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Organização, Sistemas e Métodos

A evolução da Teoria das Organizações

a) Escola Clássica;
b) Escola de Relações Humanas;
c) Abordagem Estruturalista;
d) Abordagem Sistemas Abertos;
e) Abordagem Contingencial; e
f) Tendências da Teoria das
Organizações.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Estratégia de atuação na gestão e
análises organizacionais

Um estudo organizacional
precisa se desenvolver pautado
por uma estratégia que o auxilie
no diagnóstico e tratamento
dos principais problemas da
empresa.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Estratégia de atuação na gestão e
análises organizacionais (2)
Uma boa estratégia possui os seguintes passos:
a) definição do objeto de estudo;
b) pesquisa preliminar;
c) planejamento da ação;
d) execução;
e) identificação dos principais problemas e necessidades;
f) formulação (e escolha) de alternativas de ação;
g) mudança e acompanhamento; e
h) reavaliação.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
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Obs.: Conjunto de etapas elaborado com base na experiência de Luiz Carlos de Danin Lobo.
Estratégia de atuação na gestão e
análises organizacionais (2)

A estratégia de atuação precisa ainda


contemplar uma etapa de
sensibilização, onde a idéia é tornar o
indivíduo parte da mudança,
promovendo o entendimento acerca
das razões que levam à necessidade
de transformação.

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Instrumentos de levantamento de
informações

 Entrevista;
 Questionário; e

 Observação Pessoal

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Vantagens da entrevista

 Permite maior abertura para os entrevistados;


 Permite a exposição oral;
 Possibilita conhecimento mais profundo para o
analista;
 Alcança informações “guardadas” na memória
do entrevistado;
 Proporciona um melhor julgamento sobre as
chefias e funcionários; e
 Estimula o raciocínio de ambos: entrevistado e
entrevistador.

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Desvantagens da entrevista

 Dificuldade de fazer anotações;


 Palpites e adivinhações; e

 Envolvimentos de natureza
emocional.

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Condições de aplicação do
questionário

 Falta de tempo para entrevista;


 Dificuldade de realizar entrevista;

 Distanciamento geográfico; e

 Levantamento de dados
quantificáveis.

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organizacional.
Vantagens do questionário

 Permite que se obtenha informações ao mesmo


tempo em que outra atividades são realizadas;
 Propicia ao inquirido tempo para formular
respostas;
 Vence problemas de contato entre entrevistado e
e analista; e
 Possibilita maior detalhamento nas respostas.

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Desvantagens do questionário

 Inibe o inquirido a formular críticas;


 Resistência ao preenchimento;

 Emissão de falsas informações;

 Interpretação variada de uma mesma


pergunta;e
 Lentidão do processo de tomada de informações.

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Vantagens da observação pessoal

 É um meio para se comparar as informações


obtidas com a realidade;
 Melhor receptividade às sugestões formuladas
por quem desenvolve o estudo; e
 Conhecimento técnico e prático do assunto
estudado.

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Desvantagens da observação pessoal

 Processo demorado;
 Impressões errôneas; e

 Perturbação dos trabalhos regulares.

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Estudo de layout

A importância de um estudo de
layout está no fato de que o espaço
físico organizacional influi no
trabalho desenvolvido pelos
indivíduos dentro da empresa.

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organizacional.
Indicadores de problemas no layout
 Demora excessiva;
 Fluxo confuso de trabalho;
 Excessiva acumulação;
 Má projeção de locais de trabalho; e
 Perda de tempo no deslocamento de
uma unidade à outra.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e


as modernas ferramentas de gestão organizacional.
Objetivos do estudo de layout

 Obter um fluxo de informações


eficiente;
 Obter um fluxo de trabalho eficiente;
 Facilitar a supervisão;
 Reduzir a fadiga do empregado;
 Impressionar clientes e visitantes; e
 Aumentar a flexibilidade para as
variações necessárias.

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Estratégia de um estudo de layout
 Cálculo da área necessária ou existente;
 Planta baixa;
 Verificação do fluxo de pessoas e
papéis;
 Determinação da quantidade e natureza
dos móveis e equipamentos;
 Determinação da extensão e localização
das instalações elétricas e hidráulicas;
 Preparo e disposição de miniaturas;
 Apresentação de alternativas; e
 Implantação e acompanhamento.

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Técnicas de layout

 Layout em corredor;
 Layout em espaço aberto; e

 Layout panorâmico

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Análise de processos - Fluxogramas

Indicadores de problemas no processo:

a) Filas;
b) Reclamações de outros pontos da organização;

Objetivo do estudo de processo:


Assegurar a fluidez da movimentação de papéis, pessoas e
informações na organização, mantendo os limites
decisórios dentro de padrões de eficácia e eficiência.

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organizacional.
Estratégia para estudo de processos

 Escolha do processo a estudar;


 Coleta dos passos e representação gráfica;

 Análise dos métodos do processamento


atual;
 Implantação do novo processo; e

 Manualização do processo.

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organizacional.
Técnicas
 Fluxograma sintético;
 Fluxograma de blocos;

 Fluxograma esqueleto;

 Fluxograma de procedimentos;

 Fluxograma vertical e horizontal;

 Fluxograma vertical;

 Fluxograma de documentos; e

 Planilha de fluxograma integrado.

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organizacional.
Análise da distribuição do trabalho
Indicadores de problemas na distribuição do trabalho:

a) Insatisfação de outras unidades;


b) Demora na transmissão de dados, na entrega de
documentos;
c) Divulgação em rede de dados incorretos;
d) Filas; e
e) Rendimento individual fraco.

Objetivos: verificar a qualidade do trabalho, seu


rendimento, eficácia, eficiência, produtividade e minimizar
tensões internas.
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organizacional.
Etapas da análise da distribuição do
trabalho

a) Identificação das tarefas individuais;


b) Agrupar as tarefas semelhantes em
atividades ou serviços;
c) Montar o quadro de distribuição do
trabalho; e
d) Analisar o quadro;

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as


modernas ferramentas de gestão organizacional.
Técnicas

a) Quadro de distribuição do trabalho;


b) Quadro simplificado da distribuição
do trabalho; e
c) Quadro de custo do trabalho.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e


métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.
Análise e desenho de formulários
Indicadores de problemas em formulários:

a) contínua dificuldade na compreensão e preenchimento;


b) formação de filas;
c) permanência de problemas após a racionalização do trabalho; e
d) demoras na utilização.

Objetivos: facilitar o fluxo de informações, uniformizar procedimentos,


centralizar controles, promover a criação e desenvolvimento de
formulários, fixar padrões para projeto e especificações físicas para
formulários, harmonizar o seu uso junto aos demais componentes
organizacionais e compatibilizar sua ação com as expectativas dos
funcionários.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Estratégia na análise e desenho de
formulários
 Levantamento dos formulários
existentes, classificação e
codificação;
 Levantamento do fluxo de
trabalho e da presença de
informações;
 Estudo da viabilidade do
aproveitamento dos formulários
existentes ou adaptação;
 Criação de novos formulários; e
 Teste dos formulários

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Técnicas

 Periférica; e
 Comparativa.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Manualização - elaboração e uso e
manuais

Os indicadores para o uso de manuais estão ligados a:

a) divulgação;
b) coordenação;
c) análise; e
d) treinamento.

Objetivo: permitir a reunião de informações de forma


organizada e criteriosa.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Estratégia para manualização

a) Itemizar os modelos manualizados;


b) Qualificar a manualização;
c) Elaborar o manual; e
d) Distribuir o manual.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Tipos e técnicas de manualização

a) Manual de organização, manual de estrutura;


b) Manual de instruções, manual de normas e
procedimentos, manual de processo, manual
de procedimentos, manual de serviços;
c) Manual de formulários;
d) Manual de seqüência administrativa ou de
métodos operacionais; e
e) Manual de normas.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Departamentalização (estruturação) -
formulação e análise

Objetivos:

a) aproveitar a especialização;
b) maximizar recursos disponíveis;
c) controlar;
d) coordenar;
e) descentralizar;
f) integrar ambiente e organização; e
g) reduzir conflitos.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Técnicas
a) Área geográfica;
b) Clientes;
c) Contingência ambiental;
d) Funções;
e) Mercado;
f) Número;
g) Processo;
h) Produto ou serviços;
i) Projeto;
j) Task-force ( força-tarefa); e
k) Tempo.
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e
métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.
Organograma - formulação e análise
estrutural

Objetivos

a) divisão do trabalho;
b) relação superior-
subordinado;
c) trabalho desenvolvido pelas
frações organizacionais; e
d) análise organizacional
facilitada.
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Técnicas

a) Estrutural;
b) Circular ou radial;
c) Funcional (a);
d) Funcional (b);
e) Estrutural-funcional; e
f) Matricial

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Manualização - formulação e análise
estrutural
Objetivos:

a) explicitar as diretrizes básicas


da empresa;
b) relatar resumidamente a
história da empresa;
c) demonstrar a estrutura
organizacional;
d) definir funções, posições,
responsabilidades e relações
entre cargos; e
e) atender às exigências das Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização,
normas internacionais. sistemas e métodos e as modernas
ferramentas de gestão organizacional.
Tipos e técnicas

a) Manual de política;
b) Manual de organização (a);
c) Manual de organização (b);
d) Manual de organização (c); e
e) Manual de organização (d).

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Sistemas de informação nos estudos
organizacionais
Objetivos:

a) estabelecer uma estrutura organizacional com delegação de


autoridade e responsabilidade bem definidas;
b) elaborar normas de conduta adequadas;
c) criar uma filosofia e uma estrutura de comunicação e de
treinamento;
d) criar subsistemas de informações; e
e) possibilitar programas de auditoria.

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Técnicas

a) Sistemas de informações (a); e


b) Sistemas de informações (b).

Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Mudança organizacional
Como desenvolver um programa de mudança?

a) suporte da alta administração;


b) consciência sobre o impacto do processo de
mudança;
c) preparação da mudança;
d) conhecer o alcance dos vários programas de
mudança;
e) não esperar resultados plenos e imediatos;
f) congruência entre os objetivos da mudança e os
valores da empresa; e
g) controle. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as
modernas ferramentas de gestão organizacional.
Mudança organizacional
O que é mudança organizacional?

É qualquer alteração significativa dentro da


organização, que seja articulada, planejada
e operacionalizada por pessoal interno ou
externo à organização, tendo ainda o apoio
e supervisão da administração superior. A
mudança organizacional deve atingir os
componentes comportamental, estrutural,
tecnológico (equipamentos), estratégico e
tecnológico (conhecimento), qualquer que
seja a ferramenta a ser utiizada
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Bibliografia
ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos
e as modernas ferramentas de gestão organizacional.
São Paulo: Atlas, 2000.