GEPlanes Manual de Utilização Da Versão 3.0

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Verso: 3.0
MANUAL DE OPERAO
Elaborao: Jordanna Malena da Silva e Mendona Lima Lissandra Clementoni Teixeira Rodrigo Oliveira Alvarenga
LinkCom - Solues em TI Av do Contorno, 2905 - 3 Andar - Bairro Santa Efignia - Belo Horizonte - MG - CEP 30110-080 Telefone/Fax: (31) 3239-4000 - E-mail: contato@linkcom.com.br
Agradecimento
O conhecimento de planejamento estratgico envolvido neste projeto oriundo da Fundao Ezequiel Dias- FUNED. Desde 2006 vrios de seus colaboradores se dedicam a especificar e homologar este sistema que agora est disponvel de forma irrestrita para toda a comunidade atravs do Portal do Software Pblico Brasileiro. Por isto a agradecemos imensamente FUNED sem a qual este projeto no seria possvel.
Visite o site da Fundao www.funed.mg.gov.br
SUMRIO
1. INTRODUO.....................................................................................................................................4 2. ACESSANDO O GEPLANES ..................................................................................................................5 3. MENU (P) PLANEJAR ..........................................................................................................................6 3.1 DEFINIO DO NEGCIO ..................................................................................................................6 3.2 DEFINIO DE COMPETNCIAS ........................................................................................................6 3.3 CADASTRAR PERSPECTIVAS..............................................................................................................8 3.4 CADASTRAR OBJETIVOS ESTRATGICOS .........................................................................................12 3.5 ELABORAR MAPA ESTRATGICO ....................................................................................................14 3.6 MATRIZ DE INICIATIVAS X FCS ........................................................................................................16 3.7 PAINEL DE INDICADORES................................................................................................................18 4. MENU (D) EXECUTAR .......................................................................................................................18 4.1 LANAMENTO DE RESULTADOS .....................................................................................................23 4.2 EXECUTAR PLANOS DE AO .........................................................................................................27 4.3 SOLICITAO DE CANCELAMENTO DE INDICADORES .....................................................................29 4.4 SOLICITAO DE REPACTUAO DE INDICADORES ........................................................................31 5. MENU (C) VERIFICAR ........................................................................................................................33 5.1 RELATRIOS PAINEL DE CONTROLE / GESTO VISTA................................................................33 5.2 RELATRIOS APRESENTAO DE RESULTADOS ...........................................................................36 5.3 RELATRIOS LISTAGEM DE INDICADORES POR OBJETIVO ESTRATGICO .....................................36 5.4 RELATRIOS ALCANCE DE METAS INSTITUCIONAIS .....................................................................38 5.5 RELATRIOS MATRIZ DE INICIATIVAS X FCS.................................................................................40 5.6 RELATRIOS MAPA DO NEGCIO ................................................................................................41 5.7 RELATRIOS MAPA ESTRATGICO ...............................................................................................42 5.8 RELATRIOS MAPA DE COMPETNCIAS ......................................................................................43 5.9 RELATRIOS PENDNCIA NO CADASTRO .....................................................................................44 5.10 RELATRIOS PENDNCIA DE CADASTRO DE ANOMALIA ............................................................46 5.11 RELATRIOS ANOMALIAS..........................................................................................................47
5.12 RELATRIOS SINTTICO DE ANOMALIAS POR STATUS ...............................................................48 5.13 RELATRIOS DESEMPENHO .......................................................................................................49 5.14 RELATRIOS PLANOS DE AO DAS INICIATIVAS ......................................................................50 5.15 AUDITORIA DE GESTO MODELO DE AUDITORIA ......................................................................51 5.16 AUDITORIA DE GESTO REALIZAR AUDITORIA ..........................................................................54 6. MENU (A) AGIR ................................................................................................................................57 6.1 DIRIO DE BORDO..........................................................................................................................57 6.2 AES PREVENTIVAS......................................................................................................................60 6.3 TRATAMENTO DE ANOMALIAS.......................................................................................................63 7. MENU SISTEMA................................................................................................................................70 7.1 ACESSO NVEL DE ACESSO............................................................................................................70 7.2 ACESSO USURIOS ......................................................................................................................73 7.3 ACESSO ALTERAR SENHA .............................................................................................................76 7.4 ANO DA GESTO ............................................................................................................................77 7.5 NVEIS HIERRQUICOS ...................................................................................................................80 7.6 UNIDADES GERENCIAIS ..................................................................................................................82 7.7 COMPETNCIA ORGANIZACIONAL..................................................................................................86 7.8 SISTEMA DE PONTUAO ..............................................................................................................88 7.9 UNIDADES DE MEDIDA...................................................................................................................90 7.10 ENVIO DE E-MAIL .........................................................................................................................92 7.11 HISTRICO DE E-MAIL ENVIADO...................................................................................................92 7.12 MENSAGENS ................................................................................................................................96 7.13 PARMETROS ..............................................................................................................................98 7.14 PROCESSOS DE NOTIFICAO / ATUALIZAO ...........................................................................102 8. REFERNCIAS .................................................................................................................................104
1. INTRODUO
O Geplanes um software pblico, desenvolvido para ser utilizado como ferramenta de Gesto Estratgica em organizaes pblicas ou privadas. Suas funes se aplicam desde a fase do planejamento at a execuo estratgica, possibilitando o monitoramento do desempenho organizacional de ponta a ponta. Ao aplicar o Geplanes de maneira adequada, o gestor pode monitorar o desempenho dos objetivos estratgicos, analisar fatores crticos de sucesso, acompanhar planos de ao, avaliar resultados apurados periodicamente por meio de indicadores de desempenho, emitir diversos relatrios gerenciais e grficos de gesto vista, dentre outras funes. Alm disso, o Geplanes dispe de ferramentas da qualidade que permitem o registro e o tratamento de anomalias ou no-conformidades, promovendo a melhoria contnua da organizao. O objetivo deste manual servir de referncia bsica aos usurios iniciantes do Geplanes, a fim de facilitar o processo de operacionalizao do planejamento estratgico, utilizando os recursos oferecidos pelo software. Salienta-se a possibilidade de adaptao do Geplanes s particularidades de cada organizao. As demandas devem ser dirigidas Linkcom Informtica Ltda, empresa que desenvolveu o Geplanes, por meio dos canais de contato disponibilizados em http://www.linkcom.com.br. No deixe de ler todas as intrues de uso e segurana antes de iniciar a utilizao do Geplanes.
2. ACESSANDO O GEPLANES
Para ter acesso ao Geplanes o usurio dever proceder ao cadastramento de login e senha. Ao acessar pela primeira vez, o usurio deve utilizar os seguintes dados: Login: admin Senha: admin Aps digitar login e senha, clique em
Aps fazer o login, a tela inicial do sistema ser aberta. Nesse ambiente, o usurio ter acesso ao menu principal de operaes, alm de visualizar um quadro de pendncias da(s) unidade(s) gerencial(is) (s) qual(is) est vinculado e tambm mensagens cadastradas pelos usurios com perfil de administrador.
3. MENU (P) PLANEJAR 3.1 Definio do Negcio

MENU: (P) PLANEJAR > Definio do negcio
A Definio do Negcio onde a unidade gerencial detalha sua misso, seus fornecedores, insumos, produtos e clientes para possibilitar a visualizao dos seus inputs e outputs, bem como relacionar seus produtos aos seus clientes e estruturar indicadores operacionais que mensuram o desempenho dos seus processos.
Para cadastrar o mapa do negcio, selecione o ano da gesto, a unidade gerencial e preencha os demais campos. Para finalizar, clique em .
Observaes: Somente podem possuir mapa do negcio as unidades gerenciais que possuem em seu cadastro o campo Permitir o cadastro do mapa do negcio selecionado. Caso a data limite para criao do mapa do negcio (definida no cadastro do ano da gesto) esteja ultrapassada, o cadastro s poder ser feito ou alterado por um usurio com perfil de administrador.
3.2 Definio de Competncias

MENU: (P) PLANEJAR > Definio de competncias
A definio de competncias onde a unidade gerencial descreve as atividades que realiza e quais so as competncias necessrias ao seu exerccio.
Para cadastrar o mapa de competncias, selecione o ano da gesto, a unidade gerencial, preencha as atividades e selecione as competncias necessrias para execut-las. Para finalizar, clique em .
Observaes: O campo misso que aparece nesta tela cadastrado na Definio do Negcio. Somente podem possuir mapa de competncias as unidades gerenciais que possuem em seu cadastro o campo Permitir o cadastro do mapa de competncias selecionado.
Caso a data limite para criao do mapa de competncias (definida no cadastro do ano da gesto) esteja ultrapassada, o cadastro s poder ser feito ou alterado por um usurio com perfil de administrador.
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3.3 Cadastrar Perspectivas

MENU: (P) PLANEJAR > Cadastrar perspectivas
Segundo o BSC (Balanced Scorecard), as perspectivas so uma forma de agrupar os diversos objetivos estratgicos estabelecidos, refletindo a viso e a estratgia empresarial. De acordo com os autores do modelo, as quatro perspectivas Financeira, Clientes, Processos Internos e Aprendizado e Crescimento- so adequadas em diversas empresas e setores de mercado. Contudo, devem ser consideradas como um modelo, e no como uma regra. No existe uma frmula matemtica segundo a qual as quatro perspectivas sejam necessrias e completamente suficientes.
Funcionalidades disponveis:
Visualizar: Inicialmente so listadas todas as perspectivas j cadastradas no sistema.

Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do nome da perspectiva e clique em Filtrar. Sero mostradas apenas as perspectivas que atenderem aos critrios estabelecidos.
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Inserir:
o Clique no boto .
o Digite o nome da perspectiva atentando para o fato de que esse nome deve ser nico, ou seja, no deve existir outra perspectiva cadastrada no sistema com esse nome. o Para finalizar o cadastro, clique em .
Editar: Clique no cone
e aparecer a tela de cadastro j preenchida com as
informaes da perspectiva selecionada. Aps editar os dados, clique no boto .
Excluir: Clique no cone
e confirme e excluso. Ateno: a perspectiva s poder
ser excluda caso no tenha sido utilizada em nenhum mapa estratgico.
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3.4 Cadastrar Objetivos Estratgicos

MENU: (P) PLANEJAR > Cadastrar objetivos estratgicos
Os objetivos estratgicos traduzem a viso de uma organizao, ou seja, constituem os resultados que a organizao pretende atingir.
Visualizar: Inicialmente so listados todos os objetivos estratgicos j cadastrados no

sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho da descrio do objetivo e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas os objetivos estratgicos que atenderem aos critrios estabelecidos.
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Inserir:
o Clique no boto .
o Digite a descrio do objetivo estratgico atentando para o fato de que essa descrio deve ser nica, ou seja, no deve existir outro objetivo estratgico cadastrado no sistema com essa descrio. o Para finalizar o cadastro, clique em .
informaes do objetivo estratgico selecionado. Aps editar os dados, clique no boto .
e confirme e excluso. Ateno: o objetivo estratgico s
poder ser excludo caso no tenha sido utilizado em nenhum mapa estratgico.
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3.5 Elaborar Mapa Estratgico

MENU: (P) PLANEJAR > Elaborar mapa estratgico
O mapa estratgico onde so selecionados quais objetivos estratgicos sero almejados por uma unidade gerencial bem como associ-los a uma perspectiva.
Para cadastrar o mapa estratgico, selecione o ano da gesto e a unidade gerencial. Posteriormente, preencha o campo Viso e monte o mapa relacionando as perspectivas aos objetivos estratgicos. Preencha o campo Ordem de maneira que as perspectivas sero ordenadas de forma crescente no momento da exibio do relatrio do mapa estratgico. Para finalizar, clique em .
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Observaes: O campo misso que aparece nesta tela cadastrado na Definio do Negcio. Somente podem possuir mapa estratgico as unidades gerenciais que possuem em seu cadastro o campo Permitir o cadastro do mapa estratgico selecionado. Caso a data limite para criao do mapa estratgico (definida no cadastro do ano da gesto) esteja ultrapassada, o cadastro s poder ser feito ou alterado por um usurio com perfil de administrador. Caso a unidade gerencial no possua o mapa estratgico preenchido, independente de o campo acima estar selecionado ou no, o sistema automaticamente utilizar os objetivos estratgicos cadastrados no mapa estratgico de uma unidade gerencial superior. Para excluir um mapa estratgico, clique em . Ateno: um
mapa estratgico s poder ser excludo caso nenhum de seus objetivos esteja sendo utilizado na matriz de iniciativas x fcs, iniciativas ou indicadores.
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3.6 Matriz de Iniciativas x FCS

MENU: (P) PLANEJAR > Matriz de iniciativas x FCS
A matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso define quais so os fatores crticos para que determinado objetivo estratgico seja alcanado bem como relaciona as iniciativas que impactaro esses fatores, alm de quantificar esse impacto. Para cadastrar a matriz: Selecione o ano da gesto e a unidade gerencial; Sero exibidas as perspectivas cadastradas no mapa estratgico da unidade gerencial escolhida. Caso essa unidade gerencial no possua mapa estratgico cadastrado, sero listadas as perspectivas do mapa estratgico da unidade gerencial superior. Selecione uma perspectiva; Sero exibidos os objetivos estratgicos relacionados perspectiva selecionada. Selecione um objetivo estratgico; Selecione um sistema de pontuao (S estaro disponveis os sistemas de pontuao que possurem o campo Utilizar na Matriz FCS selecionado);
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Para cada fator crtico de sucesso, preencha o campo Novo Fator crtico de sucesso e clique em . .
Para cada iniciativa, preencha o campo Nova iniciativa e clique em
Para cada iniciativa criada, selecione o impacto que sua adoo acarretar no fator crtico de sucesso. Marque tambm se a iniciativa prioritria ou no (iniciativas prioritrias sero automaticamente copiadas para o Painel de Indicadores, onde podero ser criados planos de ao para sua execuo).
Caso queira editar uma iniciativa ou fator crtico de sucesso, clique em Caso queira excluir uma iniciativa ou fator crtico de sucesso, clique em Para finalizar o cadastro da matriz, clique em .
. .
Observaes: Somente podem possuir matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso as unidades gerenciais que possuem em seu cadastro o campo Permitir o cadastro da matriz de iniciativas x fcs selecionado. Caso a data limite para criao da matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso (definida no cadastro do ano da gesto) esteja ultrapassada, o cadastro s poder ser feito ou alterado por um usurio com perfil de administrador. Para excluir uma matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso, clique em . Para imprimir uma matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso, clique em . No se esquea de salvar a matriz antes.
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3.7 Painel de Indicadores

MENU: (P) PLANEJAR > Painel de indicadores
Os indicadores so como termmetros para o gestor, uma vez que medem o desempenho das unidades gerenciais em suas atividades. O indicador a forma de mensurao de um determinado objetivo estratgico. Nessa tela, sero cadastrados os indicadores e as iniciativas vinculados a cada objetivo estratgico do mapa estratgico.
Para cadastrar uma iniciativa: Selecione o ano da gesto; Selecione a unidade gerencial; Sero exibidos os objetivos estratgicos cadastrados no mapa estratgico da unidade gerencial escolhida. Caso essa unidade gerencial no possua mapa estratgico cadastrado, sero listados os objetivos estratgicos do mapa estratgico da unidade gerencial superior. Para cada objetivo estratgico listado, caso ainda no tenha sido cadastrado nenhum indicador e nenhuma iniciativa para a unidade gerencial e, caso exista cadastrada uma
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matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso para esse objetivo estratgico, todas as iniciativas marcadas como prioritrias na matriz sero copiadas para essa tela. Caso queira adicionar uma nova iniciativa clique em sua descrio. Para cada iniciativa, podero ser criados planos de ao atravs do cone adicionar um plano de ao, clique em . Para e digite
. Preencha os campos "O
que", "Como", "Por que", "Quem" e "Quando". Para finalizar o cadastro dos planos de ao, clique em .
Para excluir uma iniciativa, clique em
Para cadastrar um indicador: Selecione o ano da gesto; Selecione a unidade gerencial; Sero exibidos os objetivos estratgicos cadastrados no mapa estratgico da unidade gerencial escolhida. Caso essa unidade gerencial no possua mapa estratgico cadastrado, sero listados os objetivos estratgicos do mapa estratgico da unidade gerencial superior. Para cada objetivo estratgico listado, podero ser criados vrios indicadores. Para isso, clique em . Preencha o peso (valor entre 0 e 100) e o
nome do indicador e selecione sua polaridade. O peso do indicador representa sua relevncia para o objetivo estratgico. O somatrio dos pesos dos indicadores de um objetivo estratgico deve ser sempre 100. Para excluir um indicador, clique em .
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Para finalizar o cadastro das iniciativas e indicadores, clique em
Para detalhar um indicador: Escolha um indicador cadastrado no painel e clique em trs abas: o Aba Indicador: Contm todos os atributos de um indicador, tais como sua descrio, frmula de clculo, responsabilidades, mecanismos de controle etc. . Ser aberto um popup com
Aba Anexos: cada indicador pode possuir documentos anexos para futuras consultas, tais como planilhas, cronogramas etc.
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Aba Metas: Aqui onde so cadastradas as informaes referentes medio do indicador. Selecione a freqncia do lanamento (atualmente, as opes disponveis so trimestral, mensal ou quinzenal). Preencha o campo referente ao nmero de casas decimais que sero utilizadas no clculo do resultado. No campo tolerncia dever ser definido um percentual de tolerncia para resultados inferiores ao esperado. Isso implicar no painel de controle (faris) que indicaro o estgio em que se encontra o desempenho daquela unidade gerencial. Ex: se a meta alcanar 100% de resultado num determinado indicador, qual o resultado mnimo que a organizao tolera para aquele indicador? Caso no queira utilizar a tolerncia, preencher o campo com o valor 0. De acordo com a freqncia de lanamento selecionada sero exibidos os perodos para lanamento das metas. Para cada perodo, preencha o valor a ser alcanado. Caso a meta no seja aplicvel ao perodo, selecionar o campo No aplicvel.
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Para finalizar o detalhamento do indicador, clique em
Observaes: Caso a data limite para criao dos indicadores, iniciativas e planos de ao (definida no cadastro do ano da gesto) esteja ultrapassada, o cadastro s poder ser feito ou alterado por um usurio com perfil de administrador. Para a polaridade Entre faixas, ao invs de se cadastrar o valor da meta, so cadastrados os limites superior e inferior. Caso o valor real esteja dentro desses limites a meta ser cumprida totalmente.
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4. MENU (D) EXECUTAR 4.1 Lanamento de Resultados

MENU: (E) EXECUTAR > Lanamento de resultados
Utilizado para o lanamento dos resultados alcanados no perodo de avaliao de desempenho estipulado. Os objetivos estratgicos e os indicadores estaro compostos de forma hierrquica para que o usurio possa localizar e lanar seus valores reais adequadamente. O lanamento dos valores reais atuar como base para anlise do sucesso ou insucesso no cumprimento da meta.
Para efetuar o lanamento dos resultados: Selecione o ano da gesto; Selecione a unidade gerencial; Sero exibidos os indicadores cadastrados para a unidade gerencial selecionada; Escolha o indicador e preencha o resultado alcanado (campo Realizado) no perodo avaliatrio correspondente; Para finalizar, clique em .
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Observaes: Caso a data de travamento para o lanamento de resultados de um determinado perodo (definida no cadastro do ano da gesto) esteja ultrapassada, o cadastro do valor real s poder ser feito ou alterado por um usurio com perfil de administrador. Existem outras funcionalidades nesta tela, tais como: o Alternar entre valores apurados e acumulados: esta funcionalidade til para indicadores que podem ser acumulados ao longo dos perodos de avaliao. Assim, possvel saber no acumulado dos perodos qual foi o resultado global obtido. Uma das vantagens de se visualizar os valores acumulados que o resultado de um perodo pode ser utilizado para compensar os resultados dos demais. Para alterar entre os valores apurados e acumulados, clique em . o Detalhamento do indicador: Para obter informaes adicionais do indicador cujo resultado est sendo lanado, clique em o .
Cancelamento do indicador: no decorrer dos perodos, pode ser que exista uma situao na qual se torne invivel ou sem utilidade a medio de um determinado indicador. Nesse caso, pode ser solicitado o cancelamento do indicador. Para tal, clique em . Preencha o
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campo Justificativa da solicitao e clique em
. Nesse momento,
ser enviado um email para todos os usurios com perfil de administrador, avisando-o do pedido de cancelamento do indicador. A tela de lanamento de resultados recarregada e o boto substitudo pelo boto .
Repactuao do indicador: no decorrer do lanamento dos resultados, pode ser que os valores estabelecidos para a meta se tornem fora da realidade. Resultados muito acima ou muito abaixo do esperado pode significar que a meta foi subdimensionada ou superdimensionada. Nesse caso, pode ser solicitada a repactuao do indicador. Para tal, clique em
. Preencha o campo Justificativa da solicitao e clique em . Nesse momento, ser enviado um email para todos os
usurios com perfil de administrador, avisando-o do pedido de repactuao do indicador. A tela de lanamento de resultados recarregada e o boto . substitudo pelo boto
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Ao preventiva: no decorrer do lanamento dos resultados, pode ser que se observe uma situao em que os valores, apesar de estarem em cumprimento com a meta, apresentam uma tendncia de desvio num futuro prximo. Nesse caso, pode ser criada uma ao preventiva para impedir que os resultados no alcancem a meta estipulada. Para tal, clique em melhor detalhado na seo Aes Preventivas. . Este processo ser
Ao corretiva: no decorrer do lanamento de resultados, pode ser que um resultado abaixo do esperado requeira alguma interveno nos processos para no comprometer as estratgias institucionais. Nesse caso, pode ser criada uma ao corretiva, para analisar os fatores que causaram esse desvio. Para tal, clique em . Este processo ser melhor detalhado na seo
Tratamento de Anomalias.
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4.2 Executar Planos de Ao

MENU: (E) EXECUTAR > Executar planos de ao
Atravs dessa tela possvel acompanhar e atualizar a execuo de todos os planos de ao das iniciativas definidos no Painel de Indicadores.
Inicialmente so listados os planos de ao das iniciativas cadastrados para a unidade gerencial qual o usurio logado est vinculado. Caso o usurio logado tenha um perfil de administrador, sero listados todos os planos de ao das iniciativas cadastrados. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, selecione uma unidade gerencial (incluindo ou no suas subordinadas), uma perspectiva, um objetivo estratgico ou uma iniciativa e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas os planos de ao que atenderem aos critrios estabelecidos. Para cada plano de ao listado, altere o campo Status de acordo com o seu andamento . Para finalizar, clique em .
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4.3 Solicitao de Cancelamento de Indicadores

MENU: (E) EXECUTAR > Solicitao de cancelamento de indicadores
Tela onde so gerenciadas todas as solicitaes de cancelamento dos indicadores. Inicialmente so listadas as solicitaes de cancelamento de indicador cadastradas para a unidade gerencial qual o usurio logado est vinculado. Caso o usurio logado tenha um perfil de administrador, sero listadas todas as solicitaes de cancelamento de indicador cadastradas. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, selecione uma unidade gerencial, uma perspectiva, um objetivo estratgico ou o status das solicitaes e clique em Filtrar. Sero mostradas apenas as solicitaes que atenderem aos critrios estabelecidos. Para cada solicitao: Caso o usurio logado possua perfil de administrador: se a solicitao estiver com o status Aguardando aprovao, possvel executar as seguintes aes: o Aprovar solicitao: Basta clicar em . Caso queira inserir uma justificativa,
preencha antes o campo Justificativa da resposta. O usurio solicitante receber um e-mail com o resultado da anlise da solicitao.
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Reprovar solicitao: Basta clicar em
. Caso queira inserir uma justificativa,
preencha antes o campo Justificativa da resposta. O usurio solicitante receber um e-mail com o resultado da anlise da solicitao. o Registrar um comentrio ou questionamento: Basta clicar em texto no campo Comentrio. Para finalizar, clique em e inserir o . O usurio
solicitante receber um e-mail com o comentrio ou questionamento. o Excluir: Basta clicar em .
Caso o usurio logado no possua perfil de administrador: se a solicitao estiver com o status Aguardando aprovao, possvel executar a seguinte ao: o Registrar um comentrio ou questionamento: Basta clicar em texto no campo Comentrio. Para finalizar, clique em e inserir o . Os usurios
com perfil de administrador recebero um e-mail com o comentrio ou questionamento.
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4.4 Solicitao de Repactuao de Indicadores

MENU: (E) EXECUTAR > Solicitao de repactuao de indicadores
Tela onde so gerenciadas todas as solicitaes de repactuao dos indicadores. Inicialmente so listadas as solicitaes de repactuao de indicador cadastradas para a unidade gerencial qual o usurio logado est vinculado. Caso o usurio logado tenha um perfil de administrador, sero listadas todas as solicitaes de repactuao de indicador cadastradas. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, selecione uma unidade gerencial, uma perspectiva, um objetivo estratgico ou o status das solicitaes e clique em Filtrar. Sero mostradas apenas as solicitaes que atenderem aos critrios estabelecidos. Para cada solicitao: Caso o usurio logado possua perfil de administrador: se a solicitao estiver com o status Aguardando aprovao, possvel executar as seguintes aes: o Aprovar solicitao: Basta clicar em . Caso queira inserir uma justificativa,
preencha antes o campo Justificativa da resposta. O usurio solicitante receber um e-mail com o resultado da anlise da solicitao.
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Reprovar solicitao: Basta clicar em
. Caso queira inserir uma justificativa,
preencha antes o campo Justificativa da resposta. O usurio solicitante receber um e-mail com o resultado da anlise da solicitao. o Registrar um comentrio ou questionamento: Basta clicar em texto no campo Comentrio. Para finalizar, clique em e inserir o . O usurio
solicitante receber um e-mail com o comentrio ou questionamento. o Excluir: Basta clicar em .
Caso o usurio logado no possua perfil de administrador: se a solicitao estiver com o status Aguardando aprovao, possvel executar a seguinte ao: o Registrar um comentrio ou questionamento: Basta clicar em texto no campo Comentrio. Para finalizar, clique em e inserir o . Os usurios
com perfil de administrador recebero um e-mail com o comentrio ou questionamento.
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5. MENU (C) VERIFICAR 5.1 Relatrios Painel de Controle / Gesto Vista

MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Painel de controle / gesto vista
uma base de comparao entre os faris que sinalizam o desempenho de indicadores e o acompanhamento do cumprimento de uma meta. Em um painel de controle possvel expandir os vrios nveis das unidades gerenciais para uma verificao detalhada. Cada farol tem sua cor em funo de seu respectivo valor meta, valor real e percentual de tolerncia. possvel ainda verificar quais indicadores tiveram anomalias registradas, visualizar sua descrio e trat-las.
Legenda dos faris:

Verde - Meta cumprida em 100%. Amarelo - Meta cumprida parcialmente, dentro do(s) limite(s) definido(s) pelo percentual de tolerncia. Vermelho - Meta no cumprida.
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Branco - Indicador no cadastrado ou nenhum resultado lanado no perodo. Cinza - Meta no aplicvel ao perodo.
Funcionalidades disponveis: Visualizar: Selecione um ano da gesto e uma unidade gerencial. O sistema montar uma rvore de perspectivas, objetivos estratgicos e indicadores para a unidade gerencial escolhida. Alm disso, sero montadas subrvores com todas as unidades gerenciais subordinadas da unidade gerencial selecionada. Clique em algum indicador apresentado para exibir uma tabela no fim da pgina com o detalhamento dos valores de meta, realizado, percentual de execuo, etc.
Recarregar: Uma vez que os dados do painel de controle j esto apresentados na

tela necessrio que o sistema guarde esta rvore na memria para que ela no seja recarregada desnecessariamente. Porm, se seus dados forem alterados em alguma outra tela do sistema, o usurio dever recarregar a rvore clicando em .
Alternar entre valores apurados e acumulados: esta funcionalidade til para

indicadores que podem ser acumulados ao longo dos perodos de avaliao. Assim, possvel saber no acumulado dos perodos qual foi o resultado global obtido. Uma das vantagens de se visualizar os valores acumulados que o resultado de um perodo pode ser utilizado para compensar os resultados dos demais. Para alterar entre os valores apurados e acumulados, selecione um dos campos Valores apurados ou Valores acumulados.
Imprimir: Clique em rvore do Painel de Controle.
para gerar um relatrio em formato PDF da
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Exibir legenda: Clique em faris do Painel de Controle.
para exibir a legenda utilizada nos
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5.2 Relatrios Apresentao de Resultados

MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Apresentao de resultados
Permite, atravs de grficos, uma visualizao dos resultados obtidos e sua comparao com os valores da meta. Para gerar um grfico, selecione um ano da gesto e uma unidade gerencial. Sero exibidos todos os indicadores cadastrados para a unidade gerencial selecionada. Escolha um indicador e clique em . Caso queira mudar o tipo de grfico ou a forma de apresentao, selecione os
itens desejados. Caso queira gerar um grfico com o percentual de execuo das metas de todos os indicadores de uma unidade gerencial, selecione o indicador ALCANCE DE METAS INSTITUCIONAIS (AMI) e clique em .
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5.3 Relatrios Listagem de Indicadores por Objetivo Estratgico

MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Listagem de indicadores por objetivo estratgico
Relatrio que permite a visualizao da relao de indicadores vinculados a cada objetivo estratgico da organizao.
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5.4 Relatrios Alcance de Metas Institucionais

MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Alcance de metas institucionais
Relatrio que permite a visualizao do alcance de resultados de todas as unidades gerenciais, por perodo.
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5.5 Relatrios Matriz de Iniciativas x FCS

MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Matriz de iniciativas x FCS
Relatrio que permite a visualizao das matrizes de iniciativas x fatores crticos de sucesso cadastradas para cada objetivo estratgico das unidades gerenciais.
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5.6 Relatrios Mapa do Negcio

MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Mapa do negcio
Relatrio que permite a visualizao do Mapa do Negcio da unidade gerencial selecionada.
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5.7 Relatrios Mapa Estratgico

MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Mapa estratgico
Relatrio que permite a visualizao do Mapa Estratgico da unidade gerencial selecionada.
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5.8 Relatrios Mapa de Competncias

MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Mapa de competncias
Relatrio que permite a visualizao do Mapa de Competncias da unidade gerencial selecionada.
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5.9 Relatrios Pendncia no Cadastro

MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Pendncia no cadastro
Relatrio que permite a visualizao da relao de pendncias de cadastro das unidades gerenciais. Os itens verificados so: Cadastro do Mapa do Negcio: verificado se todos os campos da Definio do Negcio esto preenchidos. Cadastro do Mapa Estratgico: verificado se o campo Viso est preenchido e existe pelo menos um objetivo estratgico cadastrado. Cadastro do Mapa de Competncias: verificado se existe pelo menos uma atividade cadastrada e pelo menos uma competncia organizacional selecionada. Cadastro da Matriz de Iniciativas x Fatores Crticos de Sucesso: verificado se existe uma matriz cadastrada para cada objetivo estratgico da unidade gerencial. Cadastro de Indicadores: verificado se existe pelo menos um indicador cadastrado para a unidade gerencial.
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Cadastro das Metas dos Indicadores: verificado se, para cada indicador cadastrado, todos os valores de meta foram cadastrados.
Lanamento dos Resultados: verificado se todos os lanamentos de resultados foram feitos, caso o prazo para lanamento em um determinado perodo esteja expirado.
Tratamento de Anomalias: verificado se todas as anomalias cadastradas para a unidade gerencial j foram tratadas.
Planos de Ao das Iniciativas: verificado se todos os planos de ao esto concludos dentro dos prazos estipulados.
Dependendo da situao do cadastro de cada um dos itens, as seguintes situaes so possveis: Cadastro pendente Cadastro OK No se aplica (Por exemplo, se em uma unidade gerencial no est selecionado o campo Permitir o cadastro do mapa de competncias, o sistema no verificar o cadastro deste item para essa unidade gerencial e exibir o cone ).
46
5.10 Relatrios Pendncia de Cadastro de Anomalia

MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Pendncia de cadastro de anomalia
Relatrio que permite a visualizao da relao dos acompanhamentos dos indicadores que no conseguiram atingir a meta e que no possuem registro de tratamento de anomalias vinculado. Indicadores cancelados ou com solicitao de cancelamento pendente no so exibidos neste relatrio.
47
5.11 Relatrios Anomalias

MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Anomalias
Relatrio que permite a visualizao da relao de todas as anomalias cadastradas no sistema.
48
5.12 Relatrios Sinttico de Anomalias por Status

MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Sinttico de anomalias por status
Relatrio que permite a visualizao da quantidade de anomalias por status.
49
5.13 Relatrios Desempenho

MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Desempenho
Relatrio que permite a visualizao do global desempenho da instituio em relao s suas unidades gerenciais ou em relao aos objetivos estratgicos cadastrados.
50
5.14 Relatrios Planos de Ao das Iniciativas

MENU: (C) VERIFICAR > Relatrios > Planos de ao das iniciativas
Relatrio que permite a visualizao de todos os planos de ao das iniciativas cadastrados no sistema.
51
5.15 Auditoria de Gesto Modelo de Auditoria

MENU: (C) VERIFICAR > Auditoria de gesto > Modelo de auditoria
O Sistema permite a realizao de auditoria de gesto para aferio da qualidade dos indicadores criados e dos valores lanados. Conforme a necessidade ou as normas que a instituio segue, podem ser criados diferentes modelos de auditoria.
Visualizar: Inicialmente so listados todos os modelos de auditoria de gesto j

cadastrados no sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do nome do modelo e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas os modelos que atenderem aos critrios estabelecidos.
52
Inserir:
o Clique no boto .
o Digite o nome do modelo de auditoria que deseja criar. o Clique na aba Itens e adicione os itens que sero avaliados. Escreva o nome do item de avaliao, sua descrio, selecione o sistema de pontuao ao qual este item estar relacionado e defina sua ordem de exibio. Para cadastrar um novo item, clique em o Para finalizar o cadastro, clique em . .
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e aparecer a tela de cadastro j preenchida com as .
informaes do modelo selecionado. Aps editar os dados, clique no boto
Caso um modelo de auditoria de gesto j esteja sendo utilizado em alguma auditoria, no ser possvel alterar seus dados.
Copiar: Clique no cone
informaes do modelo selecionado. Aps editar os dados, clique no boto
e confirme e excluso. Ateno: o modelo s poder ser
excludo caso no esteja sendo utilizado em nenhuma auditoria.
54
5.16 Auditoria de Gesto Realizar Auditoria

MENU: (C) VERIFICAR > Auditoria de gesto > Realizar auditoria
Visualizar: Inicialmente so listadas todas as auditorias j cadastradas no sistema.

Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, selecione uma unidade gerencial, o modelo de auditoria, digite um trecho do perodo avaliado ou selecione a data da auditoria e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas as auditorias que atenderem aos critrios estabelecidos.
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Inserir:
o Clique no boto .
o Preencha os campos. Ao preencher o campo Modelo de auditoria, abrir um popup para confirmao de cadastro. Clique em OK, caso as informaes estejam corretas. o Clique na aba Indicadores e, para cada indicador selecionado, preencha o resultado da auditoria para os diversos itens de avaliao. o Para finalizar o cadastro, clique em .
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informaes da auditoria selecionada. Aps editar os dados, clique no boto .
Imprimir: Clique no cone
e confirme e excluso.
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6. MENU (A) AGIR 6.1 Dirio de Bordo

MENU: (A) AGIR > Dirio de bordo
O Dirio de Bordo onde se registram ocorrncias de uma unidade gerencial em um ano de gesto.
Visualizar: Inicialmente so listadas todas as ocorrncias j cadastradas no sistema.

Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, selecione uma unidade gerencial, e clique em Filtrar. Sero mostradas apenas as ocorrncias que atenderem aos critrios estabelecidos.
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Inserir:
o Clique no boto .
o Selecione a unidade gerencial; o Digite a data de lanamento da ocorrncia (ser sugerida a data atual); o Digite a descrio da ocorrncia; o Preencha o campo correo, caso necessrio; o Selecione se a ocorrncia reincidente ou no; o Digite a situao atual da ocorrncia; o Para finalizar o cadastro, clique em o Aparecer uma tela, onde ser possvel: salvar o registro de ocorrncia; salvar o registro de ocorrncia e automaticamente gerar um registro de anomalia; cancelar; .
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informaes da ocorrncia selecionada. Aps editar os dados, clique no boto .
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6.2 Aes Preventivas

MENU: (A) AGIR > Aes preventivas
Tela onde so cadastradas aes preventivas propriamente ditas ou oportunidades de melhoria.
Visualizar: Inicialmente so listadas todas as aes preventivas j cadastradas no

sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, selecione o setor de registro, o status da ao preventiva, o nmero ou um trecho da descrio da ao e clique em Filtrar. Sero mostradas apenas as aes preventivas que atenderem aos critrios estabelecidos.
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Inserir:
o Clique no boto .
o Selecione o setor de registro; o Selecione o tipo (ao preventiva ou oportunidade de melhoria); o Selecione a origem (auditoria interna, reunio de anlise crtica, atividades de rotina, sugesto e/ou reclamao de cliente interno e/ou externo ou outros); o Preencha o campo Descrio da situao atual; o Preencha o campo Observaes, caso necessrio; o Caso necessrio, clique na aba Planos de Ao e insira os planos clicando em ; o Para finalizar o cadastro, clique em .
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informaes da ao preventiva selecionada. Aps editar os dados, clique no boto .
Encerrar: Clique no cone
informaes da ao preventiva selecionada. Preencha os campos Data de encerramento e os demais campos da aba Concluso. Somente os administradores e os usurios vinculados s reas de qualidade (unidades gerenciais cujo campo rea de qualidade esteja selecionado) podero encerrar uma ao preventiva.
Imprimir: Clique no cone
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6.3 Tratamento de Anomalias

MENU: (A) AGIR > Tratamento de anomalias
Anomalias so condies ou circunstncias que causaram ou no impactos adversos no cumprimento da meta.
Visualizar: Inicialmente so listadas todas as anomalias j cadastradas no sistema.

Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, selecione o setor de registro, o setor responsvel pelo tratamento, a origem da anomalia, o status da anomalia, o nmero ou um trecho da descrio da anomalia e clique em Filtrar. Sero mostradas apenas anomalias que atenderem aos critrios estabelecidos.
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Inserir:
o Clique no boto .
o Selecione o setor de registro; o Selecione o setor responsvel pelo tratamento; o Selecione a classificao (leve ou grave); o Selecione o tipo (no conformidade, trabalho no conforme ou outro); o Selecione a origem (auditoria interna, auditoria externa, reunio anlise crtica, atividades rotina ou reclamao cliente interno ou externo); o Caso seja escolhida a origem auditoria interna, surgir um novo campo Tipo de auditoria para preenchimento; o Preencha o campo Descrio da anomalia; o Preencha o campo Correo, caso necessrio; o Preencha o campo Observaes, caso necessrio; o Caso necessrio, clique na aba Anexos e insira os documentos necessrios clicando em ; .
o Para finalizar o cadastro, clique em
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informaes da anomalia selecionada. Aps editar os dados, clique no boto .
Tratar: Clique no cone
informaes da anomalia selecionada. Para o tratamento da anomalia, existem duas abas:
o Anlise Diagrama de Causa e Efeito: Para fazer a anlise crtica da

anomalia usando o diagrama espinha de peixe, preencha os campos que julgar necessrio. Para visualizar o diagrama clique em .
o Tratamento: Para tratar uma anomalia, podem ser preenchidos os campos Anlise de Causas, Verificao e Padronizao. Alm disso, podem ser criados planos de ao clicando em .
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Somente os usurios com perfil de administrador e os vinculados s unidades gerenciais responsveis pelo tratamento da anomalia que possuem permisso para trat-la. Aps editar os dados, clique no boto Encerrar: Clique no cone .
informaes da anomalia selecionada. Selecione a aba Encerramento, preencha os campos Data de encerramento e Concluso. Aps editar os dados, clique no boto . Somente os administradores e os usurios vinculados s reas de qualidade (unidades gerenciais cujo campo rea de qualidade esteja selecionado) podero encerrar uma anomalia. Imprimir: Clique no cone . e confirme e excluso.
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Observaes: Legenda dos status das anomalias: o o Aberta - Obtido assim que uma anomalia criada Bloqueada - Obtido quando uma anomalia no tratada no prazo prestabelecido (o clculo do prazo feito baseado no campo Dias para travamento do tratamento da anomalia da tela de Parmetros). o Cumprimento pendente - Obtido quando um ou mais planos de ao de uma anomalia no foram cumpridos. o Encerrada - Obtido quando uma anomalia encerrada (campo Data de encerramento preenchido. o Encerramento pendente - Obtido quando uma anomalia no encerrada no prazo pr-estabelecido (o clculo do prazo feito baseado no campo Dias para encerramento da anomalia da tela de Parmetros). o Encerramento solicitado - Obtido quando a anomalia est tratada e solicitado ao setor de qualidade que verifique se o plano de ao utilizado foi adequado. o Reanlise - Obtido quando o plano de ao utilizado para o tratamento de uma anomalia no foi eficaz. o Tratada - Obtido quando uma anomalia com status 'Aberta' tem preenchidos o campo 'Anlise de Causas' e pelo menos um Plano de Ao. o Tratamento pendente - Obtido quando uma anomalia desbloqueada pela rea de qualidade.
A partir do momento que uma anomalia foi tratada, o usurio responsvel pelo setor de registro no mais poder exclu-la, nem sequer edit-la. Somente os administradores o podero fazer.
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Passado o prazo para tratamento da anomalia: o caso a mesma esteja tratada: O usurio do setor responsvel pelo tratamento s poder alterar os status dos planos de ao. o caso a mesma no esteja tratada: a anomalia bloqueada
Diagrama de transio dos status das anomalias:
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7. MENU SISTEMA 7.1 Acesso Nvel de Acesso

MENU: Sistema > Acesso > Nvel de acesso
O nvel de acesso representa o conjunto de atribuies a que um usurio possui na utilizao do Geplanes. De acordo com o nvel de acesso que sero definidas as permisses de acesso a cada funcionalidade do sistema.
Visualizar: Inicialmente so listados todos os nveis de acesso j cadastrados no

sistema.
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Inserir:
o Clique no boto .
o Digite o nome do nvel atentando para o fato de que esse nome deve ser nico, ou seja, no deve existir outro nvel de acesso cadastrado no sistema com esse nome. o Caso deseje que esse novo nvel tenha um perfil de administrador do Geplanes, marque o campo Administrador. Ao marc-lo, ser dado acesso irrestrito a todas as telas, processos e relatrios do sistema para os usurios vinculados a esse novo nvel.
o Caso o campo Administrador no seja marcado, podero ser atribudas a esse novo nvel permisses de acesso a cada tela, processo e relatrio do sistema. Para isso, clique na aba Autorizao.
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o Existem trs grupos de telas no Geplanes para os quais podem ser atribudas as permisses de acesso. Cada grupo possui o seu conjunto especfico de permisses: Listagens / Entrada de dados: possuem quatro tipo de permisses: ler, criar, editar e excluir. Para que uma tela pertencente a esse grupo possa estar disponvel para os usurios, pelo menos a permisso ler deve estar selecionada. Relatrios: possui somente um tipo de permisso: gerar. Processos: possui somente um tipo de permisso: executar. .
informaes do nvel de acesso selecionado. Aps editar os dados, clique no boto .
e confirme e excluso. Ateno: o nvel de acesso s
poder ser excludo caso no exista nenhum usurio e ele vinculado.
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7.2 Acesso Usurios

MENU: Sistema > Acesso > Usurios
Visualizar: Inicialmente so listados todos os usurios j cadastrados no sistema. Caso

prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do nome, email ou login ou selecione o nvel de acesso, dentre outros, e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas os usurios que atenderem aos critrios estabelecidos.
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Inserir:
o Clique no boto .
o Digite o nome do novo usurio. o Digite o email do novo usurio. o Digite o cargo e o ramal em que se encontra o novo usurio, lembrando que o preenchimento desses dois campos opcional; o Digite o login do novo usurio, atentando para o fato de que esse login deve ser nico, ou seja, no deve existir outro usurio cadastrado no sistema com esse login. o Digite a senha e a confirmao da senha do novo usurio. o Escolha o(s) nvel(is) de acesso ao(s) qual(is) o novo usurio estar vinculado. Para selecionar mais de um nvel de acesso, segure a tecla CTRL e clique no nvel de acesso desejado. o Selecione se o usurio est bloqueado ou no. Usurios bloqueados no podem acessar o Geplanes. o Digite alguma informao complementar, caso seja necessrio, lembrando que o preenchimento desse campo opcional.
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o Caso queira adicionar uma foto para o novo usurio, clique no boto Selecionar arquivo e escolha um arquivo no formato JPG com at 500KB de tamanho, altura de at 500px e largura de at 400px. o Para finalizar o cadastro, clique em .
informaes do usurio selecionado. Aps editar os dados, clique no boto
e confirme e excluso. Ateno: o usurio s poder ser
excludo caso no exista a ele vinculado nenhum registro de solicitao de cancelamento de indicador, solicitao de repactuao de indicador ou dirio de bordo.
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7.3 Acesso Alterar Senha

MENU: Sistema > Acesso > Alterar senha
Preencha os dados solicitados, iniciando pela seleo do usurio cuja senha deseja ser alterada. Em seguida, cadastre a nova senha, repetindo o valor cadastrado no campo Repetir nova senha. No campo Digite sua senha entre com a senha atual do usurio logado. Clique em para finalizar a alterao.
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7.4 Ano da Gesto

MENU: Sistema > Ano da gesto
O Ano da gesto define o perodo de um ano de exerccio. Rene o conjunto de indicadores que esto pactuados entre os membros da organizao para o alcance dos mesmos, naquele ano de exerccio. O Ano da gesto compreende o acompanhamento das aes em prol das metas que visam atingir o nvel / conjectura / contexto desenvolvido pelo planejamento estratgico da organizao. Um plano de gesto contempla datas limites para que haja um controle consistente das informaes sobre mapas (Negcio, Competncias, Estratgico), matrizes de iniciativas, planos de ao e indicadores gerenciados.
Listar: Inicialmente so listados todos os anos de gesto j cadastrados no sistema.

Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite o ano do exerccio ou um trecho da descrio e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas os anos de gesto que atenderem aos critrios estabelecidos.
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Inserir: Clique no boto
. Insira o ano de exerccio que deseja trabalhar.
Defina datas-limite para criao do mapa do negcio, mapa estratgico, mapa de competncias, matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso, indicadores, iniciativas e planos de ao. Essas datas definem perodos a partir dos quais fica impossibilitado o cadastro, podendo ser efetuado somente pelos administradores do sistema. Devem tambm ser definidas datas para o lanamento de resultados em cada um dos trimestres do ano de exerccio em questo. Essas datas so divididas em duas categorias: o Data limite para lanamento: perodo a partir do qual o sistema comea a notificar os usurios sobre as pendncias existentes referentes ao lanamento de resultados. o Data para travamento: perodo a partir do qual somente os administradores do sistema podero lanar ou alterar os resultados lanados. Para finaliza o cadastro, clique em .
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Copiar: Caso deseje copiar as informaes de um determinado ano de gesto, tais como suas unidades gerencias, mapas, matrizes, iniciativas e indicadores, o usurio dever clicar em .
aparecer a tela de cadastro j preenchida com as .
informaes do ano selecionado. Aps editar os dados, clique no boto
e confirme e excluso. Ateno: ao excluir um ano de
gesto, sero excludos todos os dados a ele vinculados, tais como: unidades gerenciais, mapas, matrizes, iniciativas, indicadores e planos de ao.
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7.5 Nveis Hierrquicos

MENU: Sistema > Nveis hierrquicos
Nvel hierrquico o nvel que a unidade gerencial ocupa na hierarquia da instituio.
Visualizar: Inicialmente so listados todos os nveis hierrquicos j cadastrados no

sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho da descrio e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas os nveis hierrquicos que atenderem aos critrios estabelecidos.
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. Insira a descrio do nvel hierrquico, atentando
para o fato de que essa descrio deve ser nica, ou seja, no deve existir outro nvel hierrquico cadastrado no sistema com essa descrio. Para finalizar o cadastro, clique em .
informaes do nvel hierrquico selecionado. Aps editar os dados, clique no boto .
e confirme e excluso. Ateno: o nvel hierrquico s
poder ser excludo caso no exista nenhuma unidade gerencial a ele vinculada.
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7.6 Unidades Gerenciais

MENU: Sistema > Unidades gerenciais
Unidade gerencial uma rea especfica de gesto. Compreende uma rea, setor, segmento ou unidade produtiva da empresa. Pode, ou no, estar subordinada a outra unidade gerencial, assim como pode possuir vrias outras subordinadas a ela. O Geplanes permite a definio da estrutura hierrquica entre as unidades gerenciais.
Visualizar: Inicialmente so listadas todas as unidades gerenciais j cadastradas no

sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do nome ou da sigla, ou selecione um nvel hierrquico, dentre outros, e clique em Filtrar. Sero mostradas apenas as unidades gerenciais que atenderem aos critrios estabelecidos.
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Inserir:
o Clique no boto .
o Insira um nome para a unidade gerencial, atentando para o fato de que esse nome deve ser nico, ou seja, no deve existir outra unidade gerencial cadastrada no sistema com esse nome. o Insira uma sigla para a unidade gerencial. o Selecione um nvel hierrquico pr-cadastrado. Esse campo opcional. o Caso queira criar uma relao de subordinao entre a unidade gerencial a ser criada e uma outra j existente, selecione a unidade gerencial pai no campo Subordinao. o Caso a nova unidade gerencial seja uma rea de qualidade, selecione o campo rea de qualidade. Caso esse campo seja selecionado, os usurios vinculados a essa unidade gerencial sero os responsveis pelo encerramento das aes preventivas e corretivas (anomalias) que forem cadastradas no sistema. o Caso deseje que a unidade gerencial tenha o seu prprio mapa do negcio, selecione o campo Permitir o cadastro do mapa do negcio. Caso esse campo esteja selecionado e o mapa no tenha sido preenchido, o sistema ir notificar os usurios vinculados a essa unidade gerencial sobre a pendncia existente.
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o Caso deseje que a unidade gerencial tenha o seu prprio mapa de competncias, selecione o campo Permitir o cadastro do mapa de competncias. Caso esse campo esteja selecionado e o mapa no tenha sido preenchido, o sistema ir notificar os usurios vinculados a essa unidade gerencial sobre a pendncia existente. o Caso deseje que a unidade gerencial tenha o seu prprio mapa estratgico, selecione o campo Permitir o cadastro do mapa estratgico. Caso esse campo esteja selecionado e o mapa no tenha sido preenchido, o sistema ir notificar os usurios vinculados a essa unidade gerencial sobre a pendncia existente. Caso a unidade gerencial no possua o mapa estratgico preenchido, independente de o campo acima estar selecionado ou no, o sistema automaticamente utilizar os objetivos estratgicos cadastrados no mapa estratgico de uma unidade gerencial superior. o Caso deseje que a unidade gerencial tenha a sua prpria matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso, selecione o campo Permitir o cadastro da matriz de iniciativas x fcs. Caso esse campo esteja selecionado e a matriz no tenha sido preenchida, o sistema ir notificar os usurios vinculados a essa unidade gerencial sobre a pendncia existente. Caso a unidade gerencial no possua a matriz preenchida, independente de o campo acima estar selecionado ou no, o sistema automaticamente utilizar os objetivos estratgicos cadastrados na matriz de uma unidade gerencial superior.
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o Caso deseje vincular usurios na nova unidade gerencial, clique na aba Usurios vinculados. Escolha os usurios que deseja incluir na unidade e escolha uma funo (responsvel ou apoio). A diferena entre as duas funes que os emails de notificao gerados pelo sistema so enviados somente aos responsveis. Caso um usurio seja vinculado a uma unidade gerencial, seja na funo de responsvel ou de apoio, ele s poder alterar informaes da unidade gerencial qual est vinculado, podendo tambm consultar informaes das unidades gerenciais subordinadas a ela. Usurios com perfil de administrador no podem ser vinculados a nenhuma unidade gerencial.
informaes da unidade gerencial selecionada. Aps editar os dados, clique no boto .
e confirme e excluso. Ateno: ao excluir uma unidade
gerencial, sero excludos todos os dados a ela vinculados, tais como: unidades gerenciais subordinadas, mapas, matrizes, iniciativas, indicadores e planos de ao.
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7.7 Competncia Organizacional

MENU: Sistema > Competncia organizacional
Tela onde so cadastradas as competncias organizacionais que sero utilizadas na elaborao do mapa de competncias.
Visualizar: Inicialmente so listadas todas as competncias organizacionais j

cadastradas no sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do nome da competncia e clique em Filtrar. Sero mostradas apenas as competncias organizacionais que atenderem aos critrios estabelecidos.
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. Insira o nome e a descrio (campo opcional) da .
competncia organizacional, e clique em
informaes da competncia organizacional selecionada. Aps editar os dados, clique no boto .
e confirme e excluso. Ateno: a competncia
organizacional s poder ser excluda caso no esteja sendo utilizada em algum mapa de competncias.
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7.8 Sistema de Pontuao

MENU: Sistema > Sistema de pontuao
Sistemas de pontuao so o conjunto de fatores utilizados na avaliao tanto qualitativa quanto quantitativa de alguns processos do Geplanes. Atualmente, esto sendo utilizados na Auditoria de Gesto e na Matriz de Iniciativas x Fatores Crticos de Sucesso.
Funcionalidades disponveis: Visualizar: Inicialmente so listados todos os sistemas de pontuao j cadastrados

no sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do nome do sistema de pontuao e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas os sistemas de pontuao que atenderem aos critrios estabelecidos.
89
. Insira um nome para o sistema de pontuao e
marque se deseja que ele seja utilizado na matriz de iniciativas x fatores crticos de sucesso ou no.
o Em seguida, clique na aba Fatores de avaliao para definir a descrio e o valor de cada item de avaliao. o Para finalizar o cadastro, clique em .
informaes do sistema de pontuao selecionado. Aps editar os dados, clique no boto .
e confirme e excluso. Ateno: o sistema de pontuao
s poder ser excludo caso no esteja sendo utilizado em algum processo do sistema.
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7.9 Unidades de Medida

MENU: Sistema > Unidades de medida
Um indicador necessita de uma unidade de medida para os valores lanados em seus desdobramentos. Todos os valores lanados sero valores referentes a uma unidade de medida em especfico, para que seja possvel nas referncias (meta, realizado e limites inferior e superior) uma anlise de valores de mesmas dimenses.
Visualizar: Inicialmente so listados todas as unidade de medida j cadastradas no

sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do nome ou sigla da unidade de medida e clique em Filtrar. Sero mostradas apenas as unidades de medida que atenderem aos critrios estabelecidos.
91
. Insira um nome e uma sigla para a unidade de
medida, atentando para o fato de que devem ser nicos, ou seja, no deve existir outra unidade de medida cadastrada no sistema com esse nome ou sigla. Para finalizar o cadastro, clique em .
informaes da unidade de medida selecionada. Aps editar os dados, clique no boto .
e confirme e excluso. Ateno: a unidade de medida s
poder ser excluda caso no esteja vinculada a nenhum indicador.
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7.10 Envio de e-mail

MENU: Sistema > Envio de e-mail
O Geplanes possui uma ferramenta completa de envio de email com as seguintes funcionalidades: Envio de mensagens tanto para usurios cadastrados quanto no cadastrados no sistema. Incluso de um ou mais anexos. Envio de e-mail com cpia e cpia oculta.
Para enviar uma mensagem, preencha os campos Remetente (Por default vem preenchido com o valor cadastrado no campo E-mail do remetente na tela de Parmetros.), Assunto e Mensagem. Em seguida, caso queira adicionar algum anexo, clique em . Para
a incluso dos emails de destinatrio, com cpia e com cpia oculta, existem duas formas: Usurios cadastrados no Geplanes: Clique em . Ser aberta uma
tela com todos os usurios cadastrados no Geplanes, onde ser possvel filtrar esses
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usurios por diversos critrios. Para incluir um usurio, clique em um dos botes , ou , caso queira inclu-lo como
destinatrio, com cpia ou com cpia oculta, respectivamente. Para incluir todos os usurios resultantes da pesquisa, clique em um dos botes ou ,
caso queira inclu-los como destinatrios, com
cpia ou com cpia oculta, respectivamente. Para finalizar a incluso dos usurios, clique em .
Usurios no cadastrados no Geplanes: Digite o e-mail do usurio no campo NOVO EE-MAIL e clique em um dos botes , ou
caso queira inclu-lo como destinatrio, com cpia ou com cpia oculta, respectivamente. Assim que todos os campos estiverem corretamente preenchidos, clique em .
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7.11 Histrico de e-mail Enviado

MENU: Sistema > Histrico de e-mail enviado
Atravs dessa tela possvel pesquisar todos os emails enviados pelo Geplanes, sejam eles enviados de forma automtica ou manual.
Visualizar: Inicialmente so listados todos os emails enviados pelo sistema. Caso

prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do remetente ou do assunto ou o perodo de envio do e-mail e clique em Filtrar. Sero mostrados apenas os e-mails que atenderem aos critrios estabelecidos.
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Consultar detalhes: Clique no cone

do e-mail selecionado.
e aparecer a tela com todas as informaes
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7.12 Mensagens
MENU: Sistema > Mensagens
No Geplanes, possvel cadastrar mensagens que estaro disponveis para todos os usurios que utilizarem o sistema. Essas mensagens so gerais, ou seja, se aplicam a todos os usurios e no somente a um grupo especfico ou que atenda a uma determinada condio.
Visualizar: Inicialmente so listadas todas as mensagens j cadastradas no sistema.

Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite um trecho do contedo da mensagem ou selecione o perodo de lanamento e clique em Filtrar. Sero mostradas apenas as mensagens que atenderem aos critrios estabelecidos.
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. Insira o contedo, marque se a mensagem estar .
disponvel na pgina inicial (aps o login do usurio) e clique em
informaes da mensagem selecionada. Aps editar os dados, clique no boto .
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7.13 Parmetros
MENU: Sistema > Parmetros
Tela onde so definidos diversos parmetros de configurao do Geplanes. Possui duas abas: Aba Geral: o Dias de antecedncia para envio do lembrete de criao de indicadores: Nmero de dias de antecedncia da data limite para criao de indicadores (definida no cadastro de ano da gesto) para envio de e-mail aos responsveis pelas unidades gerenciais. O envio do e-mail feito somente uma vez. Todos os responsveis pelas unidades gerenciais so notificados, independente se j efetuaram o cadastro dos indicadores ou no. o Dias para reenvio do lembrete de lanamento de resultados: Para cada indicador cadastrado no Geplanes, o sistema verifica se o resultado j foi lanado. Caso no tenha sido, o sistema verifica se a data limite para lanamento no perodo foi expirada e a data de travamento ainda no. Caso afirmativo, o responsvel pela unidade gerencial notificado via e-mail. O
99
parmetro define o nmero de dias para o reenvio do email enquanto o resultado no for lanado. o Notificar os envolvidos na anomalia: Caso esteja marcado como "Sim", a cada nova anomalia registrada, o sistema enviar um e-mail avisando do registro para cada responsvel da unidade gerencial de tratamento da anomalia. o Dias para envio do lembrete do tratamento da anomalia: Nmero de dias contados a partir da data de abertura (ou destravamento) da anomalia para envio de e-mail aos responsveis pela unidade gerencial de tratamento da anomalia, caso a mesma no tenha sido tratada (campo anlise de causas preenchido e pelo menos um plano de ao criado). Deve ser menor que o parmetro Dias para travamento do tratamento da anomalia. Os responsveis pelas reas de qualidade tambm sero notificados. o Dias para travamento do tratamento da anomalia: Nmero de dias contados a partir da data de abertura (ou destravamento) da anomalia para bloque-la, caso a mesma no tenha sido tratada (campo anlise de causas preenchido e pelo menos um plano de ao criado). o Dias para encerramento da anomalia: Nmero de dias contados a partir da solicitao de encerramento da anomalia para alterar o seu status para Encerramento pendente, caso a mesma ainda se encontre no status Encerramento solicitado. o E-mail do remetente: Endereo de e-mail que ser utilizado como remetente de qualquer e-mail enviado pelo sistema. o o Servidor SMTP: servidor SMTP que ser utilizado para o envio de e-mails. SMTP necessita autenticao: Marque Sim caso o servidor requeira autenticao com usurio e senha. o Usurio para autenticao: Usurio utilizado para autenticao no servidor SMTP. o Senha do usurio para autenticao: Senha do usurio utilizado para autenticao no servidor SMTP.
100
TESTAR CONFIGURAO DO E-MAIL: Caso queira verificar se os parmetros de configurao de e-mail esto corretos, digite um e-mail vlido nesse campo e clique em .
Aba Imagens: o Logomarca da empresa utilizada nas pginas iniciais: Pode ser inserido um arquivo de, no mximo, 500Kb e com dimenses de at 160 pixels de altura por 100 pixels de altura. o Logomarca da empresa utilizada nos relatrios: Pode ser inserido um arquivo de, no mximo, 500Kb e com dimenses de at 160 pixels de altura por 100 pixels de altura.
101
Para finalizar o cadastro dos parmetros, clique em
102
7.14 Processos de Notificao / Atualizao

MENU: Sistema > Processos de notificao / atualizao
Diariamente no Geplanes so executados alguns processos de notificao e atualizao de registros. So eles: Lembrete de criao de indicadores: Envia e-mail aos responsveis pelas unidades gerenciais alertando para a data limite da criao de indicadores. A execuo desse processo feita diariamente 01h00min. Lembrete de lanamento de resultados: Envia e-mail aos responsveis pelas unidades gerenciais alertando para o lanamento de resultados pendentes. A execuo desse processo feita diariamente 01h10min. Lembrete de tratamento de anomalias: Envia e-mail alertando aos responsveis pelas unidades gerenciais sobre a pendncia no tratamento de determinada anomalia. A execuo desse processo feita diariamente 01h20min.
103
Atualizao de status de anomalias: Percorre todas as anomalias cadastradas e atualiza seu status, caso necessrio. A execuo desse processo feita diariamente 01h30min.
Atualizao de lanamento de resultados: Atualiza os valores dos resultados no lanados para 0, caso a data limite para lanamento esteja expirada. A execuo desse processo feita diariamente 01h40min.
Funcionalidades disponveis: Atualizar: Clique no cone

e o processo especfico ser atualizado.
104
8. REFERNCIAS
GEPLANES Gesto de Planejamento Estratgico: software livre (sob licena GPL2) de linguagem livre (Java). Verso 1. Belo Horizonte: LinkCom. Disponvel em: htpp://www.softwarepublico.gov.br/ver_comunidade?community_id=20483099. Acesso em 21 de maio de 2010.

GEPlanes Manual de Utilização Da Versão 3.0

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3. MENU (P) PLANEJAR 3.1 Definio do Negcio

3.2 Definio de Competncias

3.3 Cadastrar Perspectivas

Visualizar: Inicialmente so listadas todas as perspectivas j cadastradas no sistema.

Editar: Clique no cone

e aparecer a tela de cadastro j preenchida com as

informaes da perspectiva selecionada. Aps editar os dados, clique no boto .

Excluir: Clique no cone

e confirme e excluso. Ateno: a perspectiva s poder

ser excluda caso no tenha sido utilizada em nenhum mapa estratgico.

3.4 Cadastrar Objetivos Estratgicos

Visualizar: Inicialmente so listados todos os objetivos estratgicos j cadastrados no

Editar: Clique no cone

e aparecer a tela de cadastro j preenchida com as

informaes do objetivo estratgico selecionado. Aps editar os dados, clique no boto .

Excluir: Clique no cone

e confirme e excluso. Ateno: o objetivo estratgico s

3.5 Elaborar Mapa Estratgico

3.6 Matriz de Iniciativas x FCS

Para cada iniciativa, preencha o campo Nova iniciativa e clique em

3.7 Painel de Indicadores

. Preencha os campos "O

Para excluir uma iniciativa, clique em

Para finalizar o cadastro das iniciativas e indicadores, clique em

Para finalizar o detalhamento do indicador, clique em

4. MENU (D) EXECUTAR 4.1 Lanamento de Resultados

campo Justificativa da solicitao e clique em

4.2 Executar Planos de Ao

4.3 Solicitao de Cancelamento de Indicadores

Reprovar solicitao: Basta clicar em

. Caso queira inserir uma justificativa,

solicitante receber um e-mail com o comentrio ou questionamento. o Excluir: Basta clicar em .

com perfil de administrador recebero um e-mail com o comentrio ou questionamento.

4.4 Solicitao de Repactuao de Indicadores

Reprovar solicitao: Basta clicar em

. Caso queira inserir uma justificativa,

solicitante receber um e-mail com o comentrio ou questionamento. o Excluir: Basta clicar em .

com perfil de administrador recebero um e-mail com o comentrio ou questionamento.

5. MENU (C) VERIFICAR 5.1 Relatrios Painel de Controle / Gesto Vista

Legenda dos faris:

Recarregar: Uma vez que os dados do painel de controle j esto apresentados na

Alternar entre valores apurados e acumulados: esta funcionalidade til para

Imprimir: Clique em rvore do Painel de Controle.

para gerar um relatrio em formato PDF da

Exibir legenda: Clique em faris do Painel de Controle.

para exibir a legenda utilizada nos

5.2 Relatrios Apresentao de Resultados

5.3 Relatrios Listagem de Indicadores por Objetivo Estratgico

5.4 Relatrios Alcance de Metas Institucionais

5.5 Relatrios Matriz de Iniciativas x FCS

5.6 Relatrios Mapa do Negcio

Relatrio que permite a visualizao do Mapa do Negcio da unidade gerencial selecionada.

5.7 Relatrios Mapa Estratgico

Relatrio que permite a visualizao do Mapa Estratgico da unidade gerencial selecionada.

5.8 Relatrios Mapa de Competncias

Relatrio que permite a visualizao do Mapa de Competncias da unidade gerencial selecionada.

5.9 Relatrios Pendncia no Cadastro

5.10 Relatrios Pendncia de Cadastro de Anomalia

5.11 Relatrios Anomalias

Relatrio que permite a visualizao da relao de todas as anomalias cadastradas no sistema.

5.12 Relatrios Sinttico de Anomalias por Status