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Excel Avançado

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Luiz Couto
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ÍNDICE

1. Revisão Geral .......................................... 3


1.1 Conceito ..................................................................3
1.2 Conteúdo.................................................................3
1.3 Barras de Ferramentas ...........................................4
1.4 Curtas e Rápidas ....................................................5

2. Funções do Excel .................................... 6


2.1 Funções Simples.....................................................6
2.2 Funções Condicionais.............................................9

3. Banco de Dados ...................................... 13


3.1 Criação do Banco de Dados ...................................13
3.2 Acessando o Banco de Dados ................................15
3.3 Fórmulas do Banco de Dados ................................20

4. Tabela Dinâmica...................................... 23
4.1 Conceito e Uso........................................................23
4.2 Elementos da Tabela Dinâmica ..............................25
4.3 Criação de uma Tabela Dinâmica...........................27

5. Validar Dados .......................................... 33

6. Macro ....................................................... 35
6.1 Conceito e Uso........................................................35
6.2 Criação de uma Macro ............................................35

7. Solver....................................................... 39
7.1 Conceito e Uso........................................................39
7.2 Exemplo de Uso ......................................................39

8. Considerações Finais .............................. 47

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1. REVISÃO GERAL

1.1 Conceito

O “Excel for Windows” é uma planilha eletrônica capaz de


armazenar dados, executar cálculos, gerar gráficos,
importar e exportar valores de banco de dados. Uma das
suas principais características é a capacidade de calcular
operações a partir de fórmulas criadas pelo usuário
utilizando as informações digitadas na planilha e fora dela.
No nosso dia a dia podemos construir uma planilha no
Excel para fazer o controle do extrato bancário, controle de
notas escolares, controle de estoque da empresa,
despesas e receitas de casa, controlar o pagamento de
funcionários e qualquer outro controle que necessite de
resultados automáticos calculados.

1.2 Conteúdo

Uma Planilha Eletrônica é composta de interseções feitas


do encontro de linhas e colunas. Para entendermos sua
funcionalidade, veremos alguns conceitos do Microsoft
Excel:

Linha : As linhas ocorrem na horizontal e são identificadas


por números. Numa planilha do Excel existem 65536
linhas.

Coluna : As colunas ocorrem na vertical e são identificadas


por letras. A última coluna se chama IV (letra i e letra v).
São 256 colunas.

Células : É a interseção entre linhas e colunas. As células


recebem os dados digitados pelo usuário ou fórmulas que
calculam e retornam algum valor, dependendo das

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referências usadas na fórmula. O nome da célula é a


identificação da coluna mais a linha (Ex.: A1, E5).

Um arquivo do Excel (a extensão é XLS) é na verdade uma


pasta de planilhas. Dentro de uma pasta podemos ter
quantas planilhas quisermos (Plan1, Plan2, Plan3, etc).
Com o botão direito do mouse sobre o nome da planilha,
podemos inserir outra planilha, excluir ou alterar o
seu nome.

1.3 Barras de Ferramentas

Como outros aplicativos, Word, Powerpoint, Access ou


FrontPage, o Excel possui barras de ferramentas que
facilitam escolher opções de formatação, manipulação de
arquivos, criação e alteração de fórmulas. Mesmo
Possuindo várias barras (para escolher, vá na Barra de
menu em Exibir / Barras de Ferramentas, e ative a barra
que quiser), as mais utilizadas são:

Barra de Ferramentas Padrão: Serve para executar os


comandos do Excel usados com mais frequência, como
abrir ou criar uma nova planilha, copiar/colar, visualizar
impressão ou imprimir a planilha, etc. A barra de menu
(Arquivo, Editar, Exibir, Inserir...) possui todas as opções.
Porém, com o tempo, é mais fácil escolher um botão do
que navegar pelas opções do menu.

Barra de Formatação: Serve para formatar os dados


digitados na planilha, como tipo e tamanho da fonte;
negrito, itálico e sublinhado, alinhamento, formato moeda e
cores das fontes.

Barra de Fórmula: Serve para introduzir informações na


planilha. À medida que você se movimenta pela planilha, a
Barra de Fórmula mostra o conteúdo da célula ativa. Uma
célula possui valores literais (valores fixos como nome,

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salário, quantidade, datas) ou valores calculados, que na


verdade é o resultado de uma fórmula digitada. Outras
duas opções:
1º. Posicionar em uma determinada célula: Na caixa de
nome, digite a referência da célula e tecle <enter>. Você
vai direto para célula informada (exemplo: digite Y200).
2º. Atribuir nome para uma ou mais células. Imagine que a
célula B20 receberá o valor do dólar. Você pode chamar a
célula B20 de Valor_Dolar também, digitando na caixa de
nome.

1.4 Curtas e Rápidas


Algumas dicas podem tornar o uso do Excel mais rápido e
ágil, por isso vamos ver algumas “dicas de revisão”.

- Mudar de planilha:
Ctrl + PageUp ou PageDown – alterna entre Plan1, Plan2,
Plan3, etc.

- Selecionar mais de uma planilha ao mesmo tempo:


Selecione uma planilha, segura Shift e seleciona a última
planilha. Se você formatar uma célula com mais de uma
planilha selecionada, as células das outras planilhas
também serão formatadas.

- Editar conteúdo de célula:


Selecione a célula desejada e aperte F2 (ou duplo-clique).

- Inserir quebra de título:


Ao digitar ou editar uma célula, tecle Alt + Enter na posição
que você quer que os dados sejam divididos em mais de
uma linha.

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2. FUNÇÕES DO EXCEL

2.1 Funções simples


Para desenvolvermos fórmulas, podemos usar as
referências das células e os operadores matemáticos para
criarmos cálculos necessários na planilha. Porém, as
fórmulas podem ficar complexas ou grandes, de acordo
com nossa necessidade. Então podemos criar fórmulas
utilizando FUNÇÕES do excel, que são comandos com um
objetivo específico, enviando parâmetros para serem
calculados e retornando o valor esperado. Vamos ver seis
funções bem simples, mas antes veja algumas
considerações:

. Os parâmetros são informados dentro de parênteses:


=NOME_DA_FUNÇÃO(PARÂMETROS)

. Os parâmetros são separados por ponto-e-vírgula:


=NOME_DA_FUNÇÃO(PARÂMETRO1; PARÂMETRO2;
PARÂMETROn)

. Uma faixa de valores deve ser separada por dois-pontos:


=NOME_DA_FUNÇÃO(CÉLULA1:CÉLULA2)

. Dependendo da função, pode haver as duas situações, ou


seja, separação de parâmetros com faixa de valores:
=NOME_DA_FUNÇÃO(CÉLULA1:CÉLULA2;
CÉLULA3:CÉLULAn)

. Se trabalhar com valores numéricos, digite-os sem


formatação nenhuma (não digite R$ ou separação de
milhar). Quando informar casa decimal, use a vírgula.

. Quando informar um valor texto, use aspas:


=NOME_DA_FUNÇÃO(1500; “FUSCA”; 567,15)

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. O nome da função pode ser digitado em letras maiúsculas


ou minúsculas.

Função SOMA
Tem o objetivo de somar o valor numérico das células
enviadas como parâmetro. Veja os exemplos abaixo e o
significado de cada uma:

=SOMA(B3:B10) => está somando os valores digitados das


células B3 até B10.

=SOMA(B3;B5;B10) => está somando os valores das


células B3, B5 e B10.

=SOMA(B3:B10;C3:C10) => está somando os valores das


células B3 até B10 e das células C3 até C10. Poderia ser
digitada assim também: =SOMA(B3:C10)

Função MÉDIA
Retorna a média dos valores das referências definidas
como parâmetro. Os parâmetros podem ser digitados da
mesma maneira utilizada pela função SOMA.

=MÉDIA(B3:B10) => Retorna o valor médio da soma das


células B3 a B10.

Função MÁXIMO
Retorna o maior valor dos valores enviados como
parâmetro.

=MÁXIMO(B3:B10) => retorna o maior valor entre as


células B3 e B10.

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Função MÍNIMO
Retorna o menor valor dos valores enviados como
parâmetro.

=MÍNIMO(B3:B10) => retorna o menor valor entre as


células B3 e B10.

Função MAIOR
Retorna o N maior valor de um conjunto de células, onde N
é uma posição desejada e informada na função. Diferente
da função Máximo, que só retorna o maior valor, a função
Maior pode retornar também o segundo maior valor, o
terceiro maior valor e assim por diante.

=MAIOR(B3:B10;1) => retorna o maior valor. Semelhante à


função MÁXIMO.

=MAIOR(B3:B10;2) => retorna o segundo maior valor entre


B3 e B10.

Função MENOR
Retorna o N menor valor de um conjunto de células, onde
N é uma posição desejada e informada na função.
Semelhante à função Mínimo, mas possui o segundo
parâmetro, que informa qual o valor menor deve ser
retornado.

=MENOR(B3:B10;1) => retorna o menor valor. Semelhante


à função MÍNIMO.

=MENOR(B3:B10;2) => retorna o segundo menor valor


entre B3 e B10.

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2.2 Funções Condicionais


Função SE
A função SE retorna valores ou executa alguma operação,
dependendo de uma condição definida no primeiro
parâmetro. Desta forma, pode-se retornar dois valores: se a
condição é verdadeira ou se a condição é falsa. Para isso,
a função SE possui três parâmetros:

=SE ( Condição ; Retorno_Verdadeiro ; Retorno_Falso )

A condição é qualquer comparação com valores ou células


existentes na planilha. Os retornos podem ser simples
valores literais, valores de células, textos ou cálculos.

Exemplos:

- Se a célula B3 possuir um valor maior que 500 reais,


exiba a palavra OK; se a célula B3 possuir menor ou igual a
500 reais, exiba BAIXO:

=SE(B3>500; “OK” ;”BAIXO”)

- Se a célula C4 possuir a letra F, exiba a palavra


FEMININO; caso contrário exiba a
palavra MASCULINO:

=SE(C4=”F”;”FEMININO”;”MASCULINO”)

- Se a célula D5 for igual a V, retorne a célula F5 com um


desconto de 10 reais, senão aumente 5 reais:

=SE(D5=”V”; F5 – 10; F5 + 5)

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Lembre-se que uma fórmula pode possuir uma combinação


dos retornos de mais de uma função. Por exemplo, qual é a
média do maior e do menor salário da coluna B?

=MÉDIA(MÁXIMO(B3:B15); MÍNIMO(B3:B15))

No caso do SE, sempre haverá dois retornos: o verdadeiro


e o falso da condição. Mas se precisarmos retornar mais de
dois valores, podemos combinar um SE dentro do outro:

Exiba o nome dos estados digitados na coluna C:


RS-Rio Grande do Sul, PR-Paraná e SC-Santa Catarina

=SE(C4=”RS”;”Rio Grande do
Sul”;SE(C4=”PR”;”Paraná”;”Santa Catarina”))

. Para a função SE de dentro, os três parâmetros são:


Condição: C4 = “PR”
Retorno_Verdadeiro: “Paraná”
Retorno_Falso: “Santa Catarina”

. Para a função SE de fora, os três parâmetros são:


Condição: C4 = “RS”
Retorno_Verdadeiro: “Rio Grande do Sul”
Retorno_Falso: SE(C4=”PR”;”Paraná”;”Santa Catarina”)

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Função PROCV
De acordo com a condição a ser empregada numa fórmula,
e a quantidade de retornos, a função SE poderá ficar muito
grande ou até impossível de ser utilizada. Podemos utilizar
7 funções SE dentro da mesma fórmula. A função PROCV,
como não depende de uma condição dentro da fórmula,
pode ter várias condições de igualdade ou de faixas de
valores para retornar quantos valores quiser. Isso só é
possível porque a função PROCV utiliza uma matriz
digitada dentro da própria planilha para retornar os valores.

A função PROCV significa PROCURA VERTICAL, onde a


célula definida com um valor pesquisará na primeira coluna
da matriz uma comparação e, se encontrar, retornará o
valor de outra coluna da matriz. A função PROCV possui
quatro parâmetros:

=PROCV(Célula_Comparação; Matriz_Digitada;
Coluna_Retornada; Comparação_Igual)

Célula_Comparação: A célula que possui um valor a ser


pesquisado;

Matriz_Digitada: Na própria planilha, digita-se uma coluna


(ou tabela) com os valores de comparação com o primeiro
parâmetro e nas outras colunas os valores que queremos
retornar;

Coluna_Retornada: O número da coluna da matriz que irá


retornar os valores na função;

Comparação_Igual: um valor lógico: a palavra Verdadeiro


ou a palavra Falso. Se for verdadeiro, a comparação pode
ser de igualdade ou de aproximação (igual ou maior que o
valor procurado até o próximo valor de comparação). Se for
Falso, só pode ser de igualdade.

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Função CONT.SE
A função CONT.SE tem como objetivo contar quantas
células fazem parte de uma condição especificada. Pode-
se contar qualquer tipo de célula: data, texto ou valores.
Contanto que a condição seja digitada com o mesmo tipo.

=CONT.SE ( Faixa_de_Células ; Condição )

Faixa_de_Células: Identifica as células cujos valores serão


contados, dependendo da condição informada. Pode ser
uma faixa de mais de uma linha e/ou mais de uma coluna;

Condição: Uma comparação lógica usando valor do tipo


dos valores da faixa de células. Pode usar as condições de
=, >, <, >=, <= e <>. É importante digitar a condição entre
aspas, mas também pode ser identificada dentro de uma
célula.

Função SOMASE
A função SOMASE é muito parecida com a CONT.SE; seu
objetivo é, ao invés de contar, somar os valores numéricos
referentes à condição informada.

Porém, esta função possui um parâmetro a mais.

O terceiro parâmetro é quem define a faixa de células a


somar, e o primeiro parâmetro, como o CONT.SE, continua
sendo a faixa de células referentes à condição.

=SOMASE ( Faixa_de_Células ; Condição ;


Intervalo_Soma)

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3. BANCO DE DADOS

3.1 Criação do Banco de Dados


Um banco de dados consiste em tudo que se quer acessar
mais tarde, para que não haja necessidade de refazer a
digitação das informações. É usado geralmente para
vendas de produtos, compra de produtos, estoques,
manipulação de mercadorias e outros.
Trata-se de um arquivo gerado pelo excel, comumente
chamado de DB, salvo em um formato diferenciado,
chamado “.dbf”.

Passo a Passo:
Abra uma nova planilha e digite tudo que será inserido no
seu banco de dados, respeitando os campos que irá incluir.
Aqui está um exemplo de como ficaria este banco de
dados:

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Note que é possível incluir mais campos e objetos, assim


como preços de venda, compra etc. Quanto mais dados no
banco de dados, maior será o arquivo *.dbf.

Para atualizar o arquivo *.dbf, é preciso repetir todos os


passos que serão mostrados, incluindo os dados que
adicionados/removidos ou até mesmo alterados.

Agora o arquivo deverá ser salvo, que ainda é uma planilha


simples do Excel, mas que se tornará um arquivo do tipo
DBASE.

Para isso, siga os passos abaixo:

1. Selecione todos os campos dos dados e todas as


colunas:

2. Com todas as linhas e colunas da base de dados


selecionados, clique em "Arquivo" e depois em "Salvar
Como..." e surgirá uma tela para salvar o arquivo desejado.

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Em "Salvar como tipo...", escolha "DBF 4 (dBASE IV)"


como na imagem a seguir:

3. Coloque o nome desejado no arquivo do banco de dados


(Neste exemplo foi salvo como "Banco de Dados.dbf").
Pronto! O banco de dados já está construído e salvo. Agora
será mostrado como acessá-lo.

3.2 Acessando o Banco de Dados


Para visualizar o banco de dados será necessário outra
"fonte" de informação: utilizaremos uma planilha do Excel
sendo que esta servirá como uma "consulta" onde apenas
serão visualizados os dados do Banco de Dados - embora
seja possível criar todos os tipos de relatórios, funções
(como soma, multiplicação, juros, lucro, etc.) e demais
ferramentas do Excel.

Prosseguindo:

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Abra uma nova planilha e siga os passos que serão


mostrados para criar a consulta ao banco de dados:

1. Clique em "Dados" > "Obter dados externos" > "Criar


nova consulta ao banco de dados". A seguinte janela
deverá aparecer:

2. Deixe a opção "<Nova fonte de dados>" marcada e


clique em 'OK'. Aparecerá a seguinte tela:

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3. Na primeira caixa de texto ("Qual nome deseja dar à sua


fonte de dados?"), preencha com o nome do banco de
dados desejado (neste tutorial é "Exemplo")

4. No menu drop-down "Selecione um driver para o tipo de


banco de dados que se deseja acessar:", marque a opção
"Driver do Microsoft dBase (*.dbf) e clique em "Conectar".
Na próxima tela você deve selecionar no menu "Versão:" e
marcar "dBase IV". Desmarque a caixa "Usar pasta atual" e
clique em "Selecionar pasta...", localizando o arquivo que
foi salvo da primeira vez (o arquivo de extensão *.dbf).
Clique em OK.

No botão "Opções" será apenas modificado um valor: altere


o valor de "Tempo limite da página" de "5" (padrão) para
um número maior, como "600":

Clique em 'OK'.

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Clique no menu Drop Down "Selecionar uma tabela padrão


para a fonte de dados [opcional]" para listar todos os
arquivos *.dbf contidos na pasta. Neste caso haverá
apenas um arquivo e você deverá selecioná-lo clicando em
OK em seguida:

Note que a referencia de "<Nova fonte de dados>" foi


criada com o nome de "Exemplo" (vide figura acima).

Clique em 'OK'.

Na tela a esquerda vemos que o arquivo está salvo (neste


caso, o arquivo foi salvo como Banco de Dados.dbf) e
clicando no sinal "+" aparecerão as colunas que foram
selecionadas no começo desde tutorial. As setas enviam as
colunas para o box do lado direito, sendo que deve-se
selecioná-la individualmente: selecione uma, aperte o
botão, selecione a outra, aperte o botão e assim por diante
até que todas estejam na janela à direita.

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Clique em "<Avançar>" e clicar novamente em "<Avançar>"


e finalmente em “<Concluir>”.

Finalmente, o Excel pede onde inserir os novos dados da


Base de Dados criada. Na planilha existente, em uma nova
planilha ou em uma “Tabela Dinâmica”.

O processo de “Tabela Dinâmica” será explicado


posteriormente!

Os dados inseridos através deste processo correspondem


a tabela digitada anteriormente, e por isso serve para o
propósito de consulta.

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3.3 Fórmulas do Banco de Dados

As fórmulas usadas para trabalhar dentro de uma Base de


Dados seguem o padrão de fórmulas normais, tendo junto
ao nome o prefixo BD. A lista a seguir compõe as fórmulas
mais utilizadas com Banco de Dados:

BDSOMA

Adiciona os números em um campo (coluna) de registros


em uma lista ou banco de dados que coincidem com as
condições especificadas.

Sintaxe

=BDSOMA(banco_dados;campo;critérios)

Lembrando que:

Banco de dados é o intervalo de células da lista ou do


banco de dados. Um banco de dados é uma lista de dados
relacionados em que as linhas de informações relacionadas
são os registros e as colunas de dados são os campos. A
primeira linha da lista contém os rótulos de cada coluna.

Campo indica a coluna que será usada na função. O


campo pode ser dado como texto com o rótulo da coluna
entre aspas, como "Idade" ou "Rendimento", ou como um
número (sem aspas) que represente a posição da coluna
dentro da lista: 1 para a primeira coluna, 2 para a segunda
coluna e assim por diante.

Critérios são o intervalo de células que contém as


condições especificadas. Você pode usar qualquer
intervalo para o argumento de critérios, desde que ele
inclua pelo menos um rótulo de coluna e pelo menos uma
célula abaixo do rótulo de coluna para especificar uma
condição para a coluna.

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BDMÉDIA

Calcula a média dos valores em um campo (coluna) de


registros em uma lista ou banco de dados que coincidem
com as condições especificadas.

Sintaxe

=BDMÉDIA(banco de dados,campo,critérios)

BDCONTAR

Conta as células que contêm números em um campo


(coluna) de registros em uma lista ou banco de dados que
coincidirem com as condições especificadas.

O argumento de campo é opcional. Se o campo for omitido,


BDCONTAR contará todos os registros no banco de dados
que coincidirem com os critérios.

Sintaxe

=BDCONTAR(banco_dados;campo;critérios)

BDEXTRAIR

Extrai um único valor em uma coluna de uma lista ou banco


de dados que coincide com as condições especificadas.

Sintaxe

=BDEXTRAIR (banco_dados;campo;critérios)

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BDMÁX

Retorna o maior número em um campo (coluna) de


registros em uma lista ou banco de dados que coincida
com as condições especificadas.

Sintaxe

=BDMÁX(banco_dados;campo;critérios)

BDMÍN

Retorna o menor número em um campo (coluna) de


registros em uma lista ou banco de dados que coincida
com as condições especificadas.

Sintaxe

=BDMÍN(banco_dados;campo;critérios)

BDMULTIPL

Multiplica os valores em um campo (coluna) de registros


em uma lista ou banco de dados que coincidem com as
condições especificadas.

Sintaxe

=BDMULTIPL(banco_dados;campo;critérios)

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4. TABELAS DINÂMICAS
4.1 Conceito e Uso
Essa é uma ferramenta muito poderosa, e de fácil
utilização, para análise de dados e tomada de decisão.
Com o uso de Tabelas Dinâmicas podemos, facilmente,
obter múltiplas visões do mesmo conjunto de dados. As
tabelas dinâmicas do Excel são conhecidas como:
Relatório de Tabelas Dinâmicas.

Um relatório de tabela dinâmica é uma tabela interativa que


você pode usar para resumir rapidamente grandes
quantidades de dados. Você pode girar suas linhas e
colunas para ver resumos diferentes dos dados de origem,
filtrar os dados por meio da exibição de páginas diferentes
ou exibir os detalhes de áreas de interesse. Considere o
exemplo da Figura a seguir:

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Um exemplo de um relatório de tabela dinâmica simples.


Os dados de origem estão na lista à esquerda. Nesse
exemplo são exibidos os totais de vendas trimestrais por
produto e filtrados para uma determinada categoria. Por
exemplo, na Figura anterior, estão sendo exibidos os totais
para a categoria Esporte, a qual tem os produtos Golfe e
Tênis, bem com o total geral para essa categoria.
Poderíamos selecionar uma outra categoria e o Excel,
rapidamente, filtraria apenas os produtos daquela categoria
e recalcularia os totais e o total geral. Também poderíamos
filtrar as vendas para um único trimestre, selecionando o
respectivo trimestre na lista de trimestres. Esse é apenas
um pequeno exemplo dos relatórios dinâmicos que podem
ser construídos com o uso de Tabelas Dinâmicas. Nas
demais partes deste tutorial mostrarei diversos exemplos
práticos do uso de tabelas dinâmicas.

Use um relatório de tabela dinâmica quando você desejar


comparar totais relacionados, especialmente quando você
tiver uma longa lista de valores a serem
resumidos/totalizados e desejar comparar vários fatos
sobre cada valor. Use relatórios de tabela dinâmica quando
desejar que o Microsoft Excel faça a classificação, a
subtotalização e a totalização por você. No exemplo da
figura anterior, você pode facilmente ver como as vendas
de artigos de golfe no terceiro trimestre, na célula B5,
superaram as vendas para outro esporte ou trimestre, ou
as vendas totais globais. Como um relatório de tabela
dinâmica é interativo, você ou outros usuários podem
alterar a exibição dos dados para ver mais detalhes ou
calcular resumos diferentes.

Para criar um relatório de tabela dinâmica, usaremos o


Assistente de tabela dinâmica e gráfico dinâmico como um
guia para localizar e especificar os dados de origem que
você desejar para analisar e criar a estrutura do relatório.
Você pode, em seguida, usar a barra de ferramentas
Tabela dinâmica para organizar os dados dentro dessa

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estrutura. Aprenderemos a criar relatórios de tabela


dinâmica a partir de dados de fontes externas, como por
exemplo, dados de um banco de dados.

4.2 Elementos da Tabela Dinâmica


Campos de dados e células: Um campo de dados fornece
os valores resumidos no relatório de tabela dinâmica.

Funções de resumo: Para resumir os valores dos campos


de dados, os relatórios de tabela dinâmica utilizam funções
de resumo como Soma, Contagem ou Média. Essas
funções também apresentam automaticamente os subtotais
e totais gerais se você optar por exibi-los. No caso de
dados de origem OLAP, o servidor OLAP fornece funções
de resumo pré-calculadas.

Visualização de detalhes: Na maior parte dos relatórios


de tabela dinâmica, é possível ver as linhas de detalhes
baseadas nos dados de origem que compõem o valor
resumido de uma determinada célula de dados. Os dados
de origem OLAP não são organizados em linhas que
possam ser visualizadas dessa forma, mas é possível
alterar o nível de detalhes exibidos no relatório de tabela
dinâmica se ela for baseada em dados de origem OLAP.

Campos de linha: Campos dos dados de origem


subjacentes aos quais é atribuída uma orientação de linha
em um relatório de tabela dinâmica. Um relatório de tabela
dinâmica que tem mais de um campo de linha tem um
campo de linha interno, o que está mais próximo da área
de dados. Os outros campos de linha são denominados
campos de linha externos. Campos de linha internos e
externos têm atributos diferentes. Itens no campo mais
externo são exibidos apenas uma vez, mas os itens no
restante dos campos são repetidos conforme necessário.

Campo de coluna: Um campo ao qual é atribuída uma


orientação de coluna em um relatório de tabela dinâmica.

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No exemplo anterior, Trimestres é um campo de coluna


com dois itens, Trim2 e Trim3. Um relatório de tabela
dinâmica pode ter vários campos de coluna do mesmo
modo que pode ter vários campos de linha.

Item: Uma subcategoria, ou membro, de um campo de


tabela dinâmica. Itens representam entradas isoladas no
mesmo campo, ou coluna, nos dados de origem. Os itens
aparecem como rótulos de linhas ou colunas ou nas listas
suspensas dos campos de página.

Campo de página: Um campo ao qual é atribuída uma


orientação de página, ou filtro. No exemplo, Região é um
campo de página que você pode usar para filtrar o relatório
por região. Com o campo Região, você pode exibir dados
resumidos apenas para a região Leste, apenas para a
região Oeste, ou para outras regiões. Quando você clica
em um item diferente em um campo de página, o relatório
de tabela dinâmica inteiro se altera para exibir apenas os
dados resumidos associados àquele item.

Item de campo de página: Cada entrada ou valor isolado


do campo, ou coluna, na lista ou tabela de origem se
transforma em um item na lista de campos de página. No
exemplo, Leste é o item atualmente selecionado para o
campo de página Região, e o relatório de tabela dinâmica
exibe os dados resumidos apenas para a região Leste.

Campo de dados: Um campo de uma lista de origem ou


de um banco de dados de origem que contém dados a
serem resumidos. No exemplo, Soma das vendas é um
campo de dados que resume as entradas do campo, ou da
coluna, Vendas nos dados de origem.

Um campo de dados geralmente resume dados numéricos,


como estatísticas e valores de vendas, mas os dados
subjacentes também podem ser texto. Por padrão, o
Microsoft Excel resume dados de texto em relatórios de
tabela dinâmica usando a função de resumo Contagem e

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resume dados numéricos usando Soma. Em relatórios de


tabela dinâmica baseados em dados de origem OLAP,
você não pode alterar a função de resumo para um campo:
funções de resumo são selecionadas pelo administrador de
sistema OLAP e pré-calculadas no servidor OLAP.

Área de dados: A parte de um relatório de tabela dinâmica


que contém dados de resumo. As células da área de dados
mostram dados resumidos para os itens nos campos de
linha e coluna. Cada valor na área de dados representa um
resumo de dados dos registros de origem, ou linhas.

4.3 Criação de uma Tabela Dinâmica


Neste trecho da apostila vamos criar o nosso primeiro
Relatório de Tabela Dinâmica. Vamos utilizar, como fonte
de dados, uma lista de informações sobre vendas, de uma
planilha do Excel. A lista é composta dos seguintes
campos:

• Número do Pedido
• Nome da Empresa
• Data do Pedido
• Cidade de Destino
• País de Destino
• Ano
• Trimestre
• Vendas

A planilha é composta por mais de 800 registros. Parte dos


dados é exibida na Figura a seguir:

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Obs.: O documento original possui 830 linhas e termina na


coluna N.

Na Lista da Figura anterior temos o que chamamos de uma


listagem "bruta", ou seja, sem nenhuma forma de
totalização, cruzamento ou agrupamento. Com base na
listagem "bruta", podemos fazer algumas análises e
perguntas, tais como:

• Qual o total de vendas por trimestre para o ano de


1997?
• Qual o total de Vendas para cada empresa, no
segundo trimestre de 1996?

Além de responder a essas perguntas (e outras tantas),


seria importante ter uma ferramenta que nos permitisse,
rapidamente alterar um ou mais critérios. Por exemplo, com
um simples clique de mouse eu poderia passar a exibir o
total de vendas trimestrais para o ano de 1997, ao invés de

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para o ano de 1996. Tudo isso é possível com o uso de


Tabelas Dinâmicas???

Sim, tudo isso e ainda mais.

Então vamos à pratica, criando o nosso primeiro Relatório


de Tabela Dinâmica.

Exemplo 1: Usar os dados da planilha “Dados para


Tabela.xls”, para criar um relatório dinâmico, onde
possamos analisar, facilmente, o total de vendas por
Cliente, por trimestre. Usar o campo Ano como Campo de
página, para que possa ser feita a Filtragem das vendas
por ano.

1. Abra o Microsoft Excel.


2. Abra a planilha Dados para Tabela.xls.
3. Selecione o comando Dados > Relatório de tabela e
gráfico dinâmicos...
4. Será aberto o Assistente de tabela dinâmica e gráfico
dinâmico. Na primeira etapa do assistente devemos
informar qual a fonte de dados que será utilizada como
base para a tabela dinâmica. No nosso exemplo usaremos
os dados da lista na própria planilha do Excel. Certifique-se
de que a opção Banco de dados ou lista do Microsoft Excel
esteja selecionada, conforme indicado na Figura a seguir:

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5. Clique no botão Avançar para seguir para a próxima


etapa do assistente.
6. Nessa etapa o Excel pergunta onde estão os dados que
farão parte do relatório de tabela dinâmica. Observe que,
por padrão, ele já sugere toda a faixa onde está a lista de
dados, conforme indicado na Figura a seguir. Caso seja
necessário você pode alterar a faixa de dados.

7. Clique no botão Avançar para seguir para a etapa final


do assistente.
8. Nessa etapa você define se o relatório de tabela
dinâmica será construído na própria planilha onde estão os
dados, ou em uma nova planilha. Selecione a opção Nova
planilha e clique em OK.
9. Você estará de volta ao Excel. Nesse momento o Excel
exibe uma planilha com as áreas bem definidas da tabela
dinâmica (veja a Parte 2 deste tutorial, para a descrição
dos elementos que compõem uma Tabela Dinâmica) e
também exibe a barra de ferramentas Tabela dinâmica.
Nessa barra estão os campos da fonte de dados.

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Para construir a tabela dinâmica, basta arrastar cada


campo para a respectiva posição.
10. Na Figura a seguir temos a tela inicial, onde os campos
ainda não foram arrastados para as respectivas posições
no relatório de tabela dinâmica.

11. No nosso exemplo vamos começar pelo campo Ano.


Esse campo será um item de página, ou seja, ao
selecionarmos um valor para o ano, o relatório será filtrado
para exibir o total de vendas apenas para o ano
selecionado.
12. Arraste o campo Ano para a área onde está escrito:
Solte campos de página aqui.
13. O campo Nome da Empresa irá formar as linhas do
nosso relatório, ou seja, para cada cliente diferente,
teremos uma linha diferente no relatório.
14. Arraste o campo Nome da Empresa para a área onde
está escrito: Solte campos de linha aqui.
15. O campo Trimestre irá formar as colunas do nosso
relatório, ou seja, para cada trimestre diferente, teremos
uma coluna diferente no relatório.

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16. Arraste o campo Trimestre para a área onde está


escrito: Solte campos de coluna aqui.
17. Os itens do nosso relatório serão formados pelas
vendas.
18. Arraste o campo Vendas para a área onde está escrito:
Solte itens de dados aqui.
19. Observe que, rapidamente, o Excel calcula,
automaticamente o total de vendas por Empresa e por
trimestre, conforme indicado na Figura a seguir:

20. Observe que também é calculado o Total Global, com a


soma dos quatro trimestres - coluna F, bem como o Total
Global por cliente - linha 94.
21. É possível adicionar mais filtro e controles a sua
planilha. Colocando os campos País de Destino e Cidade
de Destino no topo (junto com Ano) podemos criar uma
planilha mais elaborada.

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5. VALIDAR DADOS

O recursa Validar Dados é utilizado sempre que for


necessário restringir, orientar ou verificar se os dados
digitados estão de acordo com o contexto da planilha.

No exemplo abaixo, temos uma planilha com um valor que


corresponde à taxa de juros de um empréstimo. Vamos
supor que esse valor terá como mínimo 1% e máximo 4%.

De acordo com o exemplo acima, clique na célula B3 e vá


no Menu Dados > Validação. Na caixa de diálogo que se
abre, escolha a opção Número Inteiro no menu abaixo do
rótulo Permitir, e defina como critério para validação dos
dados o valor entre 1 e 4, conforme na figura abaixo:

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Em seguida, clique na guia Alerta de Erro, e defina o


estilo, título e a mensagem que irá surgir caso o usuário
digite um valor errado, conforme a figura abaixo:

De modo geral, a guia Configurações da caixa de diálogo


Validação de Dados possibilita as seguintes escolhas:

Qualquer valor: utilizado para validar números inteiros,


textos e outros tipos de entrada.
Número Inteiro: utilizado para validar somente números
inteiros.
Decimal: utilizado para validação de números decimais.
Lista: utilizado para validação de dados que estejam em
uma lista da planilha, como em um menu suspenso.
Data: utilizado para validar data.
Hora: utilizado para validar hora.
Comprimento do Texto: utilizado para definir quantos
caracteres podem ser digitados na célula.
Personalizado: permite a configuração de uma validação
de dados personalizada, tal como o uso de máscaras de
telefone, cep. etc.

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6. MACROS
6.1 Conceito e Uso
Macro é que um processo automatizado que evita a
repetição manual de comandos, fazendo com que eles
sejam realizados de forma automatizada poupando tempo
e esforço. Cada Macro é criada por um processo de
gravação, que acompanha os passos do usuário e torna
possível repetí-los através de um comando ou botão.

Macros pode ser utilizadas para respeitar uma série de


comandos e valores, definidos pelo usuário na hora de
gravar suas ações e comandos.

6.2 Criação de uma Macro


Nesta apostila, criaremos uma macro relativamente
simples, para classificar dados em uma lista.

Note que a Classificação deveria começar no 1º e terminar


no 5º - o que não ocorre pois ela não foi classificada com
os critérios desejados.

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Clique em "Ferramentas" > "Macro" > "Gravar nova


macro..."
Esta tela surgirá:

Em Nome da macro deve-se colocar o nome que quer dar


à macro e em Tecla de atalho pode-se colocar um atalho
(sendo do tipo <Ctrl> + <alguma tecla>, embora neste
exemplo a macro será executada a partir de botão - e não
de um atalho).

Em Armazenar macro em: será indicado aonde será salva


a macro, sendo aconselhável deixar em "Esta pasta de
trabalho" pois se for necessário mudar algo na
macro, apenas a planilha onde está a macro será utilizada.
Em Descrição: coloca-se a data e o nome da pessoa que
criou a macro.

Depois de preencher os dados da macro, clique em "OK".


Um pequeno menu flutuante deverá aparecer.
Esta tela está indicando que a macro já poderá ser
gravada, sendo que a gravação conterá apenas comandos
do Excel. Agora gravaremos os comandos para que a
macro possa ser executada: volte ao exemplo anterior (não
se esqueça de verificar se a macro está pronta para ser

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gravada) e selecione os dados da planilha, incluindo todos


os campos da tabela.
Agora serão definidos os critérios de classificação: clique
em "Dados" > "Classificar..." e surgirá esta tela:

Em Classificar por será colocado o primeiro critério de


classificação, que será a coluna "Classificação" e será
definido se os dados serão crescentes ou decrescentes.
Em Em seguida por deve-se colocar o segundo critério de
classificação (coluna "Nome") na ordem Crescente e em E
depois por podemos colocar um terceiro critério de
classificação (que não existe no exemplo) e definir se os
dados dali serão crescentes ou decrescentes - da mesma
maneira que nos dois campos anteriores.

Clique em OK (note que os dados foram classificados) - e


agora é hora de parar a gravação. Clique na opção de
parar gravação no menu flutuante ou vá para
"Ferramentas" > "Macro" > "Parar Gravação"
Agora a macro está gravada: se você desejar visualizá-la,
acesse o editor do Visual Basic (ou pressione Alt+F11). A
macro foi gravada na pasta "Módulos".

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Agora será adicionado um botão para executar a macro:


adicione o menu "Formulários" seguindo estes passos:
clique em "Exibir" > "Barra de ferramentas" >
"Formulários":

Clique no ícone do botão (em vermelho na figura acima) e


note que o cursor virou um símbolo "+": basta clicá-lo e
arrastá-lo para determinar o tamanho do botão:

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Clique em "Classificar" (que foi o nome da macro gravada


agora pouco) e clique em OK. Pronto! O botão apareceu na
planilha. Agora basta clicar no botão para que a macro seja
executada novamente.

7. SOLVER

7.1 Conceito e Uso

O Solver faz parte de um conjunto de programas algumas


vezes chamado de ferramentas de análise hipotética. Com
o Solver você pode localizar um valor ideal para uma
fórmula em uma célula - chamada de célula de destino - em
uma planilha. O Solver trabalha com um grupo de células
relacionadas direta ou indiretamente com a fórmula na
célula de destino. O Solver ajusta os valores nas células
variáveis que você especificar - chamadas de células
ajustáveis - para produzir o resultado especificado por você
na fórmula da célula de destino. Você pode aplicar
restrições para restringir os valores que o Solver poderá
usar no modelo e as restrições podem se referir a outras
células que afetem a fórmula da célula de destino.
Poderemos visualizar isto melhor através de exemplos.

Usaremos o SOLVER para resolver Problemas de


Programação Linear, como exemplos de uso e aplicação
do SOLVER.

7.2 Exemplos de Uso


Para familiarizarmos com o uso do SOLVER utilizaremos
uma série de exemplos para a fixação de seus principais
comandos.

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Problema da Fábrica de Automóveis

Alfa Inc. deve produzir 1000 automóveis Alfa. A empresa


tem quatro fábricas. Devido a diferenças na mão-de-obra e
avanços tecnológicos, as plantas diferem no custo de
produção unitário de cada carro. Elas também utilizam
diferentes quantidades de matéria-prima e mão-de-obra. O
custo de operação, o tempo necessário de mão-de-obra e o
custo de matéria-prima para produzir uma unidade de cada
carro em cada uma das fábricas estão evidenciados na
tabela abaixo.

Um acordo trabalhista assinado requer que pelo menos 250


carros sejam produzidas na fábrica 3. Existem 3200 horas
de mão-de-obra e 4000 unidades de material que podem
ser alocados às quatro fábricas.
O modelo de decisão do problema é dado abaixo, onde xj
representa a quantidade de automóveis a serem fabricadas
na fábrica j = 1; 2; 3; 4.

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Excel Avançado

Para resolvermos este PPL utilizando o Excel, devemos


primeiramente designar uma célula para representar cada
uma das seguintes entidades:

• Função Objetivo (FO) (Expressão a ser minimizada ou


maximizada);
• Varáveis de Decisão (variáveis que o modelador pode
alterar seu valor);
• Para cada restrição temos uma célula representando
o lado esquerdo da restrição (LHS) e outra
representando o lado direito darestrição (RHS).

A figura acima apresenta uma das possíveis maneiras de


representar o PPL em uma planilha do Excel. Nesta
planilha as células a seguir designarão cada uma das
entidades citadas anteriormente.

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• B7 irá representar o valor da FO a ser minimizada;


• B6 a E6 representarão os valores que as variáveis de
decisão assumirão na solução;
• F11 a F14 irão representar os LHS das 4 restrições;
• G11 a G14 irão representar os RHS das 4 restrições.

Para que possamos definir cada uma das células


anteriormente citadas necessitamos inserir uma série de
parâmetros do nosso PPL, tais como todos os coeficientes
das restrições e da FO.
Para lembrar o que cada célula representa é aconselhável
a colocação de títulos que especifiquem o conteúdo de
cada célula (células com texto). As células B5 a E5 são
utilizadas para inserir os valores dos coeficientes da FO,
enquanto as células de B11 a E14 representam os
coeficientes das 4 restrições.
Agora devemos definir cada uma das entradas citadas
anteriormente. A tabela a seguir representa as fórmulas
colocadas em cada uma destas células.

Precisamos agora avisar ao Excel quais são as células que


representam nossa FO, as variáveis de decisão, as
restrições do modelo, e finalmente, mandar o Excel
resolver para nós. Isto é feito utilizando a ferramenta
SOLVER do Excel. Para tal, clique com o botão esquerdo
do mouse sobre o menu FERRAMENTAS e logo em
seguida em SOLVER, caso a ferramenta SOLVER não
esteja disponível, clique no menu FERRAMENTAS e
depois em SUPLEMENTOS e marque a opção SOLVER
para que a mesma fique disponível, o Excel instalará a
ferramenta tornando-a disponível para uso.

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Após este procedimento aparecerá na tela a janela


representada pela figura abaixo. Nesta janela é que serão
informadas ao software as células que representarão a FO,
as variáveis de decisão e as restrições.

Na parte superior da janela da figura aparece um campo


para a entrada de dados chamado "Definir célula de
destino" que representará o valor da FO. Existem duas
maneiras para designar esta célula. A primeira é clicar
sobre o ícone que está do lado direito do campo, que
levará você a planilha de dados, nesse ponto devemos
clicar sobre a célula que representa a FO e pressionar a
tecla ENTER para voltar a janela do SOLVER. A segunda é
digitar o nome da cálula (B7 no nosso exemplo) no campo.

Na linha seguinte são apresentadas as opções de


maximizar, minimizar e atingir valor. Dependendo do
problema devemos clicar sobre uma das três, no nosso
exemplo devemos clicar sobre Min, pois nosso exemplo é
de minimização. A opção "Valor de" pode ser utilizada em
análise do tipo ponto de equilíbrio, onde desejamos que a
função Lucro (por exemplo) atinja o valor de 0. Nos casos
de Programação Linear esta opção não será utilizada.

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Na próxima linha há um campo denominado "Células


Variáveis". Neste campo serão inseridas as células que
representarão as variáveis de decisão. Os valores podem
ser inseridos como o caso da FO, isto é, clicando sobre o
ícone à direita do campo e marcando as células escolhidas
ou simplesmente digitando seus nomes utilizando as regras
do Excel para tal.

O próximo passo é designar as restrições do problema.


Devemos inserir uma restrição ou um grupo de restrições
(desde que as restrições tenham o mesmo sinal de
restrição e estejam adjacentes) de cada vez. Para inserir a
1ª restrição devemos clicar no botão "Adicionar" para
aparecer uma janela de entrada de restrições.

A janela de entrada de restrições tem três campos, que


representam o LHS - "Referência de célula:" (à esquerda),
o sinal da restrição (ao centro), e o RHS - "Restrição" (à
direita). Como já mencionado anteriormente, o LHS
representa a equação do lado esquerdo da restrição (o lado
esquerdo do dicionário modificado). O RHS representa o
lado direito da restrição (a constante do dicionário). A figura
abaixo representa a entrada da 1a e 2a restrições. Para
entrar com os valores nos campos, deve-se proceder como
nos casos anteriores, usando o ícone à direita ou digitando
o nome da célula.

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O passo seguinte será o de clicar no botão "OK", no caso


de não haver nenhuma outra restrição, ou no botão
"Adicionar" para confirmar esta restrição e abrir espaço
para uma nova entrada. No nosso exemplo, devemos clicar
em "Adicionar" e inserir as outra restrições.

Devemos agora inserir as restrições de não-negatividade e


definir que o modelo é de Programação Linear, para isto,
devemos clicar no botão "Opções" e marcar as opções
"Presumir modelo linear" e "Presumir não negativos" e
depois clique no botão "OK".

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Uma vez inserido o modelo e suas características,


devemos efetivamente resolvê-lo. Para tanto basta clicar no
botão "Resolver" na janela dos parâmetros do SOLVER do
Excel. Se o modelo foi corretamente inserido, será
processado e o resultado aparecerá automaticamente na
planilha.

Aparecerá uma janela como a mostrada acima. Se


observarmos valores incoerentes ou inesperados, devemos
neste ponto clicar na opção "Restaurar Valores Originais"
para restaurar os valores iniciais do modelo. Existe ainda a
opção de requisitar três tipos de relatórios (lado direito da
janela).
Ao clicar no botão "OK", a janela de Resultados do
SOLVER será apagada e os resultados aparecerão na
planilha.

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8. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Espero que a apostila tenha cumprido sua função de


auxiliar em seu aprendizado sobre Excel. Como ferramenta
única, porém, esta apostila pode ser um tanto complicada e
não-descritiva.

“Volenti nihil difficile”

Referências
DODGE, Mark. Guia Autorizado Microsoft Excel 2000. São Paulo, Makron Books, 2000.
FRAGA, Simone. Excel 2000 Avançado. Santa Catarina, Visual Books, 2001.
ROMAN, Steven. Desenvolvendo Macros no Excel. São Paulo, Ciência Moderna, 2000.

Luiz Couto