TEMA ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION MATERIA ADMINISTRACION PROFESOR GABRIEL FLORES GONZALEZ NOMBRE ISABEL ALVARADO TELLEZ LICENCIATURA CONTADURIA

URIA TURNO SABATINO 1er. GRADO

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN
UNIDAD Y DIVISIN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

Todo proceso administrativo, forma un continuo inseparable en que cada parte, cada acto, cada etapa tiene que estar indisolublemente unido con los dems, y que adems se dan simultneamente. Seccionar el proceso administrativo, por lo tanto, es una prctica imposible, y irreal. En todo momento de la vida de una empresa, se dan, completndose, influyndose mutuamente, Beneficios e integrndose, de los diversos una aspectos divisin de la administracin. conceptual.

No obstante, desde un punto de vista meramente conceptual, metodolgico y con el fin de estudiar, comprender y aplicar mejor la administracin, es conveniente y lgico separar aquellos elementos que en un circunstancia dada puedan predominar, por que de esa manera se pueden fijar mejor sus reglas, tcnicas, etc.

DIVERSOS CRITERIOS DE DIVISIN

DIVISIN TRIPARTITA. La American Management Association, considera que en la administracin existen dos elementos: Planeacin y Control. Pero al dividir este ltimo en 2 Organizacin y Supervisin, en realidad propone una divisin tripartita. 1) Planeacin 2) Organizacin 3) Supervisin.

Esta divisin de elementos adems de ser sumamente amplia apenas si aade algo a la divisin de fases: mecnica y dinmica de Urwick, tiene el inconveniente de que no se puede saber si la organizacin, como elemento impar intermedio, pertenece a la mecnica o a la dinmica y, con ellos, si la organizacin se refiere al como deben ser las relaciones o hay como son de hecho.

DIVISIN DE 4 ELEMENTOS. Una de las formas ms extendidas de agrupar elementos, es quizs la que considera en ella 4 elementos: 1) Planeacin 2) Organizacin 3) Ejecucin 4) Control

Una variante de esta clasificacin es la de llamar al tercer elemento, en vez de ejecucin direccin, considerando que la ejecucin, por parte de quien administra consiste en dirigir. Tiene la ventaja de ser sencilla, de estar muy difundida o generalizada, y de distinguir bien las etapas de la mecnica Planeacin y organizacin, y as de la dinmica Direccin o Ejecucin y Control. Tiene tambin dos limitantes: la Primera radica en que no distingue entre Previsin y Planeacin; esto es lo que puede hacerse y lo que va hacerse de hecho. La segunda limitacin es que confunde en el trmino direccin o ejecucin, lo que corresponde a cmo se debe integrar un organismo social, una empresa, y lo que se refiere a cmo dirigirlo, mandarlo o conducirlo.

DIVISION EN CINCO ELEMENTOS Fayol, como ya sabemos cita 5 elementos en la administracin: 1) 2) 3) 4) 5) Prever Organizar Mandar Coordinar Controlar

Al hablar de las siguientes divisiones, derivadas de la de este gran autor haremos su critica, pero lo mas importante es que pone como un elemento lo que es la esencia de todos y en todos se da: la coordinacin.

DIVISIN DE KOONTZ EN CINCO ELEMENTOS. El magnifico libro de Koontz y oDonell Principios de administracin pone un divisin en los siguientes elementos 1) Planeacin 2) Organizacin 3) Integracin 4) Direccin 5) Control

El fondo ser la que adoptemos con la sola divisin del primer elemento en dos: Previsin y Planeacin, por lo antes sealado.

DIVISIN DE SEIS ELEMENTOS. Urwick, sigue la divisin de Fayol, descomponiendo tan solo la previsin, primer elemento propuesto por este autor, en los 2 ya citados: Previsin y planeacin. Y justifica esto, tanto haciendo notar que en tiempos de Fayol realmente la previsin tcnica apenas si consista en mera adivinacin, lo que hoy no ocurre, dadas las diversas tcnicas tpicas de prevencin, tales como la investigacin operacional, las prevenciones con base estadstica, etc. Como observando con gran agudeza lo que ya dejamos asentado: que el mismo Fayol distingui en su definicin de previsin los dos elementos al decir que consiste: 1) estructurar el futuro, y 2) hacer los programas de accin. Previsin y Planeacin.

1) Previsin responde a la pregunta qu puede hacerse? 2) Planeacin responde a la pregunta Qu se va hacer? 3) Organizacin responde a la pregunta Cmo se va a hacer? Estos tres elementos se refieren a la fase que Urwick llama mecnica. 4) Integracin responde a la pregunta con qu se va hacer? 5) Direccin se refiere al problema: ver que se haga 6) Control Investiga en concreto com se ha realizado? Estos tres elementos se encuentran dentro de la fase dinmica de la administracin.

DIVISIN DE ERNEST DALE EN SIETE ELEMENTOS. Este conocido y eminente autor propone prcticamente en su obra Management Theory and Practice otra divisin en 6 elementos que son los siguientes: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Planeacin y Previsin Organizacin Integracin Direccin Control Innovacin y Representacin.

Como se ve, Dale considera los elementos ya vistos en las clasificaciones anteriores, aadiendo solamente Innovacin y Representacin. Consideramos que la Innovacin se da principalmente cuando se fijan alternativas sobre la base de la informacin y los supuestos sobre los que trabajamos y, Sobre todo, al fijar los diversos tipos de planes. Por cuanto hace a la Representacin, estimamos que esta es mas bien un fenmeno jurdico que se identifica con el llamado mandato, ya que el jefe superior es el mandate y el jefe inferior a nombre suyo y con su representacin acta como mandatario Por consiguiente esta implcito en uno de los elementos de la Direccin, que es la Delegacin.

DIVISIN DE OCHO ELEMENTOS. Gulick seala los siguientes elementos 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Planeacin Organizacin Integracin Direccin Coordinacin Operacin Comunicacin Control Presupuestal.

MECNICA ADMINISTRATIVA

Estn considerados dentro de esta subdivisin todos los elementos tericos del proceso administrativo y que en una primera etapa sirve como trmino de referencia para saber cmo deben hacerse las cosas. Este marco de referencia consta de los elementos por los cuales se estructura la teora del proceso administrativo. Estos elementos deben responder a las preguntas: Qu puede hacerse? Qu se va hacer? Cmo se va hacer?

ELEMENTOS DE LA MECNICA ADMINISTRATIVA

PREVISIN.

Consiste en la determinacin, tcnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y al investigacin y valoracin de cules sern las condiciones futuras en que dicho organismo habr de encontrase, hasta determinar los diversos cursos de accin posibles. Tambin podemos definir la previsin como: El hecho de determinar el riesgo basndose en las condiciones de vulnerabilidad y posibles amenazas

La previsin comprende, por lo menos, tres etapas.

1. Objetivos: a esta etapa corresponde fijar los fines. 2. Investigaciones: se refiere al descubrimiento y anlisis de los medios con que puede contarse. 3. Cursos alternativos: trata de la adaptacin genrica de los medios encontrados, a los fines propuestos, para ver cuntas posibilidades de accin distintas existen.

PLANEACIN.

Consiste en la determinacin del curso concreto de accin que se habr de seguir, fijando los principios que lo habrn de presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijacin de tiempos, unidades, etctera, necesarias para su realizacin. Comprende tres etapas: 1. Polticas: principios para orientar la accin. 2. Procedimientos: secuencia de operaciones o mtodos. 3. Programas: fijacin de tiempos requeridos. Comprende tambin presupuestos, que son programas en que se precisan unidades, costos, etctera, y diversos tipos de pronsticos.

ORGANIZACIN. Se refiere a la estructuracin tcnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquas, funciones y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.

En la misma definicin se ve claramente las tres etapas: 1. Jerarquas: fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada nivel. El concepto de jerarqua tambin es ampliamente aplicado a la gestin de las organizaciones para designar la cadena de mando que comienza con los gestores de alta direccin y sigue hasta los trabajadores no gestores. Forma de organizacin dentro de una institucin de acuerdo a la importancia o autoridad de los cargos designados. 2. Funciones: la determinacin de cmo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general.

3. Obligaciones: las que tiene en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeada por una persona.

DINMICA ADMINISTRATIVA La Dinmica Administrativa, encierra a su vez todos los aspectos de la prctica del proceso administrativo, es decir que el conjunto de elementos constitutivos de la dinmica debe responder a las preguntas: Con quin se hace? Con qu se hace? Cmo se ha realizado? Para ello cuenta con tres elementos que son:

ELEMENTO DE LA DINMICA ADMINISTRATIVA

INTEGRACIN. Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de todos aquellos medios que la mecnica administrativa seala como necesarios para su ms eficaz funcionamiento, escogindolos, introducindolos, articulndolos y buscando su mejor desarrollo. Aunque la integracin comprende cosas y personas, lgicamente es ms importante la de las personas, y, sobre todo, la de los elementos administrativos o de mando, nica que contemplan Koontz y ODonnell bajo el titulo Staffing.

De acuerdo con la definicin, la integracin de las personas abarca: 1. Seleccin: Tcnicas para encontrar y escoger los elementos necesarios.

2. Introduccin: La mejor manera para lograr que los nuevos elementos se articulen lo mejor y ms rpidamente que sea posible al organismo social.

3. Desarrollo: Todo elemento en un organismo social busca y necesita progresar, mejorar. Esto es lo que estudia esta etapa.

Debe analizarse tambin en esta etapa, la integracin administrativa de las cosas.

DIRECCIN. Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo ms eficaz los planes sealados.

Comprende por lo tanto, las siguientes etapas: 1. Mando o autoridad: es el principio del que deriva toda administracin y, por lo mismo, su elemento principal, que es la direccin. Se estudia cmo delegarla y cmo ejercerla. 2. Comunicacin: Es como el sistema nervioso de un organismo social; lleva al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de ste, hacia cada rgano y clula, las rdenes de accin necesarias, debidamente coordinadas. 3. Supervisin: La funcin ltima de la administracin, es el ver si las cosas se estn haciendo tal y como se haban planeado y mandado.

CONTROL:

Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Comprende por lo mismo tres etapas: 1. Establecimiento de normas: Porque sin ellas es imposible hacer la comparacin, base de todo control.

2. Operacin de los controles: sta suele ser una funcin propia de los tcnicos especialistas en cada uno de ellos.

3. Interpretacin de resultados: sta es una funcin administrativa, que vuelve a constituir un medio de planeacin.

Aunque existe una estrecha relacin entre los seis elementos, sobre todo entre los que tocan Previsin y Organizacin e sta Planeacin: integracin: ser Estn Se ms refieren ms ligados ms con al lo claros que ha va de a cmo entre: hacerse. hacerse.

Direccin y control: Se dirigen a ver que se haga y como se hizo. 1

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION DE COSAS:

Es la capacidad de reducir al mnimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la organizacin, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a " insumo-productos".

Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:

Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el volumen de recursos empleados.

Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso empleado.

La concepcin de Fayol

Este autor seala que, adems de la s operaciones relacionadas con la administracin general, otros 5 grupos de actividades que tienen que ver directamente con las cosas, meros medios los que se manejan a travs de los elementos y etapas de la administracin. Operaciones financieras Son las que tienen por objeto procurar al organismo social los elementos econmicos que forman la base indispensable, para la adquisicin conservacin y operacin de todos sus elementos materiales y humanos y ensean la mejor manera de combinar y

aprovechar todos esos elementos econmicos, traducidos a dinero.

OPERACIONES PRODUCTIVAS.

Son las que se realizan bajo las normas tcnicas correspondientes, con el fin de crear los bienes y prestar los servicios, que constituyen el objetivo del organismo social.

OPERACIONES DE VENTAS O DISTRIBUCION.

Son las que tienen por objeto hacer que los bienes

o servicios cuya

produccin

constituye el fin del organismo social, lleguen a manos de los consumidores o usuarios que abran de requerirlos en la forma mas efectiva, a cambio del correspondiente precio, que cubre los gastos y utilidades de la empresa.

OPERACIONES DE CONSERVACION.

Son las que se refieren a la mejor forma de proteger los bienes materiales y recursos que la empresa utiliza para sus fines, en forma tal que duren el mayor tiempo posible y que la erogacin para su mantenimiento sea la mnima.

OPERACIONES DE REGISTRO. Tiene por objeto fijar los resultados de la operacin de la empresa en forma escrita, contable o estadsticamente, de tal manera que en cualquier momento pueda conocerse la situacin administrativa y sea posible hacer las correcciones y mejoras necesarias.

OPERACIONES DE COMPRAS. Se aaden a las 5 de Fayol y buscan adquirir los bienes que la empresa requiere para sus labores, al mejor precio posible y en la forma mas apropiada.