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SEST/SENAT

SERVIO SOCIAL DO TRANSPORTE SERVIO NACIONAL DE APRENDIZAGEM DO TRANSPORTE

LOGSTICA: GESTO DE ESTOQUES E ARMAZENAGEM


SRIE DE LOGSTICA

NDICE

Unidade de aprendizagem 1 - Terminais de Carga e armazns ......................................................... 5


1.1 Introduo.................................................................................................................................................7 1.2 Terminais X Armazns De Mercadorias ............................................................................................ 8 1.3 Classificao De Terminais E Armazns De Mercadorias ..............................................................9

Unidade de aprendizagem 2 - OrganizaO de Terminais de Carga e armazns (LayOUT) ...................... 17


2.1 Objetivos Do Layout............................................................................................................................. 19 2.2 Princpios Para A Preparao De Um Bom Layout....................................................................... 19 2.3 Instalaes Bsicas De Um Armazm ............................................................................................ 20 2.4 Formas De Utilizao Eficiente Das Instalaes De Armazenagem ........................................ 20 2.5 Disposio Dos Materiais No Armazm .......................................................................................... 21 2.6 Aspectos Fsicos .................................................................................................................................. 22 2.7 Layout Das reas Externas ............................................................................................................... 24 2.7.1 Layout das reas de Recebimento e Expedio ................................................................. 24 2.7.2 Reco mendaes para as Atividades Externas .................................................................. 26

Unidade de aprendizagem 3 - reCepO, COnfernCia e expediO de Cargas nOs armazns e Terminais................................................. 29


3.1 Controle De Chegada De Veculos .................................................................................................... 31 3.2 Recebimento Das Mercadorias No Armazm ............................................................................... 33 3.2.1 Formas de Realizao da Descarga do Veculo................................................................... 34 3.3 Conferncia De Mercadorias............................................................................................................. 36 3.4 Atividade De Expedio De Mercadorias ........................................................................................37

Unidade de aprendizagem 4 - gesTO dOs esTOqUes ..................................................................... 41


4.1 Funo E Objetivos Dos Estoques ................................................................................................... 43 4.1.1 Introduo e Conceituao ...................................................................................................... 43 4.1.2 Funes e Objetivos dos Estoques ........................................................................................ 43 4.1.3 Polticas de Estoques ................................................................................................................44 4.2 Custo Dos Estoques ............................................................................................................................46 4.3 Os Nveis De Estoque .........................................................................................................................50 4.4 Lote Econmico De Compra (Lec)................................................................................................... 55

Unidade de aprendizagem 5 - sisTemas de COnTrOLe de esTOqUes, COmpras e prOCessamenTO de pedidOs .................................................57


5.1 Sistemas De Controle De Estoques ................................................................................................. 59 5.2 Compras E Processamento De Pedidos ......................................................................................... 63

refernCias BiBLiOgrfiCas .................................................................................................. 68

Gesto de Estoques e Armazenagem


APRESENTAO

LOgsTiCa: gesTO de esTOqUes e armazenagem


O curso da Srie de Logstica que voc inicia neste momento o seguinte: Logstica empresarial gesto de estoques e armazenagem. Ele foi planejado para que voc adquira a habilidade de planejar, organizar e controlar a operao de terminais e de armazns de cargas e para que voc conhea os principais conceitos e prticas da gesto de estoques de mercadorias. Neste sentido, ao final do mesmo voc dever desenvolvido as seguintes competncias: Organizar e controlar a operao de transporte em terminais de carga em armazns, supervisionar os embarques e desembarques de cargas; Identificar os vrios tipos de terminais de carga e armazns; Organizar e planejar o layout dos armazns e almoxarifados e elaborar croquis de organizao de terminais de carga e descarga; Conhecer o funcionamento dos processos de recepo e de expedio de produtos; Conhecer as funes, os objetivos e os itens componentes de custos dos estoques; Identificar e definir mtodos e sistemas para controle de estoques; Conhecer os passos para se montar pedidos no armazm; Conhecer tcnicas para realizar compras e para o processamento de pedidos de mercadorias.

Para proporcionar o desenvolvimento das competncias enunciadas, ns dividiremos o curso em cinco captulos, quais sejam: Captulo 1 Terminais de cargas e armazns Captulo 2 Organizao dos terminais e armazns - Layout Captulo 3 Recepo, conferncia e expedio de cargas nos armazns e terminais Captulo 4 Gesto dos estoques Captulo 5 Sistemas de controle de estoques, compras e processamento de pedidos

Sec1:3

Sec1:4

Gesto de Estoques e Armazenagem

UNIDADE DE APRENDIZAGEM 1

TERMINAIS DE CARGA E ARMAZNS

Sec1:5

Gesto de Estoques e Armazenagem

1. Terminais de Cargas e armazns

Observe as figuras acima e reflita sobre as questes, a seguir: Para voc, qual delas um armazm e qual delas um terminal de cargas? Por qu? Voc poderia identificar com preciso as semelhanas e diferenas que h entre essas duas estruturas? Este o foco do nosso primeiro captulo.

1.1 inTrOdUO
No contexto da logstica, as definies para um armazm so as seguintes: O Armazm o elo que une o fornecimento de matria ao fabricante (fluxo de entrada); e O Armazm o elo que une o fabricante ao cliente (fluxo de sada). Voc pode imaginar que existem alguns importantes motivos para no armazenar produtos? Pois bem, eles existem e os trs principais so: a) A mercadoria armazenada tem um custo e imobiliza capital que poderia ser investido em outras atividades estratgicas, como o marketing e a prpria produo; b) A necessidade de edifcios para guardar as mercadorias gera custos de instalaes e infra-estrutura, de mo-de-obra, de equipamentos e custos administrativos indiretos; c) O material envelhece, podendo perder a validade e o valor ao longo do tempo em que permanece armazenado. Produtos perecveis, produtos farmacuticos, produtos de tecnologia so alguns exemplos de materiais mais suscetveis a esses problemas.

H, no entanto, vrios motivos para a armazenagem de produtos. Vamos enumerar alguns? Nunca se conhece o consumo exato de um produto em determinado perodo; Em determinados perodos do ano pode haver um consumo elevado de determinado produto. Por exemplo: na pscoa so consumidos muitos ovos de chocolate e no vero a cerveja consumida em quantidades maiores que nos outros perodos do ano. o que se conhece por demanda sazonal; Produzir em maiores quantidades torna-se mais econmico do que fabricar pequenas quantidades, mas para isso necessrio ter espao para estocar maiores volumes de mercadorias; Custa caro atender aos inmeros clientes diretamente das unidades produtivas, as fbricas.

1.2 Terminais x armazns de merCadOrias


Vejamos agora a definio de Terminais de Mercadorias. Terminais de Mercadorias so pontos fixos nas cadeias logsticas em que fluxos significativos de mercadoria tm origem, destino ou sofrem transferncia de veculo ou de modalidade. Exemplificando... Digamos que voc mande um SEDEX para um parente em uma cidade distante. A sua encomenda, um pacote, por exemplo, seguir por um veculo rodovirio (um utilitrio pequeno, um caminho ou at mesmo uma carreta) at o AEROPORTO mais prximo. Ali, ele ser juntado a diversos outros pacotes que tero como destino a mesma cidade ou regio onde mora o seu parente. A carga ser carregada a bordo de um avio que seguir at o aeroporto mais prximo da cidade onde mora seu parente. Ao chegar ao AEROPORTO de destino, o seu pacote seguir em veculos rodovirios at a casa do seu parente. Percebeu como a sua encomenda foi transferida entre duas modalidades diferentes de transporte? O rodovirio e o aerovirio. E qual instalao foi utilizada para essa troca de tipo de transporte? Isso mesmo, o AEROPORTO! O AEROPORTO ento, nesse exemplo prtico, o Terminal de Mercadorias, utilizado na logstica elaborada pelos CORREIOS DO BRASIL para levar sua encomenda at seu parente que mora em uma cidade distante da sua. Mas voc ainda ver os principais tipos de terminais, dependendo do tipo de transporte, ao longo da nossa disciplina. Veja tambm outra definio de armazm: Armazns de Mercadorias so, como o prprio nome diz, locais de armazenamento de materiais que tm como atividades principais a guarda, o controle e a movimentao de materiais. O Armazm de Mercadorias possui um conceito mais genrico, pois ele pode fazer parte de um Terminal de Mercadorias ou no, podendo estar, por exemplo, dentro de uma fbrica ou de uma loja de varejo. De qualquer forma, ambos, Terminais de Mercadorias e Armazns de Mercadorias possuem um mesmo conceito econmico, e no sero diferenciados no tratamento ao longo dessa nossa disciplina.

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Conceito econmico: Armazns de Mercadorias ou Terminais de Mercadorias so interfaces entre os setores produtores ou consumidores e o transporte de suas matrias-primas (fluxos de entrada) ou seus produtos (fluxos de sada).

1.3 CLassifiCaO de Terminais e armazns de merCadOrias


Os armazns e terminais de mercadorias podem ser classificados em quatro tipos diferentes: 1. propriedade; 2. tipo de carga; 3. objetivo funcional; 4. novos modelos de instalaes de armazenagem.

Vejamos cada um deles na seqncia deste curso.

a) Propriedade
A primeira classificao diz respeito propriedade, que pode ser: Do transportador: pertencente administrao da empresa de transporte, embora possa atender a outras empresas do setor e at a outras modalidades de transporte; Do usurio: pertence a uma empresa usuria, que normalmente reserva o uso exclusivamente a seus produtos e/ou insumos, ainda que transportados por diferentes modalidades; De rgos pblicos: administrados pelo Poder Pblico, com a finalidade de promover e facilitar o uso dos modais acessados, bem como seu planejamento e coordenao; De empresas de armazenagem: visam captar a armazenagem de fluxos de usurios que no tm instalaes prprias e podem ser servidos por um ou mais modais, cobrando por seus servios; De empresas ou cooperativas produtoras: para embarque de seus produtos ou descarga de seus insumos em um ou mais modais; De empresas consumidoras ou distribuidoras comerciais: para recepo e posterior consumo ou distribuio dos produtos desembarcados.

b) Tipo de Carga
A segunda classificao refere-se ao tipo de carga movimentada no terminal ou armazm. Essa classificao a mais usual no meio transportador para qualificar o terminal ou armazm, enquadrando-as em uma das seguintes categorias:

Cargas gerais: que manuseiam qualquer tipo de carga. Por exemplo: granis slidos, lquidos e gasosos, cargas frigorificadas e cargas unitizadas;

Interior de um armazm para cargas gerais

Carga tpica: armazns que operam com um tipo particular de carga, como por exemplo, graneis slidos minerais, ou petrleo e seus derivados etc.;

Terminal Aquavirio com armazenagem de granis slidos (soja)

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Carga especfica: manipulam determinado produto, como os terminais para gs liquefeito de petrleo (GLP);

Armazm de Gs Liquefeito (Tanque)

c) Objetivo Funcional
De acordo com a funo que o terminal ou armazm desempenha na cadeia logstica, pode-se classific-lo nas seguintes categorias: Concentradores de produo: situam-se em regies produtoras ou geradoras de carga, concentrando-as para carregamento e, assim, facilitando transporte de longa distncia a partir de um nico ponto de embarque; Beneficiadores: alm de concentrar cargas, em particular as agrcolas, transformam os produtos antes do embarque, melhorando sua qualidade, a fim de alcanarem as especificaes exigidas pelo mercado. Exemplo: secagem da soja antes de distribu-la; Reguladores/estocadores: armazenam quantidades significativas de um ou mais produtos, particularmente os sazonais, de forma a atenuar os picos de transporte e homogeneizar a distribuio ao longo de perodo maior de tempo; Distribuidores: concentram produtos para a distribuio em determinada rea, facilitando a comercializao. Exemplo: distribuidores de bebidas.

d) Novos Modelos
A quarta classificao diz respeito s novas formas das instalaes de armazenagem, que buscam minimizar os custos de transporte e de estoque e aumentar a velocidade de resposta aos clientes. Para entender as diferenas e o funcionamento desses novos modelos de instalaes de armazenagem, fundamental que estejam bem entendidas as principais atividades ou funes realizadas no interior de um terminal ou armazm.

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Ento, antes de caracterizar este critrio, vamos saber mais sobre essas atividades. Entre terminais e armazns h uma pequena diferena nas atividades realizadas. Vejamos a seguir as operaes realizadas pelos terminais: Conforme os produtos manipulados, um terminal de carga efetua uma ou mais das operaes definidas, a seguir:

PASSO 1

Recepo da carga - verificao de sua documentao e integridade, autorizao de ingresso ao terminal. Pesagem de controle - verificao do peso. Pode ser automtica, manual ou por estimativa. Classificao do produto - pode ser documental ou experimental. Pr-tratamento - fsico, qumico ou biolgico, com certificao se for o caso. Pode ser total, parcial ou por amostragem. Armazenagem - operada de forma automtica, mecnica ou manual. Conservao - para evitar a deteriorao e perdas, naturais, por negligncia, ou criminosas, podendo ser automtica ou por verificao. Retirada para embarque - automatizada, mecnica ou manual. Contrapesagem e controle - conferncia da pesagem. Pode ser por estimativa, amostragem ou automtica. Manejo e carregamento - pode ser manual, mecnico ou automatizado. Emisso de conhecimento de embarque e anexos -documentao de registro para embarque. Despacho do(s) veculo(s) - operao de transporte.

PASSO 2

PASSO 3

PASSO 4

PASSO 5

PASSO 6

PASSO 7

PASSO 8

PASSO 9

PASSO 10

PASSO 11

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Esquema de um terminal genrico de contineres

Vamos acompanhar esses passos observando, no quadro, a seguir, os fluxos dentro do terminal, conforme a legenda:

FLUXO VERMELHO FLUXO VERDE FLUXO AZUL FLUXO AMARELO

Contineres cheios para exportao Carga solta, a ser colocada em contineres, para exportao Contineres cheios de carga de importao Contineres cheios, que sero separados em cargas soltas, de importao.

Acabamos de estudar as atividades desenvolvidas nos terminais. Agora, vejamos quais so as principais atividades que um armazm deve desempenhar. Novaes (2001), enumera sete atividades como principais. So elas: 1. Recebimento - as mercadorias chegam ao armazm ou depsito e devem ser descarregadas, conferidas e encaminhadas ao local de armazenagem. O local de recebimento, em que a mercadoria ser retirada do veculo e conferida, denominado doca.

2. Movimentao depois de recebida, a mercadoria dever ser movimentada at o local onde ser estocada. No momento certo, essa carga dever ser novamente movimentada para o local onde ser preparada para ser embarcada em um novo veculo para a entrega ao cliente. Aqui importante ressaltar que o deslocamento da mercadoria dentro do armazm tambm um transporte, porm costumeiramente chamado de movimentao, por se tratar de distncias bem curtas. 3. Armazenagem ou Estocagem - o produto ficar estocado em uma rea determinada, pelo tempo necessrio at ser solicitado pela rea de embarque.

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4. Preparao de Pedidos - essa atividade realizada em alguns armazns em que os produtos da rea de estocagem so levados a certo local, onde o volume armazenado ser separado em pequenos volumes e logo em seguida combinado com outros volumes para entrega aos clientes. Isso acontece quando o armazm entrega diversos produtos diferentes para seus clientes. 5. Embarque - uma vez preparado o pedido do cliente, ele dever ser embarcado no veculo designado, usando, para isso, uma doca apropriada. 6. Circulao Externa e Estacionamento - no raro encontrar armazns que utilizam as vias pblicas para estacionamento de veculos e, em alguns casos, at mesmo o descarregamento ocorre em reas pblicas. Essa situao pode ser perigosa (risco de roubos e acidentes), alm de ser prejudicial ao bom funcionamento das vias pblicas. O correto destinar reas prprias, dentro do terreno onde est localizado o armazm, para essa atividade. 7. Servios Acessrios so servios prestados pelos armazns, alm dos abrangidos pela atividade bsica de armazenagem, tais como: embalagem, montagem, limpeza, vigilncia etc. Agora que j conhecemos as funes da armazenagem, estamos prontos para entender aquela ltima classificao sobre os terminais e armazns de mercadorias. Trata-se daquela que diz respeito s novas formas das instalaes de armazenagem. So elas:

Centros de Distribuio (CD) _______________________________________________________________

Uma primeira evoluo dos sistemas de armazenagem a utilizao de Centros de Distribuio avanados. A figura, a seguir, representa a utilizao de um Centro de Distribuio avanado, como uma forma de obter ganhos de escala no transporte.
CLIENTE A

g 00 K 10.0

FBRICA

40.000 Kg

CENTRO DE DISTRIBUIO

CLIENTE B 15.000 Kg

Longa Distncia

15.0 00 K g

A funo dos Centros de Distribuio a de permitir a utilizao de veculos com maior capacidade de transporte de mercadorias, pelo maior tempo possvel ao longo da cadeia logstica. Essa forma permite ganhos de escala na realizao do transporte. fcil entender isso. Um veculo com maior capacidade consegue, em uma s viagem, levar uma quantidade maior de mercadorias. Dessa forma, pagando o frete uma s vez, possvel transportar maiores volumes de mercadoria. Quando se chega a um ponto pr-determinado, no vivel continuar o transporte com esse tipo de veculo de grande capacidade, pois esse veculo perderia muito tempo nas visitas aos clientes, o que o tornaria improdutivo. Por isso, a partir de certo ponto (o ponto em questo o Centro de Distribuio), so usados veculos de menor capacidade de carga para atender aos diversos clientes que esto prximos ao Centro de Distribuio.

} } }

CLIENTE C

Curta Distncia

} } }

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Quando existem diversos fornecedores, os centros de distribuio so ainda mais teis, pois, alm de permitir ganhos de escala no transporte, os produtos podem ser combinados. Ou seja, pode-se fazer entregas combinadas de diversos produtos aos clientes, como mostra a figura, a seguir.

CLIENTE A

FBRICA

Pro dut oA

s uto od Pr

B A,

eC

FBRICA

Produto B

CENTRO DE DISTRIBUIO

Produtos A e B
Pro dut oB

CLIENTE B

FBRICA

C uto Prod

eC

CLIENTE C

Os Centros de Distribuio trazem vantagens para a cadeia logstica como os ganhos de escala no transporte e a possibilidade de consolidao de mercadorias de diversos fornecedores para entrega ao cliente, porm voc j deve ter percebido que isso gera um alto custo. Alm dos custos da instalao do CD, que so bastante altos, os nveis de estoque tm que ser altos, o que gera um custo bastante elevado.

Armazns do tipo TRANSIT POINTS (Pontos de Trnsito) _________________________________

Nesse tipo de instalao, as cargas chegam recepo do terminal ou armazm em veculos de alta capacidade, unitizadas em paletes ou contineres. Depois de recebidas, so separadas em lotes menores e, IMEDIATAMENTE, encaminhadas para a rea de embarque, onde sero colocadas em veculos menores para entrega aos clientes. H um fato importante que ainda no abordamos: quando os produtos chegam ao terminal ou armazm do tipo Transit Points, os pedidos dos clientes j esto feitos e, dessa forma, possvel separar imediatamente a carga unitizada, para que seja redistribuda para os diversos veculos pequenos que faro a entrega aos clientes.

Voc percebeu que no h necessidade de armazenagem? Porm, para que isso seja possvel, necessrio um alto volume de pedidos em curtos espaos de tempo, para que a carga possa chegar e ser despachada na mesma hora, sem ter que ficar armazenada aguardando novos pedidos para a entrega.

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A vantagem que esse tipo de terminal ou armazm no envolve uma grande estrutura, pois no h rea de estocagem. Alm disso, assim como nos Centros de Distribuio, possvel ter ganhos de escala no transporte, transportando por veculos de alta capacidade at o Transit Point e, em seguida, transferindo pequenos lotes de mercadorias para diversos clientes em veculos pequenos, de menor capacidade.

Armazns do tipo CROSS DOCKING ______________________________________________________

So semelhantes aos Transit Points, mas possuem uma caracterstica adicional. As mercadorias chegam de diversos fornecedores, unitizadas em contineres ou paletes. A seguir, so IMEDIATAMENTE fracionadas em volumes menores e encaminhadas para a rea de embarque, onde so combinadas com outras mercadorias para formar um lote combinado para entrega ao cliente. Aqui, ento, temos trs vantagens: Ganhos de escala no transporte; Combinao de mercadorias diversas para entrega aos clientes; e No h necessidade de estocagem de produtos.

Mas no podemos nos esquecer de que assim como os Transit Points, as instalaes de Cross Docking necessitam de um grande volume de movimentao para que se tornem viveis. Vejamos uma instalao de Cross Docking na figura, a seguir.

CROSS-DOCKING

Esquema representativo de uma instalao de Cross Docking

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UNIDADE DE APRENDIZAGEM 2

ORGANIZAO DE TERMINAIS DE CARGA E ARMAZNS (LAYOUT)

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2. OrganizaO de Terminais de Carga e armazns (LayOUT)


Neste captulo voc estudar o layout, ou seja, a maneira como os homens, mquinas e materiais esto dispostos dentro de um armazm.

2.1 OBjeTivOs dO LayOUT


Os objetivos do layout se traduzem na reduo do custo e na maior produtividade atravs de: Melhor utilizao do espao disponvel; Reduo da movimentao de material e pessoal; Fluxo mais racional; Menor tempo para o desenvolvimento dos processos; Melhores condies de trabalho.

2.2 prinCpiOs para a preparaO de Um BOm LayOUT


Um bom layout de armazm deve satisfazer seis princpios bsicos: 1. Integrao - homens, materiais e mquinas devem estar bem integrados;

2. Mnima Distncia - o melhor layout aquele em que o produto movimenta-se o mnimo possvel. Devem ser mantidos apenas os movimentos indispensveis e reduzir a distncia entre as operaes; 3. Fluxo - as reas de trabalho devem ser arranjadas de forma a permitir um fluxo constante de material, sem os inconvenientes de prolongadas esperas ou mesmo estocagem. Os cruzamentos de materiais devem ser evitados; 4. Uso de Espao Cbico - devem ser utilizadas as trs dimenses: largura, comprimento e altura. 5. Satisfao e Segurana - nenhum layout deve negligenciar a razo primeira da produo: o homem. O trabalhador satisfeito produz melhor e os acidentes de trabalho devem ser evitados. 6. Flexibilidade - o arranjo deve ser flexvel para futuras modificaes.

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2.3 insTaLaes BsiCas de Um armazm


As instalaes de um armazm podem ser divididas em trs partes: rea externa, rea interna e rea de estocagem. Vejamos cada uma delas: rea externa - na rea externa, encontram-se a portaria, a balana, a rea de circulao de veculos e o estacionamento. rea interna - aquela destinada aos escritrios, recebimento, conferncia, inspeo, expedio, copa, vestirios e sanitrios; rea de estocagem - aquela destinada localizao dos materiais a serem estocados, bem como circulao e acesso s zonas de estocagem, sendo composta por: Circulao: espao destinado ao trnsito de equipamentos e pessoas no armazm; Acessos: espaos localizados junto aos equipamentos de estocagem, que permitem o acesso eficiente e seguro s cargas ali colocadas; Zonas de estocagem: espaos destinados estocagem dos materiais.

No entanto, para a melhor utilizao das instalaes de um armazm, alguns itens devem ser levados em conta como veremos a seguir.

2.4 fOrmas de UTiLizaO efiCienTe das insTaLaes de armazenagem


A utilizao eficiente das instalaes de armazenagem envolve trs itens bsicos: As atividades a serem realizadas no manuseio e movimentao de materiais no armazm; Os tipos e caractersticas dos materiais a serem armazenados (tamanho, volume, tipo de palete, equipamento usado etc.); As caractersticas fsicas do armazm como, por exemplo, as listadas a seguir: a razo entre a largura do corredor e o tamanho do palete; o espaamento do palete nos porta-paletes; o espaamento entre dois paletes; o espaamento das colunas; a forma e tamanho do prdio etc.

A seguir estudaremos mais detalhadamente como usar de forma eficiente as reas de armazenagem.

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2.5 dispOsiO dOs maTeriais nO armazm


A disposio dos produtos no armazm pode ser baseada em quatro critrios bsicos: 1. Complementaridade - itens que so geralmente requisitados juntos devem ficar armazenados em locais prximos. Exemplo: tintas e pincel; lminas de barbear e creme de barbear; canetas e lpis etc.

2. Compatibilidade - itens que no podem ser colocados prximos a outros. Exemplo: produtos qumicos e alimentos; gasolina e fsforo etc. 3. Popularidade - produtos tm taxas de rotatividade diferentes em um armazm. Itens com alta rotatividade so chamados de itens populares e devem ficar localizados, sempre que possvel, prximos s reas de sada, para evitar viagens longas dentro do armazm. 4. Tamanho e Peso No se deve armazenar itens pequenos e leves distantes da rea de sada para no ocasionar longas viagens ao interior do armazm.

Uma prtica comum a de dividir o depsito em sees. Alguns tipos mais comuns de layout so: 1. Produtos com baixa rotatividade (baixo giro): nesse caso, os pontos de armazenagem so largos e de grande profundidade e o empilhamento de mercadorias pode ser to alto quanto permitir o p-direito do edifcio ou a estabilidade da pilha. Os corredores so estreitos. Nesse caso, alm do tempo maior de permanncia dos materiais em estoque, os pedidos so coletados diretamente a partir dos locais de armazenagem.

2. Produtos com alta rotatividade: nesse caso o espao fsico utilizado para acomodar produtos que no permanecero muito tempo em estoque, o custo do manuseio ser mais importante que o custo da rea de armazenagem. Para minimizar tempo e esforo no manuseio (equipamentos e mo-deobra), os itens devem ser colocados em locais ou divises de armazenagem de baixa altura e pouco profundos. 3. Produtos com rotatividades diferentes: podem existir produtos com alta e baixa rotatividades no mesmo armazm. Nesse caso, o armazm deve ser dividido em rea de armazenagem e rea de montagem de pedidos. Mercadorias recebidas so encaminhadas at os locais ou divises de armazenagem (tambm chamada rea de reserva). Ao mesmo tempo, uma rea reservada em algum ponto do depsito para montagem dos pedidos, em geral perto das docas de expedio. Quando a atividade de montagem de pedidos consome o estoque ali disponvel, novos suprimentos so retirados da rea de armazenagem (ou reserva) e encaminhados para a rea de montagem de pedidos.

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A figura, a seguir, apresenta a forma bsica de organizao do layout por atividades, para produtos com rotatividades diferentes.

1. Doca de carga e descarga 2. Rampa de acesso de equipamentos de


porte mdio

3. Escritrio no piso superior 4. Balco auxiliar conferncia de materiais recebidos

5. Espaos destinados a compartimentos


frios, secos e estufa

6. Estante de ao simples 7. Corredores destinados circulao (ruas


e travessas)

8. Prateleira de madeira reforada 9. Estante de ao, dupla 10. Quadra (demarcada no solo) 11. Sala de controle de estoque 12. Armrio fechado para material de escritrio e formulrios

13. Balco de atendimento


Figura Layout para um armazm de produtos com rotatividades diferentes.

2.6 aspeCTOs fsiCOs


Antes de definir o layout, dois aspectos essenciais devem ser previamente conhecidos. So eles: Dimenses - medidas internas e p-direito (altura) do armazm. Esses dados so imprescindveis para a determinao da rea total do armazm e sua capacidade volumtrica. Planta - informaes detalhadas da planta baixa (vista superior) do prdio, onde se identificam as divises do espao, elementos estruturais da edificao (aqueles que no podem ser demolidos), instalaes eltricas, hidrulicas e sanitrias, pontos de iluminao, redes de combate a incndio etc.

O layout operacional o arranjo fsico de uma rea de armazenagem, levando em conta a separao de pilhas de materiais, acesso aos volumes, fluxos de trfego de pessoas e equipamentos de movimentao e manuseio.

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Gesto de Estoques e Armazenagem

Portanto, para definir um layout de armazns, deve-se levar em conta: A quantidade, medidas e localizao das portas e Docas (locais destinados ao embarque e descarga de veculos); A disposio e a largura das Ruas (corredores internos no sentido longitudinal do armazm no sentido frente-fundo ou vice-versa) e Travessas (corredores internos no sentido transversal do armazm sentido que cruza as Ruas); A localizao, medidas e capacidade volumtrica da Praa (total das zonas de estocagem); A localizao, medidas e capacidade volumtrica das Coxias (cada uma das zonas de empilhamento na praa, descontados os corredores e espaos no disponveis); A localizao e a capacidade volumtrica das reas reservadas guarda segura de mercadorias de alto valor agregado (Xadrez); A localizao, dimenses, capacidade volumtrica e dispositivos de segurana das reas destinadas segregao (separao) de mercadorias perigosas; A localizao, dimenses e capacidade volumtrica das reas destinadas unitizao e desunitizao de cargas paletizadas (ou conteinerizadas, ou submetidas a qualquer processo de unitizao);

A figura, a seguir, mostra os principais itens do layout operacional de um armazm:

Figura - Layout operacional genrico de um armazm

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2.7 LayOUT das reas exTernas 2.7.1 LayOUT das reas de reCeBimenTO e expediO
Um primeiro ponto a ser analisado diz respeito s reas de acostagem de veculos ou plataformas de acostagem. A descrio desse assunto baseada em Alvarenga e Novaes (2000). H duas opes principais para as plataformas de acostagem: a) Posicionamento dos veculos perpendicularmente plataforma, ou a 90 graus; b) Posicionamento dos veculos diagonalmente plataforma, ou a 45 graus.

Vejamos cada uma delas!

a) Posicionamento dos veculos perpendicularmente plataforma


Conhecida como acostagem a 90 graus, nesse caso a plataforma forma uma linha reta e contnua e a descarga realizada pela traseira do veculo. Caminhes ba, por exemplo, so descarregados pela traseira.

Caractersticas: rea - a extenso mnima de cada posio de acostagem, que chamaremos de doca, de 3,3m. Quando h um grande movimento de veculos, essa largura se torna ineficiente, com a operao perdendo bastante tempo com manobras e esperas para manobrar. Para no prejudicar o rendimento, a prtica recomenda docas de 3,50m de largura (dimenso b da figura a seguir). Dependendo do caso, os equipamentos utilizados para descarga dos caminhes (como empilhadeiras, carrinhos, paletes etc) podem exigir que essa largura seja maior, podendo chegar, por exemplo, a 5,0m.

1.

Esquema de acostagem a 90 graus

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Espao de manobra de veculos - outra dimenso que deve ser prevista o espao de manobra para os veculos. O mnimo absoluto de 33,5m, sendo que a recomendao de que esse espao no seja menor do que 35,0m (dimenso d). Faixa de descarga - deve-se tambm prever uma faixa operacional de descarga, em que as pessoas tero acesso aos veculos e onde as primeiras movimentaes ocorrem. Essa faixa deve ter aproximadamente 5,0m (dimenso a). rea de Acumulao de carga dos veculos - aps a faixa operacional de descarga, uma outra rea deve ser prevista, a chamada rea de acumulao de carga retirada dos veculos. Nela, a mercadoria passar pela primeira triagem para ser, depois, encaminhada ao local de armazenagem ou plataforma de embarque, se for o caso de um Transit Point ou um Cross Docking. Essa faixa deve ter comprimento aproximadamente igual ao comprimento da carroceria do veculo tpico que ir ser descarregado no armazm. Recomenda-se uma faixa de 12,0 m para esse fim (dimenso c).

b) Posicionamento dos veculos diagonalmente plataforma, ou a 45 graus


a forma mais usada quando a descarga dos veculos feita no s pela parte traseira, mas tambm pela lateral.

2.

Caractersticas: rea - as dimenses so um pouco maiores que a da forma a 90 graus, passando de 3,5m para 4,4m (dimenso b) e a plataforma forma uma linha em dente de serra. Espao de manobra de veculos nesse caso bem menor que a forma a 90 graus, pois a manobra facilitada. Sugere-se uma rea com dimenso de 25 m (dimenso d). Faixa de descarga - a mesma da forma a 90 graus (dimenso a), com 5m. rea de acumulao de carga dos veculos igual da forma a 90 graus (dimenso c), medindo 12m.

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2.7.2 reCOmendaes para as aTividades exTernas


Veja algumas recomendaes teis para o projeto das reas de circulao e plataformas de um terminal ou armazm:

a) Portaria
A portaria o ponto de contato do terminal ou armazm com o ambiente externo. Quanto mais portarias houver no terminal ou armazm, mais aberto ser o terminal ao ambiente externo. H diversos motivos para utilizar somente uma portaria. MOURA (1998) cita alguns desses motivos: centralizao do controle de entradas e sadas do pessoal e de visitantes, bem como dos veculos de carga; maior segurana devido facilidade de controle de entrada e sada; diminuio do nmero de funcionrios (porteiros) necessrios.

Porm, h inconvenientes de se ter uma s portaria, de acordo com MOURA (1998): congestionamento de veculos nos horrios de incio e fim de expediente de trabalho; confuso entre veculos de passeio (visitantes e funcionrios) e veculos de carga; confuso entre veculos entrando e saindo do terminal ou armazm.

Uma boa sugesto, desde que seja possvel suportar os custos de mo de obra e instalao de equipamentos, que se tenha uma portaria de entrada para veculos que chegam com a carga unitizada dos fornecedores; uma portaria de sada para veculos que faro a distribuio aos clientes; e uma portaria para funcionrios e visitantes.

b) Balana
A balana de carga deve ficar prxima portaria. Ela deve permitir a conferncia do peso do veculo antes e depois de descarregado, permitindo a verificao da quantidade de carga que ficou no armazm.

c) Espao para circulao de veculos


Os veculos, aps adentrarem o terminal, devero circular na rea do terreno at o estacionamento na doca de recebimento e, aps a descarga, devem circular at a sada. Alm disso, h o espao de manobra dentro do mesmo, para estacionamento e partida. Uma boa sugesto a entrada no terminal seguindo um fluxo horrio, para que estacionem de r na doca, no sentido anti-horrio. Isso permitir que o motorista tenha a perfeita viso, no tendo que confiar exclusivamente em espelhos retrovisores.

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Gesto de Estoques e Armazenagem

Essa simples considerao pode trazer uma economia de profundidade de manobra de aproximadamente 6,0 metros. o que mostra a figura, a seguir:

Sentido Anti-horrio

DOCA

X + 6,0 metros

X metros

DOCA FORMA RECOMENDADA! Sentido horrio

Entrada na doca no sentido Anti-horrio (esquerda) e horrio (direita)

Veja algumas sugestes de projeto de reas de circulao: as vias devem ter aproximadamente 4,0 metros de largura por sentido de trfego; os portes de entrada devem ter aproximadamente 6,0 metros de largura para uma via de direo e 9,0 m no caso de entrada e sada pelo mesmo porto; caso haja circulao de pedestres atravs do porto de passagem de veculos, deve-se aumentar aproximadamente 2,0 metros na sua largura; as vias devem permitir uma movimentao fcil do veculo, sem necessidade de manobras para fazer curvas ou para mudar de direo.

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Gesto de Estoques e Armazenagem

UNIDADE DE APRENDIZAGEM 3

RECEPO, CONFERNCIA E EXPEDIO DE CARGAS NOS ARMAZNS E TERMINAIS

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Gesto de Estoques e Armazenagem

3. reCepO, COnfernCia e expediO de Cargas nOs armazns e Terminais


Em muitos armazns e terminais, o recebimento uma atividade deixada em segundo plano e, por esse motivo, toda a operao fica prejudicada, porque recebimentos mal planejados atrasam todos os prximos passos do processo de armazenagem. Todas as atividades dentro de um armazm tm que ocorrer sem interrupes, gerando um fluxo de mercadorias contnuo e permitindo que toda a programao de transporte seja cumprida tanto no recebimento quanto na entrega das mercadorias. Vamos ento comear a tratar do assunto a partir das funes de Recebimento e Expedio de mercadorias.

3.1 COnTrOLe de Chegada de veCULOs


Como o nosso terminal ou armazm comea no porto de entrada, vamos ver primeiramente o controle de chegada dos veculos. Quando o veculo chega portaria, o profissional responsvel pelo seu recebimento dever ter em mos uma relao de todas as entregas programadas para o armazm. As atividades podem ser similares as do quadro a seguir:

OPERAO

VECULOS

TEMPO PREVISTO DE PERMANNCIA

INTRODUES

Recebimento de 2 paletes com televisores Recebimento de 40 toneladas de caixaria com carga diversificada Recebimento de 50 toneladas de sacaria de cimento

1 veculo do tipo caminho ba 4 caminhes 2 carretas

1 hora 3 horas 3 horas

Programada para 8:00h Programadas para iniciar s 10:00h Preferivelmente aps as 14:00h

O responsvel pelo recebimento dos veculos deve, no horrio programado, encaminh-los para as docas pr-definidas para a descarga.

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Um formulrio bastante usado o Plano de Chegada de Veculos, que vai alm da programao exemplificada, acima, pois direciona o veculo, no horrio planejado para a doca programada, facilitando as decises do responsvel pelo recebimento dos veculos.

RESERVA N

CARGA

N DE VECULOS

HORA

DOCA 1

DOCA 2

DOCA 3

6:00 7:00 0001 2 Paletes TV 1 8:00 9:00 0002 40 Caixas Carga Diversa 3 10:00 11:00 1 12:00 13:00 0003 50 Ton Sacaria Cimento 2 14:00 X X X X X X X

No conveniente que o veculo espere para entrar no ptio do armazm estacionado ao longo das vias de trfego da cidade. Sempre que possvel, importante prever uma rea externa para estacionamento dos veculos. Enquanto no recebe a autorizao para seguir at a doca, o motorista pode ir adiantando o processo de soltura de amarras e tomar as outras providncias para o desembarque. Assim que for conferida a documentao do veculo, ele poder ser direcionado para a doca. A instruo sobre como dever ser feita a circulao at a doca pode evitar congestionamentos dentro do terminal ou armazm. O esquema a seguir deve ser analisado sempre que houver o recebimento de um veculo:
Autorizao? 1. Existe uma plataforma disponvel para descarga? 2. H espao disponvel para a descarga? 3. H necessidade de equipamento mecanizado para descarga? 4. Qual equipamento ser necessrio para a descarga? 5. Este equipamento est disponvel? 6. Existe mo-de-obra suficiente para a descarga?

Chegada do Veculo

Aceitar Entrega? Rejeitar Entrega?

Esquema de recebimento de veculos em um terminal ou armazm

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Gesto de Estoques e Armazenagem

3.2 reCeBimenTO das merCadOrias nO armazm


Os objetivos dessa fase so os seguintes: retirar a carga do veculo; conferir a mercadoria; efetuar a triagem da mesma; encaminhar a carga para o local onde ficar estocada ou para o local de formao de carga na doca de embarque (Transit Points ou Cross Docking).

Moura (1998), sugere um modelo de formulrio para checar as atividades de recepo no terminal ou armazm.
FORMULRIO

Sim 1. Voc sabe a hora em que seus fornecedores entregaro as mercadorias? 2. Os fornecedores e as empresas de transporte cumprem os horrios? 3. H formao de filas de caminhes do lado externo da empresa? 4. Existe um ptio para estacionamento dos veculos dos fornecedores na sua empresa? 5. Existem plataformas suficientes para a descarga simultnea de 2 ou mais veculos? 6. As mercadorias so conferidas antes da descarga? 7. Os materiais so provenientes de fornecedores com qualidade certificada, a ponto de evitar as conferncias de recebimento? 8. Todos os materiais so recebidos em uma portaria especfica e depois encaminhados para as docas de descarregamento? 9. Voc estoca materiais nos pontos de recebimento? 10. Os materiais recebidos esto devidamente identificados? 11. Voc utiliza identificao eletrnica no recebimento (Cdigo de Barras, etiquetas inteligentes etc)? 12. A descarga feita por meios mecnicos, como empilhadeiras e guindastes? 13. Os materiais so recebidos em paletes? 14. Sua empresa tem controle dos paletes recebidos? 15 Para os materiais recebidos em volumes inferiores a uma carga paletizada, o recebimento rpido? 16. Voc abre todas as caixas e volumes para conferir o contedo?

Em Parte

No

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17. Os materiais permanecem menos de um dia no recebimento, a espera da liberao para envio ao local de estoque ou ao embarque (Transit Points ou Cross Docking)? 18. Voc reembala, pesa ou etiqueta os materiais para envio ao estoque? 19. A rea de recebimento do seu almoxarifado representa menos de 10% da rea total do armazm? 20. Voc usa equipamentos adequados para movimentao de mercadorias na descarga dos veculos?
TOTAL

Nmero de Respostas SIM: De 16 a 20: Suas operaes de recebimento so excelentes! De 10 a 15: Faa uma melhoria contnua em todas as suas atividades de recebimento, h um nmero grande de processos ineficientes. Abaixo de 10: Suas operaes de recebimento esto se tornando um gargalo para seu armazm ou terminal. Promova uma reviso urgente dessa atividade!

3.2.1 fOrmas de reaLizaO da desCarga dO veCULO


As descargas manuais, mecanizadas ou automticas fazem uma grande diferena na performance do seu setor de recebimento.

Vejamos como funciona cada uma delas: Manual Alvarenga e Novaes (2000), fazem algumas consideraes sobre o mtodo mais simples de descarga: o manual. Segundo esses autores, mesmo esse tipo de operao exige um planejamento adequado e bem feito. So duas as alternativas mais usuais de realizar a descarga manual: 1. Cada operrio entra no caminho e pega uma unidade de volume (caixa, saco, item) carregando-o at o local de recepo;

2. Forma-se uma linha de operrios ligeiramente separados entre si desde o interior do veculo at o local de recepo. O primeiro operrio apanha a carga e passa para o segundo e assim por diante, at que a carga seja depositada no local de recepo pelo ltimo homem da linha. A escolha da opo de descarga depende do nmero de operrios disponveis e das caractersticas da carga e do armazm: a disponibilidade de poucos operrios sugere o uso da opo 1; uma grande quantidade de volumes sugere o uso da opo 2;

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Gesto de Estoques e Armazenagem

equipes muito grandes so inadequadas para a alternativa 1, pois pode ocorrer a dificuldade de locomoo dos operrios, principalmente no interior do veculo; distncias muito grandes entre o local de descarga at o local de recepo sugerem o uso da alternativa 1, caso contrrio, ser necessria uma equipe demasiadamente grande. A opo manual invivel no caso de recebimentos de volumes unitizados (paletes e contineres).

Mecnica __________________________________________________________________________________

Mesmo para cargas pequenas, o uso da forma mecnica de descarga pode tornar a atividade de recepo muito mais dinmica e eficiente: a) Guindastes podem retirar a carga do veculo e coloc-la no local de recepo; b) Esteiras rolantes e carrinhos facilitam a movimentao das cargas para dentro do armazm; c) Empilhadeiras podem tanto retirar a carga do veculo como lev-la ao local de recepo.

Automtica ________________________________________________________________________________

O mtodo mais moderno o automtico, que no utiliza mo-de-obra e lana mo de equipamentos modernos controlados por computador. A figura, a seguir, mostra um conjunto de equipamentos automticos que retiram contineres de um navio e os colocam sobre veculos tambm automticos que os movimentaro at o local onde ficaro estocados.

Descarga de continer de navios Rotterdam/Holanda

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3.3 COnfernCia de merCadOrias


Na recepo deve ser feita a conferncia de materiais.

FIQUE ATENTO !
Aqui, no se trata simplesmente de uma transferncia de responsabilidade pela carga (do transporte para o armazm), mas de uma correta conferncia, que evitar retrabalho, demoras e problemas para as outras atividades do armazm.

O exame quantitativo e qualitativo dos materiais recebidos deve incluir na conferncia dos produtos: a) a especificao (descrio da mercadoria); b) a quantidade (nmero de itens); c) a unidade (caixa, saco, kg, tonelada, palete, continer etc); d) a qualidade (temperatura, avarias, prazos de validade etc.); e e) os preos (valor da mercadoria).

Com exceo da qualidade (depois veremos o por qu), os outros itens devem ser idnticos aos do documento de entrega de mercadorias, que podem ser, por exemplo, uma nota fiscal ou o documento de transporte (conhecimento de transporte de carga). Portanto, no basta simplesmente verificar se existe o documento, pois nele pode estar descrito um material e voc estar recebendo outro. Na conferncia devem ser cuidadosamente observados o documento e a mercadoria e verificar se conferem. Com relao qualidade, deve-se observar o que foi previamente combinado com o fornecedor. Essa condio deve estar documentada em um contrato de fornecimento entre o armazm e o fornecedor das mercadorias. Amostragens so bastante utilizadas para que no seja necessrio verificar a condio de cada item individualmente. Um produto pode ser, por exemplo, encaminhado para o laboratrio para verificar se suas condies conferem com aquelas combinadas no contrato de fornecimento daquela mercadoria. Atualmente, as empresas esto mais exigentes na escolha de seus fornecedores. Algumas exigem que os mesmos possuam um Certificado do tipo ISO (9000 ou 14000, por exemplo), de qualidade total, para que seus servios sejam aceitos. Isso evita perdas de tempo em conferncias demoradas de qualidade das mercadorias. No caso de haver identificao de produtos fora do padro, a empresa imediatamente excluda da lista de fornecedores, perdendo tambm o seu Certificado ISO de qualidade total. De qualquer forma, importante ressaltar que a qualquer comprador cabe o direito de abrir, examinar, contar, pesar, medir, comprovar e confrontar a mercadoria com amostras que estejam em seu poder, podendo recusar, devolver, e no receber tudo aquilo que no estiver exatamente dentro do combinado.

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Gesto de Estoques e Armazenagem

Esse direito garantido pela Lei de Defesa do Consumidor e voc deve fazer valer o seu direito para evitar perdas em todo o restante do processo de armazenagem ou mesmo evitar o risco de perder o cliente que certamente no aceitar uma carga fora de suas expectativas. Mas voltemos anlise das amostras, que uma prtica bastante comum, principalmente no caso de grandes lotes. A prtica de conferncia amostral evita que tenhamos de conferir todo um grande lote, gerando atrasos enormes para a atividade de armazenagem. comum que a empresa estipule um percentual mnimo de tolerncia para itens fora dos padres encontrados no lote. Portanto, qualquer lote que exceder esse percentual mnimo no ser recebido. Na recepo, o profissional encarregado pela conferncia dever conhecer bem os materiais. O uso de controles tem como objetivo comunicar, aos responsveis pela compra ou pelo contrato com os fornecedores e pelo controle de estoques, as ocorrncias verificadas na conferncia. Vejamos um exemplo de Relatrio de Inspeo:

LOGOMARCA DA EMPRESA Fornecedor:

RELATRIO DE INSPEO Nota Fiscal N:

Comunicamos que examinamos os materiais em pauta, de conformidade com as normas pr-estabelecidas. Esclarecemos que em decorrncia os materiais abaixo foram rejeitados.
Discriminao da Mercadoria Unidade Quantidade Cdigo do Motivo de Rejeio

Cdigos:

1. Embalagem danificada; 2. Embalagem violada; 3. Preos em desacordo; 4. Quantidade em Desacordo; 5. Qualidade fora do padro. Visto: Data:

3.4 aTividade de expediO de merCadOrias


Ao receber um pedido, o profissional responsvel pela atividade de expedio de mercadorias em um depsito deve solicit-lo ao local de estocagem. A mercadoria dever ser encaminhada, da rea de estocagem, para uma rea prpria de preparao dos pedidos, local onde o pedido completo do cliente ser agrupado.

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A figura a seguir, mostra um desses locais de preparao do pedido para expedio.

Local de preparao dos pedidos para Expedio

Essa rea deve ser delimitada com faixas no piso para separar os pedidos de cada cliente.

Os pedidos devem ser conferidos assim como as mercadorias que chegam ao recebimento. Esse procedimento importantssimo para que no ocorram erros na expedio dos pedidos e complicaes na entrega ao cliente, o que geraria um alto custo de retorno da mercadoria. Em geral, os pedidos so colocados em um palete antes de ser embarcados no veculo, porm, os volumes individuais podem ser colocados diretamente no veculo caso no haja carga suficiente para formar um palete para determinado cliente. Cargas paletizadas e cargas individuais podem ser expedidas em um mesmo veculo, que poder ter alguma separao entre elas para facilitar a entrega na instalao do cliente.

Regra Prtica: Observe que as cargas que entrarem primeiro no caminho so as que sairo por ltimo!

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Gesto de Estoques e Armazenagem

A figura a seguir, mostra os pedidos de diversos clientes, j organizados sobre paletes.

Pedidos de diversos clientes preparados em paletes para a expedio

A figura, a seguir, mostra um veculo sendo carregado na doca de expedio. Observe a lona preta no fundo do veculo, separando o pedido de um cliente do outro. Observe tambm os paletes vazios direita da paleteira (operao mecanizada) utilizada pelos operrios para levar o pedido at o veculo e a plataforma que nivela a carroceria do caminho ao piso da doca.

Doca de Expedio Colocao das mercadorias no veculo

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Gesto de Estoques e Armazenagem

UNIDADE DE APRENDIZAGEM 4

GESTO DOS ESTOQUES

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Gesto de Estoques e Armazenagem

4. gesTO dOs esTOqUes


Neste captulo, voc vai conhecer a funo e os objetivos dos estoques, identificando diferentes rotinas de gerenciamento desse elemento to importante numa empresa. Vamos l?

4.1 fUnO e OBjeTivOs dOs esTOqUes 4.1.1 inTrOdUO e COnCeiTUaO


Todas as empresas devem acumular estoques pelos seguintes motivos: a) Melhorar o nvel de servio prestado. b) Incentivar economias na produo. c) Permitir economias de escala nas compras e no transporte. d) Agir como proteo contra aumentos de preos. e) Proteger a empresa de incertezas na demanda e no tempo de ressuprimento. f) Servir como segurana contra contingncias.

Mas, cuidado, nunca seja pego com algum estoque! Estoque custa dinheiro. Parece paradoxal, no acha? Em termos financeiros, os estoques, alm de muito importantes para as empresas, normalmente so caros e representam capital investido. Quanto maior o investimento, maior a responsabilidade de cada departamento dentro de uma empresa. Assim, a funo da administrao de estoque minimizar o capital investido.Por isso, deve planej-lo e control-lo, desde o estgio da matria-prima at o produto acabado, entregue aos clientes.

4.1.2 fUnes e OBjeTivOs dOs esTOqUes


O estoque funciona como regulador, tanto do fluxo de produo quanto do fluxo de vendas. Dessa forma, acompanhe-nos no repasse das funes dos estoques: 1. Manter a independncia entre as operaes, ou seja, permitir que as operaes ocorram normalmente, desde a produo at a venda final, sem que uma fique parada esperando a outra. O estoque bem administrado tende a evitar que esta situao de parada por dependncia de outro setor ocorra.

2. Atender a variao do nmero de pedido do produto. H perodos em que o nmero de pedidos maior e outros em que quase inexistente. O setor de estoques tem que bem administrar para poder atender a esses pedidos durante todo o ano. Exemplo: no perodo do vero, a venda de ar condicionado bem maior que durante o inverno, assim como a venda de cervejas. Ao contrrio, o vinho mais vendido no inverno que no vero.

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3. Criar uma proteo para variaes no prazo de entrega de matrias-primas. Pode-se dizer que dificilmente as empresas conhecem com preciso o tempo de ressuprimento de matrias-primas. Da, para garantir a disponibilidade de produto conveniente estabelecer um nvel de estoque de segurana. 4. A administrao de estoques dever determinar o tamanho do lote mais econmico a ser comprado ou a ser fabricado. Exemplo: o administrador de estoque deve avaliar qual a compra mais econmica: 60 peas de chuveiro, por R$ 720,00 ou 80 peas por R$ 800,00? Na primeira opo, o custo unitrio do chuveiro R$ 12,00 e na segunda, R$ 10,00. um dilema! 5. Permitir flexibilidade na programao da produo. O estoque tem que ser capaz de se adaptar s alteraes e solicitaes do setor produtivo. Manter estoques de reserva uma maneira de garantir o fornecimento ao setor produtivo.

Em sntese, os estoques tm por finalidade amortecer as conseqncias das incertezas. O objetivo final OTIMIZAR o investimento em estoque, aumentando o uso eficiente dos meios de planejamento e controle, MINIMIZANDO as necessidades de capital para estoque.

4.1.3 pOLTiCas de esTOqUe


A administrao central da empresa dever determinar ao departamento (ou setor) de controle de estoques o programa de objetivos a serem atingidos pela empresa. Podemos definir as diretrizes da seguinte maneira: 1. Metas da empresa relacionadas ao TEMPO DE ENTREGA dos produtos ao cliente. A empresa sabe que o tempo de entrega ao cliente est associado sua competitividade em relao s empresas concorrentes. A manuteno do cliente e a obteno de novos fator preponderante no estabelecimento dos tempos de entrega. O setor de controle de estoques tem que conhecer esta poltica da empresa e da programar-se para bem atender

2. Definio do NMERO DE ALMOXARIFADOS e dos materiais a serem neles estocados. Manter insumos ou produtos acabados gera necessidade de estabelecer espaos. Faz parte das decises da empresa o estabelecimento dessas necessidades no nvel mais vivel economicamente, respeitadas as suas condies financeiras. 3. O NVEL DE FLUTUAO dos estoques, para atender a uma alta ou queda de vendas ou a uma alterao do consumo. Existe um grau de atendimento pelo setor de estoques ao setor de produo (consumo de matria-prima) e ao setor de vendas (produtos acabados). Este grau de atendimento medido em porcentagem. Exemplo: quando se quer atender a 90% das necessidades dos clientes e se tem um consumo de matria-prima ou venda mensal de 700 unidades, necessrio ter disponvel em estoque 630 unidades, ou seja, 700 x 0,90.

A empresa tambm pode estabelecer uma faixa de atendimento em um determinado intervalo, como por exemplo, entre 80 e 90%. 4. Definio da ROTATIVIDADE (ou GIRO) dos estoques. A rotatividade dos estoques importante, pois empresas com baixa rotatividade geram pequeno retorno do capital investido. Como exemplo, suponhamos que o volume de vendas seja de R$ 1800,00 e o capital em estoque de R$ 1000,00. Ento, a rotatividade do estoque :

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Gesto de Estoques e Armazenagem

Ou seja, para cada R$ 1,00 aplicado em estoque, retorna R$ 1,80 de venda. Se diminuirmos 20% no capital de estoque, teremos R$ 1000,00 R$ 200,00 = R$ 800,00. Logo, a nova rotatividade, ou giro, de estoque : Radioatividadedeestoque = volumedevendas capitalinvestidoemestoque = 1800 1000 = 1,8

Concluindo, a reduo do capital em estoques em 20% faz aumentar o giro de capital de estoques para R$ 2,25. Radioatividadedeestoque = volumedevendas capitalinvestidoemestoque = 1800 800 = 2,25

Alguns princpios bsicos do controle de estoque ____________________________________________

necessrio, para organizar um setor de controle de estoques, descrever alguns princpios bsicos. So eles: Determinar o que deve permanecer em estoque (nmero de itens); Determinar quando devem ser reabastecidos os estoques (periodicidade); Determinar quanto de estoque ser necessrio para um perodo pr-determinado (quantidade); Acionar as reas de produo e compras para fabricar/comprar os itens a serem estocados; Controlar os estoques em termos de valor e quantidade, fornecendo informaes sobre a posio dos estoques; Manter INVENTRIOS peridicos para avaliao das quantidades e estado dos materiais estocados; Identificar e retirar do estoque os itens OBSOLETOS e DANIFICADOS.

Classificao dos estoques ________________________________________________________________

J tratamos da finalidade dos estoques. Agora procuraremos classificar os vrios TIPOS DE ESTOQUE. Normalmente, as categorias de materiais mais usuais so: Matria-prima: o material bsico necessrio para a fabricao de um determinado produto (exemplo: bobinas de ao para fabricao de automveis); Produtos em processo: so as peas ou os componentes que, de alguma forma, j passaram por um processo de produo, mas que ainda devero sofrer algum tipo de modificao at o final do mesmo (exemplo: caps dos automveis);

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Produtos acabados: so aqueles que j passaram pelo processo produtivo, mas cuja venda ainda no foi concretizada (exemplo: os veculos prontos); Materiais auxiliares: so os produtos que normalmente so utilizados pela rea administrativa da empresa (exemplo: materiais de escritrio e de limpeza).

4.2 CUsTO dOs esTOqUes


Para que uma empresa possa maximizar seu lucro necessrio, entre outras coisas: Excelncia no atendimento aos clientes. Eficincia na operao. Investimento mnimo em estoque.

Os estoques ajudam a melhorar o atendimento aos clientes, mas, para isso, necessrio manter seu nvel bem dimensionado. Eles permitem que o setor de produo trabalhe de forma eficiente. A sua manuteno permite produes mais longas, reduzindo o nmero de ciclos de operao. Permite tambm que o departamento de produo compre em quantidades maiores, com reduo de custos de pedidos por unidade e com descontos sobre a quantidade. Mas tudo isso tem um preo. Manter altos nveis de estoque gera custos elevados para uma empresa. Assim, so utilizados nas decises sobre a gesto de estoques os custos relacionados, a seguir.

Custo por item ____________________________________________________________________________

O custo pago por um item comprado consiste no custo desse item e de qualquer outro custo direto associado como, por exemplo, o custo para traz-lo at a fbrica. Isso pode incluir transporte, seguro e taxas aduaneiras. Quando se trata de um item fabricado na prpria empresa, incluem-se os custos de mo-de-obra, de material utilizado na fabricao e ainda os custos indiretos (como, por exemplo, consumo de energia, manuteno dos equipamentos, entre outros).

Custo de estocagem ________________________________________________________________________

Nos custos de estocagem esto includas todas as despesas da empresa em funo do volume de estoque mantido. Isto , medida que o estoque aumenta, aumentam tambm esses custos, que podem ser divididos em trs grupos:

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Gesto de Estoques e Armazenagem

1.

Custos de capital: o dinheiro investido em estoques no est disponvel para outras utilizaes e por isso representa o custo de uma oportunidade perdida. Esses custos variam em funo da taxa de juros, do crdito da empresa na praa e das oportunidades de investimentos que a empresa pode ter.

2. Custos de armazenamento: o armazenamento do estoque requer espao, funcionrios e equipamentos. medida que aumenta o estoque, aumentam tambm estes custos. A variao dos custos de armazenagem deve-se ao lugar e ao tipo de armazenamento necessrio. 3. Custos de risco: os riscos de se manter um estoque so ligados obsolescncia (perda do valor do produto resultante de mudana no modelo, no estilo ou do desenvolvimento tecnolgico), aos danos (estoque pode ser danificado enquanto manuseado ou transportado), pequenos furtos (mercadorias perdidas ou furtadas) e deteriorao (estoque que apodrece). Os custos de risco podem ser baixos ou altos em funo do tipo de produto. No caso de produtos perecveis, o risco de deteriorao bem alto, podendo chegar perto de 100%. A possibilidade de obsolescncia para os itens de moda (exemplo: roupas) alta, ento seus custos de estocagem so tambm elevados.

Custo de pedidos __________________________________________________________________________

Esses custos esto associados ao processo de aquisio das quantidades necessrias para reposio do estoque. O custo de emisso de um pedido de compra no depende da quantidade pedida. Se o pedido for um lote de 10 ou de 100 unidades, os custos associados emisso sero os mesmos. Assim, o custo de um pedido de compra multiplicado pelo nmero de pedidos efetuados durante um ano resultar no custo total anual de pedidos:

Custo total anual de pedidos = custo do pedido X nmero de pedidos durante o ano.

Os custos de pedidos, segundo Ballou (1993), incluem: os custos de processar pedidos nos departamentos de compras, faturamento ou contabilidade, o custo para enviar o pedido at o fornecedor, normalmente por correio ou mdia eletrnica, o custo de preparao da produo ou do manuseio para atender o lote solicitado, o custo devido a qualquer manuseio ou processamento realizado na doca de recepo e o preo da mercadoria.

Um exemplo de custo de pedido mostrado, a seguir. Uma empresa, a partir do ano anterior, computou todas as despesas do departamento de compras, como custo de mo-de-obra e encargos, materiais de escritrio, aluguel das salas, correio, telefone e fax, chegando a um valor mdio de R$ 18,00 por emisso de pedidos de compras. Determinar os custos que sero incorridos na obteno de um item de estoque cuja demanda anual de 15.000 unidades, para as seguintes polticas: a) comprar uma nica vez por ano; b) comprar trs vezes por ano; c) comprar 10 vezes por ano.

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Resposta:

Custo de pedido = R$ 18,00 Custo total anual de pedidos = custo do pedido x nmero de pedidos durante o ano.

a) comprar uma nica vez por ano lote = 15.000 unidades.

Custo total anual de pedidos = R$ 18,00/pedido x 1 pedido/ano = R$ 18,00.

b) comprar trs vezes por ano, lote = 15.000/3 = 5.000.

Custo total anual de pedidos = R$ 18,00/pedido x 3 pedido/ano = R$ 54,00.

c) comprar 10 vezes por ano, lote = 15.000/10 = 1.500.

Custo total anual de pedidos = R$ 18,00/pedido x 10 pedido/ano = R$ 180,00.

Em resumo, a tabela abaixo mostra a relao entre os custos de pedido e o estoque mdio (Q/2) mantido.

CUSTO DE PEDIDO (R$)

ESTOQUE MDIO - QUANTIDADE COMPRADA/2 (UNIDADE)

18,00 54,00 180,00

15.000/2 = 7.500 5.000/2 = 2.500 1.500/2 = 750

Por essa tabela, vemos a proporcionalidade inversa, isto , quanto menor o estoque, maior o custo de pedido. Enquanto para um estoque mdio de 7.500 unidades o custo de pedido de R$ 18,00, com um estoque bem menor, de 750 unidades, esse custo sobe para R$ 180,00 (10 vezes mais).

Custo de falta de estoque __________________________________________________________________

So aqueles custos que ocorrem caso haja uma demanda por parte do cliente, ou por parte do setor de produo, por algum item em falta no estoque. Podem ocorrer dois tipos de custo de falta de estoque: custos de vendas perdidas e custos de atrasos. O primeiro ocorre quando um cliente cancela seu pedido caso o produto desejado esteja em falta, ento o custo estimado como o lucro perdido pela perda da venda. Os custos de atraso referem-se aos custos incorridos entre a data do pedido no-atendido e a data efetiva de atendimento do pedido. Eles podem ser do tipo: custos administrativos e de vendas no reprocessamento do pedido; custos extraordinrios de transporte e manuseio, caso o suprimento deva ser realizado fora do canal normal de distribuio.

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Gesto de Estoques e Armazenagem

A falta de estoque pode ser reduzida pela manuteno de um estoque extra, de forma cuidadosa e bastante controlada, para proteger a empresa das ocasies em que a demanda pelo produto acabado for maior que a prevista.

Custos associados capacidade ____________________________________________________________

s vezes, preciso alterar os nveis de produo. Nesses casos, poder haver um aumento de custos devido a horas-extras, contrataes, treinamentos, turnos-extras e demisses. Esses custos podem ser evitados nivelando a produo, ou seja, produzindo itens em perodo de baixa demanda para serem vendidos nos perodos de maior procura. Porm, essa situao aumenta o estoque, e, conseqentemente, seus custos.

Custo total de estoque _____________________________________________________________________

O custo total de estoque obtido somando-se o custo de armazenagem e o custo de pedido, assim:

Custo total de estoque = custo total de armazenagem + custo total de pedido

Exemplo Um supermercado vende um produto cuja demanda anual de 40.000 unidades. O custo de pedido de R$ 30,00 por pedido. Os custos anuais de estocagem so de R$ 0,30 por unidade. Calcular o custo total decorrente de manter os estoques para as quantidades adquiridas em lotes de 2.500, 2.600, 2.800, 3.000 e 3.200 unidades.

Soluo

Demanda atual (consumo) = 40.000 unidades. Custo de armazenagem = R$ 0,30 x Q/2 (onde Q a quantidade a ser comprada e Q/2 o estoque mdio).

Para adquirir 40.000 em lotes de 2.500, preciso fazer 16 pedidos durante o ano, ou seja, 40.000/2.500 = 16. Para 2.600, preciso fazer 15,38 pedidos; para 2.800, 14,29; para 3.000, 13,33 pedidos e para 3.200, 12,5 pedidos. Ento, calcula-se, para cada quantidade, ou lote a ser adquirido, o custo de pedidos, multiplicando-se o custo de pedido pelo nmero de pedidos durante o ano.

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O custo total obtido pela soma dos custos de armazenagem e de pedido:

Quantidade comprada (por lote)

Custo de Armazenagem (R$)

Custo de Pedido (custo do pedido x n de pedidos) (R$)

Custo Total (R$)

2.500 2.600 2.800 3.000 3.200

0,30 x 2.500/2 = 375 0,30 x 2.600/2 = 390 0,30 x 2800/2 = 420 0,30 x 3.000/2 = 450 0,30 x 3.200/2 = 480

30 x 16 = 480,00 30 x 15,38 = 461,40 30 x 14,29 = 428,70 30 x 13,33 = 399,9 30 x 12,5 = 375

375 + 480 = 855 405 + 444,30 = 866,40 420 + 428,70 = 848, 70 450 + 399,9 = 849,9 480 + 375 = 855

Conclui-se que a melhor quantidade a ser comprada por pedido 2.800 unidades, pois apresenta o menor custo total de estoque (R$ 848,70).

O grfico a seguir ilustra o resultado do exemplo dado anteriormente.

Grfico 1 Custo total com estoques

Note que a quantidade igual a 2800 unidades aquela que gera o menor custo com estoques (ponto mnimo da curva de custo total).

4.3 Os nveis de esTOqUe


Controlar o nvel de estoques uma tarefa difcil, pois nunca se tem a certeza da quantidade a ser solicitada pela estocagem. Veja algumas definies que auxiliam a definio do nvel de estoques para a empresa.

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Gesto de Estoques e Armazenagem

a) Estoque mnimo
Define-se estoque mnimo como a quantidade mnima que deve existir no estoque, destinada a cobrir eventuais retardamentos no ressuprimento (exemplo: alterao no consumo do item, atrasos no fornecimento, rejeio de item no controle de qualidade e falhas administrativas no pedido de compra), objetivando a garantia do funcionamento ininterrupto e eficiente do processo produtivo, sem o risco de faltas. O estoque mnimo uma quantidade morta que s consumida em caso de necessidade. Chamamos tambm de estoque de segurana. representado por E. Mn no grfico, a seguir.

Grfico 2 O estoque mnimo

b) Estoque Mdio
O estoque mdio (E.M.) definido como o nvel mdio de estoque em torno do qual as operaes de compra e de consumo se realizaram. O estoque mdio pode ser representado por Q/2, sendo Q a quantidade comprada para ser consumida. Em outras palavras, o estoque mdio a quantidade comprada (Q) para ser consumida num dado intervalo de tempo (T) dividida por 2 (grfico, a seguir).

Grfico 3 O estoque mdio

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Lote de compra _____________________________________________________________________________

O Lote de compra a quantidade de reposio do estoque, a partir do estoque mnimo para atingir o estoque mximo (E. Mx.).

Grfico 4 O lote de compra

Estoque mdio ajustado para incertezas _____________________________________________________

Por definio, o estoque mdio ajustado para incertezas definido como a soma do estoque mdio e do estoque de segurana (estoque mnimo), isto :

E.M = E. M. + E. Mn.

Suponha que uma empresa mantenha 50 unidades de certa matria-prima como estoque mnimo (segurana). Ela adquire periodicamente 150 unidades dessa matria-prima para ser consumida na produo. Ento, o seu estoque mdio ajustado para incertezas de 125 unidades, ou seja:

EM = 150 + 50 = 125 2

Tempo de Ressuprimento ___________________________________________________________________

O tempo de ressuprimento uma informao essencial para o clculo do estoque mnimo (segurana). Ele mede o tempo decorrido entre a realizao do pedido e a chegada efetiva do material ao almoxarifado da empresa. Voc sabia que o tempo de ressuprimento pode ser desmembrado em trs partes? Veja - as, descritas abaixo e ilustradas pelo grfico a seguir:

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Gesto de Estoques e Armazenagem

Emisso de pedido: tempo de transmisso do pedido de compra pela empresa at ele chegar ao fornecedor. Preparao do pedido: tempo usado pelo fornecedor para fabricar os produtos, separ-los, emitir faturamento e deix-los em condies de serem transportados. Transporte: tempo usado para a movimentao das mercadorias entre o fornecedor e a empresa (comprador).

Grfico 5 O tempo de ressuprimento

Ponto de Pedido ___________________________________________________________________________

O Ponto de pedido , por definio, igual a quantidade em estoque necessria para atender produo durante o tempo de ressuprimento (veja a representao do ponto de pedido (PP) no grfico, a seguir).

Grfico 6 O ponto de pedido (PP)

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Em suma, quando o nvel de estoque for igual a PP, um novo pedido deve ser emitido.

Exemplo: 1. Uma pea consumida a uma razo de 30 por ms e seu tempo de ressuprimento de 2 meses. Qual ser o ponto de pedido, uma vez que o estoque mnimo deve ser de um ms de consumo?

Resposta:

PP = (30 x 2) + 30 PP = 60 + 30 = 90 unidades.

Logo, quando o estoque chegar a 90 unidades, dever ser emitido um pedido de compra da pea para que, ao fim de 60 dias (2 meses), chegue ao almoxarifado a quantidade comprada.

Regra prtica para determinao do Estoque de Segurana __________________________________

Uma das mais importantes informaes para a gerncia do estoque numa empresa a determinao do seu estoque mnimo. O estoque mnimo a chave para o adequado estabelecimento do ponto de pedido. Estabelecer um estoque mnimo significa estabelecer uma margem de segurana. Aqui, duas observaes devem ser feitas: a)se essa margem for baixa, acarretar custos de esgotamento custos de no possuir materiais disponveis quando necessrios, gerando perda de vendas, paralisao da produo, despesas para apressar entregas; b)se essa margem for alta, acarretar custos mortos, custos de estoque parado, em virtude da no necessidade, em momento algum, de determinada quantidade no estoque.

O estoque mnimo ou de segurana pode ser dado pela seguinte equao:

EMn = C (consumo) x K (coeficiente)

onde EMn o estoque mnimo, C consumo mdio e K um coeficiente de segurana. Este coeficiente de segurana arbitrrio e proporcional ao grau de atendimento desejado para o item. Em outras palavras, quanto maior for este coeficiente menor ser a probabilidade de ocorrer falta de estoque.

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Gesto de Estoques e Armazenagem

Por exemplo: se quisermos que determinada pea tenha um grau de atendimento de 95% (K= 0,95), ou seja, queremos uma garantia de que somente em 5% das vezes o estoque desta pea esteja a zero; sabendo que para o consumo mdio mensal de 125 unidades (C), o estoque mnimo ser 118,75; aplicando-se a frmula tem-se:

E. Mn = 125 (consumo) x 0,95 (coeficiente). E. Mn = 118,75.

4.4 LOTe eCOnmiCO de COmpra (LeC)


Outra deciso importante relativa aos estoques a determinao da quantidade tima que a empresa deve comprar em cada pedido. Esta deciso consiste em se determinar o Lote Econmico de Compra (LEC). O LEC a quantidade adquirida que minimiza os custos totais com estoque. Ento: quanto deve ser comprado de cada vez? Ns j conhecemos os custos que aumentam com a quantidade do material pedido: so os custos de armazenagem, ou os custos de se manter material em estoque. E, por outro lado, h aqueles custos que diminuem medida que a quantidade do material pedido aumenta, so os custos de pedido. O custo total com estoques o somatrio dos custos de armazenagem com os custos de pedido. O ponto no Grfico, a seguir, identificado por Lote Econmico de Compra - LEC a quantidade ideal de aquisio, ou do tamanho do lote de compra. Este o ponto de encontro das curvas de custos de armazenagem e de pedidos e, tambm, o ponto onde a curva de custo total tem seu valor mais baixo. O grfico a seguir, ilustra o LEC em relao aos custos com estoques:

Grfico 7 O lote econmico de compra

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Assim, o Lote Econmico de Compra LEC deve ser a quantidade que balanceia os custos de armazenagem e de pedido. Para ilustrar o conceito, suponhamos que a empresa Made Ltda vende um produto cuja demanda anual de 40.000 unidades. O custo de emisso de um pedido de compra, tambm chamado de custo de obteno, de R$ 30,00 por pedido. Os custos anuais de manuteno dos estoques so de R$ 0,30 por unidade. Podemos ento calcular o custo total (CT) decorrente de manter os estoques para lotes (Q) de 2.500, 2.600, 2.700, 2.800, 2.900, 3.000, 3.100 e 3.200 unidades.

Soluo:

C = 40.000 Ca = custos de armazenagem = R$ 0,30 x Q/2 Cp = custos de pedido = R$ 30,00 x D/Q = 30 x 40.000/Q

A tabela abaixo mostra os custos de armazenagem, de pedido e o Custo Total para cada um dos lotes solicitados no exemplo:

LOTE (Q)

CUSTO DE AQUISIO

CUSTO DE PEDIDO

CUSTO TOTAL

2.500 2.600 2.700 2.800 2.900 3.000 3.100 3.200

0,3 x 2.500/2 = 375 0,3 x 2.600/2 = 390 0,3 x 2.700/2 = 405 0,3 x 2.800/2 = 420 0,3 x 2.900/2 = 435 0,3 x 3.000/2 = 450 0,3 x 3.100/2 = 465 0,3 x 3.200/2 = 480

30 x 40.000/2.500 = 480,00 30 x 40.000/2.600 = 461,54 30 x 40.000/2.700 = 444,44 30 x 40.000/2.800 = 428,57 30 x 40.000/2.900 = 413,79 30 x 40.000/3.000 = 400,00 30 x 40.000/3.100 = 387,10 30 x 40.000/3.200 = 375,00

375 + 480,00 = 855,00 390 + 461,54 = 851,54 405 + 444,44 = 849,44 420 + 428,57 = 848,57 435 + 413,79 = 850,00 450 + 400,00 = 850,00 465 + 387,10 = 852,10 480 + 375,00 = 855,00

O lote econmico consiste em encontrar qual desses lotes, ou algum intermedirio, o mais adequado. Precisamos determinar o Q mnimo, ou o lote mnimo. Para isso, podemos substituir vrios valores de Q at achar o Custo Total mnimo. No exemplo acima, nota-se que o lote mais econmico igual a 2.800 unidades. Isto , se a empresa adquirir lotes de 2.800 unidades ter o custo total mais baixo, originado da soma do custo de armazenagem (manuteno de estoques) com o custo do pedido.

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Gesto de Estoques e Armazenagem

UNIDADE DE APRENDIZAGEM 5

SISTEMAS DE CONTROLE DE ESTOQUES, COMPRAS E PROCESSAMENTO DE PEDIDOS

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5. sisTemas de COnTrOLe de esTOqUes, COmpras e prOCessamenTO de pedidOs


Alm de serem identificados, mantidos e de ter seus custos dimensionados, os estoques tambm precisam ser controlados. Neste captulo, veremos algumas rotinas e procedimentos adequados a isso. Conheceremos, ainda, algumas formas de se obter os estoques para a atividade operacional da empresa. So as formas mais utilizadas para comprar produtos e para realizar o processamento dos pedidos. Vamos l?

5.1 sisTemas de COnTrOLe de esTOqUes


Existem sistemas de controle de estoques bem tradicionais que apresentam com certo grau de preciso os volumes a serem adquiridos para determinado tempo de operao da empresa. Vejamos alguns deles.

a) Sistemas de duas gavetas


Dentre os sistemas de controle de estoques, destaca-se o sistema de duas gavetas. um mtodo simples e bastante recomendvel, principalmente em setores do comrcio varejista de pequeno e mdio portes. Imaginemos duas caixas: A e B, conforme as figuras abaixo.

Caixa A

Caixa B

O estoque armazenado nessas duas caixas (ou gavetas). A caixa A tem uma quantidade de material suficiente para atender ao consumo durante o tempo de reposio, mais o estoque de segurana. A caixa B tem um estoque equivalente ao consumo previsto no perodo. Os pedidos de material que chegam so atendidos pelo estoque da caixa B. Quando a caixa esvazia, conforme mostra a figura, abaixo, isso indica que dever ser providenciado outro pedido de compra. Para no faltar, passa-se a atender os pedidos pelo estoque da caixa A.

Caixa A

Caixa B (vazia)

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Nesse intervalo de tempo, dever ser recebido o material comprado quando a caixa B foi a zero (esvaziou); deve-se completar o nvel de estoque da caixa A e complementar a caixa B. Volta-se, ento, a consumir o estoque da caixa B.

Caixa A (estoque reposto)

Caixa B (estoque parcialmente reposto)

A vantagem do mtodo de duas gavetas a reduo do processo burocrtico de reposio do material.

b) Sistema dos mximos-mnimos (quantidades fixas)


Nesse sistema, a reposio de um determinado item feita quando seu estoque atinge um nvel pr - determinado. A quantidade a ser pedida fixa, pois aqui considerada a mais econmica; porm os perodos de reposio so variveis. Isto , em funo do consumo do item na empresa a reposio pode ocorrer depois de trs meses, por exemplo, e no perodo seguinte, o mesmo consumo ocorre em quatro ou cinco meses, e assim por diante.

Grfico 8 o sistema dos mximos-mnimos

Pelo grfico, acima, podemos identificar os nveis de estoque nos diversos meses. Tambm vale ressaltar que o Ponto de Pedido - PP e o lote de compra Q so fixos e constantes. Porm, as reposies so realizadas em perodos variveis, sempre acontecendo quando o nvel de estoque alcana o ponto de pedido. O clculo do ponto de pedido em funo do consumo mdio e do tempo de reposio do item pelo fornecedor, assim:

PP = consumo mdio x tempo de reposio + E. Mn

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Gesto de Estoques e Armazenagem

c) Sistema das revises peridicas (datas fixas)


Para determinados itens de estoque mais recomendada a utilizao do sistema de reviso peridica ou intervalo padro, ou ainda, datas fixas. Nesse sistema, depois de decorrido um intervalo de tempo prestabelecido, por exemplo, trs meses, um novo pedido de compra para certo item de estoque emitido, como visto na figura, a seguir.

Grfico 9 O sistema de revises peridicas

Para determinar o quanto deve ser comprado no dia da emisso do pedido, verifica-se a quantidade disponvel em estoque, comprando-se o que falta para atingir um estoque mximo, tambm previamente determinado. Considera-se, aqui, tambm um estoque mnimo ou de segurana, que deve ser dimensionado de forma que previna o consumo acima do normal e os atrasos de entrega durante o perodo de reviso e tempo de reposio. Nesse sistema, o perodo de reviso fixo, mas permite que a quantidade do pedido varie. Assim, a quantidade disponvel em estoque mais a quantidade pedida devem ser suficientes para durar at que a prxima remessa seja recebida. Temos, ento:

Q (quantidade a ser pedida) = estoque mximo estoque atual

A dificuldade desse mtodo a determinao do perodo entre as revises. Para isso, sugere-se analisar alguns aspectos, como: Pequeno perodo de tempo entre as revises acarreta estoque mdio alto e, como conseqncia, aumenta os custos de estocagem. Grande perodo de tempo entre as revises acarreta baixo estoque mdio, mas, em conseqncia, gera aumento no custo de pedido e risco de ruptura. Para minimizar esses riscos, devem ser calculadas revises para cada material ou grupo de material estocado, de acordo com os objetivos operacionais e financeiros da empresa.

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d) Sistema (MRP) planejamento das necessidades de materiais


Um dos sistemas de planejamento e controle de materiais mais conhecidos o MRP. O MRP (materials requirement planning) ou planejamento das necessidades de materiais uma tcnica que determina as necessidades de compras de material que sero utilizados na fabricao de um determinado produto. Esse sistema apresenta com bastante preciso os volumes de material a serem comprados para determinado perodo. O controle da atividade de compras e de produo utiliza o MRP para decidir pela compra ou fabricao de itens especficos. Como funciona? A partir da lista de materiais e em funo da demanda pelo material na empresa, o MRP (sistema computacional) calcula as quantidades necessrias na produo e verifica se h estoques disponveis para o atendimento. Caso no haja material em estoque na quantidade necessria, ele emite uma solicitao de compra (para os itens que so comprados) ou uma ordem de fabricao (para aqueles itens que so fabricados internamente).

e) Sistema JUST-IN-TIME
A idia do Just in Time surgiu no Japo nos anos 70 e foi aplicada, inicialmente, pela Toyota Motor Company. Seu principio consiste em disponibilizar produtos para a linha de produo, depsitos ou clientes apenas quando forem necessrios, para que o custo de estoque seja menor. Em outras palavras, no JIT (just in time) a execuo de todas as etapas da produo, do projeto entrega do produto, baseada no princpio de se manter um estoque mnimo (apenas o necessrio), a melhor qualidade (ndice zero ou prximo disso em defeitos) e o custo mnimo. Podemos dizer, ento, que a filosofia do just in time baseia-se na eliminao do desperdio e na melhoria contnua da produtividade. A aplicao dessa tcnica permite reduzir estoques em todos os nveis, aumentar a capacidade disponvel em grandes investimentos adicionais, diminuir os tempos de fabricao, melhorar a produtividade e a qualidade dos produtos fabricados etc. Podemos citar como exemplo de aplicao da tcnica just in time no Brasil o caso de uma fbrica da Volkswagen situada na cidade de Resende, no Estado do Rio de Janeiro. No mesmo terreno situam-se as instalaes dos fornecedores de peas. Depois de recebido o pedido, a VW de imediato solicita aos fornecedores as peas necessrias, o que prontamente atendido. Nesse caso, todos os processos so realizados em tempo bem menor que em outros mtodos de produo. Tambm h uma economia no tempo e no custo do transporte entre o fornecedor e a empresa solicitante. Entre outros, podemos citar como objetivos do Just-In-Time: Flexibilizar a empresa; Produzir somente os produtos necessrios; Produzir com qualidade requerida; Melhor atendimento ao cliente; Menor perda; Maior investimento; Reduzir estoques em processo, produtos acabados e eventualmente matrias-primas;

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Gesto de Estoques e Armazenagem

Reduzir custos de fabricao; Reduzir o custo e o tempo de transporte dos produtos entre o fornecedor e a empresa solicitante.

5.2 COmpras e prOCessamenTO de pedidOs

Conceito e objetivos _______________________________________________________________________

Nos negcios de hoje, a administrao dos recursos de uma empresa, principalmente financeiros, tem papel fundamental na sua sobrevivncia. A viso de lucro toma o lugar da viso de despesa. Assim, a administrao de compras, tambm conhecida por gesto de aquisio, tem um papel importante e estratgico. O processo de compra no responsabilidade exclusiva do departamento de compras. A compra, se realizada de forma eficiente, envolve outros departamentos da empresa: marketing, engenharia, produo e compras. O departamento de compras tem a responsabilidade principal de localizar fontes adequadas de suprimentos e de negociar preos. Os outros departamentos tm um papel importante de avaliar essas fontes e auxiliar o departamento de compras na negociao dos preos.

Objetivos da administrao de compras _____________________________________________________

Essa funo responsvel pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa, pelo acompanhamento dos pedidos junto ao fornecedor e pela agilizao da entrega. Os prazos de entrega no cumpridos podem criar srios problemas para os departamentos de produo e vendas, por isso a funo de compras deve procurar reduzir o nmero de problemas para as duas reas, aumentando os lucros. Os objetivos da funo de compras podem ser divididos em quatro categorias: Obter mercadorias e servios na quantidade necessria e com a qualidade desejada; Obter mercadorias e servios ao menor custo; Garantir o melhor servio possvel, no prazo combinado por parte do fornecedor; Desenvolver e manter boas relaes com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais.

Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funes bsicas: Determinar as especificaes de compra: qualidade certa, quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar); Selecionar o fornecedor (fonte certa); Negociar os termos e condies de compra; Emitir e administrar pedidos de compra.

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Procedimento de compras __________________________________________________________________

Um procedimento padro de compras apresentado na figura a seguir:

(*) O solicitante, no caso, pode ser o setor de produo quando se tratar de matria-prima, ou o setor de almoxarifado para os materiais auxiliares e para estocar insumos; bem como qualquer outro setor que necessitar de bens patrimoniais.

A seguir, apresentamos as explicaes detalhadas do procedimento de compra de bens materiais e/ou patrimoniais: 1. Receber e analisar os pedidos de compra do departamento de produo (os pedidos devem conter informaes claras identificando o requisitante, especificando o material, a quantidade e unidade de medida, data e local de entrega exigidos);

2. Selecionar fornecedores: encontrar fornecedores potenciais, emitir solicitaes para cotaes, receber e analisar cotaes, selecionar o fornecedor certo. Se o pedido de pequeno valor, um fornecedor poder ser encontrado num catlogo, num jornal ou numa lista telefnica. Para itens maiores, geralmente desejvel enviar o pedido a um nmero suficiente de fornecedores, para garantir o recebimento de cotaes competitivas.

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Gesto de Estoques e Armazenagem

3. Determinar o preo correto: funo do departamento de compras; deve-se tentar obter sempre o melhor preo junto aos fornecedores. 4. Emitir pedidos de compra: o pedido de compra pode ser considerado como um contrato legal para entrega das mercadorias, de acordo com o combinado entre o departamento de compras e o fornecedor; 5. Fazer um acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos. O fornecedor responsvel pela entrega pontual dos itens pedidos e o departamento de compras, por sua parte, deve garantir que os fornecedores realmente os entreguem na data combinada. Caso haja dvida no cumprimento do prazo, esse departamento deve procurar tomar medidas corretivas (tentar agilizar o transporte, procurar outra fonte de suprimento etc). Cabe tambm a ele a responsabilidade de comunicar ao fornecedor quaisquer mudanas nas exigncias de entrega (local de recebimento, caracterstica do produto, prazo de entrega, quantidade, entre outras); 6. Receber e aceitar as mercadorias: o departamento de recepo da empresa normalmente recebe e inspeciona a mercadoria. Se elas estiverem danificadas, esse departamento comunica o fato ao departamento de compras, que tomar as providncias necessrias (troca, pedido de reembolso, crdito junto ao fornecedor etc). Desde que as mercadorias estejam em ordem, so enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque; 7. Aprovar a fatura para pagamento do fornecedor: quando recebida a fatura do fornecedor, h trs informaes que devem estar em acordo - o pedido de compra, o relatrio de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos, assim como os preos. Cabe ao departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenas. Uma vez aprovada, ela enviada ao departamento de contas a pagar.

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Apresentamos a seguir um modelo de pedido de compra que pode ser utilizado por diversos tipos de empresa.

PEDIDO DE COMPRA
N Fornecedor: Endereo: Pela presente, autorizo-lhe o fornecimento abaixo descrito, observadas as condies constantes no verso. IT Quant. Unid. Cd. SC Descrio Preo unit. $ IPI % FL. Cd. Fornecedor

ET Importa o total deste PC em $ embalagem Frete transportadora Data de vencimento das parcelas Valor das parcelas Data de entrega NP

ES

EM

Cd. fiscal

Prazo de entrega

Dias

Novas formas de comprar Os Processos de pedidos eletrnicos _____________________________

O fenmeno da globalizao, como no poderia deixar de ser, tem trazido grande impacto na forma como as compras so efetuadas. Hoje fala-se em mercado global e, conseqentemente, em compras globalizadas. Com o advento dos produtos mundiais, a exemplo do carro mundial, peas e componentes so comprados no mundo inteiro. Na Gessy Lever, por exemplo, 20% da comunicao com fornecedores so feitas eletronicamente. No Po de Acar, graas a estas novas formas de processamento de pedidos, o ndice de falta de produtos caiu, o tempo mdio de armazenamento foi reduzido e o volume de cargas recebidas aumentou.

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Gesto de Estoques e Armazenagem

a) EDI
Uma das formas de compras que mais cresce atualmente o EDI (electronic data interchange), tecnologia para transmisso de dados eletronicamente. Por meio de um computador, um modem, uma linha de telefone e com um programa especfico, o computador do cliente ligado diretamente ao computador do fornecedor. As ordens e os pedidos de compra so enviados sem a utilizao de papel. O fornecedor, ao receber a comunicao, providencia processamento das mercadorias solicitadas e as envia ao cliente.

Com a utilizao do EDI, um pedido de compras que levava muitos dias para se concretizar, feito automaticamente, e o recebimento feito mais rapidamente.

b) Internet
cada vez mais difundida entre ns a utilizao do e-mail como um veculo de transao comercial ou e-commerce. Veja exemplos de e-commerce no endereo http://www.eurosoft.com.br/news07.html. Basta ligar os computadores da empresa a um provedor e teremos a WWW (World Wide Web) ao nosso alcance, vinte e quatro horas por dia, sete dias por semana. Todo o mundo pode ser acessado e a comunicao bilateral estabelecida. Um exemplo bastante conhecido o da livraria virtual, onde podemos consultar e comprar livros via Internet, sem sair de nossas casas. Nas empresas, a Internet ganha a cada dia mais e mais adeptos. Tem vantagens em relao ao EDI, pois o investimento bem mais baixo, alm de permitir uma maior flexibilidade nas transaes de compra.

c) Carto de Crdito
Est se tornando prtica comum entre as empresas a compra de mercadorias, matrias-primas e materiais auxiliares, por meio de carto de crdito, tambm conhecido como carto-empresa ou carto empresarial. As principais vantagens do uso de carto empresarial so a diminuio do nmero de transaes e cheques, maior controle sobre as compras e, conseqentemente, reduo de custos.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS UTILIZADAS


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