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Como Redigir Ofícios e Memorandos

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Atos Administrativos

Como redigir ofícios, memorandos, e-mails e outras formas de correspondência oficial

Rey Vinas

Atos Administrativos
Como redigir ofícios, memorandos, e-mails e outras formas de correspondência oficial

© Rey Vinas Todos os direitos desta edição reservados

SCN, Quadra 5, Bloco A, Brasília Shopping, Torre Sul 13.º andar, sala 1304 Telefones (061) 328-8010 Fax: (061) 327-6610 E-mail: suspensa@brturbo.com CEP 70715-900

Preparação Arlene de Medeiros Rones Lima Elisabete Vinas Capa Rones Lima

VINAS, Rey. Atos administrativos: como redigir ofícios, memorandos, e-mails e outras formas de correspondência oficial. / Rey Vinas. – Brasília: Projecto Editorial, 2003. 166p. ISBN 85-98401-19-3 1. Correspondência oficial 2. Administração pública. 3. Redação oficial. CDD 651.75

A Elisabete, que é luz, e a Nadja, Beatriz, Nathália e Emanuel, outros astros.

Sumário
Apresentação, 11 Princípios, 13 Da publicidade, 14 Da impessoalidade, 15 Polidez, 16 A quem se fala, 16 Clareza, objetividade e concisão, 16 Para dizer só o necessário: a concisão, 17 O custo invisível da má redação, 18 Estrutura complexa, 19 Atualização permanente, 19 Linguagem e texto, 21 Linguagem e pensamento, 21 A organização do pensamento, 22 A sedução da escrita, 23 Técnica de escrita, 24 Simplicidade, 25 Objetividade, 26 Concisão, 27 A redação passo a passo, 29 Conhecer é essencial, 29 O plano da redação, 30 Tudo o que fica pronto na vida foi construído antes, na alma, 33 Formas de tratamento, 37 Concordância com os pronomes de tratamento, 38 Emprego dos pronomes de tratamento, 39

Fechos, 42 Título de representante diplomático, 45 O que deve ser evitado na redação oficial, 45 Remissão a texto legal, 45 Redação de atos normativos, 47 Do geral para o particular, 49 Numeração, 50 Citações, 50 Folhas de continuação, 52 Atos administrativos, 53 Apostila, 55 Elementos da apostila, 55 Ata, 59 Regras gerais, 59 Ato de assentamento, de valor jurídico, 61 Elementos da ata, 61 Atestado, 67 Elementos do atestado, 67 Certidão, 71 Elementos da certidão, 71 Despacho, 75 Elementos do despacho, 75 Exposição de motivos, 79 Elementos da exposição de motivos, 79 Fac-símile, 83 Informação, 85 Elementos da informação, 86 Memorando, 89 Elementos do memorando, 90 Ofício, 95 Outras observações sobre o ofício, 95 Elementos do ofício, 97 Instrução Normativa & Ordem de Serviço, 101 Elementos da instrução normativa e da OS, 102 Parecer, 107 Elementos do parecer, 108 Portaria, 111 Elementos da portaria, 111 Requerimento, 115 Elementos do requerimento, 115 Projeto básico & Projeto executivo, 119

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Projeto básico, 121 Requisitos, 123 Padronização, 123 Elementos, 123 Elaboração, 124 Considerações iniciais, 124 Projeto executivo, 129 Roteiro, 131 Redação de e-mail, 135 Discernimento, 137 Assuntos pessoais e corporativos: distinção, 137 Estrutura do e-mail, 138 Símbolos, 139 Outras recomendações, 139 Expressões & vocábulos latinos nos atos oficiais, 143

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Apresentação
Padronizar os atos administrativos é condição essencial à eficiência das instituições públicas e decorre da necessidade de racionalizar o trabalho da Administração. Atos padronizados dão caráter profissional à documentação, tornam uniformes os documentos e lhes atribuem boa aparência e legibilidade. Um outro fator leva à necessidade da padronização: o controle da qualidade. Atos não normatizados, irregulares, revelam “desconcerto”, apontam “desacerto”, até desorganização, porque são precariamente concebidos e produzidos. É comum um mesmo órgão público utilizar diferentes “modelos” de portaria, ofício, memorando, executados em variados formatos de papel, às vezes até com texto em colorido. A qualidade decai na mesma proporção do mau gosto; a legibilidade é dificultada. Há má idealização do ato, má diagramação e exposição desordenada das idéias. Constata-se, por tudo isso, que a observação de normas na elaboração dos atos oficiais contribui para textos objetivos, comunicativos, limpos. Este livro baseia-se num conjunto de concepções sobre atos administrativos que reuni num manual para o Tribunal Superior Eleitoral. Sai, porém, com maior quantidade de informações. Nele me foi possível expor pontos de vista que não considerei adequados a uma obra institucional. A
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escrita segue o princípio da redação jornalística, profissão que exerci durante vários anos e que me permitiu uma experiência diferenciada com o texto. O livro pretende funcionar como um guia para a redação de atas, portarias, ofícios, memorandos, instruções normativas e e-mails, entre outros documentos da moderna Administração. Estabelece padrões de forma e de fundo às mensagens e alerta para a criatividade como fator que contribui para a vivacidade da comunicação; objetiva explicar quais os padrões de emissão dos principais documentos utilizados pelas repartições públicas e os critérios mínimos a serem atendidos quando de sua elaboração. Servirá ainda, em muitos pontos, como conselheiro na produção de textos de diversa natureza. O Autor

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Princípios
É curioso constatar a relação entre a redação de atos oficiais (ofícios, memorandos, portarias, etc.) e o Direito. A muitos escapa que a escrita de um simples despacho deve atender a dois princípios constitucionais caros às atividades da Administração: a impessoalidade e a publicidade. Essa exigência é evidenciada logo nas primeiras páginas do Manual da Presidência da República (Brasília: Presidência da República, 1991. p. 5), publicação muito utilizada pelos órgãos do Poder Executivo. Há, porém, na Administração, quem produza atos oficiais sem critério, sem rigor, esquecendo-se de que estes, como mensagens de natureza pública, necessitam de uniformidade, condição essencial à comunicação eficiente e objetiva. Por comodidade ou descaso, há quem ignore as normas de elaboração de atos administrativos. Há instituições que acatam sem o menor desconforto esse “descuido”, considerando filigrana estabelecer padrões para a redação oficial. Não é raro encontrar uma mesma instituição valendo-se de um sem-número de “formas” para o ofício ou o memorando, ou utilizando-se de um mesmo “modelo” para ambos. Isso não é só desaconselhável, como também pouco prático e antieconômico. O ideal é que toda correspondência utilizada no âmbito de uma entidade, seja ela pública ou privada, siga padrões
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de elaboração, normas concebidas para a eficiência da comunicação. A comunicação eficiente, aliás, é um dos requisitos para o sucesso das organizações. É fator de economia e interfere positivamente nos resultados da empresa, mas, para chegar a isso, é necessário seguir alguns pequenos conselhos. Diz o Manual da Presidência da República:
A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente, esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no art. 37: “A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade (...)”. Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.

Da publicidade

Para dar real publicidade a um ato é necessário que seu texto seja claro. Publicar em diário oficial texto obscuro ou dúbio cumpre mera formalidade. A publicidade de um ato extrapola a divulgação pura e simples, por qualquer meio. Ao cidadão deve ser dado conhecer o conteúdo do ato, a sua mensagem efetiva. Nisso reside a verdadeira publicidade. Nos casos em que o texto é eminentemente técnico, pelo menos os especialistas na matéria devem compreender a linguagem em que ele se apresenta. E há casos em que não é possível de nenhum modo compreender a escrita. Atos dessa natureza, incompreensíveis, não dão
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conhecimento das práticas da Administração. A publicidade, assim, não se efetiva.
Da impessoalidade

A impessoalidade não consiste em deixar de utilizar a primeira pessoal gramatical. Há quem considere o uso do plural (como que) de modéstia como indicador de impessoalidade (Encaminhamos a V. Sa. as informações...). É um expediente equivocado. Ser impessoal na redação técnica significa retirar do texto traços de subjetivismo que atribuam à mensagem uma visão inaceitavelmente particularizada do assunto tratado, que possa resultar em preconceito, juízos íntimos ou emocionais, egocentrismos... Um memorando, ainda que em terceira pessoa, que demonstre impertinência, arrogância, sarcasmo, é um documento que não possui o atributo da impessoalidade. Quando um documento resvala dessa forma para o âmbito subjetivo, perde em eficácia, porque os atos na esfera pública cumpremse por serem objetivos, exatos, racionais, praticáveis. A emocionalidade desequilibrada nessa área é um dos caminhos para o erro e para o fracasso das realizações. Em nenhum momento poderá a figura do redator projetar-se na mente do destinatário. O receptor de uma mensagem cheia de ironia estará muito pouco propenso a dar solução ao que quer que seja. Poderá até dar encaminhamento às questões demandadas no documento, mas de malgrado. E se se tratar de um espírito vingativo ou magoado, fará de tudo para que nada ocorra a contento. Perde o interesse público, que não se efetiva, diante de rusgas internas e dissabores interpessoais.
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A redação oficial deve preocupar-se acima de tudo com a eficácia e a exatidão das informações.
Polidez

Todos os cuidados relacionados à impessoalidade também constituem requisitos da polidez, qualidade essencial aos atos oficiais. O tratamento respeitoso e digno deve estar presente em todo documento, qualquer que seja o destinatário. Expressões rudes ou irreverentes, intimidades, linguagem rés ao chão, tudo isto denuncia falta de cortesia.
A quem se fala

A consideração do destinatário é um outro importante fator para a eficácia da redação oficial. Em qualquer processo de comunicação, é tão importante saber a quem se fala quanto aquilo que se diz. Em muitos casos, o modo de dizer estará subordinado ao perfil do destinatário, e a pergunta a quem se fala determinará em alto grau o modo de concepção da mensagem. Pensar no destinatário é um dos indicadores de qualidade da comunicação. Diz Adalberto J. Kaspary no seu Redação oficial: normas e modelos (14. ed. Porto Alegre: Edita, 1998):
A mensagem não compreendida exatamente pelo seu receptor pretendido torna-se, muitas vezes, motivo de conflitos ou, ao menos, de reações inadequadas, quando sua finalidade é concorrer para o funcionamento harmônico e operante de um órgão ou setor de trabalho. O destinatário é, pois, elemento de extrema importância a ser considerado em qualquer comunicação.

Clareza, objetividade e concisão

A clareza, a objetividade e a concisão são elementos que devem presidir a elaboração dos atos oficiais. Elas impedem que o
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texto do ato chegue ao obscuro e ao incompreensível e asseguram a comunicabilidade, portanto a eficácia, da mensagem. A mensagem de uma instituição deve comunicar de modo transparente e ser o resultado de uma aspiração quase utópica, representada na frase de Geir Campos: “Eu quisera ser tão claro que ao dizer rosa! todos soubessem o que haviam de pensar. Mais, quisera ser tão claro que ao dizer já! todos soubessem o que haviam de fazer”. A padronização do leiaute e dos textos dos atos oficiais deve contribuir para essa finalidade básica: comunicar com impessoalidade e clareza. A clareza do texto, aliada à correta diagramação do documento, possibilita a rápida compreensão do conteúdo da mensagem pelo leitor.
Para dizer só o necessário: a concisão

O autor de Grande sertão: veredas, Guimarães Rosa, assim resumiu, num insight poético: “Escrever é a arte de cortar palavras”. O professor William Strunk Jr., de altos estudos da língua inglesa, ensinou de modo mais extenso:
A prosa vigorosa é concisa. A frase não deve ter palavras desnecessárias nem o parágrafo frases desnecessárias, pela mesma razão que o desenho não deve ter linhas desnecessárias, nem a máquina partes desnecessárias. Isso não quer dizer que o autor faça breves todas as suas frases, nem que se evite todo detalhe, nem que trate seus temas só na superfície: apenas que cada palavra conta (Correio Braziliense. Brasília, mar. 1999. Apud SQUARISI, Dad. Dicas de Português).

Esse ensinamento é válido para qualquer tipo de texto, seja ele literário ou técnico-administrativo. É a base de toda boa escrita e parece simples. Apenas parece. Alcançar um
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texto “enxuto”, sem “gorduras”, é tarefa das mais árduas. Fazer-se compreender de modo translúcido exige o esforço de uma epopéia.
O custo invisível da má redação

As dificuldades de redação emperram o andamento da organização, conduzem a desentendimentos e a um altíssimo “custo invisível” (que não aparece na contabilidade da instituição), resultante da demora na execução de uma atividade, do retrabalho, da burocracia inútil, do estresse pelo malfeito, das dificuldades na recuperação de informações, etc.) Em seu Prontuário de redação oficial (14. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1988), João Luiz Ney afirma:
A dinâmica administrativa encontra, na capacidade de redação de seus servidores, recursos dos mais eficazes para o seu processamento. Ausente essa capacidade num setor da administração, mais difícil se torna ao seu dirigente dedicar-se aos problemas que lhe são pertinentes – o planejamento, a coordenação e o comando. Seu tempo estará quase totalmente absorvido na revisão e emenda de textos mal redigidos e suas energias logo se esgotarão no esforço diário de reescrever o que seus auxiliares não souberam estruturar em linguagem apropriada e correta.

Luiz Ney, porém, parte de um princípio nem sempre verdadeiro: o de que o dirigente sabe escrever. O dirigente muitas vezes sabe apenas o que quer, o que pretende dizer. Isso não o habilita necessariamente a conseguir reescrever a má redação de seus auxiliares.
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Estrutura complexa

Toda escrita é uma estrutura complexa. Passar da idéia ao texto exige treinamento constante. Escrever bem é escrever sempre. E no caso da redação oficial, é necessário conhecer ainda os aspectos específicos desse tipo de mensagem. Ela exige unidade, deve ser escrita em padrão culto de linguagem e seguir formalidades que a caracterizam de modo inconfundível.
Atualização permanente

O estilo da redação oficial, apesar de seus vários aspectos limitadores, não deve estagnar. Ele precisará estar sempre em atualização. O redator, ao longo do exercício de sua atividade, deverá estar permanentemente buscando a maneira mais eficiente de produzir o texto, a forma mais agradável (ela é geralmente a mais simples) de dizer a mensagem, para evitar a construção apática, as fórmulas desgastadas, a estrutura débil. É certo que não se pode realizar uma revolução a cada escrita, mas não se pode também acomodar ao que já se tornou inexpressivo.

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Linguagem e texto
Ao redigir atos oficiais, deve-se obedecer de certa forma aos mesmos princípios de organização de qualquer outro tipo de texto – para alcançar clareza na exposição e, assim, comunicação eficaz. A eficácia de que falo refere-se à capacidade de fazer o leitor compreender com facilidade aquilo que está escrito e – mais ainda – de convencê-lo, se for o caso, com o argumento dessa escrita. No manual que desenvolvi para o Tribunal Superior Eleitoral (Manual de padronização de atos oficiais administrativos. Brasília: TSE/SDI, 2002), em que tive o apoio da equipe de editoração daquela instituição e a crítica valiosa de muitos, dediquei um capítulo inteiro a esse tema, com fundamento em minha experiência como editor e jornalista, e nos estudos que desenvolvi acerca da teoria do texto, da teoria literária e da comunicação empresarial. São considerações pontuais do que coligi de mais significativo sobre a arte/técnica da escrita, que agora apresento em resumo.

Linguagem e pensamento
O pensamento humano se organiza, articula-se e ganha nitidez à medida que o indivíduo exercita a linguagem. Quanto mais nos esforçamos para exprimir nossas
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idéias de modo claro, mais alcançamos essa virtude rara na comunicação. Isso nos leva a admitir que a escrita pode ser aprimorada ao longo do tempo. Não há a menor dúvida quanto a isso. Uma criança, logo que consegue utilizar a linguagem dos adultos e deixa para trás as expressões desconexas e fragmentadas e o balbucio de seus primeiros anos, consegue um desenvolvimento espetacular de raciocínio que transforma o seu modo de estar no mundo: ganha autoconfiança e se reconhece possuidora de um alto grau de convencimento. À medida que aperfeiçoa a linguagem, aprimora o modo de pensar, porque o desenvolvimento da linguagem permite a organização do pensamento e a exteriorização deste em toda a sua complexidade. Disso deduzimos que a boa linguagem é aquela que: 1) expressa adequadamente um assunto pensado; 2) possui características que levam à total atenção ao que está sendo comunicado (porque nos seduz e nos convence); e 3) respeita um padrão lingüístico admitido coletivamente como ideal (a correção gramatical).

A organização do pensamento
Diz o poeta francês Boileau que aquilo que é bem concebido se enuncia com clareza (Ars poétique, I, p. 153), o que nos leva à importância da reflexão como pré-requisito para a expressão. É necessário pensar detidamente sobre um assunto, uma idéia, antes de expressá-la. Ao refletir sobre a massa disforme e confusa que é a origem do pensamento, vai-se aos poucos dando a ele ordem e corporificação e, ato contínuo, um comando interno passa a tentar encontrar as palavras exatas que
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servirão para dizê-lo. É impressionante como raramente fazemos isso em nossa vida diária. O que dizemos normalmente nos sai por impulso, após um mínimo de reflexão. O mestre J. Mattoso Câmara Jr. ensina em seu Manual de expressão oral e escrita (2. ed. J. Ozon, 1966. p. 10):
A precisão lógica da exposição lingüística importa, antes de tudo, no problema da composição, que consiste em ajustar e concatenar os pensamentos. O próprio raciocínio ainda não exteriorizado depende disso para desenvolver-se. Antes de nos fazermos entender pelos outros, temos de nos entender a nós mesmos (...).

A sedução da escrita
Para seduzir, ainda que em uma comunicação oficial, é preciso um mínimo de preocupação estética com o argumento, o que pressupõe a escolha de palavras, um agradável ritmo frasal, um tom ideal e, sobretudo, leveza. O sentimento estético (artístico) é inerente ao ser humano. Todos reconhecem uma escrita pesada e seca, às vezes ríspida; todos reconhecem de imediato uma sentença “sem vida”. É possível, pois, vencer a monotonia e a esterilidade de um ato administrativo com o uso de uma linguagem mais inspirada (que nem por isso deve deixar de ser adequada e objetiva). Às vezes uma única palavra muda radicalmente a forma de recepção de um texto. E deve-se levar em conta que, por si só, a correção gramatical é fator de atração. Uma escrita com erros grosseiros impõe reação à mensagem, depõe contra o emissor, reduz o seu status e expõe debilidade cultural.
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É ainda de Mattoso, na obra citada (p. 12), a afirmação de que a obediência às regras gramaticais se impõe por três motivos:
Em primeiro lugar, elas consubstanciam as conclusões de várias gerações de homens que se especializaram em estudar a língua e em observar a sua ação e os seus efeitos no intercâmbio social. Muitas normas e convenções da gramática representam uma experiência longa e coletiva em matéria de expressão lingüística, e acatálas é seguir uma estrada batida e correr menos riscos, mesmo no âmbito da lógica da formulação. Em segundo lugar, acham-se apoiadas por um consenso geral e através delas se facilita a projeção de nossas idéias e a aceitação do que assim dizemos. Finalmente, estranho como pareça, é perfeitamente lícito afirmar que uma atitude de independência em face de regras gramaticais cabe de direito aos literatos, antes que aos que usam a linguagem com objetivo prático. Do literato espera-se uma visão pessoal em questões de forma lingüística, já que a língua é a sua preocupação primária e a matériaprima de sua arte.

A gramaticalidade é essencial ao ato administrativo, mas deve-se ter cuidado com os excessos. Grandes efeitos retóricos e escrúpulos exagerados de gramaticalidade podem atribuir ao texto jeito de “literatura”, artificialidade ou empáfia – verdadeiras armadilhas à boa comunicação.

Técnica de escrita
Redigir bem resulta do desenvolvimento de uma técnica de escrita que deve ser cuidadosamente adquirida. Se é produto de técnica, envolve trabalho sistemático e supõe
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possibilidade de aperfeiçoamento. Redigir bem, portanto – e nisso parecem unânimes especialistas e teóricos do texto –, origina-se do redigir sempre, do exercitar-se na linguagem escrita. Um texto eficiente e claro (digamos também elegante), deve suas qualidades ao modo de dizer, não àquilo que diz. O que valoriza um assunto é a maneira de contá-lo, de expô-lo. Um enunciado capaz de transmitir com clareza e simplicidade uma mensagem é uma conquista que se obtém pouco a pouco, no duro ofício de redigir e redigir criticamente, mas isso guarda alguns segredos: simplicidade, objetividade e concisão, clareza. Diz Quintiliano:
(...) que seja tal a clareza, que a mais fraca atenção baste para compreender e o pensamento impressione os espíritos, como o sol impressiona a vista. Não basta que o ouvinte possa compreender-nos; mister é, mais do que isso, que de nenhum modo possa deixar de nos compreender.

Um conjunto de observações pode auxiliar nessa tarefa:

Simplicidade
Um dos principais problemas de quem passa a dedicarse mais intensamente à escrita é a inclinação a dizer de forma complicada. Talvez por ser a linguagem escrita mais artificial, menos espontânea que a linguagem falada, é comum que o redator iniciante seja levado a fazer rodeios, a falar difícil, a ser prolixo, como se a forma obscura (até incompreensível) da escrita fosse sinônimo de erudição e sabedoria. Nada mais falso. A escrita admirável é aquela que é reta naquilo que diz, sem volteios, sem labirintos. Dizer eficientemente é dizer de
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forma simples. Escreva indo diretamente ao ponto; se possível, como se conversasse. Escrever apenas o essencial é também questão de hábito. Disciplinar-se para ser objetivo vem de determinação interior e da adoção de princípios rigorosos de escrita. Quem se permite ser prolixo não conseguirá escrever com simplicidade. E a grandeza da redação oficial – e de quase toda escrita – consiste em ser humilde diante da linguagem. Há um historiador radicado em Brasília, Fernando Tamanini, que constrói seus livros sobre a capital federal seguindo o princípio árduo e trabalhoso da redação límpida. Leva esse princípio a ferro e fogo. Como resultado, aos 80 anos de idade, apresenta em suas obras um tal grau de legibilidade que não recordo ter deparado textos de história mais bem elaborados.

Objetividade
Use no seu texto frases curtas, preferencialmente. Frases longas cansam e levam o leitor à dispersão. Enunciados breves facilitam a compreensão. Evite contaminar o seu texto com uma infinidade de vírgulas. Uma frase longa nada mais é que o acúmulo de duas ou mais frases curtas. Prefira também palavras breves. Entre duas palavras, opte pela de menor extensão. Ensina a jornalista Dad Squarisi, do Correio Braziliense, especialista em questões da linguagem: “Em vez de falar falecer, escreva morrer; em lugar de somente, só; de matrimônio, casamento; de féretro, caixão; de morosidade, lentidão” (SQUARISI, Dad. Dicas de Português. Correio Braziliense. Brasília, mar. 1999).
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Organize suas sentenças de forma positiva, evite dizer por meio de negativas: não lembrar é esquecer; não comparecer é faltar; não chegar no horário é atrasar. Opte também pela voz ativa. A voz passiva é uma estrutura sem vigor, apática. Em vez de: A portaria foi assinada pelo diretor-geral, prefira: O diretorgeral assinou a portaria.

Concisão
A concisão consiste em dizer o máximo com um mínimo de palavras. Isto não guarda nada de abstrato ou subjetivo. Um dos caminhos para a concisão, aliás, resulta da adoção de um procedimento simples, que pode ser extraído dos conselhos de Dad:
Abuse de substantivos e verbos: escreva com a convicção de que no idioma só existem essas duas classes de palavras. As demais – sobretudo adjetivos e advérbios – devem ser usadas com a sovinice do Tio Patinhas. Na dúvida, deixe-os pra lá: (Normalmente) ao redigir textos (informativos), use substantivos (fortes) e verbos (expressivos).
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Essa, aliás, como ressalta a jornalista, é uma lição de Veuillot: “É preciso escrever com a convicção de que só há duas palavras no idioma – o substantivo e o verbo. Ponhamo-nos em guarda contra as outras palavras”.2 O que se quer dizer com isso não é que se atirem fora as outras classes gramaticais, mas apenas que se usem adjetivos e advérbios com sua específica função: tornar
1 SQUARISI, Dad. Dicas de Português. Correio Braziliense. Brasília, mar. 1999. 2 Id. Ibid.

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preciso e exato aquilo que realmente precisa de especificação para ser exato e convincente. Quanto à precisão, valemo-nos mais uma vez do ensinamento da jornalista:
Gato siamês é mais singular que simplesmente gato; homem, mais do que animal; laranjeira, mais do que árvore; árvore, mais do que planta ou vegetal. Escrever “foi um período difícil” constitui uma vagueza. ”Estive desempregado durante três meses” dá o recado. Não foi por acidente que Gonçalves Dias compôs: “Minha terra tem palmeiras/Onde canta o sabiá”. Se tivesse dito, “Minha terra tem árvores/Onde canta o pássaro”, seus versos estariam mortos e enterrados. Sem direito a missa.
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3 SQUARISI, Dad. Op. cit.

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A redação passo a passo
Antes de retomar o estudo dos atos oficiais, vale realizar algumas reflexões sobre a arte da livre escrita. Qualquer pessoa que conheça um assunto é capaz de escrever sobre ele. Não há receitas de como redigir, embora haja sobre isso princípios razoavelmente aceitos, que fazem parte de uma preparação inicial de que dão conta a prática e o esforço. Parte dessa prática se adquire com o ensino escolar, a outra parte com a leitura conduzida de forma inteligente. E alguns instrumentos precisam ser conhecidos, como a organização de um plano de redação, além de informações valiosas, tiradas da experiência, sobre o que deve e o que não deve ser feito.

Conhecer é essencial
O primeiro passo para chegar a uma boa redação é avaliar se o conhecimento que se tem do assunto a ser desenvolvido é suficiente para um bom argumento. Se se conhece pouco, dificilmente haverá bom resultado. Leia. Converse. Consulte. Ouça. Neste exato momento, comece a anotar aspectos que interessam ao seu texto. Crie a força do seu argumento!
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Ao coletar as informações, estabeleça uma hierarquia entre elas. Destaque as mais importantes, as de maior impacto, as que contribuirão mais decisivamente para o que você pretende. Esta é uma das etapas da organização do pensamento. Quando me iniciei no jornalismo, há 15 anos, como repórter, nos primeiros dias vivi uma tortura. Chegava à redação com páginas e páginas de anotações das reportagens que me davam a realizar. Perdia-me no emaranhado de depoimentos, de registros, de observações pessoais. E me demorava na elaboração das matérias porque gastava um tempo precioso tentanto achar um nexo entre os dados, fazê-los coerentes entre si. Até que descobri que poderia organizar toda a informação ainda em campo, exercitando a memória e o ouvir. Passei a anotar apenas tópicos, que me permitiam reconstituir mentalmente, na Redação do jornal, num plano estruturado de trabalho, toda a história que eu precisava contar. Anos depois, as minhas anotações serviam apenas como lembranças do que a memória duvidava houvesse retido. Eu escrevia então diretamente no computador, indo raramente às notas, como resultado de uma organização mental exercitada cotidianamente que me permitia redigir “de uma penada”.

O plano da redação
Um plano de redação não consiste de simples anotações sobre o que se pretende escrever. Pode até resultar
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de uma “tempestade de idéias” (aquele exercício de criatividade em que se registra no papel tudo o que vem à mente, ainda que aparentemente nesse mister surjam coisas sem sentido), mas o jorro de pensamentos deve ser logo depois organizado em conjuntos de significados conexos e coesos que permitam dar unidade à comunicação. De outra maneira, a redação se tornará uma colcha de retalhos, inconsistente. Há um texto de Nizan Guanaes que é exemplar da unidade comunicativa. É um discurso feito por ele para uma turma de formandos em Administração, na Bahia. Aqui o reproduzo a título de exemplo. Os significados conexos nesse texto são organizados a partir das oposições dinheiro versus realização, e trabalho versus acomodação. Nizan articula em blocos os seguintes argumentos: o pensar em realizar traz mais fortuna do que o pensar em fortuna e o realizar deve ter como combustível o amor ao trabalho e o trabalho incessante. A partir dessa “espinha dorsal”, que serve de sustentação às reflexões desenvolvidas no texto, foi possível ao autor seguir um planejamento nítido e indiscutível: 1. o discurso é formado por aconselhamentos. Isto será dito logo no primeiro parágrafo e preparará o “espírito” do leitor. Essa decisão tornará a abertura algo inusitado para o começo de uma explanação e permitirá desenvolver quase todo o trabalho com frases no imperativo. Os argumentos, assim, ganharão em contundência; 2. o segundo parágrafo inicia-se com o juízo básico do texto: “Não paute sua vida nem sua carreira pelo dinheiro”. É a indicação do que não deve ser feito, seguida do argumento sobre o que se deve fazer: “Ame seu ofício com
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todo coração”, etc. É uma fórmula simples: não faça isto, faça aquilo... 3. O terceiro parágrafo busca justificativas externas que reforcem a opinião do autor: Napoleão não invadiu...; Hitler não matou... Michelângelo não passou... por dinheiro. Essa linha de raciocínio impacta, porque mostra que grandes realizações e feitos espetaculares, para o bem ou para o mal, têm antes como motor ideais de realização e convicções. 4. O quarto parágrafo parte do mesmo princípio do anterior, mas opta por dar enfoque a um comportamento positivo e altruísta que nada tem a ver com dinheiro: o da freira que assiste leprosos. Percebe-se aí toda uma concepção dramática da linguagem, que se desenvolve a partir de um eixo de argumentação baseado no grau de impacto das idéias e “revelações” que são levadas ao leitor, pautadas na vivência e na experiência de leitura do autor, de tal modo que até as referências textuais, além de adequadas, são provocativas: “Seja quente ou seja frio, não seja morno que eu te vomito”, condenação metafórica da indecisão, apologia da firmeza, não importa o rumo. Isso poderia ser dito de outra maneira: “Quem quer agradar a todos não agrada a ninguém”. Só que esta frase, por demais usual, um clichê, não detém o poder de mobilização daquel’outra, tirada da Bíblia! Seria excessivo discorrer sobre a concepção estrutural de todo o texto. O leitor habilidoso saberá encontrar o grau de coesão e unicidade argumentativa alcançado por Nizan. Então vamos a ele.
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Tudo o que fica pronto na vida foi construído antes, na alma
Nizan Guanaes Dizem que conselho só se dá a quem pede. E se vocês me convidaram para paraninfo, sou tentado a acreditar que tenho sua licença para dá-los. Portanto, apesar da minha pouca autoridade para dar conselhos a quem quer que seja, aqui vão alguns que julgo valiosos. Não paute sua vida nem sua carreira pelo dinheiro. Ame seu ofício com todo coração. Persiga fazer o melhor. Seja fascinado pelo realizar, que o dinheiro virá como conseqüência. Quem pensa só em dinheiro não consegue sequer ser um grande bandido ou um grande canalha. Napoleão não invadiu a Europa por dinheiro. Hitler não matou seis milhões de judeus por dinheiro. Michelângelo não passou 16 anos pintando a Capela Sistina por dinheiro. E, geralmente, os que só pensam nele não o ganham. Porque são incapazes de sonhar. E tudo o que fica pronto na vida foi construído antes, na alma. A propósito disso, lembro-me de uma passagem extraordinária, que descreve o diálogo entre uma freira americana cuidando de leprosos no Pacífico e um milionário texano. O milionário, vendo-a tratar daqueles leprosos, disse: “Freira, eu não faria isso por dinheiro nenhum no mundo”. E ela respondeu: “Eu também não, meu filho”. Não estou fazendo com isso nenhuma apologia à pobreza, muito pelo contrário. Digo apenas que pensar em realizar tem trazido mais fortuna do que pensar em fortuna. Meu segundo conselho: pense no seu País. Porque, principalmente hoje, pensar em todos é a melhor maneira de pensar em si. Afinal é difícil viver numa nação onde a maioria morre de fome e a minoria morre de medo. O caos político gera uma queda de padrão de vida

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generalizada. Os pobres vivem como bichos, e uma elite brega, sem cultura e sem refinamento, não chega a viver como homens. (...) Meu terceiro conselho vem diretamente da Bíblia: seja quente ou seja frio, não seja morno que eu te vomito. É exatamente isso que está escrito na carta de Laudicéia: seja quente ou seja frio, não seja morno que eu te vomito. É preferível o erro à omissão. O fracasso, ao tédio. O escândalo, ao vazio. Porque já vi grandes livros e filmes sobre a tristeza, a tragédia, o fracasso. Mas ninguém narra o ócio, a acomodação, o não-fazer, o remanso. Colabore com seu biógrafo. Faça, erre, tente, falhe, lute. Mas, por favor, não jogue fora, se acomodando, a extraordinária oportunidade de ter vivido, tendo consciência de que cada homem foi feito para fazer história. Que todo homem é um milagre e traz em si uma revolução. Que é mais do que sexo ou dinheiro. Você foi criado para construir pirâmides e versos, descobrir continentes e mundos, e caminhar sempre, com um saco de interrogações na mão e uma caixa de possibilidades na outra. Não use rider, não dê férias a seus pés. Não se sente e passe a ser analista da vida alheia, espectador do mundo, comentarista do cotidiano, dessas pessoas que vivem a dizer: eu não disse!, eu sabia! Toda família tem um tio batalhador e bem de vida. E, durante o almoço de domingo, tem de agüentar aquele outro tio muito inteligente e fracassado contar tudo o que ele faria, se fizesse alguma coisa. Chega dos poetas não publicados. Empresários de mesa de bar. Pessoas que fazem coisas fantásticas toda sexta à noite, todo sábado e domingo, mas que na segunda não sabem concretizar o que falam. Porque não sabem ansiar, não sabem perder a pose, porque não sabem recomeçar. Porque não sabem trabalhar. Eu digo: trabalhem, trabalhem, trabalhem. De 8 às 12, de 12 às 18 e mais se for preciso. Trabalho não mata. Ocupa o

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tempo. Evita o ócio, que é a morada do demônio. E constrói prodígios. O Brasil, este país de malandros e espertos, da vantagem em tudo, tem muito a aprender com aqueles trouxas dos japoneses. Porque aqueles trouxas japoneses que trabalham de sol a sol construíram, em menos de 50 anos, a segunda maior megapotência do planeta. Enquanto nós, os espertos, construímos uma das maiores impotências do trabalho. Trabalhe! Muitos de seus colegas dirão que você está perdendo sua vida, porque você vai trabalhar enquanto eles veraneiam. Porque você vai trabalhar, enquanto eles vão ao mesmo bar da semana anterior, conversar as mesmas conversas, mas o tempo, que é mesmo o senhor da razão, vai bendizer o fruto do seu esforço. E só o trabalho lhe leva a conhecer pessoas e mundos que os acomodados não conhecerão. E a isso se chama sucesso. (...).

Nizan Guanaes realiza um texto sedutor ao unir informação e criatividade a uma eficiente organização das idéias. Faça o mesmo.

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Formas de tratamento
A comunicação oficial segue padrões rigorosos quanto ao emprego dos pronomes de tratamento, à forma dos fechos e à identificação do signatário. Pronomes de tratamento são palavras ou expressões que valem por pronomes pessoais, tais como você, Vossa Excelência, Vossa Senhoria. O filólogo Said Ali, em sua Gramática secundária histórica da língua portuguesa (3. ed. Brasília: Editora UnB, 1964), apresenta uma breve história dos pronomes de tratamento. Diz ele que, após serem incorporados ao português os pronomes latinos tu e vós, “como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigia a palavra”, passou-se a empregar, como expediente lingüístico de distinção e de respeito, a segunda pessoa do plural no tratamento de indivíduos de hierarquia superior. Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que a palavra era dirigida a um atributo ou qualidade da pessoa de categoria superior, e não a ela própria: assim, os vassalos aproximavam-se do rei com o tratamento Vossa Mercê, Vossa Senhoria; usou-se o tratamento ducal de Vossa Excelência e adotaramse na hierarquia eclesiástica Vossa Reverência, Vossa Santidade. O tratamento indireto passou a vigorar, a partir do final do século XVI, também para os ocupantes de determinados cargos públicos:
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Vossa mercê evoluiu para vosmecê, e depois para o coloquial você. E o pronome vós, com o tempo, caiu em desuso. É dessa tradição que provém o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de dirigirmo-nos às autoridades civis, militares e eclesiásticas. (g. n.) (op. cit.)

Concordância com os pronomes de tratamento
Os pronomes de tratamento levam a concordância para a terceira pessoa, embora se refiram à pessoa com quem se fala. O verbo concordará com o substantivo que integra a locução pronominal: “Vossa Excelência continuará na caminhada”; “Vossa Senhoria conseguirá dar bom termo ao caso”. Também os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria encaminhará sua solicitação” (e não “vossa solicitação”). Quando nos dirigimos à pessoa, usamos as expressões Vossa Excelência, Vossa Senhoria, etc.; quando a ela nos referimos, utilizamos Sua Excelência, Sua Senhoria. O gênero dos adjetivos que se referem a esses pronomes deve remeter ao sexo da pessoa, não ao substantivo. Deve-se dizer “Vossa Excelência está atarefado”, se o interlocutor for homem; “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”, se for mulher. Deve-se evitar substituir os pronomes de tratamento pelas formas seu, sua, lhe e o, principalmente em relação às pessoas tratadas por Vossa Excelência, Vossa Eminência e outros de alta cerimônia. Os pronomes de tratamento, em comunicações dirigidas a altas autoridades dos Poderes da República e eclesiásticas, não devem ser abreviados.
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Emprego dos pronomes de tratamento
Em março de 1992, a Instrução Normativa n.º 4 da então Secretaria de Administração Federal fixou o emprego dos pronomes de tratamento mais utilizados pela Administração como a seguir apresentado:
Vossa Excelência, em comunicações dirigidas às seguintes autoridades: a) do Poder Executivo: Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Secretário-Geral da Presidência da República; Consultor-Geral da República; Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas; Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República; Chefe do Gabinete Pessoal do Presidente da República; Secretários da Presidência da República; Procurador-Geral da República; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Chefes de Estado-Maior das Três Armas; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretário Executivo e Secretário Nacional de Ministérios; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais; b) do Poder Legislativo Presidente, Vice-Presidente e membros da Câmara dos Deputados e do Senado Federal; Presidente e membros do Tribunal de Contas da União;

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Presidente e membros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidente e membros das Assembléias Legislativas Estaduais; Presidentes das Câmaras Municipais; c) do Poder Judiciário: Presidente e membros do Supremo Tribunal Federal; Presidente e membros do Superior Tribunal de Justiça; Presidente e membros do Superior Tribunal Militar; Presidente e membros do Tribunal Superior Eleitoral; Presidente e membros do Tribunal Superior do Trabalho; Presidente e membros dos Tribunais de Justiça; Presidente e membros dos Tribunais Regionais Federais; Presidente e membros dos Tribunais Regionais Eleitorais; Presidente e membros dos Tribunais Regionais do Trabalho; Juízes e Desembargadores; Auditores da Justiça Militar. O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos chefes de poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República; Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional; Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal; As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador; Senhor Juiz; Senhor Ministro; Senhor Governador. No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma:

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Excelentíssimo Senhor Fulano de tal Ministro da Justiça 70064-000 – Brasília/DF Excelentíssimo Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal 70160-000 – Brasília/DF Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10.ª Vara Cível Rua ABC, n.º 123, 01010-000 – São Paulo/SP Fica abolido o uso do tratamento Digníssimo às autoridades arroladas acima. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação. Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para os particulares. O vocativo adequado é Senhor, seguido do cargo do destinatário: Senhor Chefe da Divisão de Serviços Gerais. No envelope, deve constar: Ao Senhor Fulano de Tal Rua Mariana n.º 1223 70123-000 Curitiba/PR Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo Ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

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Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Seu emprego deve restringir-se apenas às comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada, por força de tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnífico Reitor, Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são: Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre, Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal, Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a arcebispos e bispos; Vossa Reverendíssima, para monsenhores, cônegos e superiores religiosos. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, cléricos e demais religiosos”.

Fechos
Houve um tempo, não muito distante, em que os fechos das comunicações oficiais iam do excessivo e inadequado ao francamente inadmissível. Eram usadas expressões ocas e rebarbativas como indicadores de deferência. Alguns exemplos:
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“Sem mais delongas, e na oportunidade, manifestamos total apreço”; “Nada mais tendo a acrescentar, e por oportuno, os agradecimentos à manifestação de Vossa Senhoria”, etc. A Instrução Normativa n.º 4/92 deu boa solução ao problema: estabeleceu o fecho das comunicações oficiais em apenas duas formas. Veja-se:
O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n.º 1 do Ministério da Justiça, de julho de 1937, que estabelecia cerca de quinze padrões diferentes. Com o fito de simplificálos e uniformizá-los, a IN estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente. Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios.

O fecho das correspondências também é denominado antefirma. Muitos consideram o fecho formado em verdade pela antefirma e pela assinatura do emissor. Um esclarecimento necessário: não é recomendável usar traço para “apoiar” a assinatura. Esse procedimento leva a crer que há necessidade de “demarcar” a área para facilitar a subscrição. Bastam o nome daquele que assinará o documento
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e, abaixo deste, o registro do cargo ou função que ele ocupa. É muito mais sóbrio e elegante. Nada de traço, embora este seja usado por muita gente, à exaustão. Excetuando-se a comunicação assinada pelo Presidente da República, todas as demais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede. Esse procedimento facilita a identificação da origem das comunicações. A forma deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) Elisabete Vinas Diretora (espaço para assinatura) Roberto Esex Secretário de Comunicação e Imprensa O nome do signatário deve apresentar maiúsculas apenas nas iniciais, sem negrito ou destaques. Há fartas recomendações quanto a isso. Em nenhuma hipótese o cargo do signatário deve constar inteiramente em maiúsculas. Evitem-se: ELISABETE VINAS Diretora ROBERTO ESEX SECRETÁRIO DE COMUNICAÇÃO E IMPRENSA A antefirma não deve ficar sozinha em página isolada. Pelo menos as duas últimas linhas do parágrafo anterior ao fecho devem acompanhá-la na última página do ato.
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Título de representante diplomático

O título de representante diplomático ou cônsul não deve preceder o nome da pessoa. A forma adequada de registro é O Sr. Alfredo Castelo, Embaixador do Brasil na Guatemala, e não O Embaixador do Brasil na Guatemala, Sr. Alfredo Castelo.

O que deve ser evitado na redação oficial
A IN n.º 4/92 da extinta Secretaria de Administração Federal determina que, na redação dos atos e comunicações oficiais, deve-se evitar: – repetir palavras; – usar palavras cognatas (“designação” e “designado”, “compete” e “competente”, etc.); – utilizar expressão ou palavra de duplo sentido ou expressões locais ou regionais; – utilizar palavra ou expressão de língua estrangeira, exceto quando indispensável, porque de uso já consagrado ou porque não se tem sua exata tradução. Nesse caso, deve ser grafada em itálico ou entre aspas. Exemplos: ad referendum ou “ad referendum”, royalties ou “royalties”.

Remissão a texto legal
Quando for necessária a remissão a texto legal, a primeira referência deve indicar o número da norma, seguido da data, sem abreviação de mês e ano (exemplo: Lei n.º 4.860, de 26 de novembro de 1965). Nas referências subseqüentes, indicar apenas o número e o ano (exemplo: Lei n.º 4.860, de 1965; ou Lei n.º 4.860/65).
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João Bosco Medeiros, em seu livro Correspondência: técnicas de comunicação criativa (São Paulo: Atlas, 1996. p. 29), ensina várias técnicas que permitem captar a atenção do leitor. Vejamos: – escrever parágrafos curtos e objetivos; – usar orações coordenadas; – manter o leitor em constante curiosidade, apresentando os fatos num crescendo; – falar somente do que se conhece bem; – dividir as ações em partes; – juntar apenas o que é significativo; – ter presente o objetivo da comunicação; – sugerir soluções, mais do que explicar acontecimentos. Diz ele ainda que, antes de dar início à redação, deve o redator, com clareza de objetivos, colocar-se no lugar do receptor; obter informações suficientes sobre o fato a ser apresentado; planejar a estrutura da comunicação; refletir adequada e suficientemente sobre o assunto; ser natural, conciso e correto; e usar linguagem de fácil compreensão. João Bosco preceitua que a linguagem da comunicação será adequada quando o redator preocupar-se com a capacidade de entendimento do receptor. Assim, o vocabulário técnico pode ser usado sem problemas se o destinatário for um técnico. Do mesmo modo, deve-se proceder em relação a pessoas de nível escolar elevado, quando será possível usar padrão lingüístico mais elaborado. Isso não quer dizer que palavras raras e desconhecidas sejam aceitáveis, muito pelo contrário. Em qualquer situação, elas devem ser evitadas.
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Redação de atos normativos
Na redação dos atos normativos: a) os artigos devem ser designados pela forma abreviada “Art.”, seguida de algarismo arábico e do símbolo de número ordinal “o” até o número 9, inclusive (“Art. 1o”, “Art. 2o”, etc.); a partir do número 10, usa-se o algarismo arábico correspondente, seguido de ponto (“Art. 10.”, “Art. 11.”, etc.). A indicação de artigo será separada do texto por um espaço em branco, sem traços ou outros sinais, portanto. O texto de um artigo inicia-se sempre por maiúscula e termina por ponto, salvo nos casos em que contiver incisos, quando deverá terminar por dois-pontos; b) os incisos dos artigos devem ser designados por algarismos romanos seguidos de hífen, e iniciados por letra minúscula, a menos que a primeira palavra seja nome próprio; ao final, são pontuados com ponto-e-vírgula, exceto o último, que se encerra em ponto; e aquele que contiver desdobramento em alíneas encerra-se por dois-pontos; c) quando um artigo contiver mais de um parágrafo, estes serão designados pelo símbolo “§”, seguido do algarismo arábico correspondente e do símbolo de número ordinal “o” até o nono parágrafo, inclusive (“§ 1o”, “§ 2o”, etc.). A partir do número 10, a designação deve ser feita pelo símbolo “§” seguido do algarismo arábico correspondente e de ponto (“§ 10.”, “§ 11.”, etc.). Entretanto, nas referências a parágrafo único, parágrafo seguinte e parágrafo anterior e semelhantes, a grafia é por extenso. O texto dos parágrafos inicia-se com maiúscula e encerra-se com ponto, exceto se for desdobrado em alíneas, caso em que deverá findar por dois-pontos;
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d) as alíneas ou letras de um inciso ou parágrafo deverão ser grafadas com a letra minúscula correspondente, seguida de parênteses: “a)”, “b)”, etc; e) os números que correspondem ao desdobramento de alínea deverão ser grafados em algarismos arábicos seguidos de ponto (“1.”, “2.”, etc.). Os textos que se seguem aos números iniciam-se por minúscula e terminam em ponto-evírgula. O último deve-se encerrar por ponto; f) os numerais devem ser escritos por extenso quando constituírem uma única palavra (“quinze”, “trezentos”, “mil”, etc). Quando constituírem mais de uma, deverão ser grafados em algarismos (“25”, “141”, etc.). Os numerais que indiquem porcentagem seguem a mesma regra: a expressão “por cento” será grafada por extenso se o numeral constituir uma única palavra (“quinze por cento”, “cem por cento”), e na forma numérica seguida do símbolo “%” se o numeral constituir mais de uma palavra (“142%”, “57%”, etc.). Não se usará indicação em algarismos, acompanhada da sua grafia por extenso, por exemplo: 25% (vinte e cinco por cento); g) os valores monetários devem ser expressos em algarismos, seguidos da indicação, por extenso, entre parênteses: Cr$1.000.000,00 (um milhão de cruzeiros). Se o valor a ser mencionado estiver localizado no final de uma linha, não deve ser separado: o cifrão deve ser colocado em uma linha e o numeral na seguinte; h) as datas devem ser escritas por extenso, sem que o algarismo indicativo do dia do mês seja precedido de zero (exemplo: 2 de maio de 1991, e não 02 de maio de 1991). O primeiro dia do mês será indicado pelo algarismo 1 seguido do símbolo de número ordinal, por exemplo, 1o de junho de 1991;
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i) a indicação do ano, ao contrário da referência a número de leis, não deve conter ponto entre a casa do milhar e a da centena: 1991, 1992, e não 1.991; (...).

Do geral para o particular
No texto dos atos, deve-se partir do geral para o particular. Se a comunicação contiver mais de uma idéia sobre um assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos. Isso dá à exposição organicidade e clareza. Evite-se dividir as palavras. Caso seja inevitável a divisão silábica, seguir as recomendações de: 1) nunca dividir grupos vocálicos: ai, ui, ão, etc.; 2) não deixar letra isolada em uma linha, o que é esteticamente desastroso e dificulta a legibilidade; 3) não deixar sílabas às quais se possa atribuir outro sentido; 4) nos casos de palavras compostas, não repetir o hífen na linha seguinte; 5) evitar a separação de hiatos e de nomes próprios; 6) evitar a separação de palavras de língua estrangeira; 7) números não devem ser separados; 8) no caso de cifras, pode-se colocar o cifrão numa linha e o número da cifra em outra. Os múltiplos e submúltiplos das unidades de medida devem ser designados pelo nome ou pelo símbolo. Este não deve ser seguido de ponto (.) ou da letra “s” para indicar plural. Caso a grandeza seja expressa em número fracionário, o símbolo deve ser escrito no final, exceto quando se trata de horas e minutos. Exemplos: 18,98m; 19h32min
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Atos administrativos

Os símbolos podem ser escritos na mesma linha dos números ou em forma de expoente. Exemplos: 19m2 ou 19m²

Numeração
Os documentos devem ser numerados em ordem crescente cronológica ou, em situações especiais, de acordo com critério estabelecido pelo emissor. Deve-se reiniciá-la a cada ano, em janeiro, a partir do número 1. Deve-se ter em mente que a numeração é um dos indicadores (ou índices) de recuperação do documento. Consiste, portanto, em informação que deve ser atribuída com atenção, para evitar que se atribua um mesmo número a documento diverso de uma mesma unidade ou um mesmo setor da instituição.

Citações
O registro de uma informação extraída de outra fonte denomina-se citação, que pode ser uma transcrição ou paráfrase. Pode ser direta, quando reproduz o texto original, ou indireta, quando reproduz uma fonte intermediária. Em qualquer situação, contudo, deve-se manter a fidedignidade às idéias do autor, se paráfrase, ou ao texto citado, se transcrição, fazendo neste caso apenas a correção de erros tipográficos. Se houver outros tipos de erro além do tipográfico, deve-se empregar a palavra latina sic (assim) entre parênteses ou colchetes, ao final da citação ou logo após a palavra ou expressão estranha ou incorreta, para indicar que se trata de reprodução fiel do original. Ex.: “À unanimidade, negar provimento o
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(sic) recurso”, já que o correto seria “À unanimidade, negar provimento ao recurso”. Para indicar a transcrição, devem-se usar aspas duplas no início e no final da transcrição e aspas simples em transcrição inserida no trecho transcrito. Também deve-se fazer recuo do texto da transcrição, em relação à margem esquerda, e usar corpo (tamanho da letra) menor que o do texto principal, quando a transcrição contiver mais de três linhas. Quando se tratar de texto de lei, recuar independentemente do número de linhas. Também é possível fazer apenas recuo na transcrição principal. Este é o caso das transcriçõs feitas neste livro. Ex.:
Pois hoje em dia, nada, ou quase nada, se faz sem fala, e é necessário saber apesar de tudo se essa coisa que fala quando eu falo e que me implica totalmente em cada som que enuncio, em cada palavra que escrevo, em cada signo que faço, se essa coisa é realmente eu, ou um outro que existe em mim, ou ainda um não sei quê de exterior a mim mesmo que se exprime através da minha boca em virtude de qualquer processo ainda inexplicado. (KRISTEVA, Júlia. História da linguagem. Trad.: Maria Margarida Barahona. Lisboa/Portugal: Edições 70, 1988. Colecção Signos.)

As supressões feitas numa transcrição são indicadas por reticências entre parênteses “(...)” e os acréscimos ou comentários feitos pelo autor aparecem entre colchetes. Ex.:
Segundo João Barbalho, a cláusula final do art. 28 resultara de uma falha da redação, pois a emenda aditiva (...) dizia: representação das minorias [e não da minoria] com mais propriedade e acerto.

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Folhas de continuação
Em qualquer ato oficial administrativo, as folhas de continuação deverão conter, no mínimo, as seguintes informações, entre parênteses: número respectivo da folha seqüencial, tipo do ato e sua numeração institucional e data: Ex.:
(Fls. 2 do Ofício n.º 302/DG, de 27.2.01.)

As folhas seqüënciais não devem trazer o timbre, apresentado na primeira página.

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Rey Vinas

Atos administrativos

Apostila
A apostila é ato enunciativo de acréscimo de informações a documento que manifesta ou declara situação criada por lei. Utiliza-se-a geralmente para complementar um outro ato oficial, em geral ligado à vida funcional de servidor público. Por meio da apostila é possível fixar vantagens pecuniárias, como também retificar ou atualizar dados funcionais. O ideal é que seja produzida em folha independente, mas as averbações das correções ou alterações podem ser feitas abaixo ou no verso de textos de decretos e portarias de nomeação, promoção, ascensão, recondução, remoção, reintegração, dispensa, disponibilidade, demissão, aposentadoria, reintegração, readaptação e aproveitamento. Ao apostilar título, porém, a Administração não cria direito – apenas reconhece a existência de direito criado por lei.

Estrutura da apostila
Quando produzida em folha solta, a apostila compõe-se de:
Timbre

Identifica a instituição, seguida logo abaixo da unidade gestora que expede o ato. Compõe-se juntamente com a logomarca ou o selo do órgão.
Atos administrativos

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Índice

O nome do ato em letras maiúsculas, centralizado na página.
Preâmbulo

Compõe-se da nominação do cargo da autoridade expedidora do ato (O Diretor de Administração de Pessoal da Secretaria...), seguida via de regra da expressão no uso de suas atribuições ou equivalente. O preâmbulo é finalizado pela expressão que introduz a Comunicação: RESOLVE.
Comunicação

Conteúdo da apostila, iniciado com a referência ao ato a que se refere, bem como à data desse documento, e.g.: ATO DE INVESTIDURA DE 19.5.2003, seguida do nome da pessoa em questão e da indicação de seus dados funcionais. Continua com a descrição das retificações, atualizações ou alterações que devam ser consideradas.
Local e data

O local e a data devem ser registrados sem abreviatura, centralizados na metade direita da página.
Assinatura

Campo formado pelo conjunto assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que subscreve o documento.

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1,5 cm

TIMBRE

1,5 cm
APOSTILA
PREÂMBULO

ÍNDICE

1,5 cm
O Diretor de Administração de Pessoal da Secretaria de Estado de Administração..., no uso de suas atribuições, RESOLVE: ATO DE INVESTIDURA DE 17.3.88 – José Dias Corrêa, Matrícula n.º 554 – Fica o servidor em tela reposicionado no nível I da categoria funcional de administrador, a contar do dia 19.4.97, por ter completado mais de 15 anos no cargo, de acordo com o Processo n.º 2.345/87.
COMUNICAÇÃO

1 cm

1 cm
LOCAL E DATA

Rio de Janeiro, 15 de abril de 2003.

2 cm
ASSINATURA

2 cm

HUMBERTO MORAES Diretor de Administração de Pessoal

1,5 cm

2 cm

Ata
A ata é o documento que traz o registro sucinto das decisões e acontecimentos havidos em reunião, congresso, mesaredonda, convenção, encontros em geral, etc. Deve ser fiel aos fatos relatados. De forma simples, conceitua o Regulamento de Correspondência do Exército: “Ata é o documento em que se narra o que se disse ou se fez numa reunião ou sessão”. A ata costumava ser lavrada em livro ou formulário próprio, autenticado. Suas páginas eram rubricadas por quem redigira os termos de abertura e de encerramento. Atualmente, porém, apresenta-se na forma dos demais documentos: em folhas soltas, datilografadas ou digitadas em computador, em papel A-4. Esse sistema é prático, mas tem como inconveniente, contornável com os necessários cuidados, a facilidade de extravio ou acréscimos posteriores, inadmissíveis nesse tipo de documento. O livro de atas pode ser dispensado ou substituído por pastas que tragam, uma a uma, as atas em ordem cronológica.

Regras gerais
A ata não deve apresentar rasuras, emendas ou entrelinhas. Os numerais devem ser escritos por extenso, evitando-se
Atos administrativos

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abreviaturas, e podem ser repetidos, em algarismos, entre parênteses, para facilitar a visualização e a compreensão. Ex.: O saldo é de dois mil, trezentos e trinta e sete reais e vinte e um centavos (R$ 2.337,21). As correções nas atas produzidas na forma tradicional (em máquina de escrever ou manuscritas) são sempre feitas imediatamente, na seqüência do texto, após a expressão digo. Se o registro deveria ser: O diretor suspendeu a reforma do prédio, em vez de O diretor finalizou a reforma do prédio, seria feita assim a retificação: O diretor finalizou, digo, suspendeu a reforma do prédio, ou O diretor finalizou a reforma do prédio, digo, suspendeu a reforma do prédio. Diante da ocorrência de qualquer omissão ou erro depois de lavrada a ata, deve-se fazer uma ressalva: Em tempo: na linha (...), onde se lê (...), leia-se (...). Com as atas sendo feitas modernamente em computador, as correções passaram a ser procedidas de imediato, logo que detectado o erro. Isso evita as ressalvas e emendas com o expediente digo ou o em tempo na seqüência do texto. A ata tem como característica ser organizada sem entradas na primeira linha dos parágrafos. Tudo deve ser escrito seguidamente, para evitar que nos espaços em branco sejam feitos acréscimos. Alerta Adalberto J. Kaspary (1998, p. 70.) para certos tipos de ata que, por se referirem a atos rotineiros, são feitas em modo formulário, por conveniência e praticidade, com espaços em branco para preenchimento. Mesmo nestes casos, é prudente que, após lançadas as informações, os espaços que restarem sejam preenchidos com tracejados ou sinais convencionais, para prevenir fraudes.
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Ato de assentamento, de valor jurídico
A ata encontra-se entre os atos de assentamento e possui valor jurídico. Por essa razão é que deve ser lavrada de tal maneira que não se possam introduzir modificações posteriores a sua assinatura. Na ata feita em computador, os cuidados quanto a isso devem ser redobrados. Aqueles que irão assiná-la, precisam, portanto, lê-la com atenção e, caso aprovem a redação, devem também rubricar todas as páginas do documento. A ata é normalmente redigida por um secretário efetivo ou, na falta deste, por um secretário eventual (ad hoc), designado para a ocasião.

Elementos da ata
São elementos necessários à elaboração da ata:
Timbre

Identifica o setor da instituição que elabora o documento. Compõe-se juntamente com a logomarca ou o selo do órgão.
Índice

O Índice das atas pode ser composto de dois blocos de informação. No primeiro, constam o nome do ato, seguido imediatamente da sigla do setor responsável pela elaboração do documento, e o número da ata (ex.: ATA – GABINETE DA SECRETARIA DE TURISMO/CO N.º 28/03). Logo abaixo, constam dia, mês e ano, e hora.
Atos administrativos

61

Ex.: 14.2.2003 – 13h. Esses elementos são grafados em negrito, posicionados de forma centralizada. Ex.:
ATA – GABIBNETE DA SECRETARIA DE TURISMO/CO N.º 28/03 14.2.2003, 13h

O segundo bloco apresenta informações mais específicas sobre o evento e esclarece o objetivo da reunião. Ex.:
Ata da reunião de avaliação dos projetos publicitários criados pela agência Design para a Secretaria de Turismo do Município de Concórdia.

Comunicação

É o conteúdo da ata. Deve ser elaborado em linguagem clara e concisa. O padrão da escrita é o da língua culta. Observem-se regras como impessoalidade na exposição, precisão quanto aos fatos narrados e formalidade. Compõe-se, via de regra, de Abertura, Legalidade, Relação nominal, Aprovação da ata anterior, Texto e Fecho. Cada uma dessas partes não precisa estar subdividida no documento. Basta que se apresentem em seqüência, acompanhando o fluxo da informação. É possível, assim, reconhecê-las na estrutura do texto.
Abertura

Na abertura da ata, a indicação do dia, mês e ano, e hora do evento devem vir por extenso. A abertura traz ainda o local em que está sendo realizada a reunião, o nome da unidade ou grupo que está reunido, o nome do presidente e do secretário do evento, bem como a finalidade do encontro. Ex.:
62
Rey Vinas

Aos dezesseis de fevereiro do ano de dois mil e três, às quatorze horas, na sala de reuniões da Prefeitura de Concórdia, reuniram-se representantes da agência de publicidade Design, o secretário de Turismo, Hamílton Campos, e o assessor de Comunicação do município, Murilo Neves, para avaliar projeto publicitário de incremento ao turismo regional. A reunião foi presidida pela diretora da Design, Sra. Elisabete Vinas, e secretariada por Rones Lima, da prefeitura local.

Legalidade

A menção à legalidade faz-se nos casos em que norma vigente na instituição exija quorum para validar as decisões da reunião. Se assim o for, deve-se declarar a legalidade da reunião, por existir quorum, conforme a norma. Ex.:
A presidenta declarou a legalidade da reunião, por haver quorum, conforme preceitua o art. 45 do Regimento.

A respeito do quorum, Reinaldo Mathias Ferreira, em sua Correspondência comercial e oficial (12. ed., Ática, 1997, p. 151), observa:
Não havendo quorum, a reunião não pode ser realizada, mas a ata deve ser lavrada para que o fato fique registrado. Em geral, os estatutos, prevendo que isso possa acontecer, estipulam uma segunda (e até uma terceira) convocação no mesmo dia, mas em horário diferente, ou em outro dia, quando a reunião terá legalidade com qualquer número de membros. O edital de convocação, com base nos estatutos, deve esclarecer a data, o local e o horário da nova reunião.

Relação nominal

Faz-se em seguida a indicação do nome dos integrantes da reunião ou a referência que os identifique. Em eventos
Atos administrativos

63

com muitos participantes, costuma-se indicar apenas o número de presentes, conforme lista de presença. Ex.:
Estiveram presentes à reunião os seguintes membros da Projecto Editorial e da Design (...); ou Estiveram presentes dois produtores da Design e dois editores da Projecto.

Aprovação da ata anterior

Pode acontecer de a ata da reunião anterior não ter sido lida e aprovada. Caso isto aconteça, faz-se então a necessária leitura, seguida do registro: a ata da reunião anterior foi neste momento discutida e aprovada.
Texto

É o registro em si dos acontecimentos. Deve ser feito de forma sintetizada e fiel aos fatos (v. Regras gerais).
Fecho

O Fecho da ata pode obedecer ao seguinte padrão: “Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião. E, para constar, eu, secretário, lavrei a presente ata, que vai assinada por mim e pelo sr. presidente”, e possíveis variações.
Assinatura

É o campo formado pela assinatura do presidente e do secretário da reunião. Podem constar assinaturas de outros participantes. Esses elementos devem estar posicionados centralizadamente, na metade direita da página.

64

Rey Vinas

1,5 cm

TIMBRE

1,5 cm
ATA – GABINETE DA SECRETARIA DE TURISMO/CO N.º 28/03 (16.2.2003 – 13h)
ÍNDICE

1 cm
Ata da reunião de avaliação dos projetos publicitários criados pela agência Design para a Secretaria de Turismo do Município de Condórdia.

1 cm
Aos dezesseis dias do mês de fevereiro do ano de dois mil e três, às quatorze horas, na sala de reuniões da Prefeitura de Concórdia/PA, reuniram-se representantes da agência de publicidade Design, o secretário de Turismo, Hamílton Campos, e o assessor de Comunicação do Município, Murilo Neves, para avaliar projeto publicitário de incremento ao turismo regional. A reunião foi presidida pela diretora da Design, Sra. Elisabete Vinas, e secretariada por Rones Lima, da prefeitura local. Foram apresentados três peças para rádio, uma para televisão, dois tipos de cartazes e um modelo de revista, todos com a mesma identidade visual e valendo-se dos mesmos personagens. A diretora da Design destacou que o ponto central de toda a campanha residia no bucolismo e na tranqüilidade da região como alternativa à vida agitada das grandes cidades. Os projetos foram aprovados sem ressalvas pela Prefeitura. O secretário de Turismo manifestou-se “extremamente satisfeito” com a concepção gráfica e visual de todo o projeto, cujas cópias, em papel e magnéticas, ficarão guardadas no arquivo central da Prefeitura. A Design comprometeu-se a apresentar o resultado final da campanha no prazo de um mês, após o que seriam veiculadas as peças nas capitais brasileiras, no horário nobre das emissoras de rádio e de telvisão. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião às dezesseis horas e trinta minutos deste dia. E, para constar, eu, secretário, lavrei esta ata, que depois de lida e achada conforme, vai assinada pelos participantes da reunião.

1 cm
(a) .........................................., presidente (a) ..........................................., secretário
ASSINATURA

(a) ............................................., (a) .............................................,

2 cm

1,5 cm

2 cm

COMUNICAÇÃO

Atestado
Atestado é o documento por meio do qual a administração comprova fato ou situação de que a autoridade tenha conhecimento, em razão do cargo que ocupa. Pelo atestado comprovam-se ocorrências não necessariamente constantes nos arquivos institucionais, mas de caráter transitório, sujeitas a modificação. E nesse sentido difere da certidão, por meio da qual se comprovam fatos e situações permanentes e que constam dos livros e documentos da instituição. O atestado é simples declaração; a certidão é uma transcrição. Atestados de vida, residência, pobreza, dependência econômica, idoneidade moral e bons antecedentes foram abolidos na administração federal direta e indireta pelo Decreto n.º 83.936/79 (arts. 1.º e 2.º).

Elementos do atestado
O atestado conta com estrutura simplificada. É formado somente de Timbre, Nome do ato, Comunicação, Local e Data e Assinatura.
Timbre

Identifica o setor da instituição que expede o documento. Compõe-se juntamente com a logomarca ou o selo do órgão.
Atos oficiais

67

Índice

Os atestados não são numerados. Basta nominá-los, já que são atos que costumam ser emitidos esporadicamente. Nos casos em que venham a ser expedidos rotineiramente, convém numerá-los, para facilitar-lhes a localização.
Comunicação

É aquilo que se atesta. Deve-se especificar, se possível, a finalidade do ato (Atesto, para comprovação na Secretaria da Fazenda...). Nos casos em que se atesta algo acerca de alguém, devese fazer referência aos documentos de identificação da pessoa, para que não haja dúvidas quanto à identidade. A redação do atestado não pode deixar o receptor em dúvida acerca do que está sendo afirmado ou quanto ao objeto da afirmação. O atestado estrutura-se normalmente em um único parágrafo. Nos casos em que houver mais de dois parágrafos, convém numerá-los a partir do segundo. O campo Local e data não deve ser numerado.
Local e data

Local e data serão registrados por extenso. A grafia deve ser feita com apenas a inicial em maiúscula (rejeitamse formas como BSB, 16.5.99 ou assemelhadas). Ex.:
Brasília, 18 de dezembro de 2003.

Assinatura

É o campo formado pelo conjunto assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser posicionados centralizadamente, na metade direita da página.
68
Rey Vinas

1,5 cm

TIMBRE

1,5 cm
ATESTADO
ÍNDICE
COMUNICAÇÃO

1,5 cm
Atesto, para os devidos fins, que CLAUDIA TAVARES, CI n.º 1483605-SSP/DF, atuou como consultora de informática, na área de comunicação visual, nesta Secretaria de Turismo do Município de Concórdia, no período de 28 de agosto de 1997 a 28 de agosto de 1998.

1 cm
LOCAL E DATA

Brasília, 15 de abril de 2001.

2 cm
ASSINATURA

Cláudio Moraes Rego Secretário de Turismo

2 cm

1,5 cm

2 cm

Certidão
A certidão é documento declaratório cujo fim é comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre nos arquivos da instituição. As declarações podem trazer o inteiro teor dos documentos aos quais se refiram – essa transcrição integral é também chamada de traslado – ou apresentar apenas o resumo das informações encontradas, desde que essa síntese seja fiel ao conteúdo do original. Certidões autenticadas têm o mesmo valor probatório do original e seu fornecimento, gratuito por parte da repartição pública, é obrigação constitucional (CF 1988, art. 5º, XXXIV, b).

Estrutura da certidão
Timbre

Identifica a unidade da instituição que expede o ato. Compõe-se juntamente com a logomarca ou o selo do órgão.
Índice

É o nome do ato em letras maiúsculas, centralizado na página, seguido de sua numeração seqüencial.
Atos oficiais

71

Comunicação

Conteúdo do ato, aquilo que se certifica e para qual finalidade. Em qualquer situação, deve-se fazer referência aos dados de identificação, especialmente funcionais, da pessoa de quem se trata, além de citar os livros e/ou documentos em que se baseiam as informações prestadas.
Fecho

No fecho, quem redige a certidão deve confirmar que nada mais consta sobre o assunto nos assentamentos da instituição e afirmar-se como responsável pela transcrição, datando e assinando o termo.
Local e data

O local e a data devem ser registrados sem abreviatura, centralizados na metade direita da página.
Assinatura

Do datilógrafo ou digitador da certidão
Visto

Do chefe imediato do setor ou da unidade que expede a certidão.

72

Rey Vinas

1,5 cm

TIMBRE

1,5 cm
CERTIDÃO N.º 37/03
ÍNDICE

1,5 cm
Certifico, em cumprimento ao despacho de quatro de janeiro do ano de dois mil e três, do Sr. Diretor do Departamento de Cadastro da Superintendência da Central de Recursos Humanos desta Secretaria de Estado de Administração e Reestruturação, no Processo E-03/22743/03, em aditamento à Certidão n.º 76/87, para fins de prova à Câmara Municipal do Rio de Janeiro, que, conforme o consignado no Processo E-03/11.234/66, a ex-servidora Maria Nonata Lemos, Matrícula n.º 455, gozou 3 (três) meses de licença especial, de 7/8 a 6/11/71, referentes ao tempo de serviço apurado entre 7/4/60 e 4/4/65. Nada mais constando dos assentamentos, eu, Paulo Abranches, agente administrativo, Matrícula n.º 555, datilografei esta certidão, que dato e assino.
COMUNICAÇÃO

1 cm 2 cm
LOCAL E DATA

Rio de Janeiro, 15 de fe vereiro de 2003.

1,5 cm

1,5 cm
ASSINATURA

Paulo Abranches Agente Administrativo

1 cm
Visto
VISTO

1,5 cm
José Firmino de Souza Diretor do Departamento de Cadastro

2 cm

Despacho
Despacho é decisão ou encaminhamento de autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua apreciação. O despacho pode ser: 1. terminativo ou definitivo (também denominado de decisório) – é aquele que dá solução ao que foi submetido à autoridade e põe termo à questão; 2. de mero expediente ou ordinatório – é aquele que apenas dá andamento ao documento; 3. interlocutório – é aquele que, sem resolver terminantemente a questão, transfere-a a autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartição. O despacho também pode ser saneador, se sua finalidade for resolver falhas encontradas no andamento do processo. O despacho pode ser formado por apenas uma ou duas palavras: Encaminhe-se; Aprovo; Autorizo. A expressão De acordo, muito utilizada, gera alguma dubiedade. Muitas vezes o interessado não tem oportunidade de manusear o processo e conhece da decisão apenas pelo diário oficial. Assim, não tem como certificar-se sobre o que foi decidido. Deve aquele que despacha, por isso, esclarecer aquilo com o que está de acordo. Ex.: “De acordo com o parecer da Consultoria, que considerou não haver direito assegurado ao interessado”.
Atos oficiais

75

É ato que pode ser manuscrito, proferido preferencialmente no corpo do documento de que é parte. Quando isso não for possível, deve ser escrito em folha à parte.

Estrutura do despacho
O despacho possui estrutura simplificada. Compõe-se de Identificação, Comunicação e Assinatura.
Índice

Nome do ato, que se compõe da discriminação do cargo da autoridade que se manifesta. Abaixo se faz menção ao documento a que o ato se refere.
Data

A data deve estar posicionada à direita, iniciada pela preposição Em.
Comunicação

É o conteúdo do despacho, a exposição do assunto, com as informações da decisão ou do encaminhamento.
Assinatura

Da autoridade expedidora. Deve ser posicionada centralizadamente, na metade direita da página. O despacho não segue padrão rígido de leiaute. Sobretudo o interlocutório pode ser inclusive manuscrito, aproveitando-se dos espaços em branco abaixo da assinatura do ato a que ele se reporta. Deve-se evitar proferir despacho no verso de documento.
76
Rey Vinas

1,5 cm

1,5 cm
DESPACHO DO SECRETÁRIO DE MEIO AMBIENTE Processo n.º 18.534/2003
ÍNDICE

1 cm
DATA

Em 20 de maio de 2003.
COMUNICAÇÃO

1 cm
O projeto de criação do Pólo Turístico da Baía do Guajará, formulado pela Companhia Verdes Mares Ltda., não contemplou a necessidade de detalhamento das fases de execução das obras de urbanização da orla. Isto inviabiliza a adoção de medidas visando a harmonizar o andamento dos trabalhos com a divulgação dos projetos de incrementação do turismo no Estado. Assim, faço retornar o projeto para as complementações necessárias e o necessário detalhamento.

2 cm

1,5 cm
ASSINATURA

1,5 cm

Roberto Madureira

2 cm

Exposição de motivos
A exposição de motivos é o ato de correspondência por meio do qual o titular de Ministério ou Secretaria de Estado ou órgão equivalente dirige-se ao chefe do Executivo propondo a adoção de medida ou justificando a necessidade de edição de determinado ato normativo para dar solução a problemas da administração ou para melhorar o desempenho da gestão governamental . Comporta considerações preliminares e doutrinárias que justifiquem a proposição. A Exposição de Motivos que submeta à apreciação do chefe do Executivo propostas de medidas a serem adotadas ou que apresente projeto de ato normativo deve apontar o problema a ser enfrentado, dizer da necessidade de adoção da medida e a natureza do ato a ser editado. Deve conter ainda, se necessários, apensos e anexos que elucidem a proposição.

Estrutura da exposição de motivos
A exposição de motivos compõe-se de:
Timbre

Identifica a instituição que expede o ato e compõe-se juntamente com a logomarca ou o selo do órgão.
Atos administrativos

79

Índice

Compõe-se do nome do ato, abreviado, em letras maiúsculas, seguido da sigla do órgão expedidor e sua esfera administrativa. Deve estar posicionado à esquerda da página.
Local e data

Local e data devem ser escritos por extenso e estar posicionados à direita da página, uma linha abaixo do Índice.
Vocativo

Formado da palavra Senhor ou Senhora, seguida de vírgula, e do cargo da autoridade a quem se destina o documento. No caso de se dirigir ao Presidente da República, é obrigatório o vocativo Excelentíssimo Senhor.
Comunicação

É o conteúdo da exposição de motivos, desdobrado em: Introdução – parte onde se esclarece o problema que está exigindo a adoção da medida ou a edição do ato normativo proposto; Desenvolvimento – parte onde se esclarecem as razões de ser da medida ou do ato; Conclusão – parte em que se reforça a necessidade de adoção da medida ou a edição do ato.
Fecho

Respeitosamente.
Assinatura

É o campo formado pelo conjunto assinatura, nome e cargo da autoridade que subscreve o ato.
80
Rey Vinas

1,5 cm

TIMBRE

1,5 cm
EM/MARE n.º 53
ÍNDICE LOCAL E DATA

Brasília, 28 de julho de 1998.

1 cm
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
VOCATIVO

2 cm
Encaminho a Vossa Excelência a presente Exposição de Motivos à proposta de edição de Decreto, que, ao regulamentar a Medida Provisória n.º 1.704, de 30 de junho de 1998, dispõe sobre os procedimentos para pagamento da integralização da vantagem de vinte e oito vírgula oitenta e seis por cento aos servidores públicos do Poder Executivo Federal, objeto da decisão do Supremo Tribunal Federal assentada no julgamento do Recurso Ordinário no Mandado de Segurança n.º 22.307-7. 2. Ao estabelecer o destinatário da norma, a proposta de Decreto buscou, a partir do disposto na Lei n.º 8.627, de 19 de fevereiro de 1993, identificar os cargos e carreiras a cujos ocupantes é devida a extensão da vantagem, consolidando no Anexo da proposta os cargos integrantes das tabelas de que trata a Lei n.º 8.622, de 19 de janeiro de 1993. 3. Para fim do pagamento da integralização pretendida, será calculado o percentual resultante da diferença entre os vinte e oito vírgula oitenta e seis por cento e os acréscimos percentuais concedidos em decorrência da aplicação da Lei n.º 8.627, de 1993, o qual, por referência desta lei, incidirá sobre os valores das tabelas de vencimento anexas à Lei n.º 8.622, de 1993, e, sucessivamente, às tabelas posteriormente introduzidas, de forma a possibilitar o cálculo dos valores do vencimento atual. O valor resultante constituirá parcela complementar do vencimento do servidor, a compor a base de cálculo das vantagens pecuniárias que incidam sobre o vencimento básico. Dessa forma, as gratificações que tenham por base o vencimento básico do servidor serão igualmente majoradas. 4. Concomitantemente à edição do Decreto propõe-se a publicação de Portaria deste Ministério que divulgará os percentuais obtidos para os cargos e carreiras, tendo por base a classe e padrão da respectiva estrutura.. 5. A fórmula de cálculo apresentada busca correspondência na supracitada decisão do Supremo Tribunal Federal, que acolheu recurso da União nesse sentido, como bem demonstra o voto do Senhor Ministro Ilmar Galvão, a seguir parcialmente transcrita:
“(...) Trata-se de circunstância que não se pode deixar de ter em conta, quando se cuida de estender o percentual de 28,86% às categorias funcionais que restaram excluídas da revisão geral. É certo que a matéria não chegou a ser argüida pela União, no curso do processo, não tendo restado esclarecido, senão por meio de memorial do Advogado-Geral da União, datado de último dia 02 de setembro, que alguns dos impetrantes integram categorias beneficiadas pela referida lei. Assim é que três deles (Helena da Silva Simões, Lázaro José Casimiro e Aluísio Oliveira Queiroga) tiveram seus vencimentos reajustados em mais de 28,86%; enquanto seis outros (Janete Balzani Marques, Leonardo Soares do Nascimento, Clara Diana de Souza Pinto, Nilton Antônio dos Santos, Adélia da Silva Aguiar e Nilza Maria de Paula Pires) foram beneficiados com aumentos variáveis de 3,55% a 11,29%. Um deles apenas Edna Kinoshita, ocupante de cargo em comissão, não teve os vencimentos reajustados pela referida lei. A Lei n.º 8.627/93 contém elementos concretos que permitem chegar a esses resultados; elementos, aliás, a partir dos quais foi deduzida a regra que resultou aplicada. Não poderiam eles, portanto, ter sido desprezados pelo acórdão, que julgou o recurso como se apenas os servidores militares houvessem sido beneficiados pelo mencionado diploma legal, não obstante as observações contidas no voto do emitente Ministro Octavio Gallotti.

2 cm

2 cm

1,5 cm

COMUNICAÇÃO

(Fl. 2 da EM/MARE n.º 53, de 28.7.1998)

1 cm
A hipótese, portanto, não é de simples obscuridade, mas de erro material, corrigível pelo órgão julgador a qualquer tempo (art. 463 do CPC). provido apenas em relação à recorrente Edna Kinoshita; foi provido, em parte, quanto aos seis impetrantes supra relacionados; e foi desprovido no tocante aos demais.” Assim, meu voto acolhe parcialmente os embargos, para o fim de declarar que o recurso foi

6. Com a finalidade de exercer controle sobre os pagamentos efetuados, inclusive para evitar duplicidade de pagamento em face das milhares de ações judiciais em tramitação, estabeleceu-se que o pagamento dos valores correspondentes à integralização dar-se-á por rubrica específica. Este cuidado tornou-se necessário a partir da constatação da existência de um mesmo servidor atuando como parte em mais de um processo judicial sobre o mesmo tema. 7. Ainda na esteira do entendimento da Suprema Corte relativamente à impetrante Edna Kinoshita, propõe, ainda, o Decreto, nos artigos 3.º a 6.º, a extensão da referida vantagem aos ocupantes de Cargos em Comissão, de Natureza Especial, Função de Confiança e Gratificada, alcançando, inclusive, as parcelas de quintos e décimos incorporadas pelo exercício de cargos ou funções comissionados, benefício extinto pela Lei n.º 9.527, de 10 de dezembro de 1997, mas ainda percebido como vantagem pessoal nominalmente identificável. 8. No que concerne, porém, aos ocupantes de cargos em comissão de Direção e Assessoramento Superiores – DAS 4, 5 e 6 e de Natureza Especial, a aplicação da extensão ocorrerá somente até 28 de fevereiro de 1995, dado que, a partir dessa data, por força da Lei n.º 9.030, de 13 de março de 1995, cujos efeitos retroagiram a 1.º de março de 1995, os mencionados cargos tiveram reorganizadas suas estruturas remuneratórias, com expressivas melhorias que superaram o percentual de 28,86. 9. Quanto ao pagamento das diferenças devidas, correspondentes ao período entre 1.º de janeiro de 1993 e 30 de junho de 1998, a ser liquidado em até sete anos na forma do art. 6.º da Medida Provisória que ora se regulamenta, introduziu o § 3.º do art. 8.º desta proposta a possibilidade de redução daquele prazo, a fim de eventualmente antecipar-se a liquidação dos débitos de pequena monta. Assim, observados os critérios a serem estabelecidos por este Ministério, com oitiva dos Ministérios da Fazenda e do Planejamento e Orçamento, poderá o servidor, mediante acordo a ser firmado com o órgão, beneficiar-se da antecipação. Tal dispositivo possibilitará, de um lado, a satisfação do servidor, que terá o seu crédito antecipado, e de outro, reduzirá a necessidade de controles operacionais por parte da União e racionalizará os procedimentos. 10. Para os servidores que se encontrem em litígio judicial, visando ao pagamento da vantagem, manteve-se a possibilidade de alternativa de recebimento pela via administrativa do passivo (arts. 9.º e 10), cabendo à Advocacia-Geral da União elaborar e divulgar às unidades jurídicas os termos da transação a ser homologada no juízo da causa. 11. A proposta disciplina, ainda, o pagamento do passivo devido a servidores exonerados ou demitidos, mediante requerimento do interessado, em processo específico de reconhecimento de dívida, contendo os valores devidos apurados pelo respectivo órgão setorial ou seccional do SIPEC (art. 13). 12. Todos os procedimentos determinados no Decreto proposto serão objeto de verificação quanto à regularidade pela Secretaria Federal de Controle. 13. Estas então, Senhor Presidente, são em síntese, as razões que justificam a edição do Decreto que disciplina os procedimentos para pagamento da extensão da vantagem de vinte e oito vírgula oitenta e seis por cento aos servidores públicos do Poder Executivo Federal, que ora submeto à elevada apreciação de Vossa Excelência.
○ ○ ○

1 cm
Respeitosamente,
FECHO

1 cm
ASSINATURA

Claudia Maria Costin Ministra Interina da Administração Federal e Reforma do Estado

COMUNICAÇÃO

Fac-símile
O fac-símile (ou simplesmente fax) é, no conjunto das correspondências administrativas, um documento sui generis. Tanto pode ser ele mesmo o ato administrativo em si, com mensagem e numeração própria (e neste caso temos uma mensagem-fax), quanto servir apenas de folha de rosto para o encaminhamento de um outro ato (como ocorre nos casos em que o emissor transmite, pelo aparelho de fax, um ofício, uma portaria, um relatório, etc.). O fac-símile é, antes de tudo, um meio, um instrumento de transmissão de mensagens. Seria, assim, mais adequado considerá-lo uma modalidade de comunicação, caracterizada pela agilidade. Deve ser, por isso mesmo, utilizado principalmente para a transmissão e o recebimento de assuntos oficiais de urgência e para o envio antecipado de documentos prementes.

Atos administrativos

83

TIMBRE

FAX

simples

circular

Mensagem n.º _______________ / 2001

Destinatário: ________________________________________________________________________________ Remetente: _________________________________________________________________________________ Fax do Destinatário: _______________________________________ No de Páginas (incluindo esta): _______ Cidade/Estado: ___________________________________________ Data: ____________________________ Telefone para contato: ________________________________________________________________________ Mensagem

Atenção: Em caso de falha de transmissão, favor entrar em contato com (61) 000-0000/0000 Nome legível do responsável da unidade remetente:

DADOS DA INSTITUIÇÃO

Informação
A informação é o ato por meio do qual o servidor se pronuncia acerca de assunto submetido a sua apreciação e manifestação – demandado em processo ou qualquer outro documento. A finalidade da informação é fundamentar questões e esclarecer fatos para que a Administração possa deliberar com segurança sobre um determinado problema. Na informação, o servidor apresenta esclarecimentos necessários ao bom trâmite da documentação e das questões sob análise, a fim de auxiliar a autoridade nos seus despachos e decisões. Baseia-se geralmente no exame do processo ou em fato cuja descrição contribua para a elucidação de situações pendentes. A informação, assim, compõe o conjunto de atos destinados a esclarecer, provar e documentar um fato objeto de processo. A informação deve se ater ao rigorosamente necessário à solução do problema. O redator, portanto, deverá eximirse tanto quanto possível de fazer considerações alheias ao que está em discussão. É conveniente iniciar a informação relatando sucintamente o que motivou o ato, de forma a permitir ao receptor conhecer de imediato o assunto.

Atos administrativos

85

Estrutura da informação
São elementos da informação:
Timbre

Identifica o setor da instituição que expede o documento. Compõe-se juntamente com a logomarca ou o selo do órgão.
Índice

Nome do ato e número respectivo, seguido da sigla da unidade expedidora do documento. Esses dados são complementados pela referência ao processo a que se refere a informação, e do qual ela fará parte, e ao assunto do ato.
Ex.: Informação n.º 22 SRH/TSE Referência: Processo n.º 3.282/03 Assunto: Avaliação de treinamento.

Vocativo

Invoca o destinatário e é seguido de vírgula.
Comunicação

É o conteúdo da informação. Deve ser elaborado com objetividade e clareza. A parte introdutória do documento remeterá à questão que motivou o ato, de forma a permitir que o leitor, de imediato, saiba do assunto que está sendo tratado. A informação deve discorrer sobre todas as questões reclamadas e que esclareçam a situação sob análise. No texto, à exceção do primeiro parágrafo e do fecho, todos os demais parágrafos devem ser numerados, para facilitar remissões.
86
Rey Vinas

Fecho

Apresenta-se de forma sintética, sem delongas. Ex.:
É o que informo.

Local e data

Devem ser registrados por extenso e sem qualquer supressão. A grafia deve ser feita com apenas a primeira letra em maiúscula. Rejeitem-se, portanto, formas como BSB, 16.5.99 ou assemelhadas. Ex.:
São Paulo, 20 de julho de 2003.

Assinatura

Campo formado pelo conjunto assinatura, nome e cargo/ função do expedidor. Esses elementos devem estar posicionados centralizadamente, na metade direita da página.

Atos administrativos

87

1,5 cm

TIMBRE

1,5 cm
Informação n.º 22 SAGES/ACI/SCI Referência: Procedimento Administrativo n.º 6.274/03 Assunto: Reembolso de despesa decorrente de tratamento odontológico
ÍNDICE

1 cm
Senhor Coordenador,
VOCATIVO

1 cm
Trata-se de reembolso, a servidor, de despesas decorrentes de tratamento odontológico. 2. O reembolso de despesas dessa natureza encontra-se regulamentado, no âmbito do TSE, pela Resolução-TSE n.º 20.050/97, cujos arts. 12 a 16 estabelecem os procedimentos a serem seguidos antes e após o tratamento, sob pena de o beneficiário perder o direito ao reembolso. 3. Ocorre que a perícia inicial e a final, preconizados nos arts. 12 (inciso III) e 13 da mencionada resolução, não vêm sendo realizadas. 4. O serviço de Assistência Médica e Social, instado a se pronunciar sobre o assunto, assim justificou:
“A equipe de odontologia, por não contar com os auxiliares de consultório odontológico, não tem condições de realizar as referidas perícias, já que para tal faz-se mister o uso de instrumental asséptico, que precisa ser devidamente limpo e esterilizado entre cada exame pericial, sob o risco de contaminação e propagação de doenças infecto-contagiosas (Hepatite A, Síndrome de Imudeficiência Adquirida, etc.). Diante desta oportunidade, reforça-se a importância da efetivação da contratação dos auxiliares odontológicos, com vistas ao cuprimento do que dispõe a Resolução n.º 20.050/97”.

1,5 cm

5. Considerando a justificativa apresentada, sugere-se o encaminhamento deste procedimento à Secretaria de Administração (SA), a fim de que esta informe as providências tomadas para a contratação de auxiliares odontológicos para o Sams. Devem ser também enviados à SA os procedimentos n.º 9.200/ 2000 e 14.001/2000, por tratarem do mesmo assunto.

1 cm
FECHO

É o que informo.

1 cm
Brasília, 20 de julho de 2003.
LOCAL E DATA

2 cm

2 cm
PEDRO MADUREIRA Chefe da Sages
ASSINATURA

1,5 cm

2 cm

COMUNICAÇÃO

Memorando
O memorando é uma forma de participação por escrito. Utilizado inicialmente para a troca de informações rápidas entre comerciantes, passou a ser adotado pela administração pública para agilizar a comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. Seu texto deveria ter como principal característica a brevidade, mas serve hoje também a comunicações extensas, como a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. De todo modo, o memorando deve buscar a celeridade da comunicação. Sua tramitação precisa ser simples, e os despachos que a ele se seguem devem ser dados no próprio documento ou, em caso de falta de espaço, em folha de continuação. O memorando serve ao desenrolar do serviço interno da repartição e caracteriza-se como instrumento de comunicação entre servidores, unidades ou setores de uma mesma instituição. Memorando-circular é o de mesmo conteúdo – e mesmo número de controle – endereçado a vários destinatários, ainda que sejam apenas dois esses destinatários. Nos atos circulares, dos quais os exemplos mais conhecidos são o memo-circular e o ofício-circular, os destinatários devem ser indicados de forma específica (Para: Presidência da
Atos oficiais

89

Câmara dos Deputados, Corregedoria-Geral Eleitoral.) ou de modo genérico (Para: Diretores de Empresas Estatais de Eletricidade; Para: Secretários Estaduais de Cultura). Os parágrafos do memorando devem ser numerados, para facilitar possíveis remissões, à exceção do primeiro e do fecho. Os memorandos integram os atos de correspondência.

Estrutura do memorando
São elementos do memorando:
Timbre

Identifica o setor ou unidade da instituição que expede o documento. Compõe-se juntamente com a logomarca ou o selo do órgão.
Índice

Tipo do memorando, seguido da sigla da unidade expedidora e do número seqüencial do documento. Ex.:
Ex.: Memorando-Circular SRH/MPDFT n.° 24/99

Data

Inicia-se com a preposição Em. Deve ser alinhada em oposição ao Índice, uma linha imediatamente abaixo. Tradicionalmente, a data era disposta na mesma linha do índice, com alinhamento à direita. O uso do computador, porém, tornou essa disposição um procedimento mais demorado. Colocar a data uma linha abaixo simplifica a tarefa.
90
Rey Vinas

Destinatário

Identifica a unidade ou setor da instituição para a qual se dirige o documento.
Assunto

Corresponde à matéria de que trata o memorando.
Vocativo

Invoca o destinatário e é seguido de vírgula.
Comunicação

É o conteúdo do memorando. Evitem-se, por desnecessárias, linhas em branco entre os parágrafos, que devem ser numerados a partir do segundo. Deve-se sempre mencionar, de forma clara, o assunto do documento. Evitem-se também construções obscuras como: Em atenção ao Memorando no 27/99. Diga-se imediatamente do que trata o ato ao qual se está referindo. Ex.:
Em atenção ao Memorando 35/03, que solicita cessão de servidor para o exercício de atividade cultural (...).

Fecho

Consiste no arremate da comunicação, com a saudação do destinatário. As expressões ora consagradas para o fecho dos memorandos são Respeitosamente (para autoridades de hierarquia superior) e Atenciosamente (para autoridades de mesma ou inferior hierarquia). O Fecho não deve estar centralizado na página, mas deslocado um pouco mais que uma entrada de parágrafo, à direita.
Atos administrativos

91

É o campo formado do conjunto assinatura, nome e cargo do emitente. Esses elementos devem ser posicionados centralizadamente, na metade direita da página.

Assinatura

92

Rey Vinas

1,5 cm

TIMBRE

1,5 cm
] MEMORANDO-CIRCULAR N.º 12 SRRF 2.a RF Em 20 de janeiro de 2003.
DATA

1 cm
Para: Divisões da SRRF 2.a Região Fiscal DESTINATÁRIOS ASSUNTO Assunto: Mostra de material histórico sobre IRPF

1 cm
Senhor Chefe,
VOCATIVO

1 cm
Informar a a V. Sa. que, nos meses de março e agosto deste ano, o setor de atividades especiais desta Superintendência deixará à disposição dos técnicos e auditores fiscais, para apreciação interna, livros, cartazes e fitas de videocassete relativos ao desenvolvimento das campanhas de esclarecimento quanto ao Imposto de Renda das Pessoas Físicas nos anos de 1988 a 2001. 2. O material não poderá ser emprestado. Dessa forma, os interessados em reproduzir os documentos expostos deverão solicitar ao Gabinete da Superintendência, em memorando, a cópia do meterial, discriminando-lhes o número de registro. 3. Maiores informações serão prestados pelo telefone (91) 235-4566.
COMUNICAÇÃO

1 cm
FECHO

Atenciosamente,

2 cm
Roberto Barros Motta Superintendente
ASSINATURA

2 cm

1,5 cm

2 cm

Ofício
O ofício é uma forma de comunicação escrita expedida por autoridade pública sobre assunto de ordem administrativa ou predominantemente oficial. Trata-se de carta pública ou com esse caráter. Hely Lopes Meirelles em seu Direito Administrativo Brasileiro conceituava: “Ofícios são comunicações escritas que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores, e entre a Administração e particulares, em caráter oficial”. Dá-se como forma de comunicação com entes “de fora” da organização emitente, sejam estes outros órgãos públicos ou particulares. O conteúdo do ofício é fundamentalmente matéria da repartição, sobre questões de serviço, mas pode ele também discorrer sobre matérias de caráter social, em razão do cargo ou função da autoridade que o expede. O ofício-circular é aquele de mesmo conteúdo – e mesmo número de controle – endereçado a vários destinatários, ainda que sejam apenas dois esses destinatários.

Outras observações sobre o ofício
O texto de um ofício deve tratar de um único assunto. Quando um mesmo ato discorre sobre assuntos variados, pode
Atos administrativos

95

acontecer de um deles ficar sem o devido encaminhamento, por dispersão quanto ao objeto. Se o texto do ofício for longo, deve-se usar folha de continuação. Na primeira folha, escrevem-se aproximadamente dez linhas (não é necessário coincidir com final de parágrafo). O restante do texto passa à folha seguinte. Nesse caso, a indicação do destinatário permanece na folha inicial. Repetem-se o tipo e o número do expediente na folha de continuação, acrescidos do número desta. Esses elementos devem constar posicionados à esquerda, a três linhas do timbre. Este procedimento é válido para os demais atos oficiais administrativos. Os ofícios e memorandos integram os atos de correspondência. No texto, os parágrafos devem ser numerados, para facilitar possíveis remissões, excetuando-se o primeiro parágrafo e o fecho. Se o ofício for acompanhado de outros documentos, deve-se acrescentar, à esquerda da folha e a duas linhas da assinatura, a palavra Anexo: com a indicação do(s) documento(s) anexado(s). Ex.:
Anexo: Comprovante de inscrição.

O ofício-circular recebe o mesmo número de controle, independentemente da quantidade de destinatários. Ex.:
Ofício-circular n 5/DG/TSE
o

96

Rey Vinas

Estrutura do ofício
São elementos indispensáveis à elaboração do ofício:
Timbre

Identifica o setor da instituição que expede o documento. Compõe-se juntamente com a logomarca ou o selo do órgão.
Índice

Tipo do ofício, seguido do número de controle desses documentos na instituição.
Local e data

Devem constar alinhados à direita e posicionados uma linha imediatamente abaixo do Índice. Não se usa abreviatura. O mês é grafado por extenso neste campo. Rejeitem-se, portanto, registros como BSB, 27.2.03 ou assemelhados. A forma correta seria Brasília, 27 de fevereiro de 2003.
Vocativo

Invoca o destinatário e é seguido de vírgula.
Comunicação

É o conteúdo do ofício. Evitem-se, por desnecessário, embora convencional, linhas em branco entre os parágrafos. O texto do ofício divide-se em introdução, desenvolvimento e conclusão, nos casos em que ele não for de mero encaminhamento de documentos. A introdução deve apresentar de forma objetiva o assunto do expediente. Frases-feitas para dar início ao texto são
Atos administrativos

97

dispensáveis, tais como: Tenho a máxima honra de comunicar; Com pesar levo ao conhecimento de V. Sa..., ou ainda Cumpre-me informar... Empreguem-se formas diretas: Informo a Vossa Excelência que; Submeto à apreciação de V. Sa.; Encaminho a V. Sa. No desenvolvimento, deve-se detalhar o assunto. Se o texto contiver mais de uma idéia, devem elas ser estruturadas em parágrafos distintos, o que irá atribuir fluência e clareza ao documento. Na conclusão, reafirma-se ou simplesmente reapresenta-se a convicção ou proposição que motivou o ato.
Fecho

É o arremate da comunicação, com a saudação do destinatário. Devem ser utilizadas as expressões Respeitosamente (para autoridades superiores) e Atenciosamente (para autoridades da mesma ou de inferior hierarquia). Não deve ser centralizado na página, mas apresentar-se com ligeiro afastamento à direita, maior que o fixado para as entradas de parágrafo.
Assinatura

É o campo formado do conjunto assinatura, nome e cargo do emitente. Esses elementos devem ser posicionados centralizadamente, na metade direita da página.
Destinatário

Neste campo, indica-se, com a devida deferência, o receptor do ofício, aquele a quem o documento é enviado. Compõe-se de a) forma de tratamento adequada ao destinatário [A Sua Senhoria o Senhor]; b) nome da autoridade [Fulano de Tal], em caixa-alta; c) cargo ou função do destinatário, a que
98
Rey Vinas

se segue o órgão a que pertence [Diretor-Geral do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas]. Seu posicionamento é ao final do documento, com alinhamento à esquerda.

Atos administrativos

99

1,5 cm

TIMBRE

1,5 cm
ÍNDICE

OFÍCIO N.º 213 SDRH Belém, 20 de julho 2003. LOCAL E
DATA

1 cm
Senhor Diretor,
VOCATIVO

1 cm
Esta Secretaria de Desenvolvimento de Recursos Humanos tem acompanhado e avaliado sistematicamente as necessidades de capacitação dos servidores da administração direta, autárquica e fundacional do Estado, e constatou que é fundamental neste momento a implementação de programas que contribuam para valorizar o servidor e o reestimulem ao exercício de suas funções. 2. Nesse sentido, decidiu esclarecer aos diversos órgãos colaboradores as diretrizes que possibilitarão levar adiante essa iniciativa. Após avaliar a forma como os órgãos e entidades da administração vêm desenvolvendo suas atividades, bem como o que consta dos relatórios de auditoria do controle interno e externo, concluiu que a redefinição dos modelos de capacitação dos servidores que integram a administração pública do Estado é premente, uma vez que os treinamentos até então realizados não obtiveram êxito, acredita-se que por falta de enfoque e de metodologia, e pelo fato de não estarem voltados diretamente às atribuições dos servidores. 3. Assim, a identificação das necessidades de treinamento que está sendo realizada neste momento sob a coordenação desse Instituto de Desenvolvimento de Recursos Humanos deve considerar as dificuldades inerentes ao desempenho de cada função, a fim de obter subsídios que permitam capacitar os servidores de todas as carreiras de acordo com as especificidades de suas atribuições. 4. Ressalte-se que alguns projetos precisarão ser implantados em caráter de urgência, como os relacionados a políticas de capacitação de lideranças e os de realocação de pessoal. Sugere-se ainda que servidores recém-nomeados recebam cursos de ambientação e de integração e tomem conhecimento sobre os canais de livre acesso às informações necessárias ao bom desempenho de suas funções. 5. Por todo o exposto, solicito o empenho de Vossa Senhoria no sentido de que a implantação e o desenvolvimento dos programas e projetos de desenvolvimento dos servidores do Estado a cargo do instituto dêem-se em estreita conformidade com o Programa de Valorização do Servidor estabelecido no Plano de Governo do Estado apresentado em anexo.

1 cm
FECHO

Atenciosamente,

2 cm
ASSINATURA

2 cm
Carlos Maia Prestes Secretário de Desenvolvimento de Recursos Humanos

1,5 cm

Senhor ALBERTO BASTOS Diretor do Instituto de Desenvolvimento de Recursos Humanos DESTINATÁRIO Rua Maroja Neto, 135 – TEG 70235-000

2 cm

COMUNICAÇÃO

Instrução Normativa & Ordem de Serviço
A instrução normativa é o ato por meio do qual a instituição fixa procedimentos para a correta execução de serviços. Disciplina o modo como devem ser realizadas as tarefas de natureza técnico-administrativa que exigem esclarecimentos mais minudentes. Assim, fixa comandos de ação ou estabelece normas para o exato cumprimento das atividades. Tal como a lei e a portaria, a ordem de serviço organiza-se em ordem normatizadora e matéria normatizada. O preâmbulo corresponde à ordem normatizadora; a matéria normatizada diz respeito ao texto do ato, aqui denominado Comunicação. A instrução normativa destina-se ainda a regular a execução da atividade ou serviço, apontar ações e dizer dos requisitos necessários para a realização de tarefas ou programas. Além disso, estabelece proibições, especifica e caracteriza fatos, objetos e atividades que competem à organização desempenhar. A instrução normativa não difere essencialmente da ordem de serviço e tem a mesma natureza desta. São inúmeros os autores que atestam a semelhança de forma e de fundo entre esses dois atos. Cretella Júnior, por exemplo, no seu Curso de Direito Administrativo (1967), afirma: “Esta diferença
Atos oficiais

101

terminológica não corresponde a uma diferença de natureza”. Segundo ele, a única distinção que se poderá fazer entre uma e outra é a de se atribuir maior importância às instruções que às ordens de serviço. E por esse prisma, o cuidado da organização deve ser o de evitar normatizar ações de relevância por OS e questões de menor relevo por IN. “Na prática, órgãos da Administração Federal baixam instruções normativas e normas de execução com conteúdo e forma peculiares à ordem de serviço. Assim, a diferença parece ser mais de conveniência interna em certas repartições, e não de natureza essencial”. (Ney, João Luiz. Prontuário de redação oficial. Rio de Janeiro : Nova Fronteira, 1998. p. 140-142.) De acordo com Diogenes Gasparini (Apud Kaspary, Adalberto J. Redação oficial: normas e modelos. 13. ed. Porto Alegre : Edita, 1996), a instrução normativa é “a fórmula mediante a qual os superiores expedem normas de caráter interno que prescrevem o modo de atuação dos subordinados em relação a certo serviço”.

Elementos da IN e da OS
São elementos da instrução normativa:
Timbre

Identifica a instituição que expede o documento. Compõe-se juntamente com a logomarca ou o selo do órgão.
Índice

Corresponde ao título do ato, seguido do número de registro e do ano de expedição do documento.
102
Rey Vinas

Preâmbulo

Parte inicial da instrução normativa, não integra a matéria normatizada (que aqui corresponde à Comunicação). Compõe-se da nominação do cargo e do órgão do expedidor do ato (O Diretor da Companhia...), seguida via de regra da expressão no uso de suas atribuições ou equivalente, e das considerações que justificam a expedição da IN. Nas considerações deve(m) ser citada(s) a(s) norma(s) que fundamenta(m) o ato, entre outros motivos. O preâmbulo é finalizado normalmente com o intróito da Comunicação, a expressão RESOLVE.
Comunicação

É o conteúdo da instrução normativa, o que ela regula ou expressa. Possui a mesma estrutura do texto legislativo e da portaria. Os assuntos são divididos em artigos, parágrafos, incisos e alíneas. Aspectos essenciais das técnicas de redação do texto legislativo podem ser consultados nos capítulos Normas básicas para a redação de atos oficiais e O padrão Imprensa Nacional.
Local e data

O local e a data devem ser registrados sem abreviatura no documento, centralizados na metade direita da página. Ex.:
Brasília, 17 de agosto de 2003.

Assinatura

Da autoridade expedidora. Deve ser centralizada na metade direita da página.

Atos administrativos

103

1,5 cm

TIMBRE

1,5 cm
INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 1/2003
ÍNDICE

1,5 cm
PREÂMBULO

O DIRETOR-GERAL DA SECRETARIA DO TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso VIII do art. 116 do Regulamento Interno da Secretaria, considerando o disposto no parágrafo único do art. 70 da Constituição Federal, art. 94, c.c. o § 2.º do art. 15 Lei n.º 4.320, de 17 de março de 1964, e o inciso VII do art. 116 da Lei n.º 8.112, de 11 de dezembro de 1990,

1 cm
RESOLVE:

1 cm 2 cm
Art. 1.º Os materiais permenentes de propriedade deste Tribunal ficarão sob guarda e responsabilidade do assessor-chefe de gabinete de ministro, diretor-geral da Secretaria, assessor-chefe da Assessoria Técnica da Diretoria-Geral, secretários, coordenadores, chefes de divisão, chefes de seção, chefes de setor e outros que vierem a ser designados. Parágrafo único. Para os efeitos deste artigo, consideram-se materiais permanentes: aparelhos, máquinas, equipamentos, utensílios, mobiliários, livros, obras de arte, veículos em geral e outros, conforme a Norma de Execução Conjunta n.º 4, de 31 de outubro de 1997, da Coordenadoria-Geral de Contabilidade da Secretaria do Tesouro Nacional. Art. 2.º Todo material recebido pelo Tribunal Superior Eleitoral (TSE), na forma do § 8.º do art. 15 da Lei n.º 8.666/93, bem como os protótipos entregues por exigência de processo licitatório, com a finalidade de testes, homologação, demonstração e outras providências, deverão ser entregues na Seção de Administração de Material, que comunicará o fato à Comissão Permanente de Licitação. Parágrafo único. Os livros serão impreterivelmente encaminhados à Coordenadoria de Biblioteca e Editoração (Cobli), única responsável pelo processamento técnico, controle e destinação dessas publicações. Art. 3.º Toda movimentação de materiais permanentes de propriedade de terceiros, tanto para entrada como para saída das dependências do Tribunal Superior Eleitoral, deverá ser informada à Assessoria de Segurança e à Seção de Administração de Material. Art. 4.º Todo material permanente adquirido somente será distribuído à unidade requisitante com o Termo de Transferência, em duas vias devidamente assinadas pelo responsável, sendo uma delas devolvida à Seção de Administração de Material. § 1.º A transferência de qualquer material permanente de uma unidade para outra deverá ser precedida da transferência on-line no Sistema de Controle Patrimonial, efetuada pelo cedente. § 2.º O recebedor deverá, imediatamente, confirmar a transferência, assumindo, assim, a responsabilidade pelo material. § 3.º Não haverá atendimento de solicitação para movimentação de material sem a autorização de Transferência de Material Permanente, emitida no Sistema de Controle Patrimonial pelo cedente. § 4.º A saída temporária de qualquer material permanente para conserto, manutenção, treinamento, empréstimo, serviços externos ou outros motivos deverá ser realizada por meio da Autorização de Saída de Material (anexo 1) emitida pela unidade solicitante, com a anuência da Assessoria de Segurança e da Seção de Administração de Material. Art. 5.º A Seção de Administração de Material procederá anualmente ao levantamento geral dos materiais permanentes alocados nas unidades deste Tribunal, e lhe será facultada a realização de outros levantamentos ou inspeções a qualquer tempo. Parágrafo único. A não-localização de materiais permanentes será comunicada ao respectivo responsável para, no prazo de três dias, apresentar justificativas, estando o fato sujeito à abertura de sindicância.

1,5 cm

2 cm

COMUNICAÇÃO

1,5 cm
(Fl. 2 da IN n.º 2, de 20.7.2000)

1 cm
Art. 6.º Os responsáveis pelos materiais permanentes zelarão pela sua guarda e conservação, devendo comunicar à Secretaria de Administração qualquer defeito apresentado, objetivando a sua recuperação, exceto aqueles referentes a equipamentos de informática, que serão comunicados à Secretaria de Informática, observando-se o disposto no art. 4.º desta instrução normativa. Art. 7.º Não é permitida a realização de qualquer modificação física ou desmembramento de material permanente, alterando suas características originais, sem a avaliação e a autorização da Secretaria de Administração. Art. 8.º Caso fique caracterizado o dolo do responsável pela avaria ou pelo desaparecimento do bem permanente, por meio de sindicância ou inquérito administrativo, ficará este, além das penalidades legais, sujeito às seguintes sanções: a) no caso de desaparecimento, substituir o material por outro com as mesmas características ou indenizar, em moeda corrente, o valor do material, a preço de mercado; b) no caso de avaria, arcar com as despesas de recuperação do material. Art. 9.º A Secretaria de Recursos Humanos deverá informar à Secretaria de Administração, no primeiro dia útil, após a data da portaria de dispensa ou exoneração de cargo ou função comissionada do servidor, para transferência de carga patrimonial. Art. 10. Esta instrução normativa entra em vigor na data de sua assinatura. Art. 11. Revogam-se as disposições em contrário.

2 cm

2 cm
Pedro Madureira
ASSINATURA

1,5 cm

2 cm

COMUNICAÇÃO

Parecer
O parecer é o ato por meio do qual órgãos especializados manifestam-se sobre assuntos submetidos à sua consideração. Deve indicar solução aos problemas levantados, ponto a ponto, e oferecer à autoridade os fundamentos de que necessita para a tomada de decisão. Pode ser: a) normativo – se a aprovação do parecer tornar a aplicação de suas conclusões obrigatória para casos idênticos que vierem a surgir; b) vinculante – quando a decisão da autoridade que solicitou o parecer está presa às conclusões do documento; c) facultativo – quando a autoridade que solicitou o parecer não está obrigada a acolher as conclusões do documento. Em qualquer de suas modalidades, contudo, o parecer deve ser baseado em dispositivos legais, jurisprudência, informações técnicas... O parecerista poderá ainda propor formas de execução de medidas que sejam mais adequadas à solução dos problemas, bem como sugerir estudos que devam ser feitos para levar a bom termo a finalidade pública que motivou o ato. O parecer emitido por colegiado somente surtirá efeito se aprovado em plenário. Esse fato deverá ser explicitado no documento.

Atos administrativos

107

Estrutura do parecer
O parecer é composto de:
Timbre

Identifica a instituição que emite o documento. Compõe-se juntamente com a logomarca ou o selo do órgão.
Índice

É o nome do ato, seguido da numeração e da sigla da instituição que emite o parecer. Também integram o índice o número do processo a que se refere o ato, acompanhado da sigla do órgão que demandou a manifestação. Esses elementos devem ser grafados em maiúsculas.
Ementa

O parecer deve apresentar à direita da página, com recuo de cinco centímetros, síntese do assunto de que trata o documento. É a ementa.
Comunicação

É o conteúdo do parecer, em que se analisam os pontos sob questionamento e se aprecia detidamente a matéria que motivou o ato, formulando a opinião que será submetida à autoridade decisória. Os parágrafos, à exceção do primeiro, devem ser numerados, para facilitar remissões.
Fecho

O fecho deve ser breve e colocar o parecer à apreciação da autoridade decisória. Ex.:
108
Rey Vinas

1,5 cm

TIMBRE

1,5 cm
PARECER N.º 28/03 – ASJUR/SARE PROCESSO N.º E.01/12346/03
ÍNDICE

1 cm
EMENTA
Transformação de cargo de auxiliar técnico no de engenheiro, em fundação estadual. Inviabilidade à luz da Constituição Federal de 1988.

1 cm
O processo em tela foi remetido a esta Assessoria Jurídica pelo Senhor Secretário de Estado de Administração e Reestruturação para pronunciamento quanto à viabilidade da transformação de cargo de auxiliar técnico no de engenheiro, no Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro. 2. Às fls. 30, encontra-se o pronunciamento da Superintendência de Recursos Humanos, que sugeriu fosse ouvida esta consultoria, não sem adiantar que há manifestação “favorável à realização de concurso público, salvo nos casos de ascensão em áreas vinculadas ou planos de carreiras” (g.n). 3. A manifestação, se existe, é equivocada. A transformação pretendida contraria frontalmente a Constituição da República de 1988, que em seu art. 37, II, determina:
“a investidura em cargo ou emprego público depende de aprovação em concurso público de provas ou de provas e títulos, de acordo com a natureza e a complexidade do cargo ou emprego, na forma prevista em lei, salvo as nomeações para cargo em comissãodeclarado emlei de livre nomeação e exoneração”.

4. A nova Carta Magna, constata-se, fixou a exigência do concurso público não apenas para a primeira investidura, mas também para qualquer outro tipo de admissão em cargo ou emprego público. 5. Assim, não vejo como admitir que auxiliar técnico passe a engenheiro. A transformação intentada é inviável, de acordo com as normas constitucionais vigentes. 6. O legislador, parece claro, outra intenção não teve que a de impedir que, sem concurso público, servidor venha a ocupar cargo ou emprego público mais elevado do que aquele no qual ingressou na Administração.

1 cm
É o parecer, sub censura.

1 cm 2 cm
Rio de Janeiro, 21 de março de 2003.

2 cm
ASSINATURA

1,5 cm

Adalberto Ares Assessor Jurídico

2 cm

COMUNICAÇÃO

É o parecer, sub censura.

Local e data

Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que emite o parecer.

Portaria
Portaria é o ato emanado de dirigente de entidade da administração pública com o objetivo de instruir sobre assuntos de natureza administrativa, sobretudo relativos a pessoal (admissão, exoneração, designação, delegação de competência, elogio, punição, etc.), e também para disciplinar a organização e o funcionamento dos serviços. Também serve à orientação dos servidores quanto à aplicação de textos legais, além de normatizar matéria não regulada em lei. A portaria, tal como a lei, organiza-se em ordem normatizadora e matéria normatizada. O preâmbulo corresponde à ordem normatizadora; a matéria normatizada é o corpo do ato, aqui denominado Comunicação.

Elementos da portaria
São elementos da portaria: Identifica a unidade expedidora do documento. Compõese juntamente com a logomarca ou o selo do órgão. Tipo da portaria, seguido do número e da data de assinatura do documento.
Atos administrativos

Timbre

Índice

111

Preâmbulo

Parte inicial da portaria, não participa da matéria normatizada (que corresponde à Comunicação). É formada da nominação do cargo do expedidor do ato (O Diretor da Companhia...), seguida normalmente da expressão no uso de suas atribuições, ou equivalente, e das considerações que justificam a expedição da portaria. Nas considerações, deve-se citar a norma que fundamenta o ato.
Comunicação

É o conteúdo da portaria, o que ela regula ou expressa. Organiza-se com a mesma estrutura do texto legislativo, com a divisão dos assuntos nela tratados em artigos, parágrafos, incisos e alíneas. Aspectos essenciais das técnicas de redação do texto legislativo podem ser consultados nos capítulos Normas básicas para a redação de atos oficiais e O padrão Imprensa Nacional.
Local e data

O local e a data devem ser registrados sem abreviatura no documento, centralizados na metade direita da página. Ex.:
Brasília, 27 de março de 2003.

Assinatura

É o campo formado pelo conjunto assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser posicionados centralizadamente, na metade direita da página.

112

Rey Vinas

1,5 cm

TIMBRE

1,5 cm
PORTARIA SVS/MS N.o 326
ÍNDICE

1,5 cm
A SECRETÁRIA DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA DO MINISTÉRIO DA SAÚDE, no uso de suas atribuições legais e

1 cm
PREÂMBULO

Considerando a necessidade do constante aperfeiçoamento das ações de controle sanitário na área de alimentos visando a proteção da saúde da população; Considerando:a importância de compatibilizar a legislação nacional com base nos instrumentos harmonizados no Mercosul, relacionados às condições higiênico-sanitárias dos estabelecimentos produtores/industrializadores e Boas Práticas de Fabricação de alimentos – Resolução GMC n.º 80/96; Considerando:que os aspectos não abrangidos por este regulamento de acordo com Anexo I, continuarão cobertos pela legislação nacional vigente, conforme Resolução GMC n.º 126/94,

1 cm
RESOLVE:

1 cm
Art. 1.º aprovar o Regulamento Técnico; “Condições Higiênicos-Sanitárias e de Boas Práticas de Fabricação para Estabelecimentos Produtores/Industrializadores de Alimentos”, conforme Anexo I. Art. 2.º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

1 cm
Brasília, 30 de julho de 1997.

2 cm
Marta Nóbrega Martins
ASSINATURA

2 cm

1,5 cm

2 cm

COMUNICAÇÃO

Requerimento
É o documento por meio do qual o requerente dirige-se a autoridade administrativa para solicitar direito ou concessão a pedido, geralmente sob o amparo de lei ou norma reguladora. Na administração federal direta e nas autarquias, o Decreto no 84.414/80 veda a exigência de requerimento para a concessão de auxílio-doença, gratificação adicional por tempo de serviço, ajuda de custo, férias, cancelamento de cotas de salário-família e revalidação de despacho concessório de licenças especiais. Essas concessões dão-se ordinariamente de ofício ou por meio de procedimento sumário e simplificado.

Elementos do requerimento
São elementos indispensáveis ao requerimento o Vocativo, a Comunicação, o Fecho e a Assinatura. O requerimento dispensa a intitulação. Pode ser feito em papel não timbrado, apenas encimado pelo nome do órgão e da unidade a quem é remetido.
Vocativo

Invoca o destinatário com o tratamento Senhor ou Excelentíssimo Senhor, seguido da indicação do cargo da pessoa a quem é dirigido.
Atos administrativos

115

Comunicação

É o conteúdo do requerimento, aquilo que se pede. Inicia-se com o nome do requerente e sua qualificação essencial, seguida do objeto do requerimento, com a indicação, se for o caso, dos fundamentos legais que embasam a solicitação.
Fecho

O fecho mais utilizado é: Nestes termos, pede deferimento. Usase ainda Pede deferimento ou P. deferimento.
Loca e data

O local e a data devem ser registrados sem abreviaturas, com o mês sendo indicado por extenso.
Ex.: 13 de janeiro de 2003.

Assinatura

É o campo formado pelo conjunto assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser posicionados centralizadamente, na metade direita da página.

116

Rey Vinas

1,5 cm

3 cm

Sr. Secretário de Administração,

VOCATIVO

2 cm
RICARDO BASTOS MEDINA, que neste Superior Tribunal de Justiça ocupa o cargo de técnico judiciário, Matrícula n.º 5001234, lotado na Secretaria de Administração, requer de V. Sa. autorização para divulgar nos murais dessa instituição, por meio de cartazes, o lançamento de seu livro de contos Antuérpia, que ocorrerá no dia 23 de janeiro deste ano.
COMUNICAÇÃO

1 cm
Nestes termos, FECHO Pede deferimento.

1 cm 2 cm
LOCAL E DATA

Brasília, 20 de julho de 2000.

1,5 cm

2 cm
ASSINATURA

ROBERTO MADUREIRA RG n.º 211.456 SSP/DF

2 cm

Projeto básico & Projeto executivo

Projeto básico
Dispõe o art. 7.º da Lei n.º 8.666/93 que as licitações para a execução de obras e para a prestação de serviços no âmbito da administração pública obedecerão a projeto básico e projeto executivo, dentre outras exigências. O projeto básico deve apresentar em detalhes aquilo que se pretende realizar, como, quando, onde e por quê. O § 2.° do citado artigo 7.º diz:
As obras e os serviços somente poderão ser licitados quando: I – houver projeto básico aprovado pela autoridade competente e disponível para exame dos interessados em participar do processo licitatório (g.n.).

O professor Jorge Ulisses Jacoby Fernandes, autor de Contratação Direta sem Licitação (5. ed., Editora Brasília Jurídica, 1999) em artigo intitulado Projeto básico nas licitações, publicado no Caderno Direito e Justiça do jornal Correio Braziliense, da capital federal, afirma que a Lei n.º 8.666/93, que disciplinou as licitações e contratos da Administração, trouxe entre suas boas inovações a obrigatoriedade do projeto básico para a contratação de qualquer obra ou serviço. Há muitos que sustentam que a exigência do projeto básico só vale para contratações na área de engenharia. Jorge
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Ulysses afirma que a interpretação literal da lei indica claramente que esse requisito foi estabelecido pelo legislador de modo amplo. E este parece ser o entendimento dominante nas instituições públicas brasileiras. O art. 7.º, § 2.°, I, da Lei n.º 8.666/93 afirma indubitavelmente a necessidade da prévia elaboração de projeto básico e determina que os serviços e obras somente poderão ser licitados depois de atendida essa exigência. Vejamos no que consiste o projeto básico e também a conceituação de projeto executivo; obra e serviço, conforme o inciso XI do art. 6.º da Lei n.º 8.666/93. Projeto básico é “o conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução” (g.n). Isso quer dizer fundamentalmente que o projeto básico consiste no mais amplo detalhamento do objeto, de modo a que seja perfeitamente identificado o que pretende o órgão licitante e as circunstâncias e o modo exatos de realização da obra ou do serviço. Obra é “toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação, realizada por execução direta ou indireta”. Serviço é “toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro, ou trabalhos técnicos-profissionais”.
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Projeto executivo é “o conjunto dos elementos necessários e suficientes à execução completa da obra, de acordo com as normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT)”.
Requisitos*

O art. 12 da Lei de Licitações e Contratos dispõe que, nos projetos básicos e projetos executivos de obras e serviços, sejam considerados principalmente segurança; funcionalidade e adequação ao interesse público; economia na execução e operação; possibilidade de emprego de mão-de-obra, materiais, conservação e operação; facilidade na execução, conservação e operação, sem prejuízo da durabilidade da obra ou serviço; adoção das normas técnicas de saúde e de segurança do trabalho adequadas; e impacto ambiental.
Padronização

As obras e serviços destinados aos mesmos fins deverão ter projetos básicos padronizados, classificados por tipos, categorias ou classes, exceto quando o projeto-padrão não atender às condições peculiares do local ou às exigências especificadas do empreendimento (art. 12 da Lei n.º 8.666/93).
Elementos

De acordo com o inciso IX do art. 6.º da Lei n.º 8.666/ 93, são elementos indispensáveis ao projeto básico: – desenvolvimento da solução escolhida de forma a fornecer visão global da obra e identificar todos os seus elementos constitutivos com clareza;
*As orientações acerca do projeto básico aqui expostas resultaram de colaboração inestimável da então Coordenadora de Desenvolvimento de Recursos Humanos do TSE, Maria Imaculada Mantovanni.

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– soluções técnicas globais e localizadas suficientemente detalhadas, de forma a minimizar a necessidade de reformulação ou de variantes durante as fases de elaboração do projeto executivo e de realização das obras e montagem; – identificação dos tipos de serviços a executar e de materiais e equipamentos a incorporar à obra, bem como suas especificações que assegurem os melhores resultados para o empreendimento, sem frustrar o caráter competitivo para a sua execução; – informações que possibilitem o estudo e a dedução de métodos construtivos, instalações provisórias e condições organizacionais para a obra, sem frustrar o caráter competitivo para sua execução; – subsídios para a montagem do plano de licitação e gestão da obra, compreendendo a sua programação, a estratégia de suprimentos, as normas de fiscalização e outros dados necessários em cada caso; – orçamento detalhado do custo global da obra, fundamentado em quantitativos de serviços e fornecimentos propriamente avaliados.

Elaboração
Considerações iniciais
Importância

O projeto básico deverá apresentar todas as referências do material a ser adquirido ou do serviço a ser contratado. O projeto básico deve ser elaborado pela unidade que solicita o serviço ou a obra. Isto porque ela é quem sabe
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Quem faz o projeto básico

exatamente o que deseja e o que será necessário para a satisfação de sua necessidade. Este saber envolve o que se quer, como, por quê, quando, de que forma e em que condições, o que permite fazer todo o detalhamento do serviço ou da obra. Pessoal técnico especializado pode vir a ser contratado para a elaboração do projeto básico, mas isso irá depender do objeto do contrato, como no caso de exigência de informação técnica de alta complexidade. O projeto básico é a peça inicial do processo licitatório e deverá acompanhar a solicitação. Isso irá agilizar a análise do pedido. É provável que os setores de compras ou de licitações venham a ter dúvidas em relação a aspectos do projeto. Isso exigirá permanente diálogo entre as unidades envolvidas. Por mais que se tenha detalhado o projeto básico, sem deixar dúvidas, não se deve em momento algum dar o trabalho por concluído. O interessado deve auxiliar permanentemente no desenvolvimento das atividades das equipes de licitação e compras, até que esteja finalizado a contento o serviço ou a obra. Para o bom desenvolvimento do projeto básico, deve o seu elaborador: 1) ter visão global do objeto a ser licitado O objeto da licitação deve ser amplamente conhecido pelo projetista, para que seja possível a ele identificar os elementos que deverão constituir o projeto básico. Começa-se pela necessidade e o objetivo que se pretende atingir.
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Quando elaborar o projeto básico

Desenvolvimento do projeto básico

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– A necessidade irá permitir delinear o objeto e fundamentar a justificativa. – O objetivo a ser atingido ajudará na especificação do objeto. 2) informações técnicas e especializadas De acordo com o projeto, e caso não se disponha de informações técnicas e especializadas sobre o serviço ou obra, devese solicitá-las de outras unidades e fazer pesquisas sobre o assunto. A internet é fundamental para a obtenção de informações atuais sobre as diversas áreas do conhecimento e da técnica humanos. Deve-se sem dúvida recorrer a ela para aperfeiçoar o projeto. O projetista cuidará de assegurar, com as informações de que dispõe, o melhor resultado possível à execução da obra ou do serviço. O detalhamento do projeto e a suficiência das informações farão com que não haja problemas em qualquer das fases da contratação ou da execução. 3) execução da obra ou do serviço O modo de execução da obra ou do serviço deve estar na mente do projetista. Ele deve estar ciente de que não basta dizer o que se quer. Todas as etapas de execução da obra ou do serviço devem ser cuidadosamente planejadas. Durante esse planejamento é que serão decerto identificadas muitas das necessidades a serem contempladas no projeto básico. É fundamental para a elaboração de um projeto básico que se lance mão da imaginação e da criatividade. Imaginar e criar mentalmente todas as fases do projeto e todos os recursos necessários para a execução da obra ou do serviço evita omissões ou impropriedades.
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A melhor maneira de antecipar-se às variáveis que poderão interferir no projeto é colocar-se no lugar: 1) de quem vai usufruir do serviço ou do material; 2) da pessoa que irá analisar o projeto; 3) da empresa ou da pessoa física que irá oferecer as propostas. 4) planilha de custo Deve-se ainda apresentar uma planilha do custo estimado para a obra ou o serviço, para subsidiar a tomada de decisão da autoridade administrativa. 5) disponibilidade orçamentária No caso de a unidade solicitante gerenciar algum programa orçamentário e caso a despesa conste do orçamento, deve-se fazer essa observação e informar o saldo orçamentário. Caso contrário, essa informação deverá ser prestada pela Secretaria de Orçamento ou Secretaria de Administração – conforme a situação de cada órgão. Finalizando, deve-se esclarecer o motivo da ausência de um modelo de projeto básico neste trabalho. Consideramos que a apresentação de um padrão de projeto traria mais desvantagens que benefícios à organização, pois poderia redundar numa espécie de “engessamento” de forma para o projetista. Atende mais às variadas e variáveis exigências de especificação dos tipos de obra ou serviço que podem vir a ser contratados pela Administração uma forma aberta, que dê margens à criatividade do projetista, a fim de que ele conceba o projeto que mais adequadamente atenda à necessária especificação e aos contornos do serviço ou obra demandados.

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Projeto executivo
O projeto executivo (PE) é exigido pela Lei n.º 8.666/93 para a execução de obras licitadas pela administração pública. Pressupõe a existência de um anteprojeto ou projeto básico, a partir do qual são detalhadas as fases e a forma de execução da obra (apesar de a exigência de elaboração de projeto executivo restringir-se à execução de obras, pode ser ele produzido para a execução de serviços de relativa complexidade ou cuja realização exija um maior nível de detalhamento; o projeto executivo, aliás, é um instrumento eficiente de planejamento de execução de atividades). Neste livro, tomaremos como exemplo um projeto executivo de arquitetura, que pode ser adaptado para a execução de serviços. Para esse tipo de PE são geralmente utilizados os seguintes instrumentos e informações: a) anteprojetos ou projetos básicos de arquitetura e/ou engenharia; b) anteprojetos ou projetos básicos produzidos por outras áreas técnicas necessários à execução da obra; c) informações de outra natureza consideradas relevantes para a execução do projeto. Entre os documentos técnicos apresentados para a elaboração do projeto executivo de arquitetura constam:
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a) desenhos: – planta geral de implantação; – planta de terraplenagem; – cortes de terraplenagem; – plantas das coberturas; – cortes (longitudinais e transversais); – elevações (frontais, posteriores e laterais); – plantas, cortes e elevações de ambientes especiais (banheiros, cozinhas, lavatórios, oficinas e lavanderias); – detalhes (plantas, cortes, elevações e perspectivas) de elementos da edificação e de seus componentes construtivos (portas, janelas, bancadas, grades, forros, beirais, parapeitos, pisos, revestimentos e seus encontros, impermeabilizações e proteções); b) textos: – memorial descritivo da edificação; – memorial descritivo dos elementos da edificação, das instalações prediais (aspectos arquitetônicos), dos componentes construtivos e dos materiais de construção; – memorial quantitativo dos componentes construtivos e dos materiais de construção; c) perspectivas (opcionais) (interiores ou exteriores, parciais ou gerais); d) maquetes (opcionais) (interior e exterior); e) fotografias, diapositivos, microfilmes e montagens (opcionais); f) recursos audiovisuais (opcionais) (filmes, fitas de vídeo e disquetes).

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Roteiro
Neste roteiro para a elaboração do projeto executivo, os itens foram desenvolvidos em linhas gerais, tendo em vista que a natureza de cada obra (ou serviço) certamente irá impor os níveis de detalhamento necessários ao projeto. O projeto executivo pode ser elaborado com a seguinte estrutura: Apresentação Em que se discorre sobre o projeto nos seus aspectos gerais. Diz da finalidade e da utilidade da obra e das expectativas em torno da execução do projeto. Justificativa Fundamenta a necessidade de realização da obra. Objetivos Nos objetivos, afirma-se o que se pretende alcançar com a obra, em âmbito geral e específico. Objetivo geral O objetivo geral diz do que se pretende atingir ao final da execução do projeto. Objetivos específicos Os objetivos específicos constituem o que se espera alcançar em cada parte da execução do projeto. Da consecução de cada um deles resulta a obra realizada.
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Procedimentos metodológicos Esta parte do projeto detalha os procedimentos a serrem adotados na execução da obra. Os procedimentos metodológicos dividem-se em subpartes, dentre as quais se destacam: levantamentos de toda ordem (ambientais, situacionais, orçamentários, etc.); diagnósticos (que consistem na descrição detalhada de dados e informações que possam contribuir para a boa condução do projeto); e recomendações (conjunto de informações que devem ser levadas em consideração na execução do projeto). As principais recomendações devem estar em consonância com os problemas identificados nos diagnósticos e observar as condições limitadoras da execução do projeto. Matriz operacional A matriz operacional é o conjunto de dados, que podem ser apresentados em gráficos, que apontam, se possível em ordem cronológica ou seqüencial, as atividades a serem realizadas, os prazos de execução, os responsáveis pelo desenvolvimento dos trabalhos e os equipamentos ou instrumentos necessários para a viabilização dos serviços, entre outras informações que possibilitem o monitoramento das ações. Orçamento Todas as ações a serem desenvolvidas devem ser orçadas, com a discriminação das despesas por atividade. As despesas que podem ser assumidas em âmbito interno e as que demandem negociações externas (recursos estaduais, federais e internacionais, entre outros) devem ser discriminadas em separado.
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Metas de resultado As metas são estabelecidas tendo como parâmetros ou indicadores as situações apontadas nos diagnósticos. Monitoramento O monitoramento destina-se ao acompanhamento das metas parciais e de resultado. A periodicidade do monitoramento é determinada de acordo com critérios técnicos estabelecidos pela instituição responsável pelo projeto e visam a assegurar o exato cumprimento dos cronogramas e a detectar oportunidades de melhoria na condução das tarefas.

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Redação de e-mail
As transformações na administração pública vêm colocando sob questionamento a estrutura da redação oficial, mesmo aquela que se vale de princípios mais modernos de escrita. Há mais ou menos uma década superou-se a idéia de conteúdos prolixos ou laudatórios e se propugnou que a correspondência oficial deveria ser direta, simples, enxuta. Esses princípios continuam válidos, mas já se exigem outros avanços. O uso massivo da internet e dos e-mails passou a impulsionar, para além disso, que a redação oficial seja de comunicação ainda mais rápida, com parágrafos mais curtos, de no máximo quatro linhas. Ao mesmo tempo, a forma dos documentos oficiais deverá passar por uma violenta transformação nos próximos cinco anos. Muito provavelmente aproximar-se-á da forma norte-americana de redação comercial e institucional: textos breves, muito breves, curtos, muito curtos, alinhados inteiramente à esquerda, para facilitar a legibilidade da escrita, para “descomplicar” o processo. Além disso, encontra-se em franca expansão nas instituições públicas e privadas a adoção de sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e de Workflow, que em muito pouco tempo tornarão toda documentação produzida em papel coisa do passado.
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Os tempos que estão por vir, num futuro quase à porta, apontam para uma comunicação quase que exclusivamente virtual dentro das organizações. Tudo o que hoje é feito no suporte papel e puder ser eliminado o será. E aí inclui-se quase toda a correspondência oficial. A tendência dos processos, mesmo os judiciais, é que se tornem arquivos eletrônicos. E para isso há uma legião de especialistas estudando como atribuir a máxima confiabilidade à documentação virtual. Chegar a isso é só uma questão de tempo. Portanto, é bom ir-se preparando para uma nova realidade, em que a quase totalidade da correspondência oficial circulará pela internet. Essa nova documentação precisará ser estruturada de um modo sensivelmente diferente. E um novo tipo de texto deve ser gestado para atender às características da documentação virtual. Antecipo que muitas das qualidades da redação oficial da atualidade será carreada para o novo modelo, mas em alguns aspectos será ela bastante diferente. E nessa nova realidade será imperiosa (isso já está começando a acontecer) a comunicação via e-mail.
Sem burocracia

Um número cada vez maior de instituições públicas e privadas vem utilizando o correio eletrônico (e-mail) para comunicar-se mais agilmente e sem burocracia. Nessas instituições, grande parte da correspondência interna e mesmo algumas das comunicações externas podem ser substituídas por mensagens enviadas por correio eletrônico. Pode-se optar por uma mensagem informal, em tom de conversa, ou por uma correspondência formal. Isso irá depender da natureza do assunto. E a escolha deve ser ditada
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pelo bom senso: uma mensagem de e-mail enviada ao diretor de uma empresa vencedora de processo licitatório não pode apresentar a sem-cerimônia com que se fala a um amigo de longa data.
Discernimento

O correio eletrônico (e-mail), contudo, deve ser usado com discernimento. É possível utilizá-lo na comunicação entre os servidores da organização em seus diversos níveis; entre membros da organização e o cidadão; e entre a instituição e os demais órgãos da administração. Mais rápido que uma carta e mais eficiente que o telefone no que se refere a informações complexas, o e-mail, contudo, pode não ser a melhor forma de comunicação. Deve-se sempre partir da premissa de que ele não substitui uma conversa vis a vis, uma reunião, uma correspondência comum. Por isso, antes de enviar um e-mail, pergunte-se se esta é a melhor maneira de transmitir sua mensagem.
Assuntos pessoais e corporativos: distinção

Para não misturar assuntos pessoais com assuntos da instituição é preciso fazer distinção entre eles e, sobretudo, classificar as mensagens pessoais como não prioritárias, no momento da transmissão. Podem também ser criadas pastas específicas separando as mensagens da repartição daquelas que são pessoais. Ao encaminhar uma mensagem da organização por e-mail, é conveniente destacar que se trata de uma comunicação institucional. Na correspondência tradicional, o caráter institucional da comunicação é evidenciado pelo timbre, nome e/ou marca
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da organização impressos no papel da empresa. No caso do correio eletrônico, não há marca/timbre que identifique a instituição. Tudo o que se tem são os campos: Para, Cc (com cópia), Cco (com cópia oculta), Assunto e o campo destinado à mensagem em si. Contudo, pode-se fazer com que o destinatário perceba que se trata de uma mensagem institucional. Especifique, de imediato, no campo destinado à mensagem, a condição do emissor e a do receptor. Ex.: Da: Diretoria-Geral da Câmara dos Deputados; Para: Diretor de Redação do Correio Braziliense. Dê então início à mensagem. Muitas instituições incluem no fim das mensagens enviadas para fora da organização um aviso ou uma nota jurídica como a que segue: “Esta transmissão de e-mail é confidencial e dirigida somente à pessoa ou à organização a quem está endereçada. Suas informações são privilegiadas e confidenciais. Se você não é o destinatário, não deve copiá-la, distribuí-la ou dela se utilizar para qualquer fim. Caso tenha recebido este e-mail por engano, favor apagá-lo. Adiantamos que um sistema antivírus instalado em nossos microcomputadores verifica se estão incólumes os arquivos enviados através de nossos sistemas de e-mail”.
Estrutura do e-mail

O modo como um e-mail é estruturado pode melhorar a legibilidade e o impacto do texto. Mensagens curtas podem conter uma única palavra (“aprovo”, “concordo”). Mensagens longas, porém, exigem muitos parágrafos e, neste caso, deverá apresentar, como em toda boa comunicação, introdução, desenvolvimento e conclusão.
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Utilize linhas em branco entre a saudação, os parágrafos e a assinatura. Utilize também caixa-alta e caixa-baixa; ou seja, não escreva textos só em maiúsculas ou só em minúsculas. Letras maiúsculas podem parecer agressivas e letras minúsculas podem dar a impressão de que o emissor estava apressado ou com preguiça.
Símbolos

Tome cuidado ao utilizar caracteres de controle ou símbolos, pois eles podem aparecer de maneira diferente no sistema do destinatário. Se o formato do documento é importante, é recomendável enviá-lo a partir de um texto processado em Word anexado à mensagem.
Outras recomendações

1. Não divulgue informações confidenciais. Informações sobre a instituição, seus funcionários, o trabalho que está sendo feito, planos futuros e idéias são a priori confidenciais. Mesmo informações enviadas internamente podem ser confidenciais, tais como dados pessoais de um funcionário. Você pode estar divulgando-as por engano e enviando-as a pessoas erradas. 2. Os endereços de correio eletrônico são geralmente uma sucessão de letras e números, que pode em alguns casos ser complexa. E não podem conter erros! Se o endereço não estiver correto, o destinatário não receberá a mensagem ou, talvez pior, a mensagem será enviada para outra pessoa. Verifique sempre se o endereço eletrônico está correto. 3. É fácil selecionar os endereços de uma listagem, especialmente se o usuário estiver enviando mais de uma mensagem
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para o mesmo destinatário. Entretanto, se você selecionar um destinatário de uma lista, verifique se está escolhendo a pessoa certa. 4. O sistema de correio eletrônico permite a criação de listas de distribuição por grupos de pessoas. Por exemplo: “Equipe de Revisão” ou “Auditores”. Essas listas são úteis quando se enviam mensagens regularmente para um mesmo grupo de pessoas. 5. Se seu destinatário não tiver nenhuma vantagem em receber sua mensagem, não a envie, mesmo se não houver custo. Você pode estar desperdiçando tempo, assim como também pode perder tempo localizando ou abrindo e-mails sem utilidade que lhe foram enviados, além de ocupar a caixa de e-mail do destinatário com mensagens que não interessam a ele. 6. Se estiver respondendo a uma mensagem que foi enviada a mais de uma pessoa, mande sua resposta para todo o grupo somente se for necessário. Caso contrário, responda somente ao emissor. 7. Deve-se ter cuidado no preenchimento do campo Assunto. Uma indicação clara do que está sendo tratado no e-mail ajuda na recepção da mensagem; uma linha de assunto confusa dificulta o acesso. Lembre-se de que sua mensagem pode ser a única que você está enviando, mas pode não ser a única na caixa de entrada do destinatário. Não presuma que o destinatário conheça do que trata a mensagem. Uma linha de assunto que contenha somente a palavra “Informação” será inútil, pois não indica se o emissor está solicitando ou pedindo informação, nem que tipo de informação pretende. É recomendável especificar claramente o conteúdo: “Solicitação de lista de preços de produtos”; “Servidores treinados em língua portuguesa”.
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8. A informalidade dos e-mails leva muitas vezes o emissor a omitir a saudação nas mensagens, uma vez que elas chegam diretamente ao receptor. Contudo, uma saudação como “Senhor Secretário” ou “Cara Elisabete” pode confirmar ao destinatário que a mensagem realmente é encaminhada a ele. Além disso, é uma introdução cordial similar a “Oi” ou a “Olá”, que inicia uma conversa ou uma ligação telefônica. Inclua uma saudação. 9. Não inclua informações desnecessárias. Nada justifica no mundo de hoje a inclusão de palavras ou frases irrelevantes nas comunicações. Alguns sistemas anexam à resposta dada a um e-mail todo o histórico das mensagens trocadas. Entretanto, quase sempre esse histórico é desnecessário e só aumenta o tamanho da mensagem. Além disso, retransmitir o conteúdo recebido anteriormente pode ser inadequado. Evite isso. 10. Os computadores permitem “copiar e colar” textos entre diferentes aplicativos. Isto pode ser útil quando se está escrevendo uma mensagem que inclui informação precisa como, por exemplo: o conteúdo de relatórios, palavras complexas ou em outro idioma, combinações de letras, números extensos; endereços de e-mail, etc 11. Certos textos ou documentos podem ter direitos protegidos. Neste caso, deve-se pedir permissão para copiá-los, mesmo que a informação seja veiculada apenas dentro da instituição. 12. Conclua sua mensagem simplesmente com Atenciosamente ou Respeitosamente ou Saudações. 13. Inclua uma assinatura na mensagem. Ela poderá apresentar sua titularidade, seu cargo, seu número de telefone e o endereço do site da instituição, entre outros detalhes.
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Entretanto, mantenha essa assinatura curta, digamos com, no máximo, quatro linhas. 14. Use a janela de endereços para arquivar e selecionar os endereços de e-mail. Mantenha seus endereços com o mesmo critério com que guarda outras informações importantes arquivadas. 15. Estruture e formate a mensagem de maneira que seja fácil acompanhar-lhe as idéias. 16. Um e-mail tende a ter um tom coloquial, mas em alguns casos pode parecer casual em excesso ou escrito às pressas. Evite chegar a esse ponto nas comunicações de serviço. Lembre-se de que uma mensagem de e-mail deve apresentar somente informações indispensáveis e ser escrita em linguagem simples, sem expressões difíceis e sem jargões desnecessários, mas não pode se tornar desleixada ou grosseira. 17. Planeje a informação. O planejamento pode ser útil mesmo para mensagens curtas. Para mensagens longas, faça um resumo breve dos pontos importantes. Assim, a mensagem apresentará uma seqüência lógica. Pergunte-se ao planejar: • para quem está sendo enviada a mensagem e qual o seu objetivo? • qual o retorno esperado? • estou informando, persuadindo ou solicitando? Algumas das informações deste tópico costumam ser classificadas pelos navegadores da rede mundial como “netiquetas”, numa alusão bem-humorada à necessidade de lançar mão de uma certa “etiqueta na Internet”, sobretudo quanto ao uso do correio eletrônico. Vale a pena seguir muitas delas e adequá-las ao uso do e-mail na instituição.
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Expressões & vocábulos latinos nos atos oficiais
A a fortiori Com mais razão. Locução que se emprega para concluir do menos para o mais evidente: se tenho de amar o inimigo, a fortiori amarei o meu amigo. a latere De lado, ao lado; perto de; argumentação não ligada necessariamente ao fato principal, mas que se acrescenta em reforço. a non domino Por parte de quem não é dono. Diz-se da transferência de bens móveis ou imóveis, por quem não é o legítimo dono. a posteriori A partir do que vem depois. Para depois; que vem depois. a priori A partir do que vem antes. Prova fundada unicamente na razão, sem fundamento na experiência. Raciocínio prévio; conhecimento, afirmação, verdade... anterior à experiência. Opõe-se a a posteriori. a quo Da parte de cá. 1 Na ignorância; sem entender, sem saber. 2 Dir Diz-se do dia a partir do qual se começa a contar um prazo. 3 Dir Diz-se do juiz de um tribunal de cuja decisão se recorre: juiz a quo (opõe-se, neste caso, a ad quem, juiz, ou tribunal, para o qual se recorre). 4 Lóg Diz-se do termo ou princípio sobre que se fundamenta uma conclusão. a ratione Pela razão. Pela imaginação, por conjetura, por hipótese; sem fundamento nos fatos reais. a remotis À parte; em particular, em afastamento. a rogo A pedido de. ab hoc et ab hac Disto e desta. Discorrer alguém sobre o que não entende. ab incunabulis Desde o berço. Desde o princípio; desde a origem. ab initio Desde o começo. ab intestato Sem deixar testamento. Diz-se da sucessão sem testamento, ou dos herdeiros que dela se beneficiam.

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ab origine Desde a origem; desde o princípio. ab ovo Desde o ovo; desde o começo. ab uno disce omnes Por um se conhece a todos. Pelas qualidades de um indivíduo podem ser avaliadas as qualidades de um povo. abdicatio hereditatis Renúncia à herança. aberratio delicti Desvio do delito. Erro por parte do criminoso quanto à pessoa da vítima. aberratio ictus Desvio do golpe. Dá-se quando o delinqüente atinge, por imperícia, pessoa diversa da que visava. Erro ou acidente, na execução do delito, que leva o criminoso a atingir pessoa diversa daquela a quem pretendia ofender. absens Ausente. absente reo Ausente o réu ou na ausência do réu. abusus non tollit usum O abuso não impede o uso. Princípio segundo o qual se pode usar de uma coisa boa em si, mesmo quando outros usam dela abusivamente. accipiens O que recebe. Pessoa que recebe um pagamento; recebedor. actio ad exhibendum Ação exibitória. actio in personam Ação contra a pessoa. actio judicati Ação do julgado. actiones poenales Ações penais. actor et reus idem esse non possunt Autor e réu não podem ser os mesmos. ad arbitrium Arbitrariamente, conforme o arbítrio. ad argumentandum tantum Somente para argumentar. Concessão feita ao adversário, a fim de refutá-lo com mais segurança. ad augusta per angusta Às coisas excelentes pelos caminhos estreitos. Não se vence na vida sem lutas. ad causam Por causa, para a causa. ad cautelam Por precaução. Por cautela. Diz-se do ato praticado a fim de prevenir algum inconveniente ou de medida que se toma por simples precaução. ad corpus Por corpo. Diz-se da venda de imóvel na qual se ajusta o preço do todo, sem especificar a medida da área. Opõe-se à venda ad mensuram. ad diem Até o dia. Prazo último para o cumprimento de uma obrigação Dia em que se extingue um prazo.

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ad duo A duas vozes ou a dois instrumentos, expressão usada em música ou canto: Foi uma peça executada ad duo. ad exemplum Para exemplo: A prisão foi efetuada ad exemplum dos demais. ad extra Por fora, exteriormente: Porque dedicou-se, ad extra recebeu mais. ad extremum Até o fim, até o cabo, até ao extremo: Apesar do sofrimento, empenhou-se no trabalho ad extremum. ad finem Até o fim. ad hoc Para isso. A propósito. Para este fim. Diz-se de pessoa ou coisa preparada para determinada missão ou circunstância: secretário ad hoc, tribuna ad hoc. ad hominem Para o homem. Sistema de argumentação que contraria o adversário usando de suas próprias palavras ou citando o seu modo de proceder. ad honores Para as honras, como título de glória. Foi nomeado ad honores, isto é, para um cargo ou função meramente honorífico. Honoris causa. ad instar À semelhança; à maneira de. ad interim Provisoriamente, de modo passageiro, interinamente: Ad interim trabalhava com o pai.

ad intra Por dentro, interiormente: Apenas cumprimentou-a, embora ad intra desejasse abraçá-la. ad judicem dicere Falar ao juiz. ad judicia Para os juízos. Diz-se do mandato judicial outorgado ao advogado pelo mandante. ad libitum À vontade, a bel-prazer, livremente. ad litem Para o litígio. Relativo ao processo em causa. ad litteram Conforme a letra; ao pé da letra; literalmente. ad mensuram Conforme a medida. Venda estipulada de acordo com o peso ou a medida. ad modum Conforme a maneira, o uso: A diplomação do presidente deu-se ad modum. ad negotia Para os negócios. Refere-se ao mandato outorgado para fins de negócio. ad nutum Segundo a vontade de; ao arbítrio de. Diz-se do ato que pode ser revogado pela só vontade de uma das partes; refere-se também à demissibilidade do funcionário que ocupa cargo de confiança. ad processum Para o processo.

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ad quem Para quem. 1 Dir Diz-se do juiz ou tribunal a que se recorre de sentença ou despacho de juiz inferior; juiz ou tribunal para o qual segue o recurso. 2 Dia marcado para a execução de uma obrigação. ad referendum Para ser referendado; para referir; para submeter à apreciação de, sob condição de consulta aos interessados e aprovação deles. 1 Dir Diz-se do ato que depende de aprovação ou ratificação da autoridade ou poder competente. 3 Dipl Diz-se da negociação do agente diplomático, sujeita à aprovação de seu governo. ad rem À coisa; ao assunto. 1 Dir Diz-se do direito ligado à coisa. 2 Log Argumento que atinge o âmago da questão; opõe-se ao argumento ad hominem. ad retro Para trás. Diz-se do pacto em que o vendedor tem o direito de reaver a coisa vendida, mediante a restituição do preço e despesas acessórias, dentro de prazo determinado. ad solemnitatem Para a solenidade. Diz-se do requisito da lei necessário para a forma essencial ou intrínseca do ato e sua validade, e não somente para a sua prova. ad substantiam actus Para a substância do ato. Diz-se do instrumento público, quando exigido como formalidade solene. ad usum Para o uso; conforme o uso. Ad usum dos interessados. ad valorem Segundo o valor. Diz-se da tributação feita de acordo com o valor da mercadoria importada ou exportada, e não, conforme o seu peso, volume, espécie ou quantidade. adhuc sub judice lis est O processo ainda se acha em poder do juiz. A questão não foi definitivamente dirimida (referese a litígio ainda não julgado em última instância). aequo animo Com ânimo igual; com serenidade e constância. age quod agis Faze o que fazes. Presta atenção no que fazes; concentra-te no teu trabalho. agenda Que deve ser feito. alibi Em outro lugar. Meio de defesa pelo qual o acusado alega e prova que, no momento do delito, se encontrava em lugar diverso daquele onde o fato delituoso se verificou. aliena gratia Em favor de terceiro, de outrem. alieni juris De direito de terceiro.

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animus abandonandi Intenção de abandonar. animus abutendi Intenção de abusar. animus calumniandi Intenção de caluniar. animus celandi Intenção de ocultar. animus decipiendi Intenção de enganar. animus donandi Intenção de doar. animus laedendi Intenção de prejudicar. animus manendi Intenção de permanecer, de fixar-se. animus narrandi Intenção de narrar. animus nocendi Intenção de prejudicar, de causar dano. ante litem Antes do litígio. Antes de proposta a ação ou como ato preparatório para ela. ante tempus Antes do tempo (o mesmo que ante diem). aperto libro De livro aberto. Em qualquer parte aberta do livro. apud acta Junto aos autos. Procuração apud acta: a que o réu outorga ao defensor mediante indicação verbal feita ao juiz do processo. apud Junto a; em. Usada em bibliografia para indicação de fonte compulsada, nas citações indiretas. auctori incumbit onus probandi Ao autor cabe o trabalho de provar. Quem acusa que prove. audiatur et altera pars Que a outra parte seja também ouvida. Para haver imparcialidade e justiça no julgamento, devese ouvir a defesa depois da acusação. B benefii causa Pelo benefício, por causa do benefício. bis de eadem re non sit actio Não haja dupla ação sobre a mesma coisa. v. litispendência. bis repetita placent As coisas repetidas agradam. Horácio refere-se ao emprego de figuras literárias repetidas quando bem aplicadas. bona fide De boa fé: Enganar-se, proceder bona fide. breve faciam Serei breve (na exposição). breves poenae Pena leve, castigo insignificante. breviter Brevemente.

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C caetera desiderantur Faltam outras coisas. Deseja-se o restante. calumniam adhibere Usar a calúnia. capitis diminutio Diminuição de capacidade. Empregada para designar a perda da autoridade. caput Cabeça. Utiliza-se quando se pretende destacar a parte superior de um artigo que possui incisos e/ou parágrafos. Causa cognita Causa conhecida. causa debendi Causa da dívida. Base de um compromisso ou obrigação. causa mortis A causa da morte. 1 Diz-se da causa determinante da morte de alguém. 2 Imposto pago sobre a importância líquida da herança ou legado. causa obligationis Causa da obrigação. Fundamento jurídico de uma obrigação. causa petendi A causa de pedir. Fato que serve para fundamentar uma ação. causa possessionis Causa da posse. Fundamento jurídico da posse. causa traditionis Causa da entrega. Razão da tradição das coisas entre os interessados. causa turpis Causa torpe. Causa obrigacional ilícita ou desonesta. circa merita A respeito dos méritos. citra petita Aquém do pedido. Diz-se do julgamento incompleto, que não resolve todas as questões da lide. concedo Concedo, estou de acordo. Palavra usada em Lógica: Ele é desonesto, concedo, mas hábil político. concessa venia Com a devida licença. O mesmo que data venia. conditio Condição entre duas pessoas; pacto. conditio juris Condição de direito. Condição, circunstância ou formalidade indispensável para a validade de um ato jurídico. conditio sine qua non Condição sem a qual não. Expressão empregada pelos teólogos para indicar circunstâncias absolutamente indispensáveis à validade ou existência de um sacramento, p. ex., a vontade expressa dos noivos para a validade do matrimônio.

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confer Compara ou confere, palavra que comumente se abrevia Cf. conscientia fraudis Consciência da fraude. conscientia sceleris Consciência do crime. consensus omnium Assentimento de todos; opinião generalizada. contradictio in adjecto Contradição; incoerência. conventio est lex Ajuste é lei, o que foi tratado deve ser cumprido: Cumprirei a cláusula, pois conventio est lex. coram lege Perante a lei. corpus alienum Coisa estranha que não é objeto da lide. corpus delicti Dir Corpo de delito. 1 Objeto, instrumento ou sinal que prove a existência do delito. 2 Ato judicial feito pelas autoridades a fim de provar a existência de um crime e descobrir os responsáveis por ele. corpus juris civilis Corpo do Direito Civil. Denominação dada por Dionísio Godofredo ao conjunto das obras do Direito Romano formado pelas Institutas, Pandectas, Novellas e Código, organizado por ordem do imperador Justiniano. cui prodest? Dir A quem aproveita? Os criminalistas colocam entre os prováveis criminosos as pessoas a quem o delito podia beneficiar. cuilibet in arte sua perito est credendum Deve-se dar crédito a quem é perito em sua arte. Ouvir os especialistas na matéria. cuique suum A cada um o que é seu. Aforismo do Direito Romano e da justiça distributiva em que se baseia a propriedade privada. cum laude Com louvor. Graduação de aprovação, em algumas universidades equivalente a bom. cum re presente deliberare Deliberar com a coisa presente. De acordo com as circunstâncias. currente calamo Ao correr da pena. Escrever currente calamo: escrever com rapidez, sem se preocupar com o estilo. curriculum vitae Percurso da vida. Conjunto de dados que abrangem o estado civil, instrução, preparo profissional e cargos anteriormente ocupados, por quem se candidata a emprego. custodia libera Prisão livre.

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D damnatio Condenação judicial. damnum infectum Dano temido. dat veniam corvis, vexat censura columbas Perdoa os corvos e mortifica pela censura as pombas. Sátira II de Juvenal que condena a injustiça. data venia/data maxima venia Com a devida licença. Expressão respeitosa com que se principia uma argumentação ou opinião divergente da de outrem e se pede ao interlocutor permissão para discordar de seu ponto de vista. Usada em linguagem forense e em citações indiretas. O mesmo que concessa venia ou permissa venia. de auditu Por ouvir dizer. Saber por ouvir; de oitiva. de cedere de jure suo Ceder do seu direito. de cujus O falecido. Geralmente essa expressão é empregada para referir-se à pessoa cujos bens são inventariados. de facto De fato. Diz-se das circunstâncias ou provas materiais que têm existência objetiva ou real. Opõe-se a de jure. de judiciis Dos juízos. de jure constituendo Do direito de constituir. Diz-se de matérias ou situações jurídicas não previstas nas leis vigentes, mas que poderão ou deverão, no futuro, tornarse normas do direito objetivo. de jure De direito; quanto ao direito. Opõe-se a de facto. de jure et de facto De direito e de fato. de lege condenda Da lei a ser criada; o mesmo que de lege ferenda. de lege ferenda Da lei a ser criada. de lege lata Da lei já criada, estabelecida, em vigor. de minimis non curat praetor O pretor não cuida de coisas pequenas. Cita-se para significar que pessoas de certa categoria não podem preocupar-se com pequenos detalhes. de more Quanto ao costume. de plano Calculadamente; premeditadamente. de verbo ad verbum Palavra por palavra. Literalmente. Aplicase às transcrições de escrituras e outros documentos. de visu De vista. Diz-se da pessoa que presenciou o fato, chamada, por isso, testemunha de visu.

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de visu et auditu De vista e ouvido. Testemunha ao mesmo tempo ocular e auricular. decisum A sentença; o decidido. deferre reum criminis Levar o réu a juízo. deficere a se ipso Contradizer-se. desiderandum Que se deve desejar. Pl: desideranda. desideratum O que se deseja. Pl: desiderata. dies a quo Dia do começo, primeiro dia do prazo. dies ad quem Termo final do prazo. dies venit O dia vem. Dia do vencimento. dominus litis Dono da lide; titular do direito de ação. dura lex sed lex A lei é dura, mas é a lei. Apesar de exigir sacrifícios, a lei deve ser cumprida. E editio princeps Edição principal. Expressão empregada para designar a primeira edição de uma obra. erga omnes Para com todos. Diz-se de ato, lei ou dispositivo que obriga a todos. error in judicando Erro ao julgar. error in objecto Erro quanto ao objeto. V aberratio ictus. error in persona Erro quanto à pessoa. V aberratio delicti. error in procedendo Erro no proceder. error juris Erro de direito. esto brevis et placebis Sê breve e agradarás. Conselho escolástico aplicado à eloqüência. et caetera E outras coisas. Expressão que se coloca abreviadamente (etc.) no fim de uma enumeração que se poderia alongar. et reliqua E o restante. O mesmo que et caetera. ex abrupto De repente, subitamente, sem preparação, inopinadamente. ex abundantia Com abundância, em grande quantidade. ex adverso Do lado contrário. Refere-se ao advogado da parte contrária. ex aequo Segundo a eqüidade. ex animo dicere Dizer com sinceridade.

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ex auctoritate legis Pela força da lei. ex auctoritate propria Pela sua própria autoridade; sem delegação. ex cathedra Da cadeira. (Cadeira de São Pedro, símbolo da autoridade do papa. Quando o papa fala ex cathedra ensina como chefe da Igreja e continuador da missão apostólica. Por extensão: exprimir-se dogmaticamente, sem admitir objeções aos seus conceitos). ex causa Pela causa. Diz-se das custas pagas pela parte que requer ou promove certo ato incontrovertível que somente a ela interessa ou aproveita. ex expositis Do que ficou exposto: Portanto, ex expositis, nada lhe resta. ex improviso De improviso. ex informata conscientia Sem ouvir o réu ou acusado ou o condenado. Literalmente significa: com a consciência informada, isto é, já com julgamento de antemão formado: Condenar alguém ex informata conscientia. ex itinere Do caminho. ex lege De lei, segundo a lei. Foi nomeado ex lege. ex libris Dos livros de. Fórmula que antecede o nome da pessoa ou entidade a que pertence o livro com essa inscrição. ex nihilo nihil Do nada, nada. Coisa alguma pode ser criada do nada. Aforismo tirado de um verso de Pérsio, erigido em princípio filosófico por Lucrécio e outros epicuristas. ex nunc De agora em diante; sem efeito retroativo. Ex officio Por dever do ofício. Ato praticado pelo juiz sem provocação das partes. ex officio judicis Por ofício do juiz. ex officio Por obrigação, por dever do cargo. Dir Diz-se do ato realizado sem provocação das partes. ex positis Das coisas estabelecidas, assentado. Isto posto, do que foi exposto: Ex positis, a sociedade está desfeita. ex professo Do proferido. Como profundo conhecedor; magistralmente. ex proprio jure Por direito próprio. ex re A propósito. ex tunc Desde o início. Desde então.Expressão usada para dizer que um ato tem efeito retroativo.

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ex vi legis Por força da lei. Em virtude da lei. ex vi Por força. Por determinação de; em virtude de. exceptio firmat regulam A exceção confirma a regra. exceptis excipiendis Exceto o que se deve excetuar. exempli gratia Por exemplo. É usada também a forma abreviada e. g. O mesmo que verbi gratia. exequatur Execute-se. Dir 1 Autorização dada por chefe de Estado para que um cônsul estrangeiro possa exercer suas funções no país. 2 Decisão de se cumprir no país uma sentença de justiça estrangeira. 3 Fórmula que autoriza a execução de sentença pronunciada por árbitros. extra petita Além do pedido. Diz-se do julgamento proferido em desacordo com o pedido ou natureza da causa. F fac simile Fazer coisa semelhante. Reprodução fotomecânica de texto manuscrito, mecanografado ou impresso. facio ut des Faço para que dês. Norma de contrato bilateral. facio ut facias Faço para que faças. Contrato em que o pagamento de um serviço é pago com a prestação de outro serviço. facti species A espécie dos fatos; fato concreto. factotum Quem faz tudo. Indivíduo incumbido de todos os negócios de outrem. factum principis Fato do príncipe. Dir Em direito trabalhista, cessação do trabalho por imposição da autoridade pública, sem culpa do empregador, ficando o governo responsável pela indenização devida ao empregado (CLT, art. 486). festina lente Apressa-te devagar. Frase atribuída a Augusto, que quer dizer que o trabalho executado devagar, mas constante, é melhor do que quando feito apressadamente. fictio juris Ficção jurídica. flagrante delicto Ao consumar o delito. Diz-se do momento exato em que o indivíduo é surpreendido a perpetrar o ato criminoso, ou enquanto foge, após interrompê-lo ou consumá-lo, perseguido pelo clamor público. fraus omnia corrompit A fraude corrompe tudo; a fraude vicia todo ato jurídico.

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fumus boni juris Fumaça do bom direito; presunção de legalidade. Expressão equivalente: fumum boni juris. G grammatici certant Os gramáticos discutem. Empregada para significar que uma questão não se resolverá facilmente. gratia argumentandi Pelo prazer de argumentar. Emprega-se quando se quer usar um argumento do adversário considerado inconsistente. gravis testis Testemunha grave. Testemunha digna; testemunha de peso. graviter facere Agir com prudência, com moderação, com gravidade. grosso modo De modo geral. Por alto, sem penetrar no âmago da questão. H habeas corpus Que tenhas o corpo. Meio extraordinário de garantir e proteger com presteza todo aquele que sofre violência ou ameaça de constrangimento ilegal na sua liberdade de locomoção, por parte de qualquer autoridade legítima. habeas data Que tenhas os dados. Direito, criado pela Constituição brasileira de 1988, que garante o acesso aos arquivos do Estado e às informações neles constantes sobre o postulante. habitat Lugar de vida de um organismo. haec habui dicere Isto é o que tinha a dizer. hic et nunc Aqui e agora. Imediatamente; neste instante. hoc ipsum est Eis o caso. hoc opus, hic labor est Aí é que está a dificuldade. Sentença de Virgílio que se aplica no sentido literal. hoc volo, sic jubeo; sit pro ratione voluntas Quero isto, ordeno isto, que a vontade sirva de razão. Frase de Juvenal que condena a arbitrariedade. honoris causa Por causa da honra. Diz-se dos títulos universitários conferidos sem exame ou concurso, a título de homenagem: doutor honoris causa.

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I idem per idem O mesmo pelo mesmo. Argumento vicioso, também chamado petição de princípio. idonea verba Palavras oportunas, apropriadas. ignorantia juris neminem excusat A ignorância da lei não isenta de culpa aquele que a ignora. imperium in imperio Um império no império. Diz-se da usurpação, por parte de uma autoridade, das funções de outra. improbus administrator Administrador desonesto. improbus litigator Litigante desonesto. O que entra em demanda sem direito, por ambição, malícia ou emulação. in absentia Na ausência. Diz-se do julgamento a que o réu não está presente. in abstracto Em abstrato. Sem fundamento; teoricamente. in actu No ato. No momento de ação. in aeternum Para sempre; eternamente. in albis Em branco. Sem nenhuma providência. Diz-se também da pessoa vestida apenas com as roupas íntimas. in ambiguo Na dúvida. in bonam partem Em boa parte. in casu No caso. in concreto Em concreto, objetivamente. Expressão antagônica: in abstracto (abstratamente). in continenti De imediato, imediatamente. in contrarium sensum Em sentido contrário. in dubio contra fiscum Na dúvida, contra o fisco. in dubio libertas Na dúvida, liberdade. Princípio de moral que autoriza a consciência duvidosa a agir livremente, quando na incapacidade de remover a dúvida. in dubio pro reo Na dúvida, pelo réu. A incerteza sobre a prática de um delito ou sobre alguma circunstância relativa a ele deve favorecer o réu. in extenso Na íntegra, por extenso. in fine No fim. Refere-se ao fim de capítulo, parágrafo ou livro. in forma pauperis Na forma de pobre. Dizia-se, outrora, dos que careciam de recursos para pagar a ação da justiça e as custas do processo, atestado de pobreza.

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in foro conscientiae No tribunal da consciência. in fraudem legis Em fraude da lei. in globo Em globo; em massa; sem distinção das diversas partes. in hanc diem Até este dia; até o presente momento. in illo tempore Naquele tempo. Em tempo ou época muito remotos. in integrum restituere Restituir por inteiro. Devolver a coisa no seu estado primitivo. in limine Desde logo; no início. in limine litis No limiar do processo. Logo no início do processo. in limine No limiar. Diz-se em linguagem parlamentar do projeto rejeitado em todos os seus itens. Inteiramente rejeitado. in loco citato No lugar citado. in memoriam Em memória; em lembrança de in mente Na mente, no espírito. in nomine Em nome; representando a outrem. in omittendo Sem deixar fazer, abster-se, omitir-se. in posterum No futuro. in praesenti No tempo presente; no momento; agora. in preteritum No passado. in puris naturalibus Em estado de natureza, na pureza original: O homem, in puris naturalibus, não pode pecar in quarto Em quarto. in re Na coisa, em realidade, efetivamente, positivamente: Não é fantasia, mas tem fundamento in re. in rem propriam Em causa própria. in situ No lugar. No lugar determinado. in solido Em sólido; na massa. Dir Solidariamente. in specie Em espécie. in speciem Na aparência; em forma de. in summa Numa palavra. in tempore oportuno Em tempo oportuno. No momento conveniente. in terminis No fim. Decisão final que encerra o processo. in totum No todo; na totalidade. in transitu De passagem.

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inania verba Palavras frívolas, ocas, inúteis. incidenter tantum Incidentalmente apenas, em processo incidental. incipit Começa. Forma verbal que iniciava as antigas obras literárias: Incipit Vita Nova (Dante Alighieri). initio litis No começo da lide. Despacho exarado pelo juiz logo que proposta a ação, quando a lei o permita, determinando a imediata prática de ato. instar omnium Como todos; à maneira dos demais. inter absentes Entre ausentes. inter vivos Entre os vivos. Diz-se da doação propriamente dita, com efeito atual, realizada de modo irrevogável, em vida do doador. interna corporis No âmbito interno da corporação, do grupo ou do órgão, com respeito ao que nele se trate ou decida. intra muros Dentro dos muros. No interior da cidade. intuitu personae Em consideração à pessoa. ipsis litteris Pelas mesmas letras; textualmente. ipsis verbis Com as mesmas palavras, com as próprias palavras. ipso facto Só pelo mesmo fato; por isso mesmo, conseqüentemente. ipso jure Pelo próprio direito; de acordo com o direito. is fecit cui prodest Fez aquele a quem aproveitou. Quase sempre pratica um delito aquele que dele tira proveito. ita lex dicit Assim diz a lei. iter criminis As etapas do crime. Atos que se encadeiam na execução do crime. iter Percurso, direito de passagem, etapas, procedimentos. J judex damnatur, ubi nocens absolvitur O juiz é condenado quando o culpado é absolvido. jure et facto De direito e de fato. juris et de jure De direito e por direito. Estabelecido por lei e considerado por esta como verdade. juris tantum De direito somente. O que resulta do próprio direito e somente a ele pertence.

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jus abutendi Prerrogativa que tem o proprietário de dispor da coisa, transferindo-a quando lhe aprouver. jus agendi Direito de agir, de proceder em juízo. jus conditum Direito constituído; que está em vigor. jus est ars boni et aequi O direito e a arte do bem e do justo. jus est facultas agendi O Direito é a faculdade de agir. jus eundi Direito de ir e vir. jus furendi O direito de fruir ou gozar dos produtos e frutos. jus gentium Direito das Gentes. Direito aplicado aos estrangeiros, equivalente ao atual Direito Internacional. jus imperii Direito do governo. jus in re aliena Direito sobre coisa alheia. jus postulandi Direito de postular. jus privatum Direito privado; o direito civil. jus publicum Direito público, isto é, das relações dos cidadãos com o Estado; direito político. jus reivindicandi Direito de reivindicar. jus sanguinis Direito de sangue, o que decorre da hereditariedade, do parentesco. Princípio que só reconhece como nacionais os filhos de pais nascidos no país. jus soli Direito do solo. Princípio pelo qual a pessoa tem a cidadania no país onde nasceu. jus utendi Direito de usar. L lapsus calami Erro de pena. Diz-se do erro inadvertido de quem escreve. lapsus linguae Erro de língua. Diz-se das distrações que se cometem na linguagem falada. lapsus loquendi Um lapso ao falar. O mesmo que lapsus linguae. lapsus scribendi Um lapso no escrever. O mesmo que lapsus calami. lato sensu No sentido lato, geral. laus in ore proprio vilescit O louvor na própria boca envilece. legem habemus Temos lei. Indicativo de que, em determinada situação, há lei para tutelá-la. É correta também a forma habemus legem.

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lex specialis A lei especial. libenter De boa vontade, de bom grado. libertas inaestimabilis res est A liberdade é coisa inestimável. litis contestatio Contestação da lide. loco citato No trecho citado. Referência, num livro, a um trecho anteriormente citado. M mala fide Por má-fé. manus iniectio Apreensão. Denominação da ação da lei para efeito executivo. maxime Principalmente, especialmente, mormente. mens legis A finalidade da lei, espírito da lei, intenção da lei. mens legislatoris O pensamento, a vontade, a intenção do legislador. meta optata Fim colimado. O fim alcançado pelo agente do delito. modus dicendi Maneira de dizer. modus vivendi Maneira de viver. more uxorio Segundo o costume de casado. motu continuo Com movimento perpétuo: A cabeça andava num motu continuo. multa paucis Muitas coisas em poucas palavras. Locução que pode servir de modelo aos escritores: dizer muitas coisas em poucas palavras. mutatis mutandis Mudado o que deve ser mudado, isto é, com a devida alteração de pormenores. N naturalia non sunt turpia As coisas da natureza não são torpes. naturalis ratio A razão natural. ne quid nimis Nada de mais. Todo excesso é condenável. nec plus ultra Não mais além. Termo ou ponto que não se deve ultrapassar. Indica também o que há de melhor. necessitas facit jus A necessidade faz o Direito.

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nemine discrepante Sem a discrepância de ninguém. Por unanimidade. nemo judex sine lege Ninguém é juiz sem lei. nemo sine crimine vivit Ninguém é perfeito. nescit vox missa reverti Palavra expressa não pode voltar. Horácio refere-se à palavra escrita, aconselhando os escritores a reverem os escritos antes de os publicarem. Aplica-se também à palavra falada (pensar antes de falar). nihil obstat Nada obsta; nada impede. nomem juris Nome de direito ou nome legal. Indicativo de que ele está legalmente identificado; designação em sentido técnico. non bis in idem Não duas vezes pela mesma coisa. Axioma jurídico, em virtude do qual ninguém pode responder, pela segunda vez, sobre o mesmo fato já julgado, ou ser duplamente punido pelo mesmo delito. non dominus Não dono. Diz-se daquele que não é proprietário da coisa de que se trata. non liquet Não está claro; não convence. non plus ultra Não mais além. Aplica-se com referência ao que não pode ser excedido. norma agendi A norma jurídica. O direito de agir considerado em sua abstração, oposto ao direito dinâmico ou em ação (facultas agendi). notitia criminis Notícia ou conhecimento do crime. novatio legis Nova lei. novissima verba As últimas palavras, as mais recentes. nulla poena sine lege Nenhuma pena sem lei. Não pode existir pena, sem a prévia cominação legal. numerus clausus Número fechado, limitado. Enunciação numerativa, não exemplificativa, por isso não admite acréscimo. O ob eam rem Por esta razão. obligatio dandi Obrigação de dar. obscurum per obscurius O obscuro pelo mais obscuro. Vício de linguagem que consiste em apresentar alguma definição por termos menos conhecidos que os do enunciado.

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omnis definitio in jure civile periculosa est Em Direito Civil, toda definição é perigosa. omnium consensu Pelo assentimento de todos; por unanimidade; por voto universal. onus probandi Encargo de provar. Expressão que deixa ao acusador o trabalho de provar (a acusação). ope legis Por força da lei. opus citatum Obra citada. Empregada abreviadamente: op. cit. Indica que oportunamente foi ou será citada a obra. P pactum sceleris Pacto do crime. pari passu Com passo igual. patria potestas Pátrio poder. per capita Por cabeça; para cada um. Termo muito empregado nas estatísticas. per contra Contrariamente. per se Por si. per summa capita Pelos pontos capitais; por alto; sem entrar em pormenores; sucintamente, sumariamente. periculum in mora Perigo de mora. permissa venia Com o devido respeito. persona alieni juris Pessoa juridicamente incapaz. persona non grata Pessoa indesejada. Qualificativo que uma chancelaria dá a agente diplomático estrangeiro, em nota ao governo deste, por meio da qual pede a sua retirada do país, onde se acha acreditado, em virtude de considerálo, por motivo grave, contrário aos interesses nacionais. post data Data colocada posteriormente à data real num documento. post scriptum Escrito depois. Abrev.: P.S. praetium aestimationis Valor estimativo. prima facie À primeira vista. Que se pode verificar de pronto, sem maior esforço. primo occupanti Ao primeiro ocupante. Princípio aceito em jurisprudência, segundo o qual, na falta de outra circunstância, o primeiro ocupante adquire o direito de propriedade.

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prius Prioritário, mais importante; antecedente. pro forma Por mera formalidade, para não modificar o costume, para salvar as aparências: Discutir um assunto pro forma. pro labore Pelo trabalho. Remuneração por serviço prestado. pro rata Proporcionalmente. Recebendo cada um, ou pagando, a quota que lhe toca num rateio. pro re nata Segundo as circunstâncias. pro solvendo Para resolver; destinado a pagamento; extinguese a dívida quando se faz o pagamento da última prestação. pro tempore Temporário, interino. punctum saliens Ponto principal (de uma questão). Q q. e. d. abreviatura de quod erat demonstrandum, Que se devia demonstrar. quaestio juris Questão de direito. quantum satis Quanto baste. Expressão equivalente a quantum sufficit. quid inde? E então? Qual a conseqüência disso? quid juris? Qual é a opinião do Direito, isto é, qual a solução proposta pela jurisprudência? quis, quid, ubi, quibus auxiliis, cur, quomodo, quando? Quem? O quê? Onde? Por que meios? Por quê? Como? Quando? Verso hexâmetro de Quintiliano que sintetiza a divisão da Retórica. Usado modernamente por jornalistas que, com as respostas a estas perguntas circunstanciais, consideram esgotado o assunto. Aplica-se também à criminologia. quod litteris exstat Como se acha escrito. quod sciam Segundo o que eu sei (que eu saiba). quorum De quantos. Número mínimo de pessoas para funcionamento e/ou deliberação de um órgão colegiado. quot capita, tot sententiae Cada cabeça, uma sentença; quantas cabeças, tantas são as opiniões. R rapere in jus Conduzir a juízo.

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ratio agendi Razão de agir; o interesse jurídico de agir. ratio essendi Razão de ser. ratio juris Razão do direito. Motivo que o hermeneuta encontra no direito vigente para justificar a interpretação ou solução que dá a uma regra jurídica ou a certo caso concreto. ratio legis A razão da lei. Espírito que inspira a lei e deve ser objeto de investigação dos intérpretes e comentadores que procuram esclarecer o seu texto. ratio summa Razão superior. Espírito de eqüidade que deve determinar a escolha da solução mais benigna, dentre as duas resultantes da interpretação estrita de determinada regra jurídica. ratione loci Em razão do lugar. ratione materiae Em razão da matéria. Razão resultante da matéria. ratione officii Em razão do ofício. ratione personae Em razão da pessoa. re infecta Sem resultado. rebus sic stantibus Desde que permaneçam as mesmas condições e circunstâncias. referendum Certas decisões que são submetidas à apreciação de outrem para que tenham validade jurídica. reformatio in melius Reforma de sentença para beneficiar o condenado ou vencido. reformatio in pejus Reforma da sentença para pior, modificação desvantajosa. res Coisa, bem, propriedade; assunto judiciário, litígio, questão judicial, processo. res aliena Coisa alheia. res in judicio deducta Coisa trazida a juízo. (Deve estar contida na petição inicial.) res integra A coisa inteira. res inter alios judicata aliis neque nocet neque prodest A coisa julgada não pode aproveitar nem prejudicar senão às próprias partes. res judicata Coisa julgada. res judicata pro veritate habetur A coisa julgada é tida por verdade. Axioma jurídico, segundo o qual aquilo que foi objeto de julgamento definitivo não pode ser novamente submetido a discussão.

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res non verba Fatos e não palavras. Citada quando se pleiteia a ação imediata e não promessas. S sapienti sat Basta para o sábio; ele não precisa de muitas explicações. scilicet Isto é, a saber; evidentemente, logo se vê, sem dúvida. semel emissum volat irreparabile verbum A palavra uma vez pronunciada voa irreparável. sensu lato Em sentido amplo. simplex veritas Pura verdade. sine causa Sem motivo. sine die Sem dia. Adiar sine die, isto é, sem data fixa. sine jure Sem direito. sine labore Sem trabalho. sine qua non Sem a qual não. Diz da condição essencial à realização de um ato. Sistema de argumentação que parte do efeito para a causa. Opõe-se à argumentação a priori. sit venia verbo Perdoe a expressão. sponte sua Espontaneamente. Por sua própria iniciativa. statu quo Estado ou situação em que se encontrava anteriormente certa questão. stipendium Salário, soldo, tributo. stricto sensu Em sentido restrito. sub censura Sob censura. Expressão indicativa de que a matéria está sujeita à crítica ou à aprovação de outrem, usualmente empregada no fecho de pareceres. sub conditione Sob a condição; com a condição de. sub examine Em exame, em tela. sub judice Sob o juízo. Diz-se da causa sobre a qual o juiz ainda não se pronunciou. sub lege libertas Liberdade dentro da lei. Liberdade sem lei degenera em licenciosidade. sui generis De seu próprio gênero, especial, único. sui juris Do seu direito. Diz-se da pessoa livre, capaz de determinar-se sem depender de outrem.

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summum jus, summa injuria Excesso de direito, excesso de injustiça. Axioma jurídico que nos adverte contra a aplicação muito rigorosa da lei, que pode dar margem a grandes injustiças. suo jure Por seu direito; por direito próprio. suo tempore Em seu tempo. No momento oportuno. supremus dies O último dia. suum cuique tribuere A cada um o que é seu; dar ao dono o que a ele pertence. T terminus a quo Termo do qual. Ponto que marca o início de uma ação. terminus ad quem Termo a que. Ponto que determina o fim de uma ação. testis locuples Testemunha idônea. thema decidendum Tema ou questão a decidir. turpis causa Causa torpe. U ubi non est justitia, ibi non potest esse jus Onde não existe justiça não pode haver direito. A justiça é que sustenta as diversas formas de direito. ubi non est lex nec prevaricatio Onde não há lei, não há crime. ubi societas, ibi jus Onde (está) a sociedade aí (está) o direito. De modo geral, as causas correm no foro da comarca onde a sociedade foi estabelecida. ubicumque sit res, pro domino suo clamat Onde quer que esteja a coisa clama pelo seu dono. Princípio jurídico que resume o direito de propriedade, também citado assim em moral: res clamat domino, a coisa clama por seu dono. ultima ratio Última razão; último argumento. ultra petita Além do pedido. Diz-se da demanda julgada além do que pediu o autor. urbs cidade Habitantes de uma cidade; cidadão. usque ad terminum Até o limite.

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ut quid? Por que razão? ut supra Como acima (ficou dito ou escrito). ut upta Por exemplo. uti possidetis Como possuís. 1 Fórmula diplomática que estabelece o direito de um país a um território, baseada na ocupação pacifica dele. 2 Princípio que faz prevalecer a melhor posse provada da coisa imóvel, no caso de confusão de limites com outra contígua. V vacatio legis Espaço de tempo entre a publicação de uma lei e a sua entrada em vigor. verba legis As palavras da lei. verbatim Palavra por palavra, literalmente. verbi gratia A saber, por exemplo. Abrev.: v. g. verbis Em termos; textual. verbum pro verbo Palavra por palavra; ao pé da letra. Diz-se das traduções e interpretações fiéis. veritas filia temporis A verdade é filha do tempo. vis absoluta Força absoluta. vis attractiva Força atrativa. vis corporalis Força física, força corporal. vitium Vício, defeito (de um ato jurídico). voluntas legis Vontade da lei. voluntas sceleris Vontade de delinqüir.

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