Marcos da Costa di-

retor da OAB Ordem dos Advogados do Brasil - seo So Paulo, O documento um fato com capacidade jurdica. Assim, um contrato, por exemplo, que pode ser escrito ou verbal, tem validade perante a lei. Da mesma forma, um contrato com uma assinatura manuscrita ou com assinatura digital tambm possui esta validade. A nica diferena que o contrato digital gerado e assinado por bits, exemplifica. Recentemente foi publicada e j entrou em vigor a Lei n 11.419 de dezembro de 2006 que regulamenta, o uso do meio eletrnico na tramitao de processos judiciais, isto , com a publicao desta lei permitido ao judicirio que j disponha de meios ( hardwares e softwares), o uso do formato eletrnico em todos os trmites processuais desde uma intimao at a apresentao de peties, ou mesmo a publicao do Dirio da Justia no formato eletrnico. Com isso estima-se uma economia anual de R$ 4 milhes no Judicirio, mas embora no existam ainda previses do volume de negcios que sero gerados, h um consenso entre os especialistas que os ganhos ocorreram nas mais variadas reas. Alm da economia e da agilidade tambm so outros grandes ganhos. Segundo estudos recentes realizado nos Juizados especiais, onde o projeto foi experimentado, o tempo de um processo foi reduzi-

do de 800 dias para 200 e com a automatizao a tramitao caiu para apenas 40 dias. Com este estimulo e exemplo partindo do Judicirio estima-se que haja um incremento do uso de documentos eletrnicos, por parte da sociedade civil. CErtIfICAO DIGItAL Para que o documento digital possa ter este status de documento legal , a Medida provisria MP 2.200 que institui as Chaves Pblicas Brasileiras, regulamenta em um de seus artigos que para ter esta validade, os documentos sejam certificados digitalmente. O certificado digital um documento eletrnico que possibilita comprovar a identidade de uma pessoa, uma empresa ou um site, para assegurar as transaes on-line e a troca eletrnica de documentos, mensagens e dados. Essa tecnologia permite assinar, digitalmente, qualquer tipo de documento, conferindo-lhe a mesma validade jurdica dos equivalentes em papel assinados de prprio punho. Os Certificados Digitais viabilizam o acesso a servios virtuais da Secretaria da Receita Federal, por exemplo, mas principalmente atendem aos requisitos de segurana para a realizao de negcios eletrnicos. Entre os requistos esto a Autenticidade que
Divulgao

Patricia Peck: a certificao assegura a integridade dos documentos como prova de autoria, tanto para pegar o infrator, como para proteger o inocente.

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LEGISLAO
como uma carteira de identidade virtual que permite a identificao de uma mensagem ou transao. O processo de certificao digital utiliza procedimentos lgicos e matemticos para assegurar a confidencialidade, integridade das informaes e confirmao de autoria. Por a certificao assegurar a autenticidade e integridade de documentos, pode ser considerada como um avano para o setor. Ela esta em linha com a necessidade de se ter um padro de identidade digital, que fundamental para o Direito, pela questo da prova de autoria, tanto para pegar o infrator, como para proteger o inocente, que pode ser envolvido como um laranja digital em um determinado caso. A certificao digital e a biometria podem trazer mais capacidade de prova jurdica, ou seja, a tecnologia esta ajudando o Direito a se tornar mais eficaz, ao contrrio do que muitos podem imaginar, comenta Patrcia Peck. MICrOfILMAGEM A legislao sobre microfilmagem de documentos a mais antiga existente no Brasil e data ainda do final da dcada de 60 ( Lei 5433/68). O microfilme considerado como a nica mdia que possui uma lei federal regulamentando. No existe a lei do HD, lei do CD. A lei muito clara: o microfilme uma mdia que no pode ser alterada, ou seja, depois de microfilmado um documento, no h
Divulgao Joseti Capusso

Cassio Vaquero: o microfilme analgico e tem independncia tecnolgica

garante a identidade de todas as partes envolvidas; a Confidencialidade que assegura o sigilo das informaes, para que no se tornem de conhecimento de pessoas no autorizadas; a Integridade que protege contra a modificao imprpria da mensagem, garantindo o seu contedo original e o No-repdio que impede as partes de negarem a participao no negcio eletrnico. Para Mrcio Nunes, da Certisign, a certificao digital o instrumento tcnico mais jurdico que existe. No Brasil e no mundo j existem normas para o uso da Certificao Digital, entretanto, culturalmente na sociedade seu uso ainda pequeno, reitera. Segundo ele, a legislao por no cobrir todo o universo da documentao, no prescinde a existncia das cpias em papel que obedecem a uma tabela de temporalidade, determinada por outras regulamentaes especificas, de acordo com o tipo de documento. O mesmo no acontece com aqueles documentos que j nasceram digitais, como o caso da Nota Fiscal Eletrnica, que no necessita de uma verso fsica para ser considerada um documento legal, por exemplo, comenta. Segundo alguns especialistas, no h ainda na legislao nacional nenhuma lei especfica que obrigue que necessariamente um documento tenha que ter um carimbo ou uma validao feita pelos vrios cartrios, entretanto de outro lado, a utilizao dos cartrios permite que um terceiro tenha conhecimento e a guarda de um documen-

to entre duas partes, assegurando, com isso, a imparcialidade e a confiabilidade fundamentais. Estamos trabalhando nos ltimos cinco anos, para que haja uma disseminao do uso da certificao nos documentos, porm, hoje, j se discute a necessidade de sua evoluo para que esta certificao venha a ter uma maior longevidade, analisa Nunes. Na prtica, o certificao digital funciona

Marcio Nunes: trabalho para disseminao do uso da certificao digital

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Document Management

como este ser alterado, explica Cssio Vaquero da Kodak , uma das maiores fabricantes de microfilmes no mundo. Para que o microfilme tenha um valor legal ele tambm deve estar orientado por algumas normas. Para existir ele deve haver um termo de abertura e encerramento do filme. Um responsvel assina este termo, tanto na abertura do processo quanto no seu encerramento, assegurando o que foi microfilmado naquele rolo de filme. Sem estas duas cartas, o rolo de filme no tem valor. A lei clara neste aspecto. H um nmero de autorizao da empresa que realiza o servio. Quem assina responsvel criminalmente pela integridade do documento. Assim, a lei diz quem pode fazer a microfilmagem, como fazer e se houver uma adulterao quais as conseqncias legais que esta pessoa sofrer, afirma Vaquero. Segundo o executivo da Kodak, o microfilme no obsoleto, passou por transformaes tecnolgicas quanto aos processos de fabricao dos filmes, desde sua criao em 1929, mas ainda bastante atual. O microfilme um meio analgico. uma mdia que tem independncia tecnolgica e no necessita de um hardware ou software para existir, defende. Neste mbito, o que evoluiu foram os equipamentos, hoje eletrnicos de microfilmagem, bem como scaners de microfilmes que permitem a produo de documentos digitais e em papel para pesquisas. Por se tratar de uma mdia desenvolvida para documentos, com uma legislao especfica para sua regulamentao, o microfilme, quando se fala de gesto de documentos longo prazo uma dos processos mais atrativos, argumenta. Os grandes consumidores de servios de microfilmagem so os bancos, com milhes de cpias ao ano, principalmente por uma caracterstica bastante intrnseca a esta mdia que a preservao. O futurO Se, os documentos, como os conhecemos, no futuro, sero legitimados pela certificao ou pela microfilmagem ainda muito cedo para dizer. Hoje, ambas as formas interagem de vrias maneiras dentro do mundo corporativo. Entretanto, o fato que apesar da existncia e legalidade dos documentos digitais, o nosso mundo ainda no prescinde dos documentos em sua forma mais antiga de registro que o papel.

Legislacin

Dentro de la legalidad
Qu reglamentan los documentos digitales en Brasil? Especialistas de varios segmetnos muestran lo que vale o no en el universo del e-doc. No es novedad en el mundo de las empresas y de los negocios la necesidad de disminuir el volumen de papeles dentro de las oficinas. Tambin no es novedad que muchos dicen que este universo del papel, est viviendo sus ltimos das en la historia del hombre. Y no hay como negar que los documentos en papel tienen mucho valor, especialmente, si hay sellos o firmas y son aceptados en cualquier instancia jurdica de Brasil. Paralelamente a los millones de pginas generadas diariamente en los ms distintos segmentos de la sociedad organizada, existe otro enorme volumen de informaciones en forma de documentos generados en el medio digital. Por lo tanto, hoy en da los documentos digitales son utilizados en una enorme cantidad de transacciones comerciales. Existen documentos que nacen digitales, que pueden en algn momento de sua existencia hacerse papel; pero en esencia son documentos electrnicos, que existen con los tradicionales documentos en papel, con firmas manuscritas, ambos con validez legal. DErEChO DIGItAL Para la abogada Patrcia Peck, da PPP abogados, el Derecho Digital es un conjunto de reglas y cdigos de conducta que dictan el comportamiento de las nuevas relaciones de los individuos, en las cuales el medio de ocurrencia o la prueba de la manifestacin de voluntad sea digital, generando datos electrnicos que representan las obligaciones asumidas y su respectiva autora. Debe, por lo tanto, reunir principios, leyes y normas de auto-reglamentacin que atiendan al nuevo escenario de interaccin social no de presencia, pero si interactivo y en tiempo real. Segn explica el Dr. Marcos da Costa director de la OAB Colegio de Abogados de Brasil perteneciente a So Paulo, El documento es un hecho con capacidad jurdica. As, un contrato, por ejemplo, que puede ser escrito o verbal, tiene validez ante la ley. De la misma manera, un contrato con una firma manuscrita o con firma digital tambin posee esta validez. La nica diferencia es que el contrato digital es generado y firmado por bits, complementa. Recientemente fue publicada y ya entr en vigor la Ley n 11.419 de diciembre de 2006 que regula, el uso del medio electrnico en la tramitacin de procesos judiciales, o sea, con la publicacin de esta ley se le permite al poder judicial (que ya dispona de medios: hardwares y softwares), el uso del formato electrnico en todos los trmites procesales, desde una citacin hasta la presentacin de peticiones, o an la publicacin del Diario de Justicia en el formato electrnico. Se espera un ahorro anual de R$ 4 millones en el Poder Judicial. Para que el documento digital pueda tener este status de documento legal, la Medida Provisional MP 2.200 que instituye las Llaves Pblicas Brasileras, reglamenta en uno de sus artculos que para tener esta validez, los documentos sean certificados digitalmente. El certificado digital es un documento electrnico que posibilita probar la identidad de una persona, una empresa o un sitio en internet, para asegurar las transacciones on-line y el cambio electrnico de documentos, mensages y datos. Para Mrcio Nunes, de la empresa Certisign, la certificacin digital es el instrumento tcnico ms jurdico que existe. En Brasil y en el mundo ya existen normas para el uso de la Certificacin Digital, sin embargo, culturalmente su uso todava es pequeo, aclara. MICrOfILMAjE La legislacin sobre microfilmaje de documentos es la ms antigua de Brasil y la fecha es del final de la dcada de 60( Ley 5433/68). El microfilmaje es considerado como el nico medio que posee una ley federal que la reglamenta. No existe ley del HD, ley del CD. La ley es muy clara: el microfilmaje es un medio que no puede ser modificado, o sea, despus de hecho el microfilmaje de un documento, no hay como modificarlo, explica Cssio Vaquero de la empresa Kodak , una de las mayores fabricantes de microfilms del mundo. Se trata de un medio desarrollado para documentos, con una legislacin adecuada para su reglamentacin, el microfilmaje, cuando se habla de gestin de documentos a largo plazo es uno de los procesos ms atractivos, argumenta. Los grandes consumidores de servicios con microfilmajes son los bancos, con millones de copias al ao, principalmente por una caracterstica bastante intrnseca a este medio que es la preservacin. Todava no s sabe mucho o es muy prematuro decirlo, s los documentos como los conocemos hoy, sern en el futuro legitimados por la certificacin o por microfilmaje. Hoy, ambas formas conviven de varias maneras dentro del mundo de los negocios. Sin embargo, a pesar de la existencia y de la legalidad de los documentos digitales, nuestro mundo todava no prescinde de los documentos en su forma ms antigua de registro que es el papel.

Document Management

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ESPECIAL AIIM 2007

Lies de Convergncia no mundo do Enterprise Content Management


sucesso dos evento AIIM e OnDemand 2007, realizado entre os dias 16 e 19 de abril no Boston Convention & Exhibition Center, refora a inevitvel convergncia entre os processos de gesto documental e impresso digital de dados variveis, que h muito vinham ocorrendo em paralelo e que, finalmente se juntam para comprovar que o conceito de ECM Enterprise Content Management deve levar em considerao todos os aspectos da criao, gerenciamento, armazenamento, disponibilizao e preservao dos contedos empresariais, independentemente de seu formato ou mdia, como estratgia imperativa face ao grande crescimento do volume de informaes em mltiplos formatos como Web pages, relatrios gerenciais, imagens, apresentaes, documentos em formato texto, desenhos, e-mail, vdeos, entre outros. A exploso de contedos estruturados e noestruturados, torna o cenrio difcil e complexo no que tange ao seu gerenciamento e garantia de conformidade com legislaes tipo Sarbanes-Oxley, entre outras. Marcado pelo crescente nmero de expositores, congressistas e visitantes, o evento consolida os mundos do gerenciamento de documentos e de impresso de dados variveis e d sinais de um futuro reforo na parte educacional com a possvel juno da XPLOR Associao de Usurios de

AIIM e OnDemand 2007

Sistemas de Documentao e Impresso Eletrnica ao evento de 2008. Uma das vedetes do evento foi o Microsoft SharePoint, que permite s empresas o desenvolvimento de um portal inteligente que conecte usurios, equipes e conhecimento de modo uniforme para que as pessoas aproveitem as informaes relevantes nos processos comerciais, para ajudlas a trabalhar de modo mais eficiente. Entre as diversas solues apresentadas no evento, destaque tambm para o Kofax Document Exchange Server, que apresenta facilidades na captura de informaes geradas por diferentes tipos de equipamentos, tais como multifuncionais, scanners, e at mesmo sistemas de fax e e-mails, permitindo depositar esses documentos em locais precisos e requeridos pelos processos de negcios, tais como sistemas de ECM, Workflows, e-mail, etc. J para o segmento de impresso eletrnica de dados variveis, como no poderia de modo diferente, destaque para as impressoras coloridas de alta capacidade, que cada vez mais, permitem a transformao de documentos transacionais em oportunidades de marketing, com capacidade de produzir documentos com alta qualidade. Esperase que at 2010, 54% dos documentos transacionais tenham mensagens de marketing includas

em seu processo de impresso, conforme estudos realizados pela InfoTrends. Nesse processo de personalizao da comunicao com os clientes, solues como as apresentadas pela GMC Software reforam a tendncia irreversvel da utilizao da impresso de dados variveis como forma efetiva de marketing personalizado ou customizado para cada tipo de cliente ou segmento. No tocante parte educacional, um congresso com palestras de alto nvel e com salas sempre lotadas por usurios em busca de informaes e conhecimento relativos aos diversos processos de gesto documental e impresso eletrnica de dados variveis. Alm de apontar tendncias e apresentar as empresas que lideram as mudanas nas solues para a gesto da informao em todo o ciclo de vida de documento, AIIM e OnDemand torna-se, cada vez mais, o evento preferido pelos executivos e profissionais que buscam solues, informaes e conhecimento relativos ao mundo da informao e dos contedos empresariais, um desafio cada vez maior para as corporaes. Jos Guilherme Junqueira Dias de Souza, EDP/MIT. Presidente da Xplor Brasil e Diretor da Iron Mountain Brasil

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GESTO DE DOCUMENTOS

Os 20 anos da gesto eletrnica de documentos no Brasil


Walter W. Koch*

Joseti Capusso

processamento de imagens, assim chamado na dcada de 80, teve como empresas pioneiras no Pas a Canon (com o CanoFile), a FileNet representada pela CPM, a Wang representada pela WanSist (empresa do grupo Consist) e a IBM com a famlia ImagePlus. No mercado de workflow, ainda vale citar a StaffWare representada pela OfficeWare. Este grupo de pioneiros teve como clientes, no primeiro momento, organizaes como o Bamerindus, Bradesco e Ita. Rapidamente, o nmero de solues disponveis, e, o nmero de instalaes aumentou. Indstrias como a CSN e Petrobras passaram a tirar proveito da tecnologia, que expandia suas funcionalidades para alm da imagem. Surge ento uma nova denominao para designar este mercado: gerenciamento eletrnico de documentos ou GED. A cerca de 10 anos atrs comea a nascer a indstria nacional de solues de gesto de documentos. BKM, LAB245 e Plo de Software eram algumas das que comearam a competir com as solues importadas, reduzindo custos de licenciamento e permitindo a adoo das tecnologias em nmero maior de organizaes. Finalmente, com a entrada do novo milnio, o mercado evoluiu para o ECM Enterprise Content Management gesto do contedo corporativo. Algumas aplicaes de gesto de documentos se popularizam de tal forma que quase impossvel se imaginar viver sem elas. Por exemplo, o que seria dos bancos sem a imagem do carto de assinatura? A consolidao entre os fornecedores internacionais cada vez maior com o nmero de participantes diminuindo atravs de incorporaes. E a indstria nacional se torna to forte que passa a competir l fora. Vide a SML com os seus contratos na Amrica Latina. A Internet torna-se a grande alavancadora desse processo, com a possibilidade dos documentos serem disponibilizados em qualquer parte do mundo a qualquer momento. Conceitos como a captura descentralizada, processos baseados na

WEB e repositrios virtuais passam a direcionar o mercado. O triste 11 de setembro mostrou ao mundo a importncia das informaes no estruturadas para a continuidade dos negcios. As grandes consultorias mapeiam este tipo de informao e descobrem que 70 a 80% das informaes cabem nesta classificao (no estruturadas). A estruturada seria aquela passvel de ser armazenada em bancos de dados. O uso das tecnologias de ECM passou a ser encarado tambm como uma alternativa de contingncia em catstrofes. Mas, afinal do que trata esta indstria toda? Na essncia, tudo que se refere a documentos. Segundo a ARMA American Records Management Association, um documento pode ser qualquer coisa em qualquer mdia, desde que seja til. Ou seja, passamos a gerenciar no s documentos em papel e microfilme, mas tambm documentos eletrnicos tais como os do MS Office, arquivos CAD, som (MP3), pginas WEB (com contedo e forma de apresentao sendo gerenciado), emails, relatrios de sistemas. O uso de documentos eletrnicos traz novos desafios a preservao digital e questes legais. Na preservao digital como assegurar que um documento gerado em um formato especfico em um suporte determinado estar passvel de ser recuperado daqui a dez anos? Os disquetes de 5 com arquivos do VisiCalc so uma boa lio neste sentido. O CONARQ j se manifestava sobre o tema em 2004 com a sua Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital Brasileiro - Preservar para garantir o acesso. Na legislao como assegurar que o documento apresentado seja uma rplica fiel do documento original, j que temos os processos de captura, armazenamento e reproduo envolvidos? Em 1994 surgiram as primeiras leis e interpretaes. Adaptaes de legislao internacional calcada em mdias indelveis e o uso de certificao digital so algumas das frentes que vem sendo discutidas nos ltimos anos. A capacitao de profissionais no uso destas

tecnologias tambm tem seu passado. A introduo da certificao CDIA Certified Document Imaging Architect em 1996 procurou trazer padres e melhores prticas internacionais para o Brasil. A iniciativa da ABGD Associao Brasileira de Empresas de Gerenciamento de Documentos - de atualizar e tropicalizar certificaes e padres para a realidade brasileira o mais recente marco neste sentido. Com toda essa histria, com novos desafios e oportunidades, o Brasil precisava de um canal de comunicao independente com o mercado. Uma publicao em que todas as frentes tivessem voz ativa, sem interesses pessoais ou comerciais. um belo presente de aniversrio para um mercado que entra na sua maioridade. Como um promissor adolescente, no Brasil esta indstria ainda tem muito que aprender, mas principalmente, muito que fazer.
* Walter W. Kock diretor da ImageWare. Consultor internacional com mais de 21 anos de experincia em gesto documental e mais de 30 anos de experincia em TI. Professor dos cursos de ps-graduo da FESP e UNIP. Implementou alguns dos maiores projetos do Pas como os da AG, ANP, BOVESPA, CSN, Ita Seguros, JP Morgan, Odebrecht, Petros, Tozzini Freire. Possui as certificaes CDIA+ da CompTIA e; MIT e LIT da AIIM. Ministra cursos em diversos pases da Europa, frica e Oriente Mdio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001. info@imageware.com.br

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PRESERVAO

O conhecimento do mundo est sua disposio


Mas tudo depende de onde e como este arquivo foi salvo!
e acordo com pesquisa realizada pelo IDC, em 2006, denominada Expanding Digital Universe, o total de informaes digitais criadas, capturadas e replicadas foi de 1.288 x 1018 bits. Em linguagem de computador, isto representa 161 exabytes ou 161 bilhes de gigabytes, ou seja, 3 milhes de vezes toda informao existente em todos os livros at agora escritos. Entre 2006 e 2010 estima-se que a informao que ser adicionada ao universo digital aumentar em mais de seis vezes, ou seja, dos atuais 161 exabytes para 988 exabytes. Os nmeros superlativos no so exagero, mas uma demonstrao clara de que so gerados milhes e milhes de dados diariamente, numa velocidade espantosa que seriam inconcebveis sem que houvesse a inveno do computador. Desde a concepo do primeiro computador do mundo, o ENIAC - Electronic Numerical Integrator and Computer - o mundo enfrenta um novo desafio garantir que suas informaes e seus registros histricos, com o advento dos recursos computacionais, cada vez mais disponveis e utilizados, sejam adequadamente preservados e sua

recuperao esteja garantida no futuro, a qualquer tempo, observa Jos Guilherme Junqueira Dias de Souza, presidente da Xplor Associao Brasileira de Usurios de Sistemas de Documentao e Impresso Eletrnica. Segundo ele, este fato torna-se mais relevante visto a evoluo galopante da tecnologia e a dependncia, cada vez maior, de meios fsicos (hardware) e no-fsicos (software) para a adequada preservao e disponibilidade da informao, acrescenta. Para Humberto Celeste Innarelli, professor da UNIP e Analista de Desenvolvimento Sistemas e Administrador de Rede Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP, preciso que fique claro que preservao de documentos, uma referncia a um conjunto de aes e procedimentos , chamados de Polticas de Preservao Digital e no deve ser confundido com as mdias digitais. A mdia digital apenas um dos pilares da preservao, mas o simples fato de utilizarmos mdias de alta qualidade e com alta confiabilidade, no garante a preservao da documentao digital, j que ela apenas o suporte para a informao

armazenada. O documento deixar de existir caso algum dos elementos que o compe seja o software, o hardware ou a mdia no estejam presente, ou seja, o documento digital no existe se no forem observados os trs elementos base, contextualiza o professor. MdiAS VERSuS TEMPO As informaes, em um passado bem distante, tiveram sua perenidade garantida ao serem gravadas em meios fsicos. Os registros atravs de pinturas nas cavernas, cunhados em pedras ou pedaos de madeira, papiros e papis, discos de vinil, filmes fotogrficos e pelculas cinematogrficas, entre tantos outros, preservaram informaes vitais para o conhecimento e crescimento da humanidade durante milnios, entretanto todos estes meios so eminentemente analgicos, diz Jose Guilherme. No entanto, hoje, o que mais conhecido como veculo para preservao, paralelamente, aos meios analgicos como o papel, so as mdias digitais. Se a mdia digital o suporte da informao, isto , onde de fato a informao est armaze-

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nada fisicamente, quando a mdia digital apresenta algum tipo de problema, fato que o documento digital pode ser comprometido de forma definitiva. Uma dvida comum entre os que iniciam os processos de preservao de documentos, conforme esclarece o professor Innarelli, seja para o mundo acadmico seja para o mundo corporativo, a vida til de uma mdia. A resposta a esta pergunta no passa somente por uma nica mdia de preservao, mas por um conjunto de mdias de preservao para um mesmo documento digital, podendo ser adotado mdias de CDs em conjunto com mdias de DVDs, ou CDs em conjunto com HDs, entre outras combinaes. O que vai determinar a confiabilidade do documento digital armazenado nestas mdias, a soma das confiabilidades das mdias, a qual poder ficar prxima de 100 %., ensina o professor. Segundo estudos realizados pelo especialista sobre confiabilidade de CD-ROM e CD-R, constatou-se que a manuteno da informao no suporte e sua confiabilidade em relao a mdia, dependem de vrios fatores, entre eles: a tempe-

ratura; a umidade relativa do ar; tempo de uso; a qualidade da mdia; campos magnticos, manipulao e a poluio. Ou seja, muito importante a qualidade da mdia a ser utilizada. Diante de sua experimentao o professor Innarelli categrico ao afirmar que a determinao da confiabilidade de um sistema de mdias de digitais, aliada a uma metodologia de confiabilidade que vai garantir o nvel aceitvel de confiabilidade para o armazenamento fsico do documento digital e no uma nica mdia, assegura. Para o estudioso, o que vai garantir a preservao digital a poltica de preservao digital implementada pela empresa, pois todo e qualquer documento digital, independente do formato ou mdia est sujeito obsolescncia tecnolgica, outro fator inexorvel da preservao, cujo exemplo clssico so os disquetes flexveis de , bastante usados nas dcadas de 80 e 90. Ouso dizer que a tecnologia, por si s, no garante a preservao digital, neste sentido, oriento que no existe tecnologia capaz de garantir a preservao dos documentos digitais por 100 anos, 1.000 anos etc, acrescenta Innarelli.

Proposta do Professor Humberto Celeste Innarelli.

Os 10 mandamentos da preservao digital


1 Manters uma poltica de preservao 2 No dependers de hardware especfico 3 No dependers de software especfico 4 No confiars em sistemas gerenciadores com nica forma de acesso ao documento digital 5 Migrars seus documentos de suporte e formato periodicamente 6 Replicars os documentos em locais fisicamente separados 7 No confiars cegamente no suporte de armazenamento 8 No deixars de fazer backup e copias de seguraa 9 No preservars lixo digital 10 Garantirs a autenticidade dos documentos digitais
Agradecimento ao Prof. Dr. Paulo Sollero, ao Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP e a Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos.

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PRESERVAO
memrias, discos etc. Esta nova forma de registro coloca em risco a nossa memria, seja ela, acadmica, pessoal ou empresarial, diz. A era da Sociedade da Informao traz a facilidade de gerao de dados, informaes e documentos, ao mesmo tempo que ocorre a perda destas informaes, pois a humanidade ainda no tem prtica e nem experincia para a memria digital. Memria que est sendo perdida a cada dia em virtude da obsolescncia das tecnologias, da deteriorao das mdias digitais e principalmente pela falta de polticas de preservao digital. A perda destas informaes pode deixar uma grande lacuna histrica, pois muitas pesquisas podem deixar de existir por no haver material suficiente para consulta, isso se reflete diretamente em um arquivo permanente, o qual no est preparado para receber este tipo de documento e conseqentemente preserv-lo e acess-lo. A ateno e a definio de polticas de preservao digital e o acompanhamento da tecnologia deve acontecer de forma a manter sempre atualizados os registros digitais gerados atualmente. neste sentido deve-se estar atento aos avanos tecnolgicos. A minha viso em relao a preparao das empresas em mbito para a preservao digital ainda um pouco pessimista, pois percebo que a voracidade pela gerao, legalizao e acesso a informao digital ainda muito maior que a preocupao da gesto e preservao desta mesma informao, reitera o professor, Em alguns casos especficos, percebo que algumas empresas e pessoas esto dando o primeiro passo para a questo da gesto e preservao da documentao digital, formulando polticas e normas de gesto e preservao. Uma tendncia que pode ser deflagrada num futuro prximo est nas mos das empresas desenvolvedoras de sistemas que podero oferecer produtos, j criados com mecanismos e princpios da preservao digital. Ainda no consegui ver nada no mercado que abordasse a questo da preservao digital, mas seria um grande campo a ser explorado pela indstria, pondera o professor . Se filmes, fotografias, narraes de fatos histricos, livros, televiso, msicas e uma infinidade de informaes j so produzidas em formato digital, h uma conseqente elevao da preocupao de empresas, governo e at mesmo dos cidados, quanto necessidade da definio e adoo de polticas de preservao digital, como forma de preservao do conhecimento e
Joseti Capusso

Jos Guilherme Souza: desde a criao do primeiro computador, o mundo enfrenta o desafio de preservar as informaes para o futuro

AlM dAS MdiAS O caminho a ser tomando num futuro prximo, conforme indicado por vrios estudiosos, que haja uma migrao contnua dos documentos digitais ao longo do tempo, sempre observando mdias consideradas estveis e confiveis para o armazenamento destes documentos digitais. Quanto ao formato, a mesma migrao deve acontecer sempre levando-se em considerao formatos que garantam a autenticidade dos documentos digitais e suas propriedades base. E para isso, sempre indicado a utilizao de formatos estveis e abertos, orienta Innarelli. Outra questo interessante que sempre abordada a possibilidade de transformar os documentos digitais em analgicos para fins de preservao. No podemos levar esta teoria em considerao, pois nem sempre os meios analgicos que temos disponveis hoje permitem garantir todas as funcionalidades dos documentos digitais gerados, explica o professor. Na minha opinio, o mundo, mais uma vez, est passando por mudanas na forma de registro da informao, pois hoje, produzimos e geramos documentos digitais de forma natural (exemplo: fotografia digital) e nem sempre nos damos conta que estamos mudando a forma de registro da informao a qual deixa de ser armazenada em negativo ou papel e passa a ser armazenada em

Quem est estudando a Preservao digital


Existem alguns grupos, projetos e padres nacionais e internacionais que abordam a questo da preservao digital.
No Brasil: CTDE - Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos (CTDE/CONARQ) GDAE - Grupo de Trabalho para a Padronizao de Procedimentos Tcnicos para Preservao e Acesso de Documentos Arquivsticos Eletrnicos da Unicamp No ExtErior: OAIS - Open Archival Information System Interpares - International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (Interpares) Dirks - Designing and Implementing Recordkeeping Systems (Dirks) MoRec - Modelo de Requisitos para a gesto de arquivos eletrnicos (MoReq), DoD - Department of Defense Records Management Program (DoD 5015.2-STD) A CTDE/CONARQ publicou recentemente o chamado e-ARQ Brasil que o MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS, o qual tambm aborda requisitos de preservao digital. A CTDE tambm publicou a Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital Brasileiro - Preservar para Garantir o Acesso e o Glossrio de Documentos Eletrnicos.

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El conocimiento del mundo est a su disposicin... !


Pero todo depende de dnde y cmo este archivo fue guardado!

Divulgao

innarelli: Empresas esto dando os primeiros passos em direo a uma poltica de preservao digital

da memria da humanidade. Afinal, devemos garantir que daqui alguns anos nossos filhos, netos e bisnetos consigam conhecer a histria de nossas famlias e que tenham acesso aos filmes e fotografias que hoje produzimos digitalmente, refora Jos Guilherme de Souza. Uma vez que a preocupao j existe, vrias instituies voltaram sua ateno ao estudo e ao debate de solues. Os resultados do DML (Donnes Lisibles par Machine) Frum realizado em 2002, na cidade de Barcelona; o Projeto de Carta de Preservao do Patrimnio Digital, elaborado pela UNESCO, que defende, com argumentos convincentes, a necessidade da preservao digital e da promoo de uma poltica pblica que supere os mbitos restritos das diretrizes tcnicas e prticas, e a Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital, documento de apoio iniciativa da UNESCO, emitido pelo CONARQ - Conselho Nacional de Arquivo, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica do Brasil, demonstram as preocupaes da sociedade, em todas as partes do mundo, com relao a assunto de interesse e importncia praticamente imensurveis. O tema bastante recente e deve ser discutido intensamente antes dos estudos proporem qualquer frmula, ao mesmo tempo, no h como esquecer da documentao digital que j est sendo produzida atualmente.

De acuerdo con una encuesta realizada por IDC, el 2006, llamada Expanding Digital Universe, el total de informaciones digitales creadas, capturadas y replicadas fue de 1.288 x 1018 bits. En lenguaje de computadora, esto es 161 exabytes o 161 mil millones de gigabytes, o sea, 3 millones de veces toda la informacin que existe en todos los libros escritos hasta ahora. Entre 2006 y 2010 se calcula que la informacin que ser sumada al universo digital aumentar en ms de seis veces, o sea, de los actuales 161 exabytes para 988 exabytes. Desde la concepcin de la primera computadora del mundo, el ENIAC - Electronic Numerical Integrator and Computer el mundo afronta un nuevo desafo asegurar que sus informaciones y sus registros histricos, con la invencin de los recursos computacionales, cada vez ms disponibles y utilizados, sean adecuadamente preservados y su recuperacin este garantizada en el futuro, en cualquier tiempo, observa Jos Guilherme Junqueira Dias de Souza, Presidente de Xplor Asociacin Brasilea de Usuarios de Sistemas de Documentacin e Impresin Electrnica. Segn l, este hecho se hace ms relevante debido a la gran evolucin de la tecnologa y la dependencia, cada vez mayor, de medios fsicos (hardware) y no-fsicos (software) para la adecuada preservacin y disponibilidad de la informacin, complementa. Para el maestro Humberto Celeste Innarelli Analista de Desarrollo y Sistemas y Administrador de Red Archivo Central del Sistema de Archivos de UNICAMP, es necesario que quede claro que la preservacin de documentos es una referencia a un conjunto de acciones y procedimientos llamados de Polticas de Preservacin Digital y no deben ser confundidas con los medios digitales. MEdiOS VERSuS TiEMPO Hoy, lo que es ms conocido como vehculo para preservacin, simultaneamente, a los medios analgicos como el papel, son los medios digitales. S el

medio digital es el soporte de la informacin, o sea, donde realmente la informacin est almacenada fsicamente, cuando el medio digital presenta algn tipo de problema, es fatal que el documento digital pueda ser comprometido de forma definitiva. Una duda comn entre los que inician los procesos de preservacin de documentos, conforme aclara el maestro Innarelli, es la vida til de un medio. La respuesta a esta pregunta no pasa solamente por un nico medio de preservacin, sino ms bien por un conjunto de medios de preservacin para un mismo documento digital, pudiendo ser archivados, medios como CDs en conjunto con medios como DVDs, o CDs en conjunto con HDs, entre otras combinaciones. Lo que va a definir la confiabilidad del documento digital almacenado en estos medios, es la suma de las confiabilidades de los medios, la cual podr acercarse al 100 %., ensea el maestro. Para los estudiosos, lo que va a garantizar la preservacin digital es la poltica de preservacin digital implementada por la empresa, pues todo y cualquier documento digital, independiente de su forma o medio est sujeto a quedarse anticuado tecnolgicamente, otro punto de la preservacin, como ejemplo clsico son los discos flexibles de , bastante usados en las dcadas de 80 y 90. Digo que la tecnologa, por ella misma, no garantiza la preservacin digital. En este sentido, sealo que no existe tecnologa capaz de garantizar la preservacin de los documentos digitales por 100 aos, 1.000 aos etc, complementa el maestro. El camino a seguir en un futuro cercano, indicado por varios estudiosos, es que exista una migracin contnua de documentos digitales al pasar del tiempo, siempre considerando medios considerados estables y confiables para el almacenamiento de estos documentos digitales. Con relacin a la forma, la misma migracin debe ocurrir siempre considerndose formas que aseguren la autenticidad de los documentos digitales y sus propiedades bsicas. Para esto, siempre es recomendada la utilizacin de formatos estables y abiertos, seala Innarelli.

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PDF

Arquivos digitais para a preservao


Luiz Augusto Bellucci*

Joseti Capusso

omo garantir que um documento digital criado hoje seja perfeitamente acessado e impresso daqui a dezenas de anos? As respostas passam por todos os conceitos da cincia da preservao digital, mas uma palavra estar sempre presente: a padronizao. Surgiram nas ltimas dcadas diversos padres de formatos de documentos que foram especificados por normas. Entre eles destacamos os textos codificados, o TIFF e o PDF. Padres como o ASCII, ANSI e Unicode foram criados para possibilitar o intercmbio, a exibio e o processamento de contedos textuais. um recurso fundamental na converso de bits em informao e vice-versa. Atualmente, o Unicode o padro mais utilizado pelos sistemas operacionais e bancos de dados. Desenvolvido no incio da dcada de 90, por um consrcio composto pelas maiores empresas mundiais de TI, entre elas Microsoft, Oracle, Sun e Adobe, o Unicode pode representar praticamente qualquer caracter de qualquer idioma. O TIFF (Tagged Image File Format) um formato para imagens digitais que foi criado em meados da dcada de 80. O TIFF original serviu de base para o desenvolvimento do TIFF CCITT Grupo 4, criado para ser gerado, distribudo e impresso pelos aparelhos de fax e que graas a seus recursos de compresso, se tornou o padro para o arquivamento de documentos bitonais digitalizados, durante a dcada de 90. Bilhes de documentos foram digitalizados em TIFF CCITT Grupo 4 em todo o mundo. O TIFF, porm, um formato limitado imagem do documento e no acompanhou as necessidades de mercado e a evoluo das tecnologias nos ltimos anos. O PDF foi criado pela Adobe Systems em 1993, j com o objetivo de ser exatamente o que hoje: denominador comum entre todos os formatos de documentos digitais. Apesar da Adobe ser proprietria da especificao do PDF, o formato pblico e de livre

utilizao, tanto que existem milhares de softwares capazes de gerar ou manipular PDFs que nada pagam Adobe. Graas a seus recursos e estrutura, o PDF tem sido utilizado como base para o desenvolvimento de normas pblicas que especificam padres de documentos digitais para diversas aplicaes. O PDF/X, que revolucionou a indstria grfica, foi publicado em 1999. Em outubro de 2005, foi publicada a norma ISO 19005-1, que especifica o PDF/A, o PDF para ser arquivado e preservado por um longo tempo. Hoje est em andamento o desenvolvimento das especificaes para documentos digitais de engenharia (PDF/E) e acessibilidade para deficientes (PDF/UA). A especificao do PDF/A pela ISO demonstra o empenho da sociedade tecnolgica para economia de recursos no futuro. O comit da ISO que especifica o PDF/A constitudo por representantes de mais de 300 empresas, rgos governamentais e associaes, entre eles AIIM, NPES, HP, XEROX, NARA, EMC/Documentum, Pfizer, Glaxo e Universidade de Harvard. um trabalho de desenvolvimento contnuo, que acompanha a evoluo do formato PDF ao longo dos anos. Uma nova verso da norma, contemplando recursos mais atualizados do formato PDF, est prevista para 2009. Muitos podem perguntar para que uma norma, se s o to utilizado PDF no seria suficiente para garantir a preservao do documento por um longo tempo. O PDF normal, com certeza, ser aberto e impresso por um longo tempo, mas pode conter elementos que impeam o acesso ao documento daqui a dezenas de anos ou no conter elementos obrigatrios para garantir sua impresso. A especificao do PDF/A nos diz como deve ser o PDF para que seja lido e impresso sem problemas num futuro distante. Em um PDF/A, por exemplo, no podemos ter scripts e arquivos atachados, e todas as fontes utilizadas devem ser inseridas no PDF. Um outro recurso importante do PDF/A o suporte a metadados embutidos, ou seja, os atributos que os descrevem ficam dentro dos PDFs, permitindo que sejam facilmente gerenciados ou

pesquisados, tornando a coleo de PDFs acessvel e independente de sistemas de indexao ou bases de dados. O PDF/A permitir uma grande reduo no custo de gerenciamento de acervos de documentos no futuro, pois ser necessrio controlar um nico formato e no dezenas. Outra grande vantagem ser a facilidade de intercambiar documentos entre acervos diferentes e a facilidade na recuperao da informao. Ao especificar seu projeto com documentos digitais, seja com documentos digitalizados ou oriundos de editores de texto, planilhas, apresentaes ou e-mails, optar pelo PDF/A vai de encontro s melhores prticas para a preservao digital. As bases em texto puro sero preservadas por um longo tempo com facilidade, pois os padres por ela utilizados so gerenciados pelos sistemas operacionais e bancos de dados. J o Tiff resistir por muito tempo graas grande base de documentos j neste formato, mas cair em desuso ao longo dos anos, substitudo, naturalmente, pelo PDF.

* Luiz Augusto Bellucci consultor especialista em aplicaes da tecnologia PDF para ECM/GED e scio da PDF Brasil Documentos Digitais. luiz.augusto@pdfbrasil.com.br

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P3IMAGE SINNIMO DE COMPETNCIA E SEGURANA PARA GERENCIAMENTO, DIGITALIZAO E ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS OU MDIAS MAGNTICAS

A nova dinmica empresarial exige novos produtos e servios para gerenciamento, digitalizao e armazenamento de documentos e dados. para atender a essa demanda cada vez mais exigente em relao entrega de resultados, desde o planejamento at a operacionalizao, com segurana e excelncia, que a P3IMAGE est sempre inovando em solues. A ltima palavra em gesto completa da informao a P3STORE, um conjunto de servios altamente qualicados que rene as seguintes operaes: Guarda Simples de Documentos - Todas as caixas so identicadas e armazenadas em estanterias industriais; Guarda Gerenciada - Os documentos so catalogados individualmente com cdigo de barras e, em seguida, so guardados em um ambiente extremamente seguro, pelo tempo que o cliente necessitar. Quando for necessrio acessar algum desses documentos, basta fazer a solicitao via sistema. O recebimento imediato, na forma de uma cpia simples ou autenticada; Armazenamento na Web - Acesso a todo e qualquer documento da Guarda Gerenciada j digitalizado e disponibilizado no site da P3IMAGE por meio de senha especca. Guarda de Mdias - Servio especial de armazenagem de Microlmes, Microchas, CDs, DVDs, Fitas VHS, Cartuchos em uma sala-cofre climatizada, com proteo contra incndio, acesso restrito e monitorado. Formalizao de Processos - Envolve todos os cuidados relacionados a contratos nanceiros e empresariais.

Vale ressaltar tambm um sucesso j consagrado pela P3IMAGE: o All IMAGE, a melhor soluo para o GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos). Trata-se de um software exclusivo e perfeito tambm para o acesso imediato a documentos, tais como pronturios, contratos, notas scais, atas de reunio, processos judiciais, etc. Um produto amigvel, tanto para quem o congura como para quem o utiliza. Em poucos minutos consegue-se montar uma aplicao e disponibiliz-la para seus usurios. E a P3IMAGE tambm realiza o processo de Digitalizao de Documentos, em que tudo o que est em papel, foto, microlme, carto ou microcha convertido em imagem digital e armazenado em CD-R, DVD ou na Web. Os servios de preparao, digitalizao, indexao e controle de qualidade recebem solues customizadas de acordo com as necessidades dos clientes. Os servios de digitalizao podem ser realizados nas liais da P3IMAGE ou In House. Seja qual for a sua atividade, entre em contato com a P3IMAGE, uma empresa moderna que atua com o conceito de perenidade: gerenciar documentos de forma a preserv-los durante o seu ciclo de vida, armazenando-os de uma forma correta e segura, digitalizando-os e provendo o acesso imediato e restrito para os usurios autorizados. Isto signica ganho de produtividade, aumento de segurana (controle de acesso ao documento e backup do documento em papel) e mais tempo disponvel para seus usurios e gestores atuarem nas suas atividades m.

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CASE

Nova face do outsourcing empresarial


Um grande volume de impresses, que geravam gastos em escala, levaram a Honda a uma inusitada contratao de outsourcing e ao incio de uma nova fase visando a gesto documental da empresa.
consumo e pensar numa soluo que abrangesse no s a gesto da impresso, mas de todo o ciclo de vida dos documentos dentro da organizao. Conforme o prprio gerente da Honda j identificara, no passado os projetos de gesto documental, aliados ao alto custo dos equipamentos e da tecnologia que os envolvia, tinham custos altssimos, entretanto esta no era mais uma realidade. Dada a popularizao de produtos e servios voltados para esta rea, hoje, esta sistematizao estaria mais prxima da realidade da empresa. A Honda apesar do seu porte, ainda no dispunha de um sistema de gesto documental formalizado e diante da necessidade de se resolver um problema de alto consumo de impresso decidimos pelo outsourcing e tambm por um trabalho de gesto documental que envolvesse a parte administrativa da empresa no Brasil, explica Celso Martins. Para iniciar este processo, foi feito um levantamento de todos os equipamentos existentes nas diversas unidades, suas marcas e tecnologias. Havia multifuncionais, impressoras jato de tinta at preto e branco convivendo com scanners e ploters, numa mescla de tecnologias diferentes. Estava claro para os executivos de TI da Honda que era preciso investir na gesto documental como a melhor soluo para o problema que se apresentava Somente assim poderamos melhor

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Honda uma das grandes empresas globalizadas no ramo automobilstico possui no Brasil trs unidades fabris e administrativas. Sua rea de TI que permeia todas estas unidades, em seus mais de 100 departamentos, identificou um grande desafio a ser vencido: diminuir o volume de cpias e impresses. Havia um consumo de 1 milho e 100 mil pginas ao ms na empresa. Este fato denotava que seria necessrio implementar um sistema de gesto documental corporativa, visando a racionalizao do uso de papel e principalmente a gerao de uma economiza significativa para a companhia. Responsvel pela gerncia da rea de infra-estrutura e tecnologia da Informao, Celso Martins, passou a fazer um controle inicial destes custos. Ao analisar os gastos com impresso, individualmente no eram significativos, porm bastante expressivos se computados em sua totalidade, lembra o executivo. A concluso bvia, neste caso, que havia um alto consumo que se apresentava diludo entre os departamentos e sobre os quais, at ento, pouco se sabia. Atravs de seu conhecimento de mercado e tambm baseando-se em literaturas sobre o assunto, Martins sabia que no se tratava de um fato isolado, mas de uma ocorrncia comum vrias empresas, e que deveria ser tratado com acuidade. Era preciso investigar as origens desse alto

Celso Martins da Honda, ladeado pelos executivos da Tecmach Anderson Conesa (esq.) e Wagner Windsor (dir.)

Joseti Capusso

atender aos requisitos de eficincia e agilidade fundamentais para nossa atividade, concorda Martins. Alm disso, havia ainda outras variveis a serem atendidas como abastecimento suprimentos, manuteno, logstica, entre outros. O que fizemos de diferente, aqui na Honda, foi contratar um consultor, para nos auxiliar neste processo de contratao de outsourcing. Foi feito um desenho para que o fornecedor atendesse nossa realidade, pois no interessava companhia modelos pr-determinados, lembra Martins, cujo departamento, levou trs meses para finalizar o levantamento. A principal premissa do projeto, por ser a Honda uma empresa de grande porte e globalizada, era que os fornecedores fabricantes de equipamentos de impresso participassem do processo, escolhendo seus parceiros, pois se deseja ter uma garantia dada pelo prprio fabricante tanto para servios quanto da tecnologia empregadas. A exigncia do projeto previa que o fabricante fosse um co-responsvel. Isso abriu um precedente no mercado porque nunca uma empresa deste por-

te havia requisitado das empresas de outsourcing do mercado brasileiro esta parceria de forma to incisiva., lembra o consultor contratado pela Honda para este projeto, Eduardo Lopes, da Doos Consultoria. Este perfil ficou de tal forma interessante que outras empresas passaram a adotar o modelo da Honda para procura de parceiros de negcios, que tivessem esta mesma viso voltada para a gesto documental. A RFP (Request for Proposal) da Honda consistiu num documento com vrias exigncias para que os participantes puderem fazer suas propostas. Os dez critrios eliminatrios para escolha da empresa vencedora, incluram notas para cada item. Havia critrios de acordo de servios, clusula de multa para resciso de contrato, equipamentos back ups, softwares, participao no mercado, experincia e tambm preo. Das dez empresas que ofereceram propostas apenas seis foram classificadas segundo os critrios estabelecidos, explica Lopes. O principal critrio era a reduo de custos para a empresa (com dobro do peso dos outros itens),

elaborado de tal forma que alm do preo final fosse atingido o propsito maior da empresa que era ter o melhor servio, com a melhor qualidade. Assim, a partir da implantao do processo de outsourcing, a Honda tem uma expectativa em reduzir o volume de impresso em 20% ao ms. Esta perspectiva at conservadora, no volume de cpias, poder gerar uma reduo nos custos acima de 20%. O interessante no projeto que ele possui outras etapas a serem vencidas, conta Lopes. A primeira a implantao do outsourcing de impresso, que ser seguida, aps avaliao dos pontos crticos desse funcionamento, dos planos de gesto documental da empresa. Ao ter um controle na quantidade e dos tipos de documentos por departamentos, a inteno dar incio a gesto de documentos, com uma avaliao departamento por departamento da documentao, seguido de uma anlise dos processos de criao dos documentos, eliminao da duplicidade e conseqente normalizao. A terceira etapa do projeto consiste, na migra-

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o de parte da documentao para outros tipos de mdias alm do papel. Segundo o executivo da Honda, o projeto s atingir seus objetivos aps a consolidao das primeiras etapas e segundo ele, a gesto documental ser plena em todas as unidades da companhia at 2010. Em empresas cujo core business est voltado para a produo, a tecnologia de ponta sempre o grande aglutinador dos processos, que levam a um produto final da mais alta qualidade, e, o que vem acontecendo na Honda, que a rea administrativa tambm est perseguindo esta excelncia tendo como meta uma maior eficincia que acabar se refletindo num melhor servio, avalia Martins. Com a reduo dos custos oriundos do outsourcing espera-se que haja um impacto de cerca de 5% de economia ao ms, da receita total da companhia,, conclui. PArCEriA Com know-how de trabalhar com grandes nomes do mercado a Lexmark foi a vencedora, como fornecedora, deste projeto de outsourcing da Honda. Como empresa focada no nosso negcio, falar somente em outsourcing ultrapassado, no vamos tratar somente de gesto de impresso, mas do outsourcing como parte do processo de gesto documental, que tambm o objetivo final do nosso cliente, explica ureo Fittipaldi Costa, diretor de Servios e Solues Diviso Corporativa da Lexmark. A Honda no queria s um fornecedor de equipamentos na rea de impresso. Desejava um parceiro que entendesse sua forma de trabalho, suas necessidades e oferecesse toda a modernidade atravs de seus produtos, diz o diretor. Para isso, a empresa disponibilizou profissionais que estaro distribudos pelas unidades da empresa para treinar os usurios, a fim de que eles possam repassar informaes e que eles venham a utilizar os equipamentos em toda sua potencialidade. Sabamos que a Honda buscava algo a mais e acredito que a inovao tecnolgica e criativa de nossos equipamentos podem proporcionar isso, pois tm um grande diferencial no mercado, salienta Costa, Nosso objetivo trazer solues que permitam ao cliente se preocupar com seu negcio. ExCElnCiA do CAnAl Para execuo do projeto, a Lexmark que atua por meio de seus canais corporativos, integrou ao time, neste projeto, a Tecmach empresa nacional, voltada ao universo corporativo, com 17 anos de existncia e um curriculum de servios especializados em outsourcing e GED que inclui aproximadamente 600 clientes de todas as reas do mercado, em todas as regies do territrio nacional. Nossa proposta agregar valor na melhoria de processos da Honda, informou o diretor da empresa Anderson Conesa. Assim, no projeto desenhado para Honda, onde o outsourcing de impresso a porta de entrada para a segunda fase de gesto documental, esto sendo utilizados dispositivos, softwares e treinamento de pessoal, de forma que possibilitem executar o gerenciamento de documentos, incorporando os meios eletrnicos desde o incio. Para execuo da primeira fase do projeto foi determinado um responsvel pela logstica de suprimentos, pelos softwares e relatrios executivos. Estes relatrios tero suas informaes analisadas e levaro identificao dos principais usurios, daquilo que imprimem, do contedo que impresso, alm das impressoras e equipamentos mais utilizados, bem como horrios de picos de impresso, reposio de papel, tonner etc. A partir desses relatrios a rea de TI da Honda poder fazer uma anlise completa de como est se desenvolvendo a implantao. De sua parte, a equipe da Tecmach est atenta para que cada equipamento tenha sua melhor performance de utilizao, com base SLA ( Service Level Assistence)- Tempo Resposta da Assistncia Tcnica. Este ndice serve para que a equipe da Tecmach supere as expectativas do cliente quanto ao uso dos equipamentos, alm da Redundncia de Assistncia Tcnica que d uma vantagem adicional ao cliente que ter equipamentos sempre disponveis e em perfeitas condies para uso. Os trs integrantes do projeto, ou seja, a Honda, que a contratante do servio, a Lexmark fornecedora dos produtos e ns como executores temos um cronograma para implantao da primeira fase do projeto que est sendo cumprido criteriosamente, reitera Conesa. Muito mais que oferecer o outsourcing de impresso, estamos participando para que o processo de gesto documental da Honda, seja bem sucedido, trabalhando ativa e integralmente desde o incio de sua implantao, afirma Wagner Windsor, diretor comercial da Tecmach, Como parte integrante desse projeto, que apresenta caractersticas singulares e muitas peculiaridades e dado o cor business da Honda, o desenho apresentado possui etapas distintas e metas, e , sem dvida, bastante desafiador..

La cara nueva del Outsourcing de las corporacins


Un milln y 100 mil pginas, aproximadamente, al mes, s la monta aproximada por Honda, en volumn de copias impresas, en sus tres unidades en Brasil. En verdad ese era un desafio a vencer la gestin de impresin y formalizar la gestin de documentos de la empresa. Alertados por la divisin de TI de la empresa sobre lo que este consumo representava en terminos de gastos/mes, la divisin de infraestructura y tecnologia de la informacin, administrada por Celso Martins, paso a hacer un contrl de estos costos, percibiendo que solos no eran significativos, pero bastante expresivos si computados en su totalidad. La conclusin fue que habia un gran gasto que estava diluido en las divisiones y sobre los cuales, hasta ese momento, poco se sabia. Honda apesar de su magnitud en Brasil y en el mundo, todavia no disponia de un sistema de gestin de documentos estructurado y est empezando ahora, con la implantacin de outsourcing de impresin, todo un proceso de organizacin de documentos de la parte administrativa de la empresa, explica Celso Martins. Luego de un levantamiento ejecutado en 100 divisiones, la empresa contrat una consultora,la Doos Consultoria, que diseo un proyecto para la empresa, llevando en cuenta su singularidad de negcios, sus detalles de logstica, una vez que la empresa posee unidades en estados apartados de Brasil y llevando al mercado una RFP Request For Proposal, donde vrias empresas se presentaron siguiendo critrios preestablecidos por la prpia empresa con notas para cada item. La eleccin fue definida por las empresas que tuvieron los mayores ndices de notas. La nica exigencia en la propuesta de Honda era que el fabricante fuera en este proceso un co-responsable en el proceso de outsourcing. La propuesta fue de tal forma original en el mercado que est siendo utilizada por otras empresas que desean hacer outsourcing de impresin. Las empresas ganadoras de este proyecto fueron Lexmark y Tecmach (reventa Lexmark). Asi, a partir de la implantacin del proceso de outsourcing, Honda tiene una expectativa de reducir el volumn de impresos en 20% al mes. Esta perspectiva hasta conservadora, en el volumn de copias, podr generar una reduccin en los costos que pasar de los 20%. La primer etapa del proyecto s la implementacin del outsourcing de impresin, que ser seguida, luego de evaluar los puntos crticos de ese funcionamiento, por la implantacin de un proceso de control efectivo para efectuar los dems pasos para la realizacin de la gestin de documentos de la empresa y la tercera etapa consiste en la eliminacin de duplicidades de documentos y en la migracin de parte de la documentacin para otros tipos de mdias adems del papel. Segun el ejecutivo de Honda, esta geston de documentos ser plena en todas las unidades de la empresa. El proyecto solamente llegar a sus objetivos despus de consolidadas las primeras etapas. Segun el director de Servicios y Soluciones de Lexmark - ureo Fittipaldi Costa - Honda no queria solo un proveedor de equipamientos en el ramo de impresin. Deseava un proveedor que entendiera su forma de trabajo, sus necesidades y ofrecier toda la modernidad atravs de sus productos. El equipo de Tecmach que est implementando el proyecto est atento para que cada equipamiento tenga su mejor performance de utilizacon, con base SLA (Service Level Assistence)- Tiempo Respuesta de Asistencia Tecnica, de manera que motive el equipo a superar las expectativas del cliente, adems de la Redundancia de Asistencia Tecnica que trae una ventaja excedente al cliente que tendr equipamientos siempre disponibles y en perfectas condiciones de uso.

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A Chief Document Officer da Andrade Gutierrez

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H seis anos a empreiteira implantou seu CDIC Centro de Documentao, Informao e Conhecimento para organizao e agilizao dos processos de guarda e localizao de documentos sob o comando de Mnica de Castro Faria.
tradicional Belo Horizonte foi durante 52 anos, a sede da empreiteira Andrade Gutierrez - 4o. lugar no ranking das empresas de engenharia do Brasil. E tradio tambm envolvia os conceitos de gerenciamento dos processos de documentao da empresa. Com a mudana da sede administrativa para So Paulo, no centro nervoso das empresas paulistas, na regio da Avenida Luis Carlos Berrini, outras transformaes e modernidades acompanharam a construtora mineira. Uma delas foi a criao, desenvolvimento e estruturao do CDIC Centro de Documentao, Informao e Conhecimento da empresa. A encarregada de elaborao de todo o processo foi Mnica de Castro Faria, formada em Biblioteconomia e Cincia da Informao, com especializao em Gesto do Conhecimento que, entre outras experincias profissionais, ficou frente da biblioteca da FebrabanFederao Brasileira dos Bancos por 17 anos. So muitos os papis gerados na empresa das mais diversas origens, desde um alvar de licena da prefeitura, at os projetos de uma obra, enfim, existe ali um nmero considervel de documentos. Para se ter uma idia desse volume, hoje, so mais de 8.500 caixas arquivo de documentao de obras encerradas e cadastradas no sistema nico de gerenciamento da construtora. Quando cheguei empresa no havia nada estruturado. Cada obra, cada departamento, tinha o seu prprio controle, e cada um executava de um jeito diferente. Depois, quando terminava a obra, mandava-se tudo que

Monica Faria iniciou o trabalho de gesto documental da Andrade gutierrez desde a elaborao de listas de grupos de documentos at a implementao de uma poltica de preservao de documentos digitais.

era possvel para um grande galpo da companhia, nos arredores de Contagem, cidade vizinha Belo Horizonte, explica a coordenadora do CDIC. Nesse galpo, conhecido como Taquaril, tinha de tudo um pouco: mquinas pesadas, material de segurana das obras, sobras de materiais e num canto desse galpo, algumas centenas de caixas, tubos com desenhos e envelopes, com documentos. Fui surpreendida com este cenrio de quase caos no Taquaril. No havia padro para a organizao e guarda; cheguei a encontrar botas de obra dentro de caixas, envelopes destrudos pela chuva, alm de nove sistemas diferentes gerenciando os documentos da empresa, lembra Mnica Faria. Por iniciativa da rea de Qualidade, a cargo do diretor rico Torres, j havia sido, numa iniciativa inicial, contratada uma empresa de prestao de servios de triagem documental que fez um pequeno trabalho com o que havia no galpo. A Diretoria de Qualidade da empresa, sempre muito prestigiada, apoiou a CDO, que ficou encarregada de estabelecer um padro exclusivo para a gesto de documentos, entre outros desafios. Quando cheguei tive carta branca para trabalhar, isto , nosso diretor, um homem de muita viso, engenheiro de obras, que migrou para a rea da

Qualidade, permitiu que eu planejasse a estruturao do CDIC, contratando pessoal e escolhendo o sistema mais adequado que viesse a atender s demandas atuais e futuras da empresa, explica. Criou-se um padro para organizao, guarda e recuperao de documentos em papel, com a elaborao de uma lista de itens a serem guardados com a respectiva tabela de temporalidade. Durante alguns anos a empresa teve, ainda em Belo Horizonte, um departamento de microfilmagem e, internamente, microfilmava alguns grupos de documentos. O departamento foi extinto, mas os microfilmes referentes aos dossis de funcionrios, desde o funcionrio 001, admitido em 1948, ainda so preservados. Este o nico grupo de documentos na Andrade Gutierrez que ainda microfilmado. Na elaborao das listas, grandes grupos de documentos foram identificados: os documentos de RH; os das sub-contratadas; os documentos administrativos e fiscais da construtora; documentos tcnicos, desenhos, especificaes tcnicas, assim como os da Qualidade, entre outros. Durante a triagem, foram identificados tambm documentos em outros formatos que no o papel, como disquetes, microfimes e CDs. Ai en-

contramos um problema inesperado: muitos destes disquetes haviam sido gravados em programas que j no existem mais, impossibilitando o resgate da informao neles contida. Nosso consultor nos orientou, neste momento, a fazer tambm uma padronizao para preservao digital das informaes, lembra a CDO. OrgAnizAO E pAdrOnizAO Foram dois anos e meio de trabalho no galpo, triando, envelopando, separando o lixo de dentro das caixas, descartando o que era desnecessrio at se chegar a um resultado que fosse satisfatrio para os padres estabelecidos pela CDO. O primeiro padro foi de treinamento do pessoal administrativo e tcnico nas obras: como separar, o que separar, por quanto tempo manter documentos, onde e como guard-los. Este padro seguido por todas as frentes de obra da empresa, diz Mnica. A mesma parceira que ajudou no incio, terminou esta tarefa, mas foi necessria a realizao de um trabalho de convencimento dos executivos para a necessidade de se contratar uma empresa especializada em guarda de documentos, com o objetivo de tirar aquele material de onde estava e

Joseti Capusso

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CASE
lev-lo para um ambiente mais propcio. Aps algumas reunies, convencidos os executivos, foi contratada uma empresa que no tinha, na poca, uma filial em Belo Horizonte. Como todo bom mineiro meio desconfiado, no havia ainda uma empresa de porte, idnea, na capital mineira, que fizesse este trabalho de guarda documental. Aps muitas consultas, convencemos a Metrofile, empresa com quem mantnhamos contrato de guarda, aqui em So Paulo, a abrir a sua filial em Minas Gerais, para guarda de documentos da Andrade Gutierrez e que depois acabou por guardar documentos de outras empresas. A partir da, houve uma segunda etapa de trabalho que foi a de se escolher uma plataforma de servios para indexao de todos os arquivos em papel e principalmente dos digitais da organizao. Tivemos alguns problemas com o sistema que foi escolhido incicialmente e, depois de muitas anlises, optamos por uma plataforma de servios que nos atendesse de maneira mais completa, que permitisse a customizao, de acordo com as necessidades especficas da Andrade Gutierrez, recorda Mnica Faria. A opo recaiu sobre a plataforma da Hummingbird que oferecia a gesto de documentos entre outras possibilidades. O atual sistema oferece Document Management controle de verses e segurana dos documentos; Records Management classificao e controle de temporalidade da informao; Document Imaging captura e armazenamento de imagens de documentos em papel; alm da previso para Web Content Management gesto de informaes no estruturadas em websites ou na intranet; Knowledge Management gesto de conhecimento, relacionando este conhecimento aos especialistas da empresa e Workflow encaminhamento de informao para suporte ao processo de negcio. Todas as funcionalidades oferecidas por estas tecnologias foram e continuam sendo implementadas atravs de uma combinao entre a plataforma da Hummingbird e do Microsoft Sharepoint Portal Server. MudAnA CulturAl J foram realizados vrios treinamentos muito bem sucedidos, mas o que dificil ainda quebrar alguns paradigmas, por exemplo, ao produzir um documento eletrnico, o usurio pode salv-lo no sistema atravs do preenchimento de um formulrio simples para classificao e definio do critrio de segurana do mesmo. Entretanto, ainda h o costume de se manter cpias em arquivos individuais, o que no seria necessrio. Outro aspecto, importante para a Andrade Gutierrez, a gesto do conhecimento. Por sua natureza de servios, muito do conhecimento da empresa esta nas mos dos funcionrios que se defrontam, com os mais inusitados desafios em suas obras. Durante os anos 90, a empresa desenvolveu um sistema de gesto do conhecimento, cujo objetivo foi incorporar as melhores prticas e as lies aprendidas em suas obras, alm do conhecimento tcnico e legal, que pudessem agregar valor e levar a companhia a ganhos expressivos de eficincia. A Andrade Gutierrez foi pioneira entre as empresas brasileiras na implantao deste tipo de sistema. Em 2003, a Imageware foi contratada para avaliar o sistema existente e definir um plano de otimizao da gesto do conhecimento anteriormente implantada na empresa. A arquitetura desenhada pela Imageware, previa a integrao progressiva das tecnologias de Recods Management, Document Management/Imaging e Workflow com os processos de negcio facilitando a captura do conhecimento. Nos prximos anos, muito conhecimento estar sendo armazenado pelo CDIC, fazendo nascer assim a prxima etapa a ser implantada pela CDO: a gesto e disseminao de todo este conhecimento. Para tanto, aps a criao dos repositrios de documentos nas obras e corporativamente, ser aplicada uma camada taxonmica permitindo a internalizao do conhecimento armazenado. Quanto dualidade de mdias de informao Mnica no faz segredo: No podemos ainda, abrir mo dos documentos em papel, que permanecem guardados de acordo com a tabela de temporalidade por exigncias legais, mas estamos iniciando a gesto dos documentos digitais atravs da plataforma de servios, hoje j bastante empregada pelas reas administrativas da empresa. O que reserva o futuro? O prximo passo ser aprimorar o uso e a interatividade da gesto do conhecimento. A centralizao da gesto documental num departamento coisa rara no Brasil, mas a experincia da Andrade Gutierrez se mostra at aqui, eficiente e bem sucedida. No sei se posso ser chamada de CDO , mas posso dizer que o meu trabalho frente do CDIC tem sido, no mnimo, instigante e desafiador, conclui Mnica Faria.

Case

A Chief Document Officer da Andrade Gutierrez


La tradicional ciudad de Belo Horizonte, capital del estado de Minas Gerais, fue durante 52 aos la matriz de la constructora Andrade Gutierrez - 4o. lugar en el ranking de las empresas de ingeniera de Brasil. La tradicin tambin arrolla los conceptos de gestin de los procesos de documentacin de la empresa. Con el cambio de su matriz administrativa para So Paulo, en el centro de negcios de las empresas paulistas, en la regin de la Avenida Luis Carlos Berrini, otras transformaciones y modernidades acompaaron la empresa mineira. Entre ellas estn la creacin, el desarollo y el armazn del CDIC Centro de Documentacin, Informacin y Conocimiento de la empresa. La encargada de la elaboracin de todo el proceso fue la biblioteconomista Mnica de Castro Faria, tambin formada en Cincias de la Informacin, que entre otras experiencias profesionales, estuv al frente de la biblioteca de la Febraban por 17 aos. En la empresa Mnica Faria encontr vrios sistemas de gestin de informacin simultneos sin ninguna norma, un gran nmero de archivos en papel puestos en local inapropiado, muchos documentos en micropelcula, adems de un sin nmero de copias innecesrias, entre otros problemas. Luego de dos aos de intenso trabajo de seleccin, separacin, implantacin de tablas de tiempo para vrios tipos de documento, la CDO de Andrade Gutierrez consigui archivar la documentacin necesria en una empresa de guarda (Metrofile). La segunda etapa del trabajo fue elegir una plataforma de servicios para indexacin de todos los archivos en papel y principalmente de los documentos digitales de la organizacin haciendo uso de la plataforma de Hummingbird y de Microsoft Sharepoint Portal Server. En 2003, la empresa Imageware fue elegida para evaluar el sistema y definir un plan de mejorias de la gestin del conocimiento anteriormente implantada en la empresa. La arquitectura diseada por la consultora previa la integracin progresiva de las tecnologias de Recods Management, Document Management/ Imaging y Workflow con los procesos de negcio facilitando la captura del conocimiento. Durante los prximos aos, mucho conocimiento ser almacenado por la divisin de Mnica Faria, asi naciendo la prxima etapa a ser implantada por la CDO: la gestin y diseminacin de todo este conocimiento. Para tanto, despus de la creacin de los depsitos de documentos en las obras y en la oficina, ser aplicada una capa taxonmica permitiendo el ingreso al conocimiento almacenado.

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CARREIRA

Uma nova posio nas empresas: o Chief Document Office (CDO)


Eduardo Lopes* e acordo com AIIM, mais de 4 trilhes de documentos so gerados anualmente e este nmero dever crescer 20% por ano. Em mdia, as empresas gastam para gerenciar os documentos em papel, cerca de 4% da sua receita anual. A cada ano, verificamos um aumento massivo nos nmeros de documentos manejados. Tambm de conhecimento geral que existem poucas pessoas com responsabilidade direta pelos documentos dentro das organizaes. O fato que as empresas gastam de 15 a 25% de sua receita em gerenciamento de documentos e informao, mas 90% delas no tem a mnima idia a respeito de seu gasto total com documentos e informaes! As organizaes no podem mais planejar e implementar suas estratgias isoladas da gesto de documentos. Mais do que em qualquer outro tempo na histria, fazer negcios hoje significa enfrentar riscos. As impropriedades de certas corporaes gigantes resultaram em uma nova legislao, a falta de confiana do consumidor aumentou, e com isto houve um aumento potencial dos processos todos estes itens levaram as empresas a reduzirem seus lucros ... ou pior: perd-los. O quanto melhor voc gerenciar suas informaes corporativas, hoje, pode significar a diferena entre o sucesso e o fracasso, amanh. Para minimizar os riscos, as organizaes devem gerenciar seus documentos e informaes de uma maneira inteligente. Com mais de 90% das informaes corporativas contidas em documentos, claro que qualquer que seja o meio pixels ou papel documentos sero a moeda ps sculo 20 da Era da Informao. As grandes empresas, esto comeando a dar a mesma ateno aos documentos nos planos estratgicos como um outro aspecto importante dos negcios como marketing, finanas, recursos humanos e tecnologia da informao. Pensando em como criar uma estratgia do-

Joseti Capusso

cumental, e melhorar todo o controle sobre estas informaes e documentaes, empresas lideres de mercado esto caminhando na direo de criar a funo do Chief Document Officer(CDO) ou contratando empresas que faam esse papel. Ou seja, empresas que possuam conhecimento de todo o processo documental, desde sua criao at a sua destruio. O CDO capacita a organizao para reduzir sua exposio para o risco assegurando a conformidade com as normas legais, corporativas e reguladoras; gerenciando e provendo segurana apropriada para documentos e informaes em ambas as mdias - fsica e eletrnica -, incluindose os e-mails. Cabe ao CDO facilitar melhorias nas medies da governana corporativa; bem como, reforar as obrigaes de prestao de contas em toda a empresa. dele a tarefa de definir os tipos de equipamentos necessrios, para a infra-estrutura fsica e digital e tambm a funo de analisar os custos para aquisio ou contratao de servios. Com isso, o CDO poder determinar o ciclo de vida do documento/informao e passar para a etapa de elaborao de processos e normas de controle, que estaro sob sua responsabilidade. Ao assegurar que exista, na medida do possvel, uma arquitetura unificada e acessvel para o armazenamento de dados e documentos, criando comunicaes, e entregando estas comunicaes de uma maneira mais consistente, eficiente, menos custosa em toda a empresa, o CDO estar exercendo plenamente suas funes dentro de uma organizao. Sendo ele, o defensor para uma melhor e mais efetiva comunicao com os clientes externos e internos, economizando dinheiro para a empresa e, o mais importante nesta funo, ser o resultado: ao aumentar a reputao de sua empresa junto aos seus clientes e aumentar a receita atravs de novos clientes, ao mesmo tempo que a organizao ver reduzir o tempo de procura de uma informao ou documento dentro da sua

empresa, o que ir fazer aumentar, ainda mais, a produtividade dos funcionrios. tarefa fundamental do CDO manter o gerenciamento corporativo da empresa ciente das mudanas potenciais na direo de como se comunicar com seus clientes externos e internos. Ele ser uma fonte de idias e o defensor para a introduo de novas ferramentas e tcnicas de comunicaes, alm de fornecer conselhos nas questes de comunicaes, tanto para as novas normas internas e regulamentaes, quanto no que diz respeito a segurana dos documentos e das informaes. A presena do CDO, numa organizao possibilita o gerenciamento e o aporte de segurana para seus ativos vitais de informao, reduzindo os riscos nos cumprimentos com os mandatos, melhorando a produtividade dos negcios e protegendo sua reputao.

* Eduardo Lopes Consultor de Outsourcing h mais de 20 anos, com experincia em gesto de documentos e da informao e diretor da DOOS Outsourcing Services. eduardo@doos.com.br

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Document Management

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ESPECIAL CIAB 2007

Inovao e modernizao marcam a edio do Ciab 2007


Cerca de 17 mil pessoas, visitaram a principal feira de tecnologia para o setor financeiro do Pas, na 17 edio do Ciab Febraban 2007 que se realizou no ms de junho, em So Paulo.O principal tema desta edio foi a mobilidade (Mobile Banking).

m um pas onde existem cerca de 120 milhes de usurios de telefone celular, a mobilidade pode ser vista como uma forma de trazer as mltiplas funcionalidades dos bancos queles brasileiros que so excludos digitalmente. As plataformas mveis podero oferecer um conjunto de servios com valor agregado que, tambm, podero ter uma interao com os servios bancrios. De outro lado, tambm nescessrio baratear o servio para atingir um maior nmero de usurios, j que alto valor do minuto, de transferncia de dados, por celular, inviabilizam o uso pela populao de baixo poder aquisitivo e para isso, os bancos devero se reunir e debater a questo para o desenvolvimento de um modelo prprio de negcios que defina um valor estratgico para este servio. Conforme esclareceu Luis Marques de Azevedo, responsvel pela grade de palestras do Ciab, at 2010, no Brasil as transaes mveis devero representar 10% do total de transaes efetuadas. Isso equivale ao total de transaes bancrias realizadas em todos os caixas eletrnicos no Pas em 2006, explica. LEgISLAo Um outro grande momento do evento foi o painel que discutiu a legislao de TI. Neste encontro o presidente da Comisso de Cincia e Tecnologia do Congresso Nacional, deputado federal Julio Semeghini, alertou sobre as obstrues que a reformulo da legislao existente sofre. Nossa funo , principalmente, atualizar a legislao, permitindo a inovao tecnolgica, a incorpora-

o de novos modelos de negcios, com foco no servio e independncia em relao aos aspectos tecnolgicos, afirmou. Na oportunidade o deputado comentou sobre Medida Provisria 2.2002/2001 que regulamenta a assinatura digital, e segundo ele possibilitou alguns avanos, mas que ainda necessita de reformulao. De acordo com ele, a reformulao j est pronta para ser votada e tramita no Congresso. Para o deputado a digitalizao no deve ser vista como validao de um documento digital, mas como caminho para um avano no gerenciamento de dados. Semeghini ainda discorreu sobre a poltica industrial para TI, que segundo ele est longe de atender diretamente o outsourcing e offshore de TI. CErtIfICAo dIgItAL Outro painel apresentado foi o que tratou sobre a certificao digital de documentos. Segundo os debatedores, o Brasil est no rumo certo e o crescimento est acontecendo no ritmo adequado. Apesar desse processo de conscientizao dos usurios a adotar a certificao levar tempo. De outro lado, foi colocado durante a discusso que h uma carncia de aplicaes que demandam certificao, o que no ajuda a atrair novos usurios. De acordo com os debatedores, o uso de certificao muito mais que uma questo de segurana pois resulta na reduo do uso de papel. Francimara Teixeira Viotti, gerente-executiva de segurana do Banco do Brasil, informou que

o Poder Judicirio tem sido o grande usurio da certificao no pas e j existiu algumas iniciativas para que cartrios possam fazer parcerias com Autoridades de Registro para que possam tembm emitir os certificados. Alm disso, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informao (ITI) realizou outro evento para assinatura de convnio com entidades representativas do mundo cartorial e de registro, para que estas venham a se tornar novos certificadores. AutorIdAdES dE rEgIStro Durante o painel o diretor da rea de servios digitais do Citibank, Gary Greenwald, afirmou que os processos que eliminem papel atravs do uso de certificados digitais so o futuro da indstria financeira, visto vrios exemplos de iniciativas semelhantes em diversos pases do mundo e refor-

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ou que o Brasil est no caminho certo mediante as atuais iniciativas. Nos prximos trimestres, lanaremos no Brasil novas aplicaes para o pblico corporativo. NovIdAdES PArA todoS Paralelamente aos painis de debates, aproximadamente 80 empresas, nacionais e internacionaisque atuam no pas, trouxeram novidades que envolve vrias reas do setor financeiro e administrativo das corporaes brasileiras. A seguir a revista document Management mostra algumas dessas novidades, com foco na gesto de documentos, presentes na feira. A Fujitsu do Brasil trouxe entre os vrios destaques da empresa uma soluo indita para transferncia de grandes volumes de dados via IP, denominada Comet. Alm desse produto a empresa apresentou o scanner de rede Color Duplex fi-6000NS que combina fcil instalao de um scanner profissional com a produtividade necessria de um scanner de rede, compartilhando documentos num ambiente de negcios cada vez mais distribudo. E para o segmento de storage a empresa apresentou o disk array corporativo Eternus8000 disponvel em quatro modelos com a capacidade de armazenamento de 1.36 petabytes e desempenho de processamento de I/O e o disk array midrange Eternus4000, tambm disponvel em quatro diferentes modelos. A Serasa apresentou seus produtos e servios para Certificao Digital de documentos. Entre os servios esto o desenvolvimento de sistemas com certificao; treinamento e capacitao em certificao; terceirizao e consultoria. No segmento de produtos a Serasa mostrou as solues para certificao de pessoas fsicas, jurdicas, a biblioteca de assinatura digital, gerenciamento de certificados , alm do portal para assinatura de documentos. Uma das patrocinadoras do evento a Perto levou solues diversas para bancos, instituies financeiras e varejo. Entre as novidades destaca-se o PertoImage composto por equipamentos, software e servios para escaneamento de documentos, digitalizao e verificao da autenticidade de um documento, pela numerao, CPF e mesmo a validao da escrita e assinatura. O Certisign que tem foco exclusivo na certificao digital mostrou seus servios como uma das trs primeiras certificadoras nacionais com base

na tecnologia fornecida pela VeriSign. A Recognition entre sua gama de solues mostrou o equipamento Bantec DocuScan 9000 com capacidade para capturar e processar documentos com tamanhos e padres variados em alta velocidade (cerca de 240 documentos/minuto), independente do tamanho, espessura e qualidade do documento. Accenture consultoria global de gesto, servios de tecnologia e outsourcing, anunciou durante o evento uma parceria com a Expedata, companhia norte-americana de digitalizao de dados. Desta parceira a empresa trar para o mercado nacional a caneta digital, uma ferramenta que digitaliza e envia dados para um computador, que promove a interpretao dos contedos de forma a proporcionar agilidade nos processos e reduo de custos nas rotinas de negcios das empresas. A C.A. apresentou solues com foco em trs reas da gesto de TI: governana, gerenciamento e segurana. Estas solues permitem uma melhor gesto e reduo de custos de infraestrutura em geral. A GFS Software esteve presente com toda a sua linha de produtos para Gesto de Fitoteca e Recursos de Storage, alm de apresentar a soluo GFS/TQS Tape Quality System, capaz de oferecer subsdios para promover a aderncia da infra-estrutura da fitoteca s diversas exigncias de conformidade da atualidade, tais como as im-

postas pelo Basilia II, SarbOx, entre outros. Vale ressaltar que o GFS/TQS automatiza os processos de compliance, bem como implementa uma sistemtica de controle de qualidade das fitotecas z/OS, certificando e permitindo a comprovao de autenticidade de arquivos e fitas magnticas. A Internet Security System, uma empresa IBM, participou da mostra com a unidade de segurana demonstrando solues de proteo da plataforma IBM Proventia e servios de gerenciamento de segurana IBM Managed Security Services MSS, desenhado para tornar mais simples o controle integrado de vrios componentes de proteo. A plataforma de segurana Proventia inclui preveno de intrusos em rede, appliances multifuno, segurana para servidor e desktop, gerenciamento de vulnerabilidades, deteco de anomalias e proteo do correio eletrnico contra spam, emails fraudulentos e vrus. A plataforma tambm reduz os custos e a complexidade da proteo digital e seu gerenciamento. A Microsoft Brasil esteve presente no Ciab, para detalhar sua viso de negcios para o segmento financeiro, na qual as pessoas possuem um papel de destaque para o crescimento e desenvolvimento de suas companhias. A empresa, com ajuda de alguns dos parceiros, como Getronics, Intel, Pandata, SIACorp e Spring Wireless, discutiu a importncia e os benefcios do uso das ferramentas certas de tecnologia da informao no setor financeiro e mostrou as diversas solues para as principais reas das instituies financeiras, com foco em mobilidade. No espao Inovao do Ciab a QualiSoft apresentou sua linha de solues para o mercado financeiro com nfase na certificao digital, automao de canais e infra-estrutura transacional e segurana para o procesamento de transaes financeiras. Outra empresa que tambm trouxe novidades no Espao Inovao foi a Fiveware Solutions que apresentou o FW-Contratos digitais, soluo para assinaturas de contratos digitais atravs de dispositivos mveis. A soluo implementa em meios eletrnicos os procesos e fluxos de assinatura de docuemtnos dea emrpesa com seus clientes , fornecedores e parceiros, de forma segura, preservando o valor jurdico que possibilita aassinatura dos contratos pelas partes, testemunhas e convidados, atravs de celulares, PDAs, PCs, utilizando certificados digitais como e-CPF e e-CNPJ.

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MERCADO Fujitsu anuncia seu primeiro Scanner de Rede


Apresentado oficialmente na ltima edio do Ciab 2007 o novo scanner de rede da Fujitsu do Brasil o primeiro em sua j consagrada linha de scanners de documentos.O Scanner de rede Fujitsu, Color Duplex fi-6000NS, combina a facilidade de instalao de um scanner profissional com a produtividade necessria em um scanner de rede, compartilhando documentos em ambientes de negcios cada vez mais distribudos. Com o Fujitsu fi-6000NS, uma organizao inteira pode manter-se conectada e produtiva escaneando e compartilhando arquivos no escritrio e ao redor do mundo. O escaneamento em rede permite que funcionrios compartilhem documentos facilmente com colegas, departamentos e outras cidades e pases com velocidade e eficincia crescentes, argumenta Nelson Yassuo Osanai, diretor da diviso de Imaging da Fujitsu do Brasil O scanner de rede vem equipado com dispositivo de deteco ultrasnica de folha dupla, suporta escaneamento de documentos longos (at 34 polegadas) e tem capacidades de escaneamento

Kofax bate 50.000 licenas no mundo


Ascent Capture a mais popular aplicao de captura de informao, produzido pela Kofax e chegou a marca das 50 000 licenas em indstrias to diversas quanto estatais, manufatura, transporte, servios financeiros, seguros, sade, contabilidade e direito. Esta uma ferramenta que permitie a acelerao dos processos de negcios coletando documentos de papel, formulrios e documentos eletrnicos, e transformando-os em informao recupervel e apurada e distribuindo-a pelas suas aplicaes de negcios e bases de dados. Sua arquitetura aberta torna mais fcil estender a aplicao bsica para trabalhar com processamentos de formulrios complexos e de grande complexidade, assim como capturar informaes diretas de escritrios remotos, sendo totalmente compatvel com scanners e outros dispositivos de captura e outras aplicaes GED ou de contedo.

de carto duro (padro ISSO 7810) e carto em relevo atravs do alimentador automtico de documentos principal. Com tamanho compacto de apenas 12,4 x 10,8 x 15,5, o fi-6000NS pode ser instalado facilmente nos ambientes mais apinhados, incluindo front office e back office (linha de frente e administrativo).

Konica Minolta lana nova impressora digital a cores


A Konica Minolta Business Solutions, em parceria com sua autorizada SRS, lanou em abril, uma nova impressora digital da linha bizhub PRO C6500, com capacidade de impresso de 65 pginas coloridas por minutos. A bizhub PRO agrega tecnologias exclusivas para melhorar a confiabilidade da alimentao de papel, com um sistema de ar que evita a alimentao de mltiplas folhas simultaneamente.

Kodak amplia linha de produtos digitais


A Kodak est ampliando sua linha de equipamentos digitais para o mercado bancrio. Entre as novidades esto o novo modelo de scanner de alto desempenho i1860, que digitaliza 200 folhas por minuto, alm dos scanners departamentais sire i 1200 e i1300, o scanner de rede Scan Station 100, os scanners da srie i600 e a microfilmadora eletrnica i9600. O i1860 um equipamento de alto desempenho e pode gerar imagens coloridas, com tons de cinza ou preto e branco, alm disso possui um dispaly colorido touch-screen que permite ao operador ter acesso aos controles de operao do scanner.

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Document management

Canon apresenta produto com foco na velocidade de impresso


A Canon colocou no mercado as novas a imageRUNNER 7105, impressora de alto volume com velocidade de at 105 pginas por minuto e capacidadede 7.650 folhas. Com vrias opes de acabamento e um ciclo mximo de impresso de at um milho de pginas por ms, a imageRUNNER 7105 tem capacidade para imprimir documentos de resoluo de at 600 dpi x 600 dpi e aceita papis de tamanho mximo A3. O equipamento possui funcionalidades que ajudam na reduo de custos, como a impresso de vrias pginas na mesma folha e cpia automtica em frente e verso, alm de recursos de segurana como digitalizao/e-mail, autenticao em rede, filtro de endereo IP, impresso segura, fax confidencial, encriptao de dados e sobregravao imediata de dados de imagens opcional.

BCS lana novidades para o mundo jurdico


A BCS Informtica, especializada em solues para escritrios de advocacia e departamentos jurdicos, lanou a nova verso do SISJURI - Sistema Jurdico Integrado, a mais completa sute para automao das rotinas administrativas e dos processos e casos. De acordo com o diretor comercial da BCS, Henrique Barreto de Aguiar, o setor jurdico nacional, vem ampliando seus investimentos na automao das rotinas administrativas e de processos para garantir diferencial competitivo no mercado, que registra um movimento significativo de adeso a novos recursos tecnolgicos, especialmente, para fazer frente a novas realidades como os processos virtuais, integrao, acesso remoto etc.

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MERCADO Resgate de acervo


O atual projeto do Centro de Documentao da Fundao Romi, de Santa Brbara dOeste (SP), consiste na organizao, conservao e digitalizao do acervo do arquivo histrico da entidade. Para isso, a Fundao adquiriu da Scansystem, empresa que comercializa equipamentos e suprimentos para gesto documental, entre outros produtos, o Scanner Omniscan 10000 A1 da marca Zeutschel. pelas suas caractersticas tcnicas que permite a digitalizao de documentos em grandes formatos e a exata reproduo de cores, outro ponto importante fator para escolha do equipamento foi manter a independncia do processo, evitando transporte e manuseio inadequados do acervo. A entidade dedica-se aes educacionais e seus projetos atendem desde a primeira infncia at a formao profissional dos assistidos.

Samsung amplia opes para o mercado corporativo


Samsung ampliou suas atenes para o segmento corporativo com a sua primeira multifuncional laser colorida, modelo CLX-3160FN. Alm de otimizar o espao de trabalho dentro do escritrio, a nova multifuncional realiza a integrao de impresso, digitalizao, cpia e transmisso de fax de documentos em uma nica mquina. O produto ainda conta com a tecnologia NONOISTM (Non-Orbiting Noiseless Optic Imaging System), que imprime documentos sem girar o tambor de impresso de cada cor ao utilizar um sistema de cartucho fixo, tornando a impresso mais silenciosa.

Macrosolution traz produto indito


A Macrosolution distribuidora, revenda, representante e assistncia tcnica autorizada de diversos fabricantes, disponibiliza, pela primeira vez, os scanners planetrios da Konica Minolta. Os equipamentos so inditos no mercado nacional e se destinam a digitalizao de livros raros, obras de arte, mapas e vrios outros documentos histricos de bibliotecas e acervos particulares ou pertencentes universidades, principalmente os mais antigos e frgeis, de forma planetria, com as faces voltadas para cima, no submetendo-os a qualquer estresse durante o processo.

Digitalizao em locais de grande atividade

PDF Brasil realiza workshop


A PDF Brasil realiza uma srie de workshops voltados para a gesto de documentos. No dia 08 de Agosto, o primeiro sobre Documentos Digitais com o tema A Tecnologia PDF e suas Aplicaes; seguido no dia 29 de Agosto, pelo tema Digitalizao de Documentos. A empresa tambm realiza cursos ondemand sobre estes e outros temas ligados ao setor. Para inscries e informaes: (11) 5052-7588 ou acesse www.pdf. com.br/workshop

Print Concept 2007


Acontece no dia 7 de agosto, no Hotel Villa Noah Embratel, em So Paulo o segundo encontro Print Concept 2007, promovido pela Lexmark, evento de solues de impresso e negcios do Brasil. O tema do evento ser Sustentabilidade e o Mundo Digital e ter entre outros palestrantes o ex-governador do Estado de So Paulo, Geraldo Alckmin. O encontro reunir vrias empresas parceiras de negcios e integradoras para discutir cases, alm dos melhores recursos de impresso e suas reais aplicaes e apresentar as ltimas novidades tecnolgicas.

A Perto lanou sua arquitetura PertoImage, composta por equipamentos, software e servios. So solues de escaneamento de documentos em locais de grande atividade como no auto-atendimento bancrio, por exemplo. O PertoScan, proporciona a digitalizao e verificao da autenticidade de um cheque ou documento, pela numerao, pelo CPF e at mesmo pela validao da escrita e assinatura. Trata-se de um terminal de tratamento de imagens totalmente fabricado no Brasil que conta com impresso muito veloz do comprovante de pagamento e com a capacidade de processar maos de cheques ou de documentos, com autenticao e captura de imagens, processando eletronicamente os documentos no prprio caixa.

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Document management

MERCADO EMC apresenta solues em software para gerenciamento das informaes


A EMC Brasil est apresentando sua nova abordagem ao mercado, focada em seis ofertas resultantes de mais de 30 aquisies de empresas, realizadas nos ltimos trs anos e que totalizaram investimentos de US$ 10 bilhes. Reconhecida mundialmente como lder em armazenamento de informaes, a EMC destaca suas atuais solues para armazenamento, gerenciamento de recursos, backup, recuperao de dados e arquivamento, gerenciamento de contedos, segurana e servios. Atualmente, 44% de seu faturamento anual vem da rea tradicional, baseada em hardware. J software e servios representam ou demais 66%. Com o crescimento do nmero de correntistas, aumenta-se cada vez mais o volume de informaes, e tambm a sua complexidade. Neste campo, a EMC vem identificando no mercado mundial as ferramen-

Ricoh e IBM criam consrcio de impresso


A Gestetner, subsidiria brasileira da Ricoh, anunciou a formao de um consrcio entre Ricoh e IBM baseado na Diviso de Sistemas de Impresso da IBM. O. consrcio denominado InfoPrint Solutions Company, ter participao a princpio de 51% da Ricoh, e que progressivamente ir adquirir os demais 49%, ao longo dos prximos 3 anos. O acordo parte da estratgia da Ricoh em tornar-se o lder em fornecimento de solues de produtividade e de impresso, tendo como base sua longa associao com a IBM, a fim de criar uma infra-estrutura que possa lidar com ambientes de solues complexas e ambientes crticos.

tas inovadoras que atendam s novas necessidades e adquirindo criteriosamente estas empresas, informa Hermann Pais, Diretor de Tecnologia da EMC.

Oracle lana banco de dados Oracle 11g

Plataforma de Captura e Processamento de documentos


A Recognition apresentou recentemente seu equipamento BancTec DocuScan 9000 que realiza a captura e processa documentos com tamanhos e padres variados em altssima velocidade. O novo produto pode ser considerado uma plataforma de processamento para mltiplas aplicaes, nos mais diversos ambientes de negcios. O equipamento oferece as vantagens de digitalizar e processar Multi-documentos em um nico equipamento, com capacidade de executar esta tarefa 5000 documentos por hora, independente do tamanho, espessura e qualidade do documento.

A Oracle acaba de anunciar o lanamento do Oracle 11g, ltima verso do banco de dados mais popular do mundo. Com mais de 400 recursos. Com o Oracle 11g, as organizaes podero assumir o controle de suas informaes empresariais, ter uma melhor viso dos negcios e adaptar-se com rapidez a um ambiente competitivo que passa por grandes mudanas. A nova verso aumenta a capacidade de cluster de banco de dados, alm de acelerar a automao do data center e o gerenciamento da carga de trabalho. Com grids seguros, altamente disponveis e escalveis de servidores e armazenamento de baixo custo, os clientes Oracle tm suporte para as aplicaes mais exigentes de processamento de transaes, data warehousing e gesto de contedo.

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GESTO DE DOCUMENTOS

Gerar documentos gerenciveis


Wilton Tamane* uando de fala em solues utilizando Tecnologia da Informao sempre nos lembramos de siglas como ERP, CRM, ECM, KM, Web, Web 2.0 etc. Estas tecnologias sempre tero seu espao e destaque na grande maioria das empresas e na mdia, especializada ou no. Sempre recebero a ateno devida por todos os profissionais que cuidam da informao. Grande parte destas aplicaes se apia em banco de dados, porm na prtica, as informaes nela contidas representam apenas uma parte. Alguns estudos indicam que este ndice representa entre 30 a 40%, sendo que o restante das informaes est contido em documentos nas mais diversas mdias e formatos. O surgimento de uma publicao como Document Management reflete exatamente esta preocupao das empresas, em ter acesso as tecnologias e ferramentas para gerenciar tambm estes documentos que so to importantes quanto s informaes contidas em banco de dados. Solues de gerenciamento de documentos devem, portanto ter seu devido lugar entre as prioridades de qualquer empresa que dependa substancialmente de informaes para sua sobrevivncia, com todo destaque e importncia que merece. Nesse sentido, da mesma forma que qualquer desenvolvimento de uma aplicao em TI sempre requer uma srie de cuidados e procedimentos, de forma a garantir sua recuperao, estes mesmos cuidados deveriam ser prioritrios na gerao de documentos. Gerar documentos est cada dia mais fcil. Gerar documentos de forma adequada e que atendam no s ao fim a que se destinam, o grande desafio. preciso entender que documento tem sua importncia no curto prazo para atender a um requisito, registrar um fato, selar um acordo, etc, mas, principalmente, ser de grande importncia sua recuperao em qualquer tempo. Sem dvida, atualmente temos uma diversidade enorme de ferramentas e tecnologias de ponta, voltadas ao gerenciamento de documentos, eletrnicos ou no, documentos que j nascem digitais e aqueles que so digitalizados. Ento porque esta preocupao na gerao de documentos, se toda tecnologia foi criada jus-

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tamente para gerenciar documentos? A resposta est no fato de que, por mais que a tecnologia de informao desenvolva solues de gerenciamento de documentos eficientes e seguros, e, visto que estes documentos no foram criados para serem gerenciados, isso os torna um grande desafio para os profissionais que cuidam de organizar e gerar solues de gerenciamento de documentos. Hoje em dia, praticamente, qualquer soluo que envolva gerenciamento de documentos em papel, inclui a tecnologia de digitalizao de documentos. E o grande desafio digitalizar milhes e milhes de pginas de documentos, com total segurana, com qualidade e fidelidade das imagens e indexao precisa. Repetindo, poucas empresas tm a preocupao de ao criar um documento, tomarem certos cuidados para que no s atendam sua necessidade imediata de registrar as informaes contidas nestes documentos, como tambm para serem revisados, processados, assinados e uma vez findo seu ciclo ativo imediato, serem arquivados para posterior consulta. justamente neste ponto que os cuidados na gerao de documentos pode fazer a grande diferena em termos de rapidez e preciso de acesso. Imagine um documento que tenha 30 pginas, mas que ao ser recuperado contenha apenas 29 pginas? E que, justamente, esta a pgina onde est a informao que se procura? Como minimizar este tipo de ocorrncia? O simples uso de um recurso de qualquer editor de texto de numerao de pginas, j seria o suficiente para indicar quantas pginas contm um determinado documento. Numa reviso poderia ser utilizado para verificar se todas as pginas esto presentes e na aprovao idem. E, principalmente, no processo de digitalizao podemos ter a certeza de que todas as pginas foram digitalizadas. Caso alguma pgina venha a sair de sua seqncia, ou se misturar com outras de outros documentos, elas podem ser facilmente identificadas e restauradas em sua ordem original. No processo de digitalizao, o uso deste recurso torna mais fcil e rpido o controle do quantitativo, minimizando custos de digitalizao e facilitando a navegao das pginas nas telas de consulta.

Um outro cuidado, bem mais complexo de implementar, porm muito eficiente, a utilizao de cdigo de barras para identificar o documento. Cdigos de barras podem ser facilmente gerados. Trata-se de uma fonte no editor de texto como qualquer outra. A idia por trs disso est no conceito de que a leitura do cdigo de barras bem mais rpida e precisa do que qualquer outra forma praticada hoje em dia. Imagine um supermercado operando com produtos sem cdigo de barras? Bancos, hoje, processam boletos e vrios outros documentos com cdigo de barras com muito mais rapidez e eficincia. A vantagem no uso de cdigo de barras em documentos est na facilidade de controlar sua circulao, entrada e sada do arquivo, verificao de contedo e, principalmente, na preciso e facilidade de indexao quer seja no meio fsico quer no digital. Dependendo do contedo do cdigo de barras, este instrumento pode tornar possvel uma busca mais complexa ou mais direta. Alm destes, muitos outros cuidados poderiam ser tomados para tornar qualquer soluo de gerenciamento de documentos mais rpida, eficiente, flexvel e, principalmente, mais segura. A idia bsica gerar documentos, gerenciveis.

Wilton Tamane* - Administrador de Empresas especializado em sistemas e tcnico em Eletrnica Industrial. Diretor de Operaes na Iron Mountain Brasil. wilton.tamane@ironmontain.com.br

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Os dados so variveis. A qualidade e a pontualidade no.


A Grfica Ativa/M quer ser sua parceira para impresso de dados variveis. Um parceiro que te deixa tranqilo e tem sua confiana. Entendemos que acompanhar muitos fornecedores requer tempo, o bem mais valioso dos profissionais de hoje. Por isso, cuidamos de todo o processo, da impresso insero dos dados variveis, para que voc cuide do seu negcio e de seus clientes. Solicite uma visita do nosso representante.
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ENTIDADE

Bem-vindos ABGD
Criada h um ano a entidade congrega as sete maiores empresas do setor de guarda de documentos do pas e se prepara para abrir suas portas s empresas de todo o mercado de gesto documental.
or um longo tempo, no Brasil, se pensou que arquivo era sinnimo de depsito de coisas velhas, inutilidades. Ou pior, arquivo era igual a arquivo-morto. Mas, para isso vale a mxima: Se est morto Enterre! Na verdade, o que acontece no bem assim. Este um dos mais arraigados e equivocados conceitos com relao a gesto de documentos que se possa ter. Toda a cultura de uma empresa, as estatsticas, a vida profissional dos empregados est muito ligada a estes arquivos. Sem contar que muitos documentos como notas fiscais, alvars de permisso, documentos jurdicos devem permancer em arquivo por conta de exigncias legais, explica Luiz Alfredo Santoyo, presidente da ABGD. Para mudar conceitos e quebrar paradigmas, em Maio de 2006 foi criada a ABGD Associao Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos que rene, hoje, as sete maiores empresas do setor. O principal objetivo destes empresrios para a criao da ABDG foi ter um frum aberto permanentemente com os diferentes nichos de mercado onde se pudesse discutir sobre a importncia da gesto documental, dentro do escopo de cada segmento do mercado, conceitua Santoyo. No Brasil, as indstrias, conforme explica o presidente da entidade, ao longo do tempo, no cuidaram muito do seu acervo documental. Muitas empresas s acabam dando importncia aos documentos quando no havia mais meios de encontrlos, ou ainda, quando isso representou para elas, uma perda financeira muito grande, fosse atravs de multas ou de prejuzos indiretos. Os casos so inmeros tanto no Brasil quanto no exterior. Essa perda tambm pode estar ligada grandes desastres naturais ou atentados como o que ocorreu no World Trade Center em Nova York em 2001. Entretanto, Santoyo alerta, No s os desastres so responsveis por perdas financeiras, grande parte ocorre pela gesto documental inadequada, como por exemplo: no saber aplicar, uma tabela de temporalidade; no conseguir ter uma base de

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Santoyo: certificao de profissionais garante melhores servios e padronizao do mercado.

indexao slida, ou ao utilizar mdias no perenes para preservao. Todos estes fatores levam uma perda consistente da informao, do conhecimento e da cultura das empresas, analisa. Para evitar este comprometimento que a entidade est engajada em ser uma fonte de recursos tcnicos para o segmento, facilitando o treinamento e profissionalizao em gesto documental, promovendo a padronizao tcnica e sendo um ponto de convergncia para o debate sobre novas tecnologias e produtos, e atravs desse debate, estabelecer padres mnimos de qualidade por meio de certificaes. Filiada Prism International (Professional Records & Information Services Management) organismo internacional que tambm desenvolve aes para o mercado de gesto documental - a ABGD possui um acordo de colaborao no qual poder distribuir aos seus associados, toda literatura tcnica desenvolvida por esta entidade, com a finalidade de capacitar os profissionais envolvidos nesta cadeia produtiva.

Hoje um dos principais objetivos da ABGD a capacitao dos profissionais do mercado. Estamos promovendo vrias edies de um curso de capacitao de 18 horas, desenvolvido por consultor internacional, que certifica este profissional, aps uma avaliao muito criteriosa. A associao est empenhada neste projeto, pois ela quem certifica este indivduo, assim como todo o processo de padronizao do setor. Como metas para a segunda metade do ano a entidade est planejando , alm da continuao dos cursos de formao, a distribuio de literatura bem como aes para captao de novos associados atravs de campanhas. A atuao das empresas junto entidade s geram benefcios para o setor de gesto documental. H uma ganho expressivo na confiana dos usurios ao mesmo tempo que a certificao dos profissionais envolvidos tambm garante aos clientes um melhor servio e uma padronizao j alcanada em outros passes e almejada pelo Brasil, conclui o presidente da ABGD.

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A viso de seus negcios sob uma nova perspectiva

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Processos de Negcio

Consideraes Sobre a Gesto Documental nas Organizaes


Tadeu Cruz* gesto documental (ou no nosso jargo Document Management) hoje uma necessidade que se impe todas as organizaes, em virtude do volume de dados, informaes e conhecimentos existente dentro e fora delas. Num novo livro que estou terminando, chamo a ateno das organizaes para o que batizei de desorganizao informacional que existe em todas as empresas hoje, sejam elas de quais tipos forem. O mais incrvel que foram justamente as Tecnologias da Informao que nos jogaram a todos ns nesta situao. J existe at mesmo uma nova doena sendo tratada pelos especialistas, qual deram o nome de INFOBIA; isto , medo da informao. Na verdade o nosso medo decorrente do volume de dados, informaes e conhecimentos, existentes dentro e fora das organizaes; volume este que requer, a cada dia, dos executivos e executores de TI cuidados cada vez maiores. Os perigos da desorganizao informacional vo desde a perda temporria de dados, informaes e conhecimentos da organizao perda definitiva e irrecupervel, causando milhes de dlares de prejuzos a todas elas. Computador de mo deixa 5 mi na mo. Pane que durou vrias horas em servio dos aparelhos Blackberry mudou a rotina de executivos nos Estados Unidos, o que revela grande dependncia de usurios em relao ao aparelho. FBI oferece recompensa de cem mil dlares por informaes que levem ao paradeiro dos autores do roubo de notebook. Ento, por tudo isso, a Gesto Documental deixou de ser moda, ou exclusividade de grandes corporaes, para exigir que seja implantada, at mesmo por ns na nossa vida particular. Entretanto, para fazermos Document Management corretamente e que sirva para alguma coisa, ns precisamos entender de Processo de Negcio. O termo Processo de Negcio foi traduzido universalmente do ingls Business Process. Document Management ter uma seo ex-

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clusivamente dedicada a Processo de Negcio, porque por meio dele que ns fazemos tudo que fazemos, tanto na via profissional como na nossa vida particular. Alm de fascinante o tema processo de negcio desperta em todos ns hoje um misto de curiosidade e expectativa que no raro nos conduzem a enganos e decepes. Por isso decidi comear este artigo sendo ao mesmo tempo realista e apaixonado por tudo que diz respeito a processo de negcio. Primeiro quero falar das dificuldades que o tema nos impe. Por ser vasto e pela complexidade desta vastido trabalhar processos de negcio impe a todos que se interessam pelo tema uma disciplina quase monstica, com a qual os profissionais verdadeiramente vocacionados para serem analistas de processos devero aprender todos os dias como (provavelmente) em nenhuma outra profisso. As dificuldades que ns, analistas de processos, encontramos no nosso trabalho vo desde questes semnticas a quantidade de conhecimentos que como no podemos dominar a todos, pelo menos devemos saber onde procurar e achar quem os possui no momento que mais necessitamos deles. Comeando pelas questes semnticas vamos encontrar desentendimento at onde deveramos encontrar orientao segura. Um exemplo? Recentemente estudando a norma ABNT NBR 15100, sobre Sistema da Qualidade Aeroespacial, deparei-me, entre outras, com a seguinte definio no pargrafo 02: Para a organizao funcionar de maneira eficaz, ela tem que identificar e gerenciar diversas atividades interligadas. Uma atividade que usa recursos e que gerenciada de forma a possibilitar a transformao de entradas em sadas pode ser considerada um processo. O que poderia ser somente uma questo semntica torna-se um problema de difcil gerenciamento, quando num projeto de anlise e modelagem de processos de negcio os usurios lem a norma aqui citada e confrontando-a com a literatura universal sobre processos descobre que processos so definidos como:

Conjunto de atividades, cadeia de eventos, que tem por objetivo transformar entradas, atravs de procedimentos, em sadas (bens e/ou servios) que sero entregues a clientes. Cruz, 2005. E que atividades so definidas como: Conjunto de instrues (conhecidas como procedimentos, normas e regras), mo-de-obra e tecnologias cujo objetivo o de processar as entradas para produzir parte do produto de um processo, a fim atender aos objetivos da sua funo dentro da Organizao. Cruz, 2005. Outra grande fonte de desentendimento diz respeito ao papel do fluxograma nos projetos de anlise & modelagem de processos de negcio. Muitos especialistas pensam poder documentar qualquer processo, apenas pelo fluxo que dele vierem a fazer deste processo. Ledo engano, alm de uma tremenda desfaatez, em muitas ocasies tal ignorncia leva a empresa contratada gerao de um produto que deveria ser o Manual do Processo de Negcio, mas que na verdade de nada servir para a empresa que contratou a anlise & modelagem de processos de negcio. Qualquer que seja o processo de negcio a ser documentado, ele s o ser, razoavelmente documentado, se os seguintes elementos forem reconhecidos, documentados e estudados: Clientes Externos, Clientes Internos, Fornecedores Externos, Fornecedores Internos, Atividades, Papis Funcionais, Procedimentos, Tarefas, Metas, Indicadores de Desempenho (Mtricas), Regras de Negcio, Excees, Anomalias, Tempos e Rotas. Ser por meio do conhecimento, da anlise, da organizao e simplificao, individual e coletiva,

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LiVros
de todos estes elementos, que aes podero ser tomadas para reduzir os custos e assim podermos aumentar a produtividade; ajustarmos a eficincia e a eficcia das organizaes; resolvermos restries; identificarmos e eliminarmos gargalos; reduzirmos folgas, e centenas de outras iniciativas que sozinhas ou em conjunto com outras aes, permitiro a ns, analistas de processos e aos gestores de todos os nveis, incluindo o pessoal operacional, produzirem em conformidade com o que fora acordado com o cliente; qualquer que seja o produto: bem ou servio. Outro ponto importante, devemos conhecer e/ ou adquirir em primeiro lugar o software de anlise & modelagem de processos de negcio ou conhecimento sobre o que so processos de negcio e sobre o que so projetos de anlise & modelagem de processos de negcio? Se qualquer organizao comear um projeto para anlise & modelagem de processos de negcio pela aquisio do software que ir suportar tais projetos estar limitando o conhecimento sobre processos viso, funcionalidades e ferramentas, que o software contiver. O problema que o universo processo de negcio infinitamente maior que qualquer software que exista ou que venha a existir possa ter como viso, ferramentas e funcionalidades. Resultado? Todos na organizao tero um conhecimento limitado sobre os elementos existentes em qualquer processo de negcio. Quando adquirimos conhecimento sobre processos de negcio por meio da compra de qualquer software para anlise & modelagem de processos de negcio estaremos repetindo a fbula da caverna de Scrates. O filsofo, por meio desta fbula, nos ensina que a realidade muito diferente do que aquela que na maioria das vezes quem tem poder quer nos faz acreditar. Realidade, no nosso caso, que na maioria das vezes induz e conduz projetos de anlise & modelagem de processos de negcio ao fracasso. Por fim quero lembrar aqui a classificao mais aceita sobre processos de negocio a fim de introduzir outro aspecto importante e que deve ser objeto de especial considerao por parte dos analistas de processos.
*Tadeu cruz - Prof. M.sc. - Formado em Administrao de empresas; especializao em engenharia de sistemas e em Anlise & Modelagem de Processos de Negcio. Mestre em engenharia de Produo. Membro-pesquisador do geAcTe-FeA-UsP e do sAge-coPPe-UFrJ. tadeucrz@trcr.com.br

O Teatro Organizacional
Escrito em linguagem simples o autor, Tadeu Cruz aborda com vrios exemplos do cotidiano gerencial como os processos esto em todos os empreendimentos humanos, fora ou dentro da empresa. Eles descrevem a cooperao das pessoas, dentro da diviso de trabalho que, desde tempos imemoriais, faz a Humanidade obter grandes avanos, em vrios setores. Quando bem organizados, estes processos podem obter melhores resultados, com menos recursos e menos cansao. Bom para todos que, a cada dia, do muito de suas vidas pela produo de bens e servios para a sociedade. A analogia entre este cotidiano das empresas e as representaes teatrais so o ponto de partida deste livro. Editora E-Pepers

EDMS: Gerenciamento Eletrnico de Documentos Tcnicos


Com uma reviso bibliogrfica, dados de mercado e pesquisa com usurios, este livro descreve as caractersticas que o EDMS deve possuir para ser adequado durante a implantao desse tipo particular de GED. Apresenta os motivadores do uso de solues EDMS, a importncia dos documentos tcnicos, terceirizao, necessidade de formalizao, problemas de especificao e resultados esperados pelo uso do texto. Mostra as solues de gerenciamento eletrnico de documentos, conceitos e caractersticas de EDMS, entrada de documentos eletrnicos, documentos digitais, infra-estrutura para implantao, padronizao, trmite de documentos e construo do termo de referncia. Indicado para usurios de CAD; engenheiros; arquitetos; tcnicos; planejadores; fabricantes, desenvolvedores e implantadores de softwares correlatos e estudantes. Editora rica.

Arquivos Modernos: Princpios e Tcnicas


Este relanamento trata dos princpios e tcnicas de arquivo do renomado historiador e arquivista americano Theodore R.Schellenberg. Mantm-se atualizado em razo do tratamento integrado que o autor dispensou problemtica arquivista . Discorre sobre conceitos e tcnicas arquivsticas, ressaltando a importncia dos arquivos correntes na organizao dos acervos permanentes. Enfoca, ainda, questes referentes ao controle e ao planejamento da produo documental e dedica um captulo inteiro avaliao de documentos, tema da maior atualidade no apenas no setor pblico, mas tambm no privado. uma obra de leitura obrigatria para todos aqueles que desenvolvem atividades de gesto de documentos inclusive documentos informticos ou para aqueles que se dedicam ao estudo da arquivologia. Editora FGV.

Socorro, Roubaram meu Tempo


O modo de viver est mudando to rapidamente que no temos mais a percepo do que e quem est roubando o nosso tempo e a qualidade de vida. Descubra com este livro algumas tcnicas comportamentais e aprenda a usar o MS Outlook para ajudar a administrar o seu tempo pessoal e empresarial, explorar os recursos de seu telefone celular, melhorar a estima e a eficincia de sua equipe. Alm de conceitos, so apresentadas mais de 100 aplicaes e solues para organizar seus arquivos, agendar e controlar seus compromissos, administrar seus e-mails, criar formulrios eletrnicos, organizar os dados das pessoas com as quais se relaciona, eliminar o lixo eletrnico, automatizar os processos de sua empresa, melhorando a comunicao para quem trabalha em finanas, vendas, marketing, viaja muito ou tem muitas reunies. Editora rica

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LIXO ELETRNICO

E-mail Lixo ou Documento? Como gerenciar?


Marcelo Thalenberg*

Divulgao

uando ns falamos em enviar um e-mail na realidade queremos dizer enviar algum texto digitado, foto, documento, planta, diagrama, planilha e at filme em formato eletrnico transportado pelo sistema de correio eletrnico. Logo e-mail um veiculo de transporte de informaes eletrnicas assim como o correio tradicional um veiculo de transporte de comunicaes fsicas como cartas, pacotes e at telegramas. Tudo que transportado por meio eletrnico pode ser copiado e armazenado indefinidamente. A questo essencial o que deve ser arquivado e gerenciado como documento eletrnico e qual a validade? Ser que o e-mail da Marianinha para o Chico, com o texto At amanh, bom descanso! Tem valor para ser gerenciado como documento? Com certeza no, educar o usurio pode eliminar a existncia de e-mails desnecessrios antes de serem digitados. A sociedade moderna para garantir direitos individuais, de comunidades e de empresas cada vez mais exige a monitorao do que acontece em ambientes empresariais, por exemplo, o assdio sexual. Ser que um texto de assdio sexual enviado por e-mail entre colegas de uma empresa gera problemas legais? Assdio sexual por e-mail motivo para justa causa. O assdio sexual tambm se caracteriza quando no h relao de subordinao. A deciso do Tribunal Regional do Trabalho da 2 Regio (So Paulo) e inova a jurisprudncia sobre o tema. At agora, s se admitia assdio sexual quando o ato partia do chefe para seus subordinados. Os juzes paulistas rejeitaram recurso a um ex-funcionrio da LBV Legio da Boa Vontade contra sentena da 11 Vara do Trabalho, que confirmou sua demisso por justa causa. As informaes so do TRT paulista. De acordo com o processo, o empregado que trabalhava como auxiliar de pessoal foi demitido em virtude do teor de e-mails que enviava para suas colegas. Neles, ele se apresentava, anonimamente, como Paco Rabane e Cachorro 17 cm. Em uma das mensagens, ele disse estar forte-

mente atrado pela colega. Para outra, afirmou que estava muito feliz com fim do casamento dela. Eu adoraria ser seu amante. Um beijo molhadinho no cantinho da boca escreveu a uma terceira. Para o juiz Srgio Pinto Martins, relator do recurso em segunda instncia, no se pode compactuar com procedimentos como os do reclamante (o exempregado), que no tem educao e respeito para com outras pessoas, especialmente por mulheres, mormente as casadas. Durante o servio, o reclamante tambm no poderia usar o computador para mandar e-mails de forma desrespeitosa para outras pessoas. O reclamante deveria trabalhar durante o horrio de servio e no enviar e-mails como os mencionados, afirmou Martins. De acordo com ele, o empregado tem o dever de trabalhar para receber pela prestao de servios. No pode ficar fazendo brincadeiras e usar o equipamento da empresa para condutas como as descritas. Seu procedimento no , portanto, correto. A 2 Turma do tribunal acompanhou o voto do juiz relator por unanimidade, mantendo a demisso do auxiliar por justa causa. (RO 00911.2002.011.02.00-0) O caso relatado um entre muitos outros onde o e-mail foi aceito como documento legal e gerou custos desnecessrios empresa. Softwares, firewalls, anlise de contedo de mensagens e sistemas de back ups servem para monitorar fatos legais e at prejudiciais ocorridos na empresa, mas como prevenir e evitar que aconteam? Como a maioria dos usurios nunca foi educada para saber usar o e-mail e apenas uma instruo para usar foi recebida: - Este seu endereo de email, envie e receba comunicaes com ele. ( Ou seja: vire-se!) Cada um trabalha com seu jeito particular mas compara-o ao uso do correio impresso misturado comunicao oral e emocional. Pergunte sua equipe se eles tm problemas com e-mails? Acima de 95% vo afirmar que sim, mas ao mesmo tempo no querem ser censurados. Criar e enviar uma regra

de uso de comunicao por e-mail de cima para baixo na empresa, com certeza, no vai pegar. A soluo exige mudana de atitude, comea com palestras de conscientizao sobre o uso do email e produtividade, em um ambiente participativo. Em um segundo momento, discusses em grupo levantam o problema e o facilitador sugere e equipe que adota uma soluo. Uma por vez. Palestras de conscientizao e uso do e-mail mostram comportamentos tpicos de personagens tpicos como a Capit Leira - ansiosa - que ao invs de responder a tarefa completa, a envia em 38 captulos. Ou do Mark Eteiro que espalha e-mails copiando todos sobre a excelncia de seu trabalho e sua equipe. Ao mostrar comportamentos e processos a equipe toma conscincia e pensa antes de escrever um e-mail desnecessrio. Solicitao de tarefas e reunies, supervises e delegaes fluem bem melhor especialmente com sistemas com o MS Outlook com servidor Exchange ou Lotus Notes e seu servidor. Utilizar regras e classificar o material que chega e armazenar em pastas diferentes torna a Caixa de Entrada, em caixa de ao e no depsito de lixo. Eduque sua equipe, a comunicao eficaz reduz o lixo e transforma os e-mails em documentos de valor, fceis de gerenciar.

* Marcelo Thalenberg - Consultor em produtividade com o e-mail MS MVP em Outlook e autor dos livros Managing Your Business with Outlook For Dummies e Socorro roubaram meu tempo! marcelo@mtcriativa.com.br

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TRANQILIDADE
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