1.2.3 Extenso de sua atuao.

Quanto abrangncia de sua atuao, os arquivos podem ser setoriais, gerais ou centrais.
Os arquivos setoriais so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo
funes de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes
provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando,
portanto, aps um perodo as atividades do arquivo corrente. Por exemplo: os documentos
produzidos pelas penitencirias estaduais - que so componentes da SSP-PE - geram arquivos
setoriais. Aps um determinado perodo e anlise, essa documentao passar para o arquivo
intermedirio - j sob guarda do Arquivo Pblico. O Arquivo Pblico Estadual de Pernambuco o
arquivo central do Estado, com legislao especfica para administrar e guardar a documentao
produzida pelo Estado de Pernambuco.
1.2.4 Natureza dos documentos.
Refere-se caracterstica peculiar da natureza de cada documento: arquivo especial e
arquivo especializado.
* Arquivo Especial: formado por documentos de formas fsicas diversas: fotografias, discos, fitas,
slides, CD's, microformas, disquetes - que merecem tratamento especial no apenas quanto ao
armazenamento, mas tambm quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservao.
* Arquivo Especializado: formado por documentos resultantes da experincia humana num campo
especfico - independente da forma fsica que apresentam. Por exemplo: arquivos mdicos, arquivos
hospitalares, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia.
2 CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO:
2.1 QUANTO AO GNERO:
- Textuais: manuscritos, datilografados ou impressos.
- Audiovisuais: filmes, disquetes, vdeos, CD-ROM, fotografias, microfilmes, fitas magnticas.
- Cartogrficos: mapas, atlas, plantas.
- conogrficos: gravuras, desenhos, etc.
2.2 QUANTO ESPCE:
Mensagem - correspondncia trocada entre os trs poderes (Executivo, Legislativo e Judicirio).
Ofcio - correspondncia de carter oficial, equivalente carta trocada entre autoridades no exerccio
da funo.
Circular - ofcio, carta ou telegrama impresso, mimeografado enviados, simultaneamente, a vrios
destinatrios.
Relatrio - documento em que se expe autoridade superior, o desenvolvimento de trabalhos
relativos a certos servios especiais.
Requerimento - documento de certa forma legal, em que se faz pedido ou pedidos autoridade
competente.
Despachos - manifestaes escritas de autoridades sobre o assunto de sua competncia, submetidos
sua apreciao em autos ou papis administrativos.
Exposio de motivos - documento em que os ministros de Estado e Dirigentes de rgos diretamente
subordinados ao Presidente da Repblica, a ele se dirigem, demonstrando fatos ou motivos,
visando soluo de problemas.
Aviso - correspondncias entre ministros de Estado ou de governadores de Estados.
Notas - correspondncias trocadas entre o Ministrio das Relaes Exteriores e as representaes
diplomticas.
Carta - forma de correspondncia pela qual as empresas, instituies, etc, se dirigem aos particulares
em geral.
Memorando - forma de correspondncia interna de um rgo.
Edital - ordem oficial ou traslado de postura afixado nos lugares pblicos.
Certido - documento emanado de autoridade pblica mediante o qual se atesta que algo se verificou
de acordo com o que se encontrava j registrado em algum documento ou registro.
Ata - exposio do que ocorreu durante uma reunio ou sesso.
Regimento - conjunto de princpios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de
cada repartio.
Regulamento - conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execuo de uma lei.
Ordem de servio - documento autorizado execuo de algum servio.
Lei - norma jurdica escrita, emanada do poder competente,. com carter de obrigatoriedade - cria,
extingue ou modifica direito.
Decreto - ato de natureza legislativa que pode ser expedido conforme as circunstncias e o objeto,
pelo Judicirio, pelo Executivo ou pelo Legislativo.
Portaria - ato escrito, por meio do qual o Ministro de Estado, ou outro agente graduado do Poder
Pblico, determina providncias de carter administrativo, d instrues sobre a execuo de
uma lei ou servio, nomeia e designa funcionrios e aplica medidas de ordem disciplinar a
subordinados que incidem em falta.
Decreto-lei - decreto em forma de lei que, num perodo ditatorial, ou anormal, de governo expedido
pelo chefe de fato, do Estado, que concentra nas suas mos o Poder Legislativo, ento
suspenso.
2.3 QUANTO NATUREZA DO ASSUNTO:
- Ostensivos ou ordinrios: a classificao dada aos assuntos aos quais a divulgao no prejudica
a administrao.
- Sigilosos: documentos sigilosos so aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento
restrito e, portanto, exigem medidas especiais para salvaguardar sua custdia e divulgao.
- Conforme a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que podem circular, ainda existem os graus
de sigilo:
* Ultra-secreto: excepcional segurana, planos, projetos de guerra ou cientficos, negociaes
militares e polticas.
* Secreto: planos de operaes militares, planos de operaes econmicas.
* Confidencial: o conhecimento por pessoas no autorizadas pode comprometer a sociedade.
* Reservado: assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral.
LEGSLAO ARQUVSTCA
Para conhecimento da Legislao Arquivstica e das instituies arquivsticas nacionais e
internacionais, alm da regulamentao da profisso de arquivista, consulte:
CASTRO, A. de Moraes e; CASTRO, A. de Moraes e; GASPARAN, D. M. C..
Arquivstica = tcnica; Arquivologia = cincia. Braslia: ABDF, 1985. 2v. v. 1, p. 39-45.
ARQUIVOS CORRENTES
Os arquivos correntes so constitudos de documentos em curso, de utilizao constante,
para a tomada de decises das administraes.
No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas
atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos
correntes. Razo porque, freqentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituies a
designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outra denominao similar,
informa Paes.1
Face s relaes entre essas reas de trabalho distribui-se em quatro setores as atividades dos
Arquivos Correntes:
- Protocolo (recebimento, classificao, registro e movimentao).
- Expedio.
- Arquivamento (o processo de arquivar).
- Emprstimo e consulta.
3.1 PROTOCOLO
As rotinas que se referem ao setor podem ser assim discriminadas:
Recebimento e classificao
PASSOS ROTINAS
1 Receber a correspondncia.
2 Separar a correspondncia oficial da particular.
3 Distribuir a correspondncia particular.
4 Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso.
5 Encaminhar a correspondncia sigilosa aos destinatrios.
6 Abrir a correspondncia ostensiva.
7 nterpretar e classificar com base no cdigo de assunto adotado.
8 Colocar o carimbo do protocolo - o nmero e a data (canto superior direito do
documento). Figura 1.
9 Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo.
10 Encaminhar os papis ao setor de registro e movimentao.
FIGURA 1
CARMBO DE PROTOCOLO
3.1.1 Registro e movimentao
Funciona como centro de distribuio e redistribuio de documentos.