Waktu Aturcara 28 Ogos 2008 (Khamis)

0900 - 1030 Pengauditan

1030 - 1100 Minum Pagi
1100 - 1300 Pengauditan
1300 - 1430 Makan Tengahari
1400 - 1530 Pengauditan
1530 - 1630 PenuIisan Penemuan Audit
1630 - 1700 MajIis Penutupan Audit
Waktu Aturcara 27 Ogos 2008 (Rabu)
0900 - 0930
Mesyuarat Pembukaan Audit
TakIimat Ketua Juruaudit
0930 - 1000 Minum Pagi
1000 - 1300 Pengauditan
1300 - 1430 Makan Tengahari
1400 - 1700 Pengauditan
Pejabat Ketua Pustakawan
BPK BPK BTB BTB BPS BPS BSTM BSTM PPV PPV PPSK PPSK BS BS BPM BPM BMA BMA
Ketua Pustakawan Ketua Pustakawan
TimbaIan Ketua Pustakawan
Perancangan dan Pembangunan
TimbaIan Ketua Pustakawan
Perancangan dan Pembangunan
UPMKB UPMKB
Perpustakaan UPM
Kampus BintuIu, Sarawak
PKP PKP
BR BR
BPK - Bahagian Pembangunan Koleksi PSFK - Pusat Sumber Fakulti Kejuruteraan
BTB - Bahagian Terbitan Bersiri BS - Bahagian Sirkulasi
BPS - Bahagian Perkhidmatan Sokongan BPN - Bahagian Pengurusan Naklumat
BSTN - Bahagian Sistem dan Teknologi Naklumat BKK - Bahagian Koleksi Khas
PPv - Perpustakaan Perubatan veterinar BNA - Bahagian Nedia dan Arkib
PPSK - Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan BR - Bahagian Rujukan
PSFK PSFK BKK BKK
TimbaIan Ketua Pustakawan
Perkhidmatan
TimbaIan Ketua Pustakawan
Perkhidmatan
KoIeksi perpustakaan terdiri daripada buku, jurnaI, tesis, projek peIajar,
bahan pandang dengar dan bahan eIektronik. Statistik bagi bahan monograf
dan jurnaI berjiIid sehingga akhir JuIai 2008 iaIah seperti berikut:
Lokasi JumIah
Perpustakaan Utama 477,503
Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan 24,718
Perpustakaan Perubatan Veterinar 12, 409
Pusat Sumber FakuIti Kejuruteraan 4,877
JumIah KeseIuruhan 562,782
samb.
Jenis KoIeksi JumIah
Bahan Bercetak 562,782 unit
Bahan Pandang Dengar 45052 juduI (77377 unit)
PangkaIan Data CDROM 32 juduI
PangkaIan Data DaIam TaIian
51 pangkaIan data
Akses kepada Iebih kurang 38,000 e-jurnaI
930,000 disertasi dan tesis (teks penuh
daIam format pdf)
samb.
Jawatan JumIah
Pustakawan - S54 (1), S52 (2), S48 (10), S44(11), S41 (28) 52 orang
PenoIong Pendaftar - N41 1 orang
Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) - N22 1 orang
PenoIong Pegawai Perpustakaan - S27 8 orang
Pembantu Perpustakaan - S26 (1), S22 (11), S17 (65) 77 orang
Pembantu Penerbitan - N22 (1) , N17 (5) 6 orang
Pembantu PemuIiharaan - S17 3 orang
Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi) - N17 1 orang
Pereka - B18 1 orang
Juruteknik - J22 (1) , J17 (2) 3 orang
Juruteknik Komputer - FT17 1 orang
Operator Mesin Pemprosesan Data - F11 1 orang
Pembantu Am Pejabat - N1 6 orang
Pemandu - R3 1 orang
JumIah KeseIuruhan 162 orang
Penyelaras
Audit
Dalaman
Pegawai
Tadbir
(Setiausaha)
Ketua-Ketua
Bahagian
Pegawai
Kawalan
Dokumen
Wakil Pengurusan
Pengerusi
Tahap Jenis Dokumen 2006 2007 2008
1 ManuaI KuaIiti 1 1 1
2 Prosedur 30 30 28
3
Arahan Kerja
Garis Panduan
24
54
24
54
20
36
4
Borang
Log
110
97
110
101
104
107
JumIah Dokumen 316 320 296
Tarikh Pengauditan
7 JuIai 2004 Audit Kecukupan
12 JuIai 2004 PeIaksanaan SPK
10 - 11 Mac 2005 Audit DaIaman
5 - 6 Mei 2005 Audit Pra-Kepatuhan
4 - 5 September 2007 Audit Pemantauan ke 2 SIRIM
27 - 28 Jun 2005 Audit Kepatuhan SIRIM
22 September 2005 PersijiIan ISO
16 - 17 Mei 2006 Audit DaIaman
9 - 10 Ogos 2006 Audit Pra Pemantauan
21 September 2006 Audit Pemantauan SIRIM
Tarikh Pengauditan
16 - 18 Mei 2007 Audit DaIaman
1 - 2 Ogos 2007 Audit Pra Pemantauan ke 2
4 - 5 September 2007 Audit Pemantauan ke 2 SIRIM
6 Mac 2008 Audit DaIaman 1
9 - 10 JuIai 2008 Audit DaIaman 2
27 -28 Ogos 2008 Audit PensijiIan SemuIa SIRIM
BiI. Perkara Impak
1. Perlantikan Staf Baru
Memberi dan menyediakan perkhidmatan kepada
pelanggan dengan lebih berkesan dan merangka
lebih banyak perkhidmatan dan kemudahan demi
memberi perkhidmatan memuaskan kepada
pelanggan.
2. Penggunaan EzProxy
Membolehkan pengguna mengakses jurnal atas
talian dengan lebih mudah dan berkesan tanpa
batasan masa dan tempat bagi membantu dalam
proses pengajaran dan pembelajaran.
3. Kenaikan Pangkat Staf
Memberi insentif dan ganjaran di atas perkhidmatan
cemerlang mereka dan menjadi dorongan kepada
yang lain untuk terus memberikan perkhidmatan
berkualiti kepada pelanggan.
4.
Penukaran Syarikat Perkhidmatan
Salinanfoto
Mengurangkan aduan pelanggan mengenai
perkhidmatan tersebut dan menyediakan
perkhidmatan salinanfoto yang lebih baik.
5. Barrier Gate
Selain dari dapat mengawal kelancaran pengguna
masuk dan keluar perpustakaan, kemudahan ini
dapat merakam statistik profil pengguna dimana
hasilnya boleh digunakan untuk penambahbaikan
perkhidmatan dan kemudahan mereka.
BiI. Perkara Impak
. Latihan Kebakaran
Sebagai persediaan mental dan fizikal staf dan
pengguna dalam menghadapi kemungkinan
kebakaran serta memenuhi keperluan Keselamatan
dan Kesihatan Pekerjaan.
7. Kursus Bahasa nggeris
Meningkatkan kompetensi serta keyakinan diri staf
dalam penggunaaan bahasa inggeris terutama
semasa berkomunikasi dengan pelanggan dari luar
negara.
8. Menaiktaraf Sistem Virtua
Memudahkan pelaksanaan tugas seharian staf
yang melibatkan sistem dan memberi perkhidmatan
yang lebih baik kepada pelanggan.
9. Penambahan Lesen Virtua
Membolehkan lebih ramai staf menggunakan
sistem Virtua dalam usaha mempertingkatkan
kualiti dan produktiviti staf.
10.
Menambah bilangan komputer di
Bilik Latihan, Bilik Rujukan Elektronik
dan Bilik Siswazah
Memberi banyak peluang kepada pelanggan
perpustakaan untuk mengakses internet,
menyiapkan tugasan dan memberi nilai tambah
kepada mereka dalam penggunaan komputer.
Audit
Pensi]ilan
8emula
27 - 28 Ogos
2008
Latihan/Kursus
Kesedaran
Mesyuarat
Jawatankuasa
Jaminan KuaIiti
Semak
Dokumen
Audit
DaIaman 2
Audit
DaIaman 1
Kajian
Kepuasan
PeIanggan
Mesyuarat
Semakan
Pengurusan
6 Mac 2008 6 Mac 2008 9 - 10 JuIai 2008 9 - 10 JuIai 2008
29 - 31 Mac 2008 29 - 31 Mac 2008
Bengkel Semakan Semula
dan Pemurnian
Dokumentasi SPK PSAS
21 - 23 Mac 2008
Bengkel Semakan Semula
dan Pemurnian
Dokumentasi SPK PSAS
21 - 23 Mac 2008
KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN
1) Kajian Kepuasan Pelanggan Mac 2005
2) Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman April 2005
3) Kajian Waktu Perkhidmatan Perpustakaan September 200
4) Kajian Kepuasan Pelanggan 200 Jun 2007
5) Kajian Kepuasan Pelanggan - 2007
) Kajian Kepuasan Pelanggan Perpustakaan Sultan Abdul Samad
Tahun 2008
KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN
1) Kajian Kepuasan Pelanggan Mac 2005
2) Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman April 2005
3) Kajian Waktu Perkhidmatan Perpustakaan September 200
4) Kajian Kepuasan Pelanggan 200 Jun 2007
5) Kajian Kepuasan Pelanggan - 2007
) Kajian Kepuasan Pelanggan Perpustakaan Sultan Abdul Samad
Tahun 2008
KURSUS DAN LATIHAN
2007
Kursus Pemantapan Audit Dalaman (17/7/07 18/7/07)
Kursus Pemantapan Audit 2 (2/7/07 27/7/07)
Kursus MS SO 9001 : 2000 Pengenalan
Dokumentasi SPK PSAS, QMS 1. 1/2007 (10/4/07),
QMS 1. 2/2007
Kursus MS SO 9001 : 2000 QMS 5 Pendekatan
Proses dan Pengukuran Prestasi (23/4/07 24/7/07)
Kursus Wakil Pengurusan (17/12/10 18/12/07)
Kursus Lead Auditor Training MS SO 9001: 2000
(24/12/07 28/12/07)
2008
Kursus MS SO 9001 : 2000 Bengkel
Tindakan Pembetulan Hasil Audit (18/2/08 19/2/08)
Kursus MS S 9001 : 2000 QMS 2
Pengenalan Dokumentasi SPK PSAS Siri 1/2008 (14/4/08)
Pra Bengkel Semakan Semula dan Pemurnian
Dokumentasi SPK PSAS (7/3/08 1/3/08)
KURSUS DAN LATIHAN
2007
Kursus Pemantapan Audit Dalaman (17/7/07 18/7/07)
Kursus Pemantapan Audit 2 (2/7/07 27/7/07)
Kursus MS SO 9001 : 2000 Pengenalan
Dokumentasi SPK PSAS, QMS 1. 1/2007 (10/4/07),
QMS 1. 2/2007
Kursus MS SO 9001 : 2000 QMS 5 Pendekatan
Proses dan Pengukuran Prestasi (23/4/07 24/7/07)
Kursus Wakil Pengurusan (17/12/10 18/12/07)
Kursus Lead Auditor Training MS SO 9001: 2000
(24/12/07 28/12/07)
2008
Kursus MS SO 9001 : 2000 Bengkel
Tindakan Pembetulan Hasil Audit (18/2/08 19/2/08)
Kursus MS S 9001 : 2000 QMS 2
Pengenalan Dokumentasi SPK PSAS Siri 1/2008 (14/4/08)
Pra Bengkel Semakan Semula dan Pemurnian
Dokumentasi SPK PSAS (7/3/08 1/3/08)
8 Januari 2008 8
ApriI 2008 1
Ogos 2008
8 Januari 2008 8
ApriI 2008 1
Ogos 2008
PeroIehan bahan
Penyediaan bahan
PenyeIenggaraan bahan
Pengurusan keahIian
Perkhidmatan sirkuIasi
Penyediaan Perkhidmatan Perpustakaan di Perpustakaan Utama dan
Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan yang meliputi proses-
proses berikut :
Pendidikan pengguna
Perkhidmatan rujukan
PeneIitian makIumat
PembekaIan dokumen
Perkhidmatan penyediaan kemudahan
Skop : Tidak termasuk Perpustakaan Perubatan Veterinar
KIausa :
7.3 : Rekabentuk dan Pembangunan
7.5.2 : VaIidasi Proses Penyediaan Produk dan
Perkhidmatan
Objektif KuaIiti 1 Sasaran
Membelanjakan semua peruntukan yang
diagihkan untuk pembelian bahan yang
diperlukan oleh pelanggan
< 80% peruntukan dibelanjakan sehingga
akhir bulan Disember
Objektif KuaIiti 2 Sasaran
Memproses permohonan pembelian
bahan monograf dan media dalam masa
30 hari bekerja dari tarikh terima
permohonan
< 80% bahan diproses
2006 -
Memproses permohonan pembelian
bahan monograf dan media dalam masa
30 hari bekerja dari tarikh terima
permohonan
< 80% permohonan diproses
Objektif KuaIiti 1 Sasaran
Memproses bahan monograf dan media
yang diperolehi dalam tempoh 3 bulan
selepas penerimaan
< 80% bahan diproses
Objektif KuaIiti 2 Sasaran
Memproses bahan terbitan bersiri
keluaran terkini dalam tempoh 2 minggu
selepas penerimaan
< 85% bahan diproses
Objektif KuaIiti 3 Sasaran
2006
Memproses tesis dan laporan projek yang
diperolehi dalam tempoh 0 hari bekerja
< 85% bahan diproses
2007
Memproses tesis dan laporan projek yang
diperolehi dalam tempoh 55 hari bekerja
< 85% bahan diproses
Objektif KuaIiti 1 Sasaran
JuIai 2004
Memastikan bahan-bahan disusun
dengan betul dan kemas
< 0% bahan disusun dengan betul dan
kemas
JuIai 2005
Memastikan bahan disusun dengan
betul dan kemas
< 70% bahan disusun dengan betul dan
kemas
JuIai 2007 -
Memastikan bahan-bahan disusun
dengan betul dan kemas
< 80% bahan disusun dengan betul dan
kemas
Objektif KuaIiti 2 Sasaran
JuIai 2007
Menyusun semula bahan yang
dipulangkan pengguna dalam tempoh
3 hari bekerja
< 0% bahan disusun semula ke rak
JuIai 2008
Menyusun semula bahan yang
dipulangkan pengguna dalam tempoh
3 hari bekerja
< 70% bahan disusun semula ke rak
Objektif KuaIiti Sasaran
JuIai 2004
Melaksanakan pendaftaran keahlian luar
dalam masa 1 hari bekerja
< 90% permohonan didaftarkan
JuIai 2005
Melaksanakan pendaftaran keahlian luar
dalam masa 1 hari bekerja
100% permohonan didaftarkan
JuIai 2006
Melaksanakan pendaftaran keahlian luar
dalam masa 30 minit
< 80% permohonan didaftarkan
JuIai 2007 -
Mengambil tindakan ke atas permasalahan
keahlian dalam tempoh 30 minit
< 70% permasalahan berjaya
diselesaikan
Objektif KuaIiti Sasaran
JuIai 2004
Memberi perkhidmatan pinjaman,
pemulangan dan pembaharuan yang
mesra pelanggan
Tidak melebihi 10 aduan bertulis dalam
setahun
JuIai 2006
Memberi perkhidmatan kaunter yang
mesra pelanggan
Tidak melebihi 10 aduan bertulis dalam
setahun
JuIai 2007
Memberi perkhidmatan kaunter yang
mesra pelanggan
< 0% pengguna berpuas hati dengan
perkhidmatan yang diberi
JuIai 2008
Memberi perkhidmatan kaunter yang
mesra pelanggan
< 70% pengguna berpuas hati dengan
perkhidmatan yang diberi
Objektif KuaIiti Sasaran
Membina kemahiran pencarian
maklumat
Melaksanakan < 80% kursus yang dijadualkan
Mencapai sekurang-kurangnya 90% indeks
kepuasan pelanggan 3 dalam skala 5
Menetapkan < 90% pencapaian indeks kepuasan
pelanggan 3 dalam skala 5
Objektif KuaIiti Sasaran
Menjawab pertanyaan rujukan
mengikut keperluan pelanggan
< 80% daripada pertanyaan yang
dikemukakan
< 85% daripada pertanyaan yang
dikemukakan
2008
Memberi perkhidmatan rujukan
mengikut keperluan pelanggan
< 85% pelanggan berpuas hati dengan
perkhidmatan rujukan yang diberikan
Objektif KuaIiti Sasaran
Memproses permohonan dalam tempoh
5 hari bekerja daripada tarikh
penerimaan permohonan
< 80% permohonan diproses
< 85% permohonan diproses
Objektif KuaIiti Sasaran
JuIai 2004
Menyediakan kemudahan yang ditempah
dalam masa yang diperlukan
Tidak melebihi 10 aduan bertulis dalam
setahun
JuIai 2006
Menyediakan kemudahan yang ditempah
dalam masa yang diperlukan
< 80% pelanggan berpuas hati dengan
perkhidmatan yang diberi
JuIai 2007
Menyediakan kemudahan yang
memenuhi keperluan pelanggan
< 0% pelanggan berpuas hati dengan
kemudahan yang disediakan
JuIai 2008
Menyediakan kemudahan yang
memenuhi keperluan pelanggan
< 70% pelanggan berpuas hati dengan
kemudahan yang disediakan
Objektif : Membelanjakan semua peruntukan yang diagihkan untuk pembelian
bahan yang diperlukan oleh pelanggan.
Sasaran : K 80% peruntukan dibelanjakan sehingga akhir bulan Oktober.
Pencapaian :
BPK (77.07%) - Penurunan sebanyak 14.1% berbanding tahun 200 iaitu 91.8%.
BTB (95.90%) - Melebihi sasaran yang telah ditetapkan bagi tahun 200 dan 2007.
samb.
Proses PeroIehan Bahan
(BPK & BTB)
0.00%
50.00%
100.00%
150.00%
200.00%
Pencapaian 91.8% 77.07% 150.52% 95.90%
BPK 200 BPK 2007 BTB 200 BTB 2007
samb.
Sebab-sebab penurunan pencapaian kerana :
BPK - Terdapat penambahan peruntukan pada awal bulan Oktober
menyebabkan peruntukan tidak sempat digunakan sehingga akhir
Oktober
Langkah-Iangkah Penambahbaikan 2008 :
Memanjangkan tempoh membelanjakan peruntukan daripada bulan Oktober
kepada akhir Disember bagi memastikan perbelanjaan berjaya dihabiskan pada
tahap 80% walaupun pertambahan peruntukan berlaku pada akhir tahun.
Objektif : Membelanjakan semua peruntukan yang diagihkan untuk pembelian
bahan yang diperlukan oleh pelanggan.
Sasaran : K 80% peruntukan dibelanjakan sehingga akhir bulan Oktober.
Objektif : Memproses permohonan pembelian bahan monograf dalam masa
30 bekerja dari tarikh terima permohonan.
Sasaran : K 80% permohonan diproses.
samb.
Pencapaian :
BPK (87.90%) - Peningkatan sebanyak 0.2% berbanding tahun 200 sebanyak 87.70%.1
Proses PeroIehan Bahan (BPK)
87.0%
87.5%
87.70%
87.75%
87.80%
87.85%
87.90%
87.95%
Pencapaian 87.70% 87.90%
200 2007
Objektif : Memproses bahan monograf dan media yang diperolehi dalam
tempoh 3 bulan selepas penerimaan.
Sasaran : K 80% bahan diproses.
samb.
Pencapaian :
BPK (80.10%) - Peningkatan sebanyak 22.9% berbanding tahun 200 iaitu sebanyak 57.2%
BMA(94.70%) - Mengalami penurunan sebanyak 4.8% berbanding tahun 200 iaitu 99.50%
Proses Penyediaan Bahan
(BMA & BPK)
0.00%
20.00%
40.00%
0.00%
80.00%
100.00%
120.00%
Pencapaian 99.50% 94.70% 57.20% 80.10%
BMA BMA BPK 200 BPK 2007
samb.
Sebab-sebab penurunan pencapaian kerana :
BMA : Keadaan ini disebabkan oleh terdapat dua kali pertukaran di PSAS yang
melibatkan pegawai yang melaksanakan tugasan pengkatalogan iaitu
pertukaran pada bulan April dan Oktober 2007. Sementara pada bulan
Jun/Julai pegawai yang menjalankan tugasan pengkatalogan menjalani
latihan induksi selama satu bulan
Langkah-Iangkah penambahbaikan 2008 :
BMA : Penambahan satu set komputer di Bilik Pandang Dengar 5 untuk
kemudahan pelanggan yang menggunakan peta guna tanah digital dan
juga peta tanah tinjauan digital.
Objektif : Memproses bahan monograf dan media yang diperolehi dalam
tempoh 3 bulan selepas penerimaan.
Sasaran : K 80% bahan diproses.
Objektif : Memproses bahan terbitan bersiri keluaran terkini dalam tempoh 2
minggu selepas penerimaan.
Sasaran : K 80% bahan diproses.
Langkah-Iangkah Penambahbaikan 2008 :
1. Sasaran objektif kualiti dinaikkan dari 80% kepada 85%.
2. Pengagihan tugas kakitangan lebih fokus
Proses Penyediaan Bahan (BTB)
98.40%
98.0%
98.80%
99.00%
99.20%
99.40%
99.0%
Pencapaian 98.8% 99.45%
200 2007
Objektif : Memproses tesis dan laporan projek yang diperolehi dalam tempoh 0
hari bekerja.
Sasaran : K 85% bahan diproses.
Pencapaian :
Sebanyak 335 tesis dan laporan projek bersamaan dengan 100% telah berjaya
diproses sepanjang tahun 2007. Pencapaian ini adalah sama seperti tahun 200.
samb.
Proses Penyediaan Bahan (BKK)
0%
20%
40%
0%
80%
100%
120%
Pencapaian 100% 100%
200 2007
samb.
Langkah-Iangkah Penambahbaikan 2008
Objektif kualiti ditukarkan dari 0 hari bekerja kepada 55 hari bekerja.
Objektif : Memproses tesis dan laporan projek yang diperolehi dalam tempoh 0
hari bekerja.
Sasaran : K 85% bahan diproses.
Objektif : Memastikan bahan-bahan disusun dengan betul dan kemas.
Sasaran : K 80% bahan disusun dengan betul dan kemas.
Pencapaian :
BS (98.10%) - Mengalami penurunan sebanyak 0.83% berbanding tahun 200 iaitu 98.93%.
BKK (97.43%) - Mengalami penurunan sebanyak 2.57% berbanding tahun 200 iaitu 100%.
samb.
PenyeIenggaraan Bahan (BS & BKK)
9.00%
9.50%
97.00%
97.50%
98.00%
98.50%
99.00%
99.50%
100.00%
100.50%
Pencapaian 98.93% 98.10% 100% 97.43%
BS 200 BS 2007 BKK 200 BKK 2007
samb.
Sebab-sebab penurunan pencapaian kerana :
Walaupun terdapat peraturan perpustakaan supaya meletakkan buku yang telah
digunakan di troli oren namun terdapat ramai pelanggan yang tidak mengikuti arahan
tersebut menyebabkan terdapat bahan di rak yang tersalah susun dan sebagainya.
Walaupun mengalami penurunan peratusan penyelenggaraan bahan di rak kedua-
dua bahagian melebihi sasaran sebanyak 80% yang telah ditetapkan.
Langkah-Iangkah penambahbaikan 2008 :
1. BKK : Pemantauan penyelenggaran bahan-bahan dibuat dengan menggunakan
dua borang yang dapat memantau penyelenggaran bahan di rak secara
lebih berkesan:
2. Borang Laporan Bacaan Rak (UPM/PSAS/PP/B20)
3. Borang Pemantauan Penyisihan Bahan (UPM/PSAS/PP/B22)
Objektif : Memastikan bahan-bahan disusun dengan betul dan kemas.
Sasaran : K 80% bahan disusun dengan betul dan kemas.
Pencapaian :
PPSK (97.27%) - Melebihi sasaran yang ditetapkan iaitu 80%
Objektif : Memastikan bahan-bahan disusun dengan betul dan kemas.
Sasaran : K 80% bahan disusun dengan betul dan kemas.
PenyeIenggaraan Bahan PPSK (ApriI - Dis 2007)
0.00%
20.00%
40.00%
0.00%
80.00%
100.00%
120.00%
Pencapaian
97.27%
PPSK 2007
Objektif : Menyusun semula bahan yang dipulangkan pengguna dalam tempoh
3 hari bekerja.
Sasaran : K 0% bahan disusun semula ke rak.
samb.
Pencapaian :
BS (100%) - Pencapaian objektif kualiti ini melebihi sasaran yang telah ditetapkan.
Proses PenyeIenggaraan Bahan
(BS,BKK & PPSK) 2007
97%
98%
98%
99%
99%
100%
100%
101%
Pencapaian 100% 100% 98.1%
BS 2007 BKK 2007 PPSK 2007
samb.
Langkah-Iangkah penambahbaikan 2008
1. Objektif kualiti : kekal.
2. Sasaran : > 70% bahan disusun semula ke rak.
Objektif : Menyusun semula bahan yang dipulangkan pengguna dalam tempoh
3 hari bekerja.
Sasaran : K 0% bahan disusun semula ke rak.
Objektif : Melaksanakan pendaftaran keahlian luar dalam masa 30 minit.
Sasaran : K 80% permohonan didaftarkan
Pencapaian :
Jan Jun (9.30%) - Pencapaian melebihi sasaran yang ditetapkan.
Pengurusan KeahIian BS (Jan-Jun 2007)
Tahun 2007,
9.30%
Tahun 2007
Objektif : Mengambil tindakan keatas permasalahan keahlian dalam tempoh 30
minit.
Sasaran : K 70% permasalahan berjaya diselesaikan.
Pencapaian :
Jul Dis (100%) : Pencapaian melebihi sasaran yang telah ditetapkan.
Pengurusan KeahIian BS (JuIai-Dis 2007)
Tahun 2007,
100%
Tahun 2007
Objektif : Memberi perkhidmatan kaunter yang mesra pelanggan.
Sasaran : Tidak melebihi 10 aduan bertulis dalam setahun.
Pencapaian :
BS (Jan Jun) : Sebanyak 5 aduan bertulis diterima
BMA : Tiada aduan bertulis diterima
Perkhidmtan SirkuIasi BS & BMA (Jan-Jun 2007)
0
2
4

Aduan
Aduan
5 0
BS 2007 BMA 2007
Objektif : Memberi perkhidmatan kaunter yang mesra pelanggan.
Sasaran : K 0% pengguna berpuas hati dengan perkhidmatan yang diberi
Pencapaian
BS ( 98.27%) BMA (100%) PPSK (100%)
samb.
Proses Perkhidmatan SirkuIasi (BS, BMA & PPSK)
97.00%
97.50%
98.00%
98.50%
99.00%
99.50%
100.00%
100.50%
Pencapaian 98.27% 100% 100%
BS 2007 BMA 2007 PPSK 2007
samb.
Langkah-Iangkah penambahbaikan 2008
Sasaran ditingkatkan daripada 0% kepada 70% pengguna berpuas hati dengan
perkhidmatan yang diberi.
Objektif : Memberi perkhidmatan kaunter yang mesra pelanggan.
Sasaran : K 0% pengguna berpuas hati dengan perkhidmatan yang diberi
Pencapaian :
2007 (8%) - Pencapaian meningkat sebanyak 0.88% berbanding dengan
tahun 200 iaitu sebanyak 85.12%
Objektif : Membina kemahiran pencarian maklumat.
Sasaran : Melaksanakan K 80% kursus yang dijadualkan.
Proses Perkhidmatan Pendidikan
Pengguna
84.50%
85.00%
85.50%
8.00%
8.50%
Pencapaian 85.12% 8%
200 2007
Pencapaian :
Menetapkan 90% pencapaian indeks kepuasan pelanggan 3 dari skala 5.
2007 : 97.20%
Proses Perkhidmatan Pendidikan Pengguna
Tahun 2007,
97.20%
Tahun 2007
Objektif : Membina kemahiran pencarian maklumat.
Sasaran : Menetapkan K 90% pencapaian indeks kepuasan pelanggan 3 pada
skala 5.
samb.
samb.
Objektif : Membina kemahiran pencarian maklumat.
Sasaran : Menetapkan K 90% pencapaian indeks kepuasan pelanggan 3 pada
skala 5.
Langkah-Iangkah Penambahbaikan 2008 :
1. Penambahan pemberian merit kepada peIajar yang menghadiri Sesi
PengenaIan Perpustakaan, KeIas KataIog Perpustakaan dan Sesi
Lawatan Berpandu dari 5 merit kepada 10 merit.
2. Laporan Pustakawan bertugas untuk Program Pendidikan Pengguna
BerjaduaI dan Permohonan dimasukkan ke daIam PangkaIan Data Lotus
Notes.
Objektif : Menjawab pertanyaan rujukan mengikut keperluan pelanggan.
Sasaran : K 80% daripada pertanyaan yang dikemukakan.
samb.
Proses Perkhidmatan Rujukan
(Jan - ApriI 2006 & 2007)
0%
20%
40%
0%
80%
100%
120%
Pencapaian
100% 100%
200 2007
Pencapaian :
Jan April : 100%
Mei Dis : 99.9%. Mulai bulan Mei 2007 kaedah pengukuran adalah melalui
Borang Maklumbalas Pelanggan Perkhidmatan Rujukan.
samb.
samb.
Perkhidmatan Rujukan
(Mei - Dis 2007)
Tahun 2007,
97.90%
Tahun 2007
Objektif : Menjawab pertanyaan rujukan mengikut keperluan pelanggan.
Sasaran : K 80% daripada pertanyaan yang dikemukakan.
Langkah-Iangkah Penambahbaikan 2008 :
1. Menukar objektif dan sasaran :
Objektif : memberi perkhidmatan rujukan mengikut keperluan pelanggan
Sasaran : K 85% pelanggan berpuas hati dengan perkhidmatan rujukan yang
diberikan.
2. Mulai semester pertama sesi 2008/2009 dua orang pegawai akan bertugas di
Meja Penasihat Pengguna dalam tempoh 2 hingga 4 minggu.
samb.
Objektif : Menjawab pertanyaan rujukan mengikut keperluan pelanggan.
Sasaran : K 80% daripada pertanyaan yang dikemukakan.
Objektif : Melaksanakan permohonan penelitian maklumat mengikut keperluan
pengguna.
Sasaran : Memenuhi setiap permohonan dalam tempoh 5 hari/atau tempoh
yang dipersetujui.
Pencapaian :
Sebanyak 25 permohonan bersamaan dengan 100% diterima dan telah
dilaksanakan dalam tempoh 5 hari atau tempoh yang dipersetujui. Dalam
tahun 200 hanya 10 permohonan diterima dengan pencapaian 100% juga.
samb.
Proses PeneIitian MakIumat
0
20
40
0
80
100
120
Pencapaian 100 100
Bil. Permohonan 10 25
200 2007
2008 :
Oleh kerana objektif kualiti ini telah mencapai tahap 100 % pencapaiannya setiap
tahun, maka mulai 1 Julai 2008 objektif kualiti ini digugurkan.
samb.
Objektif : Melaksanakan permohonan penelitian maklumat mengikut keperluan
pengguna.
Sasaran : Memenuhi setiap permohonan dalam tempoh 5 hari/atau tempoh
yang dipersetujui.
Objektif : Memproses permohonan dalam tempoh 5 hari bekerja daripada tarikh
penerimaan permohonan.
Sasaran : K 85% permohonan diproses.
Pencapaian :
2007(98.50%) - Peningkatan pencapaian sebanyak 2.29% berbanding tahun
200 sebanyak 9.21%
Proses PembekaIan Dokumen
(UPM ke Institusi Luar)
95.00%
9.00%
97.00%
98.00%
99.00%
Pencapaian 9.21% 98.50%
200 2007
Proses PembekaIan Dokumen
(Institusi Luar ke UPM)
Tahun 2007,
98.0%
Tahun 2007
Pencapaian :
2007 (98.0%) - Pencapaian ini melebihi sasaran yang telah ditetapkan.
Objektif : Memproses permohonan dalam tempoh 5 hari bekerja daripada tarikh
penerimaan permohonan.
Sasaran : K 85% permohonan diproses.
samb.
Langkah-Iangkah Penambahbaikan 2008 :
1. Menyediakan surat pengesahan penerimaan bahan yang dibekalkan/
dikembalikan.
2. Sebagai langkah keselamatan bahan, sticker "Dibenarkan Untuk Dibawa Keluar
diletakkan bersama setiap buku (bukan milik PSAS) yang dibawa keluar dari
Perpustakaan.
samb.
Objektif : Memproses permohonan dalam tempoh 5 hari bekerja daripada tarikh
penerimaan permohonan.
Sasaran : K 85% permohonan diproses.
Objektif : Menyediakan kemudahan yang ditempah dalam masa yang diperlukan.
Sasaran : K 80% pengguna berpuashati dengan perkhidmatan yang diberikan.
samb.
Perkhidmatan Penyediaan Kemudahan BS (Jan -
Jun)
100%
100%
100%
100%
100%
Pencapaian 100% 99.91%
200 2007
Perkhidmatan Penyediaan Kemudahan BMA
(Jan-Jun 2007)
BMA 2007,
100%
BMA 2007
samb.
Objektif : Menyediakan kemudahan yang ditempah dalam masa yang diperlukan.
Sasaran : K 80% pengguna berpuashati dengan perkhidmatan yang diberikan.
samb.
Objektif : Menyediakan kemudahan yang ditempah dalam masa yang diperlukan.
Sasaran : K 80% pengguna berpuashati dengan perkhidmatan yang diberikan.
Perkhidmatan Penyediaan Kemudahan BS & BMA
(JuIai - Dis 2007)
99.84%
99.8%
99.88%
99.90%
99.92%
99.94%
99.9%
99.98%
100.00%
100.02%
Pencapaian 99.90% 100%
BS 2007 BMA 2007
samb.
Pencapaian :
BS : Jan Jun (99.91%) - Mengalami penurunan sebanyak 0.09% berbanding tahun
200 iaitu 100%.
BMA : 100%
BS : Jul Dis 99.90% - Melebihi sasaran yang telah ditetapkan
BMA : 100% - Melebihi sasaran yang telah ditetapkan.
Walaubagaimanapun kedua-dua bahagian telahpun melebihi sasaran yang telah
ditetapkan iaitu sebanyak 80% pengguna berpuashati dengan perkhidmatan yang
diberikan.
Objektif : Menyediakan kemudahan yang ditempah dalam masa yang diperlukan.
Sasaran : K 80% pengguna berpuashati dengan perkhidmatan yang diberikan.
5
8
20
Sangat Baik
Baik
Sederhana
0
50
100
150
200
250
300
350
400
B
i
s
t
a
r
i

M
U
n
i
q
u
e
K
o
p
.

U
P
M
C
e
r
d
i
k
Y
u
h
a
B
a
j
u
n
a
i
d
B
u
m
i
t
e
x
t
R
e
f
i
n
e
d
K
a
m
z
a

n
f
o

B
o
o
k
A
s
h
e
D
a
r
u
l

R
i
s
a
l
a
h

n
n
o
v
a
t
i
v
e
PembekaI
B
i
I
a
n
g
a
n
Bil. Pesan
Bil. Terima
0
100
200
300
400
500
00
700
800
F
a
j
a
r

U
l
u
n
g
D
a
r
u
l

B
y
n
D
a
r
u
l

S
y
a
k
i
r
F
a
r
a
n
a
B
u
m
i
t
e
x
t
P
r
o
f
i
l
e
m
a
r
k
M
i
n
d
a
r
i
a
B
i
s
t
a
r
i

M
B
a
j
u
n
a
i
d
A
s
h
e
Y
P
J

n
n
o
v
a
t
i
v
e
D
a
r
u
l

R
i
s
a
l
S
y
a
m
o
z
C
e
r
d
i
k
Y
u
h
a
U
t
u
s
a
n
PembekaI
B
i
I
a
n
g
a
n

J
u
d
u
I
Jumlah Hantar
Jumlah Pilih
0
20
40
0
80
100
120
1/2007 2/2007
PeniIaian berdasarkan kecekapan, tempoh bekaI, makIumbaIas
dan perjumpaan pegawai.
Kesemua pembekaI ini disyorkan kekaI berurusan dengan
Bahagian Pembangunan KoIeksi kerana tiada yang mendapat
markah Memuaskan (<60%) atau Kurang Memuaskan (<50%) dua
kaIi berturut-turut sepanjang peniIaian prestasi dijaIankan.
219
29189
1643
173
499
50102
40
501
72
498
1
2722
533
160
30
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
J
u
m
I
a
h

I
s
u
P
r
o
f
e
s
s
i
o
n
a
l

A
d
.

A
p
.
F
a
j
a
r

h
s
a
n
K
K
U
M
E
-
D
i
g
i
t
a
l
R
e
n
t
a
k

n
o
v
.
U
n
i
x

L
i
b
.

S
e
r
v
.
M
e
d
i
a

M
w
h

T
g
h

H
o
s
t
*
U
N

K
E
B
PembekaI
Pencapaian PembekaIan (Jan-Dis 2007)
Jumlah su Dibekal Jumlah su Tidak Bekal
77.93
50.56
90.4790.89
71.83
87.43
96.89
83.6384.21
0
10
20
30
40
50
0
70
80
90
100
P
e
r
a
t
u
s
P
r
o
f
e
s
s
i
o
n
a
l

A
d
.

A
p
.
F
a
j
a
r

h
s
a
n
K
K
U
M
E
-
D
i
g
i
t
a
l
R
e
n
t
a
k

n
o
v
.
U
n
ix

L
i
b
.

S
e
r
v
.
M
e
d
i
a

M
w
h

T
g
h

H
o
s
t
*
U
N

K
E
B
PembekaI
Peratus Bahan DibekaI (Jan-Dis 2007)
Peratus Bekal
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
5
M
a
r
k
a
h
P
r
o
f
e
s
s
i
o
n
a
l
A
d
.

A
p
.
F
a
j
a
r

h
s
a
n
K
K
U
M
E
-
D
i
g
i
t
a
l

S
o
l
.
R
e
n
t
a
k

n
o
v
.
U
n
ix

L
i
b
.

S
e
r
v
.
M
e
d
i
a

M
w
h
T
g
h
H
o
s
t
*
U
N

K
E
B
PembekaI
Perkhidmatan SeIepas Langgan
Senarai
Langganan
Maklumbalas
Tuntutan
Sedia nvois
Komunikasi
84.9
59.28
95.23
91.44
77.92
87.72
90.45
91.82
8.11
0
10
20
30
40
50
0
70
80
90
100
Peratus
Markah
P
r
o
f
e
s
.

A
d
.

A
p
.
F
a
j
a
r

h
s
a
n
K
K
U
M
E
-
D
i
g
i
t
a
l
R
e
n
t
a
k

n
o
v
.
U
n
ix

L
i
b
.

S
e
r
v
.
M
e
d
i
a

M
w
h

T
g
h

H
o
s
t
*
U
N

K
E
B
PembekaI
Markah KeseIuruhan
Markah KeseIuruhan
95.23
91.44
77.92
87.72
90.45
91.82
8.11
84.9
59.28
Profes. Ad. Ap. Fajar hsan
KKUM E-Digital
Rentak nov. Unix Lib. Serv.
Media Mwh Tgh Host
*UNKEB
Secara keseIuruhan PSAS amat berpuas hati dengan prestasi
yang teIah diberikan oIeh pembekaI. Terdapat peningkatan
keupayaan pembekaI untuk membekaIkan bahan sepanjang tahun
2007 di mana 8 daripada 9 pembekaI berjaya membekaIkan Iebih
70% bahan yang diIanggan. Kebanyakan bahan yang tidak dapat
dibekaIkan adaIah kerana keIewatan diterbitkan terutama pada
buIan November dan Disember.
BekaIan/Perkhidmatan/Kerja teIah disempurnakan
mengikut spesifikasi yang teIah ditetapkan
Memuaskan, 52%
Sangat Memuaskan,
47%
Sederhana, 1%
Kurang Memuaskan,
0%
Tidak Memuaskan,
0%
Sangat Memuaskan Memuaskan Sederhana Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan
BekaIan/Perkhidmatan/Kerja mengikut kuaIiti yang
teIah ditetapkan
Memuaskan, 4%
Tidak Memuaskan,
0%
Kurang
Memuaskan, 0%
Sederhana, 0%
Sangat Memuaskan,
3%
Sangat Memuaskan Memuaskan Sederhana Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan
BekaIan/Perkhidmatan/Kerja mengikut kuantiti yang
teIah ditetapkan
Tidak Memuaskan,
0%
Kurang
Memuaskan, 0%
Sederhana, 0%
Sangat Memuaskan,
59%
Memuaskan, 41%
Sangat Memuaskan Memuaskan Sederhana Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan
Tempoh hantaran BekaIan/Perkidmatan/Kerja
teIah disempurnakan
Tidak Memuaskan,
0%
Kurang
Memuaskan, 0%
Sederhana, 3%
Sangat
Memuaskan, 52%
Memuaskan, 45%
Sangat Memuaskan Memuaskan Sederhana Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan
Perkhidmatan yang diberikan semasa dan seIepas
bekaIan/perkhidmatan/kerja dijaIankan
Memuaskan, 71%
Tidak Memuaskan,
0%
Kurang Memuaskan,
0%
Sederhana, 0%
Sangat Memuaskan,
29%
Sangat Memuaskan Memuaskan Sederhana Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan
Perkhidmatan yang diberikan semasa urusan pembeIian
dijaIankan
Tidak Memuaskan, 0%
Kurang Memuaskan,
0%
Sederhana, 0%
Sangat Memuaskan,
3%
Memuaskan, 4%
Sangat Memuaskan Memuaskan Sederhana Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan
PengaIaman kerja-kerja yang teIah dijaIankan
Tidak Memuaskan,
0%
Kurang
Memuaskan, 0%
Sederhana, 0%
Sangat
Memuaskan, 34%
Memuaskan, %
Sangat Memuaskan Memuaskan Sederhana Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan
Keupayaan pembekaI dari segi tenaga kerja dan PeraIatan
Tidak Memuaskan, 0%
Kurang Memuaskan,
0%
Sederhana, 0%
Sangat Memuaskan,
30%
Memuaskan, 70%
Sangat Memuaskan Memuaskan Sederhana Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan
Sebanyak 53 Borang aduan/Maklumbalas pelanggan telah diterima sepanjang
tempoh Januari Disember 2007. Pecahan bilangan borang diterima mengikut
bulan berbanding tahun 200 adalah seperti berikut:
Jan Feb Mac Apr Mei Jun JuI Ogo Sep Okt Nov Dis JumIah
2006 11 6 20 1 4 1 5 20 6 4 1 1 80
2007 7 4 3 4 - 1 9 13 5 1 4 2 53
BiIangan Aduan / MakIumbaIas yang diterima mengikut buIan
2006 - 2007
0
5
10
15
20
25
200 11 20 1 4 1 5 20 4 1 1
2007 7 4 3 4 0 1 9 13 5 1 4 2
Jan Feb Mac April Mei Jun Julai Ogos Sept Okt Nov Dis
Pecahan biIangan aduan peIanggan 2007 mengikut kategori berbanding tahun
2006 adaIah seperti berikut :
Kategori Aduan
2006 2007
BiIangan Peratus BiIangan Peratus
Perkhidmatan 25 31.25% 7 12.96%
KoIeksi 1 1.25% 1 1.85%
Kemudahan Am 28 35% 21 38.9%
Staf 4 5% 8 14.81%
Umum - - 1 1.85%
Cadangan 4 5% 10 18.51%
Tidak Sahih 5 6.25% 2 3.70%
PenyeIenggaraan Bahan 3 3.75% 4 7.40%
Komputer 10 12.5% - -
JUMLAH 80 100% 54 100%
BiIangan Aduan / MakIumbaIas Yang Diterima Mengikut Kategori
2006 - 2007
0
5
10
15
20
25
30
200 25 1 28 4 0 4 5 3 10
2007 7 1 21 8 1 10 2 4 0
Perkhidma
tan
Koleksi
Kemudah
an Am
Staf Umum Cadangan
Tidak
Sahih
Penyeleng
garaan
Bahan
Komputer
AnaIisa tempoh Penutupan Kes Aduan 2007
Tempoh Penutupan Kes BiIangan Kes Aduan Peratus
< 1 buIan 34 62.96%
1 - 3 buIan 4 7.40%
> 3 buIan 16 29.62%
JumIah 54 100%
AnaIisa tempoh Penutupan Kes Aduan 2007
0
10
20
30
40
Bilangan Kes Aduan
34 4 1
1 bulan 1 3 bulan > 3 bulan
KIausa Tindakan
8.2.3
Mechanism for monitoring 30 days to execute
purchasing of items from date of request yet to
be established.
Telah mengadakan fail bagi memantau
keberkesanan memproses bahan dalam
tempoh 30 hari dari tarikh terima. Di setiap
surat permohonan dicopkan tarikh terima
permohonan dan catatan tarikh dibuat
pesanan. Rujuk Fail Pesanan Bahan
UPM/PSAS/PPSK/8.11.22.
KIausa Tindakan
7.5.3
Observed there was no identification at the
trolley and shelve to indicate the progress of
the processes of monographs e.g books
waiting for invoice, books for ready for
cataloging or books for circulation.
Setiap troli telah disediakan penanda seperti
MENUNGGU NVOS, PROSES KATALOG,
UNTUK SEMAKAN DAN UNTUK PROSES
PEMLHAN
KIausa Tindakan
7.5.1
Observed that the Bar Code label attached to
the monographs can easily be removed/
detached
Adalah menjadi dasar PSAS menggunakan
label bar code dan tag RFD untuk semua
bahan/buku dan ianya telah digunapakai di
Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan.
Bar code digunakan untuk tujuan aktiviti
sirkulasi. Jika bar code tersebut tertanggal,
aktiviti sirkulasi masih boleh dilaksanakan
kerana nombor bar code berkenaan di stamp
juga di muka surat judul serta muka surat dalam
dan boleh di key in secara manual untuk
melaksanakan aktiviti sirkulasi. Tag RFD juga
digunakan untuk tujuan keselamatan
bahan/buku perpustakaan.
KIausa Tindakan
7.2.3
Restriction such as no handphone, no noise
and no foods in the library only been displayed
at the ground level of the library. None at level
one and two.
Telah dilaksanakan pada Februari 2008.
KIausa Tindakan
4.2.4
Retention period for some records could be
review to be in line with statutory requirement
e.g Rekod penerimaan/penyerahan bil tunai
dan rekod terima/serah bil tunai. (Financial
records).
Mematuhi peraturan Bendahari UPM (REKOD
PENERMAAN/PENYERAHAN BL TUNA/
SLP REST UPM/PSAS/LOG 07 DAN REST
DENDA UPM/PSAS/LOG 21). Tempoh
simpanan adalah 7 tahun.
KIausa Tindakan
7.5.1
Borang Laporan Bacaan Rak' could include
defect books as one the item checked during
the shelves reading. During auditing several
defect books were found on the shelves.
Kolum untuk jumlah buku rosak telah
dimasukkan ke dalam Borang Laporan Bacaan
Rak (UPM/PSAS/PP/B2).
KIausa Tindakan
7.2.3
nstruction on how to use the photocopy
machine was not display to facilitate user.
Manual instruction untuk penggunaan mesin
fotostat telah dilaksanakan dan dipamerkan
mulai November 2007.
KIausa Tindakan
6.3
There was no record of self test of the sensor
system. During the audit, testing found that the
alarm did not trigger when some books went
through the sensor.
Pemantauan telah mula dilaksanakan mulai Mei
2008 BORANG PEMANTAUAN PERALATAN
(UPM/PSAS/PP/b1).
KIausa Tindakan
8.5.2
Corrective action done (e.g maklumat kepada
pustakawan berkaitan) at the final stage of
verification as reported in Borang Pembetulan
Rekod Katalog/Nombor Panggilan in Bahagian
Pembangunan Koleksi can be clearly
documented.
1. Pembentangan laporan analisa semakan
akhir bagi tahun 2007 pada minit Mesyuarat
Pustakawan Bahagian Pembangunan
Koleksi kali ketiga pada 5 Disember 2007.
2. Makluman laporan analisa semakan akhir
melalui emel kepada semua Pustakawan
dan Penolong Pegawai Perpustakaan BPK
pada 3 Julai 2008.
3. Perbincangan dengan juruaudit SRM lalu,
ingin melihat hasil kesilapan semasa
semakan akhir dapat dimaklumkan kepada
semua pustakawan BPK dan bukan kepada
pustakawan terbabit sahaja bagi tujuan
pencegahan. Berdasarkan tindakan yang
telah diambil (tindakan 1 dan 2) didapati
terdapat penurunan kesilapan katalog
daripada .34% peratus pada bulan Januari
kepada 4.97% pada bulan Jun.
KIausa Tindakan
8.5.2
Noted that some corrective actions for non-
comformities raised during internal audit were
"correction in nature and not corrective action
so as to prevent the recurrence of the same
nature.
1. Meminta PTJ yang menjalankan urusan
perolehan berkaitan dengan perkhidmatan
hendaklah membuat pemantauan terhadap
dokumen kontrak perjanjian yang telah
diserahkan ke Bahagian Perundang-
Undangan atau Pejabat Bendahari.
2. Pejabat Bendahari akan membuat
pemantauan dan memperkemaskan lagi
rekod penyerahan dokumen kontrak
perjanjian bagi tujuan semakan dan
kelulusan Bendahari, UPM
3. PSAS akan menyediakan buku rekod untuk
merekod setiap urusan penyerahan/
penerimaan dokumen-dokumen perjanjian
dengan Bahagian Perundang-Undangan dan
Pejabat Bendahari.
Kami, Kami, staf staf Universiti Universiti Putra Putra Nalaysia Nalaysia
beriltizam beriltizam ke ke arah arah kecemerlangan kecemerlangan
melalui melalui pencapaian pencapaian budaya budaya kualiti kualiti
dalam dalam pengajaran, pengajaran, penyelidikan penyelidikan dan dan
perkhidmatan perkhidmatan profesional profesional untuk untuk
memenuhi memenuhi ekspektasi ekspektasi pelanggan pelanggan.." "
Kami mengaIu Kami mengaIu- -aIukan segaIa cadangan dan aIukan segaIa cadangan dan
pandangan untuk peningkatan dan pandangan untuk peningkatan dan
penambahbaikan daIam misi kami penambahbaikan daIam misi kami
untuk memberi perkhidmatan untuk memberi perkhidmatan
BerkuaIiti kepada BerkuaIiti kepada
peIanggan kami. peIanggan kami.