Arquivo Organizao e Manuteno

Como reflexo desta UFCD de Arquivo Organizao e Manuteno, leccionada pelo formador Andr Vicente, com durao de 25 horas, vou referir as diversas formas de arquivar que aprendemos. Ento eu passo a explicar o que um arquivo, que no nada mais do que, um conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma organizao, empresa ou individuo que se mantm ordenadamente como fonte de informao para execuo das actividades. tambm um local destinado conservao e recolha de documentos devidamente classificados e ordenados, funcionando como memria. Dentro do termo arquivo, falamos ainda que existem trs tipos diferentes. So estes os arquivos activos; semi-activos e inactivos. Sendo a fase activa, corresponde 1 idade do ciclo vital da documentao, utilizado de forma regular pela entidade produtora, o arquivo semivital da documentao, utilizado de forma regular pela entidade produtora, o arquivo activo, corresponde 2 idade do ciclo, a documentao ocasionalmente consultada e utilizada pela entidade produtora no exerccio das suas actividades, no arquivo inactivo ou definitivo, considerado arquivo morto, a documentao conservada indefinidamente atendendo ao seu carcter histrico ou patrimonial. Geralmente os arquivos activos, situam-se nos mesmos locais onde os documentos so utilizados, os arquivos semi-activos e inactivos, devem ser instalados fora da sede principal, de modo a no incomodar as reas de trabalho. Em contexto sala de aula, foi de igual modo abordado as diferenas entre arquivo centralizado e arquivo descentralizado, tais como suas vantagens e desvantagens. O arquivo centralizado, comum para vrias dependncias ou servios da organizao, tendo, entre outras, as seguintes vantagens: a possibilidade de unificar os sistemas de classificao e utilizados; economia de espao e equipamentos, derivado da sua concentrao e melhor aproveitamento. Como desvantagens, sito algumas como, a consulta da documentao no pode ser imediata, o que implica uma certa lentido provocada pela parte democrtica; acresce trabalho adicional consequente da relao entre vrias dependncias e o arquivo (pedidos, recibos, confirmaes, reclamaes).

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Rua dos Mercadores n 76, 9500-092 Ponta Delgada Telefone 296 285 461 Fax 296 285 463 E-mail: geral@aprodaz.com

O arquivo descentralizado, funciona como servios que recolhe a documentao procedente daquelas uma vez excedidos os prazos regulamentares de conservao na origem, estes arquivos tem como vantagens, a proximidade dos documentos aos funcionrios e servios que o utilizam; aumento da produtividade com a eliminao de demoras e interrupes na execuo do trabalho. Como desvantagens, este arquivo possui um escasso grau de especializao de pessoal; grande variedade de material de equipamentos e possui ainda um maior risco de perda ou extravio de documentao. Como no podia deixar de ser, o perfil do arquivista foi um tema abordado, pois o trabalho nos arquivos exige pessoal com certas aptides e qualidades. Para alm da vocao, que uma das faculdades exigidas ao pessoal do arquivo, outras capacidades, devem ser apangio daquelas que prestam servios no arquivo, tais como: o esprito metdico e ordenado; uma boa capacidade de ateno; bom domnio de anlise e sntese; educao e civismo, como tambm, calma e bom senso. Como atributos morais este deve ser discreto, detentor de diplomacia, delicadeza e princpios ticos. Foram igualmente abordados, os sistemas de arquivo. O arranjo da documentao, considerando a posio da mesma em arquivo, pode ser feito de acordo com um dos seguintes sistemas:

CONVENCIONAL MANUAL VERTICAL AUTOMTICO SUSPENSO

HORIZONTAL

MANUAL ROTATIVO AUTOMTICO

Por fim resta falar das frmulas coeficiente de eficcia e coeficiente de utilidade, estas frmulas s podero ser realizadas se o movimento do expediente do arquivo for registado diariamente, de forma a se obter dados estatsticos mensais.

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Rua dos Mercadores n 76, 9500-092 Ponta Delgada Telefone 296 285 461 Fax 296 285 463 E-mail: geral@aprodaz.com

Coeficiente de Eficcia EF N de processos ou documentos no encontrados N de processos ou documentos procurados 100

Se EF 0.5% o arquivo tem um bom funcionamento. Se EF 3% o arquivo tem um mau funcionamento.

Coeficiente de Utilizao UT N de processos ou documentos procurados N de processos ou documentos arquivados 100

Este ndice deve rondar os 10%. Resta dizer que a eficincia de um arquivo, depende de terminados factores, tal como a existncia de pessoal competente e em nmero suficiente, localizao apropriada, equipamento adequado, sistemas de classificao e de indexao racionais e bem estruturados, normas sobre o funcionamento do arquivo e aplicao das normas internacionais de descrio de arquivista: ISAD (G) (Norma Geral Internacional de Descrio Arquivista). Tinha uma noo verdadeiramente bsica sobre o arquivo, apesar de utilizar pastas como arquivador domstico, aprendi muito conseguindo alargar em muito a minha sabedoria. Para mim este mdulo no foi s interessante, como muito proveitoso, pois assim j sei qual o tipo de arquivo que poderei a vir a utilizar numa futura empresa.

Formador: Andr Vicente 11 Maio - 2010

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Rua dos Mercadores n 76, 9500-092 Ponta Delgada Telefone 296 285 461 Fax 296 285 463 E-mail: geral@aprodaz.com