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Apostila ERP

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Sumrio
Introduo......................................................................................................................................................... 3 O que ERP e qual a sua utilidade?................................................................................................................ 3 Implementao de sistemas de ERP................................................................................................................ 4 Mdulos de um sistema de ERP....................................................................................................................... 5 Escolhendo uma soluo de ERP.................................................................................................................... 6 Principais vantagens e desvantagens de sistemas de ERP............................................................................. 8 Finalizando....................................................................................................................................................... 9

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Introduo
A evoluo tecnolgica, o aquecimento - e at mesmo o desaquecimento - da economia, o aumento da oferta de crdito e o alcance de novos mercados esto entre os fatores que elevam significantemente a competitividade das empresas. Para se manter nesse patamar ou para continuar crescendo, as companhias precisam contar com gerenciamento adequado de seus recursos, dados e procedimentos. Um dos caminhos mais utilizados para isso a adoo de solues de ERP (Enterprise Resource Planning), isto , de sistemas de gesto empresarial. O que esse tipo de software significa para uma empresa, quais as suas vantagens e desvantagens, alm de outros informaes sobre o assunto sero abordados nessa apostila.

O que ERP e qual a sua utilidade?

Em sua essncia, ERP um sistema de gesto empresarial. Imagine que voc tenha uma empresa que conta com vrios sistemas, um para lidar com as contas a pagar, um para gerar folhas de pagamento, um para controlar vendas, um para gerenciar impostos, um para analisar metas e desempenho, entre outros. Em vez de existir um ou mais softwares para cada departamento da companhia, no seria melhor contar com uma integrao entre eles, de forma que todos fizessem parte de um sistema unificado? justamente isso que uma soluo de ERP oferece. Com um nico sistema integrando todos os departamentos - ou pelo menos os setores mais importantes -, a comunicao interna se torna mais fcil e menos custosa. O departamento financeiro, por exemplo, poder saber rapidamente quanto dinheiro destinar quitao de impostos e quanto direcionar ao pagamento de funcionrios, de acordo com as informaes que o setor de gesto de recursos humanos disponibilizar no sistema. O chefe de um determinado departamento poder avaliar o desempenho de um funcionrio e discutir junto ao gerente de RH quanto a empresa pode lhe oferecer de aumento. O departamento de marketing poder consultar o controle de vendas, perceber que um determinado produto no est tendo a sada desejada e, com base nisso, desenvolver uma nova estratgia para reverter esse quadro. Ao mesmo tempo, pode verificar se a verba disponibilizada pelo departamento suficiente para esse trabalho ou se necessrio marcar uma reunio para solicitar mais recursos. Perceba com esses exemplos que h vrias situaes onde a integrao de sistemas se mostra vantajosa. Note que, com sistemas distintos, cada setor teria mais dificuldade para ________________________________________________________________________ ERP 3

Universidade Municipal de So Caetano do Sul ________________________________________________________________________ se comunicar com o outro, o que resultaria em maior tempo, mais gastos e at em cansativos procedimentos burocrticos. Alm disso, com um sistema de ERP, a empresa passa a ter menos fornecedores de software, o que diminui custos com licenas, suporte tcnico, servidores, treinamento, entre outros.

Figura 1 Sabemos o quanto sistemas de gesto podem ser importantes para as empresas. Diminuem custos, tornam a comunicao mais eficiente, ajudam na tomada de decises, permitem uma apurao mais precisa do que est acontecendo na companhia, enfim. No por menos que muitas empresas consideram esse tipo de software imprescindvel s suas atividades.

Implementao de sistemas de ERP

ERP no o tipo de software que comprado na prateleira de uma loja para depois ser instalado em um computador e, em seguida, estar pronto para o uso (at existe, mas no recomendado). Acontece que cada empresa, em face de suas atividades e de suas estratgias operacionais, possui necessidades distintas das outras, portanto, sistemas de ERP s sero funcionais se ao menos as caractersticas mais importantes da companhia forem levadas em conta. ________________________________________________________________________ ERP 4

Universidade Municipal de So Caetano do Sul ________________________________________________________________________ Basta entendermos que uma empresa que fabrica medicamentos, por exemplo, tem necessidades bem diferentes de outra que trabalha no ramo de transportes. A primeira precisa se preocupar com obteno de matria-prima, pagamento de licenas de patentes, pesquisas em laboratrios, entre outros. A segunda, por sua vez, precisa se preocupar com a idade da frota, com gastos de combustvel, com pedgios e assim por diante. Uma empresa tambm pode atuar em mais de um ramo de atividade ou exercer suas operaes em vrios estados do pas, de forma que se v obrigada a pagar impostos diferentes em cada local, por exemplo. Enfim, como possvel perceber, cada companhia precisa contar um sistema de gesto que se adapte a ela. No intuito de controlar gastos, a empresa tambm precisa definir qual tipo de licenciamento mais adequado s suas operaes: instalao do sistema em servidores prprios, utilizao do sistema em servidores terceirizados (geralmente, oferecidos pelo provedor da soluo), soluo baseada em computao nas nuvens (cloud computing), pagamento por usurio (ou por computador de acesso), uma mistura de uma ou mais dessas modalidades, enfim. As solues baseadas em cloud computing costumam ter custo menor, pois a empresa no precisa se preocupar com servidores, manuteno, atualizao, entre outros. Alm disso, oferece acesso mais fcil para usurios que esto fora das dependncias da empresa - um vendedor que est em outra cidade visitando um cliente, por exemplo. Por outro lado, podem resultar em gastos maiores ao longo prazo porque, em geral, seu tipo de licenciamento exige pagamento peridico, como se fosse uma assinatura de jornal, grossamente comparando. Repare que importante empresa analisar as solues de ERP existentes no mercado e as modalidades de licenciamento oferecidas para saber qual lhe atender melhor. Se a empresa no tiver uma equipe de Tecnologia da Informao (TI) capaz de fazer essa anlise, pode valer a pena procurar um servio de consultoria. O tempo de implementao tambm um parmetro importante. Sistemas de ERP no comeam a funcionar da noite para o dia. Os provedores das solues precisam de tempo para adaptar o software s atividades da empresa, sem contar que necessitam considerar a infraestrutura, os recursos de segurana, testes, treinamento de pessoal, integrao entre departamentos, migrao a partir de sistemas legados, entre outros. Alm disso, a implementao geralmente ocorre por etapas, de forma que determinados mdulos do sistema sejam instalados somente depois de esse processo j ter ocorrido com outros. Portanto, a implementao de um ERP pode consumir vrios meses.

Mdulos de um sistema de ERP

Sistemas de ERP lidam com os vrios departamentos de uma empresa. No entanto, no precisam, necessariamente, cobrir cada uma delas, pelo menos no ao mesmo tempo. Dependendo das expectativas da companhia em relao ao ERP, possvel atender determinadas reas em um primeiro momento e as demais de maneira progressiva. Para ________________________________________________________________________ ERP 5

Universidade Municipal de So Caetano do Sul ________________________________________________________________________ isso, os provedores fazem o fornecimento do sistema em mdulos, que so divididos de acordo com suas funcionalidades. No h um sistema de ERP que, por si s, possa atender tudo o que empresa. necessrio customizar a soluo de acordo com as atividades da companhia. Por outro lado, h determinados processos que so bastantes comuns em todas ou na maior partes das empresas, at mesmo por uma questo de legislao. Eis algumas categorias de mdulos que se encaixam nesse contexto: Financeiro; Contabilidade; Recursos humanos; Ativo fixo; Processos; Projetos; Jurdico.

A partir da, podemos encontrar mdulos mais especficos, adotados em menor escala e apenas se estiverem em conformidade com as atividades da empresa, por exemplo: Estoque; Distribuio de produtos; Frota; Comrcio exterior; Gesto de conhecimento; Controle de materiais; Automao comercial; Anlise de riscos.

Escolhendo uma soluo de ERP

Um sistema de ERP um investimento srio e que precisa ser feito com cuidado. Mas, como escolher uma soluo com tantas opes no mercado? S no Brasil, h vrias empresas especializadas em ERP com grande aceitao, como SAP, TOTVS, Microsoft Dynamics e Oracle. Como saber qual a melhor escolha? Ser que considerar somente preo suficiente? No h frmula certa que sirva para todas as empresas, mas h vrias dicas que podem ajudar na escolha mais adequada. A primeira entender exatamente quais as necessidades da companhia em relao ao ERP para ento definir o que prioridade. Tal anlise indica um caminho a seguir. Para isso, pode ser necessrio realizar reunies com gerentes dos setores, com funcionrios que exercem funes mais crticas, enfim. Depois disso, fica mais fcil analisar as solues oferecidas por fornecedores de ERP. Neste ponto, necessrio avaliar as propostas feitas por cada empresa para, em primeiro ________________________________________________________________________ ERP 6

Universidade Municipal de So Caetano do Sul ________________________________________________________________________ lugar, identificar aquelas que melhor podem atender s necessidades identificadas. Neste ponto, tambm importante verificar quais desses provedores tm experincia no fornecimento de software para o ramo de atuao da companhia. Uma vez que o sistema de ERP precisa ser customizado para cada empresa, importante saber tambm quais as tecnologias que o fornecedor disponibiliza para suas solues. Com isso, possvel ter uma noo melhor dos custos com servidores, atualizao, treinamento, entre outros. Alm disso, nesse aspecto tambm possvel analisar a capacidade de integrao e comunicao do sistema, a possibilidade de implementao de mdulos no futuro, os recursos de segurana, compatibilidade com plataformas distintas (dispositivos mveis, por exemplo) e assim por diante. Tambm muito importante verificar quais as condies do suporte e manuteno oferecidas pelos provedores. O software certamente vai precisar de atualizaes ao longo do tempo para correo de erros, melhorias em determinados procedimentos, adaptao para novas necessidades (implementao de uma nova regra tributria, por exemplo), ajustes de segurana, enfim. Sem contar que certas situaes podem necessitar de auxlio do fornecedor, por exemplo: um determinado usurio pode precisar de suporte para ter acesso a uma relao de dados a ser submetida para uma auditoria externa. Preo, claro, tambm um aspecto importante a ser considerado, mas um erro aceitar apenas a soluo mais barata ou acreditar que a opo mais cara, justamente por estar nesta condio, ir suprir todas as necessidades da empresa. H vrias formas de licenciamento e cabe analisar qual mais adequada empresa. Deve-se considerar tambm que h outros custos atrelados, como um plano de suporte e manuteno (que pode ter renovao anual, por exemplo), implementao, infraestrutura, enfim. H de se considerar tambm que muitas companhias que desenvolvem softwares de ERP trabalham com empresas que atuam como intermedirias com os clientes, como se fossem revendas. Entretanto, esses parceiros podem lidar no s com as vendas, mas tambm com outros processos, como suporte e implementao, por exemplo. A diviso Dynamics, da Microsoft, uma das fornecedoras que exploram com sucesso esse modelo. Como dica final, pode ser uma boa ideia iniciar contato com companhias que j utilizam solues de fornecedores que apresentaram propostas sua empresa. Essa iniciativa pode ajudar a avaliar os aspectos de desempenho, suporte, manuteno, treinamento e assim por diante. Mas importante frisar que se um sistema de ERP deu certo em uma determinada companhia, no significa que ter o mesmo xito na empresa que voc representa, mesmo quando ambas atuam no mesmo ramo de atividade. Lembre-se de que cada negcio nico e requer solues customizadas.

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Principais vantagens e desvantagens de sistemas de ERP

Voc j sabe que sistemas de ERP podem representar uma diferencial significativo no cotidiano das empresas. No entanto, importante ter em mente que esse tipo de software no resolver todos os problemas da companhia e, muitas vezes, pode no oferecer os resultados esperados para determinadas atividades. Alm disso, podem trazer benefcios por um lado, mas situaes indesejveis por outro. Por isso, importante conhecer as vantagens e desvantagens dos sistemas de ERP no s para escolher a soluo mais adequada, mas tambm para conhecer os riscos atrelados sua implementao. Note que essa uma anlise que depende dos objetivos da companhia, portanto, muda de empresa para empresa, mas via de regra podemos apontar como vantagens que os sistemas de ERP podem: Ajudar na comunicao interna; Agilizar a execuo de processos internos; Diminuir a quantidade de processos internos; Evitar erros humanos - em clculos de tributos e pagamentos, por exemplo; Ajudar na tomada de decises; Auxiliar na elaborao de estratgias operacionais; Agilizar a obteno de dados referentes a determinados cenrios; Diminuir o tempo de entrega do produto ou servio ao cliente; Ajudar a lidar com grandes volumes de informao; Evitar trabalho duplicado; Fazer com que a empresa se adapte melhor a mudanas no mercado e na legislao.

Como possveis desvantagens, podemos citar: Alto custo com customizao e implementao; Implementao demorada - uma soluo de ERP no fica pronta da noite para o dia, como voc j sabe; Risco de prejuzo financeiro ou de desempenho com erros inesperados do sistema; Possveis problemas com suporte e manuteno caso o fornecedor do software seja vendido ou encerre suas atividades; Dependncia, que pode dificultar as atividades da empresa quando o sistema fica, por algum motivo, indisponvel; Adaptao e treinamento por parte de funcionrios podem demorar mais tempo que o esperado; Resistncia ao novo, em caso de implementaes ou atualizaes; O sistema pode exigir mudanas em determinados aspectos da cultura interna da empresa; Pode-se perceber tardiamente que aquela soluo no oferece a relao custo-benefcio esperada;

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Universidade Municipal de So Caetano do Sul ________________________________________________________________________ Ao longo do tempo, atualizaes e acrscimos de mdulos podem tornar o sistema excessivamente complexo.

claro que possvel aplicar esforos para garantir que as vantagens tomem forma e que as desvantagens sejam amenizadas. Para isso, necessrio dedicao da equipe de TI, comprometimento por parte de toda a estrutura gerencial, acompanhamento constante das etapas de desenvolvimento e implementao, as j citadas escolhas de uma soluo e de um fornecedor adequados s necessidades da companhia, anlise de possveis fatores internos e externos que podem influenciar no projeto, elaborao de uma boa poltica de segurana e assim se segue. Em relao anlise para identificar possveis problemas, podemos tomar como exemplo o aspecto do treinamento: muitas vezes, necessrio treinar funcionrios no apenas para que eles saibam manusear o programa, mas tambm para que consigam identificar o propsito daquilo. Isso evita erros e omisses.

Finalizando
Quando o assunto ERP, no raramente h a associao desse tema com outros tipos de software para o segmento corporativo, entre eles, CRM (Customer Relationship Management), BI (Business Intelligence) e SCM (Supply Chain Management). Todos podem atuar em conjunto com o ERP, inclusive como mdulos. Tal como o ERP, esses sistemas existem porque podem ajudar a empresa a ser mais competitiva: sistemas de CRM atuam nos processos de relacionamento com o cliente; softwares de BI podem auxiliar na anlise de dados e nas tomadas de decises; solues de SCM ajudam no gerenciamento eficiente da cadeia de suprimentos. Isso mostra o quanto esse mercado grande e promissor, principalmente se levarmos em conta que o nmero de conexes banda larga internet est aumentando e que h uma oferta cada vez maior de servios baseados em cloud computing, permitindo que softwares de ERP cheguem a uma quantidade cada vez maior de empresas. Isso bom para todo mundo: para as companhias desenvolvedoras, pois gera perspectivas de oportunidades de negcios; para os profissionais de TI, pois aumenta o nmero de vagas no segmento; e para os clientes, pois um mercado concorrido resulta em melhores produtos, aumentando as chances da empresa encontrar uma soluo realmente adequada aos seus negcios.

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